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Unidad 2: El proceso administrativo de Accin Consultores

El proceso administrativo INTRODUCCIN


El proceso administrativo que accin consultores ha desarrollado para la produccin de un bien o servicio, es un modelo que comprende las siguientes etapas: Direccin, planeacin, adquisicin de infraestructura, produccin y comercializacin. Su diseo tiene como objetivo guiar al administrador paso a paso para satisfacer una o varias necesidades tales como: fabricar pasteles en casa y venderlos con xito, planear un viaje de estudios, definicin de productos a fabricar en un taller de maquinado y generar utilidades, La expansin de una empresa de acero, mejorar el transporte urbano.

El modelo a aplicar, siempre ser el mismo aunque variar: 1. El tipo de ejecutor: una ama de casa, un estudiante, un propietario de un taller, un ejecutivo, un empleado pblico. 2. La organizacin: un hogar, una universidad, un taller, una empresa industrial, el gobierno del estado y 3. El tipo de conocimientos y recursos que son necesarios aplicar para tener xito.

ESTRUCTURA DEL DOCUMENTO


Para explicar la operacin del modelo se presentan tres apartados que constituyen diferentes facetas del mismo: A) La primera parte describe las funciones que abarca cada etapa a travs del anlisis del esquema conceptual sobre el proceso administrativo. B) La segunda hace un corte transversal a cada etapa y nos muestra la vinculacin y relacin entre:la direccin, la planeacin, la adquisicin de la infraestructura, la produccin y la comercializacin con el manejo en todas y cada una de ellas de objetivos, estrategias, planes, recursos y operaciones de produccin y comercializacin. Es decir se pretende explcitar la presencia de todos los elementos en todas las etapas. Para mayor ejemplificacin ver figura. Relacin de: Etapas con Elementos y operaciones Direccin Planeacin y control Adquisicin de la infraestructura Objetivos Estrategias y planes Recursos

Produccin Comercializacin

Operaciones de produccin Operaciones de comercializacin

C) La tercera parte incluye de manera gnerica la conjuncin y la sntesis de las dos etapas anteriores, definiendo secuencia de actividades. Para mayor ejemplificacin, ver figura.

EXPLICACIN

FACETA A: LAS FUNCIONES DEL PROCESO ADMINISTRATIVO

FACETA B: CONTENIDO DE LAS ETAPAS DEL PROCESO ADMINISTRATIVOvinculacin y relacin entre: la direccin, la planeacin, la adquisicin de
la infraestructura, la produccin y la comercializacin con el manejo en todas y cada una de ellas de objetivos, estrategias, planes, recursos y operaciones de produccin y comercializacin.

1. ETAPAS Y SUS PRODUCTOS Las etapas del proceso administrativo no son independientes, estn ligadas entre s y el producto que se obtiene de cada una marca y delimita la actividad de la etapa posterior. El diagrama siguiente muestra las etapas, sus productos y su secuencia:

Inicialmente la Direccin parte de una visin como gua para definir la misin de toda la empresa. La visin es una lejana meta, un estado deseado en un futuro que la Direccin toma como punto de partida para desarrollar una misin. Posteriormente se obtiene un plan, recursos, un producto y un satisfactor que llena una o varias necesidades, generalmente las de la empresa y del entorno. El dar asistencia a menesterosos llena la necesidad de atencin a stas personas al mismo tiempo que llena las metas de una organizacin de beneficencia. La Direccin puede partir tambin de una Meta especfica, totalmente definida en cantidad y con una fecha para realizarse. La visin podra ser el punto de arranque para llevar a cabo una empresa por ejemplo: Poner un hombre en Marte en los prximos 20 aos. La meta de vender 10,000 autos en el mes de Marzo del ao 2000 tambin puede ser un punto de arranque para la direccin. ETAPAS CONCEPTO PLANEACI ADQUISICIN DE S DIRECCI PRODUCCI COMERZIALIZACI N INFRAESTRUCTU CONTENIDO N N N Y CONTROL RA S EN CADA ETAPA
Lo que recibe de otras etapas La visin La meta La misin y su estrategia El plan, la tecnologa y los recursos a utilizar. Metas, tcticas, asignacin y secuencia de tareaS. Tecnologa Infraestructura (recursos) Metas Tcticas Asignacin de tareas Las metas de produccin: Calidad, costo, seguridad productividad, ecologa, Inventarios Estrategias del proceso productivo Adaptacin del producto al proceso Tecnologa Infraestructura y productos Metas Tcticas Asignacin de tareas

Su objetivo

La misin general de la empresa Misiones especficas

El plan para lograr la misin, la tecnologa y recursos a utilizar. Metas, tcticas, asignacin y secuencia de tareas. Estrategia para el desarrollo del plan Estrategias de la tecnologa: Grado de automatizacin

La defincin, evaluacin, adquisicin y operacin de la infraestructura material, humana, financiera y organizacional. Su mantenimiento y mejora continua

Las metas de comercializacin: Ventas, participacin del mercado, utilidad.

