ADMINISTRACION DE COMPRA

Generalidades de la administracin
Compra: Es la adquisicin de bienes y servicios de calidad adecuada en el momento adecuado al precio y del proveedor ms apropiado, en la moderna organizacin, las compras las deben manejar un departamento especializado de la empresa que debe formar parte de la organizacin principal. Las organizaciones del sector pblico o privado son dependientes en un grado variable de los materiales y servicios ofrecidos por otras organizaciones, ninguna empresa es autosuficiente, por lo tanto las compras constituyen una de las funciones bsicas de cualquier organizacin. Objetivos del departamento de compras: 1. mantener la continuidad del abastecimiento. 2. hacer el abastecimiento con la inversin mnima de existencias. 3. evitar duplicidades, desperdicios e inutilizacin de los materiales. 4. mantener los niveles de calidad basndose en lo adecuado de los mismos para el uso a que se destinan. (estndares de calidad) 5. obtener materiales al precio ms bajo posible, compatible con la calidad y el servicio requeridos. 6. mantener una estandarizacin en los tipos de bienes comprados. 7. mejorar la posicin competitiva de la organizacin. 8. lograr interrelaciones de trabajo armoniosas y productivas con otros departamentos dentro de la empresa. 9. alcanzar los objetivos de compras a los menores costos posibles.

Antecedentes de la administracin de compras Las compras ha formado parte del comercio desde el principio de la historia, se limitaba a productos de la tierra, animales y manufacturas artesanales, con la revolucin industrial las compras evolucionaron y las materias primas se vuelven algo muy importante. Al irse desarrollando los pases, los mercados se amplan evolucionan los transportes y las compras se hacen de un continente a otro, hay nuevos productores que necesitan el aprovisionamiento de nuevas materias primas. El Salvador era un pas muy poco industrializado hasta 1950, las fbricas ms antiguas son la constancia, la tropical, jabones oliva, talleres sarti, talleres tinety, destilera la central y la ilopania de ah en adelante se instalan industrias como la Fabril de aceites, eureka, adoc, cigarrera Morazn, molsa, unisola, lubricantes Texaco, Cessa, fertica, etc. Estas empresas requieren tambin de empaques y envases por lo que nacen, cajas y bolsas, corlasa, cartonera y corporacin sigma.

La industrializacin gener riqueza, empleo y progreso ya que de ser un pas que compraba solo bienes facturados se comenz a convertir en un pas productor de ellos, lo mismo sucedi en centro Amrica y muchas importaciones fueron sustituidos por los productos que estas fbricas producan como papel higinico, jabones, margarina, dentrficos, salsas, medicinas, bebidas, harinas, materiales de construccin, jugos y sodas, etc. Los productos hechos en C.A. bajaron los precios y permitieron que se crearan nuevas industrias y servicios, tambin lograron que los abastecimientos fueran regulares y de una calidad bastante aceptable. A pesar de este desarrollo el personal de compras nunca fue reconocido, el encargado de compras siempre fue un empleado de oficinas al que haba que tenerle cuidado por si se le ocurra recibir dinero en forma ilcita. Esta situacin siempre le ha dado mala fama a la profesin que se mantiene hasta la fecha. El estatus de los puestos de compras han subido desde el de un encargado de compras ha jefe de compras, Gerente de compras o gerente de importaciones el cual puede ser desempeado por un administrador de empresas, u ingeniero industrial o un mercadlogo segn sea la actividad de la empresa. Concepto de administracin de compras: Consiste en precisar cuales son las necesidades de bienes y servicios identificando y comparando proveedores y los abastecimientos que tienen disponibles, negociar con los abastecedores quienes constituyen las fuentes de aprovisionamiento o de algn modo llegar a convenir en los cuales se estipulan los trminos de compra, celebrar contratos y colocar pedidos para finalmente recibir los bienes y servicios procediendo al pago de estos. Importancia econmica de las compras: 1. las compras afectan directamente a las ventas dependiendo de si lo que se compra o se fabrica es competitivo o no en el mercado. 2. las operaciones eficientes de las empresas depende de: la calidad de las materias primas y de los insumos en las cantidades adecuadas para produccin o ventas; en hacer las entregas a tiempo y no aumentar excesivamente los inventarios, tomando en cuenta las necesidades de la empresa y las estadsticas de ventas. 3. compras forma parte del sistema de informacin y relaciones de la empresa por sus contactos nacionales e internacionales, puede apoyar a la empresa en: nuevos tipos de insumos y materiales primas para innovar o sustituir las actuales. Nuevas lneas o surtidos posibles de productos para produccin, distribucin o ventas. Variaciones en las tendencias ya sean de precios o de otras variables (transportes, impuestos, modas, fletes, restricciones sanitarias, etc) que pueden afectar las ventas o la produccin. Aumento del crdito e imagen de la empresa dentro del rea o sector en el que se desenvuelve.

El proceso de compras Es un proceso bastante complejo y puede involucrar a diferentes personas de varios niveles jerrquicos de la organizacin, el proceso en tiempo puede ser muy corto o muy largo dependiendo del tipo de compra. Para comprar es necesario seleccionar las mejores fuentes de abastecimiento, mantener relaciones cordiales con los proveedores, preparar y aplicar adecuadamente las especificaciones de los materiales adquiridos y comprar con inteligencia es decir considerando todos los factores y no nicamente el precio, hacer los pedidos a tiempo, recibir y revisar los pedidos y procurar llegar a un acuerdo en las diferencias que surjan con los proveedores, comprobar y revisar las facturas, etc. El proceso de decisin de compra se involucra con otras decisiones y procesos de control, estos pueden ser: 1. diseo y sealamiento de especificaciones para productos o servicios dentro de la empresa ya sea esta industrial, comercial o de servicios. 2. decisiones de mercadeo dentro de las empresas distribuidoras sobre que productos se deben manejar y vender. 3. ciclo de manejo fsico de los productos a travs del cual pasan los productos desde que son embarcados por el proveedor, transportados, recibidos, almacenados y requeridos o vendidos. 4. ciclo administrativo consta de la autorizacin de las solicitudes, ordenes y requisiciones de compra, vigilando la aceptacin o rechazo del pedido de un proveedor, la recepcin de los productos, el pago y la contabilizacin de los bienes. 5. las polticas y procedimientos de control de existencias me permiten determinar controlar o reponer los diversos productos almacenados. 6. las funciones de planeacin y control que determinan la cantidad de partes y materiales que son necesarios para la produccin o la comercializacin de bienes y servicios. 7. las polticas y procedimientos de control de calidad que fijan estndares y evalan la capacidad que tienen los proveedores para satisfacer esos estndares controlados, la calidad de los bienes y de los servicios ofrecidos. 8. la funcin de finanzas en cuanto concierne al crdito, desembolsos de capital, presupuestos, inversiones en inventarios y pagos de facturas. La especializacin en la funcin de compras es relativamente nueva en el pas se inicia hasta los aos 90s donde se empiezan a solicitar ejecutivos graduados para desarrollar la gestin de compras. Las compras no se restringen solo a empresas, compran todo tipo de organizaciones como los gobiernos, las familias, las iglesias y los individuos, para mercadeo tambin hay un inters en el desarrolla de las ventas industriales ya que se venden grandes volmenes a las empresas y los vendedores son verdaderos especialistas. El mercadeo ayuda a los proveedores de compras

