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Prof. Dr. M.-R.

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Geschftsprozessmanagement
1 Einleitung.............................................................................2 1.1 Business Reengineering und Geschftsprozessoptimierung ................................................2 1.2 2 3 Geschftsprozess und Workflow .................................6 Prozessmodellierung...........................................................9 Geschftsprozessmodellierung und Simulation ..............13 3.1 Die Sichten unter ARIS ..............................................15 3.1.1 Organisationssicht ..................................................16 3.1.2 Datensicht ..............................................................17 3.1.3 Funktionssicht ........................................................17 3.1.4 Leistungssicht.........................................................20 3.1.5 Steuerungssicht......................................................20 3.2 3.3 4 5 Werkzeuge der Geschftsprozessmodellierung ........27 Simulation von Workflows..........................................32

Simulation durch Client/Server-Architektur .......................38 Einsatz betriebswirtschaftlicher Standardsoftware............41 5.1 5.2 5.3 ERP-Systeme ............................................................42 Supply Chain Management........................................43 Electronic Business und ERP-Systeme .....................45

Literatur .............................................................................45

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1 Einleitung
Prozess-Management ist in die strategische Ebene (Entwicklung der Unternehmensstrategie), die fachlichkonzeptionelle Ebene (Prozess-Management) und die operative Ebene (Workflow-Management) zu unterteilen.

1.1 Business Reengineering und Geschftsprozessoptimierung


Business Reengineering steht fr einen Managementansatz zur radikalen Unternehmensrestrukturierung. Der Ursprung ist durch Unternehmensberatungen entstanden. Stichwrter: fundamental,radikal,dramatisch

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Arbeitsablufe werden untersucht und nach Mglichkeit optimiert. Dies beschrnkt sich nicht nur auf Verkauf, Rechnungswesen und Produktion, sondern auch auf die Kundenbedrfnisse. Beispiel fr Business Engineering:

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Als Darstellung des allgemeinen Ablaufes eines Reengineering-Prozesses kann folgendes Schema dienen:

Obwohl oft synonym verwendet ist die Geschftsprozessoptimierung von dem Business Reengineering abzugrenzen. Die Zielsetzung der Geschftsprozessoptimierung ist eine Verbesserung smtlicher kundenorientierter Arbeitsablufe.

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Beispiel fr einen Geschftsprozess ist die Ersatzteilbeschaffung vor der Optimierung:

Und nach der Optimierung:

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Generell kann man entscheiden, ob man einen Geschftsprozess optimiert, oder ob man Business Reengineering anwendet:

1.2 Geschftsprozess und Workflow


Def: Ein Geschftsprozess ist eine zielgerichtete, zeitlichlogische Abfolge von Aufgaben, die arbeitsteilig von mehreren Organisationen oder Organisationseinheiten unter Nutzung von Informations- und Kommunikationstechnologien ausgefhrt werden knnen. Er dient der Erstellung von Leistungen entsprechend den vorgegebenen, aus der Unternehmensstrategie abgeleiteten Prozesszielen. Ein Geschftsprozess kann formal auf unterschiedlichen Detaillierungsebenen und aus mehreren Sichten beschrieben werden. Ein maximaler Detaillierungsgrad der Beschreibung ist dann erreicht, wenn die ausgewiesenen Aufgaben je in einem Zug von einem Mitarbeiter ohne Wechsel des Arbeitsplatzes ausgefhrt werden knnen.

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Ein Geschftsprozess kann in mehrere Teilschritte aufgespalten werden:

Ein Workflow dagegen ist als (teil)automatisierter Geschftsprozess zu verstehen: Def: Ein Workflow ist ein formal beschriebener, ganz oder teilweise automatisierter Geschftsprozess. Er beinhaltet die zeitlichen, fachlichen und ressourcenbezogenen Spezifikationen, die fr eine automatische Steuerung des Arbeitsablaufes auf der operativen Ebene erforderlich sind. Die hierbei anzustoenden Arbeitsschritte sind zur Ausfhrung durch Mitarbeiter oder durch Anwendungsprogramme vorgesehen. Von dem Workflow als Typ oder Schema eines (teil-) automatisierten Arbeitsablaufes zu unterscheiden ist eine WorkflowInstanz, die eine konkrete Ausfhrung des Workflows bezeichnet.

