Microsoft Excel 2007 - Avanado

ndice
Validao de dados ................................................... Validando o nmero do pedido ..................................... Emitindo mensagens de erro ....................................... Validando a data do pedido ........................................ Permitindo dados fora da validao ............................... Lista de clientes ...................................................... Drop-down busca dados em outra planilha ...................... Algo a ser melhorado ................................................ Editando nomes de intervalos ...................................... Intervalo automtico ................................................. Validao avanada .................................................. Formatao condicional ............................................. Formatao baseada em frmulas ................................. Colorindo linhas pares ............................................... Cores para acompanhar a data de entrega ...................... Localizando clientes na planilha ................................... Obtendo dados da Web .............................................. Atualizao automtica ............................................. Tabela Dinmica ...................................................... Campo calculado ..................................................... Vrias tabelas dinmicas de forma automtica ................. O que h por trs dos valores ...................................... Duas vises para um mesmo campo ............................... Visualizando por porcentagem ..................................... Grficos ................................................................ Criando dois grficos em um ....................................... Visualizando dois eixos em um mesmo grfico .................. Opes do grfico de Pizza ......................................... Somando valores com duas ou mais variveis ................... Editando os nomes de reas da planilha ......................... Criando frmulas com os nomes definidos anteriormente .... Mdia de valores ...................................................... VBA ...................................................................... Como iniciar ........................................................... Ambiente de desenvolvimento ..................................... Interface do ambiente de programao .......................... Como iniciar uma programao .................................... Como salvar arquivos com macro .................................. Habilitar macros ...................................................... Criando e executando macros ...................................... O comando Sub .. End Sub .......................................... Como comentar uma macro ........................................ Exibindo mensagens para o usurio ............................... Declarao de variveis ............................................. Referenciando planilhas ............................................. Referenciando clulas ............................................... O comando Cells ...................................................... Controlando repeties no processamento ...................... Obtendo informaes do usurio .................................. A instruo IF .......................................................... Criando interfaces para a planilha ................................ A barra de ferramentas .............................................. A funcionalidade do formulrio .................................... Executando o formulrio ............................................ 02 02 03 03 04 04 05 05 05 06 07 08 08 08 09 10 11 11 12 12 13 13 13 13 14 14 14 15 17 18 18 19 20 20 20 21 21 22 22 23 23 23 24 24 25 25 26 26 26 27 28 29 29 30

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VALIDAO DE DADOS
Neste captulo veremos como criar regras para a entrada de dados em planilhas. Veremos como limitar:

VALIDANDO INFORMAES EM PLANILHA

A validao de dados do Microsoft Excel permite definir que tipo de dados podero ser inseridos em uma clula. Por exemplo, voc pode permitir a entrada de uma faixa de datas, ou um valor que esteja entre um teto mnino e mximo. Tambm possvel fornecer mensagens para o usurio sempre que a entrada de dados nas clulas no atender a validao de dados. A imagem abaixo mostra a planilha que iremos usar para testar o efeito da validao de dados.

Datas Valores monetrios Tamanho de texto Listas personalizadas Frmulas Dados repetidos

Exerccio Arquivo: ExcelAvancado.xlsx Planilha: validacao

VALIDANDO O NMERO DO PEDIDO

A planilha utilizada para inserir registros de vendas. A coluna B utilizada para inserir o nmero do pedido de vendas. Nesta coluna faremos uma validao que evitar que um mesmo pedido seja inserido mais de uma vez. Ou seja, cada pedido ter um nmero e esse nmero no poder se repetir na planilha. Aplicaremos a validao de dados em cem linhas na coluna B. 1. Selecione da clula B7 at a clula B107. Para fazer isso clique na caixa de nome, digite a expresso: b7:b107 e pressione enter. 2. Agora criaremos a validao. No menu Dados escolha a opo Validao de dados. Uma caixa de dilogo aparecer como mostra a imagem abaixo: 3. Para criar a validao e dados nesta coluna usaremos uma frmula, ento abra a caixa dropdown Permitir que aparece na guia Configuraes e escolha a opo Personalizado. 4. Digite a frmula: =cont.se($b$7:$b$107;b7)=1. Para entender a frmula: =cont.se( - Conta as vezes que uma informao aparece no intervalo de clulas. $b$7:$b$107 Especifica em qual intervalo sero contado os pedidos digitados. b7 Esse trecho especifica o que ser contado. Observe que a clula no foi fixada. Assim, em cada clula onde tiver essa frmula ser contato o contedo da clula no intervalo. Pgina 2 de 30

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Mensagem de Erro
Agora veremos como criar uma mensagem que ser exibida ao usurio da planilha caso seja inserido mais de um pedido com o mesmo nmero.

EMITINDO MENSAGEM DE ERRO

Para emitir uma mensagem de erro para o usurio caso ele quebre a regra e informe um nmero de pedido igual a outro j existente. Siga os passos abaixo: 1. Clique na guia Alerta de erro. 2. Informe um ttulo e texto para mensagem de erro. Como mostra o exemplo abaixo:

Mensagem de erro para o usurio

3. Clique no boto OK para finalizar. Testando a validao de dados: Para testar a validao de dados digite alguns nmeros de pedido e tente repetir algum nmero. Dever aparecer a mensagem de erro.

Data do pedido
As datas aceitas pela planilha sero a data do dia corrente e a data do dia anterior.

VALIDANDO A DATA DO PEDIDO

Agora iremos criar uma regra onde apenas datas do dia corrente e do dia anterior podero ser inseridas na clulas de data do pedido. 1. Selecione da clula C7 at a clula C107. Para fazer isso clique na caixa de nome, digite a expresso: c7:c107 e pressione enter. 2. Agora criaremos a validao. No menu Dados escolha a opo Validao de dados. Uma caixa de dilogo aparecer como vimos anteriormente. Na aba Configuraes escolha a opo Data. 3. Agora informaremos uma data de incio e uma data de trmino vlidas para a planilha. Observe que a caixa de dilogo apresenta dois campos para informar datas, a Data de incio e a Data de trmino. Na planilha o usurio poder informar como data do pedido, a data do dia corrente ou a data do dia anterior. Ento no campo de Data de incio coloque a frmula abaixo: Data de incio Data de trmino

Frmula >

=hoje()-1

=hojeI()

A funo =hoje()-1 representa o dia de ontem com relao ao dia corrente. E a funo =hoje() representa o dia corrente. Pgina 3 de 30

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Nvel de validao
A validao de dados permite trs estilos de permisses, veja abela abaixo. Estilos: Parar Bloqueia a entrada de dados na clula se o valor infrigir a regra. Aviso Avisa sobre a informao estar fora da rgra, mas permite inserir o dado na clula. Informaes Apenas informa que o dado vai contra as regras, mas continua com a incluso do dado na clula.