hacer ms eficientes en sus ofertas de sus productos y servicios como lo puede ser la presentacin de una agencia publicitaria, los servicios de una agencia de viajes, una empresa de seguridad para el manejo de valores, los servicios de carga a los manejos aduanales.

Etapas del proceso de compras. Los procesos pueden variar de una organizacin a otra y pueden ser ms cortos a ms largos dependiendo de lo que se quiere comprar, las etapas indispensables son: 1. reconocimiento de una necesidad. 2. descripcin de la necesidad con una definicin exacta de los caractersticas y cantidades del producto o servicio que se requiere (requisicin de compras). 3. determinacin y anlisis de los posibles fuentes de abastecimiento. 4. determinacin del precio y de los trminos de compra. 5. preparacin y asignacin de la orden de compra. 6. seguimiento y o expedicin de la orden de compra. 7. recepcin e inspeccin de los productos. 8. liquidacin de la factura y pago al proveedor. 9. mantenimiento de archivos y registros.

La relacin de compras y mercadeo

Los jefes de compras y mercadeo son los que tienen que ver con los relaciones externas de la empresa, ya que participan en los mercados de aprovisionamiento y ventas. El mercadeo se especializa tambin en productos y servicios ya sean estos dirigidos a personas o a organizaciones. Las formas de aplicacin varan ya que no es lo mismo, venderle a una persona que venderle a una organizacin. Mercar es comprar y vender y forma parte de las funciones creativas de la mercadotecnia, a raz de estas se han creado empresas distribuidoras que facilitan la adquisicin de todo tipo de bienes. El mercadeo industrial se especializa en insumos para empresas dedicados a la manufactura y produccin y a las empresas que aprovisionen a estas como las de: 1. equipo pesado que consiste en maquinaria, herramientas y empaques. 2. equipo ligero que manejen lneas de fotocopiadoras, herramientas de mano, mquinas de coser, etc. 3. materias primas que consisten en materiales en crudo procesados o semi procesados. 4. equipo de construccin, son camiones, tractores, aplanadoras, gras, mezcladores, etc.

5. accesorio de consumo: como lubricantes, limpiadores, desinfectantes, guantes y protectores, toner, etc. 6. componentes y repuestos como baleros, conductores elctricos, fusibles, lmparas, transformadores, etc. 7. agentes aduanales y forwarders. 8. mantenimiento como pintores, rectificadores, servicios de limpieza, etc. Tambin est el mercadeo de consumo que est dirigido a familias o a personas y son productos como maquinas de escribir, alimentos, automviles, bienes y races, producto de cuidado personal y del hogar, electrodomsticos, computadoras, etc.

La Administracin de compras como funcin.

La funcin del departamento de compras es ayudar a producir ms utilidades a la empresa, esto se logra haciendo que el insumo correcto llegue al lugar correcto, en la fecha correcta en la cantidad correcta y al precio correcto. En las empresas o instituciones sin fines de lucro o en el gobierno, compras es una fuente de ahorro.

Funciones y responsabilidades del departamento de compras

Las compras son un complemento de las ventas, el departamento de compras capta informacin de los vendedores de los proveedores, compras transmite a mercadeo sucesos, noticias, pronsticos del mercadeo, etc. Esta informacin procesada hace que la empresa se entere de extensiones o contracciones de la competencia y s est estancada, si estn lanzando nuevos productos, si estn contratando nuevo personal, si tienen problemas financieros, si hay cambios de precios inminentes o potenciales, como realizan sus entregas, etc. Los responsables se pueden dividir en varias categoras los principales que son 2 y las secundarias, estas son: reas de responsabilidad plena: (Principales) 1. obtencin de precios (listas de precios, copias de facturas, tipos de precios, cotizaciones, negociacin de precios). 2. seleccin de proveedores (funcin exclusiva del departamento de compras, este consulta y pide sugerencias). 3. Equipo de trabajo de los compradores y el jefe de compras tambin comits, juntas de compras. 4. adjudicacin de las ordenes de compra. Acto fsico 5. ......

6. Atencin de quejas: las hace el que compra, se investigan, analizan y resuelve. 7. seleccin y capacidades del personal: es un trabajo interno, se da un adiestramiento especfico en la gestin de compras. 8. relaciones con los proveedores: es una funcin exclusiva del departamento de compras, se cultivan y mantienen relaciones estables y amistosas. 9. compromisos financieros: son los compromisos y obligaciones financieras del departamento y la empresa. El departamento de compras tiene responsabilidades dependiendo de la autoridad aprobada y delegada de los procedimientos de exportaciones de los proveedores y de las restricciones del gobierno. Compras debe llevar un archivo o registro de los pedidos realizados y de los pedidos en trnsito, tambin necesita establecer puntos de control en las polticas de inventario, control sobre los contratos de construccin, arrendamiento, alquileres, suministros, etc.

reas de responsabilidad compartidas (Principales) 1. conseguir informacin tcnica y asesora. 2. informacin sobre nuevos productos o servicios, asistencia a presentaciones, ferias, exhibiciones, suscripcin a revistas del sector, investigacin de nuevos proveedores por Internet, embajadas, cmaras de comercio, etc. 3. fijacin de especificaciones. Ingenieros de produccin y mantenimiento, personal y manuales tcnicos de los proveedores, boletines tcnicos, investigaciones. 4. programacin de los pedidos y de las entregas. Se involucran los departamentos solicitantes, se toman en cuenta los plazos, costos, fechas de seguridad para evitar parar la produccin, brindar los servicios a parar la venta. 5. inventarios y almacenaje. 6. contratos de servicios y construccin. 7. ventas de excedentes. 8. compras para cooperativas y despensas. 9. compras recomendadas en produccin o en compras.

reas de inters particular (Secundarias). 1. recibo y pago de cuentas. Comparacin de facturas y ordenes de compras, determinacin de las diferencias o de los faltantes. 2. recepcin de mercadera. 3. revisin de inventarios excedentes o sin movimiento.

