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MANUAL INSTRUCTIVO PARA EXCEL APLICADO (SOLVER, ESCENARIOS, BUSCAR OBJETIVO, MACROS)

REALIZADO POR:

DORIAN A. ESPINOSA C.

UNIVERSIDAD DE ANTIOQUIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS MEDELLN 2008.

DORIAN A. ESPINOSA C. Docente Facultad de Ciencias Econmicas Medelln 2008.

BUSCAR OBJETIVO:

sta sencilla herramienta de Excel ofrece la posibilidad de calcular el valor que debe tomar una variable (la celda objetivo) para que el resultado final de ciertos clculos sea el valor deseado por el usuario de la informacin, quien pudiera requerir por ejemplo conocer las ventas necesarias para obtener una utilidad deseada. Buscar objetivo es parte de una serie de comandos denominados herramientas de anlisis Y si. Se utiliza en el caso de conocer el resultado deseado de una frmula sencilla, pero no el valor de la variable que determina el resultado, la ruta que se debe seguir para ejecutar el comando es la siguiente: En la ficha datos, opcin herramientas de datos, Anlisis Y si, Buscar Objetivo as:

Al realizar una bsqueda de objetivo, Microsoft Excel vara el valor de una celda especfica hasta que la frmula dependiente de dicha celda alcance el resultado deseado. Ejemplo: una empresa desea obtener una rentabilidad de 20% al vender un televisor que le cuesta $ 620.000 al hacer la compra al vendedor, cual debe ser el precio al que debe vender el artculo?

Como puede observarse en la figura anterior el xito de operacin depende de organizar los datos de forma clara, en la celda A2 se tiene el costo del producto; en la celda B2 la formula de rentabilidad, =C2/B2-1, para obtener el porcentaje de
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utilidad entre el precio de compra del articulo y su respectivo precio de venta, una vez se da clic en aceptar se tiene el valor al cual debe venderse el articulo para obtener una utilidad del 20% as:

Ntese que si multiplicamos $ 620.000 por 1,2 es decir le adicionamos un 20% el resultado obtenidos es $ 744.000. Sin embargo existen otros casos en los cuales el resultado no es directo, es el caso cuando las ventas de un empresa no dependen de un solo producto si no de una combinacin de varios artculos ejemplo. Lramo es una empresa que fabrica tres tipos de bicicletas, clsica, Junior y todo terreno, el precio de venta en su orden es: $ 130.000, $110.000 y $ 220.000, el costo unitario de cada una de ellas es en su orden; $ 75.000, $60.000, $130.000, la empresa tiene los siguientes costos fijos; Costos fijos Arrendamientos $ 5.750.000 Nmina $ 4.500.000 Servicios Pblicos $ 1.200.000 Adems se sabe que las ventas mensuales promedio de cada tipo de bicicleta en su orden son: 110, 90 y 120, si la empresa desea obtener este mes una utilidad neta de 25% que cantidad de cada tipo de ellas debe vender? Lo primero que se debe hacer es construir el estado de resultados con la informacin que se tiene para conocer el estado actual de la Empresa, de la informacin anterior se tiene, que la utilidad neta fue de del 22%; como puede observarse en la tabla siguiente:

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Articulo Clsica Precio de Venta Costo Unitario Cantidad vendida Ingresos Costo Utilidad Bruta Utilidad Bruta Total Costos fijos Utilidad antes de imp. Impuestos 35% Utilidad Neta Costo total Porcentaje. de Utilidad $ $ $ $ 130.000 75.000 110 $ 15.600.000 9.000.000 6.600.000 $ $ $ Junior $ $ 110.000 60.000 90 9.900.000 5.400.000 4.500.000 Todo Terreno $ $ 220.000 130.000 120 $ 26.400.000 $ 15.600.000 $ 10.800.000

$ 21.900.000 $ 11.450.000 $ 10.450.000 $ $ 3.657.500 6.792.500

$ 30.000.000 22,6%

Ahora para conocer la cantidad de artculos que se debe producir de acuerdo a cada tipo de referencia, se busca la utilidad ponderada que no es otra cosa que identificar el impacto que tiene la venta de cada referencia sobre la utilidad total de la siguiente forma: En trminos unitarios precio de venta de cada referencia menos su costo es igual a la utilidad unitaria, calculndola se tiene: donde es el precio de venta del artculo y es el costo del artculo se tiene entonces ((130.00075.000) + (110.000-60.000) + (220.000-130.000)) cuyo resultado es 195.000, se procede a calcular el peso que tiene la venta de cada una de las referencias sobre el total de ventas as (110+90+120) = 320 de lo cual se deduce que el 34,37% de las ventas son bicicletas clsicas, el 28.13% son junior y el 37% de las mismas son bicicletas todo terreno, ahora se procede a calcular el precio ponderado por el peso que cantidad vendida de cada referencia sobre el total de ventas, se procede de igual forma con los costos y se aplica el comando buscar objetivo.

