10000-Ma-001 Manual de Calidad CAFABA, Rev1

CAJA DE COMPENSACION FAMILIAR DE BARRANCABERMEJA CAFABA Cdigo: 10000 Ma 001 MANUAL DE CALIDAD DE CAFABA N Revisin: 3 Pg.
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NTC-ISO 9001:2008
BARRANCABERMEJA
Aprobado por: DIRECTOR ADMINISTRATIVO
Fecha de aprobacin: 12 de diciembre de 2012
CAJA DE COMPENSACION FAMILIAR DE BARRANCABERMEJA CAFABA Cdigo: 10000 Ma 001 MANUAL DE CALIDAD DE CAFABA N Revisin: 3 Pg. 2 de 60
1.
PRESENTACIN
El Manual de Calidad de CAFABA, describe el Sistema de Gestin de la Calidad que la organizacin ha establecido, en este se identifican la misin, visin, principios y valores, poltica y objetivos de calidad, alcance y exclusiones del sistema, mapa de procesos, servicios, principales usuarios y la descripcin de los procesos necesarios para garantizar la satisfaccin del cliente. Las actividades desarrolladas en cada uno de los procesos se encuentran documentadas por medio de procedimientos, guas, fichas, planes, instructivos, protocolos y formatos, los cuales estandarizan los procesos, garantizando una adecuada planificacin, aseguramiento, control y mejora de los mismos en la operacin del da a da de organizacin. El sistema de gestin de la calidad establecido en CAFABA se ha definido con base en los requisitos establecidos en la norma NTC-ISO 9001:2008, y a la vez se ha alineado con los requisitos de Ley y de la Superintendecia de Subsidio Familiar, permitiendo que la corporacin responda a las exigencias de las partes interesadas.
2. ORGANIZACIN
2.1 RESEA HISTRICA En las instalaciones de la Federacin Nacional de Comerciantes FENALCO, luego de celebrar varias reuniones con los estamentos pblicos y privados de la ciudad, se vio la imperiosa necesidad de crear la primera CAJA DE COMPENSACIN FAMILIAR DE BARRANCABERMEJA, con el propsito de cumplir el vital papel de atender simultneamente las diversas funciones de seguridad Social por medio del subsidio familiar monetario que implicara un incremento en los ingresos reales y nominales de los trabajadores y de otra parte, mediante la atencin del ncleo familiar a travs del subsidio de servicio o especie reconocido en salud, nutricin, educacin, mercadeo y recreacin; esto conllevara a un aumento en la capacidad adquisitiva a favor de las familias de los trabajadores de medianos y menores ingresos. Despus de lo anterior en reunin celebrada el 26 de abril de 1965, siendo las ocho de la noche, se renen los seores Miguel Gonzlez, Enrique Gmez Meja, Gustavo Mesa, Carlos Vlez y CIA Ltda., Casa de mercado de Barrancabermeja, Compaa Interamericana de Envases S.A., Cooperativa del Ro Magdalena entre otros, en la oficina de FENALCO, resultando as el acta de constitucin de la Caja de Compensacin Familiar de Barrancabermeja, patrocinada por FENALCO, como tambin la eleccin del primer Consejo Directivo y la elaboracin de los estatutos. Para estos momentos ya existan ms de 200 beneficiarios que esperaban recibir subsidios familiares y cuarenta empresas que deseaban desafilarse de las cajas de Bogot. En este mismo ao la Gobernacin de Santander expidi la personera jurdica, por medio de la Resolucin 171 del 18 de agosto de 1965. La Corporacin dio inicio en 1967, para lo cual fue necesario utilizar ayuda externa (prstamos bancarios), debido a que la nueva caja local no tena capital, por lo que se solicitaron dichos crditos con el fin de que la Corporacin iniciara sus labores al frente del sistema de seguridad social.
3.
MANUAL DE CALIDAD
3.1 OBJETO El presente Manual de Calidad tiene como fin representar en forma clara y coherente la estructura de la organizacin como un Sistema de Gestin de Calidad basado en estndares que aseguren y verifiquen la prestacin de sus servicios, los cuales son el resultado de la interaccin en los diferentes procesos de la organizacin y a su vez fundamento principal de apoyo para las diferentes actividades organizadas y ejecutadas en pro del bienestar social. En el Manual de Calidad de CAFABA se expone el compromiso de la organizacin para dar cumplimiento a los requisitos de la Norma ISO 9001:2008. De la misma manera nuestro manual servir de gua para una mejor compresin de la estructura organizacional y funcional. 3.2 ALCANCE El Sistema de Gestin de Calidad en CAFABA se rige por los requisitos establecidos en la Norma ISO 9001-2008 y abarca los siguientes servicios: Aprobado por: DIRECTOR ADMINISTRATIVO Fecha de aprobacin: 12 de diciembre de 2012
ALCANCE EN ESPAOL: Prestacin de servicios de salud de primer nivel en Consulta externa, Odontologa, Fisioterapia, Promocin y Prevencin a toda la poblacin beneficiaria de la Caja de Compensacin Familiar de Barrancabermeja. Recaudo de aportes de empresas afiliadas y pago de subsidio en cuota monetaria a trabajadores beneficiados. Otorgamiento de crdito social para libre inversin (Educacin, turismo social, salud, vehiculo) y credi-mejoramiento para los trabajadores afiliados. Entrega de subsidios de vivienda con recursos propios y del Gobierno Nacional y subsidio al desempleado Comercializacin y promocin de los servicios que ofrece CAFABA, brindando al usuario la atencin necesaria, de acuerdo a sus requerimientos con el fin de lograr la fidelidad y permanencia de los mismos, asegurando la eficacia de la comunicacin al interior y exterior de la Caja Planeacin, desarrollo y seguimiento de programas sociales de Atencin integral a la Niez (Hogares comunitarios, hogar mltiple, Atencin a hogares del ICBF), Jornada Escolar Complementaria, Adulto Mayor y Discapacitados. Prestacin de servicios de educacin para el trabajo y desarrollo humano por medio de diplomados, cursos, seminarios y programas para: Tcnico laboral en sistemas, Cocina, Modas y Diseo de Modas. Prestacin de servicios de actividades tursticas y venta de tiquetes areos para personal afiliado, beneficiario y pblico en general de acuerdo a las necesidades del cliente. Prestacin de servicios recreacional, deportivos y culturales orientados a mejorar la salud integral de nuestros afiliados y no afiliados
ALCANCE EN INGLES: Provision of first level health outpatient, Dentistry, Physiotherapy, promotion and prevention to the entire beneficiary population in the Family Compensation Fund Barrancabermeja Collection of contributions from affiliates companies and payment of subsidies in monetary quota to benefited workers. Grating of social credit for free investment (Education, social tourism, health, vehicle) and credit of improvement for the workers affiliates. Delivery of subsidies of house with owns resources and the National Government, and subsidies to unemployment. Marketing and promotion of the services offered CAFABA, providing the user with the necessary care, according to their requirement to ensure fidelity and permanence of the same, ensuring effective communication within and outside of the box Planning, development and monitoring of social programs for integral Attention to Children (Community Homes, home multiple homes Care ICBF), Supplemental School Day, Senior and Disabled. Services of education for the work and human development using, courses endorsed by diploma, courses, seminaries and programs for: Labor technician in Systems, Kitchen, Fashions and Design of Fashions. Provision of tourist activities and sale of air tickets of staff member, beneficiary and the general public according to customer needs. Provision of recreational, sporting and cultural events aimed at improving the overall health of our affiliates and nonaffiliated Aprobado por: DIRECTOR ADMINISTRATIVO Fecha de aprobacin: 12 de diciembre de 2012
3.3
EXCLUSIONES
La Caja de Compensacin por su carcter jurdico y en condicin de prestadora de servicios sociales ha excluido del alcance del sistema los requisitos: 7.3 diseo y desarrollo. Nuestra entidad no disea ningn servicio ofertado, todos son establecidos bajo el cumplimiento del marco legal que nos compete.
La exclusin de estos apartes no afecta en modo alguno la oportuna eficacia y eficiencia en la prestacin del servicio, ni incumple algn requisito de ley aplicable.
4.
DIRECTRICES DE CALIDAD
4.1 MISIN Contribuir al mejoramiento integral de la calidad de vida de los afiliados mediante la prestacin de servicios que apoyen el desarrollo econmico, social, cultural y laboral de la poblacin. 4.2 VISIN CAFABA en el 2018 consolidar su liderazgo en la prestacin de servicios sociales hacia la regin con responsabilidad social empresarial, comprometidos con las necesidades y expectativas de nuestros afiliados que son nuestra razn de ser. 4.3 POLITICA DE CALIDAD Prestar servicios con calidad, oportunidad y efectividad, a travs de las Unidades Estratgicas de Negocio con responsabilidad social empresarial, en bsqueda del aumento del nivel de satisfaccin de nuestros trabajadores, afiliados beneficiarios y pblico en general; mediante una infraestructura adecuada, personal competente y comprometido con una cultura de mejoramiento continuo, enmarcados en el cumplimiento de los requisitos legales y reglamentarios aplicables. 4.4 OBJETIVOS DE CALIDAD

Satisfacer las necesidades y expectativas de los usuarios. Mantener e incrementar ingresos por aportes parafiscales. Incrementar el nmero de empresas afiliadas a CAFABA. Garantizar el pago del subsidio Familiar a los trabajadores beneficiarios. Garantizar la prestacin de servicios de salud a la poblacin cubierta con criterios de calidad, oportunidad, continuidad. Mejorar las competencias del talento humano. Lograr la eficacia de los procesos del SGC.
CAJA DE COMPENSACION FAMILIAR DE BARRANCABERMEJA CAFABA Cdigo: 10000 Ma 001 MANUAL DE CALIDAD DE CAFABA N Revisin: 3 4.5 VALORES Y PRINCIPIOS 4.5.1 Valores ticos. Nuestros valores describen la cultura e imagen que deseamos ofrecer, CAFABA como Caja de Compensacin propende por el desarrollo social de sus beneficiarios y comunidad en general; por ello, nuestras acciones estn en marcadas en: HONESTIDAD, RESPETO, RESPONSABILIDAD SOCIAL Y RESPONSABILIDAD. Honestidad: Conducta recta, de acuerdo con la moral y las buenas costumbres, que lleva a observar normas y compromisos con un cumplimiento exigente por parte de todo el equipo humano. Respeto: Actitud de compresin del ser de los dems, que permite entender su actuacin y conducirse con cordura y tolerancia frente a ellos. Responsabilidad Social: Asegurar el cumplimiento de sus deberes como ciudadano corporativo. Responsabilidad: Cumplimiento de las obligaciones con consideracin de los actos frente a terceros. 4.5.2 Principios. Los principios establecidos en nuestro cdigo de buen gobierno son: COMPROMISO, EFICIENCIA, INTEGRIDAD, HONRADEZ, BENEVOLENCIA, JUSTICIA. Compromiso: Es obligacin de todos los trabajadores y/o contratistas al servicio de CAFABA hacer cumplir los principios rectores de este Manual. Eficiencia: Capacidad de obtener los mximos resultados con la menor cantidad de recursos procurando la estabilidad financiera de la Caja, protegiendo los recursos entregados por los empresarios y propendiendo por el cumplimiento de sus objetivos sociales. Integridad: Comportarse en todo momento con la honestidad de un autntico profesional, tomando todas sus decisiones con el respeto que te debes a ti mismo, de tal modo que hagas as merecedor de vivir con plenitud tu profesin. Honradez: Tener integridad en el obrar. Benevolencia: En todas y cada una de las acciones evitar daar a los otros y procura siempre el bienestar de los dems. Justicia: Tratar a los otros tal como les corresponde como seres humanos; ser justo, tratando a la gente de forma igual. Es decir: tratando a cada uno de forma similar en circunstancias similares. 4.6 ORGANIGRAMA DE LA CAJA DE COMPENSACION FAMILIAR DE BARRANCABERMEJA Mediante Resolucin AEBb N 568 del 29 de febrero d e 2012, fue aprobado la modificacin de la Estructura orgnica, organigrama, planta de personal y manuales de perfiles y funciones de la Caja de Compensacin Familiar de Barrancabermeja, CAFABA, quedando su estructura como se proyecta a continuacin: Pg. 6 de 60
ESTRUCTURA DE LA CAJA DE COMPENSACIN FAMILIAR DE BARRANCABERMEJA
Asamblea General de
Afiliados Revisor Fiscal
Consejo Directivo
Coordinacin de Comunicacin y Comercial Administracin de Recursos. Fsicos Coordinacin de Estudios y Proyectos Coordinacin de Calidad Gerencia de Planeacin
Director Administrativo
Unidad de Planeacin Unidad de Control Interno
Unidad de Jurdica
Asesora Jurdica
Coordinacin Contratacin
Unidad de Servicios Sociales Gerencia de Servicios Sociales Coordinacin del ITC Rectora del ITC Administracin operativa del ITC Coordinacin de Turismo Coordinacin de Recreacin y deportes Coordinacin de Servicios Sociales Coordinacin de Fondos y Vivienda Administracin de Servicios Sociales Administracin de Farmacia Administracin de Crditos
Unidad de Salud
Unidad Administrativa y Financiera Coordinacin de Aportes
Gerencia de Salud Auditoria Mdica de Servicios de Salud Coordinacin de Enfermera Auditoria Medica Medicina general Coordinacin de P y P Laboratorio Clnico Coordinacin de Afiliacin y Registro Coordinacin de Aseguramiento y Calidad Coordinacin Financiera Administracin de Afiliacin y Registro Administracin del SIAU Administracin Financiera Administracin de P y P Gerencia Financiera Administracin de Salud Ocupacional Administracin de Autorizaciones y Glosas Administracin de Alto Costo y Recobro Gerencia Administrativa Enfermera Coordinacin de Subsidio Coordinacin de Unidades Integrales Coordinacin de Recursos Humanos y Fsicos
Asesor liquidacin EPSS ZONA NORTE
Tesorera Adminis.de Presupuesto Contadura Administracin de Cartera Gerencia de Sistemas Programadores
ORGANIGRAMA DE LA CAJA DE COMPENSACIN FAMILIAR DE BARRANCABERMEJA CAFABA

