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VO Grundlagen der Betriebs- und Unternehmensfhrung  Personalmanagement

Mag. Michael Filzmoser PhD

WS 2012/13

Dr. Filzmoser

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Organisation und Personal

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Zielsetzung

Zielsetzung des Personalmanagements Die richtige Person, zur richtigen Zeit, am richtigen Ort, zu optimalen Kosten!

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Bedeutung
Fr das Unternehmen Korrelation von HR-Investitionen und Kapitalmarkt-Performance (Financial Times, 10.2.97)
Kapitalmarkt:

Korrelation von personalwirtschaftlichen Aktivitten und Unternehmenserfolg (Europa Studie 2000: 26%)
Unternehmenserfolg:

Korrelation von Mitarbeiter- und Kundenzufriedenheit (EUCUSA-Studie 2005: 39%)


Kundenzufriedenheit:

Fr das Individuum  Berufsbilder Smtliche administrative Ttigkeiten des Personalmanagement


Personalabteilung:

Untersttzung von Unternehmen bei Personalagenden (Trainings, Recruiting, Head Hunter, ...)
Personalberater: Fhrungskraft: Mitarbeiter:

Mitarbeiter fhren und motivieren

proaktive Mitbestimmung z.B. bei Weiterbildung und Karriereplanung


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Systematik

Einsatz

Bedarf

Vernd erung Entwic klung

Bestand

Bescha ffung

Freiset zung

Fhrung

Kosten

Scholz (2000)
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Personalmanagement-Ebenen

Je nach zeitlicher Ausrichtung und Zielgruppe verteilen sich personalwirtschaftliche Aktivitten auf folgende Ebenen:
Strategische Ebene: Taktische Ebene:

langfristige Ausrichtung | Gesamtunternehmen

Abteilungen

mittelfristige Ausrichtung | Teams, Gruppen oder kurzfristige Ausrichtung | individuelleR MitarbeiterIn

Operative Ebene:

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Gesamtystematik

Einsatz

Bedarf

Vernd erung Entwic klung

Bestand

Bescha ffung

Freiset zung

Fhrung

Kosten Strategische Ebene Taktische Ebene Operative Ebene

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Beispiele

Eine neue Produkttechnologie soll langfristig zur Einfhrung eines neuen Produkts fhren, welche Auswirkungen hat das auf den gegenwrtigen und zuknftigen Mirarbeiterstand? (Personaleinsatz, -bedarf, bestand unternehmensweit und langfristig strategisch) Welche Mitarbeiter in F&E und Marketing sollen das neue Produkt in einer Arbeitsgruppe entwickeln? (Personaleinsatz, gruppenbezogen und mittelfristig taktisch) Herr Mayer hat schon erste Erfahrungen mit der Produkttechnologie gesammelt und wird in der Produktionsabteilung fr die Umstellungen verantwortlich sein, welche inhaltliche und fhrungstechnische Fortbildung braucht er um dieser Aufgabe gewachsen zu sein? (Personalentwicklung, individuell und kurzfristig operativ)

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Fokus im Kurs

Fr einen gegebenen Personaleinsatz kann fr unterschiedliche Planungszeitrume mittels Personalbedarfsbestimmung (Soll-Bestand) und Personalbestandsanalyse (Ist-Bestand) der notwendige Vernderungsbedarf
PM-Zyklus: Vernderungsalternativen:

Beschaung, Entwicklung und Freisetzung sind die drei Alternativen die, je nach qualitativem und quantitativem Verhltnis von Soll- und Ist-Bestand, fr die Personalvernderung herangezogen werden knnen.

