Rapport Verificateur General

Rapport du vrificateur gnral Rapport du vrificateur de la Ville de Montral gnral de laet Ville au conseil municipal au de Montral conseil dagglomration
au conseil municipal
Pour lexercice termin le 31 dcembre 2012
et au conseil dagglomration
Situation du Bureau du vrificateur gnral
Rapport du vrificateur gnral de la Ville de Montral au conseil municipal et au conseil dagglomration

Dpt lgal 2e trimestre 2013 Bibliothque et Archives nationales du Qubec Bibliothque et Archives Canada ISSN : 1924-0317 (imprim) ISSN : 1925-6809 (en ligne) ISBN : 978-2-7647-1188-0 (imprim) ISBN : 978-2-7647-1192-7 (en ligne)
Dans le prsent document, le genre masculin est utilis sans aucune discrimination et uniquement dans le but dallger le texte.
La version lectronique de ce document est diffus sur notre site Internet ladresse suivante : www.ville.montreal.qc.ca/verificateur.
Le 23 mai 2013
Monsieur Michael Applebaum Maire de la Ville de Montral 275, rue Notre-Dame Est Bureau 1.113 Montral (Qubec) H2Y 1C6
Objet : Dpt du rapport annuel du vrificateur gnral de la Ville de Montral pour lexercice termin le 31 dcembre 2012
Monsieur le Maire, Conformment larticle 107.13 de la Loi sur les cits et villes (LRQ, chapitre C-19), je vous transmets le Rapport annuel du vrificateur gnral de la Ville de Montral au conseil municipal et au conseil dagglomration pour lexercice termin le 31 dcembre 2012 pour dpt la prochaine sance ordinaire du conseil municipal, soit celle du 27 mai 2013, et du conseil dagglomration, soit celle du 30 mai 2013. Je vous prie dagrer, Monsieur le Maire, lexpression de mes sentiments distingus.
Le vrificateur gnral,
Jacques Bergeron, CPA, CA, MBA, M. Sc.
1550, rue Metcalfe, bureau 1201, Montral (Qubec) H3A 3P1
Table des matires

1. Commentaires et recommandations du vrificateur gnral ................ 7 2. Situation du Bureau du vrificateur gnral .............................................. 27
2.1. tat de leffectif ................................................................................................... 29 2.2. Indicateurs de performance ................................................................................ 33
3. Reddition de comptes de la juricomptabilit ............................................. 43 4. Audit dtats financiers ...................................................................................... 51

4.1. tats financiers consolids de la Ville de Montral............................................. 53 4.2. tats financiers des autres organismes municipaux........................................... 57
5. Vrification doptimisation des ressources et des technologies de linformation .......................................................................... 61

5.1. Suivi des recommandations des annes antrieures ......................................... 63 5.2. Alination des actifs ............................................................................................ 69 5.3. Dlais de ralisation des travaux dinfrastructures ............................................. 97 5.4. Dlivrance des permis de construction et de lotissement sols contamins........................................................................................................ 127 5.5. Plan de ralisation des travaux dinfrastructures des rseaux secondaires daqueduc et dgout (Service de leau Direction de la gestion stratgique des rseaux deau ............................................................. 167 5.6. Plan de ralisation des travaux dinfrastructures du rseau de voirie artrielle (Service des infrastructures, du transport et de lenvironnement Direction des infrastructures)............................................... 241 5.7. Processus doctroi et de gestion des contrats (Socit du parc JeanDrapeau) ........................................................................................................... 281 5.8. Rglementation sur la scurit des piscines rsidentielles............................... 343 5.9. Service de premiers rpondants et schma de couverture de risques en scurit incendie (Service de scurit incendie de Montral)...................... 389 5.10. Travaux de construction raliss en sous-traitance ......................................... 441 5.11. Projet systme intgr de gestion des ressources humaines et de la paie ................................................................................................................ 479 5.12. Sous-projet gestion du temps ..................................................................... 499 5.13. Protection des renseignements personnels...................................................... 529 5.14. Tests dintrusion logique ................................................................................... 549
Vrificateur gnral de la Ville de Montral
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6. Annexes .................................................................................................................. 555

6.1. Annexe 1 Extraits de la Loi sur les cits et villes ........................................... 557 6.2. Annexe 2 Membres du Bureau du vrificateur gnral au 31 dcembre 2012 ............................................................................................ 569 6.3. Annexe 3 Diagrammes de flux dinformation vrification doptimisation des ressources et des technologies de linformation ................. 573 6.4. Annexe 4 Relev des comptes du vrificateur gnral.................................. 579
Rapport annuel 2012

Commentaires et recommandations du vrificateur gnral
Chapitre 1 Commentaires et recommandations du vrificateur gnral
1.
Commentaires et recommandations du vrificateur gnral
linstar des dernires annes, jinclus en introduction certains commentaires ainsi que quelques recommandations lintention de ladministration municipale. Je trouve opportun cette anne daborder les sujets dintrt suivants : Gestion de la ligne thique et Escouade de protection de lintgrit municipale (EPIM); Commission denqute sur loctroi et la gestion des contrats publics dans lindustrie de la construction (Commission Charbonneau); Pistes de rflexion destines amliorer les processus de gestion de la Ville : Gestion des risques, Niveaux de service attendus, Planification des projets dinfrastructures, Programme triennal dimmobilisations (PTI), Mcanismes de reddition de comptes, Suivi des recommandations du vrificateur gnral; Suivi de la rpartition des contrats octroys aux entrepreneurs par les instances; Budget du vrificateur gnral; Scurisation du service de messagerie et du rseau informatique du Bureau du vrificateur gnral.
Gestion de la ligne thique et Escouade de protection de lintgrit municipale (EPIM)

Le 17 octobre 2012, dans une lettre adresse aux membres du conseil municipal, je leur demandais de reconsidrer leur dcision prise en dcembre 2010 de transfrer la responsabilit de la gestion de la ligne thique du Bureau du vrificateur gnral (BVG) au Service du contrleur gnral. Cette demande tait justifie par le contexte des allgations de collusion, de corruption et de malversation qui affligent la Ville de Montral (la Ville), entre autres, depuis le dbut des audiences de la Commission denqute sur loctroi et la gestion des contrats publics dans lindustrie de la construction. Je suis toujours davis que cette dcision permettrait de rehausser la confiance que doivent accorder le personnel de la Ville et la population envers lappareil municipal. Jappuyais alors ma rflexion sur les principaux arguments suivants :
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Le statut particulier du vrificateur gnral : ce dernier est un officier du conseil municipal qui est indpendant, neutre, impartial et exempt dattache avec ladministration. Les personnes souhaitant faire un signalement seraient ainsi plus en confiance de le transmettre au BVG; Le Service du contrleur gnral est subordonn lautorit du directeur gnral. Ce lien peut constituer un conflit dintrts si des allgations pesaient sur la direction de la Ville; Contrairement au BVG, le Service du contrleur gnral ne dispose pas dun pouvoir de vrification et denqute auprs des organismes contrls par la Ville, tels que la Socit de transport de Montral (STM) ou la Socit dhabitation et de dveloppement de Montral (SHDM), lesquels sont ainsi soustraits des travaux pouvant tre entrepris par le Service du contrleur gnral; Les dispositions de la Loi sur les cits et villes garantissent sans quivoque la confidentialit du contenu de tout signalement fait au BVG. Le stratagme de fraude ou de favoritisme implique trs souvent la participation des gens de linterne, mais galement des gens de lexterne. Lobjectif principal de la ligne thique est justement de permettre aux employs, aux fournisseurs et aux citoyens de signaler tout acte rprhensible, et ce, en toute confidentialit; Contrairement aux autres villes canadiennes qui voient le nombre de leurs signalements reus sur leur ligne thique augmenter danne en anne, cest plutt le contraire qui se produit Montral depuis le transfert de la ligne au Service du contrleur gnral. Par exemple, le nombre de signalements Toronto est pass de 157 en 2002 (premire anne dutilisation de la ligne thique) 822 en 2011 alors que celui dOttawa est pass de 48 en 2005 182 en 2011. Pour Montral, en 2010 (premire anne dutilisation de la ligne thique sous la responsabilit du vrificateur gnral pour une priode de 13 mois), mon Bureau a reu 131 signalements, alors que seulement 33 signalements ont t reus en 2011 (sous la gouverne du Service du contrleur gnral). Par ailleurs, soulignons que dans toutes les autres villes canadiennes qui disposent dune ligne thique, celle-ci est sous la responsabilit de leur vrificateur gnral.
Recommandation Je demeure convaincu quil est dans lintrt de la Ville de confier la responsabilit de la gestion de la ligne thique au BVG. Par consquent, je ritre ma demande formule au conseil municipal le 17 octobre dernier de transfrer la responsabilit de la ligne thique au BVG.
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Par ailleurs, jai pris connaissance de la cration, le 11 janvier 2013, de lEscouade de protection de lintgrit municipale (EPIM) dont le mandat est de veiller la protection de lintgrit municipale de la Ville de Montral, notamment dans le processus doctroi de contrats. Le Service de police de la Ville de Montral (SPVM) a t dsign pour mettre sur pied cette nouvelle escouade et en assurer la gestion. Une ligne tlphonique et un courrier lectronique rservs ont t mis en fonction pour permettre aux employs de transmettre des informations lEPIM, en toute confidentialit. Depuis, mon Bureau est en relation avec lEPIM afin darrimer nos travaux respectifs dans une perspective defficience et defficacit.
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Commission denqute sur loctroi et la gestion des contrats publics dans lindustrie de la construction (Commission Charbonneau)
Les allgations souleves aux audiences de la Commission denqute sur loctroi et la gestion des contrats publics dans lindustrie de la construction (Commission Charbonneau) concernant des activits de collusion et de corruption la Ville de Montral sont troublantes. Ces allgations prsenteraient ltablissement, depuis plusieurs annes, dun systme articul afin de dtourner des fonds de la Ville au profit du crime organis, de partis politiques, de fournisseurs, dlus et demploys. Ce systme, encore sur la base des allgations prsentes la Commission Charbonneau, comprendrait des stratagmes complexes de surfacturation, de falsification de documents et dapprobation de complaisance. Ainsi, il appert que plusieurs personnes appartenant diffrents niveaux de la chane de commandement de la Ville pourraient tre directement mles aux stratagmes allgus. Le BVG effectue, depuis plusieurs annes, des travaux de vrification dans lobjectif de prvenir et de dtecter des activits de collusion ou de corruption. Jaimerais exposer les grandes lignes des travaux que le BVG a raliss depuis les 15 dernires annes en matire de vrification du processus doctroi des contrats afin de dmontrer que le vrificateur gnral, dans les limites de ses responsabilits, a sonn lalarme maintes reprises. Il ne sagit pas ici dun exercice dautojustification, mais plutt dun expos des travaux que mon Bureau a faits dans un esprit critique concernant les risques de collusion ou de corruption, et de comprendre galement le contexte particulier dans lequel les prsumes collusion et corruption la Ville se seraient implantes. La responsabilit dun vrificateur lgard de la fraude est double. Premirement, il exerce un rle de prvention en produisant, la suite de ses travaux de vrification, des recommandations appropries pour tenter de limiter les occasions de fraude. Le vrificateur a galement un rle de dtection, dans les limites du possible, des actes de fraude, pour autant cependant quil puisse disposer dindices rvlateurs provenant des travaux de ses missions de vrification ou encore de dnonciations. Il faut comprendre que les actes de collusion et de corruption comptent parmi les types de fraudes les plus difficiles dtecter. En effet, ces actes impliquent des ententes secrtes comportant la mise excution de stratagmes souvent en amont du systme de contrle interne de lorganisation. Les allgations nonces la Commission Charbonneau runissent tous les ingrdients dactes de collusion et de corruption extrmement difficiles dtecter dans le cours dune
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mission traditionnelle de vrification. En effet, les stratagmes vraisemblablement utiliss seraient triples : Une collusion interne qui impliquerait plusieurs personnes faisant partie de la chane de commandement; Une corruption de fonctionnaires et dlus par des organisations ayant des intrts la Ville; Une collusion externe de diffrentes firmes en vue de crer des cartels pour le partage des contrats et la fixation des prix. Au cours des 15 dernires annes, le BVG a, par le truchement de ses rapports de vrification, maintes fois influ sur les contrles pour prvenir les actes de fraude en insistant notamment sur les points suivants : La sparation des tches entre les intervenants cls; La documentation des carts entre les estimations de cot et la plus basse soumission; Le niveau de soin requis par la Ville pour produire des estimations les plus justes possible et le maintien de la confidentialit de celles-ci; Un contrle sporadique de la surveillance des travaux confie des firmes externes afin de sassurer que la Ville ne paie que pour des travaux rellement excuts; Le suivi de la ralisation des travaux et le contrle des travaux contingents (communment appels les extras ); La comparaison des cots pour des travaux comparables, soit par rapport aux annes antrieures, soit par rapport des travaux similaires excuts par dautres arrondissements; La production dune information pertinente pour les instances pour une prise de dcisions claire. Ds 1997, le vrificateur gnral avait soulev que le march montralais tait partag entre un nombre limit de fournisseurs (deux rapports annuels [1997 et 2001] font tat de cette problmatique). De plus, en 2009, jai constat quil y avait une rpartition troublante des firmes de construction au sein de certains arrondissements. Mon Bureau a galement pris connaissance, lpoque, dun rapport mis par le vrificateur interne de la Ville en novembre 2006, qui a t dpos depuis la Commission Charbonneau. Ce rapport concluait que la Ville noprait pas dans un environnement pleinement concurrentiel et suggrait des recommandations pertinentes pour attnuer les risques de fraude. Soulignons toutefois que les conclusions de ce rapport ne mettaient pas en lumire la dcouverte de quelconque acte de collusion ou de corruption. Dailleurs, ledit rapport mentionne ce qui suit : Il est important de remarquer que nos observations se sont fondes sur les rsultats de tests excuts sur un certain nombre de projets examins.
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Par consquent, ils nauraient pas ncessairement permis la dtection de fraude ou tout autre acte illgal si jamais ils existaient. Par ailleurs, mon Bureau souscrivait lensemble des recommandations formules dans le rapport de vrification interne de 2006. Elles constituaient, mon avis, des mesures pertinentes pour prvenir les actes de fraude dans loctroi des contrats. Ces recommandations ont t acceptes par la Ville, et des plans daction ont t mis et assigns des personnes en autorit la Ville. Mon Bureau a examin ces plans daction entrins par les dirigeants de la Ville pour mettre en place les actions proposes. En 2007, mon prdcesseur prcisait quil tait illusoire de penser quun vrificateur gnral puisse dtecter tous les actes frauduleux et recommandait la Ville la mise en place dune ligne thique pour recevoir en toute confidentialit des signalements sur des actes rprhensibles pouvant tre lis des actes de fraude ou de gaspillage. Cette ligne, comme on le sait, a t mise en place la fin de 2009 par le BVG, mais elle lui a t retire en dcembre 2010. Comme je lai mentionn plus tt, les stratagmes vraisemblablement utiliss par les auteurs de la collusion et de la corruption cits au cours des audiences de la Commission Charbonneau semblent, selon les informations vhicules, tre hautement complexes, soigneusement planifis et habilement orchestrs, ce qui les rendait presque indtectables dans une mission traditionnelle de vrification, et ce, mme pour un vrificateur des plus chevronns. Il faut galement rappeler que la porte du travail de mon Bureau et des conclusions qui en dcoulent est limite par quatre facteurs majeurs : Le vrificateur gnral na pas les pouvoirs denqute des autorits policires; Contrairement la Commission Charbonneau, qui a le pouvoir de contraindre des personnes appartenant des organisations diverses venir tmoigner sa tribune, le pouvoir du vrificateur gnral de la Ville se limite exiger de tout employ de la Ville de lui fournir les informations ncessaires son travail de vrification. Il na pas lgalement lautorit ncessaire pour exiger des informations auprs dlus ou de tiers ainsi que de contraindre les personnes interroges sexpliquer; Une limite inhrente au contrle interne dans une organisation est la prsence de collusion ou de corruption. Dans la mesure o des personnes dcident de comploter pour commettre des actes de collusion ou de corruption, il devient difficile, voire trs difficile, pour un vrificateur de dtecter les stratagmes mis en uvre cette fin; Les ressources financires alloues au vrificateur gnral sont limites et fixes par la loi.
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Le mandat du vrificateur gnral est vaste et comporte, outre la vrification de la conformit rglementaire, la certification des tats financiers de la Ville et des organismes sous son contrle ainsi que la vrification doptimisation des ressources des diffrents domaines tels : la prestation des diffrents services aux citoyens, la prennit des infrastructures, les technologies de linformation, la gestion des ressources humaines, matrielles et financires. En conclusion, je suis convaincu que la vrification indpendante des comptes et affaires de la Ville, telle quelle est pratique par son vrificateur gnral, demeure un moyen important pour sassurer de la saine gestion des deniers publics. Cependant, en raison des contraintes voques prcdemment, il serait illusoire desprer que le vrificateur gnral puisse dtecter tous les actes de fraude pouvant survenir dans une grande ville comme Montral. Je nai ni les pouvoirs, ni les ressources dune commission denqute ou des autorits policires. De plus, la dtection de cas de fraude provient gnralement de dnonciations par des personnes tmoins de ces actes. cette fin, mon quipe de juricomptabilit donne toujours suite aux dnonciations reues et, le cas chant, effectue le travail denqute requis. Lorsque ncessaire, le dossier est transmis aux autorits policires (voir le chapitre 3 du prsent rapport pour plus de dtails). galement, la lumire des rvlations de la Commission Charbonneau, mon Bureau a effectu certaines modifications dans ses procds de vrification afin de cibler davantage des indices permettant de dtecter la perptration de tels actes.
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Pistes de rflexion destines amliorer les processus de gestion de la Ville

Je tiens souligner dans la prsente section certaines constatations faites par mon Bureau qui sont destines resserrer et amliorer la gestion de la Ville. Ces constatations mritent, mon avis, une prise de position de la Ville et des actions concrtes de la part de ladministration municipale.
Gestion des risques

La Ville a labor, il y a quelques annes, une grille de gestion des risques qui mettait en lumire les diffrents risques pouvant compromettre ses activits. Il y aurait lieu que ladministration municipale encourage la conception dune nouvelle grille de gestion des risques qui tiendrait compte de nouveaux paramtres et de certains secteurs nvralgiques (p. ex. les permis, les honoraires professionnels, les contrats), lesquels seraient davantage exposs des malversations. Recommandation Je recommande au conseil municipal de sassurer que la Ville se dote dune nouvelle grille de gestion des risques qui dterminera les secteurs nvralgiques ainsi que les activits davantage exposes la malversation afin den permettre une surveillance accrue et de renforcer ses contrles internes pour prvenir des pertes financires.
Niveaux de service attendus

Les vrifications effectues par mon Bureau mont permis de constater que les instances de la Ville nont pas statu sur les niveaux de service dsirs (tat souhait) en matire de btiments ou dinfrastructures, que ce soit pour le rseau routier, les ponts et tunnels ou les rseaux deau. Ces niveaux de service attendus sont dune importance capitale car ils dfinissent les paramtres des niveaux dinvestissement correspondants. Ils sappuient sur la connaissance de ltat actuel des catgories dinfrastructures et de btiments et dpendent videmment des choix que les instances doivent faire en matire de fiabilit et de scurit. En labsence dengagements clairs sur les niveaux de service retenus par la Ville, compte tenu des contraintes budgtaires et des ressources disponibles, le dficit en matire dinvestissement ne va aller quen augmentant et la dgradation des infrastructures et des btiments va se poursuivre.
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Recommandation Compte tenu de ltat actuel des diffrentes catgories dactifs, aussi bien pour les btiments de la Ville, le rseau routier, les ponts et tunnels que les rseaux deau, je recommande au conseil municipal de prendre les mesures ncessaires pour que : des niveaux de service soient tablis pour ces infrastructures et ces btiments; ces niveaux de service soient prsents et approuvs par les instances; les niveaux dinvestissement correspondant aux niveaux de service approuvs soient allous sur un horizon long terme; la Ville se dote dun mode de financement raliste pour permettre la ralisation des interventions juges ncessaires.
Planification des projets dinfrastructures

Les projets dinfrastructures sont des projets complexes qui doivent tre planifis sur un horizon pluriannuel pour pouvoir couvrir adquatement lensemble des travaux urgents ou prioritaires. Cette planification permet galement de disposer dune vue globale de ce qui doit tre ralis au cours des prochaines annes. Or, les vrifications effectues par mon Bureau mont permis de constater que le processus de planification actuel est annuel, puisque les enveloppes du PTI sont incertaines dune anne lautre, ce qui entrane une difficult raliser certains projets. Recommandation Je recommande au conseil municipal de prendre les mesures ncessaires pour que la planification des projets dinfrastructures soit effectue sur un horizon pluriannuel afin de faciliter leur ralisation et de permettre ainsi de donner la priorit des interventions plus long terme.
Programme triennal dimmobilisations (PTI)

Le PTI permet de dterminer lenveloppe budgtaire disponible pour les diffrents projets dimmobilisations prioriss. La connaissance du contenu du PTI est ncessaire pour les diffrents services et les arrondissements de la Ville afin quils puissent planifier et coordonner les projets sous leur responsabilit. Or, jai relev des enjeux importants qui mritent dtre pris en compte par ladministration. Premirement, je constate que le PTI nest pas approuv au moment appropri afin que les units daffaires (services et arrondissements) puissent effectivement connatre en temps opportun les enveloppes budgtaires qui leur seront alloues et ainsi planifier les projets en
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consquence. Les units daffaires sont ainsi prises de court et ne peuvent dmarrer temps les projets ncessaires et profiter de cots plus bas que pourraient leur accorder les diffrents entrepreneurs. Par les annes passes, les instances approuvaient le PTI en dcembre, alors que, pour 2013, le PTI a t approuv en septembre 2012, ce qui constitue une amlioration. Nanmoins, cette tape du processus est encore effectue trop tardivement pour permettre aux units daffaires de raliser leurs projets aux meilleurs cots. Recommandation Je recommande au conseil municipal de prendre les mesures ncessaires afin que ladoption du PTI soit devance de manire permettre aux units daffaires de planifier leurs projets au moment opportun. Deuximement, ladministration municipale ne sassure pas de la capacit des units daffaires raliser les travaux qui leur sont demands. Les units daffaires disposent de ressources limites, quelles soient financires ou humaines. Le fait de ne pas prendre en compte ces limites dans ltablissement du PTI revient presque pour ladministration noncer essentiellement des vux pieux. En effet, les vrifications effectues par mon Bureau ont montr : que lenveloppe alloue aux units daffaires nest pas entirement dpense; quun nombre important de projets planifis ne sont pas raliss dans lanne au cours de laquelle ils sont prvus. Ainsi, plusieurs projets initialement planifis pour une anne sont reports aux annes subsquentes, ce qui accrot de faon importante le taux de ralisation, accentuant substantiellement la dgradation de ltat des infrastructures. Recommandation Je recommande au conseil municipal de prendre les mesures ncessaires pour que les units daffaires aient les ressources requises pour raliser les projets prvus au PTI.
Mcanismes de reddition de comptes

Les vrifications effectues par mon Bureau mont permis de constater que ladministration municipale ne reoit pas toujours des units daffaires toute linformation pertinente une prise de dcisions claire et lexercice de ses responsabilits de gouverne. Par exemple, en matire dinfrastructures et de btiments, ladministration municipale ne reoit pas priodiquement une reddition de comptes sur ltat des actifs, compte tenu des niveaux dinvestissement allous. Ladministration municipale devrait exprimer clairement
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lensemble des units daffaires ses besoins en matire de reddition de comptes. Cet exercice permettrait dtablir les sujets prioritaires ou stratgiques lgard desquels elle dsire quon lui rende compte priodiquement. Recommandation Je recommande au conseil municipal de prendre les mesures ncessaires pour que les secteurs prioritaires ou stratgiques devant faire lobjet dune reddition de comptes priodique soient communiqus clairement aux units daffaires, afin que ladministration municipale obtienne une information complte pour une prise de dcisions claire et pour sacquitter ainsi de ses responsabilits de gouverne.
Suivi des recommandations du vrificateur gnral

Jai constat en 2012 un certain relchement de la part de ladministration municipale quant la mise en place de mes recommandations mises dans le rapport annuel se terminant le 31 dcembre 2011. En effet, seulement 35 % des recommandations formules en 2011 avaient le statut fait au moment de mettre sous presse le prsent rapport, en comparaison 69 % pour celles formules en 2010 la mme priode lan pass. Recommandation Je recommande au conseil municipal de prendre les mesures ncessaires afin quun suivi plus rigoureux des recommandations formules par le vrificateur gnral soit effectu par les units daffaires.
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Suivi de la rpartition des contrats octroys aux entrepreneurs par les instances
Des travaux de vrification effectus en 2009, dans le cadre de la production de mon rapport annuel, mavaient amen minterroger sur la rpartition des contrats octroys des entrepreneurs concernant la ralisation de projets de dveloppement, de rhabilitation et de remplacement dinstallations et dinfrastructures. Javais alors tabli un groupe de 21 firmes stant vu attribuer une proportion importante des contrats octroys au cours des annes 2006 2009 par les conseils darrondissement, le comit excutif, le conseil municipal et le conseil dagglomration. Plus particulirement, javais alors examin la distribution des contrats octroys par chacun des conseils darrondissement ce groupe de 21 firmes. Pour cette priode, les rsultats de cet examen mavaient permis dobserver que certains arrondissements octroyaient une forte proportion de leurs contrats aux mmes entrepreneurs parmi les 21 firmes cibles. Depuis 2009, ladministration municipale a dploy plusieurs mesures afin de resserrer les rgles dadjudication de contrats. En mme temps, en vue dun objectif similaire, de nouvelles dispositions lgislatives sont entres en vigueur. Tel que je le mentionne dans mon rapport annuel de 2009, je mtais engag effectuer un suivi au cours de lexercice 2011. Ce suivi a t ralis et a t prsent dans le rapport annuel de 2011. Il consistait examiner si la tendance remarque en 2009 tait toujours visible en 2011. Javais exclu les donnes de 2010 de mon examen puisque la mise en place de plusieurs des mesures instaures par ladministration municipale de mme que lentre en vigueur de certaines des dispositions lgislatives ont eu lieu au cours de lanne 2010. Les rsultats de ce suivi concernant lanne 2011 mont permis dobserver une tendance vers une meilleure distribution des contrats attribus aux 21 firmes, me permettant ainsi de croire que les mesures mises de lavant par ladministration municipale et le lgislateur provincial portaient leurs fruits. Nanmoins, je mtais propos de poursuivre mon examen pour les annes 2012, 2013 et 2014 afin de pouvoir en mesurer les bienfaits avec plus dassurance. Depuis le 1er janvier 2012, de nouvelles mesures administratives et lgislatives sont entres en vigueur, dont certaines ont t mises en place la suite des rvlations entendues la Commission Charbonneau qui a dbut le 22 mai 2012. En voici quelquesunes :
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Lobligation pour tout entrepreneur qui souhaite conclure un contrat de construction de 25 000 $ ou plus avec un organisme municipal dobtenir une attestation de Revenu Qubec, en vertu du Rglement sur les contrats de construction des organismes municipaux 1 , entr en vigueur le 1er janvier 2012. Lattestation doit confirmer que lentreprise a produit les dclarations exiges en vertu des lois fiscales et na pas de comptes en souffrance lgard du ministre du Revenu du Qubec. La cration du Registre des entreprises non admissibles (RENA), en application depuis le 1er juin 2012. Le RENA fait partie des mesures adoptes par le lgislateur provincial pour sassurer de la probit des entreprises voulant faire affaire avec ltat. Le RENA consigne le nom des entreprises ayant commis une infraction en vertu dun jugement relatif une loi ou un rglement vis par la Loi sur les contrats des organismes publics 2 , notamment le Code criminel, et la Loi de limpt sur le revenu 3 . Ainsi, les entreprises inscrites au RENA ne peuvent se voir accorder un contrat public ou un sous-contrat public ou encore poursuivre un tel contrat en cours dexcution, et ce, pour une priode maximale de cinq ans. La suspension de loctroi de contrats relatifs des travaux dinfrastructures dcrte par le comit excutif de la Ville depuis le 3 octobre 2012. Cette dcision du comit excutif a notamment t motive par lintrt du nouveau gouvernement provincial de modifier rapidement les paramtres de la Loi visant prvenir, combattre et sanctionner certaines pratiques frauduleuses dans lindustrie de la construction et apportant dautres modifications la Loi sur le btiment 4 . cet gard, mon examen de lensemble des rsolutions du comit excutif, du conseil municipal et du conseil dagglomration depuis cette date jusquau 31 mars 2013 ma permis de constater quaucun contrat relatif des travaux dinfrastructures na t octroy dans cet intervalle. Lentre en vigueur de la Loi sur lintgrit en matire de contrats publics 5 , sanctionne le 7 dcembre 2012, laquelle exige que les entreprises dsirant contracter avec un organisme public ou une municipalit aient obtenu, au pralable, une autorisation de lAutorit des marchs financiers (AMF) avant de conclure des contrats publics, et ce, afin de prserver, entre autres, la transparence dans les processus contractuels, le traitement intgre et quitable des concurrents, et la possibilit pour les concurrents
Gazette officielle du Qubec. Partie 2, vol. 143, no 35, 31 aot 2011, p. 3899-3901. LRQ, chapitre C-65.1. LRC, 1985, chapitre 1 (5e supp.). LQ, 2011, chapitre 35. LQ, 2012, chapitre 25.
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qualifis de participer aux appels doffres des organismes publics. Les contrats assujettis cette loi sont les contrats et les sous-contrats de construction, de services et de partenariats public-priv raliss dans le cadre dun projet dinfrastructures dune valeur gale ou suprieure 40 M$ ainsi que certains contrats de la Ville de Montral, tels que dtermins par les dcrets du gouvernement. ce jour, trois dcrets concernant 25 soumissions chacun sont entrs en vigueur les 15 janvier, 13 fvrier et 20 mars 2013. Ce sont des appels doffres que la Ville souhaite poursuivre ou lancer et qui comportent un montant de dpense infrieur 40 M$. Une modification la politique de gestion contractuelle, le 17 dcembre 2012, ayant pour effet dexclure de tout appel doffres, pour une priode de cinq ans, les entreprises ayant admis avoir pris part de la collusion, des manuvres frauduleuses ou dautres actes de mme nature. Auparavant, elles devaient avoir t tenues responsables par une dcision finale dun tribunal pour faire lobjet de telles sanctions. Cette modification touche les appels doffres lancs aprs cette date. Lannonce, le 11 janvier 2013, par ladministration municipale, de la cration de lEPIM, relevant du SPVM. Cette escouade aura pour mandat dassurer la protection de lintgrit administrative de la Ville de Montral en traitant toute information obtenue, principalement de nature criminelle, notamment dans le cadre des processus doctroi de contrats. Elle verra aussi instaurer des mcanismes de prvention et de dtection des stratagmes et des failles qui entachent les processus dattribution des contrats. Ce mandat doit stendre tous les services municipaux. La cration, le 24 janvier 2013, du comit-conseil sur loctroi des contrats municipaux par la Ville de Montral, prsid par M. Jacques Lonard. Le 8 mai 2013, le Rapport du comit-conseil sur loctroi et la gestion des contrats municipaux la Ville de Montral a t dpos au maire. Ce rapport recommande notamment des mesures pour revoir les rgles dadjudication des contrats et leur gestion, et sassurer de lefficacit des contrles internes et externes ainsi que du respect des normes thiques.
Dans les circonstances, compte tenu de lapplication rcente de ces nouvelles mesures administratives et lgislatives, je suis davis quil serait peu utile de refaire lexercice du suivi des contrats obtenus par les 21 firmes originalement cibles.
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Rapport annuel 2012
Budget du vrificateur gnral

Dans mes trois derniers rapports, jai fait tat du problme concernant le calcul des crdits accords au vrificateur gnral en vertu de la Loi sur les cits et villes. En effet, jai mentionn le fait que calculer mes crdits sur la base du budget de fonctionnement de la Ville ne me permettait pas daccomplir pleinement mes responsabilits lgales qui stendent la vrification des comptes et affaires de la Ville, mais galement des organismes contrls par la Ville ou qui entrent dans son primtre comptable. La situation tait encore plus problmatique en 2012, car je devais assumer les frais de certification de plusieurs organismes qui faisaient dornavant partie du primtre comptable de la Ville depuis le 1er janvier 2011. Le dossier a passablement volu en 2012. En effet, la Commission permanente sur les finances et ladministration (la Commission) a entendu partiellement mes dolances. Dans son rapport dpos au conseil municipal le 20 aot 2012 et intitul Rapport dtude publique et recommandations sur le Rapport annuel du vrificateur gnral de la Ville de Montral Exercice 2011, la Commission prsentait plusieurs recommandations dont trois taient lies au budget de fonctionnement du vrificateur gnral. Ces recommandations sont prsentes la page 12 de ce rapport. Elles concernent essentiellement deux aspects : Les honoraires de vrification des organismes qui payaient dj les honoraires pour la certification de leurs tats financiers des firmes externes en 2011 et pour lesquels mon Bureau devait en 2012 assumer les efforts de certification. Ces organismes taient les suivants : Bixi Toronto Inc.; Centres locaux de dveloppement (CLD); Fiducie du Technoparc Montral; Office municipal dhabitation de Montral (OMHM); Socit de jalonnement dynamique de Montral; Socit de vlo en libre-service; Socit en commandite Stationnement de Montral; Technoparc Montral.
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Rapport annuel 2012
Pour ces organismes, la Commission a formul la recommandation R-3 qui se lit comme suit : [La Commission recommande] que les organismes numrs poursuivent le paiement des honoraires de vrification mme leur budget de fonctionnement. Jai estim que ces honoraires reprsentaient 350 000 $, en excluant les CLD. Les cots de certification assums par mon Bureau pour les tats financiers des organismes municipaux dj sous ma responsabilit avant le changement de la Loi sur les cits et villes au 1er janvier 2011. Ces organismes sont les suivants : Anjou 80; Conseil des arts de Montral; Conseil interculturel de Montral; Corporation dhabitation Jeanne-Mance; Office de consultation publique de Montral; Socit de gestion Marie-Victorin; Socit de gestion du port de plaisance de Lachine 6 ; Socit dhabitation et de dveloppement de Montral (SHDM); Socit du parc Jean-Drapeau. Pour ces organismes, la Commission a formul la recommandation R-4 suivante : [La Commission recommande] que les organismes paramunicipaux, notamment la Socit dhabitation [et de dveloppement] de Montral, la Socit du parc Jean-Drapeau et la Commission des services lectriques de Montral qui font partie du primtre comptable de la Ville, assument en totalit les cots de vrification et les honoraires mme leur budget de fonctionnement. Aprs analyse, jai exclu la Commission des services lectriques de Montral de la liste des organismes viss par cette recommandation. Jai ainsi estim que le cot total pour la certification financire de ces organismes en 2012 tait de 260 100 $. La Commission a finalement formul la recommandation R-5 qui se lit comme suit : [La Commission recommande] que, dans lventualit o les recommandations R-3 et R-4 ne seraient pas applicables, le Service des finances value et envisage la possibilit de retirer du budget des
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Nouvelle appellation depuis le 15 aot 2012. Auparavant la Socit de gestion NauBerges de Lachine.
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Rapport annuel 2012
organismes en question les sommes ncessaires pour payer les honoraires du vrificateur gnral afin de les verser au budget du Bureau du vrificateur gnral. Jai effectu au mois de septembre 2012 des reprsentations auprs du directeur principal et trsorier de la Ville pour menqurir des suites donner ces recommandations. Jai effectivement reu des crdits de 610 100 $ qui ont t ajouts mon budget, pour lexercice 2013, lequel a t approuv par le conseil municipal dans le cadre de ladoption du budget de la Ville. Ces crdits sont fort utiles pour pouvoir macquitter adquatement de mon mandat. Le directeur principal et trsorier ma confirm que le versement de ces crdits serait rcurrent. Il est important de comprendre que la somme additionnelle qui mest accorde ne couvre que les frais et les cots pour la certification des tats financiers des organismes sous le contrle de la Ville, mais ne couvre pas les deux autres volets du mandat du vrificateur gnral pour ces organismes, soit la vrification de loptimisation des ressources et la vrification de la conformit rglementaire, do ma recommandation de 2009 de calculer les crdits du vrificateur gnral sur le budget consolid plutt que sur le budget de fonctionnement de la Ville. Mais je me rjouis nanmoins des progrs accomplis ainsi que de lcoute de la Commission et du conseil municipal.
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Rapport annuel 2012
Scurisation du service de messagerie et du rseau informatique du Bureau du vrificateur gnral

Au cours de lanne 2012, mon Bureau a ralis deux projets majeurs afin de scuriser davantage ses communications et ses informations. Le premier projet a consist migrer lensemble des botes de courriel du BVG du systme de messagerie Lotus Notes vers le systme de messagerie Google Apps, crant ainsi son propre nom de domaine (bvgmtl.ca). cette fin, mon Bureau a retenu les services dune firme spcialise pour lassister dans ce processus de migration. Les mesures de scurit offertes par Google ont t analyses en profondeur et ont t juges adquates pour rpondre aux besoins de mon Bureau. Le deuxime projet a consist implanter un nouveau domaine protg et extrieur celui de la Ville afin de pouvoir assumer pleinement le contrle de linfrastructure du rseau et du serveur de mon Bureau. Toutefois, un lien avec le rseau interne de la Ville a t prserv, mais celui-ci est maintenant contrl par le BVG. Le rseau de mon Bureau est maintenant protg par un pare-feu sous son contrle.
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Rapport annuel 2012


2.1
tat de leffectif
2.1. tat de leffectif
2.
2.1. tat de leffectif

Nous avons t tmoins, au fil des ans, dune rosion constante fort proccupante de notre effectif en raison de dparts la retraite et de difficults de recrutement lies notamment une rmunration peu comptitive avec notre march de rfrence. Tableau 1 volution de leffectif au 31 dcembre des annes 2002 2012 Anne 2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012
a
Nombre total demploysa 41 36 38 37 35 33 28 26 30 33 30
Leffectif exclut deux professionnels de la vrification librs temps plein en raison dactivits syndicales pour les annes 2008 2010 et un professionnel pour lanne 2011.
Lattraction et la fidlisation de ressources comptentes et exprimentes au sein de notre Bureau demeurent un dfi de tous les instants, malgr les mesures qui ont t prises pour tenter de remdier cette problmatique. Au moment de mettre sous presse le prsent rapport, leffectif de notre Bureau tait de 29 ressources tant donn le dpart la retraite de lun de nos employs cls. Ainsi, nous comptons actuellement cinq postes vacants, soit quatre postes de vrificateurs principaux deux en vrification doptimisation des ressources, un en vrification des technologies de
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Rapport annuel 2012
Chapitre 2 Situation du Bureau du vrificateur gnral
linformation et un en certification des tats financiers ainsi quun poste de conseiller en certification des tats financiers. Ces postes vacants, qui reprsentent 15 % de notre effectif, ont invitablement des rpercussions sur notre capacit nous acquitter de nos obligations. Dailleurs, nous navons eu dautre choix que de recourir davantage aux services de cabinets externes pour honorer nos obligations au chapitre de la certification des tats financiers. Force est de constater que nous devons redoubler dardeur pour rsoudre cette pineuse question dattraction et de fidlisation de nos ressources humaines.
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Rapport annuel 2012

2.2
Indicateurs de performance
2.2. Indicateurs de performance

Au cours de nos travaux de vrification, nous constatons souvent labsence dindicateurs de performance adquats, permettant un suivi rigoureux et une reddition de comptes satisfaisante. Nous poursuivons la prsentation dindicateurs qui nous paraissent les plus pertinents afin de permettre au lecteur de se faire une opinion sur la performance du Bureau du vrificateur gnral (BVG) de la Ville de Montral. Les indicateurs prsents sont : Nombre de rapports produits; Taux dapplication des recommandations; Utilisation du temps; Accs lgalit en emploi; Rsultats financiers.
Nombre de rapports produits

Le tableau 1 dtaille le nombre de rapports produits au cours des dernires annes pour laudit des tats financiers ainsi que pour la vrification doptimisation des ressources et des technologies de linformation (TI). Tableau 1 Nombre de rapports produits de 2008 2012
Audit dtats financiers Rapport annuel de rfrence 2008 2009 2010 2011 2012 Anne financire courante 12 11 13 9 21 Annes financires prcdentes 5 2 3 1 15 Total 17 13 16 10 36 Vrification doptimisation des ressources et des TI 8 7 9 12 13
La forte augmentation du nombre de rapports daudit pour lanne 2012 sexplique essentiellement par deux facteurs. Premirement, la nomination tardive par les instances des coauditeurs pour la certification des tats financiers de la Ville de Montral et de la Socit de transport de Montral, pour lexercice 2011, a fait en sorte de reporter lmission
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Rapport annuel 2012
des rapports de lauditeur indpendant au cours de la priode couverte par le prsent rapport annuel. Deuximement, lamendement apport larticle 107.7 de la Loi sur les cits et villes, en vigueur depuis le 1er janvier 2011, a eu pour consquence dajouter aux responsabilits du vrificateur gnral la vrification des comptes et affaires de toute personne morale dfinie dans le primtre comptable des tats financiers de la municipalit.
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Rapport annuel 2012
Taux dapplication des recommandations

Cet indicateur est particulirement important, car il permet dapprcier dans quelle mesure ladministration applique promptement les mesures appropries pour rsoudre les problmes sous-jacents nos recommandations. Soulignons que les donnes prsentes dans la figure 1 illustrent, pour chacune des annes au cours desquelles les recommandations ont t formules, le taux dapplication au terme de nos travaux de suivi dans lanne qui suit leur publication. Figure 1 Taux dapplication des recommandations lies la vrification doptimisation des ressources et des TI, par statut
69 % 57 %
Fait En cours
35 % 23 %
Report Annul Autre
5%
1%
2%
5% 0% 2010 Annes
3%
2011
Lindicateur tmoigne dun relchement de la part des units daffaires mettre excution nos recommandations. En effet, nous notons une baisse significative de la proportion des recommandations faites parmi celles publies dans notre rapport annuel de 2011 en comparaison celles publies dans notre rapport annuel de 2010.
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Rapport annuel 2012
Utilisation du temps
Les figures 2 et 3 prsentent la rpartition des heures totales et celle des heures imputables des membres de notre Bureau pour les cinq dernires annes. Figure 2 Rpartition des heures totales
90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% Congs
2008 2009
Maladies
2010 2011 2012
Imputables
Figure 3 Rpartition des heures imputables
70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0%

tats financiers VOR et TI Juricomptabilit Mthodes Administration
2008
2009
2010
2011
2012
VOR et TI : Vrification doptimisation des ressources et des technologies de linformation. Mthodes : Inclut la recherche comptable, le contrle de la qualit et la formation.
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Rapport annuel 2012
Les donnes lies lutilisation du temps montrent que la rpartition des heures imputables est relativement stable pour 2012 et 2011, si ce nest dune hausse sensible au chapitre de ladministration. Cette hausse est attribuable au temps consacr la ralisation du projet de scurisation du service de messagerie et du rseau informatique du BVG dont nous faisons tat au chapitre 1 du prsent rapport. Quant aux variations de la rpartition des heures imputes aux travaux daudit des tats financiers et de ceux de la VOR et des TI pour les annes antrieures 2010, nous rfrons le lecteur aux explications fournies dans notre rapport annuel 2011. Dautres indicateurs lis lutilisation du temps ainsi quau taux de roulement du personnel sont prsents dans le tableau 2. Tableau 2 Autres indicateurs lis lutilisation du temps et au taux de roulement du personnel
Rsultats 2012 2011 10,0 % 9,4 % 1,2 % 1,3 % 969 1 047 32 33 2,7 % 2,9 %
1. Taux de roulement du personnel de vrification. 2. Taux dabsentisme (professionnels de la vrification). 3. Nombre dheures consacres la formation. 4. Nombre moyen dheures de formation par employ. 5. Ratio du cot de la formation par rapport la masse salariale conformment au projet de loi no 90. Lobjectif pour lensemble de la Ville est de 1 %.
Nous observons que les donnes du tableau 2 pour 2012 sont comparables celles pour 2011.
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Rapport annuel 2012
Accs lgalit en emploi

linstar de la Ville, le BVG porte une attention particulire aux questions dgalit en emploi. La rpartition de la reprsentation des groupes viss par la Loi sur laccs lgalit en emploi dans les organismes publics, au 31 dcembre des cinq dernires annes, est prsente dans le tableau 3. Tableau 3 Reprsentation des groupes viss
Groupe vis Hommes Femmes Groupe vis Autochtones Minorits visibles Minorits ethniques Total 2012 46,7 % 53,3 % 2012 0,0 % 6,7 % 3,3 % 10,0 % 2011 59,4 % 40,6 % 2011 0,0 % 6,3 % 3,1 % 9,4 % 2010 58,1 % 41,9 % 2010 0,0 % 3,2 % 0,0 % 3,2 % 2009 64,3 % 35,7 % 2009 0,0 % 3,6 % 0,0 % 3,6 % 2008 63,3 % 36,7 % 2008 0,0 % 3,3 % 0,0 % 3,3 %
Nous observons que la reprsentation des femmes ainsi que des minorits visibles et ethniques au sein de notre effectif sest sensiblement amliore au cours des dernires annes.
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Rapport annuel 2012
Rsultats financiers
Le dernier indicateur porte sur les rsultats financiers de notre Bureau. La figure 4 illustre ces rsultats pour les cinq dernires annes. Figure 4 Budget et rsultats financiers
(en millions de dollars)
7 6 5 4 3 2 1 0 2008 2009 2010 Budget Rsultats 2011 2012
Il ny a rien de particulier souligner concernant les rsultats financiers de lanne 2012 en comparaison ceux de lanne 2011. Pour plus dinformation sur les annes antrieures, nous rfrons le lecteur aux rapports annuels des annes en question.
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Rapport annuel 2012

Reddition de comptes de la juricomptabilit
Chapitre 3 Reddition de comptes de la juricomptabilit
3.
Reddition de comptes de la juricomptabilit
Mise en contexte
Depuis 2010, le Bureau du vrificateur gnral (BVG) possde une quipe en juricomptabilit consacre au traitement des allgations dactes rprhensibles quil reoit. Cette quipe soutient galement les autres units du BVG au regard dindices dirrgularits ou de fraudes issus des missions de vrification. Jusquau 30 mars 2011, ces allgations lui taient principalement transmises par le biais de la ligne thique du vrificateur gnral. Or, depuis le transfert de la responsabilit de la gestion de la ligne thique au Service du contrleur gnral, ces allgations peuvent lui tre communiques par courriel, par courrier, par tlphone ou en personne. Il est important de souligner que le BVG dispose dune bote de courriel spcifiquement cre cette fin et hautement scurise puisquelle est hberge par un service de messagerie extrieure celui de la Ville. Les allgations peuvent ainsi lui tre transmises ladresse courriel suivante : verificateurgeneral@bvgmtl.ca.
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Rapport annuel 2012
Traitement des allgations

Les allgations reues sont traites par lquipe de juricomptabilit en fonction de critres de priorit. Chacune des allgations fait lobjet dun dossier rigoureusement document et scuris. Aucune valuation prliminaire nest effectue lorsque lobjet de lallgation ne concerne pas le mandat confi au vrificateur gnral ou lorsque lallgation est ce point imprcise que nous ne pouvons entreprendre une telle analyse. Respectivement pour ces situations, le dossier est soit transfr une autre instance de la Ville, soit ferm sans quaucune dmarche ne soit entreprise. Pour toutes les autres allgations reues, nous procdons une valuation prliminaire afin dtablir la pertinence dentreprendre une enqute ou non. Cette pertinence est notamment fonction de la nature de lallgation, du caractre probant des renseignements signals et des risques en cause. Le BVG na dautre choix que dtre slectif quant aux dossiers quil dcide denquter compte tenu du nombre limit de ses ressources et du volume des allgations reues chaque anne. Ainsi, il faut comprendre que certains dossiers dont lincidence matrielle est ngligeable, par exemple, peuvent tre mis de ct. Sil savre pertinent dentreprendre une enqute, celle-ci est ralise en conformit avec les pratiques reconnues en matire de juricomptabilit. Au terme de lenqute, un rapport juricomptable peut tre produit afin que les mesures qui simposent soient prises par ladministration municipale. Dans les cas dindices actes criminels, les rsultats de nos travaux sont communiqus aux autorits policires. En 2012, nous avons analys 41 allgations (comparativement 36 en 2011). Parmi ce nombre, 16 sont en cours de traitement. Certaines allgations similaires nous sont transmises par des dnonciateurs diffrents. Elles ont t regroupes de sorte que nous avons 14 dossiers en cours de traitement. Ces dossiers sont soit au stade de lvaluation prliminaire, soit en cours denqute ou sont tudis dans le but de planifier des missions de vrifications venir. Vingt-cinq de ces dossiers ont t ferms pour lune ou lautre des raisons suivantes : Travaux denqute termins; Insuffisance de preuves; Transfert une autre instance car lallgation ne cadrait pas avec le mandat confi au vrificateur gnral.
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Rapport annuel 2012
Sources des allgations reues

La figure 1 prsente les sources des allgations reues. Nous observons que 58 % de celles-ci proviennent demploys ou de citoyens (24 sur 41). Figure 1 Rcapitulatif des allgations reues en 2012 Par sources
Autres 22 % Employs 24 %
Fournisseurs 15 % lus 5% Citoyens 34 %
Parmi les allgations qui nous ont t transmises, 26 sur 41 (soit 63 %) lont t par le biais de la bote de courriel du BVG. Les autres dnonciateurs ont communiqu avec nous par tlphone ou par lettre. Il est intressant de noter que seulement 11 allgations nous ont t transmises de faon anonyme. Ainsi, 30 dnonciateurs sur un total de 41 se sont identifis, ce qui reprsente une proportion de 73 % des allgations reues en 2012, comparativement seulement 53 % en 2011. Lorsquun dnonciateur se nomme, il devient plus facile pour nous dobtenir des renseignements supplmentaires qui sont essentiels la poursuite de nos vrifications et enqutes. Il est important de rappeler que nous garantissons la confidentialit aux dnonciateurs qui acceptent de dvoiler leur identit. Dailleurs, les dispositions de larticle 107.16 de la Loi sur les cits et villes font en sorte que le vrificateur gnral ne peut tre contraint de faire une dposition ayant trait un renseignement obtenu dans lexercice de ses fonctions ou de produire un document contenant un tel renseignement. De plus, dans la mesure du possible, les dnonciateurs sont protgs contre toute forme de reprsailles ventuelles.
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Rapport annuel 2012
Catgories et exemples dallgations reues

Nous avons regroup les allgations reues par catgories : thique, conflits dintrts, abus de confiance ou npotisme (7 allgations); Contraventions aux lois, rglements et politiques (10 allgations); Dtournements ou vols (temps, argent, actifs) et utilisation de biens des fins personnelles (9 allgations); Prix excessifs ou substitution de produits, commissions secrtes ou de pots-de-vin (10 allgations); Autres (5). Figure 2 Rcapitulatif des allgations reues Par catgories
Prix excessifs ou substitution de produits, commissions secrtes ou pots-devin 24 % thique, conflits d'intrts, abus de confiance, npotisme 17 %
Autres 13 %
Dtournements ou vols (temps, argent, actifs) et utilisation de biens des fins personnelles 22 %
Contraventions aux lois, rglements et politiques 24 %
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Rapport annuel 2012
Le tableau 1 prsente quelques exemples dallgations qui nous ont t communiques en 2012. Il est important de prciser que ces allgations nont pas ncessairement t confirmes par nos vrifications ce stade. Tableau 1 Exemples dallgations reues
Types dallgations thique, conflits dintrts, abus de confiance ou npotisme Exemples dallgations
Allgation de favoritisme dans le cadre de concours pour la dotation de poste et

allgation de conflits dintrts. Allgation dannulation de frais des promoteurs. Allgation de changement de zonage favorisant des promoteurs. Allgation lie au processus doctroi de contrat sans appel doffres. Allgation dirrgularits dans loctroi dun contrat de services professionnels. Allgation de dlais exagrs pour le paiement dun fournisseur. Allgation de non-conformit des dpenses dun organisme par rapport aux ententes de services et aux subventions reues de la Ville. Allgation de vol de temps par des employs. Allgation de mauvaise intgration entre les systmes de facturation et de perception dune unit daffaires de la Ville de Montral. lembauche de certains fournisseurs. Allgation derreurs de calcul dans les quantits demandes et inscrites aux bordereaux de soumissions pouvant potentiellement mener la facturation dextras par lentrepreneur slectionn. Allgation de non-conformit du processus doctroi de contrat et de corruption demploys. Allgation de gaspillage de fonds publics par un mandataire de la Ville.
Contraventions aux lois, rglements et politiques
Dtournements ou vols (temps, argent, actifs) et utilisation de biens des fins personnelles
Allgation de cadeaux offerts des employs de la Ville afin de favoriser

Prix excessifs ou substitution de produits, commissions secrtes ou pots-de-vin
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Rapport annuel 2012

Audit dtats financiers

4.1
tats financiers consolids de la Ville de Montral
4.1 tats financiers consolids de la Ville de Montral
4.
Audit dtats financiers
4.1. tats financiers consolids de la Ville de Montral

La Charte de la Ville de Montral et la Loi sur les cits et villes (LCV) prvoient respectivement que les tats financiers de la municipalit doivent tre dposs au Greffe de la Ville avant le 31 mars qui suit lexercice termin et au ministre des Affaires municipales, des Rgions et de lOccupation du territoire (MAMROT), dans le formulaire prescrit, avant le 30 avril. Par consquent, pour lexercice termin en 2012, nous avons produit cinq rapports daudit relativement aux tats financiers de la Ville. En effet, en mars 2013, des rapports de lauditeur indpendant du vrificateur gnral de la Ville de Montral comportant une opinion non modifie sur les tats financiers consolids de la Ville et sur la ventilation des charges mixtes ont t produits. Ces deux rapports ont t inclus dans le Rapport financier annuel dpos au Greffe de la Ville le 28 mars 2013. De plus, en avril 2013, des rapports sur les tats financiers consolids de la Ville, sur la ventilation des charges mixtes et sur le taux global de taxation de la Ville ont t produits. Ces trois rapports ont t inclus dans le formulaire prescrit par le MAMROT. Les travaux daudit portant sur les tats financiers consolids de la Ville ont t raliss conjointement avec un coauditeur, lequel a aussi mis une opinion non modifie sur lesdits tats financiers. Conformment aux dispositions de la LCV, le formulaire prescrit par le MAMROT, accompagn des trois rapports susmentionns du vrificateur gnral ainsi que du rapport du coauditeur sur les tats financiers consolids, a t dpos au conseil municipal et au conseil dagglomration avant son envoi au MAMROT. Rappelons quen raison de la nomination tardive de notre coauditeur par les instances en 2012, nos cinq rapports relatifs lexercice 2011 ont galement t dlivrs au cours de la priode financire couverte par le prsent rapport annuel.
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Rapport annuel 2012

4.2
tats financiers des autres organismes municipaux
4.2. tats financiers des autres organismes municipaux
4.2. tats financiers des autres organismes municipaux

Conformment aux dispositions de la Loi sur les cits et villes (LCV) en vigueur au 31 dcembre 2012, nous devons procder laudit des tats financiers des organismes de toute personne morale qui satisfait lune ou lautre des conditions suivantes : Elle fait partie du primtre comptable dfini dans les tats financiers de la municipalit; La municipalit ou un mandataire de celle-ci nomme plus de 50 % des membres de son conseil dadministration; La municipalit ou un mandataire de celle-ci dtient plus de 50 % de ses parts ou actions votantes en circulation. Le tableau 1 de la page qui suit prsente les autres organismes municipaux pour lesquels nous devons produire un rapport daudit sur leurs tats financiers et indique la priode au cours de laquelle les rapports daudit ont t dlivrs, et ce, pour les exercices termins en 2010, 2011 et 2012.
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Rapport annuel 2012
Chapitre 4 Audit dtats financiers
Tableau 1 Autres organismes municipaux concerns par la LCV et rapports daudit produits sur leurs tats financiers au 30 avril 2013 Exercice termin au cours de lanne Autres organismes municipaux Anjou 80 Bixi Toronto Inc. Conseil des arts de Montral Conseil interculturel de Montral Corporation dhabitation Jeanne-Mance Fiducie du Technoparc Montral Office de consultation publique de Montral Office municipal dhabitation de Montral Socit de gestion Marie-Victorin Socit de gestion du port de plaisance de Lachine Socit de jalonnement dynamique de Montral Socit de transport de Montral (2 rapports) Socit de vlo en libre-service Socit en commandite Stationnement de Montral Socit dhabitation et de dveloppement de Montral Socit du parc Jean-Drapeau Technoparc Montral Trangesco S.E.C.
a
2012
a
2011
2010
Nouvelle appellation depuis le 15 aot 2012. Auparavant la Socit de gestion NauBerges de Lachine.
Lgende :
er Rapports produits entre le 1 mai 2012 et le 30 avril 2013. er Rapports produits antrieurement au 1 mai 2012.
Aucun rapport produire, organismes ajouts notre primtre comptable par la suite.
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Rapport annuel 2012

Vrification doptimisation des ressources et des technologies de linformation

5.1
Suivi des recommandations des annes antrieures
5.1. Suivi des recommandations des annes antrieures
5.
Vrification doptimisation des ressources et des technologies de linformation

Le pourcentage des recommandations du Bureau du vrificateur gnral (BVG) qui ont fait lobjet de mesures correctives concrtes est un indicateur essentiel pour sassurer que les services et les arrondissements appliquent promptement ses recommandations. La politique du BVG est damorcer le suivi des recommandations au cours de lanne qui suit leur parution dans le rapport annuel. Le cycle du suivi des recommandations dune anne donne schelonne gnralement sur un horizon nexcdant pas trois ans, sauf dans des circonstances trs particulires o certaines recommandations font lobjet dun suivi pour une ou deux annes additionnelles. Le rsultat des suivis effectus en ce qui a trait aux recommandations formules dans les rapports annuels de 2005 2011 est prsent dans le tableau 1, lexception des suivis lis aux recommandations concernant la Socit de transport de Montral (STM), que nous commentons distinctement la fin de la prsente section. Tableau 1 Rsultat des suivis des recommandations
Statut des recommandations Fait En cours Report Annul Non fait Prim Autrea Total des recommandations formules
a
Nbre de recommandations par anne 2005 182 6 9 3 200 2006 228 13 3 244 2007 162 3 2 9 6 182 2008 64 3 1 2 1 71 2009 231 13 2 19 8 13 286 2010 149 24 2 175 2011 79 128 10 3 4 224 Total 1 095 171 14 31 41 26 4 1 382
Nouvelle recommandation.
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Rapport annuel 2012
Chapitre 5 Vrification doptimisation des ressources et des technologies de linformation
En ce qui concerne plus particulirement les recommandations formules en 2011, celles dont le statut est considr comme fait ou en cours reprsentent une proportion de 92 % par rapport un objectif annuel fix 80 % par ladministration municipale. Pour lensemble des recommandations formules depuis 2005, le suivi ralis en mars et en avril 2013 dmontre que 1 095 dentre elles sont faites, dont 170 lont t au cours des 12 derniers mois. Ainsi, sur une base cumulative (depuis sept ans), ce sont 79 % des recommandations qui sont faites, alors que 12 % sont en cours.
Suivi des 40 recommandations majeures de 2005 2010 dont les statuts taient non fait , prim ou autre au 31 mars 2012
Dans notre rapport annuel de lanne 2011, 62 recommandations prsentaient un statut non fait , prim ou autre nouvelle recommandation pour les annes 2005 2010. De ces 62 recommandations, nous en avions identifi 40 comme tant majeures (28 ayant les statuts non fait ou prim , et 12 ayant le statut autre nouvelle recommandation ). Or, la suite de ltude publique de notre rapport annuel par la Commission permanente sur les finances et ladministration en aot 2012, et tel que nous lavions recommand, cette dernire a mandat la Direction gnrale de la Ville pour : quelle tablisse des priorits avec les units concernes afin que des rsultats satisfaisants soient atteints, dans un dlai dun an, au sujet du suivi des 40 recommandations des annes antrieures considres comme importantes par le Bureau du vrificateur gnral; quelle sassure que les plans daction dposs dans les diffrents secteurs dactivit de la Ville soient actualiss. Au cours de nos travaux de suivi des recommandations formules de 2005 2011, nous avons pris connaissance des actions poses par les units daffaires concernes et des renseignements recueillis cette fin par la Direction gnrale en vue de statuer sur le degr dimplantation de ces 40 recommandations majeures. Ainsi, bien que nous soyons conscients que les units daffaires ont une chance fixe en aot 2013 pour achever la mise en uvre des recommandations les concernant, notre examen intrimaire effectu en mars et en avril 2013 rvle les rsultats prsents dans le tableau 2.
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Rapport annuel 2012
Tableau 2 Suivi des 40 recommandations majeures

Portrait de 2011 Statut Nombre Autre nouvelle recommandation Non fait ou prim Total 12 Portrait actualis avril 2013 Statut Nombre Fait 7 En cours 4 Report 1 Non fait ou prim Fait Total 26 2 40
28 40
Nous prvoyons examiner de nouveau le suivi de la mise en uvre de ces recommandations une date ultrieure lchance fixe par la Commission permanente sur les finances et ladministration en aot 2013.
Suivi des recommandations Socit de transport de Montral

Par ailleurs, nous avons poursuivi nos travaux relatifs au suivi des recommandations dcoulant de missions de vrification ralises en 2010 concernant la STM. Rappelons que ces missions portaient sur des tests dintrusion physique dans ses installations et sur la commande centralise du mtro de Montral. Les rsultats de ce suivi sont prsents distinctement tant donn que la STM nest pas assujettie aux modalits de reddition de comptes tablies en cette matire par ladministration municipale, mais plutt celles fixes par son conseil dadministration. Le rsultat du suivi des 17 recommandations mises dans le contexte de ces missions est prsent dans le tableau 3. Tableau 3 Rsultat du suivi des recommandations des missions concernant la STM
Statut des recommandations Fait En cours Total des recommandations formules Nbre de recommandations 2010 6 11 17
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Rapport annuel 2012

5.2
Alination des actifs
5.2. Alination des actifs
Table des matires

1. Introduction ..................................................................................................................... 73 2. Porte de la mission ....................................................................................................... 74 3. Constatations et recommandations ................................................................................ 75 3.1. Alination des quipements informatiques ............................................................. 75 3.2. Alination des vhicules et du matriel roulant ....................................................... 91
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Rapport annuel 2012
Liste des sigles

CFER CSPQ DBAN DGPV DMRA centre de formation en entreprise et rcupration Centre de services partags du Qubec SPVM Dariks Boot And Nuke Division de la gestion du parc de vhicules Direction du matriel roulant et des ateliers municipaux STI OBNL OPEQ organisme but non lucratif ordinateurs pour les coles du Qubec Service de police de la Ville de Montral Service des technologies de linformation
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Rapport annuel 2012

1. Introduction
Les units daffaires de la Ville de Montral (la Ville), soit les services centraux et les arrondissements, utilisent dans le cadre de leurs activits et prestations de services diffrents types de biens, notamment des quipements informatiques ainsi que des vhicules. Compte tenu de leur degr dutilisation, ces actifs samortissent au fil du temps. Une fois leur dure de vie utile atteinte, les units daffaires doivent disposer de ces biens, et ce, par diffrents moyens comme la vente lencan, la donation ou la mise au rebut. La Ville, en vertu de la Loi sur les cits et villes 1 a le pouvoir de se dpartir de ses actifs devenus dsuets ou non rutilisables. Par ailleurs, par lintermdiaire des articles 34 et 35 de la Charte de la Ville de Montral 2 , le conseil municipal dlgue au comit excutif ainsi quaux conseils darrondissement les pouvoirs de disposer des biens mobiliers dont ces derniers nont plus besoin pour lexcution de leurs oprations. Dans le but dassurer lefficacit du processus dalination des actifs, le comit excutif a, son tour, dlgu ces comptences aux fonctionnaires et aux employs des services centraux. Lexercice de cette responsabilit doit aussi respecter les dispositions du Rglement intrieur du comit excutif sur la dlgation de pouvoirs aux fonctionnaires et employs (RCE 02-004) du 26 juin 2002 et tre conforme lencadrement administratif C-RM-SAC-D-09-001 intitul Disposition des biens mobiliers par les services centraux, excluant les vhicules , entr en vigueur le 23 juin 2009. Cet encadrement prcisait le champ dapplication, soit tous les biens mobiliers disponibles au sein des services centraux de la Ville, et les modalits de la disposition selon quelle est titre onreux ou titre gratuit. Il confiait galement la responsabilit de son application au Service des technologies de linformation (STI) pour le matriel informatique. Prcisons que cet encadrement exclut les vhicules et ne concerne pas les arrondissements. Le nouvel encadrement administratif (C-RM-SCARM-D-12-002) intgre les principes du plan de gestion des matires rsiduelles. Celui-ci recommande aux units daffaires de se dpartir des biens mobiliers en respectant la squence suivante : Favoriser le remploi du bien par une autre unit administrative ou unit daffaires; Cder le bien titre onreux; Cder le bien titre gratuit;
1 2
LRQ, chapitre C-19, article 28. LRQ, chapitre C-11.4.
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Rapport annuel 2012
Recycler le bien auprs de recycleurs afin de rcuprer les matires telles que le mtal, le bois, le verre ou autre; liminer le bien quand toutes les tapes prcdentes ont t puises.
Lencadrement prcise galement les responsabilits des services centraux selon les modes de cession titre onreux (par enchre, par vente de gr gr ou par soumission publique) ou titre gratuit (lorsque le remploi par une autre unit na pas donn de rsultat et que la valeur rsiduelle du bien ne justifie pas sa cession titre onreux, on peut alors en disposer en faveur dun organisme but non lucratif [OBNL]). Dans chaque cas, les gestionnaires devraient constater la dsutude, procder la mise au rancart et estimer la juste valeur des biens cder titre onreux. Une telle dmarche sinscrit dans une logique doptimisation des ressources financires en ce sens quune gestion efficace de lalination des actifs peut contribuer obtenir le meilleur prix possible, permettant ainsi la Ville de raliser une plus-value. Jusqu la fermeture de la fourrire municipale le 31 dcembre 2008, lalination des biens des diffrents services centraux et de ceux des arrondissements tait centralise et se faisait au cours dencans publics qui se tenaient au site de la rue Louvain, gr par la Direction de lapprovisionnement. Actuellement, chaque unit daffaires sorganise seule en fonction des rgles de dlgation. Cependant, la responsabilit de disposer des vhicules des services centraux incombe la Direction du matriel roulant et des ateliers municipaux (DMRA). Cette dernire peut galement disposer des vhicules pour le compte de certains arrondissements lorsquelle en reoit le mandat.
2. Porte de la mission
Notre vrification avait pour objectif de nous assurer que lalination des biens de la Ville est effectue de manire obtenir la juste valeur, que les biens mis au rancart ne sont rellement plus en mesure dtre utiliss conomiquement par la Ville et que lalination est ralise conformment la loi et la rglementation en vigueur. Elle visait galement nous assurer que la destruction des donnes stockes sur les disques durs est effectue de manire scuritaire avant lalination des quipements informatiques. cette fin, nous avons examin les processus dalination des catgories de biens ci-aprs : Les quipements informatiques; Les vhicules et le matriel roulant.
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Rapport annuel 2012
Ces travaux amorcs lautomne 2012 ont principalement port sur lalination de ces deux catgories de biens, durant les exercices 2011 et 2012, par les units daffaires qui ont t slectionnes en fonction des paramtres suivants : Leur degr dimplication dans le processus dalination des biens comme cest le cas : du STI (quipements informatiques), de la DMRA (vhicules), relevant du Service de la concertation des arrondissements et des ressources matrielles; Limportance des biens sous leur responsabilit et leur statut au sein de la Ville (services centraux, arrondissements de lex-ville de Montral ou issus dex-villes de banlieue) comme cest le cas : du Service de police de la Ville de Montral (SPVM), de larrondissement de Ville-Marie, de larrondissement de Saint-Laurent. De plus, en ce qui concerne lalination des quipements informatiques, particulirement la destruction des donnes des disques durs, nous avons dcid dlargir notre chantillon aux neuf autres arrondissements issus dex-villes de banlieue (en plus de larrondissement de Saint-Laurent dj mentionn) en vue dexaminer et dobtenir lassurance : quavant toute cession, les ordinateurs sont vids des informations sensibles et confidentielles quils contiennent; quune procdure deffacement des donnes existe, quelle est efficace et suivie. Ces responsabilits leur incombent, contrairement aux arrondissements de lex-ville de Montral, pour lesquels la destruction des donnes est assure par le STI.
3. Constatations et recommandations 3.1. Alination des quipements informatiques

La Loi sur les cits et villes, la Charte de la Ville de Montral, le Rglement intrieur du comit excutif sur la dlgation de pouvoirs aux fonctionnaires et employs et lencadrement administratif C-RM-SAC-D-09-001 entr en vigueur le 23 juin 2009 et remplac par lencadrement C-RM-SCARM-D-12-002 du 22 octobre 2012 sont les principaux encadrements qui rgissent la disposition des biens. Le STI complte son cadre rglementaire relativement au processus de disposition des biens informatiques par une politique de scurit de linformation (C-OG-SSA-PA-06-001), date du 22 juin 2006, et une procdure de technologie de destruction des donnes (DSI-SecOp-0005), date du 31 mars 2010. Le STI est galement soumis une directive de scurit intitule Directive
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Rapport annuel 2012
sur la destruction des informations emmagasines sur des mdiums magntiques ou lectroniques avant la disposition de ces actifs , en vigueur depuis le 1er novembre 2000, et qui oblige la destruction des informations avant toute disposition de matriel informatique. Nous avons examin si le processus dalination des quipements informatiques, comme appliqu par le STI et les units daffaires (services centraux et arrondissements), tait conforme au cadre rglementaire et si les rgles de scurit lies la destruction des donnes et des informations sensibles taient en place et strictement respectes.
3.1.1. Rle et responsabilits du Service des technologies de linformation

3.1.1.A. Contexte et constatations Depuis la fermeture des activits de la fourrire municipale, le STI doit disposer des quipements informatiques dsuets priodiquement (p. ex. micro-ordinateurs, portables, serveurs, imprimantes, crans). Dans ce contexte, la Direction gnrale a approuv la directive intitule Disposition des biens mobiliers par les services centraux, excluant les vhicules (C-RM-SAC-D-09-001), rendant les services responsables de la cession de leurs biens. Le champ dapplication de cette directive sapplique tous les services centraux. Elle stipule toutefois ce qui suit la section 3 : Le matriel informatique est remis la Direction des systmes dinformation [maintenant le STI] qui en assure la disposition . Par ailleurs, le STI est responsable de la dtermination du matriel informatique disposer (cinq ans et plus) de lensemble des units daffaires de la Ville (services centraux et 19 arrondissements), car il possde une dlgation de pouvoirs cet gard. Annuellement, il transmet chacune des units daffaires une liste de dsutude 3 qui numre les postes de travail remplacer. Par ailleurs, le STI, par lintermdiaire de la Division des services aux utilisateurs, offre le service de destruction des donnes et des informations sensibles contenues dans les disques durs, afin que les ordinateurs soient vids de leur contenu selon la procdure en vigueur avant dtre donns un OBNL. Ce service est actuellement utilis par lensemble des services centraux, lexception du SPVM ainsi que des units administratives suivantes : la Direction associe Bibliothques et les units des musums nature (Jardin botanique, Biodme, Insectarium et Plantarium) . En ce qui concerne les arrondissements,
3
Le programme de dsutude du STI prvoit remplacer annuellement 20 % du parc informatique sur la base dune dure de vie utile de cinq ans.
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seuls ceux de lex-ville de Montral ainsi que celui de LaSalle utilisent ce service. Pour les autres arrondissements, provenant dex-villes de banlieue, chacun soccupe de la destruction de ses donnes. La disposition du matriel informatique est faite gnralement titre gratuit en faveur dun OBNL, en loccurrence lOPEQ 4 , en vertu dune entente approuve par la Ville le 18 juin 2009 pour une dure de trois ans (2009-2012). Elle vient dtre renouvele pour une autre priode de trois ans. En ce qui concerne le STI, le processus gnralement suivi est le suivant : Transmission par le STI lensemble des units daffaires de la Ville de la liste de dsutude dterminant les postes de travail remplacer et le matriel informatique mettre au rancart; Prparation du sommaire dcisionnel dcrivant chaque bien et indiquant, au regard de chacun, la valeur marchande de la disposition (gnralement valeur nulle) ainsi que lidentit de lacqureur (lOPEQ); Transmission la Division des services aux utilisateurs des disques durs rcuprs par un technicien du STI (cette activit concerne les units qui utilisent le service de destruction des donnes offert par le STI). Cest la Division des services aux utilisateurs qui procde la destruction des donnes de tous les disques durs reus avant de les acheminer lOPEQ pour une rutilisation. Cette opration est faite selon la procdure 5 adopte par le STI. Le logiciel DBAN 6 utilis cet effet permet deffacer les informations de faon scuritaire. Cependant, ce logiciel, une fois le traitement deffacement des donnes termin, ne gnre pas de rapport ou de document formel certifiant la destruction effective des informations sur le disque dur trait, conformment aux bonnes pratiques dcrites par le National Institute of Standards and Technology dans le document Guidelines for Media Sanitization concernant la destruction de donnes.
4
5
Ordinateurs pour les coles du Qubec. Procdure de technologie de destruction des donnes (DSI-SecOp-0005). Dariks Boot And Nuke.
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3.1.1.B. Recommandation Nous recommandons la Division des services aux utilisateurs du Service des technologies de linformation de produire ou dobtenir un certificat de destruction effective des donnes qui contiendrait les informations relatives : au disque dur effac (numro de rfrence et provenance); la mthode de destruction des donnes (p. ex. le nom du logiciel utilis); lidentit de la personne qui a procd la destruction des donnes (nom et signature) ainsi qu la date de destruction; lidentit du responsable de lactivit; et ce, afin de documenter formellement la destruction effective des donnes et de se conformer aux meilleures pratiques. Rponse de lunit daffaires : Afin dtre conforme aux meilleures pratiques, le processus actuel sera bonifi de la faon suivante : Au moment du retrait de lordinateur et de son disque dur, celui-ci sera identifi (au moyen des outils en place [bar code scanning]). ce jour, uniquement lordinateur tait identifi; (chancier prvu : septembre 2013) Lordinateur rserv au blanchiment des disques durs nest pas reli au rseau de la Ville et ne permet pas de produire un certificat de blanchiment lectronique. Pour nous permettre de valider la provenance des disques durs et de les associer un ordinateur, nous allons dvelopper une application permettant dassocier le numro de srie du disque dur (source DSM) lordinateur afin de confirmer sa destruction et un rapport sera produit par la suite; (chancier prvu : septembre 2013) Une fois le rapport gnr, le responsable ayant procd la destruction des donnes y apposera son nom, sa signature ainsi que la date; (chancier prvu : septembre 2013) Le responsable de lactivit (charg dopration) contre-validera le formulaire afin de documenter formellement la destruction effective des donnes. (chancier prvu : septembre 2013)
3.1.2. Rle et responsabilits des units daffaires vrifies

En ce qui concerne les arrondissements de lex-ville de Montral et les services centraux ( lexception du SPVM), cest le technicien du STI affect lunit daffaires concerne qui soccupe de la disposition physique de ses quipements informatiques une fois dpouills de leur disque dur. Le processus de cession gnralement suivi est le suivant : Validation et confirmation de la liste de dsutude par lunit daffaires auprs du STI; Prparation du sommaire dcisionnel par lunit daffaires concerne;
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Rapport annuel 2012
Rcupration et entreposage, par le technicien du STI, des ordinateurs, sans les disques durs, mettre au rancart dans les locaux de lunit concerne; Mise jour de linventaire; Prise de contact avec lOPEQ afin de fixer la date de collecte des quipements informatiques mis au rancart.
3.1.2.1. Service de police de la Ville de Montral

3.1.2.1.A. Contexte et constatations La disposition physique des quipements informatiques du SPVM est prise en charge par le STI, cest--dire que ce dernier rcupre les ordinateurs et effectue la remise de ceux-ci lOPEQ. Cette opration est documente par un sommaire dcisionnel. Les disques durs du SPVM sont dtruits mcaniquement par le SPVM lui-mme et non par le STI. Cependant, selon les informations obtenues, il existe une dficience concernant les contrles exercs sur les disques durs pendant leur manipulation entre le moment de leur extraction du botier de lordinateur et le moment de leur destruction. Les dficiences releves sont les suivantes : Les disques durs extraits du botier de lordinateur ne sont pas identifis. Il est donc impossible de savoir par la suite de quels ordinateurs ces disques ont t extraits; Toute perte dun disque dur ne peut tre constate. Actuellement, les disques durs du SPVM sont placs dans une bote par un technicien du STI pour tre ensuite envoys la Section des archives du SPVM en vue de leur destruction. Un contrle est exerc sur les botes, mais non sur leur contenu. Une perte ou un vol de disques durs ne peut tre dtect. Lexamen de la liste de linventaire des quipements dsuets des units du SPVM montre labsence dinformations se rfrant lidentification des disques durs compris dans les ordinateurs de cette liste. 3.1.2.1.B. Recommandation Nous recommandons au Service de police de la Ville de Montral de mettre sur pied les contrles assurant la manipulation scuritaire des disques durs une fois ceux-ci extraits du botier des ordinateurs et transmis la Section des archives aux fins de destruction.
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Rapport annuel 2012
Rponse de lunit daffaires : Dans le processus de destruction des disques durs, la Section des archives ajoutera les obligations suivantes : Remplir un formulaire F 470-08, indiquant la liste dinventaire des disques durs dtruire, le nom de lordinateur dont chacun provient avec son numro de srie et le nombre total de disques durs dtruire; Procder lenvoi des disques durs avec le formulaire F 470-08 dans une bote scelle. Un numro de transport sera envoy au STI afin de faire le suivi des lots envoys pour destruction. La Section des archives procdera la vrification de linventaire au moment de la destruction, puis fera parvenir au STI une copie du certificat de destruction avec la liste des disques durs dtruits. La Section des archives conservera une copie de linventaire des disques durs avec loriginal du certificat de destruction, selon les rgles du calendrier de conservation. (chancier prvu : septembre 2013) 3.1.2.1.C. Recommandation Nous recommandons au Service des technologies de linformation, de concert avec le Service de police de la Ville de Montral, de dvelopper un mcanisme didentification des disques durs de faon retracer leur provenance en tout temps au cours du processus de destruction. Rponse commune des units daffaires : La liste dinventaire des disques durs dtruire, le nom de lordinateur dont chacun provient et le nombre total de disques durs dtruire seront compils dans un formulaire F 470-08, et une copie sera envoye avec les disques durs dans une bote scelle. Une seconde copie sera conserve par le STI. Le STI recevra de la Section des archives une copie du certificat de destruction lorsque celle-ci sera termine. Cette copie sera conserve avec le formulaire de linventaire des disques durs dtruits, selon les rgles du calendrier de conservation. (chancier prvu : septembre 2013)
3.1.2.2. Arrondissement de Ville-Marie

3.1.2.2.A. Contexte et constatations Lalination physique des biens informatiques incombe la Direction des services administratifs, du greffe et des relations avec les citoyens (Division des ressources
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Rapport annuel 2012
financires et matrielles). Avant toute cession, le conseil darrondissement donne son autorisation pour lalination au moyen dun sommaire dcisionnel. Cependant, aucune liste complte et dtaille des quipements se dpartir nest jointe au sommaire dcisionnel. Le gestionnaire se contente dindiquer la quantit approximative des ordinateurs disposer annuellement. 3.1.2.2.B. Recommandation Nous recommandons la Direction des services administratifs, du greffe et des relations avec les citoyens de larrondissement de Ville-Marie de joindre systmatiquement une liste dtaille des quipements informatiques en appui au sommaire dcisionnel, et ce, afin de se conformer lencadrement administratif relatif la disposition des biens. Rponse de lunit daffaires : Tel que le prvoit lentente 832034 valide du 1er janvier 2013 au 31 dcembre 2017, larrondissement de Ville-Marie prparera un sommaire dcisionnel pour faire approuver la rcupration des ordinateurs, des accessoires et des priphriques par lOPEQ. Une liste des biens incluant la description, le numro de srie et le numro dinventaire sera jointe au sommaire dcisionnel. Un premier sommaire portant le numro 1133200001 sera prsent au conseil darrondissement avec les modifications demandes incluses. (Complt, mars 2013)
3.1.2.3. Arrondissement de Saint-Laurent

3.1.2.3.A. Contexte et constatations Larrondissement de Saint-Laurent ne fait pas partie des arrondissements qui utilisent les services de la Division des services aux utilisateurs du STI pour la destruction des donnes des disques durs de ses quipements informatiques qui sont destins aux OBNL. Le processus de disposition est entirement assur par larrondissement. Les quipements informatiques sont offerts gracieusement lOPEQ qui les remet en tat et les distribue aux coles. Cependant, il ny a pas de sommaire dcisionnel qui autorise cette cession titre gratuit, ni de liste indiquant les ordinateurs mis au rancart.
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Rapport annuel 2012
Selon les informations obtenues, les quipements informatiques sont transfrs lOPEQ avec leurs disques durs. Il ny a pas dvidence de destruction formelle des donnes des disques durs. La Direction des services administratifs et du greffe (Division des ressources informationnelles) se fie plutt lOPEQ pour le faire, puisque cet OBNL annonce dans son site Internet quil garantit leffacement des donnes et leur confidentialit. Cependant, celui-ci ne produit aucun document formel certifiant la destruction des donnes. 3.1.2.3.B. Recommandation Nous recommandons la Direction des services administratifs et du greffe de larrondissement de Saint-Laurent de documenter toute cession dquipements informatiques titre gratuit par un sommaire dcisionnel indiquant les quipements offerts ainsi que le nom de lorganisme bnficiaire. Rponse de lunit daffaires : Un courriel a t envoy tous les employs de larrondissement de Saint-Laurent pour leur rappeler que la disposition par larrondissement de biens devenus dsuets doit tre autorise par une rsolution du conseil darrondissement et, par consquent, doit imprativement faire lobjet dun sommaire dcisionnel. Un sommaire dcisionnel sera cr, incluant une liste dtaille des quipements informatiques et le nom de lorganisme bnficiaire, pour chaque envoi de matriel relatif la cession dquipements informatiques titre gratuit. (Complt, mars 2013) 3.1.2.3.C. Recommandation Nous recommandons la Direction des services administratifs et du greffe de larrondissement de Saint-Laurent de procder la destruction systmatique et scuritaire des donnes contenues dans les disques durs des ordinateurs offerts lOPEQ (Ordinateurs pour les coles du Qubec), afin de limiter le risque de divulgation dinformations confidentielles de larrondissement. Rponse de lunit daffaires : Une destruction systmatique et scuritaire des donnes contenues dans les disques durs des ordinateurs offerts lOPEQ sera effectue en utilisant les services de destruction du STI. (Complt, mars 2013)
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Rapport annuel 2012
3.1.2.3.D. Recommandation Nous recommandons la Direction des services administratifs et du greffe de larrondissement de Saint-Laurent dexaminer la pertinence de recourir au service de destruction des donnes offert par la Division des services aux utilisateurs du Service des technologies de linformation. Rponse de lunit daffaires : Nous retenons loption de recourir au service de destruction des donnes offert par la Division des services aux utilisateurs du STI. La procdure de destruction convenue avec le STI est la suivante : nous allons retirer tous les disques durs des ordinateurs disposer et, la suite de lapprobation du conseil darrondissement de se dpartir de ces quipements, nous allons les envoyer dans une bote au STI pour que la destruction soit effectue. (Complt, mars 2013)
3.1.3. Rle et responsabilits des arrondissements issus dex-villes de banlieue

3.1.3.A. Contexte et constatations Les arrondissements provenant dex-villes de banlieue grent eux-mmes le processus de disposition de leurs quipements informatiques. Leur rle consiste valider la liste de dsutude transmise par le STI. Ils doivent galement prparer les sommaires dcisionnels pour obtenir lautorisation de cder titre gratuit les ordinateurs lOPEQ ou un autre OBNL de leur choix. Ils ont aussi les responsabilits suivantes : dtruire les donnes sur les disques durs, procder la cession physique des quipements informatiques et maintenir jour leur inventaire. Pour chacun de ces arrondissements, nous avons vrifi si : lalination de biens titre gratuit en faveur dOBNL a t dment autorise par le conseil darrondissement au moyen dun sommaire dcisionnel appuy par une liste des quipements offerts et le nom de lOBNL choisi; lalination des biens a t faite de faon scuritaire, savoir que les donnes hberges dans les disques durs ont t dtruites de faon scuritaire.
Le tableau 1 prsente un portrait de la situation dans chaque arrondissement par rapport nos deux proccupations.
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Rapport annuel 2012
Tableau 1 Alination des quipements informatiques dans neuf arrondissements issus dex-villes de banlieue
Arrondissements Autorisations obtenues pour lalination titre gratuit en faveur dun OBNL (sommaire dcisionnel, liste des biens et identification du bnficiaire) Pas de sommaire dcisionnel Pas de liste des quipements informatiques Pas didentification de lOBNL bnficiaire Mise au rebut directe des ordinateurs en 2011 Pas de sommaire dcisionnel Pas de liste des quipements informatiques OBNL bnficiaires : OPEQ et Ordi Occasion (local Anjou) Sommaire dcisionnel produit Liste des quipements informatiques produite OBNL bnficiaire : CFERa de Pierrefonds Pas de sommaire dcisionnel Pas de liste des quipements informatiques OBNL bnficiaire : aucun, car lOPEQ voulait exiger 45 $ cause du petit volume dquipements rcuprer (6 ordinateurs) Mise au rebut directe des ordinateurs en 2011 Pas de sommaire dcisionnel Pas de liste des quipements informatiques OBNL bnficiaire : OPEQ Pas de sommaire dcisionnel Pas de liste des quipements informatiques OBNL bnficiaire : OPEQ Destruction des donnes des disques durs effectue de faon scuritaire au moyen de pratiques robustes Utilise le logiciel DBAN pour la destruction des donnes Pas de certification de destruction effective Utilise le logiciel CopyWipe pour la destruction des donnes Pas de certification de destruction effective Destruction des donnes faite par le CFER Certificat de destruction transmis larrondissement
Verdun
Anjou
PierrefondsRoxboro
Outremont
Utilise le logiciel WipeDisk pour la destruction des donnes Pas de certification de destruction effective
Lle-Bizard SainteGenevive Saint-Lonard
Confie la destruction des donnes une firme externe Pas de certification de destruction effective Destruction physique des donnes par larrondissement Pas de certification de destruction effective
Montral-Nord
Pas de sommaire dcisionnel, utilise un bon Utilise le logiciel DBAN pour la destruction des de commande donnes Pas de liste des quipements informatiques Pas de certification de destruction effective OBNL bnficiaire : OPEQ Sommaire dcisionnel produit Pas de liste des quipements informatiques offerts jointe au sommaire OBNL bnficiaire : OPEQ Pas de sommaire dcisionnel Pas de liste des quipements informatiques OBNL bnficiaire : OPEQ Destruction des donnes par formatage par larrondissement Pas de certification de destruction effective A adhr au service offert par la Division des services aux utilisateurs pour la destruction des donnes partir de 2013 Destruction des disques durs par larrondissement Utilise le logiciel Partition Manager II pour la destruction des donnes Pas de certification de destruction effective
LaSalle
Lachine
a
Centre de formation en entreprise et rcupration.
Parmi les neuf arrondissements vrifis, nous constatons que : sept arrondissements, soit lexception des arrondissements de Pierrefonds-Roxboro et de LaSalle, ne produisent pas de sommaire dcisionnel autorisant la cession gratuite des quipements informatiques; seul larrondissement de Pierrefonds-Roxboro joint une liste des quipements informatiques disposer son sommaire dcisionnel;
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sept arrondissements, soit lexception des arrondissements de Verdun et dOutremont, offrent leurs quipements gratuitement un OBNL reconnu par la Ville ou les arrondissements; quatre arrondissements (Verdun, Anjou, Outremont et Montral-Nord) utilisent des logiciels scuritaires pour leffacement des donnes, cependant aucun ne produit la documentation certifiant la destruction effective de ces donnes; deux arrondissements confient la destruction des donnes lexterne (PierrefondsRoxboro et Lle-BizardSainte-Genevive). Dans ce cas, seul larrondissement de Pierrefonds-Roxboro obtient une certification de destruction des donnes formelle.
Par ailleurs, le STI a mis en place un plan dintgration qui fait la promotion du service de destruction des donnes auprs des arrondissements qui nutilisent pas encore ce service. Larrondissement de LaSalle y a adhr en 2013. 3.1.3.B. Recommandation Nous recommandons aux arrondissements de Verdun, dAnjou, dOutremont, de Lle-BizardSainte-Genevive, de Saint-Lonard, de Montral-Nord, de LaSalle et de Lachine de documenter toute cession dquipements informatiques titre gratuit dans un sommaire dcisionnel incluant la liste des quipements cder ainsi que le nom de lorganisme bnficiaire. Rponse des units daffaires : ARRONDISSEMENT DE VERDUN La Section de linformatique de larrondissement de Verdun prendra les mesures ncessaires pour documenter la prochaine alination de matriel dsuet, qui devrait avoir lieu au cours de lt prochain, dans un sommaire dcisionnel qui inclura la liste des quipements cder ainsi que le nom de lorganisme bnficiaire. (Complt, mars 2013) ARRONDISSEMENT DANJOU Il tait dj prvu, avant le mandat du vrificateur gnral, que pour lalination des actifs de 2013 de nos quipements placs au rancart depuis la fin de 2012 nous produirions un sommaire dcisionnel incluant la liste des quipements cder ainsi que le nom de lorganisme bnficiaire. (Complt, janvier 2013) ARRONDISSEMENT DOUTREMONT Nous avons discut avec notre technicien en informatique et il a t convenu quun fichier Excel sera tenu jour de tous les quipements qui sont dtruits ou donns.
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De plus, un sommaire dcisionnel sera fait une fois par anne avec en pice jointe ladite liste. (Complt, mars 2013) ARRONDISSEMENT DE LLE-BIZARDSAINTE-GENEVIVE Un sommaire dcisionnel sera prpar pour le conseil darrondissement pralablement la cession titre gratuit dquipements informatiques. (Complt, avril 2013) ARRONDISSEMENT DE SAINT-LONARD Pour les prochaines cessions dquipements informatiques titre gratuit, un sommaire dcisionnel sera prsent au conseil, incluant la liste des quipements cder ainsi que le nom de lorganisme bnficiaire. (Complt, avril 2013) ARRONDISSEMENT DE MONTRAL-NORD Linformation tant dj disponible, nous la prsenterons dornavant dans un sommaire dcisionnel. (chancier prvu : avant la prochaine collecte dquipements informatiques) ARRONDISSEMENT DE LASALLE Nous allons inclure dans les prochains sommaires dcisionnels la liste des quipements cder. (Complt, mars 2013) ARRONDISSEMENT DE LACHINE Un sommaire dcisionnel sera fait au moment de lalination des quipements informatiques en incorporant une liste des quipements ainsi que leur numro de srie. Ce sommaire mentionnera galement que les quipements seront remis lorganisme bnficiaire selon lentente corporative 832034 qui a t conclue avec lOPEQ. (Complt, mars 2013) 3.1.3.C. Recommandation Nous recommandons aux arrondissements de Lle-BizardSainte-Genevive et de Pierrefonds-Roxboro de procder la destruction systmatique et scuritaire des donnes contenues dans les disques durs et, sil y a lieu, que cette destruction soit effectue directement par larrondissement, et ce, afin de limiter le risque de divulgation dinformations confidentielles.
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Rponse des units daffaires : ARRONDISSEMENT DE LLE-BIZARDSAINTE-GENEVIVE Nous navons pas les ressources humaines pour procder la destruction des donnes de faon scuritaire linterne. Le travail sera effectu dans nos locaux. ARRONDISSEMENT DE PIERREFONDS-ROXBORO Nous allons procder linterne la destruction systmatique et scuritaire des donnes contenues dans les disques durs. Une procdure crite sera tablie. La procdure sera la suivante : Identification de chaque disque dur le liant son ordinateur dorigine (autocollant); Destruction des donnes faite par un employ en informatique et consigne dans une fiche qui sera vrifie et signe par une tierce personne; Conservation de ces fiches pour vrification. (chancier prvu : mai 2013) 3.1.3.D. Recommandation Nous recommandons aux arrondissements de Verdun, dAnjou, dOutremont, de Lle-BizardSainte-Genevive, de Saint-Lonard, de Montral-Nord, de LaSalle et de Lachine de produire ou dobtenir, sil y a lieu, un certificat de destruction effective des donnes qui contiendrait les informations relatives : au disque dur effac (numro de rfrence et provenance); la mthode de destruction des donnes (p. ex. le nom du logiciel utilis); lidentit de la personne qui a procd la destruction des donnes (nom et signature) ainsi qu la date de destruction; lidentit du responsable de lactivit; et ce, afin de documenter formellement la destruction effective des donnes et de se conformer aux meilleures pratiques. Rponse des units daffaires : ARRONDISSEMENT DE VERDUN Un formulaire de mise au rancart de disque dur sera produit pour chaque disque dur qui sera retir du matriel en processus dalination. Ces formulaires seront remplis par la personne qui procdera la destruction des donnes rsiduelles des disques durs. Ce formulaire contiendra les donnes suivantes : Numro de srie du disque dur et de lappareil;
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Mthode de destruction des donnes; Nom de la personne ayant procd la destruction : son nom et sa signature; Date de la destruction; Nom du responsable de la Section de linformatique. (Complt, mars 2013)
ARRONDISSEMENT DANJOU Nous allons dornavant remplir un formulaire contenant : les informations du disque dur (numro de srie, marque, modle, ordinateur dorigine); le nom du logiciel utilis; la date dexcution et de la vrification; le nom du technicien qui a procd au travail (avec signature); le nom du technicien qui a vrifi aprs leffacement des donnes (avec signature); le rapport du logiciel sera joint au dossier. (Complt, avril 2013) ARRONDISSEMENT DOUTREMONT Dans notre fichier Excel, nous aurons une section avec les informations demandes : Nom du logiciel utilis; Nom de la personne ayant procd la destruction; Date de la destruction; Numro de rfrence et provenance. (Complt, mars 2013) ARRONDISSEMENT DE LLE-BIZARDSAINTE-GENEVIVE Nous obtiendrons un certificat de destruction effective des donnes de notre fournisseur de services. (Complt, mars 2013) ARRONDISSEMENT DE SAINT-LONARD Au moment des prochaines cessions dquipements informatiques contenant un disque dur, nous produirons un certificat de destruction effective des donnes . Ce certificat de destruction contiendra les informations suivantes : le numro de rfrence et la provenance du disque dur; la description de la mthode de destruction des donnes, y compris le nom du logiciel utilis; le nom et la signature de la personne qui procdera la destruction des donnes ainsi que la date de destruction; le nom et la signature du gestionnaire responsable de lactivit Alination des actifs informatiques . Le logiciel qui sera utilis pour la destruction des donnes sera conforme aux meilleures pratiques dictes par le National Institute of Standards and Technology.
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Les certificats de destruction des donnes seront conservs dans un registre. (Complt, avril 2013) ARRONDISSEMENT DE MONTRAL-NORD Nous produirons un certificat numrant la marque, le modle, le numro de srie, la provenance, le logiciel de destruction, la date de destruction et le nom de lexcutant. Dans un premier temps, un courriel avec gabarit sera envoy par les techniciens au responsable informatique. La provenance du courriel tiendra lieu de signature lectronique. Dans une deuxime phase, nous intgrerons notre systme dinventaire automatis un formulaire de destruction, et le systme empchera tout mouvement dordinateur ne respectant pas la rgle de destruction des donnes. (Complt, mars 2013) ARRONDISSEMENT DE LASALLE Puisque nous avons adhr au service de destruction des donnes offert par le STI, cest ce dernier qui devra produire le certificat de destruction. Nous allons quand mme produire une liste qui contiendra les informations suivantes pour les disques durs transmis au STI pour destruction : Numro de rfrence et provenance du disque dur; Date dexpdition au STI; Nom du responsable de lenvoi. (Complt, mars 2013) ARRONDISSEMENT DE LACHINE Les disques durs seront envoys au STI pour leffacement des donnes afin quil mette le certificat de destruction. Nous listerons les numros de srie des disques durs que nous lui ferons parvenir et garderons cette liste dans nos dossiers. (Complt, mars 2013) 3.1.3.E. Recommandation Nous recommandons aux arrondissements de Verdun, dAnjou, de PierrefondsRoxboro, dOutremont, de Lle-BizardSainte-Genevive, de Saint-Lonard, de Montral-Nord et de Lachine, qui procdent eux-mmes ou non la destruction de leurs donnes, dexaminer la pertinence de recourir au service de destruction des donnes offert par la Division des services aux utilisateurs du Service des technologies de linformation afin de sassurer que les donnes sont effaces de faon scuritaire. Rponse des units daffaires : ARRONDISSEMENT DE VERDUN La Section de linformatique de larrondissement de Verdun pourra faire appel au service de destruction des donnes offert par la Division des services aux
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utilisateurs du STI, selon les disponibilits des ressources internes de la section. (Complt, mars 2013) ARRONDISSEMENT DANJOU Nous continuerons deffectuer leffacement des donnes larrondissement tout en suivant les recommandations mentionnes prcdemment. (Complt, mars 2013) ARRONDISSEMENT DE PIERREFONDS-ROXBORO Nous allons procder linterne la destruction systmatique et scuritaire des donnes contenues dans les disques durs. Une procdure crite sera tablie. La procdure sera la suivante : Identification de chaque disque dur le liant son ordinateur dorigine (autocollant); Destruction des donnes faite par un employ en informatique et consigne dans une fiche qui sera vrifie et signe par une tierce personne; Conservation de ces fiches pour vrification. (chancier prvu : mai 2013) ARRONDISSEMENT DOUTREMONT Notre position est davoir le moins dintervenants possible et de faire le travail lintrieur de larrondissement pour avoir le contrle complet. (Complt, mars 2013) ARRONDISSEMENT DE LLE-BIZARDSAINTE-GENEVIVE Nous tudions la pertinence de recourir au service de destruction des donnes offert par le STI. (chancier prvu : mai 2013) Nous sommes en discussion avec le STI pour obtenir une offre de service. Nous avons rencontr un de leurs reprsentants et nous navons pas reu de rponse de leur part ce jour. (chancier prvu : dcembre 2013) ARRONDISSEMENT DE SAINT-LONARD Larrondissement de Saint-Lonard procdera lui-mme la destruction des donnes inscrites sur tout support informatique, tels que des disques durs, de la mmoire ROM ou de la mmoire flash, install dans les quipements informatiques disposer, et ce, laide dun logiciel de destruction scuritaire des donnes. Une procdure rigoureuse sera mise en place et suivra lensemble des recommandations ci-dessus mentionnes. (Complt, avril 2013)
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ARRONDISSEMENT DE MONTRAL-NORD Nous utilisons le mme logiciel que le STI pour la destruction des donnes, et la tche nest pas complexe. La logistique mettre en place pour organiser une destruction par le STI ne semble donc pas approprie. ARRONDISSEMENT DE LACHINE Les disques durs seront envoys au STI pour leffacement des donnes afin quil mette le certificat de destruction. Nous listerons les numros de srie des disques durs que nous lui ferons parvenir et garderons cette liste dans nos dossiers. (Complt, mars 2013)
3.2. Alination des vhicules et du matriel roulant