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Beispiel fr einen Workflow mit Instanzen:

Workflows knnen je nach Grad der Strukturierung unterschieden werden:

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2 Prozessmodellierung
Durch die Unterscheidung in Geschftsprozess und Workflow ist es notwendig, bei der Prozessmodellierung in verschiedene Modellierungsebenen zu differenzieren:

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Zur besseren Strukturierung werden Phasen eingesetzt, um komplexe Entwicklungsvorhaben besser in Teilen modellieren zu knnen. Ein Beispiel ist das Life-CycleModell:

In diesem Modell existieren drei Teilzyklen.

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Da ein solches Modell aus verschiedenen Perspektiven betrachtet werden kann ist es sinnvoll, in verschiedene Sichten zu unterscheiden. Je nach Autor werden verschiedene Sichten angefhrt:

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Bei einer hohen Komplexitt ist es zwingend notwendig, die Prozesse in Diagrammsprachen zu modellieren:

Hierbei sind zu unterscheiden: Prozess-Schritte Objekte Abhngigkeiten zwischen den Prozessschritten Aufgabentrger

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3 Geschftsprozessmodellierung und Simulation


Es existieren viele verschiedene Mglichkeiten, Geschftsprozesse zu modellieren. Wnschenswert ist eine Einbindung von Workflows. Ein in der Unternehmenspraxis weit verbreitetes Konzept ist ARIS, das mit ereignisgesteuerten Prozessketten (EPK) arbeitet. ARIS bedeutet Architektur integrierter Informationssysteme. Seit Anfang der 80er Jahre entwickelte es sich von der tabellarischen Darstellung von Vorgangsketten immer weiter bis zur Methode der ereignisgesteuerten Prozesskette. EPK ist im Rahmenkonzept von ARIS eingebettet und hat sich in der Unternehmenspraxis bereits als federfhrende semiformale Methode zur Modellierung von Geschftsprozessen durchgesetzt. ARIS kann folgend strukturiert gesehen werden:

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Deutlich zu sehen ist hier die Unterteilung in Fachkonzept DV-Konzept Implementierung

ARIS eignet sich sowohl fr die Individualentwicklung, als auch fr die Einfhrung von Standardsoftware.

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3.1 Die Sichten unter ARIS


Innerhalb der einzelnen Phasen kann wiederum in vier Sichten untergliedert werden: Organisationssicht Datensicht Funktionssicht Leistungssicht Die zentrale Sicht ist hierbei die Steuerungssicht. Der Methodenvorrat von ARIS ist sehr umfangreich:

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3.1.1 Organisationssicht Ziel ist die Beschreibung von Struktur und Beziehungen von Organisationseinheiten und Bearbeitern. Die Aufbauorganisation soll somit in reduzierter Komplexitt dargestellt werden. Hierfr werden verschiedene Symbole verwendet:

Wichtige Begriffe sind: Organisationseinheitstyp Organisationseinheit Hierarchiezuordnung Stelle Personen-Typ Person

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3.1.2 Datensicht Die Datensicht beschreibt Informationsobjekte und deren Beziehung zueinander. Diese Datenmodellierung stellt Zustandsdaten und Informationen zu Ereignissen der Informationsobjekte dar. Die Modellierung erfolgt mit einem erweiterten Entity-Relationship-Modell (ERM). 3.1.3 Funktionssicht Die Funktionssicht beschreibt betriebswirtschaftliche Funktionen und deren Beziehung zueinander sowie die Untersttzung der Geschftsziele durch Geschftsprozesse und den Aufbau von Anwendungen. Folgende elementaren Notationen werden dabei verwendet:

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Die einzelnen Funktionen knnen hierarchisch untergliedert und in einem Funktionsbaum dargestellt werden:

Hierbei kann die Gruppierung der Funktionen nach unterschiedlichen Gliederungskriterien erfolgen. Eine mgliche Variante wre:

Hierbei darf jedoch das Ziel nie aus den Augen gelassen werden.
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Manchmal ist das Erreichen des Primrzieles an das Erreichen von Subzielen geknpft, die sich in einem Zieldiagramm darstellen lassen:

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3.1.4 Leistungssicht Die Leistungssicht beschreibt materielle und immaterielle Input- und Output-Leistungen einschlielich der Geldflsse. Die Modellierung erfolgt durch das Produktmodell:

Ein konkretes Beispiel:

3.1.5 Steuerungssicht Die Steuerungssicht bernimmt die Integration der anderen Teilschichten. Hierbei wird entweder das Wertschpfungskettendiagramm (WKD), die erweiterte ereignisgesteuerte Prozesskette (eEPK) oder das Vorgangskettendiagramm (VKD) benutzt. Die
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Steuerungssicht bildet den Geschftsprozess also als Ganzes ab. Die Geschftsprozesse werden somit stufenweise verfeinert.
3.1.5.1 Wertschpfunskettendiagramm (WKD)

Das WKD zeigt die strategische Bedeutung der betrieblichen Funktionen auf und untergliedert in primre Aktivitten (die an der Erstellung und Verwertung von Leistung beteiligt sind) und sekundre Aktivitten (untersttzender Charakter).

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Bei ARIS werden hierbei folgende Symbole verwendet:

3.1.5.2 Vorgangskettendiagramm (VKD)

VKD wurden zur globalen Beschreibung von Geschftsprozessen entwickelt. Der Schwerpunkt liegt auf der Darstellung des Zusammenwirkens der einzelnen ARIS-Schichten. Die aktuell verwendete VKD-Notation ist folgende:

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Hierdurch ergibt sich an einem Beispiel folgender Ablauf:

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3.1.5.3 Ereignisgesteuerte Prozesskette (EPK)

Mit der EPK soll das Problem der fehlenden zeitlichlogischen Zusammenhnge behoben werden. Die EPK baut auf Petrinetzen auf und ist in verschiedenen Komplexittsstufen darstellbar. Ausgangspunkt ist immer die Frage, wodurch ein Ereignis ausgelst wird. Beispiel:

Die Grundelemente der EPK sind: Die Funktion, die den Zustand von Objekten ndert Das Ereignis, das Zustandsnderungen von Objekten auslst Die Kante, welche Funktionen und Ereignisse verknpft Der Konnektor, der zur Verbindung von Funktionen und Ereignissen zu einem Prozess eingesetzt wird Die EPK kann noch erweitert werden durch Eine organisatorische Einheit

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Ein Informationsobjekt Ein Anwendungssystem Einen Prozesswegweiser

Daraus ergibt sich die Notation der eEPK:

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Ein Beispiel:

Probleme treten auf bei: Modellierungsfehlern Fehlern bei der Zusammenfhrung des Kontrollflusses Verwendung unerlaubter Verknpfungen
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Die eEPK knnen nochmals erweitert werden: Objektorientierte Ereignisgesteuerte Prozesskette EPK mit unscharfen Daten (Fuzzy-EPK)

3.2 Werkzeuge der Geschftsprozessmodellierung


Es gibt verschiedene Werkzeuge fr das Prozessmanagement, wobei die Spanne der Funktionen sehr gro sein kann. Die Automatisierung von Prozessen ist jedoch ausschlielich Angelegenheit des WorkflowManagement-Systems. Beispiel von verschiedenen Werkzeugen:

Die Haupteinsatzgebiete solcher Werkzeuge sind: Ist-Erfassung von Daten, Strukturen und Prozessen Visualisierungshilfe bei der Schwachstellenanalyse Auswertung von Zeiten und Kosten
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Simulation von Alternative Entwurf von Sollkonzepten Dokumentation der Modelle Da eine groe Vielfalt an Werkzeugen besteht ist eine gute Auswahl sehr wichtig:

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Die Produkte sollten u.a. nach folgenden Kriterien ausgewhlt werden:

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Auer den Produkten selber sollte nach Mglichkeit auch der Hersteller beachtet werden:

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Anschlieend sollte noch die im Unternehmen gngige Methode im Kontext zum Produkt gesehen werden:

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3.3 Simulation von Workflows


Die Workflow-Simulation wurde bereits vor den Konzepten der Unternehmensrestrukturierung wie Business Reengineering von Beginn der 90er Jahre mit folgenden Zielen angewendet:

Im Zusammenhang mit Workflow Management wird sie heute als wichtiges Mittel zur Qualittssicherung und zur Beseitigung inhaltlicher Mngel in Prozessen genutzt. Grnde fr den Einsatz sind : Mglichkeit der grafisch visualisierten Validierung der Prozessmodelle Analyse des Verhaltens von vernetzten Prozessen und deren Interaktion Untersttzung der Bemessung von betrieblichen Ressourcen durch Simulation der Belastung und Inanspruchnahme