Nivel III Nivel II Nivel I
Asamblea General de Afiliados Revisor Fiscal Consejo Directivo
Nivel II
Nivel III
Director Administrativo
Secretaria Ejecutiva Coordinador Calidad
Aux. Atencin al Cliente Aux. Mantenimiento
Asesor Jurdico
Coordinador Contratacin
Aux. Almacenamiento Aux. Oficios Varios Administrador Recursos Fsicos Coordinador Estudios y Proyectos
Gerente Planeacin
Jefe de Control Interno
Auditor Operativo
Conductor (2) Administrador de Presupuesto Contador Aux. Promotor (2) Coordinador Comunicacin y Come Administrador de Cartera
Secretaria
Aux. Contabilidad I (2) Programadores (5)
Gerente Sistemas
Coordinador Subsidio
Gerente Financiero
Aux. Contabilidad II (3)
Aux. Subsidio (8) Administrador Salud Ocupacional Aux. Archivo (2) Aux. Archivo y Correspondencia Aprendiz SENA (10) Aseadora (5) Celador (5) Mensajero (1) Asistente Personal
Aux. Tesorera I Tesorera Aux. Tesorera II (2)
Administrador de Crdito Aux. Fovis Coordinador Recursos Humano
Coordinador Fondos y Vivienda
Aux. Fondos
Gerente Administrativo
Aux. Cavis - UT
Aux. Piscinero Coordinador Recreacin y Deportes Coordinador Aportes
Gerente Servicios Sociales

