CONCLUSIONES DEL INFORME SOBRE EL SISTEMA DE PRESENTACIN TELEMTICA

RESUMEN EJECUTIVO
Es muy necesario y deseable que los Registros cuenten con un buen sistema de presentacin telemtica. Los compaeros y tcnicos del SSI que han diseado, analizado, programado e instalado masivamente, en un tiempo mnimo, y sometidos a grandes presiones, el actual sistema de presentacin telemtica, merecen el mayor reconocimiento y agradecimiento por el trabajo realizado, el cual, no obstante, como todo sistema informtico, tiene fallos y desajustes lgicos que normalmente se corrigen en periodos de prueba o pilotaje, antes de su implantacin masiva, que en este caso, por razones polticas, no tcnicas, se ha precipitado, adelantndose al desarrollo normativo y a la regulacin completa del mismo. La consecuencia de lo anterior es que el sistema de presentacin telemtica implantado actualmente por el SSI no se ajusta a las normas legales y en algunos casos las contradice. Adems compromete la responsabilidad personal del registrador en el uso de la firma electrnica. Por ello se recomienda vivamente rectificar dicho sistema para ajustarlo a la Ley, y que mientras se produce dicha rectificacin el sistema sea provisionalmente retirado para evitar que su uso provoque que los Registradores incurran en cualquier clase de responsabilidad. Esta conclusin general se desprende del anlisis de los diversos aspectos del sistema, como son: 1.- Su cobertura legal 2.- Los principios de universalidad e igualdad 3.- El principio de prioridad 4.- La necesidad de un previo sistema de archivo electrnico 5.- Los certificados de firma, y su uso en el marco de la libertad de competencia 6.- Las responsabilidades del registrador De todos estos aspectos estudiados se extraen a continuacin las conclusiones alcanzadas en cada uno de ellos, para continuar despues con el desarrollo por exten so de los mismos. 1.- CONCLUSIONES SOBRE SU COBERTURA LEGAL El sistema de presentacin telemtica descansa en seis elementos esenciales o presupuestos, sobre los que an no existe la normativa que debe hacer el adecuado desarrollo: 1.- La infraestructura tecnolgica corporativa, respecto de la que el artculo 107 apartado 3. dispone que La Direccin General de los Registros y del Notariado, en desarrollo de lo previsto en la presente seccin, determinar, mediante las Instrucciones oportunas, las caractersticas que hayan de reunir los indicados sistemas, con tecnologas peridicamente actualizadas, de conformidad con la legislacin notarial e hipotecaria, respectivamente, garantizando la ruptura del nexo de

comunicacin, de forma que se impida el televaciado y la manipulacin del ncleo central de sus respectivos sistemas de almacenamiento de la informacin. 2.- La firma electrnica del registrador, de la que se dice en el prrafo 3 del apartado 1 del artculo 108. que Reglamentariamente se desarrollarn los requisitos a que hayan de someterse los dispositivos de creacin y verificacin de firma electrnica, la forma en que deban ser generados y entregados a sus titulares, las menciones que deban contener los certificados, el procedimiento y publicidad de su vigencia, suspensin o revocacin, en el marco de lo dispuesto en la Ley 59/2003, de 19 de diciembre, de firma electrnica. 3.- El mecanismo de sellado de tiempos, que permite la sincronizacin de los sistemas horarios. En cuanto a ello seala el prrafo tercero del artculo 108.2 que Asimismo, ambas organizaciones corporativas debern aplicar el mecanismo de sellado de tiempo en cuanto envo y recepcin de informacin se practique, en los trminos que reglamentariamente se disponga. 4.- La modificacin del principio de prioridad para compatibilizar esta nueva va de acceso con las preexistentes, materia a la que se refiere el artculo 112 apartado 4 al disponer que Reglamentariamente se establecern los criterios y el procedimiento para que los asientos de presentacin que traigan causa de ttulos presentados por va telemtica, dentro o fuera de las horas de oficina, se practiquen de modo correlativo a la hora de su recepcin teniendo en cuenta a su vez la hora de presentacin de los dems ttulos que tengan acceso al Registro, tanto los presentados en papel como los presentados por va telemtica. 5.- El principio de universalidad, por el que los cauces de presentacin deben estar disponibles para toda clase de operadores y de documentos. Al respecto el apartado 5 del artculo 112 ordena la conexin de los sistemas del colegio con el punto neutro judicial a efectos de la presentacin telemtica de documentos judiciales, as como, en cuanto a los documentos adninistrativos, con los diversos sistemas que la Administracin establezca. 6.- Y al tratarse de documentos electrnicos, el archivo electrnico o archiving, al que se refiere el artculo 113 apartado 2. al sealar que Reglamentariamente se determinar el procedimiento para almacenar en soporte informtico adecuado las comunicaciones electrnicas, debidamente firmadas, efectuadas o recibidas de otros notarios, de otros registradores de la propiedad y mercantiles y de otros rganos de la administracin estatal, autonmica, local o judicial. As pues, el sistema es alegal, al haber sido implantado sin pasar por las garantas derivadas del correspondiente proceso de desarrollo normativo, exigido legal y expresamente, y previsto precisamente para tratar de evitar esas graves irregularidades, como corresponde en un estado de derecho. La falta del desarrollo reglamentario preciso aconseja ser prudentes en la materia, pues toda actividad de puesta en marcha del sistema de presentacin telemtica carece de la cobertura normativa legalmente prevista, y las decisiones que al respecto se tomen pueden ser debatidas por los operadores.

