UNIVERSIDAD ESTATAL A DISTANCIA VICERRECTORA ACADMICA ESCUELA DE CIENCIAS EXACTAS Y NATURALES PROGRAMA DE INFORMATICA CATEDRA ADMINISTRACIN DE PROYECTOS TIC

Tarea No. 2 Aplicacin de Conceptos II Parte Nombre del Curso: Formulacin y planificacin de proyectos Grupo No.01 Nombre del Tutor: Natalia Rojas Canales

Documento elaborado por: Quirs Quirs Laura. Cdula: 1-1313-0387

Centro Universitario de Siquirres 10 de noviembre de 2012 III CUATRIMESTRE 2012

Contenido
INTRODUCCION .................................................................................................... 3 1. Descripcin De Las Estrategias Por Etapa. ...................................................... 4 1.1 Planificacin:.................................................................................................. 4 1.2 Ejecucin: ...................................................................................................... 5 1.3 Control: .......................................................................................................... 5 1.4 Cierre: ............................................................................................................ 5 2. Descripcin De Entregables. ............................................................................ 6 3. Criterios De Aceptacin De Los Entregables: ..................................................... 9 4. Estructura organizativa del proyecto. .............................................................. 10 5. Descripcin de Roles de los participantes. ..................................................... 11 6. Matriz De Roles Y Responsabilidades. ........................................................... 14 7. Matriz de comunicacin. ................................................................................. 15 8. Riesgos iniciales. ............................................................................................ 17 CONCLUSIONES.................................................................................................. 18 RECOMENDACIONES ......................................................................................... 19 BIBLIOGRAFIA ..................................................................................................... 20

INTRODUCCION

Los constantes cambios en el mundo empresarial, hacen que cada da las empresas busquen innovar y dar opciones de calidad a sus usuarios, para este fin se requiere de personal sumamente capacitado, y de la instauracin de nuevos planes, por este motivo los directores de cualquier proyecto ponen en prctica todas las herramientas posibles que minimicen el impacto de cualquier eventualidad y aseguren la consecucin exitosa de sus labores. En el presente documento se presentan aspectos relacionados con la planificacin de proyectos, como las estrategias, formas de organizacin, los entregables y dems aspectos que son esenciales para un control efectivo del proyecto y que permiten gestionar adecuadamente al recurso humano y el alcance del proyecto. Se toma como base para la presente documentacin, la formulacin del proyecto Consulta de Clientes 360, herramienta mediante la cual se podr gestionar los diferentes procesos en una entidad bancaria.

1. Descripcin De Las Estrategias Por Etapa.

Para la implementacin del proyecto Consulta de Clientes 360, se define una serie de estrategias que permitan llevar a cabo de la mejor forma posible los procesos. A continuacin una breve descripcin de las estrategias elegidas a realizar en cada etapa. 1. Inicio: Se establecern canales de comunicacin claros, donde se informe de manera ptima a los involucrados el objetivo de la plataforma Consulta de Clientes 360, indicando y definiendo el problema que se requiere resolver, de esta forma se pretender implementar el sistema que el cliente solicit, de la forma ms oportuna y eficiente posible. Con el establecimiento de la misin, visin, objetivos y metas del proyecto se indicaran cules son los resultados a obtener y se dar un horizonte y motivacin a los participantes.

1.1 Planificacin:
Verificar la cantidad y tipo de recursos disponibles en la empresa, para aprovecharlos al mximo, reduciendo costos y aumentando los objetivos de la mejor forma posible. Realizar una formulacin apropiada sobre el alcance del proyecto, para evitar controversias a la finalizacin del mismo. Elaborar una EDT donde se indique claramente los elementos o actividades necesarias para lograr la consecucin exitosa del proyecto. Analizar de forma detallada la calidad, el tiempo y el costo como parte fundamental de este proyecto.

1.2 Ejecucin:
Mantener un ambiente laboral satisfactorio, para que todos los involucrados trabajen motivados, mejorando la calidad del trabajo realizado. Establecer medios de comunicacin donde los ejecutores puedan dar referencias sobre los insumos necesarios para su labor y el reporte de fallas esto para un mejor control de los eventos dentro del proyecto.

1.3 Control:
Realizar reuniones peridicas donde se indiquen los procesos y el estado de avance del proyecto. Establecimiento de mtricas para el estado del proyecto. Establecimiento de procesos de retroalimentacin.

1.4 Cierre:
Realizar capacitaciones generales a todos los usuarios del proyecto. Dar seguimiento a la reaccin de los usuarios, otorgando medios para reporte de errores o dudas con el software entregado. Realizar el cierre de proyecto, una vez que el cliente se encuentre satisfecho con el resultado y se hayan cumplido con los objetivos del proyecto.