PERMITINDO DADOS FORA DA VALIDAO

Em alguns casos pode ser necessrio permitir a entrada de dados que no atendam aos critrios estabelecidos. Se for este o caso possvel personalizar a validao de dados para permitir que o usurio decida por realizar ou no a entrada de dados nas clulas com validao de dados. Para isso, siga os passos abaixo: 1. Selecione as clulas com validao de dados. 2. Abra a caixa de dilogo Validao de dados. 3. Na aba Alerta de erro altere a opo Estilo: Parar para Estilo: Aviso, como mostra a imagem abaixo:

4. Clique no boto OK para terminar.

LISTA DE CLIENTES
Agora criaremos uma validao de dados para que o usurio consiga escolher o clientes do pedido atravs de uma lista drop-down. A listagem de clientes est na planilha Parametros. A validao de dados consegue criar um critrio onde o valor a ser inserido em uma clula deva estar previamente cadastrado em outro lugar do arquivo. Na nossa planilha os clientes que o usurio ir escolher j esto previamente cadastrados na planilha Parametros. Porm, para que isso seja possvel necessrio primeiro dar nome para o intervalo de clulas que vai servir de criterio e a ento informar esse nome na validao de dados. Para entender como fazer sig a os passos abaixo: 1. 2. 3. 4. 5. 6. Selecione o intervalo de clulas com o nome dos clientes. Na caixa de nome informe uma identificao para o intervalo. Agora selecione as clulas que sero validadas. Abra a caixa de dilogo Validao de dados. Na opo Permitir escolha a opo Lista No campo Fonte: digite o sinal = seguido do nome da rea que contm o nome dos clientes. 7. Clique no boto OK para finalizar. Pgina 4 de 30

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Drop-down busca dados em outra planilha

A validao de dados no permite selecionar dados de outra planilha para servir de critrios em outra planilha. Mas isso possvel utilizando a opo nomear intervalor de clulas. A explicao simples, quando um intervalo de clulas nomeado, esse intervalo torna-se pblico e assim pode ser utilizado como validao em outra planilha.

ALGO A SER MELHORADO

Embora esse recurso seja bastante interessante, ele precisa ser melhorado prevendo a incluso de novos clientes. Atualmente um intervalo de clulas recebeu um nome e esse nome est informado em uma validao de dados. Porm, se mais algum cliente for inserido na listagem ele no aparecer na validao de dados. Isso ocorre porque a validao busca os dados em uma rea nomeada e esse nome est limitado a um certo intervalo de clulas, ento, qualquer informao fora do intervado no ser considerada na validao de dados. Para resolver esse detalhes, existem duas maneiras: uma manual e outra automtica. Primeiro vamos ver como ajustar esse detalhe manualmente.

EDITANDO NOMES DE INTERVALOS

Aps ter nomeado um intervalo, podemos editar esse nome quanto ao intervalo de clulas que ele abrange. importante tambm saber que uma rea nomeada no pode ser novamente nomeada com outro nome. Para renomear uma rea necessrio primeiro excluir o nome j existente. Para excluir um nome j existente ou alterar a abrangncia de clulas que o nome representa, siga os passos abaixo: 1. Clique no menu Frmulas 2. Clique no boto Gerenciador de nomes 3. Observe a caixa de dilogo como mostra a figura abaixo.

4. Clique sobre o nome que dever ser alterado ou excludo. Pgina 5 de 30

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Clulas preenchidas
Para saber quantas clulas possuem contedo em um intervalo de clulas, use a funo =cont.valores() como mostra o exemplo abaixo. =cont.se(b4:b100) O resultado ser um nmero inteiro que ir representar a quantidade de clulas com algum contedo no intervalo definido na frmula.

5. Observe no campo Refere-se a: aparece o intervalo de clulas que representado pelo nome. Para edit-lo, altere o intervalo de dados e clique no boto com um sinal de ticket que aparece no lado esquerdo do campo. 6. Se a inteno for excluir o campo, clique no boto com a palavra Excluir. 7. Clique no boto Fechar para concluir. Dessa forma possvel alterar o intervalo de abrangncia do nome sempre que for necessrio, ou seja, sempre que algum novo cliente for adicionado. Porm, esse processo por se automatizado, o que veremos a seguir.

INTERVALO AUTOMTICO
Sempre que possvel o melhor construir planilhas inteligentes. Tanto para o usurio como para o desenvolvedor, essa iniciativa faz com que todos ganhem tempo no dia-a-dia de trabalho. Agora veremos como deixar um intervalo nomeado de forma automtica. Ou seja, iremos nomear uma faixa de clulas com nome de clientes e, cada vez que um novo cliente for adicionado, o nome da faixa de clulas ser ajustado. Para isso, usaremos a funo cont.valores() , uma antiga funo do Excel. Essa funo utilizada para retornar a quantidade de clulas preenchidas em um intervalo. Como seu retorno um nmero, usaremos esse nmero para definir a quantidade de clulas que sero representadas por um nome. Esse nome ser usado na validao de dados. Usaremos tambm outra funo muito til chamada desloc, sua funo deslizar uma seleo de clulas obedecendo um critrio lgico. Siga os passos abaixo. 1. No menu Frmula clique no boto Gerenciador de nomes. 2. Clique no boto Novo para criar um novo nome.

