Servicios de Integracin

Gua para el levantamiento de informacin

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Gua de Levantamiento de Informacin para la Integracin de Sistemas

TABLA DE CONTENIDO
Introduccin.......................................................................................................................................................................... 4 Sistemas y negocios .............................................................................................................................................................. 4 Identificacin del rea de sistemas involucrada ............................................................................................................. 4 Identificacin del rea de negocio: .................................................................................................................................. 4 Tipo de sistema: ................................................................................................................................................................ 4 Diagrama de sistemas claves ............................................................................................................................................ 4 Tecnologas ............................................................................................................................................................................5 Tecnologa de software:.....................................................................................................................................................5 Tecnologa de las bases de datos/almacenes de datos: ...................................................................................................5 Tipo de licencias disponibles: ...........................................................................................................................................5 Conocimientos de los usuarios que lo explotan: .............................................................................................................5 Documentacin disponible: ..............................................................................................................................................5 Soporte tcnico: .................................................................................................................................................................5 Identificacin del alcance de la integracin ....................................................................................................................5 Aplicaciones involucradas .................................................................................................................................................5 consideraciones adicionales ................................................................................................................................................. 6 Software a comprar........................................................................................................................................................... 6 Tecnologas/hardware a comprar .................................................................................................................................... 6 Necesidades formativas .................................................................................................................................................... 6 Personal / Usuarios ............................................................................................................................................................... 6 Tabla de datos de los usuarios y personal involucrado en el proyecto ......................................................................... 6 Requerimientos de los usuarios ....................................................................................................................................... 7 Anexo I: Tcnicas de recopilacin de informacin ............................................................................................................. 9 Entrevista .......................................................................................................................................................................... 9

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La entrevista estructurada ........................................................................................................................................... 9 La entrevista no estructurada ...................................................................................................................................... 9 Ventajas y limitaciones de la entrevista ..................................................................................................................... 10 Cuestionario (encuesta) ................................................................................................................................................... 11 Preparacin de los cuestionarios ................................................................................................................................. 11 Otras indicaciones sobre cuestionarios ..................................................................................................................... 12 Instrucciones para responder el cuestionario. .......................................................................................................... 12

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INTRODUCCIN
Un proyecto de integracin est definido bsicamente como aquel donde se requiere interconectar dos o ms aplicaciones o sistemas que antes funcionaban independientemente. Puede ser tan simple como exportar un fichero de datos de una que se importa en otras, o tan compleja como un proyecto que requiera muchas horas de desarrollo a medida, incluyendo software y hardware nuevos. El especialista que hace el levantamiento de informacin ha de estar atento a todos los detalles que pueden incluirse en el proyecto y que normalmente el cliente pasa por alto. Deben recogerse la mayor cantidad de datos posibles sobre cada sistema y si es posible entrevistar a los usuarios de cada uno o de cada aplicacin para intentar determinar problemas no descritos, o por el contrario aspectos positivos que irn a favor del proyecto. El informe final ha de ser organizado y claro. Debe reflejar completamente todo el mapa de aplicaciones y flujo de informacin que se requiere transformar y los objetivos finales del proyecto. La descripcin ms importante es la del alcance del proyecto, que el cliente debe validar claramente antes de cerrar el informe del levantamiento, porque segn lo que se defina como alcance sern las tareas y actividades que constituirn el eje del proyecto

SISTEMAS Y NEGOCIOS IDENTIFICACIN DEL REA DE SISTEMAS INVOLUCRADA

Describir que reas de sistemas la empresa son afectadas por el proyecto. Ej: comunicaciones, intranet, portal web, etc. Es normal que en empresas pequeas no haya definiciones exactas de stas reas, as que se puede indicar cosas tales como: red interna, sitio web, etc.

IDENTIFICACIN DEL REA DE NEGOCIO:

Si son aplicaciones corporativas, identificar su rea de negocio: recursos humanos, manufacturing, ventas, direccin, etc. Si se trata de un sistema integrado (ej: un ERP), se debe anotar todas las reas de negocio en las que est aplicado.

TIPO DE SISTEMA:
ERP, BPM, CRM, aplicacin propietaria, etc.

