TutorialparausarlaplantilladeExcel paraelseguimientoyplanificacinacadmicaestudiantil

1. Objetivo
LaplantilladeExceltieneporobjetivoproveeralestudianteunaherramientaquelefacilite - supropioseguimientodelavanceacadmicoenlacarreray - laplanificacindelasmateriasacursar.

2. Aclaracionesimportantes
La plantilla Excel NO constituye un documento oficial de la UCA. Los certificados de notas oficiales y otros documentos sobre el expediente del alumno solamente pueden ser emitidos por Registro Acadmico y nicamentesonvlidosconlasfirmasyselloscorrespondientes. La UCA se reserva el derecho de modificar la informacin contenida en la plantilla en cualquier momento y sin aviso;cualquiermodificacinestaramparadaenlareglamentacincorrespondiente. La informacin contenida en la plantilla Excel es confidencial y de uso exclusivo del propio estudiante; podr ser utilizada en la sesin de Tutora Acadmica por el tutor con el consentimiento del estudiante, para fines de orientacinyapoyo.AlfinalizarlasesindeTutoraAcadmica,serecomiendaqueelestudianteenvesuplantilla Excel a su correo electrnico institucional y la borre de la computadora del tutor; de esta forma se garantizar la confidencialidaddelainformacin.

3. Composicindelaplantilla
LaplantilladeExcelestcompuestapordoshojas: 1. La primera tiene la lista de materias del plan de estudio en formato texto (ver figura 1). Esta es la hoja de trabajo. 2. La segunda tiene la lista de materias del plan de estudio ordenadas de manera que se simula la forma grficadelplan.Estaesunahojaprincipalmenteparaconsulta.

3.1 Lahojadetrabajo

Figura1. Hojadetrabajo,partesuperior.
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Enlaprimerahojadetrabajoseencuentranlassiguientessecciones: 1. Datos de identificacin: contiene los datos bsicos de identificacin del estudiante, como nombre, nmero decarn,carrerayplanenlaqueestabainscritoalmomentodecreacindelaplantilla. 2. Composicin del plan de estudio: formada por la lista de materias que constituyen el plan de estudio, con sus respectivos cdigos, prerrequisitos y nivel (ciclo del plan) al que pertenecen. Si el plan de estudio tiene materiasqueelestudiantepuedeelegir(electivas,optativasocursosmonogrficos),entoncesestasestarn agrupadasalfinaldelalista(verfigura2). 3. Desarrollo del plan de estudio: contiene los datos de avance en el plan de estudio: matrcula, unidades valorativas (UV), nota final y ciclo en que fue cursada por ltima vez cada materia. Bsicamente se trata de los datos que se utilizan para calcular el CUM de carrera. En caso de que alguna materia haya sido cursada enreciclaje,entoncesaparecerlanotafinalmsaltaobtenida. Si a la materia le aparece ciclo y matrcula, pero no la nota final, entonces se trata de una materia que est inscritayparalacualannosecuentaconnotafinalregistrada.
Figura2. Hojadetrabajo,parteinferior.

4. Planificacin de la carga acadmica (inicialmente tendr una copia de la informacin de la seccin anterior paraquesepuedatrabajarlaplanificacindelacargaacadmica): Se puede modificar el ciclo y la nota final de alguna materia cuando se planifique volver a cursarla para aprobarla o bien llevarla en reciclaje. Las UV de la materia se pueden modificar solo en el caso de las materiaselegibles,esdecir,lasmateriasoptativas,electivasocursosmonogrficos. Se pueden agregar datos en las celdas vacas cuando se planifique cursar las materias en primera matrcula. Se pueden borrar los datos en caso de que se decida no cursar una materia que, segn la planificacin, sepensaballevarenelfuturo. Si por error se borraran los datos de una materia que ya se hubiera cursando, puede recurrirse a los datosdelaseccinDesarrollodelplandeestudioparavolveradigitarlos. 5. Lacolumnaanotacionestienedosusosfundamentales: Escribiralgncomentarioocondicinsobrelaplanificacinqueseharealizado. Escribirelnombredelamateriaquesehacursadooquesepiensacursarcomoelegible(verfigura2).
Figura3. Hojadetrabajo,clculosparaplanificacin

En la parte inferior de la lista se encuentran los clculos que se utilizan al momento de planificar la carga acadmica: el CUM de carrera que se encontraba registrado al momento de crear la plantilla y el CUM hipottico, calculadoapartirdelasnotasquesehayaplanificadoobtenerenlosciclosfuturos.