Precio ponderado = $ 130.000*34,37% + $ 110.000*28,13% + $ 220.000*37,5% Precio ponderado = $ 44.687,5 + $ 30.937,5 + $ 82.500 = 158.125 Costo ponderado = $ 75.000*34,37% + $ 65.000 *28,13% +$ 130.000*37,5% Costo ponderado = $ 25.781,25 + $ 16.875+ $ 48.750 = $ 91.406 Utilidad ponderada = $ 158.125 $ 91.406 = $ 66.719

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Se puede Observar es necesario producir un total de 502 bicicletas as: Clsicas = 502*34,37% = 173 Junior =502*28,13% = 141 Todo Terreno = 502*37,5% = 188
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SOLVER: Es una de las herramientas ms potentes de Excel, se utiliza para resolver problemas de programacin lineal, es decir, para optimizar funciones de costos, produccin, beneficio ingresos, etc, ya que permite hallar la mejor solucin a un problema, modificando los valores que toman variables (celdas) hasta que la celda objetivo 1 alcance un valor mximo o mnimo, incluyendo condiciones o restricciones de acuerdo a cada necesidad. Una operacin en solver debe contener: Una celda Objetivo, la cual debe contener una formula asociada a la funcin que se desea optimizar. Unas celdas cambiantes, las cuales hacen referencia a las variables que Excel modificar hasta que el resultado sea ptimo. Un conjunto de restricciones, las cuales pueden ser condiciones de mercado, limitaciones de recurso escaso o limitaciones de capital. Ejemplo: Inversiones The look desea abrir un nuevo punto de venta en la ciudad, para lo cual cuenta con un capital inicial de $ 500.000.000, de los cuales utilizar $ 230.000.000 para la adecuacin del local, y con el resto ser usado para la compra de mercanca, Jean a un precio de $ 480.000 pesos la docena, T-shirt a un precio de $ 320.000 pesos por docena, Tenis a un precio de $ 1.090.000 pesos por docena y camisas a un precio de $ 380.000 pesos por docena; adems gracias a un estudio de mercados que realiz la empresa conoce que las cantidades mximas y mnimas, de cada producto que puede vender en un mes as: Venta Mnima Venta Mxima Jean 90 docenas 100 docenas T-shirt 100 docenas 120 docenas Tenis 110 docenas 130 docenas Camisas 120 docenas 150 docenas Ahora es importante conocer el comportamiento del precio de venta de los artculos, Jean $ 57.000, T- shirt $ 38.000, Tenis $ 130.000 y Camisas $ 45.000, por tanto el precio de venta por docena es respectivamente: $ 684.000, $ 456.000, $ 1.560.000, $ 540.000, se quiere saber cul debe ser la cantidad de cada producto que la empresa necesita adquirir para obtener el mayor beneficio?. La funcin objetivo ser entonces: max Z = Dnde = precio del articulo , articulo que se deben adquirir.
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} = docenas de cada

= costo del articulo ,

Dicha celda debe contener la formula asociada a la funcin objetivo.

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Sujeto a: Restriccin de capital = $ 270.000.000 Que la cantidad de dinero disponible, luego de adecuar el local con $ 230.000.000. Restricciones de mercado (en docenas): Jean 90 T-Shirt 100 Tenis 110 Camisas 120
Condiciones de venta mnima

Jean 100 T-Shirt 120 Tenis 130 Camisas 150

Condiciones de frontera de mercado

Son los rangos entre los cuales la funcin alcanzar el mximo valor, dado las condiciones de mercado. Luego se procede a construir la tabla pivote que contiene la informacin anterior como puede verse a continuacin.

Es hora de llamar el solver, dicha opcin se encuentra en la ficha datos, en caso de no encontrarse es necesario activar el complemento para solver, en el botn de office, opciones de Excel, complementos, sealamos la opcin as:

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Haciendo clic en el botn opciones, se escoge Adoptar modelo lineal y Adoptar no negativos, como se observa en el siguiente grfico

Se da clic en aceptar y luego en resolver con lo cual se obtiene el siguiente resultado:

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De acuerdo al resultado arrojado por el solver se tiene que: para tener un beneficio mximo de $ 115.447.500 pesos al realizar la venta de sus inventarios, la empresa debe comprar: 100 docenas de Jean, 108 docenas de T-shirt, 130 docenas de tenis y 120 docenas de Camisas.