DIAGRAMA DE SISTEMAS CLAVES

Es importante realizar un diagrama que incluya la relacin entre los todos los sistemas claves que participan en la integracin. Debe mostrar claramente los flujos de informacin entre los distintos procesos, y la situacin de los distintos roles de los usuarios dentro del sistema total. Es importante tambin destacar su alcance horizontal o vertical dentro de la organizacin.

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TECNOLOGAS TECNOLOGA DE SOFTWARE:

En caso de que sea procedente, indicar el tipo de lenguaje o herramienta de desarrollo con la que han sido creadas las aplicaciones que participarn en la integracin (.NET, Java, ASP.NET, PHP, etc.). Solo es relevante si es necesario hacer modificaciones o cambios, por tanto conocer estos datos es importante. Si no lo es, ser una simple nota tcnica.

TECNOLOGA DE LAS BASES DE DATOS/ALMACENES DE DATOS:

Entre las conocidas: MS SQL, DB2, MySQL, Oracle. Tambin es importante incluir ficheros de intercambio, o que guardan informacin relevante al proyecto. Incluir todas las fuentes de datos que deban incluirse en el anlisis.

TIPO DE LICENCIAS DISPONIBLES:

Es necesario saber si se cuenta con el cdigo fuente de las aplicaciones, si son aplicaciones OpenSource, etc. Es posible que no se puedan modificar las aplicaciones sin contar con las empresas propietarias, o simplemente que no se puedan modificar. En cualquiera de los casos es importante destacarlo puesto que las aplicaciones que requieran cambios y no se pueda realizar sobre ellas, son susceptibles a incluirlas dentro del proyecto de integracin .

CONOCIMIENTOS DE LOS USUARIOS QUE LO EXPLOTAN:

Describir el tipo de usuarios que usan regularmente las aplicaciones objeto del proyecto: son expertos, son simples usuarios, conocen algunas partes solamente, etc.

DOCUMENTACIN DISPONIBLE:
Enumerar los manuales de usuario, FAQs, o si la informacin la poseen personas especficas indicar quines y que puestos tienen dentro de la empresa.

SOPORTE TCNICO:
Describir si hay soporte tcnico directo, si se puede hablar con la empresa propietaria del producto.

IDENTIFICACIN DEL ALCANCE DE LA INTEGRACIN

Describir todos los elementos que participan en la integracin, los mdulos que han de ser desarrollados como nuevos. Lista de modificaciones en bases de datos y pantallas existentes. Sistemas que han de ser instalados. Todo tipo de modificaciones, mejoras o adiciones a las redes o sistemas de la organizacin.

APLICACIONES INVOLUCRADAS
Se detallarn las aplicaciones existentes que participaran de la integracin, ya sea directa o indirectamente. Esta descripcin servir para conocer ms en detalles el funcionamiento y requerimientos a cumplir para la integracin

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CONSIDERACIONES ADICIONALES SOFTWARE A COMPRAR

Se requiere software nuevo? Un servidor de base de datos, antivirus, gestin documental, etc. Debe indicarse cules software, qu licencia, cunto vale y las necesidades que solucionar en el proyecto.

TECNOLOGAS/HARDWARE A COMPRAR
Indicar si se requieren ordenadores nuevos, equipos de redes, cableado o algn tipo de equipamiento adicional al que tiene la empresa cliente y que sea necesario para cumplir algn requerimiento posible o real en el proyecto. Indicar cantidades y tipos de tecnologa.

NECESIDADES FORMATIVAS
Debe detallarse los cursos, caractersticas (presenciales, remotos, va online, etc.), duracin, los posibles participantes y todos los detalles de la formacin que se consideren necesarios para aplicar el proyecto.

PERSONAL / USUARIOS
Al recopilar la informacin de los diferentes usuarios se pretende: A. Obtener o determinar los requerimientos de cada tipo de usuario para ver cules son satisfechos por el sistema actual y cules deben ser incorporados al sistema nuevo. B. Determinar el grado, tipo y secuencia de participacin de cada usuario en el funcionamiento del sistema.