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PM-Zyklus
Der generelle PM-Zyklus (Bedarf  Vernderung  Bestand) auf strategischer Ebene (diese Einheit)

Einsatz

Bedarf

Vernd erung Entwic klung

Bestand

Bescha ffung

Freiset zung

Fhrung

Kosten Strategische Ebene

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Vernderungsalternativen
Mglichkeiten der Personalvernderung (Beschaung  Entwicklung  Freisetzung auf operativer Ebene (nchste Einheit)

Einsatz

Bedarf

Vernd erung Entwic klung

Bestand

Bescha ffung

Freiset zung

Fhrung

Kosten Operative Ebene

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Bedarf vs. Bestand

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Dimensionen

Dimensionen des Personalbedarfs:


Quantitativ: Qualitativ: Zeitlich: rtlich:

wie viele Personen?

welcher Qualikation?

wann? in welchen Bereichen, Abteilungen, ...?

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Personalvernderung
Quantitativ Bestand < Bedarf Qualitativ Bestand = Bedarf Bestand > Bedarf

Bestand < Bedarf

Beschaffung und Entwicklung

Beschaffung und ev. Entwicklung

Bestand = Bedarf

Entwicklung und/oder Beschaffung und Freisetzung Freisetzung und Beschaffung und/oder Entwicklung

ev. Entwicklung

ev. Freisetzung und Beschaffung

Bestand > Bedarf

ev. Freisetzung

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Personalbeschaung berblick

Stellenbeschreibung

Fhigkeitsprofil

Anforderungsprofil

Fhigkeitslcke min!

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Stellenbeschreibung

Beschreibt die zu besetztende Stelle (nicht die Person) Zielsetzung der Position Hauptaufgaben Kompetenzen und Entscheidungsspielrume Weisungsrechte Organisatorische Eingliederung Bericht- und Vertretungsregelungen Gehaltsrahmen und -bestandteile

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Anforderungsprol

Ableitung von fachlichen, sozialen und persnlichen Anforderungen an einen Kandidaten aus der Stellenbeschreibung Fachliche Ausbildung oder Erfahrung (zur Erfllung der Aufgaben) Fhrungserfahrung (bezgl. bernahme von Verantwortung und der organisatorischen Einordnung der Stelle  VorgesetzeR, MitarbeiterIn, Stabstellenfunktion, ...) soziale Kompetenzen (bezgl. der Form der Zusammenarbeit  Meetings, Berichte, ...) Dient als Grundlage fr die Stellenausschreibung

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Fhigkeitsprol
Beschreibt die Fhigkeiten eines konkreten Kandidaten, bestehend aus: Hard Facts Alter Ausbildung Erfahrung Soft Skills Handlungskompetenz Sozial-kommunikative Kompetenz Kognitive Kompetenz Whrend 'hard facts' in einer Vorauswahl leicht berprft werden knnen macht assymetrische Information zwischen Bewerber und Unternehmen bezgl. der 'soft skills' Testverfahren erst notwendig.

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Beschaungsprozess

1 2 3 4 5 6

Denition von Anforderungen Personalsuche Vorauswahl Testverfahren Einstellung Kontrolle des Beschaungserfolges (auf allen Ebenen)

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Interner Beschaungsmarkt

Vorteile geringeres Auswahlrisiko schnellere Durchfhrung geringere Kosten Betriebskenntnis (schnelle Einarbeitung) positive Signalwirkung (Motivation)

Nachteile weniger Auswahl hhere Fortbildungskosten Demotivation Unbercksichtigter Rivalitten quantitative Einschrnkungen

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Externer Beschaungsmarkt

Vorteile breitere Auswahl neue Ideen, weniger Betriebsblindheit geringere Fortbildungskosten Signalwirkung nach auen (Personalmarketing)

Nachteile hhere Kosten Fluktuationsgefahr langjhriger Mitarbeiter hheres Risiko fehlende Betriebskenntnis (Einarbeitungszeit)

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Suchstrategien

eher

passive

Manahmen

eher

aktive

Manahmen

Initiativbewerbung Bewerberdatenbank Arbeitsvermittlung (AMS) Personalleasing

Personalberater Stellenanzeige Internet Recruitingevents Mitarbeiterkontakte

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Vorauswahl

Die Vorauswahl erfolgt ber: Analyse des Lebenslaufs Analyse von Zeugnissen Analyse von Empfehlungsschreiben/Referenzen Kontrolle der bereinstimmung von Anfoderungs- und Fhigkeitsprol bezgl. der 'hard facts'
Ziel:

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Analyse des Lebenslaufs

Dauer der Anstellungen, Hugkeit des Stellenwechsels, Lcken


Zeitfolgenanalyse: Positionsanalyse: Vollstndigkeit Besonderheiten

Aufgaben, Verantwortung, Auf- oder Abstieg

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Analyse von Zeugnissen

Ausbildungszeugnisse:

erworbenen Wissens

geben Aufschlu ber Art und Ausma des

Arbeitszeugnisse:

Leistungen

geben Aufschlu ber bisherige Aufgabengebiete und

Lt. Gesetz drfen Arbeitszeugnisse nicht negativ formuliert sein. 'Zeugnissprache' z.B. ... hat sich sehr bemht ...

Workaround:

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Testverfahren

Mgliche Manahmen zur Auswahl eines konkreten Bewerbers nach der Vorauswahl umfassen: Interviews Tests Assessment Center Kontrolle der bereinstimmung von Anforderungs- und Fhigkeitsprol bezgl. der 'soft skills'
Ziel:

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Interviewkonstellationen

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Tests

Intelligenztest:

testet die intellektuelle Leistungsfhigkeit (Logik, Merkfhigkeit, ...)  nur begrenzte Rckschlsse auf beruiche Eignung

Erfassung der Persnlichkeit und der Interessen  nur begrenzte Rckschlsse auf beruiche Eignung
Persnlichkeitstest:

testet spezielle Fhigkeiten und Begabungen (Analytik, Motorik, ...)  nur fr Spezialbereiche einsetzbar
Fhigkeitstest: Leistungs- und Konzentrationstest: testet Leistung und Konzentration des Bewerbers  nur fr Spezialbereiche einsetzbar

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Assessment Center

Zielsetzung: Beobachtung und Analyse des Verhaltens von Kandidaten in praxisnahmen, problematischen Situationen (Simulation) Characteristika:

bis zu 12 KandidatInnen lngerer Zeitraum  1-2 Tage 4-6 Beobachter (Externe, Mitarbeiter, Fhrungskrfte) praxisnahe Problemstellungen AC bieten die Mglichkeit mehrere Kandidaten durch mehrere Beobachter fr konkrete Anwendungsflle vergleichen zu lassen.

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Inhalte AC
Mgliche Inhalte eines AC umfassen:

Postkorb Gruppendiskussionen Prsentationen Workshops / Wettbewerbe ('egg drop') AC werden v.a. eingesetzt um 'soft skills' wie Handlungskompetenzen (Flexibiltt, Verantwortungsbereichtschaft), sozial-kommunikative Kompetenzen (Kontaktfhigkeit, Kommunikations- und Fhrungsverhalten) oder kognitive Kompetenzen (Problemlsungsfhigkeiten, unternehmerisches Handeln) zu testen

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Prognosevaliditt

Anteil der durch eine Methode ausgewhlten Bewerber die nach einem bestimmten Zeitraum die Stelle noch immer besetzten Bewerbungsunterlagen Interview unstrukturiert strukturiert Assessment Center Persnlichkeitstests Probezeit
< 30% < 30% > 30% 40 - 70% 20 - 40% > 30%

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Wahrnehmungsverzerrungen

Vorurteile Primacy-Eekt  erster Eindruck Sympathie/Antipathie Stimmung des Beurteilers Halo-Eekt (Eine Eigenschaft 'berstrahlt'/'berschattet' alle anderen) hnlichkeitsphnomen

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Personalentwicklung berblick

Stellenbeschreibung

Fhigkeitsprofil

Anforderungsprofil

Fhigkeitslcke min!

