ACTIVIDAD 8.

ENSAYO UNIDAD 2

HEIMAN ADRIAN BRAVO RIVERA ADMINISTRACIN Y GESTIN DE PROYECTOS Grupo 210106_39

Profesor: CARLOS EDUARDO DAZ GIL

UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA Y A DISTANCIA ESCUELA DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS CONTABLES Y DE NEGOCIOS ESPECIALIZACIN EN GESTION DE PROYECTOS Pasto, Mayo 23 de 2013

CONTENIDO

Pg.

INTRODUCCIN 1. ENSAYO UNIDAD 2......... 1 2. MAPA CONCEPTUAL... 7 CONCLUSIONES BIBLIOGRAFA

INTRODUCCIN

Todo proyecto involucra la realizacin de diferentes actividades o tareas para su desarrollo, para ello se ha de asignar una correcta disposicin de tiempo, que resulte necesario para lograr eficazmente lo planificado. En el proceso de ejecucin de un proyecto, el cuerpo ejecutivo en cabeza de su gerente, debe asumir un rol administrativo, orientado a la asignacin de actividades, que den paso a la participacin de todas las reas, las cuales aportaran significativamente en la consecucin de objetivos y principios propuestos por la organizacin en las diferentes celebraciones de proyectos. Dentro de las etapas del ciclo de vida de un proyecto, es necesario que se realicen chequeos o controles, que encaminen todos los esfuerzos y trabajos al cumplimiento secuencial de metas para la finalizacin a cabalidad del proyecto como tal. En dichos procesos se ve inmerso la estructura con la que debe fundamentarse una organizacin, en cuanto su jerarquizacin de funciones, como parte de la gestin necesaria para ejecutar cualquier tipo de proyectos, su financiacin, externalizacin de servicios si se requiere, aplicacin de normatividades para asegurar la calidad en los procesos, controles presupuestales, y la finalizacin mediante una elaboracin de un informe final como compendio de actividades y resultados alcanzados para los clientes. As de esta manera el presente ensayo pretende abordar los anteriores

conceptos, que a su vez se ven consignados en la segunda unidad del mdulo de estudio del curso Administracin y Gestin de Proyectos, cuya intencionalidad radica en la demostracin de la comprensin, aprehensin de conceptos y su transferencia, y por ltimo dar cumplimiento al evento evaluativo correspondiente a la actividad 8.

1. ENSAYO UNIDAD 2

Para la realizacin de un proyecto se requiere estimar las actividades y tareas necesarias para ejecutarlo. El augurio de xito es adoptar rigurosamente mtodos y estrategias encaminadas a la planificacin de aquellas tareas y organizarlas por orden de prioridad, como es el caso de la planificacin prospectiva, la cual permite la toma de decisiones, debido a que se pueden identificar peligros y oportunidades de determinadas situaciones futuras, y a su vez permite generar acciones alternativas, propiciando una gama ms amplia en los procesos que se pueden llevar a cabo en un proyecto. En s la planificacin prospectiva tiene un enfoque desde el futuro hacia el presente, lo que lo diferencia de mtodos tradicionales. Su metodologa incluye la vinculacin de del ente ejecutivo de una organizacin, el sector financiero y presupuesto, as como los dems departamentos, quienes se encargan de estimar un diseo ideal o del futuro deseable para el proyecto1, elaboran un modelo actual representando el panorama real, donde se tomaran decisiones para tratar en el futuro. Una vez logrado el planteamiento de los dos escenarios, los responsables realizaran una confrontacin de los resultados obtenidos, en un acto convergente que permita definir la orientacin que el proyecto tomara por camino. Lo anterior no puede lograrse sin estimarse una adecuada organizacin del personal, y ms an de la intervencin directa tanto en procesos de diseo y desarrollo del proyecto por parte de los lderes del mismo (gerentes, administradores).

Planeacin prospectiva. [en lnea] <http://www.dgplades.salud.gob.mx/descargas/dhg/planeacion_prospectiva.pdf> [Citado el 18 de Mayo de 2013]

En muchas ocasiones en el desarrollo de proyectos, quiz algunas de las funciones y tareas requieran de recurrir la externalizacin de servicios, o contratacin de proveedores de servicios externos, quienes ejecutaran tales tareas con sus propios recursos humanos y herramientas. Con esta adopcin de servicios externos se tiende a no perder esfuerzos y enfoque del capital humano de la empresa hacia los objetivos claves del proyecto2. La forma ms conocida de externalizacin es el outsourcing, que trae consigo una serie de ventajas para la organizacin como: Reduccin de costos. Incremento de la eficiencia y productividad de actividades auxiliares Incrementa el control sobre su propio negocio. Se produce puede aliviar problemas financieros de flujos de caja, liquidez. Etc. El outsourcing brinda una ventaja competitiva, debido a que permite flexiblemente el aumento en la productividad de todas las reas de la empresa. A su vez como un proceso dinmico, el outsourcing pueda conllevar a experimental las siguientes desventajas: Puede resultar un proceso costoso, por lo que se aconseja estudiar especficamente las tareas que se piensan externalizar Hay que ser riguroso con la escogencia de la empresa proveedora de servicios, para evitar posibles inconvenientes en cuanto al abandono de actividades por falta de recursos de la empresa que presta este servicio.

