MAP Enunciado del Alcance del Proyecto

Informacin General del Proyecto

* ID. Proyecto: * Nombre del Proyecto: * Jefe de Proyecto: * Preparado por: * Versin 1 Fecha 23/04/2013 PIE- 001 * Fecha: 10/05/2013 Proyecto de Re-Implementacin Estndar Avicola - Yugoslavia Robert Lpez Robert Lpez Autor MS- Solutions SAC Razn del cambio Realizar una Re-Implementacin del sistema Dynamics GP Estndar

Descripcin del Proyecto

* Necesidad y Objetivos del Negocio Necesidad del Cliente. El Cliente requiere mejorar los procesos de manejo de informacin y procedimientos de todas sus reas, tener los controles internos y de auditoria de la informacin mejorando la seguridad de los datos. Una vez culminado el proyecto y con el manejo del sistema, los usuarios podrn obtener las buenas practicas que maneja el ERP en logstica, ventas y control de cuentas corrientes de pagos y cobros. Adicionalmente se tiene una herramienta de Audit Trail que maneja el control de acceso de usuarios y auditorias en todos las ventanas del Dynamics. * Alcance y Objetivos del Proyecto Objetivos del Proyecto. 1. Poder realizar el ingreso de todas las transacciones de compras, ventas, inventarios, cuentas por cobrar, cuentas por pagar y contabilidad necesarios para el anlisis de la empresa. Segn las especificaciones propias del modelo estndar del sistema. Realizar los procesos propios de la empresa, realizando las mejoras respectivas para cumplir las buenas prcticas que traen los procesos del ERP. Tener el control y la auditoria correspondiente en el manejo de la informacin. Evitando adulteracin o eliminacin de los datos ingresados al sistema. Realizar los cierres contables y la impresin de Registros, Libros y balances contables necesarios y exigidos por las entidades tributarias del pas.Los objetivos tienen que ser Especficos, Medibles, Abordables y Realistas. Para ser especfico y concreto, los objetivos deben estar basados en entregables.

2. 3. 4.

Hitos del Proyecto

* Descripcin Inicio Proyecto 1. Culminacin del documento de diseo y de los parmetros de configuracin del sistema. Revisin de cada casustica por modulo. * Fecha

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Hitos del Proyecto

* Descripcin 2. Revisar los desarrollos realizados en la primera implementacin, definiendo cada uno de ellos y el rol en los procesos de Yugoslavia, Esto es necesario ya que se instalara el Dynamics versin actual y la localizacin actual. Realizacin de las parametrizaciones de configuracin e ingreso de maestros para la capacitacin. Desarrollo e instalacin de herramientas complementarias al sistema, incluido los reportes adicionales. Pruebas generales de los usuarios de Yugoslavia, previo a la salida de produccin. Ingreso de maestros y saldos iniciales para la salida de Produccin. Salida a produccin. Cierre de mes en el sistema. * Fecha

3. 4. 5. 6. 7. 8.

Fin Proyecto

Alcance del Proyecto

* Entregables Liste a continuacin todos los entregables de este proyecto, que incluyan los propios del producto o servicio a generar como tambin los asociados a la administracin y control del proyecto, indicando quienes aprobarn y/o aceptarn el entregable. Inserte filas en la medida que lo requiera. Aprobadores Cliente Principal J.Desarrollo J. Proyecto Sponsor Usuario Otros

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Documento Alcance Sistema Gantt del Proyecto Documento de Diseo Actas de reuniones Listado de Desarrollos de la primera implementacion. Informe y evaluacin de la capacitacin Informe de Salida de produccin. X

X X X X X X X

* Qu no incluir este proyecto

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Alcance del Proyecto

* Entregables Estos puntos se incluirn como parte del alcance del proyecto. a. Adecuaciones o personalizaciones que no estn acorde a las leyes tributarias o normas del pas. Otros tipos de desarrollo se incluir como gestin de cambio (estas gestiones se evaluara y cotizara para incluirlas en el proyecto). Los mdulos a incluir en el proyecto son: Compras, Ventas, Inventario y Financiero. Las interfaces sern cubiertas bajo el estndar que manejamos con la empresa M-tech Se mantendr el proceso que maneja los mdulos y que trae las buenas prcticas de los diferentes modulo. A nivel de reportes el cliente deber manejar los reportadores estndar que maneja el sistema (report writer, report services, Smart List). Solo se adicionara 10 reporte personalizados que ser evaluado en el diseo o capacitacin del sistema. Estos reportes no sern restricciones para la salida a produccin.

b. c. d. e.