Parece necesario esperar a que normativamente se decidan las cuestiones abiertas, as como a la conexin de los sistemas colegiales, no slo con los del notariado, sino adems con el punto neutro judicial y al menos los sistemas de la AEAT y los de la Seguridad Social, y finalmente, al sealamiento de una fecha de entrada en vigor del sistema para toda Espaa. 2.- CONCLUSIONES EN MATERIA DE ADECUACIN DE LA PRESENTACIN TELEMTICA DE DOCUMENTOS NOTARIALES ELECTRNICOS A LA LEGALIDAD VIGENTE 1.- El sistema, al estar cerrado slo a la comunicacin notarial es contrario a la legalidad vigente, que exige la UNIVERSALIDAD y la IGUALDAD en el mbito del acceso de los ciudadanos a los servicios electrnicos 2.- El sistema produce graves y notables desigualdades respecto al procedimiento en papel, lo que tambin es contrario a la legalidad vigente. 3.- CONCLUSIONES EN MATERIA DE PRIORIDAD 1. La Ley 24/2005 establece un nuevo sistema de determinacin de la prioridad en el que los documentos llegados telemticamente fuera de las horas de apertura del diario debern ser presentados por el orden en que, segn el contenido del Libro de Entrada, y la unidad temporal precisa expresada en sta, hayan tenido su ingreso en la oficina. 2. En dicho sistema no tiene encuadre el contenido del 418.4 del Reglamento Hipotecario, toda vez que no contempla la existencia del Libro de Entrada, y slo la del Diario, en el cual slo pueden extenderse asientos durante su periodo de apertura. Por tanto, la remisin a tal precepto realizada por el artculo 248.1 prrafo 2 de la Ley Hipotecaria no es suficiente, dado el sistema creado por la nueva ley, para determinar los criterios conforme a los cuales se habr de integrar la incorporacin al Libro de Entrada de documentos electrnicos presentados telemticamente y de comunicaciones por fax, cuando unos y otras hayan llegado fuera de horas de oficina, sobre todo si se tiene en cuenta que el artculo 248.2 no establece excepcin alguna al establecer la exigencia de que en el Libro de Entrada se haga constar la unidad temporal precisa de incorporacin de los documentos al mismo. 3. Como pone de manifiesto Juan Sarmiento Ramos, la importancia que la Ley 24/2005 da al nuevo libro de entrada supone que los asientos practicados en el mismo tendrn el mismo valor jurdico que antes corresponda a los extendidos en el libro diario, de forma que el orden de su extensin determina la prioridad. 4. La ruptura del sistema anterior de resolucin de conflictos de prioridad entre los documentos llegados fuera de horas de oficina, en el que eran los interesados y el juez el que resolvan el conflicto, y su sustitucin por un nuevo sistema en el que el registrador debe ser quien resuelve el conflicto a favor de los documentos llegados a travs de un procedimiento tcnico concreto, aun cuando tenga constancia de la llegada anterior a la oficina de otro documento, exige un establecimiento claro y determinante por la ley, o por la norma reglamentaria que la desarrolle, y ello por cuanto:

El registrador responde personalmente de las decisiones que, en la resolucin de posibles conflictos de prioridad, adopte. El reconocimiento de un sistema de llegada de documentos al Registro con efectos distintos de los atribuidos a los dems sistemas existentes, sin razn expresa que as lo justifique, puede considerarse contrario al principio constitucional de igualdad.

5. En tanto existan varios procedimientos de llegada de los documentos al registro (entrega en ventanilla, correo ordinario, telemtica por fax, telemtica de documentos electrnicos), alguno de los cuales carezca de sellado temporal automtico, y falte una norma cuya claridad permita una interpretacin uniforme, o tal interpretacin sea realizada por los tribunales, ser el registrador el que, bajo su responsabilidad, y en horas de oficina, asignar las horas de llegada y conformar el libro de entrada y el libro diario. Tal actuacin carecer de la mnima unidad de criterio y posibilidad de desarrollo fluido y uniforme mientras no se desarrolle la ley a travs de la norma reglamentaria en aquella prevista. 4.- CONCLUSIONES EN MATERIA DE NECESIDAD DE ARCHIVO ELECTRNICO SEGURO 1.- El Registrador est sujeto a la obligacin legal de almacenar en soporte informtico adecuado las comunicaciones electrnicas, debidamente firmadas, efectuadas o recibidas de otros notarios, de otros registradores de la propiedad y mercantiles y de otros rganos de la administracin estatal, autonmica, local o judicial y tambien, de conformidad con la nueva ley de acceso electrnico a los servicios pblicos, de cualquier ciudadano. 2.- El Registrador est obligado a que los medios o soportes en que se almacenen documentos, cuenten con medidas de seguridad que garanticen la integridad, autenticidad, confidencialidad, calidad, proteccin y conservacin de los documentos almacenados en los archivos electrnicos de los Registros. 3.- Es imprescindible, como requisito previo a la implantacin de cualquier sistema basado en documentos electrnicos, esperar el desarrollo reglamentario del procedimiento para almacenar en soporte informtico adecuado las comunicaciones electrnicas que se presenten en los Registros, es decir, esperar la regulacin legal del archivo electrnico. Actualmente solo existe una reglamentacin del archivo en soporte papel. 4.- La presentacion de documentos electronicos genera la necesidad inmediata y critica de la previa implantacion de archivos electronicos seguros en los registros, mediante un software que garantice la integridad, autenticidad, confidencialidad, calidad, proteccin y conservacin de los documentos almacenados, y que especialmente impida la manipulacin o borrado de datos, haciendo uso de archivos solo susceptibles de lectura

5.- Los registros deben utilizar el mejor sistema tcnicamente posible de archivo, siendo muy necesaria la mayor coordinacion y control de los sistemas de archivo electronico seguro por parte de los organos y servicios colegiales 5.- CONCLUSIONES EN MATERIA DE CERTIFICADOS DE FIRMA ELECTRNICA, SU USO Y LIBERTAD DE COMPETENCIA 1. Los Registradores no tenemos posibilidad de comprobar la autenticidad de la firma, comprobacin que parece que se realiza por el Servicio de Sistemas de Informacin sin ser competente para ello- y no por sus propios medios, sino utilizando un programa suministrado por el Consejo General del Notariado. 2. Los Registradores no podemos comprobar la vigencia de un certificado en el momento en que se firm un documento, comprobacin que tampoco hace en este momento el Servicio de Sistemas de Informacin del Colegio de Registradores, que, como ya se ha comentado, no sera competente para ello. 3. El Sistema de destruccin de las copias notariales hace que resulte intil el sistema establecido por la Directiva para el registro de la informacin relativa a un certificado, para aportar pruebas de certificacin en procedimientos judiciales. 4. Se incumple el principio de libertad de prestacin de servicios de certificacin, exigido por la Directiva y la Ley espaola, al no permitir que se utilice un certificado de firma electrnica distinto del emitido por las autoridades de certificacin del Consejo General del Notariado y del Colegio de Registradores. 5. Se sustituye el desarrollo reglamentario por acuerdos tomados y decisiones adoptadas por quien carece de facultades para ello. 6. Esta falta de libertad de servicios de certificacin impide la utilizacin del sistema a los notarios extranjeros, que autorizan escrituras pblicas susceptibles de ser presentadas e inscritas en los Registros espaoles. Se vulneran en consecuencia normas comunitarias de libertad de circulacin de documentos. 7. No se establecen condiciones especiales requeridas por la especialidad del procedimiento registral y los efectos legales de la inscripcin.