4. averas y vencimientos. 5. devoluciones y rechazos.

Relaciones de compras con otro departamentos

Las relaciones con otros departamentos van a depender de la naturaleza de la empresa, si es una industria, un comercio o en una empresa de servicios. 1. con el departamento de produccin. Confianza, respeto, comunicacin, necesidades. 2. ventas: los pronsticos y presupuestos de ventas son la base para los pronsticos de compras, ventas pide las innovaciones y las novedades. 3. planificacin y programacin: no es necesariamente un departamento, puede ser un comit. 4. bodegas y almacenes: existencias necesarias. 5. mantenimiento: se coordina adiestramiento para el personal, ingeniera y construccin. 6. control de calidad, evaluacin y determinacin de estndares. 7. contabilidad, control de costos y seguimiento de facturas de pagos. 8. transportes: fletes y traslados. 9. relaciones pblicas: imagen de integridad de la empresa. 10. jurdico: contratos, reclamos y demandas. 11. personal: capacitacin y reclutamiento.

La organizacin de una unidad de compras.

Como cualquier departamento de una empresa, compras debe contar con objetivos que definen claramente cuales son los fines que se quieren lograr, tambin se debe definir que posicin tendr el departamento en la organizacin y cuales sern sus relaciones con los otros departamentos de la empresa. Se debe determinar tambin cual ser el grado de centralizacin y descentralizacin de sus actividades, as como que tipo de organizacin el cual se recomienda sea de lo ms sencillo para facilitar el cumplimiento de los objetivos y las relaciones armnicas con otros departamentos, deber saber adaptarse a los cambios que le exija la empresa y sea eficiente en la obtencin de resultados. No hay un sistema que sea universal y se adopte a todos los departamentos, esto depender del tipo y tamao de la organizacin as como de su disponibilidad econmica la actividad de la organizacin tambin influir en la posicin de compras, si es una empresa industrial comercial de servicios o son instituciones sin fines de lucro o del gobierno.

Los principales tipos de organizacin que se pueden aplicar al departamento de compras son: 1. organizacin lineal: es la ms clsica de los tipos de organizacin, va de arriba hacia abajo en forma de pirmide, las relaciones son de superior a subalterno. Es una organizacin sencilla y de fcil comprensin, cada miembro sabe de quien recibe ordenes y a quien debe informar, no es necesario delegar mucha autoridad y pueden introducirse cambios con gran rapidez. Como desventajas se dan que la organizacin descansa en hombres y al perderse uno de estos se produce grandes trastornos. Los jefes se encargan a veces de detalles poco importantes, se requieren trabajadores capaces y de aptitudes variadas, hay falta de espritu de cooperacin de trabajo en equipo para conseguir el logro de los objetivos y ausencia en los beneficios de la especializacin. 2. organizacin funcional: se basa en la especializacin de funciones y la divisin del trabajo, cada miembro del departamento solo debe ejecutar una funcin especializada, las ventajas son: las especializacin, los mtodos son eficientes, fija claramente las funciones y responsabilidades de cada jefe y empleados, logrando as un mayor control en las operaciones y en los trabajos posibilidad de rpida adaptacin en caso de un cambio de procesos. Como desventajas estn: que la disciplina es dbil y puede ser fcilmente quebrantada, el control no est definido ya que es difcil coordinar funciones separadas, se da la duplicidad de mando y la dilucin de responsabilidades, se reduce la iniciativa para las acciones comunes, es difcil definir la autoridad y responsabilidad de cada jefe y existe cierta tendencia a exagerar la organizacin. 3. organizacin de Staff: es ms una organizacin basada en funciones de asesoramiento y consulta, compras se convierte en un servicio tcnico, las ventajas que ofrece son que se aprovechan los beneficios de la especializacin de funciones se conserva la autoridad centralizada y la responsabilidad , como desventajas tiene: que a veces se confunde los campos de actividad y pueden surgir diferencias entre los funcionarios de staff ya que se les puede considerar como simples asesores y no tener buena credibilidad con los directivos.

La centralizacin vs. la descentralizacin Se pueden dar 3 opciones en la gestin de compras: 1. que la empresa considere las compras sobre una base descentralizada en la cual cada gerente de departamento maneja sus propias compras, la ventaja es que cada gerente conoce como usuario las necesidades de su departamento mejor que ningn otro, tambin est la rapidez del suministro al coordinar sus propios insumos. Otras ventajas de este mtodo pueden ser: a. permiten una relacin directa con las exigencias de las actividades de produccin.