Coordinador Servicios Sociales Administrador Servicios Sociales
Aux. Deportes
Aux. Aportes (2) Aux. Unidades Integrales Secretaria Aseadora Aux. Administrativo (3) Administrador Financiero (2)
Coordinador Un idades Integrales
Coordinador Turismo
Aux. Turismo
Coordinador ITC
Coordinador Financiero (2) Tcnico Financiero Aux. Administrativo en Contabilidad (3) Administrador SIAU (2) Administrador P y P Administrador Servicios en Salud Coordinador de Aseguramiento de Calidad (2)
Rector del ITC
Administrador Operativo ITC Aux. Servicios Sociales
Jefe de Enfermera
Aux. Enfermera (2)
Administrador Farmacia (2)
Aux. Farmacia
Medico (2) Coordinador de Promocin y Prevencin (2)
Aux. Administrativo en Salud (24) Aux. Administrativo en Salud Publica Administrador Afiliacin y Registro Coordinador Afiliacin y Registro
Gerente de Salud (1)
Laboratorio Clnico
Aux. Lab. Clnico
Aux. Odontologa (2)
Asesor de liquidacin de EPSS Zona norte (1)
Audi tor Mdico de Servicios de Salud (2)
Aux. SIAU
Aux. Citas
Secretaria Secretaria EPSS Administrador Alto Costo y Recobro (2) Administrador Autorizacin y Servicio (2) Coordinador de Auditora Mdica (2)
Cargo provisional (1)
Enfermero Jefe (2)
Auditor Mdico (5)
Los Cargos que estn encerrados con lneas de este tipo se crean provisionales y solo durante la etapa de liquidacin y cierre de la EPSS Zona Norte
4.7
ENFOQUE AL CLIENTE:
CAFABA, a travs de la alta direccin, asegura que los requisitos relacionados con la prestacin de servicios se determinan y se cumplen con el propsito de aumentar la satisfaccin del afiliado. El enfoque se puede evidenciar en la atencin al afiliado y prestacin de servicios en general. De igual forma CAFABA realiza peridicamente la encuesta de satisfaccin para conocer el grado de conformidad que tiene el afiliado con nuestros servicios y as determinar acciones de mejora. Los clientes de CAFABA provienen de diferentes instancias dentro de las cuales tenemos: Afiliados Empresas Afiliadas Clientes internos Pblico en general
4.8 REQUISITOS 4.8.1 Requisitos del Cliente Para lograr la satisfaccin de sus clientes CAFABA ha identificado los siguientes requisitos: PROCESO DE APORTES (EMPRESAS AFILIADAS) Efectividad en la transferencia al trabajador beneficiario. Oportunidad en la afiliacin de las empresas. Asesora completa sobre los requisitos de Aportes y Subsidio. PROCESO DE SUBSIDIO (TRABAJADORES AFILIADOS - BENEFICIARIOS Y NO BENEFICIARIOS) Amabilidad: Buen servicio Eficacia Disponibilidad Comodidad Agilidad en la afiliacin de los trabajadores. Oportunidad: Giro Oportuno del subsidio
a. SERVICIOS Los servicios de la Caja de Compensacin Familiar de Barrancabermeja son los siguientes:
APORTES Y SUBSIDIO SUBSIDIO MONETARIO: Es el valor que se reconoce mensualmente por cada persona a cargo del trabajador beneficiario, que haya cumplido con los requisitos de ley.
SERVICIOS SOCIALES Capacitacin (ITC): Belleza, Pintura, Artes plsticas, Conferencias, Cocina, Seminarios, Carreras tcnicas, Diplomados. Turismo: Agencia de viajes Excursiones terrestres Paquete turstico en grupos e individuales Reserva de alojamiento Reserva de hoteles Tramite de documentos Destinos tursticos en las diferentes zonas del pas Contacto directo con la IATA Convenio con transporte terrestre Recreacin y deportes: Encuentros deportivos Vacaciones recreativas Eventos empresariales Eventos artsticos y musicales Talleres creativos Sede Recreacional: Piscinas para adultos, Piscinas para nios, Zonas verdes Saln social, Canchas deportivas, Saln de conferencias, Saln de juegos, Atracciones acuticas, Kioscos para integraciones familiares y empresariales Servicio de restaurante. IPS Medicina general y especializada Odontologa general Ejecucin de programas de ingresos y egresos peridicos de salud ocupacional Laboratorio clnico Servicio de ciruga ambulatoria Aprobado por: DIRECTOR ADMINISTRATIVO Fecha de aprobacin: 12 de diciembre de 2012
CAJA DE COMPENSACION FAMILIAR DE BARRANCABERMEJA CAFABA Cdigo: 10000 Ma 001 MANUAL DE CALIDAD DE CAFABA N Revisin: 3 Terapia fsica y respiratoria Actividades de promocin de la salud y prevencin de la enfermedad Ecografa Medicamentos Pg. 11 de 60
FONDOS Revisin y preparacin de la logstica necesaria para la ejecucin de las convocatorias al Subsidio Familiar de Vivienda. Asesora y acompaamiento permanente a las familias postulantes. Mantener informada a toda la poblacin sobre cada una de las convocatorias del Gobierno Nacional, procedimientos y requisitos necesarios para acceder al subsidio de vivienda. Divulgar los programas de Subsidio de Vivienda de Inters Social y entregar a las familias sin costo alguno los formularios de postulacin. Subsidio al desempleo e insercin laboral. Ofrecer crditos de libre inversin en la modalidad de bienestar domstico, educacin, salud, mejoramiento de vivienda, turismo social, Crediestudio.
5.
ESTRUCTURA DE LA DOCUMENTACION
5.1
REQUISITOS GENERALES
La Caja de Compensacin Familiar de Barrancabermeja, CAFABA identifica los procesos que estructuran la organizacin y su interaccin a travs del Mapa de Procesos. Para asegurarse del control eficaz de los procesos, la Caja los documenta y define unos indicadores de gestin que permiten realizar su seguimiento de una manera sencilla y efectiva. As mismo, cuenta con un procedimiento de herramienta para las Acciones Correctivas y Preventivas que tienen como fin adoptar dichos procesos a la mejora continua, convirtindola en parte fundamental de la cultura organizacional de la Caja.
5.2
REQUISITOS DE LA DOCUMENTACION
La Caja de Compensacin Familiar de Barrancabermeja, CAFABA cuenta con declaraciones documentadas de sus Objetivos, Poltica de Calidad y de los documentos que se presentan en la grfica; adems de los documentos citados en el punto anterior.
5.2.1
MANUAL DE CALIDAD
5.2.2
PROCEDIMIENTOS DEL SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD:
La implementacin de un sistema de gestin de calidad requiere del cumplimiento de ciertos requisitos por ello en nuestra caja se cuenta con los procedimientos documentados exigidos por la norma ISO 9001:2008, los cuales son: Aprobado por: DIRECTOR ADMINISTRATIVO Fecha de aprobacin: 12 de diciembre de 2012
Procedimiento control de documentos Procedimiento control de registros Procedimiento control no conforme, acciones correctivas, preventivas y de mejora Procedimiento para auditora interna de calidad.
5.3
COMPROMISO DE LA DIRECCIN
La alta direccin de CAFABA expresa su compromiso con el sistema de gestin de calidad como una herramienta de mejora. Para el efecto se adoptan e implementan los distintos documentos del proceso tales como: poltica y objetivos de calidad, organigrama del sistema, Manual de Calidad, caracterizaciones de los procesos, manual de perfiles y funciones, procedimientos, planes, instructivos y formatos, entre otros. En consecuencia manifiesta su disponibilidad para suministrar los recursos que sean necesarios para la implementacin, mantenimiento y mejora permanente del sistema de gestin de calidad. Todo lo anterior enmarcado dentro de los valores institucionales y conforme a las normas vigentes y dems disposiciones de carcter interno.
5.4 RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD En CAFABA se han definido los siguientes responsables con el fin de obtener un Sistema de Gestin de la Calidad que se convierta en una importante herramienta de gestin y a la vez que se incorpore en la cultura organizacional. Director Administrativo: tiene la responsabilidad de revisar el funcionamiento y adecuacin del sistema de gestin de la calidad, as como velar por la asignacin de los recursos para su mantenimiento y mejora contina. Representante de la Direccin: Es un funcionario que, con independencia de otras responsabilidades tiene la responsabilidad y autoridad de asegurarse de que se establecen, implementan y mantienen los procesos necesarios para la implementacin del Sistema de Gestin de la Calidad, esta responsabilidad y autoridad ha sido asignada al Gerente de Planeacin. Comit de Calidad de CAFABA, tiene como funciones la verificacin, coordinacin, control y direcciones de todo el proceso de implementacin, mantenimiento, seguimiento y mejora del sistema de gestin de la calidad. Coordinador de Calidad: Es el responsable de orientar la implementacin y velar por el buen funcionamiento del Sistema de Gestin de la Calidad, as como de comunicar al Representante de la Direccin sobre cualquier necesidad de mejora. Responsables de los Procesos: Son los responsables de garantizar el cumplimiento de los objetivos del proceso as como de los procedimientos, guas, formatos y dems documentos que se hayan definido en el proceso. Aprobado por: DIRECTOR ADMINISTRATIVO Fecha de aprobacin: 12 de diciembre de 2012
Auditores Internos de Calidad: Son responsables de ejecutar las auditoras programadas y de evaluar de una manera objetiva el Sistema de Gestin de la Calidad con el fin de determinar la extensin en que se cumplen los criterios de auditoria. En el Manual de Perfiles y Funciones se describen las responsabilidades y funciones de cada cargo. As mismo, en los documentos establecidos para el proceso se tienen identificados los responsables de cada actividad que se lleva a cabo para desarrollar los procesos y en el organigrama de la corporacin se identifican las lneas de autoridad.
5.5
COMUNICACIN INTERNA
CAFABA difunde las directrices del Sistema de Gestin de la Calidad y polticas administrativas por medio de charlas informativas, carteleras, circulares y aplicativo de comunicaciones internas entre otros mecanismos de divulgacin (correo electrnico, webmail, google drive, google groups, programas de mensajera borgchat, google chat, skype), con el fin de que los colaboradores de la organizacin comprendan el alcance de las funciones asignadas y los mtodos para desarrollar las actividades establecidas internamente.
5.6
REVISION POR LA DIRECCION
La alta direccin revisa el sistema de Gestin de Calidad (SGC) como mnimo una vez al ao para asegurar su continua conveniencia, adecuacin y eficacia. Con la revisin evala la necesidad de realizar cambios en el SGC de la empresa y las oportunidades de mejora, as mismo a travs de los informes de auditoria interna de calidad y de seguimiento y control permanente del estado del sistema que se proyecta en el comit gerencial de calidad. 5.7 AMBIENTE DE TRABAJO
CAFABA, proporciona los siguientes elementos para garantizar que el ambiente de trabajo sea adecuado para desarrollar la prestacin de los servicios en ptimas condiciones: 5.8 Elementos necesarios para desarrollar adecuadamente las labores de orden y aseo evitando accidentes de trabajo, as como dotacin a todo el personal, y Programa de Salud Ocupacional establecido por la ARP de la organizacin INFRAESTRUCTURA
CAFABA, dispone de una infraestructura bsica para desarrollar sus actividades, de acuerdo con las necesidades presentadas. Dentro de los principales factores de infraestructura se tienen los siguientes: Instalaciones y reas de trabajo funcionales para el desarrollo de la prestacin del servicio y actividades administrativas. Vehculos en excelente estado. La dotacin adecuada al personal que presta los servicios Equipos de oficina.
CAJA DE COMPENSACION FAMILIAR DE BARRANCABERMEJA CAFABA Cdigo: 10000 Ma 001 MANUAL DE CALIDAD DE CAFABA N Revisin: 3 5.9 PLANIFICACION E IMPLEMENTACION DE CAMBIOS EN EL SGC Pg. 15 de 60
Las modificaciones realizadas al Sistema de Gestin de calidad, se realizan tomando como base de actuacin el Ciclo de PHVA. A continuacin se describe el mecanismo de planificacin implementado. Planificar Durante la planificacin se desarrollan las siguientes actividades: a) b) c) d) Analizar la necesidad de modificar o incluir directrices dentro del sistema. Recolectar informacin y formular los lineamientos de control. Modificar la documentacin pertinente estableciendo los registros necesarios segn sea aplicable. Implementar las directrices desarrolladas empleando el mtodo que mejor se ajuste de acuerdo con las necesidades.
Hacer Se ejecutan las actividades de acuerdo con las directrices establecidas. La responsabilidad por desarrollar cada una de las tareas planeadas se describe en los documentos desarrollados por la organizacin. Verificar Con el fin de mantener la integridad y mejorar la eficacia del Sistema se han establecido las siguientes actividades: a) De acuerdo con la aplicabilidad se implementan indicadores a los proceso establecidos internamente. b) Seguimiento y medicin de indicadores de gestin. c) Auditorias internas. d) Revisiones por la direccin. Actuar A partir de los resultados de la verificacin se originan actividades tendientes al mejoramiento continuo, dentro de dichas actividades se encuentran acciones correctivas, preventivas o de mejoramiento, siguiendo los lineamientos del Procedimiento de producto No conforme, Acciones Correctivas y Aprobado por: DIRECTOR ADMINISTRATIVO Fecha de aprobacin: 12 de diciembre de 2012
Preventivas. Tomando como base los resultados de la presente actividad se inicia nuevamente el ciclo PHVA buscando mejorar continuamente la eficacia del Sistema.
6.
MAPA DE PROCESOS
Tomando como base el alcance del sistema de gestin de calidad, se utiliz el enfoque basado en procesos que plantea la norma ISO 9001 y se estructur a la Caja de acuerdo a los diferentes procesos que ella realiza. Cada uno de los procesos identificados como parte del SGC de la organizacin y la interaccin entre cada uno de ellos se agruparon en el mapa de procesos. El mapa de procesos y todo el Sistema de Gestin de CAFABA, consta de procesos generales sobre los cuales se desarrollo toda la documentacin necesaria para el eficaz funcionamiento del sistema, y a su vez estn organizados en tres tipos principales que son: Procesos Estratgicos, Procesos Misionales y Procesos de apoyo. a. Procesos Gerenciales Establecen las directrices de la organizacin basada en procesos estratgicos, necesidades y expectativas del cliente; estos procesos bajo la responsabilidad de la direccin, permiten orientar y asegurar la coherencia de los procesos misionales y los de apoyo, para brindar al cliente la satisfaccin que espera, de los cuales se establecieron los siguientes procesos: Direccin Administrativa Planeacin y Proyectos Financiera b. Procesos Cadena de Valor Cubren toda la cadena de valor de la organizacin, es decir, tiene contacto con el servicio prestado, genera el valor agregado a los clientes con el cumplimiento de sus requisitos y expectativas, se establecieron los siguientes procesos: Aportes Subsidio IPS Fondos Turismo social Programas sociales Recreacin y deportes Instituto Tcnico CAFABA ITC Comercial y Comunicacin c. Procesos de Apoyo Contribuyen al adecuado desarrollo y gestin de los procesos estratgicos y misionales, asegurando que la realizacin del servicio se haga bajo las condiciones preestablecidas por el cliente y por la organizacin, se establecieron los siguientes procesos: Recursos Humanos Recursos Fsicos Aprobado por: DIRECTOR ADMINISTRATIVO Fecha de aprobacin: 12 de diciembre de 2012
CAJA DE COMPENSACION FAMILIAR DE BARRANCABERMEJA CAFABA Cdigo: 10000 Ma 001 MANUAL DE CALIDAD DE CAFABA N Revisin: 3 Jurdica Sistemas Calidad Control de Gestin Interno A continuacin el mapa de procesos de la Caja de Compensacin Familiar de Barrancabermeja, CAFABA: Pg. 17 de 60
CAJA DE COMPENSACION FAMILIAR DE BARRANCABERMEJA CAFABA Cdigo: 10000 Re 001 MANUAL DE CALIDAD DE CAFABA N Revisin: 3 Pg. 18 de 60
Aprobado por: DIRECTOR ADIMINISTRATIVO
OBJETIVO PROVEEDOR
Presidencia de la Ministerio de la
Proteccin Social. Repblica.
Superintendencia del
Subsidio Familiar.
Superintendencia Asamblea General de Revisora Fiscal Consejo Directivo. Todos los procesos.
Empresario y trabajadores afiliados Afiliados. Nacional de Salud
DIRECCIN ADMINISTRATIVA TIPO DE PROCESO GERENCIAL Establecer Polticas y Directrices para fortalecer la imagen Corporativa e Institucional de la Caja, que contribuyan al incremento de la competitividad de la organizacin, a su administracin y control dentro del marco legal vigente, y a la satisfaccin de nuestros clientes. ENTRADAS ACTIVIDAD SALIDAS CLIENTES P Definir Polticas y Directrices Polticas y directrices para el adecuado estratgicas, Funcionamiento de la Caja del administrativas, orden administrativo, financiero, financieras, organizacional y de calidad. organizacional, y de calidad. Establecer los lineamientos para la elaboracin, revisin y Informes de Gestin. seguimiento del Determinar acciones de Direccionamiento Estratgico y mejora al SGC, SGE del SGC. sus procesos, Decretos, leyes, acuerdos, servicios y Presidencia de la Repblica. Circulares entre otros. Determinar las estrategias de necesidades de Ministerio de la Proteccin mercadeo social a ejecutar por la recursos. Actas de Asamblea General Social. Caja. y Reunin del Consejo Direccionamiento Directivo Superintendencia del Subsidio Planificar las revisiones del SGC estratgico, H Familiar. por la Direccin. presupuesto de Resultados de Auditorias. ingresos, egresos, Superintendencia Nacional Proyectar y Presupuestar los Informe de ejecucin del inversiones y plan de Salud recursos necesarios para Direccionamiento operativo (Misin, garantizar el normal Asamblea General de estratgico. visin, principios y funcionamiento de la empresa Afiliados. Presupuesto de ingresos, valores, objetivos de (incluye mantenimiento y Revisora Fiscal egresos inversin y Plan calidad corporativos y mejoramiento de SGC Y SGE). Operativo (PO) Consejo Directivo. ambientales). Proyectar la planta de cargos, la Retroalimentacin del Todos los procesos. Oficios y estructura orgnica y la cliente (Satisfaccin del Empresario y trabajadores comunicaciones asignacin de los salarios de la Cliente y PQRS). afiliados externas segn Caja. Informes de desempeo de requerimientos. los procesos del SGC. Acta de reunin de Presentar a consideracin del Comits. Consejo Directivo, proyectos relacionados con la planta de Informes requeridos personal y asignacin salarial por entes externos e para su aprobacin. internos. Presentar presupuesto de Requerimientos para el ingresos, egresos, inversiones y cumplimiento eficaz de plan operativo general de la las PQRS. Caja. Consolidado de Representar legalmente los resultados de intereses de la Caja. indicadores.
CAJA DE COMPENSACION FAMILIAR DE BARRANCABERMEJA CAFABA Cdigo: 10000 Re 001 MANUAL DE CALIDAD DE CAFABA N Revisin: 3
Ejecutar las polticas y directrices administrativas y financieras que determine el Consejo Directivo. Realizar la Revisin por la Direccin al SGC. Establecer polticas ambientales. Presentar informes generales o peridicos que soliciten los entes de control y Vigilancia. Apoyar la gestin de las PQRS de los clientes. Ordenar el gasto y la ejecucin de las inversiones. Revisar y analizar los informes ejecutivos trimestrales de gestin. Consolidar el informe Ejecutivo Trimestral de Gestin Analizar los resultados del SGC respecto a la satisfaccin del cliente y el SGE en el cumplimiento de objetivos. Verificar y controlar cumplimiento de las PQRS. Realizar seguimiento desempeos de procesos. el a
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CLIENTES Veracidad Celeridad Cumplimiento Eficiencia Eficacia Confiabilidad Oportunidad
Mejorar el proceso mediante la planeacin de acciones correctivas, preventivas y de mejoras. REQUISITOS CAFABA Reglamento Interno de trabajo. Estatutos. Manual de contratacin. Cdigo del Buen Gobierno. Convencin Colectiva de Trabajo Manuales de procedimientos y funciones Reglamentos administrativos
LEGALES Y REGLAMENTARIOS Ver matriz de requisitos legales
Seguridad Responsabilidad Disponibilidad RECURSOS Infraestructura fsica Mobiliario Insumos Equipo de Cmputo (Hardware y Software) Asesoras Presupuesto RESPONSABLES LDER:
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REQUISITOS DE LA NORMA NTC ISO 9001: 2000 4.1 Requisitos generales. 4.2. Requisitos de la documentacin 5.1. Compromiso de la Direccin. 5.2 Enfoque al cliente. 5.3. Poltica de calidad. 5.4. Planificacin. 5.4.1. Objetivos de la calidad. 5.4.2. Planificacin de SGC. 5.5. Responsabilidad autoridad y comunicacin. 5.5.1. Responsabilidad y autoridad. 5.5.2. Representante de la Direccin. 5.5.3. Comunicacin Interna. 5.6. Revisin por la Direccin. 6.1 Provisin de recursos 8.2.1 Satisfaccin del cliente 8.2.2 Auditora interna. 8.2.3 Seguimiento y medicin del proceso. 8.4 Anlisis de datos 8.5. Mejora. 8.5.1 Mejora continua. 8.5.2 Accin correctiva 8.5.3 Accin preventiva. SEGUIMIENTO Y MONITOREO DEL PROCESO Seguimiento a la ejecucin direccionamiento estratgico. Seguimiento y control de los indicadores de gestin, al presupuesto de inversiones, gasto e ingresos. Resultados de la revisin por la Direccin. Satisfaccin del cliente. Seguimientos a travs de las Asambleas General de Afiliados y de Consejo Directivo.
Director Administrativo PARTICIPANTES:
Asesor Jurdico Gerentes Coordinadores Administradores Representante de la Direccin SGC Secretaria
MEDICIN (INDICADORES)
REGISTROS DEL PROCESO
DOCUMENTOS DE REFERENCIA
Eficacia del SGC
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PLANEACIN Y PROYECTOS TIPO DE PROCESO
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GERENCIAL
OBJETIVOS PROVEEDOR
Establecer lineamientos estratgicos para la elaboracin revisin y seguimiento del Plan Estratgico de la Caja de Compensacin Familiar de Barrancabermeja, Cafaba; a fin de asegurar el cumplimiento de la Misin, Visin y Objetivos Corporativos. Dirigir y Verificar que se Cumplan los proyectos de la Corporacin a fin de contribuir con el cumplimiento de los Objetivos Corporativos y de la Unidades Estratgicas de Negocios UEN. ENTRADAS ACTIVIDAD SALIDAS CLIENTES Normatividad, requisitos de Ley, P del cliente, expectativas de la Direccin Administrativa, tendencias del mercado, necesidades de la poblacin. Necesidades y requerimientos H de los procesos. Propuestas econmicas de de contratos Lmite mximo aprobado Listas de chequeo Reportes de usos, cobertura y servicios Fichas tcnicas V Necesidades accin de planes de Elaboracin del Plan operativo UEN Estructuracin y ejecucin de los proyectos de inversin. Plan Operativo, Plan de Accin, Fichas tcnicas de Proyectos de Inversiones, Trminos de referencia, contratos, Actas, informes de seguimientos. Informe de Gestin Mensual y Trimestral. Informe Estadstico mensual, trimestral, semestral. Fichas tcnicas Presupuesto de Inversin. Informes de interventora y/o supervisin de proyectos Cumplimiento plan estratgico
Unidades de Negocios, funcionarios.
Consolidar el Informe Mensual y Trimestral de Gestin. Recepcionar la informacin y elaborar estadsticas de Variables Trazadoras, FONEDE, Recurso Humano y Servicios Sociales, IPS, Aportes y Subsidio para la SSF y al Ministerio de Proteccin Social. Seguimiento a Ejecucin de Proyectos de Inversin en infraestructura, seguimiento al cumplimiento de los Planes de accin y generacin de Indicadores de Gestin, Validar la informacin enviada vs. la registrada por la SSF, verificar cumplimiento de los contratos y convenios, anlisis de la informacin de gestin de las UEN. Mejorar el proceso mediante el registro de acciones correctivas, preventivas y de mejoras.
Comit de Calidad Contratistas Direccin Administrativa Superintendencia del Subsidio Familiar.
Acciones Correctiva, Preventivas y de Mejoras Mejoras a los procesos, productos/servicios.
REQUISITOS CLIENTES Eficiencia Confiabilidad Oportunidad Seguridad Disponibilidad NORMA NTC ISO 9001 4.1 Requisitos Generales 4.2 Requisitos de la documentacin 5.3 Poltica de Calidad 5.4.1 Objetivos de la Calidad 5.5.3 Comunicacin Interna 6.1 Provisin de Recursos 6.2 Infraestructura 7.5.3 Identificacin y trazabilidad 8.2.1 Satisfaccin del Cliente 8.2.2 Auditora Interna 8.2.3 Seguimiento y Medicin de los Procesos 8.3 Control del Producto no Conforme 8.4 Anlisis de Datos 8.5.1 Mejora continua 8.5.2 Accin correctiva 8.5.3 Accin preventiva SEGUIMIENTO Y MONITOREO DEL PROCESO CAFABA Reglamento Interno de trabajo Estatutos. Manual de contratacin Cdigo del buen gobierno Infraestructura fsica. Mobiliario Insumos Equipo de Computo (Hardware y Software). Transporte. Logstica Presupuesto para Asesoris. Medios de Comunicacin, telfono, Internet, Celular LEGALES Ver matriz de requisitos legales
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RECURSOS
RESPONSABLES LIDER
Gerente de Planeacin
PARTICIPANTES Asesora Jurdica Coordinador de Estudios y Proyectos. Coordinador de Calidad. Director Administrativo. Funcionarios CAFABA.
MEDICIN ( INDICADORES )
Seguimiento a la ejecucin del Plan del PDT BSC. Seguimiento y Control de los Indicadores de Gestin. Seguimiento a la Informacin Estadstica Seguimiento y Control de la ejecucin de las Ver. Tabla de indicadores inversiones en infraestructura. Datos Estadsticos Proyecciones, Tendencias Al presupuesto de Inversiones, Gasto e Ingresos. Resultado de auditorias internas.
Ver listado Maestro de Registros
FINANCIERA
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TIPO DE PROCESO GERENCIAL
OBJETIVO
PROVEEDOR
Desarrollar e implementar estrategias y polticas administrativas, para determinar los recursos financieros y su control, as mismo recolectar y procesar la documentacin financiero-contable; analizando los cambios que hubieren experimentado los recursos y el resultado obtenido en el periodo. Como tambin administrar y custodiar eficazmente los ingresos y egresos, con el fin de garantizar el buen manejo de los recursos y el cumplimiento de las obligaciones legales y las polticas establecidas por la Caja.
ENTRADAS ACTIVIDAD SALIDAS CLIENTES
Los procesos de la Caja Sper Intendencia del Subsidio Familiar y de Salud. DIAN Direccin Administrativa
Proyecciones de las gerencias. Informacin contable de ingresos y egresos. Polticas o directrices de ley e internas. Facturas y Documentos equivalentes Facturas Cuentas por pagar autorizadas. Informacin del giro de subsidios pagados. Informacin de: nominas salarios, vacaciones, prestaciones sociales) pagos parafiscales. Informes de las coordinaciones de la gerencia. Formatos de Bienes y servicios Ejecucin presupuestal Estadsticas de poblacin beneficiaria del subsidio familiar Informe de inversiones semestral Informe del comportamiento del recaudo de aportes y subsidio. Soportes contables para pago. Libranzas CDTS Escrituras Plizas Pagares de prstamos Hipotecarios Ingresos por servicios
H V A
Planear el presupuesto de la Caja. Programacin de actividades para entrega de informes y declaraciones de impuestos. Planear los pagos de proveedores, nominas, subsidios y el portafolio de inversiones. Elaborar los informes de gestin y programas de Ley y sociales. Asignacin y ejecucin presupuestal Asignacin de traslados. Emitir informes presupuestales. Emitir los informes financieros e informacin tributaria. Elaborar pago de proveedores, subsidios, y nominas. Custodiar los ttulos valores. Conciliar el pago del subsidio. Registrar en el sistema los ingresos y clasificarlo para su respectiva consignacin. Realizar arqueos de caja diarios de los ingresos y egresos. Verificar el cumplimiento en la realizacin de informes. Verificar el cumplimiento de polticas, procedimientos y cumplimiento de entrega de informes. Analizar y verificar que la informacin se haya contabilizado correctamente. Verificar la consistencia de la informacin contable financiera que genera el sistema. Custodiar y verificar las fechas de los vencimientos de los ttulos valores Verificar que la informacin de arqueo de caja corresponda a la con la informacin del sistema. Verificar disponibilidad de efectivo para los cumplimientos financiero. Verificar los pagos. Generar las acciones correctivas, preventivas y de mejora.
Consolidacin del presupuesto de la Caja. Informacin clasificada y organizada de acuerdo a su fecha de vencimiento. Informacin clasificada y organizada por sectores. Informes de gestiones mensuales, trimestrales y de los programas sociales y de ley. Informe Financiero Informe de excedentes del 55% con la directriz financiera para su rentabilidad. Informe mensual financiero y ejecucin presupuestal mensual y consolidada. Reserva en Formatos nicos Proyeccin de traslados. Declaraciones tributarias DIAN Informacin exgena en medio magntico Declaracin de Industria y comercio Informes financieros Libros Oficiales ( Mayor y Balance, Inventario y Balance, Libro diario) Pagos Notas contables Arqueo de Caja
Director Administrativo Procesos internos Sper Subsidio y Sper Salud DIAN Contralora general de la repblica. Municipio de Barrancabermeja Municipio de Puerto Wilches
REQUISITOS CLIENTES Informacin pertinente Comprensible til Comparable Relevante Oportuna Confiable NORMA NTC ISO 9001: 2008 4 Sistema de gestin de Calidad 5.5.3 Comunicacin Interna 6.1 Provisin de Recursos 7.1 Planificacin del servicio 7.2 Prestacin del servicio 8 Medicin, anlisis y mejora. CAFABA Reglamento Interno Estatutos Manual de contratacin Convencin colectiva de trabajo LEGALES Ver matriz requisitos legales
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RECURSOS
SEGUIMIENTO Y MONITOREO DEL PROCESO Verificar la consistencia de la informacin contable financiera que genera el sistema. Anlisis y seguimiento de a las actividades del proceso. Hallazgos generados por auditoras internas. Evaluacin de la eficacia aplicada a los recursos destinados para el crecimiento de la corporacin.
RESPONSABLES LDER Equipos de computo Gerencia Administrativo y Financiero PARTICIPANTES Software ( SISCON) Contador Hardware Tesorera Medios de Comunicacin (telfonos, fax, Administrador de Cartera correo interno, borgchat, celular, Internet, servicio Administrador de Presupuesto de correo) Auxiliares I de Contabilidad Auxiliares II de Contabilidad Auxiliares I de tesorera Auxiliares II de tesorera MEDICIN REGISTROS DEL PROCESO DOCUMENTOS DE REFERENCIA ( INDICADORES ) de Ver Listado Maestro de Documentos.
Ver matriz de indicadores
Ver Listado Registros.
Maestro
FONDOS Contribuir al mejoramiento de la calidad de vida mediante la oportunidad de acceder familiar de vivienda para afiliados y poblacin vulnerable. ENTRADAS ACTIVIDAD Planificar las actividades necesarias P para la prestacin del servicio Establecer los recursos presupuestales Solicitudes de crditos para el fondo a fin de tener el monto segn la necesidad y tipo base para las postulaciones y de lnea de crdito. asignacin de crditos. Formato de Solicitud y sus Definir el periodo de convocatoria por soportes. medio de un cronograma. Informacin sobre los Organizar reunin del Comit de Crdito recursos disponibles para y cumplir con lo estipulado en el el Fondo de Crdito reglamento. Social. H Organizar toda la logstica necesaria Cheque para la asignacin para el desarrollo de las actividades en de crditos el fondo de crdito social. Recursos del 4% Recibir y revisar los formularios de apropiado para el Fonede. Solicitud y documentos adjuntos para Informacin del aceptar la solicitud conforme al Postulante. reglamento de crdito. Informe de recurso para Realizar tramite de crdito conforme al apropiaciones. Reglamento para su legalizacin. Formulario de Verificar el recaudo mensual de las Solicitud. Obligaciones vencidas y controlar el Resolucin de estado financiero del fondo de crdito Postulacin de subsidios social del gobierno nacional Ejecutar las apropiaciones para el Presupuesto fondo otorgamiento del subsidio al desempleo. nacional de vivienda con recursos de la Nacin. Validar la informacin de los postulantes Sistema de informacin mediante los diferentes sistemas de unin temporal de cajas informacin. Contratos encargo de V Generar informe asignados de acuerdo Gestin. a cada una de las convocatorias. Informar, Elaborar y entregar el subsidio de acuerdo al tipo de bono exigido por el beneficiario Elaborar y enviar el informe mensual de los beneficiarios asignados para
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OBJETIVO PROVEEDOR Afiliados Empresas Afiliadas Gestin Financiera Alta direccin Gestin de sistemas Gestin de calidad Gestin de Recursos fsicos y humanos Superintendencia del subsidio Familiar Proceso de aporte y subsidio. Postulados con Vinculacin y sin vinculacin. Fedecajas Asocajas Ministerio de Ambiente, Vivienda y Desarrollo
TIPO DE PROCESO OPERATIVO a las diferentes modalidades de crditos y el acceso al subsidio SALIDAS CLIENTES
Afiliados. Formularios para la solicitud del crdito. Acta de aprobacin de crditos. Libranza firmada por el encargado de la Empresa Cuadro Informativo de crditos. Archivo control de cartera Comunicacin interna Asignacin presupuestal del Fondo. Reporte de cruce de informacin de los postulados. Reporte de postulantes. Registro de beneficiarios asignados al Programa de insercin Laboral. Registro de Bonos Entregados (salud, educacin y alimentacin). Informe estadstico Informes entes de control Encuestas realizadas Empresa del Afiliado. Comit de Crdito. Gestin Financiera. Gestin Planeacin Gestin de calidad Alta direccin Ministerio de Ambiente, Vivienda y Desarrollo Territorial. Comit calificacin y asignacin Beneficiarios CAVIS (UT) Postulantes favorecidos. Fonvivienda
Territorial Fon vivienda. CAVIS (UT)
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CLIENTES Oportunidad Comodidad Seguridad Respeto Amabilidad Calidez Disponibilidad REQUISITOS DE LA NORMA NTC ISO 9001 Capitulo 4. Sistema de Gestin de Calidad Capitulo 7. Realizacin del Producto con excepcin del 7.3 7.6 Capitulo 8. Medicin Anlisis y Mejora SEGUIMIENTO Y MONITOREO DEL PROCESO Acciones Preventivas, Correctivas o de Mejora Revisin por la direccin Encuestas de satisfaccin y quejas y reclamos Control del servicio no conforme
incluirlos dentro del programa de insercin laboral. Identificar los recursos logsticos necesarios para la postulacin y asignacin del subsidio. Validar la informacin de los postulantes mediante los diferentes sistemas de informacin. Solicitar el cruce de documentacin a nivel nacional con el Ministerio de Ambiente y el IGAC. A Evaluar y seleccionar los favorecidos para la obtencin del subsidio. Asignar los subsidios. REQUISITOS CAFABA LEGALES Y REGLAMENTARIOS Reglamento Interno Trabajo Estatutos Manual de Contratacin Ver matriz legal
RECURSOS Infraestructura fsica. Papelera e Insumos Equipo de Computo Software). MEDICIN (INDICADORES)
RESPONSABLES LDER: (Hardware y Coordinador de Vivienda y Fondos. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
ver matriz indicadores
ver listado maestro de registros
ver listado maestro de documentos
APORTES TIPO DE PROCESO Registrar el recaudo del pago de aportes parafiscales efectuado por las empresas afiliadas. ENTRADAS ACTIVIDAD SALIDAS P Planear cronograma de fechas por ley para el pago de aportes de las empresas. Informacin de la Proyeccin del monto de recaudo mensual y empresa. Comunicado de fechas del anual de aportes.
Nminas de las empresas. Empresas Afiliadas. Certificacin de pagos. Recibo de pago de aportes por acuerdo de pago. Informacin sobre el desempeo de los procesos. No conformidades sobre el desempeo de los procesos. pago de aportes
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OPERATIVO CLIENTES
OBJETIVO PROVEEDOR
H V A
Proceso de Subsidio Entes de control Procesos de Subsidio, Servicios Sociales y Fondos Empresas Proceso de subsidio Empresas Control de gestin, Gerencia Activa Empresas Procesos internos
Operador Informtico. Bancos
Proceso Financiero (Tesorera).
Realizar afiliacin de la empresa. Generar obligacin para el pago de aportes, de acuerdo a la ley. Registro de aportes. Habilitar la empresa para el pago del subsidio familiar monetario. Elaborar paz y salvos y certificaciones por pago de aportes. Hacer requerimientos a las empresas morosas. Enviar informes a entidades de control.
Verificar informacin de la empresa. Medir el desempeo del proceso a travs de actividades de seguimiento y medicin. Seguimiento a los indicadores de gestin. Mejorar el proceso mediante la aplicacin de acciones correctivas, preventivas y de mejora. REQUISITOS
Informes para entes de control. Relacin de pagos de nmina. Informacin a procesos internos Certificacin de pago a empresas. Habilitacin de las empresas para el pago. Paz y salvo anual. Resultados de indicadores. Mejoras a los procesos o productos / servicios.
CLIENTES

