Cycles de gestion courante

1-contrle interne 2-Contrle des comptes

Systme de contrle interne : Gestion Courante

STOCKS VENTES CLIENTS ACHATS FOURNISSEURS

CYCLES
IMMOBILISATIONS PAIE PERSONNEL

Systme de contrle interne : Gestion Courante

STOCKS VENTES CLIENTS

ACHATS FOURNISSEURS

CYCLES
IMMOBILISATIONS PAIE PERSONNEL

Objectifs du contrle interne du Cycle Achat fournisseurs

Tous les achats sont saisies et enregistrs (exhaustivit) Toutes les factures enregistres correspondent des achats rels effectus (ralit) Tous les achats enregistrs sont correctement valus Tous les achats sont enregistrs dans la bonne priode Tous les achats ainsi que les charges connexes sont correctement imputs, totaliss et centraliss Tous les paiements sont autoriss et correctement enregistrs.
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Phases du cycle Achats-fournisseurs

Dclenchement de la commande Acceptation et traitement des livraisons

Enregistrement des dettes

Paiement des factures

Dclenchement de la commande

Objectif du contrle interne

Donner l'assurance que les commandes correspondent aux besoins de l'entreprise (Quantits et qualits optimales).

Risques potentiels

Le dclenchement dachat des prix > au march. Le dclenchement dachat par une personne non habilit. Le dclenchement dachat en labsence dune trsorerie suffisante. Le recours des fournisseurs qui ne prsentent pas de garanties suffisantes. Rupture de stock ou sur stockage
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Organisation du contrle interne

Une DA est tablie par les services demandeurs Un BC est tabli, sur des exemplaires standards et pr numrots, partir des DA Les personnes autorises mettre des bons de commande sont dsignes par crit et un montant maximum autoris est dfini; Les quantits commander sont dtermines en fonction des besoins de l'entreprise. Une procdure de slection des fournisseurs bien dfinie
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Acceptation et traitement des livraisons

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Objectif du contrle interne

Garantir que:
-

Les dlais de livraison sont respects; Les livraisons correspondent une demande effective; Les livraisons sont faites selon les spcifications de la commande.
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Risques potentiels
Constitution de stocks inutiles

plthoriques )

(stocks

Rupture de stock Rception de biens endommags Dfaut

d enregistrement des rceptions.

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Organisation

Un BE (ou BR) pr numrots est tabli pour chaque rception ; Les livraisons ne doivent tre acceptes que si la rception correspond un BC Contrle de spcification et de quantit par rapprochement entre le BC et BR Contrle de qualit de la marchandise Les vrifications doivent tre matrialises sur le BR.
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Enregistrement des dettes

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Objectif du contrle interne

Garantir que: - Les dettes sont constates au fur et mesure des rceptions - La comptabilit est correctement organise pour traiter ces oprations.

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Risques potentiels
Perte des factures reues Difficults de recensement

parvenues Retards de traitement des factures Dfaut d enregistrement des factures .

des factures non

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Organisation

La comptabilit doit dtecter les Mses reues pour lesquelles aucune facture n'est encore parvenue La comptabilit doit tre organise pour viter: - la perte des factures fournisseurs - les retards de rglement Un Rapprochement: Facture/BC/BR avant enregistrement Vrification arithmtique de la facture Imputation comptable correcte des montants Suivi et enregistrement des avoirs.
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Paiement des factures

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Objectif du contrle interne

Sassurer que: - Les factures sont contrles avant mise en paiement - La mise en paiement est dment autorise

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Risques potentiels
Prestation non satisfaisante, non ralise, ou

qui ne concerne pas l entreprise

Le paiement

valides.

avec retard de factures

Factures

payes plusieurs fois.

