GUA PARA LA PLANIFICACIN DE UN EVENTO

Al finalizar la lectura, usted ser capaz de orientarse y resolver las siguientes preguntas: cmo seleccionar el lugar para el evento?, importancia de las listas de verificacin (check list)?, Qu tipos de distribucin y servicios para auditorio, mesas, escenario; promocin e invitaciones existen? Cul es el papel del maestro de ceremonia? Entre otras cosas. 1. RECONOCIMIENTO FSICO PREVIO AL DESARROLLO DE UN EVENTO. Es importante seleccionar cuidadosamente el lugar, ya que ste debe satisfacer tanto los propsitos del evento como las necesidades del grupo anfitrin y asistentes. Para no dejar detalles al azar, es conveniente plantearse las siguientes preguntas, que ayudarn a determinar el lugar: a) Es la situacin geogrfica un elemento importante?, De donde viene la mayora de invitados?, Sera oportuno que la actividad se desarrolle en diferente regiones (convenciones, congresos, eventos deportivos)?, b) Estn orientadas las diversiones y los deportes hacia los intereses y objetivos del evento?, Se tiene en consideracin la vida nocturna?, Se trata de un grupo de turistas?, Preferiran los invitados un ambiente urbano o uno campestre?, c) El lugar podra considerarse un sitio adecuado para vacaciones?, Cuntos invitados convencionistas asistirn acompaados por sus esposas o familias? d) El lugar es adecuado a los medios econmicos de los asistentes? , Sabra diferenciar un lugar muy lujoso de uno modesto? De acuerdo con los propsitos del evento y la manera de reunir a las personas: a. Cules son los objetivos principales del evento?, En qu aspecto ayuda el lugar a lograr estos objetivos? b. Ser la convencin una combinacin de trabajo y diversin localizada en un rea metropolitana o en un lugar turstico? c. Asistirn personas que quiera exhibir algo?, Est el lugar equipado para llevar a cabo exhibiciones?, Es un sitio accesible? 1.1. La Ciudad Para seleccionar la ciudad deben tenerse en cuenta las caractersticas del grupo que asistir al evento, de manera que es necesario establecer parmetros concretos de ste y de sus intereses; tambin se deben considerar aspectos sociales que se desean cubrir durante el evento. La ciudad en donde se lleve a cabo, debe tener buenas vas de comunicacin, poseer una infraestructura eficaz, y poseer atractivos tursticos. Antes de considerar viable un lugar especfico es necesario obtener informacin acerca del: Clima, Condiciones de acceso, transporte local, hoteles, mercados, tours, lugares de esparcimiento, costos y ventajas en reuniones fuera de temporada.

1.2. Inspeccin del Lugar Es necesario realizar una investigacin personal acerca del lugar visitado. Se debe informar a los encargados de los posibles hoteles o lugares a visitar que se presentar personalmente con el fin de estudiar la posibilidad de celebrar un evento en ese lugar. Estas visitas deben planearse con anticipacin, Es posible ahorrar tiempo y esfuerzo si la informacin se obtiene por medio de la oficina encargada de eventos y banquetes del hotel o atencin al cliente, estas oficinas tiene la posibilidad de proporcionar informacin acerca de cualquier hotel que forma parte de su cadena. Que datos se esperan obtener de la inspeccin del lugar: a) Condiciones generales de los hoteles y los auditorios. b) Alojamiento y servicios, nmero y tipo de cuartos, ventajas que se ofrecen, estado del mobiliario y de la decoracin, servicio de alimentos, manejo de recepcin y registro, trato del personal, etc. Tambin se tendr una visin completa del hotel por medio de las opiniones de los huspedes. c) Nmero, tamao y tipo de salones de juntas, a fin de comprobar si estn equipados para la proyeccin de audiovisuales, si existen elementos fuera del saln capaces de distraer la atencin de los oyentes, etc. d) Lugar de exhibiciones. e) Facilidades de transporte. f) Las instalaciones, el equipo y los servicios deben valorarse en trminos de los que el hotel proporciona y que otras opciones nos ofrecen en caso de que se necesiten otros materiales. g) Investigar posibles planes de renovaciones o expansin de las instalaciones o los servicios. 1.3. Los costos Una vez escogido el lugar en que se realizar el evento, es necesario investigar los precios y las tarifas. Tambin se debe determinar el costo de todos los servicios, equipo y requerimientos adicionales, as como considerar la disponibilidad de cuartos complementarios. Es necesario preguntar por la mejor tarifa, tratar de obtener cotizaciones razonables para los banquetes, fiestas, cocteles y otros servicios, pero debe terse en cuenta que la fuente de ingreso ms importante del hotel despus del servicio de habitaciones, es alimentos y bebidas, de modo que no estar dispuesto a negociar ms all de lo que considere su margen de ganancia acostumbrado. El Organizador del evento debe preocuparse por negociar ms que los precios, los servicios extra y los espacios para juntar y exhibiciones, beneficios que representan una mayor ventaja. Tambin es necesario comparar las tarifas que el hotel ha fijado, con aquellas que han pagado otros grupos por el mismo lugar y en condiciones similares. Negociar teniendo en mente estos datos permite optimizar resultados. 1.4. Las fechas La seleccin de los lugares donde se celebrar el evento debe hacerse con anticipacin. Considerar la fecha de modo que el evento no choque con otro evento similar, a menos que se considere beneficioso para el mismo. 2