* Supuestos Estos son los supuestos que debemos tener en cuenta para el xito del proyecto. a. b. c. d. e. Mantener las buenas prcticas de procesos del sistema. No se utilizara los desarrollos que anteriormente se han realizado. Se utilizara los procesos estndares del sistema. Se deber respetar los tiempos indicados en el Gantt para asegurar el xito del proyecto. El cliente deber cumplir con la informacin que solicite Ms Solutions segn los parmetros y tiempos de entrega. No incluir como restriccin para la salida de produccin o capacitacin, aquellas gestiones de cambio que requiera el cliente como parte de su operatividad y que no se encuentre dentro de las normas o leyes tributarias del pas. Estas se realizaran en una segunda etapa. Para la salida de produccin los usuarios debern tener su informacin al da para evitar retrasos y errores en la informacin ingresada.

f.

* Restricciones Listar cualquier condicin que pueda limitar las opciones del proyecto en cuanto a recursos, personal o plazos a. El cliente estar a cargo de los gastos de viaje (transporte al lugar e interno durante la visita, alojamientos y alimentos) de los consultores, segn las fechas que se identifiquen en el Gantt o cualquier otra visita previamente coordinado. Mantener las fechas establecidas en el Gantt Lmite en el nmero de usuarios. Es necesario tener un lder por cada mdulo del sistema para que sea el nexo con todos los usuarios del rea y podamos centrarnos en esa persona en las capacitaciones. Tratar de mantener los procesos estndar del sistema evitando que el sistema se adapte a los procesos de cliente, esto hara perder el control y la auditoria que tiene el sistema como parte de sus herramientas de gestin, as como, la utilizacin de los reportes.

b. c. d.

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Alcance de la Funcionalidad de los Mdulos

En esta parte se indicara la funcionalidad de las transacciones y operaciones a usar en cada mdulo, asimismo se identificara la necesidad del cliente en relacin a desarrollos nuevos. Se pondr nfasis en los desarrollos en determinar que Interfaces son los que se manejaran para los procesos de compras, inventarios y ventas. Aquellos desarrollos nuevos sern determinados como Gestin de cambio, estos debern realizarse un documento de diseo y deber ser aprobado por el cliente antes de su desarrollo. MODULO DE COMPRAS

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Alcance de la Funcionalidad de los Mdulos

1) REQUERIMIENTOS. Proceso de requerimiento de compras estndar, con aprobacin. Procesos de envi a Orden de compra desde un requerimiento estndar. Gestin de Cambio. Agregar Requerimientos para transferencia entre almacenes, Para que de un almacn pueda solicitar Inventario a otro almacn y en funcin a ese requerimiento realizar la transferencia respectiva. Considerar el manejo de Doble unidad para dicha opcin. Gestin de Cambio. Consulta sobre el estado de requerimiento para los usuarios (puede ser a nivel de reporte). Gestin de Cambio. Reporte de Requerimientos pendientes de atencin por fecha y usuario (solicitar formato del reporte). Considerar Mtodo de envi en la creacin del requerimiento y este se traslade a la orden de compra. 2) COMPRAS. Culminar el desarrollo de la 60-61 para los costos de descarga (Localizacin). Para complementar los procedimientos logsticos, se capacitara los niveles de seguridad de ventana y de campo, para bloquear algunas ventanas para evitar errores de usuario. Bloquear con contrasea los campos de precio en la recepcin de compras (de ser posible ocultarlos) para los usuarios de almacn. Se mantendr los procedimientos logsticos que maneja el sistema segn lo revisado en reunin y descrito en el documento de diseo. Para el caso de las compras que tenga nota de crdito por diferencia de peso, Yugoslavia se encargara de modificar dicho procedimiento para evitar errores en los ingresos de informacin. Se realizara el procedimiento de Importacin segn lo indicado en reunin y especificado en el documento de diseo enviado anteriormente. Se modificara el Registro de Compras para que no vaya el Invoice y la DUA vaya el monto imponible. 3) CUENTAS POR PAGAR Y TESORERIA. Se mantendr el procedimiento de Pagos y aplicacin del sistema. Yugoslavia pertenece al grupo de Grandes compradores, se deber actualizar dicho desarrollo. Manejan Detraccin y retencin de pago. Se manejara el proceso de Entregas a Rendir y de fondos fijos indicado en reunin (procedimiento con tarjetas) Se usara el manejo de letras por pagar que tiene el sistema. Se realizara el proceso de Leasing y Pagares estndar que se maneja en el ERP. Las transacciones de movimiento de bancos que no tenga cuenta por pagar o cobrar se realizaran en las ventanas de Transacciones y transferencias bancarias. El cliente requiere la conciliacin bancaria automtica para agilizar la revisin de dicho proceso. El manejo de los pagos adelantados se realizaran con el proceso de pagos y aplicacin estndar. El cliente requiere que para los pagos adelantado un proceso de cancelacin de la cuenta 421 y la cuenta 422 automticos en el momento que se aplican los pagos adelantados a la factura. Cuando es un pago de anticipo con factura, la factura se ingresara manualmente como una cuenta por pagar.

