Governo Estadual de Mato Grosso do Sul Secretaria de Estado de Educao

a d l a u a n i r a a M ret c r e a l S o c Es
Programa Poltico-Educacional Escola Inclusiva: Espao de Cidadania Gesto 2003 - 2006

Governo Estadual de Mato Grosso do Sul Secretaria de Estado de Educao

Manual da Secretaria Escolar

Campo Grande Junho de 2005

SUMRIO
APRESENTAO 1 - INTRODUO 2 - O SECRETRIO ESCOLAR Seu Papel Seu Perfil Deveres 3 - GESTO DA SECRETARIA ESCOLAR 4 - ESCRITURAO ESCOLAR 1 - Requerimento de Matrcula 2 - Dirio de Classe 3 - Mapa Colecionador de Canhotos 4 - Atas de Resultados Finais 5 - Histrico Escolar 6 - Transferncia 7 - Portaria 8 - Declarao 5 - ARQUIVO ESCOLAR 6 - NOES COMPLEMENTARES Atos Legais Sistema de Ensino Sistema de Ensino Estadual 7 - ANEXOS 5 7 9 9 9 11 13 15 16 16 17 18 18 19 19 20 21 23 23 24 25 27

APRESENTAO
O fortalecimento das escolas como um dos locais privilegiados para o desenvolvimento da cidadania envolve todos os trabalhadores em educao e, neste contexto, esto inseridos os(as) Secretrios(as) Escolares. Para tanto, preciso que os recursos humanos que integram as secretarias escolares sejam qualificados, tanto na competncia especfica quanto em relao aos fins oficiais. Os tpicos abordados neste Manual serviro de ponto de partida para que se planeje, execute e avalie o trabalho realizado na Secretaria Escolar, atendendo os requisitos tcnicos e assegurando o cumprimento da legislao em vigor. Esta publicao tem por objetivo servir como instrumento de trabalho aos integrantes da Secretaria Escolar, a fim de que possam cooperar no sentido de desempenhar com eficincia e de maneira eficaz as funes que lhes competem para garantir a perfeita dinamizao do sistema escolar. A forma simples adotada para a elaborao deste trabalho constitui uma opo para o(a) Secretrio(a) Escolar consultar com facilidade e direcionar suas aes. Hlio de Lima Secretrio de Estado de Educao

INTRODUO

tarefa de todos que atuam na unidade escolar participar de sua organizao. A diviso de responsabilidades e a conjugao de esforos so atitudes indispensveis para o xito das aes desenvolvidas na unidade escolar. Assim sendo, o planejamento, a execuo e a avaliao so aes que devem ser realizadas em conjunto por todos, de forma que seus reflexos sejam percebidos por toda a comunidade escolar. A Secretaria Escolar o setor componente da unidade escolar responsvel pela documentao sistemtica da vida da escola em seu conjunto. Seu papel o de proceder, segundo determinadas normas, ao registro: Pda vida escolar dos alunos; Pda vida funcional dos professores, dos tcnicos e administrativos; Pdos fatos escolares. O Secretrio ou Secretria Escolar tem por responsabilidade organizar, sistematizar, registrar e documentar todos os fenmenos que se processam no mbito da unidade escolar, tornando vivel seu funcionamento administrativo e garantindo sua legalidade e a validade de seus atos. Exaltar a importncia que tem a documentao em qualquer atividade humana organizada pode ser algo desnecessrio. Basta lembrar da importncia que tm para ns, hoje, os documentos que nos so outorgados, para perceberse o quanto de valor h nos registros e anotaes feitos pela Secretaria de uma unidade escolar. Os documentos que expede assumem um carter de testemunho, de prova, que acompanhar o aluno e influenciar sua vida de forma significativa. H, ainda, um outro aspecto da documentao: o registro das atividades didtico-pedaggicas desenvolvidas pela unidade escolar com todas as suas implicaes. Uma unidade escolar passa por constantes mutaes, e as etapas dessas transformaes devem ser retratadas em benefcio de seu prprio crescimento e desenvolvimento, j que a reflexo ordenada sobre o passado indispensvel para o replanejamento que visa ao aperfeioamento. Nesse sentido, ressaltamos a importncia significativa da funo do Secretrio ou Secretria Escolar em todo o processo escolar. Tendo constatado a necessidade urgente na preparao desses profissionais, a Secretaria de Estado de Educao, ao publicar este Manual, oferece a esses profissionais subsdios para o desenvolvimento dos trabalhos da Secretaria Escolar, que devem se pautar nos seguintes princpos: Pda esttica da sensibilidade (trabalho bem feito e respeito pelo outro); Pda poltica da igualdade (valorizar o prprio trabalho e o trabalho dos outros)
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Pda tica da identidade (defesa do valor da competncia, do mrito, da capacidade, contra os favoritismos de qualquer espcie, e da importncia da recompensa pelo trabalho bem feito que inclui o respeito, o reconhecimento e a remunerao condigna) da atividade profissional em questo. A tica da identidade inclui a esttica da sensibilidade e a poltica da igualdade que, reunidas, proporcionam ao trabalhador saber ser, saber fazer, saber conviver, que recobrem dimenses prticas, tcnicas e cientficas adquiridas por meio de cursos, treinamentos, capacitaes e/ou por meio das experincias profissionais. Tambm inclui traos de personalidade e carter que ditam comportamentos nas relaes sociais de trabalho, como: capacidade de iniciativa, comunicao, disponibilidade para inovaes e mudanas, assimilao de novos valores de qualidade, produtividade, competitividade, saber trabalhar em equipe, ser capaz de resolver problemas e realizar trabalhos novos e diversificados. Os crescentes avanos tecnolgicos acabam mudando tanto o perfil do profissional quanto a metodologia do trabalho. Hoje, o profissional da Secretaria Escolar tem que estar atualizado com as novas tecnologias da informao e da comunicao. Este Manual no tem o objetivo de esgotar as orientaes e discusses sobre o trabalho da Secretaria Escolar, mas, sim, de abordar alguns aspectos que fazem parte do cotidiano da unidade escolar como um todo, servindo como um instrumento de trabalho aos Secretrios e Secretrias e demais membros da Secretaria Escolar, a fim de que possam cooperar no sentido de desempenharem com eficincia e de maneira eficaz as funes que lhes competem, garantindo a perfeita dinamizao do processo escolar.