Si se desea obtener la hoja respuestas se debe seleccionar sta opcin, como lo muestra la figura anterior, donde aparece el resumen de los hallamos mas importantes una vez se optimiza la funcin objetivo.
Microsoft Excel 12.0 Informe de respuestas Hoja de clculo: [Libro1]Hoja2 Informe creado: 17/11/2008 18:26:14

Celda objetivo (Mximo) Celda Nombre $B$9 Beneficio Jean

Valor original $ - $

Valor final 115.447.500

Celdas cambiantes Celda Nombre $B$7 Jean $C$7 Shirt $D$7 Tenis $E$7 Camisas

Valor original 0 0 0 0

Valor final 100 108 130 120

Restricciones Celda Nombre $B$8 Inversin Jean $B$7 Jean $C$7 Shirt $D$7 Tenis $E$7 Camisas $B$7 Jean $C$7 Shirt $D$7 Tenis $E$7 Camisas

Valor de la celda $ 270.000.000 100 108 130 120 100 108 130 120

Frmula $B$8<=270000000 $B$7>=$B$5 $C$7>=$C$5 $D$7>=$D$5 $E$7>=$E$5 $B$7<=$B$6 $C$7<=$C$6 $D$7<=$D$6 $E$7<=$E$6

Estado Obligatorio Opcional Opcional Opcional Obligatorio Obligatorio Opcional Obligatorio Opcional

Divergencia 0 10 8 20 0 0 11,5625 0 30

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Solver con una funcin de costos Cobb Douglas C(w,y). Min C =W1X1+W2k Sujeto a: y = X1 *k1- El ingenio Moreira puede utilizar corteros de caa con un jornal de $ 25.000 pesos diarios, o arrendar una maquina cortadora con un costo de $ 150.000 pesos diarios, en un da normal un cortero puede alcanzar a cortar un rea de 300 mts 2, mientras que la mquina alcanza 1200 mts2, si denominamos como la productividad marginal de un cortero, y 1- la productividad marginal de la mquina, Entonces es posible hallar los pesos de cada uno de los factores de produccin, sobre la produccin total as: = 300/1500 = 0,2 y por tanto 1- 0,2 = 0,8, si la empresa requiere realizar el corte de un rea de 100.000 mts 2, cul es la combinacin de factores de produccin que hace que el costo sea Mnimo? Min. C = $ 25.000* X1+$ 150.000*k Sujeto a y= X1 *k1- *1500 = 100.000 Dnde X1 = cantidad de corteros que se han de contratar k = representa la cantidad de maquinas cortadoras que se deben arredrar y = representa la produccin asociada a la funcin de produccin, y que debemos igualar a 100.000, dado que esta es el rea que la empresa requiere cortar. Se construye la tabla de datos en Excel.

Remuneracin de los factores Cantidad de factores a contratar

Con la tabla anterior ahora es posible minimizar la funcin de costos con el solver, solo se requiere correrlo, indicndole la funcin y las respectivas restricciones as:

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De acuerdo al grfico anterior se puede observar que B8 es la celda que contiene la funcin objetivo, la restriccin implica que la no se puede cortar menos de 100.000 mts2, y que tanto las maquinarias como los corteros se deben contratar por unidades enteras, el resultado es como se sigue:
FUNCIN DE COSTOS COBB DOUGLAS W1 W2 X1 KI Y REQUERIMIENTO FUNCIN OBJETIVO $ $ 25.000.00 150.000.00 92 61 99.999.99 100.000.00 11.526.348.20

$ $ $

La solucin sugiere contratar 92 corteros, y 61 maquinas cortadoras para tener un costo mnimo de $ 11.526.349 pesos, esto en el caso de querer realizar todo el corte en un da, en el caso de tener una disponibilidad de 10 das entonces la variable y tomara el valor de 10.000 y se obtendra el siguiente resultado:
FUNCIN DE COSTOS COBB DOUGLAS W1 W2 X1 KI Y REQUERIMIENTO FUNCIN OBJETIVO $ $ 25.000.00 150.000.00 9 6 10.000.00 10.000.00 1.152.634.85

$ $ $

Obsrvese que el costo sigue siendo el mismo al multiplicarse por 10.

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ESCENARIOS:

Los escenarios son parte de la serie de comandos denominados herramientas de anlisis Y si (proceso de cambio de los valores de celdas para ver el impacto resultante en otra celda que depende de los valores que se han cambiado) Por ejemplo, variar el plazo en un crdito que se utiliza en una tabla de amortizacin para determinar el valor total de los intereses que se han pagado una vez. Un escenario es un conjunto de valores que Excel guarda y puede reemplazar de forma automtica en las celdas de una hoja de clculo. Puede crear y guardar diferentes grupos de valores en una hoja de clculo y, luego cambiarlos, a cualquiera de estos nuevos escenarios para ver los diferentes resultados. Ejemplo: Andrs Medina, desea obtener un crdito de $ 20.000.000, el banco cobra una tasa 1,5% de inters mensual; a un plazo de 60 meses, 96 meses o 120 meses, con la informacin anterior construya escenarios para los tres casos. En primer lugar es necesario crear una tabla de Excel que contenga las formulas necesarias para realizar el clculo como puede verse en el siguiente grfico:

Ahora con los datos en la nueva tabla es el momento para llamar el asistente de escenarios, desde la ficha datos en la opcin anlisis Y si:

Como aun no existen escenarios creados se debe agregar escenario, se sugiere darle un nombre memotcnico, que ayude a recordar las caracteristicas principales del escenario.

