Re-Sci-Modificado Oficial

SERVICIO NACIONALDE PATRIMONIO DEL ESTADO - SENAPE REGLAMENTO ESPECIFICO DEL SISTEMA DE CONTABILIDAD INTEGRADA (RE SCI) ______________________________________________________
REGLAMENTO ESPECFICO DEL SISTEMA DE CONTABILIDAD INTEGRADA (SCI) DEL SERVICIO NACIONAL DE PATRIMONIO DEL ESTADO
TITULO I GENERALIDADES CAPITULO I ASPECTOS GENERALES ARTICULO 1.- (OBJETIVO DEL REGLAMENTO ESPECIFICO). ARTICULO 2.- (ALCANCE). ARTICULO 3.- (REVISION Y ACTUALIZACION). ARTICULO 4.- (INCUMPLIMIENTO AL REGLAMENTO). ARTICULO 5.- (PREVISIN). ARTICULO 6.- (DE LA UNIVERSALIDAD DE LOS REGISTROS). ARTICULO 7.- (PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD INTEGRADA PCI). a) Equidad b) Legalidad c) Universalidad y Unidad d) Devengado
Devengado de Recursos
Pg.
3 3 3 3 3 3 3 4 4 4 4 4 5 5 5 6 6 6 7 7 7 8 8 8
Devengado de Gastos e) Ente f) Bienes Econmicos g) Entidad en Marcha h) Ejercicio i) Moneda de Cuenta j) Uniformidad k) Objetividad l) Prudencia m) Valuacin al Costo n) Importancia Relativa o Significatividad o) Exposicin
DAF/Unidad Financiera/Unidad de Planificacin y Sistemas octubre 2006
CAPITULO II DISPOSICIONES GENERALES ARTICULO 8.- (COMPONENTES DEL SISTEMA DE CONTABILIDAD INTEGRADA). a) Subsistema de Registro Presupuestario b) Subsistema de Registro Patrimonial c) Subsistema de Registro de Tesorera ARTICULO 9.- (INTERRELACION CON OTROS SISTEMAS). ARTICULO 10.- (NIVELES DE ORGANIZACIN). ARTICULO 11.- (NIVEL DE RESPONSABILIDAD). TITULO II SISTEMA DE CONTABILIDAD INTEGRADA CAPITULO I ASPECTOS TECNICOS ARTICULO 12.- (METODOLOGIA DE REGISTRO). ARTICULO 13.- (PROCESO DE REGISTRO CONTABLE). ARTICULO 14.- (INSTRUMENTOS DEL SUBSISTEMA DE REGISTRO PRESUPUESTARIO). Momentos de Registro de Recursos Momentos de Registro de Gastos CAPITULO II REGISTRO Y PREPARACION DE LA INFORMACION ARTICULO 15.- (CATALOGO DE CUENTAS). ARTICULO 16.- (ESTRUCTURA DEL PLAN UNICO DE CUENTAS). ARTICULO 17.- (MANUAL DE CONTABILIDAD INTEGRADA Y MANUAL DE CUENTAS DE LA CONTABILIDAD INTEGRADA). ARTICULO 18.- (LIBROS CONTABLES Y REGISTROS AUXILIARES). ARTICULO 19.- (ASIENTOS TIPO). ARTICULO 20.- (ESTADOS FINANCIEROS BASICOS Y COMPLEMENTARIOS). ARTICULO 21.- (REGLAS ESPECIFICAS). 9 9 9 9 9 10 11 11 11 11 11 11 12 12 13 15 15 15 16 16 16 16 16
REGLAMENTO ESPECFICO DEL SISTEMA DE CONTABILIDAD INTEGRADA (SCI) DEL SERVICIO NACIONAL DE PATRIMONIO DEL ESTADO
TITULO I GENERALIDADES CAPITULO I ASPECTOS GENERALES ARTICULO 1.- (OBJETIVO DEL REGLAMENTO ESPECIFICO). El presente Reglamento Especfico tiene como objetivo establecer el marco normativo interno para reglamentar los procesos, procedimientos y metodologas acordes con las normas y principios contables que tengan validez tcnica y legal que permitan elaborar informacin til, oportuna y confiable de la administracin financiera del Servicio Nacional de Patrimonio del Estado - SENAPE. Se encuentra enmarcado en la Ley No. 1178 de Administracin y Control Gubernamentales y en la R. S. No. 222957 de 4 de marzo de 2005 que aprueba las Normas Bsicas del Sistema de Contabilidad Integrada. ARTICULO 2.- (ALCANCE). El mbito de aplicacin del Reglamento Especfico abarca a Administrativa y Financiera, siendo la Unidad Financiera la responsable de su aplicacin. toda la Direccin