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Organisation

La mention "bon payer" n'est porte sur l'originale de la facture qu'aprs comparaison de celle-ci avec les BR. Les factures doivent tre conformes la commande et correspondre une livraison effective Les factures sont payes dans les dlais contractuels et ne sont pays quune seule fois

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Systme de contrle interne : Gestion Courante

STOCKS

VENTES CLIENTS

ACHATS FOURNISSEURS

CYCLES
IMMOBILISATIONS PAIE PERSONNEL

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Risques du contrle interne

Non enregistrement des factures ou avoirs mis Non enregistrements de certains encaissements sur ventes. Facturation doprations de ventes fictives (non effectues) Ventes effectues des conditions non autorises mission davoirs non justifis Non dtection derreurs sur les factures et sur les avoirs Ventes effectues des clients insolvables Erreurs dimputation comptables
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Phases du cycle et services intervenants

Approbation des crdits Administration des ventes Magasin/Expdition Facturation Comptabilit

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Approbation des crdits Administration des ventes Magasin/Expdition Facturation Comptabilit

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Mission : * Autorisation des crdits * Contentieux

contrle interne :
- Analyser

la solvabilit

- Fixer les limites de crdit autoriser - Fixer les dlais maximums de paiement
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Approbation des crdits Administration des ventes Magasin/Expdition Facturation Comptabilit

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Mission :Traitement et suivi des commandes

contrle interne Enregistrement chronologique des commandes

Approbation des conditions de la commande

Transmission dexemplaires de BC aux autres services

intervenants.
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Approbation des crdits Administration des ventes Magasin/Expdition Facturation Comptabilit

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Mission : * Gestion de stocks * Expdition des commandes

contrle interne :

Sassurer quaucune marchandise ne soit livre sans autorisation (ordre de livraison) tablissement des bons de livraison Transmission dexemplaires de BL aux autres services intervenants (Facturation /comptabilit..)
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Approbation des crdits Administration des ventes Magasin/Expdition Facturation Comptabilit

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Mission : Prparation et tablissement

des factures
contrle interne : Politique de remises et descomptes bien dfinie Contrle des documents reus avant facturation Factures en plusieurs exemplaires pr numrots Transmission des Exp. Factures aux intresss: clients/ comptabilit..

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Approbation des crdits Administration des ventes Magasin/Expdition Facturation Comptabilit

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Mission :

Enregistrement au journal des ventes Assurer le suivi comptable des clients contrle interne :

- Contrle et vrification arithmtique avant enregistrement - Enregistrement squentiel et journalier - Enregistrement des rglements clients - dition des balances clients pour dtecter les arrirs de paiement - valuation des provisions pour dprciation
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Systme de contrle interne : Gestion Courante

STOCKS
VENTES CLIENTS ACHATS FOURNISSEURS

CYCLES
IMMOBILISATIONS PAIE PERSONNEL

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OBJECTIFS DU CONTRLE INTERNE

S'assurer que tous les mouvements de stocks sont saisis et enregistrs correctement. S'assurer que les stocks enregistrs existent, appartiennent l'entreprise et protgs. S'assurer que les stocks sont correctement valus.
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EXHAUSTIVIT, RALIT ET EXACTITUDE DES ENREGISTREMENTS

Procdure Envisageable

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Mise en place de documents standard prnumrots pour suivre les mouvements de stocks: - Rceptions, - Transfert vers la production, - Transfert inter ateliers et inter usines - Transfert vers les magasins de produits finis, - Expditions Utilisation de ces documents standards pour la mise jour des stocks comptables et suivi des squences Rapprochement rgulier des quantits thoriques avec le stock physique. Identification rgulire des stocks dtriors ou prims et mise en place dune procdure de mise au rebut.
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APPARTENANCE L'ENTREPRISE

Procdure Envisageable

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1- Contrle physique des stocks: inventaires tournants priodiques inventaire physique annuel 2- Procdures d'inventaire physique claires et fiables 3 Suivi spcifique des stocks dtenus par des tiers et des stocks dtenus pour le compte de tiers. 4- Contrle de d'accs aux zones de stockage. 5 Qualit des conditions de stockage. 6 Couverture d'Assurance.
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VALORISATION

Procdure Envisageable

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 1- Description claire des mthodes d'valuation :

nature des cots directs, nature des cots indirects.

