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MEMORANDO DE PLANEACION
1. Introduccin
En el ejercicio de la administracin pblica, se encuentra el Departamento Administrativo de la Presidencia de la Repblica, como ente para apoyar la gestin que el Presidente de la Repblica debe cumplir de acuerdo con sus funciones constitucionales y legales. El reto para la Presidencia de la Repblica, consiste en superar los viejos paradigmas del quehacer cotidiano, aqu todo se hace bien, todo est en el marco de las funciones, no hay nada nuevo por hacer, mediante el cambio de pensamiento siempre es posible mejorar lo que se hace, una va hacia la bsqueda de la excelencia, la oportunidad y la transparencia en el logro de los resultados planeados. Para la Oficina de Control Interno de la Presidencia de la Repblica, el reto es avanzar con mayor decisin en apoyar el diseo de herramientas gerenciales que le posibilite Ser parte de la Solucin y NO quedarse como parte del problema, y generar valor agregado para contribuir, en su rol independiente, al mejoramiento de los procesos de la entidad. Dentro de este marco, se cre el concepto de Auditoria tica, una nueva forma de ver las auditoras internas as como el desarrollo de stas, sin presin y ms familiar; adems con el fin de promover el autocontrol, crear mejoras prcticas para hacerlo diferente, bien y mejor en el logro de la misin, visin y objetivos de la Presidencia de la Republica.
2. Conceptos
Es importante tener en cuenta las siguientes definiciones: Auditora: El trmino Auditora proviene del latn Audire que significa Or, generalmente se vincula a un ejercicio en las organizaciones con el fin de verificar o examinar el estado de la gestin o funcionamiento. tica: Es la moral pensada. Es decir la que invita al sujeto en un marco de principios y de valores a un actuar justo, correcto, probo. Pensar para actuar, es decir coherencia
absoluta. Pensar que servimos a las instituciones y no que las instituciones nos deben servir. Qu significa entonces?: En un ejercicio de auditora estn involucradas las personas (auditor y auditado), seres humanos, con un sentir, con unas motivaciones, con unos proyectos, con unos principios y unos valores, con una tica, pero sobre todo diferentes posiblemente en todo lo anterior. Como superar las diferencias?: Cuando auditor y auditado se reconocen como interlocutores vlidos. Cuando en el escenario de la auditora se genera la confianza suficiente para escuchar y ser escuchado, para entender las razones y la validez de los argumentos, sin prejuicios y sin sospecha. Qu tipo de tica los debe acercar?: Se reconoce en los diferentes contextos el alcance de las ticas aplicadas. Las ticas de las profesiones, las religiosas, las polticas etc., lo que importa en el ejercicio que propone la Oficina de Control Interno es el de la tica Pblica. Una tica con fundamento moral en donde en el actuar, prime el orden de la ley en tanto de justicia e igualdad para el logro del inters comn por encima de intereses particulares. Por qu la auditora tica?: Porque ante todo se debe superar la idea errnea que las Oficinas de Control Interno solo estn para verificar lo malo, para objetar sin exaltar lo bueno y para criticar. Todo lo contrario es la apuesta a un escenario de confianza para encontrar soluciones, para coadyuvar con los equipos y responsables en los diferentes procesos al mejoramiento de los controles y los procedimientos que demanda la ley y los principios de lo pblico, para hacer anlisis de los problemas y orientar a la toma de decisiones y corregir el rumbo a tiempo y evitar con ello que la gestin de la entidad se vea afectada. Promover e impulsar una gestin limpia sin hallazgos. No Conformidad: Incumplimiento de un requisito tcnico, legal o funcional. Se constituye cuando existe evidencia objetiva del incumplimiento. Observacin: Hecho o situacin que podra generar el incumplimiento de un requisito. Recomendacin: Se constituye como una oportunidad de mejora.
3. Aspectos Generales
3.1 Objetivo general Promover la mejora continua del Sistema Integrado de gestin de la Presidencia de la repblica, a travs de: Las Auditorias ticas : mediante el fortalecimiento de los principios rectores del actuar del funcionario pblico: Autocontrol, Autogestin y Autorregulacin, y el ejercicio de evaluacin independiente de la gestin que realiza la Oficina de Control Interno, para as avanzar con mayor decisin en la construccin de herramientas gerenciales que le permitan a esta Oficina ser parte de la Solucin y no quedarse como parte del problema, generar valor agregado y lograr la ejecucin de la Poltica Cero Hallazgos. 3.2 Objetivo especifico Disponer de una herramienta para los responsables y sus equipos en los diferentes procesos de la Entidad y para los auditores de la Oficina de Control Interno, que facilite la revisin y evaluacin de las polticas, procedimientos y prcticas habituales, en relacin con el marco de excelencia tica que demanda la Entidad, con el fin de proponer las acciones de mejora y el logro de la efectividad de los planes establecidos. Orientar la actuacin del auditado y del auditor, con el propsito de verificar que la gestin se desarrolla en el marco de las normas vigentes, con el fin de contribuir a la gestin limpia, cero hallazgos. 3.3 Marco Legal de la Presidencia de la Repblica Dentro del Marco Legal del DAPRE, se tiene la siguiente documentacin: Ley 55 de 1990, por la cual se establece el objeto, funciones y principios de organizacin del Departamento Administrativo de la Presidencia de la Repblica. Decreto 3443 del 17 de septiembre de 2010, por medio del cual se modifica la estructura del Departamento Administrativo de la Presidencia de la Repblica.
Decreto 3445 del 17 de septiembre de 2010, por medio del cual se crean unas Altas Consejeras en el Departamento Administrativo de la Presidencia de la Repblica. Decreto 4679 del 17 de diciembre de 2010, por la cual se crean dos programas Presidenciales en el Departamento Administrativo de la Presidencia de la Repblica, uno para la formulacin de estrategias y acciones para el desarrollo integral de las poblaciones Afrocolombianas y los pueblos indgenas. En el artculo 5 se establece que los dos Programas Presidenciales adelantaran sus funciones bajo la direccin y orientacin del Vicepresidente de la Repblica. Decreto 4637 del 09 de diciembre de 2011, por medio del cual se suprime la Secretaria del Consejo de Ministros y se crea la Secretaria para la Transparencia y se suprime el Programa Presidencial de Lucha Contra la Corrupcin en el Departamento Administrativo de la Presidencia de la Repblica. Decreto 394 de 2012, por medio de la cual se modifica la estructura del Departamento Administrativo de la Presidencia de la Repblica y se conforma el sector presidencial. Decreto 1887 de 2012, por medio del cual se crea el despacho del Ministro Consejero del Presidente de la Repblica Decreto 1960 de 2012, por medio del cual se crea la Alta Consejera Presidencial para Bogot. Resolucin No. 0178 de 2011, Por la cual se Crean Los grupos de Trabajo de la Presidencia de la repblica. Resolucin No. 3255 de 2011, por la cual se crean los grupos de trabajo de Telecomunicaciones, Casas privadas y salones de Estado, Bienestar Social y Responsabilidad Social. Resolucin No. 1307 de 2012 por la cual se crea el Grupo de Atencin al Usuario y Servicios compartidos.
3.4 Estructura del DAPRE El Departamento Administrativo de la Presidencia de la Republica est conformado de la siguiente forma: 1. Despacho del Presidente de la Repblica 2. Despacho del Vicepresidente de la Repblica 3. Direccin del Departamento. 3.1. (11) Altas Consejeras Presidenciales 3.2 (Cinco) Secretaras 3.3 Alto Asesor de Seguridad Nacional 3.4 Casa Militar 3.5 (Cinco) Programas Presidenciales 3.6 Subdireccin General 3.7 Subdireccin de Operaciones 3.7.1 (Tres) Oficinas 3.7.2 (Cinco) reas. 4. rganos de Asesora y Coordinacin 4.1. Comit de Coordinacin del Sistema de Control interno. 4.2. Comisin de Personal. 3.4.1 Estructura actual de la Entidad 1. Despacho del Presidente de la Repblica 2. Despacho del Vicepresidente de la Repblica 3. Direccin del Departamento 3.1 Altas Consejeras Presidenciales 3.1.1 3.1.2 3.1.3 3.1.4 3.1.5 Alta Consejera Presidencial para la Gestin Pblica y Privada. Alta Consejera Presidencial para Asuntos Polticos. Alta Consejera Presidencial para las Regiones y la Participacin Ciudadana. Alta Consejera Presidencial para las Comunicaciones. Alta Consejera Presidencial para la Convivencia y Seguridad Ciudadana.
Alta Consejera Presidencial para el Buen Gobierno y la Eficiencia Administrativa Alta Consejera Presidencial para la Equidad de la Mujer. Alta Consejera Presidencial para Programas Especiales. Alta Consejera Presidencial para Bogot. Oficina del Alto Comisionado para la Paz. Despacho del Ministro Consejero del Presidente de la Repblica.
3.2 Secretaras 3.2.3 3.2.4 3.2.5 3.2.6 3.2.7 Secretara Privada. Secretara Jurdica. Secretaria de Transparencia. Secretara de Prensa. Secretara para la Seguridad Presidencial.
3.3 Alto Asesor de Seguridad Nacional 3.4 Casa Militar 3.5 Programas Presidenciales 3.5.1 3.5.2 3.5.3 3.5.4 Para el Sistema Nacional de Juventud "Colombia Joven" Para la Accin Integral contra Minas Antipersonal Para los Derechos Humanos y DIH Para la Formulacin de estrategias y acciones para el desarrollo integral de la poblacin afrocolombiana, negra, Palenquera y Raizal 3.5.5 Para la Formulacin de estrategias y acciones para el desarrollo integral de los pueblos Indgenas de Colombia. 3.6 3.7 Subdireccin General Subdireccin de Operaciones 3.7.1 Oficinas 3.7.1.1 Planeacin 3.7.1.2 Control Interno 3.7.1.3 Control Interno Disciplinario
3.8 rganos de Asesora y Coordinacin 3.8.1 Comit de Coordinacin del Sistema de Control Interno 3.8.2 Comisin de Personal. 3..4.2 Estructura Orgnica 2012
La estructura de DAPRE frente a la del 2011, se modific de acuerdo con la creacin de dos dependencias El Despacho del Ministro consejero y la Alta Consejera para Bogot.
4. Resultados 2012
Durante la vigencia 2011 la Oficina de Control Interno, realiz las actividades programadas con el fin de realizar seguimiento y verificacin a la gestin de la Presidencia de la Repblica. Con base a las auditoras integrales de gestin, las auditoras de calidad, los subcomits de control interno, la evaluacin a la Poltica del Riesgo y a las acciones de Mejora, se presentan los resultados alcanzados por la Entidad, as: 4.1 Resultados en Planeacin 2012 Para determinar el grado de cumplimiento de la gestin del Departamento Administrativo de la Presidencia de la Repblica, la Oficina de Control Interno defini prueba selectiva de verificacin en los doce (12) procesos que componen el Sistema Integrado de Gestin de la Presidencia de la Repblica SIGEPRE-. La evaluacin se realiz al Plan estratgico y al Plan Operativo de la vigencia 2012. En el siguiente cuadro se identifican los procesos y las reas y/o dependencias que hacen parte de stos y que fueron objeto de verificacin.
Proceso y/o dependencias seleccionadas del DAPRE Proceso
Gestin Financiera Gestin Administrativa Gestin Talento Humano Direccionamiento Estratgico Gestin Documental Tecnologa de Informacin y Comunicaciones Adquisicin de Bienes y Servicios Gestin Jurdica Gestin Asuntos Polticos rea Financiera Grupos: Infraestructura, Mantenimiento, Recursos Fsicos, Servicios Generales, Transporte, Casa Privadas, Telecomunicaciones rea de Talento Humano Oficina de Planeacin Grupo de Gestin Documental rea de Sistemas rea de Contratos Secretara Jurdica Alta Consejera Presidencial para la Gestin Pblica y Privada. Alta Consejera Presidencial para Asuntos Polticos.