C. Objetivos del sistema, actuales y futuros. D. Estructuras y relaciones. E. Cambios que afecten o pueden afectar al nuevo diseo, ejemplo: a. Cambios de requisitos b. Cambios de tecnologa c. Cambios Sociales d. Cambios en las personas e. Cambios en los componentes o sus cantidades (cuentas por cobrar, inventarios etc.) f. Cambios de costo TABLA DE DATOS DE LOS USUARIOS Y PERSONAL INVOLUCRADO EN EL PROYECTO
Es necesario conocer a quines pueden dar informacin. Se deben consignar todas las personas importantes al proyecto. Aparte de identificar a los posibles usuarios de las aplicaciones que participarn de la integracin, es importante tambin identificar a las personas que pueden decidir en las distintas etapas del proyecto. Los usuarios pueden clasificarse como sigue: Usuarios operadores: estas son las personas que hacen funcionar el sistema, en todos los niveles. Usuario responsable: generalmente es un gerente, es el responsable administrativo o directo del sistema.

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Usuario dueo: ste generalmente es una persona al ms alto nivel, vicepresidente, rector, etc. No tiene porque coincidir con el usuario responsable.

Existe otro tipo de usuario: el usuario externo, este ser el cliente o cualquier persona a ser servida por la organizacin o por el sistema.

Nombre

Email

Telfono

Cargo/Rol

Notas

Tabla para recoger los datos bsicos de contacto y de rol de los usuarios

REQUERIMIENTOS DE LOS USUARIOS

En cada entrevista con los usuarios debe consignarse la lista de requerimientos que se requieren de la integracin. Deben recogerse la mayor cantidad de detalles, tanto tcnicos como funcionales para que pueda elaborarse una lista final general. Para intentar abarcar todos los posibles aspectos del problema de tomar los requerimientos a los usuarios, puede considerarse la siguiente clasificacin: Requerimientos del "entorno": El entorno es todo lo que rodea al sistema. Aunque no podemos cambiar el entorno, existen cierto tipo de requerimientos que se clasifican en esta categora por que: o El sistema usa el entorno y lo necesita como una fuente de los servicios necesarios para que funcione. Ejemplos del entorno podemos mencionar: sistemas operativos, sistema de archivos, bases de datos. o El sistema debe de ser robusto y tolerar los errores que puedan ocurrir en el entorno, tales como congestin en los dispositivos y errores de entrada de datos, por lo tanto el entorno se debe de considerar dentro de los requerimientos. Requerimientos "ergonmicos": El ms conocido de los requerimientos ergonmicos es la interface con el usuario o GUI (Graphic User Interface). En otras palabras, los requerimientos ergonmicos son la forma en que el ser humano interacta con el ser sistema. Requerimientos de interface: La interface es como interacta el sistema con el ser humano o con otros sistemas (el enfoque es prcticamente el opuesto a los requerimientos ergonmicos). La interface es la especificacin formal de los datos que el sistema recibe o manda al exterior. Usualmente se especifica el protocolo, el tipo de informacin, el medio para comunicarse y el formato de los datos que se van a comunicar. Requerimientos funcionales: Estos son los que describen lo que el sistema debe de hacer. Es importante que se describa el qu? Y no el cmo? Estos requerimientos al tiempo que avanza el proyecto de software se convierten en los algoritmos, la lgica y gran parte del cdigo del sistema. Requerimientos de desempeo: Estos requerimientos nos informan las caractersticas de desempeo que deben de tener el sistema. Qu tan rpido?, Qu tan seguido?, Cuntos recursos?, Cuntas transacciones? Este tipo de requerimientos es de especial importancia en los sistemas de tiempo real en donde el desempeo de un sistema es tan crtico como su funcionamiento. Disponibilidad (en un determinado periodo de tiempo): Este tipo de requerimientos se refiere a la durabilidad, degradacin, potabilidad, flexibilidad, contabilidad y capacidad de actualizacin. Este tipo de requerimientos es tambin muy importante en sistemas de tiempo real puesto que estos sistemas manejan aplicaciones crticas que no deben de estar fuera de servicio por periodos prolongados de tiempo.

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Entrenamiento: Este tipo de requerimientos se enfoca a las personas que van usar el sistema. Qu tipo de usuarios son? Qu tipo de operadores? Qu manuales se entregarn y en qu idioma? Este tipo de requerimientos, aunque muchas veces no termina en un pedazo de cdigo dentro del sistema, son muy importantes en el proceso de diseo ya que facilitan la introduccin y aceptacin del sistema en donde ser implementado. Restricciones de diseo: Muchas veces las soluciones de un sistema de software son normadas por leyes o estndares, este tipo de normas caen como "restricciones de diseo".