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Una vez que se la ha dado el nombre al escenario, se debe indicar a Excel las celdas cambiantes, en ste caso es C2 puesto que en dicha celda se tiene el nmero de periodos, siendo estos los datos que se van a variar para observar el comportamiento de la cuota mensual y del total de intereses que van a pagar durante la vigencia del crdito.

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Se debe repetir el procedimiento anterior, tanta veces como escenarios se tengan, luego de que se hallan completado los escenarios, se da clic en aceptar, apareciendo la siguiente caja de dialogo.

Si se desea agregar un nuevo escenario basta dar clic en agregar, para eliminar un escenario debe sealarse y hacer clic en eliminar, para modificarlo, se hace clic en modificar y se procede a hacer el ajuste, si se desea combinar escenarios existentes en otras hojas con los nuevos escenarios creados, se hace clic en Combinar y se escogen aquellos escenarios que se quieren combinar, en la mayora de los casos slo se necesita hacer clic en resumen para que nos entregue la informacin, que necesitamos para la toma de decisiones as:

Recuerde que el resumen se puede obtener como Resumen o informe de tabla dinmica, adems cada vez que se corre el solver en Excel se puede utilizar la opcin de guardar como escenario, y realizar simulaciones variando las condiciones del modelo o alterando las restricciones.

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MACROS

Las macros son un grupo de instrucciones programadas bajo entorno vba (Visual Basic para aplicaciones), cuya tarea principal es la automatizacin de tareas repetitivas y la resolucin de clculos complejos, mediante macros en vba es posible crear nuevas funciones para las hojas de clculo de un libro de Excel, personalizar estilos y formatos, crear programas para la resolucin de clculos complejos, automatizar tareas y otras aplicaciones derivadas de las necesidades de los usuarios. Una Macro son una serie de pasos que se almacenan y se pueden activar con alguna tecla de control y una letra, con la idea de no tener que realizar siempre los mismos pasos; en su defecto se corre la macro y Excel realiza la rutina de forma automtica, un ejemplo muy comn es la creacin de tablas que mantienen un mismo formato, la misma fuente, el mismo sombreado, los ttulos en negrilla, as como los mismos bordes, para no estar repitiendo continuamente los mismos pasos puede almacenar la rutina en una macro y cuando ejecute la macro los pasos antes mencionados sern ejecutados. El procedimiento es muy sencillo y no es necesario conocer el lenguaje de vba, por que Excel permite grabar la macro, y de forma automtica, escribe los pasos como una rutina en sus mdulos internos. Ejemplo a la siguiente tabla de datos vamos a darle un formato personalizado a la siguiente tabla y almacenaremos los datos en una macro para hacerlo repetidamente.

El primer paso es seleccionar la tabla a la cual se desea dar el formato personalizado, una vez se ha realizado este procedimiento es hora de a ir la ficha programador, si ella no est disponible, es necesario habilitarla desde el men de office, opciones de Excel, mas comunes, mostrar ficha de programador.

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Ahora ya es posible iniciar la grabacin de la nueva macro a la cual se le dar el nombre de formato, para ello haga clic en el en la opcin grabar macro, que se encuentra en la parte superior izquierda de la ficha programador as:

El paso siguiente es asignarle un nombre a la macro por defecto Excel le dar el nombre de macro 1, adems se puede asignar una tecla para que ejecute la macro, tenga en cuenta que para ejecutar la macro es necesario pulsar simultneamente la tecla que fue elegida y la tecla de control; adems en caso de asignar una tecla mayscula, deber pulsar simultneamente las teclas control + Shif +la tecla que eligi.

Nombre de la macro

Nombre del libro donde se almacena la rutina

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Ahora se hace clic en aceptar, y a partir de este momento cada tarea que realice en Excel se almacenar en uno de los modulo interno de Excel, y todas las tareas que se hagan en tanto que se graba la macro se podrn reproducir cuando se ejecute la macro. Se procede a dar el formato, se puede por ejemplo darle bordes gruesos en la parte superior de la tabla, doble borde en la parte inferior y separar las columnas con segmentos de recta como puede observarse en la siguiente figura, el toque final es darle un formato de moneda sin decimales para que los nmeros se visualicen mejor recuerde que tambin puede cambiarle el tipo fuente al igual que el tamao de la misma en ste caso se paso de Calibri a Arial, de forma que cada vez que se realice una tabla se le de formato automtico por medio de la macro.
Ventas por Ciudad Medelln Cali Bogot Ccuta Trimestre 1 $ 90.000.000 $ 75.000.000 $ 120.000.000 $ 65.000.000 Trimestre 2 $ 91.800.000 $ 76.500.000 $ 122.400.000 $ 66.300.000 Trimestre 3 $ 93.636.000 $ 78.030.000 $ 124.848.000 $ 67.626.000 Trimestre 4 $ 95.508.720 $ 79.590.600 $ 127.244.960 $ 68.978.520

Ahora se debe detener la macro haciendo clic en el botn del programador habilitado para dicho propsito.