La Loi sur les cits et villes 7 stipule ce qui suit : Sauf disposition contraire, lalination de tout bien de toute municipalit doit tre ralise titre onreux. Le greffier doit publier mensuellement un avis portant sur les biens dune valeur suprieure 10 000 $ qui ont t alins par la municipalit autrement que par enchre ou soumission publique. Lavis doit dcrire chaque bien et indiquer, en regard de chacun, le prix de lalination ainsi que lidentit de lacqureur. Un rglement de dlgation confie la DMRA la responsabilit de lalination des vhicules des services de la Ville. Il sagit du Rglement intrieur du comit excutif sur la dlgation de pouvoirs aux fonctionnaires et employs (RCE 02-004) concernant les rgles de dlgation confrant la DMRA lautorit sur la gestion de la flotte des vhicules des services centraux. La DMRA offre un service de disposition des vhicules routiers lensemble des units daffaires de la Ville. Ladhsion ce service est obligatoire pour les services centraux et facultative pour les arrondissements. Cependant, seuls les arrondissements de MontralNord, de Lachine, de VilleraySaint-MichelParc-Extension, RosemontLa Petite-Patrie, du Plateau-Mont-Royal, de Rivire-des-PrairiesPointe-aux-Trembles et de Mercier Hochelaga-Maisonneuve ont confi la DMRA la cession de la totalit ou dune partie de leurs vhicules routiers. Les revenus gnrs par la vente sont retourns aux propritaires (services centraux et arrondissements, sil y a lieu) sur une base rgulire.
Article 28, paragraphe 1.0.1.
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Nous avons examin les processus dalination des vhicules utiliss autant par la DMRA que par les arrondissements ainsi que les procdures et la documentation les soutenant, afin de nous assurer que la Ville cde ses vhicules conformment aux directives et aux encadrements administratifs en vigueur et que les biens cds sont pralablement et systmatiquement valus ou estims avant toute cession de manire obtenir la juste valeur 8 .
3.2.1. Rle et responsabilits de la Direction du matriel roulant et des ateliers municipaux

3.2.1.A. Contexte et constatations Le rle de la DMRA comme responsable du parc de vhicules des services centraux est clairement dfini par le rglement de dlgation. Au sein de la DMRA, le chef de division de la Gestion du parc de vhicules (DGPV) a t dsign pour soccuper du processus dalination des vhicules et de leur vente lencan. Un mcanisme est en place pour rendre compte mensuellement des oprations de ventes la DMRA. Au moment de la mise au rancart des vhicules disposer, la DGPV assure un suivi sur tout le processus de cession, quil sagisse : du choix dun mode de cession; de la mise jour de linventaire du parc de vhicules; du remorquage des vhicules des units daffaires lencanteur; du remisage des plaques dimmatriculation auprs de la Socit de lassurance automobile du Qubec. La DGPV procde la cession des vhicules de plusieurs faons. Entre autres, elle procde par la vente aux enchres en utilisant les services dencanteurs quelle a choisis la suite dune tude de march ralise en 2009 lorsquelle avait pris la relve de la fourrire municipale. Les principaux encanteurs retenus sont Les Encans Ritchie Bros, Encan dauto Impact et le Centre de services partags du Qubec (CSPQ). Le tableau 2 prsente les rsultats des cessions ralises depuis 2009 par la DGPV pour les services centraux et les arrondissements concerns.
Le dictionnaire de comptabilit donne la dfinition suivante de la juste valeur (juste prix et valeur actuelle) : Prix pour lequel un actif pourrait tre chang . Dans le cas qui nous concerne, la valeur obtenue lencan devient la juste valeur ou juste prix.
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Tableau 2 Cessions ralises depuis 2009 par la DGPV

Encanteur CSPQ Encan dauto Impact Les Encans Ritchie Bros. Appel doffres Ventes de gr gr Donations Sous-total des ventes brutes Commission aux encanteurs Autres frais Frais de remorquage Sous-total des frais Recettes nettes 2009 Nbre 15 229 69 3 1 7 324 Ventes Nbre 2010 Ventes Nbre 2011 Ventes 93 725 $ 28 540 $ $ $ Nbre 9 1 1 2012 Ventes 127 475 $ 4 265 $ 1 300 $ 11 850 $ 5 500 $ $ 150 390 $ 32 766 $ 1 240 $ 16 665 $ 50 671 $ 99 719 $
24 300 $ 58 294 050 $ 67 345 950 $ 22 293 500 $ 3 360 $ $ 1 6
132 800 $ 76 72 450 $ 72 78 450 $ 11 $ $ 2 4 1 960 $
153 650 $ 66
3 840 $ 10
961 160 $ 154 87 967 $ 9 235 $ 24 238 $ 121 440 $ 839 720 $
285 660 $ 165 36 749 $ 2 004 $ 16 028 $ 54 781 $ 230 879 $
279 755 $ 87 32 766 $ 1 240 $ 16 665 $ 50 671 $ 229 084 $
La DGPV procde galement par vente de gr gr, par appel doffres ou par donation. Dans tous les cas, en fonction de la dlgation de pouvoirs qui lui a t attribue, la DGPV ne prpare pas de sommaire dcisionnel, sauf quand il sagit de donations 9 . En principe, lexercice de la dlgation de pouvoirs doit se traduire, dans ce cas-l, par la production dun sommaire dcisionnel dlgu, comme indiqu dans le systme de gestion des dossiers dcisionnels (dcisions dlgues). 3.2.1.B. Recommandation Nous recommandons la Division de la gestion du parc de vhicules, relevant de la Direction du matriel roulant et des ateliers municipaux, de produire un sommaire dcisionnel dlgu ds quelle exerce un pouvoir prvu dans le rglement de dlgation comme stipul dans le systme de gestion des dossiers dcisionnels. Rponse de lunit daffaires : La DMRA produira un sommaire dcisionnel semi-annuel dcrivant les vhicules routiers et les quipements ayant t alins par enchre. (chancier prvu : juillet 2013)
Gnralement, ces donations sont faites au profit des coles de mcanique.
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Rapport annuel 2012
3.2.1.1. Encadrement administratif

3.2.1.1.A. Contexte et constatations Auparavant, un encadrement datant davant la fusion existait dans lancienne structure, mais il na pas t mis jour dans la nouvelle structure, depuis 2006. Par consquent, il nexiste aucun encadrement administratif, et encore moins une directive soutenue par une procdure suivre au moment de la cession des vhicules. Toutefois, le chef de division de cette unit administrative sinspire de la politique de disposition dune autre municipalit. Selon les informations obtenues, la Ville ne possde pas de politique de disposition des vhicules. Les mises au rancart des vhicules se font en fonction de lge et de la dure de vie utile. Les demandes sont inities par les services, et ensuite la DGPV procde une analyse en vue de dterminer les raisons de la demande (p. ex. les cots, ltat du vhicule) et prpare un rapport qui est approuv par le chef de division de la DGPV. 3.2.1.1.B. Recommandation Nous recommandons la Direction du matriel roulant et des ateliers municipaux du Service de la concertation des arrondissements et des ressources matrielles dadopter un encadrement administratif portant sur la disposition des vhicules pour les services centraux, qui dtermine clairement le champ dapplication, lnonc des principes, les rles et responsabilits, le processus et la documentation requise afin de sassurer que les activits relatives lalination des vhicules respectent les lois et les rglements de la Ville en matire de disposition des biens. Rponse de lunit daffaires : La DMRA produira un encadrement administratif (DIRECTIVE) portant sur la disposition des vhicules routiers et des quipements des services centraux. Cet encadrement sera soumis au cabinet du directeur gnral pour sa gouverne. (chancier prvu : mai 2013)
3.2.2. Rle et responsabilits des units daffaires vrifies

Comme nous lavons mentionn prcdemment, la DMRA offre un service dalination des vhicules routiers qui est obligatoire pour les services centraux (y compris le SPVM et le Service des infrastructures, du transport et de lenvironnement). Cest donc le mme processus qui sapplique pour tous ces services. Cependant, le processus dalination des vhicules par les arrondissements est gr par ces derniers. Le choix de le dlguer en totalit ou en partie la DGPV est facultatif. Nous avons donc examin les processus et la
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documentation qui les soutient auprs de larrondissement de Ville-Marie et de larrondissement de Saint-Laurent.
3.2.2.1. Arrondissement de Ville-Marie

3.2.2.1.A. Contexte et constatations En ce qui concerne lalination des vhicules, une planification de mise au rancart est faite chaque anne sur la base de critres de choix comme lge, lusage, le cot dentretien, la valeur rsiduelle et la consommation de carburant. Un sommaire dcisionnel est produit pralablement toute disposition, dans lequel sont indiqus les vhicules disposer. Il dsigne le CSPQ pour la vente des vhicules. Une rsolution du conseil darrondissement entrine cette recommandation. La cession des vhicules est prise en charge par la Division de la voirie (Direction des travaux publics) de larrondissement et se fait conjointement avec la DMRA selon le partage de responsabilits suivant : tablissement par le chef de division de la liste des vhicules et des quipements roulants disposer; Validation de la liste par la DGPV qui procde par la suite la radiation des vhicules de linventaire aprs la mise au rancart ainsi que du remisage des plaques dimmatriculation auprs de la Socit de lassurance automobile du Qubec; Remisage des quipements dans des endroits dsigns par larrondissement jusqu leur transfert lencanteur (CSPQ) pour procder la vente; Rception des rapports de ventes produits par le CSPQ. Au cours de cet entreposage, les pices de certains vhicules peuvent tre rutilises. Selon les informations obtenues, les lieux de remisage ne semblent pas hautement scuriss afin de prvenir les vols dquipements ou de pices. Laccs est libre tous les employs. 3.2.2.1.B. Recommandation Nous recommandons la Direction des travaux publics de larrondissement de VilleMarie de sassurer que laccessibilit aux endroits o sont entreposs les vhicules et les quipements disposer est contrle et restreinte, et ce, afin de prvenir les possibilits de vols dquipements ou de pices.
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Rponse de lunit daffaires : La Direction des travaux publics de larrondissement de Ville-Marie a modifi ses pratiques et dispose dsormais dun entrept situ sur un terrain de la rue Mill dont laccs est scuris grce une barrire de scurit cadenasse. Lentrept est galement ferm cl et la Direction des travaux publics utilisera dornavant ce lieu afin dy entreposer les vhicules en attente dalination par encan. De plus, il est prvu daugmenter progressivement la frquence des transferts de vhicules vers les diffrents encans. Finalement, ce problme a t soulev auprs des architectes responsables de lamnagement des prochains espaces consacrs aux quipes de la voirie sur le futur site situ sur la rue Bercy afin de sassurer quun stationnement scuris sera amnag pour accueillir les quipements aliner. (Complt, mars 2013)
3.2.2.2. Arrondissement de Saint-Laurent

3.2.2.2.A. Contexte et constatations Larrondissement de Saint-Laurent gre le processus dalination de lensemble de ses vhicules. Il existe un encadrement administratif qui rglemente la disposition des actifs. En ce qui concerne les vhicules, les critres dvaluation (dure de vie utile, nombre dannes de service, kilomtrage et cots dentretien et de rparations) sont pris en compte. Sur cette base, le gestionnaire prend une dcision qui est approuve par le conseil darrondissement. lissue de ce processus, le vhicule est mis au rancart. Les encans sont organiss tous les deux ans. Cest le conseil darrondissement qui les autorise aprs avoir statu sur la liste des biens disposer et avoir choisi la firme dencanteurs qui procdera la vente aux enchres. Tout ce processus fait lobjet dun sommaire dcisionnel. Larrondissement fait affaire avec un encanteur charg dadministrer la vente des actifs moyennant des frais dadministration. Cette socit produit un rapport officiel des rsultats des ventes. Le produit de la disposition est enregistr dans un compte de revenus de larrondissement de Saint-Laurent. Ensuite, on radie des inventaires les biens qui ont t alins. Notre vrification na rvl aucune lacune quant au processus dalination des vhicules de larrondissement de Saint-Laurent.
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5.3
Dlais de ralisation des travaux dinfrastructures
5.3. Dlais de ralisation des travaux dinfrastructures
Table des matires

1. Introduction ................................................................................................................... 101 2. Porte de la mission ..................................................................................................... 102 3. Constatations et recommandations .............................................................................. 102 3.1. Projets raliss dans les dlais initiaux prvus ..................................................... 104 3.2. Projets non raliss dans les dlais initiaux prvus .............................................. 106 4. Annexe.......................................................................................................................... 126 4.1. Liste des 17 projets ayant fait lobjet de la vrification .......................................... 126
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Liste des sigles

CSEM PTI Commission des services lectriques de Montral programme triennal dimmobilisations SITE Service des infrastructures, du transport et de lenvironnement
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1. Introduction
Pour atteindre les objectifs damlioration des infrastructures municipales ncessitant des investissements importants, des projets dinfrastructures collectives sont planifis par la Ville de Montral (la Ville), soit les services centraux et les arrondissements, afin de dterminer et de prioriser les travaux de renouvellement permettant damliorer le niveau de qualit de ses infrastructures et de prolonger leur dure de vie. Annuellement, un programme triennal dimmobilisations (PTI) est adopt par la Ville pour les infrastructures relevant de ses services centraux, comme le Service de leau et le Service des infrastructures, du transport et de lenvironnement (SITE), et par les arrondissements, pour leur propre programme de rfection des infrastructures routires (rues, trottoirs) et des rseaux daqueduc et dgout. Pour lexcution des travaux de construction prvus au PTI, la Ville confie des contrats des entrepreneurs. Lorsque la valeur des travaux est suprieure 100 000 $, les units daffaires doivent procder par appel doffres public, conformment la Loi sur les cits et villes. Les grandes tapes dun processus dappel doffres public consistent en la prparation de lappel doffres, la sollicitation du march, lanalyse des soumissions reues, loctroi des contrats et leur gestion. Dans le cas des contrats dexcution de travaux, ils sont octroys au plus bas soumissionnaire conforme et le prix offert est le facteur dterminant. Les documents qui accompagnent lappel doffres 1 permettent de documenter tous les aspects techniques du projet raliser et dindiquer, aux entrepreneurs dsireux de soumettre une proposition, le cadre lgal, administratif et oprationnel qui gouverne la ralisation des projets. La prsentation dune soumission quivaut une dclaration du soumissionnaire affirmant quil a pris connaissance dune faon satisfaisante des documents, quil les a compris, quil a tabli sa soumission aprs une tude srieuse des conditions dans lesquelles seront faits
Les documents dappel doffres sont accompagns des instructions aux soumissionnaires et des annexes qui font partie intgrante de la demande de soumission, soit les avis aux soumissionnaires, les formules de soumission, le bordereau de prix, le cahier des prescriptions spciales, le cahier des prescriptions normalises, qui comprend les clauses administratives gnrales, et divers fascicules techniques ainsi que les plans.
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les travaux, quil en connat les clauses spciales et quil sest rendu compte des difficults particulires relatives aux retards et lapplication des pnalits. Les exigences administratives sont dcrites aux documents dappel doffres, conformment aux besoins de la Ville. Les clauses administratives gnrales (version 2009) et spciales font partie intgrante des documents dappel doffres que lentrepreneur doit signer. Ces clauses administratives permettent la fois au gestionnaire de projet de la Ville et lentrepreneur retenu de grer la ralisation effective du projet relativement aux dlais de ralisation, aux cots, aux autorisations de changements, lapplication de pnalits de retard ou de non-conformit et lacceptation des travaux.
Cette vrification avait pour objectif de nous assurer que des chanciers de ralisation ont t prvus dans les contrats des travaux dinfrastructures signs avec les entrepreneurs, que ces chanciers ont t respects et que des mesures ont t prises en cas de nonrespect de ceux-ci. Notre vrification couvre les travaux dinfrastructures raliss durant les annes 2011 et 2012. cette fin, nous avons examin 17 projets (voir lannexe 4.1) raliss par les units daffaires suivantes : Arrondissement de Ville-Marie (2 projets); Arrondissement de VilleraySaint-MichelParc-Extension (2 projets); Arrondissement de Saint-Laurent (2 projets); Arrondissement de Rivire-des-PrairiesPointe-aux-Trembles (2 projets); Service de leau : Direction de leau potable (3 projets), Direction de la gestion stratgique des rseaux deau (3 projets); SITE : Direction des infrastructures (3 projets).
3. Constatations et recommandations
Un cahier des charges est un document contractuel dcrivant ce qui est attendu de lentrepreneur par le matre douvrage. Il sagit donc dun document dcrivant, de la faon la
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plus prcise possible et avec un vocabulaire simple, les besoins, les exigences et les obligations auxquels lentrepreneur doit rpondre. Les cahiers des charges comprennent des documents gnraux et des documents particuliers. Les documents gnraux sont constitus des cahiers des clauses administratives gnrales et des cahiers des clauses techniques gnrales. Dans le premier cas, ils fixent les dispositions administratives applicables une catgorie de biens et services (p. ex. le calendrier des travaux, le dbut des travaux, la pnalit en cas de retard). Dans le second cas, ils fixent les dispositions techniques applicables toutes les prestations dune mme nature (p. ex. lexcution des travaux de rhabilitation, la technique de chemisage sur le territoire de la Ville). Les documents particuliers sont les cahiers des clauses administratives spciales et les cahiers des clauses techniques spciales. Dans le premier cas, ils fixent les dispositions administratives de chaque contrat. Dans le second cas, ils fixent les dispositions techniques ncessaires lexcution des travaux de chaque contrat. En ce qui concerne les documents dappel doffres, ils sont composs de formulaires de soumissions, des plans et devis, des addenda et des instructions aux soumissionnaires tablissant toutes les conditions requises pour la prsentation dune soumission et ils incluent le cahier des clauses administratives gnrales et le cahier des clauses administratives spciales. Au moment de loctroi du contrat, les documents dappel doffres et la soumission retenue composent le contrat. Nos travaux de vrification nous ont permis de prendre connaissance, pour chacun des 17 projets slectionns, des clauses prvues dans les documents dappel doffres permettant de recueillir les informations concernant les chanciers de ralisation prvus et les clauses administratives qui les encadrent. Le dlai stipul aux documents pour lexcution des travaux est lessence du contrat, et le simple retard dans lexcution des obligations de lentrepreneur peut entraner limposition, par le directeur 2 , dune pnalit.
Le terme directeur fait rfrence au responsable dsign par le directeur de lunit daffaires, gnralement le charg de projet.
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Rapport annuel 2012
3.1. Projets raliss dans les dlais initiaux prvus

3.1.A. Contexte et constatations Les clauses prvues dans les documents dappel doffres correspondent aux besoins, aux exigences et aux obligations que les entrepreneurs doivent respecter au moment o ils produisent leur soumission et au cours de lexcution des travaux. Un suivi doit tre exerc par les units daffaires responsables pour sassurer du respect de ces clauses et de la conformit des informations obtenues. Des mesures doivent tre mises de lavant en cas de non-respect des clauses. Le dlai stipul dans les documents pour lexcution des travaux figurant la proposition retenue devient le dlai contractuel que lentrepreneur sengage respecter, et le simple retard dans lexcution de cet engagement peut entraner limposition, par le directeur, dune pnalit. La dtermination du nombre de jours prvus contractuellement et du nombre de jours rellement consacrs la ralisation des travaux jusqu leur acceptation provisoire sappuie sur : le calendrier dtaill dpos par lentrepreneur et accept par le directeur de projet, ou son reprsentant, comme chancier contractuel sur la base duquel le dbut et la fin des travaux sont pris en compte dans lapplication des pnalits de retard; la lettre transmise par le directeur de projet qui dtermine officiellement la date de dbut des travaux; les lettres signifiant larrt et la reprise des travaux quand lchancier de ralisation chevauche une priode hivernale (de dcembre avril); la lettre dacceptation provisoire des travaux transmise par le directeur lentrepreneur. Les dates de dbut et de fin des travaux sont tablies respectivement partir de lordre de dbuter les travaux et de lacceptation provisoire des travaux la suite de la vrification de chantier. Dans le cas o lacceptation provisoire ne dtermine pas formellement la date de lachvement des travaux, celle-ci est tablie partir du rapport davancement des travaux (calendrier de ralisation des travaux), du rapport de lingnieur de projet ou du rapport hebdomadaire du charg de projet. cet effet, nous avons examin lensemble de la documentation nous permettant de retrouver les dates contractuelles de dbut et de fin des travaux, le suivi de la ralisation des travaux et lindication savoir si des retards ont t constats ou non. Dans le cas de non-respect des chanciers contractuels, nous avons examin sil y a eu application des pnalits.
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Rapport annuel 2012
Une runion de dmarrage de chantier est tenue la suite de loctroi du contrat. Celle-ci permet de revoir les obligations contractuelles et de rappeler le respect des chanciers et les clauses de pnalits prvues en cas de retard. Par la suite, un ordre de dbuter les travaux est donn par la Ville ou les arrondissements. Concurremment nos analyses, nous avons procd des entrevues auprs des gestionnaires responsables de ces projets afin de valider avec eux les donnes recueillies. Lorsque les projets ntaient pas en conformit avec le calendrier de ralisation des travaux dinfrastructures, indiqu au sommaire dcisionnel ou au calendrier de ralisation dtaill accompagnant la proposition de lentrepreneur, ou dpos au moment de la runion de dmarrage, nous avons demand les explications du dlai et les motifs justifiant lapplication ou non des pnalits. Parmi notre chantillon de 17 projets slectionns, nous en avons relev huit dont les dlais de ralisation des travaux, prvus dans les contrats dinfrastructures signs avec les entrepreneurs, ont t respects. Consquemment, ces projets ne ncessitent aucune imposition dune pnalit par la Ville. Le tableau 1 prsente ces projets.
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Tableau 1 Projets raliss dans les dlais initiaux prvus

N de projet Montant adjug
o
Dates de dbut et de fin Dlais Prvus initiaux

a
Commentaires Rels
b
Arrondissement de VilleraySaint-MichelParc-Extension PRR-11-03 671 823,45 $ PRR-12-05 1 051 369,75 $ Du 25 juillet au 18 aot 2011 25 jours de calendrier Du 19 septembre au 2 novembre 2012 45 jours de calendrier Automne 2012 40 jours ouvrables par volet, soit 120 jours ouvrables pour les 3 volets Du 23 juillet au 30 septembre 2012 70 jours de calendrier Du 25 juillet au 15 aot 2011 22 jours de calendrier Du 19 septembre au 24 octobre 2012 36 jours de calendrier chancier respect
chancier respect
Arrondissement de Saint-Laurent C12-036 3 503 621,14 $ Du 5 septembre au 26 novembre 2012 chancier respect 59 jours ouvrables pour les 3 volets
Arrondissement de Rivire-des-PrairiesPointe-aux-Trembles ING12-05 442 906,70 $ Du 23 juillet au 14 septembre 2012 chancier respect 54 jours de calendrier Du 8 aot au 5 dcembre 2011 120 jours de calendrier Travaux termins dans les dlais contractuels par le nouvel entrepreneur Du 25 avril au 17 novembre 2011 206 jours de calendrier Du 18 avril 2012 au 16 novembre 2012 c 213 jours de calendrier Du 28 octobre au 16 dcembre 2011 Du 14 mai au 30 novembre 2012 251 jours de calendrier chancier respect Aucune pnalit Retard dun an pour cause de faillite du premier entrepreneur
Service de leau Direction de leau potable 9953 (A-323-1) 1 744 928,98 $ Du 25 juin au 21 dcembre 2010 155 jours de calendrier
Service de leau Direction de la gestion stratgique des rseaux deau 9991 11 935 721,68 $ 10033 Est : 13 062 136,26 $ Ouest : 11 818 424,01 $ Du 1 mai au 30 novembre 2011 214 jours de calendrier Du 23 avril au 16 novembre 2012 208 jours de calendrier SITE 1180 4 912 027,84 $
a er
chancier respect chancier respect
De septembre 2011 dcembre 2012 270 jours de calendrier
chancier respect
Les dates prvues de dbut et de fin des travaux ont t tablies dans les contrats dinfrastructures signs avec les entrepreneurs. Le dlai prvu est quant lui indiqu dans les documents dappel doffres. Les dates relles de dbut et de fin des travaux ont t tablies respectivement partir de lordre de dbuter les travaux et de lacceptation provisoire des travaux la suite de la vrification de chantier, permettant ainsi dtablir le dlai rel. Un ordre de dbuter les travaux a t donn le 18 avril 2012.
3.2. Projets non raliss dans les dlais initiaux prvus

Bien que des chanciers de ralisation aient t prvus dans les contrats des travaux dinfrastructures signs avec les entrepreneurs et accepts par le directeur, notre analyse a montr que huit projets nont pu tre raliss selon les chanciers prvus initialement et quun projet sera termin en 2013. Nous avons cet effet obtenu les documents probants appuyant les explications qui justifient lapplication ou non des pnalits prvues.
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3.2.1. Arrondissement de Ville-Marie

3.2.1.A. Contexte et constatations Le tableau 2 prsente les renseignements cls relativement au nombre de jours de calendrier prvus dans les documents contractuels qui lient lentrepreneur larrondissement et au nombre de jours de calendrier rellement consacrs la ralisation du projet. cet effet, les deux projets vrifis nont pas t termins dans les dlais initiaux prvus et aucune pnalit na t mise dans les deux cas. Tableau 2 Dlais de ralisation (initiaux prvus et rels) Arrondissement de Ville-Marie
o
Dates de dbut et de fin Dlais Prvus initiaux Rels
Commentaires
VMP-11-016 1 038 247,88 $
Du 25 octobre au 9 dcembre 2011 45 jours de calendrier
Dpassement de 48 jours de Du 18 octobre au 19 dcembre 2011 calendrier Du 19 avril au 18 mai 2012 chancier non respect 93 jours de calendrier Aucune pnalit Du 14 mai au 26 juillet 2012 Du 6 au 13 aot 2012 82 jours de calendrier Dpassement de 12 jours de calendrier chancier non respect Aucune pnalit
VMP-11-018 1 488 556,00 $
Du 1 octobre au 16 dcembre 2011 70 jours de calendrier
er
Concernant ces deux projets, nous avons tent en vain dobtenir, auprs de la Direction des travaux publics, les procs-verbaux des runions administratives subsquentes la runion de dmarrage afin dvaluer lavancement des travaux et le respect des chanciers, ainsi que de consulter les documents recommands dans les clauses administratives gnrales (lettres darrt et de reprise des travaux, changements autoriss par la Ville). Ces difficults dobtenir des documents probants sexpliquent, selon la direction, par le fait que les travaux ont t suivis par un employ de la Ville qui est prsentement en cong de paternit. De plus, lingnieur du projet a quitt son emploi la Ville pour prendre sa retraite en aot 2012. Nous avons t surpris de constater que la documentation contractuelle appuyant la ralisation et le suivi des projets nest pas accessible dans les archives des dossiers de projets.
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Projet VMP-11-016 Reconstruction dgout et dune conduite deau secondaire (1 038 247,88 $)
Le bordereau de soumission dat du 27 juillet 2011 indique que le dlai dexcution des travaux ne doit pas dpasser 45 jours de calendrier aprs lordre crit du directeur de dbuter les travaux. Une dpense de 1 038 247,88 $ (incluant les taxes, le montant des travaux contingents et les frais pour les dpenses incidentes) a t autorise pour la ralisation de ce projet par le conseil municipal le 27 septembre 2011. Lchancier initial de ralisation tait fix du 25 octobre au 9 dcembre 2011. Conformment la clause 5.1.6 du cahier des clauses administratives gnrales, lordre de dbuter les travaux a t fix, par le directeur, au 18 octobre 2011. Le 13 octobre 2011, lentrepreneur a propos un calendrier de travail indiquant que les travaux se drouleraient sur deux annes, soit : Pour 2011 : du 18 octobre au 29 novembre (43 jours de calendrier); Pour 2012 : du 21 mai au 6 juin (17 jours de calendrier). Ce plan de travail totalise 60 jours de calendrier. Consquemment, le dlai propos par lentrepreneur venait en contradiction avec le dlai contractuel exig de 45 jours de calendrier. Selon la clause 5.1.5.2 du cahier des clauses administratives gnrales, le calendrier des travaux ne peut tre modifi par lentrepreneur quavec lautorisation crite du directeur, notamment au moment de la signature dune directive de changement. Cette autorisation concernant le changement du dlai de ralisation et le nombre de jours de calendrier prvus (60 jours de calendrier) na toutefois pas t retrace. Lanalyse des rapports quotidiens des travaux de chantier nous a permis de valider la date du 18 octobre 2011 comme tant celle du dbut des travaux, et la date du 19 dcembre 2011 pour larrt des travaux pour lhiver (63 jours de calendrier). Par la suite, les travaux dinfrastructures auraient dmarr le 19 avril 2012 pour se terminer le 18 mai 2012 (30 jours de calendrier). Au total, 93 jours de calendrier auraient t ncessaires pour terminer les travaux dinfrastructures, soit 48 de plus que ce qui tait prvu au contrat, cest--dire 45 jours de calendrier contractuels. En vertu des clauses 5.1.8, Suspension des travaux du cahier des clauses administratives gnrales, et 5.1.6, Dbut des travaux , nous navons pas retrac lordre
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de suspendre les travaux au 19 dcembre 2011 ainsi que celui de dbuter les travaux le 19 avril 2012. Devant cette situation de non-respect des chanciers contractuels, en vertu de la clause 5.1.10 du cahier des clauses administratives gnrales traitant des pnalits pour retard dans lexcution des travaux, le directeur aurait d appliquer les pnalits qui simposent. Cependant, il na pas jug bon de le faire. Selon le chef de division des tudes techniques, les jours de retard dans la ralisation de ce projet se justifient ainsi : Temps supplmentaire requis pour linstallation dun aqueduc temporaire et mto dfavorable; Prsence de massifs sous le trottoir qui ntaient pas prvus dans lappel doffres. Lenveloppe budgtaire a t respecte pour la ralisation de ce projet. Le projet VMP-11-016 mentionn prcdemment prsente la situation suivante : Il na pas t termin dans les dlais contractuels; Le gestionnaire de larrondissement supervisant la ralisation de ce projet na pas jug bon dappliquer les pnalits prvues et nous navons pas obtenu la documentation formelle motivant sa dcision; Un certain nombre de documents formels prvus dans les clauses administratives gnrales (lettres darrt et de reprise des travaux, changements ordonns par la Ville) nont pas t produits et ne figurent pas dans les dossiers permanents de suivi de projet.
Projet VMP-11-018 Reconstruction dgout unitaire et reconstruction dune conduite deau secondaire (1 488 556,00 $)
Le bordereau de soumission en date du 12 aot 2011 indique que le dlai dexcution des travaux ne doit pas dpasser 70 jours de calendrier aprs lordre crit du directeur de dbuter les travaux. Une dpense de 1 488 556,00 $ (incluant les taxes, le montant des travaux contingents et les frais pour les dpenses incidentes) a t autorise pour la ralisation de ce projet par le conseil municipal le 24 octobre 2011. Lchancier initial de ralisation tait fix du 1er octobre au 16 dcembre 2011. Cependant, tant donn quil y a eu des dlais pour loctroi du contrat par le conseil municipal
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(24 octobre 2011), le chef de division des tudes techniques de larrondissement nous a indiqu que les travaux ont t reports en 2012 en raison des conditions climatiques qui ntaient pas propices cette priode de lanne. Toutefois, nous navons pas retrac lvidence dune communication quelconque entre larrondissement de Ville-Marie et lentrepreneur officialisant le report des travaux. Conformment la clause 5.1.6 du cahier des clauses administratives gnrales, lordre de dbuter les travaux a t fix, par le directeur, au 14 mai 2012. Malgr le fait que lentrepreneur devait dposer un chancier avant le dbut des travaux, nous navons pas retrac lvidence quun nouvel chancier a t prpar par lentrepreneur. Consquemment, le dlai contractuel exig de 70 jours de calendrier nest pas valid. De plus, nous navons pas obtenu lvidence de lapprobation du directeur concernant le calendrier, sil lui a t soumis par lentrepreneur. Lanalyse des rapports quotidiens des travaux de chantier nous a permis de valider la date du 14 mai 2012 comme tant celle du dbut des travaux, et la date du 26 juillet 2012 pour larrt des travaux pendant les vacances de la construction (74 jours de calendrier). Par la suite, les travaux ont repris le 6 aot 2012 pour se terminer le 13 aot 2012 (8 jours de calendrier). Par consquent, 82 jours de calendrier ont t ncessaires pour terminer les travaux dinfrastructures, soit 12 de plus que ce qui tait prvu au contrat, cest--dire 70 jours de calendrier contractuels. Devant cette situation de non-respect des chanciers contractuels, le directeur aurait d appliquer les pnalits qui simposent. Cependant, le chef de division des tudes techniques justifie les jours supplmentaires dans la ralisation de ce projet par des travaux imprvus accords lentrepreneur relativement des sols contamins en quantit plus leve et des travaux de dviation et des raccordements supplmentaires. Le rapport danalyse de laboratoire indique que les travaux sont termins depuis le 13 aot 2012. Au moment de produire notre rapport de vrification, lacceptation provisoire des travaux navait pas encore t mise. Lenveloppe budgtaire a t respecte pour la ralisation de ce projet. Le projet VMP-11-018, quant lui, a ncessit un dlai supplmentaire faisant suite des demandes de changement acceptes par larrondissement.
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3.2.1.B. Recommandation Nous recommandons la Direction des travaux publics de larrondissement de VilleMarie dinstaurer une procdure de documentation et de consigner les renseignements importants dans le dossier pour appuyer les dcisions prises en vue de dmontrer que les clauses contractuelles ont t respectes. Rponse de lunit daffaires : La Direction des travaux publics a dj amorc une restructuration des faons de faire. Une quipe de travail dveloppe prsentement un systme de classement des projets qui reflte le savoir-faire et le cheminement de toutes les tapes des projets. De plus, un aide-mmoire des lments importants du projet sera ajout la nouvelle procdure de gestion. Chaque charg de projet est responsable du classement de son projet, mais la direction affectera dsormais une personne lquipe de projet qui agira titre de contrleur de dossier (une autre personne sera disponible pour remplacer le contrleur en cas dabsence) pour assurer le bon fonctionnement et le classement des documents du projet. Un systme de classement centralis sera implant afin de faciliter larchivage de tous les projets de la Division des tudes techniques. (chancier prvu : juillet 2013) 3.2.1.C. Recommandation Nous recommandons la Direction des travaux publics de larrondissement de VilleMarie, tant donn labsence de la documentation probante appuyant la ralisation et le suivi de ces projets de sassurer que : le directeur approuve le calendrier refltant la ralisation effective des travaux dinfrastructures prpar par lentrepreneur; le directeur approuve lmission de lordre de suspendre les travaux de mme que celui de dbuter les travaux lorsque requis; le gestionnaire de projet applique les pnalits prvues, lorsquun retard terminer les travaux est constat et que les conditions contractuelles le justifient; et ce, en vue de se conformer aux clauses administratives et de dmontrer la justification des dcisions prises.
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Rponse de lunit daffaires : La procdure de gestion de projets de la Direction des travaux publics de larrondissement de Ville-Marie sera amliore par les points suivants : Le charg de projet de larrondissement demandera lentrepreneur ou au fournisseur de services un chancier dtaill avec un diagramme de Gantt qui montre le cheminement critique du projet. Une mise jour de lchancier devra tre prsente au charg de projet avec le dcompte mensuel. Ces nouvelles exigences seront intgres aux devis de larrondissement de Ville-Marie; Des formulaires pour le dbut, larrt, la reprise et lacceptation provisoire des travaux seront crs et fournis lentrepreneur ou au fournisseur de services afin de bien documenter ces tapes du projet; Un suivi du calendrier sera effectu et enregistr chaque runion de chantier afin que le projet soit termin dans le dlai contractuel. Advenant le cas o un retard est justifi, lentrepreneur devra demander le prolongement du dlai de ralisation. Cette demande sera prpare officiellement par le charg de projet par lentremise dune directive de changement ou dun formulaire de prolongation du calendrier. (chancier prvu : juillet 2013) 3.2.1.D. Recommandation Nous recommandons galement la Direction des travaux publics de larrondissement de Ville-Marie : dobtenir les justificatifs concernant les projets qui nont pas respect lchancier et pour lesquels aucune pnalit na t impose afin dattester les motifs de la proposition mise par le charg de projet; de faire priodiquement une reddition de comptes au directeur darrondissement pour linformer des projets qui nont pas t assujettis aux pnalits bien quils taient susceptibles de ltre. Rponse de lunit daffaires : Afin que le directeur de larrondissement soit inform des projets en retard qui nont pas t assujettis aux pnalits ou qui sont susceptibles de ltre, la Division des tudes techniques lui soumettra, trois fois par anne, un tableau, tre labor, auquel sera jointe toute la documentation existante des projets, y compris les dcisions prises et les justifications de ces dcisions. Le tout sera approuv par le chef de division. (chancier prvu : juillet 2013)
3.2.2. Arrondissement de Saint-Laurent

3.2.2.A. Contexte et constatations Le tableau 3 prsente les renseignements cls relativement au nombre de jours de calendrier prvus dans les documents contractuels qui lient lentrepreneur
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Rapport annuel 2012
larrondissement et au nombre de jours de calendrier rellement consacrs la ralisation du projet. Un projet sur les deux qui ont t vrifis na pas t termin dans les dlais initiaux prvus et aucune pnalit na t applique. Tableau 3 Dlais de ralisation (initiaux prvus et rels) Arrondissement de Saint-Laurent
o
Dates de dbut et de fin Dlais Prvus initiaux Rels Du 3 octobre au 29 novembre 2011 Du 10 avril au 26 juin 2012 98 jours ouvrables
Commentaires Dpassement de 40 jours ouvrables chancier non respect Aucune pnalit
C11-042 3 157 579,49 $
De septembre dcembre 2011 De mai juin 2012 58 jours ouvrables
Projet C11-042 Travaux de rfection des rseaux daqueduc et dgout (3 157 579,49 $)
Le bordereau de soumission en date du 25 juillet 2011 indique que le dlai dexcution des travaux ne doit pas dpasser 58 jours ouvrables, dont 8 jours pour la pose de la deuxime couche de pavage en 2012, aprs lordre du directeur de dbuter les travaux. Une dpense de 3 157 579,49 $ (incluant les taxes et les frais pour imprvus) a t autorise pour la ralisation de ce projet par le conseil darrondissement de Saint-Laurent le 2 aot 2011 et par le conseil municipal le 27 septembre 2011, puisque le projet tait financ par les deux instances. Lchancier initial de ralisation, tel quil est indiqu au sommaire dcisionnel, tait fix de septembre dcembre 2011 et de mai juin 2012. Cependant, tant donn que le conseil municipal a adopt loctroi du contrat la fin du mois de septembre, la direction de larrondissement a convenu, au cours de la runion de dmarrage, que lentrepreneur travaille moins de jours en 2011 et plus de jours en 2012 sans pour autant dpasser 58 jours ouvrables. Lanalyse de la documentation de suivi (bons de commande transmis lentrepreneur, chanciers dposs diverses dates, procs-verbaux des runions de chantier, acceptation provisoire partielle des travaux excuts) nous a permis de valider la date du 3 octobre 2011 comme tant celle du dbut des travaux, et la date du 29 novembre 2011 pour larrt des travaux (42 jours ouvrables). Par la suite, les travaux ont repris le 10 avril 2012 pour se terminer le 26 juin 2012 (56 jours de calendrier). Par consquent, 98 jours de calendrier ont t ncessaires pour terminer les travaux dinfrastructures, soit 40 de plus que ce qui tait prvu au contrat, cest--dire 58 jours ouvrables contractuels.
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Rapport annuel 2012
Devant cette situation de non-respect des chanciers contractuels, le directeur aurait d appliquer les pnalits qui simposent. Cependant, il na pas jug bon de le faire et il a indiqu les justifications suivantes appuyes par des documents probants : Le dbut des travaux qui a t retard au mois doctobre a fait en sorte que le travail de chantier sest droul dans des conditions hivernales, obligeant la modification de la mthode de travail de lentrepreneur. Ce dernier avait prvu que deux quipes travailleraient en mme temps sur les trois rues. Cependant, en raison des conditions hivernales et de la prsence de gaz sur la rue Cardinal, larrondissement de SaintLaurent a pris la dcision de retarder les travaux pour ne pas incommoder les citoyens en ne laissant quune seule rue ouverte durant lhiver (27 jours de report); La prsence de roc excaver sur une rue principale a eu pour consquence de retarder les travaux de neuf jours environ; Il y a eu quatre jours de pluie au cours desquels aucun travail na pu tre excut sur le terrain. Les travaux sont termins depuis le 26 juin 2012. Au moment de produire notre rapport de vrification, lacceptation provisoire des travaux navait pas encore t mise. Lenveloppe budgtaire a t respecte pour la ralisation de ce projet. 3.2.2.B. Recommandation Nous recommandons la Direction des travaux publics de larrondissement de Saint-Laurent : dobtenir les justificatifs concernant les projets qui nont pas respect lchancier et pour lesquels aucune pnalit na t impose afin dattester les motifs de la proposition mise par le charg de projet; de faire priodiquement une reddition de comptes la directrice darrondissement pour linformer des projets qui nont pas t assujettis aux pnalits bien quils taient susceptibles de ltre. Rponse de lunit daffaires : Un projet nayant pas respect lchancier est normalement identifi au cours des runions de chantier qui ont lieu, en rgle gnrale, toutes les deux semaines. Tout retard est document au rapport de chantier ainsi que les motifs lis au retard, la correction propose et la pnalit applique. Des contrles sont mis en place en vue de sassurer que le retard, le motif, la correction et la pnalit sont signals au directeur des Travaux publics. (Complt, mars 2013)
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Un rapport trimestriel doit tre transmis la directrice darrondissement pour linformer des projets en retard. (chancier prvu : juin 2013)
3.2.3. Arrondissement de Rivire-des-Prairies Pointe-aux-Trembles

3.2.3.A. Contexte et constatations Le tableau 4 prsente les renseignements cls relativement au nombre de jours de calendrier prvus dans les documents contractuels qui lient lentrepreneur larrondissement et au nombre de jours de calendrier rellement consacrs la ralisation du projet. Un projet sur les deux qui ont t vrifis na pas t termin dans les dlais initiaux prvus et aucune pnalit na t applique. Tableau 4 Dlais de ralisation (initiaux prvus et rels) Rivire-des-PrairiesPointe-aux-Trembles
o
Commentaires
ING11-07 629 727,84 $
Dpassement de 9 jours de Du 17 octobre au 30 novembre 2011 Du 17 octobre au 9 dcembre 2011 calendrier 45 jours de calendrier 54 jours de calendrier chancier non respect Aucune pnalit
Projet ING11-07 Travaux de reconstruction dgout unitaire et du rseau deau secondaire (629 727,84 $)
Lappel doffres indique que le dlai dexcution des travaux ne doit pas dpasser 45 jours de calendrier aprs lordre crit du directeur de dbuter les travaux. Une dpense de 629 727,84 $ (incluant les taxes et le montant des travaux contingents) a t autorise pour la ralisation de ce projet par le conseil municipal le 27 septembre 2011. Lchancier initial de ralisation tait fix du 17 octobre au 30 novembre 2011. Conformment la clause 4.1.6 du cahier des clauses administratives gnrales de larrondissement, lordre de dbuter les travaux a t fix, par le directeur, au 17 octobre 2011. En date du 6 octobre 2011, lentrepreneur a dpos un calendrier de travail qui indiquait que les travaux se drouleraient du 17 octobre au 2 dcembre 2011, soit 47 jours de calendrier (les deux jours additionnels correspondent au jeudi et au vendredi).
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Lanalyse des rapports quotidiens des travaux de chantier nous a permis de valider que les travaux ont dbut le 17 octobre 2011 et se sont termins le 9 dcembre 2011 (54 jours de calendrier), soit 9 de plus que ce qui tait prvu au contrat, cest--dire 45 jours de calendrier contractuels. Devant cette situation de non-respect des chanciers contractuels, le charg de projet aurait d appliquer les pnalits qui simposent. Cependant, il na pas jug bon de le faire et il a indiqu que le projet initial a subi une modification du concept pour tenir compte dun autre projet li celui-ci. De plus, nous avons comptabilis 20 demandes de changement autorises. Le certificat provisoire dacceptation des travaux a t mis le 1er fvrier 2012. Lenveloppe budgtaire a t respecte pour la ralisation de ce projet. 3.2.3.B. Recommandation Nous recommandons la Direction des travaux publics de larrondissement de Rivire-des-PrairiesPointe-aux-Trembles : dobtenir les justificatifs concernant les projets qui nont pas respect lchancier et pour lesquels aucune pnalit na t impose afin dattester les motifs de la proposition mise par le charg de projet; de faire priodiquement une reddition de comptes au directeur darrondissement pour linformer des projets qui nont pas t assujettis aux pnalits bien quils taient susceptibles de ltre. Rponse de lunit daffaires : Formaliser les critres pour lesquels il serait requis ou non dappliquer les clauses de pnalits pour un contrat qui dpasse les dlais prvus : Arrimer ces critres avec le contentieux afin dtre cohrent avec la gestion juridique pour les contrats en dpassement dchancier; Faire entriner ces critres par la direction (Direction des travaux publics et direction darrondissement). (chancier prvu : juin 2013) Mettre en place un processus formel pour le suivi et la reddition de comptes des contrats qui dpassent les dlais prvus : Exiger de lentrepreneur un chancier dtaill des travaux incluant les principaux jalons. Cet chancier servira de rfrentiel temporel du contrat et facilitera le suivi des carts; Documenter et quantifier formellement tous les retards, en cours de ralisation de contrat, pouvant mener un dbordement du dlai de ralisation; tablir si ces retards sont attribuables la Ville ou lentrepreneur, et en indiquer le motif;
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Aviser formellement lentrepreneur, en cours de ralisation du contrat, des retards qui lui sont attribus et linformer que ces dlais peuvent mener une application des pnalits prvues contractuellement; Statuer, la suite dune analyse conjointe du charg de projet et du gestionnaire, sur lapplication des pnalits, et ce, en fonction des critres entrins par la direction. Un justificatif est produit par le charg de projet et approuv par le gestionnaire pour chaque contrat qui dpasse les dlais prvus sans pnalit; Transmettre au directeur des travaux publics et la directrice darrondissement un bilan des contrats qui dpassent les dlais prvus et pour lesquels les clauses de pnalits nont pas t appliques ainsi que les justificatifs sy rattachant. Le bilan sera transmis trimestriellement. (chancier prvu : septembre 2013)
3.2.4. Service de leau 3.2.4.1. Direction de leau potable

3.2.4.1.A. Contexte et constatations Le tableau 5 prsente les renseignements cls relativement au nombre de jours de calendrier prvus dans les documents contractuels qui lient lentrepreneur la Ville et au nombre de jours de calendrier rellement consacrs la ralisation du projet. Deux des trois projets vrifis nont pas t termins dans les dlais initiaux prvus et une pnalit a t applique pour un seul projet. Tableau 5 Dlais de ralisation (initiaux prvus et rels) Direction de leau potable
o
Dates de dbut et de fin Dlais Prvus initiaux Rels Du 3 mai au 13 dcembre 2010 Du 4 juillet au 14 septembre 2011 298 jours de calendrier
Commentaires Dpassement de 58 jours de calendrier chancier non respect Aucune pnalit
9925 (A-327-3) 5 286 906,98 $
Du 20 octobre 2009 au 19 novembre 2010 240 jours de calendrier Du 12 aot au 20 novembre 2010 100 jours de calendrier
9954 (A-329) 2 062 966,99 $
Dpassement de 27 jours Du 25 octobre 2010 au 25 mars 2011 de calendrier chancier non respect 127 jours de calendrier Pnalit applique
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Rapport annuel 2012
Projet 9925 (A-327-3) Construction de conduites deau principales et secondaires, et travaux divers sur des conduites de 600 mm (5 286 906,98 $)
Le bordereau de soumission en date du 3 aot 2009 indique un dlai dexcution des travaux de 240 jours de calendrier suivant la date de lordre crit du directeur de dbuter les travaux. Une dpense de 5 286 906,98 $ (incluant les taxes) a t autorise pour la ralisation de ce projet par le conseil municipal le 21 septembre 2009. Lchancier apparaissant au sommaire dcisionnel prvoyait que la priode de ralisation des travaux stendrait sur deux ans (de 2009 2010), avec un arrt prvu des travaux durant la saison hivernale. Lchancier initial de ralisation du projet, aprs son autorisation, tait fix du 20 octobre 2009 au 19 novembre 2010, pour un total de 240 jours de calendrier. La ralisation des travaux a t subdivise en cinq phases. Lentrepreneur a t avis par lettre que lordre de dbuter les travaux tait fix au 3 mai 2010, et le dlai de 240 jours de calendrier pour terminer les travaux (du 3 mai 2010 au 29 dcembre 2010) y tait ritr. Les procs-verbaux des runions administratives pour le dmarrage du projet qui se sont tenues le 25 mars 2010 et le 21 avril 2010 indiquent que la Ville et lentrepreneur se sont entendus pour tablir un chancier et une date de dbut des travaux pour le 3 mai 2010. Les travaux de ralisation, excuts par lentrepreneur, se sont drouls selon les tapes exiges par la Ville et numres dans le devis en suivant lordre des cinq phases de travaux de ralisation, soit : Ralisation des phases 1 4 durant lanne 2010 : Les travaux ont dbut le 3 mai 2010 et se sont termins le 13 dcembre 2010, pour un total de 225 jours de calendrier; Ralisation de la phase 5 durant lanne 2011 : Les travaux ont repris le 4 juillet 2011 et se sont termins le 14 septembre 2011, pour un total de 73 jours de calendrier. Un total de 298 jours de calendrier a t requis par lentrepreneur pour terminer le projet, occasionnant un dpassement de 58 jours de calendrier par rapport au dlai contractuel prvu au devis, qui tait de 240 jours de calendrier. Le 8 juillet 2011, lentrepreneur a demand une prolongation du dlai contractuel pour des travaux supplmentaires. La Direction de leau potable nous a indiqu que cette
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Rapport annuel 2012
prolongation a occasionn des journes de travail supplmentaires, qui ntaient pas prvues au dlai contractuel initial, la suite des situations suivantes : Des massifs de bton de Bell et de la Commission des services lectriques de Montral (CSEM) ont t trouvs prs de lemplacement prvu pour une future chambre de vanne. Celle-ci a donc d tre modifie et dplace dans la rue pour permettre sa construction, occasionnant galement des changements quant aux conduites deau sortant de cette chambre; La conception des dessins datelier et la fabrication des pices de conduites ont d tre ralises; Une nouvelle demande dautorisation a d tre prsente au ministre de la Culture, des Communications et de la Condition fminine pour la modification des panneaux lectriques lie des rglements de la CSEM qui ntaient pas connus au dpart. La Direction de leau potable admet les dpassements, mais elle confirme quils ne sont aucunement attribuables lentrepreneur. Aucune pnalit ne lui a dailleurs t applique. Lacceptation provisoire a t prononce en date du 2 novembre 2011. Lenveloppe budgtaire a t respecte pour la ralisation de ce projet.
Projet 9954 (A-329) Construction dune conduite deau principale (2 062 966,99 $)
Le bordereau de soumission en date du 21 avril 2010 indique un dlai dexcution des travaux de 100 jours de calendrier aprs lordre du directeur de dbuter les travaux. Une dpense de 2 062 966,99 $ (incluant les taxes et les frais pour les dpenses incidentes) a t autorise pour la ralisation de ce projet par le conseil municipal le 14 juin 2010. Lchancier apparaissant au sommaire dcisionnel fixait la priode de ralisation du projet du 12 aot au 20 novembre 2010. Cependant, une autorisation pralable du ministre du Dveloppement durable, de lEnvironnement et des Parcs tait essentielle la ralisation des travaux et elle devait tre obtenue pour le 1er septembre 2010 par la Direction de leau potable. Lordre de dbuter les travaux par le directeur a d tre retard en consquence. Au cours de la rencontre de dmarrage du 9 septembre 2010, lentrepreneur a prsent un chancier prliminaire des travaux bas sur une date de dbut des travaux fixe au 20 septembre 2010 et de fin des travaux prvue au 16 dcembre 2010. Ces dates impliquaient que les travaux pouvaient tre excuts dans un dlai de 88 jours, respectant
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Rapport annuel 2012
ainsi le dlai contractuel de 100 jours de calendrier. Lentrepreneur a par la suite t avis par lettre que lordre de dbuter les travaux tait fix au 25 octobre 2010. Les travaux ont dbut le 25 octobre 2010 et ont t interrompus durant 24 jours pour la priode des ftes. Lentrepreneur a prsent divers chanciers rviss et des demandes de travaux supplmentaires jusqu la fin des travaux, le 25 mars 2011, occasionnant dans les circonstances un retard de 27 jours de calendrier. La Ville a convenu que, des 27 jours de retard, 18 jours de calendrier taient attribuables des demandes pour des travaux additionnels quelle a approuves et que 9 jours taient attribuables lentrepreneur. Ces neuf jours auraient d entraner une pnalit lentrepreneur pour retard dans lexcution des travaux. Toutefois, aucune pnalit na t applique puisque les travaux additionnels nont pas t facturs par lentrepreneur. Le 26 septembre 2011, la Ville a procd lacceptation provisoire des travaux, termins depuis le 25 mars 2011. Lenveloppe budgtaire a t respecte pour la ralisation de ce projet. 3.2.4.1.B. Recommandation Nous recommandons au chef de la Division des projets majeurs de la Direction de leau potable : dobtenir les justificatifs concernant les projets qui nont pas respect lchancier et pour lesquels aucune pnalit na t impose afin dattester les motifs de la proposition mise par le charg de projet; de faire priodiquement une reddition de comptes au directeur de lEau potable pour linformer des projets qui nont pas t assujettis aux pnalits bien quils taient susceptibles de ltre. Rponse de lunit daffaires : Mise en place dune directive obligeant les responsables de projets faire approuver les orientations concernant tous les dpassements du dlai contractuel dun projet. (chancier prvu : mai 2013) Inclure, dans un rapport mensuel, la dure relle de ralisation des travaux par rapport la dure contractuelle pour chaque contrat ainsi quune justification des carts. (chancier prvu : juin 2013)
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Rapport annuel 2012
3.2.4.2. Direction de la gestion stratgique des rseaux deau

3.2.4.2.A. Contexte et constatations Le tableau 6 prsente les renseignements cls relativement au nombre de jours de calendrier prvus dans les documents contractuels qui lient lentrepreneur la Ville et au nombre de jours de calendrier rellement consacrs la ralisation du projet. Un des trois projets vrifis na pas t termin dans les dlais initiaux prvus et aucune pnalit na t applique. Tableau 6 Dlais de ralisation (initiaux prvus et rels) Direction de la gestion stratgique des rseaux deau
o
Commentaires
9979 12 049 926,67 $
Du 1 avril au 30 novembre 2011 244 jours de calendrier
er
Dpassement de 15 jours de Du 18 avril au 9 dcembre 2011 calendrier Du 30 janvier au 21 fvrier 2012 chancier non respect 259 jours de calendrier Aucune pnalit
Projet 9979 Rhabilitation de conduites dgout par chemisage sur diverses rues de la Ville de Montral (12 049 926,67 $)
Selon les informations contenues dans les documents dappel doffres, lchancier initial de ralisation des travaux du projet couvrait la priode du 1er avril au 30 novembre 2011, mais la Ville se rservait le droit de reporter certains travaux sa demande sans cots supplmentaires. Le dlai de ralisation des travaux ntant pas indiqu en jours de calendrier, nous avons dduit que le dlai de ralisation tait de 244 jours de calendrier. Le contrat a t adjug le 21 mars 2011 par le conseil municipal, pour une dpense de 12 049 926,67 $ (incluant les taxes et les frais pour les dpenses incidentes). Conformment la clause 5.1.6 du cahier des clauses administratives gnrales du contrat, lentrepreneur a t avis par lettre que lordre de dbuter les travaux tait fix au 18 avril 2011. Cette communication ritrait que, conformment la clause 3.0 du cahier des clauses administratives spciales du cahier des charges, les travaux devaient tre termins au plus tard le 30 novembre 2011. la rencontre administrative du 16 septembre 2011, la Direction de la gestion stratgique des rseaux deau a manifest son inquitude concernant latteinte de la ralisation de la totalit des rues prvues au contrat devant tre termines pour le 30 novembre 2011. Le
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Rapport annuel 2012
26 octobre 2011, la directrice principale du Service de leau autorisait lentrepreneur poursuivre les travaux jusquau 16 dcembre 2011. Le 23 janvier 2012, la directrice principale du Service de leau autorisait lentrepreneur poursuivre les travaux du 30 janvier au 30 mars 2012. Les travaux ont t termins le 21 fvrier. Certains ont toutefois t annuls tant donn que des travaux diffrents de ceux du chemisage de conduites dgout taient raliss par dautres entrepreneurs en mme temps et sur la mme rue (p. ex. des trottoirs). Le 31 octobre 2012, la Ville a procd lacceptation provisoire des travaux. Le dlai contractuel a t estim 244 jours de calendrier. Toutefois, la ralisation des travaux a ncessit 259 jours, soit 15 jours additionnels, retard que la Direction de la gestion stratgique des rseaux deau a approuv titre de prolongation des travaux. Aucune pnalit na t applique puisque les travaux additionnels raliss par lentrepreneur ont t approuvs par Ville. Cette dcision est appuye par des documents probants. Lenveloppe budgtaire a t respecte pour la ralisation de ce projet. 3.2.4.2.B. Recommandation Nous recommandons la Division de la gestion stratgique des rseaux deau Unit Nord de la Direction de la gestion stratgique des rseaux deau : dobtenir les justificatifs concernant les projets qui nont pas respect lchancier et pour lesquels aucune pnalit na t impose afin dattester les motifs de la proposition mise par le charg de projet; de faire priodiquement une reddition de comptes la directrice de la Gestion stratgique des rseaux deau pour linformer des projets qui nont pas t assujettis aux pnalits bien quils taient susceptibles de ltre. Rponse de lunit daffaires : La Direction de la gestion stratgique des rseaux deau sassurera dobtenir les justificatifs concernant les projets qui nont pas respect lchancier et le chef de division de la Gestion stratgique des rseaux deau Unit Nord sassurera de faire priodiquement une reddition de comptes la directrice de la Gestion stratgique des rseaux deau pour linformer des projets qui nont pas t assujettis aux pnalits bien quils taient susceptibles de ltre. (Complt, avril 2013)
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Rapport annuel 2012
3.2.5. Service des infrastructures, du transport et de lenvironnement

3.2.5.A. Contexte et constatations Le tableau 7 prsente les renseignements cls relativement au nombre de jours de calendrier prvus dans les documents contractuels qui lient lentrepreneur la Ville et au nombre de jours de calendrier rellement consacrs la ralisation du projet. Un des trois projets vrifis na pas t termin dans les dlais initiaux prvus et lapplication dune pnalit ventuelle est ltude. Un projet est en cours et se terminera en 2013. Tableau 7 Dlais de ralisation (initiaux prvus et rels) SITE
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Commentaires
1109 2 472 000,49 $
Du 9 mars 2011 au 9 mars 2012 90 jours de calendrier
Dpassement de 133 jours de Du 11 octobre au 17 dcembre 2011 calendrier er Du 30 avril au 1 octobre 2012 chancier non respect 223 jours de calendrier Pnalit ventuelle Du 10 septembre au 7 octobre 2012 28 jours de calendrier en 2012 Reprise des travaux au printemps 2013 chancier respect ce jour Travaux seront termins en 2013
162301 1 198 325,60 $
De septembre novembre 2012 90 jours de calendrier
Projet 1109 Reconstruction dun gout combin et dune conduite deau secondaire (2 472 000,49 $)
Le bordereau de soumission indique que le dlai dexcution des travaux ne doit pas dpasser 90 jours de calendrier aprs lordre crit du directeur de dbuter les travaux. Il y est prvu que le prsent contrat peut dbuter au printemps 2011. Une dpense de 2 472 000,49 $ (incluant les taxes et les frais pour les dpenses incidentes) a t autorise pour la ralisation de ce projet par le conseil municipal le 14 avril 2011. Le calendrier apparaissant au sommaire dcisionnel indique que les travaux devaient tre excuts en 2011. Toutefois, toujours dans le sommaire dcisionnel, lchancier initial de ralisation du projet indique la priode du 9 mars 2011 au 9 mars 2012. Une runion de dmarrage a t tenue le 3 octobre 2011, au cours de laquelle un rappel du dlai dexcution des travaux, qui est de 90 jours de calendrier conscutifs, a t fait.
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Rapport annuel 2012
Lentrepreneur a t avis par lettre que lordre de dbuter les travaux tait fix au 11 octobre 2011. Lordre de suspendre les travaux a t donn le 17 dcembre 2011 au moment dune rencontre de chantier. Cependant, lentrepreneur a d revenir sur le chantier durant lhiver pour corriger le pavage temporaire qui avait t pos dans de mauvaises conditions climatiques hors de son contrle. La reprise des travaux de reconstruction des conduites dgout et deau potable a dbut le 30 avril 2012, la suite dune communication de lingnieur responsable du projet. Les travaux se sont poursuivis durant la priode estivale pour se terminer le 1er octobre 2012. Le SITE a procd lacceptation provisoire des travaux le 1er octobre 2012. La ralisation des travaux a ncessit 223 jours de calendrier, soit un dpassement de 133 jours par rapport aux 90 jours de calendrier prvus. Le chef de division de la Ralisation des travaux nous a informs que le dossier est prsentement ltude et que lentrepreneur a t avis quil doit justifier les dlais de ralisation des travaux. Lenveloppe budgtaire a t respecte pour la ralisation de ce projet.
Projet 162301 Reconstruction de trottoirs sur diffrentes rues de la Ville de Montral (1 198 325,60 $)
Le bordereau de soumission indique que le dlai dexcution des travaux ne doit pas dpasser 90 jours de calendrier et que les travaux devraient tre excuts lautomne 2012. Toutefois, lentrepreneur doit prendre note quune partie ou la totalit des travaux pourrait tre ralise au printemps 2013. Une dpense totale de 1 198 325,60 $ (incluant les taxes et les frais pour les dpenses incidentes) a t autorise pour la ralisation de ce projet par le conseil municipal le 21 aot 2012. Lchancier initial de ralisation tait fix de septembre novembre 2012. Lordre de dbuter les travaux a t fix par la direction du SITE au 10 septembre 2012. Le procs-verbal de la runion de dmarrage du projet du 29 aot 2012 indique que la Division de la ralisation des travaux a rappel que lentrepreneur disposait dun dlai
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Rapport annuel 2012
maximal de 60 jours de calendrier pour la ralisation de la totalit du contrat, ce qui fixait la date ultime de fin des travaux au 9 novembre 2012. Une diffrence de 30 jours de calendrier a t constate quant au dlai de ralisation entre le bordereau de soumission (90 jours) qui lie contractuellement lentrepreneur la Ville et le procs-verbal de la rencontre de projet du 29 aot 2012. La direction nous a informs tre incapable de nous fournir lexplication de cette diffrence. La direction du SITE a donn lordre de suspendre les travaux lentrepreneur, en date du 7 octobre 2012, en raison des conditions climatiques qui ne permettaient pas la reconstruction des trottoirs. Les travaux seront termins en 2013. Nous avons constat quune des phases prvues dans ce projet na pas dbut. 3.2.5.B. Recommandation Nous recommandons la Division de la ralisation des travaux de la Direction des infrastructures : dobtenir les justificatifs concernant les projets qui nont pas respect lchancier et pour lesquels aucune pnalit na t impose afin dattester les motifs de la proposition mise par le charg de projet; de faire priodiquement une reddition de comptes la directrice des Infrastructures pour linformer des projets qui nont pas t assujettis aux pnalits bien quils taient susceptibles de ltre. Rponse de lunit daffaires : Dans les cas o un dlai additionnel est accord lentrepreneur, la justification est systmatiquement annexe au dcompte final dans le formulaire de parachvement des travaux qui fait le bilan de lchancier rel. (Complt, mars 2013) Faire approuver le parachvement des travaux par la directrice des Infrastructures pour les contrats qui nont pas t assujettis aux pnalits bien quils taient susceptibles de ltre. (chancier prvu : mai 2013)
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Rapport annuel 2012
4. Annexe 4.1. Liste des 17 projets ayant fait lobjet de la vrification

Tableau A Objet et montant adjug des contrats de notre chantillon
No de projet VMP-11-016 VMP-11-018 Objet du contrat Arrondissement de Ville-Marie Reconstruction dgout et dune conduite deau secondaire Reconstruction dgout unitaire et reconstruction dune conduite deau secondaire Arrondissement de VilleraySaint-MichelParc-Extension PRR-11-03 PRR-12-05 Reconstruction de trottoirs avec ramnagement gomtrique diffrents endroits dans larrondissement Planage et revtement bitumineux de la chausse avec reconstruction des trottoirs et bordures Arrondissement de Saint-Laurent C11-042 C12-036 Travaux de rfection des rseaux daqueduc et dgout Travaux de rfection de chausses programme 2012 Arrondissement de Rivire-des-PrairiesPointe-aux-Trembles ING11-07 ING12-05 Travaux de reconstruction dgout unitaire et du rseau deau secondaire Travaux de reconstruction dgout combin, de conduites deau potable, de pavage et de trottoirs Service de leau Direction de leau potable 9925 (A-327-3) 9953 (A-323-1) 9954 (A-329) Construction de conduites deau principales et secondaires, et travaux divers sur des conduites de 600 mm Rhabilitation par chemisage structural de la conduite deau de 500 mm en fonte grise et construction dune conduite deau secondaire de 200 mm Construction dune conduite deau principale Rhabilitation des conduites deau potable par chemisage sur diverses rues de la Ville de Montral Rhabilitation des conduites deau potable par chemisage sur diverses rues de la Ville de Montral (secteur Est et secteur Ouest) Rhabilitation de conduites dgout par chemisage sur diverses rues de la Ville de Montral SITE 1109 1180 162301 Reconstruction dun gout combin et dune conduite deau secondaire Construction et reconstruction dun gout combin, dune conduite deau secondaire, de la chausse flexible, des trottoirs et amnagement dune piste cyclable Reconstruction de trottoirs, l o requis, sur diffrentes rues de la Ville de Montral 2 472 000,49 $ 4 912 027,84 $ 1 198 325,60 $ 5 286 906,98 $ 1 744 928,98 $ 2 062 966,99 $ 629 727,84 $ 442 906,70 $ 3 157 579,49 $ 3 503 621,14 $ 671 823,45 $ 1 051 369,75 $ 1 038 247,88 $ 1 488 556,00 $ Montant adjug
Service de leau Direction de la gestion stratgique des rseaux deau 9991 10033 9979 11 935 721,68 $ Est : 13 062 136,26 $ Ouest : 11 818 424,01 $ 12 049 926,67 $
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Rapport annuel 2012

5.4
Dlivrance des permis de construction et de lotissement sols contamins
5.4. Dlivrance des permis de construction et de lotissement sols contamins
Table des matires

1. Introduction ................................................................................................................... 131 2. Porte de la mission ..................................................................................................... 132 3. Constatations et recommandations .............................................................................. 132 3.1. tude des demandes de permis et respect des dispositions lgislatives applicables ............................................................................................................ 134 3.2. Dtermination et perception des revenus lis la dlivrance dun permis ........... 152 4. Annexe.......................................................................................................................... 166 4.1. Schma dcisionnel traitement des demandes de permis de construction et de lotissement............................................................................... 166
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Liste des sigles

LAU LQE Loi sur lamnagement et lurbanisme Loi sur la qualit de lenvironnement MDDEFP ministre du Dveloppement durable, de lEnvironnement, de la Faune et des Parcs
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1. Introduction
La pollution des sols montralais est lie lhistorique industriel de la Ville de Montral (la Ville). La contamination se trouve principalement le long des berges, des cours deau et des axes ferroviaires ainsi que dans les anciens dpotoirs rpartis sur le territoire qui ont t recouverts et ramnags au fil des ans. La gestion des sols contamins est un domaine qui relve essentiellement de la juridiction du ministre du Dveloppement durable, de lEnvironnement, de la Faune et des Parcs (MDDEFP). Par lintermdiaire de la Loi sur la qualit de lenvironnement 1 (LQE), section IV.2.1, chapitre I, ainsi que des rglements, politiques et guides qui en dcoulent, le MDDEFP a dict les rgles suivre en matire de protection et de rhabilitation des terrains contamins. Lentre en vigueur, en 2003, des dispositions lgislatives du projet de loi no 72 2 , lequel est venu remplacer la section IV.2.1 du chapitre I de la LQE, a eu pour effet dtablir de nouvelles rgles visant la protection des terrains ainsi que leur rhabilitation en cas de contamination. Ces modifications lgislatives ont eu des consquences directes sur les responsabilits des municipalits du Qubec, notamment en : confrant ces dernires le rle de constituer une liste des terrains contamins situs sur leur territoire (article 31.68 de la LQE); exigeant delles de sassurer quaucun permis de construction ou de lotissement pour un terrain figurant sur cette liste des terrains contamins, et pour lequel le MDDEFP a approuv un plan de rhabilitation, ne soit dlivr sans avoir obtenu au pralable une attestation dun expert habilit affirmant que le terrain en question est compatible avec les nouveaux usages auxquels il est destin (article 31.68 de la LQE, lequel rfre aux articles 120 et 121 de la Loi sur lamnagement et lurbanisme [LAU 3 ]). La Direction du greffe de la Ville est lunit daffaires responsable de la constitution et de la mise jour de la liste des terrains contamins partir des avis inscrits dans le registre foncier (p. ex. lavis de contamination, lavis de restriction, lavis de dcontamination).
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LRQ, chapitre Q-2. Loi modifiant la Loi sur la qualit de lenvironnement et dautres dispositions lgislatives relativement la protection et la rhabilitation des terrains, LQ, 2002, chapitre 11 (sanctionne le 8 juin 2002). LRQ, chapitre A-19.1.
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Rapport annuel 2012
Quant la dlivrance des permis, il sagit dune responsabilit confre chacun des arrondissements de la Ville. cet gard, les articles 120 et 121 de la LAU dictent les rgles suivre pour dlivrer un permis de construction ou de lotissement en prsence dun terrain contamin.
Notre vrification avait pour principal objectif de nous assurer que les arrondissements procdent la dlivrance des permis de construction et de lotissement conformment aux dispositions lgislatives en vigueur en prsence de terrains contamins. Nous avons galement vrifi que les requrants acquittent les frais lis lobtention des permis conformment la tarification tablie. Concurremment, nous avons valu ladquation de la sparation des tches confies aux intervenants concerns par les diverses tapes menant la dlivrance des permis. Plus particulirement, nos travaux de vrification ont port sur les permis de construction et de lotissement dlivrs au cours des annes 2011 et 2012, et ont t concentrs au sein des units daffaires suivantes : Arrondissement du Sud-Ouest Direction de lamnagement urbain et des services aux entreprises : Division des permis et inspections; Arrondissement de MercierHochelaga-Maisonneuve Direction de lamnagement urbain et des services aux entreprises : Division des permis et inspections; Arrondissement de Verdun Direction du dveloppement du territoire, des tudes techniques et des services aux entreprises : Division des permis et des inspections, Division de lingnierie; Arrondissement de Lachine Direction de lamnagement urbain et des services aux entreprises : Division de lurbanisme, des permis et inspections.
En 2003, dans la foule des modifications lgislatives apportes par le MDDEFP en matire de gestion des sols contamins, le comit excutif de la Ville a adopt un document intitul Lignes directrices lintention des services municipaux de la Ville de Montral et de ses arrondissements (lignes directrices). Ces lignes directrices visent
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Rapport annuel 2012
guider les intervenants municipaux au sein des services centraux et des arrondissements au regard des actions quils doivent prendre dans la gestion courante de leurs oprations pour sassurer que la Ville se conforme ses obligations lgales en prsence de sols contamins. Depuis 2003, ces lignes directrices ont t mises jour en fonction de nouvelles dispositions rglementaires et dclaircissements apports par le MDDEFP. Le document rvis a t adopt par le comit excutif de la Ville le 7 mars 2012. Prcisons que les lignes directrices, de mme que la liste des terrains contamins constitue par la Direction du greffe, sont accessibles dans le portail Internet de la Ville. Les lignes directrices abordent spcifiquement les vrifications devant tre effectues et les mesures prendre par les arrondissements pralablement la dlivrance dun permis de construction ou de lotissement. Par ailleurs, les lignes directrices distinguent les termes permis de construction et permis de lotissement comme suit : Permis de construction Au sens de la LQE, et conformment la terminologie de la Loi sur lamnagement et lurbanisme (LAU) (article 119, LRQ chapitre A-19.1), un permis de construction concerne lautorisation dlivre par un arrondissement de la Ville [] en vue de permettre la ralisation dun projet de construction, de transformation, dagrandissement ou daddition de btiments sur un terrain. Permis de lotissement Un permis de lotissement au sens de la LQE concerne une autorisation dlivre par un arrondissement de la Ville en vue dapprouver un projet dopration cadastrale. De faon gnrale, le processus menant la dlivrance dun permis de construction ou de lotissement au sein des arrondissements visits senclenche sur rception, par un prpos lmission des permis 4 , dune demande crite (formulaire) en provenance dun requrant, laquelle est accompagne de divers documents requis, tels que les plans et devis, lvaluation des cots des travaux et le certificat de localisation. Ce prpos lmission des permis est par la suite responsable de raliser les tches suivantes : sassurer dobtenir tous les documents ncessaires afin de pouvoir ensuite procder ltude de la demande et faire les vrifications ncessaires; dterminer le cot du permis conformment la tarification en vigueur;
Aux fins du prsent rapport de vrification, nous prconiserons lutilisation du terme prpos lmission des permis malgr le fait quau sein de certains arrondissements ces tches lies la dlivrance des permis peuvent tre exerces soit par un prpos lmission des permis, soit par un inspecteur en btiment.
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procder la dlivrance du permis lorsque le dossier est conforme, que les frais inhrents lobtention du permis ont t acquitts et que les approbations pralables provenant dun intervenant de niveau hirarchique suprieur ont t obtenues, le cas chant.
Les sections qui suivent du prsent rapport de vrification prsenteront les rsultats de nos travaux de vrification, lesquels sappuient sur lexamen dun chantillon de 10 permis de construction ou de lotissement slectionns au sein de chacun des arrondissements cibls, lexception de : larrondissement du Sud-Ouest lgard duquel lexamen a port sur 8 permis du fait que 2 des 10 permis initialement slectionns, pour lesquels les terrains figuraient sur la liste des terrains contamins de la Direction du greffe, ont finalement t annuls par larrondissement; larrondissement de MercierHochelaga-Maisonneuve lgard duquel lexamen a port sur 8 permis tant donn que 2 des 10 permis initialement slectionns, lesquels concernaient des terrains figurant sur la liste des terrains contamins de la Direction du greffe, visaient une demande de transformation des lots de terrains rnovs en lots de condos. Nous avons constat que les terrains en question avaient, en 2009, fait lobjet de la dlivrance dun permis de lotissement et de construction. Consquemment, puisque nos travaux de vrification portent sur les annes 2011 et 2012, nous avons exclu ces deux permis de notre chantillon. En somme, nous avons examin un total de 36 permis de construction et de lotissement. Mentionnons que, dans la mesure du possible, nous avons privilgi la slection de permis dlivrs lgard de terrains figurant sur la liste des terrains contamins, rendue accessible par la Direction du greffe, et avons tent de rpartir celle-ci quitablement entre les annes 2011 et 2012. Toutefois, des permis dlivrs lgard de terrains ny figurant pas ont galement t incorpors notre slection afin dvaluer plus exhaustivement la mesure avec laquelle les vrifications requises par la LQE taient effectivement ralises.
3.1. tude des demandes de permis et respect des dispositions lgislatives applicables
La LAU nonce les conditions permettant un fonctionnaire municipal dsign de dlivrer un permis de construction (article 120) et un permis de lotissement (article 121). Notamment, il y est stipul ce qui suit larticle 120 (le texte de larticle 121 est similaire) :
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[] dans le cas o le terrain vis par la demande de permis de construction [ou de lotissement] est inscrit sur la liste des terrains contamins constitue par la municipalit en application de larticle 31.68 de la Loi sur la qualit de lenvironnement (chapitre Q-2) et fait lobjet dun plan de rhabilitation approuv par le ministre du Dveloppement durable, de lEnvironnement et des Parcs en vertu de la section IV.2.1 du chapitre I de cette loi, le permis ne peut tre dlivr que si la demande est accompagne dune attestation dun expert vis larticle 31.65 de la loi prcite tablissant que le projet pour lequel le permis est demand [ou lopration projete] est compatible avec les dispositions du plan de rhabilitation mentionn ci-dessus. cet effet, les lignes directrices de la Ville, dont il a t question plus tt, prsentent les obligations lgales de la Ville en matire de dlivrance de permis de construction et de lotissement. Les vrifications effectuer pour sassurer de la conformit du processus de dlivrance des permis en matire de sols contamins y sont dailleurs clairement exposes sous la forme dun arbre de dcision intitul Schma dcisionnel traitement des demandes de permis de construction et de lotissement (voir lannexe 4.1 du prsent rapport de vrification). Pralablement la dlivrance dun permis, et conformment aux dispositions lgislatives et aux lignes directrices de la Ville, le prpos lmission des permis doit donc suivre les tapes dcrites ci-aprs. 1. Vrifier laide de la liste des terrains contamins constitue par la Direction du greffe ( partir des avis de contamination inscrits dans le registre foncier) si le terrain qui fait lobjet de la demande de permis y est inscrit. cet gard, larticle 31.51 de la LQE stipule que celui qui cesse dfinitivement dexercer une activit industrielle ou commerciale appartenant lune des catgories dsignes par rglement du gouvernement est tenu de procder une tude de caractrisation du terrain. Ltude doit tre communique au MDDEFP (avis de contamination). Si celle-ci rvle la prsence de contaminants dont la concentration excde les valeurs limites rglementaires, un avis de contamination doit faire lobjet dune inscription dans le registre foncier. 2. Dans laffirmative, le prpos doit consulter le registre public du MDDEFP (o sont consignes les approbations de plans de rhabilitation) afin de vrifier si un plan de rhabilitation environnementale du terrain faisant lobjet de la demande de permis a t approuv par le MDDEFP. Prcisons que lobligation de soumettre au ministre un plan de rhabilitation est stipule larticle 31.43 (section IV.2.1) de la LQE. Ce plan de rhabilitation doit noncer les mesures qui seront mises en uvre pour protger les tres humains, les autres
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espces vivantes et lenvironnement en gnral, et doit tre accompagn dun calendrier pour lexcution des travaux de rhabilitation proposs. 3. Si le terrain est inscrit sur la liste des terrains contamins et quil existe un plan de rhabilitation approuv, la demande de permis doit, en vertu de la LAU (articles 120 et 121), tre accompagne dune attestation dun expert habilit qui confirme la compatibilit du projet avec ltat du terrain. cet effet, en vertu de larticle 31.65 de la LQE, le MDDEFP dresse et tient jour une liste des experts habilits fournir les attestations quexigent les dispositions de la LAU. Advenant le cas o le terrain pour lequel un permis est demand figure sur la liste des terrains contamins sans quil y ait de plan de rhabilitation approuv, le prpos lmission des permis peut alors procder la dlivrance du permis suivant les modalits rgulires. Dans ces circonstances, prcisons toutefois que malgr le fait que lattestation ne soit pas requise, le requrant nest pas soustrait ses obligations lgales de dcontaminer le terrain pour le rendre compatible lusage auquel il est destin. 4. Finalement, le prpos lmission des permis doit vrifier la validit de lattestation dexpert fournie par le requrant. Ainsi, il doit vrifier : que les coordonnes du terrain sont exactes; que le plan de rhabilitation identifi dans lattestation correspond celui approuv par le MDDEFP; que le signataire de lattestation est un expert accrdit par le MDDEFP. cette fin, le MDDEFP publie la liste de ces experts accrdits dans son site Internet; que lattestation est dment signe et date par lexpert. Si tout est trouv conforme au terme de ces vrifications, la procdure menant la dlivrance du permis peut se poursuivre en ce qui a trait, notamment, aux tapes lies la dtermination du cot du permis, lacquittement des frais inhrents par le requrant et lobtention des approbations pralables la dlivrance du permis. Soulignons galement que la LAU (articles 227, 227.1 et 228) prvoit des sanctions et des recours possibles lencontre des contrevenants. En effet, il y est notamment stipul que sur requte du procureur gnral, de la municipalit ou de tout intress, la Cour suprieure peut, entre autres, ordonner la cessation dune utilisation du sol ou dune construction incompatible avec les dispositions dun plan de rhabilitation dun terrain approuv par le MDDEFP.
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Dans les circonstances, il est dautant plus important que la dlivrance des permis de construction et de lotissement, qui sexerce au sein des arrondissements, seffectue dans le cadre dun processus rigoureux permettant de fournir lassurance que la Ville sest conforme ses obligations lgales en cette matire. Nous prsenterons donc ci-aprs le rsultat de nos travaux de vrification visant, entre autres, valuer les mesures prises par chacun des arrondissements visits pour nous assurer que la dlivrance des permis de construction et de lotissement seffectue conformment aux dispositions lgislatives en vigueur, telles quelles ont t dcrites dans les quatre tapes de vrification nonces prcdemment.
3.1.1. Arrondissement du Sud-Ouest

3.1.1.A. Contexte et constatations Tout dabord, prcisons quau sein de larrondissement du Sud-Ouest les prposs lmission des permis relvent de la Division des permis et inspections, sous la gouverne de la Direction de lamnagement urbain et des services aux entreprises. Les huit permis composant notre chantillon comportent les caractristiques prsentes dans le tableau 1. Tableau 1 Rpartition des permis demands et inscription la liste officielle des terrains contamins Arrondissement du Sud-Ouest
Nature Permis de construction Permis de lotissement Total Anne 2011 2012 2011 2012 Terrains inscrits 2 2 2 6 Terrains non inscrits 1 1 2 Total 3 2 1 2 8
Ainsi, pour ces huit demandes de permis, la premire tape du processus menant leur dlivrance consistait, pour le prpos lmission des permis, vrifier si le terrain concern figurait sur la liste des terrains contamins constitue par la Direction du greffe. Rappelons que dans le cas o le terrain concern par la demande ne figure pas sur cette liste, la procdure de dlivrance du permis peut se poursuivre.
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Nos travaux de vrification nous ont permis de constater les faits suivants : En examinant les dossiers constitus au regard de la dlivrance des huit permis de lchantillon, nous avons constat que seulement quatre dentre eux (4/8 50 % des cas) portaient lvidence dune vrification effectue par le prpos lmission des permis en vue de retracer le terrain concern dans la liste des terrains contamins. Bien que nous nexcluions pas la possibilit que des vrifications aient t effectues par le prpos, les quatre autres dossiers faisant partie de notre chantillon taient nanmoins muets cet gard. Nos propres vrifications nous permettent daffirmer que parmi ces huit terrains ayant fait lobjet dune demande de permis, six figuraient sur la liste des terrains contamins constitue par la Direction du greffe. Pour ces six terrains, ltape suivante devant tre ralise par le prpos lmission des permis consistait vrifier dans le registre public du MDDEFP si un plan de rhabilitation avait t approuv par ce dernier. Or, la lumire des informations obtenues auprs des personnes rencontres, il appert que cette vrification nest pas systmatiquement ralise par les prposs lmission des permis. Lexamen des dossiers nous permet dailleurs de confirmer cette affirmation du fait que lvidence de cette vrification na pu tre retrace dans aucun de ces dossiers, alors que nos vrifications rvlent que quatre des six terrains contamins avaient t lobjet dun plan de rhabilitation approuv par le MDDEFP. En prsence dun plan de rhabilitation approuv par le MDDEFP, la demande de permis doit tre accompagne dune attestation provenant dun expert accrdit, confirmant la compatibilit du projet avec ltat du terrain. linverse, si aucun plan de rhabilitation na t approuv, la procdure normale de dlivrance du permis peut se poursuivre (voir lannexe 4.1), sans toutefois que cela dgage le requrant de dcontaminer le terrain pour le rendre conforme lusage auquel il est destin. Or, notre vrification a rvl que, parmi les quatre terrains contamins ayant t lobjet dun plan de rhabilitation approuv par le MDDEFP, un seul des dossiers constitus leur gard prsente lvidence dune attestation obtenue dun expert, comme requis. Quant aux trois autres terrains, bien que nous nexcluions pas la possibilit quune attestation ait t obtenue et valide, elle na toutefois pas t consigne dans le dossier constitu et aucune mention en ce sens na t retrace en vue de la dlivrance du permis. Ultimement, le prpos lmission des permis doit sassurer de la validit de lattestation dexpert fournie par le requrant en vrifiant, notamment, que les coordonnes du terrain sont exactes, que le plan de rhabilitation identifi dans lattestation correspond celui approuv par le MDDEFP, que le signataire de lattestation est un expert accrdit par le MDDEFP et que lattestation est dment signe et date par lexpert (voir lannexe 4.1). Or, nous avons constat quaucun des quatre dossiers pour lesquels une attestation dexpert devait tre obtenue ne prsentait
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lvidence dune quelconque vrification de sa validit, pas mme celui pour lequel lattestation de lexpert a pu tre retrace dans le dossier constitu. Dans les circonstances, du fait que les dossiers constitus sont trs peu documents au regard des tches effectues et des pices justificatives obtenues, nous croyons lgitime de souponner la possibilit que des permis de construction ou de lotissement aient t dlivrs lgard de terrains contamins, sans que les vrifications requises et les attestations ncessaires, le cas chant, aient t obtenues pralablement la dlivrance des permis. notre avis, cette situation pourrait contribuer exposer inutilement la Ville dventuelles poursuites, advenant quil soit tabli que le manque de rigueur de larrondissement, en vue de sacquitter de ses responsabilits en cette matire, ait port prjudice des individus. Cest pourquoi nous estimons quil est impratif que des mesures soient entreprises dans les plus brefs dlais en vue dapporter les correctifs qui simposent pour sassurer que larrondissement se conforme en tout point ses obligations lgales en cette matire. Dailleurs, les informations recueillies auprs du personnel rencontr nous ont permis de constater que certains aspects des obligations lgales entourant la dlivrance de ce type de permis taient mconnus (p. ex. la vrification de lexistence dun plan de rhabilitation approuv et de la validit de lattestation de lexpert fournie par le requrant). De surcrot, bien que les personnes rencontres nous aient mentionn tre au courant de lexistence des lignes directrices de la Ville en cette matire, elles avouent nanmoins que ce document nest pas ncessairement utilis titre de guide de rfrence dans le cadre de leurs oprations rgulires. Dans un mme ordre dides, nous avons constat que larrondissement ne stait dot daucun outil de contrle lui permettant dobtenir une plus grande assurance que les demandes pour ce type de permis, surtout lorsquelles concernent des terrains figurant sur la liste des terrains contamins, sont traites conformment aux dispositions lgislatives applicables. notre avis, cet outil de contrle pourrait, titre dexemple, prendre la forme dune fiche danalyse rpertoriant, telle une liste de points de contrle, les diffrents aspects quil importe de vrifier pralablement la dlivrance du permis compte tenu des dispositions lgislatives applicables et des lignes directrices dictes par la Ville. Cette fiche danalyse, laquelle devrait tre, selon nous, systmatiquement utilise par tous les prposs lmission des permis et consigne dans chacun des dossiers constitus, pourrait tre conue de faon ce quil puisse tre possible dindiquer, notamment : des renseignements sur lidentit du requrant, la nature et la date de la demande, le lot du terrain concern; la liste des documents obtenus du requrant en fonction de ceux devant accompagner la demande de permis et devant tre consigns dans le dossier constitu;
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la liste des vrifications effectues en fonction de celles stipules dans la loi ou dans les lignes directrices de la Ville (p. ex. le reprage du lot du terrain faisant lobjet de la demande de permis dans la liste des terrains contamins tenue par la Direction du greffe, le reprage de lexistence dun plan de rhabilitation approuv par le MDDEFP, lobtention de lattestation dun expert, la validation de lattestation de lexpert).
notre avis, un tel outil contribuerait procurer larrondissement une plus grande assurance quil se conforme ses obligations lgales en matire de sols contamins, tout en facilitant la rvision des dossiers, le cas chant. 3.1.1.B. Recommandation Nous recommandons la Direction de lamnagement urbain et des services aux entreprises de larrondissement du Sud-Ouest de prendre, dans les plus brefs dlais, les dispositions ncessaires pour rappeler lensemble des employs intervenant dans le processus de dlivrance des permis de construction et de lotissement les dispositions lgislatives particulires applicables ainsi que lexistence des lignes directrices dictes par la Ville en matire de terrains contamins, afin de sensibiliser chacun limportance dassurer une vigie serre pour : viter que des permis soient dlivrs lgard de terrains contamins sans que les attestations requises aient t obtenues au pralable; fournir lassurance que larrondissement se conforme en tout point ses obligations lgales en cette matire. Rponse de lunit daffaires : Organiser, en collaboration avec la Direction de lenvironnement (Service des infrastructures, du transport et de lenvironnement) de la ville centre, une sance de formation pour les employs responsables de la dlivrance des permis sur les dispositions lgislatives applicables ainsi que sur les lignes directrices dictes par la Ville en matire de terrains contamins. (chancier prvu : juin 2013)
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3.1.1.C. Recommandation Nous recommandons la Direction de lamnagement urbain et des services aux entreprises de larrondissement du Sud-Ouest de prendre les dispositions ncessaires pour : se doter dune fiche danalyse rpertoriant sous la forme dune liste de points de contrle les diffrents aspects quil importe de vrifier pralablement la dlivrance dun permis, compte tenu des dispositions lgislatives applicables et des lignes directrices dictes par la Ville en matire de terrains contamins, ainsi que de la liste des documents obtenus du requrant, en fonction de ceux devant accompagner la demande de permis et devant tre consigns dans le dossier constitu; que cette fiche danalyse soit utilise par tous les employs concerns et quelle soit systmatiquement consigne dans le dossier; et ce, en vue de lui procurer une plus grande assurance quil se conforme ses obligations lgales et ultimement pour faciliter la rvision des dossiers. Rponse de lunit daffaires : Intgrer, mme la fiche danalyse des projets, une section sur les terrains contamins qui comprendrait les diffrents aspects devant tre vrifis pralablement la dlivrance du permis. Rdiger et faire appliquer une directive sur lutilisation de la fiche danalyse des projets (bonifie avec la section prcite sur les terrains contamins) afin dassurer son utilisation systmatique et sa consignation dans les dossiers. (chancier prvu : octobre 2013)
3.1.2. Arrondissement de MercierHochelaga-Maisonneuve

