Universidad San Carlos de Guatemala Extensin Barberena. Curso: Administracin Financiera E120.5 Catedrtico: Lic.

Edwin Tonio Garca Ramrez.

TRABAJO: Principales Libros de Contabilidad

Alumna: Oscar Rafael Muoz D. Seccin: A No de Carnet: 201023016.

Barbera, Santa Rosa, 8 de mayo de 2013

Libro Diario
Es un documento numerado, que le permite registrar en forma cronolgica todas las transacciones realizadas por la empresa. El libro diario es el registro contable principal en cualquier sistema contable, en el cual se anotan todas las operaciones. El primer registro de una operacin se hace en el diario. Es el libro en el cual se registran todos los ingresos y egresos efectuados por la cooperativa, en el orden que se vaya realizando durante el perodo (compra, ventas, pagos, cobros, gastos, etc.). ste libro consta de dos columnas: la del Debe y la del Haber. Para que los registros sean vlidos deben asentarse en el libro debidamente autorizado. A esta operacin se le llama asentar en el diario. El diario es un libro de registro original o de primera anotacin. El asiento de cada transaccin indica qu cuentas deben cargarse y cules deben acreditarse posteriormente en el mayor. En el libro diario se registran todos los hechos y operaciones contables (que vimos en el captulo anterior). Este registro se realiza mediante los asientos contables, los cuales se ordenan por fecha de creacin. Por ejemplo, supongamos que el cliente Juan nos paga 5.000 Bs. que nos deba, las cuales cobramos por caja. El asiento sera el siguiente: Al conjunto de asientos que quedan registrados durante un perodo de tiempo se le llama Libro Diario. El libro diario simplemente nos informa del movimiento en s, o sea, qu cuentas han intervenido, la fecha, las cantidades y el concepto. Las cuentas cargadas sern las representativas de aquellos elementos que constituyan los empleos de la operacin -desde el punto de vista de la empresa que efecta la contabilidad- y las cuentas abonadas las que expresen los conceptos correspondientes a los recursos. En cualquier asiento, la suma de los importes de las cuentas cargadas deber coincidir con la suma de los valores de las cuentas abonadas. El diario constituye la fuente de informacin para hacer los pases al mayor, proceso que consiste en anotar en cada cuenta del mayor los asientos de dbitos y crditos.

Importancia y finalidad. Es un libro que debe ser llevado obligatoriamente por todo comerciante, en el quedarn registradas todas las transacciones que se dan lugar en una empresa y en orden cronolgico; se registrar indicando el nombre de las cuentas que han de cargarse y abonarse, as como los importes de los dbitos y crditos. Ventajas del Diario. El diario cumple tres tiles funciones. En primer lugar reduce la posibilidad de errores, pues si las operaciones se registrasen directamente en el mayor, existiera el serio peligro de omitir el dbito o el crdito de un asiento, o de asentar dos veces un mismo dbito o crdito. Este peligro se reduce al mnimo con el uso del diario. Aqu, los dbitos y crditos de cada operacin se registran juntos, lo cual permite descubrir fcilmente esta clase de errores. En segundo lugar los dbitos y crditos de cada transaccin se asientan en el diario guardando perfecto balance, logrndose as el registro completo de la operacin en un solo lugar. Adems, el diario ofrece amplio espacio para describir la operacin con el detalle que se desee. En tercer lugar todos los datos relativos a las operaciones aparecen en el diario en su orden cronolgico.