3.2 Lahojadeconsulta

Figura4. Hojadeconsulta

Tal como se aprecia en la figura 4, la hoja de consulta muestra de manera grfica el listado de materias que conforman el plan de estudio. Cada recuadro representa una materia e incluye los datos descriptivos, que se tomandediferenteslugaresdelahojadetrabajo: 1. Elnombredelamateriaestomadodediferentesfuentes,dependiendodeltipodeasignatura,as: Para las materias fijas del plan de estudio, el nombre es tomado de la seccin Composicin del plan de estudio. Para las materias elegibles por el estudiante (electivas, optativas o cursos monogrficos), el nombre es tomado de la seccin Planificacin de la carga acadmica, especficamente de la columna anotaciones. 2. LomismoocurreparaeldatodelasUV: Para las materias fijas del plan de estudio, se toman las UV de la seccin Composicin del plan de estudio. Para las materias elegibles por el estudiante (electivas, optativas o cursos monogrficos), se toman las UVdelacolumnaUVdelaseccinPlanificacindelacargaacadmica. 3. LosprerrequisitossontomadosdelaseccinComposicindelplandeestudio. 4. ElcicloestomadodelaseccinPlanificacindelacargaacadmicaypuedecorrespondera elcicloenelquelamateriafuecursadaporltimavez; encasodequelamateriahayasidocursadaenreciclaje,elcicloenelqueseobtuvolamayornotafinal; o elcicloenelqueseplaneacursarlamateriaporprimeravez.
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5. LanotafinalestomadadelaseccinPlanificacindelacargaacadmicaypuedecorrespondera lanotafinalobtenidalaltimavezquefuecursadalamateria; encasoquelamateriahayasidocursadaenreciclaje,lanotafinalmsaltaobtenida;o lanotafinalconlaqueelestudianteproyectaaprobarlamateriacuandolacurseporprimeravez. En cualquiera de los casos, los datos son tomados directamente de la seccin Planificacin de la carga acadmicadelahojadetrabajo.

3.3 Otrascaractersticas
Parabrindarmayororientacinyfacilitarsuuso,lahojadetrabajocuentaconcaractersticasdeformato. 1. Enlahojadetrabajo: La columna nivel tiene fondo amarillo para indicar el nivel de avance alcanzado. Esto puede ser til en la planificacin de la carga acadmica, pues se recomienda que los estudiantes no cursen materias que estnmsalldedosnivelesporencimadelnivelenelqueseencuentran(verfigura5).Sinembargo,el coloreo de estas celdas no es automtico, es decir, no cambiar aunque cambien las notas de las materias. Cuandosemodificaunaceldadelacolumnanotaaobtener(porejemplo,porquelamateriasevolver a cursar), la celda cambia de color indicando que hay una diferencia entre la nota digitada y la nota original(verfigura6).
Figura5. Ilustracindeindicadordeniveldeavance

Figura6. Ilustracindemodificacindenotafinalenlaplanificacin
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2. En la hoja de consulta, el fondo de la nota final de las materias pasa a un color verde cuando la nota es aprobatoriaoarojocuandoesdereprobacin(verfigura7).
Figura7. Ilustracindeindicadordeaprobacinenlahojadeconsulta.

4. Cmoutilizarlahojadetrabajo?
4.1 Utilizarlahojadetrabajoparalaplanificacin
Cuandosedeseeplanificarlacargaacadmica,esdecir,lasmateriasqueresultamsconvenienteinscribirparael mejoravanceenlacarrera,seutilizalaseccinPlanificacindelacargaacadmica.

A. Silamateriasecursarporprimeravez:
1. 2. 3. Escribirelcicloenelqueseesperacursarlamateria. Escribirlanotafinalconlaqueseesperaaprobarlamateria. Silamateriaeselegible,enlafilaenlaqueseencuentralamateria a. escribirlasUVdelamateriaqueseesperacursary b. escribirenlacolumnaanotacioneselnombredelamateriaqueseesperacursar.

B. Silamaterianosecursarporprimeravezosecursarenreciclaje:
1. 2. 3. Modificarelcicloenelqueseesperacursarlamateria. Modificarlanotafinalconlaqueseesperaaprobarlamateria. Silamateriaeselegible,enlafilaenlaqueseencuentralamateria a. modificar el nombre (importante: puede cambiarse de materia siempre y cuando esta no se encuentrereprobadaen2matrculaosubsiguientes). b. escribirlasUVdelamateriaacursar. Ojo: algunas carreras no permiten reciclar materias; otras tienen condiciones especiales a cumplir para reciclar materias (solo en el caso de que se cumplan esas condiciones, el estudiante podr modificar las notasdelasmateriasyaaprobadas).

4.2 Utilizarlahojadetrabajoparaelseguimiento
Elestudiantepuededarseguimientoasupropioavanceenlacarreraactualizandolosdatosdelasmateriasquese hayanplanificadoanteriormente(porejemplo,debersustituirlanotaplanificadaporlanotafinalquerealmente obtuvo). Esto le permitir tener con cierta anticipacin los datos aproximados del CUM y del avance alcanzado. Los resultados tambin se vern reflejados en la hoja 2; no as en el color que refleja el nivel de avance en la hoja 1. Pararealizarlaactualizacindelosdatosdelasmateriasquesehayanplanificadoanteriormente,puedenseguirse lasinstruccionesdelaseccin4.1deestedocumento.
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5. DiferenciasporversionesdeExcel
Si bien se ha intentado que todas las caractersticas de la plantilla sean compatibles con las versiones ms recientes de Microsoft Excel, las diferencias entre las versiones del programa pueden afectar la visualizacin de la plantilla. Para visualizar correctamente y poder editar la plantilla en Excel 2010, es necesario dar clic al botn "Habilitar edicin"enelcuadrodedilogoquesemuestraautomticamentealabrirelarchivoporprimervez(verfigura8). Luego,sinhaberhechomodificacinalguna,deberguardarseparaquequederegistradoelcambioqueExcelhizo porcompatibilidad.
Figura8. HabilitaredicindelaplantillaenExcel2010.

En Excel 2003, al abrir el archivo se muestra un mensaje indicando cierta incompatibilidad del formato condicional. Se debe aceptar el mensaje (ver figura 9) y guardar la plantilla para que quede registrado el cambio queExcelhizoporcompatibilidad.
Figura1. HabilitaredicindelaplantillaenExcel2003.

EnExcel2007nosehadetectadoalgunaincompatibilidadquerequieraunaaccinespecial.