3.1.2.A. Contexte et constatations Au sein de larrondissement de MercierHochelaga-Maisonneuve, les prposs lmission des permis relvent de la Division des permis et inspections, sous la responsabilit de la Direction de lamnagement urbain et des services aux entreprises. Les huit permis composant notre chantillon comportent les caractristiques prsentes dans le tableau 2.
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Tableau 2 Rpartition des permis demands et inscription la liste officielle des terrains contamins Arrondissement de MercierHochelaga-Maisonneuve
Nature Permis de construction Permis de lotissement Total Anne 2011 2012 2011 2012 Terrains inscrits 1 1 2 Terrains non inscrits 2 1 1 2 6 Total 3 2 1 2 8
Comme lillustre le tableau 2, malgr les recherches effectues pour privilgier la slection de permis dlivrs lgard de terrains figurant sur la liste des terrains contamins tenue par la Direction du greffe, nous navons russi pour cet arrondissement en retenir que deux 5 rpondant ce critre de slection. Le reste de notre chantillon est donc compos de permis de construction et de lotissement dlivrs lgard de terrains ne figurant pas sur la liste en question, mais au sujet desquels les dispositions lgislatives en vigueur commandent de vrifier cet aspect ds lamorce du processus de dlivrance de ce type de permis. Par ailleurs, rappelons que dans le cas o le terrain concern par la demande ne figure pas sur cette liste, la procdure de dlivrance du permis peut se poursuivre sans autres vrifications particulires (voir lannexe 4.1). Ainsi, nos travaux de vrification nous ont permis de constater les faits suivants : En consultant les dossiers constitus, il nous a t possible dans tous les cas (8/8 100 % des dossiers) de retracer, la lecture des commentaires qui y taient inscrits, lvidence que le prpos lmission des permis avait vrifi, ds lamorce du processus, si le terrain concern figurait sur la liste des terrains contamins constitue par la Direction du greffe. Pour les deux terrains, parmi les huit, qui figuraient sur la liste des terrains contamins, ltape suivante devant tre ralise par le prpos lmission des permis consistait vrifier dans le registre public du MDDEFP si un plan de rhabilitation avait t approuv par ce dernier. Or, la lecture des commentaires inscrits dans le dossier, nous avons pu conclure que cette vrification avait effectivement t ralise (2/2 100 % des cas). De plus, les plans de rhabilitation avaient t obtenus et taient consigns dans le dossier.
Rappelons quinitialement quatre permis apparaissant la liste des terrains contamins tenue par la Direction du greffe avaient t slectionns. Cependant, deux dentre eux ont d tre exclus de notre slection pour les raisons dont nous avons fait tat en prambule de la section 3 du prsent rapport de vrification.
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Pour ces deux mmes terrains, en prsence dun plan de rhabilitation approuv par le MDDEFP, le prpos devait sassurer que la demande de permis tait accompagne dune attestation provenant dun expert accrdit, confirmant la compatibilit du projet avec ltat du terrain. Or, lexamen des dossiers constitus nous a permis de constater que lattestation de lexpert avait t obtenue et quelle tait consigne dans le dossier (2/2 100 % des cas). Ultimement, le prpos lmission des permis devait sassurer de la validit de lattestation dexpert fournie par le requrant en vrifiant, notamment, que les coordonnes du terrain taient exactes, que le plan de rhabilitation identifi dans lattestation correspondait celui approuv par le MDDEFP, que le signataire de lattestation tait un expert accrdit par le MDDEFP et que lattestation tait dment signe et date par lexpert (voir lannexe 4.1). Or, pour les deux demandes de permis concernes par cette vrification, nous avons t en mesure de retracer lvidence des vrifications effectues.
la lumire de ces rsultats, et compte tenu des renseignements recueillis auprs des personnes rencontres, nous en concluons que celles-ci connaissaient les rgles applicables. Dailleurs, ces mmes personnes nous ont mentionn quelles se rfraient aux lignes directrices dictes par la Ville titre de guide de rfrence et que les employs concerns au sein de larrondissement avaient pu bnficier dune formation cet gard.
3.1.3. Arrondissement de Verdun

3.1.3.A. Contexte et constatations Dentre de jeu, prcisons que la structure organisationnelle de larrondissement de Verdun prvoit que les demandes de permis peuvent tre traites soit par la Division des permis et des inspections, sil sagit de permis de construction, soit par la Division de lingnierie, sil sagit dun permis de lotissement. Ces deux divisions sont sous la gouverne de la Direction du dveloppement du territoire, des tudes techniques et des services aux entreprises. Les 10 permis composant notre chantillon prsentent les caractristiques illustres dans le tableau 3.
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Tableau 3 Rpartition des permis demands et inscription la liste officielle des terrains contamins Arrondissement de Verdun
Nature Permis de construction Permis de lotissement Total Anne 2011 2012 2011 2012 Terrains inscrits 1 1 2 4 Terrains non inscrits 2 2 1 1 6 Total 3 3 1 3 10
Dans le cadre de notre vrification, les renseignements recueillis au cours des entrevues ralises auprs du personnel et des gestionnaires rencontrs nous ont permis de constater que les dispositions lgislatives applicables concernant la dlivrance des permis de construction et de lotissement en prsence de terrains contamins ntaient pas ncessairement connues de tous. En effet, les personnes rencontres ne connaissaient pas les dispositions lgislatives applicables, ni les lignes directrices dictes par la Ville en cette matire. En outre, il appert quaucune formation particulire na t donne aux employs directement concerns par le processus afin de les sensibiliser aux vrifications quil importe deffectuer et aux attestations quil pourrait tre ncessaire dobtenir avant que la dlivrance de ce type de permis soit approuve. Lexamen des dossiers constitus lgard des permis composant notre chantillon nous a permis de confirmer cette affirmation. En effet, notre vrification a rvl les faits suivants : Seuls 4 dossiers sur 10, lesquels concernaient une demande de permis de lotissement traite par la Division de lingnierie, prsentaient lvidence dune vrification effectue en vue de retracer le terrain faisant lobjet de la demande de permis dans la liste des terrains contamins tenue par la Direction du greffe (4/10 40 % des cas). Dans les faits, parmi les 10 permis de notre slection, 4 permis concernaient des terrains qui figuraient sur la liste des terrains contamins de la Direction du greffe (2 permis de construction et 2 permis de lotissement). Pour ceux-ci, il tait donc ncessaire de poursuivre les vrifications en vue de retracer lexistence, ou non, dun plan de rhabilitation approuv par le MDDEFP. Or, aucun des dossiers constitus lgard de ces quatre permis ne prsentait lvidence dune quelconque vrification effectue en ce sens (4/4 100 % des cas). Nos propres vrifications ont rvl quil existait un plan de rhabilitation approuv pour ces quatre terrains. Dans les circonstances, pour ces quatre demandes de permis, le prpos lmission des permis se devait dobtenir lattestation provenant dun expert accrdit confirmant la compatibilit du projet avec ltat du terrain. Or, pour aucun de ces quatre dossiers,
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nous navons retrac dvidence que lattestation avait t obtenue et quelle avait t lobjet dune vrification en vue de sassurer de sa validit (4/4 100 % des cas). Dans les circonstances, du fait que les dossiers constitus sont trs peu documents au regard des tches effectues et des pices justificatives obtenues, nous croyons lgitime de souponner la possibilit que des permis de construction ou de lotissement aient t dlivrs lgard de terrains contamins, sans que les vrifications requises et les attestations ncessaires, le cas chant, aient t obtenues pralablement la dlivrance des permis. notre avis, cette situation pourrait contribuer exposer inutilement la Ville dventuelles poursuites, advenant quil soit tabli que le manque de rigueur de larrondissement, en vue de sacquitter de ses responsabilits en cette matire, ait port prjudice des individus. Cest pourquoi nous estimons quil est impratif que des mesures soient entreprises dans les plus brefs dlais en vue dapporter les correctifs qui simposent pour sassurer que larrondissement se conforme en tout point ses obligations lgales en cette matire. cet effet, parmi les mesures correctives quil devra mettre en uvre, nous croyons que larrondissement aurait tout avantage se doter dun outil de contrle lui permettant dobtenir une plus grande assurance que les demandes pour ce type de permis, surtout lorsquelles concernent des terrains figurant sur la liste des terrains contamins, sont traites conformment aux dispositions lgislatives applicables. Cet outil de contrle pourrait, titre dexemple, prendre la forme dune fiche danalyse rpertoriant, telle une liste de points de contrle, les diffrents aspects quil importe de vrifier pralablement la dlivrance du permis compte tenu des dispositions lgislatives applicables et des lignes directrices dictes par la Ville. Cette fiche danalyse, laquelle devrait tre, selon nous, systmatiquement utilise par tous les prposs lmission des permis et consigne dans chacun des dossiers constitus, pourrait tre conue de faon ce quil puisse tre possible dindiquer, notamment : des renseignements sur lidentit du requrant, la nature et la date de la demande, le lot du terrain concern; la liste des documents obtenus du requrant en fonction de ceux devant accompagner la demande de permis et devant tre consigns dans le dossier constitu; la liste des vrifications effectues en fonction de celles stipules dans la loi ou dans les lignes directrices de la Ville (p. ex. le reprage du lot du terrain faisant lobjet de la demande de permis dans la liste des terrains contamins tenue par la Direction du greffe, le reprage de lexistence dun plan de rhabilitation approuv par le MDDEFP, lobtention de lattestation dun expert, la validation de lattestation de lexpert).
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notre avis, un tel outil contribuerait procurer larrondissement une plus grande assurance quil se conforme ses obligations lgales en matire de sols contamins, tout en facilitant la rvision des dossiers, le cas chant. 3.1.3.B. Recommandation Nous recommandons la Direction du dveloppement du territoire, des tudes techniques et des services aux entreprises de larrondissement de Verdun de prendre les dispositions ncessaires, dans les plus brefs dlais, pour faire connatre lensemble des employs intervenant dans le processus de dlivrance des permis de construction et de lotissement les dispositions lgislatives particulires applicables ainsi que lexistence des lignes directrices dictes par la Ville en matire de terrains contamins, afin de sensibiliser chacun limportance dassurer une vigie serre pour : viter que des permis soient dlivrs lgard de terrains contamins sans que les attestations requises aient t obtenues au pralable; fournir lassurance que larrondissement se conforme en tout point ses obligations lgales en cette matire. Rponse de lunit daffaires : Lactivit relative au lotissement sera dplace temporairement au 1er tage avec la Division de lurbanisme afin de regrouper au mme endroit tout ce qui concerne ltude et la dlivrance des permis de construction. Nous procderons la mise en place dun formulaire, sous la forme dune liste de points de contrle, afin dassurer le suivi des permis de lotissement, y compris ceux qui ont trait des sols contamins. Ce formulaire accompagnera le dossier et sera conserv dans le dossier qui sera par la suite archiv. Dans une tape ultrieure, le suivi seffectuera par le moyen du systme des Permis Oracle, et ce, afin de sassurer que toutes les tapes sont conformes aux normes et aux rglements en vigueur, et que tous les documents et les attestations sont reus avant la dlivrance de tout permis. (chancier prvu : septembre 2013)
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3.1.3.C. Recommandation Nous recommandons la Direction du dveloppement du territoire, des tudes techniques et des services aux entreprises de larrondissement de Verdun de prendre les dispositions ncessaires pour : se doter dune fiche danalyse rpertoriant sous la forme dune liste de points de contrle les diffrents aspects quil importe de vrifier pralablement la dlivrance dun permis, compte tenu des dispositions lgislatives applicables et des lignes directrices dictes par la Ville en matire de terrains contamins, ainsi que de la liste des documents obtenus du requrant, en fonction de ceux devant accompagner la demande de permis et devant tre consigns dans le dossier constitu; que cette fiche danalyse soit utilise par tous les employs concerns et quelle soit systmatiquement consigne dans le dossier; et ce, en vue de lui procurer une plus grande assurance quil se conforme ses obligations lgales et ultimement pour faciliter la rvision des dossiers. Rponse de lunit daffaires : Lactivit relative au lotissement sera dplace temporairement au 1er tage avec la Division de lurbanisme afin de regrouper au mme endroit tout ce qui concerne ltude et la dlivrance des permis de construction. Nous procderons la mise en place dun formulaire, sous la forme dune liste de points de contrle, afin dassurer le suivi des permis de lotissement, y compris ceux qui ont trait des sols contamins. Ce formulaire accompagnera le dossier et sera conserv dans le dossier qui sera par la suite archiv. Dans une tape ultrieure, le suivi seffectuera par le moyen du systme des Permis Oracle, et ce, afin de sassurer que toutes les tapes sont conformes aux normes et aux rglements en vigueur, et que tous les documents et les attestations sont reus avant la dlivrance de tout permis. (chancier prvu : septembre 2013)
3.1.4. Arrondissement de Lachine

3.1.4.A. Contexte et constatations Au sein de larrondissement de Lachine, les prposs lmission des permis relvent de la Division de lurbanisme, des permis et inspections, sous la gouverne de la Direction de lamnagement urbain et des services aux entreprises. Les 10 permis composant notre chantillon prsentent les caractristiques illustres dans le tableau 4.
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Tableau 4 Rpartition des permis demands et inscription la liste officielle des terrains contamins Arrondissement de Lachine
Nature Permis de construction Permis de lotissement Total Anne 2011 2012 2011 2012 Terrains inscrits 2 2 1 5 Terrains non inscrits 2 2 1 5 Total 2 4 3 1 10
Pour ces 10 demandes de permis, la premire tape du processus menant leur dlivrance consistait, pour le prpos lmission des permis, vrifier si le terrain concern figurait sur la liste des terrains contamins constitue par la Direction du greffe. cet gard, le chef de division rencontr nous a informs que larrondissement stait dot, au moyen de lapplication informatise intitule Gestionnaire municipal , dune carte virtuelle illustrant le territoire de larrondissement sur laquelle les terrains contamins taient indiqus au moyen dune couleur contrastante. Selon ces mmes informations, en ce qui concerne particulirement les terrains contamins, la carte en question serait alimente partir des informations transmises par la Direction du greffe (courriel reu), mais galement en fonction de la connaissance acquise historiquement des terrains sur le territoire pouvant prsenter des risques potentiels de contamination. Cest donc cette carte virtuelle que les prposs lmission des permis utilisent pour reprer un terrain contamin. De ce fait, dans lobjectif dobtenir une assurance raisonnable que cette carte confectionne par larrondissement tait jour au regard des terrains contamins, nous y avons recherch les cinq terrains que nous avions reprs partir de la liste officielle des terrains contamins de la Direction du greffe. Tous les terrains contamins de notre slection ont pu y tre reprs. En ce sens, bien que cela exige une certaine rigueur de la part de larrondissement pour sassurer de disposer dune information continuellement jour, les rsultats du test effectu tendent montrer que la banque dinformations constitue est fiable. Ainsi, nos travaux de vrification nous ont permis dobserver les faits suivants : En examinant les dossiers constitus au regard de la dlivrance des 10 permis de lchantillon, nous navons retrac aucune vidence que les terrains concerns ont t lobjet dune vrification effectue par le prpos lmission des permis en vue de reprer le terrain concern sur la carte virtuelle indiquant les terrains contamins. Bien que nous nexcluions pas la possibilit que des vrifications aient t effectues par ce dernier, les 10 dossiers taient nanmoins muets cet gard. Rappelons ce stade
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que dans le cas o le terrain concern par la demande ne figure pas sur la carte virtuelle indiquant les terrains contamins, la procdure de dlivrance du permis peut se poursuivre (voir lannexe 4.1). Nos propres vrifications nous permettent daffirmer que parmi ces 10 terrains ayant fait lobjet dune demande de permis, cinq figuraient sur la liste des terrains contamins constitue par la Direction du greffe, mais aussi sur la carte virtuelle dont il a t question prcdemment. Pour ces cinq terrains, ltape suivante devant tre ralise par le prpos lmission des permis consistait vrifier dans le registre public du MDDEFP si un plan de rhabilitation avait t approuv par ce dernier. Or, la lumire des informations obtenues auprs des personnes rencontres, il appert que larrondissement exige dun requrant dsirant procder aux travaux de rhabilitation (dcontamination) dun terrain de se procurer, au pralable, un certificat dautorisation spciale, lequel est dlivr par larrondissement, en plus du permis de construction. Toujours selon ces mmes informations, la dlivrance dun tel certificat dautorisation sous-tend que le prpos a vrifi quun plan de rhabilitation approuv par le MDDEFP existait. Toutefois, bien que pour chacun de ces cinq terrains contamins nous ayons pu trouver, dans le dossier constitu, lexistence dun certificat dautorisation spciale dlivr, nous navons retrac aucune mention relativement aux vrifications visant reprer lexistence dun plan de rhabilitation approuv par le MDDEFP (0/5 cas). En prsence dun plan de rhabilitation approuv par le MDDEFP, la demande de permis doit tre accompagne dune attestation provenant dun expert accrdit par le MDDEFP, confirmant la compatibilit du projet avec ltat du terrain. Or, nos vrifications dans le registre public du MDDEFP ont rvl quil existait un plan de rhabilitation approuv par ce dernier lgard des cinq terrains contamins. Toutefois, nous avons retrac lvidence dune attestation obtenue dun expert, telle que requise par la LAU, dans un seul des cinq cas (1/5 20 % des cas). Bien que nous nexcluions pas la possibilit quune attestation ait t obtenue, elle na toutefois pas t consigne dans le dossier constitu et aucune mention en ce sens na t retrace en vue de la dlivrance du permis. Ultimement, le prpos lmission des permis doit sassurer de la validit de lattestation dexpert fournie par le requrant en vrifiant, notamment, que les coordonnes du terrain sont exactes, que le plan de rhabilitation identifi dans lattestation correspond celui approuv par le MDDEFP, que le signataire de lattestation est un expert accrdit par le MDDEFP et que lattestation est dment signe et date par lexpert (voir lannexe 4.1). Or, pour aucun des cinq permis ncessitant lobtention de lattestation de lexpert, nous navons retrac lvidence dune quelconque vrification de sa validit, pas mme celui pour lequel lattestation de lexpert a pu tre retrace dans le dossier constitu.
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la lumire de ces rsultats et du fait que les dossiers constitus sont trs peu documents au regard des tches effectues et des pices justificatives obtenues, nous nous interrogeons quant lexhaustivit des vrifications rellement effectues par les prposs lmission des permis en vue dviter que des permis ne soient dlivrs lgard de terrains contamins, sans que les attestations requises aient t obtenues au pralable, mais aussi pour sassurer que larrondissement se conforme en tout point ses obligations lgales en cette matire. Dailleurs, les informations recueillies auprs du personnel rencontr nous ont permis de constater que certains aspects des obligations lgales entourant la dlivrance de ce type de permis taient mconnus (p. ex. la ncessit de vrifier la validit de lattestation de lexpert fournie par le requrant). De surcrot, les personnes rencontres ntaient pas familires avec les lignes directrices de la Ville en cette matire et elles ont mentionn ne pas sy rfrer titre de guide de rfrence dans le cadre de leurs oprations rgulires. Dans un mme ordre dides, nous avons constat que larrondissement ne stait dot daucun outil de contrle lui permettant dobtenir une plus grande assurance que les demandes pour ce type de permis, surtout lorsquelles concernent des terrains figurant sur la liste des terrains contamins, sont traites conformment aux dispositions lgislatives applicables. notre avis, cet outil de contrle pourrait, titre dexemple, prendre la forme dune fiche danalyse rpertoriant, telle une liste de points de contrle, les diffrents aspects quil importe de vrifier pralablement la dlivrance du permis compte tenu des dispositions lgislatives applicables et des lignes directrices dictes par la Ville. Cette fiche danalyse, laquelle devrait tre, selon nous, systmatiquement utilise par tous les prposs lmission des permis et consigne dans chacun des dossiers constitus, pourrait tre conue de faon ce quil puisse tre possible dindiquer, notamment : des renseignements sur lidentit du requrant, la nature et la date de la demande, le lot du terrain concern; la liste des documents obtenus du requrant en fonction de ceux devant accompagner la demande de permis et devant tre consigns dans le dossier constitu; la liste des vrifications effectues en fonction de celles stipules dans la loi ou dans les lignes directrices de la Ville (p. ex. le reprage du lot du terrain faisant lobjet de la demande de permis dans la liste des terrains contamins tenue par la Direction du greffe, le reprage de lexistence dun plan de rhabilitation approuv par le MDDEFP, lobtention de lattestation dun expert, la validation de lattestation de lexpert). notre avis, un tel outil contribuerait procurer larrondissement une plus grande assurance quil se conforme ses obligations lgales en matire de sols contamins, tout en facilitant la rvision des dossiers, le cas chant.
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3.1.4.B. Recommandation Nous recommandons la Direction de lamnagement urbain et des services aux entreprises de larrondissement de Lachine de prendre les dispositions ncessaires pour rappeler lensemble des employs intervenant dans le processus de dlivrance des permis de construction et de lotissement les dispositions lgislatives particulires applicables ainsi que lexistence des lignes directrices dictes par la Ville en matire de terrains contamins, afin de sensibiliser chacun limportance dassurer une vigie serre pour : viter que des permis soient dlivrs lgard de terrains contamins sans que les attestations requises aient t obtenues au pralable; fournir lassurance que larrondissement se conforme en tout point ses obligations lgales en cette matire. Rponse de lunit daffaires : Rdiger une directive lintention des prposs lmission des permis rendant obligatoire lutilisation de la fiche danalyse ainsi que la signature de cette dernire par le prpos la suite de son analyse et exigeant que cette fiche danalyse soit compile dans le dossier civique concern aprs le traitement de chaque demande. (chancier prvu : mai 2013) Modifier notre fiche danalyse existante en ajoutant les lments de contrle suivants : Vrifier si le terrain faisant lobjet de la demande de permis est inscrit ou non sur la liste des terrains contamins constitue par la Direction du greffe; Si oui, vrifier dans le registre public du MDDEFP si un plan de rhabilitation environnementale du terrain faisant lobjet de la demande de permis a t approuv par le MDDEFP; Si oui, exiger une attestation dun expert habilit qui confirme la compatibilit du projet avec ltat du terrain; Pour toute attestation exige, sassurer des lments suivants : Les coordonnes du terrain sont exactes, Le plan de rhabilitation identifi dans lattestation correspond celui approuv par le MDDEFP, Le signataire de lattestation est un expert accrdit par le MDDEFP, Lattestation est dment signe et date par lexpert. (chancier prvu : mai 2013) Rdiger une directive exigeant que toutes les informations obtenues cet effet soient compiles dans le dossier civique concern. (chancier prvu : mai 2013)
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3.1.4.C. Recommandation Nous recommandons la Direction de lamnagement urbain et des services aux entreprises de larrondissement de Lachine de prendre les dispositions ncessaires pour : se doter dune fiche danalyse rpertoriant sous la forme dune liste de points de contrle les diffrents aspects quil importe de vrifier pralablement la dlivrance dun permis, compte tenu des dispositions lgislatives applicables et des lignes directrices dictes par la Ville en matire de terrains contamins, ainsi que de la liste des documents obtenus du requrant, en fonction de ceux devant accompagner la demande de permis et devant tre consigns dans le dossier constitu; que cette fiche danalyse soit utilise par tous les employs concerns et quelle soit systmatiquement consigne dans le dossier; et ce, en vue de lui procurer une plus grande assurance quil se conforme ses obligations lgales et ultimement pour faciliter la rvision des dossiers. Rponse de lunit daffaires : Voir les actions correctives dcrites par lunit daffaires la recommandation prcdente.
3.2. Dtermination et perception des revenus lis la dlivrance dun permis

Des contrles suffisants doivent exister concernant le processus menant la perception des revenus lis la dlivrance des permis en vue, dune part, de sassurer que les requrants paient le juste prix pour le permis conformment la tarification en vigueur et, dautre part, pour assurer la Ville la perception de lintgralit des sommes qui lui sont dues. En matire de tarification, lobtention dun permis de construction est rgie, pour tous les arrondissements, par le rglement sur les tarifs de la Ville, lequel est rvis et adopt annuellement par le conseil municipal. Selon ce rglement, le cot du permis de construction est calcul sur la base de la valeur estime des travaux, selon le type de btiment, ou sur un montant forfaitaire minimum, selon le plus lev des deux. Ainsi, pour lanne 2012, le cot dun permis tait de 8,90 $ par 1 000 $ de travaux (8,70 $ en 2011) et le montant forfaitaire, qui est variable, nexcdait pas 800 $ (780 $ en 2011).
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En ce qui a trait au cot li lobtention dun permis de lotissement, la tarification varie en fonction des rglements adopts en la matire par chacun des arrondissements. ce stade, nos travaux de vrification ont consist nous assurer, pour les permis de notre chantillon, que le dtail du calcul des frais inhrents lobtention dun permis de construction ou de lotissement, ou une mention concernant leur tablissement, se trouvait dans le dossier constitu, et que le montant des frais avait t tabli conformment la tarification en vigueur et dment peru par larrondissement, pralablement la dlivrance du permis.
3.2.1. Arrondissement du Sud-Ouest

3.2.1.A. Contexte et constatations Dentre de jeu, rappelons quau sein de larrondissement du Sud-Ouest les prposs lmission des permis sont responsables de dterminer le cot du permis conformment la tarification en vigueur et de procder la facturation. Ainsi, nos travaux de vrification ont rvl que, pour tous les permis de lchantillon (8/8 100 % des cas), les frais facturs taient en tout point conformes au rglement de tarification en vigueur et quils ont t dment acquitts par le requrant pralablement la dlivrance du permis. galement, pour quatre des huit permis slectionns (50 % des cas), nous avons trouv dans le dossier constitu des informations permettant de reconstituer le montant factur (p. ex. le dtail des calculs), alors que pour les quatre autres (50 % des cas), les dossiers ne prsentaient aucune information cet gard. Il nous a donc fallu refaire les calculs pour tre en mesure dvaluer la justesse des montants facturs. Or, dans un souci den accrotre la transparence au regard des dcisions prises, mais aussi pour en faciliter la rvision, nous sommes davis que les prposs lmission des permis devraient consigner dans les dossiers toutes les informations relatives aux permis dlivrs, y compris celles qui ont trait la dtermination de leur cot. cet effet, la Direction de lamnagement urbain et des services aux entreprises aurait tout avantage diffuser des directives formelles. Par ailleurs, nous avons remarqu que la signature lectronique du directeur de lAmnagement urbain et des services aux entreprises figure sur chacun des permis dlivrs en guise dapprobation de leur dlivrance. Toutefois, lexamen des dossiers constitus pour tous les permis de notre slection a rvl quaucun de ceux-ci ne portait
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lvidence dune quelconque rvision exerce de la part dune personne de niveau hirarchique suprieur aux prposs lmission des permis, pralablement la dlivrance des permis. Les renseignements obtenus auprs des personnes rencontres ont dailleurs confirm linexistence dune rvision du travail effectu par les prposs lmission des permis. notre avis, il y aurait lieu de remdier cette situation par linstauration dun mcanisme de rvision des dossiers, qui pourrait tre effectue sur la base de sondage. cet effet, nous croyons que loutil de contrle (fiche danalyse) dont nous avons fait tat, au dbut du prsent rapport de vrification, et dont pourrait se doter larrondissement devrait galement prvoir une section permettant au responsable dsign dapposer sa signature pour attester de la conformit du processus menant la dlivrance dun permis, y compris les aspects lis la dtermination et lencaissement des revenus. Finalement, selon les informations recueillies, afin quil puisse obtenir son permis, le requrant doit dabord en acquitter les frais, en prsentant la facture que lui a remise le prpos lmission des permis, au comptoir du Bureau darrondissement. Un commis procde alors au traitement du paiement. Pour les huit cas examins, nous avons pu valider ce traitement et retracer la preuve dencaissement du paiement. Nous estimons que cette sparation adquate des tches visant confier des intervenants diffrents la dtermination du cot du permis, dune part, et lencaissement subsquent des revenus, dautre part, sinscrit au chapitre des saines pratiques de gestion en vue dinstaurer les contrles internes ncessaires pour prvenir ou limiter les risques derreurs, dirrgularits ou de malversations. Il en est de mme des niveaux de rvision, par une personne de niveau hirarchique suprieur, qui devraient tre prvus au sein de larrondissement pralablement la dlivrance dun permis. 3.2.1.B. Recommandation Nous recommandons la Direction de lamnagement urbain et des services aux entreprises de larrondissement du Sud-Ouest de diffuser une directive formelle lintention de lensemble du personnel concern pour que soient consignes dans le dossier toutes les informations relatives aux permis dlivrs, y compris celles qui ont trait la dtermination de leur cot, et ce, dans un souci den accrotre la transparence au regard des dcisions prises, mais galement pour en faciliter la rvision. Rponse de lunit daffaires : Rdiger et faire appliquer une directive sur les renseignements obligatoires inscrire dans le systme des Permis Oracle pour toute demande de permis, y
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compris ceux qui ont trait la dtermination du cot du permis. (chancier prvu : octobre 2013) 3.2.1.C. Recommandation Nous recommandons la Direction de lamnagement urbain et des services aux entreprises de larrondissement du Sud-Ouest, en vue de pouvoir attester de la conformit de lensemble du processus menant la dlivrance dun permis, y compris la dtermination et lencaissement des revenus affrents, de prendre les dispositions ncessaires pour : quune personne de niveau hirarchique suprieur aux prposs lmission des permis soit dsigne afin de procder la rvision des dossiers constitus, pralablement la dlivrance du permis; que lvidence de cette approbation figure sur la fiche danalyse (outil de contrle) crer et joindre aux dossiers constitus. Rponse de lunit daffaires : Mettre en place une procdure de rvision des dossiers pralablement la dlivrance de tout permis de construction ou de lotissement. (chancier prvu : dcembre 2013)
3.2.2. Arrondissement de MercierHochelaga-Maisonneuve

3.2.2.A. Contexte et constatations Au sein de larrondissement de MercierHochelaga-Maisonneuve, les prposs lmission des permis sont responsables de dterminer le cot du permis conformment la tarification en vigueur et de procder la facturation. Ainsi, nos travaux de vrification ont rvl que, pour tous les permis de lchantillon (8/8 100 % des cas), les frais facturs taient en tout point conformes au rglement de tarification en vigueur et quils ont t dment acquitts par le requrant pralablement la dlivrance du permis. Par ailleurs, pour sept des huit permis slectionns (88 % des cas), nous avons trouv dans le dossier constitu des informations permettant de reconstituer le montant factur (p. ex. le dtail des calculs), alors que, pour lautre dossier, aucune information cet gard na pu tre retrace. Il nous a donc fallu refaire les calculs pour tre en mesure dvaluer la justesse des montants facturs. Or, dans un souci den accrotre la transparence au regard des dcisions prises, mais aussi pour en faciliter la rvision, nous sommes davis que les
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prposs lmission des permis devraient consigner dans les dossiers toutes les informations relatives aux permis dlivrs, y compris celles qui ont trait la dtermination de leur cot. cet effet, la Direction de lamnagement urbain et des services aux entreprises devrait ritrer cet aspect lensemble du personnel concern. En outre, nous avons remarqu que la signature lectronique de la directrice de lAmnagement urbain et des services aux entreprises figure sur chacun des permis dlivrs en guise dapprobation de leur dlivrance. De plus, il nous a t mentionn en entrevue que les dossiers relatifs aux demandes de permis de construction faisaient lobjet dune rvision systmatique de la part du prpos principal lmission des permis, alors que les demandes relatives aux permis de lotissement taient rvises par le chef de division, pralablement la dlivrance de ces permis. Or, notre examen des dossiers slectionns nous a permis de constater les rvisions effectues par le prpos principal lmission des permis en ce qui a trait aux permis de construction. La trace de cette rvision est dailleurs consigne directement dans lapplication informatise (Gestion du territoire Permis) utilise par larrondissement pour traiter les demandes de permis. Pour ce qui est des permis de lotissement, bien que le chef de division responsable allgue que lendossement dune dcision dlgue au systme de gestion des dossiers dcisionnels (GDD) fait foi des vrifications quil a effectues, nous ny trouvons pas toujours lvidence des vrifications lgislatives requises en matire de sols contamins. cet gard, nous croyons opportun quune trace des vrifications effectues au regard de ce type de permis soit galement consigne dans les dossiers constitus au moyen de lapplication informatise Gestion du territoire Permis, en vue dattester de la conformit du processus menant la dlivrance dun permis, y compris les aspects lis la dtermination et lencaissement des revenus, tout comme cest le cas pour les permis de construction. Cette vidence des rvisions et des approbations obtenues nous apparat dautant plus pertinente que larrondissement prvoit abandonner la prparation et lendossement des dcisions dlgues au GDD. Finalement, selon les informations recueillies, afin quil puisse obtenir son permis, le requrant doit dabord en acquitter les frais, en prsentant la facture que lui a remise le prpos lmission des permis, au comptoir du Bureau darrondissement. Un commis procde alors au traitement du paiement. Pour les huit cas examins, nous avons pu valider ce traitement et retracer la preuve dencaissement du paiement. Nous estimons que cette sparation adquate des tches visant confier des intervenants diffrents la dtermination du cot du permis, dune part, et lencaissement subsquent des revenus, dautre part, sinscrit au chapitre des saines pratiques de gestion en vue dinstaurer les contrles internes ncessaires pour prvenir ou limiter les risques
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derreurs, dirrgularits ou de malversations. Il en est de mme des niveaux de rvision, par une personne de niveau hirarchique suprieur, qui devraient tre prvus pralablement la dlivrance dun permis. 3.2.2.B. Recommandation Nous recommandons la Direction de lamnagement urbain et des services aux entreprises de larrondissement de MercierHochelaga-Maisonneuve de ritrer lensemble du personnel concern limportance de consigner dans le dossier toutes les informations relatives aux permis dlivrs, y compris celles qui ont trait la dtermination de leur cot, et ce, dans un souci den accrotre la transparence au regard des dcisions prises, mais galement pour en faciliter la rvision. Rponse de lunit daffaires : Diffuser une directive interne sur les mthodes de calcul des tarifs qui stipulerait que les feuilles de calcul doivent tre consignes dans le dossier des permis de construction. (chancier prvu : juin 2013) 3.2.2.C. Recommandation Nous recommandons la Direction de lamnagement urbain et des services aux entreprises de larrondissement de MercierHochelaga-Maisonneuve de prendre les dispositions ncessaires pour que les dossiers constitus au regard des demandes de permis de lotissement portent lvidence des vrifications et des approbations obtenues dans lapplication informatise utilise pour le traitement de ces permis, par la personne dsigne de niveau hirarchique suprieur aux prposs lmission des permis, et ce, en vue de pouvoir attester de la conformit de lensemble du processus menant la dlivrance dun permis, y compris la dtermination et lencaissement des revenus affrents. Rponse de lunit daffaires : Modifier la procdure de travail en ajoutant une ligne automatique dans le systme des permis de faon ce quil ne soit pas possible de fermer un dossier sans quune vrification soit effectue. (chancier prvu : juin 2013)
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3.2.3. Arrondissement de Verdun

3.2.3.A. Contexte et constatations Au sein de larrondissement de Verdun, lorsque la demande concerne un permis de lotissement, lequel est dlivr par la Division de lingnierie, cest un agent technique en ingnierie municipale qui est responsable de dterminer le cot du permis conformment la tarification en vigueur et de procder la facturation. Par contre, lorsque la demande concerne un permis de construction, lequel est dlivr par la Division des permis et des inspections, bien que les prposs lmission des permis assurent ltude de la demande, cest plutt le commis linformation qui dtermine le cot du permis et qui procde la facturation. Ainsi, nos travaux de vrification visant nous assurer que les frais facturs taient en tout point conformes la tarification en vigueur et quils avaient t dment acquitts par le requrant pralablement la dlivrance du permis nous ont permis de constater les faits suivants : Pour 3 des 10 permis de lchantillon (30 % des cas), le montant factur au requrant sest avr inexact. Dans les trois cas, les erreurs taient en dfaveur de larrondissement (voir le tableau 5). En effet, dans deux de ces cas (nos 1 et 2 du tableau 5), nous avons constat que le bon tarif avait t appliqu, mais que le montant (forfaitaire) minimum par logement avait t utilis, alors que le montant calcul en fonction de la valeur estime des travaux aurait gnr une facturation plus leve. Pour ce qui est du troisime cas (no 3 du tableau 5), une portion des frais devant tre facturs au regard de la cration dun numro civique a t omise. Tableau 5 Montants facturs inexacts Arrondissement de Verdun
No 1 2 3 Type de permis Construction Construction Construction Total Anne de dlivrance 2011 2011 2012 Montant rel factur 9 360 $ 99 840 $ 7 770 $ 116 970 $ Montant qui aurait d tre factur 10 494 $ 130 554 $ 7 826 $ 148 874 $ cart dfavorable pour larrondissement 1 134 $ 30 714 $ 56 $ 31 904 $
Selon les informations obtenues auprs de la chef de division responsable de la dlivrance des permis de construction au sein de la Division des permis et des inspections, des erreurs similaires auraient t dtectes la suite dune intervention
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ralise par le contrleur de la Ville lt 2012. Elle nous a informs que, le 9 aot 2012, une directive interne a t mise afin que les dossiers sous-jacents aux demandes de permis de construction fassent lobjet dune rvision et dune approbation par la chef de division, pralablement leur dlivrance. Une copie de cette directive nous a dailleurs t remise. Pour 2 permis parmi les 10 de lchantillon (20 % des cas), la dlivrance a t effectue avant que les frais inhrents leur obtention aient t acquitts par le requrant. Dans un cas, il sagit dun permis de construction dlivr en 2011, alors que lautre concerne un permis de lotissement dlivr en 2012.
Par ailleurs, pour 6 des 10 permis slectionns (60 % des cas), nous avons trouv dans le dossier constitu des informations permettant de reconstituer le montant factur (p. ex. le dtail des calculs), alors que, pour les 4 autres dossiers (40 % des cas), aucune information cet gard na pu tre retrace. Or, dans un souci den accrotre la transparence au regard des dcisions prises, mais aussi pour en faciliter la rvision, nous sommes davis que lagent technique en ingnierie municipale (ou le commis linformation, le cas chant) devrait consigner dans les dossiers toutes les informations relatives aux permis dlivrs, y compris celles qui ont trait la dtermination de leur cot. cet effet, la Direction du dveloppement du territoire, des tudes techniques et des services aux entreprises aurait tout avantage diffuser des directives formelles. De plus, nous avons remarqu que la signature lectronique du directeur du Dveloppement du territoire, des tudes techniques et des services aux entreprises figure sur chacun des permis dlivrs en guise dapprobation de leur dlivrance. Toutefois, bien quil nous ait t mentionn en entrevue que, depuis le mois daot 2012, des niveaux de rvision avaient t instaurs pralablement la dlivrance des permis, notre examen des dossiers slectionns a rvl quaucun de ceux-ci ne portait lvidence dune quelconque rvision exerce de la part dune personne de niveau hirarchique suprieur au personnel assign la dlivrance des permis (10/10 100 % des cas). Parmi ces 10 permis, 3 avaient t dlivrs aprs lentre en vigueur, le 9 aot 2012, de la nouvelle directive concernant la rvision des dossiers. De surcrot, lune des erreurs de calcul dtectes dans le cadre de nos travaux (no 3 du tableau 5, cart dfavorable de 56 $), bien quelle ntait pas matrielle, concernait un de ces trois permis, lequel a t dlivr le 10 septembre 2012. cet gard, afin de pouvoir mieux apprcier les bienfaits de la nouvelle directive instaure, nous avons procd la slection dun chantillon et lexamen de cinq permis supplmentaires, lesquels ont t demands et dlivrs aprs le 9 aot 2012. Les rsultats de nos travaux rvlent, dune part, que ltablissement des frais inhrents lobtention des
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permis ne comportait aucune erreur. Dautre part, tous les dossiers constitus lgard de ces permis portaient lvidence dune rvision effectue par la chef de division responsable. cet effet, nous sommes davis que des mesures devraient tre prises afin, dune part, de rsoudre le problme la source pour que larrondissement puisse avoir lassurance quil peroit lintgralit des sommes qui lui sont dues et, dautre part, pour poursuivre les efforts entourant la rvision des dossiers. En ce sens, nous croyons que loutil de contrle (fiche danalyse) dont nous avons fait tat au dbut du prsent rapport de vrification et dont pourrait se doter larrondissement devrait galement prvoir une section permettant au responsable dsign par larrondissement dapposer sa signature pour attester de la conformit du processus menant la dlivrance dun permis, y compris les aspects lis la dtermination et lencaissement des revenus. Finalement, selon les informations recueillies, afin quil puisse obtenir son permis, le requrant doit dabord en acquitter les frais, qui figurent sur la facture que lui aura remise un agent, au comptoir du Bureau darrondissement. Cet agent procde alors au traitement du paiement. Pour les 10 cas examins, nous avons pu valider ce traitement et retracer la preuve dencaissement du paiement. Nous estimons que cette sparation adquate des tches visant confier des intervenants diffrents la dtermination du cot du permis, dune part, et lencaissement subsquent des revenus, dautre part, sinscrit au chapitre des saines pratiques de gestion en vue dinstaurer les contrles internes ncessaires pour prvenir ou limiter les risques derreurs, dirrgularits ou de malversations. Il en est de mme des niveaux de rvision, par une personne de niveau hirarchique suprieur, qui, bien quils puissent avoir t prvus au sein de larrondissement, ne sexercent pas toujours systmatiquement pralablement la dlivrance dun permis. 3.2.3.B. Recommandation Nous recommandons la Direction du dveloppement du territoire, des tudes techniques et des services aux entreprises de larrondissement de Verdun de prendre les dispositions quelle jugera appropries pour avoir lassurance de percevoir lintgralit des sommes qui lui sont dues et pour sassurer que les permis ne sont dlivrs quune fois les frais acquitts par les requrants conformment aux dispositions lgislatives en vigueur.
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Rponse de lunit daffaires : Prsentement, les tches lies aux frais dtude incombent au commis linformation. Cependant, nous prvoyons lajout dun prpos lmission des permis dans la structure, dont lun des rles sera dassurer la conformit et le suivi des demandes de permis afin quelles refltent la nature et les cots des travaux dclars. (chancier prvu : dcembre 2013) 3.2.3.C. Recommandation Nous recommandons la Direction du dveloppement du territoire, des tudes techniques et des services aux entreprises de larrondissement de Verdun de diffuser une directive formelle lintention de lensemble du personnel concern pour que soient consignes dans le dossier toutes les informations relatives aux permis dlivrs, y compris celles qui ont trait la dtermination de leur cot, et ce, dans un souci den accrotre la transparence au regard des dcisions prises, mais galement pour en faciliter la rvision. Rponse de lunit daffaires : Le calcul sera effectu au moyen dun fichier Excel qui sera joint au dossier et archiv par la suite. (chancier prvu : juin 2013) 3.2.3.D. Recommandation Nous recommandons la Direction du dveloppement du territoire, des tudes techniques et des services aux entreprises de larrondissement de Verdun de prendre les dispositions ncessaires pour : poursuivre les efforts entourant la rvision des dossiers pralablement la dlivrance des permis; sassurer que lvidence des rvisions effectues et des approbations obtenues figure sur la fiche danalyse (outil de contrle) crer et joindre aux dossiers constitus; et ce, en vue de pouvoir attester de la conformit de lensemble du processus menant la dlivrance dun permis, y compris la dtermination et lencaissement des revenus affrents. Rponse de lunit daffaires : Les documents relatifs au paiement, tels que la facture et la preuve de paiement, seront joints au dossier ds la rception de la demande de permis. (chancier prvu : mai 2013)
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3.2.4. Arrondissement de Lachine

3.2.4.A. Contexte et constatations Au sein de larrondissement de Lachine, les prposs lmission des permis sont responsables de dterminer le cot du permis conformment la tarification en vigueur et de procder la facturation. Ainsi, nos travaux de vrification visant nous assurer que les frais facturs taient en tout point conformes la tarification en vigueur et quils avaient t dment acquitts par le requrant pralablement la dlivrance du permis nous ont permis de constater les faits suivants : Pour 1 des 10 permis de lchantillon (10 % des cas), le montant factur au requrant sest avr inexact. Dans ce cas, lerreur tait en dfaveur de larrondissement (voir le tableau 6). En effet, nous avons constat que le bon tarif avait t appliqu, mais que le montant calcul en fonction de la valeur estime des travaux avait t utilis, alors que lutilisation du montant minimum par logement (forfaitaire) aurait gnr une facturation plus leve. Tableau 6 Montant factur inexact Arrondissement de Lachine
No 1 Type de permis Construction Total Anne de dlivrance 2012 Montant rel factur 87 700 $ 87 700 $ Montant qui aurait d tre factur 95 940 $ 95 940 $ cart dfavorable pour larrondissement 8 240 $ 8 240 $
Pour 2 permis parmi les 10 de lchantillon (20 % des cas), la dlivrance a t effectue avant que les frais inhrents leur obtention aient t acquitts par le requrant. Dans les deux cas, il sagit dun permis de construction dont lun a t dlivr en 2011 et lautre en 2012.
Pour tous les permis slectionns (10/10 100 % des cas), nous navons trouv aucune information dans le dossier constitu permettant de reconstituer le montant factur (p. ex. le dtail des calculs). Or, dans un souci den accrotre la transparence au regard des dcisions prises, mais aussi pour en faciliter la rvision, nous sommes davis que les prposs lmission des permis devraient consigner dans les dossiers toutes les informations relatives aux permis dlivrs, y compris celles qui ont trait la dtermination
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de leur cot. cet effet, la Direction de lamnagement urbain et des services aux entreprises aurait tout avantage diffuser des directives formelles. Par ailleurs, selon les informations recueillies, afin quil puisse obtenir son permis, le requrant doit dabord en acquitter les frais, en prsentant la facture que lui a remise le prpos lmission des permis, au comptoir du Bureau darrondissement. Un commis procde alors au traitement du paiement. Pour les 10 cas examins, nous avons pu valider ce traitement et retracer la preuve dencaissement du paiement. cette tape du processus, la sparation des tches est adquate. Par contre, nous avons remarqu que les permis, en guise dapprobation de leur dlivrance, taient signs par le prpos lmission des permis, celui-l mme qui a procd ltude de la demande et la dtermination du cot du permis. Nous sommes conscients que le Rglement de permis et certificats 6 de larrondissement permet quil en soit ainsi. En effet, larticle 1.2.4, sous la rubrique Terminologie , stipule ce qui suit : Fonctionnaire dsign : Signifie tout inspecteur 7 de la Ville de Lachine ainsi que le Directeur du service de lAmnagement . Nanmoins, nous sommes davis que cette situation constitue une faille aux pratiques de saine gestion voulant que les contrles internes ncessaires soient instaurs pour prvenir ou limiter les risques derreurs, dirrgularits ou de malversations. Dans les circonstances, les prposs lmission des permis exercent des tches incompatibles du fait quils procdent lapprobation dun permis lgard duquel ils ont eux-mmes effectu le travail danalyse sous-jacent. Ainsi, nous croyons que des dispositions devraient tre prises afin que lapprobation des permis soit confie une personne autre quun prpos lmission des permis. De surcrot, nous avons galement constat que les dossiers constitus au regard des permis dlivrs ne prsentaient aucunement lvidence dune quelconque rvision de la part dune personne de niveau hirarchique suprieur aux prposs lmission des permis. cet gard, les informations obtenues auprs du chef de division responsable confirment effectivement quaucune rvision des dossiers nest exerce. notre avis, il y aurait lieu de remdier cette situation par linstauration dun mcanisme de rvision des dossiers, qui pourrait tre effectue sur la base de sondage, dautant plus que les tests raliss lgard des 10 permis slectionns ont permis de relever des lacunes. Dans cette optique, nous croyons que loutil de contrle (fiche danalyse) dont nous avons fait tat au dbut du prsent rapport de vrification et dont pourrait se doter larrondissement devrait
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Conseil darrondissement, rglement no 2528, 22 avril 1991. Rappelons quaux fins du prsent rapport de vrification, nous avons retenu le terme prpos lmission des permis , malgr le fait que la dlivrance des permis soit sous la responsabilit des inspecteurs au sein de larrondissement de Lachine.
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galement prvoir une section permettant au responsable dsign par larrondissement pour effectuer la rvision des dossiers dapposer sa signature pour attester de la conformit du processus menant la dlivrance dun permis, y compris les aspects lis la dtermination et lencaissement des revenus. 3.2.4.B. Recommandation Nous recommandons la Direction de lamnagement urbain et des services aux entreprises de larrondissement de Lachine de diffuser une directive formelle lintention de lensemble du personnel concern pour que soient consignes dans le dossier toutes les informations relatives aux permis dlivrs, y compris celles qui ont trait la dtermination de leur cot, et ce, dans un souci den accrotre la transparence au regard des dcisions prises, mais galement pour en faciliter la rvision. Rponse de lunit daffaires : Rdiger une directive lintention de lensemble du personnel concern pour que soient consignes dans le dossier toutes les informations relatives aux permis dlivrs, y compris celles qui ont trait la dtermination de leur cot. (chancier prvu : mai 2013) 3.2.4.C. Recommandation Nous recommandons la Direction de lamnagement urbain et des services aux entreprises de larrondissement de Lachine de prendre les mesures ncessaires pour : confier la responsabilit de signer les permis dlivrer en guise de leur approbation une personne autre quun prpos lmission des permis ayant procd lanalyse de la demande et la dtermination des revenus lis; dsigner une personne de niveau hirarchique suprieur qui sera responsable de procder la rvision des dossiers constitus, pralablement la dlivrance des permis; faire en sorte que lvidence des rvisions effectues et des approbations obtenues figure sur la fiche danalyse (outil de contrle) crer et joindre aux dossiers constitus; et ce, afin que larrondissement ait lassurance de lintgrit de lensemble du processus, quil peroive lintgralit des sommes qui lui sont dues et que les permis ne soient dlivrs quune fois les frais acquitts par les requrants, conformment aux dispositions lgislatives en vigueur.
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Rponse de lunit daffaires : Rdiger une directive lintention des prposs lmission des permis les informant de linstauration dun mcanisme de rvision des dossiers sur une base de sondage pour les permis de construction et de lotissement. (chancier prvu : juin 2013) linstar de la faon de faire des autres arrondissements, en plus de la signature manuscrite du prpos lmission des permis ayant procd lanalyse de la demande et la dtermination des revenus lis, ajouter la signature lectronique du directeur de lAmnagement urbain et des services aux entreprises sur le placard ainsi que sur la demande de permis. (chancier prvu : juin 2013) Dsigner le chef de division de lUrbanisme, des permis et inspections comme tant le responsable qui doit procder la rvision des dossiers constitus sur la base de sondage, pralablement la dlivrance des permis de lotissement. (chancier prvu : juin 2013) Dsigner le prpos principal lmission des permis comme tant le responsable qui doit procder la rvision des dossiers constitus sur la base de sondage, pralablement la dlivrance des permis de construction. (chancier prvu : juin 2013) Ajouter notre fiche danalyse un espace spcialement rserv la personne responsable de procder la rvision des dossiers constitus sur la base de sondage afin quelle puisse cocher les lments qui auront fait lobjet dune contrevrification et quelle puisse signer cette dernire. (chancier prvu : juin 2013)
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4. Annexe 4.1. Schma dcisionnel traitement des demandes de permis de construction et de lotissement
Figure A Schma dcisionnel
non Le terrain est-il inscrit sur la liste officielle des terrains contamins?
oui
non
Le plan de rhabilitation est-il approuv par le MDDEFP?
oui La procdure dmission de permis peut se poursuivre

(Note 1)
oui
Une attestation dexpert est-elle jointe la demande?
non
Informer le demandeur quune attestation dexpert est requise pour que le permis puisse tre dlivr
oui Grille de validation de lattestation oui Les coordonnes du terrain sont-elles exactes? Le plan de rhabilitation identifi dans lattestation correspond-il au document approuv par le MDDEFP? Le signataire de lattestation est-il un expert accrdit par le MDDEFP? Lattestation est-elle dment signe et date par lexpert? Indiquer au demandeur quel point de la grille de validation sa demande ne rpond pas et laviser quil doit soumettre une attestation rvise. non
Lattestation est-elle valide? oui

Il ne doit y avoir aucune rponse ngative dans la validation
non
Note 1 :
Bien que lattestation ne soit pas requise, le requrant nest pas soustrait ses obligations lgales de dcontaminer le terrain pour le rendre compatible lusage auquel il est destin.
Source : Lignes directrices lintention des services municipaux de la Ville de Montral et de ses arrondissements . Document prpar par la Division de la planification et du suivi environnemental, Direction de lenvironnement, Service des infrastructures, du transport et de lenvironnement, fvrier 2012.
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Plan de ralisation des travaux dinfrastructures des rseaux secondaires daqueduc et dgout
(Service de leau Direction de la gestion stratgique des rseaux deau)
5.5. Plan de ralisation des travaux dinfrastructures des rseaux secondaires daqueduc et dgout (Service de leau Direction de la gestion stratgique des rseaux deau)
Table des matires

1. Introduction ................................................................................................................... 171 2. Porte de la mission ..................................................................................................... 174 3. Constatations et recommandations .............................................................................. 174 3.1. Donnes physiques dinventaire ........................................................................... 178 3.2. Donnes concernant ltat des infrastructures ...................................................... 183 3.3. Stratgie globale dintervention ............................................................................. 196 3.4. Niveau de service.................................................................................................. 201 3.5. Planification des priorits ...................................................................................... 209 3.6. Programmation des projets dinvestissement et dpenses dentretien ................. 218 3.7. Reddition de comptes ........................................................................................... 235 3.8. Conclusion gnrale ............................................................................................. 237
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Rapport annuel 2012
Liste des sigles

CIS DEEU DEP DGSRE DI DTP MAMR cote dintgrit structurale Direction de lpuration des eaux uses Direction de leau potable PTI Direction de la gestion stratgique des rseaux deau SIAD Direction des infrastructures Direction des travaux publics ministre des Affaires municipales et des Rgions TQC MAMROT ministre des Affaires municipales, des Rgions et de lOccupation du territoire SITE programme triennal dimmobilisations systme intgr daide la dcision Service des infrastructures, du transport et de lenvironnement tel que construit PI PII PIP plan dintervention plan dintervention intgr plan dintervention partiel
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1. Introduction
La Ville de Montral (la Ville) possde un rseau daqueduc imposant qui alimente en eau potable une population de 1,9 million de personnes 1 et un rseau dgout tout aussi important qui capte et qui rcupre les eaux uses. Outre les usines deau potable et la station dpuration des eaux uses, les actifs des rseaux se composent de bornes dincendie, de vannes, de branchements, de regards, de puisards, de postes de pompage et de plusieurs milliers de kilomtres de conduites souterraines daqueduc et dgout qui sillonnent le sous-sol. La valeur de remplacement de lensemble des actifs de leau est de 40 G$, incluant celle des rseaux secondaires qui est estime 24,2 G$ 2 . Les comptences relatives la gestion de leau se rpartissent entre le conseil dagglomration, le conseil municipal et les conseils darrondissement. Ainsi, les quipements et les infrastructures dalimentation en eau et dassainissement des eaux uses, lexception des conduites locales, relvent du conseil dagglomration. La gestion des conduites daqueduc et dgout des rseaux locaux relve quant elle du conseil municipal, lexception du centre-ville qui relve du conseil dagglomration. Lentretien de lensemble des conduites relve de chacun des arrondissements concerns. Selon lendroit o elles sont situes, les usines de filtration puisent leau quelles traitent dans le lac Saint-Louis, la rivire des Prairies ou le fleuve Saint-Laurent. Par la suite, leau est transporte vers le rseau daqueduc de la Ville, constitu de 4 250 km de conduites. Ainsi, 681 km de conduites principales, situes sur lle de Montral, transportent notamment leau vers 3 572 km de conduites du rseau secondaire localises sur le territoire de la Ville. Les conduites secondaires permettent la distribution de leau potable aux rsidences, aux industries, aux commerces et aux institutions. Quant au rseau dgout, il est compos de prs de 4 234 km de conduites secondaires dans lesquelles se dversent quotidiennement des millions de litres deaux uses, avant de converger vers les
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Population en 2011 pour lle de Montral selon le recensement de la population 2006 et 2011 de Statistique Canada. Plan stratgique 2010-2014, Direction de leau du Service des infrastructures, transport et environnement, 17 novembre 2009 (montants bass sur les cots du march de la Ville en 2008).
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689 km dgouts collecteurs menant des intercepteurs en direction de la station dpuration des eaux uses. Les activits lies la gestion de leau sont regroupes, depuis 2010, au sein du Service de leau, alors quelles relevaient auparavant du Service des infrastructures, du transport et de lenvironnement (SITE). La responsabilit de la gestion de lensemble des actifs de leau incombe trois directions oprationnelles du Service de leau. Les usines de production de leau potable et le rseau des conduites principales daqueduc relvent de la Direction de leau potable (DEP), tandis que le rseau des gouts collecteurs, les intercepteurs et la station dpuration des eaux uses relvent de la Direction de lpuration des eaux uses (DEEU). En ce qui concerne les actifs des rseaux secondaires daqueduc et dgout, situs sur le territoire de la Ville, ils relvent de la Direction de la gestion stratgique des rseaux deau (DGSRE). Cest chacune de ces directions quincombent la responsabilit des investissements en renouvellement et en dveloppement ainsi que la planification de lentretien des rseaux daqueduc et dgout. Prcisons que les auscultations et les inspections des rseaux daqueduc et dgout relvent galement de chacune des directions, selon leurs responsabilits respectives. Des tudes menes en 2002, au moment de la rorganisation municipale, ont rvl des carences importantes dans la gestion et le financement des activits de leau. Ces tudes rvlaient un tat des rseaux daqueduc et dgout dgrad. Les infrastructures souterraines accusaient en effet un important dficit dentretien et dinvestissement, rsultat des faibles budgets allous lentretien et au maintien des actifs durant de nombreuses annes. Ltat des conduites prsentait des perspectives davenir proccupantes, ncessitant des investissements majeurs dans le maintien et le renouvellement des actifs pour rattraper ce dficit et viter long terme une dgradation gnralise des rseaux. Or, les saines pratiques de gestion suggrent quun taux de renouvellement des actifs soit maintenu annuellement pour assurer la prennit des infrastructures. Dans le cas des rseaux daqueduc et dgout, le gouvernement du Qubec a adopt, en novembre 2002, une politique nationale de leau tablissant plus particulirement ce taux 1 % de la valeur de remplacement par anne. Un des engagements de cette politique tait dinciter les municipalits atteindre un taux de renouvellement de leurs rseaux de 0,8 % par anne en 2007 et de 1 % par anne en 2012. Depuis cet engagement, ladmissibilit des municipalits aux subventions gouvernementales nest devenue possible que si leurs interventions sont justifies par une priorisation manant dun plan dintervention (PI).
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Cest dans cette perspective que le SITE a entrepris, en 2005, llaboration dun PI pour les rseaux daqueduc et dgout de lensemble du territoire de lle de Montral (avant la cration des villes reconstitues). Ce PI vise possder une bonne connaissance de linventaire des infrastructures et permettre dtablir un diagnostic de ltat des conduites. Il permet galement de mettre en place un processus danalyse et de planification des interventions appuyant la prise de dcisions. Fruit de cinq annes de collaboration multidisciplinaire dintervenants, tant internes quexternes la Ville, des PI ont t produits, de novembre 2009 mai 2010, pour le rseau des conduites principales, pour le rseau des gouts collecteurs et pour les rseaux secondaires daqueduc et dgout. Pour ce faire, tant donn lampleur des actifs, le SITE a utilis, par le biais du consortium de firmes de gnie-conseil mandat en 2008, un systme intgr daide la dcision (SIAD) permettant la modlisation de la stratgie dintervention. Cette modlisation permet donc loptimisation dinterventions en tenant compte de limpact des rseaux entre eux. En incorporant laspect financier, le SIAD permet aussi de produire des scnarios dinvestissements moyen et long terme. La Ville a donc entrepris, depuis 2002, un virage important vers une gestion responsable des actifs, notamment par la prise de connaissance de plusieurs tudes sur le sujet et la production des PI. Considrant lenvergure des actifs et leur tat dgrad, combins au sous-investissement des dernires annes, lun des dfis importants consiste dterminer le plus efficacement possible les travaux devant tre raliss sur les rseaux souterrains. Il sagit donc de dterminer les interventions les plus appropries et le meilleur moment pour les raliser en fonction du cycle de vie des infrastructures, dans un contexte budgtaire limit et dans le but doffrir le niveau de service vis. Ce dfi est dautant plus important quen juin 2012 le conseil dagglomration a approuv la vision globale sur 10 ans de la stratgie montralaise de leau 3 et ses objectifs stratgiques. Il a galement adopt lobjectif dappliquer le plan de financement prvu visant lautofinancement intgral de la gestion montralaise de leau. Il sagit donc, pour les prochaines annes, dun projet ambitieux qui ncessitera une bonne connaissance des rseaux et lassurance de raliser les bonnes interventions au bon moment pour assurer la prennit des actifs.
Rapport du Comit de suivi du projet doptimisation du rseau deau potable Version intgrale, septembre 2011.
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Rapport annuel 2012
Notre mandat de vrification portant sur le plan de ralisation des projets dinfrastructures avait pour principal objectif de nous assurer que les interventions sur les infrastructures de la Ville dcoulent de ltablissement de priorits. Considrant limportance du niveau dinvestissement requis au cours des prochaines annes, nous avons cibl les infrastructures des rseaux secondaires daqueduc et dgout. Le prsent rapport de vrification porte donc sur les interventions de la Ville pour le maintien et le renouvellement des conduites secondaires daqueduc et dgout dont elle a la responsabilit. La gestion des rseaux daqueduc et dgout est un enjeu de scurit et de sant publiques pour la Ville. Ainsi, nous avons analys le processus et les outils de planification des travaux dinfrastructures mis en uvre par la DGSRE du Service de leau pour nous assurer que les priorits taient bien tablies. Notre chantillon pour nos travaux se composait de deux arrondissements : Le Plateau-Mont-Royal et Ville-Marie. Nous tenons prciser que le choix de ces arrondissements se justifie par le fait quils figuraient parmi ceux dont les conduites taient les plus ges et pour lesquelles les investissements requis au cours des prochaines annes taient les plus importants. Nos travaux ont port principalement sur la planification des projets dinvestissement des annes 2010 et 2011, mais nous avons aussi pris en considration des lments dinformation des annes antrieures ou encore de lanne 2012 lorsque la situation le demandait.
Afin de faciliter la comprhension et avant daborder les prochaines sections de ce rapport, les paragraphes suivants prsenteront les tapes importantes qui ont prcd llaboration du PI. Tout dabord, cest lautomne 2003 que le comit excutif adoptait une rsolution entrinant la dmarche relative la cration du fonds de leau. Par la suite, un grand chantier de leau a vu le jour en 2004, dont lun des projets majeurs consistait notamment mettre en uvre un PI pour assurer la prennit des rseaux daqueduc et dgout de la Ville. Le PI devait servir de base de rfrence aux gestionnaires pour la planification des investissements court et moyen terme.
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Pour raliser ce projet majeur, le conseil dagglomration a octroy, en janvier 2005, un contrat de 10 ans de 30,7 M$ (taxes incluses) un consortium de firmes de gnie-conseil. Le contrat devait permettre de produire non seulement les PI des rseaux secondaires daqueduc et dgout, mais galement celui du rseau des conduites principales daqueduc ainsi que celui du rseau des gouts collecteurs. Cest ainsi qu partir de 2005 des ressources du SITE ( quipe de projet PI 4 et Division de la gomatique), de mme que du consortium de firmes de gnie-conseil, ont t mobilises pour la ralisation des PI des rseaux deau. La dmarche alors adopte par lquipe de projet PI sinspirait de celle propose dans le Guide dlaboration dun plan dintervention pour le renouvellement des conduites deau potable et dgout publi par le MAMR 5 . En effet, pour faciliter la tche aux municipalits, le MAMR avait propos la dmarche illustre par la figure 1. Bien quelle correspondait un encadrement minimal, cette dmarche ne devait pas se substituer aux dmarches dj mises en place par les municipalits.
Lunit administrative responsable de llaboration du PI des rseaux daqueduc et dgout a chang plusieurs fois dappellation depuis sa cration en 2005. Aux fins de ce rapport, nous dsignerons cette unit comme l quipe de projet PI . Ministre des Affaires municipales et des Rgions, devenu en 2009 le ministre des Affaires municipales, des Rgions et de lOccupation du territoire (MAMROT).
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Figure 1 Dmarche pour laborer un PI

Collecte des donnes - Inventaires des donnes disponibles; - Dtermination des secteurs critiques; - Diagnostic prliminaire; - valuation des besoins de donnes.
Examen de ltat (auscultation) des conduites Mise jour des donnes - Prparation du programme dexamen; - Examen des conduites. Examen et bilan de ltat des chausses
Bilan dtat (diagnostic) des conduites - tablissement des pointages des indicateurs pour chaque segment; - valuation de ltat global des conduites.
tablissement des priorits de renouvellement - Classement des segments par ordre de priorit dcroissant en fonction des rsultats obtenus ltape prcdente; - Prparation des tableaux synthses.
laboration dun plan dintervention - Analyse des interventions possibles; - Dtermination des stratgies dintervention; - laboration des stratgies dintervention.
Ralisation des travaux au plan dintervention
Source : MAMR. Guide dlaboration dun plan dintervention pour le renouvellement des conduites deau potable et dgout, octobre 2005.
Pour le MAMR, le PI devait permettre de sassurer quune dmarche systmatique avait eu lieu pour tablir la priorit des interventions effectuer, et ce, afin dintervenir au meilleur endroit possible et de la meilleure faon qui soit pour optimiser les investissements. Par ailleurs, le MAMR considrait le PI comme un outil de planification lintention des dcideurs municipaux devant faire partie dun plan global de gestion des infrastructures municipales. En 2006, le MAMR offrait aux municipalits la possibilit de recevoir une aide financire dans le cadre du programme de la taxe sur lessence et de la contribution du Qubec (TECQ), mais la condition de dposer un PI au plus tard le 31 dcembre 2007. Dans le cas de la Ville, comme lchance tait trop courte pour produire le PI demand, le MAMR a accept quun plan dintervention partiel (PIP) soit produit pour les villes lies de lagglomration. Cest ainsi quun PIP a t produit en juillet 2007.
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En aot 2008, le conseil dagglomration approuvait un budget additionnel de 10,1 M$ (taxes incluses) au contrat initial confi au consortium de firmes de gnie-conseil, dune part, pour permettre la Ville de satisfaire certaines exigences gouvernementales, notamment celles du MAMR et, dautre part, pour intgrer les informations sur les infrastructures de voirie concernant la planification intgre des interventions. La dpense additionnelle devait alors tre rpartie sur une priode de quatre ans (de 2008 2011). Par la suite, en mai 2010, lquipe de projet PI a respectivement produit un PI final pour 1) le rseau des conduites principales, 2) le rseau des gouts collecteurs et 3) les rseaux secondaires daqueduc et dgout. Dans le cas des rseaux secondaires daqueduc et dgout, un PI spcifique a galement t produit en dcembre 2009 pour chacun des 19 arrondissements et en novembre 2009 pour 10 villes lies faisant initialement partie du territoire couvert par le projet (PI amorc avant la dfusion municipale de 2006). ce jour, seul le rapport intitul Plan dintervention des rseaux deau secondaires de la Ville de Montral a t approuv par le conseil dagglomration, et ce, en mars 2011. Cette autorisation visait galement le dpt de ce rapport au MAMROT pour lobtention de laide financire de diffrents programmes de subventions. La Ville a respect ce jour la dmarche propose par le MAMR, la seule exception de lintgration des infrastructures de surface, dont la chausse. tant donn limportance de dterminer les besoins futurs des rseaux souterrains, tout en prenant en compte les infrastructures de surface, la Ville est en cours dlaboration, depuis 2010, dun plan dintervention intgr (PII). Selon les informations obtenues, un PII a t remis spcifiquement chacun des arrondissements la fin de 2012. Un rapport PII devrait tre prsent aux instances au cours de 2013. Tout au long du projet visant llaboration du PI, plusieurs gestionnaires et de nombreuses ressources de la DGSRE ont t sollicits pour participer divers comits de travail. Des ressources de chaque arrondissement ont galement t mises contribution pour valider les informations qui y figuraient. Au cours de notre vrification, cest en considrant lexistence du PI ainsi que limportance du dploiement des ressources humaines et financires que nous avons valu dans quelle mesure les interventions sur les infrastructures de la Ville dcoulaient de ltablissement de priorits. Pour ce faire, nous avons premirement considr linventaire dans le processus de planification, aussi bien des donnes physiques que des donnes dtat. Par la suite, nous avons examin la prsence dune stratgie globale dintervention, le choix du niveau de service vis et la dtermination des priorits pour la planification des annes 2010 et 2011. Finalement, nous avons analys la programmation annuelle des
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Rapport annuel 2012
interventions, tant en matire dinvestissements que dentretien des rseaux secondaires, ainsi que la reddition de comptes.
3.1. Donnes physiques dinventaire

3.1.A. Contexte et constatations Le processus de planification des projets raliser doit dabord reposer sur un inventaire complet de lensemble des actifs des rseaux secondaires daqueduc et dgout. Nous avons voulu valuer dans quelle mesure la DGSRE disposait dun tel inventaire complet. Tout dabord, cest en 2005 et en 2006 que des efforts ont t dploys par le SITE (quipe de projet PI et Division de la gomatique) dans le cadre du projet du PI pour rassembler le maximum dinformations sur les conduites daqueduc et dgout. Linventaire ainsi constitu portait sur une centaine de milliers dlments dactif rpertoris partir des donnes existantes (p. ex. les plans dingnierie et les compilations danciens rapports). Plus de 128 000 plans papier et plus de 481 700 points relevs par photogrammtrie 6 ont permis la localisation des conduites et des lments ponctuels du rseau tels que les regards, les puisards, les vannes et les bornes dincendie. Des outils informatiques ont t dvelopps pour permettre la numrisation de ces informations de base. Aussi, une application gomatique permet aux utilisateurs (dont la DGSRE) daccder la base de donnes dans laquelle toutes les informations sur les conduites sont conserves, notamment leurs donnes physiques (p. ex. la localisation, le diamtre, lanne de construction et le type de matriau de fabrication) et leurs donnes dtat. En 2009, les donnes physiques dinventaire disponibles ont permis de produire un sommaire dinventaire aux fins du Bilan dtat global des rseaux secondaires de la Ville de Montral 7 , produit en 2009. En associant une valeur de remplacement ces lments dactif, le Bilan dtat global estime quune somme de 18,59 G$ concerne les rseaux secondaires daqueduc et dgout (voir le tableau 1). Nous pouvons donc constater qu lui seul le rseau dgout reprsente environ 70 % des 18,59 G$ dactifs des rseaux secondaires. Prcisons que, pour tre complte, cette valeur de remplacement doit prendre en considration la rfection de la chausse pour une valeur totale de 24,24 G$.
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Ensemble des techniques qui permettent de dterminer la forme, les dimensions et la position dans lespace dun objet partir de photographies. Rapport complmentaire au PI qui prsente le portrait global qualitatif de ltat des rseaux pour chaque arrondissement ainsi quune valuation des interventions et des dpenses ncessaires pour lentretien des rseaux deau secondaires.
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Tableau 1 Inventaire et valeur de remplacement des lments dactif des rseaux secondaires daqueduc et dgout
Type dactif lment dactif Conduite daqueduc Vanne et chambre de vanne Rseau daqueduc Borne dincendie et vanne disolement Branchement de service daqueduc et arrt de distribution Sous-total Conduite dgout sanitaire Conduite dgout pluviald Rseau dgout Conduite dgout unitaire Regard Puisard et drain Sous-total Total sans la rfection de la chausse Rfection de la chausse Total avec la rfection de la chaussef
a
Unit km units units units
Totala 3 572 32 348 22 605 401 746
Valeur de remplacementb G$ 2,59 0,34 0,18 2,41 5,52 % 13,8 1,9 1,0 13,0 29,7 7,0 4,9 46,5 4,1 7,8 70,3 100,0
km km km units units
632 623 2 979 64 169 145 443
1,30 0,91 8,64 0,77 1,45 13,07 18,59 5,65 24,24
d e
Donnes en date du 20 mars 2009, lexception des branchements de service daqueduc faisant lobjet dune estimation. Valeur calcule sur la base du prix budgtaire (incluant les conduites et les accessoires) adapt au march de la Ville en 2008. Systme dgout conu pour recevoir la fois les eaux uses domestiques et les eaux de procds gnres par le secteur industriel. Systme dgout conu pour recevoir uniquement les eaux de prcipitations. Systme dgout conu pour recevoir la fois les eaux uses domestiques, les eaux de procds et les eaux de prcipitations. Reprsente la valeur de remplacement de lensemble des actifs des rseaux secondaires daqueduc et dgout incluant les cots lis la rfection de la chausse.
Source : Bilan dtat global des rseaux secondaires de la Ville de Montral, 2009.
Cest partir de ces donnes physiques dinventaire que le PI final a t labor en 2009. Or, la connaissance des lments dactif composant le PI facilite le choix des interventions futures, la condition que la base de donnes soit complte et jour. En ce qui concerne la compltude des donnes dinventaire, nous avons observ que le PI final informe ses utilisateurs de certaines limites de la mthodologie employe. Bien que lensemble des donnes ait t valid par la Ville pour en assurer la fiabilit, le PI souligne que des non-concordances peuvent tre observes par rapport aux plans de base ou de la ralit sur le terrain, de mme que par rapport au type de matriau de fabrication, lanne dinstallation ou au diamtre des conduites. Selon les informations obtenues, une telle situation aurait pu tre vite si des plans tels que construits (TQC) avaient t disponibles pour lensemble des conduites rpertories.
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Prcisons que des plans TQC sont des documents dingnierie produits la suite de la construction, de la reconstruction ou de la rhabilitation dune uvre dingnierie ou darchitecture et ils tiennent compte des changements par rapport aux plans de construction originaux. Ils attestent de la conformit aux plans et devis et sont signs par la personne dsigne comme responsable de la surveillance des travaux. Selon les informations obtenues au moment de constituer linventaire ayant servi produire le PI, le SITE na pu, au prix dun effort raisonnable, recenser des plans TQC pour lensemble des conduites, certaines dentre elles tant trop ges. La consquence dune telle situation se reflte notamment au moment de la priorisation des projets. En effet, les donnes physiques dinventaire ne permettent pas de connatre avec prcision la composition des matriaux ou encore la position exacte des actifs souterrains. Une telle situation peut causer des complications au cours dexcavations durgence (travaux dentretien), dans le cas de la dcouverte dlments inconnus relatifs aux infrastructures souterraines, ce qui est susceptible dentraner de plus longs dlais de ralisation et des cots plus levs. De plus, le fait de ne pas avoir de plans TQC au moment des travaux de reconstruction ou de rhabilitation exige de produire des relevs de terrain plus exhaustifs avant daller en appel doffres. Pour disposer de donnes physiques dinventaire jour pour llaboration des PI futurs, des mesures doivent tre envisages, dune part, pour obtenir systmatiquement des plans TQC lorsque des travaux sont raliss et, dautre part, pour que ces plans soient pris en compte dans les bases de donnes concernes. cet effet, en juillet 2011, la Direction gnrale a approuv une directive intitule Prparation et transmission des plans tels que construits / Plans TQC qui sapplique tous les services centraux et aux arrondissements lorsquils exercent un pouvoir dlgu dans le cadre dune comptence centrale. En voici lobjectif : Cette directive vise optimiser les cots de travaux en maintenant jour, de faon centralise et partage, un entrept de donnes par le biais dun systme dinformation gographique rfrence spatiale de lensemble des donnes du souterrain du domaine public et y incluant le trfonds du territoire. Elle vise galement dicter les normes et modalits respecter dans lidentification des donnes et la transmission des plans tels que construits (TQC), croquis dintervention et garanties, pour assurer la fiabilit, lintgrit et la prennit de linformation 8 .
Directive C-OG-SDO-D-11-001 intitule Prparation et transmission des plans tels que construits / Plans TQC , 15 juillet 2011. Une mise jour est entre en vigueur le 15 octobre 2012 (C-OG-DG-D-12-011).
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Selon cette directive, la Division de la gomatique de la Direction des infrastructures (DI) est responsable de llaboration des modalits et des procdures particulires, de la formulation des recommandations appropries pour assurer la mise jour et la gestion des accs au systme dinformation gographique spatial ainsi que de la mise en uvre optimale de ces recommandations pour lensemble des infrastructures existantes et projetes du souterrain du domaine public. Parmi les modalits nonces au moment de lentre en vigueur de la directive, les plans TQC et les croquis dintervention doivent tre remis la Division de la gomatique, dans un dlai maximal de trois mois suivant la date de rception provisoire des travaux, par le directeur de lunit responsable (ou son reprsentant autoris) de la ralisation desdits travaux. De plus, la directive prvoit que le directeur gnral peut demander, en tout temps, la Division de la gomatique, une reddition de comptes sur son application. La Direction gnrale a galement approuv une procdure 9 en juillet 2011 pour prciser les rgles requises pour la prparation des plans TQC pour lensemble des rseaux daqueduc et dgout. Chaque unit administrative (p. ex. la DGSRE, la Direction des travaux publics [DTP 10 ]) est responsable de la mise en uvre et de lintgration dans ses activits courantes des dispositions de cette procdure et du contrle de leur application. Le respect de ces encadrements administratifs est fort important puisque ceux-ci visent assurer lintgrit des donnes de linventaire des infrastructures souterraines, ce qui est dautant plus crucial lorsquon considre les consquences de la non-disponibilit de cet inventaire, et ce, sans compter les cots encourus pour le produire. Or, selon les informations obtenues, les plans TQC ne sont pas systmatiquement transmis la Division de la gomatique la suite de la ralisation de travaux, et ce, mme depuis lentre en vigueur de la directive produite par la Direction gnrale. Une telle situation a pour consquence de compromettre lintgrit des donnes dinventaire, ce qui est dautant plus important puisque celles-ci sont utilises au cours de llaboration du PI et quelles orientent le choix des projets par les gestionnaires. Au moment de notre vrification, le responsable de la Division de la gomatique ntait pas en mesure dvaluer avec prcision le respect de la directive depuis sa mise en place. Il reconnaissait cependant que des efforts de sensibilisation devraient tre entrepris auprs
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Procdure C-OG-SDO-P-11-002 intitule Rgles dlaboration des plans tels que construits / Plans TQC pour lensemble des rseaux daqueduc et dgouts le 15 juillet 2011. Une mise jour est entre en vigueur le 17 octobre 2012 (C-OG-SITE-P-12-001). Cette direction relve du SITE. Depuis aot 2012, elle est dsigne comme la Direction des infrastructures.
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des intervenants concerns. Bien que la directive soit entre en vigueur en juillet 2011, il nen demeure pas moins que la compilation des projets raliss sur les rseaux secondaires daqueduc et dgout, entre 2009 et 2011, dmontre quune faible proportion des plans TQC (11 %) a t complte et transmise la Division de la gomatique (voir le tableau 2). Tableau 2 Portrait de la production des plans TQC relativement aux projets raliss sur les rseaux secondaires daqueduc et dgout (2009 2011)
Projets Confis lexterne Plans TQC complts Plans TQC non complts Raliss par la Ville Plans TQC complts Plans TQC non complts Total Nombre 27 0 27 65 10 55 92 % 29 0 29 71 11 60 100
Source : Donnes produites par la Division de la gomatique.
Prcisons quau moment de la mise jour de la directive en octobre 2012, le dlai de transmission des plans TQC et des croquis dintervention a t rvis six mois. Considrant que les projets sont raliss par la DGSRE, par la DI ou encore par un arrondissement, sil y a lieu, nous sommes davis que chacune des units administratives responsables de la ralisation de travaux sur les actifs des rseaux secondaires devrait sassurer de transmettre dans les dlais prvus des plans TQC la Division de la gomatique. Puisque lutilit du PI repose, entre autres, sur lintgrit des donnes dinventaire et que des ressources importantes ont t investies ce chapitre, nous sommes davis quune valuation de la situation concernant lapplication de la directive sur la prparation et la transmission des plans TQC devrait tre ralise. Par la suite, un plan daction accompagn dun chancier devrait tre produit pour que les correctifs requis soient apports afin dassurer lintgrit des donnes physiques dinventaire servant alimenter le PI.
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3.1.B. Recommandation Nous recommandons la Direction gnrale dobtenir de la Division de la gomatique un bilan de la situation entourant lapplication de la directive intitule Prparation et transmission des plans tels que construits / Plans TQC pour lensemble des rseaux daqueduc et dgout ainsi quun plan daction accompagn dun chancier pour disposer de lintgralit des donnes physiques dinventaire afin de faciliter la planification des travaux. Rponse de lunit daffaires : Prparer un bilan de la situation entourant lapplication de la directive intitule Prparation et transmission des plans tels que construits / Plans TQC pour lensemble des rseaux daqueduc et dgout. Soumettre au directeur gnral un plan et un chancier pour disposer de lintgralit des donnes physiques dinventaire. (chancier prvu : septembre 2013)
3.2. Donnes concernant ltat des infrastructures

3.2.A. Contexte et constatations La gestion des actifs repose non seulement sur la tenue dun inventaire dtaill incluant les donnes physiques, mais galement sur la connaissance de ltat prcis de chacune des conduites des rseaux secondaires. Les donnes relatives ltat des conduites permettent notamment dvaluer la vtust de linventaire et les risques qui y sont lis. titre dexemple, elles sont caractrises, pour laqueduc, par le nombre de bris, les plaintes sur la qualit de leau, le nombre de secteurs de basse pression et la prsence dentres de service en plomb. Pour lgout, les donnes qualifiant ltat des conduites concernent, entre autres, les dficiences structurales et les refoulements. En 2002, avant la mise en branle du PI, un premier constat thorique de ltat gnral du rseau, ralis par des firmes de gnie-conseil, indiquait : que le tiers des infrastructures souterraines daqueduc avait dpass leur date value de premption (dure de vie utile); quun deuxime tiers allait connatre le mme sort dans les 20 annes venir si rien ntait fait; que le troisime tiers ne montrait pas encore de signes de dgradation, davantage en raison de sa jeunesse que dune gestion avise de son entretien.
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la suite de la mise en place dune nouvelle structure organisationnelle pour la gestion de leau, la DGSRE, en 2005, est devenue responsable, notamment, dassurer la compilation des donnes factuelles permettant de qualifier avec plus de prcision ltat de linventaire des rseaux secondaires. Ces nouvelles donnes devaient permettre de remplacer peu peu les premires estimations thoriques (calcules en fonction de la dure de vie). Dans le cadre du projet du PI, des donnes permettant de qualifier ltat des rseaux ont t intgres la base de donnes dinventaire compter de 2005. Aux fins de ce projet, la mthodologie retenue prvoyait que chacune des conduites des rseaux secondaires (aqueduc et gout) soit value en fonction dune cote dtat global, calcule selon un systme de notation pondr utilisant les indicateurs reconnus par le MAMR. Le tableau 3 prsente de manire sommaire ces indicateurs ainsi que les donnes retenues pour lvaluation de ltat des conduites. Tableau 3 Indicateurs et donnes retenues
Rseaux locaux Indicateurs Taux de rparations (bris) Indice de fragilit Aqueduc Hirarchisation Dficiences fonctionnelles Dficiences fonctionnelles gouts unitaires Dficiences structurales et sanitaires Hirarchisation Donnes retenues
er Nombre de rparations (bris) / 5 ans / 1 km (1 janvier 2004 au 31 dcembre 2008).
Bas sur le matriau et son anne dinstallation. Identification denvironnements sensibles de secteurs critiques et dusagers critiques. Bases sur la combinaison de la prsence de basse pression, de plaintes sur la qualit de leau potable et/ou de possibilits dentres de service en plomb. Bases sur le nombre de plaintes de refoulement en fonction du nombre de btiments touchs. Cote dintgrit structurale (CIS). Identification denvironnements sensibles de secteurs critiques et dusagers critiques.
Source : Plan dintervention des rseaux deau secondaires de la Ville de Montral, Service de leau, mai 2010.
Depuis ce temps, la compilation des donnes relatives ltat a permis de dresser plusieurs portraits. Ainsi, nous avons retrac lexistence dun premier portrait 11 ralis en 2009, avant la production du PI final. Celui-ci rvlait : quil existait des donnes factuelles pour les 3 572 km du rseau secondaire daqueduc et que le taux de bris de ce rseau tait de 29 bris par anne par 100 km, ce qui tait plus lev que dans la plupart des villes comparables (voir la figure 2);
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quenviron 50 % (2 300 km) du rseau dgout avait t inspect. Parmi la portion inspecte, 147 km taient dans un tat de dgradation avanc et 30 km dans un tat de dgradation trs avanc (techniquement dsign dtat deffondrement imminent). Figure 2 Rseau secondaire daqueduc Taux de bris / 100 km / anne dans sept grandes villes canadiennes en 2009
Source : Rapport du Comit de suivi du projet doptimisation du rseau deau potable Version intgrale, septembre 2011.
Le PI final produit en 2010 faisait rfrence un portrait de 687 km de conduites daqueduc et dgout ncessitant des interventions court terme, soit environ 8,8 % des rseaux secondaires de la Ville. Il sagissait alors de 184 km de conduites daqueduc 12 et de 503 km de conduites dgout 13 . Le total des investissements lis aux interventions raliser pour cinq ans (2009 2013) tait valu plus de 1,451 G$, dont prs de 79 % taient attribuables aux conduites dgout. Tableau 4 Sommaire des investissements prvus au PI court terme pour cinq ans (2009 2013)
Types de conduites secondaires Aqueduc gout Total
a
Envergure km 3 572 4 234 7 806
Conduites prioritairesa km 184 503 687 % 5,2 11,9 8,8
Investissement total 5 ans G$ 0,313 1,138 1,451 % 21,6 78,4 100,0
Conduites qui ncessitent un investissement dans les cinq prochaines annes.
Source : Plan dintervention des rseaux deau secondaires de la Ville de Montral, Service de leau, mai 2010.
la base, des conduites dgrades reprsentent des risques majeurs. Dans le cas de laqueduc, des bris de conduites peuvent survenir, causant des jets deau importants et des inondations, risquant de priver en eau des services essentiels (p. ex. des hpitaux, des
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Donnes compiles entre 2004 et 2008. Donnes dinspection ralises en date du 31 dcembre 2008.
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coles). Dans le cas de lgout, le mauvais tat dune conduite peut provoquer ultimement leffondrement de celle-ci, risquant de causer un affaissement de la chausse, et mme des refoulements dgout. De telles situations ont des consquences majeures et exigent des interventions durgence qui occasionnent des cots importants. De plus, ces situations ont des rpercussions sur les infrastructures adjacentes, sans compter les pertes importantes deau potable et les risques lis la scurit publique et la qualit de vie des citoyens (p. ex. des inondations, le dtournement de la circulation, linterruption de services). Bien que le tableau 4, fourni par le Service de leau, soit pertinent, il ne dresse pas le portrait de lensemble des conduites daqueduc et dgout. Selon les informations obtenues, les donnes requises taient accessibles dans la base de donnes, mais le portrait ne pouvait tre extrait au prix dun effort raisonnable. notre avis, il aurait t ncessaire quun portrait soit aisment accessible, prsentant non seulement le kilomtrage des conduites critiques pour lesquelles des interventions sont requises court terme, mais galement celles qui ne sont pas encore critiques et sur lesquelles dautres types dinterventions seraient ncessaires pour en assurer la prennit. La connaissance de ltat exact du rseau est primordiale pour tre en mesure de juger de la gravit de la situation, de dterminer les tronons les plus critiques, de choisir les interventions les plus appropries compte tenu de leur tat et den planifier la ralisation au moment opportun et de manire optimale. Au cours de notre vrification, nous avons valu dans quelle mesure les donnes accessibles permettaient la DGSRE de connatre ltat des conduites au moment de choisir les interventions raliser. Tout dabord, la DGSRE disposait des PIP (produits en 2007) et des PI spcifiques pour chacun des arrondissements (produits en dcembre 2009). Ainsi, pour les conduites du rseau secondaire dgout, les donnes dtat provenaient principalement des inspections ralises jusquau 31 dcembre 2008 et transmises la DGSRE avant fvrier 2009. cet effet, six contrats dinspection, dune valeur de 8,1 M$, avaient t confis par le SITE des firmes externes en 2007 et en 2008. Prcisons que deux de ces contrats, totalisant 6,6 M$, avaient une dure de trois ans (2008 2010), ce qui permettait de poursuivre les inspections en continu au-del de la production des PI. Selon les informations obtenues, au moment de produire le PI final (en mai 2010), 54 % du territoire avait t inspect (pour le rseau dgout). Pour le reste de linventaire, soit les conduites nayant pas fait lobjet dauscultations, lvaluation de ltat a t rendue possible en faisant une simulation en fonction de lge des conduites et dautres donnes physiques
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pertinentes (p. ex. des conduites en briques et le diamtre des conduites). cet gard, le PI comprend une mise en garde aux gestionnaires contre lutilisation des rsultats du PI sans avoir procd des tests supplmentaires pour confirmer ltat des conduites dgout (p. ex. des inspections par camra conventionnelle). Quant au rseau secondaire daqueduc, la cote globale dtat sappuyait sur le nombre de bris compils par les arrondissements sur une priode de cinq ans, soit de 2004 2008. Au moment de produire le PI, le consortium de firmes de gnie-conseil travaillant sur le projet avait mis en lumire une grande disparit dans les donnes historiques recueillies auprs des arrondissements, ce qui ne permettait pas dindiquer de manire fiable ltat de lensemble des conduites daqueduc rpertories. Comme le PI produit en mai 2010 tait un portrait une date prcise et que les donnes dtat prises en compte ntaient pas compltes, nous avons examin les efforts dploys pour complter la connaissance de ltat de chacun des rseaux (gout et aqueduc). ce sujet, lquipe de projet PI proposait, dans le PI final, la mise en place de stratgies structurant et priorisant les activits dinspections, pour mettre jour les donnes dtat et tre en mesure de dterminer les tronons les plus critiques ainsi que de choisir les interventions les plus appropries.
tat du rseau dgout