Libro Mayor
Libro Mayor es donde se registran las cuentas de activos, pasivos y patrimonio de la cooperativa. Es el libro de contabilidad en donde se organizan y clasifican las diferentes cuentas que moviliza la cooperativa de sus activos, pasivos y patrimonio. Para que los registros sean vlidos deben asentarse en el libro debidamente autorizado. Es el registro o resumen de todas las transacciones que aparecen en el libro diario, con el propsito de conocer su movimiento y saldo en forma particular. Los cargos y crditos a las distintas cuentas, segn se muestra en los asientos de diario, se registran en las cuentas mediante el proceso llamado pasar al mayor. Cuenta es una ficha individual que registra las cantidades de una cuenta en el debe y en el haber, as como el saldo de la misma. El libro mayor precisamente lo que hace es eso; anotar las cantidades que intervienen en los asientos en su correspondiente cuenta del libro mayor, representada por una T. En estas dos cuentas (libro mayor) del asiento anterior, se tiene un saldo deudor en caja (positivo) y un saldo acreedor en la cuenta de clientes. Dado que cualquier empresa efecta mltiples operaciones, la valoracin de sus elementos ser objeto de continuas variaciones. El Mayor contiene todas las cuentas que se han ido registrando en el Diario hasta cierta fecha, en stas se habrn ido anotando las alteraciones producidas. A travs de estos registros ser posible conocer el valor por el que figuran las distintas cuentas a esa data, siendo ste el cometido del Mayor. Al valor que presenta una cuenta en una fecha dada se le conoce con el nombre de saldo. ste viene dado por la diferencia entre la suma del Debe y la suma del Haber de la correspondiente cuenta. El saldo puede ser: - Deudor, si la suma del Debe es mayor que la del Haber. - Acreedor, si la suma del Debe es inferior a la suma del Haber. - Nulo, si el valor de ambas sumas coincide. En cualquier fecha, en el libro Mayor se cumplir que la suma de los saldos deudores coincidir con la suma de los saldos acreedores y, adems, el valor total de las sumas del Debe ser igual al importe total de las sumas del Haber.

Importancia y Finalidad. Cuando se habla de la cuenta, en el medio contable permite clasificar el Activo, el Pasivo y el Capital, y agruparlos de acuerdo a ciertas caractersticas de afinidad; permitiendo controlar los aumentos y disminuciones que experimentan las diferentes partidas reales y nominales. El Libro Mayor constituye un libro obligatorio que debe llevar toda empresa (Art. 32 del C.C.), este libro agrupa todas las cuentas de Activo, Pasivo, Capital, Ingresos y Egresos que son utilizadas en una organizacin para llevar la contabilidad.

Libro Inventarios y Balances

El libro de Inventarios y Cuentas anuales se abrir con el balance inicial detallado de la empresa. Al menos trimestralmente se transcribirn con sumas y saldos los balances de comprobacin. Se transcribirn tambin el inventario de cierre de ejercicio y las cuentas anuales. Los Inventarios estarn compuestos por un listado que comprenda las diferentes partidas que forman el Patrimonio de la empresa, as como una valoracin de las mismas. El partir de un adecuado inventario es fundamental para una correcta puesta en marcha de la contabilidad. Clases de inventarios Inicial.- Es el que se realiza cuando iniciamos una contabilidad por primera vez. Final.- Es el que se redacta a fin de cada ejercicio econmico. Extraordinario.- Como su nombre indica es excepcional, se realiza si hay quiebras, cierres de negocio, etc. General.- Incluye la totalidad del patrimonio Parcial.- Incluye solo una parte del patrimonio. Por ejemplo el inventario de existencias que se hace a fin de ao es un inventario parcial A veces se hacen inventarios sin valorar al objeto de realizar determinadas comprobaciones, por ejemplo, un inventario de los ordenadores que tenemos contabilizados para ver si estn todos. Fases Hacer una lista con los distintos bienes, derechos y obligaciones que pertenecen a la empresa. Esto requiere una fase importante de investigacin y conlleva el anlisis de muchos documentos y el hablar con varias personas, siempre dependiendo, claro est, del tamao y complejidad del inventario que estemos realizando. Pensemos, por ejemplo, que si estamos haciendo un inventario general deberemos conocer el saldo de los clientes (de cada uno de ellos y en consecuencia del total), y si no hay una adecuada contabilidad que nos lo diga, para que nosotros nicamente debamos comprobarlo, la labor puede ser muy difcil.

2. Una vez que tenemos realizada la lista con todo debemos proceder a la valoracin de la misma. A la hora de valorar un inventario debemos respetar sobre todo el principio de la prudencia valorativa. Esta parte tambin requiere paciencia y el tener que revisar muchos papeles. 3. Por ltimo, cundo ya tenemos la lista valorada con todo el patrimonio, lo nico que hay que hacer es presentarla adecuadamente, es decir, agrupado todo en masas patrimoniales para su mejor compresin. Esta es la fase ms sencilla de todo el inventario. Se presenta en un documento que se denomina balanceinventario.