2- Description et justification des rgles d'imputation pour les cots indirects . 3 Utilisation des fiches de production permettant le suivi des travaux en cours et leur valorisation ultrieure.
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Systme de contrle interne : Gestion Courante

STOCKS VENTES CLIENTS ACHATS FOURNISSEURS

CYCLES
IMMOBILISATIONS

PAIE PERSONNEL

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Objectifs du contrle interne

Sassurer que les sparation des fonctions sont

suffisantes.
Toutes

les charges relatives au personnel sont enregistres.

Charges relatives au personnel sont relles,

correctement values, et concernent lentreprise.

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Risques du contrle interne

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Non enregistrement de salaires ou de rmunrations dues aux personnel. Non enregistrement des charges sociales sur les rmunrations. Mauvaise imputation aux cots de revient. Paiement de personnel fictif ou paiement de salaires pour des travaux non effectus. Erreurs au niveau des calculs de la paie Fraudes
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PROCEDURES ENVISAGEABLES POUR SE PREMUNIR CONTRE CES RISQUES

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Le processus de la paie
ORDONNANCEMENT Fixation des bases de la rmunration Etat des effectifs Dure du travail lments complmentaires Calculs et dition des documents

PAIEMENT Salaires Charges

COMPTABILISATION Comptabilit Paye Dclarations

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Analyse des bases de la rmunration

Vrification de ladquation du salaire des

embauchs celui du poste quils occupent; Mise jour des fichiers et dossiers de personnel; Examen des applications des augmentations collectives et individuelles.

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Vrification des effectifs:

contrler si les personnes qui sont verss les salaires appartiennent bien leffectif, ou encore sont rellement prsentes

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Contrle des temps de travail

Analyser lexistence et de lapplication des procdures de recueil de linformation concernant les heures dentre, de sortie, des prises de poste de travail, ainsi que le nombre dheures supplmentaires.

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Les lments complmentaires:

Contrler Les lments complmentaires qui comprennent les primes lies la production, celles tenant au poste ou la situation personnelle de lintress, les retenues diverses, (prts, saisies, avances, acomptes, etc.).

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Calculs et dition des documents

Le contrle des calculs est largement facilit lorsque des tats de paie dtaills sont dits, permettant ainsi de remonter facilement dune paie individuelle lensemble du journal de paie

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2- Contrle des paiements

Cette tape concerne lexamen des procdures de paiement des salaires nets, des avances, et de versement des charges des organismes.

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3- COMPTABILISATION Tous comme les rles de comptable et dordonnateur doivent tre spars, la comptabilisation ne devrait pas tre assure par les mmes personnes qui soccupent de ltablissement ou du contrle de la paie.

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Recensement de tous les lments des contrats de travail par nature en identifiant les lments variable de la paie (primes, indemnits...) Procdures assurant la liaison entre le service de personnel, le service paie et la comptabilit

Procdure de recensement des absences par le service paie. Rapprochement mensuel des heures travailles et des heures payes
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Les oprations suivantes sont soumises une autorisation: - Embauche. - Renvoi. - Modification du salaire - Octroi de prt Les donnes permanentes de la paie sont rapprochs rgulirement des fichiers individuelles. Laccs au fichier du personnel est suffisamment protg.

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Les modifications des fichiers servant la prparation de la paie sont identifies et approuves par un responsable. Les donnes variables ( heures supplmentaires, commissions ) sont approuves par un responsable avant paiement .

Les fiches de paie font-elles lobjet dun contrle indpendant, au moins par sondage, permettant de vrifier que les bases et les taux utiliss sont correctes, de mme que les calcules?.