Sus estrategias sobre: Su objetivo Sus recursos (Infraestructura) Sus operaciones productivas

Estrategia para el desarrollo de la misin Estilo directivo Eficiencia o eficacia Teora

Estrategias para la adquisicin de los recursos Contratar o capacitar Desarrollar o comprar. Invertir o conseguir financiamiento

Estrategias de la Comercializacin De diseo del producto De empaque y marca

Sus operaciones X, Y o Z para obtener la aceptacin de su producto (Comercializacin ) Sus planes para alcanzar sus objetivos El modelo de la misin y de la estrategia

Tecnologa a utilizar Desarrollar o adquirir

productivo De la ubicacin De la capacidad

El modelo de planeacin y control

Los modelos de evaluacin, de la organizacin, financiamiento, de construccin. Sistemas de compras, de contratacin. La organizacin de: Finanzas, adquisiciones y recursos humanos. Costos, presupuestos finanzas, compras, reclutamiento, seleccin, contratacin, capacitacin Personal,Sistemas y modelos

El modelo del sistema productivo, y de control de produccin La organizacin de produccin El equipo e insumos El mantenimiento y la mejora continua mediante Ing. Industrial Control de calidad, Seguridad, Ecologa. Personal Sistemas y modelos

El modelo de comercializacin, el marketing mix

Los recursos que necesita definir, evaluar, adquirir, operar, y mantener y mejorar continuamente: Materiales Humanos Financieros Organizacionales

La La organizacin organizacin de Planeacin de la Direccin La tecnologa Polticas y normas Criterios para Sistemas tomar decisiones Modelos Cultura organizacional Habilidades para dirigir Personal Sistemas y modelos

La organizacin comercial Almacenes, tiendas, equipo de transporte, centros de servicio Polticas y procedimientos de comercializacin Plan de mercadotecnia La fuerza de ventas Sistemas y modelos

Las operaciones Las del modelo que efecta para de la misin obtener su objetivo Las del modelo de la estrategia

Las del modelo de planeacin Las del modelo de control

Las de financiamiento Compras, Outsourcing, Contratacin de personal Las del modelo de construccin de la planta, Las de elaboracin de sistemas

Las del modelo Las del modelo de del sistema comercializacin Las del productivo Las del marketing mix modelo de control de produccin Las de los Modelos para evaluar la ubicacin, la capacidad. Difusin y Difusin y reconocimiento reconocimiento de de las metas logradas las metas logradas.

Las operaciones que efecta para la aceptacin de su producto en la empresa

Difusin y participacin en el desarrollo de la misin y su estrategia

Difusin y Difusin y participacin en participacin en el el desarrollo de la desarrollo de los infraestructura planes

2. SUS ESTRATEGIAS Cada etapa del proceso administrativo tiene sus estrategias para
Sus estrategias sobre: Su objetivo Sus recursos (Infraestructura) Sus operaciones productivas Sus operaciones para obtener la aceptacin de su producto (Comercializacin) Estrategia para el desarrollo de la misin Estilo directivo Eficiencia o eficacia Teora X, Y oZ Estrategia para el desarrollo del plan Estrategias de la tecnologa: Grado de automatizacin Tecnologa a utilizar Desarrollar o adquirir Estrategias para la adquisicin de los recursos Contratar o capacitar Desarrollar o comprar. Invertir o conseguir financiamiento Estrategias del proceso productivo Adaptacin del producto al proceso productivo De la ubicacin De la capacidad Estrategias de la Comercializacin De diseo del producto De empaque y marca

a) Estrategias para definir su producto Etapa Direccin Ejemplos de estrategias sobre su producto La orientacin de sus decisiones: Hacia la teora X, Y o Z

Planeacin Infraestructura Produccin Comercializacin

La tecnologa a utilizar, el grado de automatizacin Polticas de: Adquisicin, contratacin de personal, organizacin, manejo del dinero Orientacin hacia un bajo costo, hacia la calidad o hacia la productividad Ventas a plazos o de contado, ventas por catlogo, ventas por telfono, ventas bajo pedido, ventas por Internet.

b) Estrategias para desarrollar sus planes Etapa Direccin Planeacin Infraestructura Produccin Ejemplos de estrategias sobre su producto Detallados o gruesos, perodo de cobertura, perodo de revisin Modelo de planeacin a utilizar Contratar o capacitar, invertir o financiamiento, construir o alquilar Ubicacin de la planta cerca de las materias primas o de los mercados, Inventarios en proceso altos o bajos.

