TIPOS DE AUDITORIA EN MANTENIMIENTO

2012

TIPOSDEAUDITORIAENMANTENIMIENTO

Cualitativas: Evalan de forma sencilla y alto nivel de incertidumbre diferentes indicadores de gestin (encuestas, listas de preguntas, matrices cualitativas de jerarquizacin, etc.)

Semi cuantitativas: Pondera de forma parcial y nivel medio de incertidumbre diferentes indicadores de gestin (redes de jerarquizacin, ponderacin promedio aritmtica de factores ponderados, matrices de jerarquizacin, etc.)

Cuantitativas: Cuantifica la evolucin de diferentes indicadores de gestin (Modelo de Anlisis Jerrquico de Priorizacin / Tcnicas AHP, anlisis cuantitativo de riesgos, etc.)

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A.

MAINTENANCE EFFECTIVENESS SURVEY (MES)

Basado en metodologa de auditora semicuantitativa elaborado por Marshall Institute. Consta de 60 preguntas, distribuidas en 5 reas de mantenimiento, las respuestas se limitan a tres opciones (1 por debajo del promedio, 2 promedio, 3 por arriba del promedio):
1. 2. 3. 4. 5.

Recursos Gerenciales Gerencia de la Informacin Mantenimiento Preventivo/Predictivo Planificacin y Programacin Soporte del Mantenimiento

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B.

MAINTENANCE QUALIFICATION SURVEY (MQS)

Basado en metodologa de auditora semicuantitativa elaborada por ABS Reliability and Risk Group JBFA Training que permite auditar numricamente reas de mantenimiento que requieren mayor atencin, identificar puntos dbiles, apuntar acciones correctivas y ayudar al responsable a establecer objetivos y necesidades. Consta de 386 preguntas distribuidas en 12 factores, cada pregunta se limita a tres posibles opciones 100%, 50% y 0%.

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1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12.

Vnculos entre Produccin y Mantenimiento Percepcin del Mantenimiento por la Gerencia Percepcin del Mantenimiento por el Departamento de Mantenimiento Disponibilidad Costos de Mantenimiento Preparacin del Trabajo Planificacin, Programacin y Ejecucin Manejo de Repuestos Quin est haciendo, qu dentro de la Organizacin? Personal Recursos Adiestramiento.

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C.

MATRIZ CUALITATIVA DE MANTENIMIENTO (MCM):

Basada en metodologa de auditora cualitativa elaborada por RRG Reliability and Risk Group JBFA Training, aplicable a nivel de personal de gerencia, en base a una tormenta de ideas. Es una matriz (5 x 7) conformada por los siguientes factores:

Eje Horizontal: Grado de madurez del mantenimiento: incertidumbre, conciencia, entendimiento, competencia y excelencia.

Eje Vertical: Gestin del mantenimiento: actitud de la alta gerencia, estatus de la organizacin, costos de mantenimiento/costos totales, solucin de problemas en mantenimiento, calificacin y entrenamiento del personal, manejo de informacin y toma de decisiones, posicin de la organizacin en relacin al mantenimiento.

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D.

METODOLOGA PARA AUDITAR LA GESTIN DE MANTENIMIENTO (LOURIVAL TAVARES, 1998)

El consultor brasileo Lourival A. Tavares indica que para iniciar cualquier actividad se debe establecer un diagnstico de la situacin actual, que responda dnde estamos?, cules son nuestras fortalezas y debilidades? y cules son nuestras oportunidades y amenazas?, para ello es necesaria una Auditora de la funcin, orientada por un especialista y realizada por el personal de la empresa, a objeto que la metodologa quede incorporada dentro de sus competencias.

METODOLOGASDEAUDITORIAENMANTENIMIENTO
Para aplicar las tcnicas de Auditoras, Tavares (1998) recomienda la constitucin de un Comit Corporativo, formado por representantes de todas las reas involucradas con Mantenimiento que tienen autoridad delegada para presentar propuestas y tomar decisiones que afectan su Gestin. Anteriormente se conocan y aplicaban cuatro tcnicas: Radar, Cuestionarios, Evaluacin de la Base de Datos e Indicadores; actualmente se cuenta con cuatro tcnicas ms (Tavares, 2007): Rompimiento de Paradigmas, el Grado de Madurez, la Posicin de la Empresa en la Evolucin Tecnolgica del Mantenimiento y el Retorno Sobre la Inversin.

METODOLOGASDEAUDITORIAENMANTENIMIENTO
1.