O SECRETRIO ESCOLAR
Seu papel

A funo de Secretrio (a) Escolar exercida por profissional com formao mnima em nvel mdio, designado por meio de ato do Secretrio de Estado de Educao. Como o papel do (a) Secretrio (a) Escolar confunde-se com o de um administrador, sua influncia vital para o sucesso do processo escolar. O (a) Secretrio (a) Escolar um dos elementos a quem a Direo da unidade escolar delega poderes. Sua posio to importante que uma unidade escolar funciona melhor ou pior, dependendo, em boa medida, de seu (sua) Secretrio (a). A fim de bem desempenhar seu papel e cumprir suas responsabilidades, necessrio ao () profissional que se dedica a essa atividade possuir algumas caractersticas pessoais: ser tico, responsvel, organizado e ter habilidade para o relacionamento humano. Nem sempre uma pessoa apresenta, em pleno desenvolvimento, todas essas caractersticas, mas o importante lembrar que todas elas podem e devem ser desenvolvidas, num processo que, ao seu final, s trar benefcios, tanto no plano profissional como no pessoal. A responsabilidade administrativa bsica do(a) Secretrio(a) Escolar DECIDIR sobre assuntos relacionados aos servios pertinentes Secretaria e de COMANDAR e ORIENTAR a execuo dos mesmos.

Seu pERFIL
O(A) Secretrio(a) Escolar, como profissional de Gesto Administrativa, deve coordenar as diversas atividades do trabalho da Secretaria Escolar, organizar o ambiente e administrar racional e conjuntamente os aspectos administrativos, econmicos e de relaes humanas implicados, utilizando de forma adequada e segura recursos materiais e humanos colocados a sua disposio, com as seguintes competncias administrativas: Pconhecer os fundamentos, os objetivos, a estrutura, a organizao e o funcionamento da Secretaria Escolar e da unidade escolar; Pavaliar e organizar informaes, estruturando-as de forma a suprir as necessidades da unidade escolar e demais rgos da Secretaria de Estado de Educao; Pelaborar manuais e rotinas de trabalho, definindo os mtodos
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particulares de execuo a serem aplicados; Pelaborar organogramas e funcionogramas, visando s delegaes de funes e os limites de responsabilidades; Porganizar plano de distribuio de trabalho, acompanhar a qualidade da execuo e observar prazos; Porganizar servios especficos a serem executados; Porganizar formalmente publicaes de editais e outros informes para divulgao; Pidentificar a importncia e as formas de organizar as atividades de arquivamento; Pelaborar instrues disciplinadoras sobre o sistema de arquivo, particularizando acesso, guarda e destruio; Pclassificar documentos em conformidade com a origem da operao; Porganizar e manter arquivo de documentos; Pdimensionar e organizar espaos fsicos, instalaes e equipamentos destinados Secretaria Escolar; Pinterpretar exigncias e formalidades da legislao educacional; Pacompanhar documentalmente o processo de matrcula e avaliao; Putilizar aplicativos de informtica; Pdiagnosticar necessidades de programas de capacitao, reciclagem, treinamento e desenvolvimento de pessoal administrativo; Preceber, classificar, registrar, distribuir, acompanhar, multiplicar documentos (livros tcnicos, legislao, boletins, informativos e manuais); Pelaborar relatrios, encaminhando os aos responsveis; Pinteragir com os demais rgos da unidade escolar e da Secretaria de Estado de Educao; Pelaborar relatrios sobre os resultados envolvendo avaliao de novas tecnologias administrativas. As responsabilidades do Secretrio Escolar incidem sobre a unidade escolar como um todo: Grupo Tcnico Pedaggico; Corpo Docente; Grupo de Apoio Operacional e Corpo Discente. Qualidades a serem consideradas na ao administrativa do (a) Secretrio (a): capacidade de liderana; capacidade de articulao; capacidade de deciso e capacidade de delegao de responsabilidades. O(A) Secretrio(a) Escolar como lder deve ser: executivo(a); motivador(a); avaliador(a); controlador(a); coordenador(a); mediador(a) e oientador(a). Como o(a) Secretrio(a) Escolar o(a) responsvel legal pela gesto da Secretaria Escolar, tendo por responsabilidade a escriturao e expedio de documentos escolares, autenticando-os pela aposio de sua assinatura, bem como a guarda e inviolabilidade dos arquivos escolares pelo registro de todos os

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atos escolares, a tica profissional no trato de todo esse trabalho administrativo importantssima. Segundo o dicionrio Aurlio, tica o conjunto de normas e princpios que norteiam a boa conduta do ser humano. O padro tico-profissional definido a partir da concepo de pessoa e sociedade. A tica profissional evidencia: Pimportncia e valores; Pcompromissos e postura tica; Prelao pessoa x sociedade; Pcarter moral do ato profissional; Pconcepo de pessoa x sociedade. Falar sobre tica falar sobre responsabilidade, deveres e condutas inerentes profisso. tica estar de acordo com os padres de sua profisso: P ter responsabilidade; P regra moral que todo o profissional deve ter; P compromisso de vida e com a vida.