Desde este momento se puede ejecutar la macro cada vez que requiera darle formato a una tabla, recuerde que tambin puede cambiarle el tipo fuente al igual que el tamao de la misma

Practica I Genera las siguientes Macros: Graba una Macro que se active con Control + t y que esta macro permita abrir un libro de Excel ya existente.

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Graba una Macro que se active con Control + w que permita darle un nuevo formato a los ttulos

Como se est familiarizado con el grabador de Macros es tiempo de leer los cdigos para crear una amplia variedad de Macros muy interesantes que pondrn a prueba el ingenio del lector.

CODIGOS DE UNA MACRO DE EXCEL Primero presione simultneamente las teclas alt + F11, active los siguientes cuadros o ventanas: De clic en el Men Ver y elija la opcin Explorador de Proyectos De clic en el Men ver y elija la opcin Ventana Propiedades Estas dos opciones deben de estar siempre activadas para poder realizar todas las tareas que se tienen previstas en ste curso. En el cuadro Proyecto de haga doble clic en Mdulos o simplemente presione el signo de + que aparece en la opcin Mdulos. Se activara debajo de Mdulos la Opcin Modulo1, ahora ingrese al modulo 1. Se mostrara en el Editor de Visual Basic el cdigo de la macro que se grab con anterioridad. Ejemplo: Se va a realizar una Macro cuyo mtodo de ejecucin abreviado ser CTRL+r , Nombre encabezados y su tarea ser seleccionar el rango que va desde A1 hasta C1, borrar su contenido, luego escribir Nombre en la celda A1, Ciudad en la celda B1 y EPS en la celda C1, si se pulsa ALT+F11 se puede leer en Visual Basic el siguiente cdigo o instruccin: Sub Encabezado() ' ' Encabezado Macro ' ' Acceso directo: CTRL+r ' Range("A1:C1").Select Selection.ClearContents Range("A1").Select ActiveCell.FormulaR1C1 = "NOMBRE" Range("B1").Select ActiveCell.FormulaR1C1 = "CIUDAD"

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Range("C1").Select ActiveCell.FormulaR1C1 = "EPS" End Sub Una vez se observa el cdigo es necesario comprender la sintaxis de cada lnea en programacin: Sub y End Sub indican el inicio y el fin del procedimiento, El apostrofe ' identifica los comentarios que sirven de gua al usuario pero no tienen nada que ver con el procedimiento de la Macro, comnmente aparece con letra verde. Range("A1:C1").Select dice que lo primero que se ha hecho es seleccionar el rango que va desde la celda A1 hasta la celda C1, es de anotar que los rangos deben especificarse entre comillas dentro de un parntesis sin espacio entre la palabra Range y los parntesis, el punto(.) une la instruccin seleccionar del rango al cual hace alusin. Selection.ClearContents ahora la instruccin actual hace referencia a una seleccin activa en el caso actual a las celdas A1, A2, A3, las cuales fueron seleccionadas con la instruccin anterior, y le indica a Excel que debe borrar su contenido. Range("A1").Select, la instruccin actual es igual a la primera excepto en que solo se seleccionar la celda A1. ActiveCell.FormulaR1C1 = "NOMBRE" en sta lnea el comando activecell hace referencia a la celda activa, FormulaR1C1 es un comando utilizado para realizar operaciones, en el caso actual se desea escribir NOMBRE en la celda activa A1, ntese, que bebe ir entre comillas.

Range("B1").Select ActiveCell.FormulaR1C1 = "CIUDAD" Range("C1").Select ActiveCell.FormulaR1C1 = "EPS Para salir del editor de Visual Basic se hace clic en el Men Archivo y eligiendo la opcin Cerrar y volver a Microsoft Excel. Si no desea salir por completo de clic en el botn Microsoft Excel que se encuentra activado en la barra de tareas y cuando dese volver al editor de clic en el botn Microsoft Visual Basic que se encuentra en la barra de Tareas.