Mtodo del Radar, se aplica operadores y mantenedores, que por estar en contacto con el equipo conocen donde es necesario aplicar ajustes, para mejorar la eficiencia y optimizar la logstica

2.

El mtodo del Cuestionario, se aplica a la Gerencia a nivel operacional, es decir, maestros, supervisores y jefes de sector, consiste en preguntas, formuladas para la alta gestin de la planta y para el nivel operacional.

3.

Estructuracin de la Base de Datos, fundamental para generar informes de gestin y evaluar la situacin actual de la empresa.

4.

Los Indicadores, son un punto dbil, es comn no encontrarlos o encontrar poca cantidad, y normalmente no importantes. Es importante que se aplique pues es necesario para identificar las brechas existentes.

METODOLOGAS DE AUDITORIA EN MANTENIMIENTO

5.

El Rompimiento de Paradigmas, se identifica las condiciones operativas del equipo que pueden ser optimizadas. Est sujeto a la percepcin de lo que se ve y de lo que se escucha durante el proceso, siendo comn que algunos paradigmas sean presentados cuando se aplique el cuestionario. El Grado de Madurez de las Empresas. Desarrollado por la empresa Tompkins y Associates, utiliza un lenguaje simple y objetivo que presenta siete (7) pilares, cada uno con cinco (5) niveles. Los siete pilares son: Actitud de la Gestin Corporativa, Estado Organizacional, Porcentual Prdidas de Recursos, Solucin de Problemas, Calificacin y Entrenamiento, Sistemas de Informaciones y Posicin en la Empresa.

6.

METODOLOGAS DE AUDITORIA EN MANTENIMIENTO

7.

La Posicin de la Empresa en la Evolucin Tecnolgica del Mantenimiento. Propuesto por HSB Reliability Tecnologies, son seis escalones de desarrollo de las empresas teniendo en consideracin la nueva condicin del Mantenimiento como funcin estratgica para el negocio y que, en consecuencia es una generadora de utilidades. Evaluar el Retorno Sobre la Inversin, permite calcular el Retorno Sobre la Inversin. Los resultados se logran en la medida que las sugerencias presentadas en el informe de Auditora sean aplicadas y en la medida que la empresa aplique las mejores prcticas alcanzando el patrn de Clase Mundial identificado cuando alcanza el quinto nivel de los grados de madurez o el sexto escaln de Evolucin Tecnolgica de Mantenimiento.

8.

MODELO: ACPOM (AUDITORA CUALITATIVA DEL PROCESO DE OPTIMIZACIN DEL MANTENIMIENTO)

Caractersticas de la tcnica de Auditora ACPOM: Tipo: cuestionario tipo entrevista Contenido: 17 preguntas divididas en dos reas: Aspectos tcnicos del mantenimiento Aspectos comunicacionales / motivacin al personal Aplicacin: a nivel de personal de gerencia, supervisin, mantenimiento y operaciones (mnimo de 4 encuestas por nivel) Resultados: evaluacin cualitativa de cada una de las entrevistas, reporte final por un grupo de expertos los cuales emiten una serie de recomendaciones a seguir para mejorar el desempeo de la gestin del mantenimiento.

Cuestionario propuesto - Aspectos tcnicos: 1. Posee informacin sobre la aplicacin de tcnicas para mejorar la confiabilidad operacional? Palabras claves: - Tcnicas aplicadas actualmente - Qu recomienda para mejorar la Confiabilidad? - Necesidad / Barreras para aplicar / Experiencias - Resultados obtenidos - Lista de tcnicas: MCC, IBR, ACR, QRA,AMEF, Anlisis de criticidad, Costo/beneficio, Integridad mecnica, Anlisis de obsolescencia, vida remanente. 2. Considera que el equipo de trabajo posee disposicin al cambio?, Por qu? Palabras claves: Iniciativas de cambio, Receptividad Permanencia/ Apoyo gerencial Internalizacin

3. Considera que el equipo de trabajo se encuentra motivado?, Por qu?

Palabras claves: Productividad - Efectividad Colaboracin (trabajo en equipo) Compartir Disposicin Compensacin (discriminado, justo) Sistema de Evaluacin 4. Considera que el personal esta alineado con los objetivos de la organizacin? Palabras claves: Misin, Visin y Valores 5. Qu es lo que ms le gusta de su trabajo? 6. Qu es lo que ms le disgusta de su trabajo? 7. Qu cambiara usted de su trabajo? 8. Qu hara usted en el caso de que se le diera un cheque en blanco, y lo tuviera que invertir dentro de su organizacin?