ARTICULO 3.- (REVISION Y ACTUALIZACION). La Unidad Financiera dependiente de la Direccin Administrativa y Financiera es la responsable de efectuar los ajustes al presente Reglamento Especfico cuando exista modificacin en las Normas Bsicas del Sistema de Contabilidad Gubernamental Integrada y realizar la revisin y actualizacin del documento y proceder a los ajustes necesarios por lo menos una vez al ao, en funcin de los ajustes organizacionales que sufra el SENAPE. ARTICULO 4.- (INCUMPLIMIENTO AL REGLAMENTO). El incumplimiento a lo establecido en el presente Reglamento Especfico, a las Normas Bsicas del Sistema de Contabilidad Integrada (SCI) y otras disposiciones relacionadas con el sistema, ser sujeto de sanciones de acuerdo a lo establecido en el Capitulo V de la Ley No. 1178, del D.S. 23215, Reglamento para el ejercicio de las atribuciones de la CGR, del D.S. 23318-A de Responsabilidad por la funcin pblica y del D.S. 26237 modificatorio del anterior y a otros reglamento Internos del SENAPE. ARTICULO 5.- (PREVISIN). En caso de existir omisiones, contradicciones o diferencias en la interpretacin y aplicacin del presente Reglamento Especfico, stas sern resueltas en el marco de lo establecido por el Organo Rector y las Normas Bsicas del Sistema de Contabilidad Integrada. ARTICULO 6.- (DE LA UNIVERSALIDAD DE LOS REGISTROS). Las operaciones en el Sistema de DAF/Unidad Financiera/Unidad de Planificacin y Sistemas 3
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Contabilidad Integrada, se registrarn de acuerdo a cmo se originaron, considerando sus antecedentes de ejecucin y tomando en cuenta el presupuesto aprobado con su respectiva fuente de financiamiento. ARTICULO 7.- (PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD INTEGRADA PCI). El presente Reglamento Especfico tiene como principios los que establecen las Normas Bsicas del Sistema de Contabilidad Integrada: a) Equidad Es el postulado bsico o principio fundamental que debe orientar la actividad de la contabilidad y elaboracin de la informacin del SENAPE, de tal manera que el registro, valuacin y exposicin de las transacciones presupuestarias, patrimoniales y financieras se efecten de manera imparcial. La aplicacin de este principio a la actividad contable, orienta para que los Estados Financieros del SENAPE se preparen de modo tal que reflejen en forma ecunime y objetiva y bajo un criterio equitativo la informacin financiera, sin pretender afectar intereses de ninguna de las partes involucradas. b) Legalidad Los hechos econmicos - financieros de las entidades del sector pblico, se registran en el proceso contable previo cumplimiento de las disposiciones legales vigentes y pertinentes. Los principios contables deben encontrarse en armona con las disposiciones legales. Eventualmente cuando exista oposicin entre normas legales y tcnicas, prevalece la aplicacin del derecho pblico, debiendo informar de este hecho y su impacto en la posicin financiera y los resultados, en notas a los Estados Financieros. c) Universalidad y Unidad El Sistema de Contabilidad Integrada debe registrar todas las transacciones presupuestarias, financieras y patrimoniales en un sistema nico, comn, oportuno y confiable; afectando, segn la naturaleza de cada operacin, a sus componentes, en forma separada, combinada o integral, mediante registro nico. Las operaciones que se registran corresponden a diversas etapas de gestin pblica, por consiguiente, el universo de las mismas debe reflejarse en la contabilidad y sus estados. El Sistema de Contabilidad Integrada registra dichas transacciones una sola vez en un sistema nico, permitiendo obtener informacin coherente, en razn de que la misma es originada en una nica fuente informativa.