Considerar clima, das festivos, temporadas altas y bajas de hoteles, etc. 1.5. Las regulaciones Se deben considerar las normas internas y las disposiciones que puedan afectar a las actividades consideradas para el evento. 1.6. Voluntarios Comunicar al hotel si se utilizar la ayuda de voluntarios para el desarrollo del evento (congresos, convenciones, eventos empresariales), deben estar debidamente identificados. 1.7. Espacio Funcional Es importante mostrar espacios y sus servicios mediante listas y diagramas de distribucin de las salas de juntas y reas de exhibicin, de tal manera que puedan definirse los espacios que ms se adapten al programa. Una comunicacin eficaz con el gerente del hotel a cerca del acomodo, equipo y servicios, contribuyen considerablemente en el xito de un evento, convencin o congreso. Los requisitos especiales deben notificarse con anticipacin, de manera que una reunin con el personal clave del hotel o del lugar, asegure que todas las responsabilidades estn oportunamente distribuidas y el evento se desarrolle con xito y sin tropiezos. En el arreglo del saln suelen presentarse problemas, pero el personal del hotel pueden evitarlos si sus decisiones se apoyan en tres requisitos fundamentales: a) formular todas las especificaciones por escrito, b) revisar personalmente las especificaciones, con el ejecutivo del hotel o con el encargado del auditorio, para asegurar el orden de cada detalle. c) Designar a un integrante del equipo de trabajo del organizador, para que inspeccione cada saln de juntas, antes de celebrar la reunin. Los planos del saln y los dibujos a escala, se solicitan al ejecutivo del hotel y sirven para determinar las reas apropiadas, para el evento, su distribucin y localizacin de cada actividad, ejemplo: rea de registro, ubicacin de coffe brake, coctel, exhibiciones, etc. 2. Hojas por actividades o listas de clasificacin (Check list). Es muy til disponer de una libreta en cuyas hojas se detallen las actividades para cada evento, que requiera espacio amplio. Las hojas deben tener la siguiente informacin: Fecha Nombre de la actividad Saln donde se desarrollar Hora de inicio y de finalizacin Concurrencia esperada Nombre del encargado del grupo

Deben incluir las especificaciones de los servicios especiales, las facilidades requeridas, el nombre del encargado de promoverlos; copias de todas las hojas, incluido los cambios que se hubieran producido y distribuir a todas las personas que dirigirn cada actividad. Con el objeto de revisar los planes deben celebrar una sesin previa al evento, el organizador y representante del evento, 3

representantes del hotel y personal externo. En ese instante se comprobar si las hojas de actividades estn actualizadas y si los detalles fueron comprendidos por los tres grupos de trabajo. Es conveniente que el organizador o coordinador del evento cuente con una lista del personal, que incluya las responsabilidades de cada empleado y el lugar donde pueden ser localizados durante el evento, adems de contener los nombres de los empleados del hotel y todas sus responsabilidades. sta lista debe incluir sus nmeros telefnicos y el nombre de la persona que puede sustituirlos.1 2.1. Lista de verificacin previa a la convencin. Revisar todas las actividades, arreglos y cambios con ejecutivos del hotel, representantes de otras empresas, encargados del auditorio, etc. Actividades, juntas, sesiones, exhibiciones, comida, festejos, tour, etc. Facilidades, equipos y servicios. Montajes de salones (los detalles e instrucciones, deben figurar en la hoja de actividad) Materiales, servicios para el evento: Comidas Bebidas Equipos de proyeccin (caonera) Cmaras fotogrficas Registros Publicaciones y comunicaciones impresas Transporte Servicio de amas de llaves Reservaciones Crditos Estaff Mens Entretenimientos Direcciones de servicios pblicos Informes Servicio de cajeros Ingeniera electrnica Estacionamientos Telfonos y acceso a internet Seguridad

a) b) c) d) e)

2.2. MONTAJES PARA SALONES a. Auditorio convencional: El espacio y la distancia de las sillas varan segn la capacidad del saln y el nmero de personas que se acomodarn. (fig. 5.1) b. Auditorio semicircular con pasillo central: Este tipos de colocacin de sillas no se recomienda para audiencias que absorban toda la capacidad del saln porque se desperdicia mucho espacio. (fig. 5.2) c. Auditorio semicircular con bloque central y alas curvas. (fig. 5.3)

Cravioto Magalln, Tonatiuh, Organizacin de congresos y eventos. Pg. 45.

d. Auditorio en forma de V: Este tipo de disposicin no se utiliza con frecuencia; se origin durante la Segunda Guerra Mundial, cuando los smbolos y emblemas de V (Por la victoria) se aplicaban a la colocacin de las mesas y sillas. (fig. 5.4)

e. Mesas para escribir y sillas de brazos o saln tipo escuela: En eventos de larga duracin, cerca de la entrada debe colocarse una mesa pequea con una jarra de agua fra, as cmo en la mesa de oradores no debe faltar una jarra de agua y vasos. (fig. 5.5) 2.3. Colocacin de mesas para juntas a. En forma de U: El tamao de la mesa depende de la asistencia esperada; por regla general se requieren 61 centmetros de mesa por persona, pero dependen del material que las personas reunidas utilizarn. Ciertos grupos de cientficos y profesionales solicitan ms espacio para extender sus carpetas y documentos, ellos detallan las especificaciones. Las cubiertas o manteles de las mesas deben colgar hasta el piso en los cruces, y en las patas de la U los pliegues de los manteles de los manteles deben estar centrados y formar una lnea continua en toda la extensin de la mesa. (fig. 5.6) En cada lugar debe haber hojas de papel y lpices; las sillas se colocan a 30.5 centmetros de la mesa para facilitar acceso. As mismo en los lugares adecuados hay que poner charolas con vasos y una jarra con agua para 16 personas. Adems, se acostumbra colocar una estacin de agua prxima a la

b.

c.

d.

e.

