FACULTAD

DE

ADMINISTRACION

FINANZAS

INFORMATICA VII CPA. NOCTURNO

ETAPAS PARA EL PROCESO DE PLANIFICACION

PRESUPUESTARIA

ALUMNO:

WILLIAN CASQUETE ZAMORA

QUE ES UN PRESUPUESTO?

Clculo anticipado de los ingresos y gastos de una actividad econmica (personal, familiar, un negocio, una empresa, una oficina) durante un perodo, por lo general en forma anual. El presupuesto es una herramienta para la planificacin de las actividades, o de una accin o conjunto de ellas, reflejadas en cantidades monetarias. Y que determinan de manera anticipada las lneas de accin que se seguirn en el transcurso de un periodo determinado.

Requisitos para la elaboracin de un presupuesto Conocimiento de la empresa Apoyo directivo Exposicin clara de los planes o polticas Coordinacin para la ejecucin de los planes o polticas Fijacin del periodo presupuestal Direccin y supervisin

El trabajo de llevar a efecto los presupuestos, es de todo el personal, desde los obreros, bajo las rdenes de su jefe, hasta los funcionarios

LAS ETAPAS QUE CARACTERIZAN AL PRESUPUESTO

Previsin Planeacin

Formulacin Aprobacin

Organizacin Ejecucin

Coordinacin Direccin

Control Evaluacin

1 PREVISIN

Principios de previsin Predictibilidad Determinacin cuantitativa Objetivo

2 PLANEACIN

Principios de planeacin Precisin Costeabilidad Flexibilidad Participacin Confianza

3. LAS REGLAS BSICAS PARA LA FORMULACIN DE LOS PRESUPUESTOS SON: EVISIN

-Elaborar un organigrama.

-Construir una pirmide presupuestal. -Establecer un programa contable por cada departamento. -Disear los instrumentos informativos bsicos.
Lograr el apoyo y la cooperacin

4. APROBACIN

consistente de todo el personal, as como su afinacin, y ajuste, dando lugar al presupuesto definitivo a ejercer.

5 ORGANIZACIN

Comunicacin Orden

6 EJECUCIN Y COORDINACIN

El trabajo de llevar a efecto los presupuestos, es de todo el personal, desde los obreros, bajo las rdenes de su jefe, hasta los funcionarios de la ms alta jerarqua.

7 DIRECCIN

Principios de direccin Autoridad Coordinacin

8. CONTROL

Accin por medio de la cual se aprecia si los planes y objetivos se estn cumpliendo

9. EVALUACION

Con base en los resultados obtenidos y sus costos.

Preparacin de un presupuesto Antes de comenzar el proceso de preparacin del presupuesto, los gerentes deben formularse unas preguntas importantes:

Los objetivos tcticos que estamos analizando, permitirn alcanzar los objetivos estratgicos mayores y de ms largo plazo de la organizacin.

La empresa, cuenta con los recursos necesarios para solventar las actividades a lo largo del prximo perodo presupuestado?

La empresa, crear suficiente valor para atraer los recursos futuros adecuados (rentas, prstamos, inversionistas, etc.) para alcanzar esos objetivos de largo plazo?

Las respuestas a estas preguntas afectarn a todas las personas encargadas de la planificacin dentro de la empresa y las ayudarn al comenzar el proceso de preparacin del presupuesto.

Establecer Supuesto El primer paso para desarrollar un presupuesto consiste en establecer un conjunto de previsiones sobre el futuro.

Las hiptesis de los gerentes se vern directamente afectadas por las respuestas a preguntas tales como:

El mercado, crecer durante el perodo? De ser as, en qu proporcin? De qu manera respondern los clientes a los productos actuales, nuevas funciones o nuevos productos? Qu harn los competidores para acrecentar su participacin en el mercado? Con qu rapidez puede responder la empresa a los cambios en el mercado? Estas hiptesis provienen de las fuentes con la mejor informacin. El Presupuesto *La planeacin es la clave de una buena administracin. *Es necesario para la evaluacin del desempeo. *Es mucho ms que un lmite de erogaciones.