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Systme de contrle interne : Gestion Courante

STOCKS VENTES CLIENTS ACHATS FOURNISSEURS

CYCLES
IMMOBILISATIONS
PAIE PERSONNEL

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objectif du contrle interne

Sassurer que toutes les immobilisations, ainsi que les charges et revenus connexes, sont enregistrs (exhaustivit). Sassurer que les immobilisations, ainsi que les charges et revenus correspondant, sont rels, appartiennent lentreprise et correctement protgs. Sassurer que les immobilisations, ainsi que les charges et produits correspondant, sont correctement valus.

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PROCEDURES ENVISAGEABLES

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Existe-t-il des rgles prcisesdimputation des dpenses en charges ou en immobilisations? Les cessions a- font elles lobjet dautorisation? b- sont-elles communiques sans dlai la comptabilit? Des documents pr numrots sontils utiliss pour informer la comptabilit:de la rception des immobilisations?quils sont tous comptabiliss? la comptabilit sassure-t-elle:quelle reoit tous les documents? quelle les comptabilise tous?
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Les rceptions dimmobilisations font-elles lobjet de procs verbaux de rception? Le fichier des immobilisations est-il rgulirement rapproch des existants physiques? Les cessions et mises en rebuts sont-elles accompagns de factures de vente ou davis de destruction? Laccs aux actifs qui peuvent tre facilement dplacs est-il contrl? Les immobilisations sont elles couvertes par une assurance?
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Les rgles dvaluation des immobilisations acquises ou produites par lentreprise sont-elles conformes aux principes et aux rgles en vigueur? La politique damortissement est-elle fonde sur une estimation raliste de la dure normale dutilisation des immobilisations?

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Contrle des comptes

Finalit du contrle des comptes Modalits de contrle des comptes ( Tests daudit comptable)

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Finalit du contrle des comptes

Exprimer une opinion motive sur la rgularit et la sincrit des comptes de lentreprise par rfrence aux critres de qualit suivants: * Exhaustivit * Ralit * Proprit * Valorisation * Imputation * Spcialisation * Centralisation

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Tests daudit comptable de base

* Actif immobilis * Ventes et Crances dexploitation * Achats et dettes dexploitation * Stocks et valeurs dexploitation * Charges de personnel * Trsorerie
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Contrle des comptes Actif immobilis

Quelques tests :

1- Obtenir le tableau des mouvements des immobilisations et vrifier les soldes douverture avec les comptes de lexercice prcdent. 2- Vrifier les mouvements de lexercice avec les justificatifs. 3- Passer en revue les comptes de charges et sassurer que quaucun lment, qui aurait du tre comptabilis en immobilisations na t pass en charge. 4- Si lentreprise procde un inventaire physique: Assister linventaire et examiner les procdures suivies. Vrifier que les ficher et les comptes sont mis jour. Obtenir des explications pour tout cart important.

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Contrle des comptes Actif immobilis (suite)

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-Vrifier les titre de proprit des immobilisations corporelles (terrains, constructions.)

6 - Vrifier lexistence physique des immobilisations corporelles ( lintrieur de lentreprise et chez les tirs dtenteurs des dites immobilisations). 7- Vrifier lexactitude des calculs arithmtique du fichier des immobilisations. 8- Vrifier les principales acquisitions de lexercice physiquement et avec des contrats, procs verbaux du conseil dadministration, des budgets dinvestissement et des pices justificatives (commandes, factures, paiement).
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Contrle des comptes Actif immobilis (suite)

9- Pour les acquisitions, sassurer que les frais de transport, droits de douane et les frais dinstallation et de montage sont immobiliss (en immobilisations corporelles). 10- Vrifier les principales cessions de lexercice avec les documents justificatifs (facture, autorisation, encaissement du prix, certificat de destruction...) et contrler la comptabilisation des plus ou moins values correspondants aux lments cds. 11- Pour les amortissements, vrifier que les taux utiliss sont appropris et sont les mmes que ceux de lexercice prcdent. 12- Vrifier l'existence et la proprit des immobilisations financires comptabilises, l'aide de confirmation directe auprs des socits mettrices des titres ou auprs des intermdiaires.
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Exemples dirrgularits comptables