2. Descripcin De Entregables.

Seguidamente se exponen los entregables que sern generados y utilizados durante el proceso de desarrollo e implementacin de la aplicacin Consulta de Clientes 360, se describen las funcionalidades de los mismos para otorgar una mejor claridad en la elaboracin del proyecto, como mnimo se encuentran los siguientes documentos:

Fase 1. INICIO

1.1. Acta De Constitucin Del Proyecto: Es el documento primordial para el inicio del proyecto, en este documento se define el alcance, los objetivos y los participantes del proyecto. Da una visin preliminar de los roles y responsabilidades, de los objetivos, adems se definen los principales interesados. 1.2. Documento De Especificacin De Requerimientos: Documento en el que se identifica y documenta claramente las necesidades o condiciones que debe cumplir o poseer un sistema o uno de sus componentes para satisfacer un contrato, una norma o una especificacin.

Fase 2. PLANIFICACIN

1.1 Cronograma De Actividades: En este documento se plasmaran o definirn los pasos necesarios para la culminacin de la tarea, permite la organizacin de las tareas y la administracin del tiempo de forma ptima. 1.2 Documento De Anlisis Y Diseo: Documento que contiene el proceso de investigacin que indica que hechos son importantes de analizar como

entrada de datos, procesos y salidas y la forma en la que pueden ser implementados.

1.3 Plan Detallado Del Proyecto: Aqu se definen detalles como roles y responsabilidades, se detalla la duracin de las tareas, qu hacer, como hacerlo y cuando hacerlo, indica que metodologas o herramientas utilizar para el alcance de los propuesto. 1.4 Plan De Gestin De Riesgos: Documento que establece las pautas a seguir en caso de que surjan inconvenientes que atenten contra la integridad del proyecto, tambin se identifican o estudian los posibles riesgos previo a que aparezcan y los procesos a seguir si suceden, esto permite manejar la incertidumbre de forma sistemtica, para aumentar la probabilidad de lograr los objetivos del proyecto. 1.5 Definicin De Mecanismos de Control: Detalla de qu forma sern evaluadas las acciones o tareas, estableciendo as mtricas y criterios de xito que permitan comprobar que el proyecto sigue la ruta adecuada hacia la culminacin exitosa.

Fase 3. EJECUCIN

3.1 Anlisis De Los Requerimientos: proceso de comprobacin, con el que se verifica que los requerimientos sean correctos, estables y completos. 3.2 Inicio De Las Tareas De Programacin: es el proceso mediante el cual se da inicio con la construccin de la aplicacin, se desarrolla a travs de: 3.2.1 Anlisis: proceso mediante el cual se estudian los requerimientos y especificaciones para el sistema 3.2.2 Diseo: proceso mediante el cual se establece el esquema a llevar a cabo para la codificacin del proyecto. 3.2.3 Codificacin: proceso mediante el cual se trasladan los procesos establecidos al lenguaje del computador, es construir el programa o sistema a travs de cdigo fuente. 3.2.4 Pruebas

3.3 Lanzamiento Final Del Sistema: Despus de ejecutadas todas las fases anteriores y asegurando la funcionabilidad del proyecto, se procede a mostrar de forma definitiva el mismo, en nuestro caso el lanzamiento final del sistema contar con la participacin del Gerente de la empresa, as como del Director del proyecto, equipo capacitador y futuros usuarios.

Fase 4 CONTROL: Durante esta etapa se realiza un control exhaustivo de los diferentes planes realizados en la segunda fase, evaluando el Cronograma segn los tiempos planteados inicialmente y las actividades, se evala el

alcance, plan de costos, la calidad del sistema, adems de valorar los riesgos y el plan de comunicacin.

Fase 5 CIERRE 5.1 Acta De Cierre Del Proyecto: Documento mediante el cual se informa que todas las metas del proyecto han sido alcanzadas, y que los recursos son liberados para nuevos proyectos. 5.2 Capacitacin Del Personal: Proceso mediante el cual se muestra de forma practica la puesta en marcha del proyecto, se brinda adiestramiento en el uso de la nueva herramienta. 5.3 Entrega De Documentacin: Se brinda documentacin (manual tcnico) que explica las caractersticas tcnicas y la operacin del sistema, permite mantener a mano los datos al encargado de mantenimiento y facilita la auditoria del sistema, esta documentacin incluye manual de usuario para ensear a los usuarios como interactuar con el sistema y a los administradores como hacerlo funcionar.