entrada con suficientes vasos y jarras, y un cenicero por cada seis personas. En forma de E: Debe cuidarse que queden 1.22 metros de espacio entre los respaldos de las sillas dentro de las patas de la E, para entrar y salir fcilmente. Siempre se debe proporcionar papel, lpices, el agua fra y ceniceros, de la misma manera antes presentada. (Fig. 5.7) En forma de T: Como mesa de cabecera se coloca una de 1.82 metros por 76 centmetros, lo bastante larga para ubicar al numero de personas esperado. Desde el centro de la mesa, extendida a los largo del saln, se coloca otra de doble ancho (1.52 metros), tan larga como se necesite. (fig. 5.8) Mesa para directores: Se arreglan las mesas de doble ancho (1.52 y 1.82 metros), tan largas como para acomodar a las personas esperadas, concediendo por lo menos 61 centmetros de espacio por persona (Fig. 5.9). Mesa oval para directores: Cuando no se requiere una mesa de cabecera formal, el arreglo es el mismo que el anterior, pero adems se coloca una mesa semicircular de 1.52 metros junto a cada una de las cabeceras de aquella mesa y las sillas se disponen de manera que haya dos en los semicrculos, pero ninguna en los puntos extremos. (fig. 5.10) f. Cuadro con hueco: Es la misma disposicin a la de la forma en U, pero el final debe ser cerrado. Las sillas se colocan slo fuera del cuadro. (fig. 5.11)

g. Mesa de juntas en forma de herradura: Es una distribucin similar a la de al U, pero la unin de la mesa de la cabecera y las patas de la U se hace con una seccin curva. (fig. 5.12) h. Mesa de juntas en forma de circulo: Este arreglo es muy semejante al tipo herradura, excepto que las puntas deben ser cerradas con otras dos secciones curvas y las mesas deben medir 1.82 metros. Es difcil cubrir este tipo de mesa de modo que se vea presentable; las 6

secciones curvas pueden cubrirse slo en la superficie, en tanto que la parte interna requiere de un mantel doble, prendido con alfileres, para que cuelgue derecho hasta el piso. (fig. 5.13) i. En forma de aula: En la mayora de las convenciones los hoteles proporcionan mesas de 1.82 metros por 46 centmetros, que son las mejores para la disposicin en forma de aula. Deben alinearse en hileras de dos o tres, a cada lado de un pasillo central amplio. (fig. 5.14) j. Aula estilo perpendicular: En la mayora de las convenciones y en algunas juntas de compaas se solicitan largas hileras de mesas perpendiculares a las mesas de oradores, a todo lo largo del saln, debido a que las personas se sentaran a ambos lados de la mesa. A estos grupos no se les proporcionarn hojas de papel y lpices debido a que los participantes traen su propio material. Los ceniceros y las estaciones de agua fra deben instalarse por todo el saln, as como basureros para mantener limpio el saln. (Fig. 5.15) k. Aula invertida en forma de V: Esta colocacin es similar al aula convencional, pero las mesas deben estar inclinadas formando un ngulo de 30 grados hacia la mesa de oradores. Esta colocacin facilita la participacin de los miembros. (Fig. 5.16) l. Mesas redondas: Generalmente utilizadas en eventos que su objetivo es que se formen grupos de discusin en mesas individuales. Y facilita el arreglo para efectuar las comidas. (Fig. 5.17) 2

3. Escenario Escenario es el espacio destinado para la representacin de acotaciones de obras artes escnicas (msica, danza, cancin, televisin, cine, etc.) o utilizado para otros eventos (conferencias, mtines). Es el espacio escnico para los actores o intrpretes y el punto focal para el pblico. El escenario puede consistir en una plataforma (a menudo elevada) o en varias. En algunos casos, pueden ser temporales o ajustables, pero en los teatros y en otros edificios de este tipo, el escenario suele ser un elemento estable y permanente. El espacio escnico puede utilizarse de una manera ms o menos clsica o innovadora, y entendido como espacio artstico (trmino que comparte con otras artes) puede referirse a un trmino propio
2

Cravioto Magalln, Tonatiuh, Organizacin de congresos y eventos. Pg. 84-97.

del arte de vanguardia que supera en dimensiones fsicas y conceptuales al escenario tradicional, vulnerando el principio clsico de separacin con el pblico o cuarta pared. TIPOS DE ESCENARIOS Segn el lugar donde el escenario est situado, podemos dividir los tipos de escenario en: - AL AIRE LIBRE: - Greco-romano - Plaza pblica - ESPACIO CERRADO. - A LA ITALIANA. - CIRCULAR. La diferencia entre "AIRE LIBRE" y "ESPACIO CERRADO", se centra principalmente en la existencia o no de techo en el que poder colgar los distintos elementos de la escenografa e iluminacin, por lo que plantea problemas distintos: en un escenario al aire libre, habr que pensar en elementos que se asienten en el suelo y por tanto corpreos, y en una iluminacin desde fuera; mientras que en un escenario en espacio cerrado, podemos pensar en colgar telones e iluminar cenital-mente. Los escenarios "A LA ITALIANA", es decir, con el pblico situado unidireccionalmente frente al escenario, y "CIRCULAR", o con el pblico situado total o parcialmente alrededor del mismo, pueden darse tanto "al aire libre" como en "espaci cerrado", y tambin plantean problemas distintos tanto de escenografa como de iluminacin. El escenario ms comn, (y el ms cmodo) es el "ESCENARIO A LA ITALIANA EN ESPACIO CERRADO". Es el escenario que encontramos en cualquier sala de teatro convencional.3 3.1. Tipos de mesa Conocer los distintos tipos de mesa y la colocacin de stas en un saln para banquete, es imprescindible a la hora de llevar a cabo nuestra celebracin. Elegiremos aquella que mejor se adapte a nuestro evento, segn el nmero de invitados, el espacio del saln, la filosofa de nuestro acto (buffet, cena de gala, almuerzo multitudinario, etc.) para que as todos nuestros invitados estn bien integrados en el acontecimiento que estamos celebrando. Antes de comenzar a enumerar y describir cada una de ellas, es imprescindible realizar la siguiente matizacin: cuando hablamos de tipos de mesa, nos referimos a una sola mesa, un banquete es la colocacin de varias mesas en un saln (o varios salones contiguos) para poder albergar a todos nuestros comensales. Mesa Imperial