Dependencia
4.1.1. Plan Estratgico Para la vigencia 2012 se aprob el documento Plan Estratgico Institucional donde se defini las directrices para la formulacin de la Planeacin de la Presidencia de la Republica, bajo la metodologa de Balance Score Cartd - BSC y se aprob el Plan Estratgico denominado Mapa Estratgico 2012 2014.
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Para la verificacin del cumplimiento de las metas del 2012 del Mapa Estratgica, a continuacin se presenta el reporte de los indicadores que miden los resultados alcanzados en las metas propuestas:
Conclusiones i. Con relacin a los indicadores definidos para el logro del cuarto (4) objetivo institucional Garantizar la seguridad integral, el apoyo logstico, el cubrimiento y el suministro de informacin al Presidente de la Republica: Satisfaccin servicio de seguridad Satisfaccin servicio de apoyo logstico Satisfaccin servicio de conceptos legales
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Estos indicadores no reflejan la evaluacin para la vigencia 2012 y segn el manual de servicios misionales la periodicidad es por ao, a corte de este informe se est definiendo las encuestas para obtener resultados de satisfaccin de estos servicios. El Grupo de Atencin al Usuario y Servicios Compartidos, defini un Plan de mejoramiento en el cual se espera contar con esta informacin a 31 de junio de 2013. ii. En el Objetivo 5c Fortalecer la cultura institucional en trmino de liderazgo, calidad y vocacin del servicio , los indicadores que miden el logro de las metas propuestas para la vigencia 2012, no estn reportados: Nivel de Satisfaccin clientes Oportunidad atencin P.Q.R.
De acuerdo con el indicador Nivel de satisfaccin clientes en el aplicativo SIGEPRE, presenta el siguiente anlisis de datos No se cuenta con datos a 31 de diciembre de 2012 debido a una mejora que se est adelantando en el Grupo de Atencin al Usuario y Servicios Compartidos en el cual se espera contar con esta informacin a 31 de junio de 2013. iii. La Oficina de Control Interno recomienda al Proceso de Direccionamiento Estratgico, definir controles oportunos para que las dependencias responsables reporten la informacin de los indicadores con sus respectivos anlisis de datos y las acciones que dan cumplimiento de las estratgicas durante el desarrollo de la vigencia 2013.
4.1.2 Plan Operativo Anual A continuacin se presentan los reportes de los resultados obtenidos en los planes operativos de la entidad: Reporte General de la Planeacin Operativa: Con respecto a la planeacin operativa podemos decir los siguientes:
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De acuerdo con este reporte, el Plan operativo consolidado se encuentra en el nivel satisfactoria, con un cumplimiento promedio de sus indicadores de resultados del 98.89% y de gestin en el cumplimiento de sus actividades del 98.64%. Reporte de las Altas Consejera Presidenciales:
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Como resultado de este reporte de cierre, la Alta Consejera para la Seguridad Nacional, presenta un estado de avance del 40.32% en gestin de su plan Operativo, lo cual implica que no cumplieron con todas las actividades propuesta para la vigencia 2012, encontrndose en la escala de rango desfavorable. Lo cual, genera incumplimiento del Procedimiento P-DE-01 Formulacin y seguimiento a la planeacin estratgica y operativa actividades 21, 22 y 25. No conformidad 1. Reporte de las Secretaras Presidenciales:
De acuerdo con este reporte, el Plan operativo consolidado de las secretaras Presidenciales se encuentra en el nivel satisfactoria, con un cumplimiento promedio de sus indicadores de resultados del 98.38% y de gestin en el cumplimiento de sus actividades del 100%. Reporte de los Programas Presidenciales:
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De acuerdo con este reporte, el Plan operativo consolidado de los Programas Presidenciales se encuentra en el nivel satisfactoria, con un cumplimiento promedio de sus indicadores de resultados del 99.48% y de gestin en el cumplimiento de sus actividades del 100%. Reporte de las Dependencias de la Subdireccin de Operaciones:
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De acuerdo con este reporte, el Plan operativo consolidado de las dependencias de la Subdireccin de operaciones se encuentra en el nivel satisfactoria, con un cumplimiento promedio de sus indicadores de resultados del 98.59% y de gestin en el cumplimiento de sus actividades del 100%. Reporte del Plan Operativo de la Oficina de Control Interno
Fuente: Aplicativo SIGEPRE INDICADORES ESTRATEGICA E NOMBRE Cumplimiento Programa anual de auditoria Actividades de fomento cultura del Autocontrol Procesos/dependencias acompaados en cumplimiento de la gestin Cumplimiento de los planes de mejoramiento. META 100.00 100.00 100.00 100.00 RESULTADO 100.00 100.00 100.00 100.00
Estrategia 1 Evaluar de manera independiente el Sistema Integrado de Gestin de la Presidencia de la Repblica Estrategia 2 Promover la cultura del autocontrol, la autogestin, y la autoevaluacin para la construccin de una Entidad orientada al mejoramiento continuo
En cumplimiento de lo establecido en el artculo octavo (8) de la Resolucin No. 4478 de 2012, las dependencias de la Presidencia de la Repblica realizaron sus subcomits de control interno. Durante el ao 2012 se efectuaron sesenta y dos (62) subcomits,
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cumpliendo con la actividad programada en el Plan Operativo de la oficina de Control interno. 4.2. Resultados de Auditorias 4.2.1. Resultados Auditoras Externas Durante la vigencia 2012, al Departamento Administrativo de la Presidencia de la Republica se le practicaron dos auditoras externas, la primera de ellas realizada por el ICONTEC, con el fin de verificar la permanencia del certificado en calidad y la segunda por la Contralora General de la Republica, dirigida a proyectos de inversin.
Como resultado de estas auditoras, las entidades competentes (CGR e ICONTEC), presentaron las siguientes No conformidades / hallazgos:
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Como resultado de las Auditoras Externas se encontraron 4 No Conformidades ICONTEC y 9 Hallazgos CGR, de los cuales se suscribieron 5 Planes de Mejoramientos por parte del Departamento Administrativo de la Presidencia de la Republica. En virtud de los nueve (9) hallazgos de la CGR, el nmero 4 Actividades y compromisos del proyecto, corresponde a la antigua Alta Consejera Presidencial para la reintegracin social y econmica de personal y grupos alzados en armas ACR, que afnales de 2011 fue convertida en Agencia Presidencial Adscrita a la Presidencia de la Repblica con autonoma propia, por lo tanto se le dio traslado a este hallazgo para su cumplimiento por parte de sta nueva entidad. Los nmeros 1. Informacin del proyecto y 8. Permisos y autorizaciones con presunto alcance disciplinario. Resultados de la Auditora Integral realizada por la Contralora General de la Republica vigencia 2011
La Contralora General de la Repblica, para la vigencia fiscal 2011, no aplico auditora integral a la DAPRE, slo realiz auditora a los proyectos de inversin de la entidad, por lo tanto, para FENECIMIENTO DE LA CUENTA de la Entidad por la vigencia Fiscal 2011, la Contralora General de la Repblica realizar en el ao 2013 Auditora Gubernamental con Enfoque Integral. 4.2.2. Resultados Auditoras Internas Durante la vigencia 2012, el Plan de Auditorias aprobado por el Comit de Coordinacin de Control Interno, se cumpli en el 100%. A continuacin se relacionan las nuevas (10) Auditoras Integrales efectuadas a los procesos y dependencias, as: i. Todos los procesos auditoria integrales de calidad.
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AP - Proyectos de inversin Programa Presidencial de Afrocolombiano AP - Proyectos de inversin Programa Presidencial Indgenas AP - Proyectos de inversin Programa Presidencial Colombia Joven AP - Proyectos de inversin de la Secretara de Transparencia. Proceso de Gestin Financiera. Proceso de Gestin Documental. Proceso de gestin Administrativa Proceso de Direccionamiento Estratgico Proceso de Atencin al Usuario.
4.2.3 Mesas de Trabajo Las mesas de trabajo son un componente esencial en el desarrollo metodolgico de las Auditorias ticas. La realizacin de las mesas, posterior a la entrega del informe preliminar de la auditora, ha permitido que el auditado y el auditor realicen un ejercicio activo de habla, en donde predominen los argumentos objetivos y las pruebas verificables sobre las No conformidades, las Observaciones y las Recomendaciones contenidas en el informe. Como resultado de la metodologa propuesta, se ha logrado que los responsables de los procesos y/o dependencia y sus equipos verifiquen la normatividad aplicable, conozcan y revisen los procedimientos definidos para actividades regulares y de impacto, puedan identificar la fortaleza o la debilidad de los controles, la necesidad de fortalecer el autocontrol y de lograr consensos sobre las mejoras a implementar. En ese sentido, Se realizaron mesas de trabajo a igual nmero de auditoras ticas planeadas y ejecutadas. 4.3 Resultados de las Encuestas al Sistema de Control Interno DAPRE: 4.3.1 Resultados de la evaluacin de la Contralora General de la Repblica La evaluacin a los mecanismos del Sistema de Control Interno, respecto de la gestin de los proyectos de inversin que adelanta el DAPRE y que fueron objeto de evaluacin por parte de la Contralora General de la Repblica, dio como resultado una calificacin de 1.63, que de acuerdo con la Gua de Auditora, equivale a Con deficiencias, lo que significa que conforme a los parmetros establecidos, los controles generales de la entidad existen y se aplican, no obstante no mitigan los riesgos para los cuales fueron establecidos. 4.3.2 Resultados de la evaluacin del Departamento Administrativo de la Funcin pblica
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Los Resultados de la Encuesta Referencial MECI y de Calidad para la vigencia 2012 reportado por el Departamento Administrativo de la Funcin Pblica DAFP, sern incorporados en este documento una vez que sta entidad los de a conocer. 4.3.3 Resultado de la encuesta del Sistema de Control Interno DAPRE. La Oficina de Control Interno del Departamento Administrativo de la Presidencia de la Repblica - DAPRE - en cumplimiento de su rol de evaluador independiente, aplico en el mes de diciembre de 2012 una encuesta con 66 preguntas, con las que se evalu el Sistema de Control Interno y las cuales estn alineadas con la estructura del Modelo Estndar de Control Interno MECI. La poblacin muestra encuestada fue de 655 funcionarios que prestan sus servicios en la planta de personal, incluyendo a quienes laboran por contrato de prestacin de servicios. Del total de la muestra seleccionada para la encuesta, 159 respondieron a travs del aplicativo informativo operado para tal fin. La respuesta se disminuy en un 32% con relacin al ao 2011, como se muestra en el cuadro siguiente: Comparativo de la Poblacin Seleccionada de 2010 a 2012
Con relacin al cuadro comparativo de la poblacin seleccionada, se describe la poblacin encuestada por rango del nivel jerrquico as:
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NIVEL DE CARGOS
Directivos Asesores Profesionales Tcnicos Asistenciales
CANTIDAD
33 145 148 47 220
Total
593
Lo funcionarios del Departamento administrativo contestaron la encuesta sobre el Sistema de Control Interno de la siguiente forma:
La calificacin total de Sistemas de Control Interno en el 2012 fue de 4,11 sobre 5, superior a la obtenida en la vigencia 2011 que fue de 3,91, con un incremento de variacin del 4.94%; como se puede observar en el siguiente cuadro con el anlisis de cada Subsistema de Control Interno:
Subsistemas de control Interno Control Estratgico Control de Gestin Control de Evaluacin Total General 2011 3,89 3,87 3,97 3,91 2012 4,03 4,01 4,30 4,11 incremento % 3,47 3,49 7,67 4,94
En el siguiente reporte desagregado por cada componente con sus elementos de sistema de Control Interno, podemos observar la comparacin de los resultados obtenidos en las encuestas de percepcin por los aos 2010, 2011 y 2012. Es de anotar que ha mejorado la calificacin.