6.- CONCLUSIONES SOBRE LA RESPONSABILIDAD DEL REGISTRADOR EN EL SISTEMA DE PRESENTACIN TELEMTICA La responsabilidad del registrador en materia penal, civil, econmica y disciplinaria, se dispara en el nuevo sistema de presentacin telemtica, extendindose a nuevos mbitos y acrecentndose los riesgos de forma notable. 1.-El registrador responder de cualquier perjuicio que el sistema de presentacin telemtica cause a cualquier interesado, por el funcionamiento correcto o incorrecto del

mismo, dado que la falta de un desarrollo reglamentario que est previsto en las normas con rango de Ley en que dicho sistema se ordena, hace que todo el sistema carezca de cobertura legal, y constituya en definitiva una mera decisin o apuesta corporativa por una determinada manera de operar en el procedmiento registral. Las llamadas a la independencia del registrador por parte de nuestra Junta de Gobierno abundan en esta direccin. 2.- El registrador responder de los perjuicios ocasionados por los fallos tcnicos del sistema, por los fallos del sistema de sellado de tiempos, por las consecuencias de no disponer de un sistema nico de sincronizacin horaria para todos los documentos que lleguen al registro por cualquier medio, por la aceptacin de comunicaciones no vlidas, poor la no aceptacin de comunicaciones vlidas, por el incumplimiento del deber de custodia al no llevar un sistema de archivo electrnico, y por la revelacin de datos personales que el sistema origine. 3.- El registrador es responsable legalmente de la comprobacin de que los certificados de firma electrnica utilizados en el sistema de presentacin telemtica estn vigentes, no han caducado y no han sido revocados, as como de admitir o no admitir certificados de firma electrnica suministrados por prestadores de servicios de certificacin distintos de los sistemas corporativos de notarios y de registradores. 4.- El registrador es responsable de las consecuencias que se deriven de la negativa a presentar copias electrnicas cuando por cualquier fallo de ndole tcnica el sistema de presentacin telemtica falle, y el programa de gestin impida presentar. 5.- El registrador es responsable de todos los perjuicios causados por todas las alteraciones en la prioridad que produce la aplicacin de gestin Agora Experior, como la imposibilidad de presentar a la hora adecuada por haberse intercalado presentaciones telemticas antes de poder redactar el asiento intermedio, imposibilidad de presentar a la hora adecuada por haberse intercalado consultas notariales del libro de entrada o del contenido de los libros del registro, caducidad del asiento derivada de la imposibilidad de su tramitacin por falta de recibo de acuses tcnicos, anteposicin de documentos presentados telemticamente a otros documentos que provengan de operadores que no tienen posibilidad de presentacin telemtica, anteposicin de documentos presentados telemticamente con firma corporativa notarial a otros documentos firmados con firma electrnica reconocida suministrada por otros prestadores de servicios de certificacin, o por la prdida de prioridad que lleva consigo la denegacin del asiento de presentacin, que en caso de recurso no puede llevar aparajeda, lgicamente, la prrroga de un asiento no practicado. 6.- El registrador no incurre en responsabilidad si solicita del Colegio la desconexin del sistema telemtico o si simplemente procede a desconectarlo unilateralmente en su oficina, y tampoco incurrir en las responsabilidades disciplinarias y de otro orden que se anuncian en la Resolucin de la DGRN de 4 de junio de 2007.