Investigacin web. http://es.wikipedia.org/wiki/Escenario

La mesa imperial es la mesa por excelencia para las celebraciones protocolarias. Es de gran tamao y amplias dimensiones. Sirve para albergar a todos nuestros invitados en una misma mesa. Es frecuente ver en celebraciones como confunden la mesa imperial con la rectangular, pero se identifica claramente, ya que la mesa imperial es la que se cierra en redondo por los extremos. Desde que se tiene constancia de su uso, siempre ha sido utilizada para un gran nmero de invitados, por lo que no se ponen de acuerdo los expertos en un nmero mnimo de invitados como para utilizar sta mesa. Desde aqu recomendamos su uso (segn pautas de la EIP) a partir de unos 50 comensales. Quien preside sta mesa, se sentar en el centro del lado amplio de la mesa frente a la puerta del saln (presidencia francesa) y la segunda presidencia enfrente. Nunca se sentarn en los extremos de la mesa, ya que por su gran tamao, sera imposible la comunicacin entre quienes presiden la mesa. Los invitados se sentarn por orden de importancia al lado de los anfitriones y en alternancia. Describiremos en profundidad la colocacin de invitados y tipos de presidencia en otro apartado. Mesa Rectangular

La mesa rectangular es muy parecida a la mesa imperial aunque de menor tamao y completamente rectangular. En ste tipo de mesa, cabe tanto la presidencia inglesa (sentados en los extremos de la mesa) como la francesa (sentados en el centro del lado largo de la mesa)

Mesa Redonda

La mesa redonda tiene forma de crculo perfecto y es recomendable hasta un mximo de 12 comensales, como mucho hasta 14. Es el tipo de mesa ms democrtica ya que a simple vista todos los comensales tienen la misma importancia. ste tipo de mesa favorece las relaciones sociales, dada la cercana de todos los comensales entre s. Mesa Ovalada

Lo ms correcto es que la presidencia en ste tipo de mesas sea francesa, aunque las nuevas tendencias marcan la utilizacin de la presidencia inglesa, ya que tratndose de un tamao inferior, si que es posible la comunicacin entre los ocupantes de las sillas de los extremos. Desde aqu recomendamos que se utilice una presidencia u otra dependiendo del nmero de comensales y el tamao de la mesa.

10

La mesa ovalada como su propio nombre indica, tiene forma de valo, es muy parecida en aspecto a la mesa imperial, pero de menores dimensiones.

Mesa Cuadrada

La mesa cuadrada no es frecuente utilizarla en actos protocolarios. Excepcionalmente se utiliza cuando el nmero de comensales es o cuatro o doce puesto que con otro nmero de invitados la mesa quedara descuadrada en funcin de las pautas indicadas en el captulo la ordenacin de invitados. Mesa en forma de Herradura o U Invertida

Ambos tipos de mesas son muy parecidos, la diferencia es que la de U invertida los brazos de la mesa forman ngulo recto con la parte central de la mesa, y en la de forma de herradura, los brazos se redondean. Es un tipo de mesa que integra muy bien a los comensales por lo que se utiliza a menudo para reuniones de trabajo.

11

La presidencia, siempre se colocar justo en medio de la parte central de la mesa, sin que se pueda sentar ningn otro comensal justo en frente de la presidencia, ni en los extremos cortos de la mesa. El brazo derecho tiene prioridad frente al izquierdo. Lo ms frecuente, es ver ste tipo de mesa utilizada como mesa presidencial de un banquete donde hay ms mesas. En ste caso, los lados interiores de los brazos no se utilizarn, puesto que miembros de la presidencia estaran dando la espalda notoriamente a los invitados. Mesa en Peine

No es frecuente la utilizacin de la mesa en forma de peine y en ocasiones se prefieren otras frmulas. Cabe destacar de ste tipo de mesa la integracin de todos los comensales. Esta mesa consiste en una gran presidencia de la que salen varios brazos. Al igual que en la mesa en forma de herradura, no se sentarn invitados justo en frente de la presidencia, ni en los extremos cortos de los brazos. La prioridad entre los brazos es en primer lugar el primer brazo de la derecha ms cercano a la presidencia, despus el primer brazo por la izquierda, a continuacin el segundo brazo por la derecha desde la presidencia, y as sucesivamente. Dentro de cada brazo se colocarn los invitados de ms importancia a menos desde la parte ms cercana a la presidencia. Nunca quedarn mujeres en los extremos de la mesa. Mesa en forma de T

Aunque no es comn su uso, es la mesa indicada para comidas de trabajo entre dos partes, colocndose cada parte a un lado del brazo y en la parte central de la presidencia, se ubicarn representantes de las dos partes.

12

Al igual que en otros tipos de mesa ni se ocupar la parte de enfrente de la presidencia, ni el extremo corto del brazo. 4

4. Ordenacin de invitados y tipos de

presidencias

Cuando invitamos a un grupo de personas a formar parte de nuestra celebracin, debemos conocer unas pautas mnimas para establecer el lugar que deben ocupar. Es comn ver (por cercano que sea el trato con los anfitriones), como los comensales, preguntan antes de ocupar un asiento, cuando el lugar no esta indicado. Cuando invitamos en casa, pensamos que dar libertad a nuestros invitados para que ocupen el sitio que quieran les har estar ms a gusto en casa. Eso no tiene por qu ser as. Imaginen que un seor queda rodeado de seoras que mantienen conversaciones sobre moda durante toda la velada, o que la anfitriona ha permitido que se sienten antes los invitados y le ha quedado un asiento muy alejado a la puerta, por lo que se dificultan las labores de servicio de la mesa. Todo esto se puede evitar conociendo unas sencillas frmulas para definir la colocacin en la mesa. Por otra parte, si adems nuestro evento es multitudinario y exige el uso de varias mesas, dejar que cada uno tome asiento donde quiera, supondra desorden y tiempo hasta que estuviesen cada uno en una silla. Adems, si establecemos los lugares previamente, podremos dar a cada uno de nuestros invitados el lugar que le corresponde en nuestra celebracin, sin que ninguno de ellos se sienta desplazado. Antes de comenzar, debemos discernir entre dos conceptos: Evento protocolizado: es aquel en que ya est establecido el lugar que va a ocupar cada uno de nuestros comensales. Se indicar el protocolo mediante mesero, tarjetas nominativas, etc Evento semi- protocolizado: es aquel en que les indicamos a nuestros invitados la mesa que deben ocupar, pero no el asiento, eso lo dejamos a su eleccin. 5. Orden entre los invitados