b. Se toma contacto con las fuentes originales de suministro. c. Se crean relaciones directas entre el personal de la empresa y los proveedores generando intercambios de informacin tcnica. 2. en el caso de las compras centralizadas las ventajas son mayores por el hecho que hay una persona o un departamento independiente y especfico que tiene autoridad para casi todas las compras excepto las compras extraordinarias que necesitan una autorizacin especial, las ventajas pueden ser: a. es ms fcil estandarizar los bienes comprados si las decisiones de compra se hacen por medio de un punto de control central. b. Se elimina la duplicidad administrativa, compras compra todas las necesidades comunes simultneamente El: papelera y tiles, combustibles, comunicaciones, etc. Se pueden hacer contratos anuales o ms largos de acuerdo a las requerimientos de la empresa. c. Al combinar los requerimientos de los diversos departamentos el comprador puede ir con el vendedor y considerar un pedido por una cantidad que es lo suficientemente grande para atraer el verdadero inters del vendedor, obteniendo por lo general concesiones ventajosas para la empresa. Ej: envos ms rpido, descuentos por volumen, etc. Tambin se pueden dar ahorros en fletes por el tamao de las ordenes. d. En perodos de escasez de materiales un departamento no compite con otro por los productos disponibles ya que esto puede provocar que los precios aumenten. e. Administrativamente es ms eficiente para los vendedores debido a que no necesitan atender a varias personas dentro de la empresa, ellos tienen contacto nicamente con el departamento de compras, ya sea con el gerente o con un comprador asignado. f. Se obtiene mejor control sobre los compromisos de compras. Hay un solo departamento controlando las ordenes de compra. g. Facilita la experiencia y la especializacin de las decisiones de compra y una mejor utilizacin del tiempo. Esta obtencin de experiencia es la razn principal por el cual la mayora de las empresas han optado por la centralizacin de las funciones de compra. h. Se facilita la planificacin de la produccin. i. Se aprovecha los descuentos por pronto pago. j. Se reducen las inversiones de capital. k. Se aprovechan las ventajas en los precios al aumentar las escalas por cantidad que algunos proveedores tienen. 3. combinacin de las 2 anteriores. Este tipo se da cuando la empresa tiene varias plantas u oficinas, se centralizan las compras de materias primas

dejando que las otras compras las haga cada quien de acuerdo a sus necesidades.

Funciones del gerente de compras El gerente de compras es aquella persona que debe cumplir con una funcin de servicio hacia todos las dems actividades de la empresa. Acta como representante directo de la empresa ante la diversa gama de proveedores, es necesario que tenga conocimientos sobre las reas de control de produccin, manejo de bodegas, control de inventarios, control de calidad y finanzas. Tambin debe tener las siguientes caractersticas: creatividad, inteligencia, imaginacin, interpretacin y fcil comunicacin. Las funciones ms importantes son: 1. solicitar, obtener y analizar cotizaciones de los diferentes proveedores. 2. negociar precios y condiciones con los proveedores para la compra de activos fijos, materias primas, mercaderas e insumos varios y servicios. 3. localizar y seleccionar las fuentes de suministros, materiales o de servicios que se necesiten. 4. conocer en sus detalles las operaciones y los procesos que se realicen en la empresa, los materiales precisos para estas operaciones y los procedimientos para el control de la produccin y de los materiales. 5. conseguir los materiales, mercancas y servicios necesarios. 6. mantener una lista de proveedores aceptables, un registro de compras, un registro de precios y condiciones de compras. 7. asegurarse de la cantidad y de la calidad de los materiales y mercancas pedidas y que estas sean las correctas. 8. aprobar las facturas para su pago. 9. tramitar los reclamos por faltantes y fallos de calidad en las materias primas, mercancas, etc. 10. conocer los factores que influyen sobre el costo de fabricacin: la demanda, el suministro, el costo de los materiales y la mano de obra necesaria para la produccin. 11. conocer la legislacin (cdigo de comercio) por la que se rigen los contratos de compra venta. 12. reunir y analizar los datos sobre los mercados, la oferta y la demanda, las tendencias de los precios, etc. 13. promover y mantener buenas relaciones de la empresa con los vendedores de las empresa proveedoras. 14. coordinar la venta de desperdicios y equipo sobrante. 15. prepara los pedidos y vigila su seguimiento. 16. revisar y analizar los requerimientos y hacer recomendaciones para cambios de especificaciones o caractersticas con sustitutos o equivalentes.

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17. entrevistar y visitas a los proveedores activos y a los potenciales, analizar los datos recolectados para determinar su capacidad y su confiabilidad tcnica, administrativa y econmica. 18. deber efectuar arreglos para llevar a efecto las pruebas y anlisis necesarios en materiales o productos de nuevas fuentes de abastecimiento, coordinando con control de calidad, las normas que deben seguirse. 19. visitar las instalaciones del proveedor cuando sea necesario para asegurarse de la buena calidad del producto y vigilar el cumplimento de las fechas de entregar pactados con el proveedor. 20. confirma y hace pedidos modificaciones y aclaraciones en las condiciones de compra. 21. efecta los trabajos administrativos necesarios para facilitar sus funciones de gerente de compras y supervisa el trabajo del personal bajo su mando. 22. registra y mantiene al da todos los controles y reportes necesarios para el mejor desempeo de sus funciones. 23. se mantiene informado de las tendencias generales de los negocios. El gerente de compras debe manejar ciertos principios fundamentales para el mejor desarrollo de su gestin, estos le servirn como normas para las negociaciones con los proveedores. Principios: 1. se deben obtener al menos 3 cotizaciones escritas de los proveedores calificados, evaluarlas y elegir al proveedor idneo, detallando cual fue la base de la compra haciendo cuadros comparativos de precios y condiciones. 2. las compras pequeas se realizarn de caja chica y se pueden hacer con precios verbales. 3. las reducciones de costos se pueden hacer siempre que no se lesionen las buenas relaciones con los proveedores y se sacrifique la calidad. 4. se debe mantener informacin actualizada de los precios del mercado de los principales compras de la empresa. 5. no se pueden contraer compromisos verbales sin la aprobacin de una requisicin de compra.

Los procesos de cotizacin de licitacin

Las cotizaciones son solicitudes de precios y descripciones de caractersticas o especificaciones verbales o escritas. Compras siempre buscar a travs de este proceso conseguir las mejores condiciones con la calidad apropiada a buen precio y con plazos adecuados de entrega.

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El proceso de cotizacin y compra local 1. se recibe una requisicin de compra de un producto equipo o servicio. 2. se revisa la requisicin en cuanto a las especificaciones tcnicas y los plazos de entrega. 3. se prepara una lista de proveedores. 4. se solicitan las cotizaciones a los proveedores seleccionados. 5. se analizan y comparan las cotizaciones informndole al departamento requeriente de los resultados. 6. se aprueba una de las cotizaciones. 7. se elabora la orden de compra o suministro. ( con o sin anticipo), la cual debe llevar: nombre del proveedor. Fecha Direccin y telfono Cantidades, descripcin, precio unitario y total de cada producto o servicio. Total en cifras y letras. Plazo o tiempo de entrega de acuerdo a lo detallado en la cotizacin. Lugar de entrega. Nombre de quien la elabor. Departamento solicitante y nmero de la requisicin de compra. Partida contable de presupuesto. Aprobacin. Copias a: Original a proveedor. Auditoria Contabilidad Compras Departamento solicitante 8. seguimiento de la entrega de lo solicitado en la orden de compra. 9. recepcin del producto o servicio comprobando que est de acuerdo a lo detallado en la orden de compra. 10. se procede al pago de acuerdo a las condiciones pactadas. 11. cierre de la compra local.