3. Criterios De Aceptacin De Los Entregables:

Los criterios de aceptacin juegan un papel substancial durante el proyecto. Los entregables deben pasar por un proceso de evaluacin-aceptacin que permita asegurar que la documentacin y los procesos que en ella se exponen fueron realizados de la mejor forma posible. Entre los criterios de aceptacin podemos mencionar: Todos los entregables deben de ser aprobados por el Director de proyectos y por el equipo de Control de Calidad. Visto bueno de la revisin de los documentos por parte de la Divisin de TI, los manuales cumplen con los estndares del Banco. El acta de aceptacin del proyecto, as como el alcance deben de ser aprobados por los patrocinadores del proyecto. Las actividades planificadas en el cronograma deben de ser validadas por cada uno de los miembros del equipo de implementacin, para que no exista ninguna sobrecarga de trabajo a algn participante del proyecto, y todos trabajar satisfactoriamente. El plan de costos debe ser aprobado por los patrocinadores del proyecto, para que este d el visto bueno de la implementacin. La puesta en produccin de la aplicacin depende de las pruebas realizadas por el departamento de control de calidad.

4. Estructura organizativa del proyecto.

Figura 1. Estructura organizativa del proyecto.

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5. Descripcin de Roles de los participantes.

La definicin de roles permite que los miembros del equipo tengan claridad de su papel y desempeo, responsabilidades y capacitacin dentro del proyecto Miembro Lder proyecto del Rol Responsabilidad Nombre del encargado

El equipo puede referir preguntas del negocio, l tiene la Laura Quirs Quirs responsabilidad de contestarlas, ya sea directamente o encontrar una fuente experta que la pueda responder. Certificacin y pruebas de la nueva plataforma.

Patrocinador del Mayor interesado en llevar a cabo el Proyecto proyecto, proporciona la aprobacin y el apoyo necesario a nivel de ejecutivos del equipo para el proyecto.

Es la persona que ofrece los Carlos Fonseca recursos necesarios para el Proyecto. Tiene la aportacin del presupuesto para el proyecto Debe aprobar los principales entregables del proyecto.

Coordinador del Proporciona la gerencia total del

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Proyecto

proyecto. Es el responsable de establecer la Ing. Mariana Prez Todos los miembros del equipo de carta constitutiva del proyecto, proyecto informan al encargado de Desarrollar y administrar el plan de proyecto. trabajo Asegurar los recursos apropiados y de delegar el trabajo Asegurar la terminacin acertada del proyecto. Maneja todos los deberes administrativos del proyecto, interfaces a los patrocinadores de proyecto y dueos. Programadores de la producto del proyecto aplicacin Msc. Gabriela Rojas Es la persona tcnica que tiene la Tec. Karen Gonzales responsabilidad de desarrollar la aplicacin basndose en los requerimientos de los usuarios. Ing. Fernando Quirs Sus funciones principales son analizar y disear la nueva arquitectura para la migracin de las transacciones.

Programador

Lder Tcnico

Es el experto en el tecnologa del proyecto.

rea

de

Aseguramiento de la Calidad

Es el miembro del equipo de Ing. Gilber Robles proyecto que debe asegurar la Revisar y certificar los diseos y

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calidad del software ambiental y del procesos basados en las mejores sitio financiero prcticas para el negocio y el cliente. Auditor Verificar el control en el cumplimiento de las normas y determinar si en la prctica los objetivos propuestos se han logrado. Asegurarse de que las medidas Msc. David Villalobos que se tienen de los mecanismos implantados por cada responsable sean correctas y vlidas

Tabla 1. Descripcin de Roles de los participantes.

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6. Matriz De Roles Y Responsabilidades.

Se definen los roles y responsabilidades de los miembros del equipo para que cada uno tenga claro su desempeo dentro del proyecto. La asignacin de roles se refiere a quin hace qu, mientras que la de responsabilidades se refiere a quin decide que, los roles y responsabilidades no son fijos y dependen de la definicin del alcance del proyecto.
Carlos Fonseca Laura Quirs Mariana Prez Gabriela Rojas Karen Gonzales Fernando Quirs Gilber Robles David Villalobos

Persona

Actividad Asignacin de actividades Control de Riegos Documentacin del proyecto Desarrollar procesos Disear productos Capacitacin de personal Auditoria I P A R A R C R A P P R R I R I R I R

A P P I I I I A = Autorizacin Requerida / P = Participante C=controla R = Responsable I = Informacin requerida

Tabla 2 Matriz de responsabilidades

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7. Matriz de comunicacin.
Actividades informativas Involucrados Necesidad Transmisin Frecuencia

Produce Solicitud de una nueva necesidad StakeHolders

Receptor Equipo ejecutor Definir nueva automatizacin en el proyecto o cambios en los procesos. Documentar lo acordado sobre el alcance del proyecto y comunicarlo Documentar las tareas que deben realizar segn las etapas del proyecto. Lograr una mejora continua analizando problemas encontrados y aspectos mejorables del proyecto.