Nature de lerreur
- Immobilisation en non valeur Frais prliminaires et Charges rpartir non inclus dans les immobilisations en non valeurs Amortissements des frais prl. Et charges Rpartir dpassant les cinq annes

Remarque
Comptablement et fiscalement, les frais prliminaires et charges rpartir doivent tre immobiliss

Ces immobilisations en non valeurs doivent tre amorties sur une dure de cinq annes.

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Exemples dirrgularits comptables

Nature de lerreur Remarque
II s'agit du cas d'omission pure et Immobilisations corporelles : Nouvelles acquisitions non inscrites en simple de l'enregistrement immobilisat. Frais accessoires non imputs au cot d'entre Sorties ou mises au rebut non constates comptablement Erreur frquente: passation des frais accessoires en charges. Maintien en immobilisations d'actifs qui ne sont plus exploits par l'entreprise.

Immobilisations constates en charges. Mauvaise apprciation du caractre immobilisable dune acquisition Amortissement d'une immo. non amortissable Cas frquent lors de l'acquisition d'un terrain construit.
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Exemples dirrgularits comptables

Nature de lerreur
immobilisation financires : Absence d'enregistrement de toutes les acquisitions et cessions de titres. Mauvaise valuation des provisions pour dprciation. Non constatation des produits financiers.

Remarque
Omission de l'acquisition de titres en raison d'avis bancaires non parvenus. Insuffisance ou excs dans l'apprciation du risque. Erreur frquente quand le service comptable ne reoit pas le PV de l'AGO des filiales et participations Constatation des dividendes en produits lors de leurs versements
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Non constatation des produits financiers sur la bonne priode.

Contrle des comptes Ventes et Crances dexploitation

1- Appliquer la procdure de confirmation directe. 2- Analyser quelques ratios significatifs et leurs variations par rapport aux exercices antrieurs 3- Pointer la balance clients avec les comptes individuels. 4- Pointer l'ensemble des comptes concerns avec le grand livre 5- Vrifier le respect de la sparation des exercices 6- Vrifier la correcte valuation des crances
* crances libelles en devises * provisions pour dprciations des crances douteuses

7- Analyse des effets recevoir (examen physique, cirularisation..)

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Exemples dirrgularits comptables

Nature de lerreur
Ventes non enregistr comptablement Ventes enregistres en double Avoirs non comptabiliss

Remarque
omission de lenregistrement dune facture Facture saisie doublement Retour physique de marchandises non comptabilis

Non comptabilisation des ventes Livraison non prise en compte dans la bonne priode sur la bonne priode Insuffisance ou excs des Mauvaise valuation de la provisions pour dprciation des dprciation des comptes clients crances
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Contrle des comptes Achats et dettes dexploitation

exercices prcdents et enquter sur les changements inattendus 2 -Vrifier la sparation des exercices en examinant le journal des achats; les bons de rception; les factures de fournisseurs sur des priodes prcdant et suivant immdiatement les dates de cltures et vrifier que les oprations ont t comptabilises sur le bon exercice 3- Effectuer une recherche des passifs non enregistrs la date de linventaire, les factures fournisseurs reues et non enregistres 4- Procder une confirmation directe des soldes fournisseurs et effets payer

1 -Comparer la balance des comptes individuels avec celle des

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Contrle des comptes Achats et dettes dexploitation (suite)

5- Pointer le solde du compte fournisseurs et comptes rattachs avec le grand livre et les comptes annuels 6- Vrifier que les comptes fournisseurs dbiteurs correspondent des avances et acomptes verss et sont classs lactif du bilan 7- Sassurer que les dettes en devises sont converties au taux de clture et que la diffrence de change figure dans le compte cart de conversion actif ou passif