Proceso de concurso de compra o cartel de licitacin Los concursos de compras o licitaciones se hacen cuando el monto de compras excede el nivel de autorizacin de compras o esta reglamentado para ese tipo de adquisiciones. Consisten en la elaboracin de un documento (cartel o bases de licitacin) que contiene en forma detallada y precisa todas las caractersticas y especificaciones que requiere la empresa de los productos y servicios solicitados, estos pueden tener un valor nominal o pueden ser gratis, el valor

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tambin puede ser en dinero, en especie, segn lo decida la empresa o institucin. Los pasos para como realizarlo y conducirlo son: 1. elaboracin del cartel con las especificaciones tcnicas, cantidades, fechas de suministro, condiciones, forma de pago, condiciones especiales, garantas de fiel cumplimiento, castigos y multas por incumplimiento de las condiciones especificadas en el contrato. 2. anuncios de invitacin de participacin y venta o entrega del cartel de licitacin publicados en los perodos de mayor circulacin. 3. entrega de las ofertas de participacin a la hora y el da estipulados en el cartel. 4. concurso de apertura de ofertas, privado (sin la presencia de los ofertantes) o pblico (en presencia de los ofertantes). Se permite leer y tomar notas de todas las ofertas presentadas. 5. ya sea privado o pblico el concurso se levanta un acta y luego se procede a notificar por escrito o a travs de un perodo de gran circulacin. 6. se prepara, revisa, aprueba y firma el contrato de suministro.

Alquilar o arrendar en vez de comprar Es una de las nuevas alternativas que se le presentan a los gerentes de compras, hay un comportamiento creciente de parte de muchas empresas que prefieren arrendar equipos, maquinaria, vehculos, camiones, monta cargas, equipo de construccin, centros de computo, herramientas, plantas decorativas y ornamentales, fotocopiadoras, etc. El arrendamiento o lease le da ventajas al proveedor ya que el ingreso total neto despus de cargar gastos de reparacin y mantenimiento (opcional seguro) es mejor que si vende la unidad. Las ventajas que el arrendamiento le da a la empresa y al gerente de compras son: 1. permite tener libre el capital de inversin para otros propsitos prioritarios de la empresa. 2. se dan importantes ventajas en los impuestos ya que los pagos de alquiler son deducibles en casi todos los casos y es mayor que la deduccin por depreciacin que se da por el equipo propio. 3. se necesita menos capital (muchas empresas pueden hacerlo). 4. se tiene disposicin de la empresa productos nuevos y alta tecnologa sin necesidad de comprarlas. 5. el que alquila los bienes se encarga de dar el mantenimiento y esto le evita a la empresa costos y problemas. 6. el lease es una excelente alternativa para empresa que utilizan ciertos tipos de equipo solo por algunas temporadas. Planeacin de las compras

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La necesidad de comprar: Cualquier actividad empresarial u organizacin exige la adquisicin de materiales y suministros para su funcionamiento, para ser competitivo es necesario conseguir materiales al precio ms bajo que permitan mantener las exigencias de calidad y servicio. El precio en la adquisicin de estos materiales y el costo de su almacenamiento debe mantenerse a un nivel econmico aceptable, todas las actividades en su conjunto constituyen la necesidad de comprar. La planeacin de compras comprende la fijacin de objetivos de compras, de polticas, programas, procedimientos y presupuestos, esto mismo se aplica a toda la empresa. Los pronsticos de compra: El departamento de compras tiene que poner en prctica una estrategia basada en las diferentes opciones que ofrecen las diversas alternativas de compra, compras tiene que observar al futuro para adelantarse a las oportunidades y amenazas es necesario pronosticar el volumen de compras requerido por la empresa antes de iniciar las etapas del proceso de adquisicin de suministros y materiales. Los objetivos de compras: Como todos los departamentos de la empresa, el de compras debe definir claramente sus objetivos de trabajo, estos deben girar entorno a la obtencin de los suministros y materiales necesarios para la buena operacin de la empresa a los mejores precios y calidades en las mejores condiciones de pago y entrega en el volumen requerido al tiempo oportuno y en el lugar adecuado. El mejor precio: El precio es un elemento que necesita atencin especial sobre todo en el comercio y la industria ya que constituye por su parte del costo de fabricacin ms del 50% del precio de venta, por lo que cualquier ahorro que se pueda obtener da como resultado un beneficio para la empresa, el precio de compra se integra con los siguientes factores: Costo de los materiales Costo de mano de obra Costos indirectos Facilidades de produccin Condiciones del mercado Volumen de compra Imprevistos (huelgas, mal clima) Transporte Situacin geogrfica.

Todos estos elementos son muy variables y susceptibles a la inflacin y a la recesin que son actualmente las enfermedades econmicas de moda. Son difciles de controlar pero si se pueden prever en lo posible en la estructuracin de los pronsticos de ventas y de compras.