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Training

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Aufgabengestaltung

Job Rotation:

systematischer Arbeitsplatzwechsel Erweiterung des Aufgabenbereichs durch neue

Job Enlargement:

Ttigkeiten

Erweiterung des Aufgabenbereichs durch anspruchsvollere Ttigkeiten


Job Enrichment:

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Mitarbeitergesprch

Denition vorbereitetes struturiertes vertrauliches Einzelgesprch zwischen Mitarbeiter und unmittelbarer Fhrungskraft welches zumindest einmal jhrlich stattndet sich bewusst von Besprechungen des Tagesgeschfts unterscheidet und das Ziel verfolgt festzulegen wie die Zusammenarbeit zwischen Mitarbeiter und Fhrungskraft gestaltet werden soll um eine Erfllung der Aufgaben zu gewhrleisten

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Mitarbeitergesprch

Inhalte (Rckblick und Ausblick): Hauptaufgaben, Zielsetzung, Kompetenzen gegenwrtig und zuknftig vergangene Leistungen und Ausma der Zielerreichung individuelle Strken und Schwchen des Mitarbeiters gemeinsame Zielvereinbarung gemeinsame Festlegung von Frderungs- und Weiterentwicklungsmanahmen zum Zweck der Zielerreichung

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Mitarbeitergesprch

MA-Gesprch ist damit ein Instrument fr 'Management by Objectives': Operationalisierung der Unternehmenziele zu Zielvorgaben fr die Mitarbeiter Leistungs- und Qualittsverbesserung Anpassung der Zielvorgaben an die individuellen Fhigkeiten der Mitarbeiter hohe Selbstverantwortung und Gestaltungsmglichkeiten strategieorientierte Weiterentwicklung des Personals Basis fr leistungsorientierte Vergtung

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Personalfreisetzung berblick

Stellenbeschreibung

Fhigkeitsprofil

Anforderungsprofil

Fhigkeitslcke zu gro

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Kndigung

Kndigung Einseitige, empfangsbedrftige Willenserklrung mit dem Zweck, das Arbeitsverhltnis ordnungsgem aufzulsen

Arbeitgeberkndigung Arbeitnehmerkndigung Kndigungstermine und -fristen beachten (zw. Angestellten und Arbeitern und in den unterschiedlichen Kollektivvertrgen unterschiedlich geregelt) Freistellungstage zur Arbeitssuche

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Entlassung

Entlassung Vorzeitige Ausung des Dienstverhltnisses durch den Arbeitgeber mit sofortiger Wirkung

nur aus wichtigen Grnden 27 AngG, 82 GewO

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Outplacement

Denition Aktive Untersttzung eines ausscheidenden Mitarbeiters durch das Unternehmen Ablauf:
1 2 3 4

Vorbereitung auf das Kndigungsgesprch Information ber Outplacement Aktivitten gleich nach Ausspruch der Kndigung Aufbauphase  Wiederherstellung des Selbstvertrauens des Mitarbeiters Betreuung des Mitarbeits bis dieser eine neue Stelle gefunden hat

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Outplacement-Manahmen

Karriereberatung Laufbahnberatung, Orientierungstests, Strken-Schwchen-Analyse Zielfestlegung Psychologische Betreuung Bewerbungsuntersttzung Bereitstellung der notwendigen Mittel: Bro, Telefon, Internet Nutzung des Kontaktnetzwerks Bewerbungstrainings

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Vorteile des Outplacement

Unternehmen sozial vertrglicher Personalabbau koniktarmer Trennungsprozess Image, Signal der Wertschtzung Vorbeugung von Motivationsverlusten bestehender MA Vermeidung von Rechtsstreitigkeiten

Mitarbeiter Chance auf neue adquate Stelle Aufbau des Selbstwertgefhls Karriereberatung Verringerung von 'Lcken' im Lebenslauf Nutzung des Kontaktnetzwerks professionelle Begleitung bei Bewerbungen

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Austrittsinterview

Feedback: Strken und Schwchen des Unternehmens, Austrittsgrnde, Verbesserungsvorschlge aus einer anderen Perspektive

Unternehmen zeigt ehemaligen Mitarbeiter seine Wertschtzung und baut damit Selbstwertgefhl auf
Wertschtzung: Image:

Imagegewinn durch Postionierung als fairer Arbeitgeber

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