DEVERES
So deveres do (a) Secretrio (a) Escolar: Presponsabilizar-se pelo funcionamento da Secretaria Escolar; Pzelar pela guarda e sigilo dos documentos escolares; Pcumprir as determinaes da Direo; Pcoordenar e fiscalizar o servio da Secretaria Escolar, fazendo a distribuio eqitativa dos trabalhos entre seus auxiliares; Porganizar o arquivo escolar; Pmanter em dia a escriturao, o arquivo, a correspondncia escolar e o registro de resultados de avaliao de alunos; Pmanter atualizado o arquivo de legislao e de documentao da unidade escolar; Pconhecer a legislao do ensino vigente, zelando pelo seu cumprimento, no mbito de suas atribuies; Pmanter o arquivo de documentao de alunos e funcionrios lotados na unidade escolar, organizado de forma funcional, com capacidade de proporcionar rapidez nas informaes; Panalisar, juntamente com a Direo ou Coordenao Pedaggica, as transferncias recebidas; Pencarregar-se da correspondncia oficial da unidade escolar,

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submetendo-a assinatura da Direo; Pelaborar relatrios, atas, termos de abertura e encerramento de livros e quadros estatsticos; Pdivulgar, no prazo estabelecido, os resultados bimestrais das avaliaes realizadas; Pentregar aos professores os Dirios de Classe devidamente preenchidos, no que lhe compete; Pvetar a presena de pessoas estranhas na Secretaria Escolar, a no ser que haja autorizao da Direo; Pdivulgar e subscrever, por ordem da Direo, instrues, editais e todos os documentos escolares; Psecretariar solenidades e outros eventos que forem promovidos pela unidade escolar, quando necessrio; Pmanter atualizadas as pastas individuais dos servidores e alunos da unidade escolar; Pprestar esclarecimentos quando solicitado; Patender aos corpos Docente, Discente e Tcnico-Administrativo, prestando-lhes informaes e esclarecimentos relativos escriturao escolar e legislao do ensino; Patender s solicitaes do Assessor Tcnico Escolar na sua tarefa de inspeo escolar; Pparticipar de reunies e treinamentos, quando convocado; Pinstruir processos, quando solicitado, pelos rgos competentes; Pacompanhar as reunies dos Conselhos de Classe, registrando os resultados finais; Passinar, junto com o Diretor, a documentao escolar dos alunos; Presponsabilizar-se pela autenticidade da documentao escolar expedida.

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GESTO DA SECRETARIA ESCOLAR

A palavra gesto vem do latim gestione, ato de gerir; significa gerncia, administrao. Segundo o dicionrio Aurlio, GESTO a manuteno de controle sobre um grupo, uma situao ou uma organizao, de forma a garantir os melhores resultados. O conceito de gesto pressupe a idia de participao, isto , do trabalho associado de pessoas analisando situaes, decidindo sobre seus encaminhamentos e agindo sobre elas em conjunto. Sendo assim, entendemos que um bom relacionamento a base para uma boa gesto, uma vez que dirigir uma atividade interpessoal e o (a) Secretrio (a) Escolar desenvolve seu trabalho com outras pessoas e por meio delas. Enfim, est comprovado que o (a) Secretrio (a) Escolar a pea chave para o sucesso do trabalho da Secretaria Escolar. Constata-se desse modo, que todo (a) Secretrio (a) Escolar responsvel por criar condies adequadas de trabalho, em que haja respeito e confiana, definindo e distribuindo tarefas, dando apoio aos que esto sob sua liderana, revendo e avaliando resultados, de forma a assegurar condies para o alcance dos objetivos estabelecidos coletivamente. Secretarias Escolares administradas com eficincia e liderana mantm atmosfera e ambiente de trabalho tranqilos e propcios aprendizagem. A Secretaria Escolar o centro da administrao escolar, j que congrega uma equipe que colabora com a Direo da escola e com todos os demais setores envolvidos no processo pedaggico e na vida escolar. O atendimento de qualidade, por parte da Secretaria Escolar, faz toda a diferena, pois por meio dela que vemos refletido todo o desenvolvimento da unidade escolar. A qualidade da informao e sua disponibilidade imediata significam decises melhores e mais rpidas. Na sua essncia o trabalho desenvolvido pela Secretaria Escolar resume-se em:

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SECRETARIA ESCOLAR
ATENDIMENTO aos profissionais da educao, pais e alunos, representantes da comunidade e de rgos pblicos.

ESCRITURAO ESCOLAR, por meio do registro de: dados dos alunos, professores e demais funcionrios; dados sobre os resultados pedaggicos alcanados pela unidade escolar; redao e expedio de correspondncia administrativa.

ARQUIVAMENTO de toda documentao: dos alunos, da unidade escolar, dos servidores, de escriturao escolar, pedaggicos, financeiros, administrativos, correspondncias e legislaes.

EXPEDIENTE - efetiva registros escolares e funcionais.

FORNECIMENTO DE INFORMAES

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ESCRITURAO ESCOLAR

Conceito: Escriturao Escolar o registro sistemtico dos fatos e dados relativos vida escolar do aluno e da unidade escolar, com a finalidade de assegurar, em qualquer poca, a verificao: Pda identidade de cada aluno; Pda regularidade de seus estudos; Pda autenticidade de sua vida escolar; Pdo funcionamento da escola. unidade escolar compete organizar a escriturao escolar para atender, prontamente, s solicitaes de informaes e esclarecimentos. A organizao da vida escolar faz-se atravs de um conjunto de normas que visam garantir o acesso, a permanncia e a progresso nos estudos, bem como a regularidade da vida escolar do aluno, abrangendo os seguintes documentos: 1 - Requerimento de Matrcula; 2 - Dirio de Classe; 3 - Mapa Colecionador de Canhotos; 4 - Atas de Resultados Finais; 5 - Histrico Escolar; 6 - Transferncia; 7 - Portaria; 8 - Declarao. A Escriturao Escolar e o Arquivamento de documentos so de responsabilidade do (a) Secretrio (a) da unidade escolar, cabendo a superintendncia Direo. Alguns princpios como objetividade, simplicidade, autenticidade e racionalidade devem ser observados no ato da efetivao do registro. Todo registro escolar efetuado pela unidade escolar deve conter a data e assinatura(s) do(s) responsvel(is) pelo registro. Os documentos expedidos pela unidade escolar sero, obrigatoriamente, assinados pelo Diretor e pelo (a) Secretrio (a), coresponsveis pela verdade do registro. Suas assinaturas devero estar acompanhadas dos respectivos nomes, por extenso e sotopostos , bem como do nmero de registro profissional do ato de designao.