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ANEXO I: TCNICAS DE RECOPILACIN DE INFORMACIN 1

Para recopilar la informacin se pueden utilizar diferentes mtodos e instrumentos tales como: Entrevistas Observacin de actividades Tcnicas Audiovisuales Cuestionarios (Encuestas) Inspeccin Simulacin

A efectos de este documentos solo se describirn los detalles de las entrevistas y los cuestionarios.

ENTREVISTA
La entrevista es uno de los procedimientos de relevamiento de informacin ms difundidos y peor utilizados. Existen diferentes modalidades de entrevistas; entre las ms importantes en el trabajo de sistemas pueden mencionarse: La entrevista estructurada La entrevista no estructurada

LA ENTREVISTA ESTRUCTURADA
Constituye un interrogatorio, para el cual se ha preparado previamente un conjunto de preguntas, las preguntas se formulan siempre en el mismo orden y en los mismos trminos, el interrogador anota las respuestas en forma textual o atendiendo a un cdigo.

LA ENTREVISTA NO ESTRUCTURADA
Deja al entrevistado mayor margen de libertad e iniciativa, se utilizan preguntas abiertas, no hay formas estndar. Generalmente al iniciar el estudio de un sistema se usa la entrevista no estructurada con los niveles directivos ms altos, para detectar algunos aspectos importantes que permitan posteriormente elaborar el listado de tpicos para una entrevista estructurada. Para efectuar la entrevista deben tenerse en cuenta algunos detalles importantes a saber: En el contacto inicial, establezca una atmsfera agradable y de confianza, no adopte postura de sabelotodo ni de experto. Es necesario lograr la colaboracin del entrevistado y no el rechazo. Aun cuando la entrevista sea estructurada es recomendable hacer las preguntas de una manera aparentemente informal, que el entrevistado no se sienta interrogado, el entrevistador debe evitar hacer gestos o expresiones que impliquen reprobacin, critica, sorpresa.

Elaborado a partir de la correccin y edicin de http://www.monografias.com/trabajos11/modul/modul.shtml

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Las preguntas deben hacerse en un tono natural y aun cuando se tenga el cuestionario (cedula) de preguntas como referencias, evite el tono de lectura o interrogatorio. Se debe mantener el orden de las preguntas de acuerdo al cuestionario. (Esto no es vlido para la entrevista no estructurada Se debe dar a la persona entrevistada, suficiente tiempo para pensar la respuesta.

Para pasar de conjunto de preguntas a otro: Se recomienda usar frases de transmisin tales como; "muy bien", "bueno", continuando con.". Si es necesario introducir un cambio en el cuestionario durante el proceso, debe dejarse constancia de ello. No deben usarse frases que sugieran la respuesta, ej.: Cree Ud. que es mejor?, Piensa Ud. que es fatal? Las preguntas deben reunir el requisito de ser neutras, ej.: Qu opina Ud. sobre?, Cul es su idea acerca del punto?, Cmo explicara Ud. la situacin? Para registrar las respuestas a la entrevista se recomienda: Tener el cuestionario en una posicin que permita escribir y hace anotaciones sin distraerse. Disponer los elementos de modo que pueda dominar visualmente al entrevistado y la encuesta. Anotar todo aquello que pueda ser til posteriormente, gestos, signos, de admiracin, digresiones, etc.

Al concluir la entrevista debe dejarse establecido si habr otras entrevistas.

VENTAJAS Y LIMITACIONES DE LA ENTREVISTA

La entrevista como todo instrumento tiene ventajas y desventajas, entre las ventajas puede citarse: Es una tcnica eficaz para averiguar que dicen, que hacen los usuarios al menos en el campo de los sistemas. Las respuestas se pueden tratar estadsticamente. Se puede lograr mayor porcentaje de respuestas en los cuestionarios a veces no se responde en absoluto o se responde slo en parte. Se puede repreguntar para aclarar respuestas ambiguas. Se complementan las repuestas verbales con los gestos y otras manifestaciones de la comunicacin no verbal.

Entre las limitaciones se pueden sealar: Cierto subjetivismo al no otorgar la misma validez a la respuesta de acuerdo a la persona que responde. Si la persona que entrevista o la que responde tienen limitaciones en la expresin verbal, no se aprovecho la entrevista. La informacin que se obtiene es esttica (lo que la persona dice que hace). El entrevistado puede no estar dispuesto a contestar. Puede bloquearse. Puede responder insinceramente. Puede ser sincero y sin embargo expresar la respuesta en la forma adecuada.