Libro Caja
En este libro se debe registrar mensualmente toda la informacin, proveniente del movimiento del efectivo y del equivalente de efectivo. Informacin mnima: Nmero correlativo del registro o cdigo nico de la operacin. Fecha de la operacin. Descripcin de la operacin registrada, que indique su naturaleza. De tratarse de saldos, inicial o final, indicarlo en sta columna. En caso la(s) operacin(es) se encuentre(n) centralizada(s) en otro libro o registro vinculado a asuntos tributarios ser necesario nicamente su referenciacin. Cdigo y denominacin de la(s) cuenta(s) contable(s) asociada(s) que es(son) el origen o destino de la operacin, segn el Plan de Cuentas utilizado, tratndose de libros o registros llevados en forma manual. Saldos y movimientos: (v.1) Saldo deudor, de ser el caso. (v.2) Saldo acreedor, de ser el caso. Totales.

LIBRO CAJA AMERICANO.

Se le llama tambin de "Columnas Dobles" Con el fin de reducir el doble movimiento de entradas y salidas simultneas de fondos que se producen en los sistemas vistos anteriormente, se ha creado este sistema cuya caracterstica esencial es la de constar de diferentes columnas destinadas a las cuentas que intervienen en el movimiento de fondos. Cada una de ellas est subdividida en Debe y Haber. De este modo, en cada operacin que se registra se cargan y abonan las cuentas respectivas en la misma forma que se hara si se tratara de un asiento, en el Libro Diario. Como se puede apreciar la base contable en este sistema de Caja no es concepto de ingreso y egreso visto en los casos anteriores, sino el asiento de Diario mediante la partida doble. Conviene tener presente que la cuenta Caja" es una entre todas las columnas del Libro y por consiguiente en ella se deben registrar exclusivamente el movimiento en efectivo y cheques.

Libro Bancos
Informacin mnima: Se deber incluir como datos de cabecera adicionales, la siguiente informacin: (I.1) Nombre de la entidad financiera. (I.2) Cdigo de la cuenta corriente. Nmero correlativo del registro o cdigo nico de la operacin. Fecha de la operacin. Medio de pago utilizado. Descripcin de la operacin; opcionalmente se podr consignar en esta columna, en forma literal, el medio de pago utilizado, en cuyo caso no ser necesario utilizar la columna sealada para registrar la informacin que corresponde al inciso (IV). Apellidos y Nombres, Denominacin o Razn Social del girador o beneficiario. En esta columna se indicarn los saldos, inicial o final, y de tratarse de operaciones mltiples se podr consignar como concepto el trmino "varios". Nmero de la transaccin bancaria, nmero del documento sustentatorio o nmero de control interno de la operacin. Cdigo y denominacin de la(s) cuenta(s) contable(s) asociada(s) que es(son) el origen o destino de la operacin, segn el Plan de Cuentas utilizado, tratndose de contabilidad manual. Saldos y movimientos:

(IX.1) Saldo deudor, de ser el caso. (IX.2) Saldo acreedor, de ser el caso. Totales

Libro De Retenciones
Contiene el registro de los servicios prestados a la empresa por trabajadores de forma independiente, con indicacin de las retenciones que se les ha efectuado por impuestos. En este libro se deber incluir mensualmente la siguiente informacin: Fecha de retencin, cuando esta coincida con la fecha de pago de la retribucin o, en su defecto fecha de pago de la retribucin. Informacin de la persona que prest el servicio, de acuerdo a lo siguiente: Tipo de documento de identidad. Nmero del documento de identidad, de ser el caso. Apellidos y Nombres. Informacin de la retribucin, de acuerdo a lo siguiente: Monto bruto de la retribucin. Monto de las retenciones efectuadas. Monto neto de la retribucin.

LIBRO DE RETENCIONES APELLIDOS Y NOMBRES, DENOMINACIN O RAZN SOCIAL: PERSONA QUE BRIND EL SERVICIO MONTO DE RETRIBUCIN RETENCIN EFECTUADA MONTO NETO

FECHA DE PAGO

TIPO DE N DE APELLIDOS MONTO DOCUMENTO DOCUMENTO Y NOMBRES BRUTO (TABLA 2) DE IDENTIDAD

TOTALES

Libro De Ingresos Y Gastos

a) Para los que generan Rentas de Segunda Categora El Libro de Ingresos y Gastos deber incluir mensualmente la siguiente informacin: Fecha de cobro, ingreso o puesta a disposicin. Fecha de emisin del comprobante de pago. Inciso aplicable del artculo 24 de la Ley del Impuesto a la Renta. Nmero de serie del comprobante de pago emitido. Nmero del comprobante de pago emitido. Tipo de documento de identidad del sujeto que paga o pone a disposicin la renta de segunda categora. Nmero del documento de identidad del sujeto que paga o pone a disposicin la renta de segunda categora. Apellidos y Nombres, Denominacin o Razn Social del sujeto que paga o pone a disposicin la renta de segunda categora. Monto del ingreso o importe referencial. Monto del costo computable o tasa de inters, de ser el caso. Monto de la renta bruta gravada de segunda categora. Retencin efectuada. Monto cobrado, ingresado o puesto a disposicin. Totales.