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1 - Requerimento de Matrcula: Conceito: Requerimento de Matrcula o documento formal que vincula o aluno a uma unidade escolar; O Requerimento de Matrcula elaborado pela unidade escolar, contendo dados de identificao do aluno, endereo residencial, curso, srie, turno, turma, ano letivo, cor, raa, data, assinatura do responsvel legal, deferimento da Direo e espao para observao; O Requerimento de Matrcula, por sua natureza, de tal responsabilidade que no pode ser preenchido simplesmente pelo prprio aluno ou responsvel legal, mas com acompanhamento, assistncia, conferncia de dados, documentos e assinaturas por funcionrios experientes ou treinados da Secretaria Escolar; A matrcula s pode ser deferida pelo(a) Diretor(a) quando for constatado que os documentos do aluno esto completos, conforme a legislao vigente, assumindo a responsabilidade sobre qualquer irregularidade na documentao apresentada pelo aluno ou responsvel legal; O Requerimento de Matrcula no deve conter rasuras, espaos em branco ou aplicao de corretivos. 2 - Dirio de Classe Conceito: Dirio de Classe o documento fundamental para registro do diagnstico inicial da turma, freqncia do aluno, planejamento, avaliaes e relatrio final do trabalho do professor, bem como da carga horria prevista na Matriz Curricular. O Dirio de Classe o documento de escriturao escolar coletivo, em que devem ser registrados, sistematicamente, as atividades desenvolvidas com a turma e o resultado do desempenho e freqncia dos alunos. Objetivos: a) Registrar: Pa freqncia do aluno; Pa avaliao e o controle do aproveitamento do aluno; Pos dias letivos, inclusive datas de recuperao, provas, exames finais, se houver; Pa execuo do currculo, por meio do contedo programtico ministrado; Pa carga horria. b) Comprovar a veracidade e a regularidade dos atos praticados
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Compete Secretaria Escolar fornecer ao professor o Dirio de Classe com a Relao Nominal dos Alunos, conforme a cpia da Certido de Nascimento ou Casamento, de forma legvel e sem rasuras e s a ela compete acrescentar o nome dos alunos matriculados no decorrer do ano letivo e as observaes referentes a transferncia, cancelamento, remanejamento, classificao, especificando o amparo legal, bem como anular os espaos destinados freqncia dos mesmos. Compete ainda Secretaria Escolar conferir as notas registradas nos Dirios de Classe com as notas registradas nos respectivos canhotos. A escriturao do Dirio de Classe de exclusiva competncia e responsabilidade do professor, que dever mant-lo atualizado e organizado, registrando a freqncia e notas dos alunos, o contedo programtico, as aulas previstas e dadas, observando o Calendrio Escolar aprovado. Quando ocorrer reposio de aulas, as mesmas devem ser registradas, tambm, no espao destinado s observaes. Compete Direo verificar e vistar, bimestralmente, os Dirios de Classe e no permitir a sua retirada da unidade escolar, pois os mesmos devem estar sempre disposio da Secretaria Escolar para as informaes necessrias, mantidos em local apropriado, que assegure sua inviolabilidade. Deve-se evitar qualquer tipo de rasuras. Caso haja necessidade, as rasuras devem ser devidamente observadas e assinadas por quem as efetuou. 3 - Mapa Colecionador de Canhotos Conceito: Mapa Colecionador de Canhotos um documento obrigatrio no arquivo da unidade escolar, composto por canhotos bimestrais entregues pelos professores Secretaria Escolar aps o encerramento de cada bimestre, na data prevista no Calendrio Escolar aprovado. Os canhotos devem conter freqncia, aproveitamento do aluno, n de aulas previstas e dadas, devidamente assinados pelo professor. de exclusiva competncia e obrigao da Secretaria Escolar conferir as mdias dos canhotos com as dos Dirios de Classe no ato de seu recolhimento, fazendo constar data e assinatura do responsvel pelo recebimento, bem como elaborar o canhoto da Mdia Anual e Final. Ex.: Conferido Em:________/___________/__________ Nome:____________________________ Assinatura: _______________________

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O Mapa Colecionador de Canhotos deve ser organizado contendo a relao nominal dos alunos, de acordo com o Dirio de Classe. Nos Canhotos e no Mapa Colecionador de Canhotos no deve conter rasuras, espaos em branco ou aplicaes de corretivos. 4 - Ata de Resultados Finais Conceito: Ata de Resultados Finais o principal documento de escriturao escolar onde se registra o resultado final da situao do aluno no ano letivo, sendo o documento que legitima sua vida escolar e que servir de base para expedio do Histrico Escolar e Guia de Transferncia. As Atas de Resultados Finais devem ser elaboradas pela Secretaria Escolar, confeccionadas em duas vias, sem rasuras e abreviaturas. A relao nominal dos alunos deve estar de acordo com o Dirio de Classe. No espao destinado ao Resultado Final devero constar as notas obtidas pelo aluno em conformidade com as registradas nos canhotos. A nomenclatura das reas de conhecimento ou disciplinas deve ser registrada conforme o estabelecido na Matriz Curricular aprovada. A data de encerramento do processo de avaliao deve ser a data do ltimo dia de atividade previsto no Calendrio Escolar. No termo de encerramento deve constar a data da elaborao do documento. Os espaos em branco devem ser cancelados. As Atas de Resultados Finais devem ser conferidas e assinadas pelo Diretor e pelo Secretrio Escolar, cabendo-lhes inteira responsabilidade por estes atos. Uma via do documento ser arquivada na unidade escolar, aps sua compatibilizao pelo Assessor Tcnico Escolar e a outra via ser recolhida no rgo Competente ao qual a unidade escolar jurisdicionada. 5 - Histrico Escolar Conceito: Histrico Escolar o documento que registra a vida escolar do aluno. Deve ser preenchido em duas vias, devidamente datado e assinado pelo Secretrio Escolar e Diretor da unidade escolar, com seus respectivos carimbos, sendo uma via entregue ao aluno e a outra arquivada em sua pasta. No cabealho, alm dos dados da unidade escolar, como nome, n do ato legal de Autorizao de Funcionamento, devem constar os dados do aluno, e a ltima srie cursada por ele.
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O registro das notas deve ser de acordo com o dos canhotos ou das Atas de Resultados Finais. O registro da carga horria deve ser de acordo com a estabelecida na Matriz Curricular aprovada e operacionalizada. O Histrico Escolar no deve conter rasuras, espaos em branco ou aplicao de corretivos. Todos os esclarecimentos sobre a vida escolar do aluno devem ser apostilados no verso do Histrico Escolar, contendo data e assinatura do Secretrio Escolar e do Diretor, com seus respectivos carimbos. 6 - Transferncia Conceito: Transferncia a passagem do educando de uma para outra unidade escolar, inclusive de pas estrangeiro, com base na equivalncia e aproveitamento de estudos. Para a expedio das transferncias, sero utilizados formulrios prprios. No anverso do formulrio deve-se registrar: 1 - Cabealho - dados de identificao da unidade escolar, dados de identificao do aluno, situao escolar do aluno no ano letivo concludo ou no ano em curso; 2 - Organizao vida escolar do aluno, em conformidade com o regime cursado, registrando, tambm, a carga horria, o resultado obtido, o nome da unidade escolar, a cidade e Estado onde a mesma est localizada, o ano, o local e a data de expedio do documento, com assinatura dos responsveis pela sua expedio (Diretor e Secretrio). No verso do formulrio, quando da expedio do documento, no decorrer do ano letivo, ou seja, Cursando, devero ser registrados os resultados obtidos at a data da expedio, como tambm todas as observaes pertinentes situao do aluno. 7 - Portaria Conceito: Portaria o documento de ato administrativo exarado por chefes de reparties ou outras autoridades constitudas contendo: instruo acerca de aplicao de leis ou regulamentos, aprovao de documentos de carter interno, constituio de comisses ou expresso de decises dessas comisses.