DESLOC

Uma funo pouco conhecida mas muito til, utilizada localizar clulas baseado em coordenadas pr-definidas. Como ela funciona: =desloc(partir de onde; linhas abaixo; colunas a direita; quantas linhas)

3. Digite um nome para o intervalo na caixa Nome. 4. Na caixa Refere-se a: digite a frmula abaixo. =desloc(Parametros!$A$2;0;0;cont.valores(Parametros!A:A)) Traduo da frmula: Desloque na planilha Parametros, partindo da clula A2, nenhuma linha abaixo, nenhuma coluna direita, o nmero de clulas que tiverem contedo na coluna A. Pgina 6 de 30

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Validao inteligente
A coluna Vendedor ter um controle drop-down que quando clicado ir exibir o nome dos vendedores que realizam as vendas do tipo de produto que foi selecionado na coluna de Tipo de produto. CORRESP Uma funo desconhecida por muitos usurios de Excel. til para localizar clulas que sejam correspondentes a outras clulas da planilha. Veja como funciona. =corresp(o que procura; onde procura; tipo de busca) O tipo de busca igual ao critrio usado na funo procv(), onde 0 significa uma busca exata e 1 significa uma busca aproximada.

VALIDAO AVANADA
Agora iremos criar uma validao de dados que ir permitir em uma clula valores que coorespondam a valores de outras clulas. Para resumir, criaremos uma validao onde o usurio informa na planilha o tipo de produto do pedido, e a coluna Vendedor aceita apenas vendedores que realizem a venda do tipo de produto selecionado na coluna anterior. Para isso usaremos uma funo chamada corresp. Essa funo utilizada para encontrar uma informao correspondente a outra na planilha. Siga os passos abaixo. 1. Abra o gerenciador de nomes. 2. Insira um novo nome para identificar Vendedores 3. No campo refere-se a: digite a frmula abaixo. =DESLOC(Parametros!$C$3;0;CORRESP(Validacao!$F7;Parametros!$C$2:$E $2;0)-1;CONT.VALORES(Parametros!$C$2:$C$6)) Traduo da frmula: Desloque na planilha Parametros, partindo da clula C3, nenhuma linha abaixo, para a direita (o nmero correspondente ao tipo de produto escolhido, pode ser 1, 2 ou 3), linhas abaixo (a quantidade de clulas preenchidas no intervalo de C2 a C6.

Atalho para nomes

ANOTAES:

Durante este captulo vimos a possibilidade de dar nome para intervalos, depois usar esses nomes em frmulas e validaes. Se voc no se lembrar do nome que deu para algum intervalo, pressione a tecla F3, o Excel mostrar uma janela com os nomes j existentes. Durante a montagem de uma frmula, voc pode at dar dois cliques nesses nomes para inser-los na frmula.

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FORMATAO CONDICIONAL
O significado de Formatao no Excel dar forma, ou seja, trabalhar cores, fontes, bordas e formatos na clulas. O que vamos ver agora como aplicar esses efeitos em clulas a partir de condies. Exerccio Arquivo: ExcelAvancado.xlsx Planilha: validacao

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Formatao Condicional avanada

O Excel oferece timos recursos de formatao de clulas baseando-se em critrios. Esse recurso til para facilitar a visualizao e anlise de dados. Por exemplo, podemos usar este recurso para colorir valores financeiros desde que os mesmos estejam acima ou abaixo de algum teto. Ou podemos aplicar uma cor em clulas que contenham uma data que esteja prxima ou fora de um perodo. Enfim, podemos usar a formatao condicional para tornar planilhas mais eficazes e analticas.

Formatao baseada em frmulas

O uso de frmulas para aplicar formatao condicional nas clulas leva o Excel a outro patamar de produtividade. Embora muitos usurios saibam aplicar formatao condicional em planilhas, no so muitos que conhecem a aplicao desse recurso baseado em frmulas. Para entender como fazer isso iremos aplicar em uma planilha as seguintes formataes baseadas em frmulas. a) Em uma planilha de pedidos vamos aplicar uma cor de fundo nas linhas preenchidas da seguinte forma: linhas mpares ficaro brancas (sem cor) e linhas pares ficaro com a cor verde-claro. Isso ir facilitar bastante a leitura dos dados na planilha. b) O pedido tem uma clula que contm a data de entrega do produto. Quando faltarem 2 dias para entrega do produto a clula ficar amarela, quando faltar 1 dia para entrega do produto a clula ficar vermelha, essa formatao ir se basear em duas condies: a data de entrega do produto e o status do produto (que pode estar como entregue ou no). c) Tambm usaremos a formatao condicional para identificar um certo cliente na planilha de pedidos. Em uma clula fixa poderemos escolher um nome de cliente e o Excel ir identificar com bordas todas as linhas que contenham o nome do respectivo cliente. Esses exerccios iro mostrar como usar frmulas para aplicar formatao condicional em planilhas, a partir da, ficar fcil criar planilhas mais interativas e anliticas.

Colorindo linhas pares

Queremos colorir linhas pares desde que elas estejam preenchidas com o nmero do pedido, para isso usaremos trs funes simples do Excel. A funo =E(); =par() e a funo =Lin(). 1. 2. 3. 4. Selecione o intervalo de clulas A7 at I107. No menu Incio, escolha Formatao Condicional. Clique na opo Nova regra... Clique na opo Usar uma frmula para determinar quais clulas devem ser formatadas. 5. Observe que uma caixa de texto apareceu disponvel para a inserirmos a frmula que ir definir a formao condicional. 6. Digite a fmula abaixo: =E($B7<>;PAR(LIN())) Pgina 8 de 30

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Traduo da frmula: A funo =E() est sendo usada para criar uma regra com mais de um critrio. O primeiro critrio que a coluna B, iniciando por B7, seja diferente de vazia. Ento ela deve ter um nmero de pedido digitado. Observe que a coluna B foi fixada, para que toda a planilha tenha essa coluna como base para o critrio. A segunda rgra que a linha da planilha seja par. Isso fcil de perceber pelos comandos =par(), que verifica se um objeto par, e o comando =Lin() que representa as linhas da planilha. 7. Agora clique no boto Formatar e escolha uma cor de preenchimento para as linhas.

Agora digite alguns pedidos na planilha e perceba o Excel colorindo as linhas pares com a cor que voc escolheu depois de ter clicado no boto Formatar.