Por lo tanto, el presupuesto puede considerarse una parte importante del clsico ciclo administrativo de planear, actuar y controlar o, ms especficamente, como parte de un sistema total de administracin que incluye: Formulacin y puesta en prctica de estrategias. Sistemas de Planeacin. Sistemas Presupuestales. Organizacin. Sistemas de Produccin y Mercadotecnia. Sistemas de Informacin y Control.

TIPOS DE PRESUPUESTOS Segn flexibilidad Flexibles la Rgidos

Presupuestos fijos. Se elaboran para un solo nivel

de actividad. Tradicionalmente utilizados por el sector pblico.

Presupuestos

diferentes niveles de actividad; para cada nivel de actividad de ventas o produccin, muestran diferentes niveles de costos y gastos. Segn perodo tiempo el De corto plazo de De largo plazo operaciones de un ao o menos. Comprende perodos de mayor duracin que un ao (planes de desarrollo, en el sector pblico o La planificacin se realiza para cubrir un ciclo de

variables.

Se

elaboran

para

planes estratgicos, en el sector privado).

Segn el sector Sector pblico

Presupuestos del Estado, de organismos y entidades oficiales, que generalmente se elaboran

por programas, esto es, prestando atencin ms a

las acciones que se van a realizar que a las adquisiciones. Sector privado Tambin se conocen y como

empresariales

estn

dedicados

presupuestos
a

la

planificacin de las actividades de la empresa. Segn el campo De operacin de aplicacin O presupuestos econmicos, comprenden un conjunto de presupuestos que abarca todas las actividades del perodo siguiente. Su contenido se resume, generalmente, en el Estado de Resultados

proyectado.
Financieros

Comprenden cuentas o partidas que inciden dos tipos:

fundamentalmente en el Balance. Pueden ser de

De tesorera (presupuesto de caja, flujo de caja o cashflow) De capital (presupuesto de inversiones).

Los presupuestos pueden clasificarse desde varios puntos de vista. El orden de prioridades que se les d depende de las necesidades del usuario. Ver el cuadro sinptico siguiente: SEGN SU FLEXIBILIDAD Rgidos, Estticos, Fijos o Asignados Por lo general se elaboran para un solo nivel de actividad. Una vez alcanzado ste, no

se permiten los ajustes requeridos por las variaciones que sucedan. De este modo se efecta un control anticipado sin considerar el comportamiento econmico, cultural, poltico, demogrfico o jurdico de la regin donde acta la empresa. Esta forma de pblico. Flexibles o Variables Los presupuestos flexibles o variables se elaboran para diferentes de actividad y pueden adaptarse a las circunstancias que surjan en cualquier momento. Muestran los ingresos, costos y gastos ajustados al tamao de operaciones manufactureras o comerciales. Tienen amplia aplicacin en el campo de la presupuestacin de los costos, gastos indirectos de fabricacin, administrativos y ventas. SEGN EL PERIODO QUE CUBRAN A Corto Plazo Los presupuestos a corto plazo se planifican para cumplir el ciclo de operaciones de un ao. control anticipado dio origen al presupuesto que tradicionalmente utilizaba el sector

A Largo Plazo En este campo se ubican los planes de desarrollo del Estado y de las grandes empresas. En el caso de los planes del Gobierno el horizonte de planteamiento consulta el perodo presidencial establecido por normas constitucionales en cada pas. Los lineamientos generales de cada plan suelen sustentarse en consideraciones econmicas, como generacin de empleo, creacin de infraestructura, lucha contra la inflacin, difusin de los servicios de seguridad social, fomento del ahorro, fortalecimiento del mercado apertura mutua de los mercados internacionales. de capitales, capitalizacin del sistema financiero o, como ha ocurrido recientemente,

SEGN EL CAMPO DE APLICABILIDAD EN LA EMPRESA De Operacin o Econmicos Incluye la presupuestacin de todas las actividades para el perodo siguiente al cual se elabora y cuyo contenido a menudo se resume en un estado de prdidas y ganancias proyectado. Entre stos podran incluirse: Ventas. Produccin. Compras. Uso de Materiales. Mano de Obra. Gastos Operacionales.

