MANUAL DE PROCESOS DE APOYO ADMINISTRACIN DE RECURSOS FINANCIEROS FACTURACION

CONTROL DE CAMBIOS FECHA 27/08/08 24/09/09 VERSIN 1 2 Versin Original RAZN DEL CAMBIO

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Modificacin del procedimiento, se defini un solo procedimiento que incluya la facturacin por todo tipo de ingreso.

ELABOR: REVIS: APROB: Equipo de trabajo Subdireccin Hilda Cristina Torres Castellanos Luis Eduardo Vergel Prada Financiera Profesional Especializado Subd. de Subdirector Financiero Planeacin y Fronteras 1. OBJETIVO: establecer el procedimiento para realizar la facturacin de todos los ingresos que recibe la corporacin, en el Sistema Integrado de Informacin Administrativa y Financiera, para el fortalecimiento de las rentas a travs del SIIAF. 2. ALCANCE: Comprende desde la solicitud de facturacin y culmina con la expedicin de la factura. 3. DEFINICIONES: Factura Cambiaria de Compraventa: Es un titulo valor a la orden, que el vendedor puede librar y entregar o remitir al comprador. Factura por computador: Tiene el mismo merito ejecutivo que una factura normal siempre y cuando cumpla con los requisitos sealados en el articulo 617 del Estatuto Tributario. Servicios Ocasinales: Tipo de ingreso que se genera en el momento que el usuario lo requiera o en el momento que la norma lo exija. Servicios Peridicos: Tipo de ingreso que se genera por un periodo determinado, definido de acuerdo a la norma que lo rige. Software: Comprende el conjunto de los componentes lgicos necesarios para hacer posible la realizacin de una tarea especfica. Sistema Integrado de Informacin Administrativo y Financiero (SIIAF): Es una herramienta informtica que sistematiza los procesos en las reas de contabilidad, presupuesto, tesorera, servicios generales y almacn. Modulo de Facturacin: Aplicativo encargado de liquidar, generar, imprimir y almacenar las facturas que pueden ser de diferente tipo, para su posterior registr en cartera. SMMLV: Salario mnimo mensual legal vigente, que el gobierno establece para cada vigencia fiscal. PC: Punto de Control.

4. REALIZACIN: ACTIVIDAD 1. ACTUALIZACION DE TARIFAS DETALLE Se actualiza la base de datos de acuerdo al Incremento del ndice de precios al consumidor (I.P.C.) para la vigencia. Recibe de las diferentes Subdirecciones y oficinas de la corporacin, el formato solicitud de facturacin por los diferentes conceptos estipulados por la resolucin de tarifas. RESPONSABLE Profesional Universitario (1,2) REGISTRO Base de datos actualizada MPA-04-F-04-3 formato solicitud de facturacin MPA-04-F-04-1 Informacin de usuarios de tasa retributiva

2. RECIBE Y REVISA FORMATO SOLICITUD DE FACTURACION

Profesional Universitario (1,2)

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ACTIVIDAD DETALLE PC: Revisa que la informacin suministrada en el formato de solicitud de facturacin cumpla con el lleno de los requisitos, si no cumple con lo requerido se devuelve a la dependencia solicitante, y si cumple se continua con el procedimiento. Verificar si el usuario existe en la base de datos, si no existe se crea el tercero. Ingresa los Datos de liquidacin al SIIAF. Realiza en el SIIAF la liquidacin y generacin de la factura, estableciendo el periodo a cobrar, la fecha de vencimiento y la fecha de registro. Genera del sistema el reporte de facturacin, para verificar y confrontar los datos facturados, con visto bueno. P.C. En caso de inconsistencia se solicita anulacin y nueva liquidacin se devuelve a la actividad 3. Si es correcta seguir con el procedimiento. Imprime un (1) ejemplar de la factura. (Usuario) Se entrega personalmente al usuario la factura cuando este mismo presenta el formato de solicitud de facturacin debidamente diligenciado por la dependencia que remite. Las facturas que deben ser enviadas por correo se remiten a la oficina de archivo y correspondencia con su respectiva relacin. P.C. Elabora y presentar informe de facturacin mensual y lo remite al Subdirector Financiero. Elabora Informes solicitados por las partes interesadas. RESPONSABLE

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FECHA VERSIN 24/09/09 2 Pgina 2 de 3 REGISTRO

3. INGRESAR LOS DATOS DE LIQUIDACIN

Profesional Universitario (1,2)

MPA-04-F-04-3 formato solicitud de facturacin Registro mdulo de Facturacin Registro Sistema Integrado Administrativo y Financiero Mdulo de Facturacin

4. LIQUIDAR Y GENERAR LA FACTURA

Profesional Universitario (1,2)

5. VERIFICA Y APRUEBA

Profesional Universitario (1) Profesional Universitario (2) Profesional Universitario (1,2)

Reporte de facturacin

6. IMPRIMIR LA FACTURA

Factura Facturas

7. ENTREGAR Y/O ENVIAR RELACIN DE USUARIOS Y FACTURAS

Profesional Universitario (1,2)

MPA-04-F-04-2 Relacin de facturas enviadas por correo certificado

8. PREPARAR Y PRESENTAR INFORMES E INDICADORES

Profesional Universitario (1,2)

Informes

5. FLUJOGRAMA: En la pgina siguiente...

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FACTURACIN

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Base de Datos

Actualizacin de Tarifas
- Solicitud de facturacin - Informacin de usuarios de tasas retributivas

Recepcin de la solicitud de facturacin

Devuelve a las Subdirecciones y Oficinas solicitantes

NO

Cumple con los requisitos?

SI Ingresa los datos de liquidacin al SIIAF Generar reporte de facturacin y verificacin de los datos SI

Registro Sistema Integrado Administrativo y Financiero - Mdulo de Facturacin

Reporte de facturacin

Anulacin

Presenta inconsistencias los datos de facturacin?

NO Impresin de la factura Factura

Entrega de la factura
Relacin de facturas enviadas por correo certificado

Facturas

Entrega personal

Envi por correo

Preparacin y presentacin de informes e indicadores

Informes

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