Calcula dias teis

Cores para acompanhar a data de entrega

Para calcular a data de entrega do produto a planilha ir calcular 7 dias teis a partir da data de emisso do pedido. Utilizaremos duas funes relacionadas a datas, =diatrabalho() e =hoje(). Para isso digite a frmula abaixo na clula H7. =DIATRABALHO(C7;7) Traduo da frmula: Some sete dias teis sobre a data que est na clula C7. 1. 2. 3. 4. Selecione o intervalo de clulas H7 at H107. Abra a caixa de dilogo Formatao condicional. Escolha opo Nova regra... Clique na opo Usar uma frmula para determinar quais clulas devem ser formatadas. 5. Digite a frmula abaixo: =H7-HOJE()=2 6. Agora clique no boto Formatar e escolha a cor amarelo para preenchimento da clula. 7. Repita os passos 1 a 4 e digite a frmula: =H7-HOJE()=1 8. Agora clique no boto Formatar e escolha a cor vermelho para preenchimento da clula. Agora faa o teste digitando pedidos e alterando a data de emisso para coincidir com a data de vencimento com 1 ou 2 dias de proximidade da data atual.

O comando =diatrabalho() encontra uma data no futuro que seja dia til.

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Localizando clientes na planilha

Utilizaremos a formatao condicional para destacar clientes na planilha. O processo ser simples, primeiro iremos definir uma clula para escolher o nome de um cliente. Depois de ter escolhido o nome uma formatao condicional ir comparar o nome escolhido com os registros de vendas da planilha. Sempre que os dados forem coincidentes a linha ser formatada com uma borda com uma cor definida. 1. Selecione a clula D1 e abra a caixa de dilogo Validao de dados. Escolha a opo Lista. 2. Digite o sinal de = e o nome da rea que representa a listagem de clientes que est na planilha Parametros.

Formatando as clulas e localizando o cliente

3. Selecione o intervalo de clulas A7 at I107 e abra a caixa de dilogo Formatao condicional. 4. Escolha opo Nova regra... 5. Clique na opo Usar uma frmula para determinar quais clulas devem ser formatadas. 6. Digite a frmula abaixo: =$D7=$D$1 9. Preste ateno nas clulas fixadas. Agora clique no boto Formatar e escolha a cor vermelho para bordas superior e inferior. Agora faa o teste selecionando um cliente na clula D1. Veja que todos os clientes da planilha com o mesmo nome aparecem entre bordas vermelhas.

Algo a ser melhorado

Observe que agora todas as clulas vazias aparecem com bordas vermelhas nas partes superior e inferior. Voc consegue imaginar uma forma de melhorar a frmula e ajustar esse detalhe para que a planilha considere apenas as clulas preenchidas? ANOTAES:

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O Excel e a Web
Integre o Excel com dados da Internet de forma simples e automtica. Site do Banco Central Brasil http://www.bcb.gov.br

Obtendo dados da Web

A conexo do Excel com a Web algo simples e til, para quem usa informaes presentes na Internet para atualizar dados na planilha. Por exemplo, uma empresa que usa o valor do dolar do dia para calcular valores na planilha. Outro exemplo, imagine uma planilha ligada ao site do IBGE capturando dados de estatsticas sempre atualizados. Para ver como funciona essa conexo do Excel com a Web faremos um relacionamento do Excel com o site do Banco Central do Brasil. Siga os passos abaixo. 1. Clique no menu Dados. 2. Clique na opo Da Web. 3. Na janela que ir surgir informe o endereo do site onde esto os dados que voc quer obter.

Observe que o site mostra algumas setas (elas s aparecem quando site aberto pelo Excel). Elas indicam as reas que podem ser capturadas pelo Excel. 4. Clique na seta que representa a valor do cmbio. Perceba que a seta se transformar em um flag. 5. Clique no boto Importar. 6. Escolha uma clula onde o valor capturado deve ser inserido e clique no boto OK. Agora os dados da Internet esto na planilha. E o melhor que quando o site for atualizado a planilha tambm ser, automaticamente.

Atualizao automtica
A cada hora o Excel faz um refresh com a Internet, porm, esse tempo por ser otimizado. Para isso clique com o boto direito do mouse sobre os dados importados e escolha a opo Propriedade do intervalo de dados. Agora definao intervalo de dados para atualizao automtica dos dados. Pgina 11 de 30

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Escolha como quer ver os dados da planilha

A funo de uma Tabela Dinmica resumir elevadas quantidades de dado e assim visualizar as informaes da planilha de forma organizada e separada por campos. Exerccio Arquivo: ExcelAvancado.xlsx Planilha: TabelaDinamica

Tabela Dinmica
O recurso Tabela Dinmica sem dvida uma das ferramentas mais interessantes do Excel. Seu uso indicado em planilhas com grande volume de dados e, principalmente quando h muitos dados repetidos na planilha. Mesmo sendo uma ferramenta utilizada em escala em basicamente todas as empresas, muitos usurios desconhecem alguns segredos dessa ferramenta. Veremos alguns deles, os que mais podem contribuir para facilitar o trabalho do dia-a-dia de quem precisa analisar um grande volume de informaes.

Campo calculado
Uma tabela dinmica se origina de alguma tabela com grande volume de informaes repetitivas. Muitas vezes essas tabelas so extradas de sistemas como por exemplo o SAP. Pode acontecer de a tabela no conter alguma informao calculada que seja importante e desejada na Tabela Dinmica. Desde que todas as informaes para gerar o clculo estejam na base de dados utilizada, criar o calculo diretamente na Tabela Dinmica simples. No exemplo que veremos abaixo um relatrio de vendas por regio no contm o valor de comisses a serem pagas para vendedores, ento criaremos o campo calculando 0,5% do valor da venda como clculo do valor da comisso. Para criar um campo calculado, siga os passos abaixo: 1. 2. 3. 4. 5. Clique no menu Opes. Clique na opo Frmulas. Clique na opo Campo calculado. Na caixa Nome informe um nome para o campo. Na caixa Frmula crie a frmula do campo calculado.

6. Clique no boto OK para finalizar Agora o campo aparece disponvel para ser inserido na Tabela Dinmica. Os campos podem ser includos e excludos sempre que necessrio.

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Criando varias tabelas

Uma tabela dinmica pode ser separada em vrias outras tabelas dependendo do campo que esteja no filtro.

Criando vrias Tabelas Dinmicas de forma automtica

Se voc tiver uma Tabela Dinmica com algum campo no filtro. Esse campo pode gerar vrias outras Tabelas Dinmicas de forma automtica. Para isso siga os passos abaixo: 1. 2. 3. 4. 5. Clique no menu Opes. Clique no boto Tabela Dinmica. Clique em Opes. Abra a caixa Opes. Clique em Mostrar Pginas do Filtro de Relatrio....