d) Devengado
El reconocimiento de recursos y gastos para determinar el resultado econmico y su efecto en el patrimonio, correspondiente a un ejercicio, debe registrarse en el momento en que sucede el hecho substancial que determina su origen y queda perfeccionado desde el punto de vista de la legislacin o prcticas comerciales aplicables y se hayan evaluado los riesgos inherentes a tal operacin, sin considerar si se han cobrado o pagado. Devengado de Recursos El devengamiento de los recursos, se produce cuando se crea una relacin jurdica entre la entidad y terceros por la entrega de bienes o la prestacin de servicios, en virtud de la cual se origina un derecho de cobro por parte de la entidad y una obligacin de pago por parte de terceros. En los casos de donaciones o transferencias, por no existir contraprestacin de bienes o servicios, ni derecho de cobro, el devengamiento es simultneo a la percepcin de los recursos. Devengado de Gastos El devengamiento del gasto se produce cuando se genera la obligacin de pago en favor de terceros por la recepcin de bienes o servicios a conformidad, adquiridos por la entidad, al vencimiento de la fecha de pago de una obligacin o cuando por un acto de autoridad competente se dispone efectuar una transferencia a terceros. El devengamiento del gasto implica la afectacin definitiva de los crditos presupuestarios correspondientes, es decir, la ejecucin del presupuesto. Es a partir del devengado que se producen los asientos de partida doble en la contabilidad. e) Ente Los Estados Contables del sector pblico se refieren siempre a un Ente pblico. Para fines del Sistema de Contabilidad Integrada, la Administracin Central se considera un slo Ente, con una estructura jurdica homognea, en la que los organismos que la conforman no tienen individualidad patrimonial propia y todos juntos constituyen un nico Ente Jurdico y Contable; con responsabilidad de la administracin de su presupuesto. f) Bienes Econmicos La informacin contable se refiere a bienes materiales e inmateriales, derechos y obligaciones que poseen valor econmico y por tanto, son susceptibles de ser valuados objetivamente en trminos monetarios. Este principio define la naturaleza de los bienes que deben ser reconocidos en los Estados Financieros: activos, pasivos, patrimonio, recursos y gastos cuantificables econmicamente.
La contabilidad del sector pblico particulariza los Bienes de Dominio Privado o Institucional, constituidos por activos materiales o inmateriales de uso de la entidad, cuyo derecho propietario est registrado a nombre de la misma y contribuyen a la prestacin de servicios pblicos; los costos de depreciacin, amortizacin o agotamiento registrados, pueden ser confrontados con los recursos corrientes. g) Entidad en Marcha Las Normas Bsicas, los PCI del SCI y sus Estados Financieros, presumen la continuidad indefinida de las operaciones del Ente de acuerdo con su norma legal de creacin, excepto que en la misma se estipule un plazo determinado para su funcionamiento, en cuyo caso se aplican tcnicas contables de reconocido valor. La aplicacin de este principio permite clasificar las operaciones de acuerdo con criterios de corto y largo plazo, en coincidencia con el criterio adoptado en la formulacin del Presupuesto y en el Plan de Cuentas. h) Ejercicio Constituye el periodo en el que regularmente la entidad pblica debe medir los resultados econmicos, de ejecucin presupuestaria, situacin financiera, de tesorera y cumplimiento de metas de su programacin de operaciones. Los ejercicios deben ser de igual duracin para permitir su comparacin. El ejercicio contable comprende del 1 de enero al 31 de diciembre de cada ao, al final del cual se debe realizar el proceso de cierre. Cuando normas legales aplicables a empresas pblicas obliguen a presentar Estados Financieros entre fechas diferentes, deben ser elaborados independientemente del cumplimiento del ejercicio fiscal. Todas las entidades pblicas pueden establecer fechas de corte menores al ao para medir parcialmente sus resultados econmicos, de ejecucin presupuestaria y otros, de acuerdo a sus necesidades de informacin, a los requerimientos de las entidades que ejercen tuicin y rganos rectores. i) Moneda de Cuenta Las transacciones que registra el SCI de cada Ente deben efectuarse en bolivianos, que es la moneda corriente y de curso legal vigente en el pas. La moneda de curso legal del pas es la expresin comn en la que se reflejan los Estados Financieros unificando la presentacin de todos sus componentes, permitiendo su agrupacin y comparacin de los hechos patrimoniales y de resultados. En aquellos casos, donde la moneda utilizada no constituye un patrn estable de valor, en razn de las fluctuaciones que experimente, no se altera la validez del principio que se sustenta, por cuanto es factible la correccin mediante la aplicacin de mecanismos apropiados de ajuste. j) Uniformidad
