EL ACTA

El acta de una reunin es el documento escrito que registra los temas tratados y los acuerdos adoptados en una determinada reunin, con la finalidad de certificar lo acontecido y dar validez a lo acordado. El tipo de organismos que celebra estas reuniones de las que se levantar acta puede ser muy diverso, desde una asamblea parlamentaria, una institucin pblica o privada, una asociacin o una comunidad de vecinos. Todas estas reuniones han debido ser debidamente convocadas, por escrito y con la antelacin adecuada, mediante un documento, dirigido a todos los posibles asistentes, en el que figurar el orden del da de la reunin. Aunque pueden ser documentos independientes, las actas casi siempre estn recogidas en un libro de actas, debidamente diligenciado y cuyas pginas estn numeradas.

Formato del acta

Aunque los modelos de acta pueden ser diversos,2 3 4 5 en general, las actas comienzan con el nombre de la entidad que celebra la reunin, especificando el lugar, la fecha, la lista de personas presentes, y la hora a la que el presidente abri la sesin, como en el siguiente ejemplo.
"En la ciudad de Madrid, siendo las 12:00 horas del da 12 de diciembre de 2009, se rene en sesin ordinaria el Claustro de profesores del Instituto de Educacin Secundaria "Reino de Espaa", en la Biblioteca del centro, presidido por la directora y con la asistencia de los profesores indicados al margen, para tratar los asuntos incluidos en el siguiente ORDEN del DA 1. Lectura y aprobacin, si procede, del acta de la sesin anterior. 2. Informe de la Directora. 3. Debate y, en su caso, aprobacin del...

El acta luego recoge lo que realmente se dijo y acord en la reunin, normalmente en el orden en que sucedi o en un orden ms coherente, con independencia de que la reunin haya seguido (o ignorado) el orden del da previsto. Un formato menos frecuente puede registrar los acontecimientos en el orden en que aparecen en el orden del da, independientemente de la cronologa real. Dado que la funcin primaria de las actas es registrar las decisiones tomadas, todas las decisiones oficiales deben ser incluidas. Si se manifiesta formalmente una propuesta o sugerencia mocin, tanto si prospera como si es rechazada, debe estar recogida. El recuento de votos tambin puede figurar. Se suele indicar a la persona proponente (La Sra. Jimnez propone ...) pero no es necesario incluir el nombre de las personas que han secundado o rechazado su propuesta, siendo suficiente indicar el nmero de personas que votaron a favor, en contra o se abstuvieron, aunque se puede aceptar las peticiones de los participantes para que figure su nombre y el sentido de su voto. Si se debe tomar una decisin por votacin nominal, entonces todos los votos individuales se registran junto a su nombre. Si sta se efecta por consentimiento general, sin una votacin formal, este hecho puede ser registrado. Los recuentos podrn omitirse en muchos casos (por ejemplo, en un

acta se puede leer "Despus de votar, el Comit acord ..."), o bien aparecer indicaciones genricas ("la propuesta se aprob por unanimidad"; "por mayora simple de los presentes se decidi..."). A veces ciertos aspectos que ocupan una fraccin importante de la reunin son registrados de modo muy resumida, por ejemplo, "los informes financieros fueron presentados y aprobados", o "se discuti la cuestin jurdica sin llegar a ningn acuerdo". Las actas suelen terminar con una nota sobre la hora a la que se levant la sesin.

Aprobacin del acta

Una vez elaborada el acta, se remite una copia a las personas con derecho de asistencia, quienes podrn mostrar su disconformidad con la misma. Al final de la propia reunin celebrada, o al principio de la siguiente, se procede a dar lectura al acta que sirve como revisin de la misma y se decide sobre su aprobacin definitiva. El acta debe llevar al menos la firma del secretario y de la persona que convoc la reunin, a veces, las de todos los asistentes. Si los miembros del comit o grupo estn de acuerdo en que las actas escritas reflejan lo que pas en la reunin, se decide su aprobacin, y el hecho de su aprobacin se registra en el acta de la reunin en que tiene lugar. Si hay errores u omisiones importantes, a continuacin, el acta ser redactado y presentada de nuevo en una fecha posterior. Sin embargo los cambios de menor importancia se pueden hacer inmediatamente, y el acta modificada puede ser aprobada "en su versin modificada" o, por ejemplo "con la adicin del nombre Amanda Daz a la lista de asistentes". Es conveniente y habitual enviar una copia del borrador del acta a todos los miembros antes de la reunin para que la reunin no tenga que ser retrasada mientras se lee y corrige el borrador.