6. Escolha o campo pelo qual quer fazer a distribuio da tabela e clique no boto OK. Perceba que vrias planilhas sero criadas com base no campo escolhido no filtro.

O que h por trs dos valores

O que est por baixo: Se voc quiser ver quais dados contribuem especificamente para um valor gerado, d um duplo clique naquele valor. O Excel vai criar uma nova planilha com esses dados. Os dados contidos na nova planilha no esto linkados planilha original, portanto voc pode modific-los vontade que no alterar nada.

Duas vises para um mesmo campo

Se voc arrastar um campo com valor numrico mais de uma vez para a tabela, poder configur-lo para ver os dados de diferentes maneiras. Se voc quiser ver as vendas por categoria tanto como valor total, quanto como percentagem das vendas totais, arraste o campo para a rea de dados duas vezes e exiba-o uma vez normalmente e a outra como percentagem do total.

Visualizando por porcentagem

Algumas vezes, mais importante saber quanto cada valor contribui para o todo do que saber o valor exato. Por exemplo, vendo a soma das vendas por categoria de produto, percebe-se que Eletrodomsticos e Cine e Foto vendeu mais de dois milhes. Mas talvez o que voc queira saber a percentagem de vendas sobre o total da companhia. Para chegar a esse valor, clique com o boto direito do mouse nos dados e escolha Opes do Campo, clique em Opes e escolha em Mostrar Dados Como '% da coluna'. Clique OK para sair da configurao e agora veja a porcentagem que os campos escolhidos representam do total. A opo Mostrar Dados como oferece vrias outras maneiras de exibir os nmeros, incluindo percentagem de outra coluna. Pgina 13 de 30

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Grficos
Crie grficos bem elaborados para exibio de dados.

Crie grficos bem elaborados

H situaes em que o melhor meio de mostrar informaes completas apresentando mais de um grfico simultaneamente. Esse recurso simples de ser criado e gera um resultado muito satisfatrio.

Exerccio Arquivo: ExcelAvancado.xlsx Planilha: Grficos

Criando dois grficos em um

Para criar dois grficos em um siga os passos abaixo. 1. Selecione as duas informaes que geram o grfico. 2. No menu Inserir escolha um grfico 2D.

3. Formate o grfico como quiser de forma que o mesmo fique fcil de ser analizado. 4. Agora selecione uma das categorias do grfico clicando em uma das cores. 5. No menu Design altere o tipo de grfico para um grfico de Linhas. Veja como deve ter ficado o resultado.

Neste exemplo, o que est sendo mostrado so dois grficos em um. E percebe-se com facilidade a diferena que houve entre valores da meta e valores realizados.

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Como exibir dois eixos Visualizando dois eixos em um mesmo grfico no mesmo grfico comum que em certos grficos os valores que se diferenciam muito dos
Em alguns casos valores muito abaixo da mdia ficam quase invisveis no grfico. Mas isso pode ser ajustado alterando a disposio dos dados. demais apaream quase invisveis, como mostra a imagem abaixo.

Para criar esse layout no grfico siga os passos abaixo. 1. 2. 3. 4. Selecione os dados e crie um grfico de colunas 2D. Selecione a srie de dados que representa os menores valores. No menu Formatar escolha a opo Formatar Seleo... Na guia Opes de Sries escolha a opo Eixo Secundrio.

5. Arraste o controle Largura do Espaamento para destacar a diferena entre as duas sries.

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Pizza dentro de Pizza

O grfico de Pizza ideal para visualizar poucas sries de dados, e quando os valores so muito desproporcionais as fatias dos valores menores nem aparecem.

Opes dos grficos de Pizzas

Muitas vezes, alguns itens do grfico de Pizza tm uma participao to reduzida que so resumidos coletivamente na categoria outros. O Excel possui dois tipos de grficos que permitem especificar quais valores iro compor esses outros, e assim visualizar o grfico com maiores detalhes. Os tipos de grficos para esses tipos de situao so Pizza de Pizza e Barra de Pizza. Para conhec-los siga os passos abaixo. 1. 2. 3. 4. 5. Selecione os dados e crie um grfico de Pizza de Pizza. Ser criado um grficos com duas Pizzas. Clique no grfico com o boto direito do mouse. Escolha em Opes de Srie. Abra a caixa Dividir Srie em

6. Escolha a opo Valor Percentual. 7. Escolha aqui o percentual a ser lanado para a Pizza menor. 8. O grfico deve ficar semelhante imagem abaixo.

Observe que a fatia Outras mostra os valores que representam menos de 3% da Pizza. Pgina 16 de 30

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Contar e somar valores

Contar e somar valores em uma planilha com grande volume e informaes uma tarefa simples, para isso usase as funes =cont.ses() e =somases().

Somando valores com base em duas ou mais variveis

Desde as verses anteriores a 2007, j existiam as funes de contagem e soma de valores baseados em uma varivel. Por exemplo, com o comando =somase() simples somar a quantidade de vendas de um certo vendedor. Nesses caso, vendedor a nica varivel. Porm, quando a necessidade era contar as vendas de um certo vendedor em uma certa regio, ou seja, ter duas variveis para um resultado - ento, as opes eram tabela dinmica ou funces matriciais.

Somando valores com base em duas variveis

Exerccio Arquivo: ExcelAvancado.xlsx Planilha: Registros Com base no arquivo de exerccios vamos criar as frmulas necessiras para obter os totais de vendas por vrios aspctos. Como os dados a serem contados e somados esto em uma planilha e o desejado obter resumos em outra planilha, vamos nomear reas da planilha de dados. Isso ir facilitar bastante a criao das frmulas.

Nomeando as reas da planilha de dados

Para nomear as colunas da planilha de dados siga os passos abaixo. 1. Clique sobre a letra A que representa a coluna A da planilha. 2. Clique na caixa de nome e digite um nome para a coluna. 3. Pressione a tecla Enter para que o processo possa ser finalizado.
Clique aqui para nomear A coluna. Pressione Enter Clique aqui para selecionar A coluna inteira

4. Renomeie as outras colunas seguindo a mesma lgica. Depois que todas as colunas forem nomeadas, esses nomes dados s colunas podero ser utilizados em outras planilhas, j que os nomes de colunas so pblicos no Excel.