El registro contable y los Estados Financieros resultantes deben ser elaborados mediante la aplicacin de los mismos criterios de identificacin, valuacin y exposicin, durante el ejercicio econmico y en periodos sucesivos en que se exponen las actividades del Ente. La interpretacin y anlisis de Estados Financieros requieren, en la mayora de los casos, la posibilidad de comparar la situacin financiera de una entidad y sus resultados de operacin en distintas pocas de su actividad; consecuentemente es necesario que las prcticas y procedimientos contables sean aplicados uniforme y consistentemente, no solo para el ejercicio al que se refieren los Estados Financieros, sino tambin en relacin con ejercicios anteriores. El Principio de Uniformidad no debe conducir a mantener inalterables aquellos principios generales o normas que se aplican, cuando las circunstancias aconsejan que sean modificados. Cualquier cambio de importancia en la aplicacin de los principios generales y Normas con efecto en los estados contables, debe sealarse expresamente en las Notas a los Estados Financieros. k) Objetividad Los cambios en los activos, pasivos y en la expresin contable del patrimonio neto deben registrarse inmediatamente sea posible medirlos objetivamente y expresar dichos cambios en moneda de curso legal, con base en la documentacin de respaldo. La informacin que procese el SCI debe ser registrada libre de prejuicios, de manera que refleje los acontecimientos con incidencia econmica - financiera, de forma transparente y ser susceptible de verificacin por parte de terceros independientes. l) Prudencia En la medicin o cuantificacin de los hechos econmico - financieros del Ente, se debe adoptar un criterio preventivo, a efecto de exponer la situacin menos favorable, dentro de las posibles para el mismo. Si existieran dos alternativas para el registro de un activo o de un recurso, se debe optar por el ms bajo y en el caso de un pasivo o gasto por el ms alto, lo que significa exponer el resultado y la posicin financiera menos favorable. Este principio general se puede expresar contabilizando todas las prdidas cuando se conocen y las ganancias solamente cuando se hayan realizado. La exageracin en la aplicacin de este principio no es conveniente si resulta en detrimento de la presentacin razonable de la situacin financiera y el resultado de las operaciones. m) Valuacin al Costo Las transacciones se registran por su valor original de adquisicin, construccin o produccin.
El valor del costo constituye el criterio principal y bsico de valuacin que condiciona la formulacin de los Estados Financieros, en correspondencia con el concepto de empresa en marcha. Valor de costo es la suma de dinero pactada y dems costos y gastos incidentales necesarios para poner los bienes en condiciones de utilizacin o enajenacin. Esta afirmacin no significa desconocer la existencia y procedencia de otras reglas y criterios aplicables en determinadas circunstancias, sino que, por el contrario, significa afirmar que en caso de no existir una circunstancia especial debe prevalecer el de costo como concepto bsico de valuacin. Las fluctuaciones del valor de la moneda de cuenta, con su efecto de correctivos que inciden o modifican las cifras monetarias de los costos de determinados bienes, no constituyen alteraciones al principio expresado, porque solamente son ajustes a la expresin numrica de los respectivos costos. n) Importancia Relativa o Significatividad Al ponderar la correcta aplicacin de los Principios Generales y Normas Bsicas debe actuarse con sentido prctico. Aquellas transacciones que por su magnitud o naturaleza tengan o puedan tener un impacto sobre el patrimonio, los gastos y los recursos del Ente, deben ser expuestas, de manera tal, que los usuarios de los Estados Financieros dispongan de una clara interpretacin sobre la incidencia inmediata o mediata de las mismas. Algunas veces se presentan hechos econmicos - financieros que no encuadran en el marco general de las normas para el sector pblico. Sin embargo, no constituyen problemas de registro y/o exposicin porque el efecto que producen no distorsiona el cuadro general de la situacin financiera y econmica. No existen criterios definidos que fijen los lmites entre lo que es y no es significativo, debiendo aplicar el mejor criterio y experiencia para resolver lo que corresponda en cada caso, de acuerdo con las circunstancias; tomando en cuenta, por ejemplo, el efecto en activos y pasivos, en el patrimonio o en los resultados. o) Exposicin Los Estados Contables y Financieros deben contener toda la informacin bsica y complementaria y la discriminacin necesaria que exprese adecuadamente el estado econmico - financiero del Ente, de manera tal que, los usuarios puedan estar informados de la situacin presupuestaria, patrimonial y financiera, a que se refieren, para en su caso, tomar decisiones pertinentes. La informacin contable y financiera se relaciona con distintos rganos directivos y de control, cuyos intereses son diversos, por tal motivo, es importante que se expongan los diferentes estados en forma clara y