Tout dabord, linspection dune conduite du rseau dgout consiste en un premier balayage ralis laide dune camra tlobjectif 14 . Si les rsultats indiquent un risque imminent ou probable deffondrement ou encore que la conduite doit tre mise sous surveillance, une validation de ces rsultats doit tre ralise laide dune camra conventionnelle 15 . Cette deuxime inspection permet donc de confirmer ou dinfirmer les premiers rsultats obtenus. La stratgie dinspection prvue dans le PI produit en mai 2010 par lquipe de projet PI visait donc : les conduites nayant jamais t inspectes et devant faire lobjet dune premire inspection (inspection par camra tlobjectif);
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Linspection par camra tlobjectif permet de dterminer ltat et le potentiel de blocage des regards, dvaluer le potentiel de blocage des conduites et dvaluer la condition structurale interne des conduites. Les inspections par camra conventionnelle permettent de visualiser ltat de la conduite sur la totalit de la section, de localiser prcisment les anomalies releves au cours de linspection par camra tlobjectif et de dterminer le type de correctifs quil y aurait lieu dapporter.
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les conduites dont les rsultats de la premire inspection ont rvl la prsence dun risque deffondrement imminent (CIS 16 5) ou probable (CIS 4), ainsi que les conduites sous surveillance (CIS 3) (inspection par camra conventionnelle); les inspections de suivi.
Le dlai prvu pour raliser ces inspections peut varier entre 1 an et 20 ans, selon les facteurs suivants : le type dinspection (p. ex. une premire inspection), la criticit de ltat structural ou encore la hirarchisation des conduites. La stratgie intgrait donc la notion de hirarchisation, dtermine en fonction des consquences inacceptables sur la population, tant dun point de vue conomique que social, que peuvent engendrer les dfaillances, les ruptures de service ou les interventions sur les conduites. La sensibilit des segments des conduites permet la hirarchisation des rseaux en trois catgories : Catgorie A : niveau de sensibilit lev; Catgorie B : niveau de sensibilit moyen; Catgorie C : niveau de sensibilit faible. En vue de poursuivre les inspections et la suite dun processus dappel doffres public, la DGSRE a confi des firmes spcialises quatre nouveaux contrats de trois ans chacun (couvrant les annes 2010 2014) et totalisant prs de 13 M$. Afin dvaluer dans quelle mesure ces contrats avaient permis de complter la connaissance de ltat des conduites, nous avons recherch un portrait global au 31 dcembre 2011. Or, cest notre demande que la Division plan directeur 17 a produit, partir des bases de donnes dinventaire, ce portrait global sur ltat des conduites inspectes. laide du tableau 5, nous constatons qu cette date 71 % des conduites avaient t inspectes, lexclusion de celles des gouts pluviaux (623 km) qui nont toujours pas t inspectes ce jour puisquelles nont pas fait lobjet dun programme gouvernemental de subvention. Les inspections ont donc port, ce jour, uniquement sur les gouts unitaires et sanitaires. Parmi les conduites inspectes, 8 % taient critiques et 9 % devaient tre mises sous surveillance. Une portion de ces inspections correspond principalement aux
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La CIS (cote dintgrit structurale) est une valuation des anomalies pouvant avoir un effet sur ltat structural dune conduite, par exemple des fissures, des bris, des joints dcals ou ouverts, des briques ou du mortier manquants, une dformation, un effondrement ou un affaissement. Depuis 2012, l quipe de projet PI est sous la responsabilit de la Division plan directeur, relevant de la DGSRE.
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premires inspections ralises par camra tlobjectif et les rsultats doivent tre valids lorsque requis. Par consquent, la proportion des conduites inspectes, en date du 31 dcembre 2011 (71 %), a augment par rapport aux donnes disponibles dans le PI final (54 %), mais il nen demeure pas moins que le portrait global dont dispose la DGSRE pour qualifier ltat des conduites nest toujours pas complet. Par ailleurs, nous aurions voulu valuer la progression de ltat du rseau dgout secondaire au 31 dcembre 2011 par rapport celui qui prvalait au moment du PI (soit au 31 dcembre 2008). Au cours de nos travaux, nous avons constat que la DGSRE ne disposait pas dune telle information. Selon les renseignements obtenus, le portrait de ltat du rseau des annes antrieures peut tre gnr de la base de donnes, mais requiert une charge de travail trs importante. De ce fait, la DGSRE navait pas valu lvolution du portrait de ltat des conduites secondaires, ni en matire damlioration ni de dgradation. Tableau 5 Inspections des conduites dgout secondaires au 31 dcembre 2011
Conditions de risque associes Conduites inspectes CIS 1 Condition structurale acceptable CIS 2 Risque minimal deffondrement court terme mais dtrioration future potentielle CIS 3 Effondrement peu probable dans un avenir rapproch mais dtrioration future possible CIS 4 Effondrement probable dans un avenir prvisible CIS 5 Effondrement ou effondrement imminent Conduites non inspectes Total
a
km 2 580 Section non critique Section sous surveillance Section critique 1 341 634 308 243 54 1 043 3 623a
% 71 37 17 9 7 1 29 100
La diffrence entre les 3 623 km de conduites au 31 dcembre 2011 et les 3 611 km de linventaire figurant au Bilan dtat global des rseaux secondaires de la Ville de Montral (3 611 km = 632 km de conduites dgout sanitaires + 2 979 km de conduites dgout unitaires) sexplique par lvolution de linventaire depuis la production de ce Bilan.
Source : Portrait compil par lunit plan directeur, DGSRE.
Il est noter que la proportion des conduites inspectes diffre dun arrondissement lautre. Selon les informations obtenues, dans le cas de larrondissement de Ville-Marie, le territoire inspect au 31 dcembre 2011 tait de 56 %, alors que pour larrondissement du Plateau-Mont-Royal il tait de 82 %. De ces conduites inspectes, on estime plus de 42 % les conduites ncessitant des interventions court terme pour larrondissement de Ville-Marie et plus de 47 % celles pour larrondissement du Plateau-Mont-Royal. La situation est trs proccupante compte tenu du secteur nvralgique que ces deux arrondissements reprsentent. Cette situation est dautant plus inquitante que la
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proportion de conduites non inspectes est importante et que leur tat est souponn dtre encore plus dtrior que celui des conduites dj auscultes. En conclusion, bien que les inspections se soient poursuivies aprs la production du PI final, nous navons pas eu lassurance que celles-ci avaient t ralises selon la stratgie dinspection prvue. notre avis, il est impratif que le Service de leau se dote dun plan de ralisation comprenant des chanciers pour la poursuite de la stratgie dauscultation afin de complter sa connaissance de ltat du rseau et dtre ainsi en mesure de planifier ses interventions en fonction de vraies priorits.
tat du rseau daqueduc

En ce qui concerne le rseau daqueduc, la stratgie dauscultation propose dans le PI final produit en 2010 prvoyait les activits suivantes afin de pouvoir dterminer ltat structural et fonctionnel des conduites : La compilation des interventions sur le rseau; La dtection de fuites; Lauscultation des bornes dincendie; Lauscultation des vannes; La mesure de la pression statique; La compilation des plaintes. Selon la stratgie, ces activits doivent tre ralises selon les frquences tablies par les arrondissements. Certaines dentre elles correspondent aux activits dentretien courant figurant dans des ententes annuelles de partenariat avec chacun des arrondissements. Prcisons que les activits dentretien sont ralises soit par les cols bleus des arrondissements, soit par des firmes externes. Certaines rparations de conduites sont galement ralises contrat par des entrepreneurs. Dans la priode subsquente au PI produit en 2010, une priorit a toutefois t accorde la saisie des donnes relatives aux bris de conduites. Selon les informations obtenues, ce choix est directement li aux programmes de subventions gouvernementales. Nous avons tent dvaluer dans quelle mesure la connaissance de ltat des conduites avait progress depuis la production du PI. Tout comme dans le cas du rseau dgout, cest notre demande que ce portrait a t obtenu de la Division plan directeur. Selon celui-ci, les conduites ont t regroupes en deux catgories : les conduites critiques et les conduites non critiques. Les conduites critiques sont celles qui ont connu trois bris ou plus
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par kilomtre par anne, au cours des cinq dernires annes. Aux fins de cet indicateur, un bris correspond une rparation ralise par un arrondissement. Le portrait qui nous a t fourni prsente une proportion leve de conduites non critiques, mais il nen demeure pas moins que, au 31 dcembre 2011, 142 km de conduites taient tout de mme jugs critiques tant donn les rparations qui avaient t ralises. Par ailleurs, la comparaison prsente dans le tableau 6 des donnes au 31 dcembre 2011 par rapport celles qui ont t utilises dans le cadre du PI (31 dcembre 2008) rvle une augmentation du nombre de conduites critiques dans une proportion de 2 %. Tableau 6 Proportion des conduites critiques en date du PI finala et du 31 dcembre 2011b
Conduites daqueduc secondaires Conduites critiques Conduites non critiques Total
a b
PI final km % 66 2 3 506 98 3 572 100
2011-12-31 km % 142 4 3 430 96 3 572 100
Donnes compiles sur cinq ans (de 2004 2008). Portrait compil par la DGSRE.
Bien que lensemble des activits prvues dans la stratgie dauscultation soit ncessaire pour disposer dune connaissance approfondie de ltat de linventaire du rseau daqueduc secondaire, seules les donnes sur les bris de conduites ont t prises en considration ce jour. Selon les informations obtenues, la compilation des donnes concernant les autres activits nest pas effectue de faon systmatique et rigoureuse par tous les arrondissements. tant donn ce problme, la DGSRE, par le biais des ententes de partenariat avec les arrondissements, insiste sur le respect des procdures de mise jour des rseaux numriss pour les donnes dtat. Les ententes insistent galement sur la ncessit dutiliser les outils institutionnels qui ont t dvelopps pour alimenter les rseaux numriss et les autres bases de donnes institutionnelles. Dans son Guide de lutilisateur (dition 2009) des rseaux numriss daqueduc et dgouts lintention des arrondissements, la DGSRE propose dailleurs une dmarche pour que lui soit transmise linformation requise. Les arrondissements ont donc un rle important dans lintgrit des donnes exploites par la DGSRE. En effet, des donnes non rpertories, notamment sur les interventions correctives visant colmater des fuites, envoient un mauvais signal au systme, aucun bris sur une conduite , donc aucune
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intervention ncessaire, laissant ainsi se dtriorer des conduites pour lesquelles une intervention pourrait tre en ralit prioritaire. Selon les informations obtenues de la DGSRE, la priorit des dernires annes a t de sensibiliser les arrondissements raliser les activits dentretien, mesurer celles-ci laide dindicateurs pour dtecter toute situation problmatique et saisir les informations requises dans les rseaux numriss. Le suivi exerc par la DGSRE a rvl que lutilisation des outils informatiss par certains arrondissements laissait dsirer. En effet, plusieurs des arrondissements accusaient des retards dans la saisie des donnes, obligeant la DGSRE faire elle-mme la saisie. galement, dans le cas des deux arrondissements examins, la DGSRE a palli de faon temporaire le problme en affectant mme son budget des ressources destines au rattrapage de la saisie des donnes, en 2011, pour larrondissement de Ville-Marie et, en 2012, pour larrondissement du Plateau-Mont-Royal. Les consquences dune ngligence dans la mise jour des donnes se rpercutent directement sur la fiabilit et la compltude du portrait de ltat des actifs. La nondisponibilit dun portait complet de ltat des actifs peut entraner de mauvaises prises de dcisions, notamment au moment du choix et de la priorisation des interventions. Nous sommes davis que des efforts de sensibilisation accrus devront tre entrepris auprs des arrondissements pour quils procdent la saisie des informations requises laide des outils institutionnels. Par ailleurs, le suivi ralis par la DGSRE a permis de dceler un problme qui surpassait lutilisation des outils informatiss. Il sagissait de la capacit des arrondissements dtecter les fuites, en raison dun important roulement de personnel. Au cours de la ralisation du Bilan dtat global, les activits dentretien correspondant aux bonnes pratiques ainsi que les frquences affrentes avaient t tablies par les comits de lquipe de projet PI. Cest par le biais dentrevues ralises auprs des gestionnaires responsables au sein des arrondissements quelles ont par la suite t valides. Dans le cas de la dtection des fuites, cette frquence aurait d correspondre une inspection complte du territoire raison de deux fois par anne. Or, dans les cibles fixes par la DGSRE, les arrondissements doivent couvrir annuellement 100 % de leur territoire la recherche de fuites, ce qui quivaut seulement la moiti de leffort ncessaire selon les bonnes pratiques. Selon les rsultats compils par la DGSRE, au cours des annes 2010 et 2011, la dtection de fuites a t ralise respectivement 91 % et 87 % pour lensemble des
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arrondissements (voir le tableau 7). En ce qui concerne les deux arrondissements examins, nous constatons une situation alarmante pour larrondissement de Ville-Marie avec des rsultats de 40 % en 2010 et de 6 % en 2011. Quant la proportion du territoire couvert par larrondissement du Plateau-Mont-Royal, un problme avait t constat en 2010 (rsultat de 10 %), mais larrondissement a atteint la cible en 2011 (rsultat de 100 %). Par consquent, nous observons un problme important quant latteinte de la cible fixe par la DGSRE pour la dtection de fuites, et plus particulirement pour larrondissement de Ville-Marie. Ce problme serait encore plus important si la cible atteindre devait correspondre aux bonnes pratiques (200 %). Une telle situation fait en sorte que des fuites ne sont pas dtectes, et donc pas rpares, ce qui peut entraner des bris majeurs causant des inconvnients la population et ncessitant des rparations importantes et coteuses. De plus, en ne dtectant pas la totalit des fuites, toutes les rparations ne sont pas ralises et, par consquent, le portrait de la proportion des conduites critiques est sous-valu et ne dpeint pas la ralit. Tableau 7 Proportion des conduites daqueduc secondaires inspectes relativement la dtection des fuites en date du 31 dcembre 2010 et du 31 dcembre 2011
Arrondissement Selon les bonnes pratiques (deux fois par anne)a Ensemble de la Ville Ville-Marie Le Plateau-Mont-Royal
a
2010-12-31
2011-12-31
200 % 91 % 40 % 10 % 87 % 6% 100 %
Bilan dtat global des rseaux secondaires de la Ville de Montral. Source : Donnes compiles par la DGSRE.
Pour faire face cette situation, la DGSRE a mis en place un comit de travail regroupant des reprsentants du Service de leau et des arrondissements. Des pistes de solution ont t proposes au Service du capital humain et des communications pour rsoudre ce problme. La solution retenue visait la mise en place dune nouvelle structure pour le dpistage systmatique de fuites relevant de la DGSRE. Selon les informations obtenues, la nouvelle structure devrait tre oprationnelle au cours de 2013. En conclusion, bien quil y ait eu une progression relativement la ralisation des inspections des conduites dgout et que des efforts ont t dploys par la DGSRE pour aider les arrondissements raliser les activits permettant de qualifier ltat des conduites daqueduc, nous dplorons que le Service de leau ne connat pas avec fiabilit ltat de lensemble des rseaux secondaires.
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En effet, lajout dinformations factuelles aux donnes dinventaire est susceptible de modifier lordre de priorit des interventions tablies. Toutefois, la non-disponibilit des donnes dtat jour a des consquences sur le choix des conduites devant faire lobjet dinterventions. Ainsi, certaines conduites ncessitant une intervention peuvent ne pas tre dtectes, alors quelles devraient ltre, et, par consquent, continuer se dtriorer, moins quun bris important ne survienne et ne require une intervention durgence. linverse, des interventions peuvent tre juges immdiates par le PI, alors quelles ne le sont pas puisque des auscultations plus pousses rvlent, par exemple, un tat ne justifiant pas lintervention prvue. Finalement, nous sommes davis quun portrait global montrant le niveau de connaissance de ltat des rseaux devrait tre ralis priodiquement. Nous croyons que le Service de leau devrait produire ce portrait lintention de la Direction gnrale en indiquant, sil y a lieu, les problmes rencontrs pour produire cette information et les consquences dune telle situation. Ce portrait devrait permettre de suivre lvolution de la sant du rseau et de connatre les effets des interventions sur son tat. 3.2.B. Recommandation Nous recommandons la Direction de la gestion stratgique des rseaux deau de prparer un plan de ralisation accompagn dun chancier pour la poursuite de la stratgie dauscultation du rseau dgout afin de disposer dun portrait complet et jour de ltat de linventaire, permettant de dterminer les interventions appropries au moment opportun. Rponse de lunit daffaires : Remarque : La stratgie dauscultation dveloppe dans le cadre du PI vise tablir un programme dauscultation systmatique des gouts. Or, les critres de rcurrences et de priorits qui y sont noncs tiennent pour acquis quun premier balayage complet du rseau a dj t fait. Il est prvu dans notre planification dimplanter progressivement la stratgie dauscultation au cours de lanne 2013. Les critres de celle-ci devront tre rviss pour tenir compte des premires inspections qui sont encore raliser ainsi que du retard que nous avons accumul en inspection de retour. Voici la programmation que nous proposons : Ajustement des critres de la stratgie dauscultation en fonction du nombre dinspections requises et de la capacit des fournisseurs offrir le service; (chancier prvu : juin 2013)
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Production des listes pour la programmation annuelle des auscultations du rseau dgout laide de la stratgie dauscultation; (chancier prvu : janvier 2014) Bilan annuel de ralisation. (chancier prvu : mars 2015)
3.2.C. Recommandation Nous recommandons la Direction de la gestion stratgique des rseaux deau de prendre les moyens qui simposent pour que les activits de dtection de fuites du rseau daqueduc secondaire soient minimalement ralises selon les cibles fixes dans les ententes de partenariat et dtablir un plan daction accompagn dun chancier pour la rvision de ces cibles jusqu ce quelles atteignent graduellement les rgles des bonnes pratiques afin damliorer le niveau de connaissance de ltat du rseau. Rponse de lunit daffaires : Mise en place et dploiement dune quipe de recherche systmatique de fuites sur le rseau daqueduc secondaire. (chancier prvu : juillet 2013) Dbut du balayage systmatique du rseau daqueduc secondaire par lquipe affecte. (chancier prvu : juillet dcembre 2013) Inspection systmatique base sur les meilleures pratiques tenant compte du rseau daqueduc. (chancier prvu : janvier dcembre 2014) 3.2.D. Recommandation Nous recommandons la Direction de la gestion stratgique des rseaux deau daccentuer ses efforts de sensibilisation auprs des arrondissements pour favoriser la mise jour des donnes dtat de linventaire laide des outils de gestion prvus cet effet afin damliorer la planification et, par voie de consquence, le choix des travaux raliser. Rponse de lunit daffaires : Un plan daction sera labor par la DGSRE afin de sensibiliser ses employs et ceux en arrondissement. Ce plan sera constitu de deux volets : Formation destine rappeler les objectifs par rapport la mise jour des donnes et lutilisation des diffrents outils, et distribution dun guide de formation et de mises jour; Rappel priodique auprs des directions darrondissement en ce qui concerne les engagements pris au moment de la signature des ententes de partenariat pour la compilation des donnes. (chancier prvu : mai 2013)
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3.2.E. Recommandation De plus, nous recommandons la Direction de la gestion stratgique des rseaux deau de produire priodiquement, lintention de la Direction gnrale, un bilan global sur ltat des conduites dgout et daqueduc afin de favoriser une prise de dcisions adquate et au moment opportun. Ce bilan global devrait : dmontrer lvolution de la situation la suite des inspections et des interventions ralises sur les rseaux; indiquer, sil y a lieu, les problmes rencontrs dans le cadre de la mise jour des donnes par les arrondissements et les consquences dune telle situation sur le choix des travaux raliser. Rponse de lunit daffaires : Le Service de leau compile toutes les donnes ncessaires la production dun bilan dtat de ses rseaux, mais nen fait pas rapport systmatiquement la Direction gnrale. Pour rpondre lexigence du vrificateur gnral, la DGSRE produira un bilan annuellement lattention de la Direction gnrale. (chancier prvu : dcembre 2014)
3.3. Stratgie globale dintervention

3.3.A. Contexte et constatations Dans le cadre du processus de planification, la dtermination des besoins en matire de prservation des actifs consiste faire ressortir les interventions juges ncessaires lissue des inspections ralises pour ensuite les classer par ordre de priorit. cet gard, le Guide national pour des infrastructures municipales durables 18 (un outil de rfrence en matire de bonnes pratiques) indique quil est prfrable dutiliser une stratgie globale dintervention en examinant tous les actifs dun parc donn. Lapplication de cette stratgie est suggre en considrant autant les interventions de reconstruction ou de rhabilitation que celles visant lentretien. En lien avec ces bonnes pratiques, la Politique des quipements et des infrastructures de la Ville (entre en vigueur en janvier 2009) va aussi dans ce sens puisquelle prvoit ce qui suit : la lumire de ltat de son actif, la Ville de Montral doit valuer le risque que des lments subissent des bris ou une usure prmature. Cette valuation permettra
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InfraGuide.
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de dterminer les moyens de prvention et les correctifs ncessaires court, moyen et long terme. Le travail danalyse doit comprendre une estimation de cot, ncessaire la prise de dcision. De plus, cette analyse devrait permettre de classer llment de lactif dans lune ou lautre catgorie selon quil sera dcid : de le remplacer; de le conserver, mais deffectuer des rparations majeures court ou moyen terme; de le conserver et den faire lentretien normal; darrter lentretien, de diffrer les rparations et deffectuer des tudes plus pousses. Lobjectif de ce classement est non seulement de prendre une dcision pour chacun des lments de lactif, mais aussi dtablir des priorits dans lallocation des budgets. La politique de la Ville recommande galement de concevoir un programme structur dentretien prventif donnant une information prcise sur les travaux faire pour protger les lments de lactif et en maintenir la qualit . Pour mieux visualiser ce classement, nous avons retenu les types dinterventions possibles en fonction du cycle de vie des conduites qui sont dtailles aux tableaux 8 et 9, inspirs du Bilan dtat global des rseaux secondaires de la Ville de Montral.
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Tableau 8 Exemples dinterventions lies aux quatre zones du cycle de vie des lments dactif du rseau daqueduc
Exemples dinterventions lments dactif Zone 1 Entretien normal Recherche de fuites, rinage, dgel de conduites, rparation dun bris, mesure du coefficient de HazenWilliams. Zone 2 Entretien majeur Zone 3 Rhabilitation structurale Gainage ou tubage, rparation ponctuelle, installation danodes. Remplacement partiel, installation danodes. Zone 4 Reconstruction Remplacement complet dune conduite avec ou sans tranche.
Conduite daqueduc
Projection de mortier ou dpoxy non structural.
Vanne et chambre de vanne
Vrification de Rparation du ltanchit, inspection et manipulation mcanisme, rparation de la chambre. complte des vannes, nettoyage des botiers.
Remplacement.
Inspection complte des bornes dincendie, Borne dincendie mesures de pression et et vanne de dbit, dneigement, disolement peinture, pose de lindicateur de borne dincendie.
Rparation du mcanisme.
Remplacement partiel, installation danodes.
Remplacement.
Branchement de Rparation mineure, service Remplacement dune daqueduc et dgel de branchements tige. de service. arrt de distribution
Remplacement partiel.
Remplacement.
Tableau 9 Exemples dinterventions lies aux quatre zones du cycle de vie des lments dactif du rseau dgout
Exemples dinterventions lments dactif Zone 1 Entretien normal Inspection, nettoyage, dratisation, rparation mineure. Zone 2 Entretien majeur tanchisation des joints, contrle des racines. Scellement de fissures, rparation des chelons, remplacement des cadres et tampons. Scellement de fissures, remplacement des cadres et grilles. Zone 3 Rhabilitation structurale Zone 4 Reconstruction
Conduite dgout
Remplacement de Gainage ou tubage, la conduite entre rparation ponctuelle. deux regards avec ou sans tranche. Gainage ou projection de rsines ou de mortier, remplacement des grilles, ttes et cadres. Gainage ou projection de rsine ou de mortier, remplacement des grilles, ttes et cadres. Remplacement complet.
Regard dgout sanitaire
Inspection, nettoyage.
Puisard et drain
Inspection, nettoyage.
Remplacement complet.
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Dans les faits, nous avons constat que la Politique des quipements et des infrastructures nest respecte quen partie, soit pour les conduites critiques ou celles devant tre mises sous surveillance. En effet, le PI permet de classer chacune des conduites en fonction dune cote dtat global, tant pour lgout que pour laqueduc, et prsente la liste des actifs ncessitant des interventions de rhabilitation et de remplacement pour les cinq prochaines annes. Dans le cas du PI final produit en 2010, il sagit de conduites critiques. Cependant, tel que nous lavons mentionn dans la section prcdente, pour tre en mesure de dterminer et de prioriser les interventions, il faut dabord connatre ltat de lensemble des lments dactif. Or, cet tat nest pas connu avec prcision, car, pour la plupart des conduites, des inspections restent raliser. De ce fait, la priorisation tablie dans le PI se serait avre tout autre si lensemble des donnes dtat avait t complet. La Politique des quipements et des infrastructures nest pas plus respecte dans le cas de conduites moins critiques, soit celles ncessitant des interventions dentretien. En effet, nous navons pas pu retracer de liste relevant les correctifs apporter ou les moyens de prvention mettre en uvre, que ce soit sur les conduites ou sur les autres lments dactif (p. ex. les vannes et les bornes dincendie). Bien que la nature des activits dentretien de mme que leur frquence aient t dtermines au moment de la prparation du Bilan dtat global, nous avons constat quun programme dentretien prventif structur na pas t mis en place pour lensemble des arrondissements. Prcisons quun programme dentretien prventif est reconnu comme une pratique optimale de la gestion des actifs et de lutilisation des fonds publics. En effet, les activits dentretien prventif sont prcieuses, car elles permettent dviter la dgradation prcoce qui ncessite des interventions coteuses et le remplacement prmatur et grands frais des infrastructures. Pour ces raisons, les bonnes pratiques insistent sur limportance dinclure dans la gestion des infrastructures un programme dentretien prventif pour protger et maintenir la qualit des infrastructures, ce qui assurera latteinte du niveau de service vis, et ce, de manire durable et conomique. Selon le Guide national pour des infrastructures municipales durables, un dollar consacr une judicieuse prvention permettra dpargner approximativement 5 $ en frais de rfection. Dans les faits, le partage des responsabilits entre la DGSRE et les 19 arrondissements naide pas la mise en uvre dune stratgie globale dintervention. Ainsi, la DGSRE est responsable de la slection des interventions de nature capitalisable (rhabilitation et remplacement), alors quindpendamment les arrondissements sont responsables de prvoir les dpenses de fonctionnement (activits dentretien et rparations mineures). la
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base, la rpartition des budgets de fonctionnement aux arrondissements et des budgets dinvestissement la DGSRE ne favorise pas une planification intgre. Limportance pour un arrondissement de raliser de lentretien prventif mme son budget de fonctionnement peut tre moins vidente quand les consquences de la ngligence de cet entretien se refltent dans le budget dimmobilisations de la DGSRE. En somme, la dtermination des besoins en matire de prservation des actifs et la planification des priorits ne sont pas ralises selon une stratgie globale dintervention, contrairement au processus suggr par : le Guide national pour des infrastructures municipales durables; les pratiques de gestion prescrites dans la Politique des quipements et des infrastructures de la Ville. Actuellement, les responsables de la planification grent des urgences et ralisent des activits visant la rhabilitation, la reconstruction ou encore lentretien, sans avoir lassurance que ces interventions sont priorises adquatement sur les bonnes conduites et au bon moment, de manire optimiser le cycle de vie des infrastructures. Il faut cependant prciser que des ententes de partenariat sont conclues annuellement entre la DGSRE et chacun des arrondissements. Nous aborderons plus en dtail, dans la section 3.6, ce qui est prvu dans les ententes de partenariat. Mentionnons toutefois que celles-ci prvoient des budgets pour des projets en investissement (reconstruction et rhabilitation), sous la responsabilit de la DGSRE ou encore dun arrondissement (comme dans le cas de larrondissement Ville-Marie), et galement des budgets supplmentaires la charge de la DGSRE pour la ralisation de certaines activits dentretien courant juges dficitaires ou problmatiques. Ces ententes permettent donc dofficialiser lengagement de larrondissement dans la ralisation des travaux dentretien et le soutien apport la DGSRE pour la ralisation des projets dinfrastructures. En conclusion, malgr lexistence du PI et des ententes de partenariat ainsi que des efforts dploys par la DGSRE pour raliser un suivi sur les activits dentretien par le biais dun tableau des cibles, la connaissance de ltat des actifs ne permet actuellement pas la priorisation des interventions, aussi bien pour les interventions de rhabilitation ou de reconstruction que pour celles lies lentretien. Par consquent, la dtermination des interventions et la planification des priorits ne sont pas ralises selon une stratgie globale dintervention.
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3.3.B. Recommandation Nous recommandons la Direction de la gestion stratgique des rseaux deau, en collaboration avec les arrondissements, dlaborer une stratgie globale dintervention permettant la dtermination et la priorisation des interventions qui intgre aussi bien les travaux dentretien (prventif et correctif) que les travaux de rhabilitation et de reconstruction majeure en vue de maintenir les structures dans un tat souhaitable au meilleur cot. Cette stratgie devra tre accompagne dun plan daction et dun chancier pour sa mise en uvre. Rponse de lunit daffaires : La DGSRE priorise et tablit les interventions en fonction des diffrents enjeux et objectifs de la Ville, qui incluent lensemble des actifs de leau, et selon les allocations budgtaires mises sa disposition et la disposition des arrondissements pour la partie entretien des rseaux. laborer une stratgie darrimage entre les activits dentretien et la programmation de renouvellement des infrastructures. (chancier prvu : dcembre 2014)
3.4. Niveau de service

3.4.A. Contexte et constatations Cest partir de la connaissance de ltat des actifs quune unit daffaires propose un niveau de service lgard de leur tat souhait. Pour que tous les efforts et les ressources ncessaires soient canaliss vers latteinte de cet tat vis, il est indispensable que les instances sengagent clairement sur un niveau de service. Pour ce faire, les instances doivent faire des choix en matire de scurit et de fiabilit lgard de ces actifs. Il va sans dire quil doit y avoir une corrlation troite entre le niveau de service souhait et le niveau dinvestissement tabli. Dans le cas des actifs de leau, cest la suite dune tude commande en 2003 par le SITE, des firmes de gnie-conseil, que les estimations thoriques avaient permis dtablir 200 M$/anne le niveau moyen des investissements ncessaires pendant 20 ans, pour la fois rcuprer un dficit dinvestissement cumul de 1,5 G$ et assurer le renouvellement des actifs. Selon le Service de leau, de tels investissements devaient permettre de prserver lensemble des infrastructures de leau, incluant ceux des rseaux secondaires. Ce niveau dinvestissement ntait pas li un niveau de service dfini ou dtermin par les instances.
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Tel que lillustre la figure 3, le niveau moyen des investissements (200 M$/anne) na pas pu tre atteint dans la priode allant de 2004 2010, ce qui a eu pour effet daugmenter le dficit dinvestissement de 484 M$, pour totaliser prs de 2 G$, et ce, malgr les 917 M$ investis au cours de cette priode. Figure 3 Service de leau Dficit dinvestissement cumul (2004 2010)
Puis, au cours de lanne 2010, la Direction gnrale a lanc un chantier pour le dveloppement dun plan dinvestissement sur 10 ans. Ce chantier, qui visait toutes les units daffaires, dont le Service de leau, avait pour mandat de dvelopper un processus de planification permettant dlaborer : les PI ncessaires au maintien et au dveloppement de leurs actifs sur une priode de 10 ans; des politiques en matire de gestion des investissements afin dassurer, notamment, un niveau optimal de ltat des actifs. Les travaux ont donc donn lieu au dpt, par les units daffaires (exclusion faite des arrondissements), de rapports sur la planification long terme des investissements aux commissions permanentes sur les finances en septembre 2010. Dans son rapport intitul Plan dinvestissement sectoriel long terme, le Service de leau dmontrait que lestimation thorique de 200 M$/anne de 2003 ne refltait plus la ralit. Le niveau moyen des investissements estim lpoque tait sous-valu, tant en raison
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domissions de cots par manque dinformation quen raison de lapparition de nouveaux besoins. En effet, la suite des travaux raliss depuis, notamment ceux du PI, le Service de leau disposait dun inventaire plus prcis et dtaill des rseaux daqueduc et dgout (p. ex. la longueur, lge, le diamtre et les matriaux de fabrication), lui permettant de lier les besoins dinvestissement ltat de ses infrastructures souterraines. Ce diagnostic plus prcis a donc permis dtablir en 2010 un niveau dinvestissement annuel non plus de 200 M$/anne, mais bien du double, soit de 400 M$/anne 19 . Cette nouvelle cible annuelle concernant lensemble des infrastructures du Service de leau quivalait 1 % de la valeur de remplacement des actifs, en plus du dficit hrit des annes antrieures, qui slevait 1,5 G$. Considrant que des investissements annuels de 400 M$/anne auraient t requis, le dficit cumul au 31 dcembre 2011 serait alors de lordre denviron 3,6 G$. Puisque la porte de notre vrification visait plus spcifiquement les rseaux secondaires, nous avons not, laide du Plan dinvestissement sectoriel long terme prsent en 2010 par le Service de leau, que des investissements de 2,456 G$ sur 10 ans (2010 2020) taient ncessaires pour assurer la prennit des rseaux secondaires daqueduc et dgout. Dans sa prsentation, le Service de leau qualifiait le niveau de priorit ou durgence accord ce besoin en investissements d intervention immdiate . Le niveau dinvestissement annuel tait alors tabli 246 M$, comparativement au niveau estim en 2003, qui tait de 127 M$. Le tableau 10 prsente le parallle entre les investissements raliss et le dficit qui sest cumul de 2004 2011.
19
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Tableau 10 Rseaux secondaires daqueduc et dgout Proportion de la cible atteinte par les investissements de 2004 2011
Investissements cibles et rels DGSRE 2004 Total investi Cible selon les tudes de 2003a Dficit Proportion de la cible atteinte Cible rvise 2010 Dficit rectifi Proportion de la cible rvise atteinte
a b
2005 53 127 74 42 % 246 193 22 %
2006 54 127 73 43 % 246 192 22 %
2007 44 127 83 35 % 246 202 18 %
2008 68 127 59
2009 133 127 -6
2010 55 127 72
2011 71 127 56 56 % 246 175 29 %
Total 519 1 016 497 51 % 1 968 1 449 26 %
Moyenne 65 127 62 51 % 246 181 26 %
41 127 86 32 % 246 205 17 %
54 % 105 % 43 % 246 178 28 % 246 113 54 % 246 191 22 %
Cible estime en 2003 : 1 267 M$/10 ans, donc 127 M$/anne. Cible estime en 2010 : 2 456 M$/10 ans, donc 246 M$/anne (montant rvis qui aurait d tre investi partir de 2004).
Source : Prsentation lintention des membres des commissions conjointes sur les finances, Service de leau, 28 septembre 2010.
Nous constatons que les investissements consentis de 2004 2011 ont t bien infrieurs aux cibles et nont permis datteindre que 26 % du niveau moyen dinvestissements (rvis) ncessaire llimination du dficit. Par ailleurs, les investissements moyens raliss entre 2004 et 2011, soit prs de 65 M$/anne, taient galement bien infrieurs au niveau dinvestissement requis selon les bonnes pratiques quivalant 1 % de la valeur de remplacement des actifs, soit 185 M$/anne 20 (voir le tableau 11). Finalement, le sousinvestissement constat entre 2004 et 2011 aurait t encore plus important si le calcul avait pris en considration les investissements proposs par le PI final produit en mai 2010, soit 290 M$/anne (1 451 M$ pour cinq ans). Imaginons limportance du dficit si lensemble des rseaux (principal et secondaire) avait t considr. Tableau 11 Comparatif des niveaux dinvestissements cibles et des investissements rels entre 2004 et 2011
(en millions de dollars) Investissements annuels Cible selon les Selon les bonnes Selon la cible Cible selon le tudes de 2003 pratiques (1 %) vise en 2010 PI final 127 185 246 290
Rels moyens (2004 2011) 65
Quelle que soit la cible utilise, soit celle de 2003, celle rvise en 2010, celle quivalant 1 % de la valeur de remplacement des actifs ou encore celle calcule par le PI (2009-2013),
20
Calcul sur une valeur de remplacement de 18,59 G$.
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le sous-investissement observ depuis 2004 a pour consquence daccentuer ltat de dtrioration des rseaux, ce qui est loin de respecter les engagements du gouvernement dans sa politique de leau. Les consquences de ce sous-investissement seront bien lourdes au cours des annes venir si la situation nest pas redresse, car le nombre de conduites en mauvais tat saccrotra et le nombre dinterventions durgence sur le rseau augmentera galement. De plus, au fil des ans, les travaux requis seront plus importants, non seulement en raison de leur nature (p. ex. une conduite ncessitera des travaux de rhabilitation court terme, mais moyen terme, ce seront des travaux de reconstruction qui seront requis), mais galement en matire de cots. En effet, des interventions de reconstruction sont plus coteuses que des interventions de rhabilitation. Sans compter quune telle situation risque dentraner des effets perturbateurs importants pour les citoyens. Au cours de notre vrification, nous aurions voulu valuer leffet du sous-investissement sur ltat des rseaux, mais, tel que nous lavons mentionn dans les sections prcdentes, le Service de leau ne disposait pas dune information complte. Pour quune telle analyse ait t ralisable, il aurait fallu que ltat des rseaux soit priodiquement valu de faon en mesurer lvolution. Nous avons fait rfrence, la section 3.2, au portrait de ltat connu des conduites inspectes daqueduc et dgout au 31 dcembre 2011. Celui-ci ntait pas complet et nous navons pu le comparer avec un portrait semblable pour une priode antrieure. En juin 2012, le conseil dagglomration approuvait la vision globale sur 10 ans de la stratgie montralaise de leau et les objectifs stratgiques qui y sont lis. Il adoptait galement lapplication du plan de financement (2011-2020) prvu visant lautofinancement intgral de la gestion de leau en 2020. Ainsi, les besoins en investissements bruts pour les actifs de leau, pour les annes 2011 2020, totalisent maintenant 4,6 G$, alors que les besoins nets en investissements, prsents dans le tableau 12, totalisent 3,2 G$. Pour financer ces investissements nets, le Service de leau prvoit un plan de financement reposant sur une indexation annuelle de 9 % des revenus de la gestion de leau, sur lobtention de subventions additionnelles, sur lutilisation des rserves accumules et sur le recours des emprunts pour les cinq premires annes. Le Service de leau prvoit donc lautofinancement intgral de la gestion montralaise de leau ds 2016, sans avoir recours des emprunts.
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Tableau 12 Service de leau Plan de financement global de la stratgie montralaise de leau (2011 2020)
Horizon sur 10 ans (de 2011 2020) Montant Besoins Total des besoins en fonctionnement Besoins bruts en investissements (sans le dveloppement) Production deau potable Traitement des eaux uses Rseaux secondaires (centre-ville) agglomration Rseaux secondaires (local) Total des besoins en investissements (indexs de 2 %) (Subventions) Besoins nets thoriques de financement Besoins nets en investissements, total rel Total des besoins (fonctionnement et investissements) 1 021 1 127 540 1 916 4 604 (829) Programmes de subventions en vigueur (de 2011 2015). Hypothse : taux de ralisation des besoins 80 % (bas sur lexprience). 3 844 Commentaires
3 775 100 % des besoins. 3 020 6 864
Revenus Revenus ncessaires Revenus programms 6 864 Investissement et fonctionnement. 3 618 Sur la base de lanne 2010. Financement Financement supplmentaire requis Sources de financement Subventions additionnelles requises Indexation annuelle des revenus de leau de 9 % Utilisation des rserves accumules Emprunt rel ncessaire (capacit de ralisation 80 %) Total des sources de financement 836 Subventions supplmentaires requises (de 2014 2020). Solde de la rserve de 95 M$ utilis les deux premires annes. Recours lemprunt les cinq premires annes (de 2011 2015). 3 246
2 011 Revenus hausss de 9 % par anne (sur 10 ans). 95 304 3 246
Bien que ce plan de financement soit dtaill pour chacune des 10 annes (de 2011 2020), le conseil dagglomration na toutefois pas pris dengagement clair sur le maintien du niveau dinvestissement annuel prvu advenant que les hypothses poses dans le plan de financement ne se concrtisent pas (p. ex. lobtention des subventions ou une hausse des revenus de leau). En effet, si, au cours dune anne, lune des sources de financement est moins leve que prvu, une autre source doit tre privilgie, sinon tous les investissements prvus ne pourront tre raliss, ce qui retardera la rsorption du dficit cumul. Cest dailleurs une situation semblable qui sest produite au moment de ladoption du budget 2013, pour lequel les instances nont pas autoris une hausse de taxes relative la gestion de leau. De ce fait, nous nous interrogeons srieusement sur le ralisme de cette stratgie.
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Dans les faits, le PTI 21 est prpar sur un horizon de trois ans et est adopt sur une base annuelle. Or, la gestion de la prennit des infrastructures souterraine doit tre ralise dans un contexte de planification trs long terme et ncessite lassurance dune disponibilit financire sur un horizon semblable. Ainsi, ltablissement du niveau dinvestissement est tributaire de deux lments dimportance, compte tenu des rseaux dgrads daqueduc et dgout. Dans un premier temps, il sagit des orientations des instances en vue de combler le dficit ainsi que le niveau dentretien courant pour les units daffaires. Dans un deuxime temps, il sagit des scnarios de financement pour soutenir ces investissements. Dans le contexte actuel, ces scnarios devront tre tablis de la faon la plus raliste possible en considrant les coupures annonces par le gouvernement dans les programmes de subventions pour les infrastructures, le budget de la Ville qui limine pour 2013 laugmentation de la taxe deau ainsi que les rcentes allgations quant au gonflement des cots de 30 %. notre avis, il faut donc rvaluer, la lumire de ces nouvelles donnes et du PI actualis, les montants requis, en vue doffrir un niveau de service correspondant aux orientations des instances. Par consquent, lapprobation dun niveau dinvestissement ncessaire long terme devrait tre prcde dengagements clairs en ce qui concerne le niveau de service ou ltat souhait pour lensemble des actifs de leau. Tel que nous lavons mentionn prcdemment, ce jour, plusieurs prsentations ont t ralises par le Service de leau pour informer les instances du dficit dinvestissement et pour demander les sommes estimes en matire dinvestissement. Dans ses diverses prsentations, le Service de leau affirmait que ses besoins en investissements permettraient de prserver les infrastructures. Cette affirmation soulve plusieurs interrogations qui sont demeures sans rponse. Que signifie prserver les infrastructures ? Est-ce den maintenir ltat actuel? Est-ce davoir des conduites en bon tat dans une proportion vise? notre avis, les orientations du Service de leau concernant les rseaux secondaires devraient tre traduites en des termes prcis. Il serait ainsi possible de faire par la suite un rapprochement entre le niveau dinvestissement actuel, le niveau dinvestissement prvu et ltat des rseaux. ce jour, la disparit persiste entre les niveaux dinvestissements tablis et la volont du Service de leau vouloir prserver ltat des infrastructures. Des engagements clairs nont pas t pris par les instances en ce qui concerne le niveau de service et, corollairement, sur le niveau dinvestissement ncessaire long terme. Pourtant, plusieurs rfrences convergent quant limportance de statuer sur ces points :
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Programme triennal dimmobilisations.
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Le Guide national pour des infrastructures municipales durables stipule quil faut tablir les niveaux de service relatifs ltat des rseaux avant de dterminer les interventions et de les prioriser. Celles-ci doivent dabord tenir compte de ltat du rseau, mais galement de certains autres facteurs tels que les orientations stratgiques de la Ville (p. ex. les grands projets comme Griffintown) et les ressources financires disponibles. Par ailleurs, le Guide prcise que le conseil municipal doit approuver le niveau de service afin de lofficialiser; Les commissions permanentes sur les finances et ladministration ont tabli, en juin 2010, 15 principes directeurs portant sur les orientations de ladministration municipale et sur le cadre financier de 2011 de la Ville. Parmi ceux-ci figure la ncessit que les niveaux de service soient clairement dtermins; La Direction gnrale, dans sa Politique des quipements et des infrastructures, entre en vigueur le 30 janvier 2009, signale la ncessit de fixer des objectifs clairs concernant ltat dans lequel doivent tre maintenus les lments de lactif immobilier; Dans le cadre du chantier pour le dveloppement dun plan dinvestissement sur 10 ans, le Service des finances visait llaboration dune nouvelle politique financire traitant des objectifs financiers guidant la dtermination dun niveau dinvestissement souhaitable. Bien quune politique devait tre approuve en aot 2010, tel na pas t le cas.
Par consquent, sans objectifs prcis, il est difficile de dterminer les besoins en investissements combler, de prvoir les interventions prioriser sur le rseau dans une perspective long terme et de concilier le tout avec un plan dinvestissement. Pour renverser la tendance du sous-investissement et freiner la dtrioration des rseaux, les instances doivent dterminer le niveau de service atteindre et, consquemment, les niveaux dinvestissements prvus long terme. Elles doivent galement statuer sur un mode de financement raliste. Ces engagements permettront aux responsables : de planifier la ralisation de lensemble des interventions prioritaires au moment opportun dans le cadre dune stratgie globale dintervention; dvaluer latteinte des objectifs.
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3.4.B. Recommandation Nous recommandons la Direction gnrale : de traduire les orientations du Service de leau, retenues par les instances, en objectifs prcis en matire de niveau de service; de fixer un niveau dinvestissement requis long terme; dobtenir lapprobation des instances lgard du niveau de service vis et du niveau dinvestissement correspondant long terme ainsi que du mode de financement; dvaluer annuellement les rsultats; et ce, afin de permettre la planification et la mise en uvre des interventions au moment opportun et de freiner la dtrioration des rseaux secondaires daqueduc et dgout ainsi que la progression du dficit dinvestissement et den minimiser, par voie de consquence, les effets perturbateurs pour les citoyens. Rponse de lunit daffaires : Prparer un document dinformation en vue dun dpt aux instances, articulant le plan dinvestissement selon les niveaux de service dfinis, ainsi quun mcanisme dvaluation des rsultats la frquence approprie. (chancier prvu : mars 2014) Soumettre aux instances le plan dinvestissement selon les niveaux de service. (chancier prvu : juin 2014) Remarque : Le document dinformation sera dpos aux instances. Il appartient aux instances dapprouver ou non les niveaux de service et les investissements affrents.
3.5. Planification des priorits

3.5.A. Contexte et constatations Ltat de linventaire est une des donnes essentielles permettant, entre autres, dvaluer les risques de dfaillance des infrastructures. La connaissance de ltat doit galement permettre de dterminer les interventions et de les classer selon un ordre de priorit en vue de leur ralisation soit court, moyen ou long terme. Dans un contexte o des budgets ne suffisent pas combler le dficit dinvestissement cumul des dernires annes, il est essentiel de donner la priorit des projets qui permettront damliorer ltat des actifs et particulirement les cas jugs critiques. Au cours de notre vrification, nous avons valu dans quelle mesure le choix des projets correspondait effectivement des priorits.
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Selon les informations obtenues, le choix des interventions sur les rseaux secondaires daqueduc et dgout se fait en conjonction avec les priorits dinterventions des autres actifs de la Ville, tels que la voirie, le rseau deau principal, les grands projets et les priorits des arrondissements. Il est donc important de clarifier ce stade que les interventions de la DGSRE nont pas pour unique source le PI. En effet, les priorits et les besoins des partenaires de la DGSRE (SITE, autres directions du Service de leau, etc.) peuvent constituer de nouvelles sources dinterventions, quelles figurent ou non au PI. titre dexemple, nous numrons ci-aprs dautres sources dinterventions possibles. Les interventions durgence Certains projets dcoulent des interventions durgence, dclenches par des dysfonctionnements rptitifs (des bris, des fuites ou des refoulements) sur une mme conduite ne pouvant tre rpare par des interventions mineures excutes par les arrondissements. Les travaux de voirie Les travaux effectus en surface peuvent avoir une incidence sur les infrastructures souterraines. En effet, une intervention sur la chausse peut fragiliser ou causer des dommages importants aux conduites souterraines. Il est donc ncessaire de considrer ltat des infrastructures souterraines avant que des travaux soient entrepris sur la chausse pour viter des interventions rptitives sur un mme tronon, dans une courte priode de temps. tant donn le lien troit entre ces deux types dinfrastructures, la coordination des interventions de la DGSRE avec les projets de rfection routire est fondamentale. Pour chacune des interventions planifies dun projet de rfection routire, quelles manent des arrondissements ou de la Direction des transports du SITE ( compter de 2013, les activits des projets de rfection routire relveront de la DI du SITE), les intervenants de la DGSRE doivent dterminer si une intervention au niveau du souterrain est ncessaire ou non.
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Les projets de leau (rseau principal) Dautres interventions peuvent tre motives par des projets prvus sur le rseau deau principal dont la gestion relve de la DEP pour laqueduc et de la DEEU pour le rseau dgout.
Les priorits des instances Un autre dclencheur dinterventions sur les rseaux secondaires est li aux grands projets en cours ou en planification tels que le Quartier international de Montral, le Quartier des spectacles ou le projet Griffintown. Comme la ralisation de ces grands projets correspond la volont des instances, les interventions qui en dcoulent sur les rseaux secondaires sont alors priorises. Ces grands projets ncessitent que la DGSRE analyse ltat des structures souterraines existantes et leur capacit rpondre aux nouveaux besoins.
Les projets de dveloppement immobilier Finalement, les projets de dveloppement immobilier sont galement considrs dans la planification des interventions, notamment parce quils exigent un prolongement du rseau et une capacit plus importante pour les conduites existantes, tant pour la distribution en eau potable que pour la rcupration des eaux uses.
Bien que les priorits des instances ainsi que celles des autres intervenants doivent tre prises en compte au moment de choisir des projets, il nen demeure pas moins que les projets slectionns devraient provenir en majeure partie du PI, puisque celui-ci constitue la liste des interventions prioritaires. De plus, les interventions retenues devraient tre choisies selon un ordre de priorit tel quil avait t annonc aux instances au moment de loctroi du contrat pour llaboration du PI. Dans les faits, cest partir du PI final de chaque arrondissement que des interventions peuvent tre choisies puisquil comprend une liste de tronons classs selon un ordre de priorit. Ces priorits sont tablies en fonction de limportance dune cote dtat global intgre. Pour chacun des tronons, cette cote correspond la combinaison dune cote dtat global pour la conduite dgout et dune cote dtat global pour la conduite daqueduc. De plus, pour chacun des tronons, et selon les informations considres pour tablir les cotes dtat global, la nature et le cot des interventions sont proposs (rhabilitation ou remplacement). Comme les interventions sont prioritaires, elles sont prvues au cours des cinq prochaines annes pour lune des conduites ou les deux, selon le cas. Bien que le PI
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de chaque arrondissement liste les interventions selon un ordre de priorit en fonction dune cote dtat global intgre, nous avons abord, dans la section 3.2, le fait que les donnes concernant ltat de linventaire ntaient pas toujours compltes. Une telle situation a une incidence sur la fiabilit accorder lordre de priorit. De ce fait, la DGSRE ne peut se fier sans rserve au classement des tronons prvu au PI pour slectionner les projets raliser. Elle peut dceler des conduites dont la cote dtat global rvle une problmatique, mais elle doit confirmer ces rsultats par des inspections et des tudes hydrauliques. Au cours de notre vrification, nous avons donc voulu valuer dans quelle mesure les projets dinvestissement figurant aux ententes de partenariat taient prvus dans le PI puisquil sagit des projets les plus prioritaires. Dans un premier temps, nous dcrirons dans les paragraphes qui suivent les grandes tapes du processus de slection des projets dinvestissement en vigueur la DGSRE au moment de notre vrification. Dans un deuxime temps, nous analyserons les sources dinterventions planifies en 2010 et en 2011. Annuellement, les ingnieurs de la DGSRE dressent dabord une liste prliminaire de conduites en sinspirant du PI. Selon les renseignements obtenus, le PI donne des indices pour leur choix de projets. Ces ingnieurs procdent par la suite la vrification des donnes prsentes dans la base de donnes dinventaire pour qualifier ltat des conduites ainsi que pour confirmer la ncessit dinterventions et, le cas chant, la nature des travaux raliser. Ils prennent en considration les conduites ayant atteint les critres seuil. titre dexemple, pour le rseau daqueduc, ce seuil correspond plus de trois bris/100 km/anne, alors que pour le rseau dgout, le critre seuil concerne une CIS de 4 ou 5, et plus particulirement dans le cas des conduites en brique, une CIS de 3. Dautres conduites situes dans les secteurs hirarchiquement importants peuvent tre slectionnes lorsquelles ont atteint leur dure de vie thorique. Pour les conduites dgout dont les donnes sont manquantes, la DGSRE procde leur inspection. Au moment de lanalyse des projets potentiels, les ingnieurs dterminent si des interventions sur les rseaux daqueduc ou dgout peuvent tre ralises en mme temps. Parmi les projets potentiels retenus, les ingnieurs chargs de projet font une slection tout en considrant les priorits des autres intervenants (p. ex. la Direction des transports du SITE, les arrondissements, les responsables des grands projets et les autres directions du
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Service de leau). Selon les informations obtenues, la slection se fait galement pour minimiser leffet sur la circulation. Pour chacun des projets slectionns, les ingnieurs produisent une fiche de projet justifiant la ncessit de lintervention sur les tronons. Des informations telles que ltat des actifs, la nature des travaux, les donnes techniques de conception et lestimation budgtaire des travaux y figurent. Lingnieur charg de projet appose sa signature sur cette fiche de projet. La DGSRE, en collaboration avec chacun des arrondissements, retient par la suite les projets dinvestissement raliser pour lanne, compte tenu de lenveloppe budgtaire prvue. Ce choix de projets est ensuite communiqu aux diffrents intervenants concerns (p. ex. la Direction des transports du SITE) pour quils en prennent connaissance et les considrent leur tour dans llaboration de leur PTI. Le processus de planification se poursuit par la dfinition des paramtres de conception des projets slectionns. ce stade, la nature et lampleur des travaux sont ajustes la lumire des inspections et des autres tudes ralises (p. ex. des tudes hydrauliques dmontrant la ncessit de revoir la capacit des conduites existantes, des tudes de caractrisation du sol). Compte tenu des rsultats obtenus, il est possible, ce stade, que les projets soient reports ou retards. Lorsque les projets sont choisis dfinitivement, ils sont inscrits aux ententes de partenariat conclues entre la DGSRE et les arrondissements concerns. Nous constatons que la dtermination et la priorisation des projets se basent sur lexpertise et le jugement des ingnieurs de la DGSRE et prennent en considration une combinaison non ngligeable de donnes techniques et qualitatives ainsi quun ensemble de contraintes. Bien que le processus de slection des projets dinvestissement retenus nous ait t dcrit, la seule vidence que ces projets taient prioritaires provenait des fiches de projets correspondantes. Nous avons effectivement constat que ces fiches de projets comportaient des justifications pour appuyer le choix des projets slectionns. Cependant, nous navons retrac aucune documentation entourant lanalyse de lensemble des projets ayant constitu la liste prliminaire. notre avis, pour lensemble des projets slectionns aux fins de planification en 2010 et en 2011, des fiches de projets auraient d tre produites autant pour les projets retenus que pour ceux non retenus. Ces fiches auraient d comporter des analyses cotsavantages concernant :
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lvaluation des rpercussions de lacclration ou du report de lintervention, tant sur les estimations des cots qui sy rapportent que sur la qualit de vie des citoyens; lvaluation des compromis entre les interventions moins coteuses quil faut payer maintenant et celles, plus chres, quil faudra payer plus tard.
Considrant le processus de slection des projets mis en place par la DGSRE, nous avons valu, pour les arrondissements du Plateau-Mont-Royal et de Ville-Marie, dans quelle mesure les projets figurant aux ententes de partenariat correspondaient aux priorits tablies par la DGSRE comparativement celles des autres intervenants. Pour raliser cette comparaison, nous avons interrog le chef de division responsable de ces deux arrondissements la DGSRE sur la provenance de chacun des projets prvus aux ententes de partenariat de 2010 et de 2011. Le tableau 13 prsente la provenance des projets, leur nombre et leurs cots estims. Nous y observons une nette augmentation de la proportion du nombre de projets initialement retenus par la DGSRE, soit 34,2 % en 2010 par rapport 69,5 % en 2011. En matire de cots, cette proportion est passe de 33 % en 2010 68,6 % en 2011. Une telle situation tend dmontrer que le nombre de projets initialement privilgi par la DGSRE la suite dune meilleure connaissance des rseaux est en hausse. Tableau 13 Arrondissements du Plateau-Mont-Royal et de Ville-Marie Provenance des projets prvus aux ententes de partenariat de 2010 et de 2011
(montants en milliers de dollars) Provenance des projets DGSRE Arrondissements (urgences) Direction des transports DEP Dveloppement rsidentiel Projets denvergure Parc Jean-Drapeau Total des projets Ententes de partenariat 2010 Ententes de partenariat 2011 Montant 10 021 4 489 205 5 119 1 674 6 845 2 011 30 364 % 33,0 14,8 0,7 16,9 5,5 22,5 6,6 100,0 Nbre 14 5 1 6 2 12 1 41 % 34,2 12,2 2,4 14,6 4,9 29,3 2,4 100,0 Montant 23 856 2 309 692 5 439 1 671 594 222 34 783 % 68,6 6,6 2,0 15,6 4,8 1,7 0,7 100,0 Nbre 32 3 4 4 1 1 1 46 % 69,5 6,5 8,7 8,7 2,2 2,2 2,2 100,0
De plus, considrant les ressources (financires et humaines) qui ont t dployes depuis 2005 pour llaboration du PI par lquipe de projet PI, nous avons galement examin dans quelle mesure le choix des projets correspondait des priorits qui y avaient t tablies. Pour ce faire, nous avons vrifi si les projets retenus dans les ententes de partenariat des arrondissements de Ville-Marie et du Plateau-Mont-Royal (sans gard leur provenance) figuraient au PI final concern. Le tableau 14 montre quune proportion de
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80 % (33/41) des projets de 2010 et de 65 % (30/46) de ceux de 2011 figuraient au PI. Il sagissait donc de projets jugs prioritaires raliser dans les cinq ans. Par contre, pour la proportion des projets qui ne figuraient pas au PI (soit 20 % [8/41] en 2010 et 35 % [16/46] en 2011), cela signifie quil ne sagissait pas dinterventions prioritaires selon les critres retenus au moment de llaboration du PI. De ces projets non inscrits au PI, nous observons que 21 % avaient t slectionns par la DGSRE en 2011. De plus, 7 % (2010) et 2 % (2011) de ces projets correspondaient des interventions urgentes communiques soit par les arrondissements concerns ou encore par la Socit du parc Jean-Drapeau. Selon les informations obtenues, ces interventions navaient pas t numres au PI au moment de son laboration en raison de donnes dinspections manquantes. Tableau 14 Arrondissements du Plateau-Mont-Royal et de Ville-Marie Correspondance des projets prvus aux ententes de partenariat par rapport au PI
Ententes de partenariat 2010 Projets Prvus au PI Non prvus au PI Total Le PlateauMont-Royal 13 1 14 Ville-Marie 20 7 27 Total 33 8 41 Ententes de partenariat 2011 Le PlateauMont-Royal 17 4 21 Ville-Marie 13 12 25 Total 30 16 46
Dans un mme ordre dides, nous nous sommes galement interrogs sur ltablissement des priorits dans le PI lorsque trois bris importants daqueduc sont survenus sur les rseaux secondaires de larrondissement de Ville-Marie au cours des mois de mai, juin et juillet 2012. Les conduites ayant ncessit des travaux majeurs de rparation navaient pas t recenses au moment de llaboration du PI de larrondissement de Ville-Marie et navaient pas non plus t retenues au cours du processus de slection des projets prvoir dans les ententes de partenariat de 2010, de 2011 et mme de 2012. Il appert, selon la DGSRE, que ces bris ntaient pas prvisibles. Par consquent, nous constatons que le PI final des arrondissements nest pas utilis pour retenir les projets inscrire dans les ententes de partenariat selon un ordre de priorit. Nous avons aussi tendu notre analyse aux projets retenus figurant au PI pour valuer dans quelle mesure les informations sy trouvant avaient t utiles pour le choix des interventions raliser (p. ex. la rhabilitation ou le remplacement des conduites). Pour ce faire, nous avons compar la nature des travaux suggrs par le PI et de ceux prvus dans les ententes de partenariat afin dvaluer si leur nature tait similaire.
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Le tableau 15 montre que, pour plus de la moiti des cas, la nature des interventions prvues aux ententes de partenariat tait diffrente de celle suggre au PI, soit 67 % (22/33 projets) en 2010 et 63 % (19/30 projets) pour 2011. Selon nos travaux de vrification, dans presque tous les cas, des travaux de rhabilitation taient suggrs dans le PI, alors quau moment dinscrire les projets dans les ententes de partenariat, ce sont plutt des travaux de reconstruction qui ont t prvus, ce qui reprsente des cots plus levs. Par consquent, nous constatons que mme si les projets retenus figuraient au PI final des arrondissements concerns, les informations qui auraient pu tre utiles la planification des travaux (nature des interventions et cots estims des travaux) sont dans la plupart des cas modifies. Une telle situation nous amne donc nous interroger sur lutilit des informations fournies dans le PI pour les gestionnaires au moment du choix des interventions, puisque leur analyse requiert du temps et des efforts additionnels. Nous comprenons que les interventions proposes au PI peuvent tre modifies la suite dinspections et danalyses supplmentaires. Cependant, une telle situation nous amne nous interroger sur la justesse des besoins en investissements tablis dans le PI pour les cinq prochaines annes. Tableau 15 Arrondissements du Plateau-Mont-Royal et de Ville-Marie Correspondance des travaux prvus au PI par rapport aux ententes
Travaux prvus aux ententes de partenariat Nature similaire au PI Nature non similaire au PI Total Ententes de partenariat 2010 Le PlateauMont-Royal 6 7 13 Ville-Marie 5 15 20 Total 11 22 33 Ententes de partenariat 2011 Le PlateauMont-Royal 10 7 17 Ville-Marie 1 12 13 Total 11 19 30
En conclusion, le PI devait tre un outil permettant de dterminer les interventions potentielles raliser selon un ordre de priorit. Or, nos travaux de vrification nous ont dmontr que, au moment de slectionner les projets inscrire dans les ententes de partenariat, les gestionnaires nutilisent pas systmatiquement le PI des arrondissements concerns, puisque plusieurs projets retenus ne sy trouvent pas. Dailleurs, des travaux majeurs ont d tre raliss alors quils navaient pas t retenus par le PI ou par le processus de la DGSRE. De plus, pour les projets retenus dans les ententes de partenariat et figurant au PI, ceux-ci nont pas t choisis selon lordre de priorit tabli dans le PI, car cet ordre nest pas exact en raison des inspections non compltes et du manque de rigueur dans la saisie des donnes par certains arrondissements. galement, les informations figurant au PI concernant la nature des travaux ainsi que le cot des projets ne sont pas toujours fiables ou utilises par les gestionnaires puisque plusieurs modifications sont apportes au moment dinscrire les projets aux ententes de partenariat.
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En somme, avec un tel fonctionnement, nous navons pas eu lassurance que toutes les interventions prioritaires ont t recenses. De plus, nous navons pas eu lassurance que les conduites critiques daqueduc et dgout, recenses depuis llaboration du PI, ont fait, quant elles, lobjet de travaux court terme ou quelles le feront dans un dlai restreint. Nous sommes davis quil faudrait tablir lvidence de la correspondance entre les travaux prioritaires recenss au PI et leur inscription dans les ententes de partenariat. Compte tenu du nombre important dinterventions potentielles raliser figurant au PI final, il est essentiel quelles soient classes selon un ordre de priorit sur un horizon de quelques annes. La fiabilit dun tel classement permettrait de constituer un plan de ralisation orientant la planification annuelle des projets au moment de la conclusion des ententes de partenariat. videmment, ce plan de ralisation devrait faire lobjet dun suivi pour sassurer quil soit respect. Advenant que des travaux ne figurant pas au PI doivent tre raliss, des justifications devraient alors tre fournies. Comme nous lavons mentionn dans la section prcdente, une telle situation vient justifier la poursuite des inspections visant mettre jour ltat du rseau, car advenant des bris de conduites ou des effondrements dgout, les cots de rparation durgence sont trs importants. 3.5.B. Recommandation Nous recommandons la Direction de la gestion stratgique des rseaux deau dintgrer, dans un plan de ralisation tabli sur un horizon de temps dfini, les interventions raliser la suite de lanalyse des priorits issues du plan dintervention afin dtre en mesure dorienter le choix des projets au moment de la conclusion des ententes de partenariat avec les arrondissements. Rponse de lunit daffaires : La DGSRE mettra en place une programmation sur trois ans en fonction des donnes disponibles. Cette programmation tiendra compte la fois des interventions recenses au PII, des nouvelles donnes structurales selon lurgence, des programmes de rfection routire (local et artriel), des grands projets et autres intervenants externes, le tout dans le but ultime doptimiser les interventions dun point de vue technique et financier. (chancier prvu : dcembre 2014)
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3.5.C. Recommandation Nous recommandons la Direction de la gestion stratgique des rseaux deau de documenter, ltape de la planification annuelle, le report de projets prvus au plan de ralisation (issu du plan dintervention) ou encore le choix de raliser des projets non prvus au plan dintervention afin dtre en mesure de justifier les choix effectus. Cette documentation devrait notamment comprendre lvaluation des rpercussions du report des projets et du choix de projets non prvus, tant sur les estimations de cots qui sy rapportent que sur la qualit de vie des citoyens. Rponse de lunit daffaires : Afin de pouvoir documenter tous les projets ayant fait partie dune liste prliminaire, nous proposons de mettre en place un document de suivi de projet, et ce, ds quun projet est analys. Un document de suivi de projet sera donc cr, autant pour les projets retenus que pour ceux non retenus la programmation. (chancier prvu : dcembre 2013)
3.6. Programmation des projets dinvestissement et dpenses dentretien

Cest dans le cadre de la mise en uvre du modle organisationnel pour la gestion de leau, approuv par le comit excutif en 2003, que la DGSRE, en collaboration avec chacun des arrondissements, a t mandate pour laborer et assurer lavancement du plan directeur de gestion des actifs de leau. Dans le cas des rseaux deau secondaires, ce mandat concernait tant le renouvellement que lentretien. En matire de renouvellement, le plan directeur de gestion des actifs est en fait le PI, alors quen matire dentretien, le plan directeur sappuie plutt sur les interventions requises pour lentretien des rseaux de lensemble de la Ville figurant au Bilan dtat global des rseaux secondaires de la Ville de Montral produit en 2009. Ce Bilan dtat global portait sur lvaluation des interventions et des investissements ncessaires en entretien des rseaux deau secondaires, tandis que le PI prsentait, de son ct, des analyses plus compltes des interventions et des investissements en immobilisations. Pour raliser son mandat, la DGSRE conclut depuis 2007 des ententes de partenariat annuelles avec chacun des arrondissements, tant pour les investissements en immobilisations que pour certaines dpenses dentretien.
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Pour les investissements en immobilisations, ces ententes font notamment tat dune liste des projets prvus dans lanne selon leur nature (reconstruction, rhabilitation) et le montant estim. De faon gnrale, ces projets dinvestissement devraient se retrouver dans la programmation annuelle de la DGSRE et les ressources ncessaires leur ralisation devraient tre prvues. En ce qui concerne les activits dentretien, elles relvent des arrondissements, conformment au Rglement intrieur de la Ville sur la dlgation de pouvoirs du conseil de la ville aux conseils darrondissement (02-002). En effet, depuis la cration de la nouvelle Ville de Montral en 2002, les arrondissements ralisent les activits dentretien avec lallocation budgtaire qui leur a t alloue. Cependant, depuis 2006, la DGSRE assume galement, mme son budget, une portion de ces activits, soit pour pallier le manque de ressources ou pour corriger des problmes constats au sein des arrondissements. Ainsi, les ententes de partenariat font tat dune liste de certaines activits dentretien pour diffrents volets (p. ex. les bornes dincendie, les vannes et les puisards), prcisent si ces activits sont la charge de larrondissement ou de la DGSRE et fixent des cibles pour chacune delles. Au cours de notre vrification, nous avons valu, dans un premier temps, dans quelle mesure les projets prvus ces ententes de partenariat en 2010 et en 2011 avaient t raliss. Dans un deuxime temps, nous avons examin dans quelle mesure les ressources ont t alloues aux arrondissements pour quils puissent assumer les responsabilits confies au regard des activits dentretien.
3.6.1. Programmation des projets dinvestissement en 2010 et en 2011

3.6.1.A. Contexte et constatations Au cours de notre vrification, nous avons valu dans quelle mesure les projets prvus aux ententes de partenariat en 2010 et en 2011 avaient t raliss. Pour ce faire, nous avons procd lanalyse comparative du total des investissements prvus aux ententes de partenariat, des budgets allous en cours danne pour la ralisation des projets et des sommes rellement dpenses. Tout dabord, nous constatons que le budget du PTI dont disposait la DGSRE tait infrieur la somme des investissements prvus aux ententes de partenariat (voir le tableau 16). En effet, lenveloppe budgtaire originale de la DGSRE slevait 100 M$ pour 2010 et
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127 M$ pour 2011, alors que le total des investissements prvus aux ententes de partenariat tait de 129 M$ pour 2010 et de 138 M$ pour 2011. Tableau 16 Investissements prvus pour les annes 2010 et 2011 (montants en millions de dollars)
Ententes de partenariat Anne 2010 2011 Nbre de projets 234 238 Montant 129 138 PTI Budget original 100 127 Budget modifi 102 109
Une telle situation sexplique par le fait que, au moment de prparer les ententes de partenariat, lenveloppe budgtaire de la DGSRE navait pas encore t confirme. Les ententes de partenariat sont donc labores sur la base des cots de ralisation dune valeur projete des investissements. Selon les informations obtenues, les ententes de partenariat ne sont pas revues advenant que lenveloppe du PTI soit infrieure. Par consquent, malgr tous les efforts dploys pour choisir des projets, cest lenveloppe budgtaire annuelle accorde la DGSRE relativement aux investissements qui permet de tracer la ligne pour circonscrire ceux qui composeront la programmation. Du fait de la limite de lenveloppe budgtaire, ce ne sont pas tous les projets initialement prvus aux ententes de partenariat qui pourront tre raliss. En cours danne, lenveloppe budgtaire initiale (budget original brut) peut tre modifie la suite de dcisions de la direction du Service de leau. Il sagit donc du budget modifi, consacr la DGSRE en matire dinvestissement, qui est affect des projets au fur et mesure quils sont amorcs. Ainsi, selon le tableau 17, la portion de lenveloppe budgtaire qui a t affecte aux projets dinvestissement sest leve 64 M$ pour 2010 et 74 M$ pour 2011, comparativement au total des projets prvus aux ententes de partenariat, soit 129 M$ pour 2010 et 138 M$ pour 2011.
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Tableau 17 Affectation des budgets dinvestissement et taux de ralisation (montants en millions de dollars)
Ententes de partenariat Projets Anne Nbre 2010 2011
a
PTI Budget modifia % ententes 79 79 Budget affect aux projets Montant 64 74 % ententes 50 54 Dpenses relles Montant 55 71 % ententes 43 51 % budget modifi 54 65
Montant Montant 129 138 102 109
234 238
Budget modifi brut correspondant aux sommes attribues aux projets prvus aux ententes de partenariat entre les arrondissements et la DGSRE.
Ce sont donc seulement 50 % des montants prvus aux ententes de partenariat pour 2010 et 54 % de ceux pour 2011 qui ont t affects spcifiquement des projets en cours danne. Cest galement prs de 63 % (64 $/102 $) du budget de 2010 et 68 % (74 $/109 $) du budget de 2011 qui a t affect en cours danne aux projets lorsquils taient amorcs. Une telle situation rvle donc quune portion non ngligeable de lenveloppe budgtaire nest pas utilise pour amorcer des projets dinvestissement. Pourtant, les ententes de partenariat devaient reflter les besoins en investissements ncessaires la ralisation des projets prioritaires la suite dun long et complexe processus de planification. Pour valuer la fiabilit de la planification des projets dinvestissement, nous avons procd au calcul du taux de ralisation de ces projets en rapprochant les dpenses relles aux sommes initialement prvues dans les ententes de partenariat. Or, nous obtenons ainsi un taux de ralisation moyen de seulement 43 % pour 2010 et de 51 % pour 2011 pour lensemble des arrondissements. Cependant, comme lenveloppe budgtaire modifie de la DGSRE tait moins leve que la somme des investissements prvus ces ententes de partenariat, nous avons calcul le taux de ralisation sur cette base. Ce nouveau taux de ralisation est donc de 54 % pour 2010 et de 65 % pour 2011. Comme nos travaux ont port plus spcifiquement sur les arrondissements du PlateauMont-Royal et de Ville-Marie, nous avons ralis une comparaison semblable pour valuer si ces arrondissements se dmarquaient de la moyenne. Nous avons donc compar le total des investissements prvus aux ententes de partenariat, les budgets qui leur ont t allous et le montant des dpenses relles (voir les tableaux 18 et 19). Nous avons galement fait ces comparaisons en ce qui concerne le nombre de projets.
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Rapport annuel 2012
Tableau 18 Arrondissements du Plateau-Mont-Royal et de Ville-Marie Affectation des budgets dinvestissement et taux de ralisation PTI 2010 (montants en milliers de dollars)
Ententes de partenariat Arrondissement Le Plateau-Mont-Royal Ville-Marie Total
a
PTI 2010 Affectation du budget aux projetsa Dpenses relles
bre
Montant 12 564 17 800 30 364
bre
% % % Montant Montant ententes ententes ententes 36 56 49 2 722 9 752 12 474 22 55 41 1 723 8 811 10 534 14 50 35
14 27 41
5 15 20
Budget modifi brut correspondant aux montants budgts pour les projets prvus aux ententes.
Tableau 19 Arrondissements du Plateau-Mont-Royal et de Ville-Marie Affectation des budgets dinvestissement et taux de ralisation PTI 2011 (montants en milliers de dollars)
Ententes de partenariat Arrondissement Le Plateau-Mont-Royal Ville-Marie Total
a
PTI 2011 Affectation du budget aux projetsa Dpenses relles
bre
Montant 16 165 18 618 34 783
Nbre 14 11 25
% % % Montant Montant ententes ententes ententes 67 44 54 10 237 3 527 13 764 63 19 40 10 516 4 612 15 128 65 25 43
21 25 46
Budget modifi brut correspondant aux montants budgts pour les projets prvus aux ententes.
Globalement, pour les deux annes, la comparaison confirme que ce sont environ 40 % des montants dinvestissements prvus aux ententes de partenariat de 2010 et de 2011 qui ont t affects directement des projets spcifiques. Concernant le nombre de projets, la comparaison rvle que cest prs de la moiti de ceux-ci qui ont t amorcs (49 % pour 2010 et 54 % pour 2011). linverse, la moiti des projets nont pas t amorcs, et ce, malgr le fait que les rseaux secondaires de ces deux arrondissements sont les plus dgrads. Non seulement les investissements annuels prvus sont insuffisants pour rattraper le dficit dinvestissement, mais une telle situation contribue accrotre ce dficit. Par ailleurs, nous avons valu la fiabilit de la planification pour ces deux arrondissements laide du taux de ralisation. Nous avons calcul ce taux en comparant les dpenses relles avec le montant total des investissements prvus aux ententes de partenariat. Nous constatons que ce taux est plus faible (35 % pour 2010 et 43 % pour 2011) que pour lensemble des arrondissements (43 % pour 2010 et 51 % pour 2011).
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Rapport annuel 2012
Pour les projets prvus aux ententes de partenariat, le tableau 20 fait tat de lavancement des projets pour les deux arrondissements de notre chantillon. Nous constatons effectivement quune proportion non ngligeable de projets a t reporte ou annule. Ainsi, sur les 41 projets de 2010 et les 46 projets de 2011, tous choisis en raison de leur priorit, une proportion de moins de 40 % (39 % en 2010 et 33 % en 2011) tait termine dans lanne, alors que prs de la moiti des projets ont t reports ou annuls (soit 51 % en 2010 et 46 % en 2011). En ce qui concerne les projets en cours la fin de lanne, leur nombre quivalait un taux de 10 % en 2010 et de 21 % en 2011. Nous navons pas obtenu lvidence que les travaux amorcs en 2010 ou en 2011 lavaient t selon un ordre de priorit. Tableau 20 Arrondissements du Plateau-Mont-Royal et de Ville-Marie Statut des projets prvus aux ententes de partenariat pour 2010 et 2011
Le Plateau-Mont-Royal Statut des projets Termins En cours Reports Annulsa Total des projets
a
Ville-Marie 2010 2011 % 44 12 44 0 100 Nbre 7 4 13 1 25 % 28 16 52 4 100 2010 Nbre 16 4 19 2 41 %
Total 2011 Nbre 15 10 17 4 46 % 33 21 37 9 100
2010 Nbre 4 1 7 2 14 % 29 7 50 14 100
2011 Nbre 8 6 4 3 21 % 38 29 19 14 100
Nbre 12 3 12 0 27
39 10 46 5 100
Projets dont la nature des interventions a t revue et pour lesquels la ralisation a t reporte une priode indtermine.
Considrant limportance du nombre de projets reports ou annuls et des consquences dune telle situation sur laccumulation du dficit dinvestissement, nous avons interrog le chef de division responsable de chacun des deux arrondissements de notre chantillon pour savoir si les principales causes avaient t systmatiquement dtermines et analyses. Selon les informations obtenues, un tel exercice nest pas ralis de faon structure pour permettre dvaluer les consquences et les cots qui en dcoulent. Par consquent, nos constatations sur la proportion de projets reports ou annuls nont pu tre compares lensemble des arrondissements puisque cette information ntait pas compile. Plusieurs problmes, tant oprationnels quadministratifs, limitant la pleine ralisation des projets planifis pour les deux arrondissements (Ville-Marie et Le Plateau-Mont-Royal), nous ont t communiqus. Nous avons regroup ci-aprs les causes sous trois thmes, soit le manque de coordination, la capacit limite de ralisation des intervenants concerns par la mise en uvre des projets et, finalement, les contraintes administratives.
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Rapport annuel 2012
Manque de coordination Des projets prvus aux ententes de partenariat des deux arrondissements, tant en 2010 quen 2011, ont t reports en raison de la complexit de leur arrimage avec des projets dinvestissement dautres intervenants de la Ville. titre dexemple, des projets denvergure, tels que le CHUM 22 , le CUSM 23 , lautoroute Bonaventure, le quartier Griffintown et lchangeur Turcot, ont limit le champ daction de la DGSRE sur les rues limitrophes de ces projets, sur lesquelles des interventions avaient pourtant t planifies. Dautres projets ont d tre reports en raison des contraintes de circulation quils imposaient ou de leurs rpercussions sur les citoyens et les commerants. Selon les informations obtenues, des projets touchant diffrentes units administratives ont galement d tre reports en raison de laffectation des enveloppes budgtaires par chacune des units daffaires. titre dexemple, si un projet fait partie de la programmation de la DGSRE et touche la Division de la gestion des actifs de voirie (DI du SITE), il nest pas certain que ce projet trouve ncessairement son complment dans lenveloppe budgtaire prvue pour cette division. Mme si son complment est prvu dans lenveloppe budgtaire, des alas peuvent survenir et influer sur sa ralisation.
Capacit limite de ralisation des intervenants concerns par la mise en uvre des projets Selon les informations obtenues, le report ou lannulation de certains projets sexplique par le fait que des units daffaires concernes, soit par les processus de planification, de conception ou de ralisation des projets, navaient pas la capacit de raliser les demandes reues. Ainsi, certains projets ont t reports ou annuls en raison de changements dans la nature des travaux, par exemple la ncessit dune intervention en rhabilitation au lieu de la reconstruction prvue, ou linverse. Selon les informations obtenues, les rsultats dtudes hydrauliques requises, permettant de statuer sur la nature des travaux prvus, ont t reus tardivement par la DGSRE en raison dun manque de ressources des intervenants concerns. La DGSRE aurait contribu lajout de ressources supplmentaires pour la ralisation des tudes hydrauliques en vue de permettre aux
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Centre hospitalier de lUniversit de Montral. Centre universitaire de sant McGill.
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Rapport annuel 2012
units concernes de rpondre la demande. Nous navons pu mesurer les consquences des gestes poss. De plus, la planification des travaux dinvestissement se fait au regard des besoins dtermins jusqu la limite budgtaire tablie, mais sans gard la capacit de ralisation de la DI (dsigne comme la DTP au moment de la ralisation des projets examins pour les annes 2010 et 2011). Ainsi en 2010 et en 2011, des projets ont t reports ou annuls en raison dun manque de capacit de ralisation au cours de la prparation des plans et devis ou au moment de la ralisation des travaux. Rappelons que pour les projets planifis aux ententes de partenariat, la DGSRE gre elle-mme les contrats de rhabilitation, mais quelle sen remet la DI pour les travaux de reconstruction. Dans certains cas, ce sont les arrondissements qui ralisent des travaux de reconstruction. Parmi les projets prvus dans les ententes de partenariat des deux arrondissements de notre chantillon, la proportion des projets confis la DI tait de 68 % (28/41 projets) en 2010 et de 57 % (26/46 projets) en 2011. Nous navons cependant pu valuer dans quelle mesure les reports et les annulations de ces projets taient attribuables la DI, la DGSRE ou aux arrondissements. La DGSRE aurait avantage soumettre le plus tt possible la DI, au moment de la planification, une liste des projets prvus aux ententes de partenariat pour lui permettre dvaluer sa capacit rendre les services demands, selon lchancier prvu. Contraintes administratives Tel que nous lavons mentionn prcdemment, en 2010 et en 2011, les enveloppes budgtaires ont t accordes aux units daffaires de la Ville dans les premiers mois de lanne. Ce nest qu partir de ce moment que les ententes de partenariat avec les arrondissements ont t approuves, soit entre fvrier et mai, retardant ainsi le processus doctroi de contrats. Considrant que le processus doctroi de contrats requiert des dlais administratifs incontournables, des contrats de ralisation de travaux nont pu tre octroys que tard au printemps et mme, dans certains cas, aprs la priode estivale. Une telle situation affecte donc la mise en chantier des travaux et ncessite quelquefois de reporter des projets. De plus, les projets ayant t retards ou annuls en raison des lacunes mentionnes prcdemment, une fois prts pour le lancement dappels doffres, ont nouveau t ralentis en raison des contraintes administratives.
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Rapport annuel 2012
Selon les informations obtenues, la raffectation des budgets librs par les annulations ou les reports de projets dautres projets dans une mme anne est peu probable, puisque dautres dlais importants sont prvoir. Au moment de notre vrification, la DGSRE disposait de la liste des projets inscrits aux ententes de partenariat, mais elle navait pas de carnet plus exhaustif de projets prts tre mis en uvre en remplacement des projets annuls ou reports. Elle avait pour objectif de se constituer une banque de projets sur une priode de trois ans, ce qui permettrait den acclrer la mise en uvre. Nous encourageons la DGSRE prendre les moyens qui simposent pour atteindre cet objectif. Les gestionnaires dplorent les rpercussions de ces contraintes administratives sur la ralisation des travaux et leur incapacit prendre des engagements pour lanne suivante, puisque ces derniers ne peuvent tre pris quaprs lapprobation annuelle des enveloppes budgtaires. En conclusion, tous les reports et toutes les annulations de projets ont des consquences importantes. En effet, ils engendrent non seulement des rpercussions sur le taux de ralisation des projets de lensemble des intervenants, mais galement des cots supplmentaires dus aux mesures de mitigation mettre en place, quelquefois pendant de longues priodes. Par ailleurs, la programmation de ces projets dans les annes futures demande de considrer nouveau leur arrimage avec les partenaires. Comme la situation problmatique nest pas rgle, en raison de son report, il en rsulte une dtrioration des actifs et des risques de dfaillance du rseau pour la population desservie ainsi que des risques pour la scurit publique. Finalement, les interventions reportes risquent dtre plus coteuses lavenir. notre avis, la dtermination et lanalyse des causes des reports et des annulations de projets, leurs consquences et lvaluation des cots qui en dcoulent, constituent des informations de gestion importantes. Cette analyse nest pas ralise de faon structure par la DGSRE alors quelle serait utile pour soutenir une reddition de comptes relative au report des projets jugs prioritaires, compte tenu de limportance du dficit dinvestissement et de limportance des investissements qui devront tre raliss au cours des prochaines annes.
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3.6.1.B. Recommandation Nous recommandons la Direction de la gestion stratgique des rseaux deau de dvelopper des outils permettant de disposer des informations jour sur ltat davancement des projets dinvestissement inscrits aux ententes de partenariat afin dtre en mesure dexercer un suivi rigoureux sur les projets planifis et de trouver des solutions aux irritants qui ralentissent la ralisation des projets. Ces informations devraient notamment comprendre : le degr davancement des projets dinvestissement; les causes et les consquences entourant les projets reports et annuls; les cots futurs engendrs par ces reports et ces annulations; les mesures temporaires mises en place pour assurer la scurit des citoyens. Rponse de lunit daffaires : Assurer un suivi du degr davancement des projets dinvestissement prvus aux ententes de partenariat. Mettre en place un document de suivi de projet, et ce, ds quun projet est analys. Un document de suivi de projet sera donc cr, autant pour les projets retenus que pour ceux non retenus la programmation. Ce document permettra galement de documenter les causes et les consquences entourant les projets reports et annuls, les cots futurs engendrs par ces reports et ces annulations, les mesures temporaires mises en place pour assurer la scurit des citoyens. (chancier prvu : dcembre 2013) 3.6.1.C. Recommandation Nous recommandons la Direction de la gestion stratgique des rseaux deau dtablir une liste de projets substituts lorsque des situations impondrables viennent la contraindre de reporter ou dannuler des projets initialement prvus dans les ententes de partenariat afin dtre en mesure dutiliser adquatement les enveloppes budgtaires alloues pour le maintien des actifs. Rponse de lunit daffaires : La DGSRE travaille tablir sa programmation pour une priode de trois ans lavance afin dobtenir toute la flexibilit ncessaire la ralisation de sa mission. (chancier prvu : dcembre 2014)
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3.6.2. Dpenses dentretien

3.6.2.A. Contexte et constatations La DGSRE a demand, en 2009, dans le cadre du contrat confi au consortium de firmes de gnie-conseil pour llaboration du PI, la ralisation dun bilan dtat des infrastructures (bilan dtat global) selon une dmarche suggre par les bonnes pratiques 24 . Lexercice sappuie sur la compilation de donnes dinventaire composant les rseaux secondaires (provenant du PI) et sur une valuation qualitative de ltat de ces groupes dactifs obtenue auprs des gestionnaires des rseaux. la suite de cette dmarche, un bilan dtat global des rseaux secondaires pour lensemble de la Ville et pour chacun des arrondissements a t produit, notamment avec les objectifs suivants : Fournir la Ville un portrait global qualitatif de ltat des rseaux pour chaque arrondissement; Dfinir les besoins en investissements supplmentaires relatifs lentretien qui sont ncessaires pour chaque arrondissement afin datteindre les niveaux de service requis; Sensibiliser les gestionnaires aux rsultats venir du PI. Dans le cadre de cette dmarche, une liste des activits requises pour lentretien des diffrents actifs des rseaux secondaires a t tablie, et les frquences dintervention affrentes pour chacune de ces activits ont t fixes. Il sagissait dactivits dentretien qui devaient sappliquer tous les arrondissements pour tous les actifs. Ainsi, un niveau de dpenses dentretien a t tabli pour chaque arrondissement. Les bonnes pratiques dfinissent lentretien des rseaux daqueduc et dgout comme une ncessit qui ne doit pas chapper la planification des interventions ni au processus de financement. La mise en place des activits dentretien augmente les chances que les conduites qui ne sont pas encore vtustes atteignent leur dure de vie probable maximale et prviennent ainsi une dgradation prmature du rseau. linverse, un dficit quant lentretien courant ncessitera ventuellement des investissements plus importants en renouvellement dactifs. Selon le Bilan dtat global produit en 2009, les besoins financiers requis pour raliser le programme dentretien annuel ont t valus laide de cots unitaires moyens dtermins pour chaque activit dentretien retenue. Les cots thoriques dentretien annuel slevaient 68,3 M$, soit 36,8 M$ pour lentretien du rseau daqueduc et 31,5 M$ pour le rseau dgout (voir le tableau 21).
24
laboration dun plan de renouvellement de rseau de distribution deau , Guide national pour des infrastructures municipales durables, InfraGuide, novembre 2003.
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Tableau 21 Cots thoriques dentretien annuel des lments dactif des rseaux secondaires daqueduc et dgout, pour lensemble des arrondissements (en millions de dollars)
Type dactif lment dactif Conduite daqueduc Vanne et chambre de vanne Rseau daqueduc Borne dincendie et vanne disolement Branchement de service daqueduc et arrt de distribution Sous-total Conduite dgout sanitaire, pluvial et unitaire Rseau dgout Regard Puisard et drain Sous-total Total
Source : Bilan dtat global des rseaux secondaires de la Ville de Montral.
Cots thoriques dentretien annuel 11,9 12,5 6,1 6,3 36,8 17,0 3,9 10,6 31,5 68,3
Au cours de notre vrification, nous avons examin dans quelle mesure les ressources budgtaires ont t alloues aux arrondissements pour leur permettre dassumer les responsabilits dlgues. Par la suite, nous avons valu dans quelle mesure la DGSRE connaissait les activits dentretien ralises par les arrondissements et si celles-ci correspondaient ses attentes. Pour ce faire, nous avons compar les cots thoriques dentretien (68,3 M$), tablis dans le Bilan dtat global de 2009, avec les budgets annuels consacrs aux activits dentretien (arrondissements et DGSRE). Aux fins de cette comparaison, prsente dans le tableau 22, nous avons pris en considration les dpenses relles depuis 2006. Ce comparatif a permis de constater un dficit important relativement lentretien rel par rapport au niveau requis valu, selon un cot standard, 68,3 M$ par anne.
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Rapport annuel 2012
Tableau 22 Dpenses relles pour lentretien des rseaux daqueduc et dgout, pour lensemble des arrondissements (en millions de dollars)
Dpenses assumes par Anne la DGSRE les arrondissements Dpenses relles 32,7 36,4 33,0 38,9 31,2 38,9 32,8 41,5 32,8 41,7 34,8 46,0 197,3 243,4 Projections 36,1 52,0 36,1 53,7 36,1 55,7 Total Objectif % de lobjectif dpens
2006 2007 2008 2009 2010 2011 Total 2012 2013 2014
3,7 5,9 7,7 8,7 8,9 11,2 46,1 15,9 17,6 19,6
68,3 68,3 68,3 68,3 68,3 68,3 409,8 68,3 68,3 68,3
53 57 57 61 61 67 59 76 79 82
Source : Prsentations de la DGSRE Rtrospective de lanne 2011 et Objectifs 2012 .
Par ailleurs, la figure 4 permet dapprcier visuellement laccumulation entre 2006 et 2011 du dficit des activits dentretien qui totalise 166,4 M$, soit la diffrence entre les budgets allous aux arrondissements pour raliser les activits dentretien (243,4 M$) et les besoins financiers (nature des activits ainsi que frquence) (409,8 M$). Prcisons que ce dficit dentretien reprsente 41 % (100 % - 59 %) des montants supplmentaires qui auraient d tre investis selon les cots thoriques dentretien annuel prsents au Bilan dtat global produit en 2009.
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Rapport annuel 2012
Figure 4 Besoins thoriques (objectif vis) par rapport aux dpenses relles dentretien des rseaux secondaires daqueduc et dgout (2006 2014)
M$
70 60 50 40 30 20 10 0
2006 2007 2008 2009 2010 2011 Projection - Projection - Projection 2012 2013 2014
Entretien - Arrondissements
Entretien - DGSRE
Entretien - Total
Objectif vis
Source : Bilan dtat global des rseaux secondaires de la Ville de Montral et prsentations de la DGSRE Rtrospective de lanne 2011 et Objectifs 2012 .
tant donn le rle crucial de lentretien du rseau pour le maintien de la dure de vie des actifs, la nature et la frquence des activits dentretien courant ralises avec les budgets de fonctionnement doivent tre connues par la DGSRE. Les activits dentretien non ralises doivent galement tre recenses pour en valuer les consquences. Selon les informations obtenues, les quelques arrondissements dont les rseaux sont en bon tat consacrent leurs ressources la ralisation des activits dentretien et mme raffiner leurs activits, notamment par de nouvelles techniques visant protger les actifs. Par contre, la plupart des arrondissements dont les rseaux figurent parmi les plus vieux et dont ltat est le plus dgrad ou pour lesquels les interventions ncessaires sont les plus complexes oprent davantage en mode ractif et ne parviennent pas effectuer lensemble de lentretien courant.
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Rapport annuel 2012
Dans le cadre des ententes de partenariat, la DGSRE fixe annuellement des cibles chacun des arrondissements, en fonction du nombre dinspections raliser sur les diffrents actifs, du nombre dactifs remplacer (p. ex. des bornes dincendie et des vannes) ou encore du territoire couvrir pour la dtection de fuites. En cours danne, un tableau des cibles doit tre rempli mensuellement par les arrondissements. Lexamen de ces tableaux nous a permis dobserver que des informations sont indiques pour chacun des arrondissements sur latteinte des cibles tablies (p. ex. le pourcentage du territoire couvert concernant les dtections de fuites et le nombre de bornes dincendie inspectes). On y retrouve galement le nombre de rparations ralises sur les diffrents actifs et les sommes dpenses mensuellement pour raliser lensemble des activits dentretien. Un suivi ralis laide de ce tableau des cibles, combin des rencontres mensuelles avec les arrondissements, permet la DGSRE de dceler des problmes et de proposer des correctifs, au besoin (p. ex. un apport financier supplmentaire mme le budget de fonctionnement de la DGSRE, des dmarches institutionnelles pour combler le manque de ressources humaines pour la dtection de fuites). Ainsi, cest partir de ce suivi que la DGSRE a not une disparit dans les faons de faire des arrondissements. Par exemple, pour certains arrondissements, linspection dun lment dactif consiste simplement confirmer son existence, alors que, pour dautres, il sagit deffectuer des tests et de procder la rparation ou au remplacement de lactif, au besoin. Selon les informations reues, une telle situation sexplique la fois par la diffrence du niveau de qualification de la main-duvre par le manque de ressources dans certains secteurs et par le manque de rigueur dans lexcution de certaines activits dentretien. Annuellement, la DGSRE complte le tableau des cibles en prsentant le cot standard des activits ralises par les arrondissements. La comparaison de ce cot standard avec les sommes relles dpenses par les arrondissements rvle des carts non ngligeables (voir le tableau 23). Pour les annes 2010 et 2011, nous constatons donc que les sommes rellement dpenses par lensemble des arrondissements pour les activits dentretien ont t plus leves que le cot moyen attendu pour la ralisation de ces mmes activits. Dans le cas des arrondissements de Ville-Marie et du Plateau-Mont-Royal, nous observons que les carts sont plus importants que pour lensemble des arrondissements. Une telle situation contribue accentuer le dficit dentretien annuel.
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Tableau 23 Comparaison des cots dentretien pour les activits ralises par les arrondissements (en milliers de dollars)
2010 Arrondissement Ensemble de la Ville Ville-Marie Le Plateau-Mont-Royal
a
2011 Dpassement Cot (rel/standard) standarda 17 % 52 % 81 % 34 552 3 242 1 360 Cot rel 40 665 5 565 2 686 Dpassement (rel/standard) 18 % 72 % 98 %
Cot standarda 28 573 2 663 1 197
Cot rel 33 336 4 043 2 166
tabli selon les cots thoriques dentretien annuel figurant au Bilan dtat global produit en 2009.
Source : Tableaux des cibles 2010 et 2011, DGSRE.
Selon les informations obtenues, la DGSRE nest pas en mesure de connatre avec certitude les raisons dune telle situation, notamment cause du mode de comptabilisation des activits dentretien par les arrondissements. Bien quil soit important de prendre en considration le dficit cumul dentretien au moment de ltablissement des besoins futurs en dpenses dentretien, nous sommes davis quune analyse des activits dentretien ralises par les arrondissements doit galement tre effectue pour savoir ce qui est rellement accompli en contrepartie des sommes dpenses, en vue de justifier les carts avec le cot moyen des activits ralises. De plus, au cours de notre vrification, nous avons examin la rglementation entourant la dlgation de pouvoirs accorde aux conseils darrondissement pour lentretien des rseaux secondaires. Cette dlgation sinscrit dans le rglement gnral intitul Rglement intrieur de la Ville sur la dlgation de pouvoirs du conseil de la ville aux conseils darrondissement (02-002). Il ne sagit pas dun rglement spcifique lentretien des rseaux secondaires daqueduc et dgout, contrairement au Rglement du conseil de la ville sur la subdlgation de lentretien du rseau principal daqueduc et dgout aux conseils darrondissement (05-090) ou encore au Rglement du conseil de la ville sur la dlgation de certains pouvoirs relatifs au rseau de voirie artrielle aux conseils darrondissement (08-055). Par consquent, la dlgation de pouvoirs entourant les activits dentretien des rseaux secondaires nest pas assortie de conditions spcifiques, telles que : la ralisation des activits dentretien, conformment aux prescriptions dun guide dentretien joint au rglement; la tenue dune comptabilit distincte pour les activits dentretien du rseau de faon permettre un suivi complet des activits qui y sont lies; la production de rapports lgard des activits dlgues.
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Rapport annuel 2012
Une telle situation pourrait expliquer en grande partie la disparit entre les arrondissements dans la ralisation des activits dentretien. Nous sommes davis que la dlgation de pouvoirs relative aux rseaux secondaires daqueduc et dgout aurait avantage faire lobjet dun rglement de dlgation de pouvoirs distinct. Aussi, tout comme pour lentretien du rseau principal daqueduc et dgout ainsi que pour lentretien de la voirie artrielle, une telle rglementation permettrait dimposer des conditions pour la ralisation des activits dlgues. Cela permettrait la fois duniformiser la ralisation des activits dentretien, de faciliter les comparaisons entre les arrondissements et, en consquence, de mieux outiller la DGSRE pour exercer un suivi complet des activits dlgues. 3.6.2.B. Recommandation Nous recommandons la Direction de la gestion stratgique des rseaux deau dvaluer priodiquement le dficit cumul dentretien des rseaux secondaires daqueduc et dgout, constat pour les arrondissements, afin dtre en mesure de statuer sur les mesures prendre pour se conformer la stratgie globale dintervention labore. Rponse de lunit daffaires : Dfinir priodiquement lcart entre les activits dentretien (selon les meilleures pratiques) dj recenses au Bilan dtat global des rseaux secondaires de 2009 et les activits ralises en arrondissement. (chancier prvu : mars 2014) 3.6.2.C. Recommandation Nous recommandons au Service de leau dentreprendre les dmarches ncessaires pour quun rglement de dlgation de pouvoirs distinct pour les arrondissements concernant les activits dentretien des rseaux secondaires daqueduc et dgout soit adopt par le conseil municipal afin duniformiser ces activits dentretien et den faciliter le suivi par la Direction de la gestion stratgique des rseaux deau, en vue de prserver les actifs conformment la stratgie globale dintervention. La dlgation de pouvoirs devrait notamment tre assortie de conditions qui viendraient rgir la ralisation des activits dentretien (p. ex. un guide dentretien, une comptabilit distincte et une reddition de comptes). Rponse de lunit daffaires : En partenariat avec le Service des affaires juridiques et de lvaluation foncire et les arrondissements, la DGSRE laborera un rglement de dlgation de pouvoirs concernant les activits dentretien des rseaux secondaires daqueduc et dgout
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Rapport annuel 2012
distinct pour les arrondissements afin de le faire adopter par le conseil municipal. (chancier prvu : dcembre 2015)
3.7. Reddition de comptes