Grupo BN Outsourcing. Ventajas e inconvenientes del outsourcing. [en lnea] de <http://www.bnoutsourcing.com/esp/articulos/ventajas-y-desventajas-deloutsourcing> [Citado el 18 de Mayo de 2013]

Se puede perder el control sobre la prestacin del servicio solicitado, con la intensin de no perder el enfoque de actividades que una organizacin realiza para un determinado proyecto.

En resumen en la externalizacin de servicios se presentan ventajas y desventajas, que para la empresa que hace uso de este proceso y la proveedora de servicios deben considerara para tomar decisiones que eviten posibles inconvenientes. Sumado a los diferentes procesos que se deben llevar cabo en un proyecto, una organizacin no debe escatimar esfuerzos en cuanto a su optimizacin en la realizacin de su tareas en busca de incrementar su eficiencia y eficacia, para ello se han establecido ciertas normatividades que estandarizan y regulan procesos y contribuyen a realizar procesos con calidad, este es el caso de las Normas ISO 9001/2000. La norma ISO 9000 se basa en ciertos principios de gestin de la calidad. Se entiende por principios aquellas reglas o creencias amplias y fundamentales, para dominar y operar una organizacin, apuntando a un desempeo continuamente mejorado en el largo plazo, dirigiendo todos los involucrados3. En un proyecto de una organizacin se debe establecer un norte que oriente el camino y establezca con claridad cules son los propsitos y alcances que se esperan obtener, y en esta misin se ha de designar quin lleve la batuta de tal proceso, determinando una adecuada jerarquizacin dentro de la estructura organizacional, mediante agrupacin de perfiles de personal, designacin y delegacin de funciones, que de agruparse se busque el enfoque y propsitos del proyecto. En esta labor se podr encontrar un amplio escenario para establecer una adecuada estructura, como es el caso de: organizaciones lineales, organizaciones funcionales, organizaciones tipo lnea staff, organizaciones por producto, cada una aplicable de acuerdo a las condiciones de una empresa, en

Mendoza Barbosa, Oliva. (2008). Material: Compilacin pgina Administracin y gestin de proyectos. Mdulo del curso. P. 122 UNAD.

web,

cuanto a su nmero de integrantes, subdivisin de procesos y la actividad econmica como tal. Dentro de la definicin de las etapas en las que se puede desarrollar un proyecto, una vez que se han adelantado las estimaciones preliminares en torno a los costos de instalacin y los de funcionamiento, se abre la posibilidad de estudiar las diferentes opciones de financiacin disponibles, para atender las necesidades de capital en las distintas etapas4 el grupo de direccin debe estimar las fuentes financiacin y obtencin de recursos, como crditos comerciales, crditos bancarios, pagars, papeles comerciales, financiamiento por cuentas por cobrar, financiamiento por medio de inventarios, hipotecas, bonos, arrendamientos financieros, de acuerdo a su conveniencia y que provea la mejor opcin de pago de obligaciones por ende antes de tomar una decisin de inversin se deberan conocer las restricciones de orden financiero que puedan cambiar notablemente el rumbo del proyecto; puede suceder que, las necesidades de dinero sean muy superiores a las posibilidades de conseguirlo, entonces habr replantear las hiptesis iniciales en torno al cubrimiento, tecnologa y organizacin5. Cualquiera que haya sido la fuente escogida, y una vez que se han orientado los respectivos recursos para la ejecucin de actividades, en la organizacin se debe contemplar la manera de que se ejerza un control sobre la destinacin de dichos fondos monetarios, mediante la adecuada administracin, registro de operaciones, a fin de obtener resultados deseados en cumplimiento de las actividades del proyecto y una respectiva rendicin de cuentas. Un equipo contable tendr a su cargo el direccionamiento de esta actividad, y registrara tanto ingresos como egresos, para dar sostenibilidad al flujo de caja para la ejecucin de tareas estimadas en la planificacin previa. Complementariamente de acuerdo al sistema de gestin estos controles se designaran en diferentes etapas del proyecto, mediante auditorias que controlen efectivamente los recursos, y presenten a las
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Fuentes de financiamiento. [en lnea] <http://antioquia.gov.co/antioquiav1/organismos/planeacion/descargas/banco_proyectos/libro/12_fuentes_financiaci on.pdf> [citado el 18 de Mayo de 2013] 5 Ibid.,