consistente a efectos de su correcta interpretacin. CAPITULO II DISPOSICIONES GENERALES ARTICULO 8.- (COMPONENTES DEL SISTEMA DE CONTABILIDAD INTEGRADA). Son componentes del Sistema de Contabilidad Integrada: a) Subsistema de Registro Presupuestario Captura las transacciones con incidencia econmico-financiera, integrados con el subsistema patrimonial y tesorera, de acuerdo a los momentos de registro contable para brindar informacin que: 1. Muestre la ejecucin presupuestaria de gastos y recursos del SENAPE. 2. Permita evaluar la gestin presupuestaria institucional. 3. Posibilite el control del cumplimiento del presupuesto y la programacin de operaciones. b) Subsistema de Registro Patrimonial Contabiliza las transacciones que afectan a los activos, pasivos, patrimonio institucional y resultados econmicos del SENAPE, para proveer informacin sobre: 1. 2. 3. 4. La posicin financiera institucional. El resultado de sus operaciones Cambios en su posicin financiera Cambios en su patrimonio
c) Subsistema de Registro de Tesorera Registra las transacciones de efectivo o sus equivalentes por el movimiento de caja y cuentas corrientes, con los objetivos de: 1. Programar y administrar los flujos de fondos 2. Producir informacin sobre operaciones de caja 3. Permitir el anlisis, control y evaluacin de la asignacin y utilizacin de fondos ARTICULO 9.- (INTERRELACION CON OTROS SISTEMAS). El Sistema de Contabilidad Integrada administrador de la informacin financiera, presupuestaria y patrimonial del Ente, tiene relacin con todos los sistemas de la Ley No. 1178 y en mayor grado con los Sistemas de Presupuesto, Tesorera y Crdito Pblico, Administracin de Personal y Administracin de Bienes y Servicios. Las operaciones con efectos econmicos y financieros que se ejecutan a travs de estos sistemas, como resultado de los procesos propios de gestin pblica, se registran en el Sistema de Contabilidad Integrada.
El Sistema de Contabilidad Integrada registra las transacciones que resultan de la ejecucin del programa operativo anual, producto del Sistema de Programacin de Operaciones, a travs de la ejecucin presupuestaria y proporciona informacin para el seguimiento de las metas establecidas en el mismo. Tiene una relacin integral con los sistemas de Presupuesto y Tesorera y Crdito Pblico, debido a que las acciones de naturaleza financiera que se ejecutan por estos, se registran en el SCI. Se registran en el SCI, las transacciones resultantes de la aprobacin y ejecucin del presupuesto de recursos y gastos del Sistema de Presupuesto, de la programacin financiera, conciliacin bancaria y de la operatoria de la Cuenta nica del Tesoro; como componentes del Sistema de Tesorera; de igual manera la obtencin de crditos y el servicio de la deuda a travs del Sistema de Tesorera y Crdito Pblico. El Sistema de Contabilidad Integrada captura y registra de manera simultnea al acto administrativo, los efectos econmicos y financieros generados en los procesos de los sistemas de Administracin de Bienes y Servicios y Administracin de Personal. El SCI registra la ejecucin del presupuesto. El presupuesto es la expresin financiera en el corto plazo de los planes y programas de largo y mediano plazo. El Sistema de Presupuesto, al tener como objetivo especfico, posibilitar la instrumentacin anual de los objetivos, polticas y metas definidas por las autoridades de mayor nivel nacional, se sirve de la contabilidad para informar sobre el logro o no de estos objetivos. El Sistema de Organizacin Administrativa, al establecer la estructura organizacional en cada entidad pblica, proporciona el mbito de competencia necesario a niveles de responsabilidad y autorizacin de las diferentes transacciones econmico financieras registradas en el Sistema de Contabilidad. En la aplicacin del Sistema de Contabilidad Integrada, se debe observar obligatoriamente los Principios, Normas Generales y Bsicas del Control Interno Gubernamental. La Contralora General de la Repblica, como rgano Rector del Sistema de Control Gubernamental, as como las instancias del Control Interno del Ministerio de Hacienda y del SENAPE ejercen la supervigilancia normativa del Sistema de Contabilidad Integrada. ARTICULO 10.- (NIVELES DE ORGANIZACIN). La elaboracin y ajustes al Reglamento Especfico del Sistema de Contabilidad Integral es responsabilidad de la Unidad Financiera dependiente de la Direccin Administrativa y Financiera del SENAPE. La Mxima Autoridad Ejecutiva del SENAPE es la responsable de la aprobacin del presente Reglamento Especfico mediante la respectiva Resolucin Administrativa, una vez compatibilizado por el Organo Rector. La Unidad Financiera dependiente de la Direccin Administrativa y Financiera es responsable de la aplicacin