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1. CONTROL ESTRATGICO 1.1. AMBIENTE DE CONTROL 1.1.1. ACUERDOS, COMPROMISOS O PROTOCOLOS DE CONTROL 1.1.2. DESARROLLO DEL TALENTO HUMANO 1.1.3. ESTILO DE DIRECCIN 1.2. DIRECCIONAMIENTO ESTRATGICO 1.2.1. PLANES Y PROGRAMAS 1.2.2. MODELO DE OPERACIN POR PROCESOS 1.2.3. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL 1.3. ADMINISTRACIN DE RIESGOS 1.3.1. CONTEXTO ESTRATGICO 1.3.2. IDENTIFICACIN DE RIESGOS 1.3.3. ANALISIS DE RIESGOS 1.3.4. VALORACIN DE RIESGOS 1.3.5. POLTICAS DE ADMINISTRACIN DE RIESGOS 2. CONTROL DE GESTIN 2.1. ACTIVIDADES DE CONTROL 2.1.1. POLTICAS DE OPERACIN 2.1.2. PROCEDIMIENTOS 2.1.3. CONTROLES 2.1.4. INDICADORES 2.1.5. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 2.2. INFORMACIN 2.2.1. INFORMACIN PRIMARIA 2.2.2. INFORMACIN SECUNDARIA 2.2.3. SISTEMAS DE INFORMACIN 2.3. COMUNICACIN PBLICA 2.3.1. COMUNICACIN ORGANIZACIONAL 2.3.2. COMUNICACIN INFORMATIVA 2.3.3. MEDIOS DE COMUNICACIN 3. CONTROL DE EVALUACIN 3.1. AUTO-EVALUACIN 3.1.1. AUTO-EVALUACIN DEL CONTROL 3.1.2. AUTO-EVALUACIN DEL GESTION 3.2. EVALUACIN INDEPENDIENTE 3.2.1. EVALUACN INDEPENDIENTE 3.2.2. AUDITORA INTERNA 3.3. PLANES DE MEJORAMIENTO 3.3.1. INSTITUCIONAL 3.3.2. PROCESOS 3.3.3. INDIVIDUAL
Como resultado de la aplicacin de la encuesta de evaluacin del Sistema de Control Interno en el Departamento Administrativo de la Presidencia de la Repblica 2012, la Oficina de Control Interno reforzar en la vigencia 2013 los siguientes elementos que se obtuvo una calificacin por debajo de 4, as:
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1.3. ADMINISTRACIN DE RIESGOS 1.3.1. CONTEXTO ESTRATGICO 1.3.4. VALORACIN DE RIESGOS 1.3.5. POLTICAS DE ADMINISTRACIN DE RIESGOS 2.2. INFORMACIN 2.2.1. INFORMACIN PRIMARIA 2.3. COMUNICACIN PBLICA 2.2.2. INFORMACIN SECUNDARIA 2.3.1. COMUNICACIN ORGANIZACIONAL 2.3.2. COMUNICACIN INFORMATIVA 2.3.3. MEDIOS DE COMUNICACIN
2, CONTROL DE GESTIN
Para reforzar estos elementos del sistema de control interno, se realizar en el rol de Asesora y Acompaamiento, capacitacin y sensibilizacin junto con las dependencias involucradas y tambin a travs del Plan institucional de capacitacin -PIC. Adicionalmente se solicitara al Comit para que desde las reas responsables de los temas impulsen el fortalecimiento del sistema de Control interno del Departamento administrativo de la Presidencia de la Republica. 4.4 Evaluacin de la administracin de los Riesgos del DAPRE. A final del ltimo trimestre de la vigencia 2012 la Oficina de Control Interno, practic evaluacin a los riesgos definida por la Entidad. Con el propsito de establecer si la gestin del riesgo en la Presidencia de la Repblica est siendo administrada de manera apropiada. De otra parte, se definieron objetivos operacionales para determinar: La coherencia de los mapas de riesgos definidos por los procesos del Sistema Integrado de Gestin de la Presidencia SIGEPRE-, y la claridad de las directrices dadas en el documento Lineamiento para la administracin del Riesgo L-DE-01 Verificar la coherencia de los controles Vs la definicin de los riesgos. Verificar el manejo de los riesgos por parte de los procesos de acuerdo con los lineamientos para la Administracin del Riesgo. Lo anterior, le permiti a la Oficina de Control Interno establecer, el nivel de comprensin y aprehensin de los conceptos aplicados a travs del documento Lineamientos para la
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Administracin del Riesgo. Y los resultados de la verificacin del estado de los Riesgos, a saber son los siguientes: i. La Oficina de Control Interno, tal como lo hizo en el informe de conclusiones de las auditoras internas de gestin y en el informe de la encuesta del SIGEPRE, plantea la necesidad de disear y desarrollar escenarios que permitan mejorar la asesora y el acompaamiento a los procesos, con el fin de fortalecer la gestin del riesgo y garantizar con ello un mejor control a factores externos e internos, que puedan incidir en el cumplimiento de la misin y objetivos institucionales. Sugiere a la entidad como una mejora a los lineamientos para la administracin del riesgo la actualizacin del documento incluyendo la forma de administrar los riesgos de Corrupcin Estatuto Anticorrupcin. Se recomienda que los procesos realicen la revisin completa de los riesgos para su actualizacin, definiendo las causas y controles efectivos que garanticen la mitigacin de los mismos.
ii. iii.
Teniendo en cuenta lo anterior, la Oficina de Control Interno determina que en atencin al anlisis de los Riesgos, se tenga en cuenta en el programa de auditora de la vigencia 2013, los procesos que se encuentran ubicados en la zona de tolerable a importante y, que corresponde entre otros, a los siguientes procesos con el fin de fortalecer los conceptos y su aplicacin: Matriz de Riesgos despus de controles (Residual)
PROBABILIDAD Insignificante (1) 1 Menor (2) 2 IMPACTO Moderado (3) 3 Riesgo Adquisicin B S Riesgo Gestin Financiera Riesgo Gestin Financiera Riesgo Talento Humano Riesgo4 TICS Mayor (4) 4 Riesgo Evaluacin Control M Riesgo Evaluacin Control M Riesgo Evaluacin Control M Riesgo Gestin Documental Riesgo Gestin Jurdica
Riesgo1 G. de Seguridad y Apoyo Logs. Riesgo2 G. de Seguridad y Apoyo Logs. Riesgo 3 G. de Seguridad y Apoyo Logs.
Raro (1)
Improbable (2)
3 Moderada (3)
9 Riesgo Adquisicin B S Riesgo Gestin Administrativa Riesgo Talento Humano Riesgo TICS 12
Riesgo Talento Humano 8 Riesgo Atencin al Usuario Riesgo Atencin al Usuario Riesgo Atencin al Usuario Riesgo Dir. Estratgico Riesgo Evaluacin Control M Riesgo Gestin Administrativa Riesgo Gestin Financiera Riesgo Gestin Financiera Riesgo Gestin Jurdica Riesgo Gestin de Asuntos Polticos Riesgo TICS Riesgo Gestin de Asuntos Polticos 12 Riesgo Dir. Estratgico Riesgo Dir. Estratgico Riesgo Gestin Administrativa Riesgo Gestin Documental 16 Riesgo Gestin Documental
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4 Probable (4)
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De acuerdo con la matriz de valoracin despus de controles se presenta a continuacin la consolidacin de los riesgos en las zonas de mayor probabilidad / impacto:
Consolidado riesgos despus de controles (residual)
Probabilidad/Impacto Zona de riesgo baja Zona de riesgo moderada Zona de riesgo alta Zona de riesgo extrema Total
Fuente: Aplicativo SIGEPRE Gestin de Riesgo
No 0 8 26 5 39
Al realizar el anlisis de los riesgos, se determin que los siguientes procesos se ubican en las zonas de mayor rango: Zona de riesgos extrema: Direccionamiento Estratgico Gestin Administrativa Gestin Documental Zona de riesgos Alta: Atencin al Usuario Gestin de Asuntos Polticos Gestin de Tecnologas de la Informacin y Comunicacin Gestin Jurdica Gestin Financiera Evaluacin, Control y Mejoramiento Talento Humano Seguridad, Apoyo Logstico presidencial y comunicacin y prensa Adquisicin de bienes y servicios De acuerdo con la zona de tolerancia del riesgo, los procesos de mayor importancia son los mimos de la zona de riesgo extrema, a los cuales se le debe practicar auditora con mayor nfasis para la vigencia 2013, los cuales son: Direccionamiento Estratgico, Gestin Administrativa y Gestin Documental.
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4.5 Informes de ley Durante el ao 2012, la Oficina de Control Interno realizo 60 informes de Ley previa validacin y evaluacin de la informacin requerida para su elaboracin, estos informes fueron entregados a su destinatario de acuerdo a lo establecido en la normatividad vigente y dentro del trmino legal establecido para ello, as:
INFORMES Informe de posibles hallazgos detectados por la OCI Informe Gestin Contractual Informe de Plan Sectorial de Desarrollo Administrativo Certificaciones SUIP Informe de Celulares Resolucin 1623 de julio de 2011. Informe Soporte Certificacin al SUIP Informes Examen a los planes de mejoramiento. Informes Seguimiento a los planes de mejoramiento. Informe a la Direccin de Defensa Judicial LITIGOB Informe de Legalidad del Software Acta Comit de Coordinacin de Control Interno. Evaluacin CI Contable CHIP Informe Ejecutivo Anual Informe Cuenta Fiscal a la Contralora General de la Repblica Informe de posibles hallazgos detectados por la OCI Informe Pormenorizado Ley 1474 de 2011 Informe a la Cmara de Representantes Informe de Control Interno Contable Informe mensual de Austeridad del Gasto 1737 Informe Sectorial de Austeridad presentado a la Funcin Pblica Informe mensual de Austeridad del Gasto 1737 Informe de Celulares Resolucin 1623 de julio de 2011. Informe Gestin Contractual Informe de Plan Sectorial de Desarrollo Administrativo Acta Comit de Coordinacin de Control Interno. Informes Examen a los planes de mejoramiento. Informe Soporte Certificacin al SUIP Certificaciones Suip Informe de posibles hallazgos detectados por la OCI Realizados 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 Fecha Ultima Auditoria 11/01/2012 16/01/2012 23/01/2012 26/01/2012 30/01/2012 30/01/2012 30/01/2012 30/01/2012 31/01/2012 10/02/2012 14/02/2012 27/02/2012 27/02/2012 12/03/2012 12/03/2012 14/03/2012 23/03/2012 23/03/2012 30/03/2012 30/03/2012 03/04/2012 10/04/2012 16/04/2012 18/04/2012 25/04/2012 26/04/2012 30/04/2012 02/05/2012 10/05/2012 Dependencia PPLCC SIRECI CGR Subdirector A Talento Humano Subdirector A Talento Humano DAPRE SIRECI CGR S. Jurdica Derechos de Autor DAPRE Contadura DAFP SIRECI CGR PPLCC Pgina Web Congreso Repblica DAPRE Subdireccin Operaciones DAFP Subdireccin Operaciones Subdirector SIRECI CGR Subdirector DAPRE DAPRE A Talento Humano A Talento Humano PPLCC de de de la 30/06/2012 01/03/2012 a marzo 14 OFI11-00025309 2011 3er Cuatrim 01/11/2011 2011 4 trm 01/12/2011 2012 1er trm 30/06/2012 2012 1er trm 30/03/2012 30/03/2012 30/03/2012 2012 1er trm 01/05/2012 31/12/2011 Estado 01/01/2012 31/12/2011 2011 4 trm 2011 4 trm 2011 4 trm 31/12/2011 31/12/2011 31/12/2011 2011 toda Vigencia la
26
MEM1201/01/2012 01/02/2012 01/03/2012 2012 1er Cuatrim 2012 1er trm 01/07/2012 a julio 14 30/06/2012 30/06/2012 2012 1er Cuatrim 30/06/2012 30/06/2012 2012 2 trm 2012 2 trm 30/06/2012 2012 2 trm 01/09/2012 Primer Sem 2012 2012 1er sem 2012 3er trm 2012 3er trm
MEM12-00017609 y 2012 2 Cuatrim MEM12-00018726 MEM12-00017031 Fondo paz MEM12- 2012 3er trm 00018703 DAPRE Correo Electrnico Pgina Web Informe de Seguimiento Subdireccin operaciones Subdireccin operaciones SIRECI MEM12-00016949 de de 01/11/2012 a noviembre 14 30/09/2012 01/09/2012 30/09/2012 30/09/2012 30/09/2012
1 1 1 1 1 1 1
Informe Pormenorizado Ley 1474 de 2011 Informe Soporte Certificacin al SUIP Informe trimestral de Austeridad del Gasto Decreto 0984 14-05-12 Acta Comit de Coordinacin de Control Interno. Informe Gestin Contractual Informe de Resultados del plan de mejoramiento CGR.