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La observacin y el estudio del entorno externo o medio ambiente y los factores que afectan los precios hacen que compras pueda limitar o minimizar los riesgos que pueden ocasionar los incrementos de precios. Mejor calidad: La obtencin de la mejor calidad es uno de los objetivos bsicos de compras aunque el precio es muy importante pero un precio sumamente bajo puede significar una baja calidad. Mejores condiciones de pago y entrega: La negociacin de mejores condiciones de pago y entrega es otra de las funciones de compras, debe estar de acuerdo a las polticas generales de la empresa a las cuales debe ajustarse el comprador, la empresa debe lograr las mejores condiciones de pago que estn a favor de sus planes de financiamiento. El volumen de compras: La empresa debe comprar sus volmenes de acuerdo a los planes y programas previstos, la falla en los volmenes pueden parar la produccin o por el contrario la compra en exceso ocasionar sobrantes en la produccin lo que incrementa los costos y los gastos como los de los seguros, averas, bodegas, etc. Polticas de compras Son los lineamientos generales que orientan y contiene en el pensamiento de los miembros del departamento de compras. De limitan el rea de toma de decisiones a fin de que estas sean consistentes y que contribuyan al logro de lo objetivos y metas propuestos. Las polticas pueden ser escritas, verbales o implcitas es mejor la orientacin de las acciones evitando la fuga de responsabilidad, las polticas tienden a determinar y evitar de antemano los anlisis repetidos, tambin contribuyen a dar una estructura modificada a los planes, permiten delegar autoridad sin perder el control y establecen lmites a la supervisin tambin sealan los lineamientos de la actividad administrativa. Las polticas son necesarias en todo tipo de empresas y organizaciones como un medio de apoyo a los objetivos, la elaboracin y revisin de las polticas no debe ser esttica, las empresas son dinmicas y estn cambiando esto provoca continuos ajustes y acoplamiento, las polticas se ajustan paulatinamente a los cambios pero no deben cambiarse constantemente ya que desajustan a la empresa. Las polticas deben ser flexibles, influyen en la toma de decisiones y deben dejar un margen de juzgamiento. El gerente de compras es el que debe emitir las polticas de compras que deben estar en lnea con las polticas de la empresa. El principal objetivo de compras ser el abastecimiento de materiales que satisfaga las necesidades de la empresa, para lograrlo es necesario contar con las siguientes consideraciones respecto a las polticas. Deben estar claramente expuestas.

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 Deben ser razonables y fciles de llevar a la prctica. Indicar factores limitativos y determinantes. Toda decisin y aplicacin debe basarse en ideas bien concebidas.

Polticas para lograr el cumplimiento de los objetivos del departamento de ventas 1. fuentes de abastecimiento: a. tipo de materiales que se requiere para la integracin de los insumos y disponibilidad de los mismo en el mercado. b. Competencia existente: deber desarrollarse dentro de las fuentes existentes o el fomento de nuevas. c. Condiciones prevalecientes entre los diferentes proveedores: (como estn las condiciones de los proveedores). d. Ubicacin de las fuentes de abastecimiento que permitan tener disponibilidad de materiales en el momento y lugar oportunos. e. Solidez o solvencia financiera de los proveedores. f. Aseguramiento de una corriente ininterrumpida de materiales requeridos. g. Situacin de prestigio y honradez del proveedor, referencias y antecedentes. 2. especificaciones: a. seala las caractersticas y tolerancias establecidas y aceptadas para los materiales y productos, estas polticas fundamentan el apego entre compradores y proveedores a los requerimientos y necesidades de la empresa por lo que el gerente de compras debe hacer lo del conocimiento del personal. 3. precio / calidad: a. establece lineamientos que equilibren la obtencin del precio y la calidad deseada, en beneficio de la empresa pero sin detrimento del proveedor tomando en cuenta los diferentes factores que integran el costo. 4. investigacin y desarrollo: a. tienden a orientar la bsqueda de nuevos artculos o mejorar los existentes, ampliar las fuentes de abastecimiento a mejorar precios y calidad, a establecer clculos de precios, de costos e insumos a promover la competencia entre los proveedores, etc. 5. compras recprocas: a. establecen los lineamientos que deben seguir los procedimientos para el proceso de canje que consiste en intercambiar las compras de materiales o equipos a cambio de los productos que fabrica o distribuye la empresa.

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6. tica: a. la tica se define como los principios morales de la conducta y los lineamientos de honradez, lealtad y justicia con que deben operar los compradores y los vendedores en sus relaciones comerciales. 7. compras anticipadas: a. previene la incertidumbre en la obtencin de volmenes de compras que hagan peligrar la produccin, la distribucin o la venta. 8. venta de material o productos excedentes y desperdicios: a. material excedente: son partidas o lotes de materiales y herramienta que han sobrado o que carecen de aplicacin econmica inmediata a las operaciones normales de la empresa. b. Productos excedentes: son sobrantes de inventarios tambin llamados inventarios de lento movimiento (slow moving) o inventarios obsoletos. c. Desperdicios: son los materiales residuales que no se pueden utilizar nuevamente en el proceso que los origin. Ej: retazos de telas o alfombras, pedazos de piso de cermica, vidrios, cables, etc. Pueden haber otros aspectos que se pueden incorporar en las polticas pero estos dependen del tipo de empresa y su actividad. 9. ventas de implementar polticas de compra: a. permiten el ejercicio de la autoridad dentro de los lmites establecidos. 10. permiten determinar el control que se debe ejercer en las operaciones de compras: a. permiten hacer comprensibles y explicativos los objetivos fijados. b. Delimitan y ordenan a un grado ms desarrollando la actuacin de los miembros de compras, facilita la solucin de problemas, al haber establecido bases generales de trabajo. Dentro de la planificacin de la produccin las empresas necesitan determinar un punto de equilibrio entre las curvas de costos de almacenamiento y los costos de hacer el pedido, a este punto de equilibrio se le conoce como cantidad econmica o lote econmico, es una cantidad fija que evita que la empresa incurra en gastos adicionales y eleve demasiado los inventarios. Los procedimientos: Son propios de cada empresa, dependen de los tipos de compras que esta haga ya sea nacionales e internacionales, los ms importantes son los ya

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mencionados que son los de compras y licitaciones, tambin las compras internacionales del cual se estudiar ms adelante. Los procedimientos aportan las siguientes ventajas: Fijan en forma definida la responsabilidad y la autoridad. Definen especficamente las funciones y deberes. Sustituyen las instrucciones verbales por las escritas. Reducen al mnimo la posibilidad de querer descargar en otros la responsabilidad de cada quien. Dan un cuadro completo de las funciones del departamento de compras. Establecen clasificaciones dentro del personal. Ayudan para la preparacin del presupuesto y la determinacin de costos. Constituyen la base para la determinacin de sueldos. Establecen las bases para cambios en la organizacin.