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de las Normas Bsicas del Sistema de Contabilidad Integral y operativizacin como supervisin del Reglamento Especfico. ARTICULO 11.- (NIVEL DE RESPONSABILIDAD). La responsabilidad en la elaboracin y Firma de los Estados Financieros Bsicos y Estados Contables es del Contador o Responsable de Contabilidad, con el apoyo del Encargado de Presupuestos y Auxiliar Contable bajo la supervisin del Jefe de la Unidad Financiera y Director Administrativo Financiero, Son responsables de la firma de los Estados Financieros Bsicos y los Estados a ser presentados a la Direccin General de la Contadura del Estado: la Mxima Autoridad Ejecutiva del SENAPE, Director Administrativo Financiero, Jefe de la Unidad Financiera y Contador o Responsable de la Contabilidad institucional. Los Estados Contables y otros documentos que sustentan los Estados Financieros Bsicos son responsables en su firmas los servidores que elaboraron el documento, debiendo llevar si corresponde la iniciales y rubrica de aquellos funcionarios que coadyuvaron en su elaboracin. TITULO II SISTEMA DE CONTABILIDAD INTEGRADA CAPITULO I ASPECTOS TECNICOS ARTICULO 12.- (METODOLOGIA DE REGISTRO). Se utilizar como metodologa de registro la base del devengado y partida doble. Los instrumentos bsicos de la contabilidad gubernamental son los nomencladores de cuentas emitidos por la Contadura General del Estado. ARTICULO 13.- (PROCESO DE REGISTRO CONTABLE). El proceso de la Contabilidad Integrada, se inicia con el registro del presupuesto aprobado para el ejercicio fiscal y asiento contable de apertura. Los registros de la doble partida, se producen en forma simultnea a la ejecucin presupuestaria en momentos de devengado y percibido para los recursos y devengado y pagado para los gastos, en forma cronolgica en el libro diario, mayores y mayores auxiliares. El procesamiento de la informacin contable se realiza en forma automtica a travs del sistema computacional definido, sobre la base de la informacin de las transacciones realizadas. Ocasionalmente el registro contable puede darse en forma manual por razones debidamente sustentadas, debido al cambio de programa, cada del sistema o por razn debidamente sustentada. El proceso de generacin de informacin en el SCI se realiza mediante instrumentos tales como: clasificadores presupuestarios, catlogo nico de cuentas, registros contables, metodologa de registro y otros. El Sistema de Contabilidad Integrada, permite relacionar las cuentas contables de imputacin con el detalle de
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la informacin capturada a travs de los comprobantes de ejecucin de recursos y gastos - Preventivos, tales como: objetos del gasto, rubros de los recursos, fuentes de financiamiento, organismos financiadores, categoras programticas, etc. y otros registros nicamente patrimoniales, con los que se obtiene informacin agregada en las cuentas de la contabilidad. Los Estados Financieros bsicos y estados de cuenta o informacin complementaria, son productos del Sistema de Contabilidad Integrada. El SENAPE al ser una entidad desconcentrada del Ministerio de Hacienda, esta obligada a elaborar los Estados de Ejecucin Presupuestaria y Estados complementarios, tales como: Movimiento de Bancos, Cuentas por Cobrar, Cuentas por Pagar y Movimiento de Almacenes, para su presentacin a la instancia gubernamental correspondiente., sin ello no signifique cumplir con la poltica institucional de generar los Estados Financieros Bsicos que permita a los ejecutivos del SENAPE conocer sobre el movimiento econmico para una toma de decisiones. ARTICULO 14.- (INSTRUMENTOS DEL SUBSISTEMA DE REGISTRO PRESUPUESTARIO). Los instrumentos del Subsistema de Registro Presupuestario son: los Momentos de Registro Contable y los Clasificadores Presupuestarios. Momentos de Registro de Recursos Estimacin.- La estimacin de recursos es el momento en el cual se registran los importes de los recursos por rubros aprobados en el presupuesto de las entidades del sector pblico. Implica la apertura de los auxiliares de la ejecucin presupuestaria de recursos por rubros. Devengado de Recursos.- El devengado de recursos implica una modificacin cualitativa y cuantitativa en la composicin del patrimonio, originada por transacciones con incidencia econmica y financiera. En un sentido prctico se considera devengado de recursos, al registro del derecho de cobro a terceros por venta de bienes, servicios y otros. El registro del devengado de recursos debe ser objetivo, por tanto, tiene que: Identificar al deudor o contribuyente, Establecer el importe a cobrar, Contar con respaldo legal del derecho de cobro, e Indicar medio de recepcin de los recursos. El momento que ocurre el devengado del recurso, se produce la ejecucin del presupuesto y se genera automticamente el asiento de partida doble en la contabilidad patrimonial. El devengado de recursos, en la mayora de los casos, se registra de manera simultnea al percibido, debido a la naturaleza de la administracin financiera pblica, donde los recursos se registran cuando efectivamente se los percibe; excepto casos en los que exista suficiente certidumbre amparada en un documento vlido que