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Tareas ms comunes2: Seleccionar una Celda Range("Aqu va el nombre de la celda ejemplo A1").Select Insertar una Hoja Nueva Sheets.Add After:=Sheets(Sheets.Count) Cambiar nombre a una hoja Sheets("Hoja a la que se va cambiar el nombre").Name = "Nuevo nombre" Insertar una hoja nueva con el nombre informe Sheets.Add.Name = "informe" Seleccionar hasta el ltimo registro hacia Abajo Range(Selection, Selection.End(xlDown)).Select Seleccionar hasta el ltimo registro hacia Arriba Range(Selection, Selection.End(xlUp)).Select Seleccionar hasta el ultimo registro hacia Derecha Range(Selection, Selection.End(xlToRight)).Select Seleccionar hasta el ultimo registro hacia Izquierda Range(Selection, Selection.End(xlToLeft)).Select Ir al ltimo registro hacia abajo Selection.End(xlDown).Select Ir al ltimo registro hacia Arriba Selection.End(xlUp).Select Ir al ltimo registro hacia la Derecha Selection.End(xlToRight).Select Ir al ltimo registro hacia la Izquierda Selection.End(xlToLeft).Select Guardar ActiveWorkbook.Save Escribir en una Celda Activecell.FormulaR1C1="Entre las comillas debe escribir el texto"
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La siguiente programacin est basada en los documentos publicados por el Profesor Ramn Ochoa quien los ha publicado en la wed, Mendoza NOGALES, SONORA, MXICO

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Cambiar la fuente a Negrilla Selection.Font.Bold = True Letra Cursiva Selection.Font.Italic = True Letra Subrayada Selection.Font.Underline = xlUnderlineStyleSingle Centrar Texto With Selection .HorizontalAlignment = xlCenter End With Alinear a la izquierda With Selection .HorizontalAlignment = xlLeft End With Alinear a la Derecha With Selection .HorizontalAlignment = xlRight End With Tipo de Letra(Fuente) With Selection.Font .Name = "Arial" End With Tamao de Letra(Tamao de Fuente) With Selection.Font .Size = 12 End With Copiar Selection.Copy Pegar ActiveSheet.Paste Cortar Selection.Cut Ordenar Ascendente Selection.Sort Key1:=Range("A1"), Order1:=xlAscending, Header:=xlGuess, _ OrderCustom:=1, MatchCase:=False, Orientation:=xlTopToBottom

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Orden Descendente Selection.Sort Key1:=Range("A1"), Order1:=xlDescending, Header:=xlGuess, _ OrderCustom:=1, MatchCase:=False, Orientation:=xlTopToBottom Buscar Cells.Find(What:="Ramon", After:=ActiveCell, LookIn:=xlFormulas, LookAt _ :=xlPart, SearchOrder:=xlByRows, SearchDirection:=xlNext, MatchCase:= _ False).Activate Insertar Fila Selection.EntireRow.Insert Eliminar Fila Selection.EntireRow.Delete Insertar Columna Selection.EntireColumn.Insert Eliminar Columna Selection.EntireColumn.Delete Abrir un Libro Workbooks.Open Filename:="C:\Mis documentos\nombre del libro.xls" Grabar un Libro ActiveWorkbook.SaveAs Filename:="C:\Mis documentos\piscis.xls", FileFormat _ :=xlNormal, Password:="", WriteResPassword:="", ReadOnlyRecommended:= _ False, CreateBackup:=False Salir de Excel Application.Quit Sumar un Rango ActiveCell.FormulaR1C1 = "=SUM(R[-7]C:R[-1]C)" La instruccin anterior implica sumar los datos que se encuentran en la misma columna pero siete filas atrs R[-7]C, iniciando el conteo desde la fila anterior R[1]C", se identifica que es la misma columna por que se omite valor en C. Multiplicar dos datos ActiveCell.FormulaR1C1 = "=R[-1]C*R[-1]C[1]" La instruccin anterior indica que se multiplicar el dato que se encuentra en la misma columna, en la fila anterior con el dato que se encuentra en la fila anterior pero en la columna siguiente R[-1]C[1] Pegado especial valores: Selection.PasteSpecial Paste:=xlPasteValues, Operation:=xlNone, SkipBlanks _

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:=False, Transpose:=False Pegar valores traspuestos Estos serian algunos cdigos muy comunes en Excel, pero es posible generar otros, grabando procedimientos por medio de la grabadora de macros. Ahora se va a realizar una macro que permita guardar la informacin de despacho de mercanca hacia varios almacenes para ello se construye una plantilla de despachos y una hoja para almacenar la informacin del despachos

La grfica anterior es un ejemplo de estilo para la pgina de despacho, a continuacin la macro debe guardar en la hoja registro cada uno de los datos inherentes a cada tem. A continuacin se presenta el cdigo interior que se almacenar en el modulo interior de Excel, como es la primera macro Excel le llamara por defecto modulo 1, recuerde qua para acceder al editor de Visual Basic es necesario presionar la tecla de control + F11. Se podr observar la informacin como puede verse en la grafica siguiente:

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El procedimiento es el siguiente; Ir a la hoja registro, seleccionar la fila dos, e insertar una nueva fila; esta instruccin hace referencia a las tres primera lneas, son necesarias para evitar que la informacin sea pegada en una hoja diferente a la de registro, y se inserta una fila para que la informacin del registro anterior se vaya desplazando en forma vertical hacia abajo, es de anotar que se hace en la fila porque siempre se va a guardar la informacin nueva en las celdas ubicadas en dicha fila como se ve en la programacin (A2,B2,C2,D2,E2,F2,G2,H2,I2), y en stas celdas se va a pegar la informacin que hay en la hoja despachos en las celdas(F8,I8,C12,F12,I12,C16,F16,G16,F20) respectivamente, por ltimo la macro regresa a la hoja despacho para realizar nuevos registros, en caso de desear guardar la informacin se puede terminar la instruccin Activeworkbook.save con los cual los ltimos cambios realizados en el libro de trabajo quedan almacenados en forma definitiva hasta que se determine borrarlos de forma manual, no olvide practicar este ejercicio.

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CREANDO FORMULARIOS Y PROGRAMNDOLOS Un formulario es una ventana que se programa por medio de controles los cuales responden a procedimientos programados en alguno de los mdulos internos de Visual Basic. Para ingresar al editor de visual presione La Teclas Alt + F11, Active las siguientes opciones: De clic en el Men Ver y elija la opcin Explorador de Proyectos De clic en el Men ver y elija la opcin Ventana Propiedades Del Men Insertar elija la Opcin UserForm. Con lo cual se inserta el Formulario que va ha ser programado con los controles de la barra de herramientas.

Tambin cuando de clic en el Formulario USERFORM1 se debe de activar el Cuadro de Herramientas, si no se activa de clic en el Men Ver y elija la opcin Cuadro de Herramientas. Elija del Cuadro de Herramientas el Control Etiqueta el que tiene la A y Arrastre dibujando en el Formulario USERFORM1 la etiqueta. Quedara el nombre Label1, despus de un clic en la etiqueta dibujada y podr modificar el nombre de adentro y pondremos ah Nombre. Si por error da doble clic en la etiqueta y lo manda a la pantalla de programacin de la etiqueta, solo de doble clic en UserForm1 que se encuentra en el Explorador de Proyecto. Elija del Cuadro de Herramientas el control Cuadro de Texto el que tiene ab y arrastre dibujando en el formulario USERFORM1 el cuadro de texto a un lado de la etiqueta que dice Nombre. El cuadro de texto debe de estar vaco y su nombre ser Textbox1, el nombre solo aparecer en el control.

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Haga los dos pasos anteriores igualmente escribiendo Direccin en la Label2 y Telfono en la Label3 y tambin dibjeles su Textbox. Esto quedara as despus de haberlo hecho

Si tiene algn problema al dibujar las etiquetas o los cuadros de texto, solo cmbiele el nombre a la etiqueta o el cuadro de texto en la Ventana Propiedades

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Elija del Cuadro de Herramientas el control Botn de Comando y Arrastre dibujando en el Formulario USERFORM1 el Botn, despus de un clic en el nombre del Botn dibujado y podr modificar el nombre y pondremos ah Insertar. Si por error da doble clic en la Botn y lo manda a la pantalla de programacin de la etiqueta, solo de doble clic en UserForm1 que se encuentra en el Explorador de Proyecto. As quedara el Formulario formado por los controles:

Ahora de doble clic sobre el control Textbox1 para programarlo y despus inserte el siguiente cdigo: Private Sub TextBox1_Change() Range("A2").Select ActiveCell.FormulaR1C1 = TextBox1 End Sub Esto indica que se valla a A2 y escriba lo que hay en el Textbox1 Para volver al Formulario y programar el siguiente Textbox de doble clic en UserForm1 que se encuentra en el Explorador de Proyecto, o simplemente de clic en Ver Objeto en el mismo Explorador de Proyecto. Ahora de doble clic sobre el control Textbox2 para programarlo y despus inserte el siguiente cdigo:

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Private Sub TextBox2_Change() Range("B2").Select ActiveCell.FormulaR1C1 = TextBox2 End Sub Esto indica que se valla a B2 y escriba lo que hay en el Textbox2 Para volver al Formulario y programar el siguiente Textbox de doble clic en UserForm1 que se encuentra en el Explorador de Proyecto, o simplemente de clic en Ver Objeto en el mismo Explorador de Proyecto. Ahora de doble clic sobre el control Textbox3 para programarlo y despus inserte el siguiente cdigo: Private Sub TextBox3_Change() Range("C2").Select ActiveCell.FormulaR1C1 = TextBox2 End Sub Esto indica que se valla a C2 y escriba lo que hay en el Textbox3 Para volver al Formulario y programar el Botn de Comando Insertar de doble clic en UserForm1 que se encuentra en el Explorador de Proyecto, o simplemente de clic en Ver Objeto en el mismo Explorador de Proyecto.