Investigacin web. http://www.redprotocolo.com/particulares/tipos-mesa/T/

13

A la hora de establecer los asientos que ocuparn nuestros invitados, lo primero que haremos ser preparar una primera lista con los nombres de cada uno de ellos. A partir de ah, trataremos de ordenarlos y marcar unas prioridades entre ellos. Puesto que estos manuales estn dirigidos a particulares, y entendiendo que entre los asistentes, no se encuentran cargos citados en el RD 2009/83 (establece las prioridades entre personalidades y cargos del estado), deberemos buscar criterios propios para darle a unos invitados un trato ms preferente que a otros. Por ejemplo, si es una boda, que los familiares cercanos estn ms cerca de la mesa presidencial que los de segundo grado. Ahora que ya tenemos establecidas las prioridades veremos cuales de los asistentes nos acompaarn en la mesa presidencial. Siguiendo con el ejemplo de la boda, seguramente seran los padres de los contrayentes. Una vez ya tenemos ordenados y claros quienes nos acompaarn en la mesa, seleccionaremos el asiento adecuado para cada uno. Para ello tendremos en mente los siguientes puntos: - El anfitrin es quien preside el acto, la presidencia queda reservada para l. El anfitrin puede ceder su puesto a un invitado de honor si lo considera oportuno, aunque no tiene obligacin. - En una mesa intercalaremos siempre hombres y mujeres, para que las conversaciones que puedan crearse sean del gusto de todos. - Nunca sentaremos a un matrimonio junto, ya que como en el caso anterior, no se aslen en las relaciones con los otros comensales. Aunque no conozcan a los dems, tendrn que hacer el esfuerzo de relacionarse. - En los extremos de la mesa, no deben sentarse mujeres. Si por el nmero de invitados es imposible evitarlo, el hombre que este sentado a su lado, le ceder su asiento para cerrar l la mesa. En ste caso quedarn dos mujeres juntas, pero es preferible a que quede la mujer en el extremo de la mesa (esto se conoce en protocolo como mal menor) - En protocolo, y concretamente en la ordenacin de invitados siempre tiene prioridad la derecha sobre la izquierda y los puestos ms cercanos frente a los lejanos. - Normalmente el anfitrin se sentar de frente al acceso principal del saln, salvo que por la forma del saln esto no sea viable.5 6. Ordenacin de comensales en mesa presidencial

http://www.redprotocolo.com/particulares/invitados/orden/

14

El resto de invitados que nos acompaarn en la presidencia, se irn sentando por orden de importancia junto a los anfitriones. Para ello hay dos opciones: - Sistema cartesiano o en equis: A la derecha del anfitrin sentaremos a la seora de nuestro invitado ms relevante, y a la derecha de la anfitriona al seor del matrimonio ms importante. A continuacin cogeremos al segundo matrimonio en importancia, y sentaremos a la mujer a la izquierda del anfitrin y al marido a la izquierda de la anfitriona. Tercer matrimonio, el seor en el segundo puesto por la derecha del anfitrin y seora en el segundo sitio por la derecha de la anfitriona. Seguiremos as sucesivamente sentando a derecha y a izquierda de los anfitriones e intercalando hombres y mujeres.

- Sistema de las agujas del reloj: Independientemente, de que el tipo de presidencia sea inglesa o francesa, tomaremos como punto de partida el primer asiento por la derecha del anfitrin, a continuacin y siguiendo el movimiento de las agujas del reloj, iremos ocupando los asientos del ms cercano al ms lejano de quienes presiden.

15

Ordenacin de comensales en el resto de mesas

Si nuestro gape esta formado por varias mesas, lo primero ser ordenar las mesas por importancia dentro del saln. Como siempre sern ms importantes las mesas ms cercanas frente a las lejanas y las situadas a la derecha de la presidencia frente a las de la izquierda. Recomendamos ver el apartado de banquetes donde se explican los distintos tipos de salones y la ordenacin de las mesas en stos. A continuacin, iremos rellenando las mesas por orden de importancia con los invitados que siguen (previamente ordenados en la lista que hemos elaborado). Podemos protocolizar todos los asientos con las pautas que ya conocemos, o bien dejar que los invitados, ya conociendo la mesa que deben ocupar mediante indicadores, tomen asiento donde quieran dentro de ella. 6

7. La mantelera

La mantelera se divide en tres piezas: - Muletn o bajo- mantel: es una pieza de tela gruesa, suave y afelpada. Normalmente de algodn o lana. Es utilizada para proteger la mesa ante el derrame de algn lquido. Da un aspecto mullido a la mesa. Una tcnica recurrida en el mbito domstico, cuando no se dispone de l, es utilizar una toalla para que realice esta funcin. Esta pieza ha de ajustarse bien a la mesa para que no se mueva, al ser una tela gruesa cualquier pliegue supondra que las copas por ejemplo pierdan el equilibrio al ponerse encima.
6

http://www.redprotocolo.com/particulares/invitados/comensales-mesas/

16

- Mantel: es una pieza de tela normalmente lino, algodn o cualquier otro tejido suave que cubre la mesa en la que comemos. Lo ms correcto es que sea de color blanco o tonalidades claras y que llegue casi hasta el suelo. Al contrario de lo que estamos acostumbrados a ver o pensar, no es la pieza sobre la que comemos, ya que sobre el mantel, colocaramos el cubre-mantel. - Cubre- mantel: Es una pieza de tela de tejido fino, que se coloca sobre el mantel para protegerlo de las manchas que puedan hacerse durante el servicio de los platos. Es de tamao inferior al mantel, para que se vean las faldas de ste. Hay de distintos tipos, individuales, los llamados paso de mesa o que cubren la totalidad de la mesa. Podemos jugar con la combinacin de colores y contrastarlo con el resto de elementos de la mesa. 8. La vajilla