MODULO DE VENTAS Pgina 5 de 9

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Alcance de la Funcionalidad de los Mdulos

1) VENTAS Se acord realizar pedidos de ventas como control. Se generaran las guas de remisin en funcin a los pedidos de venta, estas no tendrn salida de almacn, las que realizaran la salida de almacn ser la factura de venta. La gua de remisin se puede generar tambin con la factura de venta. Gestin de cambio. Se requiere una doble interface con Mtech (ida y vuelta) de los ingreso de lotes de producto terminado, Segn lo conversado en reunin, antes de iniciar el desarrollo deber tener un aprobacin. Gestin de Cambio. Se requiere hacer una doble interface (ida y vuelta) de pedidos y requerimientos de la base de datos central a una base de datos de granja y de transferencias y pedidos de base de datos de granja a la central usando el sistema Dynamics. Se especificara el caso y se aprobara antes de desarrollar. En este procedimiento incluir todas las ventas de Gallos, Gallinas, marranos, verracos, huevos incubables, huevos comerciales y pollo bebe. Para el cerdo en el camal se realizara una salida de almacn por el cerdo vivo para ingresar cerdo carcaza con el mismo lote del cerdo vivo. Gestin de cambio. Se requiere un reporte de eficiencias y de control de mermas por lote. Se manejaran lotes en los productos terminado hasta la venta. Se crearan almacenes de transito por cada centro de acopio para el control de mermas. Se manejara control de lotes desde el ingreso del producto terminado hasta la venta final. Se manejara control de pesadas y de doble unidad en los pedidos y facturas de venta. 2) COBRANZAS. Se utilizara la opcin de cobranza estndar del sistema. El cliente tiene conocimiento sobre la opcin de depsito bancario como parte del procedimiento de cobranza y que se tiene que verificar que no haya cobros en esa opcin pendientes por enviar al saldo de la cuenta de banco. Gestin de Cambio. El cliente maneja archivos de cancelacin que enva del banco, para cancelar los documentos, se desea automatizar tanto en cobros en efectivo como en depsito bancarios dicha opcin. Tiene tres formatos distintos por cada banco. Yugoslavia debe entregar los formatos para hacer el diseo del mismo. Los cobros de adelanto se ingresaran de manera estndar por las opciones de cobro y aplicacin. El cliente requiere que el proceso de cancelacin de las 122 y 121 que surge en el pago adelantado se cancele de manera automtica. MODULO DE INVENTARIOS Se creara almacenes de trnsito entre las transferencias de granja y acopio o camal. Se utilizara las transacciones de ajuste y transferencias de almacn estndar. Se utilizara el proceso de conteo fsico estndar que maneja el sistema. Se requiere el kardex de artculos por almacn y por artculo. El control de los costos de almacn es el costo promedio. Para ingresar los costos de productos terminado se usara la ventana de Ajuste al Costo. Los activos pecuarios se ingresaran como inventario para realizar las ventas correspondientes. Manejo de pesadas y de doble unidad en inventarios para los productos terminados. MODULO FINANCIERO Pgina 6 de 9