Ahora de doble clic sobre el control Botn de Comando para programarlo y despus inserte el siguiente cdigo: Private Sub CommandButton1_Click() Selection.EntireRow.Insert TextBox1 = Empty TextBox2 = Empty TextBox3 = Empty TextBox1.SetFocus End Sub El comando Empty significa que los cuadros de textos deben quedar vacios, en tanto que SetFocus es una instruccin para que habilite el cursor nuevamente en el cuadro de texto 1 y as realizar un nuevo registro. Ahora presione el botn Ejecutar User/Form que se encuentra en la barra de herramientas o simplemente la tecla de funcin F5

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Se activara el Userform1 y todo lo que escriba en los Textbox se escribir en Excel y cuando presione el botn Insertar, se insertara un rengln y se vaciaran los Textbox y despus se mostrara el cursor en el Textbox1.

ELABORANDO UNA CONSULTA

Todo Registro de informacin debe de tener su la posibilidad de realizar Consultas, Bajas y Modificaciones, para ello es necesario seguir el siguiente procedimiento: Anexar al formulario dos nuevos botones uno para consultar y otro para realizar retiros as

Programacin de los Controles: BOTON DE CONSULTA Private Sub CommandButton1_Click() Cells.Find(What:=TextBox1, After:=ActiveCell, LookIn:=xlFormulas, LookAt _ :=xlPart, SearchOrder:=xlByRows, SearchDirection:=xlNext, MatchCase:= _

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False).Activate ActiveCell.Offset(0, 1).Select TextBox2 = ActiveCell La lnea que contiene el ActiveCell.Offset(0, 1).Select permite moverse una columna a la derecha, por lo tanto despus de la bsqueda de las primeras lneas con Cell.Find si encuentra el Nombre de la persona se mueve a la siguiente columna y la lnea TextBox2 = ActiveCell Permite capturar el valor de la celda al Textbox2 y as mostrar el dato de la celda en el TextBox2. ActiveCell.Offset(0, 1).Select TextBox3 = ActiveCell

Cada vez que se escriba la lnea ActiveCell.Offset(0, 1).Select significa que se tiene que moverse una columna a la derecha. End Sub

BOTON BAJA Private Sub CommandButton2_Click() Selection.EntireRow.Delete Range("A9").Select TextBox1 = Empty TextBox2 = Empty TextBox3 = Empty TextBox1.SetFocus End Sub

Para lanzar el formulario desde Excel sin tener que hacerlo desde Visual se realiza una macro con el siguiente cdigo: Sub Entrada() Load UserForm1 UserForm1.Show End Sub

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La primer lnea significa que cargue a la memoria el formulario que se llama UserForm1, la segunda lnea significa que lo muestre, esto quiere decir que en el modulo estamos escribiendo el cdigo de una macro que permitir cargar el formulario desde Excel sin necesidad de entrar al Editor de Visual Basic. En ocasiones es necesario ingresar datos que pertenecen a un pequeo nmero de posibilidades para tal efecto se puede utilizar la herramienta Combobox, para adjuntar los datos a un Combobox se utiliza el comando addItem as por ejemplo se podra habilitar el nombre de los departamentos pertenecientes al organigrama de una empresa as: ComboBox1.AddItem "PRESIDENCIA" ComboBox1.AddItem "CONTABILIDAD" ComboBox1.AddItem "PRODUCCIN" ComboBox1.AddItem "FINANCIERO" O igualmente generar una secuencia de nmeros as For X=1 to 12 Listbox1.AddItem str(x) Next La Instruccin For-Next es un ciclo contador que te permite contar desde un nmero hasta otro. En ste caso desde uno a doce para simular los meses del ao por ejemplo, lo que se encuentre dentro del ciclo For-Next se ejecutara el nmero de veces, la X es una variable numrica que guarda el valor, cada vez que el ciclo da una vuelta aumenta un numero, por lo tanto X va a valer desde 1 hasta 12, y la instruccin Str es para convertir el valor numrico de la X en valor de Texto.

Para ejecutar una macro cuando se abra un libro de Excel.

Primeramente inserta un Modulo del Men Insertar dentro de Visual Basic y escribe el siguiente cdigo:

Sub Auto_open() Load UserForm1 UserForm1.Show

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End Sub La magia esta en el procedimiento Auto_open() que permite ejecutar automticamente lo que se encuentre dentro de el cuando abras un libro que contenga este cdigo, en este ejemplo cuando se abre el libro se activa el formulario 1 que programe.

As que todo lo que agregues dentro de este procedimiento se ejecutara automticamente cuando se abra el libro.