Mtodo Reunio nes Escrito Escrito

Medio Oral y luego formalizacin escrita. Va correo Digital e impresa Cuando sea necesario.

Documento de alcance del proyecto

Director del proyecto

Todos los involucrados

Al inicio del proyecto

Documento sobre control de actividades.

Todos los involucrados dentro del proyecto Equipo

Facilitador y miembros del Equipo

Escrito Project office

Durante todas las etapas del proyecto. Una vez a la semana, acordando un da especfico.

Seguimiento Semanal

Facilitador

Reuni n de Retros pectiva

Personal, skype.

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Nuevo Riesgo detectado

Equipo ejecutor.

Dueo del producto. Dependiend o de la situacin: StakeHolder s, Administrad ores

Informar sobre atrasos en el proyecto, problemas en el equipo, renuncia de un miembro del equipo, etc.

Informe escrito o verbal segn la graved ad

Forma personal o por correo segn la gravedad

Cuando sea necesario.

Tabla 3. Matriz de Comunicacin

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8. Riesgos iniciales.
No. 1. Riesgo
Solicitudes de requerimientos despus establecidos y aprobados

Descripcin del Riesgo

nuevos Si existen solicitudes por especificaciones ambiguas o error de comunicacin puede de ya ocasionar atrasos sobre la finalizacin del proyecto.

2.

Incumplimiento entre los procesos Si existe perdida de comunicacin entre los involucrados puede provocar un de comunicacin desarrollo del negocio que no satisfaga las necesidades del cliente y con ello una deficiencia sobre la calidad del software. Retrasos en la aprobacin del Si existen retrasos en la aprobacin del proyecto debido a modificaciones continas proyecto en las fechas de realizacin de actividades puede que se d un atraso en el proyecto, desmotivacin de personal y elevacin en los costos. Incumplimiento de las reuniones Si hay incumplimiento de las reuniones, se puede ocasionar retrasos sobre el para especificaciones de desarrollo de las actividades para la fecha de finalizacin del proyecto. requerimientos por parte de los involucrados Ausencias del personal Si existen ausencias del personal por renuncias, despidos, vacaciones, enfermedades u otros aspectos pueden provocar retrasos sobre la fecha de finalizacin de algunas actividades o del proyecto en general.

3.

4.

5.

6.

Incumplimiento en las obligaciones Si existe el incumplimiento en las obligaciones del cliente debido a insatisfaccin del cliente correspondiente a la forma en que el proceso de ejecucin del proyecto se lleve a cabo, no contar con un buen plan de comunicacin y cronograma que atienda las necesidades de ambas partes, puede provocar retrasos sobre el tiempo de finalizacin de las tareas. Prdida de informacin vital del Si existe prdida de informacin vital del proyecto debido a trabajar proyecto desordenadamente, monopolio de la misma o fallos en los procesos de comunicacin se puede realizar los procesos de forma errnea.

7.

Tabla 4. Riesgos iniciales del proyecto.

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CONCLUSIONES

1. La planificacin de proyectos no es una tarea a realizar en pocas horas, se requiere de la labor de expertos que coordinen de la forma adecuada las tareas a ejecutar. 2. Uno de los factores ms importantes es la comunicacin pues se busca que todos los involucrados sepan qu hacer y cmo hacerlo, adems se tiene conocimiento del estado del proyecto y una correcta comunicacin disminuye la aparicin de conflictos. 3. Para establecer un proyecto debemos analizar de forma creativa y poner en prctica estrategias que permitan que el trabajo en equipo se constituya en el umbral del proyecto, donde cada uno conozca sus responsabilidades y se motive dando lo mejor de s para lograr un proyecto fructuoso. 4. Tener un conocimiento de los riegos permite tomar medidas como afrontar, aceptar, mitigar o trasladar el riesgo a terceros, este es un proceso de suma atencin pues debemos recordar que segn la respuesta que se d al riesgo este podra hasta convertirse en oportunidades para nuestro proyecto.

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RECOMENDACIONES

1. Realizar investigacin sobre las formas de comunicacin actualmente utilizadas e implementar las que mejor se adapten a las necesidades de nuestro proyecto 2. Investigar e invertir en software que permita integrar y asignar las tareas y responsabilidades de la mejor forma posible, segn las aptitudes y capacidades de cada integrante. 3. Como entidad bancaria se recomienda al banco investigar sobre la norma SUGEF 1409, misma que regular su actividad en los proyectos de TI.

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BIBLIOGRAFIA

Pablo Lledo, Gustavo Rivalora (2007) Gestin de Proyectos, Buenos Aires, Argentina

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