Libro De Planillas
Este libro, cuyo manejo ya se ha visto en el Paso 5 de esta gua, contiene el registro de los trabajadores: su fecha de ingreso, el monto de su remuneracin, el nmero de das y horas trabajadas, as como cualquier otro concepto remunerativo, adems de los aportes y descuentos que corresponden de acuerdo a ley. La informacin mnima que se debe incluir en el Libro de Planillas, regulado por el Decreto Supremo N 001-98-TR y normas modificatorias es la establecida en el referido Decreto. El deudor tributario cumplir, respecto del libro de Planillas y en el caso que corresponda, con lo dispuesto en el Decreto Supremo N 0152005-TR y norma modificatoria, que dicta disposiciones sobre el Registro de Trabajadores, Pensionistas y Prestadores de Servicios - RTPS cuya recepcin se encargar a la SUNAT, desde la fecha en que el referido Decreto entre en vigencia.

Libro Caja Chica

Esta planilla de Caja Chica permite manejar la contabilidad de la caja chica durante el ao y as llevar un registro detallado de los movimientos realizados, as como tambin revisar un resumen anual. Esta planilla est compuesta por trece hojas, cada una representada por una pestaa que aparece en la esquina inferior izquierda de la planilla. Cada hoja representa el estado de un mes de la Caja Chica, desde enero hasta diciembre, y la ltima -Anual- es un resumen de los movimientos realizados durante todo el ao. Es un Libro voluntario que no necesita legalizarlo. En el sector privado no es necesario una Resolucin para la creacin de fondos para la caja chica, basta un memorndum de Gerencia Financiera o del Gerente General. La Caja Chica es una cantidad relativamente pequea de dinero en efectivo que se asigna a un empleado, en caja, disponible para desembolsos menores, que generalmente se lleva bajo el sistema de fondo fijo, el monto de los gastos que se realizan con este fondo son tan pequeos que no es conveniente pagarlos con chequera. De acuerdo a la Ley de la Bancarizacin.

Libro de Importaciones
Es el registro en un determinado formato o libro de cualquier bien o servicio recibido desde otro pas, provincia, pueblo u otra parte del mundo, para su venta o incrementar los servicios de la empresa. En estos libros se pueden incluir los lugares de procedencia de la mercadera as como datos de la empresa las envi. Los productos o servicios de importacin son suministrados a empresas locales por proveedores extranjeros.

Libro de Exportacin
En este libro estn registrados los bienes o servicios enviados a otra parte del mundo, con propsitos comerciales. Se registran los montos y valores exportados, las cantidades de existencias; tambin los costos que se incurren para su exportacin como los pagos de los impuestos. La exportacin es el trfico legtimo de bienes y servicios nacionales de un pas pretendidos para su uso o consumo en el extranjero. Las exportaciones pueden ser cualquier producto enviado fuera de la frontera de un Estado Las exportaciones son generalmente llevadas a cabo bajo condiciones especficas.

Libro de Registro de Compras

En este libro van los registros de las compras realizadas a los proveedores, Contiene el registro de todas las adquisiciones realizadas, tanto de bienes como de servicios, de acuerdo con el giro de mi negocio. Todos los movimientos deben estar sustentados con los comprobantes permitidos por la administracin tributaria. En caso de ser una compra a un proveedor se le conocer como compra corriente, si es pago de luz agua o telfono se le conocer como pago a servicios; a estos valores les tenemos que incorporar el pago del IGV para poder obtener el precio de compra, los montos agregados tambin tienen que estar registrados en el libro .

Libro Registro De Ventas

En este libro van los registros de las ventas realizadas a los clientes, es un libro auxiliar que centra la informacin referida a las operaciones de ventas realizadas por la empresa, registradas en forma cronolgica, comprobante por comprobante. al valor de la venta se le incluye el IGV para as obtener el precio venta, las condiciones de pago pueden ser al contado crdito o letras.