Onde ficam armazenados os nomes dados s colunas

Os nomes dados s colunas podem ser alterados quanto a abrangncia de clulas que o nome representa. Tambm importante saber que uma mesma rea no pode receber mais de um nome. Com relao aos nomes, eles no devem ser constitudos por caracteres especiais e nem espaos. Se for necessrio renomear uma rea, primeiro deve-se excluir o nome j existente e nome-lo novamente. Para visualizar os nomes j existentes, pressione a tecla F3. Durante a montagem de uma frmula tambm pode-se usar a tecla F3 para visualizar os nomes que referenciam reas da planilha.

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Editando os nomes
No menu Frmulas, o boto Gerenciador de Nomes usado para editar nomes de reas definidos pelo usurio.

Editando os nomes de reas da planilha

Para editar os nomes de reas definidas pelos usurios siga os passos abaixo. 1. Clique no menu Frmulas. 2. Clique no boto Gerenciador de Nomes. 3. Observe a janela com os nomes definidos pelo usurio.

4. Observe que possvel selecionar os nomes para edio, excluso. Alm de poder criar novos nomes. 5. Observe tambm a caixa de texto onde aparece o local ao qual o nome se refere.

Exerccio Arquivo: ExcelAvancado.xlsx Planilha: Relatrio

Criando frmulas com os nomes definidos anteriormente

Contando informaes (=cont.ses())

Agora criaremos frmulas para contar e somar dados da planilha utilizando os nomes definidos anteriormente. Siga os passos abaixo. 1. Na guia Relatrio selecione a clula C4. 2. Digite a frmula abaixo. =CONT.SES(Regiao;A4;categoria;B4) Traduzindo a frmula: O comando Cont.ses() faz contagem baseando-se em duas ou mais variveis. A palava Regiao representa uma rea onde h nomes de regies. A4 representa a regio que se quer contar. Categoria um nome que representa uma rea com categorias de produtos. E finalmente, B4 representa o tipo de categoria que se deseja contar. O resultado da frmula deve resultar em 1080. Isso quer dizer que houve 1080 pedidos de vendas envolvendo a categoria AUTORDIO na regio Centro-Oeste. Devemos entender que no se trata da quantidade de produtos vendidos, mas da inidncia da categoria nos pedidos de vendas.

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=somases()
Somando valores com base em mais de uma varivel.

O prximo passo ser somar o valor monetrios com base em mais de uma varivel. Siga os passos abaixo. 1. Na guia Relatrio selecione a clula D4. 2. Digite a frmula abaixo. =SOMASES(total;Regiao;A4;categoria;B4) Traduzindo a frmula: O comando Somases() faz a soma do campo Total baseando-se em duas variveis, a Regiao constante na clula A4 e a categoria constante na clula B4. importante observar que h uma diferena de estrutura entre o comando =somase() e o comando =somases(). No primeiro, informamos o critrio e depois o intervalo a ser somado. No segundo, informamos primeiro o intervalo a ser somado e a sim os critrios a serem considerados.

Mdia de valores
Outro comando que surgiu com a verso 2007 do Excel o =Mediases(). Para entender como utiliz-lo siga os passos abaixo. 1. Na guia Relatrio selecione a clula F4. 2. Digite a frmula abaixo. =MDIASES(qtdvend;Regiao;A4;categoria;B4) Traduzindo a frmula: O comando Mdiases() faz a mdia do campo QtdVend baseandose em duas variveis, a Regiao constante na clula A4 e a categoria constante na clula B4.

Anotaes

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VBA
Todo o poder do Excel pode no ser suficiente para alguns casos onde a planilha exija processamentos complexos e ou repetitivos. A soluo para atingir resultados nesses casos a programao de Macros. Em resumo, podemos dizer que quando alguma tarefa no for vivel ou possvel de ser realizada por funes e frmulas, a soluo ser o uso de programao para o Excel. Programar para o Excel criar macros capazes de realizar as tarefas de forma sequencial e lgica. Devemos entender que Macros so programas que contm uma sequncia lgica para processar informaes. No Excel essa programao feita na linguagem VBA. O atalho ALT F11 acessa o ambiente de programao de macros.

A sigla VBA representa Visual Basic for Applications que uma linguagem de programao incorporada a aplicativos como o Excel. Com o VBA possvel criar comandos para agilizar tarefas que so realizadas rotineiramente, fazendo com que vrias aes sejam executadas em uma determinada ordem. Estas seqncias de comandos aglomeradas para exercer determinadas funes so chamadas de Macros.

Como iniciar
O primeiro passo para usar o VBA no Excel habilitar a guia Desenvolvedor. Siga os passo-a-passo abaixo: 1. 2. 3. 4. Clique no boto do Office. Clique no boto Opes do Excel. Clique na categoria Mais Usados. Ative a opo Mostrar guia Desenvolvedor na faixa de Opes .

Observe o boto Visual Basic (o primeiro da esquerda para a direita), ele possibilita o acesso ao VBA Editor, uma ferramenta com a interface prpria para criao de macros.

Ambiente de Desenvolvimento
Para conhecer o ambiente de desenvolvimento de macros clique no boto Visual Basic. Ser exibido uma janela como mostra a figura abaixo.

Ambiente de desenvolvimento do VBA Pgina 20 de 30

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Conhecendo a Interface do Ambiente de Programao

A interface do ambiente de programao composto por uma grande rea onde a programao desenvolvida e outras duas janelas menores localizadas do lado esquerdo. Essas janelas so chamadas Projeto e Propriedades. Elas podem estar visveis ou no, caso no estejam, clique no menu Exibir e selecione as opes Project Explorer e tambm Janela Propriedades. A janela Project Explorer mostra as planilhas de arquivos abertos enquanto que a Janela Propriedades mostra configuraes de qualquer objeto que for selecionado na janela Project Explorer.

Como iniciar uma programao

Para iniciar uma nova programao necessrio inserir um novo Mdulo. Vamos imaginar um mdulo como uma pgina em branco onde a prorgamao ser digitada. A partir destes conhecimentos j possvel inciar a criao de programas. Durante a digitao de um programa as linhas digitadas assumem cores, essas cores indicam o comportamento da linha na sequncia lgica do programa. Veja o significado de cada cor. COR Preto Azul Vermelho Amarelo Verde SIGNIFICADO Nomes de variveis, operadores e valores Palavras-chave, como nome de comandos Erro de escrita cometido pelo programador Indica alguma falha durante a exeuo do programa Linhas no processadas pelo programa, geralmente so comentrio feitos pelo programador. Esses comentrios so muito importantes no programa porque funcionam como lembretes ao programados sobre como e porque ele desenveu certa parte do programa. Se no futuro for necessrio alterar o programa, ou se outro programador tiver que mexer no programa, esses comentrios sero indispensveis.