Financieros
Incluyen l clculo de partidas y/o rubros que inciden fundamentalmente en el tambin conocido como de erogaciones capitalizables. Presupuesto de Tesorera: Se formula con las estimaciones previstas de fondos disponibles en caja, bancos y valores de fcil realizacin. Tambin se denomina relacionadas con las entradas de fondos monetarios o con la salida de fondos lquidos ocasionada por la congelacin de deudas, amortizacin u otros. Presupuesto de Erogaciones Capitalizables: Controla las diferentes inversiones en activos fijos. Contendr el importe de las inversiones particulares a la adquisicin de terrenos, la construccin o ampliacin de edificios y la compra de maquinaria y equipos. Sirve para evaluar alternativas de inversin posibles y conocer el monto de los fondos requeridos y su disponibilidad de tiempo. presupuesto de caja o efectivo porque consolida las diversas transacciones balance. Convienen en este caso destacar el de la caja o tesorera y el de capital

SEGN EL SECTOR EN EL CUAL SE UTILICEN Presupuestos del Sector Privado Los presupuestos del sector pblico cuantifican los recursos que requieren la operacin normal, la inversin y el servicio de la deuda pblica de los organismos y las como la remuneracin de los funcionarios que laboran en instituciones del gobierno, los gastos de funcionamiento de las entidades estatales, la inversin de proyectos de apoyo a la iniciativa privada, la realizacin de obras de inters social y la amortizacin de compromisos ante la banca internacional. Presupuestos del Sector Pblico Los utilizan las empresas particulares como base de planificacin de las actividades empresariales Por otra parte, existen dos tipos de planeacin, en funcin al tiempo que abarcan: A largo plazo y a corto plazo. - Planeacin a largo plazo. La Planeacin a largo plazo normalmente no se expresa en trminos precisos respecto a los diferentes entidades oficiales. Al efectuar los estimativos presupuestales se contemplan variables

departamentos de una empresa, sino que se presenta en trminos globales en relacin a sus principales planes, basndose en una anlisis realista de los aspectos negativos y estableciendo sus metas operativas y financieras para un cierto perodo. Los principales planes a largo plazo de la empresa son: a) Plan de Mercados: Se realiza una investigacin acerca del comportamiento de los diferentes mercados que se relacionan con el producto. Algunas de las variables que se toman en cuenta son el crecimiento de la economa, el crecimiento de la poblacin, etc., para que as las ventas se puedan estimar con mayor facilidad. b) Plan de Necesidades de Insumos: Por medio de ste se van a conocer los recursos necesarios para llevar a cabo el proceso productivo, como son la materia prima, la mano de obra, instalaciones fsicas, energticos, etc. positivos ao importantes de la compaa, as como de su posicin en la industria,

c) Plan Financiero: Este plan consiste en definir la forma ms adecuada para obtener liquidez y financiamiento, una vez determinados los ingresos y egresos provenientes del plan de requerimientos de insumos. - Planeacin a corto plazo. La planeacin a corto plazo es un subconjunto de la planeacin a largo plazo, y es en sta donde se indican las acciones que se van a seguir en un perodo determinado, generalmente de un ao. En esta parte del proceso se prepara el presupuesto, que en la actualidad, como ya se mencion, es la mejor tcnica con la que cuentan las empresas para expresar en trminos cuantitativos las acciones que llevarn a cabo en un perodo futuro determinado. Hay que aclarar que el presupuesto no va a predecir eventos que sucedern en el futuro, sino que sirve para planear actividades para lograr resultados.