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8 - Declarao Conceito: Declarao o instrumento em que se afirma a existncia ou inexistncia de um estado, direito ou fato. Estrutura: PTtulo PTexto PFinalidade PLocal e data PAssinatura sobre carimbo. A Escriturao Escolar o mecanismo que garante a realizao do processo pedaggico. A escola deve expedir tantas vias dos documentos escolares quantas forem solicitadas pelo aluno ou responsvel legal, isentas de qualquer taxa.

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ARQUIVO ESCOLAR

Arquivo Escolar o conjunto ordenado de papis que documentam e comprovam os fatos relativos vida escolar do aluno e vida funcional dos corpos docente e administrativo. Toda unidade escolar deve ter um arquivo bem instalado, organizado e atualizado, de forma a oferecer informaes aos seus usurios, com rapidez e presteza. A unidade escolar tem que ter um arquivo gil e moderno; um arquivo exemplar, informatizado, se possvel. As tarefas da Secretaria Escolar tm, essencialmente, um carter de registro de documentao, entretanto vivemos agora o tempo da velocidade da informao, portanto a racionalizao e a simplificao dos registros e arquivamento de documentos escolares so necessrias e urgentes. Do contrrio, a unidade escolar estar expondo seu nome a justificadas crticas. O responsvel direto por tudo isto o (a) Secretrio (a) Escolar. O Arquivo Escolar deve obedecer a critrios pr-estabelecidos que norteiam o trabalho, proporcionando um mnimo essencial de diretrizes, capazes de conduzir com eficcia as atividades a que o servio se destina. Os documentos constituem arquivo quando so guardados em satisfatrias condies de segurana. Apresentam-se classificados e ordenados de modo a permitir rapidamente a sua localizao e consulta, observando: facilidade na busca de documentos; simplificao na manipulao; acessividade para qualquer pessoa; economia de tempo e espao; resistncia ao uso constante; capacidade de extenso; disposio lgica; arranjo que possibilite limpeza e conservao; segurana; resistncia ao do tempo, que assegure a invulnerabilidade dos documentos. O Arquivo Escolar pode ser organizado como: ativo, passivo (vivo ou morto), ou ainda, nico (AEU). Ao arquivo ativo (vivo) pertencero todas as pastas de assentamentos individuais e todos os documentos que se referirem a alunos matriculados, a funcionrios e a professores em atividades na unidade escolar. Ao arquivo passivo (morto) pertencero todas as pastas de assentamentos individuais e todos os documentos de ex-alunos, ex-professores e ex-funcionarios da unidade escolar. O arquivo escolar nico (AEU) organizado sem a distribuio de acordo com o curso e a organizao curricular a que pertence (curso, srie, mdulo, etapa, etc). Sua organizao por ordem alfabtica utilizando o ltimo sobrenome (Maria de Ftima Vieira da Costa deve ser utilizado na organizao o sobrenome - Costa). Deve ser constitudo um fichrio (manual ou
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informatizado) com fichas nas quais conste um cdigo indicando a parte do arquivo (gaveta, prateleira ou outros) em que est arquivado o pronturio do aluno, o nome do mesmo, outras informaes que achar necessrias. A mesma organizao pode ser utilizada no arquivamento dos documentos dos corpos docente e administrativo. Assim, sempre que se elaborar um documento ou organizar um arquivo, dever haver a preocupao de verificar se os que vierem em futuro remoto entendero e sabero perfeitamente o que se escriturou e qual o seu adequado funcionamento. Nenhum documento pode ser retirado dos Arquivos Escolares sem a prvia autorizao escrita do Diretor.