Trecho de um programa feito em VBA

Veja abaixo um trecho de um programa escrito em VBA para Excel e observe a disposio das palavras e os comentrios do programador.

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Observe como as cores aparecem na programao. Observe ainda como o programa digitado, obedecendo uma tabulao de recuo para direita criando uma forma estrutural para que a leitura do programa seja facilitada.

Como salvar arquivos com Macro

A verso 2007 do Excel classifica os arquivos com e sem macros com diferentes extenses. Os arquivos que no possuem programao so salvos como .xlsx e os aruqivos com macro so salvos como .xlsm Ao salvar um arquivo com macro o Excel abre uma caixa de dilogo alertando sobre o formato a ser utilizado caso o usurio no se lembre de salvar o arquivo habilitado para macro. Veja abaixo.

Habilitar macros
Outro detalhe a ser observado que arquivos com macro so precisam de permisso para serem processados. Ao abrir um arquivo com macro o Excel verifica se a permisso e macros est ativa, caso no esteja ele mostrar uma caixa de dilogo solicitando a permisso para ativar a macro do arquivo. O motivo do bloqueio que as macros e os vrus so programas, e como o Excel no consegue diferenciar que tipo de objeto est tentando ser executado, ele pede que o usurio defina o que fazer. Mas possvel habilitar as macros de forma definitiva. Siga os passos abaixo para habilitar as macros. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Pgina 22 de 30 Clique no boto do Office. Clique no boto Opes do Excel. Clique na opo Centra de Confiabilidade. Clique no boto Configuraes da Central de Confiabilidade . Clique em Configuraes de Macro Defina uma configurao para a execuo das macros. Clique no boto OK.

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Executando Macros
As macros de uma planilha precisam ser disparadas, as formas de disparar uma macro so: Na abertura do arquivo; Atravs de um atalho; Atravs de um boto; Atravs do cdigo VBA.

Criando e executando uma macro simples

Para entender a criao e excuo de macros vamos realizar o exerccio abaixo, com ele aprenderemos os principais comandos da linguagem VBA. 1. Abra um novo arquivo do Excel e salve-o habilitado para macro com o nome que quiser. 2. Abra o editor de VBA e insira um novo mdulo.

O comando SUB..End Sub

Para iniciar uma programao (Macro) necessrio informar o nome que o programa (Macro) ter. Isso feito com o comando Sub. Digite no mdulo o comando Sub converter e pressione enter.

O comando digitado instrui o Exel a criar uma nova macro com o nome Converter. Perceba que a linguagem j informa o comando End Sub que representa o final da macro. Tudas as instrues que esta macro ir fazer deve ser digitado entre o comando Sub e End Sub.

Como comentar a macro

Para comentar a macro sobre o que ser feito usa-se o caractere apstrofo. Veja abaixo:

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Interatividade
Para criar interatividade com o usurio, o programador por usar mensagens de alerta com o comando msgbox.

Exibindo mensagens para o usurio

Por vezes necessrio informar o usurio sobre algo durante a execuo do programa. O comando msgbox que significa caixa de mensagem utilizado para esta finalidade. Digite a informao abaixo no mdulo.

Executando a Macro
Existem vrias formas para executar a macro, uma delas criando um atalho de teclado. Vamos ver como fazer isso, execute a sequncia abaixo. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Volte para a planilha do Excel. Na guia Desenvolvedor clique no boto Macros. Aparecer uma janela com as macros que estiverem disponveis. Clique na macro para selecion-la. Clique no boto Opes... Defina uma letra minscula para referenciar a macro e clique OK. Clique no boto Fechar para finalizar.

Para atribuir uma atalho para a macro, selecione-a e clique no boto Opes...

Agora, para executar a macro digite o atalho que escolheu. O resultado ser uma caixa de mensagem para o usurio. Com isso vimos o princpio de criao e execuo de macros, agora conheceremos outros comandos do VBA para desenvolvimento de planilhas mais flixveis e inteligentes.

Declarao de variveis
Variveis Servem para guardar valores temporrios em memria. Apesar de no ser obrigatrio, as variveis devem ser declaradas, e s depois utilizadas. Na declarao de uma varivel indica-se o seu nome e o seu tipo (o tipo opcional, mas melhor indicar). O tipo de uma varivel indica que valores essa varivel pode conter (por exemplo, um nmero, um trecho de texto, uma data, etc.)

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Exemplo de declarao de variveis 1.Declarar uma varivel X: Dim X 2.Declarar uma varivel X como sendo do tipo T:Dim X As T Tipos de variveis mais comuns Tipo Integer Double Date String Currency Armazenamento Nmero inteiro de -32.768 a 32.767 Nmero entre -1,79769313486232E308 e 4.94065645841247E324 Data entre 1/Janeiro/0100 e 31/Dezembro/9999 Texto com at 2 bilhes de caracteres Valor monetrio

Variveis sem declarao de tipo assumem o tipo Variant.

Sheets()
Se refere a planilhas.

Referenciando planilhas
Durante um processamento comum a necessidade de abrir uma certa planilha. Para isso usa-se o comando sheets(). No exemplo abaixo a planilha Juros aberta via VBA. Sheets(Juros).select O comando Sheets especifica qual planilha deve ser aberta, log o aps o mencionar o nome da planilha, coloque um ponto . para especificar o que deve acontecer com a planilha, no caso digite select para que ela seja selecionada. Isso corresponder a um clique na planilha Juros.

Range()
Se refere a clulas

Referenciando clulas
Para referenciar uma clula em especfico ou um intervalo de clulas use o comando Range. Veja exemplos abaixo. Para selecionar uma clula range(b5).select Para selecionar um intervalo de clulas Range(a4:d253).select

Para alimentar uma varivel com o valor de uma clula Dolar = range(h12) Para inserir um valor em uma clula Range(d4) = Resumo Para limpar uma clula Range(e6) = empty Para limpar um intervalo de clulas Range(f5:h42) = empty

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Seleo inteligente de clulas

O comando cells() possibilita a navegao em clulas com base em valores de linhas e colunas.