3.7.A. Contexte et constatations Afin que la Direction gnrale ainsi que les instances puissent tre informes de lavancement du plan directeur de gestion des actifs des rseaux secondaires, tant en matire de renouvellement que dentretien, des mcanismes de reddition de comptes doivent tre instaurs. Pour ce faire, des rapports de gestion doivent tre produits priodiquement et contenir des informations pertinentes afin de pouvoir apprcier lvolution de ltat des actifs. Ces rapports doivent tre utiles une prise de dcisions claire. Nous avons examin dans quelle mesure la DGSRE rend compte, la Direction gnrale, de lavancement du plan directeur de gestion des actifs des rseaux deau secondaires, tant en ce qui concerne le renouvellement que lentretien et dans quelle mesure les arrondissements rendent galement compte des pouvoirs qui leur ont t dlgus. la lecture des ententes de partenariat avec les arrondissements, nous avons constat que la DGSRE sest engage produire, lintention de ladministration municipale, un rapport annuel des ralisations pour lensemble des 19 arrondissements. Elle sest galement engage lui faire rapport en cours dexercice, au besoin. Selon les informations obtenues, de tels rapports faisant tat des ralisations annuelles nont toutefois pas t produits ce jour. Nous sommes davis que la DGSRE devrait rendre compte annuellement la Direction gnrale sur la ralisation des projets dinvestissement prvus aux ententes de partenariat. Cette reddition de comptes devrait aussi faire tat des reports et des annulations des projets ainsi que des consquences qui y sont rattaches. Par ailleurs, nous avons aussi constat que plusieurs prsentations ont t ralises par le Service de leau pour sensibiliser les instances sur limportance des investissements requis au cours des prochaines annes pour combler le dficit dinvestissement cumul et pour prserver les actifs. Depuis 2002, les sommes requises nont cess daugmenter, compte tenu dune meilleure connaissance des rseaux et des besoins. Cependant, des rapports dmontrant ltat de lavancement du plan directeur, tant en ce qui concerne le renouvellement que lentretien, nont pas t produits depuis la production du PI final en mai 2010. Considrant limportance des cots directs et indirects encourus par la Ville pour
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Rapport annuel 2012
llaboration du PI, pour la mise jour des informations qui le composent (p. ex. les rsultats des inspections du rseau dgout) et pour la ralisation des activits dentretien par les arrondissements, nous sommes davis que le Service de leau devrait rendre compte priodiquement la Direction gnrale ainsi quaux instances sur lvolution de ce plan directeur. Le Service de leau devrait galement dmontrer clairement, sil y a lieu, lcart entre les investissements et les dpenses dentretien requis conformment la stratgie tablie par rapport aux dpenses relles et tablir des scnarios en consquence. Il devrait galement y intgrer une valuation du mode de financement obtenu particulirement en ce qui concerne la contribution, en matire de subventions, des diffrents partenaires. Il va sans dire que cette reddition de comptes devrait notamment faire le lien avec ltat global des actifs des rseaux secondaires, compte tenu des investissements raliss en matire de renouvellement et de dpenses dentretien, en vue dapporter, sil y a lieu, les ajustements requis. 3.7.B. Recommandation Nous recommandons au Service de leau de rendre compte priodiquement la Direction gnrale et aux instances sur ltat de la situation entourant la gestion des rseaux secondaires daqueduc et dgout afin de permettre une prise de dcision claire au regard des rsultats attendus. Cette reddition de comptes devrait notamment : porter sur le degr de ralisation des projets dinvestissement prvus aux ententes de partenariat avec les arrondissements, en y intgrant les cots encourus; faire tat de la ralisation des activits dentretien dlgues aux arrondissements en y intgrant les cots encourus, au regard des cibles fixes; faire tat de lavancement du plan directeur tant au chapitre du renouvellement que de lentretien en incluant le degr de ralisation des projets jugs critiques et en faisant le lien avec ltat global des actifs; dmontrer clairement, sil y a lieu, lcart entre les investissements et les dpenses dentretien requis conformment la stratgie tablie par rapport aux dpenses relles et tablir les scnarios en consquence; comporter une valuation du mode de financement obtenu particulirement en ce qui concerne la contribution, en matire de subventions, des diffrents partenaires.
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Rapport annuel 2012
Rponse de lunit daffaires : Mettre en place une reddition de comptes structure et conforme la recommandation : Bilan des ralisations des projets dinvestissement prvus dans les ententes de partenariat avec les arrondissements; Bilan des ralisations des activits dentretien (dotation des arrondissements et de la DGSRE); Incorporation, dans le bilan des ralisations, du niveau dutilisation des divers programmes de subventions. (chancier prvu : mars 2014)
3.8. Conclusion gnrale

Les premires tudes ralises en 2002 par un consortium de firmes de gnie-conseil ont mis en lumire la dgradation des rseaux deau. Elles ont galement sensibilis ladministration municipale au fait que des investissements importants taient prvoir au cours des prochaines annes pour entretenir et remettre en tat ces rseaux. Depuis lors, la Ville a affect dimportantes ressources pour raliser linventaire dtaill des rseaux, valuer ltat de ses rseaux, produire un PI selon la mthodologie propose par le MAMR pour la Ville et les villes lies et utiliser un SIAD. En 2005, un contrat de 10 ans de lordre de 30,7 M$ a t octroy pour llaboration du PI pour lensemble des rseaux daqueduc et dgout (rseaux principal et secondaire). En 2008, un budget additionnel de 10,1 M$ au contrat a t ncessaire pour complter les travaux et intgrer les actifs de voirie. Aussi, depuis le dbut du projet du PI, des contrats dauscultation des conduites dgout secondaires totalisant prs de 20 M$ ont galement t octroys par la Ville. Finalement, le personnel de la Ville a contribu la compilation des donnes ncessaires pour llaboration, la mise jour du PI et au dveloppement doutils institutionnels de gestion. Il sagit notamment de la Division de la gomatique, de la DGSRE et des arrondissements. Au fil du temps, une meilleure connaissance des rseaux a permis dvaluer les besoins en investissements pour prserver les actifs des rseaux secondaires. cet effet, plusieurs prsentations ont t faites par le Service de leau pour sensibiliser les instances sur limportance des sommes en jeu. Les budgets dinvestissement allous par la Ville tant insuffisants, le dficit dinvestissement cumul a donc continu daugmenter. Seulement pour les rseaux secondaires, lvaluation de ce dficit dinvestissement est dailleurs passe de 0,9 G$ en 2003 2,3 G$ en 2012. Si lon considre lensemble du rseau, ce dficit est pass de 1,5 G$ 3,8 G$.
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Compte tenu du foss existant entre les besoins en investissements et les budgets accords, le choix des projets raliser doit ltre en fonction des priorits tablies. Au moment de faire approuver son PI final par le conseil dagglomration en mars 2011, le Service de leau indiquait dans son sommaire dcisionnel quil sagissait dun outil de gestion pour une prise de dcisions rationnelle, avertie et efficace et quil donnait la capacit de faire des choix clairs. Le Service de leau indiquait galement que le dpt de ce rapport au gouvernement venait dmontrer que la Ville possdait une bonne connaissance de ltat de ses infrastructures et que la planification des interventions tait justifie selon les priorits tablies par le MAMR et base sur le diagnostic de ltat structural et fonctionnel des conduites. Or, dans les faits, notre vrification nous a permis de constater que la slection des interventions potentielles raliser ne se faisait pas entirement selon lordre de priorit tabli dans le PI, soit selon les cotes dtat global intgres. Par ailleurs, un nombre non ngligeable de projets prvus la planification navaient pas t recenss dans le PI. Nous navons donc pas eu lassurance que les interventions ralises sur les rseaux secondaires taient les plus prioritaires. Pour que les donnes figurant au PI permettent de dceler le mieux possible les vritables priorits, des efforts importants doivent se poursuivre pour disposer dune information complte (p. ex. les donnes dauscultations des rseaux, la compilation uniforme des donnes relatives aux rparations sur les conduites daqueduc). Par la suite, des efforts soutenus devront tre fournis pour assurer la mise jour de ces donnes pour quelles soient utiles la planification. Au-del du choix des interventions selon les priorits tablies par le PI, nous avons galement constat que prs de la moiti des projets slectionns au terme dun processus de planification et inscrits aux ententes de partenariat avec les arrondissements ne sont pas raliss dans lanne au cours de laquelle ils sont prvus. Un nombre non ngligeable de projets doivent tre reports ou annuls, ce qui contribue accrotre le dficit dinvestissement cumul. Pire encore, les sommes prvues dans ces ententes sont bien infrieures celles qui devaient correspondre au PI tabli pour raliser les interventions prioritaires court terme. Par ailleurs, nous avons constat un problme quivalent en matire dentretien des rseaux secondaires. Le faible niveau des dpenses relles par rapport aux cibles tablies sinspirant des bonnes pratiques accentue au fil des ans le dficit dentretien cumul et, par voie de consquence, a une influence sur le niveau des investissements futurs. Nous sommes conscients que le PI final produit en 2010 ntait pas encore termin et que des efforts considrables ont t raliss pour se doter doutils de gestion. Cependant,
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compte tenu des importantes ressources investies dans ce projet, nous sommes davis quun chancier doit tre tabli pour acclrer lachvement du PI et quil puisse servir davantage dinstrument de planification pour dterminer et mettre en uvre la quasi-totalit des interventions prioritaires court, moyen et long terme. Enfin, il y a actuellement beaucoup dimpondrables (niveau de service tablir, budgets allous insuffisants, niveau et mode de financement incertains, etc.) qui nous permettent de croire que cette situation nest pas sur le point de se rsorber. Un fait demeure, les sommes prsentement investies ne sont pas suffisantes pour atteindre le niveau dinvestissement fix par le Service de leau et pour accder lautofinancement dans les dlais impartis par les instances. Cette problmatique est dautant plus importante si lon considre quune situation similaire existe pour lensemble des infrastructures (ponts et tunnels, rseaux deau et rseaux routiers). La solution exige une profonde rflexion. Cest la raison pour laquelle ladministration municipale doit exercer les choix judicieux dans llaboration de sa stratgie pour ralentir et finalement contrer la dgradation du rseau des infrastructures.
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5.6
Plan de ralisation des travaux dinfrastructures du rseau de voirie artrielle

(Service des infrastructures, du transport et de lenvironnement Direction des infrastructures)
5.6. Plan de ralisation des travaux dinfrastructures du rseau de voirie artrielle (Service des infrastructures, du transport et de lenvironnement Direction des infrastructures)
Table des matires

1. Introduction ................................................................................................................... 245 2. Porte de la mission ..................................................................................................... 247 3. Constatations et recommandations .............................................................................. 248 3.1. Donnes dinventaire ............................................................................................ 251 3.2. Stratgie globale dintervention ............................................................................. 258 3.3. Niveau de service.................................................................................................. 263 3.4. Dtermination des priorits ................................................................................... 268 3.5. Allocation et utilisation des ressources ................................................................. 274
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Liste des sigles

CRCAC Centre de recherche et de contrle appliqu la construction Division de la gestion des actifs de voirie SIGS DI IPC PI PII Direction des infrastructures indice de performance de la chausse plan dintervention TQC plan dintervention intgr tel que construit SITE PTI SIAD DGAV programme triennal dimmobilisations systme intgr daide la dcision systme dinformation gographique spatial Service des infrastructures, du transport et de lenvironnement
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1. Introduction
La Loi sur lexercice de certaines comptences municipales dans certaines agglomrations 1 , adopte en dcembre 2004, confiait la Ville de Montral (la Ville) la comptence exclusive relativement aux voies de circulation constituant le rseau artriel lchelle de lagglomration, comprenant les fonctions relatives la voirie et la gestion. Toutes les autres voies de circulation nappartenant pas au rseau artriel font partie du rseau local. Dans ce cas, la comptence revenait aux conseils darrondissement depuis la cration de la nouvelle Ville en 2002. Le 20 juin 2008, la Loi modifiant diverses dispositions lgislatives concernant Montral 2 modifiait la comptence exclusive du conseil dagglomration relativement au rseau artriel des voies de circulation. Sous rserve de certaines exceptions, chacune des villes lies, dont la Ville de Montral, a rcupr, lgard de son territoire respectif, la comptence sur les voies constituant le rseau artriel. Ainsi, en 2010, le rseau de voirie (chausses, trottoirs, bordures, ttes de regards et ttes de puisards) de la Ville (rseaux local et artriel) comptait au total 4 058 km de chausses et 6 677 km de trottoirs, dune valeur de 10,9 G$. Le rseau artriel reprsente environ 20 % de lensemble du rseau de voirie. Il comprend prs de 845 km de chausses et 842 km de trottoirs. Sa valeur est denviron 3,4 G$, soit 31 % de lensemble du rseau de chausses et de trottoirs. Pour ce qui est du rseau local, il compte prs de 3 213 km de chausses et 5 835 km de trottoirs, pour une valeur de 7,5 G, correspondant 69 % de la valeur de lensemble du rseau de chausses et de trottoirs. Les dcisions entourant le rseau artriel relvent du conseil municipal. La Division de la gestion des actifs de voirie (DGAV) du Service des infrastructures, du transport et de lenvironnement (SITE) en assure la gestion. Jusquau 31 dcembre 2012, cette division relevait de la Direction des transports, alors quelle relve, depuis le 1er janvier 2013, de la Direction des infrastructures (DI). Cependant, lentretien du rseau artriel est assur par les arrondissements. Pour ce qui est de la gestion et de lentretien du rseau local, ils sont sous la responsabilit de chacun des arrondissements.
1 2
LRQ, chapitre E-20.001. LQ, 2008, chapitre 19.
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La provenance des fonds ncessaires la ralisation des travaux sur le rseau artriel est principalement assure par le conseil municipal hauteur de 95 % (PTI 3 2011, 39,8 M$). La mise de fonds du conseil dagglomration se rapporte la partie du rseau artriel situ au centre-ville et reprsente 5 % (PTI 2011, 1,9 M$). Quotidiennement, le rseau artriel est trs sollicit par la circulation automobile. Ayant comme fonction prioritaire dassurer une grande fluidit au mouvement de la circulation, il est raccord au rseau autoroutier, dont la gestion relve du ministre des Transports du Qubec, et aux rues collectrices, dont la gestion relve des arrondissements. Les artres sont habituellement continues sur une grande distance. Montral, deux types dartres sont prsents : les artres secondaires supportent des dbits variant entre 10 000 et 30 000 vhicules par jour, alors que les artres principales peuvent supporter plus de 30 000 vhicules par jour. De plus, plusieurs interventions ralises par des units daffaires de la Ville ont une incidence sur le rseau de voirie artrielle puisquelles requirent de couper la chausse diffrents endroits (p. ex. des interventions sur les rseaux daqueduc, sur les rseaux dgout, sur les conduits lectriques), ce qui acclre la dtrioration du rseau. Dans un mme ordre dides, des interventions ralises par les compagnies dutilits publiques ont galement des rpercussions sur ltat du rseau de voirie (p. ex. lenfouissement des fils lectriques et de ceux des rseaux de communication tels que le tlphone et le cble pour la tlvision, ainsi que des conduites dalimentation pour le gaz). Selon divers documents produits par la Direction des transports, ltat actuel du rseau de voirie se dcrit comme suit : Rseau vieillissant, dont une partie importante a dj atteint et mme dpass sa dure de vie utile (un fort pourcentage du rseau artriel a t construit ou reconstruit avant 1960); Rseau dans un tat de dtrioration rapide; Rseau fortement sollicit par une circulation lourde, souvent plus importante que celle qui avait t prvue au moment de sa conception, il y a plus de 50 ans; Plusieurs chausses et trottoirs sont dj en mauvais tat et font lobjet de nombreuses plaintes. Afin dvaluer le degr de dtrioration, la Ville procde linspection de ses rseaux, sur une base rgulire, ce qui permet dintervenir dans le cas de dficiences urgentes et de
Programme triennal dimmobilisations.
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Rapport annuel 2012
planifier les interventions requises pour prserver la dure de vie utile des actifs, et de les maintenir dans un tat satisfaisant. Le processus de planification est dautant plus important dans le contexte actuel, car la Ville accuse des dficits considrables dans le maintien et la restauration des chausses et des trottoirs. En 2010, la Direction des transports estimait 326 M$ annuellement les investissements ncessaires pour les 10 prochaines annes pour maintenir les chausses et les trottoirs dans leur tat actuel. Le budget consacr la rfection des infrastructures du rseau de voirie artrielle demeure insuffisant pour pallier tous les besoins. Les intervenants estiment que ces actifs auront tendance se dgrader au cours des annes. Il est essentiel de faire les bons choix et de maximiser les effets des investissements qui sont consentis. Le dfi relever au moment de la planification consiste donc dterminer le plus efficacement possible les travaux raliser, statuer sur le meilleur moment pour raliser ces interventions en fonction du cycle de vie des chausses et des trottoirs, prendre en considration les interventions raliser concernant les actifs de leau, tout en tenant compte du maintien du service aux usagers, dans un contexte budgtaire limit. La DI, en collaboration avec le Service de leau, est prsentement finaliser un plan dintervention intgr (PII) (eau, gout et voirie) visant aider la priorisation des travaux. Considrant que les travaux majeurs sur les rseaux deau ont une incidence directe sur la voirie, de tels travaux requirent une coordination efficace entre les diffrentes units daffaires responsables. Pour ce faire, un systme intgr daide la dcision (SIAD) permet de recenser les interventions suggres en tenant compte notamment de ltat des rseaux.
Notre mandat de vrification portait sur la ralisation des travaux dinfrastructures. Lobjectif tait de sassurer que les interventions effectues sur les infrastructures de la Ville dcoulent de ltablissement de priorits. Considrant limportance du niveau dinvestissement requis au cours des prochaines annes, nous avons cibl les infrastructures de trois secteurs dactivits : Les ponts, les tunnels et les structures connexes; Les infrastructures des rseaux secondaires daqueduc et dgout; Le rseau de voirie artrielle.
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Dans une premire phase, un rapport de vrification portant sur les ponts, les tunnels et les structures connexes a t produit en mars 2011. Dans une deuxime phase, un rapport de vrification portant sur les rseaux secondaires daqueduc et dgout a t produit en janvier 2013. Finalement, le prsent rapport de vrification portant sur le rseau de voirie artrielle (chausses et trottoirs) constitue la troisime phase. Il vise les interventions ralises par la Ville pour maintenir et renouveler ce rseau. Ces interventions revtent une importance stratgique en permettant le transport des personnes et des marchandises de faon efficace et scuritaire. Pour ce faire, nous avons analys le processus de planification mis en uvre par la DGAV. Ce processus inclut linventaire, lvaluation de ltat, la dtermination des besoins en investissements et leur priorisation. Nous nous sommes aussi intresss ltablissement dun niveau de service ainsi quau volet de la programmation qui consiste coordonner et ordonnancer la mise en uvre des interventions et y affecter les fonds ncessaires. Nos travaux ont port principalement sur les donnes des annes 2010 et 2011, mais nous avons aussi pris en considration des lments dinformation des annes antrieures ou encore de lanne 2012, lorsque la situation le demandait.
La DGAV de la Direction des transports a mis en place un processus de planification des travaux en ce qui concerne le rseau de voirie artrielle. Au moment de notre vrification, certains aspects de ce processus taient soit en implantation, soit en voie de ltre, d lintgration de la voirie (artrielle et locale) au plan dintervention (PI) des rseaux deau. Nous avons tenu compte de cette situation dans la ralisation de ce mandat. La Ville fait face prsentement un vieillissement de plus en plus marqu de son rseau de voirie. Il en rsulte une hausse importante des investissements requis pour renouveler et maintenir les actifs composant ce rseau. Avec une capacit budgtaire restreinte, ces besoins en investissements sont en concurrence directe avec les priorits des autres secteurs dactivits de la Ville. Il est donc ncessaire de pratiquer une saine gestion des actifs de voirie. Avant daborder chacune des amliorations apporter aux diffrentes tapes du processus de planification et de son suivi, nous traiterons dabord du partage des comptences et des responsabilits en matire de voirie (rseaux artriel et local), ce qui facilitera la comprhension des sections de ce rapport.
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Partage des comptences

Les comptences et les responsabilits relatives au rseau de voirie sont rparties entre plusieurs instances et units administratives de la Ville. En effet, depuis la cration de la nouvelle Ville de Montral (au 1er janvier 2002), jusqu lentre en vigueur de la Loi modifiant diverses dispositions lgislatives concernant Montral, la responsabilit des rseaux sur lle de Montral en matire de voirie, en rapport avec les activits de maintien et de renouvellement des actifs, a t fractionne en deux grandes catgories : Les actifs composant le rseau artriel de chausses et de trottoirs devenaient une comptence de la Ville ou des villes lies, et de lagglomration pour le centre-ville; Les actifs composant le rseau local de chausses et de trottoirs devenaient une comptence des arrondissements concerns ou des villes lies, le cas chant. En ce qui concerne particulirement la Ville, la responsabilit des activits dentretien (rgulier et prventif) des actifs du rseau artriel de chausses et de trottoirs a t dlgue chaque conseil darrondissement par le biais du Rglement du conseil de la ville sur la dlgation de certains pouvoirs relatifs au rseau de voirie artrielle aux conseils darrondissement (08-055). Bien que le partage des comptences ait volu depuis la cration de la nouvelle Ville, le rseau artriel de Montral a t labor en 2001 au moment de la cration de la nouvelle Ville, puis adopt le 1er janvier 2002 par rglement 4 (02-003). Ainsi, les rues et les routes formant le rseau de voirie artrielle sont indiques sur un plan, alors que toutes les autres rues et routes forment le rseau de voirie locale. Lidentification des rseaux de voirie artrielle et locale est base sur une classification du rseau de voirie qua labor le ministre des Transports du Qubec en collaboration avec la communaut urbaine de Montral en aot 2000. En 2006 et en 2007, la Commission permanente du conseil municipal sur le transport, la gestion des infrastructures et lenvironnement a tenu des audiences sur la rvision du rseau de voirie artrielle. Lobjectif de cette rvision tait de requalifier certains tronons afin dassurer une cohrence dans la gestion des dplacements et de dfinir un plan dinvestissement et dintervention sur ces tronons. Le SITE avait notamment propos dintgrer au rseau de voirie artrielle les rues collectrices du rseau de voirie locale. Ces rues collectrices comportaient un circuit dautobus. la suite des audiences, les instances ont retenu que la rvision du rseau artriel ne consisterait pas reclasser les rues collectrices. Le cadre lgal demeurait donc inchang. Par consquent, les rues collectrices
4
Rglement identifiant les rseaux de voirie artrielle et locale, conseil municipal, 1er janvier 2002.
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Rapport annuel 2012
appartenaient toujours au rseau de voirie locale et les arrondissements demeuraient donc responsables deffectuer tous les travaux de rfection requis sur ces rues. Cependant, pour prter main-forte aux arrondissements et acclrer la remise niveau du rseau de voirie locale, le conseil municipal de la Ville approuvait, en 2007, un programme de rfection des voies collectrices du rseau local, couvrant non seulement les cots de ralisation des travaux, mais galement les services professionnels de conception et de surveillance. Pour ce faire, il mandatait le SITE pour la mise en uvre de ce programme et offrait aux arrondissements que le SITE prenne en charge lexcution des travaux, conformment larticle 85 5 de la Charte de la Ville de Montral. Bien que le conseil municipal avait dcid que le programme ntait pas rcurrent et que rien nassurait une constance dans les investissements dune anne lautre, le programme a quand mme permis la mise en uvre de travaux sur des rues collectrices en 2007 et en 2009. Il y a eu une interruption en 2010 et en 2011. En 2012, le programme a t reconduit par le conseil municipal en laissant le choix des rues collectrices aux arrondissements. Selon les informations obtenues, la notion de rues collectrices tait toutefois plus subjective. Comme lillustre le tableau 1, les responsabilits ont t rparties sur la base des comptences prvues la loi, la rglementation municipale ou aux dcisions des instances.
Cet article stipule que le conseil de la ville peut, aux conditions quil dtermine, fournir un conseil d'arrondissement un service reli une comptence relevant de ce dernier; la rsolution du conseil de la ville prend effet compter de l'adoption par le conseil d'arrondissement d'une rsolution acceptant la fourniture de services.
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Rapport annuel 2012
Tableau 1 Rpartition des responsabilits relatives la gestion du rseau de voirie et des allocations budgtaires
Investissements Entretien
a
Inspections Budget de fonctionnement Avant 2010 : Direction des travaux publics des arrondissements 2010 et 2011 : c Service de leau Avant 2010 : Direction des transports de la Ville 2010 et 2011 : c Service de leau
Budget Budget de Responsabilit Responsabilit Responsabilit dimmobilisations fonctionnement Direction des travaux publics des arrondissements
Rseau local
Direction des travaux publics b des arrondissements
Direction des travaux publics des arrondissements
Rseau artriel
DI d de la Ville
Direction des travaux publics e des arrondissements
Direction des transports de la Ville
a b
c d e
Entretien : comprend lentretien rgulier et prventif. lexception dun programme de rfection des voies collectrices du rseau local, approuv par le conseil municipal pour 2007, 2009 et 2012. La gestion de ce programme avait t confie la Direction des transports de la Ville. Dans le cadre du projet du PII des rseaux daqueduc, dgout et de voirie. Jusquau 31 dcembre 2012, la DGAV relevait de la Direction des transports. Comptence dlgue par le conseil municipal conformment au rglement 08-055.
En rsum, lentretien rgulier et prventif servant au maintien tant du rseau artriel que local de voirie est sous la responsabilit de chacun des arrondissements et ces derniers reoivent les budgets de fonctionnement relativement ces activits. Les interventions de rhabilitation et de reconstruction des actifs relvent de la DGAV de la Direction des transports pour le rseau artriel et de la Direction des travaux publics des arrondissements pour le rseau local, lexception des rues collectrices pour les annes o le programme a t approuv par le conseil municipal. Considrant ces comptences et responsabilits en matire de voirie, nous avons valu dans quelle mesure les interventions sur le rseau de voirie artrielle de la Ville dcoulaient de ltablissement de priorits. Pour ce faire, nous avons premirement considr linventaire dans le processus de planification. Par la suite, nous avons examin la prsence dune stratgie globale dintervention, le choix du niveau de service vis, la dtermination des priorits pour la planification des annes 2010 et 2011, et, finalement, lallocation et lutilisation des ressources.
3.1. Donnes dinventaire

3.1.A. Contexte et constatations Une planification optimale des interventions de rhabilitation et de reconstruction des chausses artrielles repose dabord sur une vue densemble du rseau. Pour ce faire, les gestionnaires responsables doivent pouvoir compter sur un inventaire complet et jour.
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Lun des objectifs de la Politique des quipements et des infrastructures, approuve par le directeur gnral en janvier 2009, tait notamment de faire linventaire des quipements et des infrastructures dans le but de connatre lenvergure, la qualit et ltat de son actif immobilier . Cet objectif est dailleurs en ligne avec les bonnes pratiques nonces dans le Guide national pour des infrastructures municipales durables 6 , selon lesquelles linventaire des chausses est la principale composante de base du processus dcisionnel [] La premire tape de llaboration dun inventaire dun rseau de voirie consiste diviser celui-ci en tronons 7 correspondant lunit de base. Par la suite, cet inventaire est complt par des donnes physiques et dtat. Ainsi, le Guide national pour des infrastructures municipales durables spcifie quun inventaire des chausses et des trottoirs doit inclure : lemplacement, la catgorie de chausse 8 , la longueur, la largeur et la superficie du tronon de chausse; la date de la construction initiale et celle de tout traitement de rhabilitation subsquent; la description de la structure de la chausse initiale et des traitements de rhabilitation de la chausse subsquents; ltat de la chausse (donnes historiques et actuelles); les donnes de circulation (p. ex. lestimation du volume quotidien moyen de circulation, sur une base annuelle, et le pourcentage de vhicules commerciaux). Au moment de notre vrification, la DGAV disposait dun systme informatis de gestion des chausses (produit par la compagnie CRCAC 9 ), mis en fonction en 2004 pour maintenir linventaire du rseau de voirie artrielle. Ce systme utilisait une base de donnes consacre regroupant les donnes physiques dinventaire ainsi que lvaluation de ltat de la chausse reprsente par lIPC 10 . Il permettait galement de visualiser gographiquement, sous forme de carte, lensemble des 8 500 tronons du rseau artriel, en plus de disposer, pour chacun des tronons, de donnes qui y sont lies (p. ex. les donnes sur les auscultations, la nature des interventions ralises).
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InfraGuide. Un tronon correspond un segment de rue, habituellement dune intersection une autre. titre dexemple, une artre, une rue collectrice, une rue rsidentielle. Centre de recherche et de contrle appliqu la construction. Indice de performance de la chausse. Cet indice est le rsultat de lanalyse combine de trois indicateurs dtat de la chausse mesurs partir de relevs effectus sur tous les tronons, soit : ltat de la surface de la chausse, le degr de confort de roulement ainsi que le degr dornirage.
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Certaines donnes physiques dinventaire ne se trouvaient cependant pas dans la base de donnes, au regard : de la date de la construction initiale dun tronon ainsi que celle de tout traitement de rhabilitation subsquent. Selon les informations obtenues, les donnes antrieures 2003, pourtant utiles pour connatre la dure de vie de lactif, ntaient pas dans le systme et nont pas t retraces sous format papier; de la description de la structure de la chausse initiale et de la nature des rhabilitations subsquentes. Les informations antrieures 2003 nont pas t saisies; des donnes de circulation. En ce qui concerne les donnes permettant de qualifier ltat de la chausse, soit les IPC, elles provenaient dauscultations ralises en 2006. Une auscultation complte du rseau tait ralise selon un cycle de quatre ans. lintrieur de ce dlai, les donnes dtat taient actualises par le systme CRCAC pour tenir compte des investissements raliss et du vieillissement des chausses et des trottoirs. Selon les informations obtenues, les donnes ntaient plus considres suffisamment fiables, aprs ce dlai de quatre ans, pour tre utilises comme indicateur principal servant effectuer le choix des projets raliser. la base, les donnes compiles dans lapplication CRCAC permettaient de dresser une liste des tronons en fonction de leur tat. Bien quau moment de notre vrification les donnes dauscultations ntaient plus jour, le tableau 2 montre tout de mme le dernier portrait, en 2010, de ltat du rseau de voirie artrielle, produit par la DGAV. Il sagit donc dun portrait sappuyant sur un relev terrain datant de 2006 et pour lequel les rsultats ont t actualiss pour tenir compte des investissements raliss depuis et du vieillissement des chausses et des trottoirs dans le temps. Tableau 2 tat du rseau de voirie artrielle Anne 2010
IPC 0 19 20 39 40 59 60 79 80 100
a
tat Trs mauvais Mauvais Passable Bon Trs bon Totala
Nbre de km 46,7 118,5 230,8 249,0 171,7 816,7
% 6 15 28 30 21 100
Llaboration du PII a permis de prciser la longueur du rseau de voirie artrielle 845 km.
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Considrant la dcision du conseil dagglomration (aot 2008) dinclure les actifs de voirie au PI des rseaux deau pour constituer le PII pour les rseaux daqueduc, dgout et de voirie, des efforts nont pas t dploys par la DGAV pour maintenir jour lapplication CRCAC. Dans le cadre de llaboration du PII, projet gr par lquipe de projet PI rattache au Service de leau, lintgration des actifs de voirie devait porter sur le rseau tant artriel que local. Pour ce faire, deux contrats ayant fait lobjet dun appel doffres public ont t octroys pour disposer de nouvelles donnes dauscultation pour les chausses et les trottoirs. Un premier contrat dun an, de lordre de 1 M$, pour lauscultation du rseau local, a t confi en 2009 une firme. Puis, un autre contrat dun an, de lordre de 1,1 M$, a t confi au cours de 2010 une autre firme externe. Selon les termes de ce deuxime contrat, les auscultations devaient tre ralises sur lensemble du rseau artriel ainsi que sur les rues collectrices et locales de certains arrondissements. Il est prciser que la gestion de ces contrats relevait galement de lquipe de projet PI du Service de leau. la suite des auscultations ralises, lensemble des donnes a t transfr dans les bases de donnes servant au SIAD, utilis pour produire le PII. Ainsi, ces bases de donnes centralises comprennent, entre autres, les lments suivants : La localisation du tronon et larrondissement dans lequel il se situe; La gomtrie (longueur, largeur); Le type structural (p. ex. une dalle de bton, un type de matriau); Lanne de construction; La dure de vie (reconstruction, rhabilitation); Les travaux de rhabilitation et de reconstruction; Les cots (de construction, de rhabilitation, dentretien palliatif); Le statut actif ou non (identification des tronons qui sont ferms ou redessins); Les donnes sur les auscultations; Les IPC. Au moment de lintgration des donnes relatives la voirie dans les bases de donnes, un plan de validation des donnes a t appliqu par lquipe de projet PI du Service de leau. Les procdures de validation visaient tant les donnes physiques et gomatiques que celles permettant de qualifier ltat des chausses et des trottoirs. la suite des tests raliss, les rsultats obtenus permettaient de considrer les donnes comme valides. La prochaine tape consistera maintenir les donnes jour. Pour ce faire, il sera ncessaire dtablir des guides et des procdures au regard des mises jour, prcisant la nature des informations requises et leur frquence.
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Une des sources dinformation permettant de mettre jour les donnes physiques du rseau artriel provient des plans tels que construits (TQC), puisquils dcrivent la composition des chausses. Prcisons que des plans TQC sont des documents dingnierie produits la suite de la construction, de la reconstruction ou de la rhabilitation dune uvre dingnierie ou darchitecture et quils tiennent compte des changements par rapport aux plans de construction originaux. Ils attestent de la conformit aux plans et devis et sont signs par la personne dsigne comme responsable de la surveillance des travaux. Selon les informations obtenues, peu de plans TQC portant sur le rseau de voirie artrielle ont t numriss ce jour dans les bases de donnes. La consquence dune telle situation se reflte notamment au moment de la planification des projets raliser. En effet, les donnes physiques dinventaire compiles dans les bases de donnes ne tiennent pas compte de certaines informations, entre autres, de la composition des matriaux des tronons ayant fait lobjet de travaux. Pour maintenir jour les donnes physiques dinventaire, un processus doit tre mis en place afin que les plans TQC soient pris en compte dans les bases de donnes concernes. cet effet, en juillet 2011, la Direction gnrale a approuv une directive intitule Prparation et transmission des plans tels que construits / Plans TQC qui sapplique tous les services centraux et aux arrondissements lorsquils exercent un pouvoir dlgu dans le cadre dune comptence centrale. Toutefois, cette directive concerne les rseaux daqueduc et dgout, mais pas les rseaux de voirie. En voici lobjectif : Cette directive vise optimiser les cots de travaux en maintenant jour, de faon centralise et partage, un entrept de donnes par le biais dun systme dinformation gographique rfrence spatiale de lensemble des donnes du souterrain du domaine public et y incluant le trfonds du territoire. Elle vise galement dicter les normes et modalits respecter dans lidentification des donnes et la transmission des plans tels que construits (TQC), croquis dintervention et garanties, pour assurer la fiabilit, lintgrit et la prennit de linformation 11 . Selon cette directive, la Division de la gomatique de la DI est responsable de llaboration des modalits et des procdures particulires, de la formulation des recommandations appropries pour assurer la mise jour et la gestion des accs au systme dinformation gographique spatial (SIGS) ainsi que de la mise en uvre optimale de ces
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Directive C-OG-SDO-D-11-001 intitule Prparation et transmission des plans tels que construits / Plans TQC , 15 juillet 2011. Une mise jour est entre en vigueur le 15 octobre 2012 (C-OG-DG-D-12-011).
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recommandations pour lensemble des infrastructures existantes et projetes du souterrain du domaine public. Parmi les modalits nonces la suite dune mise jour de cette directive, les plans TQC et les croquis dintervention doivent tre remis la Division de la gomatique, dans un dlai de six mois suivant la date de rception provisoire des travaux, par le directeur de lunit responsable (ou son reprsentant autoris) de la ralisation desdits travaux. De plus, la directive prvoit que le directeur gnral peut demander, en tout temps, la Division de la gomatique, une reddition de comptes sur son application. Selon les informations obtenues, llaboration dune directive portant sur la voirie serait ltude. Nous sommes davis quune dcision devrait tre prise ce sujet. Une autre source permettant de faire des mises jour correspond aux donnes dauscultations. En effet, les donnes dauscultations saisies dans les bases de donnes servant au SIAD (donnes de 2010 et de 2011) devront tre mises jour pour tre utiles la prise de dcisions. Selon les informations obtenues, des auscultations des chausses et des trottoirs sont prvues selon un cycle de trois ans. En conclusion, au moment de notre vrification, la DGAV disposait de donnes dinventaire (bases de donnes du CRCAC) qui ntaient plus fiables, faute de mise jour. Comme nous avons pu le constater, les bases de donnes du CRCAC et celles utilises par le SIAD comprennent sensiblement les mmes informations. Il en ressort cependant que des donnes importantes dinventaire sont encore manquantes (p. ex. les plans TQC, lhistorique [date et nature] des interventions effectues avant 2003 et les donnes sur la circulation). La diffrence rside plutt dans lutilisation des bases de donnes. En effet, le SIAD permet de recenser des tronons critiques sur la base des donnes dinventaire et permet galement destimer les cots des travaux prvus, aux fins de priorisation, de planification ou encore destimation des investissements requis court, moyen et long terme. la fin de nos travaux de vrification, des PII spcifiques avaient t prsents aux directions des travaux publics des arrondissements. Cependant, selon les informations obtenues, un PII global devrait tre dpos aux instances au cours de lanne 2013. De ce fait, les rsultats de ce PII ne pourraient tre utiliss que pour la planification de 2014. Par ailleurs, selon les informations obtenues, dautres types de donnes qui ne sont prvues ni dans le CRCAC, ni dans les bases de donnes utilises par le SIAD, seraient pertinentes aux fins de planification. Il sagit des donnes dordre socio-conomique, telles
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que les caractristiques du secteur desservi, les rglements en vigueur, le zonage, le type de population, la prsence de btiments institutionnels lis des services essentiels et les zones environnementales sensibles. Ce concept, relativement nouveau, permet de raffiner la planification des interventions raliser et ainsi de rduire les inconvnients touchant la population. Il semble que la plupart de ces informations pourraient tre recueillies auprs dunits daffaires de la Ville. Finalement, les donnes relatives aux actifs connexes, tels que les feux de circulation et lclairage, ne font pas partie des donnes dinventaire, mme si ces actifs sont intgrs aux trottoirs qui, eux, sont considrs dans le rseau des chausses. Ces donnes permettraient de complter la connaissance des actifs de voirie. Considrant que les cots de remplacement de ces actifs sont non ngligeables, la DGAV aurait avantage connatre ces informations au moment de la planification de ses projets. Puisque des donnes dinventaire ne sont pas prises en compte, nous sommes davis que la DGAV devrait produire, lintention de la DI, ltat de la situation en dmontrant les consquences dune telle situation sur le choix des projets raliser ou sur la planification des interventions prvues. Sil y a lieu, des actions devraient tre proposes pour disposer des informations ncessaires une bonne planification des interventions. 3.1.B. Recommandation Nous recommandons la Division de la gestion des actifs de voirie de produire un rapport, lintention de la Direction des infrastructures, dmontrant : ltat de la situation au regard des donnes dinventaire non disponibles au cours de la planification annuelle; les consquences de la non-disponibilit de ces donnes; en vue de prendre les dispositions ncessaires pour obtenir ces donnes et de favoriser lamlioration de la planification des projets. Rponse de lunit daffaires : Dans le cadre de llaboration du PII, toutes les donnes dinventaire recueillies ont t rendues disponibles tous les gestionnaires dactifs, incluant les gestionnaires des arrondissements, par le moyen dun module daffichage cartographique utilisant le SIGS. De plus, tous les relevs dauscultation (IPC) et photographiques ont galement t rendus disponibles par le moyen dune application appele la visionneuse , toujours en utilisant le SIGS. Un guide de mise jour, prcisant la nature des informations requises et leur frquence, a galement t labor par le Bureau de projet du PII, et des ressources ont t alloues la Division de la gomatique pour lui permettre dassumer cette responsabilit.
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En ce qui a trait aux donnes incompltes, la DGAV produira un rapport, lintention de la DI, qui dnotera : ltat de la situation, au regard des donnes dinventaire utiles et ncessaires la planification annuelle; les consquences de la non-disponibilit de ces donnes sur le processus de planification et sur la prcision des estimations; des recommandations sur les moyens mettre en place pour obtenir ces donnes, le cas chant. (chancier prvu : dcembre 2013) 3.1.C. Recommandation Nous recommandons la Direction gnrale dvaluer la pertinence dlargir la porte de sa directive Prparation et transmission des plans tels que construits / Plans TQC , entre en vigueur en juillet 2011 et mise jour en octobre 2012, pour y inclure le rseau de voirie artrielle, ce qui permettrait de disposer de lintgralit des donnes physiques dinventaire, et ce, afin damliorer la planification des interventions futures. Rponse de lunit daffaires : La Direction gnrale valuera la pertinence dlargir la porte de sa directive Prparation et transmission des plans tels que construits / Plans TQC , entre en vigueur en juillet 2011 et mise jour en octobre 2012, pour y inclure le rseau de voirie artrielle. Le cas chant, la Direction gnrale fera modifier la directive cet effet. (chancier prvu : octobre 2013)
3.2. Stratgie globale dintervention

3.2.A. Contexte et constatations La dtermination des besoins en matire de prservation des actifs consiste faire ressortir les interventions juges ncessaires lissue des auscultations ralises pour ensuite les classer par ordre de priorit. Dans le cas du rseau de voirie artrielle, les types dinterventions possibles sont illustrs dans le tableau 3.
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Tableau 3 Types dinterventions possibles sur le rseau de voirie artrielle

Intervention Objectif et description Pour empcher ou ralentir la progression de dgradations pouvant entraner la dtrioration prmature. Interventions de nature rcurrente ou non rcurrente. Pour des chausses en bon tat. Stratgie optimale dutilisation des fonds publics. titre dexemple : le scellement de fissures. Pour corriger des dfauts ou des dgradations qui peuvent prsenter des risques daccident ou qui compromettent srieusement le confort des usagers. Travaux correctifs mineurs. titre dexemple : des rparations de nids-de-poule. Pour maintenir ou amliorer la condition et viter un investissement ultrieur beaucoup plus important lorsque lactif a atteint un niveau de dgradation avanc. La pertinence dune rparation est juge en fonction du prolongement de vie utile quelle peut entraner et de son cot. Rhabilitation Le choix des mthodes et des moments dintervention est fait gnralement en fonction de lefficacit et de la durabilit des techniques de rparation. titre dexemple : le revtement mince, le planage ou le revtement. Reconstruction Pour redonner un tat neuf ou la pleine fonctionnalit. Immobilisations Budget
Entretien prventif
Fonctionnement
Entretien courant
Fonctionnement
Immobilisations
cet gard, le Guide national pour des infrastructures municipales durables (un outil de rfrence en matire de bonnes pratiques) indique quil est prfrable dutiliser une stratgie globale dintervention en examinant tous les actifs dun parc donn. Lapplication de cette stratgie est suggre en considrant autant les interventions de reconstruction ou de rhabilitation que celles visant lentretien. En lien avec ces bonnes pratiques, la Politique des quipements et des infrastructures de la Ville (entre en vigueur en janvier 2009) va aussi dans ce sens puisquelle prvoit ce qui suit : la lumire de ltat de son actif, la Ville de Montral doit valuer le risque que des lments subissent des bris ou une usure prmature. Cette valuation permettra de dterminer les moyens de prvention et les correctifs ncessaires court, moyen et long terme. Le travail danalyse doit comprendre une estimation de cot, ncessaire la prise de dcision. De plus, cette analyse devrait permettre de classer llment de lactif dans lune ou lautre catgorie selon quil sera dcid : de le remplacer; de le conserver, mais deffectuer des rparations majeures court ou moyen terme;
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de le conserver et den faire lentretien normal; darrter lentretien, de diffrer les rparations et deffectuer des tudes plus pousses.
Lobjectif de ce classement est non seulement de prendre une dcision pour chacun des lments de lactif, mais aussi dtablir des priorits dans lallocation des budgets. La politique de la Ville recommande galement de concevoir un programme structur dentretien prventif donnant une information prcise sur les travaux faire pour protger les lments de lactif et en maintenir la qualit . Dans les faits, la Politique des quipements et des infrastructures est respecte, en partie, car la suite des auscultations ralises, une cote est attribue chacune des chausses et chacun des trottoirs, fournissant aux responsables de la planification un indice sur le choix des interventions raliser, soit en matire dentretien prventif ou dentretien courant (p. ex. le scellement de fissures, la rparation de nids-de-poule), de rhabilitation (p. ex. le planage et le revtement) ou de reconstruction (p. ex. la reconstruction complte) visant corriger les dfauts dtects. Toutefois, contrairement au libell de la politique, les actifs ne sont pas classs par catgories de faon exhaustive en fonction de la nature des interventions quils ncessitent. Il ny a pas non plus de programme structur dentretien prventif proprement dit, mme sil est reconnu quil sagit de la stratgie optimale dutilisation des fonds publics. En effet, pour les actifs qui sont en bon tat, cela prvient leur dtrioration prmature et repousse le moment o des investissements plus importants seront ncessaires. Dans les faits, en ce qui concerne la voirie artrielle, le partage des responsabilits entre la DGAV et les 19 arrondissements naide pas la mise en uvre dune stratgie globale dintervention. Comme nous le mentionnions prcdemment, la DGAV soccupe de dterminer les interventions de nature capitalisable (rparations et rfections majeures), alors quindpendamment les arrondissements sont responsables de prvoir les besoins qui relvent du budget de fonctionnement (travaux dentretien prventif, dentretien courant et certaines rparations mineures). La rpartition des budgets de fonctionnement aux arrondissements et des budgets dinvestissement la DGAV ne favorise pas non plus une planification intgre. Limportance pour un arrondissement de raliser de lentretien prventif mme son budget de fonctionnement peut tre moins vidente quand les consquences de ngliger cet entretien se refltent dans le budget dimmobilisations de la DGAV. Ces dernires sont
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pourtant majeures, puisque, selon le Guide national pour des infrastructures municipales durables, un dollar consacr une judicieuse prvention permettra dpargner approximativement 5 $ en frais de rfection. En somme, la dtermination des besoins en matire de prservation des actifs et la planification des priorits ne sont pas ralises selon une stratgie globale dintervention, contrairement au processus suggr par : le Guide national pour des infrastructures municipales durables; les pratiques de gestion prescrites dans la Politique des quipements et des infrastructures de la Ville. Dans ce contexte, les responsables de la planification (DGAV et arrondissements) nont pas lassurance de slectionner les bonnes interventions, sur les bons actifs du rseau de voirie artrielle et au bon moment, de manire optimiser la dpense publique. Le rglement 08-055 du conseil municipal, adopt en dcembre 2008, qui porte sur la dlgation de certains pouvoirs relatifs au rseau de voirie artrielle aux conseils darrondissement, aurait pu favoriser une dmarche plus globale du processus de planification. Nous avons constat des lacunes dans la ralisation de lentretien prventif ainsi quen matire de reddition de comptes. Premirement, le rglement fait notamment rfrence des activits dentretien devant tre ralises conformment aux prescriptions dun guide dentretien joint. Bien quun exemple soit donn en matire dentretien prventif (scellement de fissures), aucune activit de cette nature ntait excute par les arrondissements du Plateau-Mont-Royal et de Ville-Marie. En pratique, les travaux dentretien rgulier sont parfois perus comme des travaux dentretien prventif (p. ex. le remplissage de trous dans la chausse). Dans le Guide national pour des infrastructures municipales durables, lentretien prventif se dfinit comme suit : Traitement effectu pour prvenir la dtrioration prmature de la chausse ou retarder lvolution des imperfections que celle-ci comporte. Lobjectif consiste ralentir la dtrioration de la chausse [] Selon les informations obtenues, comme linventaire du rseau de voirie artrielle est gr par la DGAV, les arrondissements ne possdent pas les moyens techniques pour choisir le type dintervention et les matriaux appropris, et pour dterminer le moment opportun du dclenchement dune activit de prservation de la chausse (scellement de fissures, revtement mince, etc.).
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Deuximement, larticle 6 du rglement 08-055 stipule que le conseil darrondissement doit fournir un rapport au 15 mars et un autre au 15 novembre de chaque anne au comit excutif et au directeur gnral adjoint des infrastructures (dsign comme le directeur principal du SITE dans la structure actuelle). Ce rapport doit faire tat de lexercice des activits dlgues et comporter, notamment, des informations de nature technique permettant dlaborer des indicateurs de production concernant la gestion et lentretien du rseau artriel. Cet article dudit rglement semble navoir jamais t appliqu puisque aucun rapport na t produit depuis son entre en vigueur. notre avis, ce rapport pourrait constituer un outil de gestion permettant la DGAV de prendre en considration, dans son processus de planification, les activits dentretien ralises par les arrondissements sur le rseau artriel situ sur leur territoire respectif. 3.2.B. Recommandation Nous recommandons la Direction des infrastructures, en collaboration avec les arrondissements : dlaborer une stratgie globale dintervention pour la dtermination et la priorisation des besoins en matire de prservation des actifs du rseau de voirie artrielle qui intgre les travaux dentretien (prventif et courant), de rparations et de rfection majeure en vue de maintenir les actifs de voirie dans un tat souhaitable au meilleur cot; de concevoir, de documenter et de mettre en uvre un programme structur dentretien prventif pour les actifs de voirie du rseau artriel conformment la Politique des quipements et des infrastructures qui est entre en vigueur en janvier 2009 dans le but de prvenir une dtrioration prmature. Rponse de lunit daffaires : Dans le cadre de llaboration du PII, la DGAV a fait procder lauscultation du rseau routier artriel en 2011, de faon disposer de donnes actualises (IPC) en vue de ltablissement des priorits dintervention du PII (budgets dinvestissement). Toutefois, les interventions dentretien courant et prventif (budgets de fonctionnement) demeurent la discrtion des arrondissements. Au regard des besoins en matire de prservation des actifs, la DI laborera : une stratgie globale dintervention qui prcisera le type dintervention requise, en vertu de la cote dIPC. Cette donne tant connue pour lensemble des tronons du rseau routier artriel, il sera donc possible de classer les tronons par catgories, en fonction de la nature des interventions quils ncessitent; une proposition de rvision de lannexe B du rglement 08-055 pour soumission la Direction gnrale. Cette rvision de la partie Voirie du Guide technique dfinira un programme structur dentretien prventif qui devra tre appliqu lensemble des tronons qui auront t cibls dans la stratgie globale
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dintervention. Ce programme sera principalement bas sur les activits dentretien dj recenses au Bilan dtat global des actifs de voirie 2011. (chancier prvu : septembre 2014) Remarque : La proposition de rvision de lannexe B du rglement 08-055 devra prendre en considration les recommandations qui pourraient dcouler de la dmarche de rvision de la dotation des arrondissements en ce qui a trait dventuels critres de performance. 3.2.C. Recommandation Nous recommandons la Direction gnrale de sassurer que les arrondissements se conforment aux exigences du Rglement du conseil de la ville sur la dlgation de
certains pouvoirs relatifs au rseau de voirie artrielle aux conseils darrondissement (08-055) afin de produire linformation requise lgard de
lentretien des actifs de voirie en vue dlaborer la stratgie globale dintervention de la Direction des infrastructures. Rponse de lunit daffaires : La Direction gnrale valuera la pertinence de soumettre aux lus, pour approbation, la proposition de rvision de lannexe B du rglement 08-055 visant mettre en uvre un programme structur dentretien prventif. La Direction gnrale laborera et mettra en uvre les mesures de contrle requises pour sassurer que les arrondissements se conforment aux exigences du rglement 08-055 dans sa forme actuelle ou selon les modifications qui seront proposes. Ces mesures de contrle seront compltes par : une formation visant rappeler les objectifs du programme; un guide quant la cueillette des informations demandes; une procdure de rappel auprs des arrondissements. (chancier prvu : septembre 2014)
3.3. Niveau de service

3.3.A. Contexte et constatations Le Guide national pour des infrastructures municipales durables prcise quil faut tablir en priorit le niveau de service souhait relatif ltat des chausses et des trottoirs, avant de faire le choix des projets et den prioriser la ralisation. La dtermination dun niveau de service repose cependant sur lvaluation de ltat du rseau et de son utilisation, les ressources financires disponibles, les risques lis la dgradation du rseau, les consquences du sous-financement ainsi que les sources de financement. Pour ce faire, divers scnarios doivent tre proposs pour que des choix clairs soient faits. titre
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dexemple, pour avoir x % de chausses et de trottoirs en bon tat, des investissements de y $ sont ncessaires. Pour que toutes les ressources ncessaires soient canalises vers latteinte de cet tat vis, il est indispensable que les instances sengagent clairement sur un niveau de service. Quel que soit le choix, il doit exister une corrlation troite entre le niveau de service souhait et le niveau dinvestissement tabli long terme. Au cours de notre vrification, nous avons examin dans quelle mesure le niveau de service avait t dtermin pour le rseau de voirie artrielle et sil avait fait lobjet de prsentations aux instances et de leur approbation. Tout dabord, dans la version du Plan de transport de juin 2005, le SITE indiquait quun montant dinvestissements de 220 M$ tait requis annuellement pour maintenir ltat des rseaux des chausses (local et artriel). Par la suite, dans une nouvelle version de son Plan de transport, labore en 2008, la Direction des transports prsentait les orientations gnrales quelle entendait prendre dans les annes venir. Celles-ci visaient remettre en bon tat et assurer lentretien du rseau routier (artriel, local, structures et autres composantes) . Nous sommes davis que la Direction des transports aurait d prciser ce que signifiait remettre en bon tat , par rapport la version prcdente du Plan de transport o elle voulait maintenir les rseaux de voirie. Puis, au cours de lanne 2010, la Direction gnrale a lanc un chantier pour le dveloppement dun plan dinvestissement sur 10 ans. Ce chantier, qui visait toutes les units daffaires, dont la DGAV, avait pour mandat de dvelopper un processus de planification permettant dlaborer : les PI ncessaires au maintien et au dveloppement de leurs actifs sur une priode de 10 ans; des politiques en matire de gestion des investissements afin dassurer, notamment, un niveau optimal de ltat des actifs. Pour rpondre la demande, la Direction des transports a produit un document intitul Planification long terme des investissements , quelle a prsent aux commissions conjointes du Comit sectoriel Infrastructures routires en septembre 2010. Cette prsentation visait sensibiliser les lus sur lvolution de ltat prvisible des infrastructures routires sur une priode de 10 ans, selon diffrents scnarios dinvestissements. Ces investissements totaux taient destins au rseau de voirie de la Ville (artrielle et locale), incluant les actifs de voirie (chausses et trottoirs), les structures (ponts, viaducs et tunnels) ainsi que le systme dexploitation (feux de circulation et
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clairage des rues). Pour ce qui est des actifs de voirie, la figure 1 illustre lincidence de diffrents niveaux dinvestissements sur la proportion des chausses et des trottoirs (rseaux artriel et local) en bon tat, selon un horizon de 10 ans. Figure 1 Incidence de diffrents niveaux dinvestissements sur le pourcentage des chausses et des trottoirs en bon tat
Niveaux de service
Rhabilitation (68 %)
Maintien (53 %)
Interventions minimales requises (41 %)
Limite demprunt propose comme scnario (33 %)
Note :
Llaboration du PII a permis de prciser la longueur du rseau de voirie artrielle 845 km.
Source : Planification long terme des investissements , document prsent au Comit sectoriel Infrastructures routires (septembre 2010).
En septembre 2010, la Direction des transports estimait que, pour maintenir les rseaux de chausses et de trottoirs (artriel et local) dans leur tat de 2010, les investissements devraient se situer aux environs de 326 M$ par anne pour les 10 prochaines annes. En comparant ce montant avec les investissements prvus au Plan de transport de 2005 (220 M$), soit cinq ans plus tt, nous observons une augmentation annuelle de 106 M$, soit 48 %. cet gard, nous navons pas pu valuer dans quelle mesure la variation dans les investissements requis (326 M$ - 220 M$) pour maintenir les chausses et les trottoirs tait due une dtrioration de ltat des chausses et des trottoirs au cours des cinq dernires annes. Puisque la porte de notre vrification visait plus spcifiquement la voirie artrielle, nous avons rapproch les sommes investies au cours des annes 2010 et 2011 avec les niveaux dinvestissements requis, soit pour maintenir ltat, pour raliser les interventions minimales
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ou encore selon la limite demprunt propos. Le tableau 4 prsente la proportion des cibles atteintes. Tableau 4 Rseau de voirie artrielle Proportion de la cible atteinte selon les diffrents scnarios proposs (en millions de dollars)
Scnario 2010 maintien de ltata Cible 2010 2011
a
Anne
Total investi
Scnario 2010 interventions minimalesb Cible 61,1 61,1 % atteint 32 65
% atteint 19 39
19,5 39,8
101,1 101,1
Cible prvue selon le document Planification long terme des investissements , septembre 2010, pour maintenir ltat : 326 M$, selon lhypothse que la voirie artrielle reprsente 31 % de la valeur de remplacement du rseau de voirie. Cible prvue selon le document Planification long terme des investissements , septembre 2010, pour raliser les interventions requises court terme sur les chausses et les trottoirs dont ltat est critique : 197 M$, selon lhypothse que la voirie artrielle reprsente 31 % de la valeur de remplacement du rseau de voirie.
Nous constatons que les sommes investies au cours des annes 2010 et 2011 sont nettement insuffisantes pour combler les besoins tablis avec les diffrentes cibles. Ainsi, elles ne permettront pas de raliser les interventions minimales requises court terme sur les chausses et les trottoirs dont ltat est critique. Elles permettront encore moins de maintenir les chausses et les trottoirs dans leur tat actuel. Bien quil ne sagisse pas de donnes spcifiques sur le rseau artriel, une telle situation aurait plutt comme consquence de faire passer, dici 2020, la proportion des chausses et des trottoirs en bon tat de 53 % moins de 30 %, ce qui est nettement en dessous du taux de 2010. Quel que soit le scnario propos, nous constatons un sous-investissement du rseau, qui augmente danne en anne le dficit dinvestissement. Les consquences de ce sousinvestissement seront lourdes au cours des annes venir si la situation nest pas redresse, car le nombre de chausses et de trottoirs en mauvais tat saccrotra et les travaux requis seront plus importants, non seulement en raison de leur nature, mais galement en matire de cots. En effet, des interventions de reconstruction sont plus coteuses que des interventions de rhabilitation. Cest sans compter quune telle situation risque dentraner des effets perturbateurs importants pour la population. Les faibles niveaux dinvestissements qui ont prvalu au cours des annes ne concordent pas avec les orientations du Plan de transport de 2008, lequel vise la remise en bon tat du
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rseau de voirie. Jusqu maintenant, le financement des travaux de chausses et de trottoirs a t dict par les contraintes budgtaires. Pour renverser la tendance et freiner la dtrioration, les instances doivent approuver un niveau de service et des niveaux dinvestissements long terme en consquence pour permettre aux responsables : de planifier la ralisation des interventions prioritaires au moment opportun dans le cadre dune stratgie globale dintervention; dvaluer latteinte des objectifs. Dailleurs, plusieurs rfrences convergent quant limportance de statuer sur ces points : Le Guide national pour des infrastructures municipales durables prcise que le conseil municipal doit approuver le niveau de service afin de lofficialiser; Les commissions permanentes sur les finances et ladministration ont tabli, en juin 2010, 15 principes directeurs portant sur les orientations de ladministration municipale et sur le cadre financier de 2011 de la Ville. Parmi ceux-ci figure la ncessit que les niveaux de service soient clairement dtermins; La Direction gnrale, dans sa Politique des quipements et des infrastructures, entre en vigueur le 30 janvier 2009, signale la ncessit de fixer des objectifs clairs concernant ltat dans lequel doivent tre maintenus les lments de lactif immobilier; Dans le cadre du chantier pour le dveloppement dun plan dinvestissement sur 10 ans, le Service des finances visait llaboration dune nouvelle politique financire traitant des objectifs financiers guidant la dtermination dun niveau dinvestissement souhaitable. Bien quune politique devait tre approuve en aot 2010, tel na pas t le cas. En conclusion, le niveau de service (ltat souhait du rseau) tout comme le niveau dinvestissement long terme nont jamais t entrins clairement et spcifiquement par les instances de la Ville, contrairement ce que suggrent les principales rfrences en la matire. Sans objectifs prcis, il est difficile de dterminer les besoins combler, de prvoir les bonnes interventions prioriser sur le rseau dans une perspective long terme et de concilier le tout avec les investissements prvoir.
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3.3.B. Recommandation Nous recommandons la Direction gnrale : de traduire les orientations du Plan de transport en objectifs prcis en matire de niveau de service; de fixer un niveau dinvestissement requis long terme pour chacun des scnarios; dobtenir lapprobation des instances lgard du niveau de service vis et du niveau dinvestissement correspondant long terme ainsi que du mode de financement; dvaluer annuellement les rsultats; et ce, afin de permettre la planification et la mise en uvre des interventions au moment opportun et de freiner la dtrioration du rseau de voirie ainsi que la progression du dficit dinvestissement et den minimiser, par voie de consquence, les effets perturbateurs pour les citoyens. Rponse de lunit daffaires : Le PII propose une approche base sur la connaissance de chaque actif du rseau routier. Lanalyse des besoins en investissements repose donc sur ltat rel des infrastructures au moment de lanalyse. Pour dterminer les besoins en investissements, le PII a labor un arbre de dcision bas sur des seuils dintervention (niveau de service). Le calcul du dficit dinvestissement et les plans dinvestissements qui en dcouleront seront fonction de ces seuils. Or, tant le dficit dinvestissement que les besoins devront tre rvalus priodiquement (cinq ans), de faon tenir compte des investissements rels de la priode prcdente. La Direction gnrale prsentera aux lus, pour dcision, les niveaux de service recommands par catgories dactifs et les besoins en investissement qui en dcouleront. Plusieurs scnarios seront proposs, dmontrant du mme coup linteraction entre les niveaux de service et les niveaux dinvestissement. Cette discussion pourrait se tenir dans le contexte plus large dune stratgie de la rue telle que privilgie par la Direction des transports. La Direction gnrale fera rapport aux lus des rsultats des investissements par le moyen du rapport de suivi des investissements annuels que dveloppera la DI. (chancier prvu : mars 2014)
3.4. Dtermination des priorits

3.4.A. Contexte et constatations Il est impratif de procder judicieusement au choix des projets de voirie pour raliser ceux qui permettront datteindre le niveau de service que les instances de la Ville se sont fix. Un
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tel exercice ne peut se faire de faon efficace sans dabord obtenir un portrait global de ltat de lensemble du rseau et avoir class les interventions selon un ordre de priorit en vue de leur ralisation court, moyen ou long terme. Cette tche serait ardue sans laide dun logiciel spcialis. Le processus quavait mis en place la DGAV pour slectionner les projets de 2010 et de 2011 nous a t dcrit de la faon ci-aprs mentionne. Au moment de notre vrification, une liste des tronons les plus en mauvais tat avait t constitue. Elle tait compose de 300 tronons pour lesquels lIPC tait de moins de 40 (tronons dont ltat est mauvais et trs mauvais). partir de cette liste, des tronons taient choisis selon une rpartition quitable entre les arrondissements base, dune part, sur le nombre de kilomtres du rseau artriel et, dautre part, sur la proportion du rseau tant en mauvais tat. Les tronons taient regroups pour constituer des projets et pour composer une banque de projets dsigne carnet de projets . Au moment de notre vrification, ce carnet de projets constituait, notre avis, lensemble des priorits dintervention tablies par la DGAV pour le rseau artriel. Au moment de choisir des projets pour sa programmation annuelle, la DGAV prenait donc en considration les projets prvus au carnet de projets pour dterminer ceux qui semblaient prioritaires pour le bon fonctionnement du rseau de voirie. Avant de faire la slection des projets devant figurer la programmation annuelle, les cotes dIPC et les autres observations souleves lors des auscultations (p. ex. le volume de circulation et la proportion de vhicules commerciaux) doivent tre confirmes par des visites ralises par des ressources de la DGAV (ingnieur et agent technique). Des analyses de laboratoire sont galement demandes pour prciser la nature des travaux raliser (p. ex. la rhabilitation, la reconstruction). Bien que cet exercice permette de cibler de nouveaux projets, la programmation annuelle doit cependant intgrer : les projets qui mettent en cause les normes de scurit minimales; les projets dont la phase de ralisation des travaux est dj amorce (appel doffres lanc, contrat dj octroy ou travaux en cours); les projets dj programms lanne prcdente et qui avaient t reports. Cest partir de toutes ces informations quune liste prliminaire de la programmation de lanne a t constitue (2010 et 2011). Par la suite, la DGAV prenait en considration les listes de projets slectionns par les autres units daffaires (p. ex. le Service de leau, le Service de la mise en valeur du territoire et du patrimoine [maintenant le Service de la mise en valeur du territoire]), ce qui venait modifier sa liste prliminaire de projets. Une nouvelle
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liste de projets tait produite et soumise aux units daffaires pour quelles puissent intgrer les projets retenus leur planification et faire, sil y a lieu, les dernires inspections et analyses requises. Selon les informations obtenues, la programmation annuelle tait ralise de six neuf mois lavance. Une liste finale des projets raliser ne peut cependant tre accessible quau moment o les enveloppes du PTI sont confirmes. Selon les informations obtenues, un projet prioritaire doit tre compos de tronons dont la majorit de la superficie reprsente un IPC infrieur 40. Au cours de notre vrification, nous avons voulu valuer dans quelle mesure les projets retenus dans la programmation de 2010 et de 2011 correspondaient, dune part, aux priorits dintervention initialement tablies par la DGAV et, dautre part, comportaient des tronons dont la cote dIPC tait infrieure 40. Advenant que dautres critres de slection aient t retenus, nous avons voulu avoir lvidence que ceux-ci avaient t documents pour appuyer le choix des projets. partir dun chantillon de 12 projets figurant dans les programmations de 2010 ou de 2011, nous avons relev les IPC pour chacun des tronons composant ces projets. Or, nos rsultats montrent quun seul projet concernait une superficie dont lIPC tait majoritairement infrieur 40. Pour les autres projets de lchantillon, la proportion des tronons dont llPC tait en dessous de 40 se rpartissait comme suit : Pour un projet, aucun dossier nappuyait les IPC; Pour cinq projets, la proportion des tronons ayant un IPC infrieur 40 tait de moins de 20 %; Pour cinq projets, la proportion des tronons (en matire de superficie) ayant un IPC de moins de 40 variait entre 30 % et 50 % du projet. Par consquent, la presque totalit des projets examins ne comportait pas une superficie majoritairement compose dun IPC infrieur 40. premire vue, 11 dossiers sur 12 ne reprsentaient pas des projets dont ltat tait jug critique (trs mauvais et mauvais). Comme dautres critres ont t considrs, nous avons cherch lvidence dune documentation. Nous avons donc retrac lexistence dun dossier physique pour chacun des 12 projets examins. Selon les informations obtenues, la constitution de tels dossiers physiques pour les projets inscrits la programmation a dbut en 2010. Lexamen de ces dossiers physiques nous a dabord permis de recenser lIPC des tronons composant les projets et de trouver des rapports de laboratoire pour appuyer la nature des travaux raliser ainsi que de la correspondance avec les intervenants des projets. Nous navons cependant pas retrac de documentation justifiant les autres critres en vertu
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desquels ces projets avaient t retenus (p. ex. les rsultats des visites sur le terrain, les tests portant sur le volume de circulation et la dtermination de la catgorie de vhicules). Par consquent, pour 11 des 12 tests, nous navons pas eu lvidence que les tronons slectionns aux fins de nos travaux respectaient les critres retenus. Par ailleurs, comme certaines communications entre des intervenants et des responsables de projets (ingnieurs) se faisaient de faon lectronique, nous avons constat que ces informations ntaient plus accessibles lorsque les ressources avaient quitt la DGAV. Au moment de nos travaux de vrification, aucune procdure navait t mise afin de prciser les informations devant tre archives (dossiers physiques et fichiers lectroniques). notre avis, une telle procdure permettrait duniformiser les faons de faire et de dmontrer lvidence des choix effectus. Au moment de nos travaux de vrification, le PII tait en cours dlaboration et navait pas t utilis aux fins de la planification de 2010 et de 2011. Un PII spcifique avait t prsent chacun des arrondissements au cours de 2012. Selon les informations obtenues, le PII global devrait tre prsent aux instances au cours de 2013 et, par consquent, tre utilis en 2014 par les responsables de la planification. Considrant lintgration de la voirie (rseaux artriel et local) au PII, les nouvelles fonctionnalits qui y sont prvues sensibiliseront chacune des units administratives grer son rseau (voirie artrielle, voirie locale, aqueduc et gout) en tenant compte des priorits des autres rseaux. Lexamen du PII rvle tout dabord la catgorisation des chausses et des trottoirs selon leur fonctionnalit (voirie artrielle ou locale). Les critres seuils partir desquels sont identifis les tronons ont t revus. Nous trouvons notamment au PII des tableaux numrant la liste des tronons critiques dans un, deux ou trois rseaux. Trois tableaux ont t produits, soit un par rseau (aqueduc, gout et voirie) et un tableau intgr des trois rseaux. Ce sont les donnes de ce dernier tableau qui seront utilises pour faire le choix des projets devant tre analyss dans le but dtablir la programmation annuelle de 2014. Les informations prsentes sont : la dsignation du tronon (localisation) et sa longueur; ltat des actifs (eau, gout et voirie). Contrairement au premier PI, une cote dtat global na pas t fournie, ltat tant plutt qualifi, sil y a lieu, comme tant critique ; le type de travaux excuter (rhabilitation ou reconstruction) pour ce tronon et pour chacun de ces actifs ainsi que leur cot.
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Le PII, compos dune liste de tronons critiques , devient en quelque sorte une liste partir de laquelle devra tre labor le carnet de projets. Pour la DGAV, le PII sapparente ce qutait la liste des tronons ayant un IPC infrieur 40, produite partir du CRCAC. Par la suite, le processus de planification demeure le mme. La seule diffrence est que, ds le dpart, la programmation annuelle (des projets lancs en 2014 et pour les annes ultrieures) sera ralise en tenant compte des priorits du Service de leau. Selon les deux faons de faire, lutilisation du PII exigera quand mme, de la part des ressources de la DGAV, de procder lanalyse des tronons pour juger de la pertinence des projets. Prcisons que la nature et le cot des travaux raliser qui se retrouvent au PII servent tablir une estimation des investissements requis au cours des prochaines annes. Avant dinscrire un projet sur un carnet de projets, une analyse davant-projet doit tre ralise pour confirmer ou complter les donnes dtat et fonctionnelles, et pour prciser la nature des travaux raliser. En conclusion, considrant que tous les projets figurant au carnet de projets ne font pas lobjet dune analyse pour juger de leur priorit, nous croyons que la DGAV nest pas en mesure de dmontrer que les projets retenus dans sa programmation annuelle sont ceux qui sont les plus prioritaires en ce qui concerne le rseau de voirie artrielle. De plus, au cours de notre vrification, tant donn que des projets slectionns par dautres units daffaires venaient compromettre la mise en uvre du carnet de projets, nous navons pas eu lassurance que les chausses et les trottoirs en mauvais tat ou en trs mauvais tat qui y figurent feront lobjet de travaux court terme ou dans un dlai restreint. Avec le PII, nous naurons pas plus ce degr dassurance. Compte tenu du nombre important de projets potentiels figurant au carnet de projets, nous croyons quil est essentiel que ceux-ci soient classs selon un ordre de priorit sur un horizon de quelques annes. Pour ce faire, ce classement devra sappuyer sur des critres objectifs, dont celui du rapport cots-avantages du projet en tenant compte du moment opportun pour raliser les travaux. titre dexemple : Les compromis entre les interventions moins coteuses quil faut payer maintenant et celles, plus chres, quil faudra payer plus tard ne sont pas valus; Les consquences de lacclration ou du report dune intervention sur les estimations de cots qui sy rapportent ne sont pas values. Cette information de nature financire serait utile aux responsables de la planification pour mieux valuer quel est le moment propice pour procder la ralisation des interventions.
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Par ailleurs, le classement des projets selon un ordre de priorit pourrait galement prendre en considration la notion de cots socio-conomiques, soit les cots absorbs par les citoyens. En effet, la suite de la densification du territoire et de laugmentation des travaux de tout genre visant combler les dficits dinvestissement des infrastructures, de nombreux problmes de congestion sont apparus sur les rseaux de voirie. Leffet ngatif de ces facteurs a t largement mdiatis. ce sujet, une rflexion pourrait tre entreprise par le SITE pour valuer la pertinence dintgrer cet aspect dans les critres de slection. Finalement, la fiabilit dun classement des projets permettrait de constituer un plan de ralisation orientant la planification annuelle des projets. videmment, ce plan de ralisation devrait faire lobjet dun suivi pour sassurer de son respect. Advenant que des travaux ne figurant pas ce plan de ralisation doivent tre raliss, des justifications devraient alors tre fournies. 3.4.B. Recommandation Nous recommandons la Direction des infrastructures dmettre des directives concernant la constitution des dossiers (physiques et informatiques) des projets retenus dans le carnet de projets ou dans le plan dintervention intgr pour les rseaux daqueduc, dgout et de voirie afin dtre en mesure de dmontrer les priorits lies la prise de dcisions. Rponse de lunit daffaires : Une premire directive sur la mthode de conservation des courriels dans les dossiers informatiques a t mise en mars 2009. Cette mthode fait appel au logiciel Adobe Acrobat Professionnel qui a t install sur tous les postes de travail de la DGAV. Une nouvelle directive sera mise concernant la constitution des dossiers physiques et informatiques prcisant la nature des informations que lon doit retrouver au dossier pour chaque projet du carnet de projets ou du PII. Lapplication de cette directive pourrait prendre la forme dune fiche de projet. (chancier prvu : juillet 2013) 3.4.C. Recommandation Nous recommandons la Direction des infrastructures dintgrer, dans un plan de ralisation tabli sur un horizon de temps dfini, les interventions raliser la suite de lanalyse des priorits issues du carnet de projets ou du plan dintervention intgr pour les rseaux daqueduc, dgout et de voirie afin dtre en mesure dorienter le choix des projets.
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Rponse de lunit daffaires : Les projets retenus dans la programmation annuelle de la DGAV constituent les projets les plus prioritaires, en considration de lensemble des actifs que lon retrouve dans lemprise publique, et non en fonction de ltat de la chausse uniquement. Linscription dun projet la programmation annuelle dpend galement de la capacit de chaque gestionnaire dactifs ou de programmes soumettre, dans les dlais prescrits, ses besoins et ses concepts pour intgration dans lavant-projet. La DI mettra en place une programmation sur cinq ans des besoins recenss au PII et au carnet de projets, dfaut de quoi des interventions palliatives seront envisages. Cette programmation sera ralise en marge de la dmarche de planification intgre des projets entreprise par la Direction des transports. (chancier prvu : octobre 2013) 3.4.D. Recommandation Nous recommandons la Division de la gestion des actifs de voirie de documenter, ltape de la planification, le choix des projets retenus afin dtre en mesure de justifier les dcisions prises. Rponse de lunit daffaires : Une nouvelle directive sera mise concernant la constitution des dossiers physiques et informatiques, insistant fortement sur limportance de prserver la trace de toute dcision ayant une influence sur le choix, la priorit et lhorizon de ralisation de chacun des projets. (chancier prvu : juillet 2013)
3.5. Allocation et utilisation des ressources

3.5.A. Contexte et constatations Au moment de nos travaux de vrification, la DGAV tablissait ses priorits et les soumettait ensuite au moment de sa demande de budget en immobilisations. Lenveloppe budgtaire accorde permettait de tracer la ligne pour circonscrire les projets composant la programmation de lanne venir. Nous avons valu dans quelle mesure les projets prvus avaient t raliss. Tout dabord, nous avons voulu connatre le dtail des projets que la DGAV prvoyait raliser avec le budget accord. Dans le cas de lanne 2010, une somme de 15,4 M$, soit prs de 80 % de lenveloppe budgtaire (19,5 M$), concernait des soldes de projets reports des annes antrieures 2009 (voir les tableaux 5 et 6). La diffrence de lenveloppe, soit 4,1 M$ (19,5 M$ - 15,4 M$), tait disponible pour lancer de nouveaux projets, ce qui est
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nettement insuffisant pour atteindre le maintien des actifs de voirie. Il faut dire que lanne 2010 a t caractrise par le gel de lensemble des budgets consacrs des travaux de construction, dont ceux de rfection routire. Dans le cas de 2011, lenveloppe budgtaire accorde (39,8 M$) devait galement tenir compte de la somme des projets reports de lanne 2010. Celle-ci tait de 8,4 M$, soit une proportion de 21 % de lenveloppe accorde, ce qui laissait une marge de manuvre un peu plus importante pour entreprendre de nouveaux projets (31,4 M$). Selon le suivi budgtaire consult, pour les annes 2010 et 2011, une proportion de 58 % et de 31 %, respectivement, a t dpense sur lenveloppe totale disponible. Les budgets accords et les dpenses ralises au cours des annes 2010 et 2011 sont prsents dans le tableau 5. Ainsi, sur deux ans, une moyenne de seulement 40 % des montants budgtiss a t utilise. Au cours de notre vrification, le gestionnaire responsable de la DGAV nous a confirm que lenveloppe autorise na pu tre utilise en totalit. Tableau 5 Budgets accords et montants dpenss Programme de rfection des artres (PTI) (en millions de dollars)
2010 Budget accord 19,5 100 % Montant dpens 11,3 58 % Montant non dpens 8,2 42 % Budget accord 39,8 100 % 2011 Montant dpens 12,4 31 % Montant non dpens 27,4 69 %
Tableau 6 Montants reports Projets de rfection des artres (en millions de dollars)
2009 2010 Ville centre Agglomration Total 14,6 0,8 15,4 2010 2011 6,0 2,4 8,4 2011 2012 13,2 0,7 13,9
Nos travaux nous ont permis de recenser, notamment, plusieurs projets importants concernant des chausses et des trottoirs du rseau de voirie artrielle, dont la ralisation qui tait prvue en 2011 a t reporte en 2012. Selon un tableau produit en juillet 2011 par la DGAV, la portion des projets reports slevait 13,9 M$.
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De faon gnrale, les consquences du report de telles interventions sont importantes. En voici quelques-unes : La ncessit, dans certains cas, de faire un suivi des chantiers qui demeurent en cours plus longtemps afin dassurer la scurit des usagers jusqu ce que la situation soit corrige, ce qui engendre des cots additionnels; La dtrioration de ltat des chausses et des trottoirs en gnral, ce qui risque dentraner des interventions plus coteuses lavenir; La ncessit que plus dactivits dentretien doivent tre ralises par les arrondissements. Par ailleurs, nous avons rapproch, laide des tableaux 7 et 8, les dpenses rellement encourues en 2010 et en 2011 avec les scnarios dinvestissements prsents par la Direction des transports en septembre 2010 aux commissions permanentes sur les finances et ladministration, dans le cadre de travaux sur le dveloppement dun plan dinvestissement sur 10 ans. Ces scnarios visaient notamment maintenir ltat des chausses et des trottoirs au niveau de 2010 (326 M$) ou encore raliser les interventions minimales requises (197 M$). Nous constatons videmment pour ces deux annes la prsence dun dficit dinvestissement. Aux fins de cette comparaison, nous avons pos lhypothse que 31 % des cibles concernaient le rseau de voirie artrielle (selon la proportion de la valeur de remplacement). Tableau 7 Dficit dinvestissement selon le niveau dinvestissement projet Maintien de la proportion des chausses et des trottoirs en bon tat (en millions de dollars)
Selon le scnario de 2010 Investissement Montant Budget accord requis dpens 101,1a 19,5 11,3 101,1 39,8 12,4 Total Dficit dinvestissement 89,8 88,7 178,5
Anne 2010 2011

a
Proportion de 31 % des 326 M$ prvus en investissements, selon la prsentation de septembre 2010 aux commissions permanentes sur les finances et ladministration.
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Tableau 8 Dficit dinvestissement selon le niveau dinvestissement projet Interventions minimales requises (en millions de dollars)
Selon le scnario de 2010 Investissement Montant Budget accord requis dpens 61,1a 19,5 11,3 61,1 39,8 12,4 Total Dficit dinvestissement 49,8 48,7 98,5
Anne 2010 2011

a
Proportion de 31 % des 197 M$ prvus en investissements, selon la prsentation de septembre 2010 aux commissions permanentes sur les finances et ladministration.
Selon les deux scnarios retenus, le dficit dinvestissement reprsente entre 98,5 M$ et 178,5 M$ uniquement pour les annes 2010 et 2011. Ce montant serait plus important si on considrait les budgets accords pour les annes antrieures 2010, qui taient galement infrieurs aux investissements requis selon les scnarios dinvestissements. Aussi, comme il sagit de scnarios tablis en 2010, il est probable que les estimations devront tre revues pour en tablir de nouvelles qui seraient plus actuelles, ce qui pourrait avoir une incidence sur le montant du dficit dinvestissement. Les consquences dun sous-investissement seront bien lourdes au cours des annes venir si la situation nest pas redresse, car la proportion des chausses et des trottoirs en mauvais tat saccrotra et le nombre dinterventions durgence sur le rseau augmentera galement. De plus, au fil des ans, les travaux requis seront plus importants, non seulement en raison de leur nature, mais galement en matire de cots. En effet, des interventions de reconstruction sont plus coteuses que des interventions de rhabilitation. Cest sans compter que cette situation risque dentraner des effets perturbateurs importants pour la population. Par ailleurs, au cours de notre vrification, nous avons voulu obtenir lvidence dun suivi document de la ralisation des projets pour connatre le degr davancement des projets et valuer, au moment opportun, la proportion des projets reports. Nous aurions galement voulu retracer lexplication des reports de la mise en uvre des projets inscrits la programmation et obtenir la nature des actions entreprises pour amliorer la situation. Au moment de notre vrification, des rencontres priodiques rassemblant la DGAV, qui relevait alors de la Direction des transports, et la Direction des travaux publics (maintenant la DI) taient tenues sur lavancement des travaux confis. Cependant, lexercice ntait pas ralis pour permettre dvaluer de faon structure les cots et les consquences des reports de projets.
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Ce constat nous a amens examiner linformation soumise par la DGAV dans le cadre du processus dapprobation de son PTI. Or, ces documents ne font aucune mention des montants des travaux reports des annes antrieures. Selon nous, une telle situation laisse croire aux lus quun volume plus important de travaux est ralis, alors que seulement une portion des enveloppes budgtaires est rellement utilise (moyenne de 40 % pour 2010 et 2011). notre avis, lvaluation des cots engendrs par les reports de projets constitue une information de gestion importante pour appuyer une reddition de comptes sur la ralisation des projets. Elle aurait permis de renseigner priodiquement la Direction gnrale ainsi que les lus sur les consquences de ces reports et ainsi favoriser une prise de dcisions claire. De plus, la reddition de comptes devrait dmontrer lampleur du dficit dinvestissement compte tenu du niveau de service retenu par les instances. Des scnarios pour rcuprer ce dficit dinvestissement devraient tre proposs pour freiner la dtrioration du rseau de voirie artrielle. 3.5.B. Recommandation Nous recommandons la Direction des infrastructures de documenter le suivi de ltat davancement des projets dinvestissement planifis au regard des travaux effectus et de justifier les raisons des reports afin de trouver des solutions aux irritants qui ralentissent la ralisation des projets. Rponse de lunit daffaires : La DI procdera une refonte de son principal outil de suivi des projets : le tableau de bord. Celui-ci sera modifi pour y inclure ltape de planification (avant-projet), donnant ainsi une vue complte de toutes les tapes dun projet. La DI mettra une directive quant la frquence dactualisation des chanciers de ralisation et la documentation des vnements ayant entran des reports. (chancier prvu : mars 2014)
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3.5.C. Recommandation Nous recommandons la Direction des infrastructures de rendre compte priodiquement la Direction gnrale et aux instances de ltat de la situation entourant la gestion des actifs du rseau de voirie artrielle. Cette reddition de comptes devrait notamment : porter sur le degr de ralisation des projets initialement prvus, en y intgrant les cots encourus; faire tat de lampleur des interventions juges prioritaires qui seront reportes et des raisons de leur report; dmontrer les consquences et les cots futurs engendrs par ces reports de projets; dmontrer lvolution de ltat du rseau de voirie artrielle la suite des auscultations et des interventions ralises; dmontrer clairement, sil y a lieu, la progression du dficit dinvestissement compte tenu du niveau de service approuv par les instances pour le rseau de voirie artrielle; proposer des scnarios visant rcuprer, sil y a lieu, ce dficit dinvestissement; afin de permettre une prise de dcisions claire au regard des rsultats attendus. Rponse de lunit daffaires : Avant 2012, la DGAV rendait compte aux lus de lavancement des programmes, prsentait la programmation de lanne venir et sollicitait lautorisation de procder aux lancements dappels doffres. La dernire rencontre cet effet sest tenue le 14 dcembre 2011 pour les investissements de 2012. Depuis 2012, il nest plus ncessaire de faire autoriser le lancement des appels doffres dun programme inscrit au PTI, ce qui a fait en sorte que ces prsentations ont cess. La DI prparera un rapport de suivi des investissements annuels quelle soumettra la Direction gnrale, laquelle valuera la pertinence de le soumettre aux lus (comit excutif, comit corporatif des programmes, commissions municipales sur les finances, etc.). Ce rapport serait soumis au mois de mars de chaque anne, en prvision de ladoption du PTI de lanne venir. (chancier prvu : mars 2014)
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Rapport annuel 2012

5.7
Processus doctroi et de gestion des contrats

(Socit du parc Jean-Drapeau)
5.7. Processus doctroi et de gestion des contrats (Socit du parc Jean-Drapeau)
Table des matires

1. Introduction ................................................................................................................... 285 2. Porte de la mission ..................................................................................................... 286 3. Constatations et recommandations .............................................................................. 286 3.1. Planification des projets ........................................................................................ 287 3.2. Conception et approbation des documents dappel doffres ................................. 305 3.3. Conformit du processus dadjudication de contrats ............................................ 308 3.4. Approbation de ladjudication des contrats et autres informations lies la prise de dcisions.............................................................................................. 316 3.5. Reddition de comptes ........................................................................................... 334 4. Annexes ........................................................................................................................ 338 4.1. chantillon des contrats examins........................................................................ 338 4.2. Sommaire des contrats examins ayant bnfici de crdits additionnels ........... 339 4.3. cart entre le montant des contrats adjugs et les estimations des cots prsentes au sommaire dcisionnel et aux procs-verbaux de la Socit du parc Jean-Drapeau .......................................................................................... 340
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Liste des sigles

DSTI LCV PFT Direction des stratgies et transactions immobilires Loi sur les cits et villes programme fonctionnel et technique PTI SAO SPJD programme triennal dimmobilisations systme lectronique dappel doffres Socit du parc Jean-Drapeau
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1. Introduction
La Socit du parc Jean-Drapeau (la SPJD) est un organisme paramunicipal constitu par lettres patentes en vertu de la Charte de la Ville de Montral (la Charte). Elle a pour mission de grer, dadministrer, dexploiter, de dvelopper, dentretenir et danimer le site du parc Jean-Drapeau, lequel regroupe les les Sainte-Hlne et Notre-Dame. Les membres de son conseil dadministration sont nomms par le comit excutif de la Ville de Montral (la Ville) et ses budgets (fonctionnement et programme triennal dimmobilisations [PTI]) sont approuvs par le conseil dagglomration de la Ville du fait que le parc Jean-Drapeau sinscrit au chapitre des quipements et des infrastructures dintrt collectif. Sur le plan territorial, les les Sainte-Hlne et Notre-Dame font partie du territoire sous la responsabilit de larrondissement de Ville-Marie, et ce, en vertu de lannexe B de la Charte. La Ville met la disposition de la SPJD les btiments, les installations, les amnagements, les infrastructures, les uvres dart public et les quipements se trouvant sur le site. Tous ces actifs sont comptabiliss aux livres de la Ville. Cest donc en vertu dun protocole dentente, conclu en 1996 avec la Ville, que la SPJD sest vu confrer les responsabilits visant assurer : la conservation, la protection et la mise en valeur des espaces verts et bleus; la gestion du site en matire daccueil du public, de scurit et de signalisation; la circulation, laccs aux les et le stationnement; lidentit visuelle et limage du parc Jean-Drapeau; lanimation auprs du grand public; la gestion et la prservation des btiments, des quipements et des uvres sur le site; les relations avec les partenaires du parc. Dans lexercice des responsabilits qui lui sont confres, la SPJD peut accorder des contrats pour la construction, la rnovation, le ramnagement et lentretien de tout btiment, installation, amnagement ou quipement dont elle a la charge. cet effet, prcisons quen vertu de larticle 231.1, chapitre V, de la Charte, la SPJD est assujettie aux rgles de larticle 573 de la Loi sur les cits et villes (LCV) en matire dadjudication de contrats.
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Sur le plan budgtaire, le protocole dentente conclu entre la SPJD et la Ville prvoit que cette dernire doit assurer, dans le cadre de son PTI, le financement des travaux de protection et de dveloppement du parc Jean-Drapeau. Ainsi, pour les annes 2011 et 2012, la SPJD sest vu confier la gestion dun budget (modifi) au PTI de 14,5 M$ et de 12,4 M$ respectivement. Quant au budget de fonctionnement, la SPJD disposait pour ces mmes annes dun montant de 16,5 M$ et de 15,2 M$, incluant une contribution de la Ville de 10,7 M$ et de 8,7 M$ respectivement.
La vrification effectue avait pour objectif de sassurer que loctroi et la gestion des contrats au sein de la SPJD seffectuent dans le cadre dun processus rigoureux et conforme aux lois, aux rglements et aux politiques internes en vigueur. Plus particulirement, nous avons examin les aspects entourant la planification des projets, la conception et lapprobation des documents dappel doffres, la conformit du processus dadjudication de contrats, le respect des rgles de dlgation de pouvoirs pour lapprobation des contrats, le partage des rles et des responsabilits ainsi que les mcanismes de reddition de comptes instaurs concernant le suivi de lavancement des travaux inhrents aux contrats octroys. Nos travaux de vrification ont port sur un chantillon de 10 contrats de plus de 100 000 $ octroys la suite dun lancement dappel doffres public au cours des annes 2010 et 2011 ainsi que des quatre premiers mois de lanne 2012 (voir lannexe 4.1). Ces contrats concernaient la fourniture de matriaux, lexcution de travaux ou lacquisition de services professionnels. Nos travaux de vrification sur place ont principalement t raliss au cours des mois de mai et de juin 2012, mais nous avons galement tenu compte des informations qui nous ont t transmises et communiques jusquau 26 octobre 2012.
La SPJD peut accorder divers contrats dans lexercice des responsabilits qui lui sont confres. titre informatif, mentionnons que le plus rcent rapport annuel dactivits produit par la SPJD rvle quelle a procd, au cours de lanne 2011, au lancement de prs de 80 appels doffres publics ou sur invitation.
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Dans lobjectif de pouvoir valuer la conformit du processus doctroi et de gestion des contrats au sein de la SPJD, compte tenu notamment de lentre en vigueur de nouvelles obligations lgislatives en cette matire (p. ex. ladoption dune politique de gestion contractuelle en dcembre 2010, le renforcement des rgles de publication des contrats dans le systme lectronique dappel doffres [SAO] compter davril 2011), nous avons constitu notre chantillon de contrats parmi ceux octroys au cours des annes 2010, 2011 et 2012. Dautres critres ont galement guid notre slection, notamment : le type de contrat et limportance pcuniaire de celui-ci. Il devait sagir dun contrat relatif lexcution de travaux ou de services professionnels (ou dune combinaison des deux) dune valeur suprieure 100 000 $; limportance pcuniaire du projet auquel tait associ le contrat octroy. Compte tenu de ces critres, la rpartition des 10 contrats de notre chantillon a t constitue comme suit : deux contrats octroys en 2010, sept en 2011 et un au cours des quatre premiers mois de lanne 2012. Prcisons galement que cinq des contrats slectionns ont trait au projet de rnovation et dagrandissement de ldifice du Hlne-deChamplain, dont les travaux amorcs en 2010 devaient encore se poursuivre au moment de la ralisation de notre vrification. Ce projet majeur a retenu notre attention du fait qu lui seul, il exigeait des investissements considrables et qu ce jour, il aura ncessit loctroi de plusieurs contrats importants. Quant aux cinq autres contrats composant notre chantillon, ils ont t octroys en vue de la mise en uvre de projets spcifiques diffrents les uns des autres (voir lannexe 4.1). Ces prcisions tant apportes, les sections suivantes du prsent rapport de vrification feront tat de nos observations au regard de chacun des principaux aspects considrer, en vue, entre autres, de sassurer que le processus doctroi et de gestion des contrats respecte les directives tablies (p. ex. le niveau dautorisation requise), mais aussi quil seffectue conformment aux lois et aux rglements en vigueur et quil favorise le respect des saines pratiques de gestion.
3.1. Planification des projets