27
4.6 Evaluacin del Proceso Auditor - Encuestas de Procesos realizados Las evaluaciones que se presentan a continuacin, tienen incidencia sobre el desarrollo de auditoras practicadas por la Oficina de Control Interno, corresponden al proceso auditor de la calidad al Sistema Integrado de Gestin de la Presidencia SIGEPRE. 4.6.1 Escala de Desempeo del Auditor:
RANGO
250 PUNTOS DE 251 A 450 PUNTOS DE 451 A 750 PUNTOS DE 751 A 950 PUNTOS
MEDIDAS
DESEMPEO ACEPTABLE CON RESULTADOS FORTALECIMIENTO DE COMPETENCIAS ESTANDARES DESEMPEO BUENO CON UNA ACTITUD POSITIVA Y ASERTTIVA DESEMPEO EXCELENTE, CON JUICIOS ACERTADOS Y CRTICOS MANTENIMIENTO DE LAS COMPETENCIAS
Cmo calificara la oportunidad en la notificacin del plan de auditoras (Agenda)? Como calificara el enfoque y orientacin dado por el auditor? Como calificara el cumplimiento del horario por parte del auditor? Cmo calificara la claridad de las preguntas con que se dirigi el Auditor? Cmo calificara el ambiente que propici el Auditor al inicio y durante la auditora? Cmo calificara el dominio y conocimiento del Auditor respecto al proceso auditado? Cmo calificara la seguridad del Auditor al llevar a cabo el proceso de auditora? Cmo calificara el aporte y/o comentarios realizados por el Auditor durante la auditora? Cmo califiacara la objetividad del Auditor al analizar las evidencias durante la auditora? Cmo calificara la claridad en la explicacin de los hallazgos y conclusiones de la auditora? En general cmo calificara el comportamiento del Auditor? COMENTARIOS Y OBSERVACIONES DE MEJORA PARA EL AUDITOR
26 21 27 23 25 24 25 22 21 24 27
4 9 4 6 5 6 5 8 9 6 3
1 1 0 2 1 1 1 1 1 1 1
0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
84% 68% 87% 74% 81% 77% 81% 71% 68% 77% 87% 78%
13% 29% 13% 19% 16% 19% 16% 26% 29% 19% 10% 19%
3% 3% 0% 6% 3% 3% 3% 3% 3% 3% 3% 3%
0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0%
28
0% Deficiente
Como calificara el cumplimiento del horario por parte del auditor? Excelente 87% Bueno 13% Regular 0% Deficiente 0%
100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0%
87%
29
Cmo calificara la claridad de las preguntas con que se dirigi el Auditor? Excelente 74% Bueno 19% Regular 6% Deficiente 0%
74%
Excelente
Regular
Cmo calificara el ambiente que propici el Auditor al inicio y durante la auditora? Excelente 81% Bueno 16% Regular 3% Deficiente 0%
81%
30
Cmo calificara el dominio y conocimiento del Auditor respecto al proceso auditado? Excelente 77% Bueno 19% Regular 3% Deficiente 0%
77%
Cmo calificara la seguridad del Auditor al llevar a cabo el proceso de auditora? Excelente 81% Bueno 16% Regular 3% Deficiente 0%
81%
31
Cmo calificara el aporte y/o comentarios realizados por el Auditor durante la auditora? Excelente 71% Bueno 26% Regular 3% Deficiente 0%
71%
26%
0% Deficiente
Cmo califiacara la objetividad del Auditor al analizar las evidencias durante la auditora? Excelente 68% Bueno 29% Regular 3% Deficiente 0%
68%
29%
3% 1 Bueno
0% Deficiente
Excelente
Regular
32
Cmo calificara la claridad en la explicacin de los hallazgos y conclusiones de la auditora? Excelente 77% Bueno 19% Regular 3% Deficiente 0%
77%
En general cmo calificara el comportamiento del Auditor? Excelente 87% Bueno 10% Regular 3% Deficiente 0%
100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0%
87%
10% 1 Bueno
3% Regular
0% Deficiente
Excelente
33
78%
19%
3%
78%
Una vez obtenidos los Resultados de las evaluaciones de las Auditoras Internas, se observa que en general el desempeo de los auditores con respecto al proceso auditor y de acuerdo a los criterios evaluados, es calificado en el 78% como DESEMPEO EXCELENTE, CON JUICIOS ACERTADOS Y CRTICOS, el 19% lo califica DESEMPEO BUENO CON UNA ACTITUD POSITIVA Y ASERTIVA y el 3% como DESEMPEO ACEPTABLE CON RESULTADOS ESTANDARES, paro lo cual se desarrollara un plan de mejoramiento sobre las debilidades detectadas con el fin de fortalecer las habilidades y competencias del grupo auditor y as lograr los mejores resultados. 4.6.5 Anlisis Comparativo 2012 vs 2011 Grfico. Resultados Desempeo General de los Auditores 2012 vs 2011
100% 80% 60% 40% 20% 0% 78% 74% 19% 26% DESEMPEO EXCELENTE DESEMPEO BUENO 2012 3% 0% 2011
DESEMPEO REGULAR
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Al realizar el anlisis comparativo, se observa un incremento en 4 puntos porcentuales en cuanto a la excelencia con que los auditores se desempearon en el ciclo de auditoras al pasar del 74% al 78%. Aspectos que presentan una mejora significativa en relacin a los resultados de la vigencia anterior, son los siguientes: 1. La claridad en la explicacin de los hallazgos y conclusiones de la Auditora mejoraron notablemente su participacin en la calificacin excelente al pasar del 46% al 77%, es decir en 31 puntos porcentuales. 2. La oportunidad en la notificacin del Plan de Auditoras as como el dominio y conocimiento del Auditor respecto al proceso Auditado, mejoraron su participacin en calificacin excelente al pasar cada una del 57% al 84% (27 puntos porcentuales) y 77% (20 puntos porcentuales), respectivamente. 3. La claridad de las preguntas con que se dirigi el Auditor, mejoraron su participacin en calificacin excelente al pasar del 61% al 74%, es decir en 13 puntos porcentuales. 4. En general el comportamiento del Auditor, mejor su participacin en calificacin excelente al pasar del 68% al 87%, es decir en 19 puntos porcentuales. Lo anterior, permite concluir que los cursos de actualizacin de formacin de Auditores Internos de Calidad MECI - NTCGP 1000, las reuniones y charlas se sensibilizacin, contribuyeron al crecimiento, fortalecimiento y mejoramiento en el desempeo de los auditores. 4.6.6 Aspectos por Mejorar En el anlisis comparativo, se observ que hubo aspectos que presentaron una variacin en relacin con los resultados de la vigencia anterior, como el enfoque y orientacin dados por el auditor, la seguridad del auditor para llevar a cabo el proceso de auditora y el ambiente que propicia el auditor al inicio y durante la auditoria, al disminuir su desempeo excelente a bueno y regular. Por lo anterior, se hace importante establecer las acciones que permitan mantener y mejorar el desempeo de los auditores, con el fin de garantizar que los resultados de las auditoras internas estn fundamentados en juicios acertados y crticos.
35
4.7 Planes de Mejoramiento Tal como lo establece la Directiva Presidencial 08 de septiembre de 2003, la Resolucin Orgnica No. 5872 de 11 de julio de 2007 de la CGR y el Modelo Estndar de Control Interno, Subsistema de Control de Evaluacin, Componente: Planes de Mejoramiento, en cumplimiento de estos lineamientos, la Oficina de Control Interno ha realizado la siguiente gestin.
De acuerdo con el resultado de la vigencia 2012, se describe a continuacin de las 5 MEJORAS VENCIDAS (planes de mejoramiento vencidos):
No. 1 2 3 4 OM-0057 5 OM-0024 Cdigo NCR-0068 NCR-0069 NCP-0108 Nombre No Conformidad NC2 ICONTEC 2011 No Conformidad NC3 ICONTEC 2011 Proceso Direccionamiento Estratgico Direccionamiento Estratgico Gestin Administrativa Fecha de solicitud 21/03/2012 17:17 21/03/2012 17:25 11/09/2012 16:02 Estado del paso Vencido Vencido Vencido Vencido 06/11/2012 08:22 13/03/2012 08:56 Vencido
GA- Mapa de Riesgos ACTUALIZACION DOCUMENTOS PROCESO DE GESTION ADMINISTRATIVA Gestin Administrativa Seguimiento inventario de vehculos Gestin Administrativa
36
Proceso Direccionamiento Estratgico. NCR-0068 No Conformidad NC2 ICONTEC 2011 Se venci el 31 de diciembre de 2012. El 14 de enero de 2013, el responsable del proceso solicita cambio de responsable en el aplicativo. El 4 de febrero de 2013 solicitaron el cierre de la mejora por cumplimiento de actividades, pero manifiestan lo siguiente en el punto 3.10 Se verific la ejecucin de las actividades del plan, sin embargo en la Auditoria Externa de Seguimiento al SIGEPRE se evalu la efectividad por parte del ICONTEC para lo cual se mantuvo abierto el hallazgo y se formul plan de mejora dando alcance al presente hallazgo. Se adjunta como concepto la mejora y plan en mencin. "AU - Alcance Hallazgo PSQRs ICONTEC 2012" y "Plan de Mejoramiento Atencin Oportuna a PSQR's". NCR-0069 No Conformidad NC3 ICONTEC 2011 Se venci el 31 de diciembre de 2012. El 14 de enero de 2013, el responsable del proceso solicita cambio de responsable en el aplicativo. . El 4 de febrero de 2013 solicitaron el cierre de la mejora por cumplimiento de actividades, pero manifiestan lo siguiente Estas actividades se ejecutaron conforme al plan, sin embargo en la Auditoria externa de seguimiento al SIGEPRE realizada por el ICONTEC se evalu la efectividad del plan para lo cual se mantuvo abierto el hallazgo y se formul plan y mejora que le dan alcance al mismo. se adjuntan conceptos "Plan de mejoramiento - Hallazgo Seguimiento y medicin ICONTEC 2012" y "DE - Alcance Hallazgo Seguimiento y medicin ICONTEC 2012". Proceso de Gestin Administrativa. NC-0108 GA- Mapa de Riesgos: Se venci el 31 de octubre de 2012. El 22 de enero de 2013 solicitan el cierre por cumplimiento de las actividades. OM-0024 seguimiento inventario de vehculos. Se venci el 31 de julio de 2012, el 13 de agosto de 2012 solicitaron cierre por cumplimiento de actividades, manifestando lo siguiente: Se proyectaron las acciones para la depuracin del parque automotor. Adicionalmente, en los actos administrativos de baja de bienes, se estableci un tiempo de trmite de legalizacin y de verificacin de traspaso El 15 de agosto de 2012, la Oficina de Control Interno informa que No se puede cerrar el plan de mejoramiento, hasta tanto no se concluyan las actividades. El 26 de agosto de 2012, solicitan cierre informando lo siguiente:
37
Se adjunta como prueba del cumplimiento de las acciones de mejora formuladas: a. Cronograma. b.Requerimientos a Entidades Comodatarias y otras Gestiones. c. Acto Administrativo que evidencia el procedimiento de traspaso. El 27 de diciembre de 2012, la oficina de Control interno manifiesta lo siguiente: Si bien se han adelantado acciones para lograr depurar los inventarios de los vehculos de la Entidad, no se evidencia el cumplimiento de las tres metas planteadas, pues el cronograma para la depuracin va hasta el 2013, no hay informacin sobre la forma como se hace el control y seguimiento de manera permanente y falta el procedimiento. El 25 de enero de 2013 solicitan la ampliacin de la fecha informando lo siguiente: Se solicita la ampliacin de la fecha de cumplimiento de esta mejora, tal como fue autorizado para el plan de mejoramiento de la Contralora General de la Repblica. El 4 de febrero de 2013 se ampli la fecha OM-0057 Actualizacin Documentos del proceso de Gestin Administrativa. Se venci el 31 de diciembre de 2012. El 23 de enero de 2013 anexa cronograma de actualizacin de documentos desde enero hasta marzo de 2013. Como punto de partida para el seguimiento al Plan de Mejoramiento Institucional vigencia 2012, el cual fue el resultado de consolidar los Planes de Mejoramiento de Auditoras Internas y de Auditoras Externas, y se refleja en el siguiente reporte:
FUENTE DEL HALLAZGO ESTADO DE LA MEJORA Finalizadas Ejecucin Canceladas Finalizadas Ejecucin Canceladas Finalizadas Ejecucin Canceladas Finalizadas Ejecucin Canceladas Finalizadas Ejecucin 19 11 2 49 6 8 10 2 1 5 1 0 4 6 TOTAL 32
63
Auditoras Internas
13
Riesgos
Anlisis de Datos
Autocontrol
11
38
Planes PQRS
del
Servicio
No
Contralora Repblica
General
de
la
Otras externas
TOTAL
141
Conclusin: De los 137 planes de mejoramiento formulados por las diferentes fuentes, 13 corresponden a auditoras Externa y 124 a auditora internas. Adems de este total (137), el 65% corresponde a la mejoras finalizadas; el 36% a las mejoras en ejecucin y seguimiento; el 9% a las mejoras canceladas y el 1% a la mejora trasladas a la Agencia Presidencial para la Reintegracin de Personas y Grupos Alzado en Armas, producto de la auditoria de la Contralora General de la Repblica Proyectos de inversin, hallazgo 9. De los 92 plan de mejoramiento finalizados, 66 fueron efectivos, equivalente al 74 % y 26 no fueron efectivos equivalente al 24%.