El programa de compras Es el complemento en tiempo de los planes y los procesos, precisa la fecha de iniciacin de los procesos, los tiempos de tolerancia, el tiempo de desarrollo y las fechas lmites de consecucin. Las etapas del programa de compras se hacen sobre la base de las necesidades, fijando los pasos y las fechas a partir de los problemas que se den en la obtencin de materiales y de la disponibilidad de tiempo. El programa de compras debe estar estructurado con la flexibilidad que haga posible atender las variaciones que haga presente y cumplir con la produccin.

El presupuesto de compras Se define como la formulacin de planes para un perodo determinado dado en trminos numricos, es la anticipacin para determinar financieramente que recursos y necesidades tendr la empresa, ayuda a regular la relacin entre los ingresos y los gastos en un perodo determinado marca un lmite a la empresa sobre sus recursos materiales y sirven de gua para el logro de los objetivos. Los presupuestos son una base de medicin en la actuacin de la empresa ya que sin los presupuestos no se puede tener una medida de comparacin que permite evaluar los resultados. Los presupuestos proporcionan: 1. una base para establecer controles financieros. 2. instrumentos de medicin de las actividades de la empresa. 3. permiten evaluar los resultados que detectan las desviaciones del plan y contribuyen a determinar medidas de correccin. El departamento de compras utiliza 2 tipos de presupuestos:

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1. presupuesto de operacin: son las estimaciones de gastos que se van a efectuar necesarias para llevar gastos que se van a efectuar necesarias para llevar a cabo la operacin normal del departamento, este incluye los siguientes conceptos: sueldos, horas extras, gastos de representacin, gastos de viaje, comunicaciones, papelera y tiles, mobiliaria y equipo, capacitacin, etc. Todos estos gastos son los medios indispensables para mantener la operacin el rea de compras. 2. presupuesto de compras de materiales o partes y servicios: dentro de este presupuesto se incluye todas las cuentas relacionadas con los procesos de produccin como materias primas, mano de obra directa, gastos directos, etc. Esto es cuando una empresa es industrial, en una empresa comercial o de servicio son las compras necesarias para tener los inventarios adecuados a fin de satisfacer la demanda de los clientes o el necesario para brindar los servicios. La base para el presupuesto se lleva en la forma siguiente: a. presupuesto de produccin. b. Compras por volumen c. Comparacin con el presupuesto del ao anterior. d. Clasificacin de materias primas, productos o servicios a comprar. e. Anlisis del incremento en los costos (materiales, mano de obra, gastos directos, productos, servicios, etc) de acuerdo a la inflacin y al movimiento econmico. f. Determinar el volumen de sobrante del ao anterior de los excesos de inventarios. g. Determinacin del presupuesto. (Pronstico de ventas es la madre de todos los presupuestos). Es ha este presupuesto al que se le debe prestar ms atencin en su preparacin y aplicacin, este como otros de los dems departamentos de la empresa dependen del pronstico del departamento de ventas que es ah donde se derivan los ingresos de la empresa o del presupuesto general si es una institucin de gobierno o sin fines de lucro (ONG). Es la base de la definicin de los gastos de la empresa (futuros). El departamento de compras tiene una gran responsabilidad en la precisin con que se elabore dicho presupuesto ya que este canaliza un alto porcentaje de los gastos totales de toda la empresa. La formulacin del presupuesto est condicionada a las necesidades de produccin o de los del departamento de ventas en el caso de empresas comerciales o de servicio pero tambin al conocimiento del mercado en cuanto a precios, procesos, calidad, disponibilidad de abastecimientos, competencia, ubicacin de las fuentes, etc. Que tengan el gerente de compras y su personal.

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Representacin de los presupuestos bsicos para la Elaboracin de presupuesto de compras Pronstico de ventas

Presupuesto de ventas Presupuesto de gastos de operaciones del departamento de compras Presupuesto de Produccin Presupuesto de compras

Presupuesto de finanzas

Presupuesto de materiales o insumos, servicios, productos, etc.

Presupuesto de produccin: Es cuanto a importancia este es el presupuesto que sigue inmediatamente despus del de ventas, el calendario de produccin se establece directamente de las cantidades que ventas fija en el pronstico, las cuales estn expresadas en dinero y en unidades en un perodo determinado de tiempo, el calendario de produccin sirve para que se elabore el presupuesto de compras.

Estructura del presupuesto de compras: Como ya se mencion, el presupuesto de compras se suministra en gastos de operacin y gastos de suministros o compras de materiales. El presupuesto de suministros o materiales consiste en la estimacin de las cantidades y los costos en concepto de materias primas, repuestos y herramientas. Los materiales se dividen en: a. materiales directos que son los que se convierten en parte del proceso de produccin. b. Materiales indirectos; o auxiliares que son aquellos que bsicamente ayudan o son servicio en el proceso de produccin y consisten en suministros (aire acondicionado, lubricantes, combustibles, energa elctrica, etc).

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El presupuesto de materiales debe quedar elaborado en forma de calendario, fijndose las fechas de entrega mensuales, quincenales o semanales segn sea el caso, esto se hace con el objeto de tener una mayor coordinacin y un mejor control de parte del departamento de compras en el precio, la calidad y las entregas. El presupuesto debe ser flexible ya que se pueden presentar diferencias entre los precios estimados y los precios reales, por lo que hay que hacer ajustes peridicos. Para facilitar la elaboracin del presupuesto es necesario hacer agrupaciones de compra por familias de productos, uso y proveedores segn convenga. Ej: es un supermercado se puede clasificar como: productos frescos, productos enlatados, cuidado personal, cuidado del hogar, regalos, cocina, secos y hmedos, nacionales e importados, etc. Eleccin entre producir y comprar Como parte de los planes de una empresa se debe decidir que es lo ms conveniente, producir o comprar, ambas opciones pueden tener sus ventajas y sus desventajas. Las ventajas de comprar parte de los productos que hace la empresa son: a. Se conoce el costo inmediatamente. b. Se utilizan empresas especializadas. c. Se limita el hacer inversiones adicionales en la planta. d. Se evitan problemas con los obreros (paros, huelgas, etc.) Como desventajas al comprar las partes estn: a. Los costos elevados de los productos. b. Se crea dependencia de los proveedores de las partes.