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respalde y justifique su devengamiento. Percibido.- Se produce cuando los fondos ingresan en cuentas bancarias o se ponen a disposicin de una oficina recaudadora, de un agente del Tesoro General de la Nacin o de cualquier otro funcionario facultado para recibirlos, o cuando en casos especiales se recibe un bien o servicio por transacciones en especie o valores. Se consideran recursos percibidos: la recepcin de efectivo en caja, depsitos en bancos, u otros medios de percepcin tales como ttulos o valores legalmente reconocidos. En el momento de la percepcin, la contabilidad registra el asiento de partida doble que corresponda, previa identificacin de la existencia del devengado del recurso. Momentos de Registro de Gastos Apropiacin o Asignacin.- La apropiacin o asignacin de gastos es el momento en el cual se registran en el sistema, los importes aprobados en el presupuesto de las entidades del sector pblico, para cada una de las partidas por objeto del gasto. Apertura los registros auxiliares de la ejecucin presupuestaria de gastos. Compromiso.- Es un registro generado en un acto de administracin interna que confirma la afectacin preventiva de un crdito presupuestario aprobado y que disminuye la disponibilidad de la cuota de compromiso establecida para un perodo determinado. Se origina en una relacin jurdica con terceros, establecida mediante la firma de un contrato o la emisin de una orden de compra que dar lugar a una eventual salida de fondos. Su registro en el sistema, asegura que, en los procesos de gestin pblica, no se adquieran compromisos para los cuales no exista crdito presupuestario. El compromiso es un registro presupuestario que no afecta a la contabilidad general, porque no modifica la composicin del patrimonio. Devengado de Gastos.- Se considera que un gasto est devengado, cuando nace la obligacin de pago a favor de terceros, la cual puede producirse: Por la recepcin de bienes o servicios adquiridos por la entidad a conformidad del rea solicitante, al vencimiento de la fecha de pago de una obligacin recurrente o cuando por instruccin de autoridad competente natural o jurdica, se efecte una donacin o restitucin de recursos para pago o transferencia a terceros, debidamente justificados. El devengamiento del gasto implica la ejecucin del presupuesto y generalmente establece una obligacin de pago. El registro del devengado de gastos produce una modificacin cualitativa y cuantitativa en la composicin del patrimonio, por transacciones con incidencia econmica y financiera.
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No todo devengamiento de gastos genera una contraprestacin de bienes o servicios, tal es el caso de las donaciones o transferencias otorgadas. El registro del devengado es generalmente posterior al registro del compromiso y permite contar con informacin del nivel de deuda flotante al comparar la ejecucin con los pagos efectuados. La conversin de partidas por objeto del gasto a cuentas de la contabilidad se inicia en este momento, ya que el registro del devengado produce automticamente el asiento de partida doble en la contabilidad patrimonial. El registro del devengado de los gastos se realiza sobre la base de documentos que respalden el perfeccionamiento jurdico y econmico de la operacin. Representa la cancelacin de obligaciones; mediante la emisin de rdenes de transferencias electrnicas, cheques, ttulos y valores, efectivo en casos de pagos con fondos de cajas chicas y en casos excepcionales con bienes u otros medios. El concepto de pagado presupuestario a travs de ttulos y valores, especies, bienes, compensacin entre deudas exigibles y operaciones sin flujo financiero es distinto al concepto del pagado patrimonial, donde necesariamente se produce un flujo financiero. La entrega de efectivo, afecta la disponibilidad de la caja y disminuye la deuda contrada. La emisin de un cheque u orden de transferencia afecta la disponibilidad en bancos y disminuye la deuda. El pago por medio de ttulos o valores, disminuye la deuda establecida y aumenta la deuda a largo plazo, esta operacin no registra movimiento de fondos, es una operacin de cambio de deuda, entre cuentas del pasivo. El registro del pagado permite conocer el grado de cumplimiento de deudas contradas, saldos disponibles en bancos, cajas, rdenes de transferencias emitidas, cheques entregados y pagados. El registro del momento del pagado en el presupuesto, genera un asiento de partida doble en la contabilidad patrimonial. Aclaracin sobre el Preventivo.- El preventivo procesado a travs del Sistema de Gestin y Modernizacin Administrativa, es un acto administrativo, til que deja constancia, permitiendo certificar o verificar la disponibilidad de crditos presupuestarios y efectuar la reserva de los mismos al inicio de un trmite de gastos. No se constituye un momento contable, sino un registro auxiliar de la administracin de crditos en la ejecucin presupuestaria, registra un importe provisorio con el propsito de reservar asignacin presupuestaria, hasta el momento del compromiso. Aplicacin de los Sistemas de Registro.- El proceso de generacin de informacin del Sistema de Contabilidad Integrada es a travs del sistema contable VISUAL donde radica un archivo constituido y con las debidas seguridades que la registracin contable merece.