Existen vajillas de distintos diseos y calidades. Utilizaremos aquella que ms se ajuste a nuestros gustos y posibilidades. Cuanto ms formal sea nuestro evento, es recomendable utilizar estilos clsicos y de colores claros. Si los platos tienen anagramas en el borde, colocaremos el plato de manera que el anagrama coincida en la parte superior del plato, centrado y de manera legible para el comensal. De igual modo

si el anagrama esta dibujado en el centro del plato. - Bajo-plato: Esta pieza es la base de la vajilla. Sobre l se dispondrn el resto de platos. Es de un tamao superior al resto y es frecuente verlos de distintas calidades, metlicos, cristal, de loza, porcelana, etc La razn de ser de sta pieza es para que entre servicio y servicio, no se quede un comensal sin plato delante, ya que esto no es correcto en protocolo. - Plato llano: Es el siguiente que colocaremos sobre el bajo-plato. - Plato hondo o sopero: Slo se colocar si lo primero que se va servir en el men es alguna crema o consom. De no ser as bastar con el plato llano. Nunca se colocarn dos platos llanos uno encima de otro, aunque por el tipo de men preparado vayan a ser necesarios. En ste caso, una vez terminado el primer servicio, se retirar de la mesa, y se cambiarn por platos del mismo tipo pero limpios. 9. La cristalera

17

Otra de las familias que colocaremos en la mesa, es la de la cristalera. Esta formada por todos los vasos y copas que podamos necesitar. Su disposicin en la mesa, es en la parte superior justo delante del plato. Pasamos a enumerarlas de izquierda a derecha, segn su colocacin: - Copa para el agua: es la primera instalada por el lado de la izquierda. Es de tamao superior al resto o igual en todo caso. Nunca ms pequea. Un error frecuente en el uso de sta copa, es que hay quien la confunde con la copa de baln para vino tinto, y la utiliza con ste fin. Esto nunca sera correcto. Lo ms formal es que la copa para agua, ya est rellenada cuando los comensales tomen asiento. Es el nico caso en que debe realizarse. Nunca se rellena ms de 4/5 de su totalidad. - Copa vino tinto: Colocada junto a la del agua y de tamao igual o ligeramente ms pequea. Preferible de cristal fino. De mal gusto rellenarla ms de del total, lo ms recomendable 1/3. - Copa vino blanco: Si vamos a servir en el men pescados o mariscos. Si no se va a utilizar vino blanco no es necesario ponerla. Es ms pequea que la de vino tinto. - Copa de champagne o licor: Si se pone desde el principio, se colocar a continuacin de la de vino blanco, y ligeramente retrasada del resto. Es la que est colocada ms a la derecha. La de champagne es una copa de tipo flauta. En ocasiones en vez de la de champagne se coloca una de brandy o jerez, en funcin de las bebidas que vamos a servir.7 10. La cubertera

Ahora pasemos a todo lo relacionado con la cubertera. El manejo de sta es sencillo, ya que la encontraremos dispuesta en la mesa de fuera a dentro por el orden en que vayamos a utilizarla y en el lado de la mano con la que se coge para ser utilizada. En el lado derecho del plato y de fuera a dentro encontraremos:

http://www.redprotocolo.com/particulares/protocolo-mesa/cristaleria/

18

Pinzas para mariscos: Si como primer plato se va a servir marisco, es recomendable poner el utensilio adecuado para ste fin. Obviamente de no servirse ste tipo de comida, no lo pondremos. Cuchara: Al igual que con las pinzas para marisco, se pondr siempre y cuando vayamos a servir en nuestro men sopa o consom como primer plato.

Cuchillo para entrantes: Es de un tamao ligeramente ms pequeo al resto de cuchillos y de punta roma. Todos los cuchillos se colocan con la sierra hacia el plato. Pala de pescado: Es un cuchillo especfico para comer pescado, con forma de pala y sin filo. Se coloca con la parte cncava hacia abajo. Cuchillo carnicero: Es un cuchillo con sierra y bien afilado. Terminacin en punta.

En izquierdo del plato y de fuera a dentro:

el

lado

Tenedor para los entrantes: Es de cuatro puntas de tamao inferior al que se usa para la carne. Se

19

coloca con las pas hacia arriba al igual que el resto de tenedores. Tenedor de pescado: Es un tenedor en forma de horca con tres o ms pas. Tenedor de carne: Es de cuatro pas y gran tamao. Delante del plato, entre ste y las copas, pondremos los cubiertos para el postre. Cucharilla: Es la ms externa respecto al plato, tendr el mango hacia la derecha y la parte cncava hacia abajo. Tenedor de postre: Con cuatro puntas y pequeo tamao, ser el siguiente a la cucharilla de postre y tendr el mango hacia la izquierda. Pas hacia arriba. Cuchillo postre: De pequeo tamao y con punta roma, es el cubierto de postre ms prximo al plato. Filo hacia abajo y mango hacia la derecha. Aunque el postre sea de textura blanda, es recomendable ponerlo, porque sirve para ayudarte. El ejemplo ms claro, es empujar el ltimo trozo de flan a la cuchara.8 11. Otros elementos de la mesa