CAFABA
LEGALES Ver matriz legal
Efectividad en la transferencia al trabajador beneficiario. Oportunidad en la afiliacin. Asesora completa sobre los requisitos de aportes y subsidio
Reglamento Interno Estatutos Manual de contratacin
REQUISITOS DE LA NORMA NTC ISO 9001: 2008 RECURSOS Infraestructura fsica Mobiliario Insumos Equipo de Cmputo (Hardware y Software) Asesoras Presupuesto RESPONSABLES LIDER Coordinador de Aportes PARTICIPANTES Auxiliares I de Aportes Analista de Aportes DOCUMENTOS DE REFERENCIA
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4 Sistema de gestin de la calidad 5.5.3 Comunicacin Interna 7.1 Planificacin de la Realizacin del Producto 7.2 Procesos Relacionados con el cliente 7.5 Produccin y Prestacin del servicio 8. Medicin, anlisis y mejora SEGUIMIENTO Y MONITOREO DEL PROCESO Verificacin del cumplimiento de requisitos de la documentacin de las empresas a afiliarse. Cumplimiento de los plazos de pago de aportes establecidos para las empresas.
ver matriz de indicadores
Ver Listado Maestro de Registros.
Ver Listado Maestro de Documentos.
SUBSIDIO
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TIPO DE PROCESO OPERATIVO CLIENTES
OBJETIVO
PROVEEDOR
Efectuar la liquidacin oportuna del subsidio familiar a los trabajadores que cumplan con los requisitos establecidos.
ENTRADAS ACTIVIDAD SALIDAS
Fechas de corte para el recaudo de aportes parafiscales.
Programar la liquidacin y giro del subsidio. Recepcionar las afiliaciones de los trabajadores, determinando el tipo de afiliado. Recepcionar las novedades presentadas por los trabajadores. Realizar visitas domiciliarias si es necesario. Digitar las afiliaciones y archivarlas. Realizar apertura y activacin de Tarjetas para el pago del subsidio a los trabajadores beneficiarios. Evaluar y cargar las nominas. Realizar el giro del subsidio. Generar los cheques y comprobantes del pago del subsidio con sus respectivas planillas. Generar listados de las consignaciones. Generar las planillas del pago del subsidio en las cuentas de los trabajadores. Generar el cuadre del subsidio. Recepcin y tramite de PQRS Realizar llamadas telefnicas a los beneficiarios de los subsidios pendientes. Realizar informe de gestin del proceso mensual. Verificar que la documentacin entregada por el trabajador este completa y cumpla con los requisitos. Medir el desempeo del proceso a travs de actividades de seguimiento y medicin. Realizar seguimiento al cumplimiento de la poltica de calidad y a los objetivos del proceso. Mejorar el proceso mediante la aplicacin de acciones correctivas, preventivas y de mejora. Afiliacin efectiva del trabajador, tirilla de afiliacin (Carnet provisional). Carnet del trabajador. Informe de visitas domiciliarias. Tarjetas Plsticas para el pago de subsidio. Cheques, comprobantes y planillas para el pago de subsidio monetario. Relacin de consignaciones. PQRS resueltas. Registro de llamadas realizada. Informe de gestin mensual. Afiliacin efectiva. Resultados de indicadores. Mejoras a los procesos o productos / servicios. Informe de Auditorias. Evidencia del cumplimiento y de la eficacia de las acciones correctivas y preventivas.
Proceso de aportes Trabajadores afiliados Proceso Gestin Comercial y de Comunicaciones REDEBAN/AV VILLAS Subproceso de Aportes Empresas afiliadas Subproceso Tesorera Trabajadores afiliados Proceso Gestin Comercial y de Comunicaciones Gestin Calidad
Documentacin del afiliado y los beneficiarios. Informes de actividades con sus respectivos soportes (afiliaciones y anexos). Convenio para el pago del subsidio por medio electrnico, Tarjetas Plsticas para el pago de subsidio. Relacin de nmina. Novedades de empresas (Ajustes, correcciones, etc.) Cheques, comprobantes. Listado de los subsidios pendientes por cobrar.
Trabajadores Afiliados y /o beneficiarios. Subproceso Tesorera Oficina de Atencin al Cliente. Subproceso tesorera Gerencia Administrativa y Financiera Auxiliar de Archivo Gestin Calidad
Afiliacin y documentos soportes de los trabajadores afiliados y su grupo familiar. Datos estadsticos, listas de verificacin. Informacin sobre el desempeo de los procesos. Poltica y objetivos de calidad corporativos y de proceso.
V A
No conformidades sobre el desempeo de los procesos.
REQUISITOS
CLIENTES