Proceso de Direccionamiento Estratgico: NCR-0071 No Conformidad NC5 ICONTEC 2011:
39
NCR-0140
Razn de no efectiva: De acuerdo con los resultados de la Auditoria Externa se mantuvo abierto las No Conformidades NCR-0071 y NCR-0140 y se da alcance mediante MEJORA NCR 0198, la cual se encuentra en ejecucin y seguimiento hasta el 30 de junio de 2013.
Razn de no efectiva: La matriz de riesgos del programa Colombia Joven fue eliminada por los nuevos lineamientos de la Oficina de Planeacin que es ahora por proceso, y el Proceso de Asuntos Polticos defini sus riesgos. Se requiere realizar un ejercicio para vincular a todas las dependencias que interviene en este proceso.
NCR-0108
Razn de no efectividad: No se identific el Monitoreo de los Riesgos por parte de Programa Colombia Joven, se requiere formular nuevo plan de mejoramiento.
NCR-0139
Razn de no efectividad: An se presentan inconsistencias en el SIGOB sobre las PQRS. Derecho de peticin del Programa de derechos Humanos. OM-0045 Mejora Indicador 1 estrategia 2-DDHH
Razn de no efectividad: No se cumpli con la meta de los Foros del Programa de Derechos Humanos de 29 se lograron 25 para el 86,46% y segn la escala de medicin de los indicadores que del 90% en adelante es satisfactorio.
NCR-0138
Razn de no efectividad: An se presentan inconsistencias en el SIGOB sobre las PQRS. Derecho de peticin de la secretara de Transparencia. Proceso de Gestin de Seguridad, Apoyo Logstico y Comunicacin y Prensa NCP-0116 SA Documentos no asociados a la caracterizacin del proceso:
Razn de no efectividad: Se determin que el Manual de Estilo o Redaccin no era aplicable al proceso, y por ende no incluirlo en la caracterizacin. Siendo este documento de consulta por los periodistas de la entidad debe estar aprobado por el SIGEPRE.
40
Razn de no efectividad: Las acciones formuladas en el plan de mejoramiento no fueron eficaces y efectivas, por lo tanto se formul la oportunidad de mejora OM-0065 para actualizar los documentos.
NCR-0067
Razn de no efectividad: A pesar de que se implement el aplicativo SIGEPRE y el control de tareas an persiste el no cumplimiento de reporte de tareas en el aplicativo.
NCR-0156
Razn de no efectividad: La acciones de este plan de mejoramiento no se cumplieron en su totalidad, lo que implica la actualizar nuevamente la caracterizacin del proceso.
OM-0013
Razn de no efectividad: Segn los indicadores del proyecto Sedes, solo se ejecut el 53,08%, lo cual se determina que las acciones de cumplimiento de las actividades del proyecto no son efectiva.
OM-0020
Razn de no efectividad: A pesar que el contrato se ejecut, persiste en otros la constitucin de reserva.
OM-0014
Englobe Vicepresidencia
OM-0037
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Proceso de Talento Humano: NCR-0073 TH Incumplimiento del tiempo en la solicitud de comisiones al Exterior.
Razn de no efectividad: La ejecucin del Plan no fue consistente con la accin establecida. Debido a que se hizo referencia a la modificacin de una Resolucin, y se describe una circular informativa con base en los lineamientos dados por la Subdireccin de Operaciones. Este plan no fue efectivo, por cuanto se declara una nueva No Conformidad por la no legalizacin oportuna de los viticos y se recoge mediante MEJORA NCR0126.
NCR-0074
NCR-0114
Razn de no efectividad: De acuerdo a la informacin dada en la Oficina de Planeacin, en el Plan Antitrmites para la vigencia 2012 se estableci la de crear un sistema de informacin - aplicativo, mediante el cual se gestionen las solicitudes, aprobaciones y trmites de comisiones al exterior para todas las entidades de la Rama Ejecutiva incluido el DAPRE. Actualmente, dicho aplicativo se encuentra en pruebas pilotos. Este plan no es efectivo debido a que su formulacin y ejecucin no son consistentes. Se recoge mediante MEJORA NCR 0159, cuya meta es Acciones correctivas y preventivas implementadas conforme al procedimiento. Se encuentra aprobada.
NCR-0121
Razn de no efectividad: En el Informe de Seguimiento al SIGEP en el mes de noviembre, se evalo la efectividad de las acciones implementadas, concluyendo que la meta 1 de reducir en un 30% la poblacin que no ha actualizado la informacin por internet, no se alcanz, al incrementarse en el 51% los funcionarios que no actualizaron su informacin al pasar de 92 en febrero a 189 a octubre. Por lo anterior, se recoge este Plan de Mejoramiento en la MEJORA NCR-0201, la cual se encuentra en paso Asignacin de Responsable. NCR-0122 Evaluacin del Desempeo.
Razn de no efectividad: Las acciones establecidas en el Plan de Mejoramiento no fueron efectivas, por cuanto en el marco de la Auditoria de Calidad se declara una No Conformidad por el mismo tema, la cual se recoge mediante MEJORA NCP-0109, la cual se encuentra en Paso de Ejecucin y Seguimiento hasta el 29 de marzo de 2013.
42
NCR-0124
Entrega de dotacin
Razn de no efectividad: En cumplimiento de la norma se hizo entrega de las dotaciones pendientes y la correspondiente al ltimo periodo. Se revisaron los listados de entrega firmados por los funcionarios. Esta mejora no se cumpli en el tiempo inicialmente establecido, por lo que se declar una nueva No Conformidad la cual se trat mediante MEJORA 0159, la cual se encuentra aprobada.
NCR-0126
Legalizacin viticos.
Razn de no efectividad: Las acciones implementadas no fueron efectivas, por cuanto se observ que el Indicador de EFICACIA EN EL CONTROL DE RECURSOS ASIGNADOS A LAS CAJAS MENORES, no alcanz la meta. Aspecto declarado por el Proceso de Gestin Financiera. Se recoge mediante MEJORA OM 0063, la cual se encuentra en el paso de Evaluacin por parte de la Oficina de Control Interno.
OM-0027
Razn de no efectividad: Se observa que las acciones establecidas en el Plan de Mejoramiento, para el fortalecimiento de los controles y minimizar la materializacin del Riesgo Incumplimiento Legal en la liquidacin de las Prestaciones Sociales, si bien se implementaron no son efectivas. En Auditora al Proceso de Gestin Financiera se declara una nueva No Conformidad porque No se liquidan las incapacidades en la nmina, por desconocimiento del mdulo de incapacidades en el aplicativo Hominis, la cual se recoge en MEJORA NCR-0192, la cual se encuentra en paso de ejecucin y seguimiento hasta el 28 de junio de 2013.
NCR-0148 TH - Incumplimiento Resolucin 1 de 2012 del Ministerio de Hacienda, Artculo 9 Manejo del Dinero de Cajas Menores NCP-0102 TH - los gastos por Caja menor de Viticos al Interior, no se legalizan oportunamente.
Razn de no efectividad NCR-0148 y NCR-0102: Si bien se cumplieron con las acciones y se implementaron en el tiempo programado. No son efectivas, toda vez que en arqueo de Caja Menor Posterior se observan debilidades en el control de los recursos. Se recoge en MEJORA OM 0063, la cual se encuentra en el paso de evaluacin por parte de la Oficina de Control Interno.
Por lo tanto y en cumplimiento de los dispuesto en el procedimiento: P-EM-06, formulacin, Seguimiento y Evaluacin de Planes de Mejoramiento, la Oficina de Control Interno solicitar por el aplicativo SIGEPRE mdulo de mejoras a los responsables de los procesos la formulacin de los nuevos planes sobre las mejoras las siguientes mejoras que no tiene reformulado plan de mejoramiento.
43
Consolidado Plan de Mejoramiento por Procesos En el siguiente cuadro se puede observar el estado de las mejoras por cada uno de los procesos responsables de su Formulacin y Ejecucin.