Los estndares de compras Para que el departamento de compras pueda realizar en forma eficiente su planeacin y sus funciones, es necesaria la fijacin de patrones de compras estndares, estos toman en cuenta elementos como la calidad al manejo de muestras, los diseos, los empaques, etc. El estndar es una medida de comparacin. La calidad puede tener 2 tipos de conceptos en compras. a. Para el consumidor final o usuario del producto se relaciona con el uso del producto y sus especificaciones, as como con el grado de satisfaccin que le va a dar. b. Para los obreros de la planta en la facilidad de la operacin de la produccin y que evita los desperdicios. Especificaciones: Son las caractersticas propias de cada producto y los estndares que este cubre.

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Muestra: Es la parte de un todo y sirve para estandarizar la materia prima o los productos que se van a comprar a un proveedor. Diseo: Son los requisitos que debe tener el producto a comprar. Es definir las formas de sus partes adems de las medidas correspondientes con la informacin adicional que sea necesaria segn sea el caso. El diseo facilita la produccin, el hecho que tenga un mximo de partes iguales facilita la estandarizacin de produccin y reduce la variedad de insumos a utilizar, limita el nmero de piezas especiales o especficas, se buscan piezas que se puedan encontrar fcilmente con los proveedores, cuando se va ha hacer un diseo se tiene que tomar en cuenta las piezas existentes.

Control estadstico de la calidad Tiene como ventajas hacer ms eficiente la produccin hace ms efectivo el trabajo de los supervisores, se disminuyen los desperdicios, se cuida ms la materia prima y se puede determinar en que puntos de los procesos estn las fallas.

FALTA CLASE
Anlisis y desarrollo de proveedores Se debe manejar una estrategia empresarial en el departamento de compras para mejorar la comunicacin entre el comprador y el vendedor. Como las estrategias de mercadeo y las de ventas en las de compras tambin es necesario plantearlas, se basan en las necesidades de la empresa tomando en cuenta las reas problemticas y las favorables, se deben reunir informacin de las variables incontrolables que se mueven en el entorno o medio ambiente de la empresa que son las influencias externas que pueden afectar a la empresa tales como las tendencias y los hechos econmicos, polticos, legales, sociales y tecnolgicos, as como la tendencia del ramo o sector en el que opera la empresa, los productos, los mercados, los puntos fuertes y dbiles de la competencia, as el gerente de compras tendr bases para evaluar y calificar proveedores. Factores calificativos: Son muchos los factores que se pueden mencionar y estn de acuerdo a la capacidad, comportamiento y limitaciones del proveedor se encuadran la mayora en las siguientes clasificacin:

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a) factores econmicos: estos son precios, gastos de transporte, pedido mnimo, poltica de inventarios, etc. b) Calidad: es el grado de adecuacin del producto o servicio ofrecido a los requerimientos de calidad, etc. c) Servicios: es el cumplimiento de plazos, rapidez y eficacia del servicio, en el caso de equipos, es la existencia de repuestos, etc. d) Factores tcnicos: es la capacidad de resolver los problemas del comprador. e) Comunicacin: es la preocupacin por brindar al cliente informacin sobre posibles oportunidades o problemas sobre las tendencias del mercado. Tipo de informacin necesaria para que el proveedor conozca mejor las necesidades del comprador: 1. 2. 3. 4. Sobre los objetivos y las metas de compras. Sobre los objetivos del mercado del comprador. posible monto de las compras a efectuarse. sobre proyectos en uso y planes que se realizarn y cuyas necesidades de suministros pueden ser cubiertas por el proveedor.

Dificultades para la realizacin para las compras de un empresa 1. 2. potencial financiero de la empresa limitado (recursos econmicos). multiplicidad de usos de los materiales de los diferentes productos que hace la empresa. (lo que hace difcil comprarle a varios proveedores ej: una empresa de transporte y los combustibles). vaguedad en los presupuestos para la realizacin de pruebas y presupuestos. los movimientos de los mercados y como estos afectan a las ventas. diferencias entre el inventario fsico y el contable.

3. 4. 5.

Tipos de compras segn las cantidades de consumo: a. compras en grandes cantidades; pueden ser bsicamente por 2 motivos: a.1 Especulativos: a.1.1 Especulacin cuando se prev una subida o alza de precios. a.1.2 Inflacin. a.1.3 Escases a.2 Reserva: a.2.1 Para tener el funcionamiento natural de la planta industrial. a.2.2 por interrupciones de la va de comunicacin y transporte. a.2.3 por periodo de cosechas y por ende de abundancia. a.2.4 por expansiones de las instalaciones de la empresa.

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a.2.5 cuando hay problemas de aprovisionamiento en el mercado local o en el internacional. Consecuencias de hacer grandes compras: - hay mayor inversin de dinero. - Se generan desembolsos anormales de fondos. - Hay mayores gastos de almacenaje. - Se dan gastos de transportes adicionales para mover los nuevos volmenes. - Hay tendencia a consumir ms y lo que puede generar desperdicios. - Se dan prdidas en las materias primas por robos o sustracciones. b. compras en pequeas cantidades: se hacen cuando: - estn disminuyendo los precios, esta bajando la demanda, se tiene limitaciones financieras, cuando hay produccin por lote o por pedidos. - Menos desembolso de dinero. - Se utiliza menos el espacio de las bodegas. - Se tiene mas contacto con los proveedores. - Hay mas facilidades en el control de existencias Las desventajas son: - precios mas elevados por compras de poco volumen. - Mayores costos unitarios de transporte. - Mayor costo en hacer los pedidos numerosos. - Posibilidad de parar la produccin por falta de materias primas. c. suministros continuos: se dan cuando se tiene cerca al proveedor y aplica para compras locales nicamente. Las relaciones del departamento de compras con los proveedores El precio y las condiciones de pago: El precio; lo determinan la oferta y la demanda para comprar se debe investigar y evaluar a los diferentes proveedores entre mas exigencias se le imponen, hace al proveedor ms mas altos sern los precios cuando se compra a precios mas altos que los precios de mercado. Las condiciones de pago; se debe permitir que la empresa aclarar y determinar cuanto de plazo de crdito da el proveedor y que requisitos exige (garanta bancaria, garanta hipotecaria, fianza de fiel cumplimiento, etc.) se comparan las condiciones de pago evaluando el plazo del crdito y el tiempo que la empresa tarda en vender la mercadera, as como tambin, si la empresa da crdito a sus clientes los plazos otorgados por el proveedor deben permitir

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