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CAPITULO II REGISTRO Y PREPARACION DE LA INFORMACION ARTICULO 15.- (CATALOGO DE CUENTAS). El Catlogo Bsico o Plan de Cuentas se encuentra estructurado en los niveles aprobados por la Contadura General del Estado, respetando los niveles sealados en los mismos. ARTICULO 16.- (ESTRUCTURA DEL PLAN UNICO DE CUENTAS). El Plan nico de Cuentas del SCI, definido por la DIGENSAG y la DGC, se estructura en diferentes niveles de desagregacin siguiendo un mtodo de codificacin numrico decimal: TITULO.- Constituido por cada una de las partes principales en que se divide el Plan de Cuentas, ejemplo; Activo. CAPITULO.- Corresponde a la desagregacin de los ttulos, segn la naturaleza de los conceptos, ejemplo; Activo Corriente. GRUPO.- Corresponde a la desagregacin de los captulos del Plan de Cuentas, por conceptos genricos, ejemplo; Activo Exigible a Corto Plazo. CUENTA.- Corresponde a la desagregacin de los grupos por conceptos especficos, por ejemplo; Caja, Bancos, Inversiones Temporales, Cuentas a Cobrar a Corto Plazo, etc. SUB CUENTA.- Es la ltima desagregacin correspondiente al quinto nivel del plan de cuentas, por ejemplo: Cuenta nica del Tesoro, Depsitos a Plazo Fijo, Cuentas a Cobrar de Gestiones Anteriores, etc. AUXILIARES.- De conformidad a las necesidades de informacin y control institucional, los cuentas de imputacin o transaccionales se relacionan con la informacin contenida en las diferentes tablas del sistema. CUENTAS DE CIERRE.- Permiten el cierre de las cuentas de recursos y gastos corrientes del ejercicio, reflejando el resultado positivo o negativo a ser mostrado en la cuenta Resultado del Ejercicio. CUENTAS DE ORDEN.- En el sector pblico se utilizan estas cuentas para registrar operaciones que, sin constituir activos ni pasivos de una entidad, reflejan hechos de inters de la administracin, necesarios para dar a conocer su posible efecto y repercusin en la estructura patrimonial del Ente; tales como el registro de los bienes de dominio pblico, deuda contratada y no desembolsada en favor del Tesoro General de la Nacin y otras de similar naturaleza. ARTICULO 17.- (MANUAL DE CONTABILIDAD INTEGRADA Y MANUAL DE CUENTAS DE LA CONTABILIDAD INTEGRADA). El SENAPE utilizar los Manuales de la Contabilidad de la Contadura General del Estado, debido a que sta es una entidad desconcentrada del Ministerio de Hacienda. ARTICULO 18.- (LIBROS CONTABLES Y REGISTROS AUXILIARES). Los libros contables y los auxiliares del sistema son:
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Libro Diario: Libro Mayor; Mayores auxiliares; Libro de Bancos ARTICULO 19.- (ASIENTOS TIPO). Las transacciones que debe realizar el SENAPE., son las transacciones presupuestario - contables y las patrimoniales. Transacciones PresupuestarioContables.- Este tipo de transacciones son aquellas que afectan tanto al presupuesto como a ciertas cuentas contables de corto plazo. Las transacciones contables.- Son aquellas que registran los aumentos y disminuciones de las cuentas patrimoniales. ARTICULO 20.- (ESTADOS FINANCIEROS BASICOS Y COMPLEMENTARIOS). El SENAPE al ser una entidad desconcentrada del Ministerio de Hacienda, nicamente debe elaborar los Estados de Ejecucin Presupuestaria y Estados Complementarios, tales como: Movimiento de Bancos, Cuentas por Cobrar, Cuentas por Pagar y Movimiento de Almacenes. Sin embargo por poltica institucional tiene la obligacin de generar los Estados financieros. ARTICULO 21.- (REGLAS ESPECIFICAS). El SENAPE, cuenta con Reglamento de Pasajes y Viticos, Manual de Tesorera y Reglamento de Caja Chica, aprobados mediante las respectivas Resoluciones Administrativas.
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DAF/Unidad Financiera/Unidad de Planificacin y Sistemas octubre 2006

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