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A pesar de todas las desventajas, la entrevista ser para la persona que analiza los sistemas, un auxiliar poderoso para revelar informacin acerca de procesos y procedimientos.

CUESTIONARIO (ENCUESTA)
El cuestionario en sistema puede ser utilizado como ayuda o complemento de las entrevistas y observaciones personales. Los cuestionarios se clasifican de diferentes formas de acuerdo a variados criterios, as encontramos que de acuerdo a la presencia o no del encuestado hay: Cuestionario de respuesta directa que son los que se utilizan en las entrevistas estructuradas. Cuestionarios de respuestas indirectas tambin llamadas encuestas por correo.

De acuerdo que las respuestas estn preestablecidas (codificadas) o no, se tendrn: Cuestionarios pre codificados: en los cuales el encuestado solo debe sealar la respuesta con una cruz o palabra, se dice que es un cuestionario de preguntas cerradas o de preguntas en abanico con alternativas mltiples. Cuestionario pos codificados, son aquellos cuyas respuestas son libres, preguntas abiertas.

PREPARACIN DE LOS CUESTIONARIOS

De acuerdo a la forma de las preguntas, se clasifican en: Preguntas abiertas: de las cuales se habl en la entrevista no estructurada. Preguntas cerradas dicotmicas: aquellas que se responden marcando; si; no; con opinin, sin opinin, etc. Preguntas de eleccin mltiple: o Las preguntas en abanico: estas son preguntas cerradas con varias opciones a escoger. o Preguntas de estimacin: son preguntas cerradas con varias opciones hay un grado de intensidad creciente o decreciente.

Las preguntas pueden clasificarse tambin como: Preguntas de hecho, aquellas que se relacionan con cuestiones concretas y tangibles, ejemplo: Tiempo en procesar todos los documentos? Cul es su nivel de usuario? Cuntos terminales tienen acceso al sistema? Preguntas de accin, aquellas en las cuales se pretende averiguar sobre decisiones tomadas: Cules reas abarca el sistema instalado? Particip en la elaboracin de los procedimientos? Preguntas de intencin, son las que pretenden averiguar cul sera la actitud del cuestionado en determinada circunstancia.

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Cmo resolvera Ud. determinada situacin?

OTRAS INDICACIONES SOBRE CUESTIONARIOS

En la elaboracin de cuestionarios es recomendable: Incluir slo preguntas relacionadas con el problema. (Ms adelante se darn indicaciones al respecto). No redundar incluyendo preguntas cuyas respuestas se pueda obtener en otras fuentes con ms exactitud. (se vern esas fuentes ms adelante) Las preguntas deben ser de fcil comprensin. Las preguntas deben guardar secuencia lgica. Las preguntas no deben ser muy numerosas, sobre todo cuando las encuestas van dirigidas a usuarios responsables o usuarios dueos ya que estos carecen de tiempo para responder cuestionarios. Las preguntas no deben sugerir las respuestas. Se pueden utilizar preguntas de control, (especialmente en las entrevistas no estructuradas) para verificar la veracidad de determinadas respuestas.

Deben incluirse en el cuestionario algunas secciones o partes tales como: Presentacin: en esta parte se explica la finalidad y objetivos del mismo. Tambin en esta parte se pide la colaboracin de los funcionarios o encuestados y se presenta al ente o unidad que efecta la investigacin.

INSTRUCCIONES PARA RESPONDER EL CUESTIONARIO.

Ventajas y limitaciones del cuestionario: entre las ventajas se pueden mencionar: Menor costo que la entrevista y otras tcnicas Menores gastos y uso del personal y mayor cobertura respecto al nmero de personas y rea fsica. Menor peligro de distorsin en las respuestas, as como mayor tiempo para reflexionar los mismos.

Entre las limitaciones se pueden mencionar: No se pueden solicitar aclaratorias a ciertas respuestas. Dificultades para verificar la informacin. Pueden haber un gran nmero de cuestionarios no respondidos.

Como se dijo al comienzo, el cuestionario es un auxiliar o complemento de otros medios de levantamiento de informacin.

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