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Bei der Simulation sind folgende weitere Aspekte zu beachten: Analysegren der Workflow-Simulation

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Prozesszeit Zeiteffizienz

Termintreue

Wirtschaftlichkeit der Simulation

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Bei der Durchfhrung einer Simulation kann man folgendes Schritte unterscheiden: 1. Zielsetzung festlegen 2. Informationsbeschaffung 3. Modellbildung 4. Implementierung des Modells 5. berfhrung der Modells (Validierung) 6. Experimentieren mit dem Modell (Simulation) 7. Ergebnisanalyse und Bewertung Beispiel eines Workflowstrukturdiagramms bei einer Simulation:

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Daraus resultierend eine fiktive Anfragenbearbeitung:

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Um jedoch einen Workflow simulieren zu knnen ist es zunchst notwendig, die Aufbaustruktur zu kennen und damit ein Organisationsmodell zu erstellen. Ein solches Modell knnte folgendermaen aussehen:

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4 Simulation durch Client/Server-Architektur


Das Client/Server-Konzept unterscheidet in die Schichten Prsentation, Problembezogene Verarbeitung und Datenzugriff:

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Die Rahmenarchitektur ist dabei folgende:

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Hierbei sind jedoch verschiedene Stufen der Applikationsintegration zu unterscheiden:

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5 Einsatz betriebswirtschaftlicher Standardsoftware


Standardsoftware stellt in vielen Unternehmen die dominierende Softwarekategorie dar und wird zunehmend auch als Element zur Gestaltung des GeschftsprozessManagement eingesetzt. Hierbei existiert eine Vielzahl von Applikationen:

Historische Entwicklung und aktuelle Tendenzen: 1990: Standardisierung 1996: Y2K und Euro 1999: unterer Mittelstand 2000: Globalisierung 2005: Mobile Commerce 2010: Silent Commerce

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5.1 ERP-Systeme
ERP-Systeme sind Softwaresysteme, bei denen mehrere betriebswirtschaftliche Standard Business-Applikationen durch eine gemeinsame Datenbasis integriert sind. Somit werden nur betriebswirtschaftlich konsistente Transaktionen ausgefhrt. Bsp: SAP R/3 Einsatzgebiete von ERP-Systemen:

Dabei sind folgende Merkmale zu beachten: Datenintegration Prozessintegration Operative Funktionalitt Einheitliches Entwicklungskonzept

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Schichtenarchitektur Transaktionsorientierung

5.2 Supply Chain Management


Logistik ist einer der zentrale Punkte eines Unternehmens. Der Fokus liegt auf der Planung, Steuerung und Optimierung des Materialdurchlaufs innerhalb eines Unternehmens. Supply Chain bezeichnet die Betrachtung der logischen Kette vom ersten Lieferanten bis zum Endverbraucher:

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Die Ziele sind: Erhhung des Kundenservice Verkrzung der Zeiten fr Produktentwicklung und Auftragsdurchlauf Bestandsreduzierung Grere Flexibilitt durch Integration in der Lieferkette Nutzung von Synergieeffekten und neue Geschftschancen Die Organisation des Supply-Chain-Management kann folgendermaen unterschieden werden: Zwischen mehreren Konzern-Unternehmen Zwischen zwei Unternehmen in der Supply-Chain Zwischen mehr als zwei Unternehmen in der SupplyChain Um ein funktionierendes Supply-Chain-Management zu garantieren ist eine Computeruntersttzung notwendig:

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5.3 Electronic Business und ERP-Systeme


Nach ersten Erfahrungen mit E-Business stellte sich bei vielen Unternehmen heraus, dass die gute Website nicht das Problem darstellt, sondern der Transport der Waren zum Kunden und die Auftragsabwicklung. Hierzu verwendet man ERP-Systeme als Back-End-Systeme.

6 Literatur
Gadatsch, A. 2001 / Geschftsprozessmanagement / 3.Auflage, Wiesbaden 2001 Seidlmeier,H. 2002 / Prozessmodellierung mit ARIS / Wiesbaden 2002

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