Cdigo OM-0026 Nombre SEC OP Proceso Adquisicin de Bienes y Servicios Adquisicin de Bienes y Servicios Adquisicin de Bienes y Servicios Adquisicin de Bienes y Servicios Adquisicin de Bienes y Servicios Adquisicin de Bienes y Servicios Estado Finalizada F echa de solicitud 04/abr/2012 08:42 F uente del Hallazgo Auditoras Internas
NC R-0130
Finalizada
04/abr/2012 08:34
Auditoras Internas
NC R-0131
Finalizada
04/abr/2012 08:48
Auditoras Internas
NC R-0185
BS Plan de C ontratacin Plan de mejoramiento mapa de riesgos BS BS No se realiza evaluacin a los controles de los
Finalizada
27/sep/2012 14:01
NC P-0100
Finalizada
29/may/2012 15:23
NC R-0184
Finalizada
27/sep/2012 13:58
OM-0062
BS Actualizacin de Adquisicin de Bienes y la versin del Manual Servicios de C ontratacin BS Liquidacin de C ontrato Adquisicin de Bienes y Servicios
Finalizada
05/dic/2012 10:39
NC R-0186
En Desarrollo
27/sep/2012 14:03
Cdigo NC P-0112
Nombre AU - Atencin al ciudadano AU - Atencin oprtuna a las PQR AU - Alcance Hallazgo PSQRs IC ONTEC 2012 Manual de Servicios Internos AU - Alcance Hallazgo Percepcin del C liente IC ONTEC
Estado En Desarrollo
NC R-0189
Atencion al Usuario
En Desarrollo
12/oct/2012 16:25
NC R-0195
Atencion al Usuario
En Desarrollo
16/nov/2012 18:05
OM-0040
Atencion al Usuario
En Desarrollo
13/ago/2012 11:42
NC R-0198
Atencion al Usuario
En Desarrollo
27/nov/2012 17:17
NC P-0113
En Desarrollo
21/sep/2012 16:33
Cdigo NC R-0141
Nombre DE Mapa de Riesgos Institucional Plan Mejoramiento Riesgo 5 DE Plan de mejoramiento Autocontrol l - Analisis i DE de los resultados de la encuesta a los clientes DE Planes de Mejoramiento Riesgos Plan de mejoramiento Autocontrol Plan DE - Formato de Acta Oportunidad de Mejora - C lientes DAPRE DE - Alcance Hallazgo Seguimiento y
Estado Finalizada
NC P-0099
Finalizada
29/may/2012 14:05
Riesgos
OM-0039
Finalizada
13/jul/2012 11:45
Autocontrol
NC P-0111
En Desarrollo
21/sep/2012 16:20
NC R-0140
Direccionamiento Estratgico Direccionamiento Estratgico Direccionamiento Estratgico Direccionamiento Estratgico Direccionamiento Estratgico
Finalizada
04/abr/2012 11:57
Auditoras Internas
OM-0038
Finalizada
13/jul/2012 11:40
Autocontrol
NC R-0188
Finalizada
12/oct/2012 12:33
OM-0056
En Desarrollo
29/oct/2012 17:50
NC R-0196
En Desarrollo
16/nov/2012 20:30
44
Cdigo OM-0044
Nombre EM Evaluacin Auditores Internos EM - Socializacin del reglamento de los Subcomites de EM - Planeacin conjunta de los subcomites de C l 2013 EM - Guia para la formulacin, seguimiento y
Nombre
Proceso Evaluacin, C ontrol y Mejoramiento Evaluacin, C ontrol y Mejoramiento Evaluacin, C ontrol y Mejoramiento Evaluacin, C ontrol y Mejoramiento
Estado En Desarrollo
NC P-0119
En Desarrollo
24/oct/2012 16:27
Riesgos
NC P-0120
En Desarrollo
24/oct/2012 16:39
Riesgos
OM-0054
En Desarrollo
24/oct/2012 15:07
Autocontrol
Cdigo NC R-0167
Proceso
Estado Finalizada
DE - lineamientos Direccionamiento sobre Administracin Estratgico del Riesgo C GR - Informacin Proyectos de Inversin. Plan de mejoramiento Direccionamiento Plan de Mejoramiento Divulgacin del S G - Documento C GR inicial de formulacin Direccionamiento Estratgico Direccionamiento Estratgico Direccionamiento Estratgico Direccionamiento Estratgico
NC R-0168
En Desarrollo
24/sep/2012 10:14
OM-0042
Finalizada
16/ago/2012 14:28
OM-0029
Finalizada
30/abr/2012 11:48
Anlisis de Datos
NC R-0169
En Desarrollo
24/sep/2012 10:25
NC R-0072
En Desarrollo
21/mar/2012 17:31
NC P-0101
DE_SISMEG_C ONTR Direccionamiento OL Estratgico PREVIOINFORMAC IO DE- Verificacin de Informacin. DE- Verificacin de informacin en el SPI Plan Mejoramiento Riesgo 4 DE Plan Mejoramiento Riesgo 2 DE DE- Mejora del sistema de control y evaluacin de los d Plan Mejoramiento Riesgos 3 DE Oportunidad de mejora Procedimiento Plan d C de Plan Mejoramiento Riesgo 1 DE Direccionamiento Estratgico Direccionamiento Estratgico Direccionamiento Estratgico Direccionamiento Estratgico Direccionamiento Estratgico Direccionamiento Estratgico Direccionamiento Estratgico Direccionamiento Estratgico
Finalizada
21/jun/2012 09:16
Auditoras Internas
NC P-0104
Finalizada
17/jul/2012 16:10
Auditoras Internas
NC P-0106
Finalizada
17/jul/2012 16:13
Auditoras Internas
NC P-0098
Finalizada
29/may/2012 14:02
Riesgos
NC P-0097
Finalizada
29/may/2012 13:57
Riesgos
NC P-0105
Finalizada
17/jul/2012 16:11
Auditoras Internas
NC P-0095
Finalizada
29/may/2012 13:37
Riesgos
OM-0043
Finalizada
16/ago/2012 22:11
Autocontrol
NC P-0103
Finalizada
13/jul/2012 11:53
Riesgos
Cdigo NC R-0065
Nombre Debilidades control biometrico de ingreso y salida de C GR - Actividades del Proyecto de Inversin GA- Analisis de datos PLAN DE MEJORAMIENTO AUDITORIA Plan de Mejoramiento Matriz de Riesgos Proceso REVISION DOC UMENTOS PROC ESO DE GESTION ADMINISTRATIVA GA - Hallazgo Infraestructura IC ONTEC 2012
Esta do Finalizada
NC R-0173
Gestin Administrativa
Finalizada
24/sep/2012 11:18
NC R-0157
Gestin Administrativa
Finalizada
11/sep/2012 15:35
OM-0059
Gestin Administrativa
Finalizada
14/nov/2012 14:40
OM-0037
Gestin Administrativa
Finalizada
05/jun/2012 06:57
Riesgos
OM-0058
Gestin Administrativa
En Desarrollo
06/nov/2012 15:54
Autocontrol
NC R-0194
Gestin Administrativa
En Desarrollo
16/nov/2012 18:49
NC R-0175
Gestin Administrativa
Finalizada
24/sep/2012 11:22
NC R-0156
Gestin Administrativa
Finalizada
11/sep/2012 15:26
45
Cdigo NC P-0107
Estado Finalizada
NC P-0108
Gestin Administrativa
En Desarrollo
11/sep/2012 16:02
NC P-0118
GA Aplicativo Solicitud de elementos C GR- imput presupuestalmente en el Proyecto de Plan de Mejoramiento Integral Vigencia 2013 GA- C ontrol de Documentos AC TUALIZAC ION DOC UMENTOS PROC ESO DE
Gestin Administrativa
En Desarrollo
16/oct/2012 10:26
NC R-0172
Gestin Administrativa
En Desarrollo
24/sep/2012 11:16
OM-0064
Gestin Administrativa
En Desarrollo
21/dic/2012 22:38
NC R-0158
Gestin Administrativa
Finalizada
11/sep/2012 15:37
OM-0057
Gestin Administrativa
En Desarrollo
06/nov/2012 08:22
NC R-0174
En Desarrollo
24/sep/2012 11:20
Cdigo NC R-0133
Estado Finalizada
NC R-0139
Respuesta no Gestin de Asuntos oportuna a Derechos Polticos de Peticin AP No hay seguimiento a los compromisos AP Actualizacin de los requisitos Legales en la i i de AP Utilizacin formatos no controlados Buen Gobierno: Unificacin indicadores Plan AP Anlisis de la Encuesta de Satisfaccin del C li GAP - PETIC IONES C IUDADANAS OPORTUNIDADES DE MEJORA RIESGOS Incumplimiento directrices manejo C aja Menor C GR Transversalidad actividades AC -C omunicaciones Ind 1 Estrategia 9 Gestin de Asuntos Polticos
Finalizada
04/abr/2012 11:19
Auditoras Internas
NC R-0181
Finalizada
26/sep/2012 10:56
NC P-0115
Finalizada
26/sep/2012 11:14
NC R-0180
Finalizada
26/sep/2012 10:53
OM-0049
Gestin de Asuntos Polticos Gestin de Asuntos Polticos Gestin de Asuntos Polticos Gestin de Asuntos Polticos Gestin de Asuntos Polticos Gestin de Asuntos Polticos Gestin de Asuntos Polticos
En Desarrollo
19/oct/2012 10:56
Anlisis de Datos
NC R-0182
En Desarrollo
26/sep/2012 15:03
NC P-0110
C ancelada
19/sep/2012 15:29
OM-0041
C ancelada
14/ago/2012 11:33
Autocontrol
NC R-0136
Finalizada
04/abr/2012 10:07
Auditoras Internas
NC R-0170
En Desarrollo
24/sep/2012 10:26
OM-0055
En Desarrollo
29/oct/2012 14:57
NC P-0114
En Desarrollo
26/sep/2012 10:58
OM-0045
Finalizada
18/oct/2012 07:47
NC R-0171
C GR - Manejo y seguimiento de las acciones PLAN DE MEJORAMIENTO OPORTUNIDAD DE MEJORA AC TUALIZAC IN EN PLAN DE MEJORAMIENTO PARA LA O AP O Respuestas extemporaneas a peticiones i d d SA Documentos no asociados a la caracterizacin del proceso
En Desarrollo
24/sep/2012 11:12
OM-0047
Finalizada
18/oct/2012 10:19
OM-0046
Gestin de Asuntos Polticos Gestin de Asuntos Polticos Gestin de Seguridad, Apoyo Logstico Presidencial y C omunicacin y Prensa
Finalizada
18/oct/2012 10:04
Auditoras Internas
NC R-0179
Finalizada
26/sep/2012 10:50
NC P-0116
Finalizada
01/oct/2012 16:24
46
OM-0036
Gestin Documental
C ancelada
05/jun/2012 06:53
Riesgos
NC R-0162
Gestin Documental
Finalizada
12/sep/2012 11:13
OM-0051
Gestin Documental
Finalizada
23/oct/2012 22:38
OM-0052
Gestin Documental
Finalizada
23/oct/2012 22:40
Planes
NC P-0117
Gestin Documental
Finalizada
12/oct/2012 12:38
Auditora de Gestin de C alidad Auditora de Gestin de C alidad Auditora de Gestin de C alidad Auditoras Internas
NC R-0160
Gestin Documental
Finalizada
12/sep/2012 11:00
NC R-0165
Gestin Documental
Finalizada
13/sep/2012 10:54
NC R-0163
Gestin Documental
C ancelada
12/sep/2012 11:15
NC R-0151
Elementos de proteccin Seguimiento y control de la correspondencia Procedimiento para la radicacin de propuestas de Plan de emergencia para el archivo.