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NOES COMPLEMENTARES
ATOS LEGAIS

A educao e o ensino so regidos por normas e diretrizes que disciplinam sua ao e exigem de todos a obedincia aos princpios bsicos que tornam coerentes as aes educacionais. Tais normas e diretrizes so elaboradas respeitando-se os princpios hierrquicos que estabelecem a ordem de precedncia de seus dispositivos. A precedncia inicia-se a partir da Constituio da Repblica Federativa do Brasil. Para disciplinar ou interpretar os dispositivos constitucionais, os rgos da Administrao Pblica expedem atos jurdicos que recebem a denominao especfica de Atos Administrativos. Ato Administrativo toda manifestao de vontade da Administrao Pblica que, agindo nessa qualidade, tenha por fim imediato adquirir , resguardar, transferir, modificar, extinguir e declarar direitos, ou impor obrigaes aos administradores ou a si prpria. Em sentido amplo so todas as manifestaes do Executivo, porm, em certas circunstncias, tambm outras autoridades podem expedir atos administrativos. Lei elaborao Poder Legislativo

Ao Poder Executivo cabe sancionar a Lei (aprovar, confirmar ou ratificar e mandar public-la; promulgar). A Lei, uma vez publicada, passa a ser do conhecimento de todos, sem exceo: - Constituio Federal; - Constituio Estadual; - Lei Orgnica do Municpio. - Abrangncia determinada na ementa. Quando o Poder Executivo, em um perodo anormal de governo, ultrapassa os limites de sua competncia e encampa a funo legislativa, a

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norma jurdica que dela emana denomina-se Decreto-Lei e tem a mesma fora da Lei. Decreto - regulamenta uma Lei. Ao executivo cabe elaborar as disposies de aplicao que completam e do preciso Lei votada pelo Legislativo. Portarias - ato administrativo - como auxiliar do Presidente da Repblica, ao Ministro cabe baixar normas que ofeream aos funcionrios de sua Pasta, indicaes precisas, formas de ao. As portarias dos Ministros e as portarias dos Diretores de Departamentos so atos normativos administrativos. O Decreto n11.439/2003/MS, em seu art. 2 dispe: Constituem espcies privativas de atos administrativos de competncia: I - do Governador, Decreto; II - dos Secretrios de Estado e Procuradores-Gerais, a Resoluo; III - dos Diretores-Presidentes de entidades da administrao indireta e do Reitor da Universidade Estadual, a Portaria; IV - dos rgos colegiados de natureza deliberativa e executiva, a Deliberao; V - das autoridades referidas dos incisos II e III e demais agentes da administrao, a ordem de servio, a instruo normativa ou administrativa, as comunicaes, os editais ou outros atos similares que emanem comandos administrativos. As Resolues, quando tratam de assuntos pertinentes s reas de competncia de mais de uma Secretaria, denominada Resoluo Conjunta.

SISTEMA DE ENSINO
Pelo disposto na Constituio Federal e na Lei de Diretrizes e Bases da Educao Nacional - LDBEN - Lei n 9394/96, notamos que o legislador, constituinte e ordinrio, levando em conta que o Brasil uma Repblica Federativa, optou - em matria de organizao de ensino - pela frmula pluralista: a da pluralidade dos sistemas de ensino. Em matria de educao, a atividade essencial da Unio est em legislar sobre Diretrizes e Bases da Educao Nacional. Mas, Unio incumbem tambm outras atividades. Deve descer ao plano da ao, para organizar o Sistema de Ensino Federal. Em relao s Unidades Federadas e ao Distrito Federal, cumpre-lhes, primordialmente, realizar, organizar os seus sistemas, dando-lhes uma tal coordenao que possam eles funcionar e atingir os objetivos traados. Tanto o Sistema de Ensino Federal, quanto os Estaduais e os Municipais, esto sujeitos LDBEN, como tambm esto sujeitos ao Conselho Nacional de Educao, na medida em que esse rgo um rgo nacional.
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Cada Sistema de Ensino composto por um conjunto de rgos funcionando harmoniosamente: os rgos administrativo e normativo, representados pelo Poder Pblico e os rgos executores de Ensino, que so os estabelecimentos de ensino. Podemos visualizar um Sistema de Ensino na representao grfica a seguir: SISTEMA DE ENSINO

RGO ADMINISTRATIVO

RGO NORMATIVO

ESTABELECIMENTO DE ENSINO Os rgos e entidades integrantes do Sistema Estadual de Ensino so: Prgo Executivo (SED); Prgos Normativos (CEE, CME); Prgos Intermedirios. Da, pode-se concluir da existncia dos seguintes Sistemas de Ensino: (art. 14, 15, 16, 17 e 18 da LDBEN). PSistema de Ensino Federal; PSistema de Ensino Estadual; PSistema de Ensino do Distrito Federal; PSistema de Ensino Municipal.

Sistema de Ensino Estadual

O Sistema de Ensino Estadual constitui o conjunto harmonioso de rgos que regulamenta, administra e executa o ensino no territrio do Estado. O Sistema Estadual de Ensino tem como objetivo melhorar os nveis educacionais da populao, atravs da promoo, orientao, coordenao, execuo e do controle das atividades relacionadas com o ensino no territrio do Estado, de conformidade com as diretrizes e polticas de ao do Governo. Secretaria de Estado de Educao, rgo executivo do Sistema Estadual de Ensino, observada a poltica de desenvolvimento econmico e social do Estado, compete: elaborar, participar, promover e zelar pelo cumprimento da legislao e das normas educacionais.

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Constituem o Sistema Estadual de Ensino: Pas instituies de educao, de todos os nveis e modalidades, criadas e mantidas pelo Poder Pblico estadual; Pas instituies de educao superior, criadas e mantidas pelo Poder Pblico municipal; Pas instituies de ensino fundamental e mdio, criadas e mantidas pela iniciativa privada; Pa Secretaria de Estado de Educao, rgo executivo do Sistema, e demais rgos e entidades de educao integrantes da estrutura organizacional do Poder Executivo; Po Conselho Estadual de Educao, rgo normativo do sistema; Po Frum Estadual de Educao. O rgo normativo do Sistema Estadual de Ensino de Mato Grosso do Sul o Conselho Estadual de Educao de MS, criado pelo Decreto Lei n 8/79, teve seu Regimento aprovado pela Resoluo SED/MS n1848, de 26/04/2005, e constitudo de: Cmara de Educao Bsica- CEB; Cmara de Educao Profissional e Educao Superior CEPES; Cmara Conjunta CC; Plenria. A Plenria e Cmaras do Conselho manifestar-se-o por meio de um dos seguintes instrumentos: PIndicao ato propositivo subscrito por um ou mais conselheiros, contendo proposio justificada de estudo sobre qualquer matria de interesse da Plenria ou Cmaras, com numerao corrida e data da respectiva aprovao nas Cmaras ou na Plenria; PParecer ato especfico pelo qual a Plenria ou qualquer da Cmaras atestam ou emitem juzo sobre matria de uma competncia, com numerao renovada anualmente, contendo ementa, relatrio e anlise da matria, voto do relator e concluso das Cmaras ou da Plenria; PDeliberao normativa, suspensiva, de cassao e de indeferimento atos legais decorrentes de parecer ou indicao, destinados a estabelecer normas e fixar diretrizes sobre matrias de competncia do Conselho, a serem observadas pelo Sistema Estadual de Ensino, com numerao corrida, e data da respectiva aprovao na Plenria; PDeliberao concessiva ato legal decorrente de parecer, destinado a deliberar sobre matria de competncia de Cmara ou Plenria. As deliberaes do Conselho Estadual de Educao so homologados pelo Secretrio de Estado de Educao. A Lei n2787, sancionada em 24 de dezembro de 2003, institui e organiza, no mbito do Estado de Mato Grosso do Sul, o Sistema Estadual de Ensino.