Cada departamento dentro de la empresa va a tener ciertos planes para la operacin del negocio, y el sistema presupuestario va a ser el medio por el cual dichos planes se van a coordinar y publicar, y servir para observar el desempeo de los subalternos. A continuacin se mencionarn los requisitos necesarios para la elaboracin de los presupuestos. B) Requisitos para un buen Presupuesto. Decir que un presupuesto tuvo xito, o que fue bien elaborado, no necesariamente significa que los resultados logrados hayan sido idnticos a los presupuestados, sino que se tuvo una mejora en la empresa logrando una mayor eficiencia en la operacin. elaboracin deben basarse en ciertos requisitos como: 1) Conocimiento de la Empresa. Es muy importante que se tenga un conocimiento amplio de la empresa en cuanto a

Para que los presupuestos logren su cometido, las personas encargadas de su

sus objetivos, polticas y organizacin, ya que si no se elaboran de acuerdo a las caractersticas principales, no tienen razn de ser y no servirn de nada. El contenido y forma de los presupuestos, por lo tanto, va a variar de una empresa a otra. El conocer los objetivos y polticas de la empresa es de gran utilidad. Los primeros nos van indicar a dnde queremos llegar, van a sealamos el campo de operaciones,

especificarn su tamao y horizontes esperados y definen sus funciones; stos deben ser establecidos cuidadosamente, y de forma que sean alcanzables. Las segundas sern las directrices a seguir para saber cmo enfrentarnos a las distintas situaciones que se mantener en forma consistente en todas sus operaciones. En cuanto a lo que se refiere a la organizacin, es importante que exista un organigrama general y otro por cada departamento para definir claramente las reas de responsabilidad y las lneas de autoridad, pues en la elaboracin del presupuesto intervendrn los gerentes de cada rea as como los subordinados. 2) Total apoyo de la alta gerencia. Es muy importante el apoyo que se tenga por parte de los directivos en la implantacin nos presenten; representan actitudes o puntos de vista que la compaa procura

del presupuesto, pues es indispensable para su buena realizacin y desarrollo. Esto hace que el presupuesto se convierta en un plan de accin operativa y un patrn de control comparando lo presupuestado contra lo real. 3) Exposicin del plan o poltica. Una vez que se han definido claramente los criterios de los directivos respecto al plan, es necesario que se d a conocer en forma clara y concreta por medio de manuales o instructivos. Esto tiene como fin informar el trabajo y coordinar las funciones de las tambin se incluir el perodo que abarcar el presupuesto, las formas que se usarn con instrucciones para saber cmo llenarlas, y toda la informacin necesaria. personas que intervienen en la elaboracin del presupuesto. En dichos mtodos

Es muy importante que las personas que intervienen en la elaboracin del presupuesto trabajo. En algunas empresas puede existir la necesidad de capacitar al personal de nivel gerencial para obtener mejores resultados. 4) Coordinacin para la ejecucin del plan o poltica.

estn de acuerdo con ello y conozcan bien cul ser su labor para que sea ms fcil el

Para que cada uno de los presupuestos de los diferentes departamentos de una empresa formen parte del presupuesto general y ste sea como una unidad, es necesario la presencia de una persona que acte como coordinador de todos los Director del Presupuesto. departamentos que intervienen en el plan; a esta persona se le puede denominar

Lgicamente, esta responsabilidad debe recaer en manos de un funcionario con preparacin tcnica y con un conocimiento amplio de la compaa en cuanto a su organizacin y aspecto financiero, as como del sistema contable de la entidad, tomando en cuenta el tamao de la empresa y las necesidades de sta, porque, como ya vimos antes, el Director del Presupuesto va a ver la empresa de manera global, como un todo. Es comn que el ms indicado para fungir como director del presupuesto sea el Contralor, o en su caso el Gerente de Finanzas, porque tienen conocimientos generales de todos los departamentos que integran a la empresa; adems de que, gracias a su apropiados, y enriquecidos por la experiencia del ejercicio de su profesin en la preparacin como Licenciado en Contadura, cuentan con los conocimientos tcnicos industria y el comercio puede llegar a tomar decisiones generales, adems de que existen empresas en las que varios jefes de departamento le reportan, y l a su vez le reporta al Director General.