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CAFABA

Giro oportuno del subsidio Amabilidad en el servicio Eficiencia Comodidad Agilidad NORMA NTC ISO 9001 4. 5.5.3 7.1 7.2 7.5 8 Sistema de Gestin de Calidad Comunicacin Interna Planificacin de la Realizacin del Producto Procesos Relacionados con el cliente Produccin y Prestacin del servicio Medicin, anlisis y mejora
Reglamento Interno de Trabajo Estatutos Manual de contratacin Cdigo de Buen Gobierno
RECURSOS

RESPONSABLES
Software SUBSI Infraestructura Papelera Informacin Equipo de Computo e Impresoras Cuentas Bancarias Software Redeban REGISTROS DEL PROCESO ver listado maestro de registros
LDER Coordinador Subsidio
SEGUIMIENTO Y MONITOREO DEL PROCESO Verificacin de la documentacin entregada por los trabajadores y sus beneficiarios
MEDICIN (INDICADORES) ver matriz de indicadores
DOCUMENTOS DE REFERENCIA ver listado maestro de documentos
OBJETIVO PROVEEDOR
IPS TIPO DE PROCESO OPERATIVO Prestar servicios de salud de baja complejidad (Nivel I) y cirugas ambulatorias a usuarios de rgimen contributivo, rgimen subsidiado, a beneficiarios de la caja de compensacin familiar CAFABA y a nuestros clientes particulares. ENTRADAS ACTIVIDAD SALIDAS CLIENTES Planificacin de los proyectos y servicios P que se van a prestar en la IPS anualmente Elaborar el presupuesto anual Historia clnica Identificacin y carnet del usuario Verificacin del usuario de derechos H Asignacin de citas a particulares y usuarios de la caja. Organizar, archivar y custodiar los documentos clnicos que se generan durante el proceso de atencin en cada servicio Prestacin de servicios de consulta mdica general, consulta mdica especializada, cirugas, oftalmologa, laboratorio clnico, exmenes generales y especializados, radiologa y ecografa, odontologa, promocin y prevencin y exmenes de ingreso y retiro de personal a los usuarios. Atender, direccionar y solucionar al usuario en forma rpida y directa las inquietudes en relacin con los servicios que se prestan. Recepcin y direccionamiento de proveedores hacia el proceso de compras Realizar la requisicin de los pedidos y verificacin de los insumos y medicamentos comprados. Almacenamiento de los medicamentos con las especificaciones tcnicas adecuadas Control de temperatura y humedad diaria de la farmacia Recepcin de formula del paciente Despacho general de medicamentos
Plan operativo Informe Informe de gestin Facturas RIPS Historia clnica Formulacin requerida Solucin quejas reclamos y Todos los procesos del sistema de gestin de calidad de CAFABA Usuarios
Proveedores nuevos Personal nuevo Normas legales vigentes Todos los procesos sistema de gestin calidad de CAFABA Proveedores medicamentos Usuarios del de
Servicios autorizados Necesidades medicamentos usuario de el
por
de
Medicamentos comprados Cobros pendientes Informes de gestin
Formatos verificacin de condiciones optimas para los medicamentos almacenados Anlisis y mejoras del proceso
A Gestin de cobros a la EPSS por servicios prestados Seguimiento de las actividades del plan operativo Revisin de las actividades realizadas trimestralmente Verificacin de cumplimiento a la norma Generar acciones preventivas y de mejora REQUISITOS CLIENTES