La planification dun projet pralablement au lancement dun appel doffres en vue de loctroi dun contrat constitue une tape fondamentale franchir afin den dfinir lenvergure et la porte et den favoriser le bon droulement ainsi que la russite. Cette planification, laquelle devrait tre adquatement documente en guise de rfrence, est une tape durant laquelle des solutions sont apportes et analyses afin de rpondre
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aux besoins exprims. cette tape, les objectifs et les rsultats attendus eu gard aux besoins exprims devraient tre clairement dfinis en tenant compte, notamment, de lenveloppe budgtaire disponible, de lchancier vis, des risques inhrents au projet mettre en uvre et de la ncessit, sil y a lieu, de commander au pralable certaines tudes prparatoires (p. ex. des tudes de faisabilit, des tudes de caractrisation) ou dobtenir les permis requis. Bien entendu, cette tape devrait galement prendre en considration lobtention des diverses approbations requises avant la mise en uvre du projet. ce chapitre, tant donn que 5 des 10 contrats examins concernent le projet de rnovation et dagrandissement de ldifice du Hlne-de-Champlain, nous avons jug appropri den faire un volet distinct des autres projets examins, afin quil soit possible den exposer plus clairement les faits.
3.1.1. Projet de rnovation et dagrandissement de ldifice du Hlne-de-Champlain

3.1.1.A. Contexte et constatations Afin de situer le projet dans son contexte, nous commencerons par prsenter lhistorique des principaux vnements entourant la mise en uvre de celui-ci. Ainsi : Ds 2007, lancien locataire exploitant dans cet difice le restaurant Hlne-deChamplain annonce la SPJD quil ne renouvellera pas son bail. Le btiment, construit dans les annes 30 sur le site patrimonial de lle Sainte-Hlne, ncessite des rnovations majeures. En dcembre 2009, la SPJD lance un appel de propositions afin de trouver un nouvel exploitant pour ldifice du Hlne-de-Champlain. Elle cherche recevoir des projets aux fins de procder la rfection de la btisse ainsi que de donner une nouvelle orientation au btiment et au site. En janvier 2010, le restaurant Hlne-de-Champlain ferme dfinitivement ses portes. la fin mars 2010, lappel de propositions lanc prend fin. La SPJD a reu trois propositions, lesquelles ont t analyses par un comit dvaluation compos dun administrateur, de trois membres de la direction et dun employ de la SPJD. Nous avons examin le processus dvaluation, et il nous apparat stre droul quitablement en fonction de critres pralablement tablis et dune pondration attribue chacun de ceux-ci.
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En avril 2010, le conseil dadministration de la SPJD approuve la recommandation du comit dvaluation de retenir la proposition visant faire du btiment du Hlne-deChamplain un complexe de restauration haut de gamme en vue dune accrditation Grand Chef Relais & Chteaux . La proposition du promoteur retenu prvoit que le btiment abritera un restaurant, un bar, un bistro, un cellier, des salles de location, une cole de cuisine ainsi que le sige et la bibliothque de la Fondation Relais & Chteaux. Pour ce faire, le projet propos comporte un agrandissement du btiment actuel en plus des travaux de rnovation, de modification et de mise aux normes. Entre juin et octobre 2010, les dmarches sont entreprises afin de soumettre le projet aux fins dobtention des diverses approbations requises pour en assurer la conformit aux rglements municipaux et aux rgles relatives la prservation du patrimoine, soit le dpt de la demande de projet particulier auprs de larrondissement de Ville-Marie, la prsentation au comit consultatif durbanisme, la demande de permis, etc. Le 12 octobre 2010, le conseil dadministration de la SPJD approuve les principaux paramtres de lentente avec le promoteur et autorise la direction conclure une entente conforme en substance ceux-ci. Du coup, il autorise galement le prsident et le vice-prsident de son conseil signer un bail avec le promoteur ainsi que les documents de financement prvus lentente dont les paramtres sont prsents ciaprs. Ces principaux paramtres, que nous avons pu retracer la lecture dun mmoire interne prsent aux membres du conseil dadministration de la SPJD au cours de la sance de travail du 12 octobre 2010, sont essentiellement les suivants : Obligations de la SPJD : Agir titre de matre duvre des travaux de mise aux normes et dagrandissement, Financer les travaux dagrandissement jusqu concurrence de 1 M$ en contrepartie dun loyer additionnel quivalant au remboursement du capital et des intrts, Prendre en charge les cots des travaux majeurs btiment de base (Base building), Livrer les lieux lous au locataire le 1er juin 2011; Obligations du promoteur retenu (locataire) : Assurer le maintien dans leurs fonctions des trois partenaires au projet soumis pour trois ans, Prendre en charge les cots des travaux dagrandissement et damnagement requis par le locataire, Donner en garantie les quipements de cuisine et linventaire de la cave vin,
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Payer le loyer : Paiement dun loyer pourcentage progressif de lan 1 lan 5, correspondant 4,5 % des ventes brutes jusqu 10 M$ et 5,5 % au-del de 10 M$ de ventes brutes, Loyer minimum garanti applicable, Rembourser le financement de 1 M$ consenti par la SPJD pour les travaux dagrandissement : paiement du capital et des intrts sur 20 ans (taux SPJD, plus surprime de 2 %), Obtenir obligatoirement une autorisation pralable de la SPJD pour tous travaux. Le 28 octobre 2010, le conseil dadministration de la SPJD approuve ladjudication dun contrat pour la ralisation des travaux dagrandissement de ldifice du Hlne-deChamplain au montant de 506 200 $ excluant les taxes (571 373 $, taxes incluses). Le 24 novembre 2010, le comit excutif de la Ville prend connaissance des paramtres de lentente (les mmes que ceux prsents prcdemment) et autorise la SPJD signer un bail long terme de 35 ans avec le promoteur retenu (rsolution CE10 1842). Le sommaire dcisionnel soumis par la SPJD aux fins dapprobation fait alors tat de cots estims pour les travaux de 7,3 M$, dont 5,3 M$ seront financs par la Ville et 2 M$ par le futur exploitant pour lagrandissement et certains amnagements prvus. Le 29 novembre 2010, le permis de transformation demand par la SPJD relativement aux travaux dagrandissement prvus est dlivr par larrondissement de Ville-Marie. Le 15 dcembre 2010, le bail est sign devant le notaire ayant particip la rdaction du document. Ce notaire relve du Service des affaires juridiques et de lvaluation foncire de la Ville. la lecture du bail, nous constatons quune obligation supplmentaire, non initialement reflte aux documents prsents aux fins dapprobation par les instances, a t ajoute celles du locataire. Ainsi, le bail stipule (clause 5.2.2) que le locataire prend en charge tous les frais dhonoraires professionnels, tels que, sans limitation, les architectes et les ingnieurs lis aux travaux prvus au bail, lexception des frais de supervision de ces travaux, lesquels sont la charge de la SPJD. En fvrier 2011, la SPJD ralise tre aux prises avec divers problmes, notamment en ce qui a trait aux modifications apportes aux plans et devis, rendant ainsi le contrle de lvolution des cots et du respect des chanciers plus ardu grer. Un appel doffres est donc lanc afin de retenir les services professionnels dune firme charge dassurer le soutien la gestion grance de construction, pour le projet dagrandissement et de restauration de ldifice du Hlne-de-Champlain. Le contrat est finalement approuv par le conseil dadministration de la SPJD le 27 avril 2011, au montant de 231 120 $ excluant les taxes (263 303 $, taxes incluses).
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Le 9 juin 2011, le conseil dadministration de la SPJD approuve loctroi du contrat pour la ralisation des travaux de dmolition intrieure de ldifice du Hlne-de-Champlain au montant de 439 978 $ incluant les taxes. Peu aprs son embauche, la firme charge dassurer la grance de construction procde la rvaluation du projet et revoit lestimation dtaille des cots de celui-ci. Cette estimation passe alors de 7,3 M$ 16,4 M$ (variation de 9,1 M$), dont 12,4 M$ devront tre assums par la Ville et 4 M$ par le futur exploitant. Selon les informations obtenues de la SPJD, une partie de cette hausse (environ 2,6 M$) serait attribuable aux travaux imprvus lis la dcouverte dune prsence plus importante que prvu damiante au cours des travaux de dmolition intrieure de ldifice. En juillet 2011, des pourparlers sengagent entre la SPJD et le promoteur en vue damender le bail pour y prciser, entre autres, tant les cots prvus pour les travaux que la rpartition de ceux-ci entre la SPJD et le promoteur. De plus, comme le chantier accuse plusieurs retards dans lexcution des travaux, la date de livraison des lieux lous est reporte au 1er mars 2012. Le 9 novembre 2011, le comit excutif de la Ville (rsolution CE11 1799) entrine la dcision de la SPJD de modifier le bail relatif ldifice du Hlne-de-Champlain et approuve le financement supplmentaire requis pour raliser le projet par le remaniement du PTI de la SPJD dune somme supplmentaire de 5 M$ pour 2011. Ce projet de bail modifi, lequel ne sera jamais conclu, prvoyait que la SPJD financerait le promoteur la hauteur de 2 M$ au lieu de 1 M$, tel quil avait t initialement prvu. Au cours du mois de novembre 2011, la documentation au dossier nous permet dobserver une msentente entre la SPJD et le promoteur relativement lobligation contractuelle (bail) qua ce dernier dassurer le maintien dans leurs fonctions, pendant trois ans, des trois partenaires au projet soumis. Finalement, le 18 janvier 2012, bien que les travaux de rnovation et dagrandissement de la btisse ne soient pas encore termins, le conseil dadministration de la SPJD dcide de mettre fin au contrat (bail) liant la SPJD et le promoteur. Les motifs rels ayant men la rsiliation du bail nous sont inconnus puisquils sont sous le sceau dune entente de confidentialit signe entre les parties. Selon les renseignements obtenus, il appert que les diverses difficults prouves au cours des diffrentes phases des travaux de rnovation du Hlne-de-Champlain ont modifi les conditions de ralisation du projet, rendant ainsi difficile la poursuite de celui-ci sur la base du contrat (bail) intervenu. Consquemment, en ddommagement des frais encourus par le promoteur et par certains fournisseurs impays, la SPJD a t contrainte de verser une indemnisation de prs de 2 M$.
Cest donc sur la base de ces vnements et de lexamen des cinq contrats slectionns pour ce projet que nous avons voulu valuer ladquation des mesures prises ltape de
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la planification de ce projet. Notre examen nous a permis dobserver certaines lacunes pouvant, du moins en partie, expliquer le fait que le projet a connu des rats. Dentre de jeu, nous constatons, la lumire des renseignements recueillis auprs du gestionnaire et de lemploy responsables du projet au sein de la SPJD, quaucun programme fonctionnel et technique (PFT) na t labor pralablement au dmarrage de ce projet majeur. Or, ltape de la planification dun projet, la documentation dun PFT reprsentait une tape fondamentale franchir du fait quelle aurait permis aux parties prenantes, soit la SPJD et le promoteur, de sentendre au pralable quant : la dtermination et la dfinition exhaustive des besoins et des exigences sur le plan de lorganisation fonctionnelle, oprationnelle et physique des lieux compte tenu, entre autres, des usages prvus, des normes de construction respecter ou encore des critres de qualit pouvant tre attribuables lobtention dune accrditation de type Grand Chef Relais & Chteaux ; aux cots du projet raliser compte tenu de lenveloppe budgtaire disponible; lchancier vis compte tenu de lenvergure et des particularits du projet mettre en uvre. Qui plus est, nous constatons, la lecture des termes du bail conclu entre les parties, une mauvaise rpartition des rles et des responsabilits. En effet, tel que nous en avons brivement fait tat prcdemment, larticle 5 du bail dfinissait clairement que tout laspect li la conception du projet, soit la prparation des plans et devis, tait entirement laiss sous la responsabilit du promoteur qui, pour ce faire, devait slectionner et embaucher les firmes de professionnels (p. ex. des ingnieurs, des architectes) et assumer le cot des honoraires professionnels affrents. Pour sa part, la SPJD soccupait de lancer les appels doffres en vue de la ralisation des travaux de construction et en assumait tous les cots ( lexception des cots relatifs lagrandissement du btiment, lesquels taient la charge du promoteur). Selon les informations retraces dans les dossiers constitus par la SPJD, ce mode de fonctionnement aurait t prconis du fait que le promoteur ntait pas rgi par les rgles dadjudication de contrats (article 573 de la LCV); les parties sassuraient ainsi de pouvoir confier la poursuite des travaux de conception la firme darchitectes de leur choix. notre avis, ce partage des rles et des responsabilits, combin labsence de PFT, exposait indniablement la SPJD au risque de perdre le contrle du projet, tant sur le plan du respect de lenveloppe budgtaire prvue et du respect des chanciers, quau regard de la nature des livrables attendus, dautant plus que le bail ne prvoyait aucun chancier pour que le promoteur dpose auprs de la SPJD les plans et devis dfinitifs.
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Les personnes rencontres au sein de la SPJD affirment quelles ont effectivement t confrontes des retards accumuls au regard de la production des plans et devis devant provenir des professionnels embauchs par le promoteur, retards qui auraient t occasionns par de nombreux changements demands aux plans et devis et par la prsence de plusieurs intervenants spcialistes-concepteurs la charge du promoteur. En effet, puisque les professionnels embauchs par le promoteur navaient aucun lien contractuel direct envers la SPJD, ils continuaient de recevoir leurs directives du promoteur, ce qui, selon les informations obtenues, aurait rendu difficile la gestion du projet. Dans les circonstances et dans lobjectif de livrer le btiment termin pour lchance serre initialement prvue au bail (1er juin 2011), la SPJD a t contrainte de diviser le projet en plusieurs lots de construction, rendant ainsi la coordination de celui-ci dautant plus complexe. De plus, les personnes rencontres mentionnent que, pour certains lots de construction, la SPJD a galement t contrainte de lancer des appels doffres pour lexcution de travaux partir de plans et devis partiellement complts, lexposant ainsi davantage aux risques daccroissement des cots et de non-respect des chanciers. Dailleurs, au moment de la ralisation de nos travaux, lexamen dun chantillon de cinq contrats octroys lgard de ce projet nous a permis dobserver des dpassements de cots non ngligeables concernant trois dentre eux. En effet, pour ces trois contrats, le conseil dadministration de la SPJD a consenti des crdits additionnels par rapport au cot original du contrat adjug variant de 94 % 130 % (voir lannexe 4.2, tableau B). Ces faits constats au regard du partage des rles et des responsabilits nous amnent nous interroger quant la suffisance des informations communiques aux diffrentes instances concernes (conseil dadministration de la SPJD et comit excutif de la Ville) en vue dautoriser la signature du bail. En effet, nous remarquons que cet aspect du bail, concernant la prise en charge par le promoteur des tapes lies la conception du projet, ne faisait aucunement partie des principaux paramtres de lentente prsente, en octobre 2010, aux membres du conseil dadministration de la SPJD et, en novembre 2010 aux membres du comit excutif de la Ville afin quils autorisent la signature dun bail (voir lhistorique des principaux vnements prsents prcdemment). Ainsi, bien que cette solution puisse avoir t lobjet de discussions, du moins du ct de la SPJD, nous croyons que toutes les informations pertinentes se devaient dtre communiques de faon transparente afin de permettre aux dcideurs de ragir au moment opportun et de favoriser une prise de dcisions claire. Qui plus est, en examinant linformation prsente par la SPJD au sommaire dcisionnel joint la rsolution du 24 novembre 2010 du comit excutif de la Ville (CE10 1842) afin que ce dernier prenne connaissance des paramtres de lentente et quil autorise la
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signature dun bail long terme avec le promoteur, nous constatons quil est fait tat dun cot estim pour le projet de 7,3 M$ (avant les taxes et contingences), dont 5,3 M$ seraient financs par la Ville et 2 M$ par le futur exploitant. cet gard, nous comprenons, la lecture dune prsentation faite par la SPJD le 9 novembre 2011 auprs du comit excutif de la Ville, que la portion de cette estimation de cots devant tre finance par la Ville (5,3 M$) sappuie sur une valuation commande par la SPJD auprs dune firme de consultants, un peu plus de quatre ans auparavant (fvrier 2006). Pour raliser cette valuation, la firme en question mentionne son rapport quelle a utilis diverses tudes techniques ralises sur le btiment, dont certaines dataient des annes 2002, 2003 et 2004. notre avis, ces cots ntant pas rcents, il savrait trs hasardeux de les utiliser sans aucune indexation et sans tenir compte de la nouvelle fonction laquelle le btiment allait tre destin dans le cadre du projet soumis par le promoteur. Dautant plus quau moment de prsenter ce projet, la SPJD avait en sa possession une autre valuation plus rcente montrant que la mise en uvre du projet de rnovation et dagrandissement du btiment pourrait slever plus de 7,3 M$. En effet, la SPJD avait en sa possession une estimation de cots datant de 2010, laquelle avait t commande auprs dune firme spcialise par la Direction des stratgies et transactions immobilires 1 (DSTI) de la Ville dans le contexte des dmarches entreprises en vue dvaluer le dficit dinvestissement des btiments municipaux. cette date, lestimation de cots ne portait videmment que sur le btiment existant, sans autre lment de dveloppement tel que lagrandissement ou les rnovations requises en fonction de particularits propres au projet (p. ex. les normes attribuables un tablissement de type Relais & Chteaux ). La firme valuait alors le cot des travaux raliser 4,7 M$. Toutefois, elle prcisait quil sagit dune valeur avant les taxes et autres considrations et elle suggrait de majorer celle-ci de 73 % afin dy considrer des facteurs tels que les contingences de construction, les honoraires professionnels, ladministration et le profit de lentrepreneur ainsi que les taxes. Consquemment, les cots estims slevaient 8,1 M$, sans compter les cots inhrents lagrandissement prvu au projet. Par ailleurs, le promoteur retenu avait galement joint au projet un budget de lordre de 10,7 M$ incluant les contingences pour les travaux de rnovation et de modification ainsi que pour lagrandissement de la btisse. Compte tenu de ces informations, nous nous expliquons mal les motifs ayant pu justifier de retenir une valuation datant de 2006 pour appuyer les cots estims dun tel projet.
En 2010, cette direction relevait du Service des immeubles et des systmes dinformation.
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De plus, le btiment du Hlne-de-Champlain ayant t construit dans les annes 30 et par la suite rnov en vue de lExpo 67, il tait prvisible quil puisse tre isol lamiante. Dailleurs, le rapport dvaluation de la btisse, produit en 2006, indiquait trs clairement quil existait lintrieur de ce btiment une forte prsence damiante nocive pour la sant, laquelle ncessitait une dcontamination de type lev. Les cots de dcontamination eux seuls taient alors valus environ 250 000 $. Ainsi, il devenait trs pertinent, au moment de la planification du projet, de commander les tudes complmentaires appropries afin de pouvoir prciser davantage les cots estims inhrents la dcontamination, mais galement ceux lis la reconstruction des lieux la suite de la dcontamination effectue (p. ex. le dmantlement des murs, des plafonds). cet effet, nous constatons que la SPJD a effectivement confi le mandat une firme spcialise de procder, lintrieur du btiment, la caractrisation des matriaux susceptibles de contenir de lamiante. Toutefois, il appert que les rsultats de ce rapport, dat du 17 dcembre 2010, sont arrivs un peu trop tard dans le processus. En effet, cette date, le dmarrage du projet tait dj enclench. Notamment, les conditions du projet ainsi que la signature du bail avaient dj t approuves par le conseil dadministration de la SPJD (le 12 octobre 2010) et, peu aprs, par le comit excutif de la Ville (le 24 novembre 2010). De plus, le bail lui-mme tait sign devant notaire le 15 dcembre 2010, soit deux jours avant la date de production du rapport. Nous avons cherch obtenir, auprs du personnel de la SPJD, lestimation dtaille des cots de dcontamination issue de cette analyse de caractrisation, mais elle na pu tre trouve. Nanmoins, force est de constater que les rsultats de cette tude de caractrisation, qui confirmaient la contamination de plusieurs des composantes de la btisse, nont pas contribu prciser les cots estims de ralisation du projet. Or, en bout de piste, les renseignements obtenus de la SPJD rvlent quune portion des dpassements de cots prvus au projet seraient en partie attribuables aux travaux imprvus lis la dcouverte dune prsence plus importante que prvu damiante au cours des travaux de dmolition intrieure de ldifice, soit environ 2,6 M$. Nous navons cependant pas russi concilier prcisment ce montant. En bref, il nous apparat que lestimation des cots du projet na pas bnfici de toute la rigueur qui devait lui tre accorde compte tenu de lenvergure et de la complexit du projet. Dans un autre ordre dides, prcisons que sur le plan financier, le bail prvoyait que le loyer tre pay par le locataire correspondrait la somme des montants dtermins aux points A et B ci-dessous :
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A. Le montant le plus lev entre : un loyer minimum garanti, dont le montant tait dtermin au bail pour une priode de 35 ans; ou un loyer bas sur le chiffre daffaires brut ralis au cours de chaque priode du bail, multipli par un pourcentage tabli au bail. B. Un loyer additionnel correspondant essentiellement au remboursement (capital et intrts) du prt contract par la SPJD en vue de permettre au promoteur de financer lagrandissement de la btisse. Or, le sommaire dcisionnel prsent au comit excutif de la Ville, afin quil autorise la signature dun bail long terme (35 ans) avec le promoteur retenu, indique notamment que la conclusion de celui-ci devait permettre la SPJD de bnficier de revenus de location estims plus de 15 M$. la lumire des informations obtenues auprs des personnes rencontres, nous comprenons que ces 15 M$ correspondent en fait la portion variable du loyer (voir la partie A ci-dessus), laquelle a t calcule en utilisant les chiffres daffaires bruts estims pour la dure du bail. Bien quil puisse tre lgitime de procder ainsi, nous croyons nanmoins quil aurait t plus prudent de commander au pralable une tude de march visant valider que les chiffres daffaires prvus taient ralistes, ce qui, selon les personnes rencontres au sein de la SPJD, naurait pas t effectu. cet effet, nous avons galement pris connaissance dun rapport intitul Analyses et commentaires sur les dpassements de cot du Hlne-de-Champlain produit le 15 dcembre 2011 par la DSTI, relevant du Service de la concertation des arrondissements et des ressources matrielles. Ainsi, nous constatons que la DSTI remettait en question le ralisme des revenus de location prvus de 15 M$. Dans un mme ordre dides, bien que le conseil dagglomration de la Ville ait approuv le cautionnement de la SPJD pour lemprunt de 1 M$, contract par cette dernire auprs de la Caisse centrale Desjardins en vue de financer le promoteur pour lagrandissement de la btisse, les informations retraces rvlent quaucune valuation de la solvabilit du promoteur na t demande au pralable par la SPJD. En considration du prt effectu au promoteur, des garanties taient toutefois prvues au bail au regard des quipements de cuisine et du contenu de la cave vin. Par ailleurs, en prenant connaissance des vnements entourant la mise en uvre de ce projet, nous avons t tonns de constater que, le 28 octobre 2010, le conseil dadministration de la SPJD a approuv ladjudication dun contrat (571 373 $, taxes incluses) pour la ralisation des travaux dagrandissement de ldifice du Hlne-deChamplain, prvus au projet. En effet, ce contrat lgard duquel les travaux ont dailleurs t amorcs ds le dbut de novembre 2010 a t octroy :
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avant que le comit excutif de la Ville ait autoris la SPJD procder la signature du bail (le 24 novembre 2010, rsolution CE10 1842); avant la dlivrance, le 29 novembre 2010, du permis de transformation relatif aux travaux dagrandissement demand par la SPJD auprs de larrondissement de VilleMarie; et avant mme la signature officielle du bail survenue le 15 dcembre 2010.
En ce sens, rappelons que ltape de la planification du projet se devait galement de prendre en considration lobtention des diverses approbations requises pralablement la mise en uvre de celui-ci. En loccurrence, en prcipitant de la sorte lamorce des travaux de construction relatifs lagrandissement de la btisse, lesquels, rappelons-le, devaient tre la charge du promoteur selon les paramtres de lentente, la SPJD sexposait aux risques de devoir en assumer seule les cots, advenant que le comit excutif ne donne pas son accord pour la signature du bail ou encore que les exigences rglementaires en vue de la dlivrance du permis en provenance de larrondissement de Ville-Marie ne soient pas satisfaites. Selon les informations obtenues auprs des personnes rencontres au sein de la SPJD, les courts dlais prvus pour livrer le btiment complt, soit le 1er juin 2011, auraient t lune des principales motivations pour justifier cette faon de procder. Au moment de la ralisation de nos travaux de vrification, le total des crdits budgtaires consentis la firme stant vu octroyer le contrat relatif lagrandissement du btiment du Hlne-de-Champlain slevait 1 174 457 $, taxes incluses, soit 106 % de plus que le contrat originalement adjug (voir lannexe 4.2, tableau B), et dautres sommes devront encore y tre consacres afin de mener terme les travaux. En rsum, nous constatons que plusieurs tapes importantes inhrentes au processus de planification de ce projet nont pas bnfici de toute lattention qui devait leur tre accorde. Notamment : Absence dun PFT visant dfinir clairement lenvergure et la porte des besoins au regard du projet raliser; Mauvaise rpartition des rles et des responsabilits entre la SPJD et le promoteur, alors que la SPJD ntait pas entirement matre duvre du projet tel quil avait initialement t communiqu aux instances en vue dautoriser la signature du bail; Estimation des cots de ralisation du projet base sur des donnes historiques non actualises; tudes complmentaires permettant de prciser les cots inhrents au projet non obtenues au moment opportun (p. ex. la caractrisation des matriaux susceptibles de contenir de lamiante), alors que dautres tudes nont pas t demandes
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(p. ex. ltude de march visant confirmer les chiffres daffaires prvus pour le projet, lvaluation de la solvabilit du promoteur); Certaines approbations cruciales obtenues aprs lamorce du projet.
Depuis le 18 janvier 2012, date laquelle le conseil dadministration de la SPJD a dcid de mettre fin au bail conclu avec le promoteur initialement retenu, les dmarches suivantes ont t entreprises en vue de relancer le projet sur de nouvelles bases, notamment : laboration dun PFT et de nouveaux plans et devis visant mener terme les travaux de construction qui permettront de livrer un btiment aux normes un futur exploitant; Recherches entames en vue de trouver un nouvel exploitant pour ldifice du Hlnede-Champlain; Lancement dun appel doffres visant ladjudication dun contrat pour effectuer lachvement des travaux de mise aux normes et dagrandissement non achevs. Selon les plus rcentes informations obtenues de la SPJD en date du 26 octobre 2012, les cots rels engags ce jour pour la ralisation de ce projet de rnovation et dagrandissement du btiment slvent 8,7 M$. Des soumissions ont t reues en aot 2012 la suite de lappel doffres lanc en juillet 2012 par la SPJD en vue de la finalisation des travaux de rnovation et dagrandissement. La proposition du plus bas soumissionnaire conforme slve 7,5 M$. En date du 26 octobre 2012, ladjudication du contrat tait en attente de lobtention de lapprobation des instances de la Ville. Au moment de la validation du prsent rapport de vrification, le 8 novembre 2012, la SPJD prvoyait que les travaux seraient termins lautomne 2013. Compte tenu de lampleur des cots affrents ce projet, nous nous interrogeons lheure actuelle quant la possibilit de trouver un exploitant dont la proposition permettrait de rentabiliser les installations. En conclusion, considrant que lamlioration des infrastructures du parc Jean-Drapeau fait partie des priorits de ladministration municipale en vue du dveloppement de Montral et quen 2017 cette dernire clbrera son 375e anniversaire de fondation, il est prvoir que la SPJD aura grer plusieurs autres projets denvergure. Dailleurs, le dpt du budget PTI pour les annes 2013-2015 traduit cette volont de ladministration municipale du fait quune somme de 110 M$ a t confirme afin dassurer le ramnagement des actifs du parc Jean-Drapeau, soit 32,4 M$ en 2013, 42,3 M$ en 2014 et 35,3 M$ en 2015. Compte tenu de cet accroissement considrable de lenveloppe budgtaire consenti la SPJD, par rapport au PTI 2011-2013 (14,5 M$, 10 M$ et 10 M$ respectivement) pour assurer la prservation des btiments, des quipements et des uvres sur le site, nous croyons quil serait pertinent que cette dernire rvalue ses faons de faire afin que les projets mettre en uvre bnficient de tout lencadrement et le suivi qui simposent ltape de leur planification.
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3.1.1.B. Recommandation Nous recommandons la Socit du parc Jean-Drapeau de prendre toutes les mesures qui simposent afin de mener terme le projet de rnovation et dagrandissement de ldifice du Hlne-de-Champlain tout en sassurant : de contrler lensemble des dcisions devant tre prises pour garantir ladquation des travaux aux objectifs fixs compte tenu du programme fonctionnel et technique labor; dun suivi rigoureux des cots devant encore tre engags, de sorte que la finalisation du projet puisse tre ralise lintrieur de lenveloppe budgtaire prvue cette fin; davoir recens et valu la porte de tout autre risque potentiel relativement la proposition dun ventuel exploitant pour cet difice. Rponse de lunit daffaires : Faire expertiser le cot des travaux restants par une firme indpendante. (Complt, novembre 2012) Mettre de lavant le processus dapprovisionnement et dautorisation requis afin doctroyer le contrat un entrepreneur gnral pour finaliser les travaux. (Complt, dcembre 2012) Rendre compte de la progression des travaux et de lvolution des cots du projet chacune des runions du comit daudit et PTI et du conseil dadministration de la SPJD. (Complt, priodique compter de mars 2013) Procder la recherche visant un large ventail de proposants afin de choisir celui offrant le projet dot des meilleures possibilits de revenus potentiels et dun minimum de risque (plan daffaires, solvabilit, clause de retrait/pnalit/garanties). (Complt, mars 2013) 3.1.1.C. Recommandation Nous recommandons galement la Socit du parc Jean-Drapeau, dans lventualit o dautres projets majeurs seraient mis en uvre, compte tenu de lampleur des budgets du programme triennal dimmobilisations consentis : de rvaluer ses faons de faire de sorte que ces projets bnficient de tout lencadrement et du suivi qui simposent ltape de leur planification; de sassurer que toutes les informations pertinentes une prise de dcisions claire sont transmises aux instances au moment opportun.
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Rponse de lunit daffaires : laborer des normes et des procdures plus dtailles en matire de gestion de projet permettant dassurer luniformit des pratiques, et ce, chacune des tapes dun projet, soit : la prfaisabilit, lestimation, loctroi de contrat, la reddition de comptes et la fermeture du projet. (chancier prvu : mai 2013) Standardiser la nature de linformation ainsi que sa prsentation pour faciliter la comprhension des dossiers lors de la prise de dcisions tant par le directeur gnral, le comit daudit et PTI quauprs du conseil dadministration. Sommaire dcisionnel type. (chancier prvu : mai 2013)
3.1.2. Ensemble des projets de notre chantillon

3.1.2.A. Contexte et constatations Tel que nous lavons mentionn prcdemment, bien que 5 des 10 contrats examins aient trait au projet de rnovation et dagrandissement de ldifice du Hlne-de-Champlain, nous avons galement examin cinq autres contrats, lesquels ont t adjugs en vue de la mise en uvre des projets spcifiques suivants : 1. Construction dun escalier vitr et dun ascenseur larsenal du fort de lle SainteHlne Muse Stewart; 2. Fourniture et installation dlments de signalisation phase 3; 3. Rfection de la maonnerie de la poudrire; 4. Conception et construction dune nouvelle cour de services; 5. Agrandissement du pavillon de la Jamaque. La prsente section incorporera donc nos observations relativement la planification de ces cinq autres projets examins, mais galement des observations concernant des lments de planification issues dun examen plus approfondi de la documentation sousjacente lensemble des contrats faisant partie de notre slection. Dune part, cest en prenant connaissance de la documentation constitue en vue du lancement de lappel doffres pour loctroi du contrat (p. ex. le cahier des charges , les termes de rfrences ou encore le manuel du projet ) quil a t possible dapprcier les mesures entreprises par la SPJD afin de dfinir et de circonscrire les travaux raliser. Nous avons ainsi pu retracer le rsultat des dmarches effectues pralablement la mise en uvre du projet au regard daspects tels que : la description du projet et la nature des travaux viss;
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les prescriptions fonctionnelles (p. ex. prcision des besoins en superficie utilisable) et les prescriptions techniques (p. ex. prcision des besoins au regard de particularits de nature lectrique ou encore mcaniques); lchancier de ralisation prvu.
Dautre part, lexamen ralis lgard de la documentation de chacun des contrats faisant partie de notre chantillon nous a cependant permis de relever des amliorations potentielles concernant des aspects propos desquels une attention particulire doit tre accorde ltape de la planification. Ces aspects sont prsents ci-aprs.
Estimation des cots

Lune de nos observations concerne lestimation des cots des travaux devant faire lobjet du contrat octroyer. Rappelons que ltablissement dune estimation dtaille des cots constitue une tape importante de la planification dun projet. En effet, cest en vertu de cette estimation des cots quil sera possible, dune part, de dterminer le mode de sollicitation des marchs utiliser (p. ex. un appel doffres sur invitation ou public). Dautre part, cette estimation des cots permettra dvaluer les sommes ncessaires la ralisation dun projet pour ensuite pouvoir valuer le caractre raisonnable des prix soumis par les soumissionnaires en vue de prendre une dcision claire quant ladjudication ou non du contrat. En ce sens, il importe que tous les efforts ncessaires la documentation de celle-ci soient investis et quelle soit ensuite consigne au dossier de faon ce quil soit possible pour les intervenants de sy rfrer. Or, au moment de la ralisation de nos travaux de vrification, il sest avr assez laborieux de trouver ces estimations des cots du fait quaucune delles ntait consigne au dossier constitu par la SPJD lgard des contrats examins (100 % des cas). la suite de nos requtes en vue de les obtenir auprs des chargs de projet responsables (dont un tait un consultant externe), la documentation de six dentre elles a pu tre retrace (6 cas sur 10, voir lannexe 4.1 nos 1, 3, 5, 7, 8 et 10). Quant aux quatre autres cas (voir lannexe 4.1 nos 2, 4, 6 et 9), bien que, de lavis des responsables rencontrs, les estimations aient t prpares avant le lancement des appels doffres, la documentation de celles-ci na pu tre trouve. Ces quatre contrats concernent le projet de rnovation et dagrandissement de ldifice du Hlne-de-Champlain, plus prcisment les travaux dagrandissement, la grance de construction, les travaux de dmolition intrieure ainsi que la fourniture et linstallation de fentres et de portes. Parmi les six estimations dtailles trouves, nous avons remarqu que lune dentre elles, soit celle relative au projet de conception et de construction dune nouvelle cour de services,
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ntait ni date ni identifie du nom de la personne ayant procd sa prparation. Bien que, selon les informations obtenues, cette estimation aurait t prpare par le charg de projet responsable du dossier, lequel est lemploi de la SPJD, il appert quen labsence dune date et de lidentification du responsable, confrant ainsi au document une valeur plus officielle, il pourrait subsister des doutes quant au moment prcis o cette estimation a t prpare ou quant la valeur de lestimation prpare, compte tenu des comptences de la personne assigne cette tche. Dans les circonstances, afin quil soit possible dy accorder une valeur fiable, nous estimons que la SPJD devrait prendre les dispositions ncessaires pour que toutes les estimations des cots prpares soient dates du jour o elles ont t prpares et identifies au nom de la personne ou de la firme responsable. De surcrot, en raison de leur importance dans le processus dadjudication, nous sommes davis que les estimations des cots doivent tre adquatement documentes et conserves avec lensemble des documents constitus en vue du lancement de lappel doffres. De cette faon, il pourra notamment tre plus facile dassurer le suivi dun dossier advenant quun intervenant diffrent y soit assign et de dmontrer le caractre raisonnable ou pas des soumissions reues en vue dune prise de dcisions claire. Par ailleurs, notre examen nous a galement permis de remarquer lexistence de diffrents montants de lestimation des cots vhiculs pour un mme contrat. En effet, nous avons pu observer que le montant de lestimation des cots prsente au conseil dadministration en vue de ladjudication du contrat ne correspondait pas toujours au montant apparaissant lestimation des cots documente (2 cas sur 10). Le tableau 1 dtaille ces deux cas.
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Tableau 1 Contrats prsentant un cart entre lestimation des cots documente et celle prsente aux instances
Montant apparaissant lestimation des cots documente (incluant les taxes et les contingences) Conception et construction dune nouvelle cour de services Amnagement paysager et civil (Projet de rnovation et dagrandissement de ldifice du Hlne-de-Champlain)
a
Objet du contrat
Montant de lestimation des cots prsente au sommaire dcisionnel et au procs-verbal correspondant (incluant les taxes et les contingences) 8 500 000 $
cart
9 123 057 $
623 057 $
836 454 $
800 000 $
36 454 $
Ce montant a pu tre trouv la suite dune conciliation effectue, puisquil tait inclus une estimation globale de 1 525 000 $ prsente au procs-verbal de la SPJD du 9 novembre 2011 et attribuable lapprobation, par le conseil dadministration de la SPJD, de ladjudication dun lot de cinq contrats dont le cot global des plus bas soumissionnaires tait de 1 590 268 $.
Il en est de mme du cot estim prsent au SAO la suite de ladjudication du contrat, lequel diffrait parfois du montant apparaissant lestimation documente par la SPJD (1 cas sur 10). Le tableau 2 prsente les renseignements relatifs ce cas. Tableau 2 Contrat prsentant un cart entre lestimation des cots documente et celle prsente au SAO
Montant apparaissant lestimation des cots documente (incluant les taxes et les contingences) Conception et construction dune nouvelle cour de services 9 123 057 $ Montant de lestimation des cots prsente au SAO
Objet du contrat
cart
8 000 000 $
1 123 057 $
Concernant ces aspects relatifs aux informations devant tre publies dans le SAO, prcisons ds maintenant quils seront plus amplement abords la section 3.3 du prsent rapport de vrification traitant de la conformit du processus dadjudication des contrats. De plus, nous avons pris connaissance des listes de contrats tenues par la SPJD, lesquelles sont intitules Liste des appels doffres inscrits dans le systme lectronique dappel doffres , pour les annes 2011 et 2012. Nous constatons que ces listes prsentent diverses informations lies aux contrats adjuger, dont la valeur estime des
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travaux sous-jacents ceux-ci. Or, pour certains contrats examins, nous avons galement pu observer un montant diffrent de lestimation des cots. Dans les circonstances, les confusions observes au regard des estimations des cots vhicules nous amnent nous interroger quant la rigueur accorde leur prparation et quant lexactitude des renseignements communiqus aux membres du conseil dadministration de la SPJD pour quils procdent lapprobation de ladjudication des contrats. 3.1.2.B. Recommandation Nous recommandons la Socit du parc Jean-Drapeau de prendre les dispositions ncessaires afin de : ritrer auprs du personnel responsable limportance de documenter les estimations des cots dtailles et de conserver celles-ci au sein mme du dossier contenant lensemble des documents constitus en vue du lancement dun appel doffres; ritrer auprs du personnel responsable limportance de sassurer que les estimations des cots prpares sont dates et identifies au nom de la personne ou de la firme dexperts assigne cette tche; sassurer dune cohrence des informations prsentes aux administrateurs de la Socit du parc Jean-Drapeau, au systme lectronique dappel doffres et tout autre document de travail prpar, au regard des estimations des cots tablies; et ce, afin quil soit notamment possible tout intervenant affect un dossier de se rfrer aisment lestimation dtaille des cots, mais aussi pour que cette estimation puisse servir dappui la dcision dadjuger ou non un contrat. Rponse de lunit daffaires : Dterminer les documents essentiels requis, notamment les estimations, pour chacune des tapes dun projet, assurer leur production conforme et les suivis, et finalement centraliser leur conservation (archives). (Complt, mars 2013) Uniformiser le contenu et la prsentation des estimations de projets dinvestissement aux fins de signature par le responsable dsign. Confirmer leur provenance et la date de production. (Complt, mars 2013) Faire signer les diffrents intervenants du dossier afin dattester de lexactitude de linformation, et ce, dans le but dassurer la diffusion conforme chacune des tapes. (chancier prvu : mai 2013)
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3.2. Conception et approbation des documents dappel doffres

Subsquemment leur planification, les travaux raliser, ou encore les services professionnels requis, doivent, selon limportance des sommes en cause, faire lobjet de la prparation des documents dappel doffres en vue de la sollicitation des marchs. La conception de ces documents, lesquels comprennent, entre autres, les instructions aux soumissionnaires, le bordereau de soumission, les plans et devis, les clauses particulires et gnrales, ainsi que les addenda, ncessite quune surveillance particulire soit exerce de faon ce que leur contenu assure, notamment, un traitement quitable lensemble des soumissionnaires, mais aussi pour quils prvoient toutes les clauses permettant la SPJD dexercer un contrle du droulement des travaux au regard daspects tels que les chanciers prvus, les modalits de paiement et lvolution des travaux ou des services rendus. En ce sens, toutes les approbations de niveau hirarchique appropri devraient tre obtenues pralablement la diffusion publique (lancement) desdits documents dappel doffres. Cest donc dans cette optique que nous avons examin les documents dappel doffres pour chacun des 10 contrats de notre slection dans lobjectif de nous assurer que ces derniers avaient t conus de manire favoriser la mise en concurrence des soumissionnaires, quils avaient t lobjet des approbations requises pralablement leur lancement et quils incorporaient des clauses suffisamment prcises pour permettre la SPJD dexercer le contrle du droulement des travaux concernant les aspects susmentionns.
3.2.1. Conception des documents dappel doffres par rapport la mise en concurrence des soumissionnaires
3.2.1.A. Contexte et constatations La constitution des documents nous apparat avoir t effectue dans un souci de favoriser la concurrence des soumissionnaires. Aussi, tous les soumissionnaires ont pris possession des mmes documents dappel doffres, les addenda ont t transmis tous au moment opportun lorsque requis, et un seul responsable, en loccurrence le responsable des achats, tait clairement dsign pour recevoir les demandes de renseignements en provenance des soumissionnaires intresss relativement lappel doffres.
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3.2.2. Approbations pralables au lancement des documents dappel doffres

3.2.2.A. Contexte et constatations En ce qui concerne lapprobation des documents dappel doffres pralablement leur publication dans le SAO, il importe que cette responsabilit soit exerce par un gestionnaire ayant le niveau dautorisation requis en fonction des pouvoirs dlgus au sein de la SPJD. cet effet, nous comprenons, la lecture dun document de prsentation prpar par la direction de ladministration de la SPJD en date du 5 avril 2011 et intitul Approvisionnement, normes et procdures , que les rgles internes dictes par la SPJD prvoient que le requrant (p. ex. le charg de projet) dun appel doffres a, entre autres responsabilits, celles-ci : Obtenir, pralablement lamorce des dmarches menant au lancement dun appel doffres (p. ex. la prcision des besoins, la prparation des plans et devis, llaboration dune estimation dtaille des cots du projet), lautorisation de la personne ayant le niveau hirarchique requis selon les rgles de dlgation de pouvoirs de la SPJD; laborer le devis, sil nest pas excut par des consultants externes; Procder lestimation de la dpense (si elle nest pas excute par des consultants externes) et sassurer de la disponibilit budgtaire; Informer le conseiller en approvisionnement (responsable des achats) du dossier en cours et adopter le mode dadjudication requis (p. ex. un appel doffres sur invitation ou public). Pour sa part, le conseiller en approvisionnement doit, entre autres : sassurer de la conformit du processus dapprovisionnement retenu (p. ex. le mode dadjudication, le choix du fournisseur); analyser les documents dappel doffres prpars par les chargs de projet ou par les consultants externes, selon le cas, adapter les clauses administratives et faire des recommandations quant aux modifications quil juge ncessaires; procder la publication de lappel doffres dans le SAO. Ainsi, nous constatons que les normes et les procdures internes dictes par la SPJD prvoient que le requrant dun appel doffres doit obtenir, au pralable, lautorisation de la personne ayant le niveau hirarchique requis. Cependant, en ce qui a trait lapprobation du contenu des documents dappel doffres et subsquemment lapprobation de leur publication, lintervention dune personne de niveau hirarchique suprieur ny est aucunement prvue.
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Dailleurs, au cours de la ralisation de nos travaux de vrification, nous avons constat, lgard de tous les documents dappel doffres relatifs aux contrats examins, et ce, quils aient t prpars linterne ou par des consultants externes, quil ny avait aucune vidence : de lobtention dune approbation au pralable visant autoriser lenclenchement du processus devant mener au lancement dun appel doffres comme prconis aux normes et procdures instaures par la SPJD; de la rvision et de lapprobation du contenu des documents dappel doffres, ainsi que de leur publication dans le SAO. Selon les informations obtenues auprs des personnes rencontres, ces approbations seraient davantage consenties verbalement sans quune trace soit ncessairement laisse au dossier. En ce qui concerne plus prcisment les documents dappel doffres dont la prparation aurait t confie une firme de consultants externe, prcisons quun paiement des honoraires ne devrait pas tre interprt comme une admission que les travaux et les services sont, en totalit ou en partie, complets, satisfaisants ou conformes au contrat. Cest pourquoi nous estimons que lvidence de lobtention dune approbation des documents prpars par des consultants externes devrait galement tre applicable. Ainsi, en vue dassurer une plus grande transparence des dcisions prises et des approbations obtenues, nous sommes davis que les normes et les procdures internes dictes par la SPJD en matire dapprovisionnement devraient tre bonifies par linsertion des approbations requises aux tapes o elles taient manquantes. galement, nous sommes davis quun mcanisme devrait tre instaur linterne afin quil soit possible de dmontrer lvidence (laisser une trace) des approbations obtenues de la part des personnes de niveau hirarchique suprieur quant aux autorisations relatives lenclenchement du processus devant mener au lancement dun appel doffres, au contenu des documents dappel doffres la suite des rvisions effectues et la publication de lappel doffres dans le SAO. titre dexemple, ce mcanisme instaurer pourrait prendre la forme dun formulaire consigner au sein des dossiers constitus lgard des contrats octroyer, lequel pourrait notamment prvoir des champs permettant dinscrire des renseignements tels que : lobjet du contrat; le nom du requrant; le montant de lestimation des cots pour les travaux ou les services requis; le mode dadjudication retenu;
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la description sommaire des principaux aspects des documents dappel doffres ayant fait lobjet dune rvision; la signature de la ou des personnes en autorit dsignes pour consentir les approbations ncessaires.
3.2.2.B. Recommandation Nous recommandons la Socit du parc Jean-Drapeau, en vue de sassurer dune plus grande transparence des dcisions prises, de : revoir ses normes et ses procdures internes en matire dapprovisionnement pour quensuite le contenu du document intitul Approvisionnement, normes et procdures soit bonifi par linsertion des approbations pralables requises, de la part des personnes de niveau hirarchique suprieur, aux tapes o elles taient manquantes, soit au moment de lapprobation du contenu des documents dappel doffres la suite des vrifications effectues ainsi que de leur publication dans le systme lectronique dappel doffres; prendre les mesures qui simposent afin de se doter dun mcanisme permettant de consigner par crit lvidence des approbations consenties au regard de : lenclenchement des dmarches devant mener au lancement dun appel doffres par un requrant comme dj prvu aux normes et procdures internes existantes, la rvision du contenu des documents dappel doffres, quils soient prpars linterne ou par des consultants externes, pralablement leur publication, la publication de ces documents dappel doffres dans le systme lectronique dappel doffres. Rponse de lunit daffaires : La Fiche projet devra tre remplie par les diffrents responsables et signe par les responsables dsigns conformment aux rgles de dlgation de pouvoirs. Les fiches, valides et signes, seront soumises au comit daudit et PTI ainsi quau conseil dadministration aux fins de prise de dcisions et de suivis de projet. (Complt, mars 2013)
3.3. Conformit du processus dadjudication de contrats

3.3.A. Contexte et constatations La SPJD est assujettie aux rgles gnrales applicables en matire dadjudication de contrats par les organismes municipaux stipules larticle 573 de la LCV, et ce, en vertu de larticle 231.1, chapitre V, de la Charte.
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titre de socit paramunicipale, la SPJD agit par lintermdiaire de son conseil dadministration. En ce sens, lorsque la LCV fait rfrence au conseil , dans un contexte o cela sapplique une socit paramunicipale, il sagit alors du conseil dadministration de la socit. Selon ces rgles, tout contrat concernant la fourniture de biens et de services de plus de 100 000 $ ne peut tre adjug quaprs une demande de soumissions publiques faite par annonce dans un journal diffus sur le territoire de la municipalit. Lappel doffres doit galement tre publi dans le SAO approuv par le gouvernement du Qubec. Le dlai minimal accord aux soumissionnaires pour la rception de leur soumission ne doit pas tre infrieur 15 jours. Subsquemment, les soumissions reues doivent tre ouvertes publiquement en prsence dau moins deux tmoins aux dates, heure et lieu mentionns dans lavis dappel doffres. Plus particulirement, en ce qui concerne les contrats de services professionnels de 25 000 $ et plus lgard desquels un organisme municipal doit aller en appel doffres public ou sur invitation, la rgle gnrale prvoit lobligation dutiliser le systme dvaluation et de pondration des offres en deux tapes. Ainsi, on valuera dabord la qualit de loffre de services selon des critres prtablis afin dliminer, le cas chant, les offres qui nauront pas obtenu la note de passage (au moins 70 %). Le prix des offres nentrera en ligne de compte qu la seconde tape. galement, en vue dvaluer les offres reues, un comit de slection doit tre form. Nos travaux de vrification avaient pour objectif, entre autres, de vrifier que ladjudication des contrats seffectuait dans le cadre dun processus conforme aux lois, rglements et politiques internes en vigueur. Ainsi, lexamen des 10 contrats faisant partie de notre chantillon nous permet de conclure que le processus dadjudication des contrats sest droul conformment aux rgles stipules larticle 573 de la LCV, lexception des aspects qui seront abords ci-aprs. En ce qui concerne plus particulirement les contrats relatifs la fourniture de services professionnels, prcisons que la LCV stipule ce qui suit : Dans le cadre de ladjudication dun contrat relatif la fourniture de services professionnels, le conseil doit utiliser un systme de pondration et dvaluation des offres dont ltablissement et le fonctionnement respectent les rgles suivantes : 1o le systme doit comprendre, outre le prix, un minimum de quatre critres dvaluation; o 2 le systme doit prvoir le nombre maximal de points qui peut tre attribu une soumission eu gard chacun des critres autres que le prix; ce nombre ne
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peut tre suprieur 30 sur un nombre total de 100 points qui peut tre attribu une soumission eu gard ces critres; le conseil doit former un comit de slection dau moins trois membres, autres que des membres du conseil, qui doit : a) valuer individuellement chaque soumission sans connatre le prix; b) attribuer la soumission, eu gard chaque critre, un nombre de points; c) tablir le pointage intrimaire de chaque soumission en additionnant les points obtenus par celle-ci eu gard tous les critres; d) quant aux enveloppes contenant le prix propos, ouvrir uniquement celles qui proviennent des personnes dont la soumission a obtenu un pointage intrimaire dau moins 70 et retourner les autres, sans les avoir ouvertes, leurs expditeurs 2 . (Nos souligns)
Ainsi, selon ces dispositions de la LCV, il revient au conseil dadministration de la SPJD, pralablement au lancement de lappel doffres, dapprouver, dune part, la grille dvaluation des soumissions qui sera utilise pour valuer les offres, soit les critres et le pointage attribu chacun deux, et, dautre part, la composition des membres du comit de slection qui sera responsable de procder lvaluation des offres reues. Or, pour les deux contrats de notre slection concernant la fourniture de services professionnels (voir lannexe 4.1 nos 4 et 7), bien que nous ayons constat quune grille dvaluation avait t utilise et quun comit de slection avait t constitu, le tout conformment aux spcifications stipules la LCV, nous navons cependant relev aucune vidence que ces deux aspects avaient t lobjet dune approbation au pralable de la part du conseil dadministration de la SPJD. Aussi, en ce qui a trait plus spcifiquement lapprobation de la composition des membres du comit de slection, la LCV prvoit que le conseil peut, par rglement, dlguer tout fonctionnaire ou employ le pouvoir de former le comit de slection et fixer les conditions et modalits dexercices du pouvoir dlgu 3 . Les renseignements obtenus du personnel de la SPJD confirment que le conseil na adopt aucune rsolution en ce sens. Bien que la SPJD naurait pas cette obligation selon une opinion obtenue de ses conseillers juridiques, nous croyons que, dans un souci dune plus grande transparence, il serait appropri quelle applique des rgles plus rigoureuses, linstar de la Ville. Dans un mme ordre dides, lextrait de larticle 573 cit prcdemment stipule que les enveloppes contenant le prix des soumissions nayant pas obtenu un pointage intrimaire dau moins 70 doivent tre retournes, sans avoir t ouvertes, leurs expditeurs. Or, pour un des deux contrats de services professionnels examins (voir lannexe 4.1 no 4),
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LCV, article 573.1.0.1. LCV, article 573.1.0.1.1.
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nous avons constat, en examinant le dossier constitu cette fin, que les enveloppes contenant le prix des soumissionnaires nayant pas obtenu la note de passage y taient toujours consignes. Bien quelles ne semblent pas avoir t ouvertes, ces enveloppes devaient nanmoins tre retournes leurs expditeurs, de faon respecter les dispositions de la LCV. 3.3.B. Recommandation Nous recommandons la Socit du parc Jean-Drapeau, dans un souci dune plus grande transparence, de prendre les mesures ncessaires pour : que la grille dvaluation des soumissions qui sera utilise pour valuer les offres ainsi que la composition des membres du comit de slection responsable dvaluer les offres reues fassent lobjet dune approbation du conseil dadministration de la Socit du parc Jean-Drapeau pralablement au lancement de lappel doffres ou pour dlguer ce pouvoir lorsque la Loi sur les cits et villes le permet; ritrer, auprs du personnel concern, lobligation de retourner aux soumissionnaires nayant pas obtenu la note de passage les enveloppes de prix, sans les avoir ouvertes; et ce, afin dassurer le respect de la conformit des dispositions lgislatives de larticle 573 de la Loi sur les cits et villes en matire dadjudication de contrats de services professionnels. Rponse de lunit daffaires : Les appels doffres comportant un volet danalyse qualitative seront valus selon la grille dvaluation standard adopte par une rsolution du conseil dadministration de la SPJD. (Complt, mars 2013) Les rgles de dlgation de pouvoirs de la SPJD devront tre adaptes afin de tenir lieu de la dlgation de pouvoirs de la composition des comits de slection la direction de la SPJD (adoption galement requise par le comit excutif de la Ville selon les lettres patentes actuelles). (chancier prvu : dcembre 2013 [si comit excutif]) Le responsable dsign devra, par voie de signature, confirmer le retour des enveloppes aux soumissionnaires nayant pas obtenu la note de passage, et ce, sans les avoir ouvertes. (Complt, janvier 2013)
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3.3.1. Crdits budgtaires additionnels consentis

3.3.1.A. Contexte et constatations Dans le cadre de lexamen des contrats de notre chantillon, nous avons galement port une attention particulire aux crdits budgtaires additionnels consentis par la SPJD au mme adjudicataire, en sus du montant du contrat originalement soumis par ce dernier. Ainsi, au moment de la ralisation de nos travaux de vrification, 4 des 10 contrats de notre chantillon avaient t lobjet dapprobations de crdits additionnels (voir lannexe 4.2). Pour trois dentre eux, ayant trait au projet de rnovation et dagrandissement du Hlnede-Champlain, nous constatons, tel que nous lavons mentionn plus tt, lapprobation de crdits additionnels consentis considrablement importants par rapport au cot original du contrat adjug, soit de 94 % 130 % de plus. videmment, il faut comprendre que ces crdits additionnels ont systmatiquement t consentis au mme adjudicataire (de gr gr), sans que la procdure dappel doffres ait t reprise. cet effet, mentionnons que la LCV stipule ce qui suit : Une municipalit ne peut modifier un contrat accord la suite dune demande de soumissions, sauf dans le cas o la modification constitue un accessoire celui-ci et nen change pas la nature 4 . En ce sens, nous avons pu observer, la lecture des procs-verbaux, que la SPJD a gnralement justifi le bien-fond daugmenter la valeur du contrat initialement attribu la firme retenue par le fait quil sagissait de modifications accessoires. Or, nous sommes conscients quil est possible quun contrat fasse lobjet de modifications en cours dexcution en raison dimprvus ou de contraintes pouvant se manifester. Nous admettons galement que, selon la nature des travaux ou des services rendre, il pourrait savrer plus pratique et parfois mme plus conomique de confier la poursuite des travaux la mme firme. Cependant, dans les cas cits, compte tenu de leur importance, les crdits additionnels consentis nous semblent pouvoir tre remis en question quant la possibilit de se qualifier titre de frais accessoires au sens o lentend la LCV. Nous comprenons que chaque situation est un cas despce ncessitant un examen particulier du fait que la jurisprudence ne met pas de balise quant la dfinition du terme accessoire , si ce nest que laccessoire devrait gnralement tre moindre que le principal. En ce sens, nous croyons que la SPJD se devait dobtenir lopinion dun conseiller juridique spcialis en la matire
LCV, article 573.3.0.4.
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de faon pouvoir valider la lgalit de confier de gr gr la poursuite des travaux au mme adjudicataire. cet effet, les gestionnaires responsables nous ont affirm quune opinion juridique avait t demande dans tous les cas en vue de confirmer que les modifications la source des crdits additionnels consentir pouvaient se qualifier titre de frais accessoires au sens de la LCV. Nous avons donc demand en obtenir une copie du fait quaucune de ces opinions ne se trouvait au dossier constitu pour le contrat concern. la suite de recherches effectues par ces mmes gestionnaires, il appert que lesdites opinions juridiques auraient t obtenues verbalement la suite de conversations tlphoniques, sans quune preuve documentaire officielle soutenant le rsultat de lopinion demande au conseiller juridique sollicit soit transmise la SPJD. En ce sens, en vue de pouvoir dmontrer les mesures prises pour sassurer de la conformit du processus dadjudication de contrats, nous croyons que la SPJD aurait tout avantage exiger que des opinions juridiques documentes lui soient achemines pour quensuite celles-ci puissent tre conserves au dossier du contrat concern. 3.3.1.B. Recommandation Nous recommandons la Socit du parc Jean-Drapeau : dexiger de ses conseillers juridiques quils lui transmettent par crit le rsultat des opinions juridiques demandes; de conserver la documentation de ces opinions juridiques au dossier constitu lgard du contrat concern; et ce, en vue de pouvoir dmontrer les mesures prises pour assurer la conformit du processus dadjudication de contrats larticle 573 de la Loi sur les cits et villes lorsque des crdits additionnels sont requis pour poursuivre des travaux prvus un contrat initial. Rponse de lunit daffaires : Lorsquune demande de crdits additionnels est juge requise par le responsable du projet, une demande crite devra tre produite afin dobtenir lavis juridique affrent aux fins dautorisation par linstance applicable (Direction gnrale, conseil dadministration ou comit excutif). La demande et lavis affrent seront conservs dans le dossier du projet, aux archives. (Complt, janvier 2013)
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3.3.2. Publication des renseignements sur les contrats dans le systme lectronique dappel doffres
3.3.2.A. Contexte et constatations Tel que nous lavons brivement abord prcdemment, compter du 1er avril 2011, de nouvelles dispositions lgislatives ont galement t introduites la LCV (articles 477.4 477.6) la suite de lentre en force du projet de loi 76, intitul Loi modifiant diverses dispositions lgislatives concernant principalement le processus dattribution des contrats des organismes municipaux. Ces nouvelles dispositions ont principalement trait lobligation quont tous les organismes municipaux de publier dans le site du SAO, approuv par le gouvernement du Qubec, la liste de tous les contrats conclus comportant une dpense dau moins 25 000 $ (exclusion faite des contrats de travail). Cette liste doit tre mise jour au moins une fois par mois et doit notamment contenir, lgard de chaque contrat, les renseignements suivants : Dans le cas dun contrat qui comporte une dpense de 100 000 $ ou plus, le prix du contrat tel quil a t pralablement estim par lorganisme (inscription aprs louverture des soumissions ou au moment de loctroi du contrat); Le prix du contrat adjug et le nom du soumissionnaire avec lequel il a t conclu; Lobjet du contrat; Le montant total de la dpense effectivement faite (ce montant doit inclure, le cas chant, les dpenses contingentes et les dpenses relatives aux travaux additionnels dment autoriss). Pour les contrats conclus la suite dun processus dappel doffres, la liste devra galement contenir les renseignements suivants : Le nom de chaque soumissionnaire; Le montant de chaque soumission; Lidentification de chaque soumission plus basse que celle retenue et qui a t juge non conforme. Ainsi, pour chacun des contrats de notre slection pour lesquels les nouvelles rgles de publication taient applicables du fait quils ont t adjugs aprs le 1er avril 2011 (8 cas sur 10, voir lannexe 4.1 nos 3 10), nous avons vrifi que les informations avaient t conformment inscrites dans le SAO. Notre examen nous a permis dobserver les faits suivants : Pour ce qui est du prix estim du contrat devant tre inscrit dans le SAO : Dans cinq cas sur huit, aucun montant na t inscrit (voir lannexe 4.1 nos 3, 4, 5, 6 et 8);
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Dans un cas sur huit, le prix estim qui a t inscrit correspond lestimation dtaille prpare par la SPJD (voir lannexe 4.1 no 10), alors que dans les deux cas restants, le prix estim ne correspond pas (voir lannexe 4.1 nos 7 et 9). Pour ce qui est du montant total de la dpense effectivement faite devant tre inscrit lorsque les travaux sont termins (les travaux de cinq contrats sur les huit taient termins) : Dans quatre cas sur cinq, aucun montant na t inscrit dans le SAO sous la rubrique Montant total de la dpense effectivement faite (voir lannexe 4.1 nos 3, 5, 6 et 10); Dans un cas sur cinq, le montant inscrit correspond au cot original du contrat sans toutefois inclure les crdits additionnels consentis subsquemment (voir lannexe 4.1 no 4).
3.3.2.B. Recommandation Nous recommandons la Socit du parc Jean-Drapeau dinstaurer les mcanismes qui simposent pour sassurer que lintgralit des informations relatives chacun des contrats octroys est adquatement inscrite dans le systme lectronique dappel doffres, afin de se conformer aux dispositions des articles 477.4 477.6 de la Loi sur les cits et villes. Rponse de lunit daffaires : Segmenter la tche entre de linformation et validation de linformation dans le SAO. Le responsable charg de valider linformation devra signer laction de la validation mme la Fiche projet . Les documents permettant cette validation seront galement conservs au dossier du projet, aux archives. (Complt, janvier 2013)
3.3.3. Adoption dune politique de gestion contractuelle

3.3.3.A. Contexte et constatations En conclusion, mentionnons que, conformment aux dispositions lgislatives en vigueur compter du 1er janvier 2011 (article 573.3.1.2 de la LCV), le conseil dadministration de la SPJD a adopt, le 14 dcembre 2010, sa politique de gestion contractuelle visant renforcer les principes de saine concurrence, defficience, dthique, de transparence et dquit applicables tout contrat. Selon cette nouvelle obligation insre la LCV, la SPJD devait prvoir sa politique de gestion contractuelle des mesures visant, entre autres :
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1. sassurer que tout soumissionnaire ou lun de ses reprsentants na pas communiqu ou tent de communiquer, dans le but de linfluencer, avec un des membres du comit de slection relativement la demande de soumissions pour laquelle il a prsent une soumission; 2. lutter contre le truquage doffres; 3. favoriser le respect de la Loi sur la transparence et lthique en matire de lobbyisme; 4. prvenir les gestes dintimidation, le trafic dinfluence ou de corruption; 5. prvenir les situations de conflits dintrts; 6. prvenir toute autre situation susceptible de compromettre limpartialit et lobjectivit du processus de demandes de soumissions et de la gestion qui en rsulte; 7. encadrer la prise de toute dcision ayant pour effet dautoriser la modification dun contrat. Nous avons procd lexamen du contenu de la politique de gestion contractuelle dont sest dote la SPJD et nous concluons que son contenu est conforme aux dispositions prvues larticle 573.3.1.2 de la LCV. De plus, pour les contrats de notre slection ayant t adjugs aprs lentre en vigueur de cette nouvelle politique de gestion contractuelle (1er janvier 2011), nous avons pu constater que ces diffrentes mesures prvues la politique de gestion contractuelle de la SPJD avaient t incorpores dans les documents dappel doffres. Par exemple : Dsignation aux documents dappel doffres dun responsable par la SPJD qui adresser des questions; Dclarations solennelles de la part du soumissionnaire; Dclaration solennelle des membres du comit de slection, le cas chant; Abstention de tout fournisseur de soumissionner sil a particip llaboration des documents dappel doffres. cet gard, notre examen des contrats na dailleurs permis de dceler aucune irrgularit quant au respect de ces dispositions prises.
3.4. Approbation de ladjudication des contrats et autres informations lies la prise de dcisions
Lapprobation de ladjudication des contrats doit non seulement seffectuer dans le respect des pouvoirs dlgus aux divers gestionnaires ou employs en cette matire, compte tenu de limportance pcuniaire des biens ou des services rquisitionns, mais elle doit galement seffectuer en fonction dune information complte et suffisamment prcise pour permettre une prise de dcisions claire.
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Concurremment, la tenue des procs-verbaux de la SPJD devrait tre effectue de faon ce que ces derniers soient le reflet fidle et complet des sujets discuts et des dcisions prises par les administrateurs, de sorte quil soit possible de sy rfrer ultrieurement pour en faire le suivi et sassurer de leur mise en application, mais aussi pour quils puissent servir de preuve en cas de litiges ou de poursuites ventuelles. cette tape du processus, nos travaux de vrification ont consist nous assurer que les contrats de notre slection avaient fait lobjet dune autorisation conforme aux niveaux dapprobation (dlgation de pouvoirs) en vigueur au sein de la SPJD et que cette dlgation de pouvoirs avait t effectue conformment aux dispositions contenues aux lettres patentes. Nous avons galement port une attention particulire la pertinence et la suffisance des informations communiques aux administrateurs par le biais des mmoires internes ou des sommaires dcisionnels 5 prpars en vue de leur permettre de bien saisir tous les lments contextuels sur lesquels ils devraient sappuyer pour procder ou non lapprobation de ladjudication des contrats. Concurremment, la documentation des procs-verbaux de la SPJD a t scrute afin dvaluer dans quelle mesure ils taient suffisamment prcis et intgraux quant aux dcisions prises. Pour ce faire, nous avons procd la lecture de lensemble des procsverbaux du conseil dadministration et des comptes rendus du comit de vrification pour les annes 2010 et 2011 ainsi que pour les six premiers mois de lanne 2012.
3.4.1. Rgles de dlgation de pouvoirs pour lapprobation des contrats

3.4.1.A. Contexte et constatations La politique dapprovisionnement de la SPJD incorpore les niveaux dapprobation requis par les divers intervenants concerns selon le montant des biens ou des services rquisitionns. Ces niveaux dapprobation, lesquels ont fait lobjet dune rvision et dune rsolution du conseil dadministration de la SPJD au cours de la sance de travail du 9 novembre 2011, sont prsents au tableau 3.
En vue de lapprobation des contrats, nous avons constat que la SPJD utilise deux types de documents, soit le mmoire interne et le sommaire dcisionnel . Ces deux documents contenant essentiellement les mmes informations, nous utiliserons le terme sommaire dcisionnel aux fins du prsent rapport de vrification.
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Tableau 3 Niveaux dapprobation requis en fonction des montants des biens et des services
Montant des biens et services (taxes incluses) Moins de 10 000 $ De 10 000 $ 25 000 $ De 25 000 $ 100 000 $ De 100 000 $ 2 000 000 $ 2 000 000 $ et plus Intervenants et niveaux dapprobation Directeur Directeur et directeur principal Directeur principal et directeur gnral Conseil dadministration ou comit de vrification, sur recommandation du directeur gnral, entriner par le conseil dadministration Comit excutif de la Ville de Montral, sur recommandation du conseil dadministration
titre informatif, cette politique dapprovisionnement stipule galement que : La direction gnrale est autorise effectuer des dpenses additionnelles imprvues nexcdant pas 10 % des contrats et mandats octroys. Ces dpenses additionnelles ne doivent toutefois pas excder 100 000 $ par contrat ou par mandat octroy. Ce pourcentage ou ce montant dpass, toutes dpenses additionnelles ou imprvues devront tre autorises par le conseil dadministration de la Socit 6 . Dentre de jeu, nous remarquons que le conseil dadministration de la SPJD a tabli les niveaux dapprobation des pouvoirs dlgus aux divers intervenants concerns par le biais dune rsolution et non par le biais dun rglement comme le prvoient pourtant les lettres patentes dlivres par le gouvernement du Qubec en vue de la constitution de la SPJD. En effet, larticle 4 des lettres patentes supplmentaires enregistres le 7 juillet 1995 stipule, entre autres, que la SPJD est administre par un conseil dadministration (article 4.a). Aussi, lorsque ce dernier dsire dlguer certaines de ses responsabilits pour toute matire utile ou ncessaire la rgie interne de la SPJD, il doit le faire par le biais dun rglement, lequel entre en vigueur sur approbation du comit excutif de la Ville (article 4.j). Dans les circonstances, nous sommes davis que tous les pouvoirs dlgus, notamment ceux prvus la rsolution du 9 novembre 2011 du conseil dadministration ainsi que la dlgation de pouvoirs consentie au directeur gnral par le biais de la politique dapprovisionnement, concernant les dpenses additionnelles imprvues nexcdant pas 10 % du cot des contrats et mandats octroys, reprsentent des aspects propres la rgie interne de la SPJD. cet gard, ils doivent faire lobjet dun rglement officiel qui sera soumis aux fins dapprobation par le comit excutif de la Ville, conformment ce qui est prvu aux lettres patentes en vigueur.
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Politique dapprovisionnement, Socit du parc Jean-Drapeau, p. 6.
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De plus, en ce qui concerne plus particulirement la dlgation de pouvoirs consentie au directeur gnral pour lapprobation des dpenses additionnelles imprvues, nous croyons galement quune reddition de comptes priodique lintention du conseil dadministration de la SPJD devrait tre effectue afin dassurer la transparence des dcisions prises. En outre, nous avons remarqu une non-concordance des renseignements contenus dans les divers documents de base utiliss au sein de la SPJD concernant les aspects lis la dlgation de pouvoirs (niveaux dapprobation en fonction des montants des biens et des services). Dune part, la politique dapprovisionnement de la SPJD na pas t mise jour pour reflter lapprobation par son conseil dadministration, le 9 novembre 2011, des niveaux dapprobation rviss. Dautre part, en ce qui concerne la dlgation de pouvoirs accorde au directeur gnral pour les dpenses additionnelles imprvues, la politique dapprovisionnement rfre un seuil de 10 %, alors que le document intitul Approvisionnement, normes et procdures spcifie plutt un seuil de 20 %. notre avis, il serait appropri que les documents de rfrence existant la SPJD soient mis jour et uniformiss afin den accrotre lutilit et dviter toute confusion potentielle de la part des divers intervenants concerns par le processus dadjudication de contrats au sein de la SPJD. Dans un mme ordre dides, nous avons galement observ que le comit de vrification de la SPJD a t ajout titre dapprobateur pour les contrats dont le montant se situe entre 100 000 $ et 2 000 000 $. Plus prcisment, pour les biens et les services dont le montant se situe dans cette strate, la rgle dapprobation concernant les intervenants autoriss approuver la dpense est la suivante : Conseil dadministration ou comit de vrification, sur recommandation du directeur gnral, entriner par le conseil dadministration. (Nos souligns) Selon ce qui est mentionn au procs-verbal du 9 novembre 2011 et compte tenu des informations obtenues auprs des personnes rencontres, nous comprenons que lintervention possible du comit de vrification a t ajoute pour permettre une plus grande flexibilit au moment de lattribution des contrats dans le cas o les chanciers sont serrs, et quaucune sance de travail du conseil dadministration nest prvue brve chance. Cependant, ce mode de fonctionnement nest pas conforme au protocole dentente (convention) intervenu entre la SPJD et la Ville le 6 novembre 1996. En effet, le protocole dentente prvoit ce qui suit : La Socit doit former un Comit de vrification dont la composition, les rgles de fonctionnement, les pouvoirs, les devoirs et les attributions apparaissent en annexe 1 7 .
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Convention entre la SPJD et la Ville de Montral, 6 novembre 1996, article 5.3.5, p. 8.
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Or, la lecture du contenu de lannexe 1 du protocole dentente traitant du comit de vrification, nous constatons quil nest aucunement prvu que ce dernier puisse octroyer des contrats. En ce sens, la rsolution du 9 novembre 2011 du conseil dadministration de la SPJD ne respecte pas les dispositions du protocole dentente. Dailleurs, lobjet mme de la dlgation de pouvoirs au comit de vrification est incongru. En effet, la SPJD ne peut pas agir par lintermdiaire de deux instances pour une dcision de mme nature. En ce sens, une dcision (p. ex. ladjudication dun contrat) devant tre entrine par le conseil dadministration, comme le prvoient actuellement les rgles de dlgation de pouvoirs de la SPJD, ne peut pas tre en vigueur avant lintervention de ce dernier. Or, dans le cas qui nous concerne, les travaux relatifs lagrandissement du pavillon de la Jamaque ont dbut avant mme que la dcision du comit de vrification (le 14 mars 2012) ne soit entrine par le conseil dadministration de la SPJD. En effet, nous avons pu constater que le bon de commande pour ce contrat avait t cr le 16 mars 2012 et que les travaux ont dbut autour du 19 mars 2012, selon les informations trouves au dossier appuyant ce contrat, tandis que le dossier a t prsent aux membres du conseil dadministration dans le cadre dune sance de travail tenue le 29 mars 2012. Dautre part, la possibilit mme de permettre au comit de vrification doctroyer des contrats peut tre remise en question du fait que, par nature, ce type de comit a davantage une responsabilit visant, entre autres, la surveillance des processus relatifs la qualit de linformation financire produite ou encore la surveillance des contrles internes. Loctroi de contrats ne fait donc pas partie de ses pouvoirs, devoirs ou attributions. Nous tenons prciser que notre comprhension des faits relativement la non-conformit des deux aspects dont nous venons de faire tat au regard des rgles de dlgation de pouvoirs instaures au sein de la SPJD (ncessit dun rglement de dlgation de pouvoirs et non-respect du protocole dentente concernant le comit de vrification) a t confirme par le biais dune opinion juridique obtenue du Service des affaires juridiques et de lvaluation foncire de la Ville. Cependant, bien que la dlgation de pouvoirs devrait tre ratifie par un rglement et non par une simple rsolution, la situation actuelle relve davantage de la conformit que de lillgalit en ce quelle na pas pour effet de rendre invalide les dcisions prises par les personnes concernes sur la base de cette rsolution. De ce fait, notre examen visant nous assurer du respect des rgles de dlgation de pouvoirs tablies pour lapprobation des contrats de notre chantillon sest appuy sur celles existantes la SPJD. Ainsi, nos travaux de vrification nous ont permis de constater que, de faon gnrale, les rgles de dlgation de pouvoirs en vigueur au sein de la SPJD ont t respectes,
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lexception de la situation expose ci-aprs lgard de laquelle un contrat de notre slection tait vis. Ainsi, la lecture des procs-verbaux du conseil dadministration de la SPJD, nous avons constat qu la sance de travail du 9 novembre 2011, les administrateurs prsents avaient entrin, a posteriori, la dcision prise par le prsident du conseil dadministration, huit semaines auparavant, doctroyer 12 contrats totalisant 3,7 M$. Parmi ces contrats figurait celui de notre slection concernant lamnagement paysager et civil sur le site du btiment du Hlne-de-Champlain (voir lannexe 4.1 no 8). En effet, selon les renseignements obtenus la lecture dun courriel (dat du 14 septembre 2011) faisant tat de loctroi de ces contrats, il appert que la dcision prise par le prsident du conseil dadministration tait motive par les chanciers critiques pour la ralisation des travaux. Nous admettons que certaines situations peuvent commander une prise de dcisions rapide. Nanmoins, dans les circonstances, force est de constater que les autres membres du conseil dadministration ont t mis devant le fait accompli sans quils puissent exercer leur pouvoir dcisionnel comme le prvoient pourtant les rgles de dlgation de pouvoirs instaures au sein de la SPJD. En ce sens, afin dviter que ce genre de situation ne se reproduise, nous croyons que la SPJD devrait valuer, selon lurgence des situations, la pertinence de tenir une sance extraordinaire du conseil dadministration. 3.4.1.B. Recommandation Nous recommandons la Socit du parc Jean-Drapeau de prendre les dispositions qui simposent, dans un souci dune plus grande transparence, pour que tous les pouvoirs dlgus par son conseil dadministration soient ratifis par le biais dun rglement, lequel devra tre dment approuv par le comit excutif de la Ville de Montral, et ce, afin de se conformer aux dispositions prvues aux lettres patentes en vigueur de la Socit du parc Jean-Drapeau. Rponse de lunit daffaires : Il est noter que le projet de lettres patentes labor en 2011 modifierait cette recommandation. Dans le cas o les lettres patentes ne sont pas modifies : prsenter pour adoption au comit excutif le rglement de dlgation de pouvoirs de la SPJD. (chancier prvu : dcembre 2013 comit excutif). Nous dsirons rappeler quun projet de convention avec la Ville, un projet de rgle de rgie interne et un rglement sur le parc Jean-Drapeau ont galement t labors en 2011.
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3.4.1.C. Recommandation Nous recommandons la Socit du parc Jean-Drapeau de rviser ses rgles de dlgation de pouvoirs afin de retirer le comit de vrification des intervenants autoriss aux fins dapprobation des dpenses, et ce, en vue de respecter les dispositions de lannexe 1 du protocole dentente conclu entre la Socit du parc Jean-Drapeau et la Ville de Montral au regard des responsabilits dvolues ce comit. Rponse de lunit daffaires : Il est noter que le projet de lettres patentes labor en 2011 modifierait cette recommandation. Dans le cas o les lettres patentes ne sont pas modifies : prsenter pour adoption au comit excutif le rglement de dlgation de pouvoirs de la SPJD. (chancier prvu : dcembre 2013 comit excutif). Nous dsirons rappeler quun projet de convention avec la Ville, un projet de rgle de rgie interne et un rglement sur le parc Jean-Drapeau ont galement t labors en 2011. 3.4.1.D. Recommandation Nous recommandons la Socit du parc Jean-Drapeau, afin dassurer la transparence des dcisions prises, de prvoir linstauration dun mcanisme de reddition de comptes priodique lintention des membres du conseil dadministration concernant les dpenses additionnelles imprvues approuves par le directeur gnral pour un contrat ou un mandat octroy, compte tenu de la dlgation de pouvoirs qui lui est accorde cet effet. Rponse de lunit daffaires : Le directeur gnral peut actuellement autoriser des dpenses selon les normes et les procdures de la SPJD. Actuellement, il peut aussi autoriser un ajout au contrat ne pouvant excder 20 % de la valeur du contrat initial (le 20 % doit tre de moins de 100 000 $). Lorsque le contrat initial est octroy par le conseil dadministration, le directeur gnral devra prciser lajout qui sera inscrit mme la Fiche projet . (Complt, janvier 2013)
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3.4.1.E. Recommandation Nous recommandons la Socit du parc Jean-Drapeau de mettre jour et duniformiser ses documents de rfrence (politique dapprovisionnement, normes et procdures) pour, notamment, quils refltent adquatement les rgles de dlgation de pouvoirs approuves par les instances, et ce, afin den accrotre lutilit et dviter toute confusion potentielle de la part des divers intervenants concerns par le processus dadjudication de contrats. Rponse de lunit daffaires : Aprs ladoption du rglement de dlgation de pouvoirs de la SPJD, la politique dapprovisionnement, le document des normes et procdures ainsi que la Fiche projet et ses consignes dusage seront regroups mme un document de rfrence. (chancier prvu : dcembre 2013) La politique de gestion contractuelle, requise par la loi, reste cependant un document distinct. 3.4.1.F. Recommandation Nous recommandons galement la Socit du parc Jean-Drapeau de prvoir la tenue dune sance extraordinaire du conseil dadministration dans le cas o lurgence de la situation le justifie, et ce, en vue dassurer le respect des rgles de dlgation de pouvoirs approuves par la Socit du parc Jean-Drapeau. Rponse de lunit daffaires : Le prsident du conseil dadministration de la SPJD et le prsident du comit daudit et PTI, sur la recommandation du directeur gnral, statueront sur le besoin de sances extraordinaires du conseil dadministration. (Complt, janvier 2013)
3.4.2. Suffisance des informations prsentes aux fins dune prise de dcisions (sommaire dcisionnel)
3.4.2.A. Contexte et constatations Afin que les administrateurs puissent rapidement prendre connaissance de lensemble des aspects contextuels sous-jacents la ncessit de procder ladjudication dun contrat, il est dusage quun document intitul sommaire dcisionnel soit prpar et leur soit soumis au cours dune sance de travail du conseil. Pour quils puissent constituer un outil de gestion utile, ces sommaires dcisionnels doivent tre prpars de faon inclure des
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renseignements suffisamment prcis et complets permettant ainsi aux administrateurs de prendre une dcision claire. Ces sommaires dcisionnels devraient notamment inclure : une prsentation des informations contextuelles justifiant le recours une dcision dautoriser ladjudication dun contrat pour la ralisation des travaux ou des services requis (p. ex. les objectifs poursuivis, la description des travaux requis, les dcisions antrieures lies, les enjeux); le cot estim pour les travaux ou les services requis incluant les contingences, sil y a lieu; le mode dadjudication retenu, le nom des firmes invites ou, sil sagit dun appel doffres public, le nombre des preneurs du cahier des charges ainsi que le nom des soumissionnaires en lice; les rsultats du pointage intrimaire de chaque soumissionnaire et le pointage final, dans le cas dun contrat lgard duquel un systme dvaluation et de pondration en deux tapes aura t utilis conformment la LCV; lanalyse des carts entre les prix soumis par les diffrents soumissionnaires en lice (p. ex. la comparaison entre le cot moyen des soumissions conformes reues et la plus basse soumission conforme, entre le prix de la plus haute et de la plus basse soumission conforme ainsi quentre la plus basse et la deuxime plus basse soumission conforme); lexplication de lcart (selon un seuil dtermin) entre lestimation des cots prpare par la SPJD pralablement au lancement de lappel doffres et le cot de la soumission du plus bas soumissionnaire conforme; le prix de la soumission ainsi que le nom de ladjudicataire recommand la suite du processus dappel doffres. Dans le cadre de nos travaux de vrification, nous avons examin les sommaires dcisionnels prpars concernant les 10 contrats de notre slection, afin de dterminer dans quelle mesure les informations fournies aux administrateurs taient suffisantes la prise de dcisions. Ainsi, lexamen effectu nous a permis de dceler certaines informations manquantes lgard desquelles les sommaires dcisionnels gagneraient tre bonifis pour en accrotre lutilit aux fins dune prise de dcisions claire. Notamment, nous avons pu observer que le cot estim pour les travaux raliser, lequel est un lment cl la prise de dcisions, ny tait pas toujours spcifiquement indiqu. Cette situation a pu tre observe pour 3 des 10 contrats examins. Lun de ceux-ci concerne le contrat octroy pour la ralisation du projet de construction dun escalier vitr et dun ascenseur larsenal du fort de lle Sainte-Hlne Muse Stewart (voir lannexe 4.1 no 1), lgard duquel tant le sommaire dcisionnel que le
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procs-verbal (sance du conseil dadministration du 11 mai 2010) sont muets quant lvaluation de lestimation des cots en vue de la ralisation des travaux. Les deux autres cas observs concernent quant eux le contrat relatif lamnagement paysager et civil ainsi que celui relatif la fourniture et linstallation de fentres et de portes (voir lannexe 4.1 nos 8 et 9), tous deux octroys dans le cadre du projet de rnovation et dagrandissement de ldifice du Hlne-de-Champlain. Pour ces deux cas, nous constatons que les sommaires dcisionnels sous-jacents visaient lapprobation de lots de contrats lintrieur desquels les deux contrats de notre chantillon se trouvaient. Ainsi, le contrat relatif linstallation de fentres et de portes est incorpor un lot de 11 contrats, tandis que le contrat relatif lamnagement paysager et civil est pour sa part incorpor un lot de cinq contrats; ces lots devant tre approuvs par le conseil dadministration de la SPJD. En ce qui a trait au contrat relatif la fourniture et linstallation de fentres et de portes inclus un lot de 11 contrats, nous avons pu observer que le sommaire dcisionnel ainsi que le procs-verbal (sance de travail du 9 novembre 2011) taient tous deux totalement muets quant lvaluation des cots estims pour chacun de ces 11 contrats, quant au prix de la plus basse soumission conforme individuellement dpose pour chacun des contrats et quant lidentit de ces firmes. En effet, la rsolution du conseil dadministration stipulait, notamment, ce qui suit : Considrant que les travaux relis ces contrats comprennent, de manire non limitative : Les travaux de menuiserie et lbnisterie intrieure; Les travaux de mtaux ouvrs lis au design dintrieur; La fourniture et linstallation des fentres et des portes extrieures en bois; Les travaux de plomberie et de gaz naturel; Les travaux de chauffage et de ventilation; La fourniture et linstallation des systmes de rgulation et de contrles; La fourniture et linstallation des systmes de protection incendie; Le prachat des 5 appareils de ventilation du btiment; Le prachat des hottes de ventilation des cuisines; Le prachat des chaudires eau chaude du btiment; Le prachat des changeurs de chaleur du btiment. Il est rsolu : doctroyer 11 contrats diffrentes firmes pour la ralisation de divers travaux au pavillon Hlne-de-Champlain aux prix et conditions des soumissions dposes, conformment aux rsultats des appels doffres publics, et autoriser une
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dpense totale cette fin de 5 370 516,01 $, comprenant toutes les taxes 8 . (Nos souligns) Finalement, pour ce qui est du contrat relatif lamnagement paysager et civil sur le site du Hlne-de-Champlain, lexamen du sommaire dcisionnel prpar par la SPJD, lequel contenait sensiblement les mmes informations que celles prsentes au procs-verbal de la sance du conseil dadministration du 9 novembre 2011, nous permet dobserver quil y est notamment stipul ce qui suit : [] cinq (5) lots [contrats] de travaux ont fait lobjet dappels doffres publics pour permettre de poursuivre les travaux sur le site. Les lots sont les suivants : Lot 7.3. Prachats Refroidisseurs Lot 7.4. Prachats Condenseur vaporatif Lot 7.7. Prachats Groupe lectrogne et inverseurs automatiques Lot 8. Ascenseur et monte-charge Lots 24. et 35. Amnagement extrieur et civil 9 . (Nos souligns) Sous la rubrique intitule Aspects financiers , il est indiqu : Pralablement lappel doffres, le cot des travaux lis aux lots avait t estim par les professionnels du projet 1 525 000 $, incluant les taxes. Lensemble des plus basses soumissions dposes pour chacun des lots totalise 1 590 267,68 $, incluant les taxes 10 . Nous constatons, tout comme pour le cas prcdent (lot de 11 contrats), que le sommaire dcisionnel ainsi que le procs-verbal taient tous deux totalement muets quant lvaluation des cots estims pour chacun des cinq contrats, de mme quen ce qui a trait au prix de la plus basse soumission conforme individuellement dpose pour chacun deux et quant lidentit des firmes retenues. Nous observons toutefois quil y est fait mention dune estimation des cots, mais que dans les faits, le montant soumis aux administrateurs de la SPJD aux fins de lapprobation de ladjudication des contrats se rvle tre un montant cumul pour les cinq contrats du lot. Or, partir des informations contenues dans la liste des contrats tenue par la SPJD, intitule Liste des appels doffres inscrits dans le systme lectronique dappel doffres , nous avons t en mesure de reconstituer le dtail de lestimation globale (1 525 000 $) prsente au sommaire dcisionnel et au procs-verbal. Cette conciliation rvle que
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Procs-verbal, sance du conseil dadministration de la Socit du parc Jean-Drapeau, 9 novembre 2011, p. 7 et 8. Sommaire dcisionnel, conseil dadministration de la Socit du parc Jean-Drapeau, 2 septembre 2011, p. 1. Sommaire dcisionnel, conseil dadministration de la Socit du parc Jean-Drapeau, 2 septembre 2011, p. 2.
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lestimation des cots prsente au regard du contrat de notre slection relativement aux travaux damnagement paysager et civil du site du Hlne-de-Champlain slevait 800 000 $. Ainsi, tel que nous en avons dj fait mention prcdemment la section 3.1.2, bien que lcart ne soit pas si important, nous constatons, dune part, que ce montant ne correspond pas prcisment au montant apparaissant lestimation dtaille documente trouve (836 454 $) pour ce contrat. Dautre part, lexamen effectu rvle galement que, pris sparment, les cinq contrats composant ce lot prsentent des carts entre lestimation des cots utilise par la SPJD (selon la reconstitution du montant de 1 525 000 $) et le prix de la plus basse soumission conforme 11 variant entre - 66,9 % et + 36 % (voir le tableau 4), comparativement un cart total de 4,3 %, comme le suggrent les informations prsentes au sommaire dcisionnel. Tableau 4 Dtail des montants des estimations des cots utilises pour les cinq contrats inclus au lot
Objet du contrat Lot 7.3. Prachats refroidisseurs Lot 7.4. Prachats condenseur vaporatif Lot 7.7. Prachats groupe lectrogne et inverseurs automatiques Lot 8. Ascenseur et monte-charge Lots 24. et 35. Amnagement extrieur et civil Total Cots de lestimation utilise 125 000 $ 125 000 $ 250 000 $ 225 000 $ 800 000 $ 1 525 000 $ Cot de la plus basse soumission conforme 75 706,16 $ 41 525,66 $ 82 698,16 $ 302 544,93 $ 1 087 795,77 $ 1 590 267,68 $ cart (39,4 %) (66,8 %) (66,9 %) 34,5 % 36,0 % 4,3 %
Du coup, nous avons galement remarqu, en examinant le contenu des sommaires dcisionnels, quune mention concernant le montant des frais contingents prvus, dans les cas o cela pouvait sappliquer (8 cas sur 10, voir lannexe 4.1 tous les contrats lexception des nos 4 et 9), ntait prsente que dans trois des contrats examins, soit le projet de construction dun escalier vitr et dun ascenseur larsenal du fort de lle SainteHlne Muse Stewart, le projet de rfection de la maonnerie de la poudrire et le projet de conception et de construction dune nouvelle cour de services (voir lannexe 4.1 nos 1, 5 et 7). Pour les cinq autres contrats sur les huit, nous avons constat que : pour deux dentre eux (voir lannexe 4.1 nos 8 et 10), une provision pour frais contingents avait t prvue au bordereau de soumission faisant partie des documents dappel doffres, mais ni le sommaire dcisionnel, ni les procs-verbaux nen faisaient
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Selon le procs-verbal de louverture publique des soumissions reues.
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tat. notre avis, lampleur de la provision pour frais contingents fait partie des informations pertinentes devant systmatiquement tre communiques aux administrateurs en vue dune prise de dcisions claire; pour les trois autres contrats (voir lannexe 4.1 nos 2, 3 et 6), nous avons constat quaucune provision pour frais contingents ntait indique au bordereau de soumission, que les sommaires dcisionnels taient muets cet gard et quaucun budget cet effet navait t approuv par le conseil dadministration au moment de ladjudication du contrat. ce propos, nous sommes davis que la SPJD aurait tout avantage prvoir, au moment de ladjudication des contrats, une provision budgtaire pour frais contingents afin de pallier les imprvus pouvant survenir au cours de la ralisation des travaux, et ce, dans le but : dviter de devoir retarder la ralisation des travaux par le fait quil faille attendre la tenue dune prochaine sance de travail du conseil dadministration pour obtenir lapprobation des crdits additionnels requis, dattnuer les risques que les travaux soient poursuivis sans laccord pralable des administrateurs de la SPJD.
De plus, notre examen des sommaires dcisionnels sous-jacents aux contrats de notre slection nous a permis de relever labsence des informations suivantes : Une analyse comparative des carts entre les prix soumis par les diffrents soumissionnaires en lice ntait gnralement pas documente au sommaire dcisionnel (9 cas sur 10). En effet, seule une brve mention indiquant que les prix des 10 premires soumissions reues se situaient lintrieur dune fourchette de 8 % a pu tre observe au sommaire dcisionnel relatif loctroi du contrat pour le projet de construction dun escalier vitr et dun ascenseur larsenal du fort de lle SainteHlne Muse Stewart (voir lannexe 4.1 no 1). Une explication visant justifier, sil y a lieu, lcart constat entre lestimation des cots prpare en vue de ladjudication du contrat et le cot de la soumission de ladjudicataire recommand ny est jamais documente. cet gard, les renseignements obtenus des personnes rencontres confirment que la SPJD ne sest dote daucune directive linterne stipulant le seuil partir duquel des explications doivent tre fournies au sommaire dcisionnel prsent aux administrateurs. titre dexemple, cette directive pourrait prvoir que les carts suprieurs 10 % (en plus ou en moins) entre lestimation des cots ralise et le prix de ladjudicataire recommand doivent tre systmatiquement expliqus et documents au sommaire dcisionnel.
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Ainsi, pour les contrats de notre slection, nous avons procd cette analyse comparative. Pour ce faire, nous avons compar le cot du contrat adjug avec celui de lestimation des cots prsente aux administrateurs de la SPJD par le biais du sommaire dcisionnel, lequel tait galement intgralement reflt au procs-verbal de la sance du conseil correspondant, et ce, pour les cas o cette information y tait prsente. De ce fait, lanalyse comparative a pu tre ralise pour 8 des 10 contrats de notre slection (voir lannexe 4.3). Les rsultats de celle-ci rvlent que les carts calculs varient dans une fourchette allant de - 42,8 % + 73,4 %. Parmi ces huit contrats, deux seulement prsentaient un cart entre lestimation des cots et le prix de la plus basse soumission conforme se situant lintrieur dun seuil pouvant tre acceptable, soit de lordre de 10 %. notre avis, la divulgation aux sommaires dcisionnels dcarts aussi importants que ceux mentionns ci-dessus aurait certainement pu susciter des questionnements de la part des membres du conseil dadministration, pouvant mme, dans le cas dun dpassement important des cots prvus, remettre en question leur dcision dadjuger le contrat. De ce fait, nous estimons que la constitution des sommaires dcisionnels prsents aux administrateurs devrait tre bonifie et harmonise quant aux renseignements devant y tre consigns, de faon ce que ceux-ci fassent tat de lensemble des informations pertinentes et essentielles une prise de dcisions claire. cet effet, nous croyons que la SPJD devrait rvaluer ses faons de faire et se doter dun guide ou dune directive visant mieux encadrer la prparation des sommaires dcisionnels au regard des informations devant y tre consignes.
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3.4.2.B. Recommandation Nous recommandons la Socit du parc Jean-Drapeau, afin que ses administrateurs puissent bnficier dun outil utile et pertinent leur permettant de prendre des dcisions claires, de rvaluer, brve chance, ses faons de faire et de se doter dun guide visant mieux encadrer la prparation des sommaires dcisionnels au regard des informations devant y tre consignes, de sorte que leur contenu soit plus uniforme et quils puissent tre bonifis par lintgration dinformations telles que : la divulgation du montant de lestimation des cots prpare pralablement ladjudication dun contrat, du prix de la soumission retenue et de lidentit de ladjudicataire; la divulgation des frais contingents prvus; lanalyse comparative des carts entre les prix soumis par les diffrents soumissionnaires; lexplication, en fonction dun seuil jug acceptable (p. ex. 10 %), des carts constats entre lestimation des cots prpare en vue de ladjudication du contrat et le cot de la soumission de ladjudicataire recommand; et de diffuser ce guide tous les employs concerns au sein de la Socit du parc Jean-Drapeau. Rponse de lunit daffaires : Le sommaire dcisionnel prsent aux fins de dcision doit tre valid par plus dune personne, et ce, en conformit avec linformation prvue la Fiche projet signe par les responsables dsigns. (Complt, mars 2013) laborer des normes et des procdures plus dtailles en matire de gestion de projet permettant dassurer luniformit des pratiques, et ce, chacune des tapes dun projet, soit : la prfaisabilit, lestimation, loctroi de contrat, la reddition de comptes et la fermeture du projet. (chancier prvu : mai 2013) Standardiser la nature de linformation ainsi que sa prsentation pour faciliter la comprhension des dossiers lors de la prise de dcisions tant par le directeur gnral, le comit daudit et PTI quauprs du conseil dadministration. Sommaire dcisionnel type. (chancier prvu : mai 2013) Uniformiser le contenu et la prsentation des estimations de projets dinvestissement aux fins de signature par le responsable dsign. (Notons que les contingences de design et celles de construction ne sont pas les mmes et varient aussi selon le type de chantier, la complexit du design et la prcision du PFT.) (Complt, mars 2013)
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Le volet Octroi de contrat prcise lcart entre le cot du contrat et lestimation ainsi que le justificatif applicable le cas chant. (Complt, mars 2013) 3.4.2.C. Recommandation Nous recommandons la Socit du parc Jean-Drapeau de prvoir, au moment de ladjudication des contrats, une provision budgtaire pour frais contingents afin dviter de devoir retarder la ralisation des travaux par le fait quil faille attendre la tenue dune prochaine sance de travail du conseil dadministration pour obtenir lapprobation des crdits additionnels requis, ou encore afin dattnuer les risques que les travaux ne soient poursuivis sans laccord pralable des administrateurs de la Socit du parc Jean-Drapeau. Rponse de lunit daffaires : Sommaire dcisionnel type . Le projet prvoira, selon la nature du contrat, un pourcentage de contingence. Le budget du contrat sera mis en relation avec le budget global du projet. (Complt, mars 2013)
3.4.3. Documentation des procs-verbaux