Cuando no existen ninguno de stos puestos en la compaa, el Director del Presupuesto debiera ser el Gerente administrativo, el tesorero o, si la empresa es muy pequea, el director de la misma. Para sincronizar las actividades de cada departamento se elaborar un calendario en el cual se indiquen las fechas en las que cada departamento deber tener lista la informacin necesaria para que otros puedan desarrollar las estimaciones. Toda esta informacin, al igual que el calendario de actividades, se enviar al Director del Presupuesto para que pueda realizar su tarea de coordinacin, procurando que las peridicas que se requieren y obteniendo as las desviaciones. 5) Fijacin del Perodo Presupuestal Otro de los requisitos indispensables para poder ejercer el control presupuestal es la fijacin del lapso que comprenden las estimaciones. Esto depender de la estabilidad o inestabilidad de las operaciones del negocio. Es conveniente que coincidan las estimaciones con los resultados para que se puedan llevar a cabo las comparaciones y seran significativos. hacer las correcciones necesarias. En caso contrario, probablemente los resultados no operaciones se realicen en el tiempo establecido, haciendo las comparaciones

En resumen, es aconsejable establecer perodos del presupuesto por un ao dividido en meses, para poder comparar mensualmente los resultados obtenidos contra lo planeado, con el fin de detectar desviaciones y as prever en lo que sea posible para el mes siguiente.

6) Sistema adecuado de Contabilidad y Costos. Este requisito es indispensable para el establecimiento de un sistema de presupuestos, ya que se refiere a los sistemas contables que maneja la empresa para el registro de sus operaciones.

Bsicamente, el presupuesto est ligado a los registros histricos de las operaciones, tanto para tomar la informacin necesaria para poder elaborarlo, como para llevar a cabo las comparaciones peridicas con los, presupuestos ya preparados. Cada empresa deber tener un sistema contable de acuerdo a sus caractersticas y necesidades, de forma que pueda tener informacin veraz, oportuna y confiable para ver qu tan cerca o lejos sta de alcanzar los objetivos fijados en los presupuestos y as ayudar a la toma de decisiones. Hablando del sistema de contabilidad, hay que hacer hincapi en que es muy importante la existencia del catlogo de cuentas y un instructivo de contabilidad claro y preciso para poder elaborar los presupuestos, tomando en cuenta que siempre se harn los registros bajo los mismos lineamientos, de acuerdo a los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados. El grado de detalle del catlogo depende del tamao de la empresa; si se trata de una empresa pequea bastar con tener una sola cuenta de mayor para el registro de las ventas; en cambio, si se trata de una empresa grande con un gran nmero de operaciones, no bastar con esto, sino que podrn territorio, por producto, etc. La contabilidad de costos es una fase amplificada de la contabilidad general o financiera de una entidad industrial o mercantil que proporciona rpidamente a la gerencia los datos relativos a los costos de producir o vender cada artculo o de suministrar un servicio particular. De aqu se deriva su importancia, ya que sta determinacin de costos de produccin y de ventas; al control de los elementos del tanto, la elaboracin del presupuesto. permite la elaboracin de estados financieros ms exactos por cuanto toca a la costo; y a que facilita la planeacin de utilidades, la eleccin de alternativas, y, por lo existir sub-cuentas o mayores auxiliares, en donde se muestren las ventas por

El sistema de contabilidad de costos se instalar de acuerdo a las necesidades de la empresa, y deber ser acorde a los objetivos de la misma. Tambin se tendr que indicar la mecnica contable del sistema para seguir siempre los mismos lineamientos. 7) Direccin y Vigilancia. Una vez que el plan ya ha sido aprobado, cada departamento empezar a elaborar su presupuesto con las recomendaciones que ayudarn a poner en prctica dichos planes. El siguiente paso ser revisar peridicamente las estimaciones y las actividades que se van desarrollando y, de ser necesario, modificarlas. Un buen presupuesto requiere de un trabajo continuo y minucioso, y que la persona encargada de vigilarlo posea los conocimientos necesarios para ver que se cumpla y se lleven a cabo las modificaciones cuando las circunstancias as lo requieran. De esta manera, el presupuesto podr ser un verdadero instrumento de control para la empresa.