Gestin Documental
C ancelada
17/jul/2012 15:09
Auditoras Internas
NC R-0155
Gestin Documental
En Desarrollo
17/jul/2012 15:16
Auditoras Internas
NC R-0154
Gestin Documental
En Desarrollo
17/jul/2012 15:14
Auditoras Internas
NC R-0153
Gestin Documental
Finalizada
17/jul/2012 15:12
Auditoras Internas
NC R-0161
GD - Satisfaccin del Gestin Documental cliente GD - C ontrol de los registros Gestin Documental
En Desarrollo
12/sep/2012 11:05
NC R-0164
C ancelada
13/sep/2012 10:50
OM-0053
INVENTARIO DOC UMENTAL Seguimiento a las TRD TABLAS DE RETENC ION DOC UMENTAL Medidas de seguridad para el archivo. GD - Plan de mejoramiento integral de Gestin
Gestin Documental
C ancelada
23/oct/2012 22:43
Auditoras Internas
NC R-0152
Gestin Documental
C ancelada
17/jul/2012 15:11
Auditoras Internas
OM-0050
Gestin Documental
C ancelada
23/oct/2012 22:29
Auditoras Internas
NC R-0150
Gestin Documental
C ancelada
17/jul/2012 14:59
Auditoras Internas
NC R-0191
Gestin Documental
C ancelada
24/oct/2012 16:52
Auditoras Internas
Cdigo NC R-0142
Estado Finalizada
NC R-0128
Gestin Financiera
Finalizada
03/abr/2012 17:10
Auditoras Internas
NC R-0192
Gestin Financiera
En Desarrollo
13/nov/2012 15:11
Auditoras Internas
NC R-0193
GF - Paga de Facturas
Gestin Financiera
En Desarrollo
13/nov/2012 15:14
Auditoras Internas
47
NC P-0092
Talento Humano
Finalizada
03/abr/2012 11:51
Auditoras Internas
NC R-0117
NC R-0125
Incumplimiento Talento Humano resoluciones reuniones comit i i de acrhivos y Talento Humano Manual TDR
Finalizada
03/abr/2012 11:47
Auditoras Internas
Finalizada
03/abr/2012 14:19
Auditoras Internas
NC R-0118
Incumplimiento Resolucin 1362 de 2007 No se cumple con el artculo 6 Resolucin 1362 de 2007
Talento Humano
Finalizada
03/abr/2012 12:00
Auditoras Internas
NC R-0119
Talento Humano
Finalizada
03/abr/2012 12:03
Auditoras Internas
NC R-0120
Resolucin de vacaciones Forma de pago segn convenio con SATENA formulacin del Plan Institucional de C apacitacin y de Evaluacin del Desempeo
Talento Humano
Finalizada
03/abr/2012 12:08
Auditoras Internas
NC R-0123
Talento Humano
Finalizada
03/abr/2012 12:17
Auditoras Internas
NC P-0094
Talento Humano
Finalizada
13/abr/2012 15:40
Planes
NC R-0122
Talento Humano
Finalizada
03/abr/2012 12:15
Auditoras Internas
Cdigo NC R-0121
Estado Finalizada
NC R-0126
Finalizada
03/abr/2012 15:03
Auditoras Internas
OM-0028
Riesgo 4. Decisiones Talento Humano erroneas en adelantar los Plan de Mejoramiento Talento Humano
Finalizada
23/abr/2012 10:31
Riesgos
NC R-0147
C ancelada
12/jun/2012 13:27
Auditoras Internas
NC R-0159
Talento Humano
Finalizada
11/sep/2012 16:21
NC P-0109
Talento Humano
En Desarrollo
11/sep/2012 16:25
NC R-0148
OM-0027
TH - Incumplimiento Talento Humano Resolucin 1 de 2012 del Ministerio Prestaciones sociales Talento Humano riesgo 1 TH - los gastos por C aja menor de Viticos al Interior, Requisitos en la Seleccin de Personal Riesgo 2 TH Personal sin elementos de Proteccin Talento Humano
Finalizada
29/jun/2012 15:59
Auditoras Internas
Finalizada
13/abr/2012 15:05
Riesgos
NC P-0102
Finalizada
29/jun/2012 16:13
Auditoras Internas
NC P-0093
Talento Humano
Finalizada
13/abr/2012 15:34
Riesgos
NC R-0183
Talento Humano
En Desarrollo
26/sep/2012 16:37
NC R-0124
Entrega de dotacin
Talento Humano
Finalizada
03/abr/2012 12:19
Auditoras Internas
OM-0063
Talento Humano
Finalizada
17/dic/2012 13:36
Anlisis de Datos
48
OM-0032
Finalizada
07/may/2012 17:37
Auditoras Internas
NC R-0145
Finalizada
07/may/2012 17:47
Auditoras Internas
OM-0031
Finalizada
07/may/2012 17:34
Auditoras Internas
OM-0034
Finalizada
07/may/2012 17:42
Auditoras Internas
NC R-0146
Finalizada
07/may/2012 17:49
Auditoras Internas
NC R-0144
Finalizada
07/may/2012 17:31
Auditoras Internas
OM-0033
Finalizada
07/may/2012 17:38
Auditoras Internas
OM-0035
Finalizada
07/may/2012 17:45
Auditoras Internas
NC R-0143
Finalizada
07/may/2012 17:24
Auditoras Internas
Como se observa en el cuadro anterior los procesos que cumplieron el 100% de su efectividad en los planes de mejoramiento finalizados, son: Gestin Financiera y Tecnologa de informacin y Comunicaciones. 4.8 Rendicin de Cuenta del DAPRE. El departamento Administrativo de la Presidencia de la repblica realiz la Audiencia pblica de Rendicin de cuentas el da 14 de diciembre: Hora: 9:00 a.m. 12:00 m Lugar: Avenida Cr. 10 No. 26-21. Crowne Plaza- Tequendama Bogot. Saln Bolvar. 4.8.1 Aspectos Evaluados 4.8.1.1 Logstica del Evento:
Para la realizacin de la rendicin de cuentas, El Departamento Administrativo de la Presidencia de la Repblica, dispuso del saln Bolvar - Hotel Crowne PlazaTequendama Bogot, el cual cont con equipos que facilitaron la visualizacin de la informacin de la gestin de la entidad y la imagen de los expositores, as como la proyeccin de las grabaciones de los directivos de la entidad.
49
El 85% de los participantes a la Audiencia de Rendicin de Cuentas manifest que se enteraron del evento por invitacin directa, de estos, el 43% indic que tuvieron conocimiento del evento a travs de la pgina WEB del DAPRE, el 22 % por medio de redes sociales y 19% por otros medios utilizado por la Presidencia de la Repblica para invitar a la Rendicin de Cuentas. El 80% de los asistentes a la rendicin de cuentas manifestaron su total acuerdo y aceptacin sobre la definicin y aplicacin de procedimientos para las intervenciones de los expositores, sobre la claridad de los temas expuestos, sobre lo adecuado de los tiempos para cada expositor y el suficiente alcance para
entender los logros alcanzados por la entidad. 4.8.1.2 Participacin de las Organizaciones y la Ciudadana
Se resalta el esfuerzo que el Departamento Administrativo de la Presidencia de la Repblica, realiz en informar, convocar y sensibilizar a las organizaciones y a la ciudadana en general para que conocieran los resultados logrados en la planeacin propuesta en el periodo informado y posibilitar el escenario de escuchar y atender demandas que contribuyan al mejoramiento continuo de la gestin de la entidad. Sin embargo, pese a los esfuerzos por generar espacios para la participacin ciudadana, todava no se ha logrado con el propsito de contar con un ejercicio ms activo por parte de los diferentes grupos de ciudadanos.
4.8.1.3 Espacios de interlocucin con la ciudadana.
Como canal de comunicacin con las organizaciones de la sociedad y la ciudadana en general se dispuso utilizar el canal de Formulario de inscripcin y preguntas
disponible en la pgina WEB del DAPR: http://wsp.presidencia.gov.co/dapre/Paginas/rendicion-de-cuentas-2012.aspx., correo electrnico: rendiciondecuentas2012@presidencia.gov.co., con el fin de hacer llegar a
50
La Presidencia de la Repblica dispuso a travs de la Urna de Cristal, la transmisin en directo de la rendicin de cuentas a travs del sistema de internet pgina web de la Presidencia para que los ciudadanos y servidores pblicos tuvieron la posibilidad de otro acceso a ver y escuchar los resultados de la gestin de la entidad. Posteriormente se transmiti por el canal institucional y se dispuso en la pgina Web del DAPRE el video de la Audiencia de Rendicin de Cuentas a partir del 16 de diciembre de 2012: http://wsp.presidencia.gov.co/Videos/2012/Diciembre/Paginas/Index.aspx. La rendicin de cuentas fue instalada por el Seor Presidente de la Repblica, Juan Manuel Santos Caldern, a travs de mensaje a los colombianos, del cual se retoman algunos apartes:
Queridos compatriotas: Hemos completado ya 28 meses de nuestro periodo de gobierno, con unos resultados que nos alientan, nos alientan mucho pero que a la vez nos comprometen a trabajar ms duro para cumplir con la misin que nos dejaron los colombianos. Como parte de nuestra poltica de buen gobierno, hemos promovido dentro de nuestra administracin la prctica de los principios de transparencia y rendicin de cuenta, generando espacios y mecanismo para el control social por parte de la ciudadana y para el dilogo abierto con los colombianos. En desarrollo de esos principios hoy presentamos los resultados de la gestin del Departamento Administrativo de la Presidencia de la Repblica, encargado de asistir al presidente en el ejercicio de las atribuciones que le confiere la ley y la constitucin y de prestarle el apoyo administrativo necesario
Posteriormente se procedi con la audiencia de rendicin de cuentas mediante la intervencin del Director del Departamento Juan Mesa Zuleta, donde manifest la instancia de coordinacin que tiene el DAPRE frente a las polticas del gobierno y presento los mensajes de los Altos Consejeros, Secretarios y Directores de Programas Presidenciales, por los cuales cada uno de ellos inform los logros alcanzados y retos para el prximo ao y en cumplimiento de los objetivos institucionales. El Doctor Mario Meja Cardona Subdirector de Operaciones, informo los resultados alcanzados por las dependencias y rea de apoyos para el fortalecimiento institucional a travs de mejores prcticas en la gestin de procesos administrativos, financieros, tecnolgicos y de talento humano.
51
Finalmente el Departamento Administrativo de la Presidencia de la Republica cumpli as con la obligacin de dar cuentas de su gestin a la ciudadana para el periodo comprendido Agosto de 2011 a Agosto de 2012.
52
La Oficina de Control Interno determino los siguientes criterios para establecer el Programa Anual de Auditoras para la vigencia 2013: Cumplimiento de Plan Estratgico y Operativos Formulacin y efectividad de Planes de Mejoramiento Anlisis Administracin de Riesgos Resultados de la Encuesta del Sistema de Control Interno Informes y evaluacin de sistema de control interno de la CGR. Auditorias del ICONTEC Cumplimiento de informes de Ley Rendicin de cuentas. Realizacin de Subcomit del Sistema de Control Interno Para los procesos y/o dependencias crticos, es decir aquellos con resultados de cumplimiento inferiores al 80%, ubicacin en el nivel del riesgo como muy alta y la no efectividad en el cumplimiento de los planes de mejoramiento, se les realizar Auditora Integral de gestin. A continuacin se presenta la matriz del estado de los procesos y dependencias:
NOTA: Sigla de los procesos: DE Direccionamiento Estratgico, EM - Evaluacin, Control y Mejoramiento, Au Atencin al usuario, AP - Asuntos Polticos, GJ,- Gestin Jurdica, SA Seguridad, Apoyo Logstico y comunicacin y prensa, GA Gestin Administrativa, GF Gestin Financiera, BS Adquisicin de Bienes y Servicios, GD gestin Documental, TH talento Humano y TICS Tecnologa de informacin y Comunicacin.