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ANEXOS
Legislao Bsica
Legislao Federal
Constituio Federal
Lei N9.394/96 Lei N10.172/01 Parecer CNE/CEB N05/ 97 Parecer CNE/CEB/ N12/97 Lei N8.069/90

Lei de Diretrizes e Bases da Educao Nacional, alterada pelas Leis Ns 9.475/97; 9.536/97; 10.237/01; 10.639/03; 10.793/03 e 11.114/05 Plano Nacional de Educao Proposta de regulamentao da Lei N9394/96 Esclarece dvidas sobre a Lei N9394/96 Estatuto da Criana e do Adolescente

Legislao Estadual
Constituio estadual
Lei N2.787/03 Lei N2.791/03 Deliberao CEE/MS N6.363/01 Deliberao CEE/MS N6.534/02 Resoluo/SED N1531/03 Lei do Sistema Estadual de Ensino de Mato Grosso do Sul Plano Estadual de Educao Dispe sobre funcionamento da Educao Bsica no Sistema Estadual de Ensino Incluso de Pargrafo no art.44 da Deliberao N6363/01

Funcionamento da Ed. Bsica na Rede Estadual de Ensino Dispe sobre organizao curricular, regime escolar do Ensino Resoluo/SED N1.800/04 Fundamental. e do Ensino Mdio na Rede Estadual de Ensino Resoluo/SED N1.797/04 Dispe sobre organizao do ano escolar na Rede Estadual de Ensino, para o ano de 2005 Dispe sobre a revogao dos dispositivos que tratam da classifiResoluo/SED N1.878/05 cao e reclassificao na Resoluo/SED n 1800, de 7 de dezembro de 2004, e d outras providncias.

Decreto, Decreto-Leis e Leis Federais

Decreto-Lei N 715/69 Decreto Lei - N1.044/69 Lei Federal N6.533 /78 Altera dispositivo da Lei N 4.375 de 17/08/1964 (Lei do Servio Militar) Dispe sobre tratamento excepcional para os alunos portadores das afeces que indica Dispe sobre a regulamentao das profisses de Artistas e de Tcnico em Espetculos de diverses

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Lei Federal N6.202 /75 Lei Federal N6.236 /75

Atribui a estudante em estado de gestao o regime de exerccios domiciliares institudo pelo Decreto Lei n1044 de 1969 Determina providncias para cumprimento da obrigatoriedade do alistamento eleitoral

Decreto e Leis Estaduais

Decreto N 10.738/02 Decreto N10.521/01 Decreto N9.606/99 Decreto N9.560/99 Decreto N9.404/99 Lei N2.384/01 Lei N434/83 Lei Complementar N87/00 Lei N1.102/90 Registro e o controle da freqncia dos servidores em exerccio nos rgo e entidades do Poder Executivo Organizao da Unidades Escolares da Rede Estadual Ensino Institui os Conselhos das Unidades Escolares Estaduais - COUNES. Dispe sobre a designao de Professor para exercer a funo de Coordenador Pedaggico ou de Inspetor Escolar nas Unidades Escolares da rede de Ensino Cria as Unidades de Apoio incluso de Portador de Necessidades Especiais Unidade de Incluso Dispe sobre a livre organizao estudantil Probe aos estabelecimentos oficiais de Ensino cobrana de taxas e contribuies que especifica Dispe sobre o Estatuto dos Profissionais da Educao Bsica/MS, alterada pela Lei Complementar N97/01 Dispe sobre o Estatuto dos Funcionrios Pblicos do Poder Executivo, Autarquias,Fundaes Pblicas de MS, alterada pelas Leis Ns. 1672/96; 2157/00 e 2260/01

Legislao - Educao Infantil

Parecer CNE/CEB N022/98 Resoluo CNE/CEB N01/98 Parecer CNE/CEB N04/02 Diretrizes Curriculares para Educao Infantil Institui as Diretrizes Curriculares para a Educao Infantil Diretrizes Operacionais para a Educao Infantil

Legislao - Ensino Fundamental

Parecer CNE/CEB N04/98 Resoluo CNE/CEB N02/98 Deliberao CEE/MS N7760/04 Diretrizes Curriculares Nacionais Institui as Diretrizes Curriculares Nacionais Ensino Religioso

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Legislao - Ensino Mdio

Parecer CNE/CEB Diretrizes Curriculares Nacionais N15/98 Resoluo CNE/CEB Institui as Diretrizes Curriculares Nacionais N03/98 Parecer CEE/MS N444/99 Diretrizes Curriculares

Legislao - Educao para Jovens e Adultos

Parecer CNE/CEB N11/00 Diretrizes Curriculares Resoluo CNE/CEB Estabelece as Diretrizes Curriculares Nacionais N01/00 Deliberao CEE/MS Fixa normas para Cursos de Educao de Jovens e Adultos N6.220/01