3.4.3.A. Contexte et constatations Le procs-verbal est un document officiel faisant tat de ce qui a t dit, dbattu, fait ou dcid au cours dune sance de travail des membres du conseil dadministration. Il permet de confirmer le droulement dune sance en fonction des sujets prvus lordre du jour. En somme, il constitue la mmoire de lorganisme et sert de rfrence en cas de besoin. Il a pour fonctions, entre autres, celles visant : rvler les vnements passs ou plus actuels aux personnes qui ntaient pas prsentes; enregistrer les dcisions prises pour en faciliter le suivi et la mise en application; prserver la continuit des dbats; servir de preuve en cas de litiges ou de poursuites judiciaires, ou de source dinformation pour les divers intervenants intresss. tant donn que les administrateurs sigeant des conseils dadministration doivent assumer de lourdes responsabilits lgales, ils ont lobligation dagir avec prudence et diligence. De ce fait, il importe que les procs-verbaux prpars la suite des sances de travail dun conseil soient suffisamment toffs et transparents quant aux dcisions prises ou des orientations prconises pour dmontrer que les administrateurs se sont bien acquitts des responsabilits qui leur incombent.
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Dans le cadre de nos travaux de vrification, en plus davoir examin les procs-verbaux relatifs lapprobation des 10 contrats inclus notre chantillon, nous avons procd lexamen de tous les procs-verbaux de la SPJD relativement aux sances de travail tenues entre le 9 fvrier 2010 et le 21 juin 2012. Or, tel que nous en avons brivement fait tat la section prcdente, cet examen nous a permis de constater que les informations identifies comme tant manquantes aux sommaires dcisionnels prpars lgard des contrats de notre chantillon (p. ex. la divulgation du montant de lestimation des cots prpare, la divulgation des frais contingents prvus, lanalyse comparative des carts entre les prix soumis par les diffrents soumissionnaires, lexplication des carts constats entre lestimation des cots prpare et le prix de la soumission de ladjudicataire recommand) taient galement manquantes dans les procs-verbaux de la SPJD. Dans les faits, nous avons constat que les informations apparaissant aux sommaires dcisionnels taient presque intgralement retranscrites aux procs-verbaux, sans autres ajouts. De plus, notre lecture des procs-verbaux nous a permis de constater que ces derniers taient certains gards incomplets du fait que certaines informations pertinentes ny taient pas ncessairement consignes. Notamment, nous avons observ les faits suivants : Lorsque des contrats de services professionnels sont octroys sur la base dun taux horaire, linformation concernant le montant maximal de la dpense autorise ny est pas toujours mentionne, de mme que le taux horaire du plus bas soumissionnaire conforme. Loctroi des contrats suivants peut tre cit en exemple : Entretien des systmes lectromcaniques (rsolution CA2010-23); Travaux civils (rsolution CA2010-24); Travaux de construction gnrale (rsolution CA2010-25). Les dcisions prises ou les discussions relatives aux diffrents points prvus lordre du jour des sances de travail du conseil dadministration ne sont pas intgralement refltes au sein mme des procs-verbaux. titre dexemple, nous avons pu observer les manquements suivants : Aucune vidence de ladoption de lordre du jour depuis 2011. On ne sait donc pas si des sujets ont t ajouts ou si des modifications ont t demandes lordre du jour; Aucune mention des documents qui auraient pu tre dposs titre informatif, de mme que des discussions affrentes. la lecture des procs-verbaux, on ne peut donc avoir la certitude que les membres ont dispos de tous les documents devant leur tre prsents aux fins dune prise de dcisions claire;
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Aucune mention relativement des questionnements provenant des membres du conseil; Imprcision quant la conclusion dune dcision prise. En effet, bien que la dcision soit consigne au procs-verbal, on ignore la lecture de celui-ci sil sagissait dune dcision prise lunanimit, la majorit, ou sil y avait des dissidences; Absence dinformation concernant certains des sujets prvus lordre du jour. On ne sait pas si ceux-ci ont t reports une sance ultrieure ou sils ont t annuls pour divers motifs. En consquence, il devient difficile dassurer le suivi de lvolution des dossiers dans le temps; Information parfois manquante aux procs-verbaux quant lannulation de ladjudication de contrats approuvs au cours dune sance de travail antrieure (p. ex. certains contrats octroys dans le cadre du projet de rnovation et dagrandissement de ldifice du Hlne-de-Champlain ont par la suite t annuls sans que les procs-verbaux refltent clairement ce changement); Information manquante concernant le montant des frais que la SPJD accepte de dbourser. Par exemple, dans le cadre du projet de rnovation et dagrandissement de ldifice du Hlne-de-Champlain, la rsolution (CA2012-09) de la sance de travail du conseil dadministration de la SPJD (le 22 fvrier 2012) ne mentionnait aucunement le montant de lindemnit devant tre verse (prs de 2 M$) au promoteur subsquemment linterruption de lentente contractuelle (bail) conclue avec la SPJD.
Dans les circonstances, bien que nous nexcluions pas la possibilit que dautres documents dinformations complmentaires aient pu tre prsents aux administrateurs, en supplment de ceux consigns aux procs-verbaux, et quils aient pu faire lobjet de discussions au cours des sances de travail, il nen demeure pas moins que nous nen avons pas toujours obtenu lassurance. En consquence, dans un souci dune plus grande transparence, mais galement pour protger les intrts de lorganisme et des personnes imputables des dcisions prises, nous sommes davis que la constitution des procs-verbaux devrait tre bonifie de faon ce que ceux-ci incorporent plus prcisment tous les lments dinformation sous-jacents aux dcisions prises, ainsi que tous les faits relatifs aux sujets discuts et aux orientations prises. En ce sens, nous croyons que la SPJD aurait tout avantage rvaluer ses faons de faire en sinspirant des meilleures pratiques de gestion en la matire, pour ensuite se doter dun guide visant encadrer la prparation des procs-verbaux quant leur structure (p. ex. une section Ordre du jour , une section Octroi de contrats ), ainsi qu la nature des informations devant y tre consignes et au niveau de dtail attendu.
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notre avis, les procs-verbaux de la SPJD devraient tre bien documents, de faon ce quils fassent tat, en toute transparence, de lensemble des lments dinformation considrs pour appuyer les dcisions prises. 3.4.3.B. Recommandation Nous recommandons la Socit du parc Jean-Drapeau, dans un souci dune plus grande transparence, mais aussi pour protger les intrts de lorganisme et des personnes imputables des dcisions prises, de : rvaluer ses faons de faire concernant la documentation des procs-verbaux du conseil dadministration, de sorte que ceux-ci incorporent plus prcisment et de faon uniforme tous les lments dinformation sous-jacents aux dcisions et aux orientations prises ainsi quaux sujets discuts; procder llaboration dun guide sinspirant des meilleures pratiques en la matire en vue dencadrer la prparation des procs-verbaux au regard daspects tels que leur structure, la nature des informations devant y tre consignes et le niveau de dtail attendu. Rponse de lunit daffaires : Actualiser, en conformit avec les recommandations dun conseiller juridique, les pratiques en matire de rdaction des procs-verbaux. Former et informer les personnes responsables de la rdaction des procs-verbaux. (Complt, mars 2013)

3.5.A. Contexte et constatations En bout de piste, cette vigie, dont il a t question prcdemment, concernant lvolution des travaux sous-jacents aux contrats octroys, doit galement prvoir des mcanismes de reddition de comptes priodique, visant fournir suffisamment dinformations pertinentes aux gestionnaires et aux administrateurs de la SPJD pour leur permettre de juger de ltat davancement des travaux et, sil y a lieu, de prendre les dcisions qui simposent au regard de la nature des correctifs quil pourrait tre ncessaire dapporter. cet effet, notre examen a rvl que peu ou pas de rapports de gestion ont t par les chargs de projet en vue dinformer priodiquement la direction ainsi membres du conseil dadministration de la SPJD concernant lvolution des affrents aux contrats octroys. Ces rapports de gestion devraient, selon nous, produits que les travaux contenir
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suffisamment dinformations pertinentes au regard de lavancement du projet tant en matire de cots et dchanciers que de livrables attendus, pour quil soit possible dvaluer latteinte des objectifs fixs et, sil y lieu, de ragir au moment opportun afin de redresser la situation. Ainsi, parmi les projets ayant fait lobjet des contrats de notre slection, nous avons constat la production de rapports davancement pour seulement deux dentre eux, soit celui ayant trait au projet de rnovation et dagrandissement de ldifice du Hlne-deChamplain (regroupant cinq contrats de notre chantillon) et celui concernant le projet de conception et de construction dune nouvelle cour de services. Au moment de la ralisation de nos travaux, deux rapports davancement pour chacun des deux projets cits prcdemment avaient t produits, soit un en fvrier 2012 et lautre en mai 2012. Ces rapports ont t prsents aux administrateurs de la SPJD dans le cadre dune sance de travail du conseil. Selon les renseignements obtenus du charg de projet responsable, la production de tels rapports constituait une faon de faire nouvelle. En effet, il appert que, en gnral, la communication des informations relatives lvolution des travaux sous-jacents aux contrats octroys seffectue davantage verbalement au cours de rencontres priodiques entre les divers intervenants concerns. Un examen plus attentif du contenu desdits rapports davancement produits nous permet de constater quil sagit en fait de rapports plutt narratifs abordant succinctement les lments suivants : Un bref rappel de lobjectif fix pour le projet mis en uvre; Ltat davancement des travaux (p. ex. ceux termins, ceux en cours de ralisation ou ceux non encore amorcs); Les dates dchance prvues compte tenu de lavancement des travaux, sans toutefois que ce nouvel chancier soit rapproch de lchancier initial; Le montant des cots rels engags ce jour ou une mention indiquant que le budget initial est respect et que les contingences sont entames. Cependant, la comparaison entre le budget prvu et les cots rels engags ny est pas toujours trs clairement prsente. Nous croyons que la production de ce genre de rapports reprsente un outil de gestion et daide la prise de dcisions pertinent pour les gestionnaires responsables ainsi que pour les membres du conseil dadministration, afin quils puissent obtenir un portrait global de lvolution des travaux sous-jacents aux contrats octroys. De surcrot, nous sommes davis que les chargs de projet de la SPJD devraient, selon une priodicit dterminer,
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procder la production de tels rapports davancement lgard de chacun des projets dont ils ont la charge. Cependant, dans un souci dune plus grande utilit de ces rapports, nous croyons que leur contenu mriterait dtre bonifi et prcis par lajout dautres informations visant, entre autres, : illustrer la comparaison de lvolution des cots rels par rapport au budget tabli afin de reprer rapidement les dpassements de cots prvisibles, sil y a lieu; illustrer la comparaison de lvolution des chanciers rels par rapport aux chanciers prvus et, sil y a lieu, rviss, de faon ce quil soit possible de savoir si le projet connat des retards ou sil est jour; expliquer la raison des carts pouvant avoir t constats au regard de lampleur des cots ou du respect des chanciers ci-dessus mentionns; prsenter le pourcentage davancement des travaux; faire tat des problmes envisags, des risques ou des principaux enjeux pouvant avoir des rpercussions ngatives sur le respect des cots, des chanciers et des livrables attendus, ainsi que des solutions de rechange proposes pour attnuer leffet des causes problmatiques dceles; qualifier lapprciation du statut global du projet (p. ex. en contrle , en avance ou critique ). Pour ce faire, nous estimons que la direction de la SPJD aurait avantage se doter dune directive interne visant communiquer ses orientations au regard de la nature et de la frquence des rapports davancement devant tre produits par ses chargs de projet ainsi que des outils de travail pouvant tre prconiss cette fin (p. ex. lutilisation du logiciel MS Project).
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3.5.B. Recommandation Nous recommandons la Socit du parc Jean-Drapeau, en vue de favoriser une prise de dcisions claire au moment opportun, de se doter dune directive interne lintrieure de laquelle des orientations seraient communiques afin : dexiger que des rapports davancement soient priodiquement produits par ses chargs de projet au regard de chacun des projets dont ils ont la charge; de prciser la nature et la frquence de la production de ces rapports davancement attendus, lesquels pourraient faire tat de renseignements visant, entre autres, : illustrer la comparaison de lvolution des cots rels par rapport au budget tabli afin de reprer rapidement les dpassements de cots prvisibles, sil y a lieu, illustrer la comparaison de lvolution des chanciers rels par rapport aux chanciers prvus et, sil y a lieu, rviss, de faon ce quil soit possible de savoir si le projet connat des retards ou sil est jour, expliquer la raison des carts pouvant avoir t constats au regard de lampleur des cots ou du respect des chanciers ci-dessus mentionns, prsenter le pourcentage davancement des travaux, faire tat des problmes envisags, des risques ou des principaux enjeux pouvant avoir des rpercussions ngatives sur le respect des cots, des chanciers et des livrables attendus, ainsi que des solutions de rechange proposes pour attnuer leffet des causes problmatiques dceles, qualifier lapprciation du statut global du projet (p. ex. en contrle , en avance ou critique ); de statuer quant loutil de travail devant tre prconis pour la production de ces rapports de gestion illustrant ltat davancement des projets en cours. Rponse de lunit daffaires : La Fiche projet labore devra prvoir le niveau et la priodicit de la reddition de comptes eu gard au projet vis. (Complt, mars 2013) laboration de normes et de procdures prcisant les objectifs et la reddition de comptes requis et adapts aux diffrentes instances (comit de gestion, comit daudit et PTI, conseil dadministration, comit excutif). (chancier prvu : mai 2013)
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4. Annexes 4.1. chantillon des contrats examins

Tableau A Dtail des contrats de notre chantillon
No du contrat Objet du contrat Montant (taxes incluses) 2010 1 Construction dun escalier vitr et dun ascenseur larsenal du fort de lle Sainte-Hlne Muse Stewart Travaux dagrandissement (Projet de rnovation et dagrandissement de ldifice du Hlne-de-Champlain) 1 404 391 $ 2010-05-11 Excution de travaux Excution de travaux Date dapprobation par le CAa Type de contrat
571 373 $ 2011
2010-10-28
Fourniture et installation dlments de signalisation phase 3 Grance de construction (Projet de rnovation et dagrandissement de ldifice du Hlne-de-Champlain) Rfection de la maonnerie de la poudrire Travaux de dmolition intrieure (Projet de rnovation et dagrandissement de ldifice du Hlne-de-Champlain) Conception et construction dune nouvelle cour de services Amnagement paysager et civil (Projet de rnovation et dagrandissement de ldifice du Hlne-de-Champlain) Fourniture et installation de fentres et portes (Projet de rnovation et dagrandissement de ldifice du Hlne-de-Champlain) Travaux dagrandissement pavillon de la Jamaque
474 221 $
2011-04-13
Fourniture de matriaux et excution de travaux Services professionnels Excution de travaux Excution de travaux Services professionnels et excution de travaux Excution de travaux Fourniture de matriaux et excution de travaux Excution de travaux
263 303 $
2011-04-27
396 459 $
2011-04-27
439 978 $
2011-06-09
9 197 746 $
2011-10-12
1 087 796 $
2011-11-09
1 065 199 $
2011-11-09
2012 10
a
168 638 $
2012-03-29
Conseil dadministration.
338
Rapport annuel 2012
4.2. Sommaire des contrats examins ayant bnfici de crdits additionnels

Tableau B Contrats relatifs au projet de rnovation et dagrandissement du Hlne-de-Champlain
No du contrat selon lannexe 4.1 2 Date dapprobation par le CAa 2010-10-28 2010-12-02 2011-06-09 Total cart 4 Grance de construction Total cart 6 Travaux de dmolition intrieure Total cart
a
Objet du contrat
Cot original du contrat adjug (taxes incluses) 571 373 $
Crdits additionnels consentis par le CAa (taxes incluses) 151 230 $ 451 854 $
Total global (taxes incluses)
Travaux dagrandissement
571 373 $ 2011-04-27 2011-11-09 263 303 $ 2011-06-09 2012-03-29 439 978 $ 439 978 $ 263 303 $
603 084 $ (106 % de plus) 341 775 $ 341 775 $ (130 % de plus) 413 390 $ 413 390 $ (94 % de plus)
1 174 457 $
605 078 $
853 368 $
Tableau C Contrats relatifs la rfection de la maonnerie de la poudrire

No du contrat selon Objet du contrat lannexe 4.1 Rfection de la maonnerie de la poudrire Total cart
a
Date dapprobation par le CAa 2011-04-27 2011-04-27 (Note 1)
Cot original du contrat adjug (taxes incluses) 396 459 $
Crdits additionnels consentis par le CAa (taxes incluses) 59 468 $ 20 100 $
Total global (taxes incluses)
396 459 $
79 568 $ (20 % de plus)
476 027 $
Note 1 : Crdits additionnels de 5 % approuvs par le directeur gnral, conformment aux niveaux dapprobation des rquisitions de la politique dapprovisionnement de la SPJD qui stipule : La direction gnrale est autorise effectuer des dpenses additionnelles imprvues nexcdant pas 10 % des contrats et mandats octroys. Ces 12 dpenses additionnelles ne doivent toutefois pas excder 100 000 $ par contrat ou par mandat octroy .
12
Politique dapprovisionnement, Socit du parc Jean-Drapeau, p. 6.
339
Rapport annuel 2012
4.3. cart entre le montant des contrats adjugs 13 et les estimations des cots prsentes au sommaire dcisionnel et aux procs-verbaux de la Socit du parc Jean-Drapeau
Tableau D Contrats dont lcart entre le montant des contrats adjugs et lestimation des cots est infrieur 10 %
N du contrat selon lannexe 4.1 10 7
o
Objet du contrat Travaux dagrandissement pavillon de la Jamaque Conception et construction dune nouvelle cour de services
Montant du contrat adjug (taxes incluses) 168 638 $ 9 197 746 $
Estimation des cots au sommaire dcisionnel et au procs-verbal (taxes incluses) 186 678 $ 8 500 000 $
cart
(18 040 $) 697 746 $
(9,7 %) 8,2 %
Tableau E Contrats dont lcart entre le montant des contrats adjugs et lestimation des cots est suprieur 10 %
N du contrat selon lannexe 4.1
o
Objet du contrat Travaux dagrandissement (Projet de rnovation et dagrandissement de ldifice du Hlne-de-Champlain) Rfection de la maonnerie de la poudrire Grance de construction (Projet de rnovation et dagrandissement de ldifice du Hlne-de-Champlain) Travaux de dmolition intrieure (Projet de rnovation et dagrandissement de ldifice du Hlne-de-Champlain) Amnagement paysager et civil (Projet de rnovation et dagrandissement de ldifice du Hlne-de-Champlain) Fourniture et installation dlments de signalisation phase 3
Montant du contrat adjug (taxes incluses)
Estimation des cots au sommaire dcisionnel et au procs-verbal (taxes incluses) 998 944 $
cart
571 373 $
(427 571 $)
(42,8 %)
396 459 $
626 588 $
(230 129 $)
(36,7 %)
263 303 $
227 850 $
35 453 $
15,6 %
439 978 $
368 000 $
71 978 $
19,6 %
1 087 796 $
800 000 $
287 796 $
36,0 %
3
a
474 221 $
273 420 $
200 801 $
73,4 %
Ce montant a pu tre retrac la suite dune conciliation que nous avons effectue puisquil tait inclus une estimation globale de 1 525 000 $ prsente au procs-verbal de la SPJD du 9 novembre 2011 et attribuable lapprobation par le conseil dadministration de la SPJD de ladjudication dun lot de cinq contrats dont le cot global des plus bas soumissionnaires tait de 1 590 268 $.
13
Ce cot correspond au montant original de la soumission retenue et ne tient pas compte des crdits supplmentaires octroys.
340
Rapport annuel 2012
Tableau F Contrats dont lestimation des cots nest pas spcifiquement indique au sommaire dcisionnel et au procs-verbal
N du contrat selon lannexe 4.1
o
Objet du contrat Construction dun escalier vitr et dun ascenseur larsenal du fort de lle Sainte-Hlne Muse Stewart Fourniture et installation de fentres et portes (Projet de rnovation et dagrandissement de ldifice du Hlne-de-Champlain)
Montant du contrat adjug (taxes incluses)
Estimation des cots au sommaire dcisionnel et au procs-verbal (taxes incluses) n. d. n. d.
cart
1 404 391 $
n. d.
1 065 199 $
n. d.
n. d.
n. d.
N. d. : non disponible.
341
Rapport annuel 2012

5.8
Rglementation sur la scurit des piscines rsidentielles
5.8. Rglementation sur la scurit des piscines rsidentielles
Table des matires

1. Introduction ................................................................................................................... 347 2. Porte de la mission ..................................................................................................... 348 3. Constatations et recommandations .............................................................................. 348 3.1. Conformit du processus de dlivrance des permis et suivi du respect des dispositions rglementaires ............................................................................ 348 3.2. Mcanismes de reprage des installations non conformes .................................. 367 3.3. Suivi des avis de non-conformit mis.................................................................. 370 3.4. Mcanismes de sensibilisation des citoyens......................................................... 379 3.5. Reddition de comptes ........................................................................................... 386
345
Rapport annuel 2012
Liste des sigles

DAUSE Direction de lamnagement urbain et des services aux entreprises ministre de lducation, du Loisir et du Sport SIGS systme dinformation gographique spatial
MELS
346
Rapport annuel 2012

1. Introduction
Un rapport produit en 2010 1 par le ministre de lducation, du Loisir et du Sport (MELS) rvle quil est survenu, au cours des annes 2000 2008, 80 noyades en piscines rsidentielles au Qubec, soit une moyenne de neuf par anne. Ce type de noyades reprsente 12 % du total des dcs, tous plans deau confondus, sans compter les quasinoyades qui occasionnent de nombreuses hospitalisations. Il faut noter quau cours de cette mme priode, prs de 300 000 piscines rsidentielles avaient t recenses au Qubec. Or, un dnombrement ralis en 2004 par la Ville de Montral (la Ville) rpertoriait prs de 33 000 piscines rsidentielles sur le territoire montralais, lequel tait alors compos de 27 arrondissements. Presque le tiers des victimes de noyades en piscines rsidentielles sont des enfants gs de moins de cinq ans. La cause principale de ces noyades est labsence dun dispositif de scurit adquat autour des piscines. Ces facteurs de risques sont aggravs par le fait que, la plupart du temps, les enfants peuvent se trouver seuls prs de leau lors dune absence temporaire ou dun manque dattention ou de vigilance de la personne responsable. Afin de favoriser la rduction du nombre de noyades lies aux piscines rsidentielles, le gouvernement du Qubec a adopt, le 25 octobre 2007, la Loi sur la scurit des piscines rsidentielles 2 (la Loi). Comme le permettait cette nouvelle loi, le gouvernement a par la suite adopt, le 23 juin 2010, le Rglement sur la scurit des piscines rsidentielles 3 , lequel est entr en vigueur le 22 juillet 2010 (le Rglement provincial). Ce rglement prvoit une srie de normes visant accrotre la scurit des installations, incluant les piscines (p. ex. la hauteur minimale de la paroi de la piscine, la prsence dune chelle munie dune portire de scurit), les enceintes devant protger laccs aux piscines ou les caractristiques et lemplacement des appareils lis au fonctionnement de celles-ci. Depuis lentre en vigueur du Rglement provincial, le 22 juillet 2010, il est dornavant obligatoire pour un citoyen de dtenir un permis dlivr par la municipalit pour construire, installer ou remplacer une piscine, ou encore pour riger une construction donnant ou
1 2 3
Faits saillants sur les noyades et les autres dcs lis leau au Qubec de 2000 2008 dition 2010, Trois-Rivires, MELS Direction de la promotion de la scurit, 2010, 19 pages. LRQ, chapitre S-3.1.02. Gazette officielle du Qubec. Partie 2, vol. 142, no 27, 7 juillet 2010, p. 2805-07.
347
Rapport annuel 2012
empchant laccs celle-ci (article 9 du Rglement provincial). En effet, la Loi confre aux municipalits la responsabilit de veiller au respect de ce rglement. la Ville, cette responsabilit incombe aux arrondissements, lesquels possdent, en vertu de larticle 131 de la Charte de la Ville de Montral 4 , la comptence en matire de dlivrance de certificats dautorisations ou de permis relatifs aux piscines.
Notre vrification avait pour objectif de nous enqurir des mesures prises par les units daffaires de la Ville responsables dassurer le respect des dispositions rglementaires et lgislatives rgissant la scurit des piscines rsidentielles. De plus, nous avons galement voulu nous enqurir des mesures prventives entreprises par ces mmes units daffaires en vue de sensibiliser les citoyens propritaires de piscines au regard des normes de scurit respecter conformment au Rglement provincial. Ces travaux amorcs lautomne 2012 ont principalement port sur les annes 2011 et 2012, mais ils ont galement tenu compte des informations qui nous ont t transmises et communiques jusquau 22 fvrier 2013. Pour certains aspects, des donnes antrieures ces annes ont galement t considres. Nos travaux de vrification ont t concentrs auprs des trois arrondissements suivants : Arrondissement dAhuntsic-Cartierville : Direction du dveloppement du territoire; Arrondissement de Pierrefonds-Roxboro : Direction de lamnagement urbain et des services aux entreprises (DAUSE); Arrondissement de Rivire-des-PrairiesPointe-aux-Trembles : Direction de lamnagement urbain et des services aux entreprises (DAUSE).
3. Constatations et recommandations 3.1. Conformit du processus de dlivrance des permis et suivi du respect des dispositions rglementaires
Dans le but dassurer le respect des normes dictes par le Rglement provincial, les citoyens doivent sadresser leur arrondissement pour se voir dlivrer un permis 5 pour
4 5
LRQ, chapitre 11.4. Aux fins du prsent rapport de vrification, nous prconiserons le terme permis comme utilis par le Rglement provincial, bien que les arrondissements de Pierrefonds-Roxboro et de Rivire-des-Prairies Pointe-aux-Trembles utilisent plutt le terme certificat dautorisation .
348
Rapport annuel 2012
construire, installer ou remplacer une piscine, ou encore pour riger une construction donnant ou empchant laccs celle-ci. Le Rglement provincial concerne tout bassin artificiel extrieur, permanent ou temporaire, destin la baignade, dont la profondeur est de 60 centimtres ou plus et qui nest pas vis par le Rglement sur la scurit dans les bains publics 6 , lexception dun bain remous ou dune cuve thermale (spa) lorsque leur capacit nexcde pas 2 000 litres. Il est donc applicable aux installations suivantes : Piscine hors terre : considre comme une piscine paroi rigide installe de faon permanente sur la surface du sol; Piscine dmontable : dfinie comme une piscine paroi souple, gonflable ou non, prvue pour tre installe de faon temporaire; Piscine creuse ou semi-creuse : considre comme tout bassin artificiel extrieur destin la baignade qui est enfoui, en tout ou en partie. Prcisons toutefois que le Rglement provincial ne sapplique pas une piscine qui tait dj installe avant la date dentre en vigueur dudit Rglement provincial (le 22 juillet 2010), ni une piscine qui a t acquise avant cette date et qui navait pas encore t installe, condition que celle-ci ait t installe au plus tard le 31 octobre 2010. Lorsque la piscine est remplace, celle-ci doit cependant tre conforme aux normes prescrites par ledit Rglement provincial. En outre, le Rglement provincial prvoit des dispositions pnales pour un propritaire de piscine contrevenant. Ces normes de scurit dictes par le Rglement provincial visent contrler et protger laccs aux installations. Elles exigent notamment que : toute piscine creuse ou semi-creuse soit pourvue dune chelle ou dun escalier permettant dentrer dans leau et den sortir; toute piscine soit entoure dune enceinte, de manire protger laccs. Cette enceinte doit : empcher le passage dun objet sphrique de 10 centimtres de diamtre, tre dune hauteur dau moins 1,2 mtre, tre dpourvue de tout lment de fixation, saillie ou partie ajoure pouvant en faciliter lescalade; toute porte amnage dans une enceinte soit pourvue dun dispositif de scurit passif install du ct intrieur de lenceinte, dans la partie suprieure de la porte et permettant cette dernire de se refermer et de se verrouiller automatiquement;
RRQ, chapitre S-3, r. 3.
349
Rapport annuel 2012
la hauteur de la paroi dune piscine hors terre soit dau moins 1,2 mtre en tout point par rapport au sol, alors que la hauteur de la paroi dune piscine dmontable doit tre de 1,4 mtre ou plus; tout appareil li au fonctionnement de la piscine soit install plus dun mtre de la paroi de celle-ci. De plus, les conduits reliant lappareil la piscine doivent tre souples et ne doivent pas tre installs de faon faciliter lescalade de la paroi de la piscine ou, selon le cas, de lenceinte.
Ainsi, pralablement la dlivrance dun permis, il importe que les responsables au sein des arrondissements aient obtenu tous les renseignements leur permettant de sassurer que les installations seront conformes aux exigences du Rglement provincial ou toute autre norme plus svre que celles prvues celui-ci dont aurait pu se doter larrondissement. En effet, bien avant ladoption des nouvelles dispositions lgislatives et rglementaires relatives la scurit des piscines rsidentielles, plusieurs arrondissements assuraient dj lapplication de certaines mesures de scurit se retrouvant notamment au sein des rglements darrondissement portant sur les cltures. Lentre en vigueur en 2010 du nouveau Rglement provincial a contribu renforcer la scurit des installations relatives aux piscines rsidentielles, mais larticle 3 de la Loi nempche toutefois pas un arrondissement dadopter des normes plus svres que celles prvues au Rglement provincial. Nous prsenterons ci-aprs les rsultats de nos travaux de vrification au regard de la conformit du processus de dlivrance des permis. Mentionnons que, pour chacun des arrondissements visits, nos observations sappuient sur lexamen dun chantillon de quatre permis pour piscines dlivrs au cours des annes 2011 (deux permis) et 2012 (deux permis). Nous avons volontairement constitu notre slection de deux permis dlivrs lgard de piscines creuses et de deux permis concernant des piscines hors terre pour pouvoir mieux apprcier le respect des exigences rglementaires propres ces diffrentes installations.
3.1.1. Arrondissement dAhuntsic-Cartierville 3.1.1.1. Traitement des demandes de permis et rglementation en vigueur
3.1.1.1.A. Contexte et constatations Prcisons dentre de jeu que larrondissement dAhuntsic-Cartierville na pas modifi sa rglementation en matire de dlivrance de permis et que le terme permis a t
350
Rapport annuel 2012
conserv. En effet, larrondissement applique les dispositions du Rglement sur la construction et la transformation de btiments 7 de la Ville. Plus particulirement, larticle 34 de ce rglement dicte les renseignements et les documents devant accompagner la demande de permis (p. ex. la description des travaux projets, la valeur estime des travaux, les plans, le certificat de localisation). Ainsi, au sein de cet arrondissement, un citoyen qui envisage dinstaller une piscine doit au pralable dposer une demande de permis au bureau darrondissement, accompagne de tous les documents exigs. Un prpos lmission des permis, relevant de la Division urbanisme, permis et inspection sous la gouverne de la Direction du dveloppement du territoire, est responsable de mener bien le processus menant la dlivrance du permis. Il doit notamment raliser les activits suivantes : Sassurer dobtenir tous les documents devant tre joints la demande; Procder ltude de la demande de permis de faon valider la conformit des installations prvues aux exigences de la rglementation provinciale relative la scurit des piscines rsidentielles et aux autres normes plus svres contenues dans un autre rglement (p. ex. le rglement sur les cltures); Enregistrer la demande dans lapplication informatise utilise cette fin, soit Gestion du territoire Permis; Dterminer le cot du permis conformment la grille de tarification en vigueur; Procder la dlivrance du permis lorsque le dossier est conforme et que les frais inhrents lobtention du permis ont t acquitts. Une fois le permis dlivr, un inspecteur est assign pour effectuer un suivi sur le terrain et valider la conformit des travaux lis linstallation de la piscine. Il intgre son tour les rsultats de ses interventions dans lapplication informatise Gestion du territoire Permis. Si tout est trouv conforme, le dossier est ferm. Par contre, advenant que les installations prsentent des aspects ne rpondant pas aux exigences rglementaires, linspecteur doit : donner un avis de non-conformit, informant le propritaire de la piscine concerne des correctifs apporter pour se conformer lintrieur dun dlai fix; assurer le suivi de la mise en uvre des correctifs demands lavis notifi; entreprendre, si ncessaire, les procdures pnales pour quun constat dinfraction soit signifi au propritaire rcalcitrant.
Conseil municipal, rglement no 11-018, 24 octobre 2011.
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Rapport annuel 2012
En matire de scurit des piscines, larrondissement doit assurer lapplication de son rglement sur les cltures en plus du Rglement provincial. Il devient ainsi plus laborieux dassurer lapplication de lintgralit des dispositions rglementaires. cet effet, nos travaux de vrification nous ont permis de constater quune grande partie des dispositions du Rglement provincial ont t intgres dans le rglement sur les cltures de larrondissement. Dailleurs, le bulletin de larrondissement publi lautomne 2011 hiver 2012 8 fait tat dun nouveau rglement sur les cltures 9 , lequel a t adopt afin dintroduire les nouvelles normes provinciales en matire de scurit pour les piscines rsidentielles. Bien quil sagisse dune dcision lgitime, nous avons pu observer, en comparant lesdits rglements, que certaines dispositions du Rglement provincial navaient pas t intgres dans le nouveau rglement sur les cltures de larrondissement. Notamment, larticle 2 du Rglement provincial qui spcifie que toute piscine creuse ou semi-creuse doit tre pourvue dune chelle ou dun escalier permettant dentrer dans leau et den sortir na pas t intgr au rglement sur les cltures. Il en est de mme de larticle 8 du Rglement provincial qui stipule que toute installation destine donner ou empcher laccs la piscine doit tre maintenue en bon tat de fonctionnement . Selon les renseignements obtenus des personnes rencontres, il sagirait dun oubli. En consquence, afin dviter toute confusion potentielle, tant pour les employs de larrondissement que pour les citoyens, au regard du respect de la rglementation en vigueur, nous croyons quil y aurait lieu dapporter les correctifs qui simposent. 3.1.1.1.B. Recommandation Nous recommandons la Direction du dveloppement du territoire de larrondissement dAhuntsic-Cartierville, dans le cas o son intention est toujours de recourir une seule source de rglementation en matire de scurit des piscines rsidentielles, de prendre les dispositions ncessaires pour que le rglement sur les cltures de larrondissement incorpore lintgralit des dispositions contenues au Rglement sur la scurit des piscines rsidentielles, et ce, afin dviter toute confusion ou tout oubli dans le respect de celles-ci.
8 9
Le bulletin dAhuntsic-Cartierville, automne 2011 hiver 2012, vol. 8, no 2, p. 25. Conseil darrondissement, rglement no RCA11 09008 intitul Rglement modifiant le Rglement sur les cltures (RRVM, chapitre C-5) de lancienne Ville de Montral lgard du territoire de larrondissement dAhuntsic-Cartierville, 3 octobre 2011.
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Rapport annuel 2012
Rponse de lunit daffaires : Lamendement du Rglement durbanisme de larrondissement dAhuntsicCartierville 10 est en cours de traitement (adoption en premire lecture prvue au conseil darrondissement de mai 2013) afin dajouter la disposition sur les dispositifs dentre et de sortie des piscines, qui navait pas pu tre intgre au rglement sur les cltures dj modifi puisquil ne sagissait pas de cltures. La disposition traitant de lentretien des composantes des piscines (incluant les cltures) est actuellement couverte par une disposition du Rglement sur la construction et la transformation de btiments, selon laquelle nos inspecteurs ont toute la latitude pour intervenir lorsque le manque dentretien compromet la scurit du public. Par consquent, tous les aspects de la rglementation provinciale seront couverts par la rglementation municipale aussitt que lamendement du Rglement durbanisme de larrondissement dAhuntsic-Cartierville aura t adopt. Il est important de noter que, entre-temps, nos inspecteurs peuvent appliquer la rglementation provinciale directement et que la scurit du public na t compromise en aucun temps. (chancier prvu : mai 2013)
3.1.1.2. Suivi des dispositions rglementaires

3.1.1.2.A. Contexte et constatations En ce qui a trait au processus menant la dlivrance du permis par le prpos lmission des permis, lexamen des dossiers constitus lgard des quatre permis de notre chantillon rvle que les dossiers ntaient pas toujours constitus de faon ce quils permettent de retracer lvidence des vrifications effectues au regard des normes de scurit prvues au Rglement provincial. En effet, un seul des quatre dossiers tait complet. tant donn que le permis est dlivr pralablement la ralisation des travaux inhrents linstallation dune piscine, il importe que tous les documents et les renseignements permettant au prpos lmission des permis danalyser et de faire les vrifications requises soient obtenus, afin quil puisse attester de la conformit des installations la rglementation en vigueur. Ces vrifications sont dautant plus importantes quelles permettront daviser promptement le citoyen des non-conformits observes pralablement lamorce des travaux et ainsi de lui viter de devoir engager inutilement des frais supplmentaires pour apporter les correctifs requis. En ce sens, nous sommes davis que les dossiers constitus auraient avantage tre documents de faon soutenir
10
Conseil darrondissement, rglement no 01-274, 31 aot 2012.
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Rapport annuel 2012
lensemble des aspects rglementaires ayant fait lobjet dune vrification, pralablement la dlivrance du permis pour piscine. cet gard, nous avons pu observer, pour deux des quatre dossiers examins, quune fiche danalyse rglementaire avait t utilise par lun des prposs, afin de procder ltude de la demande. La fiche danalyse en question porte le titre suivant : PISCINES 01-274 Art. 347 . Elle rpertorie, sous la forme dune liste de points de contrle, diffrentes exigences rglementaires relatives, entre autres, limplantation dune piscine (p. ex. la prsence de fils lectriques ariens, la prsence de servitudes, le bord du bassin un mtre de la clture), aux cltures (p. ex. la hauteur minimale de 1,2 mtre) et aux appareils (p. ex. lemplacement dune thermopompe par rapport la ligne de terrain). Nous avons observ toutefois que ladite fiche danalyse ne porte pas le logo de larrondissement et quelle nest pas signe par lemploy layant remplie, mais aussi quelle ntait pas ncessairement jour au moment de la dlivrance des permis examins. Notamment, des lments concernant les cltures rfraient danciennes normes qui ne sont plus en vigueur. Selon les renseignements obtenus auprs des personnes rencontres, il appert que cette fiche danalyse sapparente davantage un outil de travail personnel dvelopp par lun des employs et quil ne sagit aucunement dune pratique formellement instaure au sein de la Direction du dveloppement du territoire de larrondissement. Pour les deux autres dossiers de notre chantillon, bien que le prpos lmission des permis ait, comme pour tous les permis dlivrs, cr un dossier par le biais de lapplication informatise (Gestion du territoire Permis), ce dossier ne prsentait aucune vidence ou preuve documentaire permettant dattester des vrifications effectues et du caractre complet et conforme de la demande. Bien que la fiche danalyse en question ntait pas ncessairement intgrale et jour quant aux normes rglementaires devant tre surveilles, il nen demeure pas moins quelle constitue un outil de travail fort pertinent en vue de permettre aux prposs de sassurer davoir considr lensemble des dispositions rglementaires applicables et de dmontrer le travail effectu pralablement la dlivrance du permis demand. Elle pourrait mme tre bonifie par linsertion dune liste des documents devant accompagner la demande de permis. En ce sens, nous estimons que larrondissement aurait tout avantage se doter dune fiche danalyse rglementaire officielle rpertoriant lensemble des normes relatives la scurit des piscines rsidentielles, laquelle devrait tre utilise par tous les employs concerns.
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Rapport annuel 2012
De surcrot, puisque linspecteur doit, tout comme le prpos lmission des permis, se rfrer au contenu des dispositions rglementaires en vigueur pour corroborer la conformit des installations sur le terrain, nous croyons quil pourrait tre tout aussi utile et pertinent quil puisse galement disposer dune fiche danalyse (liste de points de contrle) lui permettant de documenter et de conserver en dossier la preuve des lments inspects, ainsi que ses conclusions concernant la conformit ou non des installations. cette tape du processus, nous avons galement examin les frais inhrents lobtention dun permis pour nous assurer quils correspondaient la tarification en vigueur et quils taient perus pralablement la dlivrance du permis. Prcisons que larrondissement utilise le rglement sur les tarifs 11 de la Ville pour calculer les frais inhrents lobtention de ce type de permis. Or, nos travaux de vrification nous ont permis dobserver que tous les revenus avaient t adquatement perus le jour mme du dpt de la demande de permis et quils taient conformes la grille de tarification en vigueur. 3.1.1.2.B. Recommandation Nous recommandons la Direction du dveloppement du territoire de larrondissement dAhuntsic-Cartierville de prendre les dispositions ncessaires pour se doter dune fiche danalyse rglementaire (liste de points de contrle) officielle qui : rpertorie lensemble des normes applicables en matire de scurit des piscines rsidentielles et qui pourrait galement incorporer la liste des documents devant accompagner une demande de permis; soit utilise par tous les employs concerns et quelle soit systmatiquement consigne en dossier; et ce, afin que les prposs lmission des permis et les inspecteurs puissent documenter et conserver en dossier la preuve des lments vrifis ou inspects, ainsi que leurs conclusions au regard de la conformit ou non des installations. Rponse de lunit daffaires : La fiche de vrification a t labore par un agent technique en architecture. La fiche en question est en cours de contre-vrification par la prpose principale lmission des permis et par le chef de section de lInspection.
11
Pour 2011 : Rglement sur les tarifs (exercice financier 2011), no 10-029, conseil municipal, 20 dcembre 2010. o Pour 2012 : Rglement sur les tarifs (exercice financier 2012), n 11-037, conseil municipal, 19 dcembre 2011.
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La mise en page et lintgration dans les pratiques courantes des prposs lmission des permis et des inspecteurs seront termines pour le 1er mai 2013. La fiche remplie la suite des inspections sera numrise et incorpore au dossier lectronique conserv dans le systme des permis. (chancier prvu : mai 2013)
3.1.1.3. Inspection des installations

3.1.1.3.A. Contexte et constatations Finalement, la suite de la dlivrance du permis, le processus prvoit quun inspecteur soit assign pour effectuer un suivi sur le terrain et valider la conformit des travaux lis linstallation de la piscine. Nous avons donc tendu nos travaux de vrification pour les quatre permis de notre chantillon lexamen des informations apparaissant aux dossiers constitus lapplication informatise (Gestion du territoire Permis), au regard de cette tape du processus. Les rsultats de notre examen rvlent que, pour deux des quatre dossiers slectionns, une premire inspection a t ralise la suite de la date de dlivrance du permis, dans un dlai allant de 26 jours 58 jours. Par contre, pour ce qui est des deux autres dossiers examins, nous avons observ pour lun deux quil sest coul un dlai de 135 jours (prs de 4,5 mois) avant quune premire inspection soit ralise, alors que pour lautre, concernant un permis dlivr le 23 mai 2012, il ny avait au moment de nos travaux de vrification, le 28 novembre 2012 (189 jours ou un peu plus de 6 mois plus tard), aucune vidence au dossier constitu quune inspection sur le terrain avait t ralise par un inspecteur. En outre, bien que lapplication informatise utilise prvoie la possibilit dinscrire la date prvue de dbut et de fin des travaux lis linstallation de la piscine, nous avons constat quen aucun cas ces informations nont t inscrites lapplication. En consquence, il devient plus difficile de planifier le moment appropri o les visites sur le terrain devront tre effectues par linspecteur. Nous sommes conscients que diffrentes circonstances, parfois hors du contrle de larrondissement, peuvent faire en sorte dallonger les dlais (p. ex. les travaux tardent tre entrepris par le citoyen). Toutefois, nous sommes davis que le suivi des travaux la suite de la dlivrance des permis reprsente une tape importante qui se devrait dtre ralise le plus rapidement possible et dans les meilleurs dlais, afin de valider que les installations sont scuritaires et conformes aux dispositions rglementaires prvues, mais surtout pour contrer les risques de noyades. En ce sens, nous croyons quil pourrait tre opportun que la direction utilise loutil quelle jugera appropri, afin de lui permettre dassurer un suivi dans le temps des inspections devant tre ralises la suite de la
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dlivrance dun permis, de faon viter que ces interventions ne soient oublies ou que des installations non conformes ne soient pas dtectes promptement. 3.1.1.3.B. Recommandation Nous recommandons la Direction du dveloppement du territoire de larrondissement dAhuntsic-Cartierville de dterminer loutil qui devra tre utilis pour lui permettre dassurer le suivi des inspections devant tre ralises la suite de la dlivrance dun permis, de faon viter que ces interventions ne soient oublies ou que des installations non conformes ne soient pas dtectes promptement. Rponse de lunit daffaires : La fiche de vrification mentionne en rponse la recommandation 3.1.1.2.B assurera la conformit des installations tout au cours des processus de dlivrance des permis et dinspections sur le terrain. (chancier prvu : mai 2013)
3.1.2. Arrondissement de Pierrefonds-Roxboro 3.1.2.1. Traitement des demandes de permis et rglementation en vigueur
3.1.2.1.A. Contexte et constatations Au sein de cet arrondissement, un citoyen qui envisage dinstaller une piscine rsidentielle doit dposer une demande de permis au bureau darrondissement. La rception de cette demande est traite par un prpos lmission des permis, lequel relve de la Division de la construction et de loccupation au sein de la DAUSE. Ce prpos lmission des permis doit : sassurer que tous les documents devant accompagner la demande ont t fournis par le requrant; enregistrer la demande dans lapplication informatise utilise cette fin, soit Gestion du territoire Permis. Le dossier, lorsquil est jug complet, est par la suite achemin un inspecteur de la DAUSE, lequel intgre son tour les rsultats de ses interventions dans lapplication informatise Gestion du territoire Permis. Linspecteur a la responsabilit deffectuer les tches suivantes :
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Procder ltude de la demande de permis de faon valider la conformit des installations prvues aux exigences de la rglementation provinciale relative la scurit des piscines rsidentielles ou autres normes contenues dans un autre rglement de larrondissement (p. ex. le Rglement de zonage 12 ); Dterminer le cot du permis conformment la grille de tarification en vigueur; Procder la dlivrance du permis lorsque le dossier est conforme et que les frais inhrents lobtention du permis ont t acquitts par le requrant; Effectuer un suivi sur le terrain (inspection) afin de valider la conformit des travaux lis linstallation de la piscine, une fois le permis dlivr; Fermer le dossier si tout est trouv conforme, ou sil dtecte des aspects ne rpondant pas aux exigences rglementaires : Donner un avis de non-conformit informant le propritaire de la piscine concerne des correctifs apporter pour se conformer lintrieur dun dlai fix, Assurer le suivi de la mise en uvre des correctifs demands lavis notifi, Entreprendre, si ncessaire, les procdures pnales pour quun constat dinfraction soit signifi au propritaire rcalcitrant.
Au sein de cet arrondissement, en plus du Rglement provincial, des dispositions particulires (p. ex. la hauteur des cltures, lemplacement des quipements mcaniques tels que les filtres et les chauffe-piscines) sont prvues au Rglement de zonage 13 . De plus, en ce qui a trait aux documents et aux renseignements devant tre fournis au moment dune demande de permis pour linstallation dune piscine rsidentielle, deux rglements entrent en ligne de compte. En effet, si la demande provient dun citoyen rsidant sur le territoire de Pierrefonds, le Rglement concernant les permis et certificats 14 sapplique. Par contre, dans le cas dun citoyen demeurant Roxboro, cest plutt le Rglement sur la construction et la transformation de btiments 15 des rglements de la Ville qui sapplique. En effet, bien que le Rglement des permis et certificats 16 existe pour Roxboro, ce dernier renvoie au rglement de la Ville (no 11-018) lorsque la demande de permis concerne une piscine. Or, en comparant ces deux rglements, nous observons quen plus des informations habituellement demandes (p. ex. la description des travaux projets, la valeur estime des travaux, les plans), le rglement de Pierrefonds (no 1051, article 42) est plus exigeant quant aux informations devant tre fournies. En effet, il indique
12 13 14 15 16
Conseil darrondissement, rglement no CA29 0040, 7 juin 2010. Conseil darrondissement, rglement no CA29 0040, 7 juin 2010, articles 138, 143, 145 et 146. Conseil darrondissement, rglement no 1051, 10 octobre 1989, article 42. Conseil municipal, rglement no 11-018, 24 octobre 2011, article 34. Conseil darrondissement, rglement no 93-558, 5 avril 1993.
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larticle 42, paragraphe 4, que la demande doit tre accompagne dinformations telles que : le genre de filtration et de chlorination, la tuyauterie ainsi que les recommandations du fabricant; le diamtre et la localisation des tuyaux dvacuation des eaux uses. Ainsi, le contenu des dispositions rglementaires dicte un traitement diffrent lgard des citoyens faisant pourtant partie dun seul et mme arrondissement. En consquence, afin dviter toute confusion potentielle dans leur application et pour assurer un traitement quitable lensemble des citoyens de larrondissement, nous sommes davis que les rglements sur les permis et certificats de Pierrefonds (no 1051) et de Roxboro (no 93-558) mriteraient dtre harmoniss. 3.1.2.1.B. Recommandation Nous recommandons la Direction de lamnagement urbain et des services aux entreprises de larrondissement de Pierrefonds-Roxboro dentreprendre les dmarches ncessaires pour harmoniser les dispositions des rglements sur les permis et certificats de Pierrefonds (no 1051) et de Roxboro (no 93-558) afin dviter toute confusion potentielle dans leur application et dassurer un traitement quitable lensemble des citoyens de larrondissement. Rponse de lunit daffaires : Harmonisation des rglements sur les permis et certificats de Pierrefonds et de Roxboro. Ces rglements seront abolis et remplacs par celui sur ladministration, permettant ainsi que les rgles dapplication soient identiques sur tout le territoire. (chancier prvu : aot 2013)

3.1.2.2.A. Contexte et constatations Afin de faciliter le suivi des dispositions rglementaires applicables en matire de scurit des piscines rsidentielles, nous avons constat que la DAUSE imposait lutilisation dune fiche danalyse intitule Inspection de piscine , laquelle prend la forme dune liste de points de contrle lgard des normes applicables du Rglement provincial et du Rglement de zonage de larrondissement. Selon les informations obtenues et lexamen effectu, nous avons observ que la fiche en question sert davantage linspecteur au moment o il ralise son suivi sur le terrain, soit aprs la dlivrance du permis, en vue de corroborer la conformit des installations. Cette fiche indique, entre autres, ladresse du
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propritaire, le type de piscine, le nom de linspecteur assign, la date de linspection ainsi que lexistence ou non dun avis de non-conformit transmis accompagn du dlai accord au propritaire pour apporter les correctifs requis. La fiche danalyse en question nous apparat fort pertinente et utile. Toutefois au cours de lexamen des quatre dossiers de notre chantillon, nous navons pas toujours t en mesure de retracer lvidence de son utilisation par les inspecteurs assigns aux dossiers. En effet, pour trois des quatre dossiers examins, la fiche danalyse na pas t utilise. De plus, dans lobjectif de pouvoir valuer lintgralit des normes rglementaires apparaissant la fiche danalyse devant tre utilise, nous avons compar ces normes avec celles contenues au Rglement provincial ainsi quau Rglement de zonage de larrondissement. Cet examen nous a permis de constater que toutes les normes y avaient t intgres, lexception de deux aspects du Rglement provincial, soit : Article 7, alina 2 : Les conduits reliant lappareil la piscine doivent tre souples et ne doivent pas tre installs de faon faciliter lescalade de la paroi de la piscine ou, selon le cas, de lenceinte. Article 9, alina 3 : Pendant la dure des travaux, la personne qui est dlivr le permis [] doit, sil y a lieu, prvoir des mesures temporaires visant contrler laccs la piscine [] Par ailleurs, notre examen des dossiers constitus nous a galement permis dobserver quil ny avait pas toujours lvidence que les renseignements et les documents devant faire lobjet dune analyse avaient tous t obtenus pralablement la dlivrance du permis. notre avis, il est important que tous les documents et les renseignements permettant danalyser et dattester de la conformit des installations soient obtenus pralablement la dlivrance du permis. En ce sens, nous croyons quil pourrait tre pertinent de ritrer, auprs des employs concerns, limportance dutiliser la fiche danalyse Inspection de piscine , mais aussi de bonifier celle-ci de faon ce quelle incorpore galement une section rpertoriant la liste de tous les renseignements et documents (p. ex. les plans, la description des travaux projets, la valeur estime des travaux, les documents du fabricant) devant accompagner la demande de permis. Le prpos lmission des permis pourrait ainsi, ds lamorce du processus, sassurer que le dossier est complet pour que linspecteur puisse ensuite procder ltude de la demande en vue de la dlivrance du permis et, sil y a lieu, aviser promptement le citoyen des non-conformits observes pralablement lamorce des travaux, lui vitant ainsi de devoir engager inutilement des frais supplmentaires pour apporter les correctifs requis ultrieurement.
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3.1.2.2.B. Recommandation Nous recommandons la Direction de lamnagement urbain et des services aux entreprises de larrondissement de Pierrefonds-Roxboro de prendre les dispositions ncessaires pour que la fiche danalyse intitule Inspection de piscine soit : rvise, de sorte quelle incorpore lensemble des normes prvues au Rglement sur la scurit des piscines rsidentielles; bonifie par linsertion dune section rpertoriant la liste de tous les renseignements et documents devant accompagner la demande de permis; utilise par tous les employs concerns et systmatiquement consigne au dossier constitu; et ce, afin que les employs concerns par la dlivrance des permis pour piscines puissent documenter les lments vrifis, ainsi que leurs conclusions au regard de la conformit ou non des installations. Rponse de lunit daffaires : Les normes prvues larticle 7, alina 2 et larticle 9, alina 3 du Rglement sur la scurit des piscines rsidentielles seront ajoutes la fiche de vrification dj utilise par les inspecteurs. (chancier prvu : mai 2013) la suite de ladoption du rglement sur ladministration, les exigences concernant les documents fournir seront rvises et uniformises pour lensemble du territoire. Une section sera galement ajoute la fiche danalyse, de faon y inclure tous les renseignements requis. (chancier prvu : aot 2013) La fiche danalyse sera galement remplie par les inspecteurs au moment de ltude de la demande dun certificat dautorisation, sassurant ainsi de la conformit du projet. Nous continuerons de remplir une fiche danalyse pour chaque inspection. (chancier prvu : mai 2013)

3.1.2.3.A. Contexte et constatations En ce qui a trait ltape ultime du processus relative au suivi sur le terrain (inspection) visant ce que linspecteur valide la conformit des travaux lis linstallation de la piscine subsquemment la dlivrance du permis, notre examen des dossiers slectionns nous a permis de constater les faits suivants : Pour un des quatre dossiers dont le permis a t dlivr le 25 avril 2012, nous navons aucunement retrac lvidence dune quelconque inspection sur le terrain, alors que nos travaux de vrification ont t raliss le 12 fvrier 2013 (293 jours, soit prs de 10 mois plus tard);
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Pour les trois autres dossiers examins, nous avons observ quune inspection a t ralise lintrieur dun dlai variant entre 36 jours et 137 jours (4,5 mois).
De surcrot, bien que lapplication informatise utilise prvoie la possibilit dinscrire la date prvue de dbut et de fin des travaux lis linstallation de la piscine, nous constatons que cette fonctionnalit na pas t utilise pour deux des quatre dossiers examins. En consquence, il devient plus difficile de planifier le moment appropri o les visites sur le terrain devront tre effectues par linspecteur. Nous sommes conscients que diffrentes circonstances, parfois hors du contrle de larrondissement, peuvent faire en sorte dallonger les dlais (p. ex. les travaux tardent tre entrepris par le citoyen). Toutefois, nous sommes davis que le suivi des travaux la suite de la dlivrance des permis reprsente une tape importante qui se devrait dtre ralise le plus rapidement possible et dans les meilleurs dlais, afin de valider que les installations sont scuritaires et conformes aux dispositions rglementaires prvues, mais surtout pour contrer les risques de noyades. En ce sens, nous croyons quil pourrait tre opportun que la DAUSE utilise loutil quelle jugera appropri, afin de lui permettre dassurer un suivi dans le temps des inspections devant tre ralises la suite de la dlivrance dun permis, de faon viter que ces interventions ne soient oublies ou que des installations non conformes ne soient pas dtectes promptement. Finalement, nous avons galement examin les frais inhrents lobtention dun permis pour nous assurer quils correspondaient la tarification en vigueur et quils taient perus pralablement la dlivrance du permis. Prcisons qu cette fin, le rglement sur les tarifs 17 de larrondissement est utilis. Or, nos travaux de vrification nous ont permis dobserver que tous les revenus avaient t adquatement perus le jour mme du dpt de la demande de permis et quils taient conformes la grille de tarification en vigueur. 3.1.2.3.B. Recommandation Nous recommandons la Direction de lamnagement urbain et des services aux entreprises de larrondissement de Pierrefonds-Roxboro de dterminer loutil qui devra tre utilis pour lui permettre dassurer le suivi des inspections devant tre ralises la suite de la dlivrance dun permis, de faon viter que ces interventions ne soient oublies ou que des installations non conformes ne soient pas dtectes promptement.
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Pour 2011 : Rglement concernant la tarification de divers biens, activits et services municipaux pour lexercice financier 2011, no CA 29 0050, conseil darrondissement, 6 dcembre 2010. Pour 2012 : Rglement concernant la tarification de divers biens, activits et services municipaux pour o lexercice financier 2012, n CA 29 0058, conseil darrondissement, 5 dcembre 2011.
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Rponse de lunit daffaires : Le logiciel de permis Oracle est loutil privilgi pour sassurer du suivi des certificats dautorisations dlivrs et pour produire des rapports. Le fichier Excel utilis nous permet de produire un rapport dtaill de suivi sur les constats mis et mettre. (chancier prvu : mai 2013)
3.1.3. Arrondissement de Rivire-des-Prairies Pointe-aux-Trembles 3.1.3.1. Traitement des demandes de permis et rglementation en vigueur
3.1.3.1.A. Contexte et constatations En vertu dun rglement de larrondissement, soit le Rglement sur le certificat doccupation et certains certificats dautorisations, lgard du territoire de larrondissement de Riviredes-PrairiesPointe-aux-Trembles 18 , un citoyen qui envisage de construire ou dinstaller une piscine doit dposer une demande de permis au bureau darrondissement, accompagne des documents et des renseignements exigs. Un prpos lmission des permis, relevant de la Division des permis et des inspections au sein de la DAUSE, est responsable de la rception de la demande, de ltude du dossier et de la dlivrance du permis. Il doit notamment raliser les activits suivantes : Sassurer dobtenir tous les documents devant tre joints la demande; Procder ltude de la demande de permis de faon valider la conformit des installations prvues aux exigences de la rglementation relative la scurit des piscines rsidentielles ou aux autres normes contenues au Rglement de zonage de larrondissement de Rivire-des-PrairiesPointe-aux-Trembles 19 ; Enregistrer la demande dans lapplication informatise utilise cette fin, soit Gestion du territoire Permis; Dterminer le cot du permis conformment la grille de tarification en vigueur; Procder la dlivrance du permis lorsque le dossier est conforme et que les frais inhrents lobtention du permis ont t acquitts. Une fois le permis dlivr, un inspecteur, relevant de la DAUSE, est assign pour effectuer un suivi sur le terrain et valider la conformit des travaux lis linstallation de la piscine.
18 19
Conseil darrondissement, rglement no RCA09-C01, 1er octobre 2009. Conseil darrondissement, rglement no RCA09-Z01, 4 septembre 2009.
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Linspecteur assign intgre son tour les rsultats de ses interventions dans lapplication informatise Gestion du territoire Permis. Si tout est trouv conforme, le dossier est ferm. Par contre, advenant que les installations prsentent des aspects ne rpondant pas aux exigences rglementaires, linspecteur doit : donner un avis de non-conformit, informant le propritaire de la piscine concerne des correctifs apporter pour se conformer lintrieur dun dlai fix; assurer le suivi de la mise en uvre des correctifs demands lavis notifi; entreprendre, si ncessaire, les procdures pnales pour quun constat dinfraction soit signifi au propritaire rcalcitrant.

3.1.3.2.A. Contexte et constatations Afin de faciliter le suivi des dispositions rglementaires applicables en matire de scurit des piscines rsidentielles, nous avons constat que la DAUSE imposait lutilisation dune fiche danalyse intitule Fiche danalyse rglementaire tude/inspection . La fiche en question incorpore une section rpertoriant la liste des renseignements et des documents (p. ex. les plans, le certificat de localisation, la description des travaux projets) devant accompagner la demande de permis. Le prpos lmission des permis peut ainsi plus facilement sassurer que le dossier est complet en vue de ltude du dossier et, ultimement, de la dlivrance du permis. Elle prsente galement, sous la forme dune liste de points de contrle, la plupart des normes issues du rglement de zonage de larrondissement et du Rglement provincial, lexception des dispositions suivantes de ce dernier : Article 8 : Toute installation destine donner ou empcher laccs la piscine doit tre maintenue en bon tat de fonctionnement. Article 9, alina 3 : Pendant la dure des travaux, la personne qui est dlivr le permis [] doit, sil y a lieu, prvoir des mesures temporaires visant contrler laccs la piscine [] Par ailleurs, cette mme fiche danalyse est galement utilise par linspecteur assign au dossier afin de valider la conformit des travaux lis linstallation de la piscine. Dailleurs, la fiche prvoit linscription de lintervention de linspecteur. La fiche danalyse nous apparat fort pertinente et utile. Dailleurs, nous avons pu constater quelle avait t utilise pour les quatre dossiers examins, lexception dun cas o la fiche, bien quelle ait t utilise par linspecteur au moment de sa visite sur le terrain,
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navait pas t remplie par le prpos lmission des permis ayant initialement procd la rception de la demande et la dlivrance du permis. Ainsi, mis part ce dossier pour lequel nous navons pas lvidence que le prpos lmission des permis a valid tous les renseignements requis pralablement la dlivrance du permis, nous avons observ pour les trois autres dossiers quils avaient t adquatement constitus. cette tape du processus, nous avons galement examin les frais inhrents lobtention dun permis pour nous assurer quils correspondaient la tarification en vigueur et quils taient perus pralablement la dlivrance du permis. Prcisons qu cette fin, le rglement sur les tarifs 20 de larrondissement est utilis. Or, nos travaux de vrification nous ont permis dobserver que tous les revenus avaient t adquatement perus le jour mme du dpt de la demande de permis et quils taient conformes la grille de tarification en vigueur. 3.1.3.2.B. Recommandation Nous recommandons la Direction de lamnagement urbain et des services aux entreprises de larrondissement de Rivire-des-PrairiesPointe-aux-Trembles, afin que les employs concerns par le processus puissent documenter les lments vrifis ainsi que leurs conclusions au regard de la conformit ou non des installations, de prendre les dispositions ncessaires pour que la fiche danalyse intitule Fiche danalyse rglementaire tude/inspection soit : rvise pour quelle incorpore lensemble des normes prvues au Rglement sur la scurit des piscines rsidentielles; utilise par tous les employs concerns par le processus menant la dlivrance de permis et linspection des travaux raliss. Rponse de lunit daffaires : La Fiche danalyse rglementaire tude/inspection a t modifie afin dy incorporer les dispositions visant encadrer les mesures temporaires pouvant tre requises pendant la priode des travaux (3e alina de larticle 9 du Rglement provincial). La Fiche danalyse rglementaire tude/inspection vise de nouvelles installations. Afin de satisfaire aux dispositions de larticle 8 du Rglement provincial, visant encadrer le maintien en bon tat des installations existantes, nous avons
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Pour 2011 : Rglement sur les tarifs de larrondissement de Rivire-des-PrairiesPointe-aux-Trembles (exercice financier 2011), no RCA10-30038, conseil darrondissement, 7 dcembre 2010. Pour 2012 : Rglement sur les tarifs de larrondissement de Rivire-des-PrairiesPointe-aux-Trembles o (exercice financier 2012), n RCA11-30043, conseil darrondissement, 6 dcembre 2011.
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cr une fiche dinspection spcifique la vrification de ces installations. (Complt, mars 2013)

3.1.3.3.A. Contexte et constatations En ce qui concerne ltape du processus suivant la dlivrance du permis, soit le suivi dun inspecteur sur le terrain pour constater la conformit des installations une fois les travaux raliss, les rsultats de notre examen dmontrent que, pour les quatre dossiers examins, une premire inspection a t ralise dans un dlai variant entre 63 et 98 jours (2 mois et un peu plus de 3 mois). Bien que lapplication informatise utilise prvoie la possibilit dinscrire la date prvue de dbut et de fin des travaux lis linstallation de la piscine, nous constatons que cette fonctionnalit na t utilise pour aucun des dossiers examins. En consquence, il devient plus difficile de planifier le moment appropri o les visites sur le terrain devront tre effectues par linspecteur. Nous sommes conscients que diffrentes circonstances, parfois hors du contrle de larrondissement, peuvent faire en sorte dallonger les dlais (p. ex. les travaux tardent tre entrepris par le citoyen). Toutefois, nous sommes davis que le suivi des travaux la suite de la dlivrance des permis reprsente une tape importante qui se devrait dtre ralise le plus rapidement possible et dans les meilleurs dlais, afin de valider que les installations sont scuritaires et conformes aux dispositions rglementaires prvues, mais surtout pour contrer les risques de noyades. En ce sens, nous avons pris connaissance dune directive, laquelle a t mise jour par la DAUSE au moment o nous tions excuter nos travaux de vrification, le 12 dcembre 2012, qui stipule que les inspections relatives aux permis dlivrs aux fins de linstallation dune piscine rsidentielle ou des lments y tant lis doivent tre considres par les inspecteurs comme des dossiers prioritaires et que les inspections doivent tre ralises rapidement. Consquemment, nous estimons quil pourrait galement tre opportun que larrondissement utilise loutil quelle jugera appropri, afin de lui permettre dassurer un suivi dans le temps des inspections devant tre ralises la suite de la dlivrance dun permis, de faon viter que ces interventions ne soient oublies ou que des installations non conformes ne soient pas dtectes promptement.
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3.1.3.3.B. Recommandation Nous recommandons la Direction de lamnagement urbain et des services aux entreprises de larrondissement de Rivire-des-PrairiesPointe-aux-Trembles de dterminer loutil qui devra tre utilis pour lui permettre dassurer le suivi des inspections devant tre ralises la suite de la dlivrance dun permis, de faon viter que ces interventions ne soient oublies ou que des installations non conformes ne soient pas dtectes promptement. Rponse de lunit daffaires : Peu aprs lentre en vigueur de la rglementation provinciale relative aux piscines, un certificat spcifique intitul Certificat dautorisation dinstallation de piscine rsidentielle a t cr par le moyen de lapplication Oracle Gestion du territoire. Dans le cadre des tapes de suivi de ce type de dossiers, linspecteur devra indiquer, dans le champ prvu cette fin, la date prvue de sa prochaine inspection. Cette procdure permet linspecteur de gnrer un rapport spcifique cette activit en fonction des dates dinspection prvues. Ce rapport devra tre produit aux deux semaines par les inspecteurs aux fins de suivi. (Complt, mars 2013)
3.2. Mcanismes de reprage des installations non conformes

3.2.A. Contexte et constatations Cela va de soi que chaque citoyen propritaire dune piscine rsidentielle a incontestablement une part importante de responsabilit en vue de sassurer de la scurit de ses installations. cet gard, il doit, conformment au Rglement provincial, sadresser son arrondissement pour obtenir un permis. Nanmoins, de leur ct, les arrondissements de la Ville ont, en tant que dlgataires du gouvernement, et ce, en vertu de larticle 2 de la Loi, la responsabilit de veiller au respect du Rglement provincial. De ce fait, des mcanismes doivent tre instaurs pour leur permettre dassurer un minimum de surveillance sur leur territoire respectif au regard de citoyens qui, notamment : nauraient pas demand de permis et dont les installations pourraient ne pas tre conformes aux normes de scurit dictes par le gouvernement; nauraient pas maintenu en bon tat de fonctionnement les installations destines donner ou empcher laccs la piscine, ou pour lesquelles des modifications ne rpondant pas aux normes de scurit auraient t apportes la suite de la dlivrance du permis.
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Dans cette optique, nos travaux de vrification ont consist nous enqurir des mcanismes instaurs par les arrondissements en vue de reprer des installations pouvant prsenter des lments non conformes aux normes de scurit prconises la rglementation en vigueur. lissue de nos travaux de vrification, nous avons constat, pour les trois arrondissements visits, que le reprage des installations non conformes ne seffectue pas dans le cadre dinterventions prventives planifies. Selon les informations obtenues auprs de lensemble des personnes rencontres, il appert que les installations non conformes sont davantage repres fortuitement dans le cadre dinspections ralises pour dautres motifs (p. ex. un projet de construction ou de rnovation de btiment) ou au moment de la rception de plaintes (requtes) formules par des citoyens. cet effet, aucune statistique nest compile au regard de ces situations non conformes dtectes fortuitement. Quant aux plaintes reues, elles sont trs peu nombreuses. notre avis, ces moyens de dtection eux seuls pourraient ne pas suffire pour que la Ville puisse attester quelle a agi avec diligence en vue de veiller au respect du Rglement provincial visant principalement rduire les risques de noyade. Aussi, en considrant que les arrondissements ont, notamment en vertu du Rglement sur les inspections 21 , tous les droits pour pntrer sur le terrain dune proprit prive pour assurer lapplication des rglements dont ils ont la charge, nous croyons quil y aurait lieu de se doter de mcanismes permettant de reprer les proprits disposant de piscines, afin que celles-ci puissent tre intgres annuellement dans le cadre de la planification dinspections prventives raliser. cet gard, nos travaux de vrification nous ont permis dobserver lexistence dun outil informatis pouvant, entre autres, tre utilis pour procder cette dtection. Il sagit de lapplication SIGS (systme dinformation gographique spatial), laquelle permet, laide de photos ariennes, de reprer lexistence de diffrents objets, dont les piscines. Cette technique de reprage a dailleurs t utilise par la Ville en 2004, alors que prs de 33 000 piscines rsidentielles avaient t rpertories sur le territoire montralais. Ultimement, dautres moyens pourraient tout aussi bien tre utiliss afin datteindre les objectifs (p. ex. le reprage sur rue par une quipe temporaire dtudiants).
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Conseil municipal, rglement no 6678, 2 avril 1985.
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3.2.B. Recommandation Nous recommandons la Direction du dveloppement du territoire de larrondissement dAhuntsic-Cartierville ainsi qu la Direction de lamnagement urbain et des services aux entreprises de chacun des arrondissements de Pierrefonds-Roxboro et de Rivire-des-PrairiesPointe-aux-Trembles de prendre les dispositions appropries, afin quelles puissent sacquitter de leurs responsabilits pour veiller au respect du Rglement sur la scurit des piscines rsidentielles, notamment en : intgrant annuellement, dans le cadre de la planification dinspections prventives, les activits visant sassurer de la scurit des piscines rsidentielles sur leur territoire respectif; prvoyant, cet effet, lutilisation des mcanismes de reprage des installations qui seront jugs -propos. Rponses des units daffaires :
ARRONDISSEMENT DAHUNTSIC-CARTIERVILLE
Un des inspecteurs en construction et amnagement urbain de larrondissement sera assign temps partiel aux tches dinspections prventives (dossiers antrieurs) et de dtection ds juin 2013. Les mcanismes de dtection sont encore dfinir en fonction des moyens technologiques notre disposition (photographies ariennes). (chancier prvu : juin 2013) Les demandes de budget additionnel seront faites en prvision de 2014 afin de doter la Direction du dveloppement du territoire de ressources saisonnires voues la prvention en matire de piscines rsidentielles. (chancier prvu : t 2014)
ARRONDISSEMENT DE PIERREFONDS-ROXBORO
Un projet dembauche de personnel sera soumis au conseil darrondissement prvoyant les effectifs ncessaires pour procder des inspections prventives sur une priode de trois ans. Les mcanismes de reprage utiliss feront appel lutilisation du logiciel RireSpatial, qui nous permet de visualiser lemplacement des proprits avec piscines. La comparaison de lorthophoto des annes antrieures 2010 avec les donnes rcentes ( compter de 2011) nous permet de slectionner les nouvelles installations sans permis et den assurer le suivi par une inspection des lieux. (chancier prvu : juin 2014)
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ARRONDISSEMENT DE RIVIRE-DES-PRAIRIESPOINTE-AUX-TREMBLES
Dans le cadre de lapplication des mesures pnales prvues dans le Rglement provincial, nous devons tablir, hors de tout doute, la date des installations. Nous proposons donc de planifier des inspections prventives pour un chantillonnage de btiments sur une base annuelle. Afin de dterminer si les installations sont assujetties lapplication de la rglementation : nous dpisterons de nouvelles installations en comparant, pour un secteur donn, des photographies ariennes prises ultrieurement la date dapplication de la rglementation provinciale (au moyen de Map-Info et de SIGS); nous vrifierons la prsence dinstallations ne faisant pas lobjet dun certificat dautorisation dinstallation de piscines rsidentielles pour des btiments rigs aprs la date dapplication de la rglementation provinciale. De plus, nous proposons que les dossiers lis un certificat dautorisation dinstallation de piscines rsidentielles soient maintenus actifs pour une priode de trois ans suivant leur dlivrance. Ces emplacements seront systmatiquement revisits la suite de ce dlai. Les dossiers seront ensuite classs. (chancier prvu : entre mai et aot 2013)
3.3. Suivi des avis de non-conformit mis

Suivant la dlivrance du permis, un inspecteur doit effectuer une inspection sur le terrain afin de valider la conformit des travaux lis linstallation de la piscine. En dautres circonstances, ce dernier pourrait galement tre appel raliser une inspection advenant que, notamment, lissue du rsultat des mcanismes de reprage qui pourraient tre instaurs ou encore de la rception dune plainte, des installations ne se conformant pas aux normes de scurit dictes par la rglementation soient dtectes. la suite de ces inspections, linspecteur doit signifier un avis de non-conformit informant le propritaire de la piscine concerne des correctifs apporter pour se conformer lintrieur dun dlai consenti. Pour les trois arrondissements visits, rappelons que linspecteur doit intgrer les rsultats de ses interventions dans lapplication informatise Gestion du territoire Permis et en assurer le suivi. Ultimement, un propritaire de piscine qui contrevient aux normes de scurit dites au Rglement provincial pourra se voir dlivrer un constat dinfraction dont les amendes varient entre 500 $ et 700 $, pouvant mme atteindre 1 000 $ en cas de rcidive.
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cette tape, nos travaux de vrification ont consist examiner les diffrents aspects suivants : La nature des avis de non-conformit pouvant tre signifis au propritaire de la piscine (avis verbal ou crit); Le suivi par linspecteur des correctifs devant tre apports par le citoyen lchance du dlai consenti; Le dtail des informations devant tre colliges lapplication informatise utilise Gestion du territoire Permis, en vue dassurer le suivi de lvolution du dossier. En vue dtayer nos observations, nous avons procd, pour chaque arrondissement, la slection dun nouvel chantillon, de faon nous assurer de consulter des dossiers pour lesquels des avis de non-conformit avaient t signifis. Cette slection a t ralise alatoirement partir de la liste des avis de non-conformit fournie par les arrondissements pour les annes 2010, 2011 et 2012. Ainsi, quatre dossiers comportant un avis de nonconformit ont compos notre chantillon pour chaque arrondissement, lexception de larrondissement dAhuntsic-Cartierville pour lequel uniquement trois dossiers comportant un avis de non-conformit ont pu tre retracs pour les annes examines. Les rsultats de lexamen effectu sont prsents ci-aprs au regard des trois arrondissements. Par ailleurs, mentionnons dentre de jeu quaucun des dossiers examins au sein des trois arrondissements slectionns na men la dlivrance dun constat dinfraction.
3.3.1. Arrondissement dAhuntsic-Cartierville

3.3.1.A. Contexte et constatations Pour les trois dossiers examins au sein de cet arrondissement, nos travaux de vrification nous ont permis de constater les faits suivants : Dans un des trois dossiers examins, nous avons constat quun avis de nonconformit crit a t signifi au citoyen, lequel spcifiait un dlai de 10 jours pour que les correctifs soient apports. Lexamen des informations consignes au dossier nous a permis de constater lvidence dun suivi constant ralis par linspecteur pour valider la mise en uvre des correctifs demands. Dans un autre des trois dossiers examins, nous avons retrac, dans lapplication informatise utilise pour consigner les dossiers, une mention selon laquelle un avis verbal a t donn au citoyen au printemps 2010 pour quil scurise les accs sa
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piscine, entre autres, une porte ntait pas scuritaire et une partie de clture tait absente. Toutefois, il ny a aucune indication quant au dlai accord pour que les correctifs ncessaires soient apports. Nous avons ensuite retrac une mention indiquant que linspecteur a ralis, quelques jours aprs la signification de lavis verbal, une nouvelle inspection, mais que les correctifs navaient toujours pas t apports. Une entente verbale est nouveau survenue, sans mention du dlai accord. Subsquemment, les informations au dossier rvlent que ce nest que plus dun an plus tard (automne 2011) que linspecteur ralisait une autre inspection, alors quil constatait que les correctifs navaient pas encore t apports. Nous avons par la suite retrac dautres avis verbaux, alors que le dossier na finalement t considr comme rgl quau dbut de 2012. notre avis, bien quil puisse tre acceptable, lors dune premire intervention, de donner un avertissement verbal, nous croyons toutefois que les dossiers constitus devraient tre systmatiquement documents au regard de lensemble des termes de lentente prise entre les parties, incluant les dlais consentis. Cela permettrait entre autres : dassurer un suivi des correctifs demands au moment opportun; de pouvoir mieux planifier dans le temps les interventions raliser; de faciliter le suivi des correctifs attendus advenant quun inspecteur diffrent soit assign au dossier. De plus, en prsence de situations o le contrevenant ne coopre pas rapidement, nous croyons quil pourrait tre plus appropri de signifier les avis de non-conformit accompagns du dlai consenti, par crit. En effet, cela permettrait de formaliser les mesures correctives attendues, mais aussi dtayer la preuve officielle des relances effectues en prvision de la dlivrance dun constat dinfraction, le cas chant. Dans un autre des trois dossiers examins, un avis de non-conformit crit a t signifi au citoyen et ce dernier indique un dlai de cinq jours pour que les correctifs soient apports. Or, la lumire des informations consignes lapplication informatise utilise au moment de la ralisation de nos travaux (le 28 novembre 2012), nous navons retrac aucune vidence quune inspection a subsquemment t ralise par linspecteur pour sassurer de la mise en place des correctifs demands lchance du dlai consenti.
notre avis, il est important quun suivi des avis de non-conformit signifis soit systmatiquement ralis lchance des dlais consentis au contrevenant, de faon
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exercer une pression pour que les correctifs demands soient apports rapidement et ainsi viter que ne perdurent inutilement des situations risque doccasionner des noyades. 3.3.1.B. Recommandation Nous recommandons la Direction du dveloppement du territoire de larrondissement dAhuntsic-Cartierville de prendre les dispositions ncessaires pour ritrer auprs de ses inspecteurs limportance de consigner au dossier constitu lensemble des termes de lentente prise, incluant les dlais consentis, lorsque, la suite dune premire intervention, des avis de non-conformit verbaux (avertissements) sont signifis aux contrevenants, et ce, afin dassurer un suivi des correctifs demands au moment opportun, de pouvoir mieux planifier les interventions raliser et de faciliter le suivi des correctifs attendus advenant quun inspecteur diffrent soit assign au dossier. Rponse de lunit daffaires : La Direction du dveloppement du territoire est actuellement laborer une directive administrative lintention des inspecteurs dans le but de clarifier limportance dmettre des avis sous forme crite, tant pour les piscines que pour les autres drogations la rglementation. Il existe des avis crits qui peuvent tre rdigs sur place et qui devront tre utiliss en lieu et place des avis verbaux, sans la lourdeur des avis dinfraction informatiss. Entre-temps, des consignes verbales ont t signifies chaque inspecteur en poste et au chef de section de lInspection. (chancier prvu : mai 2013) 3.3.1.C. Recommandation Nous recommandons la Direction du dveloppement du territoire de larrondissement dAhuntsic-Cartierville de prendre les dispositions ncessaires, en prsence de situations o le contrevenant ne coopre pas rapidement, pour que ses inspecteurs prconisent lutilisation dun avis de non-conformit crit assorti des dlais consentis, afin de formaliser les mesures correctives attendues, mais aussi dtayer la preuve officielle des relances effectues en prvision de la dlivrance dun constat dinfraction, le cas chant. Rponse de lunit daffaires : Comme nous lavons signifi en rponse la recommandation 3.3.1.B, la directive administrative en cours dlaboration instaurera lutilisation systmatique davis crits (manuels ou informatiss). Le recours aux avis verbaux ne sera pas maintenu. (chancier prvu : mai 2013)
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3.3.1.D. Recommandation Nous recommandons galement la Direction du dveloppement du territoire de larrondissement dAhuntsic-Cartierville, dans lobjectif dexercer une pression pour que les correctifs demands soient apports rapidement et ainsi dviter que ne perdurent inutilement des situations risque doccasionner des noyades, de prendre les dispositions ncessaires pour quun suivi des avis de non-conformit signifis soit systmatiquement ralis lchance des dlais consentis au contrevenant. Rponse de lunit daffaires : La directive administrative dcrite en rponse aux deux recommandations prcdentes stipulera galement les moyens de consigner les dates de suivi au dossier lectronique de permis. De cette faon, chaque dossier comportera une date de rappel, laquelle les inspecteurs pourront faire le suivi des avis crits. (chancier prvu : mai 2013)
3.3.2. Arrondissement de Pierrefonds-Roxboro

3.3.2.A. Contexte et constatations En ce qui concerne le suivi des avis de non-conformit des quatre dossiers slectionns au sein de larrondissement de Pierrefonds-Roxboro, notre examen rvle les faits suivants : Les quatre avis de non-conformit examins ont pu tre retracs en consultant le document de suivi personnel prpar par un tudiant. En effet, selon les informations obtenues auprs du gestionnaire rencontr, lapplication informatise Gestion du territoire Permis devrait tre celle utilise par les inspecteurs pour consigner les rsultats de leurs interventions au regard des avis de non-conformit mis et des suivis subsquents. Toutefois, nous avons constat cet gard que les avis de nonconformit mis nont pas t enregistrs dans lapplication informatise. Il nest donc pas possible de reprer par le biais de celle-ci le nombre davis de non-conformit mis au fil du temps. Cependant, sporadiquement, la direction embauche, en priode estivale, des tudiants pour laider assurer le suivi de certains dossiers, en loccurrence, le suivi des non-conformits signifies concernant les piscines rsidentielles. Or, ces tudiants se dotent doutils de suivi personnels dvelopps par le biais de chiffriers lectroniques (Excel), lesquels font tat des avis de non-conformit mis. Or, cette source dinformation, pour laquelle personne ne peut nous confirmer la compltude, est la seule disponible pour reprer les avis de non-conformit mis.
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Par ailleurs, lexamen des dossiers slectionns nous a permis de constater que, la suite de la dlivrance de ces avis de non-conformit, des interventions visant en assurer le suivi sont parfois saisies dans lapplication Gestion du territoire Permis, mais pas intgralement, car certaines sont consignes au dossier constitu par ltudiant. Afin de pouvoir plus facilement reprer lhistorique des interventions effectues et den assurer le suivi au moment opportun au regard des avis de non-conformit signifis un citoyen, nous sommes davis que lensemble des informations se devrait dtre consign lapplication informatise recommande par la direction. Cela permettrait, dune part, de gnrer des rapports rpertoriant le nombre davis de non-conformit mis et de ceux ncessitant toujours un suivi et, dautre part, dviter que la dispersion des informations naboutisse une confusion dans les interventions, voire que des avis de non-conformit demeurent sans suite. Pour deux des quatre dossiers examins, nous avons constat quun avis de nonconformit verbal (avertissement) a t donn au citoyen. Toutefois, en examinant plus attentivement les renseignements consigns aux dossiers constitus, nous avons remarqu quun seul dentre eux indique quun dlai (15 jours) a t consenti au citoyen pour quil apporte les correctifs requis, alors que, pour lautre dossier, nous navons retrac aucune information cet effet. Pour le dossier spcifiant le dlai consenti et au regard duquel les correctifs demands concernaient, entre autres, labsence dune porte pour protger laccs la piscine par le biais du patio adjacent, nous avons constat quil a t considr comme rgl et ferm au terme dun dlai de 52 jours (prs de deux mois) compter de lchance du dlai de 15 jours initialement consenti au citoyen. Dans lintervalle, nous avons retrac au dossier constitu quun autre avis a t signifi verbalement, sans mention, cette fois, dun quelconque dlai consenti. Quant lautre dossier, pour lequel nous navons retrac aucune vidence du dlai consenti au citoyen, nous avons constat que la seule autre intervention ralise en vue dassurer le suivi des correctifs demands na t ralise que 134 jours (prs de 4,5 mois) aprs la date de lavis. cette date, le dossier a t considr comme rgl et a t ferm. Ce dlai de traitement nous apparat long, dautant plus que la nonconformit releve a trait la porte de la clture non scuritaire pour protger laccs la piscine, et que cet avis a t signifi verbalement, sans prcisions sur le dlai consenti pour apporter les correctifs.
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Pour deux des quatre dossiers, le citoyen a t avis des correctifs apporter par le biais dun avis de non-conformit crit. Une fois de plus, nous avons constat quun seul des deux dossiers fait tat du dlai consenti (15 jours), alors que lautre dossier nindique aucune information concernant un quelconque dlai consenti. Pour le dossier dont lavis crit prcise le dlai consenti de 15 jours, lequel dnote labsence dune clture devant ceinturer la piscine creuse, nous avons constat quil a t considr comme rgl et a t ferm lintrieur dun dlai de 31 jours compter de lchance du dlai initialement consenti au citoyen. Dans lintervalle, nous avons retrac lvidence dune autre relance effectue verbalement, sans mention cette fois dun quelconque dlai consenti. Quant au dossier pour lequel nous navons retrac lvidence daucun dlai consenti, nous avons constat que le dossier a t considr comme rgl lintrieur dun dlai de 55 jours (prs de deux mois) compter de la date de la dlivrance de lavis. Une fois de plus, nous avons remarqu que, dans lintervalle, un autre avis a t signifi verbalement, sans mention encore une fois dun quelconque dlai consenti. En conclusion, bien quil puisse tre acceptable, lors dune premire intervention, de donner un avertissement verbal, nous croyons toutefois que les dossiers constitus devraient tre systmatiquement documents au regard de lensemble des termes de lentente prise entre les parties, incluant les dlais consentis. Cela permettrait entre autres : dassurer un suivi des correctifs demands au moment opportun; de pouvoir mieux planifier dans le temps les interventions raliser; de faciliter le suivi des correctifs attendus advenant quun inspecteur diffrent soit assign au dossier. De plus, en prsence de situations o le contrevenant ne coopre pas rapidement, nous croyons quil pourrait tre plus appropri de signifier les avis de non-conformit accompagns du dlai consenti, par crit. En effet, cela permettrait de formaliser les mesures correctives attendues, mais aussi dtayer la preuve officielle des relances effectues en prvision de la dlivrance dun constat dinfraction, le cas chant.
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3.3.2.B. Recommandation Nous recommandons la Direction de lamnagement urbain et des services aux entreprises de larrondissement de Pierrefonds-Roxboro de prendre les dispositions ncessaires pour que lensemble des informations relatives aux avis de nonconformit mis ainsi qu leur suivi soit consign lapplication informatise Gestion du territoire Permis, afin : de pouvoir gnrer des rapports rpertoriant le nombre davis de non-conformit mis et ncessitant toujours un suivi; de reprer facilement lhistorique des interventions effectues et den assurer le suivi au moment opportun; dviter que la dispersion des informations naboutisse une confusion dans les interventions ou que des avis de non-conformit demeurent sans suite. Rponse de lunit daffaires : Toujours utiliser lapplication Gestion du territoire Permis et compiler les donnes chaque inspection. Assurer le suivi des inspections effectues. Produire un rapport mensuel permettant de vrifier le suivi des interventions. (chancier prvu : mai 2013) 3.3.2.C. Recommandation Nous recommandons la Direction de lamnagement urbain et des services aux entreprises de larrondissement de Pierrefonds-Roxboro de prendre les dispositions ncessaires pour ritrer auprs de ses inspecteurs limportance de consigner au dossier les dlais consentis au contrevenant pour quil apporte les correctifs demands, et ce, afin den assurer le suivi au moment opportun, de pouvoir mieux planifier les interventions raliser et den faciliter le suivi advenant quun inspecteur diffrent soit assign au dossier. Rponse de lunit daffaires : Les rapports mensuels seront galement transmis aux inspecteurs qui doivent assurer le suivi des dossiers pour la dlivrance de constats dinfraction ou lors de remplacement de personnel. Prvoir des rencontres avec les inspecteurs pour discuter du suivi des dossiers et des mesures prendre. (chancier prvu : mai 2013)
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3.3.2.D. Recommandation Nous recommandons la Direction de lamnagement urbain et des services aux entreprises de larrondissement de Pierrefonds-Roxboro de prendre les dispositions ncessaires, en prsence de situations o le contrevenant ne coopre pas rapidement, pour que ses inspecteurs prconisent lutilisation dun avis de nonconformit crit assorti des dlais consentis, afin de formaliser les mesures correctives attendues, mais aussi dtayer la preuve officielle des relances effectues en prvision de la dlivrance dun constat dinfraction, le cas chant. Rponse de lunit daffaires : Les avis de non-conformit seront toujours des avis crits comportant un dlai pour effectuer les correctifs. Les non-conformits devront galement toujours tre clairement indiques. Toutes les donnes relatives au suivi doivent tres compiles dans le logiciel Gestion du territoire Permis. (chancier prvu : mai 2013)