directivas reportes, informes y grficos adecuados que evoquen estados actuales de la estructura financiera del proyecto, todo en pro de tomar a medidas correctivas y/o prevencin segn corresponda. El desarrollo de un proyecto contempla la necesidad de solventar o dar solucin a diferentes problemticas presentes en el entorno, por lo que una empresa se debe interesar en conocer las condiciones del mercado objetivo, y reconocer las preferencias e impactos que pueden tener la nueva creacin de productos muestra del desarrollo de un proyecto. As de esta manera es preciso definir que cada producto(tangibles, intangibles, duradero, no duraderos, de consumo etc.) debe contener un nombre descriptivo, con caractersticas y/o atributos que puedan generar inters en el consumidor, por lo cual, el esquema organizacional de una empresa debe orientar un rea de trabajo para que atienda estas solicitudes; esta prctica se ver dinamizada si el desarrollo de los nuevos productos de se orientan a la innovacin, y/o mejoramiento de procesos y productos ya existentes, en aliento de la competitividad de la organizacin. En el mismo sentido, la orientacin de la creacin de nuevos proyectos y productos, caracterizaran las condiciones con las que una organizacin o empresa se enfrentan al mercado, por lo que no deberan subestimar las estrategias de comercializacin de los bienes o servicios producidos. De tal manera el equipo de trabajo debe estar a la vanguardia en cuanto a mecanismos se refiere para

establecer un modelo de negocio adecuado de acuerdo al canal de distribucin fsica o electrnica como es el caso del E-commerce, E-Business, o por la exclusividad y potencialidad del producto como es el caso de los Monopolios, y su diferentes mecanismos para llegar al cliente. El mundo atraviesa constantes cambios, que propulsan dinmicas sociales que afectan positivamente o negativamente la economa, al vernos inmersos en este casting social, y como generadores de tales impactos, en el desarrollo de proyectos se debe dar una precisa interpretacin de la realidad y enfoque hacia

las actuales tendencias econmicas, incentivando el crecimiento de la nacin en cuanto al tema se refiere. Por ltimo tras haber dado un esboce de la estructura organizacional de un proyecto, sus fuentes de financiacin, sistema de gestin de la calidad, definicin de producto y la actuacin frente a la economa mundial, resulta necesario definir, la importancia que tiene cada proyecto realizado, sus impactos y su presentacin final. As de esta manera se puede definir que tras un extenuante recorrido, suma de esfuerzos y tiempo para alcanzar sus objetivos, se debe hacer una extraccin de los elementos positivos y negativos para tomar acciones de mejora, relacionando todo el contenido de su desarrollo en un documento final, que exponga estructuradamente los por menores de cada actividad realizada, y den muestra que se han alcanzado los objetivos ya planificados, y se socialice tal informacin al interesado como es el caso de los clientes o inversionistas. En esta actividad se debe dar claramente el cierre financiero, liberacin de recursos humanos y disposicin para nuevos proyectos, documentacin y soporte de movimientos contables y contractuales, y dems informacin til para posteriores consultas.

2. MAPA CONCEPTUAL UNIDAD 2

CONCLUSIONES

La planificacin es una herramienta y gua para una organizacin, determina lineamientos para la definicin de actividades estructuradamente dentro de un proyecto.

La externalizacin de servicios, contribuye a que el equipo de trabajo de un proyecto no desve su atencin hacia el cumplimiento de objetivos claves, y contribuyen con el espritu competitivo de una empresa.

La externalizacin demanda una especial atencin en cuanto a las actividades que realmente requieran un proveedor externo de servicios, debido a que puede resultar una prctica costosa para la empresa.

Una empresa adopta la normalizacin de procesos, que se ajusten a los estndares establecidos en la norma ISO 9000, para generar calidad tanto en el producto final, en los procesos, y generacin de satisfaccin en el cliente.

El mtodo de financiacin escogido por una organizacin, contempla una asignacin de entes auditores para verificar la correcta destinacin de recursos econmicos, para el cumplimiento de objetivos de un proyecto.

En el documento final de cierre de un proyecto, debe consignarse y documentarse todos los procesos que han asegurado el cumplimiento de metas en cuanto a presupuesto y tiempo, para satisfaccin del cliente.

BIBLIOGRAFA

Direccin de proyectos. [En lnea] < http://www.iil.com/spain/pin/ > [citado el 18 de Mayo de 2013]

Fuentes

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financiamiento.

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<http://antioquia.gov.co/antioquia-

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Gestin de proyectos - Lista de control: organizacin del proyecto. [En lnea] <http://wiki.es.it-processmaps.com/index.php/Gesti%C3%B3n_de_proyectos__Lista_de_control:_organizaci%C3%B3n_del_proyecto>[citado el 18 de Mayo de 2013]

Grupo BN Outsourcing. Ventajas e inconvenientes del outsourcing. [En lnea] de <http://www.bnoutsourcing.com/esp/articulos/ventajas-y-desventajas-deloutsourcing> [Citado el 18 de Mayo de 2013]

Mendoza

Barbosa,

Oliva.

(2008).

Material:

Compilacin

pgina

web,

Administracin y gestin de proyectos. Mdulo del curso. UNAD.

Mendoza Barbosa, Oliva. (2008). Administracin y gestin de proyectos. Protocolo del curso. UNAD.

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Planeacin

prospectiva.

[En

lnea]

<http://www.dgplades.salud.gob.mx/descargas/dhg/planeacion_prospectiva.pdf> [Citado el 18 de Mayo de 2013]

UNAD. Administracin y gestin de proyectos. Contenidos en lnea. Aula virtual del curso