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correctivas,
CAFABA

Usuarios rgimen contributivo y rgimen subsidiado. Beneficiarios de CAFABA Clientes particulares. NORMA NTC ISO 9001 4.1 4.2 5.2 5.3 5.4.1 5.5.3 6.2 6.3 7.1 7.2 7.5 7.6 8. Requisitos Generales Requisitos de la Documentacin Enfoque al cliente Poltica de Calidad Objetivos de la Calidad Comunicacin Interna Provisin de Recursos Infraestructura Planificacin de la Realizacin del Producto Procesos Relacionados con el cliente Produccin y Prestacin del servicio Dispositivos de seguimiento y medicin Medicin, anlisis y mejora
Reglamento Interno Estatutos Manual de contratacin RECURSOS Internet Equipos de computo Software. Medios de comunicacin (correo electrnico, telfono, de datos) Farmacia. Presupuesto.
LIDER Gerente IPS
fax, vehculo, red
SEGUIMIENTO Y MONITOREO DEL PROCESO Auditora Interna de Calidad Control Servicio no Conforme Seguimiento Indicadores de Gestin
MEDICIN (INDICADORES) ver matriz de indicadores
OBJETIVO PROVEEDORES
TURISMO TIPO DE PROCESO OPERATIVO Ofrecer y vender planes tursticos para el personal afiliado, beneficiario y pblico en general de acuerdo a las necesidades del cliente. ENTRADAS P ACTIVIDADES SALIDAS Analizar el mercado turstico. Establecer estrategias de mercadeo y tcnicas de clientes incentivar a empresas afiliadas. Planear planes tursticos de acuerdo a las necesidades de los clientes Establecer un cronograma anual de planes tursticos. Tiquetes areos. Promocionar paquete turstico por Medios Radial, Volantes, Portafolio, Personalizado. Venta del paquete turstico. Contratar Transporte para el turismo regional y nacional. Realizar las compras de plizas. Organizar Botiqun de viaje. Reserva de tiquetes areos. Vender y expedir tiquetes areos. Evaluar la pertinencia e idoneidad de los planes tursticos. Inspeccionar los buses de turismo Analizar Indicadores de Gestin. Realizar Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora. Factura de venta Estadsticas Informe de Gestin. CLIENTES
Empresas Aseguradoras Hoteles. Centros vacacionales. Proceso de Aportes y Subsidio. Gestin comercial y comunicacin Proceso Fondos Transportadoras Convenios con Mayoristas de Turismo Plizas Calendario turstico (das festivos, fechas especiales) Base de datos Registro presupuestal. Recibo de pago (Caja) y copia de factura. H
Empresas afiliadas. Colegios, grupos sociales. Comunidad en general. Caja de Compensacin Familiar de Barrancabermeja
V A
Encuesta de Satisfaccin de turismo Mejoramiento Servicio
del
Afiliados
REQUISITOS CLIENTES Necesidades y expectativas. Destinos tursticos Nacionales e internacionales Calidad Precios accesibles. Buen servicio y oportunidad en la entrega de la informacin. Asesora e informacin puntual de requisitos legales para la realizacin del viaje. NORMA NTC ISO 9001 4.1 4.2 4.2.3 4.2.4 5.2 5.3 5.4.1 5.5.3 6.1 6.3 6.4 7.2 7.5 8.4.1 8.3 8.4 8.5 Requisitos Generales Requisitos de la documentacin Control de Documentos Control de los Registros Enfoque al cliente Poltica de calidad Objetivos de la calidad Comunicacin Interna Provisin de Recursos Infraestructura Ambiente de Trabajo Procesos relacionados con el cliente Produccin y prestacin del servicio Seguimiento y Medicin del Proceso Control del producto no conforme Anlisis de datos Mejora SEGUIMIENTO Y MONITOREO DEL PROCESO Lista de chequeo Turismo Manejo de costos Control de pagos a contado y a crdito. Verificacin de contrato, plizas, formato nico de servicios. Control del cumplimiento del paquete turstico. CAFABA Reglamento Interno Estatutos Manual de contratacin Buen comportamiento. Pago oportuno del paquete Utilizacin de los suvenires (Gorras, camisetas, canguros). Cumplimiento del paquete. LEY Ver matriz requisitos legales
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RECURSOS Presupuestos de Gastos e inversiones Computador Telfono Fax Internet Celulares
RESPONSABLES Lder: Coordinadora Turismo Participan: Gerencia Servicios Sociales Auxiliar II de Turismo Asesores Comerciales
INDICADORES
ver listado registros
maestro
de ver listado maestro de documentos
OPERATIVO que contribuyan a su CLIENTES
RECREACION Y DEPORTES TIPO DE PROCESO Desarrollar actividades recreativas, deportivas y eventos acordes con las necesidades de nuestros usuarios OBJETIVO esparcimiento, integracin y desarrollo personal. PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES SALIDAS Disear anualmente los programas recreativos, deportivos y eventos culturales. P Planear las actividades deportivas, recreativas y culturales (logstica, tiempo de duracin de las actividades, presupuesto). Planear la Logstica de apoyo para el desarrollo de eventos y programas para empresas afiliadas y no afiliadas. Programas de Recreacin y Identificar el Panorama de Riesgo y Deportes. Seguridad de los diversos usos del Planeacin de los eventos Parque. programados para empresa Lista de empresas o Planear la logstica para actividades afiliadas y no afiliadas. personas participantes en Escuelas de rbitros. de los programas sociales, Requerimientos de compra las actividades deportivas, INDERBA, EMPRESAS ejecutados a travs de Recreacin recreativas y culturales o de contratacin de PRIVADAS y deporte servicios. Designacin Presupuestal. Clubes deportivos. Factura para empresas Implementos e Insumos. Todos los procesos del Promocionar y vender las afiliadas y no afiliadas. Portafolio de servicios. sistema de gestin de actividades recreativas, deportivas Informes de gestin Base de datos calidad de CAFABA y culturales. Encuestas de satisfaccin e Juzgamiento, Asistencia H Dar a conocer los programas a informe de resultados. Deportiva, escenario y los recreadores y administrador de Informacin de Eventos. Deportistas. la sede. Desarrollar la logstica: animacin, Resultados de Indicadores decoracin, instalaciones. Informes estadsticos Realizar recreacin Mejoras al proceso. Elaborar informes de gestin Realizar convenios con empresa para la organizacin de eventos y actividades deportivas Elaborar y ejecutar plan de actividades para programas sociales. Verificar el cumplimiento de la
Gestin Compras Empresas afiliadas y no afiliadas. Particulares Afiliados Proceso Gestin Comercial y de Comunicaciones. Gestin financiera
logstica de la sede y ocupacin del desarrollo de los eventos, programas y actividades. Evaluar el servicio prestado. Realizar anlisis a los indicadores de gestin Realizar acciones preventivas, correctivas y de mejora.
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V A
REQUISITOS CLIENTES Idoneidad del personal Cumplimiento de lo pactado Creatividad Organizacin del evento El buen trato La oportunidad en la solucin de requerimientos La presentacin personal CAFABA Cdigo del buen gobierno Reglamento interno de trabajo Convencin colectiva de trabajo Los estatutos LEY ver matriz legal
NORMA ISO 9001:2008 4.1 Requisitos generales. 4.2 Requisitos de la documentacin. 5.2 Enfoque al cliente. 5.4 Planificacin. 5.5.3 Comunicacin 7.1 Planificacin de la prestacin del servicio 7.2 Proceso relacionado con el cliente. 7.5 Produccin y prestacin del servicio. 8. Medicin, anlisis y mejora
RECURSOS
RESPONSABLES
Contratacin de servicios (recreacionistas, instructores Lder: Coordinador recreacin y deportes de deportes entre otros) Equipo de Computo, fax, telfono, correo interno, Internet. Espacios de trabajo (canchas, aulas, sitio de almacenamiento de implementos). Materiales e implementos de recreacin y deportes. Medios audiovisuales Presupuesto de gastos e inversiones. Botiqun.
SEGUIMIENTO Y MONITOREO DEL PROCESO Verificacin del cumplimiento de los programas. Verificacin de la asistencia. Verificacin de la logstica antes de prestar el servicio. Revisin por la Direccin. Informe de gestin. Anlisis de Hallazgos de Auditorias. Anlisis de resultados de indicadores en Comit de calidad. MEDICIN ( INDICADORES ) REGISTROS DEL PROCESO
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Proceso OBJETIVO PROVEEDOR
ITC TIPO DE PROCESO OPERATIVO ITC - RECTORIA Brindar programas de formacin laboral y de desarrollo humano, que contribuyan al fortalecimiento mejorar la calidad de vida de nuestros beneficiarios y comunidad en general y establecer las directrices del SGC para la prestacin del servicio educativo, evaluar los resultados de cada uno de los procesos y promover la mejora continua de acuerdo con el horizonte institucional del ITC CAFABA. ENTRADAS Informacin comportamiento ao inmediatamente anterior Requerimientos de informacin Planes de desarrollo regional y territorial Informacin del mercado laboral Necesidades especficas de formacin y capacitacin Informacin de la oferta y demanda laboral Resultados de anlisis del sector productivo Anlisis del Mercado de Influencia Demanda de formacin. Requerimientos de oferta educativa en funcin de las necesidades detectadas por el sector productivo Programas de formacin definidos PEI Necesidades especficas de formacin y capacitacin Necesidades de pasantas ACTIVIDADES Planificacin para la prestacin del servicio del ITC CAFABA Realizar revisiones por la direccin al SGC Asegurar los recursos y la logstica necesaria para la prestacin del servicio educativo Promover la participacin para el mejoramiento del PEI Revisar la ejecucin del cronograma institucional de las actividades del ao escolar Acompaar la ejecucin de la evaluacin institucional Efectuar seguimiento a los programas de formacin Seleccin de instructores Elaborar y/o actualizar diseos curriculares por competencias Aprobar y formalizar programas de formacin Validar el diseo curricular por competencias Realizar convenios empresariales para desarrollo de pasantas. Realizar acciones preventivas, correctivas y de mejoras necesarias. SALIDAS CLIENTES
Ministerio de educacin nacional Lineamientos legales y reglamentarios: leyes, decretos, resoluciones, circulares Gestin acadmica Sector externo (Empresas, gremios, alcaldas) Servicio Pblico de Empleo Coordinador Acadmico e instructores de la institucin Rector
Informes Proyectos Proyecto del presupuesto Presupuesto Aprobado Consolidacin Plan Operativo Validaciones de datos estadsticos Solicitud de compras Solicitud de contratacin Correspondencia Actualizacin de procesos internos y avances del PEI Planeacin estratgica Programas de formacin aprobados Convenios con empresas
Todos los procesos del S.G.C Agente especial Organismos de control Gestin acadmica Gestin comunidad Recurso humano
REQUISITOS CLIENTES Agente especial Organismos de control Todos los Procesos de la caja NORMA NTC ISO 9001 4. Requisitos Generales 5.2 Enfoque al cliente 5.2 Poltica de Calidad 5.4.1 Objetivos de la Calidad 5.5.3 Comunicacin Interna 6.1 Provisin de Recursos 6.3 Infraestructura 8. Medicin, anlisis y mejora SEGUIMIENTO Y MONITOREO DEL PROCESO Control Servicio no conforme Seguimiento indicadores de gestin Revisin por la direccin NORMA NTC 5555 Cap. 4 al 8 Talento Humano, Software Internet Equipos de Oficina Equipos de Computo e impresoras. Lder proceso Rector CAFABA Reglamento Interno. Estatutos. Cumplimiento de las polticas y objetivos organizacionales. LEGALES Ver matriz legal
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MEDICIN (INDICADORES) Ver Tabla Indicadores
REGISTROS DEL PROCESO Ver Listado Maestro de Registros
DOCUMENTOS DE REFERENCIA Ver Listado Maestro de Documentos
Proceso Objetivo del Proceso PROVEEDOR
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ITC - GESTIN ACADMICA Brindar programas de formacin laboral y de desarrollo humano, que contribuyan al fortalecimiento mejorar la calidad de vida de nuestros beneficiarios y comunidad en general. ENTRADAS ACTIVIDADES Realizar la orientacin y promocin de los programas de formacin a afiliados y usuarios. Elaborar planillas de inscripcin Cobrar matriculas Elaborar planillas de asistencia Ofertar programas de formacin en el sistema de capacitacin. Realizar inscripciones a los programas. Contratar docentes / conferencistas Realizar las capacitaciones, de acuerdo a la programacin establecida Solicitar a sistemas el nmero de afiliados activos Realizar proceso de induccin. Promocionar las capacitaciones (Cursos, seminarios, talleres, diplomados y programas culturales). Realizar capacitaciones (Cursos, seminarios, talleres, diplomados y programas culturales). Informar al afiliado y/o usuario el inicio de cursos. Realizar la matricula y revisar cumplimiento de requisitos. Seguimiento de matricula Programacin de inicio de clases Tramitar retiro de estudiantes SALIDAS Afiliados y/o usuarios informados Lista de afiliados y/o usuarios inscritos Afiliado y/o usuario matriculado Listado de matriculados Informacin de inicio de clases Informe de gestin Programacin Especifica elaborada (Horarios de instructores, programacin de aulas y talleres) Programas de Formacin. Libro de actas a la secretaria de educacin. Informe de gestin Encuesta de satisfaccin Registro de egresados Registros de desercin estudiantil Aulas listas para la prestacin del servicio Solicitud de recursos para prestacin de servicios Registro de inventario de implementos, herramientas y materiales CLIENTES
Comercial y comunicaciones Planeacin estratgica Aspirantes a cupos Docentes Empresas afiliadas, comunidad en general, usuarios Estudiante Gestin comunidad MEN Proceso de compras. Rectora
Publicidad Programacin de los cursos Lista de afiliados y/o usuarios inscritos Documentos requeridos para matricula Hoja de vida de los docentes / conferencistas Necesidad de nuestros afiliados y comunidad en general Lista de estudiantes matriculados Novedades de retiro PEI Diseo curricular por competencias Horario de clases Formato de seguimiento a egresados Solicitud de lista Implementos, herramientas y materiales para el desarrollo de los cursos Solicitud de adecuacin de aulas Planificacin de programas de formacin Certificado Requerimientos de los estudiantes
Contabilidad Afiliado y/o usuario Rectora Planeacin estratgica Insercin laboral Gestin comunidad
Disposicin de Implementos, herramientas y materiales Mantener y actualizar los registros apropiados de educacin, formacin, habilidades y experiencia Programacin de aulas y horarios para cursos modulares Seguimiento a egresados Adecuacin de aulas Verificar la disponibilidad de recursos para el desarrollo de los programas de bienestar Certificacin de programas de formacin Realizar la retroalimentacin con el cliente, incluyendo sus quejas y reclamos.
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utilizados Certificado Queja, reclamo y/o sugerencia
CLIENTES Estudiantes Organismos de control Todos los Procesos de la caja
REQUISITOS CAFABA Reglamento Interno. Estatutos. Cumplimiento de las polticas y objetivos organizacionales.
LEGALES
Ver matriz legal
NORMA NTC ISO 9001 NORMA NTC 5555 4. Requisitos Generales Cap. 4 al 8 5.2 Enfoque al cliente 5.3 Poltica de Calidad 5.4.1 Objetivos de la Calidad 5.5.3 Comunicacin Interna 6.1 Provisin de Recursos 6.3 Infraestructura 8. Medicin, anlisis y mejora
Talento Humano, Software Internet Equipos de Oficina Equipos de Computo e impresoras.
Lder proceso Rector Coordinador Acadmico Administrador
SEGUIMIENTO Y MONITOREO DEL PROCESO MEDICIN (INDICADORES) REGISTROS DEL PROCESO
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Control Servicio no conforme Seguimiento indicadores de gestin Revisin por la direccin
Ver Matriz Indicadores
Ver Listado Maestro de Registros
Proceso
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ITC - GESTIN COMUNIDAD Desarrollar las actividades de proyeccin a la comunidad, aportando al desarrollo profesional del estudiante y el mejoramiento de la calidad de Objetivo del Proceso vida de la sociedad PROVEEDOR ENTRADAS ACTIVIDADES SALIDAS CLIENTES Realizar la proyeccin de aulas Realizar la programacin de las cargas acadmicas en la cual en la cual se incluye el, horarios y programacin de Rectora Horarios de asignacin de docentes Instructores Gestin administrativa y de aulas PEI Identificar las expectativas y servicios Estudiantes Registros del proceso necesidades de los alumnos Formato evaluacin de instructores Gestin Directiva Comunidad Pasantas aprobadas evalundolo mediante su seguimiento Solicitud de pasantas educativa Coordinacin acadmica Programas de atencin con el fin de mejorar sus resultados y institucional Documentos de evaluacin y Instructores educativa a la comunidad retroalimentar el plan de mejoramiento seguimiento de pasantas Servicios Alquiler de instalaciones y institucional Sociales Proyectos medios del ITC Autorizacin y verificacin de pasantas. Gestin Realizar el seguimiento y evaluacin a acadmica los programas de proyeccin social y/o pasantas Verificacin y autorizacin de los grados Realizacin de brigadas a la comunidad Prstamo de auditorios e instalaciones a la comunidad REQUISITOS CLIENTES CAFABA LEGALES Comunidad Reglamento Interno. Ver matriz legal Estudiantes Estatutos. Todos los Procesos de la caja Cumplimiento de las polticas y objetivos organizacionales. NORMA NTC ISO 9001 4. Requisitos Generales 5.2 Enfoque al cliente 5.4 Poltica de Calidad 5.4.1 Objetivos de la Calidad 5.5.3 Comunicacin Interna NORMA NTC 5555 Cap. 4 al 8 Talento Humano, Software Internet Equipos de Oficina Equipos de Computo e impresoras. Lder proceso Rector Coordinador Acadmico Administrador
6.1 Provisin de Recursos 6.3 Infraestructura 8. Medicin, anlisis y mejora SEGUIMIENTO Y MONITOREO DEL PROCESO Control Servicio no conforme Seguimiento indicadores de gestin Revisin por la direccin
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MEDICIN (INDICADORES) Ver matriz indicadores
COMERCIAL Y DE COMUNICACIONES Promocionar y comercializar los servicios que ofrece CAFABA, brindando al usuario la con el fin de lograr la fidelidad y permanencia de los mismos. Asegurar la eficacia de la comunicacin al interior y exterior de la caja. ENTRADAS ACTIVIDAD Elaborar el plan anual de mercadeo, P direccionando estrategias a corto, mediano y largo plazo. Identificar y planear las actividades para Elaboracin de estudio realizar comercializacin y venta de los de mercados y medida servicios a los afiliados a la Caja. de satisfaccin del Elaborar el Plan de Medios cliente. Elaborar el Manual de Comunicaciones Metas y objetivos Difundir e implementar el plan de Corporativos. mercadeo. Direccin Administrativa Aportes y Subsidio Usuarios Procesos operativos Proceso Financiero (Tesorera). Todos los procesos de la caja Informacin de la base de datos de empresas afiliadas. Necesidades usuarios. de los H Analizar, evaluar, re direccionar, planes y estrategias de mercadeo. Ejecutar las actividades de promocin, comercializacin y venta de servicios de la Caja. Atencin y solucin de requerimientos de las empresas. Elaborar reporte y anlisis de estadsticas para informes de gestin Ejecutar el Plan de Medios Proveer la informacin para la actualizacin de la pgina Web Recepcionar afiliaciones Afiliar nuevas empresas. Mantener y retener empresas afiliadas, mediante las visitas de seguimiento a las necesidades e inquietudes que expresen los empresarios.
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TIPO DE PROCESO OPERATIVO atencin necesaria, de acuerdo a sus requerimientos
OBJETIVO PROVEEDOR
SALIDAS Campaas de manejo de comunicacin interna y de promocin al interior de la Caja. Programacin de visitas. Planear con las empresas la promocin, comercializacin y venta de servicios y atraer nuevas empresas a travs del ofrecimiento de los servicios de la Caja. Plan de medios Informe de cumplimiento de actividades. Estrategias o planes de mercadeo rediseados o mejorados. Informe diario de visitas empresariales Formato de Solicitud de Cotizaciones. Orden de servicios. Formato de Seguimiento a Cotizaciones Resultados de indicadores. Mejoras al proceso. Acciones correctivas y
CLIENTES
Programacin e informacin de las actividades y servicios de cada Unidad de Negocio Cotizacin aprobada Requerimientos de los usuarios Informacin sobre el desempeo del proceso.
Procesos operativos (IPS, FONDOSCREDITO SOCIAL Y SERVICIOS SOCIALES, TURISMO Y CAPACITACIN). Usuarios Todos los Procesos de la Caja Procesos de Aportes y Subsidio, Direccin Administrativa.
Medir el desempeo del proceso a travs del cumplimiento de indicadores de gestin y actividades de seguimiento. Seguimiento al cumplimiento del plan de visitas a empresas. Seguimiento a los indicadores de gestin.
A
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Generar acciones correctivas, preventivas y de mejora.
preventivas
REQUISITOS CLIENTES