Otros elementos a instalar en la mesa: Platillo para el pan: Es un plato pequeo colocado en la parte superior de los cubiertos de la izquierda, para servir panes individuales. Servilletas: Solemos encontrarlas o sobre el plato o a la derecha de ste. En caso de estar sobre el plato y doblada en tringulo la punta ancha ir hacia la derecha o hacia abajo. Tambin la podemos encontrar en la parte derecha del plato, en la parte exterior de los cubiertos de ste lado, con la punta ancha hacia el plato. Las servilletas, deben estar lo ms higinicas posibles, ya que su fin es la limpieza. sta es la razn por la que no es recomendable hacerles muchas dobleces, ya que esto se relaciona a estar muy toqueteadas. En el mundo hostelero de cierta calidad, las servilletas no se tocan a penas, el personal las dobla con cubiertos e incluso podemos ver como nos las sirven con ellos desde una bandeja. Centros de mesa: Con motivos florales, frutales u originales siempre acorde con el resto de decoracin y elementos de la mesa y saln. Debemos elegir centros no aparatosos, que no interrumpa la visin entre comensales y que no desprendan olores, esto hace variar aromas

http://www.redprotocolo.com/particulares/protocolo-mesa/cuberteria/

20

y sabores de los platos que vamos a servir. En caso de utilizar velas, slo es correcto hacerlo en las cenas. Sealador de lugar: Son pequeos rtulos que encontramos delante de los cubiertos de postre con el nombre del comensal que debe ocupar ese asiento. Minuta: Pequeo folleto que describe todos los platos que se van a servir durante la comida, as como su orden. Si optamos por ponerlo sobre el plato, desplazaremos la servilleta al lado derecho de la mesa y viceversa si ya optamos por ponerlo a la derecha de los cuchillos. Cenicero: Con toda la normativa anti-tabaco, ya no es comn encontrarlo sobre la mesa. De hecho es de mal gusto fumar entre los platos y durante la comida. El momento propicio es tras los postres cuando vayamos a tomar los licores. Como anfitrin abogaremos por el respeto a sta norma. Jarras y botellas: Las botellas nunca se pondrn sobre la mesa, ni siquiera la de vino que es tan frecuente ver. Para colocarlas utilizaremos una frap o cubitera de pie en caso de ser bebidas que se sirven fras, o en una mesa auxiliar para el vino tinto por ejemplo. La nica manera de tener el vino tinto sobre la mesa, es si primero lo hemos puesto en un decantador de vinos ya que las jarras si que pueden estar sobre la mesa principal, aunque es ms adecuado tenerlas en la mesa auxiliar. 12. Tipos de comedor para banquetes Comedor Clsico:

Se compone de una mesa presidencia rectangular, ocupada solo por un lado y el resto de mesa pueden ser cuadradas o redondas hasta un mximo de 10 comensales en cada una de ellas. La siguiente imagen es con la posibilidad de mesas de dos tipos intercaladas.

Comedor Moderno:

Mesa presidencial con tamao superior en la que no se

redonda al resto ocupa los 21

asientos que dan la espalda al resto de mesas. La presidencia se ubica en el fondo del saln de frente a la entrada principal. El resto de mesas tambin son redondas.

Comedor en Margarita o en forma de estrella:

Mesa presidencial redonda en el centro del saln, a la que rodean el resto de mesas tambin redondas. En la mesa presidencial siempre habr un mnimo de dos personas presidiendo, equiparables en cargo, y sentada una frente a la otra, para que desde cualquier ngulo del saln, se tenga visibilidad frontal con al menos, uno de los que presiden. Tambin s habitual ver cuatro personas presidiendo. Este tipo de saln es el ms integrador y no se ve tan claramente identificado las prioridades de unos frente a otros. Precisamente por ello para indicar las mesas en los paneles, nunca se har con nmeros, sino con nombres. Comedor Mixto:

Es cuando adems de una presidencia, hay una mesa de honor, para acomodar a aquellos invitados especiales, que por el alto nmero, no podemos sentar en la mesa presidencial. El resto de mesas, sern redondas o rectangulares e incluso una mezcla de ambas.

22

Comedor con doble presidencia o americano: En el mbito de celebraciones para particulares no la vamos a utilizar. De hecho en Europa apenas se utiliza en casi ningn mbito. Para ofrecer unas nociones bsicas, es cuando en vez de una mesa presidencial se utilizan dos. En una se sienta el anfitrin con la esposa del invitado de honor, y en la otra el invitado de honor con la esposa del anfitrin. Comedor Compartimentado: Se utiliza cuando todos los invitados no caben en el mismo saln. Los anfitriones se ubican en el saln noble junto a un nmero limitado de mesas, y el resto de mesas en otro saln. Se debe utilizar las falsas presidencias en cada uno de los salones, es decir, que la mesa ms importante de cada saln la ocupe representantes de los anfitriones, familiares por ejemplo. Es casi obligado, que una de las partes del banquete (aperitivo o caf) se ofrezca de pie para, al menos por un rato, integrar a todos los invitados. Si va a tener lugar discursos se dispondr un atril, buena megafona en todos los salones e incluso a ser posible, un circuito cerrado de TV. 13. Sistemas de indicacin del protocolo Mesero:

Solo se utiliza para mesa rectangulares y por tanto para relativamente pocos invitados. Es un plano de la mesa en piel o similar, con ranuras o ventanas en el que se coloca una tarjeta con el nombre de cada invitado, dispuestas en el orden y posicin que ocuparn en la mesa. Se expondr en un lugar visible durante el aperitivo para que todos sepan a la entrada al saln, donde deben sentarse. Tarjeta Individual:

23

Es un dptico que se entrega a los invitados a la entrada del restaurante, durante los aperitivos. En la portada tendr el anagrama de la entidad organizadora. Llevndolo al mbito personal, que es el que nos ocupa, si por ejemplo es una boda, llevar una imagen que simbolice el matrimonio, como puedan ser unas alianzas. En la portada tambin encontraremos el nombre (y cargo si corresponde) de nuestro invitado. En el interior el invitado encontrar un croquis del saln donde pueda identificar la ubicacin de la presidencia, de la mesa que debe ocupar y del asiento dentro de ella.