MODELO: LOS CUATRO INDICES DE MANTENIMIENTO

El procedimiento que permite de forma sencilla y grfica establecer las relaciones entre un nmero de ndices que consideramos suficientes para evaluar el Mantenimiento. Para ello se consideran cuatro funciones bsicas y a cada una de ellas se asignan cuatro factores, obteniendo un total de 16 ndices. El hecho de haber escogido cuatro ndices para cada funcin facilita su representacin grfica, como veremos seguidamente. Las cuatro funciones bsicas son:

Planificacin Carga de trabajo Costo Productividad.

La planificacin: Indica la eficacia con que el departamento ejecuta sus funciones administrativas. La carga de trabajo: Indica la eficacia con que controla el trabajo pendiente y se ejecuta el trabajo solicitado. El costo: Indica lo que cuesta ejecutar la planificacin, controlar los trabajos y facilitar todos los servicios necesarios a la planta. La productividad: Indica lo que obtienen la planta y el departamento de 2 mantenimiento del dinero empleado en el control de las diferentes fases del trabajo de mantenimiento.

REPRESENTACION GRAFICA
Para representar grficamente estas cuatro funciones asignamos a cada una de ellas un cuadrado y sobre cada lado del mismo representamos uno de los ndices, cuidando que exista cierta dependencia entre los de los lados opuestos. Primeramente dividimos el cuadrado en seis zonas de calificacin:

Ahora se procede a establecer las escalas numricas para cada uno de los factores. Estas escalas son simplemente orientativas. De todas maneras para empresas no tiene mucha importancia el rigor de las mismas.

MODELO: MARSHALL TX
Los diferentes responsables de la empresa han encontrado en la auditora de marketing una inestimable herramienta de trabajo que les permite analizar y evaluar los programas y acciones puestos en marcha, as como su adecuacin al entorno y a la situacin del momento. MOTIVOS DE UTILIZACIN ACTUAL DE LAS AUDITORAS DE MARKETING -Entrada de nuevos o crecientes competidores. -Descenso de las ventas. -Cambios de los hbitats de consumo. -Deseo de entrar con xito en la red. -Optimizacin de los gastos de marketing. -Crecimiento por debajo de la media del sector.

El mantenimiento de un conocimiento profundo y detallado de estos cambios es un factor fundamental para la deteccin de oportunidades y de amenazas y, por ende, para garantizar el xito de la gestin. Por esta razn es aconsejable que la realizacin de la auditora de marketing sea llevada a cabo por expertos profesionales independientes a la empresa. CUALIDADES DESEABLES DEL AUDITOR

Dilatada experiencia en empresas y sectores. Habilidad para realizar diagnsticos. Objetividad e independencia en su trabajo. Fuertes dosis de observacin e imagen. Habilidad para evaluar dnde se dan los problemas. Gran capacidad de anlisis y sntesis. Buen comunicador y receptor de ideas. Flexibilidad personal y profesional. Habilidad para la evaluacin de resultados. Decisin y carcter.

Distinguimos seis etapas fundamentales en la realizacin de una auditora:

Obtencin del briefing inicial. Investigacin y anlisis de los diferentes segmentos de actuacin. Obtencin de datos en cada uno de estos segmentos. Reuniones de trabajo con los equipos implicados. Tratamiento de la informacin y contraste de opiniones. Conclusiones e informe final.

Como podemos ver claramente, la obtencin de informacin es un elemento indispensable, ya que sin ella no podemos tomar ninguna decisin vlida, de ah la importancia de los sistemas de informacin de marketing. El marketing audit es un instrumento idneo para medir la capacidad de la empresa y el grado de adaptacin a su entorno.

AUDITORAENMANTENIMIENTOTIPOCUANTITATIVA(AHP) AHP ANALYTICAL HIERARCHY PROCESS

La tcnica de Anlisis de Procesos por jerarqua, tiene como objetivo cuantificar las prioridades relativas para un conjunto dado de alternativas en una relacin de escala. Una caracterstica til es su aplicabilidad en la medicin de criterios intangibles. Particularmente para el mantenimiento, ayuda a optimizar el proceso de toma de decisiones asociado con la distribucin efectiva de los recursos. Esta metodologa se utiliza para resolver problemas en los cuales existe la necesidad de priorizar distintas opciones y posteriormente decidir cul es la opcin ms conveniente.