CAFABA sus Reglamento Interno Estatutos Manual de contratacin Convencin Colectiva
LEGALES
Informacin precisa, exacta, oportuna. Atencin con calidad humana que necesidades y expectativas. NORMA NTC ISO 9001
ver matriz legal.
satisfaga
RECURSOS Material publicitario impreso Equipos de computo y de Comunicacin tiles y papelera Presupuesto de Comunicaciones y Comercial
RESPONSABLE
4.1 Requisitos generales. 4.2 Requisitos de la documentacin. 5.2 Enfoque al cliente. 5.5.3 Comunicacin Interna. 6.1 Provisin de recursos 6.3 Infraestructura 6.4 Ambiente de trabajo. 7.1 Planificacin de la prestacin del servicio 7.2 Procesos relacionados con el cliente. 7.5 Produccin y prestacin de servicio. 7.4. Procesos de Compra. 8. Medicin, anlisis y mejora SEGUIMIENTO Y MONITOREO DEL PROCESO Informes de Auditorias Internas. Revisin por Direccin. Informe de los Indicadores de Calidad. Formato de Lista de planeacin de visitas empresariales. Actas de reunin Equipo de Trabajo.
Lder:
Coordinador de Comunicaciones y Comercial
OBJETIVO PROVEEDOR
CONTROL INTERNO TIPO DE PROCESO APOYO Planificar y ejecutar actividades de seguimiento y control, proponer recomendaciones de manejo y control administrativo, as mismo validar el cumplimiento de requisitos legales y reglamentarios en todos los procesos de la Caja de Compensacin de Barrancabermeja, CAFABA. ENTRADAS ACTIVIDAD SALIDAS CLIENTES Informacin sobre el estado e importancia de los procesos en la prestacin de los servicios y para CAFABA. Informacin de Gestin de todos los procesos. Normatividad aplicable a los procesos de CAFABA. Cronograma de actividades de control Listas de chequeo Documentos del SGC. Requerimientos de PQRS Requerimientos de los entes de control Informe de planes de mejoramiento, plan operativo ,plan estratgico, Informacin sobre el desempeo de los procesos. Hallazgos de las actividades de revisin y control Recomendaciones de entes de control Informes de actividades de control realizadas por los auditores
P H
Programar las actividades de revisin y control Realizar actividades de seguimiento y control a los procesos. Realizar los arqueos a la caja general y menores. Hacer seguimiento al cumplimiento de las recomendaciones presentadas en los informes de auditora y los requeridos por los entes de control. Velar por el cumplimiento de la normatividad aplicable a los diferentes procesos de CAFABA. Verificar el suministro oportuno de los informes de los procesos de CAFABA a los entes de control y vigilancia. Velar por la eficaz gestin de los procesos. Medir el desempeo del proceso a travs de actividades de seguimiento y medicin.
Todos los procesos Clientes
Informar a la direccin administrativa los hallazgos resultados de las actividades de control Generar de acciones correctivas y preventivas necesarias
Cronograma de actividades de control. Informe de actividades de control Actas de arqueo Informes de arqueos Certificado de auditorias para el pago de subsidios de vivienda para los beneficiarios. Recomendaciones a los procesos y servicios Resultados de indicadores de Gestin del rea Informe revisado y aprobado
Direccin Administrativa Todos los procesos Entes de Control
REQUISITOS CLIENTES
Confiabilidad de la informacin Oportunidad Veracidad
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CAFABA

Reglamento Interno Cdigo del buen gobierno Estatutos de CAFABA Manual de Contratacin Convencin Colectiva Reglamento para el manejo de Caja Menor.
LEGALES
Ver matriz requisitos legales
NORMA NTC ISO 9001:2008 4.3 Requisitos Generales 4.4 Requisitos de la Documentacin. 5.5 Enfoque al cliente 5.3 Poltica de Calidad 5.4.2 Objetivos de la Calidad 5.5.3 Comunicacin Interna 6.3 Provisin de Recursos 6.3 Infraestructura 8.4.2 Satisfaccin del Cliente 8.2.3 Seguimiento y Medicin del Proceso 8.3 Control del Producto no Conforme 8.4 Anlisis de Datos 8.5 Mejora 8.5.3 Mejora continua 8.5.4 Accin correctiva 8.5.5 Accin preventiva
RECURSOS
RESPONSABLES
Informacin Medios de Comunicacin (Internet, telfono, fax) Hardware y Software
Auditor operativo Jefe Control Gestin Interna .
SEGUIMIENTO Y MONITOREO DEL PROCESO

Verificar el cumplimiento de la normatividad aplicable a los diferentes procesos de CAFABA. Verificar el suministro oportuno de los informes de los procesos de CAFABA a los entes de control y vigilancia. Ejecucin del cronograma de actividades de control Resultados de indicadores
Ver matriz de indicadores
Ver listado maestro de registros
Ver maestro de documentos
OBJETIVO PROVEEDOR
JURIDICA TIPO DE PROCESO APOYO Brindar asesora jurdica a todos los procesos de la empresa para cumplir con los requisitos exigidos por la ley y por las directrices y/o parmetros de las entidades vigilantes. ENTRADAS ACTIVIDAD SALIDAS CLIENTES Proyectar y enviar las respuestas a los derechos de peticin, tutelas y conceptos P jurdicos de conformidad con lo solicitado. Elaborar contratos y revisarlos, conforme a los requisitos legales y establecidos en el Manual de contratacin. Revisar los anexos entregados para la elaboracin de los contratos y proceder al reparto al Coordinador de Contratacin y OPS Repartir los derechos de peticin y tutelas de la CAJA para proceder a dar la respuesta oportuna Entregar los documentos soporte para armar los expedientes de los contratos Representar judicial y extrajudicialmente a la Corporacin ante demandas por parte de terceros y verificar el curso de los procesos asignados. Asesorar y acompaar jurdicamente, en la planeacin de los procesos de la CAJA, cuando se requiera. Asesorar a los funcionarios de la Caja, en los temas relacionados con la Corporacin. Realizar los respectivos ajustes, modificaciones o actualizaciones al manual de contratacin de acuerdo con las normas que le sean aplicables Actualizar registro de Control contractual Armar expedientes y archivar los contratos legalizados Elaborar informe de gestin e informes de la relacin de contratacin. Hacer anlisis de indicadores Verificar el cumplimiento de indicadores
Dependencias de la CAJA Usuarios, afiliados y empresas Autoridades administrativas y Judiciales Agente especial de Intervencin y/o Consejo Directivo Contratos Derechos de peticin Solicitud de Conceptos Demandas Querellas Acciones de tutela Requerimientos Informes H
Conceptos jurdicos, Contestaciones reclamaciones, minutas de contratos. Contratos aprobados. Informes de asesores Jurdicos externos Acciones de mejoramiento /(correctivas, preventivas y de mejora). Respuestas a los peticionarios dentro del trmino legal. Demandas, contestaciones de demandas, recursos, apelaciones
Entes judiciales, Administrativos y de control Funcionarios de la Caja Afiliados, usuarios y empresas Consejo Directivo
Generar las acciones correctivas, preventivas y de mejoras necesarias para el proceso. REQUISITOS
CLIENTES Oportunidad en la entrega de peticiones realizadas. Eficiencia en los procesos Eficacia Claridad a los temas jurdicos NORMA NTC ISO 9001 : 2008 soluciones a las
CAFABA Reglamento Interno Estatutos Manual de contratacin Cdigo de Buen Gobierno
LEGALES Ver matriz requisitos legales
RECURSOS Internet Equipos de computo Suscripcin a obras jurdicas Normatividad
RESPONSABLES LIDER Asesor Jurdico PARTICIPANTES
4.1 Requisitos generales. 4.2 Requisitos de la documentacin. 5.2 Enfoque al cliente. 5.5.3 Comunicacin Interna. 7.1 Planificacin de la prestacin del servicio 7.2 Procesos relacionados con el cliente. 7.5 Validacin de la prestacin de servicio. 7.4. Procesos de Compra. 8. Medicin, anlisis y mejora SEGUIMIENTO Y MONITOREO DEL PROCESO Revisar los conceptos jurdicos Revisar los tiempos de ejecucin y validacin de los procesos en los juzgados
Coordinador de Contratacin OPS.

MEDICIN (INDICADORES) Ver matriz de indicadores REGISTROS DEL PROCESO Ver listado maestro de registros DOCUMENTOS DE REFERENCIA Ver listado maestro de documentos
SISTEMAS
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TIPO DE PROCESO APOYO
OBJETIVO
PROVEEDOR
Brindar soporte informtico a los procesos internos con el fin de atender con oportunidad los requerimientos para facilitar las actividades de los mismos y asegurar que la tecnologa informtica de la Caja opere en ptimas condiciones.
ENTRADAS ACTIVIDAD SALIDAS CLIENTES
P Presupuesto de gastos e inversiones. Informacin general de registro de proveedores Formato nico de solicitud de bienes y servicios aprobado por la Direccin Administrativa. Asignacin presupuestal Cotizaciones o propuestas Producto o servicio. Remisiones o facturas. Orden de compra o contrato aprobado. Resultado de la verificacin de los productos o servicios. Informacin tcnica del producto (cuando sea aplicable)
Todos los Procesos. Proveedores.
H V A
Coadyuvar en la formulacin y diligenciamiento de los formatos nicos para la adquisicin de bienes y servicios de acuerdo al presupuesto de gastos e inversiones presentado por cada proceso. Establecer criterios para la seleccin, evaluacin y reevaluacin de proveedores. Proyectar el cronograma de mantenimientos preventivos de la infraestructura de la Caja. Planear las compras de Papelera, Cafetera y aseo Realizar Invitacin, seleccin y evaluacin de proveedores conforme a criterios establecidos en el Manual de Contratacin. Recepcionar los formatos de solicitud de bienes y servicios aprobados por la Direccin, anexando los documentos para su posterior legalizacin y diligenciamiento. Elaborar, revisar y aprobar orden de compra o contrato. (nota: Segn cuanta para contrato por los lderes de procesos solicitantes). Recibir, Revisar y Entregar el Bien o Servicio adquirido a satisfaccin. Hacer cumplir los trminos de la Garanta de los bienes y servicios contratados. Realizar el mantenimiento preventivo y correctivo de la infraestructura de la Caja. Realizar la reevaluacin de proveedores de bienes y servicios. Actualizar Listado Maestro de Proveedores. Verificar las especificaciones tcnicas y/o requisitos de los bienes y servicios adquiridos. Realizar seguimiento y anlisis a los resultados de los indicadores de gestin. Realizar acciones correctivas, preventivas y de mejoras.
Cronograma de ejecucin de inversiones. Trminos o Pliegos de Condiciones de Invitacin, Seleccin y Evaluacin para la Contratacin. Formatos de evaluacin de desempeo de proveedores de bienes y servicios. Cotizaciones. rdenes de Compra de bienes y servicios. Plizas o Garantas. Resultado de Reevaluacin de los proveedores. Registro de Proveedores. Producto o servicio conforme y evidencia de la verificacin (VoBo de la factura, comunicacin interna efectuando la entrega de activos fijos, activos de control y gastos). Resultados de los indicadores de gestin. Mejoras al proceso.
Todos los Procesos Proveedores.
REQUISITOS CLIENTES
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CAFABA