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Alcance de la Funcionalidad de los Mdulos

1. Se utilizara las transacciones de diario general de manera estndar. 2. Se configurara para que las contabilizaciones de los mdulos se contabilicen en el mdulo financiero directamente. 3. Se utilizara la contabilidad analtica para los procesos de compras e inventario. 4. En los ingresos de compra de servicio o gasto se ingresaran las cuentas de clase 9. 5. Se requiere un procedimiento para que las cuentas de clase 9 que se usen puedan mandarse de manera automtica las clase 6. 6. El cliente est pidiendo especificaciones para el proceso de cierre de ao y de la revaluacin por tipo de cambio. INTERFACES 1. Se coordinara con M-Tech que interfaces son las que van a quedar para el cliente Yugoslavia. 2. Los artculos que maneje M-tech para el proceso de produccin (alimentos) sern parte del Kardex que tendrn ellos, esos datos no sern necesarios enviarlos ni recibirlos al ERP. 3. Los consumos de insumos y suministros se enviaran como asientos contables. 4. El kardex de producto terminado se ingresaran en el ERP. Los ingresos se realizaran en funcin a los despachos de granja y se manejaran con lotes. 5. Se enviaran los ajustes de costo (costo de descarga o por diferencia de cambio o precio) en las compras para que M-Tech lo actualice en los artculos. 6. Para ventas M-tech solo debe enviar la cantidad de productos y el lote que se despachara, en el ERP se hara un desarrollo para hacer dicho ingreso como una referencia para su despacho. 7. Posteriormente se deber hacer una interface para enviar la informacin final del lote en cantidades y peso correspondientes. 8. Se debern pedir reuniones de coordinacin entre M-Tech, MS Solutions y Yugoslavia para poder tener todas las interfaces activas.

Administracin del proyecto

* Reuniones planificadas Tipo Reuniones de diseo Reuniones de capacitacin Reunin de Avances Reunin de Cierre de Fases Pruebas del manejo del sistema * Reportes a generar Reporte Por definir Pgina 7 de 9 Propsito Frecuencia y destinatarios Participantes Todos los involucrados en el proceso del rea. Todos los involucrados en el uso del sistema Gerencias y lderes de proyecto Gerencias, Lder de proyecto y Key User Todos los usuarios que harn uso del sistema Propsito y Frecuencia Solo en la etapa de diseo Segn cronograma Para coordinar los avances y actividades siguientes de la implementacin. Para dar cierre a las etapas que representen hitos en el proyecto. El Cliente estar a cargo de los tiempos de estas pruebas.

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Administracin del proyecto

Este listado de reportes se refiere a lo coordinado en el acuerdo comercial del Sistema, antes de realizarse debern ser aprobados por las Gerencias del cliente y del equipo implementador.

Aprobaciones
Rol
* Sponsor * Lder de proyecto del cliente * Jefe de Proyecto MS * Gerencia de Proyectos MS

Nombre
YELA NESTOROVIC HECTOR CASTRO ROBERT LOPEZ SOFIA MEDINA

Firma

Fecha
10/05/2013 10/05/2013 10/05/2013 10/05/2013

Otros: (Relevantes para la aprobacin de esta Ficha de Proyecto)

Notas

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ENUNCIADO DEL ALCANCE DE PROYECTO 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Todos los campos marcados con un asterisco rojo ( * ) son obligatorios Como nombre para guardar este archivo use: *../Enunciado del Alcance del Proyecto/IDProyecto.doc Registre todas las fechas en formato DD/MM/YYYY (Ejemplo: 16/09/2005). Tipee una X en los casilleros indicados. Mantenga una copia impresa del documento Al imprimir NO incluya esta pgina. Para crear hipervnculos y referenciar documentos utilice la opcin Insertar Hipervnculo en el Men de Word.

ANEXO 1

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