METODOLOGA APLICACIN

AHP

ANALYTICAL

HIERARCHY

PROCESS

Definir criterios de decisin en forma de objetivos jerrquicos: Nivel superior: objetivo principal Nivel intermedio: criterios y subcriterios Nivel inferior: alternativas

Evaluar (pesar) los niveles en funcin de su importancia. Criterios cualitativos, usar comparaciones. Los juicios verbales son trasladados a una escala de evaluacin (matriz de juicios). Criterios cuantitativos, disear mtodo de priorizacin. Cuantificar el peso de cada criterio a analizar.

METODOLOGAAHP ANALYTICAL HIERARCHY PROCESS APLICACIN

METODOLOGAAHP ANALYTICAL HIERARCHY PROCESS COMENTARIOS

El modelo AHP se dise sobre la base del proceso de evaluacin del Riesgo.

Se busca jerarquizar por su importancia los equipos sobre los cuales se van a dirigir los recursos. Lista de equipos crticos.

Los resultados obtenidos con la tcnica AHP estn influenciados por el impacto que tienen sobre los sistemas evaluados.

METODOLOGAAHP ANALYTICAL HIERARCHY PROCESS COMENTARIOS

Promover el proceso de jerarquizacin de todos los sistemas de produccin.

Este modelo propone un esquema lgico y flexible, que combina diferentes criterios de evaluacin, con el fin de cuantificar de forma objetiva los niveles de importancia de los sistemas.

AUDITORAENMANTENIMIENTOHATCH

Modelo de auditora Hatch consiste en realizar un estudio de evaluacin de condicin de la planta y plan de mejora. Enfocado al mantenimiento, esta evaluacin tiene la intencin de

comparar las prcticas de mantenimiento, no necesariamente con Mejores Practicas Globales pero si con Mejores Practicas de la Industria, e identificar reas donde exista potencial de mejora. Objetivo, evaluar la performance de mantenimiento en una planta industrial. Son un total de 22 elementos los evaluados, ponderados y luego comparados con un Benchmarking para industrias similares.

AUDITORAENMANTENIMIENTOHATCH

Metodologa de 22 Elementos para evaluacin de capacidades La figura muestra los 22 elementos que son analizados durante una auditoria. Los nmeros interiores que se muestran representan el nmero de actividades identificadas asociadas con un elemento en particular
PARA MANTENIMIENTO (10): Entendimiento del Proceso y condicin del Equipo Origen del Trabajo Planificacin Programacin Asignacin y Ejecucin del Trabajo Cierre y Registro del Trabajo Administracin de Contratistas Medicin del Rendimiento Determinacin de Causas Races Prdidas Operacional Administracin del Sistema

AUDITORAENMANTENIMIENTOHATCH

Resultados. Representacingrficadelos10elementosevaluados. Comparacinbenchmarkconelgrupofoco

AUDITORAENMANTENIMIENTOHATCH

IdentificacindeOportunidades(08elementos):

AUDITORAENMANTENIMIENTOHATCH

ComparacinconempresasSimilaresSectorMinera:

AUDITORAENMANTENIMIENTOHATCH

PotencialdeMejora. Recomendaciones PriorizacindelosElementosquemuestranaltopotencialdemejora. Potencialqueexisteencadaelemento.

AUDITORAENMANTENIMIENTO AUTOEVALUACINBHPBILLITON

BHP Billiton en su programa de excelencia operativa enfocada en una eficiente administracin de activos, desarrolla un set de preguntas.

Consta de 23 elementos auditables, con sus respectivos subelementos y cada uno de ellos con preguntas formuladas para la evaluacin de la administracin de activos.

AUDITORAENMANTENIMIENTO BHPBILLITON

Elemento1.Seguridad Elemento2.MedioAmbiente Elemento3.Alineamientoconelnegocioyvisindeempresa Elemento4.Desarrollodeltrabajador

Elemento5.Organizacin Elemento6.Conocimientodelprocesoycondicindelequipo Elemento7.Organizacindeltrabajo Elemento8.Planeamiento Elemento9.Programacin Elemento10.Asignacindetareasyejecucin Elemento11.Cierredetareasyregistro Elemento12.Gestindeparadas

AUDITORAENMANTENIMIENTO BHPBILLITON
Elemento13.Gestindecontratistas Elemento14.Gestindemateriales Elemento15.Presupuestosycontroldecostos Elemento16.Medicindeldesempeo Elemento17.Presupuestosycontroldecostos Elemento18.Mejoradesempeoenaseguramientodedisponibilidad Elemento19.Determinacindecausarazdeprdidasoperacionales Elemento20.Gestindelsistemadeinformacindemantenimiento Elemento21.Facilidad,equiposyherramientas Elemento22.Planosydocumentacin Elemento23.Adquisicindeplantaymodificaciones