53
Para la evaluacin de Sistema integrado de Gestin de la Presidencia de la Repblica, se realizar auditoras integrales de Calidad a todos los procesos de la entidad, la cual consiste en la verificacin del cumplimiento de los requisitos establecidos en la NTC GP 1000:2009 y MECI 1000. Adicionalmente se realizar las auditoras correspondientes para dar cumplimiento a los informes establecidos por la normatividad vigente que se deben presentar a los rganos de control y dems entes externos. En el formato siguiente se consolida el Programa Anual de Auditoras para la vigencia 2012 y en l se recogen los procesos que sern objeto de auditora de Gestin de la Calidad y los procesos que de acuerdo con los criterios sealados en el presente informe, se seleccionaron para las auditoras integrales. Programa Anual para las auditoras de Calidad
Presidencia
Repblica de
Evaluar la gestin de los procesos as como el cumplimiento de los requisitos tcnicos, legales, de los clientes y la organizacin, con el fin de contribuir a la Mejora Contnua del SIGEPRE. La evaluacin se realizar a la gestin desarrollada durante la vigencia 2013 Humanos (Auditores Competentes), Tecnolgicos (Hardware y Software), Fisicos (Oficinas, muebles, papelera). 11/02/2013 ALCANCE DE LA AUDITORA REFERENCIAL: MUESTRA Direccin del Departamento Subdireccin de Operaciones Oficina de Planeacin Atencin al Usuario Oficina de Control Interno Despacho Ministro Consejero Oficina del Alto Comisionado para la Paz Alto Asesor de Seguridad Nacional Alta Consejera para la Gestin Pblica y Privada Alta Consejera para las Comunicaciones Alta Consejera para las Regiones y la Participacin Ciudadana Alta Consejera para la Convivencia y Seguridad Ciudadana Alta Consejera para la Equidad de la Mujer Alta Consejera de Programas Especiales Alta Consejera para Asuntos Polticos Alta Consejera para el Buen Gobierno y la Eficiencia Administrativa Alta Consejera para Bogot Fondo de Programas Especiales para la Paz - Fondopaz Programa Presidencial de los Derechos Humanos y DIH NTCGP1000:2009 - ISO 9001:2008 MECI1000:2005 FECHA RESPONSABLE DEL PROCESO Alta Direccin
PROCESO
Direccionamiento Estratgico
Auditoria de Calidad
20 de Agosto de 2013
2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17
Direccionamiento Estratgico Evaluacin, Control y Mejoramiento Gestin de Asuntos Polticos Gestin de Asuntos Polticos Gestin de Asuntos Polticos Gestin de Asuntos Polticos Gestin de Asuntos Polticos Gestin de Asuntos Polticos Gestin de Asuntos Polticos Gestin de Asuntos Polticos Gestin de Asuntos Polticos Gestin de Asuntos Polticos Gestin de Asuntos Polticos Gestin de Asuntos Polticos Gestin de Asuntos Polticos Gestin de Asuntos Polticos
Auditoria de Calidad Auditora de Calidad Auditora de Calidad Auditora de Calidad Auditora de Calidad Auditora de Calidad Auditora de Calidad Auditora de Calidad Auditora de Calidad Auditora de Calidad Auditora de Calidad Auditora de Calidad Auditora de Calidad Auditora de Calidad Auditora de Calidad Auditora de Calidad
21 de Agosto de 2013 29 de Agosto de 2013 20 de Agosto de 2013 20 de Agosto de 2013 20 de Agosto de 2013 21 de Agosto de 2013 21 de Agosto de 2013 21 de Agosto de 2013
Dr. Mario Meja Cardona Alta Direccin y Dra. Mara Elisa Moron Baute Dr. Luis Eduardo Garzn Dr. Sergio Jaramillo Caro Dr. Francisco Jose Lloreda Mera (e) Dra. Catalina Crane Arango Dr. Juan Felipe Muoz Len Dr.Alejandro Char Chaljub
22 de Agosto de 2013 Dr. Francisco Jose Lloreda Mera 22 de Agosto de 2013 Dra. Cristina Plazas Michelsen 22 de agosto de 2013 22 de agosto de 2013 23 de agosto de 2013 23 de agosto de 2013 23 de agosto de 2013 26 de agosto de 2013 Dra. Mara Cristina Trujillo Dr. Aurelio Irragorr Valencia Dra. Mara Lorena Gutierrez Botero Dra. Gina Mara Parody Decheona Dra. Maria Ins Restrepo Dra. Alma Bibiana Prez Gmez
54
Ev aluar la gestin de los procesos as como el cumplimiento de los requisitos tcnicos, legales, de los clientes y la organizacin, con el fin de contribuir a la Mejora Contnua del SIGEPRE. La ev aluacin se realizar a la gestin desarrollada durante la v igencia 2013 Humanos (Auditores Competentes), Tecnolgicos (Hardware y Software), Fisicos (Oficinas, muebles, papelera). 11/02/2013 ALCANCE DE LA AUDITORA Auditora de Calidad REFERENCIAL: MUESTRA Secretara de Transparencia NTCGP1000:2009 - ISO 9001:2008 MECI1000:2005 FECHA 26 de agosto de 2013 RESPONSABLE DEL PROCESO Dr. Carlos Fernando Galn Pachon Dr.Gabriel Jaime Gomez Arbelaez Dr. Daniel v ila Camacho
18
19
Auditora de Calidad
26 de agosto de 2013
20
Auditora de Calidad
27 de agosto de 2013
21
Auditora de Calidad
Programa Presidencial para el Desarrollo de la Poblacin Afrocolombiana, Negra, Palenquera y Raizal Programa Presidencial para el Desarrollo Indigenas de Pueblos Integral de los Colombia Secretaria Jurdica Casa Militar la Seguridad del Seor
27 de agosto de 2013
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Auditora de Calidad
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Gestin Jurdica Gestin de Seguridad, Apoyo Logstico Presidencial, Comunicacin y Prensa Gestin de Seguridad, Apoyo Logstico Presidencial, Comunicacin y Prensa Gestin de Seguridad, Apoyo Logstico Presidencial, Comunicacin y Prensa Gestin de Seguridad, Apoyo Logstico Presidencial, Comunicacin y Prensa Gestin Administrativ a Gestin Financiera
Auditora de Calidad Auditora de Calidad Auditora de Calidad Auditora de Calidad Auditora de Calidad Auditora de Calidad Auditora de Calidad
29 de agosto de 2013 28 de agosto de 2013 28 de agosto de 2013 28 de agosto de 2013 28 de agosto de 2013 23 de Agosto de 2013 26 de agosto de 2013
Dra. Cristina Pardo Schlesinger Cn. Juan Vicente Trujillo. Cn. Jaime Vega lv arez Dr. Otto Gutirrez Torres Dr. Juan Carlos Mira Dra. Claudia Yolima Jimenez Riv era Dr. Gonzalo Quintero Perilla Dra. Claudia Yolima Jimenez Riv era Dra. Adriana Martnez Snchez Dra. Katy Minerv a Toledo Mena Dr. Jos Sal Rodrguez Ing. Iv onne Herndez Chaparro
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Gestin Documental Adquisicin de Bienes y Serv icios Talento Humano Tecnologas de Informacin y Telecomunicaciones
Proceso Completo Proceso Completo rea de Talento Humano y Oficina de Control Interno Disciplinario Proceso Completo
OBSERVACIONES:
ieron en cuenta todos los procesos y/o dependencias. Por tanto se requiere desarrollar 1. Es un total de 33 Auditorias de Calidad, se tuv cuatro (4) cinco (5) auditorias por da. isto que se necesiten mnimo de 8 auditores por auditoria. 2. Como se program (cilco de auditora en 8 das) est prev 3. Para los Procesos de Soporte y de Direccionamiento Estratgico, se programar el desarrollo de la Auditora en un da, atendiendo las recomendaciones de auditores internos del ciclo anterior. 4. Las dems Auditorias se programaran para desarrollarse en 4 horas. MARIA ELISA MORON BAUTE Jefe Oficina de Control Interno APROBADO POR: Comit de Coordinacin del Sistema de Control Interno
ELABORADO POR:
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5.5 Asesora y Acompaamiento La Oficina de Control Interno continuar acompaando y asesorando a los procesos y/o dependencias que lo soliciten, as como en los Subcomits de Control Interno. A travs de este rol, se busca asesorar y buscar alternativas de mejora conjuntas para el normal cumplimiento de los objetivos y metas de las dependencias. Para la vigencia 2013, se acompaar de manera permanente a los Programas Presidencial, al proceso de Talento Humano, Proceso de Direccionamiento estratgico, gestin Documental y Gestin Administrativa. 5.6 Plan General de Auditoria. Con el fin de garantizar la oportuna informacin a los responsables de los procesos y de sus equipos sobre el proceso auditor a realizar, la Oficina de Control Interno elaborar y remitir con tres (3) das de anticipacin a la reunin de apertura, el detalle sobre las actividades y tiempos a cumplir. De esta forma, se cumple con lo establecido en la Norma Tcnica NTC-ISO 19011 1 y el manual de Auditoras Internas. 6. Proceso de Fortalecimiento Institucional Su principal escenario es el Comit de Coordinacin del Sistema de Control Interno, creado mediante Resolucin No. 4478 de 2012, el cual tiene las siguientes funciones: 1. Recomendar pautas para la determinacin, implantacin, adaptacin, complementacin y mejoramiento permanente del Sistema de Control Interno, de conformidad con las normas vigentes y las caractersticas propias del Departamento Administrativo de la Presidencia de la Repblica. 2. Estudiar y revisar la evaluacin del cumplimiento de las metas y objetivos del Departamento Administrativo de la Presidencia de la Repblica, dentro de los planes y polticas sectoriales y recomendar los correctivos necesarios. 3. Asesorar al Director de Departamento Administrativo de la Presidencia de la Repblica, en la definicin de planes estratgicos y en la evaluacin del estado de cumplimiento de las metas y objetivos all propuestos.
Directrices para la Auditora de los Sistemas de Gestin de la calidad y/o Ambiental. 2002-11-27
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4. Recomendar prioridades para la adopcin, adaptacin, adecuado funcionamiento y optimizacin de los sistemas de informacin gerencial, estadstica, financiera, de planeacin y de evaluacin de procesos, as como para la utilizacin de indicadores de gestin generales y por reas. 5. Estudiar y revisar la evaluacin al cumplimiento de los planes, sistemas de control y seguridad interna y los resultados obtenidos por las dependencias y procesos del Departamento Administrativo de la Presidencia de la Repblica. 6. Revisar el estado de ejecucin de los objetivos, polticas, planes, metas y funciones que corresponden a cada una de las dependencias y procesos del Departamento Administrativo de la Presidencia de la Repblica. 7. Coordinar con las dependencias y procesos del Departamento Administrativo de la Presidencia de la Repblica, el mejor cumplimiento de sus funciones y actividades. 8. Presentar a consideracin del Director del Departamento Administrativo de la Presidencia de la Repblica propuestas de modificacin a las normas sobre control interno vigentes. 9. Reglamentar el funcionamiento de los distintos Subcomits de Coordinacin del Sistema de Control Interno que se organicen. 10. Las dems que le sean asignadas por el Director del Departamento Administrativo de la Presidencia de la Repblica. Durante la vigencia 2012 se realizaron las cuatro sesiones de Comit establecidas en las siguientes fechas: Febrero 14 de 2012. Abril 25 de 2012. Julio 31 de 2012. Octubre 30 de 2012. Las respectivas actas se encuentran debidamente suscritas y bajo la guarda y custodia de la Oficina de Control Interno quien ejerce la Secretara Tcnica del Comit y tiene voz pero no voto en las decisiones; as mismo, se convocar para la vigencia fiscal 2012 como mnimo cuatro (4) reuniones.
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Para la vigencia 2013 se han programado los Comits de Coordinacin del sistema de Control Interno as: Febrero 20 de 2013. Abril 24 de 2013. Julio 31 de 2013. Octubre 30 de 2013. Este cronograma de programacin de los subcomits de Coordinacin de Control interno, estar sujeto a modificacin por razones de fuerza mayor, cuando los miembros as lo consideren. 7. Aprobacin El presente documento se realizo teniendo en cuenta las directrices dadas por la Direccin del Departamento Administrativo, los resultados de la vigencia 2012 y los lineamientos y/o criterios de la Oficina de Control Interno y recoge la planeacin de la Oficina de Control Interno para el ao 2013, y se presentar en el prximo Comit de Coordinacin del Sistema de Control Interno para conocimiento y aprobacin.
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