La tarjeta del consorte, se entregar dentro de la del invitado titular. Panel:

Los paneles se instalan en la entrada del saln, en un lugar visible, para que durante el aperitivo ofrecido los invitados puedan orientarse y saber que lugar ocuparn dentro del saln. El panel consta de dos partes, por un lado un esquema del saln, donde cada mesa tendr un nmero. Por otra parte, un listado de los invitados por orden alfabtico, junto al nombre pondr el nmero de mesa que debe ocupar. Sistema Mixto: Es la combinacin entre el panel, para que cada uno de los invitados conozca la mesa que ocupar, junto a una tarjeta individual (con las caractersticas explicadas) que especificar el asiento que debe ocupar dentro de la mesa indicada en el panel. Tarjeta de identificacin:

Es el ltimo paso en la identificacin de los asientos. Es una pequea tarjeta, colocada delante del servicio que corresponde a nuestro asiento o sobre la servilleta si la colocamos sobre el plato. Suele tener el anagrama de la institucin anfitriona, de no haberlo por ser un evento privado, como ya 24

hemos dicho sirve con un motivo que guarde relacin con nuestro evento. Debajo del anagrama, se especifica en primer lugar y en maysculas el cargo que tiene nuestro invitado (si corresponde hacerlo), y en minsculas el nombre completo junto a los apellidos. Para actos de particulares, puesto que no se les invita por el cargo que desempean, basta con el nombre completo precedido del tratamiento que tenga. No se ponen tarjetas de identificacin en la mesa presidencial. Deben ser legibles como mnimo a un metro de distancia, y se retiran una vez comience el gape. Minuta:

No es puramente un sistema para identificar el protocolo en un acto ms bien lo denominara la cortesa con el invitado de resumirle que platos se le van a servir durante la velada. Se coloca o bien detrs de las copas, o sobre el plato y va en consonancia con los motivos decorativos del saln. Existen de dos tipos, la oficial, que es un tarjetn con un gramaje de papel grueso y forma alargada, que tiene el anagrama de la institucin anfitriona, debajo el motivo por el que tiene lugar el evento, la relacin de platos y bebidas que se van a servir y por ltimo lugar y fecha en que ha tenido lugar el acontecimiento. La minuta no oficial, que es la utilizada en un evento particular, es un pequeo dptico que en portada tiene un motivo relacionado con el evento, a continuacin el motivo por el que celebramos el banquete seguido del lugar y el da en que tiene lugar el acontecimiento. En el interior del dptico se detallan los plato y bebidas que se van a servir. Como consejo prctico, cada vez es ms frecuente ver, como en el motivo de la portada, hay quien aprovecha para poner una imagen creada por un pintor de la zona creada nicamente para la ocasin y relacionada con el motivo que nos ocupa, a modo de pequea litografa, para que los invitados puedan guardarlo como algo especial. 14. EL MAESTRO DE CEREMONIAS: Toda ceremonia o acto pblico es producto de uno o ms promotores, pero la direccin est a cargo del orador llamado Maestro de Ceremonias, persona encargada de conducir la actividad protocolar y de poner en contacto a los participantes con el pblico. Responsabilidad del Maestro de Ceremonias: Prepararse minuciosamente para la actividad. Llegar a tiempo y verificar que todo este listo: podio, equipo de sonido, micrfono, luces, etc. Empezar la reunin a la hora exacta. Hacer las presentaciones debidas: Poner en contacto al pblico con los expositores y autoridades presentes. Hacer que los presentes se sientan bienvenidos. Llevar la agenda del programa al pie de la letra. Controlar el uso del tiempo de los expositores. 25

 Dar las gracias a todos por su asistencia; principalmente a los expositores, auspiciadores y pblico presente. Terminar la reunin a la hora sealada. FUNCIONES: Presentar a los participantes y resaltar sus cualidades. Entretener y divertir al pblico realzando la ceremonia. Controlar el estado emocional del pblico. ETAPAS EN LA ACCION DEL PRESENTAR: A continuacin brindamos un ejemplo detallado del desarrollo de una ceremonia puede ser adaptado para cualquier tipo de ceremonia- y el papel que debe realizar el Maestro de Ceremonias. 1.- APERTURA DEL ACTO (INTRODUCCIN) a) Saludo: Damas y caballeros tengan ustedes muy buenas.................. b) Bienvenida: A nombre de................le damos una cordial.............. c) Motivo del Acto: Por su presencia en esta.................de.................. d) Objetivo del Acto: Hemos preparado un programa que incluye....... e) Saludar y solicitar plausos a las personalidades presentes: .............. f) Himno Nacional: Les invitamos a..... g) Himno Regional: Les invitamos a..... 2.- PRESENTACION DE LOS PARTICIPANTES a) Palabras de enlace.- De esta manera iniciamos................................. b) Introduccin al tema a exponerse:.................................................... c) Anunciar el ttulo del tema:............................................................... d) Datos del participante: (Pasado, presente y futuro)........................ e) Nombre del orador y solicitar aplausos:............................................ f) Breve comentario sobre la exposicin:.............................................. (Seguir presentado a los otros participantes) 3.- CIERRE DEL ACTO (DESPEDIDA) a) Palabras de cierre: De esta manera culminamos............................... b) Resumen del evento: Hemos podido apreciar................................... c) Mencionar auspiciadores:.................................................................. d) Agradecimiento a los participantes:.................................................. e) Agradecimiento al Pblico: ...................................................... f) Despedida: Se despide de ustedes..................................................... RECOMENDACIONES PARA EL DESARROLLO DE UNA CEREMONIA: 1.- Conocer los datos personales del participante. 2.- Tener una relacin ordenado de los nmeros del programa. 3.- Controlar el uso del tiempo de cada participante. 4.- Utilizar el volumen y tono de voz, segn las circunstancias. 5.- Estar a la expectativa del desarrollo de la ceremonia. 6.- No retirarse del escenario hasta que llegue el participante. 7.- Mantener agradable sonrisa y humor y saber improvisar. 8.- Tener datos y recursos relacionados a la ceremonia.9

http://www.eumed.net/librosgratis/2007b/302/conducir%20ceremonias%20y%20maestro%20de%20ceremonias.htm

26