Legislao - Educao Profissional

Decreto Federal N 5.154/04 Resoluo CNE/CEB N 04/99 Parecer CNE/CEB N 16/99 Parecer CNE/CEB N 39/04 Resoluo CNE/CEB N 1/05 Deliberao CEE/MS N 6.321/01 Deliberao CEE/MS N 7.014/03 Regulamenta o 2 do art. 36 e os arts. 39 a 41 da LDB Estabelece as Diretrizes Curriculares Diretrizes Curriculares Aplicao do Decreto 5.154/2004 Atualiza as Diretrizes Curriculares Funcionamento da Ed. Profissional em MS da Deliberao CEE/MS N 6321/01 Alterao do art. 5 e art. 16 da Deliberao CEE/MS N 6.321/01

Legislao - Educao Escolar Indgena

Parecer CNE/CEB N 14/99 Parecer CNE/CEB N 03/99 Deliberao CEE/MS N 6.767/02 Decreto N10.734/02 Diretrizes Curriculares Nacionais de Educao Escolar Indgena Fixa Diretrizes Nacionais para funcionamento das escolas indgenas Organizao, estrutura e funcionamento das escolas indgenas
Criao da categoria de Escola Indgena no mbito da Educao Bsica, do Sistema Estadual de Ensino/MS

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Legislao - Educao Especial

Decreto Federal N 3.298/99 Parecer CNE/CEB N 17/01 Resoluo CNE/CEB N 02/01 Lei Federal N 10.845/04 Decreto Federal N 5.296/04 Decreto Estadual N 10.015/00 Deliberao CEE/MS N 7.828/05 Lei N 10.098/00 Regulamenta a lei 7853/89 - dispes poltica nacional para integrao da pessoa portadora de deficincia Diretrizes Nacionais para Educao Especial na Educao Bsica Diretrizes Nacionais para Educao Especial na Educao Bsica Institui o programa ou complementao ao atendimento especializado s P.P.D e d outras providncias Regulamenta as leis 10.048/00 da prioridade de atendimento s pessoas que especifica a 10.098/2000 que estabelece normas gerais e critrios bsicos para promoo da acessibilidade Poltica Estadual para promoo e integrao da pessoa portara de deficincia a normas de proteo Dispe sobre a Educao Escolar de alunos com necessidades educacionais especiais no Sistema Estadual de Ensino Estabelece normas gerais e critrios bsicos para promoo da acessibidade das pessoas portadoras de deficincia ou com mobilidade reduzida

Legislao - Educao Bsica do Campo

Parecer CNE/CNE N 36/01 Resoluo CNE/CEB N 01/02 Deliberao CEE/MS N 7.111/03 Resoluo SED/MS N 1.840/05 Diretrizes operacionais para Educao Bsica nas escolas do campo Institui diretrizes operacionais para Educao Bsica nas escolas do campo Funcionamento da Educao Bsica do Campo no Sistema Estadual de Ensino/MS Dispes sobre organizao da Educao Bsica do campo na Rede Estadual de Ensino de MS

Legislao - Curso Normal de Nvel Mdio

Parecer CNE/CEB N 01/99 Resoluo CNE/CEB N 02/99 Deliberao CEE/MS N 7.110/03 Diretrizes Curriculares Nacionais para formao de professores na modalidade normal nvel mdio Institui Diretrizes Curriculares Nacionais para formao de docente da educao infantil e dos anos iniciais do ensino fundamental, em nvel mdio, na modalidade normal Oferta do normal mdio no Sistema Estadual de Ensino de Mato Grosso do Sul

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DELIBERAES/CEE/MS
N 87/80 N 307/82 N 1.672/87 N 4.490/96 N 4.504/96 Fixa normas para a matrcula, transferncia, adaptao de alunos e d outras providncias Fixa normas para validao e convalidao de estudos Dispe sobre matrcula de alunos estrangeiros nos estabelecimentos do Sistema Estadual de Ensino/MS Fixa normas para regularizao de vida escolar e convalidao de estudos e d outras providncias Fixa normas para inspeo nos estabelecimentos do Sistema Estadual de Ensino que oferecem o ensino de 1 e 2 Graus, Educao Pr-Escolar, Educao Especial e d outras providncias Dispe sobre a revogao do inciso II, do art. 5, da Deliberao/CEE/MS n 4.490, de 25/04/1996, que fixa normas para a regularizao de vida escolar e convalidao de estudos Fixa normas para a equivalncia de estudos e revalidao de Diploma ou Certificado de cursos realizados em pais estrangeiro e d outras providncias Dispe sobre os institutos da Classificao, da Acelerao de Estudos e do Avano Escolar, para o Sistema Estadual de Ensino de Mato Grosso do Sul e d outras providncias.

N 6.552/02

N7.000/03 N7.844/05

PARECER/CEE/MS
Parecer N 223/97, Parecer N 373/97 Parecer N 075/98 Parecer N 113/98 Parecer N 299/98 Parecer N 326/98 Parecer N 443/98 Parecer N 127/99 Parecer N 443/99 Parecer N132/00 Orientaes preliminares do Conselho Estadual de Educao /MS sobre a lei N 9.394/96:Sistema de Ensino, Educao Bsica, Educao Profissional Orientaes preliminares do Conselho Estadual de Educao /MS sobre a Lei N 9.394/96 Sistema de Ensino Orientaes preliminares do Conselho Estadual de Educao /MS sobre a Lei N 9.394/96 Orientaes preliminares do Conselho Estadual de Educao /MS sobre a Lei N 9.394/96 Orientaes preliminares do Conselho Estadual de Educao /MS sobre a elaborao de Regimento Escolar, consoante Lei N 9.394/96 Orientaes s escolas do Sistema Estadual de Ensino que oferecem a Educao Bsica, sobre as adequaes Lei N 9.394 /96, a partir do ano de 1999 Parecer orientativo sobre as Diretrizes Curriculares do Ensino Fundamental - artigos 26, 27 e 28 da lei N 9.394/96 Parecer orientativo sobre escola plo e extenso Documentao e arquivo escolar das instituies de ensino do Sistema Estadual de Ensino de MS

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Parecer N 353/03 Parecer N184/03

Apurao de freqncia da Educao Bsica Matrcula de crianas com 06 anos de idade no primeiro ano do Ensino Fundamental

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