LEGALES Ver matriz requisitos legales.
Oportunidad y eficacia en la solucin de los requerimientos informticos (hardware y software) que se presentan en CAFABA.
Reglamento Interno Estatutos Manual de contratacin
NORMA NTC ISO 9001 4.1 Requisitos generales. 4.2 Requisitos de la documentacin. 5.5.3 Comunicacin Interna. 6.3 Infraestructura 7.1 Planificacin de la prestacin del servicio 7.2 Procesos relacionados con el cliente. 7.5 Validacin de la prestacin de servicio. 8. Medicin, anlisis y mejora
RECURSOS MS- Office (Excel, Word). Medios de comunicacin: telfono, fax, Internet, borgchat, Avantel, Outlook. Oficina. Medio de transporte (camionetas). Insumos de Oficina Equipo de Computo (Hardware).
RESPONSABLES Lder Administrador de Recursos Fsicos. Participan Auxiliares II de Recursos Administrador de presupuesto. Director Administrativo. Gerente, Coordinadores, Administradores. Auxiliares de Mantenimiento DOCUMENTOS DE REFERENCIA
SEGUIMIENTO Y MONITOREO DEL PROCESO Cumplimiento del programa de mantenimiento preventivo. Revisin por la Direccin. Informe de gestin. Anlisis de Hallazgos de Auditorias. Anlisis de resultados de indicadores en Comit de calidad.
OBJETIVO PROVEEDORES
RECURSOS FISICOS TIPO DE PROCESO APOYO Gestionar el proceso de adquisicin de bienes y servicios para el ptimo funcionamiento de cada uno de los procesos y el mantenimiento de la infraestructura fsica de la caja, cumpliendo con las especificaciones y/ o requisitos definidos por la caja. ENTRADAS ACTIVIDADES SALIDAS CLIENTES
Presupuesto de gastos e inversiones. Informacin general de registro de proveedores Formato nico de solicitud de bienes y servicios aprobado la Direccin por Administrativa. Todos los Asignacin presupuestal Procesos. Cotizaciones o propuestas Proveedores. Producto o servicio. H Remisiones o facturas. Orden de compra o contrato aprobado. Resultado de la verificacin de los productos o servicios. Informacin tcnica del producto (cuando sea V aplicable)
Coadyuvar en la formulacin y diligenciamiento de los formatos nicos para la adquisicin de bienes y servicios de acuerdo al presupuesto de gastos e inversiones presentado por cada proceso. Establecer criterios para la seleccin, evaluacin y reevaluacin de proveedores. Proyectar el cronograma de mantenimientos preventivos de la infraestructura de la Caja. Planear las compras de Papelera, Cafetera y aseo Realizar Invitacin, seleccin y evaluacin de proveedores conforme a criterios establecidos en el Manual de Contratacin. Recepcionar los formatos de solicitud de bienes y servicios aprobados por la Direccin, anexando los documentos para su posterior legalizacin y diligenciamiento. Elaborar, revisar y aprobar orden de compra o contrato. (nota: Segn cuanta para contrato por los lderes de procesos solicitantes). Recibir, Revisar y Entregar el Bien o Servicio adquirido a satisfaccin. Hacer cumplir los trminos de la Garanta de los bienes y servicios contratados. Realizar el mantenimiento preventivo y correctivo de la infraestructura de la Caja. Realizar la reevaluacin de proveedores de bienes y servicios. Actualizar Listado Maestro de Proveedores. Verificar las especificaciones tcnicas y/o requisitos de los bienes y servicios adquiridos. Realizar seguimiento y anlisis a los resultados de los indicadores de gestin. Realizar acciones correctivas, preventivas y de mejoras.
Cronograma de ejecucin de inversiones. Trminos o Pliegos de Condiciones de Invitacin, Seleccin y Evaluacin para la Contratacin. Formatos de evaluacin de desempeo de proveedores de bienes y servicios. Cotizaciones. rdenes de Compra de bienes y servicios. Todos Plizas o Garantas. Procesos. Resultado de Reevaluacin Proveedores.. de los proveedores. Registro de Proveedores. Producto o servicio conforme y evidencia de la verificacin (VoBo de la factura, comunicacin interna efectuando la entrega de activos fijos, activos de control y gastos). Resultados de los indicadores de gestin. Mejoras al proceso.
los
REQUISITOS CLIENTES Oportunidad en las entregas Buenas relaciones Interpersonales Eficiencia. Disponibilidad. Cumplir con los requisitos y especificaciones REQUISITOS DE LA NORMA NTC ISO 9001:2008 4.1 Requisitos Generales. 4.2 Requisitos De La Documentacin. 5.4.1 Objetivos de la calidad. 5.5.3 Responsabilidad, autoridad y comunicacin. 6.1 Provisin De Recursos 6.3 Infraestructura 6.4 Ambiente de trabajo 7.4. Compras 8. Medicin, anlisis y mejora CAFABA Reglamento Interno Estatutos Manual de contratacin Cdigo de tica y buen gobierno. LEGALES Y REGLAMENTARIOS Ver matriz requisitos legales
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RECURSOS
RESPONSABLES Lder Administrador de Recursos Fsicos. Participan Auxiliares II de Recursos Administrador de presupuesto. Director Administrativo. Gerente, Coordinadores, Administradores. Auxiliares de Mantenimiento
MS- Office (Excel, Word). Medios de comunicacin: telfono, fax, Internet, borgchat, Avantel, Outlook. Oficina. Medio de transporte (camionetas). Insumos de Oficina Equipo de Computo (Hardware).
Seguimiento a la ejecucin del cronogramas de compras Evaluacin y reevaluacin de proveedores Ver manual de indicadores Verificacin del bien o servicio comprado. Resultado de auditoras internas. Anlisis del desempeo proceso (resultados indicadores) en el comit de calidad.
Ver listado Maestro de Documentos
RECURSOS HUMANOS
OBJETIVO PROVEEDOR
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APOYO
TIPO DE PROCESO
Suministrar personal competente con base en la educacin, formacin, habilidades y experiencia apropiada, con el fin de garantizar el talento humano adecuado a las necesidades de CAFABA. ENTRADAS ACTIVIDAD SALIDAS CLIENTES
P Requerimiento personal competencias. de con H V A
Todos los procesos.
Requerimientos de capacitacin y/o formacin usando: Resultados evaluacin de desempeo, hoja de vida vs. perfil competitivo, resultados de indicadores y Auditoria. Registro capacitacin y entrenamiento. Informacin desempeo personal. Desempeo del proceso. Informes de Control Interno. No conformidades sobre el desempeo de los procesos.
Identificar los cargos que afectaran la calidad del producto / servicio. Definir las responsabilidades, autoridad y competencias. Planear la seleccin de contratacin Identificar las necesidades de reemplazos (vacaciones). Planear el pago de la seguridad social. Planear la liquidacin de la nomina de la Caja. Seleccionar y contratar al personal. Determinar las necesidades de competencia. Generar actividades de formacin para el desarrollo del personal. Ejecutar el cronograma de reemplazos por vacaciones. Ejecutar los reemplazos por licencias e incapacidad. Elaborar la nomina Realizar la liquidacin de prestaciones de los trabajadores. Realizar seguimiento al cumplimento del programa de capacitacin y/o formacin. Evaluar la eficacia del programa de capacitacin y/o formacin. Medir el desempeo del proceso mediante actividades de verificacin. Verificar las novedades de la nomina. Mejorar el proceso mediante la aplicacin de acciones correctivas, preventivas y de mejora.
Manual de Funciones y responsabilidades. Perfil del personal a contratar. Cronograma de vacaciones. Empleados competentes. Contrato de trabajo. Personal con competencias. Aprobacin de beneficio educativo Programa de capacitacin y/o entrenamiento. Registros de capacitacin y/o entrenamiento. Procedimiento para reemplazos por vacaciones o licencias Nominas Liquidaciones de prestaciones sociales. Resultados de la evaluacin de la eficacia. Acciones correctivas. Acciones preventivas. Actas del comit de calidad. Mejoras usando acciones correctivas, preventivas y mejoras.
Todos los procesos
REQUISITOS
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CLIENTES

CAFABA Reglamento Interno de trabajo. Estatutos Convencin colectiva. Manual de Contratacin General Resolucin 001 de 2005. Cdigo del Buen Gobierno. RECURSOS Infraestructura Papelera Informacin Equipos de computo
LEGALES Ver Matriz requisitos legales
Personal competente Efectividad en la seleccin, contratacin y/o entrenamiento de personal. Programas de capacitacin. Induccin al personal
NORMA NTC ISO 9001 4. 5.5.3 6.2 8 Sistema de Gestin de Calidad Comunicacin Interna Recursos Humanos Medicin Anlisis y Mejora
RESPONSABLES LIDER
Coordinador de Recursos Humanos y Fsicos. PARTICIPANTES Asistente de Personal. Auxiliar II de Recursos Auxiliares III de Recursos. Celadores Aseadoras
Resultados de Auditoras Internas. Eficacia de la capacitacin y/o entrenamiento. Anlisis de la informacin de entrada en la Revisin por la Direccin (estado de acciones correctivas, preventivas y de mejora). Anlisis de resultados de los indicadores de gestin en el comit de calidad.
Ver matriz de Indicadores
Ver Listado Maestro de Registros.
Ver Listado Maestro Documentos.
CALIDAD Administrar y asegurar la estandarizacin, implementacin, mantenimiento y mejora del documental, el tratamiento del producto/servicio no conforme, el anlisis de datos y la mejora. ENTRADAS ACTIVIDAD Identificar los documentos aplicables (internos y externos) a los procesos definidos en el S.G.C. Definir las directrices para el control de los documentos. Documentos y registros Identificar producto/servicio no conforme y internos y externos elaborar el tratamiento a seguir. aplicables (normas, leyes, P Revisar/validar documentos antes de circulares, entre otras). divulgacin Resultados de Auditoras Velar por la disposicin de documentos en el internas y de Entes de sitio de uso control Planificar la realizacin de auditoras Deteccin de no internas al SGC conformidades reales o Programar seguimientos y cierre efectivos de potenciales las acciones correctivas, preventivas y de Producto y/o servicio no mejora conforme Anlisis de datos Normalizar documentos generados por la Norma ISO 9001:2008 Entidad Manual de Calidad Controlar los documentos de origen interno y Poltica y Objetivos de externo del SGC calidad Velar por el cumplimiento de control de Solicitud de revisin o documentos internos y/o externos creacin de documentos. Evaluar los procesos y ajustes a los H Quejas, reclamos y documentos sugerencias. Comunicar, velar por el desarrollo de los Informes de auditoras ciclos de auditoras internas al SGC internas y/o externas Realizar seguimientos a la implementacin y Evaluacin de satisfaccin cierre efectivo de las acciones correctivas, del cliente preventivas y de mejora Inspecciones y mediciones Elaborar informes de seguimientos a los procesos Definir acciones pertinentes Verificar el estado actualizado de los documentos en uso. Verificar el diligenciamiento de los registros.
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OBJETIVO PROVEEDOR
TIPO DE PROCESO APOYO Sistema de Gestin de la Calidad, a travs del control generacin de acciones correctivas, preventivas y de SALIDAS CLIENTES
Todos los procesos. Entes externos
Cumplimiento de los requisitos de control de documentos y registros (Listados maestros de documentos y Registros) Disposicin de documentos en el sitio de uso y en intranet Plan de accin registrado en el formato de acciones correctivas y preventivas, segn no conformidades y mejoras identificados Informe del seguimiento y estado de gestin de los procesos del sistema de gestin de calidad Informe de Auditoras internas del SGC Informe de estados de gestin de PQRS Documentos validados y aprobados
Todos los procesos.
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Verificar la implementacin de acciones correctivas, preventivas y de mejora. Verificar el cumplimiento del control de documentos internos y externos Verificar el cumplimiento y la realizacin de las auditorias Medir el desempeo del proceso a travs de actividades de seguimiento y medicin (indicadores). Verificar el trmite de respuestas a las PQRS Reprogramar y hacer seguimiento de las auditorias al SGC. Hacer seguimiento y control a las acciones correctivas y preventivas que no se han cerrado eficazmente.
REQUISITOS
CLIENTES Oportunidad en la entrega de informacin Amabilidad, Buen trato Confiabilidad de la informacin Brindar soporte
CAFABA Reglamento Interno Cdigo del buen gobierno
LEGALES Ver Matriz de Requisitos legales
NORMA NTC ISO 9001:2000 4.5 4.6 4.6.1 4.6.2 4.6.3 4.6.4 5.6 5.3 5.4.3 5.5.3 6.4 6.3 6.4 8.2.2 8.5.6 8.4 8.5 8.5.1 8.5.2 8.5.3 Requisitos Generales Requisitos de la Documentacin Generalidades Manual de Calidad Control de documentos Control de registros Enfoque al cliente Poltica de Calidad Objetivos de la Calidad Comunicacin Interna Provisin de Recursos Infraestructura Ambiente de trabajo Auditora Interna Seguimiento y Medicin de los Procesos Anlisis de Datos Mejora Mejora continua Accin correctiva Accin preventiva
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RECURSOS Computador : Software y Hardware Medios de comunicacin (Telfono, Internet, Correo electrnico) Espacio y elementos de trabajo Presupuesto
RESPONSABLES LIDER Coordinador de Calidad PARTICIPANTES Todo el personal de CAFABA
Control de cambios y distribucin de documentos y registros Listados maestros de documentos y registros Anlisis de informacin de entrada en la Revisin por la Direccin (comportamiento de los resultados de los indicadores, estado de las acciones correctivas y acciones preventivas, acciones de mejora, resultados de Ver: Matriz Indicadores auditoras, entre otros). Resultados de indicadores en el Comit de Calidad. Control del estado de las Acciones correctivas, Preventivas y de mejora. Programas de Auditoras internas de calidad Plan e informe de Auditoras internas.
Ver: Listado Maestro Registros.
Ver: Listado Maestro Documentos.

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CAJA DE COMPENSACION FAMILIAR DE BARRANCABERMEJA CAFABA Cdigo: 10000 Ma 001 MANUAL DE CALIDAD DE CAFABA N Revisin: 3 Pg.

Aprobado por: DIRECTOR ADMINISTRATIVO

Fecha de aprobacin: 12 de diciembre de 2012

Aprobado por: DIRECTOR ADMINISTRATIVO

Fecha de aprobacin: 12 de diciembre de 2012

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Fecha de aprobacin: 12 de diciembre de 2012

Aprobado por: DIRECTOR ADMINISTRATIVO

Fecha de aprobacin: 12 de diciembre de 2012

ESTRUCTURA DE LA CAJA DE COMPENSACIN FAMILIAR DE BARRANCABERMEJA

Unidad Administrativa y Financiera Coordinacin de Aportes

Asesor liquidacin EPSS ZONA NORTE

Tesorera Adminis.de Presupuesto Contadura Administracin de Cartera Gerencia de Sistemas Programadores

Aprobado por: DIRECTOR ADMINISTRATIVO

Fecha de aprobacin: 12 de diciembre de 2012

ORGANIGRAMA DE LA CAJA DE COMPENSACIN FAMILIAR DE BARRANCABERMEJA CAFABA

Aux. Atencin al Cliente Aux. Mantenimiento

Jefe de Control Interno

Aux. Contabilidad I (2) Programadores (5)

Aux. Tesorera I Tesorera Aux. Tesorera II (2)

Administrador de Crdito Aux. Fovis Coordinador Recursos Humano

Coordinador Fondos y Vivienda

Aux. Piscinero Coordinador Recreacin y Deportes Coordinador Aportes

Gerente Servicios Sociales

Coordinador Un idades Integrales

Rector del ITC

Administrador Operativo ITC Aux. Servicios Sociales

Aux. Enfermera (2)

Administrador Farmacia (2)

Medico (2) Coordinador de Promocin y Prevencin (2)

Gerente de Salud (1)

Aux. Lab. Clnico

Aux. Odontologa (2)

Asesor de liquidacin de EPSS Zona norte (1)

Audi tor Mdico de Servicios de Salud (2)

Cargo provisional (1)

Enfermero Jefe (2)

Auditor Mdico (5)

Aprobado por: DIRECTOR ADMINISTRATIVO

Fecha de aprobacin: 12 de diciembre de 2012

Aprobado por: DIRECTOR ADMINISTRATIVO

Fecha de aprobacin: 12 de diciembre de 2012

Aprobado por: DIRECTOR ADMINISTRATIVO

Fecha de aprobacin: 12 de diciembre de 2012

PROCEDIMIENTOS DEL SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD:

REVISION POR LA DIRECCION

Aprobado por: DIRECTOR ADMINISTRATIVO

Fecha de aprobacin: 12 de diciembre de 2012

Aprobado por: DIRECTOR ADMINISTRATIVO

Fecha de aprobacin: 12 de diciembre de 2012

Aprobado por: DIRECTOR ADIMINISTRATIVO

Fecha de aprobacin: 12 de diciembre de 2012

Aprobado por: DIRECTOR ADIMINISTRATIVO

Fecha de aprobacin: 12 de diciembre de 2012

CLIENTES Veracidad Celeridad Cumplimiento Eficiencia Eficacia Confiabilidad Oportunidad

LEGALES Y REGLAMENTARIOS Ver matriz de requisitos legales

Aprobado por: DIRECTOR ADIMINISTRATIVO

Fecha de aprobacin: 12 de diciembre de 2012

Director Administrativo PARTICIPANTES:

Asesor Jurdico Gerentes Coordinadores Administradores Representante de la Direccin SGC Secretaria

REGISTROS DEL PROCESO

Eficacia del SGC

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