Comercializacin Desarrollados por la empresa o con ayuda de un consultor c) Estrategias para definir su infraestructura interna Etapa Direccin Planeacin Infraestructura Produccin Ejemplos de estrategias sobre su producto Localizacin fsica de la Direccin Niveles en el organigrama Asociaciones de compras?, Compras por internet? Volumen de inventarios en proceso

Comercializacin Ubicacin de los puntos de venta, Ubicacin de almacenes d) Estrategias para ejecutar las operaciones de produccin Etapa Direccin Planeacin Infraestructura Produccin Comercializacin Ejemplos de estrategias sobre su producto Enfasis en el personal y su motivacin Usar tecnologa de punta Enfasis en la capacitacin Cero defectos en la produccin Enfasis en la rapidez del servicio

e) Estrategias para ejecutar las operaciones para la aceptacin de su producto Etapa Direccin Planeacin Ejemplos de estrategias sobre su producto Buzn de sugerencias a la direccin Juntas de informacin de resultados

Infraestructura Produccin Comercializacin

Boletn informativo de logros y metas Documento de metas y su avance semanal Sistema computarizado de las ventas diarias

3. PLANES PARA ALCANZAR SU OBJETIVO Cada etapa desarrolla sus planes para alcanzar sus objetivos basndose en las estrategias previamente definidas. Su plan incluye metas, tecnologa a utilizar, la secuencia y asignacin de las tareas para su organizacin interna , y la asignacin de recursos de que dispone. El plan es un modelo de las actividades a desarrollar y las metas que se tratan de conseguir. Los modelos que utiliza cada etapa , son entre otros:
Sus planes para alcanzar sus objetivos El modelo de la misin y de la estrategia El modelo de planeacin y control Los modelos de evaluacin, de la organizacin, financiamiento, de construccin. Sistemas de compras, de contratacin. El modelo del sistema productivo, y de control de produccin El modelo de comercializacin, el marketing mix

Etapa Direccin Planeacin Infraestructura Produccin

Ejemplos de estrategias sobre su producto De la misin, de la estrategia, del entorno, de la cultura organizacional, de la organizacin de la empresa. De planeacin, de control, de la tecnologa De evaluacin financiera, de adquisiciones, de administracin de la construccin, de contratacin Del sistema productivo, de control de produccin

Comercializacin De comercializacin, del marketing mix 4. RECURSOS QUE NECESITA CADA ETAPA: MATERIALES, HUMANOS, FINANCIEROS Y ORGANIZACIONALES
Los recursos que necesita definir, evaluar, adquirir, operar, y mantener y mejorar continuamente: La La organizacin de: organizacin de Planeacin Finanzas, adquisiciones y recursos humanos. Polticas y La normas tecnologa Costos, Criterios para presupuestos Materiales tomar Sistemas finanzas, compras, Humanos decisiones reclutamiento, Financieros Cultura seleccin, Organizacionales organizacional Modelos contratacin, Habilidades capacitacin para dirigir Personal,Sistemas Personal y modelos Sistemas y modelos La organizacin de la Direccin La organizacin de produccin El equipo e insumos El mantenimiento y la mejora continua mediante Ing. Industrial Control de calidad, Seguridad, Ecologa. Personal Sistemas y modelos La organizacin comercial Almacenes, tiendas, equipo de transporte, centros de servicio Polticas y procedimientos de comercializacin Plan de mercadotecnia La fuerza de ventas Sistemas y modelos

Etapa

Ejemplos de estrategias sobre su producto Materiales Organizacionales Informes de operaciones Informacin tecnolgica Humanos Ayudantes Tcnicos Personal Personal Vendedores Financieros Presupuesto de gastos Presupuesto de gastos Presupuesto de compras Presupuesto para nmina Presupuesto para nmina

Direccin Planeacin Infraestructura Produccin

Mobiliario Equipo de cmputo

Almacn de Sistema de compras compras Equipo Sistemas de produccin Polticas de crditos

Comercializacin Tiendas

5. OPERACIONES QUE EJECUTA PARA ALCANZAR SU OBJETIVO Todas las etapas ejecutan operaciones de produccin para alcanzar su objetivo, stas operaciones son las especificadas en los diferentes modelos que utilizan como gua. Las operaciones de produccin de la Direccin y de la Planeacin son intelectuales y las de infraestructura, produccin y comercializacin son mayormente fsicas.
Las operaciones que efecta para obtener su objetivo Las del Las del modelo de modelo de la misin planeacin Las del Las del modelo de modelo de la control estrategia Las de financiamiento Compras, Outsourcing, Contratacin de personal Las del modelo de construccin de la planta, Las de elaboracin de sistemas Las del modelo del sistema productivo Las del modelo de control de produccin Las de los Modelos para evaluar la ubicacin, la capacidad. Las del modelo de comercializacin Las del marketing mix