O comando cells()
Embora tenha a mesma finalidade, referenciar clulas, O comando cells() mais verstil do que o comando Range(). Isso acontece porque o comando Range() busca um local especfico enquanto o comando Cells() usar valores variveis para acessar clulas. O comando abaixo seleciona a clula B1 Cells(1,2).select A grande vantagem deste comando que ele se baseia em nmeros para localizar clulas, e esses nmeros podem ser alterados ao longo do processamento do programa, fazendo com a programao acesse varias clulas durante o processamento. Para que isso acontea o valores de linha e coluna no comando precisam ser informador como variveis.

Controlando repeties
Existem mais de um comando para controlar repeties no processamento, um deles o Do While. Esse comando usado com a instruo Loop.

Controlando repeties no processamento

Estruturas de repetio. Em determinadas situaes, precisamos repetir um ou mais comandos, um nmero especfico de vezes, ou at que uma determinada condio torne-se verdadeira ou falsa. Por exemplo, pode ser que haja a necessidade de percorrer todos os registros de uma determinada planilha, at que o ltimo registro seja alcanado. Para isso, utilizamos as chamadas estruturas de repetio, ou Laos. Veja como escrever o lao de repetio utilizando o comando Do while. Dim lin as integer Lin = 1 Do while lin <> 10 Cells(lin,2) = Teste de While lin = lin + 1 Loop End Na instruo acima um lao de repetio insere a frase Teste de While na coluna B a partir da linha 2, enquanto uma varivel chamada lin for diferente de 10, sabendo-se que ela inicia em 1 e aumenta um nmero a cada clula preenchida.

Interatividade
Para obter informaes do usurio use o comando inputbox.

Obtendo informaes do usurio

Durante a execuo do programa pode ser necessrio obter informaes do usurio, para isso use o comando Inputbox. Veja como escrever a linha de comando para obter informaes do usurio. comissao = Inputbox (Informe o ndice de comisso para clculo da folha de vendas,Calculando comisses) Esse comando ir abrir uma caixa de dilogo que ir solicitar um valor de ndice. Esse valor informado pelo usurio ficar armazenado na varivel comisso e poder ser utilizado na execuo do programa.

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Observando condies
O comando =se() to utilizado em frmulas tambm existe no VBA, como o nome IF().

A instruo IF()
No VBA, a estrutura If Then Else permite que determinadas instrues sejam executadas apenas caso uma condio definida pelo programador seja satisfeita. O bloco If deve ser encerrado com uma instruo End If. Esta estrutura de controle de fluxo tem a seguinte sintaxe: If [condio] Then [cdigo executado caso a condio seja verdadeira] Else [cdigo executado caso a condio seja falsa] End If Observe o cdigo abaixo: Sub calc_comissao() if cells(lin,4) = S then vr_comissao = (cells(lin,12) * 4)/100 else vr_comissao = 0 End if End Sub Explicao do cdigo. No exemplo acima o programa verifica se o contedo de uma certa clula S. Se for, uma varivel chamada vr_comissao ser igualada a 4% do valor de uma outra clula. Caso contrrio, o valor da varivel ser zero. Anotaes

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Criando Interfaces
Crie formulrios para suas planilhas de Excel e veja como elas tero aparncia de sistemas prontos.

Criando interfaces para planilhas

Criar interfaces para a planilha criar formulrios que facilitem o uso da planilha. Siga os passos abaixo para ver como criar um formulrio. 1. Em uma nova planilha abra o editor do VBA. 2. No menu Inserir escolha a opo Userform.

3. Perceba que surgir uma estrutura de formulrio e uma Caixa de Ferramentas para desenhar o formulrio. 4. Arraste o canto inferior direito do formulrio para expandir seu tamanho.

A barra de ferramentas
Cria textos

Seleciona objetos

Cria botes Cria espaos para entrada de dados

Para utilizar essas ferramentas, siga os passos abaixo. 1. Clique na ferramenta adequada para o que deseja fazer. 2. Arraste sobre o formulrio para criar o controle. Veja exemplo na prxima pgina. Pgina 28 de 30

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Barra de Ferramentas
Os objetos desenhados em um formulrio devem ser programados com VBA para que possam funcionar de acordo com o que se deseje que eles faam.

Criando Interfaces
Observe o formulrio abaixo. Clique aqui para exibir O formulrio

A funcionalidade do formulrio
Vamos dar um nome para o formulrio e alterar o texto da barra de ttulo. A partir da vamos criar um atalho para abrir o formulrio. Observe a caixa de Propriedades que aparece na rea de desenvolvimento do VBA. Na opo (Name), digite um nome para o formulrio. Na opo (Caption), digite um texto para o Ttulo do formulrio. * Essas mesmas opes podem ser atribudas para os demais objetos que foram desenhados no formulrio. importante nomear os objetos quando os mesmos forem receber cdigos de programao, isso facilita a identificao do objeto na hora de programar. Para programar os objetos de um formulrio, como por exemplo os botes, clique duas duas vezes no objeto. Uma pgina em branco ser aberta para que seja feita a digitao do cdigo VBA. Pgina 29 de 30

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Abrindo o formulrio
Crie uma macro para abrir o formulrio.

Executando o formulrio
Para executar o formulrio primeiro precisaremos criar uma macro com a instruo de abrir op formulrio. Depois criaremos um atalho de teclado para executar a macro. Assim, quando a macro for executada atravs de um atalho o formulrio ser aberto. Siga os passos abaixo. 1. 2. 3. 4. Se o editor do VBA no estiver aberto, abra-o. No menu Inserir escolha a opo Mdulo. Inicie uma macro com o nome vend. Digite o cdigo abaixo. Vendedores.show A instruo Show utilizada para exibir formulrios. Agora volte para a planilha do Excel e atribua um atalho para a macro e faa o teste para ver o formulrio ser aberto.

Fechando o formulrio
Para fechar o formulrio, volte ao ambiente VBA e clique duas vezes no objeto desenhado boto Fechar. Observe que uma pgina em branco ir se abrir para que sejam digitados cdigos para o boto. Agora digite o cdigo abaixo. Vendedores.hide Pronto, o formulrio fechado. Os demais objetos do formulrio tambm podem ser programados com VBA, mas para isso seria necessrio vrias horas de programao em um treinamento exclusivamente de VBA para Excel.

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