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Exemples dirrgularits comptables

Nature de lerreur
Double comptabilisation des factures reus Factures non enregistres
Fin dexercice:

Remarque
Factures non cachetes aprs enregistrement Absence de suivi des factures reues Non respect de la sparation des exercices

/charges non enregistres -Facture enregistre mais Mses non reues

- Mses reues

Non actualisation des dettes en monnaie Rgles dvaluation non trangre respectes Absence de comptabilisation des factures davoir Absence de suivi des 78 factures davoir reues

Contrle des comptes

Stocks

1- assister linventaire physique et vrifier si les procdures de comptages sont bien appliques 2- pour les stocks dtenus par des tiers ou pour des tiers appliquer la procdure de confirmation directe 3- vrifier que les rgles et les mthodes dvaluation des stocks sont appliques conformment aux rgles comptables et fiscales. 4- vrifier le caractre raisonnable des provisions pour dprciation. 5- sassurer que la couverture dassurance sur les stocks est suffisante
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Exemples dirrgularits comptables

Nature de lerreur Une partie du stock physique non inventori et comptabilis Mauvaise valuation des stocks Utilisation dune mthode dvaluation non admise Remarque Omission de comptage dun stock Erreurs de calculs Rgles fiscales non respectes

Insuffisance ou excs de la Mauvaise valuation des provision pour dprciation stocks linventaire
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Contrle des comptes Charges de personnel

1-

Obtenir le dtail des comptes de charges et de tiers concerns et expliquer les variations par rapport l'exercice prcdent ;

2- tudier l'volution des montants mois par mois, ainsi que les carts par rapport aux prvisions et en expliquer les causes, 3- Pointer les montants des journaux de paie aux dclarations. 4- Pointer les montants au grand-livre avec les journaux de paie (rmunrations dues, retenues Scurit Sociale ou autres, acomptes ...) 5- Rapprocher le montant des charges sociales comptabilises avec les bases.
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Contrle des comptes Charges de personnel (suite)

6- Pour les calculs des primes, les congs pays, a) S'assurer que le dossier est jour; b)Vrifier les donnes variables avec les documents de base c) Vrifier les calculs, 7. Contrler l'assiette des commissions reprsentants, l'application correcte des taux et des calculs, 8. Vrifier la conformit des rmunrations des grants, administrateurs, avec les dcisions du Conseil dadm. 9. Demander aux avocats de l'entreprise s'il y a des litiges avec les employs ou les anciens employs. Obtenir une rponse crite.
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Exemples dirrgularits comptables

Nature de lerreur Rmunration dues non comptabilises Non enregistrement de charges sociales Remarque Comptabilisation la date de paiement Omission , fraude

Paiement de personnel fictif Fraude Paiement de salaires des conditions non autorises Erreurs dans le calculs ou lenregistrement de la paie Non respect des rgles Systme de paie dficient
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Contrle des comptes Trsorerie

1- Appliquer la procdure de confirmation directe pour les soldes, dcouverts et prts bancaires.. 2- Vrifier les rapprochements bancaires tablis par lentreprise 3- Revoir les recettes et les dpenses dimportance exceptionnelle la fin dexercice 4-Faire un comptage des espces en caisse la date de clture de lexercice, revoir le journal de caisse pour la priode et sassurer que le solde du bilan et correcte. 5-Pointer les montants inscrits au bilan avec le grand livre, les journaux bancaires et les journaux de caisse.. 84

Exemples dirrgularits comptables

Nature de lerreur
Existence dencaissements non enregistrs en comptabilit Existence de paiements non enregistrs en comptabilit Enregistrement de paiements non autoriss Enregistrement de recettes fictives
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Remarque
Erreurs ou fraude - omission - absence de pices justificatives pour la comptabilisation Dtournement