6. OPERACIONES QUE EJECUTA PARA LA ACEPTACIN DE SU OBJETIVO LOGRADO O PRODUCTO EN LA EMPRESA Todas las etapas ejecutan operaciones tendientes a lograr la aceptacin y el reconocimiento de sus objetivos logrados. Estas son siempre tendientes a comunicar, motivar y hacer participar a toda la organizacin en el logro de las metas, las que siempre son logradas con el apoyo de toda la empresa.
Las operaciones que efecta para la aceptacin de su producto en la empresa Difusin y participacin en el desarrollo de la misin y su estrategia Difusin y participacin en el desarrollo de los planes Difusin y participacin en el desarrollo de la infraestructura Difusin y reconocimiento de las metas logradas. Difusin y reconocimiento de las metas logradas

Como se puede observar cada etapa del proceso administrativo contiene a su vez todas las etapas de ste. Esto se debe a que el mismo modelo que se utiliza para llenar una necesidad, y que es el proceso administrativo, tambin se puede utilizar para llenar las necesidades especficas de cada etapa. As por ejemplo: Para efectuar el proceso de direccin se requiere a la vez de direccin, planeacin, infraestructura, produccin y comercializacin).

FACETA C: LA OPERACIN DEL PROCESO ADMINISTRATIVO. Incluye


secuencia de actividades.

La operacin del proceso administrativo comienza con la visin o sueo de un administrador para alcanzar un estado determinado, lograr un xito comercial o financiero, producir un bien o prestar un servicio o simplemente desarrollar una actividad.

LA DIRECCION partiendo de la visin genera una misin y su estrategia sobre como lograrlo. Esta informacin se transmite a PLANEACION donde se desarrollan los planes: Metas, tcticas, tecnologa a utilizar, recursos, tareas, responsables y la secuencia de las actividades. Para lograr esto cada etapa, desarrolla las estrategias especficas de su competencia, las cuales son combinadas, armonizadas y resueltas por PLANEACION. El plan en ste momento versar sobre la creacin de la empresa : El giro, el producto o servicio, las metas , la manera de producir y de comercializar. Una vez desarrollado el plan, ste debe ser evaluado y decidirse si es rentable y factible de llevarse a cabo. Si lo es, los planes son comunicados a toda la organizacin para que lleven a cabo las tareas que le fueron encomendadas. Una vez aprobado el plan sigue la etapa de ADQUISICION DE LA INFRAESTRUCTURA donde se adquieren los recursos materiales, organizacionales, humanos y financieros que se necesitarn para llevar a cabo la misin. En esta etapa, los recursos se refieren a los necesarios para la creacin de la empresa, tales como: Maquinaria, instalaciones, diseo de la organizacin , diseo de sistemas. Una vez que la empresa tiene todos los recursos necesarios comienza la fase de la operacin. LA DIRECCION parte entonces no de la visin sino de las metas que se fijaron en planeacin y se repite el proceso de fijar una misin pero ahora encaminada a cumplir las metas operativas de la organizacin. La nueva misin de la empresa y su estrategia pasa a PLANEACION donde se desarrollan ahora los planes necesarios para el nuevo perodo, stos se evalan y pasan a la etapa de ADQUISICION DE LA INFRAESTRUCTURA. Se trata ahora de obtener los recursos necesarios para la operacin de la organizacin, tales como la compra de materias primas, refacciones y contratacin de personal de operacin y vendedores. En sta etapa se contemplan las operaciones de mantenimiento y de mejora continua a los recursos para que se mantengan en ptimas condiciones de operacin. Los recursos materiales abarcan el mantenimiento al equipo, los recursos organizacionales el mantenimiento a los sistemas, los recursos humanos la capacitacin, y los financieros la renegociacin de pasivos. Estos recursos pasan a PRODUCCION donde se transforman los insumos y se genera el bien o servicio. Los productos pasan a la etapa de COMERCIALIZACION a travs de la cual se hacen llegar a los consumidores y se efectan las transacciones de compra -venta o sencillamente se presta el servicio como es el caso de una institucin de beneficencia. Posteriormente una vez terminado un perodo determinado, la operacin debe ser evaluada y las operaciones de CONTROL deben de llevarse a cabo para corregir desviaciones a los planes. Regresar a reas de Trabajo