3.3.3.A. Contexte et constatations Dans le cadre des quatre dossiers slectionns pour lesquels des avis de non-conformit ont t signifis, nos travaux de vrification nous ont permis de constater, et ce, pour les quatre dossiers examins, quun avis de non-conformit crit a t signifi au contrevenant, lequel consentait soit 10 jours ou 30 jours de dlai pour que les correctifs soient apports. En fonction des informations consignes au dossier constitu par le biais de lapplication informatise Gestion du territoire Permis, nous avons constat, pour les deux cas pour lesquels un dlai de 10 jours a t consenti, quun suivi constant a t ralis par linspecteur, compter de lchance du dlai initialement octroy au citoyen, pour valider la mise en uvre des correctifs demands lintrieur dun dlai satisfaisant. Quant aux deux autres dossiers, o un dlai de 30 jours a t allou, lexamen des informations consignes au dossier nous a permis de constater lvidence quun suivi a t effectu rapidement par un inspecteur et que le dossier a t rgl avant lchance du dlai. Cependant, nous nous interrogeons concernant les avis assortis dun dlai de 30 jours dans les cas o les lments non conformes mentionns au dossier ont trait labsence ou la non-conformit dune enceinte autour de la piscine, alors que ces situations reprsentent un risque important de noyade. galement, bien que larticle 9 du Rglement
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provincial mentionne lobligation de prvoir des mesures temporaires visant contrler laccs la piscine, nous navons retrac au dossier constitu lgard de ces cas aucune vidence que de telles mesures ont t prises. 3.3.3.B. Recommandation Nous recommandons la Direction de lamnagement urbain et des services aux entreprises de larrondissement de Rivire-des-PrairiesPointe-aux-Trembles, afin de contribuer rduire les risques de noyade, dans le cas o les non-conformits observes comportent des risques qui commandent une intervention rapide pour corriger la situation : dvaluer la possibilit de prescrire, dans le cadre des avis de non-conformit mettre, lallocation dun dlai infrieur 30 jours; de ritrer auprs de ses inspecteurs limportance de sassurer que des mesures temporaires visant contrler laccs la piscine ont t instaures conformment la rglementation et que les dossiers de suivi constitus sont documents pour en faire tat. Rponse de lunit daffaires : Une section visant encadrer les mesures temporaires pouvant tre requises pendant la priode des travaux a t ajoute la Fiche danalyse rglementaire tude/inspection . Ces mesures font donc partie intgrante des lments devant tre vrifis par les inspecteurs. Le dlai prescrit dans ces avis de non-conformit sera rduit 15 jours. (Complt, mars 2013)
3.4. Mcanismes de sensibilisation des citoyens

Nos travaux de vrification avaient aussi pour objectif de rpertorier les diffrents mcanismes utiliss par les arrondissements en vue de sensibiliser les citoyens au regard de la rglementation relative la scurit des piscines rsidentielles ainsi qu la ncessit dobtenir un permis concernant les travaux lis la construction, linstallation ou au remplacement dune piscine, mais galement pour riger une construction donnant ou empchant laccs celle-ci. Pour chaque arrondissement visit, nous avons donc rpertori les mcanismes utiliss, et examin la nature des informations diffuses ainsi que laccessibilit de celles-ci pour les citoyens.
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3.4.1. Arrondissement dAhuntsic-Cartierville

3.4.1.A. Contexte et constatations Au sein de cet arrondissement, les mcanismes utiliss pour sensibiliser les citoyens au regard de la rglementation concernant les piscines rsidentielles ont pu tre observs au sein des trois principales sources dinformation suivantes : Les feuillets dinformation disponibles dans les locaux du bureau darrondissement, tels que la fiche dinformation intitule Permis de piscine ; Les informations communiques par le biais du site Internet de larrondissement, entre autres : La banque dinformation 311 du rseau ACCS MONTRAL : fiche dinformation intitule Ahuntsic-Cartierville Piscine prive , La section Permis et autorisations (sous Services aux citoyens / Permis et rglementation ) : fiches Info-permis , Les bulletins de larrondissement rpertoris sous la rubrique Toutes les publications de la page daccueil; Les journaux de quartier. Or, bien quil soit intressant de constater que larrondissement a prvu diverses sources dinformation offrant la possibilit aux citoyens dtre informs des dispositions rglementaires en vigueur concernant linstallation dune piscine, un examen des informations y apparaissant nous a permis dobserver les faits suivants : Dans certains cas, linformation communique nest pas jour. Notamment, la fiche dinformation intitule Permis de piscine , disponible au sein du bureau darrondissement, nintgre aucunement les nouvelles dispositions rglementaires en matire de scurit des piscines rsidentielles. galement, la fiche dinformation intitule Ahuntsic-Cartierville Piscine prive apparaissant la banque dinformation 311 indique que la clture entourant une piscine doit tre assemble de faon empcher le passage dun objet sphrique de 12 centimtres (4 pouces) de diamtre, alors que le Rglement provincial, de mme que le rglement sur les cltures de larrondissement, font plutt rfrence un diamtre de 10 centimtres. Finalement, la fiche Info-permis intitule Vous voulez une dpendance? (no 10), que lon retrouve sous la rubrique Permis et autorisations , est date de septembre 2010, alors quun nouveau rglement de larrondissement sur les cltures a t adopt en
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octobre 2011 et quil incorpore maintenant de nouvelles dispositions concernant les cltures et les enceintes relatives aux piscines rsidentielles. Dans dautres cas, linformation vhicule pourrait tre bonifie. En effet, un examen des bulletins de larrondissement nous a permis de constater que le bulletin de larrondissement publi lautomne 2012 hiver 2013 22 rappelle aux citoyens la ncessit dobtenir un permis de transformation (lequel comprend, entre autres, les piscines). Toutefois, il ne prsente aucune information relative aux normes de scurit devant tre observes conformment au Rglement provincial. Il en est de mme des journaux de quartier par le biais desquels diverses informations sont communiques aux citoyens. Notamment, en 2012 nous avons pu constater que ce moyen de communication avait t utilis par larrondissement afin de rappeler aux citoyens la ncessit de se procurer un permis pour linstallation dune piscine, sans toutefois faire tat des normes de scurit devant tre observes. Dans un souci dassurer le respect de la rglementation en vigueur visant contrer les risques de noyade, mais aussi pour viter toute confusion potentielle dans la mise en place des mesures de scurit instaurer au moment de linstallation dune piscine, nous sommes davis que des efforts supplmentaires devront tre investis par larrondissement pour faire en sorte que les diverses sources dinformation utilises pour communiquer aux citoyens les rgles applicables en matire de scurit des piscines rsidentielles soient intgrales et jour. De surcrot, nous croyons quil pourrait tre pertinent que larrondissement poursuive linitiative entreprise visant rappeler annuellement aux citoyens la ncessit de demander un permis pour linstallation dune piscine, en y joignant toutefois lensemble des normes de scurit stipules, tant aux rglements de larrondissement qu celui du gouvernement.
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Le bulletin dAhuntsic-Cartierville, automne 2012 hiver 2013, vol. 9, no 2.
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3.4.1.B. Recommandation Nous recommandons la Direction du dveloppement du territoire de larrondissement dAhuntsic-Cartierville, afin de sassurer du respect de la rglementation en vigueur, mais aussi pour viter toute confusion potentielle dans la mise en place des mesures de scurit applicables aux piscines rsidentielles : dinvestir les efforts ncessaires pour que les divers mcanismes utiliss pour sensibiliser et informer les citoyens prsentent des informations jour et intgrales; de poursuivre linitiative entreprise visant rappeler annuellement aux citoyens la ncessit de se procurer un permis pour linstallation dune piscine, incluant lensemble des normes de scurit stipules tant aux rglements de larrondissement qu celui du gouvernement. Rponse de lunit daffaires : La fiche Info-permis traitant des piscines rsidentielles est en cours de rvision et sera mise en ligne au cours du mois de mai 2013. Cette nouvelle version comportera la mme liste de vrification que celle qui sera utilise par les prposs lmission des permis et par les inspecteurs. Une fois en ligne, la population en sera informe par le moyen de linfolettre citoyenne, qui est publie mensuellement et qui intgre un hyperlien vers la fiche Info-permis. (chancier prvu : mai 2013) Le bulletin dAhuntsic-Cartierville et les infolettres citoyennes, qui seront publis au printemps, comporteront ces informations. (chancier prvu : juin 2014)
3.4.2. Arrondissement de Pierrefonds-Roxboro

3.4.2.A. Contexte et constatations Larrondissement de Pierrefonds-Roxboro utilise principalement son site Internet pour sensibiliser les citoyens au regard de la rglementation applicable en matire de scurit des piscines rsidentielles. Sur ce site, il est possible de trouver des renseignements relativement aux piscines en consultant les rubriques suivantes : La banque dinformation 311 du rseau ACCS MONTRAL; La rubrique Permis et autorisations (sous Services aux citoyens / Permis et rglementation ); La revue municipale accessible par le biais des bulletins de larrondissement (sur la page daccueil).
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Or, lexamen du contenu de ces documents nous a permis de constater ce qui suit : La banque dinformation 311 mentionne lobligation pour un citoyen de se procurer un permis pour la construction ou linstallation dune piscine rsidentielle et fait un rappel de lensemble des plus rcentes normes de scurit applicables conformment la rglementation en vigueur. La revue municipale Vivre Pierrefonds-Roxboro de mai 2011 23 fait un rappel aux citoyens de la ncessit dobtenir un permis pour linstallation dune piscine rsidentielle dune hauteur suprieure 600 mm et prsente les normes applicables en matire de scurit des piscines rsidentielles. Le numro publi en mai 2012 24 prsente galement un rappel similaire. La section du site Permis et autorisations (sous Services aux citoyens / Permis et rglementation ) indique brivement la ncessit dobtenir un permis pour linstallation dune piscine creuse ou hors terre, ou dune piscine gonflable dune hauteur suprieure 600 mm. Toutefois, aucune information concernant les normes de scurit respecter nest mentionne. Linitiative entreprise par larrondissement visant rappeler annuellement aux citoyens les exigences rglementaires rgissant les installations de piscines constitue, selon nous, une bonne pratique de gestion en vue de sensibiliser ces derniers aux normes de scurit observer et ainsi de contrer les risques de noyade. Dans un mme ordre dides, nous croyons toutefois quil serait pertinent que larrondissement bonifie linformation prsente la section de son site Internet intitule Permis et autorisations , de faon y incorporer galement les normes rglementaires de scurit respecter au moment de linstallation dune piscine. En effet, nous croyons que, de par son libell, cette section du site Internet a des chances dtre plus consulte par les citoyens dsireux de connatre les rgles applicables quant lobligation ou non dobtenir un permis pour le projet envisag.
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Vivre Pierrefonds-Roxboro, revue municipale, mai 2011, vol. 6, no 2. Vivre Pierrefonds-Roxboro, revue municipale, mai 2012, vol. 7, no 2.
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3.4.2.B. Recommandation Nous recommandons la Direction de lamnagement urbain et des services aux entreprises de larrondissement de Pierrefonds-Roxboro, afin damliorer la sensibilisation des citoyens au respect de la rglementation en vigueur : de prendre les dispositions ncessaires pour que la section intitule Permis et autorisations (sous Services aux citoyens / Permis et rglementation ) soit bonifie par linsertion des normes rglementaires de scurit respecter au moment de linstallation ou de la construction dune piscine rsidentielle, de sorte que les citoyens disposent de renseignements complets peu importe la source dinformation consulte; de poursuivre linitiative entreprise visant rappeler annuellement aux citoyens les exigences rglementaires rgissant linstallation de piscines rsidentielles. Rponse de lunit daffaires : Les informations inscrites dans la revue Vivre Pierrefonds-Roxboro ainsi que tout autre dtail jug important seront galement inscrits dans le site Web de larrondissement sous Services aux citoyens / Permis et rglementation . (chancier prvu : mai 2013)

3.4.3.A. Contexte et constatations Les mcanismes utiliss par cet arrondissement pour sensibiliser et informer les citoyens au regard de la rglementation applicable en matire de scurit des piscines rsidentielles concernent les deux principales sources dinformation suivantes : Le site Internet de larrondissement, notamment : La banque dinformation 311 du rseau ACCS MONTRAL, La section Permis et autorisations (sous Services aux citoyens / Permis et rglementation ) : fiche Info Permis sur les piscines 25 , Le cyberbulletin accessible sous la rubrique Infolettre , Les sections Actualits et Communiqus , accessibles depuis la page daccueil; Les journaux et les quotidiens diffuss sur le territoire de larrondissement, notamment larticle intitul Chronique de larrondissement .
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Fiche Info Permis Les piscines, spas et autres bassins extrieurs .
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Or, lexamen du contenu de ces documents nous a permis de constater ce qui suit : Les informations contenues sous la rubrique Banque dinformation 311 traitent de la ncessit pour un citoyen dobtenir un permis pour linstallation dune piscine. Cependant, aucune information ny est prsente concernant les normes rglementaires de scurit applicables aux piscines rsidentielles. La section Permis et autorisations (sous Services aux citoyens / Permis et rglementation ) prsente, par le biais dune fiche dinformation (fiche Info Permis) spcifique aux piscines intitule Les piscines, spas et autres bassins extrieurs , diverses informations ayant fait lobjet dune rvision le 7 mai 2012. Notamment, il y est fait mention de lobligation pour un citoyen dobtenir un permis pour linstallation dune piscine ainsi que des normes rglementaires de scurit applicables aux piscines rsidentielles. Linfolettre est un bulletin lectronique (cyberbulletin) envoy aux citoyens qui souscrivent un abonnement. Ldition du 15 avril 2011 fait tat de la nouvelle rglementation en matire de piscines rsidentielles et de limportance dobtenir un permis. En 2012, ce mode de communication na pas t utilis pour informer les citoyens concernant les rgles applicables en matire de scurit des piscines rsidentielles. Les informations quon retrouve sous les sections Actualits et Communiqus concernant les piscines sont publies sporadiquement. Notamment, nous avons constat, le 5 mai 2011, que des informations avaient t publies la section Actualits afin dannoncer lentre en vigueur de la nouvelle rglementation sur la scurit des piscines rsidentielles. galement, le 14 avril 2011, on retrace la publication dun communiqu intitul Renseignez-vous avant dinstaller votre piscine rsidentielle . En 2012, ces mcanismes de communication nont pas t utiliss pour transmettre de linformation relativement aux rgles applicables en matire de scurit des piscines rsidentielles. Pour ce qui est des journaux et quotidiens diffuss sur le territoire de larrondissement, on remarque que larrondissement a publi une chronique le 17 juillet 2012 intitule La scurit autour des piscines, pensez-y! , laquelle comportait une section destine la scurit des piscines rsidentielles. En somme, nous constatons que larrondissement utilise divers mcanismes de communication pour informer et sensibiliser les citoyens en ce qui concerne les normes rglementaires applicables en matire de scurit des piscines rsidentielles. Mis part la banque dinformation du 311, qui nincorpore pas les normes rglementaires de scurit applicables aux piscines rsidentielles, nous constatons dans lensemble que les informations communiques sont compltes et jour. Aussi, nous encourageons
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Rapport annuel 2012
larrondissement poursuivre linitiative entreprise pour rappeler annuellement aux citoyens les dispositions du Rglement provincial. 3.4.3.B. Recommandation Nous recommandons la Direction de lamnagement urbain et des services aux entreprises de larrondissement de Rivire-des-PrairiesPointe-aux-Trembles, pour amliorer la sensibilisation des citoyens au respect de la rglementation en vigueur : de prendre les mesures ncessaires pour que les renseignements contenus la banque dinformation 311 incorporent galement les normes rglementaires de scurit applicables aux piscines rsidentielles, de sorte que les citoyens disposent de renseignements complets, peu importe la source dinformation consulte; de poursuivre linitiative entreprise visant rappeler annuellement aux citoyens les exigences rglementaires rgissant linstallation de piscines rsidentielles. Rponse de lunit daffaires : Les dossiers contenus dans la banque dinformation 311 font lobjet dune mise jour annuelle. Dans le cas de la fiche intitule Les piscines, spas et autres bassins extrieurs , cette mise jour est prvue au mois de mai 2013. Au moment de cette mise jour, nous y incorporerons les normes rglementaires de scurit applicables aux piscines rsidentielles. Nous poursuivrons, conjointement avec la Division des relations avec les citoyens et communications de notre arrondissement, la publication annuelle darticles visant rappeler aux citoyens les exigences rglementaires rgissant linstallation de piscines rsidentielles. (chancier prvu : mai 2013)

3.5.A. Contexte et constatations Dans le cadre des travaux de vrification effectus, nous avons galement examin les mcanismes de reddition de comptes instaurs afin quil puisse tre possible pour les arrondissements dapprcier priodiquement la performance des activits entourant lapplication du Rglement provincial. La prsente section expose donc nos observations au regard des trois arrondissements visits. Ainsi, la lumire des renseignements obtenus des personnes rencontres au sein de chacun des arrondissements visits, il appert quaucune reddition de comptes particulire ne sexerce concernant cette activit.
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Rapport annuel 2012
En effet, pour larrondissement dAhuntsic-Cartierville, nous constatons que des rapports statistiques, issus de lapplication informatise utilise par larrondissement pour consigner les interventions lies aux permis dlivrs (Gestion du territoire Permis), sont produits annuellement par le chef de division lintention du directeur du Dveloppement du territoire. Bien que ces rapports fournissent des indications concernant, entre autres, le nombre de permis dlivrs, le cot des travaux et le cot du permis, en matire de construction, de dmolition, de transformation et doccupation du domaine public, aucune information ne concerne les permis dlivrs lgard des piscines. Pour ce qui est de larrondissement de Pierrefonds-Roxboro, les renseignements obtenus auprs du gestionnaire rencontr rvlent quun rapport est produit mensuellement aux fins de gestion lintention du directeur de la DAUSE, lequel est galement achemin au conseil darrondissement titre informatif. Ce rapport, qui sintitule Permis et certificats mis pour le mois de xx, est gnr partir des informations contenues lapplication informatise utilise pour la dlivrance des permis, soit Gestion du territoire Permis. Il prsente, entre autres, le nombre de permis dlivrs et la valeur de ceux-ci au regard des nouvelles constructions, des agrandissements, des modifications ou des dmolitions de btiments, ainsi que des activits lies loccupation du domaine public. Toutefois, nous constatons quaucune information ny est recense concernant les permis dlivrs au regard des piscines rsidentielles. Finalement, en ce qui concerne larrondissement de Rivire-des-PrairiesPointe-auxTrembles, nous avons pu observer que des rapports concernant les permis dlivrs taient galement produits annuellement lintention de la DAUSE. Ces rapports font notamment tat de statistiques relatives au volume des demandes de permis traites chaque anne ainsi que des dlais consacrs la dlivrance de ceux-ci. Les donnes sont compiles par type de demandes, notamment : Permis de construction, de transformation et de dmolition; Certificats doccupation, daffichage, denseignes; Oprations cadastrales. Cependant, aucun des rapports produits nincorpore de renseignements concernant les permis dlivrs pour linstallation ou la construction de piscines rsidentielles. Considrant quil incombe la Ville, en vertu de la Loi, de veiller au respect du Rglement provincial, nous croyons pertinent que des rapports de gestion soient galement produits au regard des activits entourant la dlivrance des permis pour linstallation de piscines rsidentielles. Ces informations contribueraient, entre autres, valuer la charge de travail
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Rapport annuel 2012
lie la ralisation de cette activit et, sil y a lieu, orienter la prise de dcisions en fonction des ressources disponibles. 3.5.B. Recommandation Nous recommandons la Direction du dveloppement du territoire de larrondissement dAhuntsic-Cartierville ainsi qu la Direction de lamnagement urbain et des services aux entreprises de chacun des arrondissements de Pierrefonds-Roxboro et de Rivire-des-PrairiesPointe-aux-Trembles de prendre les dispositions ncessaires pour que des rapports de gestion succincts soient priodiquement produits au regard des activits entourant la dlivrance des permis pour piscines rsidentielles, dans lobjectif que ces informations puissent contribuer lvaluation de la charge de travail lie la ralisation de cette activit et, sil y a lieu, orienter la prise de dcisions en fonction des ressources disponibles. Rponses des units daffaires :
ARRONDISSEMENT DAHUNTSIC-CARTIERVILLE
Nous tudions actuellement la faisabilit de modifier le systme des permis afin dincorporer la possibilit dextraire les permis de piscines des autres types de permis de transformation. Des rapports annuels pourront alors tre produits, ds 2014, pour documenter chaque aspect du processus de dlivrance des permis et dinspection relativement aux piscines rsidentielles. (chancier prvu : janvier 2014)
ARRONDISSEMENT DE PIERREFONDS-ROXBORO
Produire un rapport annuel compilant les donnes sur le nombre de certificats dautorisations mis, les visites effectues, le nombre davis dinfraction mis, le dlai dintervention et toute autre information juge pertinente pour dterminer les ressources requises. (chancier prvu : dcembre 2013)
ARRONDISSEMENT DE RIVIRE-DES-PRAIRIESPOINTE-AUX-TREMBLES
Le certificat dautorisation dinstallation de piscines rsidentielles, cr partir de lapplication Oracle Gestion du territoire, permet de produire les rapports ncessaires lvaluation de la charge de travail lie la ralisation de cette activit et, sil y a lieu, dorienter la prise de dcisions en fonction des ressources disponibles. (Complt, mars 2013)
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Rapport annuel 2012

5.9
Service de premiers rpondants et schma de couverture de risques en scurit incendie

(Service de scurit incendie de Montral)
5.9. Service de premiers rpondants et schma de couverture de risques en scurit incendie (Service de scurit incendie de Montral)
Table des matires

1. Introduction ................................................................................................................... 393 2. Porte de la mission ..................................................................................................... 398 3. Constatations et recommandations .............................................................................. 399 3.1. Service de premiers rpondants ........................................................................... 399 3.2. Schma de couverture de risques en scurit incendie 2009-2013 ..................... 411 4. Annexe.......................................................................................................................... 439 4.1. Implantation du service de premiers rpondants prvisions budgtaires dtailles 2007-2009............................................................................................. 439
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Rapport annuel 2012
Liste des sigles

ASSSM DSTI GDD MSP PR PTI Agence de la sant et des services sociaux de Montral Direction des stratgies et transactions immobilires systme de gestion des dossiers dcisionnels ministre de la Scurit publique premiers rpondants programme triennal dimmobilisations SCRSI SGAP SGIAP SIM SPVM STI schma de couverture de risques en scurit incendie systme de gestion des activits de prvention systme de gestion intgr des activits de prvention Service de scurit incendie de Montral Service de police de la Ville de Montral Service des technologies de linformation
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Rapport annuel 2012
1. Introduction
Au cours des dernires annes, la direction du Service de scurit incendie de Montral (SIM) sest vu confier deux projets majeurs, soit limplantation dun service de premiers rpondants (PR) ainsi que llaboration et la mise en uvre dun schma de couverture de risques en scurit incendie (SCRSI). Le premier projet allait permettre au SIM daugmenter son offre de services aux citoyens pour lensemble de lagglomration de Montral et changer toute une culture organisationnelle. Le deuxime projet, quant lui, visait rpondre aux exigences de la Loi sur la scurit incendie 1 afin que le risque dincendie soit gr sur lensemble du territoire de lagglomration en conformit avec les orientations et les objectifs du ministre de la Scurit publique (MSP). Dans les deux cas, une quipe de projet relevant de la direction du SIM a t mise en place.
Service de premiers rpondants

Au moment de la cration de la nouvelle Ville en 2002, huit casernes appartenant dexvilles de banlieue 2 offraient dj le service de PR. Toutefois, ce service fonctionnait de faon diffrente dune caserne lautre et ntait pas standardis. En 2003, le conseil municipal de la Ville de Montral (la Ville) a choisi dtendre le service de PR toute lle de Montral et a mandat la direction du SIM pour laborer un service de PR standard lchelle de lle. En 2005 et en 2006, la direction du SIM a conclu une entente avec les pompiers concernant limplantation du service de PR, a harmonis ce service dans les huit casernes qui loffraient dj et a labor un plan dextension dans les 58 autres casernes de lle de Montral (19 arrondissements et 15 villes lies). Cest ainsi que leffort consenti par la direction du SIM sest traduit par la conclusion par la Ville (dans le cadre dune comptence dagglomration), au cours des annes subsquentes, de deux protocoles dentente et dune entente en vue dimplanter et de rendre oprationnel le service de PR : Un protocole dentente dune dure de 10 ans (2007-2017) entre la Ville et lAgence de la sant et des services sociaux de Montral (ASSSM) ainsi que la Corporation
1 2
LRQ, chapitre S-3.4. Beaconsfield, Dollard-des-Ormeaux, Hampstead, Kirkland, Montral-Ouest, Outremont, Pointe-Claire et Westmount.
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Rapport annuel 2012
durgences-sant tablissant les modalits dimplication des parties concernant la mise en place du service de PR et le soutien financier la Ville (dans le cadre dune comptence dagglomration). Ce protocole a t approuv par le conseil dagglomration en mars 2007; Un protocole dentente entre la Ville et la Corporation durgences-sant dune dure de 10 ans (2007-2017) concernant lacquisition de biens et services. Ce protocole a t approuv par le conseil dagglomration en mars 2007 et modifi en 2011; Une entente entre la Ville et lAssociation des pompiers de Montral pour permettre limplantation du service de PR. Cette entente a t signe en janvier 2007 et a t intgre la convention collective en vigueur.
Ces ententes visent encadrer limplantation du service de PR dont les objectifs sont les suivants : Mise sur pied dun service de PR intgr la chane de soins prhospitaliers durgence sur lensemble du territoire de Montral; Diminution de la morbidit et de la mortalit de la population, notamment par la rduction des temps de rponse du systme de soins prhospitaliers durgence. Pour assurer ce service de PR, la direction du SIM a labor un plan de mise en uvre, sur une priode de trois ans (2007-2009), dont les principales activits consistent : harmoniser les moyens de communication du SIM avec ceux de la Corporation durgences-sant; former des pompiers afin quils acquirent la formation de base (62 heures) et continue (24 heures sur deux ans) leur permettant dagir titre de PR et de maintenir leur certification; acqurir les quipements ncessaires pour les interventions des PR (trousses, appareils spcialiss, etc.); amnager les vhicules de la flotte existante et acqurir des vhicules supplmentaires. Pour cette programmation stendant sur une priode de trois ans, la direction du SIM avait prpar les prvisions budgtaires prsentes dans le tableau 1.
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Rapport annuel 2012
Tableau 1 Prvisions budgtaires initiales pour la priode dimplantation et de rodage du service de PR (en milliers de dollars)
2007 Dpenses Dpenses dimplantation Nbre de casernes intgrer Montant Dpenses dexploitation Nbre de casernes en activit dbut de lanne N
bre
2008
2009
Total
19
18
21
58
4 290,7 $ 3 626,3 $ 8 27 45
4 436,8 $ 12 353,8 $
de casernes en activit fin de lanne
66 8 389,1 $ 16 371,6 $
Montant Total des dpenses Selon le protocole dentente PTI Acquisition de vhicules
a b
2 501,1 $ 5 481,4 $ Revenusa 7 207,5 $ 5 500,0 $

b
6 791,8 $ 9 107,7 $ 12 825,9 $ 28 725,4 $ 5 500,0 $ 18 207,5 $ 2 000,0 $ 6 210,0 $
2 210,0 $ 2 000,0 $
Montants qui seront indexs annuellement selon le taux du gouvernement du Qubec. Programme triennal dimmobilisations. Source : SIM, 2007.
Le cot total prvu du service de PR durant les trois annes consacres limplantation et au rodage tait de 28 725 400 $. Pour cette mme priode, la Ville anticipait 18 207 500 $ (aux fins de lagglomration) titre de compensation provenant de lASSSM. En ce qui concerne lacquisition des vhicules, la direction du SIM estimait consacrer 6 210 000 $ pour lachat de sept autopompes. Lannexe 4.1 prsente les prvisions budgtaires dtailles pour les cots dimplantation et dexploitation pour les annes 2007 2009.
Schma de couverture de risques en scurit incendie

Le SCRSI a pour principal but de prvoir les modalits de lorganisation de la scurit incendie sur un territoire donn. Essentiellement, il sagit, comme son nom lindique, dun exercice de gestion des risques, cest--dire dune analyse des risques prsents sur le territoire, pour envisager des mesures de prvention propres rduire les sources potentielles dincendie et pour planifier les modalits dintervention susceptibles den limiter les effets nfastes lorsquil se dclare.
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Rapport annuel 2012
Adopt en dcembre 2008 par le conseil dagglomration de Montral, le SCRSI tablit les actions qui doivent tre mises en uvre ainsi que les ressources additionnelles ncessaires afin de concrtiser les orientations du ministre de la Scurit publique en matire de scurit incendie : Rduire les pertes de vies; Rduire les pertes matrielles attribuables lincendie; Accrotre lefficacit des organismes municipaux dans ce domaine; Obtenir une exonration de poursuites. Ces orientations 3 visent huit objectifs dicts par le MSP : Objectif no 1 : compte tenu de lefficacit prouve des mesures de prvention dans la lutte contre les incendies, faire reposer la protection des citoyens et du patrimoine contre lincendie sur le recours, en priorit, des approches et des mesures prventives; Objectif no 2 : en tenant compte des ressources existantes lchelle rgionale, structurer les services de scurit incendie, planifier lorganisation et la prestation des secours et prvoir des modalits dintervention de manire viser, dans le cas des risques faibles situs lintrieur des primtres durbanisation dfinis au schma damnagement, le dploiement dune force de frappe permettant une intervention efficace; Objectif no 3 : en tenant compte des ressources existantes, structurer les services de scurit incendie, planifier lorganisation et la prestation des secours et prvoir des modalits dintervention de manire viser, dans le cas des autres catgories de risques, le dploiement dune force de frappe optimale; Objectif no 4 : compenser dventuelles lacunes en intervention contre lincendie par des mesures adaptes dautoprotection; Objectif no 5 : dans le cas des autres risques de sinistre susceptible de ncessiter lutilisation des ressources affectes la scurit incendie, planifier lorganisation des secours et prvoir des modalits dintervention qui permettent le dploiement dune force de frappe optimale eu gard aux ressources disponibles lchelle rgionale; Objectif no 6 : maximiser lutilisation des ressources consacres la scurit incendie; Objectif no 7 : privilgier le recours au palier supramunicipal des municipalits rgionales de comt (MRC) pour lorganisation ou la gestion de certaines fonctions relies la scurit incendie; Objectif no 8 : planifier la scurit incendie dans le souci den arrimer les ressources et les organisations avec les autres structures voues la scurit du public, que ce soit
Orientations du ministre de la Scurit publique en matire de scurit incendie, Gazette officielle du o Qubec. Partie 2, vol. 133, n 22, 30 mai 2001, p. 3315-61.
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Rapport annuel 2012
en matire de scurit civile, dorganisation des secours, de services prhospitaliers durgence ou de services policiers. Pour raliser ces objectifs, la direction du SIM prvoit dans son SCRSI un plan de mise en uvre sur une priode de cinq ans (2009-2013). Ce plan est articul autour de trois principaux volets, soit la prvention (comprenant six programmes visant amliorer la scurit incendie sur le territoire de lagglomration de Montral), lintervention au moyen de lorganisation dune force de frappe optimale et lapprovisionnement en eau en cas dincendie. En 2008, la direction du SIM estimait que le budget de fonctionnement prvu pour les cinq annes consacres la mise en uvre complte du SCRSI serait de 63 399 400 $ et que les investissements totaliseraient 30 369 100 $. Tableau 2 Prvisions budgtaires pour la mise en uvre du SCRSI (en milliers de dollars)
Budget de fonctionnement PTI
a
2009 4 598,6 3 148,5
2010 7 376,0 7 091,3
2011 12 666,8 2 855,0
2012 17 701,0 11 772,5
2013 21 057,0 5 501,8
Total 63 399,4 30 369,1
Prvisions incluant le service de la dette (intrts pour payer la dette). Source : SIM, scnario avril 2008.
la suite de lavis favorable mis par le conseil dagglomration lgard du SCRSI, le MSP a jug ce dernier conforme ses orientations en matire de scurit incendie et lui a dlivr lattestation de conformit le 17 octobre 2008. Le conseil dagglomration a alors adopt le SCRSI au cours de sa sance du 18 dcembre 2008, et celui-ci est entr en vigueur le 1er janvier 2009. Par consquent, les deux projets majeurs dont nous venons de faire tat sont actuellement dans une phase importante de leur volution. Concernant le service de PR, bien que son implantation soit complte, il nen demeure pas moins que les cots dexploitation continuent de crotre, alors que le soutien financier a atteint (en 2011) la somme maximale de 7 000 000 $ prvue dans le protocole dentente. Dans le cas du SCRSI, pour lequel les objectifs ultimement poursuivis sont dune grande importance, il reste tout prs dun an pour terminer la mise en uvre des actions prvues. Nous croyons donc que le moment est opportun pour nous dentreprendre, ce stade-ci du dveloppement de ces deux projets, un mandat de vrification afin den connatre lvolution et, sil y a lieu, de suggrer des ajustements.
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Rapport annuel 2012
Notre vrification avait pour objectifs de nous assurer que : limplantation du service de PR permet datteindre les rsultats attendus; le SCRSI volue conformment au plan de mise en uvre adopt par le conseil dagglomration. cette fin, nous avons examin le suivi des chanciers et des cots prvus ainsi que les mcanismes de reddition de comptes instaurs pour faire tat de lavancement des travaux inhrents. En outre, en vue de comprendre les obligations lgales auxquelles fait face le SIM avec le service de PR et le SCRSI, nous avons pris connaissance des lois, des rglements ainsi que des ententes qui les encadrent. Nos travaux de vrification ont t raliss auprs des responsables du SIM qui taient directement concerns par limplantation du service de PR et par la ralisation du plan de mise en uvre du SCRSI. Par ailleurs, en plus du personnel cl du SIM, nous avons rencontr les responsables du Service des technologies de linformation (STI), de la Direction des stratgies et transactions immobilires (DSTI), relevant du Service de la concertation des arrondissements et des ressources matrielles, et du Service de leau qui sont directement concerns, tant donn leur soutien, par lexploitation du systme de donnes oprationnelles utilis par le service de PR ou par la ralisation de la mise en uvre du SCRSI. Par ailleurs, notre vrification a couvert la priode dimplantation et de rodage ainsi que la priode de consolidation du service de PR, soit de 2007 2011, et la priode de mise en uvre du SCRSI, de 2009 2012. Notre intervention sest chelonne principalement de mai juillet 2012.
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3. Constatations et recommandations 3.1. Service de premiers rpondants

Limplantation du service de PR est termine depuis dcembre 2009 lchelle de lensemble de lagglomration de Montral, lexception de la Ville de Cte-Saint-Luc qui assume elle-mme son service de PR 4 . Le service de PR est oprationnel dans les 65 casernes du SIM et est maintenant en phase de consolidation. En 2011, plus de 1 800 pompiers taient certifis en tant que PR sur un total de 2 392 pompiers actifs. Depuis son dmarrage en 2007, le service de PR a effectu 244 844 interventions et a maintenu un temps de rponse moyen de 4 minutes 50 secondes, ce qui est bien en dessous du temps de rponse cible de rfrence (7 minutes 59 secondes) fix dans le protocole dentente intervenu entre lASSSM, la Corporation durgences-sant et la Ville (dans le cadre dune comptence dagglomration). Bien que le service de PR soit aujourdhui dploy dans toutes les casernes de lle et que le temps de rponse attendu soit largement respect, nous avons valu dans quelle mesure limplantation du service de PR permettait datteindre les rsultats escompts. Dans un premier temps, nous dcrirons brivement comment sest droule limplantation du service au cours des trois premires annes, en vue de former les pompiers et de dployer le service de PR. Dans un deuxime temps, nous examinerons le respect des obligations prvues dans le protocole dentente avec lASSSM et la Corporation durgences-sant. Finalement, nous examinerons ce quil en a cot lagglomration pour recevoir ce service de PR, depuis le dbut du protocole dentente, et nous traiterons de la reddition de comptes.
3.1.1. Gestion de limplantation

3.1.1.A. Contexte et constatations Au moment de limplantation du service de PR, une stratgie globale a t mise en place. Elle articulait de manire cohrente les principaux volets de la planification (organisationnel, ressources humaines, ressources matrielles et financires).
La Loi sur lexercice de certaines comptences municipales dans certaines agglomrations (LRQ, chapitre E-20.001) prvoit une exception larticle 28.1 en ce qui concerne la Ville de Cte-Saint-Luc. Toutefois, cette exception a t apporte cette loi en 2008 (Loi modifiant diverses dispositions lgislatives concernant Montral, LQ, 2008, chapitre 19).
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Cette stratgie dimplantation avait t tablie conjointement avec la Corporation durgences-sant, lASSSM et le SIM en fonction des paramtres suivants : Carte territoriale de lagglomration; Disponibilit des formateurs dUrgences-sant; Disponibilit des candidats pompiers. Au dbut du projet en 2007, une structure de gouvernance du projet a t mise en place. Elle tait constitue dun comit de gouvernance compos des directeurs du SIM, de lASSSM et de la Corporation durgences-sant, dun comit directeur compos de responsables du SIM et de la Corporation durgences-sant ainsi que de six comits de travail. Par la suite, en 2008, la direction du SIM a complt la structure de coordination et de ralisation en crant : un comit de gestion du protocole dentente compos de personnes provenant du SIM, du MSP, de lASSSM et de la Corporation durgences-sant; une coordination conjointe (SIM et Corporation durgences-sant) des tables de travail compose de deux coordonnateurs, un du SIM et un de la Corporation durgencessant; trois tables de travail (oprationnalisation, formation et assurance qualit, et technologies), chacune sous la responsabilit de deux personnes, une du SIM et lautre de la Corporation durgences-sant; huit groupes de travail dont les membres proviennent du SIM, du STI et de la Corporation durgences-sant. Ces groupes travaillaient sur des secteurs spcifiques (achats et approvisionnement, communications et relations avec les mdias, formation, assurance qualit, rpartition assiste par ordinateur, tlcommunications, oprations du Centre de communication sant et tableau de bord). Limplantation du service de PR ne devait pas nuire aux oprations lies la mission du SIM. Pour ce faire, la direction du SIM avait planifi les activits de formation des pompiers sur trois ans. Elle avait galement prvu que la mise en place du service de PR devait se faire de faon graduelle en fonction du rythme de la formation des neuf cohortes de pompiers PR. Le tableau 3 prsente cette planification.
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Tableau 3 Planification des activits de formation et de dploiement du service de PR sur le territoire desservi par le SIM
Arrondissements et villes lies Formation Mise en service
1re phase 2e phase 3e phase
Phases dimplantation 2007 19 nouvelles casernes PR Lle-Bizard / Sainte-Genevive / Sainte-Anne-de-Bellevue / Pierrefonds / Printemps 2007 t 2007 Senneville / Roxboro / Dorval / Lle-Dorval Ahuntsic / Cartierville / Montral-Nord Automne 2007 Automne 2007 Anjou / Rivire-des-Prairies / Automne 2007 Fin 2007 Pointe-aux-Trembles / Montral-Est / Mercier / Hochelaga-Maisonneuve Phases dimplantation 2008 18 nouvelles casernes PR Saint-Laurent / Mont-Royal / Lachine / LaSalle Dbut 2008 Printemps 2008 Villeray / Saint-Michel / Parc-Extension / Printemps 2008 t 2008 Saint-Lonard Le Plateau-Mont-Royal / Rosemont / Automne 2008 Fin 2008 La Petite-Patrie Phases dimplantation 2009 21 nouvelles casernes PR Ville-Marie / le Sainte-Hlne / Dbut 2009 Printemps 2009 Mercier / Hochelaga-Maisonneuve Le Sud-Ouest / Verdun / Lle-des-Surs Printemps 2009 t 2009 Cte-des-Neiges / Notre-Dame-de-Grce / Automne 2009 Fin 2009 Ville-Marie / Cte-Saint-Luc
Source : SIM, 2007.
Dans lensemble, la direction du SIM a mis en place les structures et les outils qui lui ont permis dimplanter le service de PR dans les dlais prvus. La direction, par le truchement du programme de formation mis en place, a certifi les pompiers PR conformment la loi 5 et a instaur le service de PR dans les casernes selon lchancier prvu.
3.1.2. Obligations prvues dans les protocoles dentente

3.1.2.A. Contexte et constatations Le service de PR consiste essentiellement administrer une victime durgence vitale mdicale ou traumatique les soins quelle requiert selon les protocoles dintervention clinique prvus son intention. Pour le SIM, ce service de PR se traduit sommairement par les actions suivantes :
5
La Loi sur les services prhospitaliers durgence (LRQ, chapitre S-6.2), laquelle vient, entre autres, dfinir les rles et les responsabilits des PR. En outre, le Rglement sur les activits professionnelles pouvant tre exerces dans le cadre des services et soins prhospitaliers durgence (Gazette officielle du Qubec. Partie 2, vol. 144, no 5, 1er fvrier 2012, p. 685-8) dcrit les activits que peuvent faire les PR.
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Rpondre immdiatement une demande dintervention achemine par le Centre de communication sant et se rendre sur les lieux ds que lappel est reu; Effectuer une stabilisation sommaire de la victime afin dviter une dtrioration de ltat de la personne en attendant larrive des techniciens ambulanciers; Communiquer linformation ncessaire la prise en charge de la victime par les techniciens ambulanciers et les assister dans lexercice de leurs fonctions; Remplir un rapport dintervention prhospitalire Premiers rpondants .
Le service de PR ainsi que les interventions des pompiers PR sont encadrs par la loi, en plus des protocoles dentente conclus par la Ville (dans le cadre dune comptence dagglomration). Nos travaux de vrification nous ont dmontr que la direction du SIM avait rempli ses obligations contenues dans les protocoles dentente conclus entre lASSSM et la Corporation durgences-sant, lexception dun aspect portant sur la radiocommunication. En effet, larrimage des systmes de radiocommunication de la Corporation durgencessant et ceux de la Ville (dans le cadre dune comptence dagglomration) doit tre effectu afin de rendre les communications transparentes entre le Centre de communications du SIM, le Centre de communication sant, les PR et les techniciens ambulanciers. Pour viter toute confusion, le protocole dentente prvoit cet effet (article 6) la conclusion dune entente entre la Corporation durgences-sant et le SIM visant harmoniser les codes radio utiliss par les pompiers PR et les techniciens ambulanciers. Au moment de notre vrification, cette entente navait toujours pas t conclue. Dans une telle situation, il pourrait y avoir confusion dans les communications entre les pompiers PR et les ambulanciers de la Corporation durgences-sant au cours dune intervention, ce qui pourrait avoir des consquences sur les victimes. Prcisons quune directive administrative, mise par le SIM en avril 2008 tout le personnel, fait mention quun langage clair, et non des codes radio, doit tre utilis pendant les communications avec la Corporation durgences-sant. Considrant que le comit de gestion du protocole dentente a notamment pour mandat de faciliter linterface entre les parties et aussi dvaluer le protocole dentente priodiquement au terme de la phase dimplantation et de rodage du service de PR, et aux deux ans par la suite, nous sommes davis que le SIM devrait demander ce comit de statuer clairement, au moyen dune dcision crite, sur la conclusion dune entente lie la radiocommunication. Si une entente est toujours ncessaire, il y aurait lieu dtablir un
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chancier de ralisation et de dterminer si elle doit tre approuve par le conseil dagglomration. Toutefois, si elle nest plus ncessaire, le protocole dentente approuv par le conseil dagglomration en mars 2007 devrait alors tre modifi en consquence pour reflter lintention des parties. 3.1.2.B. Recommandation Nous recommandons au Service de scurit incendie de Montral dobtenir une dcision crite du comit de gestion du protocole dentente sur la conclusion dune entente portant sur la radiocommunication (prvue larticle 6 du protocole dentente) afin de poser les gestes appropris, soit pour le respect de ce protocole dentente, soit pour la modification dudit protocole selon les intentions des parties, et, sil y a lieu, dtablir un chancier de ralisation et dobtenir les autorisations ncessaires. Rponse de lunit daffaires : Une rencontre avec la Corporation durgences-sant est prvue en fvrier 2013 pour implanter une solution dinteroprabilit terrain temporaire en attente de limplantation du nouveau rseau de radiocommunication SRAM (mise en service prvue la mi-mars 2014). Lvaluation du besoin dune entente formelle portant sur la radiocommunication se fait dans le cadre du projet de rvision de lentente dj en cours. (chancier prvu : juin 2013)
3.1.3. Cots
3.1.3.A. Contexte et constatations Un des objectifs viss par lASSSM et la Corporation durgences-sant, en confiant au SIM dassurer le service de PR, est de diminuer la morbidit et la mortalit de la population, notamment par la rduction des temps de rponse du systme de soins prhospitaliers durgence. Cet objectif a t traduit dans le protocole dentente par larticle 8 traitant des engagements mutuels. La Ville (dans le cadre dune comptence dagglomration) sengage atteindre les rsultats dfinis en matire de temps de rponse et de qualit des services prhospitaliers durgence. Dans le cas du temps de rponse, latteinte du rsultat attendu est directement reflte dans le soutien financier dont nous traiterons ci-aprs. Pour la qualit des services, elle
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concerne le respect de lapplication de protocoles cliniques au cours des interventions (selon les guides prpars par le ministre de la Sant et des Services sociaux). Ces interventions sont rvises par deux employs (paramdicaux) de la Corporation durgences-sant, en poste temps plein au sein de la Division des premiers rpondants du SIM. Selon les renseignements obtenus du gestionnaire responsable, les interventions concernant les arrts cardiorespiratoires et les injections dpinphrine sont systmatiquement rvises, alors que les interventions dautres natures sont rvises de faon ponctuelle. Dans les deux cas, sil y a lieu, un suivi est ralis auprs des PR. En contrepartie des engagements de la Ville, lASSSM sengage, quant elle, apporter la Ville (dans le cadre dune comptence dagglomration) un soutien financier pendant la phase dimplantation et de rodage dune dure de trois ans. Par la suite, le soutien financier prvu sera modul en fonction dune chelle de performance. Le tableau 4 rsume les paramtres encadrant le soutien financier. Prcisons que les montants sont exprims en dollars de 2006 et quune indexation est prvue dans le protocole dentente. Tableau 4 Paramtres du soutien financier selon le protocole dentente
Priode dimplantation et de rodage Anne financire du gouvernement du Qubeca Soutien financier accord sans tenir compte des cibles de performance
b
Priode de consolidation partir de 2009 Soutien financierb modul en fonction de latteinte de la cible de performance : 7 minutes 59 secondes Montant de base pour financer linfrastructure de gestion Au moins 70 % des appels viss respectent la cible de performance Si au moins 80 % des appels viss atteignent la cible de performance Si au moins 90 % des appels viss atteignent la cible de performance Si la cible de performance est atteinte au-del de 90 %
1 100 000 $ de base
2006-2007
3 000 000 $
3 300 000 $
2007-2008
5 500 000 $
5 500 000 $
7 000 000 $
2008-2009
5 500 000 $
7 000 000 $ maximum
a b
Lanne financire du gouvernement couvre la priode allant du 1er avril au 31 mars. Index annuellement selon le taux du gouvernement du Qubec. Source : Protocole dentente, mise en place du service de PR, mars 2007.
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Au moment de la signature du protocole dentente, la Ville (dans le cadre dune comptence dagglomration) reconnaissait la valeur dun service de PR en dsignant le SIM pour implanter ce service sous rserve du financement adquat de cette activit par le gouvernement du Qubec. Cest ainsi quau cours de notre vrification nous avons analys les cots du service de PR depuis son implantation. Aux fins de cette analyse, nous avons examin les cots dimplantation et de rodage (2007-2009), les cots aprs limplantation (2010-2011) et finalement le soutien financier obtenu. Le tableau 5 ci-aprs prsente les prvisions budgtaires annuelles pour la priode dimplantation et de rodage du service de PR ainsi que les cots rels engags. Il indique galement les cots dexploitation pour la priode de consolidation du service. Finalement, il prsente aussi les revenus obtenus durant la priode dimplantation et de rodage ainsi que durant la priode de consolidation du service de PR. Lannexe 4.1 prsente les prvisions budgtaires dtailles proposes par la direction du SIM. Tableau 5 Cots et revenus du service de PR durant la priode dimplantation et de rodage et durant la priode de consolidation (en milliers de dollars)
Priode dimplantation et de rodage 2007 2008 2009 Total 2007-2009 2010 Priode de consolidation 2011 Total 2012 2007-2011 prvisions
a
Cots Implantation N
bre
de casernes intgrer
19 4 290,7 $ 4 290,7 $ 0,0 $ 27 2 501,1 $ 2 501,1 $ 0,0 $ 6 791,8 $ 6 791,8 $ 0,0 $ 7 207,5 $
18 3 626,3 $ 4 554,0 $
21 4 436,8 $ 5 845,7 $
58 12 353,8 $ 14 690,4 $ (2 336,6 $) 66 16 371,6 $ 234,3 $ 0,0 $ 234,3 $ 65

b
Cots prvus Cots rels cart (prvu - rel) Exploitation N

bre
(927,7 $) (1 408,9 $) 45 5 481,4 $ 5 116,0 $ 365,4 $ 66 8 389,1 $ 8 275,0 $ 114,1 $
0,0 $ 65
(2 102,3 $) 65 39 788,8 $ 13 899,1 $ 41 683,8 $ 14 095,8 $ (1 895,0 $) (196,7 $) 52 376,9 $ 13 899,1 $ 56 374,2 $ 14 095,8 $ (3 997,3 $) 35 070,5 $ (196,7 $) 7 953,0 $
de casernes en activit
Cots prvus Cots rels cart (prvu - rel) Total des cots prvus Total des cots rels cart (prvu - rel) Revenus indexs cart (revenus - cots rels)
a b c
9 798,1 $ 13 619,1 $ 15,2 $
15 892,1 $ 12 187,8 $ 13 603,9 $ 479,5 $ (2 389,7 $) 28 725,4 $ 10 032,4 $ 13 619,1 $ 30 582,5 $ 12 187,8 $ 13 603,9 $ (1 857,1 $) (2 155,4 $)
c
9 107,7 $ 12 825,9 $ 9 670,0 $ 14 120,7 $ (562,3 $) (1 294,8 $) 5 500,0 $ 5 788,6 $
15,2 $
Revenus
18 496,1 $
6 003,0 $ 10 571,4 $
415,7 $ (4 170,0 $) (8 332,1 $) (12 086,4 $) (6 184,8 $) (3 032,5 $) (21 303,7 $) (6 142,8 $)
Les cots rels reprsentent les cots projets jusquau 31 dcembre 2012. La caserne 79, situe Hampstead, a t ferme au moment de la mise en uvre du SCRSI. Montants indexs annuellement selon le taux du gouvernement du Qubec.
En ce qui concerne la priode dimplantation et de rodage, lanalyse des rsultats recueillis nous permet de constater que les cots rels du service de PR ont excd de 19 % les
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cots prvus originalement dans le dossier dcisionnel prsent au conseil dagglomration en mars 2007, soit 14 690 400 $ par rapport 12 353 800 $. Cela reprsente une augmentation de 2 336 600 $ attribuable : aux activits de certification et de maintien de la certification o il y a eu un plus grand nombre de pompiers viss (185 300 $); aux cots dheures supplmentaires pour le remplacement des pompiers en formation, puisque la mission fondamentale du SIM ne devait pas tre mise en pril (242 700 $); la rvision la hausse des prix dacquisition dquipements et divers imprvus (484 400 $); au recours dofficiers pompiers comme accompagnateurs au moment des interventions de PR la place dinstructeurs de la Corporation durgences-sant comme prvu initialement (1 424 200 $). Les cots dexploitation du service de PR ont subi une augmentation progressive sans excder les prvisions. La mise en activit du service de PR dans les casernes se faisait de faon graduelle en fonction de la certification des pompiers rpondants. Pour ce qui est de la priode de consolidation, nous constatons que les cots dexploitation ont augment de faon importante au cours de 2010. La situation sexplique en grande partie par lapplication rtroactive dune sentence arbitrale rendue au cours de cette mme anne, la suite des revendications exprimes par lAssociation des pompiers de Montral. Cette sentence ordonnait que la prime annuelle accorde aux pompiers PR soit hausse de 1 500 $ 1 950 $ et que la prime horaire soit augmente de 1,10 $ 1,50 $. Par la suite, laugmentation des cots sest poursuivie en 2011 avec la certification de 190 pompiers supplmentaires, puisquils dtenaient la formation ncessaire. Par consquent, le montant quivalant aux cots de formation et la prime annuelle leur ont t verss. Il est noter que, dans la dernire convention collective signe en mars 2012, la prime annuelle et la prime horaire sont dornavant intgres au salaire des pompiers PR et quelles prennent effet compter du 1er janvier 2012. Limpact de ces hausses est assez important sur les cots dexploitation. Finalement, la contribution provenant de lASSSM constitue la seule source de revenus externes appuyant le service de PR. Tel que nous lavons mentionn prcdemment, le montant accord jusquau 31 mars 2009 tait prvu dans le protocole dentente, sans tenir compte de la cible de performance. compter du 1er avril 2009, ce soutien financier tait modul en fonction dune cible de performance. Nous avons constat que le SIM avait eu droit au montant maximal de la contribution permise par le protocole dentente. Cest ainsi quun montant de 10 571 400 $ a t vers la Ville (dans le cadre dune comptence dagglomration) en 2011, et ce montant comprenait des ajustements bass sur la
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performance du service de PR pour les priodes de 2009-2010 et de 2010-2011. En effet, le temps de rponse obtenu par le SIM tait de 4 minutes 29 secondes en 2009, de 4 minutes 19 secondes en 2010 et de 4 minutes 22 secondes en 2011, soit un temps de rponse moyen de 4 minutes 23 secondes, comparativement au temps de rponse cible systme de 7 minutes 59 secondes. Cela indique que le service de PR assur par le SIM satisfait aux attentes les plus leves dtermines dans le protocole dentente. Malgr son indexation et sa progression base sur latteinte des cibles de performance du service, nous avons constat que la contribution ne couvre pas la totalit des dpenses dexploitation lies au service de PR fourni par le SIM. Cest ainsi que pour les cinq premires annes vises par le protocole dentente (2007 2011), nous constatons que le montant reu a totalis 35 070 500 $, alors que le total des cots dimplantation et dexploitation du service de PR assum par le SIM a atteint 56 374 200 $. Au 31 dcembre 2011, il sagit donc dun cot net cumulatif pour lagglomration de 21 303 700 $. Bien que lanne 2012 ne soit pas encore termine, il est prvoir que le manque gagner pourrait tre de lordre de 6 142 800 $, ce qui fera passer le cot net cumulatif pour lagglomration 27 446 500 $. Le manque gagner sexplique certes en partie par le rsultat de la sentence arbitrale qui ntait pas connu au moment de la signature du protocole dentente. Selon les renseignements recueillis, il sexplique galement par le fait que la contribution estime par lASSSM utilisait le nombre de 50 000 interventions titre de rfrence. Or, depuis 2009, le nombre dinterventions est suprieur ce nombre. En 2011, le SIM a dailleurs rpondu plus de 72 426 interventions, soit 44 % de plus que le nombre initialement prvu. Une telle situation a des rpercussions sur les cots lis lutilisation accrue des vhicules dincendie et sur leur cot de fonctionnement (entretien, essence, usure). Toujours selon les renseignements recueillis, le SIM a pos comme prmisses dutiliser les ressources existantes (pompiers, camions et casernes) et de sinspirer des modles dintervention dj en place au Canada et aux tats-Unis. En conclusion, limplantation du service de PR sur le territoire de lagglomration de Montral constitue un rehaussement du niveau de services aux citoyens, mais galement pour les personnes non rsidentes qui sy trouvent momentanment. En effet, ce niveau de services contribue lamlioration des services prhospitaliers en ce qui concerne le temps de rponse. Par ailleurs, selon les rapports produits par Urgences-sant, le service de PR contribue amliorer le taux de survie concernant les appels lis aux arrts cardiorespiratoires. Bien
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que les statistiques concernent la rgion de Laval et de Montral, ce taux est pass de 12,2 % en 2007 24,3 % en 2010. Toutefois, lexcdent de cots constats ds la deuxime anne est assum par lagglomration. notre avis, une analyse devrait tre ralise par le SIM afin de dterminer, dune part, les causes de cet tat de fait et, dautre part, des pistes de solution permettant soit de rduire les cots dexploitation quil assume, soit de trouver dautres sources de financement, par exemple la tarification. En outre, une telle analyse permettrait galement la direction du SIM dentreprendre des dmarches auprs de lASSSM pour obtenir une compensation financire couvrant plus adquatement le cot rel du service rendu. 3.1.3.B. Recommandation Nous recommandons au Service de scurit incendie de Montral, en vue datteindre lquilibre financier du service de premiers rpondants : dentreprendre des dmarches auprs de lAgence de la sant et des services sociaux de Montral pour obtenir une compensation adquate couvrant le cot rel du service rendu, compte tenu de laugmentation du nombre dinterventions de plus de 40 % par rapport aux estimations initiales ainsi que de la sentence arbitrale rendue en 2010; dexaminer la possibilit de se prvaloir dautres sources de financement; danalyser diffrentes pistes de solution visant rduire les cots dexploitation. Rponse de lunit daffaires : Le projet de rvision globale du protocole dentente est en cours (commenc en 2012). Un des principaux objectifs de ce projet est de trouver des pistes dconomie, notamment par : la diminution du volume dinterventions des PR par la modulation des appels, ce qui vise mieux prciser lacheminement des ressources selon le niveau durgence et la localisation des ressources; lamlioration des processus dapprovisionnement; lamlioration de la structure denseignement. Les recommandations du comit de projet seront soumises au comit de gestion du protocole dentente en mars 2013. (Complt, mars 2013) Par la suite, le comit de gestion du protocole dentente fera les reprsentations auprs du ministre de la Sant et des Services sociaux en consquence. (chancier prvu : dcembre 2013)
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3.1.4. Reddition de comptes

3.1.4.A. Contexte et constatations Pour que les gestionnaires responsables puissent tre informs de lvolution des projets pour lesquels ils ont t mandats, des mcanismes de reddition de comptes doivent tre instaurs. Pour ce faire, des rapports de gestion doivent tre produits priodiquement et contenir des renseignements suffisamment pertinents pour valuer dans quelle mesure les objectifs poursuivis ont t atteints, et ce, quels cots. Ces rapports doivent tre utiles la prise de dcision au moment opportun. En ce sens, nos travaux de vrification ont consist nous enqurir des mcanismes instaurs en vue de rendre compte de la gestion des activits entourant le service de PR. Au cours de la priode dimplantation du programme, de 2007 2009, des rapports de suivi ont t produits par lquipe de projet lintention de la direction du SIM. Ils fournissaient des renseignements quant la progression de limplantation du service de PR par rapport aux cohortes formes et sa mise en service graduelle dans les casernes selon la programmation. Ils permettaient donc dvaluer dans quelle mesure lobjectif visant la mise sur pied du service de PR avait t atteint. Au terme de limplantation, la responsabilit du service de PR a t confie la Division des premiers rpondants. partir de 2010, des rapports faisant tat des ralisations accomplies durant lanne ont continu tre produits par cette division et transmis la direction du SIM. Toutefois, nous avons constat quil ny a pas eu de reddition de comptes formelle concernant le service de PR lintention de la Direction gnrale. En outre, le protocole dentente prvoit (article 4) que le comit de gestion du protocole dentente doit produire une valuation priodique au terme de la priode dimplantation et de rodage, et par la suite aux deux ans. Bien que des changes entre le SIM, lASSSM et la Corporation durgences-sant aient lieu continuellement, il ny a pas eu de production de tels rapports dvaluation. En conclusion, aucune reddition de comptes na t ralise formellement lintention de la Direction gnrale pour linformer sur le service de PR et lui permettre de sassurer que les gestes appropris sont poss au moment opportun. notre avis, cette reddition de comptes aurait d porter non seulement sur les ralisations accomplies en matire dinterventions, mais galement sur les cots assums par lagglomration au regard du service rendu, en plus de fournir des renseignements sur lapport de la Ville (dans le cadre dune comptence dagglomration) dans latteinte de lobjectif poursuivi par le service de
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PR, soit la diminution de la morbidit et de la mortalit de la population, notamment par la rduction des temps de rponse du systme de soins prhospitaliers durgence. Finalement, la Direction gnrale aurait galement d tre informe des rsultats de lvaluation priodique du protocole dentente. 3.1.4.B. Recommandation Nous recommandons au Service de scurit incendie de Montral de demander au comit de gestion du protocole dentente de procder lvaluation dudit protocole comme mentionn larticle 4 afin de sassurer du respect de celui-ci. Rponse de lunit daffaires : Les runions et les travaux du comit de gestion du protocole dentente seront planifis comme prvu larticle 4 du protocole dentente. (Complt, mars 2013) 3.1.4.C. Recommandation Nous recommandons au Service de scurit incendie de Montral de produire priodiquement pour la Direction gnrale une reddition de comptes faisant tat : des ralisations du service de premiers rpondants en matire dinterventions; des cots encourus aux fins de lagglomration; de lapport de la Ville (dans le cadre dune comptence dagglomration) dans latteinte de lobjectif poursuivi par le service de premiers rpondants, soit la diminution de la morbidit et de la mortalit de la population, notamment par la rduction des temps de rponse du systme de soins prhospitaliers durgence; des rsultats de lvaluation priodique du protocole dentente avec lAgence de la sant et des services sociaux de Montral et la Corporation durgences-sant; et ce, afin que les correctifs ncessaires soient apports dans la gestion du service de premiers rpondants ou encore que les reprsentations appropries soient entreprises auprs du gouvernement du Qubec. Rponse de lunit daffaires : Le directeur du SIM fait tat des ralisations, des risques et des solutions en cours au directeur gnral au moment de leurs rencontres statutaires tenues sur une base rgulire. Les cots encourus aux fins de lagglomration sont prsents annuellement la Commission de la scurit publique loccasion de la prsentation du bilan des activits du SIM, ainsi quau moment de la prparation et de la prsentation du budget du SIM.
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Lapport de la Ville dans latteinte de lobjectif poursuivi par le service de PR est prsent annuellement la Direction gnrale et la Commission de la scurit publique au moment de la prsentation du bilan des activits du SIM, y compris le nombre dinterventions, le profil des types dappels et le temps de rponse du systme de soins prhospitaliers durgence. En outre, le bilan du taux de ranimation est inclus aussitt quil est publi par la Corporation durgences-sant, la seule autorit comptente fournir les donnes cliniques. Lvaluation priodique du protocole dentente sera incluse dans lordre du jour des rencontres statutaires entre le directeur du SIM et le directeur gnral. (chancier prvu : dcembre 2013)
3.2. Schma de couverture de risques en scurit incendie 2009-2013

Le plan de mise en uvre du SCRSI, tel quil a t adopt en dcembre 2008, repose essentiellement sur la ralisation effective des trois volets suivants : Volet de la prvention : comprend six programmes qui visent amliorer la scurit incendie sur le territoire de lagglomration de Montral par la rduction des incendies et leurs rpercussions. Voici un aperu des six programmes : Programme 1 valuation et analyse des incidents : utiliser des outils informatiss de gestion et le commissariat aux incendies pour valuer et analyser les incidents afin de dterminer les actions de prvention, dinspection et de sensibilisation du public, Programme 2 Rglementation municipale : adopter et appliquer un rglement dagglomration en prvention incendie visant actualiser et uniformiser la rglementation en vigueur dans les arrondissements et les villes lies en tenant compte de leurs particularits propres, Programme 3 Avertisseurs de fume : augmenter le nombre davertisseurs de fume oprationnels, actuellement estim 70 %, pour atteindre un taux de pntration de 75 80 % dans les logements et les rsidences, notamment dans les lots risque, Programme 4 Inspection priodique des risques les plus levs : continuer effectuer linspection priodique des risques plus levs laide de cinq sousprogrammes dactions spcifiques visant rduire loccurrence et les consquences des incendies des btiments de catgories de risques levs et trs levs, Programme 5 Activits de sensibilisation du public : amplifier les activits de sensibilisation du public favorisant ladoption de comportements scuritaires pour prvenir lincendie et lapplication de mesures appropries en cas dincendie, Programme 6 Commissariat aux incendies : mettre sur pied un commissariat aux incendies regroupant les comptences des experts du SIM et du Service de police
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de la Ville de Montral (SPVM) dans le domaine de la recherche des causes et des enqutes dincendie. Ce dernier programme a t insr dans le SCRSI titre indicatif; Volet de lintervention force de frappe : ce volet propose dorganiser une force de frappe optimale et efficace par le moyen de : la fermeture de la caserne 79, la construction dun centre de formation dans louest de lle, la construction de trois nouvelles casernes (32, 59 et 63), le ramnagement de quatre casernes (51, 56, 65 et 67), lamnagement de bureaux pour la prvention, lacquisition de nouveaux vhicules, de deux autopompes, de deux units de protection, de deux camions-citernes et de deux appareils dlvation pour lintervention, lacquisition de vhicules lgers pour la prvention; Volet de lapprovisionnement en eau : ce volet vise amliorer lapprovisionnement en eau en cas dincendie sur lensemble du territoire de lagglomration, et principalement dans louest de lle au moyen de : la construction de rservoirs souterrains munis de bornes sches : au parc de lAnse--lOrme, lArboretum Morgan, proximit de la monte Wilson et du chemin Bord-du-Lac Lle-Bizard, proximit de lavenue Angus Senneville, limplantation de deux points dalimentation en eau aux extrmits du rseau de Senneville : avenue Pacific, lextrmit ouest de lAnse--lOrme.
Afin de raliser lensemble des activits qui relvent de ses responsabilits et dont elle est matre duvre, la direction du SIM a tabli, lintrieur dun plan de mise en uvre de cinq ans, ses besoins en ressources humaines et financires. En ce qui concerne les ressources humaines, ce plan prvoit la cration de 68 nouveaux postes pour la prvention et de 126 postes pour lintervention (y compris quatre postes pour le centre de formation de louest de lle). Sur le plan des ressources financires, les prvisions budgtaires pour chacune des cinq annes sont prsentes dans le tableau 6 sous forme de synthse.
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Tableau 6 Prvisions budgtaires pour la mise en uvre du SCRSI (2009-2013) (en milliers de dollars)
2009 2010 2011 2012 2013 Rcurrence terme 15 330,4 8 760,7 24 091,1
Budget de fonctionnementa Intervention Prvention Total 1 452,1 3 146,5 4 598,6 3 102,2 4 273,8 7 376,0 6 519,2 6 147,6 12 666,8 9 222,6 8 478,4 17 701,0 12 309,7 8 747,3 21 057,0
2009
2010
2011 PTI
2012
2013
Total
Intervention Prvention Total

a
2 226,9 921,6 3 148,5
6 444,6 646,7 7 091,3
1 917,4 937,6 2 855,0
11 438,5 334,0 11 772,5
5 161,0 340,8 5 501,8
27 188,4 3 180,7 30 369,1
Prvisions incluant le service de la dette (intrts pour payer la dette).
Source : SIM, scnario davril 2008.
Comme le plan de mise en uvre du SCRSI (2009-2013) arrive bientt sa cinquime et dernire anne, nous avons valu, au cours de notre vrification, dans quelle mesure ce plan voluait conformment la planification et ce qui avait t adopt par les instances. Pour ce faire, nous avons dabord procd lexamen des ralisations du SCRSI, et ce, pour chacun des volets. Par la suite, nous avons abord la gestion des projets prvus dans le plan de mise en uvre du SCRSI puis les cots de la mise en uvre. Finalement, nous avons examin la reddition de comptes portant sur le SCRSI.
3.2.1. tat des ralisations

Le plan de mise en uvre schelonne sur cinq ans, soit de 2009-2013. Le SIM a dfini et programm dans le temps la livraison de lensemble des projets prvus durant cette priode, et ce, pour chacun des trois volets (prvention, intervention force de frappe et approvisionnement en eau). Aux fins de notre vrification, nous avons valu pour chaque volet dans quelle mesure les chanciers avaient t respects ou taient en voie de ltre. Le tableau 7 prsente une synthse des rsultats finaux attendus pour chacun des volets ainsi que lanne de livraison prvue, comme indiqu dans le SCRSI adopt en 2008 par le conseil dagglomration.
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Tableau 7 Principaux rsultats attendus et anne de livraison selon les volets du SCRSI
Volets Prvention Intervention force de frappe Approvisionnement en eau Programme 1 : tablissement de 4 points Construction de 3 nouvelles dalimentation (rservoirs valuation et analyse des incidents casernes et dun centre de deau et bornes sches) appuyes par un SGAPa oprationnel formation : ainsi que de 2 nouvelles en 2011. Caserne 59 en 2010; conduites entre 2010 et Caserne 63 en 2012; 2011. Programme 2 : Caserne 32 en 2013; Adoption dun rglement Centre de formation de tablissement de 2 points dagglomration en prvention louest de lle en 2012. dalimentation (rservoir incendie en 2012. souterrain et borne sche) Ramnagement de 4 casernes entre 2012 et 2013. Programme 3 : Casernes 56, 65 et 67 en Augmentation du nombre 2010; davertisseurs de fume Caserne 51 en 2012. oprationnels (19 arrondissements et 15 villes lies); Amnagement des bureaux Vrifications annuelles de la pour les quipes de la prsence davertisseurs de fume prvention en 2012. oprationnels dau moins 50 000 logements et rsidences. Acquisition de vhicules Fin de 2013 additionnels : Prvention : Programme 4 : 15 vhicules lgers : Ralisation de 22 500 inspections de 3 en 2010, catgories 3 et 4 en 5 ans 4 en 2011, Fin de 2013. 4 en 2012, 4 en 2013; Programme 5 : Intervention : Augmentation des activits de 9 vhicules lourds : sensibilisation du public, en continu 2 en 2009, 2 en 2010, Programme 6 : 2 en 2011, Mise sur pied dun commissariat aux 1 en 2012, incendies (insr dans le SCRSI 2 en 2013. titre dinformation).
a
Systme de gestion des activits de prvention.
Lexamen du plan de mise en uvre nous a permis de faire les constats ci-aprs lgard de chacun des trois volets.
3.2.1.1. Volet de la prvention 3.2.1.1.1. Programme 1 valuation et analyse des incidents

3.2.1.1.1.A. Contexte et constatations Ce programme vise lutilisation doutils informatiss permettant de faire des analyses et de dterminer les actions de prvention raliser. Le SCRSI prvoyait notamment la poursuite
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du dveloppement ou le renouvellement du systme de gestion des activits de prvention (SGAP) pour 2011. Nos travaux de vrification ont dmontr un retard considrable dans le dveloppement et limplantation du SGAP. En effet, ds 2009, le SIM avait commenc revoir lancien SGAP pour ladapter ses besoins. Aprs avoir constat que le SGAP navait pas les fonctionnalits ncessaires pour assurer la gestion et lexcution des activits prventives, et quil comportait des problmes dintgrit de donnes, le SIM sest alors adress au STI pour le dveloppement et la mise en place dune solution informatique complte. Cest alors en 2011 que le STI a commenc travailler sur un outil informatique dsormais nomm systme de gestion intgr des activits de prvention (SGIAP). Pour ce projet, le STI prvoyait galement faire lacquisition dordinateurs mobiles permettant aux agents de prvention dutiliser le SGIAP sur le terrain en temps rel. Selon lchancier prvu par le STI, ce systme ne sera livr compltement quen 2014, soit une anne aprs lchance du plan de mise en uvre du SCRSI (2009-2013). Nos travaux nous ont galement permis de constater que les cots du projet initial du SGAP navaient pas t estims par le SIM au moment dlaborer le SCRSI. Ce nest quau moment de la prise en charge du projet du SGIAP par le STI, soit en 2011, que les prvisions budgtaires figuraient au PTI du STI. En date du 20 septembre 2012, le cot total estim du SGIAP, une fois complt, tait de 4 176 000 $. Nous sommes davis que le SIM aurait d, au moment de produire le SCRSI, dfinir adquatement ses besoins, ce qui lui aurait permis dtablir un chancier plus raliste et aussi destimer plus justement les cots du projet. Par consquent, la nouvelle chance prvue en 2014 ne correspond pas au SCRSI transmis au MSP et ayant permis la Ville (dans le cadre dune comptence dagglomration) dobtenir une attestation de conformit. La Loi sur la scurit incendie, en ce qui concerne le SCRSI, prvoit que tout changement ou report des chances prvues ncessite une autorisation du MSP. Cette autorisation sajoute lattestation de conformit. Par ailleurs, la Loi sur la scurit incendie mentionne que le SCRSI peut tre modifi dans certains cas et que celui-ci doit tre rvis au cours de la sixime anne, le tout en respectant la procdure prvue dans la Loi. notre avis, dans le cas prsent, le SIM devrait obtenir laccord du MSP au sujet du report de ce projet. En outre, comme la prvention constitue la pierre angulaire dans latteinte des objectifs du SCRSI, notamment par la diminution des incendies, des pertes de vies et des cots des dommages, le dveloppement de cette application est essentiel la gestion des activits
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de prvention. Nous sommes donc davis que tous les efforts doivent tre dploys pour respecter le nouvel chancier prvu. Prcisons que la mise en activit de ce systme et lexploitation de sa base de donnes permettront au SIM de gnrer des plans dinspection ciblant les zones hauts risques et de dterminer les inspections prioritaires. Il facilitera les activits de sensibilisation en contribuant la dtermination des secteurs risques. Cette planification cible devrait rendre les quipes de prvention plus performantes. 3.2.1.1.1.B. Recommandation Nous recommandons au Service de scurit incendie de Montral de prendre tous les moyens ncessaires, au moment dinclure un nouveau projet loccasion dune modification ou dune rvision du schma de couverture de risques en scurit incendie, afin que celui-ci soit bien dfini et quil sappuie sur une estimation des cots fiable en vue dtre en mesure dvaluer avec plus de certitude les chanciers et les cots prvus. Rponse de lunit daffaires : Limplantation de mcanismes permettant de dfinir et dvaluer les cots est en place. Les outils utiliss sont les suivants : Participation des divisions de la Planification stratgique et des Ressources financires; Utilisation du GDD (systme de gestion des dossiers dcisionnels) de la Ville pour documenter les dossiers et informer les instances suivantes : Direction gnrale, Commission de la scurit publique, MSP, Partenaires internes et externes. (chancier prvu : dcembre 2013) 3.2.1.1.1.C. Recommandation Nous recommandons au Service de scurit incendie de Montral dobtenir laccord du ministre de la Scurit publique concernant le report de lchancier dimplantation du systme de gestion intgr des activits de prvention 2014, afin de se conformer la Loi sur la scurit incendie en ce qui concerne les schmas de couverture de risques en scurit incendie. Rponse de lunit daffaires : Ajout dune communication sous la forme dune lettre expliquant les raisons et les justifications du report. Le bilan annuel sera remis en mars 2013 par la voie officielle du GDD. (Complt, mars 2013)
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3.2.1.1.1.D. Recommandation Nous recommandons au Service de scurit incendie de Montral de prendre les mesures ncessaires pour sassurer du respect du nouvel chancier de livraison du systme de gestion intgr des activits de prvention afin quil puisse faciliter les actions dinspection et de sensibilisation. Rponse de lunit daffaires : Lapplication des bonnes pratiques dans le domaine de la gestion de projet, combine aux rencontres statutaires instaures priodiquement avec les partenaires (STI, DSTI), va assurer le respect des plans de livraison. Gouvernance; Planification et chancier; Demandes de changement; Suivi; Documentation; Comptes rendus des rencontres statutaires (chancier prvu : dcembre 2013)
3.2.1.1.2. Programme 2 Rglementation municipale

3.2.1.1.2.A. Contexte et constatations Au cours de llaboration du SCRSI, le SIM avait lintention de faire adopter un seul rglement sur la prvention des incendies pour lensemble des villes de lagglomration de Montral. Pour ce faire, une modification lgislative tait ncessaire afin de donner clairement cette comptence au conseil dagglomration. Or, la Direction du contentieux (actuellement le Service des affaires juridiques et de lvaluation foncire) avait soumis une requte en ce sens en 2007. En labsence dune prise de position de la part du gouvernement, le SIM a donc fait approuver le Rglement sur la prvention des incendies par le conseil municipal de la Ville, le 23 janvier 2012, applicable aux 19 arrondissements de la Ville. En ce qui concerne les villes lies, le SIM a fait des reprsentations pour que chacun des conseils municipaux approuve le mme rglement. Selon les renseignements et les documents fournis, en date du 17 septembre 2012, les deux tiers des 15 villes lies avaient adopt ledit rglement. notre avis, il est important que lensemble des villes lies adopte le rglement sur la prvention des incendies propos par le SIM afin de respecter lchancier prvu pour 2012 dans le plan de mise en uvre du SCRSI. Cela permettrait aux agents de prvention de faire appliquer une rglementation uniforme sur le territoire de lagglomration de Montral en ce qui concerne notamment des normes minimales de prvention et des rgles administratives. linverse, une rglementation non uniforme sur le territoire de lagglomration de Montral risque dtre problmatique au moment de lapplication des rglements.
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3.2.1.1.2.B. Recommandation Nous recommandons au Service de scurit incendie de Montral de prendre les moyens ncessaires pour inciter lensemble des villes lies adopter le Rglement sur la prvention des incendies propos par le Service de scurit incendie de Montral, non seulement pour respecter lchancier prvu dans le plan de mise en uvre du schma de couverture de risques en scurit incendie, mais galement pour favoriser une application uniforme de la rglementation en cette matire sur le territoire de lagglomration. Rponse de lunit daffaires : Poursuite des activits recenses dans le plan daction en place auprs des villes lies pour faire adopter un rglement sur la prvention des incendies. (chancier prvu : dcembre 2013)
3.2.1.1.3. Programme 3 Avertisseurs de fume

3.2.1.1.3.A. Contexte et constatations Ce programme vise augmenter le nombre davertisseurs de fume oprationnels dans les logements et les rsidences, notamment dans les lots risque, de faon ce que le dclenchement dune alarme permette aux habitants de prendre connaissance de lexistence dun sinistre leur domicile et de quitter les lieux. Au moment de concevoir le SCRSI, le SIM avait estim que 70 % des avertisseurs taient oprationnels sur le territoire de lagglomration de Montral. Dans le cadre du plan de mise en uvre, la distribution davertisseurs neufs ainsi que des visites de vrification de fonctionnement des avertisseurs devaient tre ralises afin daugmenter le nombre davertisseurs oprationnels 75 ou 80 %. En outre, il tait galement prvu deffectuer des vrifications annuelles pour au moins 50 000 logements et rsidences de 2010 2013. Dans les faits, de 2009 2011, le SIM a achet 27 000 avertisseurs quil a distribus gratuitement. Selon le bilan 2009-2011, plus de 100 000 visites, dont 30 000 provenant des logements locatifs, avaient aussi t ralises la fin de 2011. Au moment de notre vrification, les rapports statistiques produits par le Centre de services de lexpertise et du dveloppement de la prvention indiquaient plus particulirement la ralisation de 55 527 vrifications davertisseurs de fume en 2010 et de 99 610 vrifications en 2011. Au moment de notre vrification, les donnes concernant 2012 navaient pas t compiles de faon permettre le calcul du taux davertisseurs fonctionnels.
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Mme si plus de visites que prvu ont t ralises en 2010 et en 2011, nous avons toutefois constat que le SIM avait mesur le taux davertisseurs oprationnels uniquement pour lanne 2011. Nous sommes davis que le SIM aurait d mesurer ce taux ds 2010 alors quil commenait les visites dans le contexte de ce programme. Pour ce qui est de 2011, selon les renseignements qui nous ont t transmis, le taux davertisseurs fonctionnels calcul la suite des visites ralises slevait 78,2 %. Aprs avoir appliqu des mesures correctives, notamment la remise de piles et davertisseurs ainsi que lmission dun avis de non-conformit, le taux davertisseurs fonctionnels serait pass 92,1 %. Par ailleurs, bien que lanne 2012 ne soit pas encore termine, le SIM devrait quand mme effectuer le calcul de ce taux en cours danne afin dvaluer dans quelle mesure lobjectif est atteint et dadapter, sil y a lieu, les efforts de sensibilisation. En outre, bien que le taux des avertisseurs fonctionnels ait t calcul pour lanne 2011, nous avons constat que cette information navait pas t insre dans les bilans annuels dposs au conseil dagglomration et envoys au ministre de la Scurit publique (bilan 2009-2010 et bilan 2009-2011), alors quil sagit dun objectif clairement mentionn dans le programme 3 li aux avertisseurs de fume. Nous sommes davis que linformation concernant ce taux devrait tre mentionne dans les bilans qui sont dposs au conseil dagglomration et envoys au ministre de la Scurit publique. 3.2.1.1.3.B. Recommandation Nous recommandons au Service de scurit incendie de Montral de mesurer le taux davertisseurs oprationnels en cours danne, et ce, pour 2012 et 2013, afin dvaluer dans quelle mesure lobjectif du programme Avertisseurs de fume est atteint et dadapter, sil y a lieu, les activits de sensibilisation. Rponse de lunit daffaires : Pour 2012, linformation concernant le taux davertisseurs de fume oprationnels sera disponible dans les tableaux de bord. Pour 2013, linformation concernant le taux davertisseurs de fume oprationnels sera incluse dans le tableau de bord de ce programme. En collaboration avec les gestionnaires des rgions, tablissement de mesures adaptes dactivits de sensibilisation, le cas chant. (chancier prvu : dcembre 2013)
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3.2.1.1.3.C. Recommandation Nous recommandons au Service de scurit incendie de Montral de fournir linformation concernant le taux davertisseurs oprationnels dans les bilans dposs au conseil dagglomration et envoys au ministre de la Scurit publique afin de rendre compte de latteinte de lobjectif poursuivi. Rponse de lunit daffaires : Lien officiel avec le MSP, envoi dune communication sous la forme dun bilan annuel. Le bilan 2012 sera remis en mars 2013 par la voie officielle du GDD, sous la forme de documents illustrant le niveau davancement. (Complt, mars 2013)
3.2.1.1.4. Programme 4 Inspection priodique des risques les plus levs

3.2.1.1.4.A. Contexte et constatations Ce programme institue des inspections priodiques des btiments prsentant des risques levs (catgorie 3) et trs levs (catgorie 4). Lobjectif vis par le SIM dans le cadre du SCRSI tait de 22 500 btiments, sans toutefois prciser la rpartition entre les catgories 3 et 4. Selon les renseignements figurant dans le bilan de 2009-2011, seulement 4 300 inspections de catgorie 3 et 4 ont t ralises jusquen 2011 (20 %). Prcisons quil na pas t possible dobtenir distinctement les donnes pour chacune des catgories. Au moment de notre vrification, le rapport de suivi des engagements 2012, produit par le Centre de services de lexpertise et du dveloppement de la prvention en date du 28 septembre 2012, indiquait que 9 383 inspections additionnelles avaient t ralises, soit un cumulatif de 13 683 inspections (61 %). Il reste donc 8 817 inspections (39 %) raliser jusquau 31 dcembre 2013 pour atteindre les 22 500 inspections prvues dans le plan de mise en uvre du SCRSI. En outre, afin dvaluer les rsultats obtenus la suite de ces inspections ainsi que lampleur du suivi qui devra tre ralis par les quipes de prvention, nous avons tent dobtenir le nombre davis de non-conformit mis. Or, le SIM na pas pu nous fournir linformation demande. Latteinte de cet objectif devait tre facilite par limplantation du SGIAP qui contribuerait rendre plus performantes les quipes de prvention en orientant les activits dinspection vers les sites les plus risque. Or, le retard dans limplantation de cette application risque davoir ultimement des consquences sur latteinte de lobjectif des 22 500 inspections. Bien que le rsultat final de cette activit ne soit attendu quen 2013, nous sommes davis
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que la situation ncessite une planification et un suivi serr en vue de respecter lchancier prvu. 3.2.1.1.4.B. Recommandation Nous recommandons au Service de scurit incendie de Montral de mettre en place un programme dinspections pour les catgories 3 et 4, assorti dobjectifs mesurables sur une base mensuelle, ainsi que des mesures de suivi et dvaluation afin de raliser les 22 500 inspections prvues pour le 31 dcembre 2013 selon le schma de couverture de risques en scurit incendie. Rponse de lunit daffaires : laboration dun plan daction dterminant les objectifs dinspections sur une base mensuelle ainsi quun processus de suivi des livrables pour sassurer de latteinte des objectifs. (Complt, mars 2013)
3.2.1.1.5. Programme 5 Activits de sensibilisation du public

3.2.1.1.5.A. Contexte et constatations Ce programme consiste dvelopper et appliquer des outils et des programmes favorisant ladoption de comportements scuritaires pour prvenir lincendie. Les activits de sensibilisation dfinies dans le SCRSI concernent notamment ltablissement dune collaboration de partenaires en contact avec les personnes ges, la dtermination des secteurs les plus risque et des clientles vulnrables, et visent doter les casernes de matriel pdagogique et promotionnel en vue dassister les pompiers dans leurs activits de sensibilisation au cours des visites auprs du public. Nos travaux de vrification nous ont permis de constater que des statistiques ont t compiles, pour les annes 2010 2012, en ce qui concerne, entre autres, le nombre de confrences ducatives en garderie et le nombre de confrences dans les rsidences pour personnes ges. En outre, en 2011, du matriel pdagogique et promotionnel a t livr dans huit casernes pour validation avec lintention de le rendre disponible dans toutes les casernes. Bien que le SIM ait compil des statistiques pour les activits de sensibilisation lies aux secteurs les plus risque et aux clientles vulnrables, nos travaux de vrification nous ont permis de constater que des objectifs mesurables navaient pas t tablis. notre avis, la dtermination de tels objectifs mesurables facilite la planification des activits et permet den valuer la ralisation par rapport une cible.
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3.2.1.1.5.B. Recommandation Nous recommandons au Service de scurit incendie de Montral de dterminer, pour lanne 2013 et au moment de la rvision du schma de couverture de risques en scurit incendie, des objectifs mesurables pour les activits de sensibilisation du public afin de faciliter la planification des activits et de permettre den valuer la ralisation par rapport une cible. Rponse de lunit daffaires : laboration dun plan daction dterminant les objectifs dactivits de sensibilisation du public ainsi quun processus de suivi des livrables pour sassurer de latteinte des objectifs. (Complt, mars 2013)
3.2.1.1.6. Programme 6 Commissariat aux incendies

3.2.1.1.6.A. Contexte et constatations Bien que le commissariat aux incendies ait t insr dans le SCRSI, celui-ci ne fait pas partie du plan de mise en uvre proprement dit puisquil est inscrit titre dinformation seulement. Selon les personnes rencontres, le commissariat aux incendies a t inscrit uniquement titre dinformation dans le SCRSI puisquil ncessitait des ressources humaines et financires ainsi que des modifications lgislatives afin den permettre limplantation, ces dernires tant la raison principale qui justifiait la non-ralisation du commissariat. En outre, les personnes rencontres nous ont mentionn quil existe dj une bonne pratique entourant la tenue denqutes la suite dun incendie. En effet, ds quun inspecteur du SIM constate des lments suspects, il transfert le dossier au SPVM, qui ouvre une enqute. Toutefois, les avis sont partags puisquune tude de faisabilit ralise en 2006, conjointement avec le SIM et le SPVM, recommandait limplantation dun commissariat aux incendies. Une telle recommandation se justifiait dautant plus quun financement externe provenant du gouvernement provincial est prvu par la Loi sur la scurit incendie et que la Charte de la Ville de Montral 6 prvoit la possibilit de recouvrer certains montants auprs des assureurs qui font affaire sur son territoire. Selon les avantages relevs dans le SCRSI, un commissariat aux incendies, grce la collaboration entre les policiers, les pompiers et le personnel technique et scientifique concerns, permettrait la mise en place de solutions
6
LRQ, chapitre C-11.4.
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visant prvenir les incendies. Nous sommes davis que la mise en place dun tel commissariat, la veille de rviser le SCRSI, devrait tre rvalue. Par ailleurs, nous nous interrogeons sur le fait davoir inscrit le commissariat aux incendies titre dinformation seulement, ntant pas une action prvue dans le contexte du prsent SCRSI. notre avis, si une action ou une mesure ne fait pas rellement partie intgrante du SCRSI ou quelle ny est pas prvue, celle-ci ne devrait pas y tre inscrite, et ce, afin dviter toute confusion auprs des instances. 3.2.1.1.6.B. Recommandation Nous recommandons au Service de scurit incendie de Montral de rvaluer, au moment de la rvision du schma de couverture de risques en scurit incendie, la pertinence dy inclure limplantation dun commissariat aux incendies afin de renforcer la prvention des incendies. Rponse de lunit daffaires : Le SIM sengage amorcer les travaux de rvaluation et de faisabilit pour la mise sur pied dun commissariat, et ce, en tenant compte des principes de gestion communs ainsi que de limplication des diffrents partenaires (SIM, Ville, SPVM, assureurs, MSP). (chancier prvu : dcembre 2013) 3.2.1.1.6.C. Recommandation Nous recommandons au Service de scurit incendie de Montral de sassurer que toutes les actions ou mesures qui figureront dans le schma de couverture de risques en scurit incendie rvis seront ralisables et prvues dans le plan de mise en uvre afin dviter de les inscrire titre informatif et ainsi de crer de la confusion auprs des instances. Rponse de lunit daffaires : Le SIM prend note de la recommandation. (chancier prvu : dcembre 2013)
3.2.1.2. Volet de lintervention force de frappe

3.2.1.2.A. Contexte et constatations La ralisation du plan de mise en uvre du volet de lintervention force de frappe est dune part tributaire des disponibilits budgtaires du PTI et, dautre part, de la planification de la construction ou du ramnagement des casernes. ce chapitre, et par rapport au plan dpos, les situations ci-aprs ont t constates.
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La relocalisation de la caserne 63 nest plus ncessaire tant donn les modifications apportes lchangeur sur lautoroute 20 Dorval. La caserne actuelle est conserve au mme endroit et est en cours de ramnagement. Lachvement des travaux de ramnagement est prvu pour mars 2014. La construction de la caserne 59 prvue en 2010 serait plutt livre en 2013. La caserne 32 serait, quant elle, livre comme prvu en 2013. La construction du centre de formation de louest de lle, initialement prvue en 2012, est compromise, car elle ne figure pas dans le PTI 2013-2015 rcemment dpos. Selon les renseignements recueillis, labsence du centre de formation de louest de lle ne mettra pas en pril les activits de formation des pompiers du SIM, car celles-ci continueront quand mme de se tenir au centre de formation de lest de lle. Toutefois, cette dcision engendre des cots supplmentaires lis au transport, lentretien et aux dplacements des units dintervention de louest de lle vers le centre de formation de lest. Bien que le SIM ait indiqu, au moment dlaborer le SCRSI, des prvisions budgtaires initiales pour ce centre de formation de lordre de 6 061 000 $ et que celles-ci aient t rvises en 2012 9 850 000 $, la direction du SIM na pu nous fournir danalyses et dtudes appuyant le projet tel quil avait t initialement prvu.
Le ramnagement des casernes 56 et 65 a t complt comme prvu en 2010. Le ramnagement de la caserne 51, prvu pour 2012, est en cours avec une livraison probable en 2013. Dans le cas du ramnagement de la caserne 67, prvu pour 2010, une rception provisoire (partielle) a t accepte par la DSTI en dcembre 2011. Le ramnagement des bureaux a t complt et sest avr moins important que prvu. Le SIM a choisi doccuper et damnager un btiment appartenant la Ville (200, rue de Bellechasse). En outre, de lgers amnagements ont t apports en rgion. Pour soutenir cette force de frappe ainsi que les activits de prvention, la direction du SIM a prvu lacquisition de 15 vhicules lgers pour la prvention et de 9 vhicules lourds pour lintervention. Selon les renseignements recueillis, en date du 22 octobre 2012, tous les vhicules lgers et huit vhicules lourds avaient t reus. Un vhicule lourd affect la caserne 59 et prvu pour 2013 devrait tre livr en 2014.
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Par ailleurs, la comparaison entre les prvisions budgtaires initiales et les cots estims en date du 16 octobre 2012 nous indique un dpassement de 8 360 000 $ par rapport aux cots prvus initialement qui sont de 30 370 000 $, comme lindique le tableau 8. Ces dpassements se refltent dans la plupart des projets, aussi bien de construction que de ramnagement des casernes. En faisant abstraction des projets de la caserne 63 et de lamnagement des bureaux de prvention, ces derniers ntant plus ncessaires tels quils avaient t prvus initialement, nous constatons que tous les autres projets se termineront plutt avec des dpassements de cots totalisant 13 342 000 $. Tableau 8 Volet de lintervention force de frappe Prvisions budgtaires initiales par rapport aux prvisions rvises en 2012 (en milliers de dollars)
Prvisions 2009 2008 rel Construction Caserne 32 Caserne 59 Caserne 63 Centre de formation de louest de lle Ramnagement Caserne 51 Caserne 56 Caserne 65 Caserne 67 Amnagement de bureaux prvention Acquisition de vhicules Total
Source : SIM.
2010 rel
2011 rel
2012 2013 projection projection
Total
cart (total prvu)
5 046 4 857 4 947 6 061
823
16 47
664 1 303 240
5 972 6 216 2 435
7 475 2 429 7 566 2 709 2 675 (2 272) 9 850 3 789
796 316 204 750 2 930 4 463 30 370
24 67 57 180
642 411 388
89 9 2 371 40
1 000 27 307
1 068
2 157 675 505 3 123
1 361 359 301 2 373
220 (2 710) 895 4 436 1 039 16 730 4 484 38 730 21 8 360
918 328 3 182
1 632 4 204
Pour les projets de construction de casernes, ces dpassements sont principalement dus lutilisation destimations des cots bases sur un rfrentiel non actualis depuis la dernire construction dune caserne, soit entre 2002 et 2005. Quant aux dpassements de cots lis aux projets de ramnagement des casernes, ils sexpliquent par le fait que des contraintes et des exigences nont pas t prises adquatement en considration. titre dexemple, des contraintes lies aux casernes proprement dites (vieilles casernes), des exigences des rglements durbanisme des arrondissements et des villes lies ainsi que lapplication de la nouvelle politique de dveloppement durable.
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Ce constat concernant les dpassements de cots suscite des interrogations sur la fiabilit des estimations des cots initialement prises en compte au moment de llaboration du SCRSI. notre avis, le SIM aurait d sassurer que lestimation des cots de chaque projet tait ralise laide dun rfrentiel de cots actualis et aurait d tenir compte des contraintes et des exigences susceptibles den modifier les cots. Il aurait galement fallu que lestimation des cots soit fiable et base sur les cots des matriaux et de la mainduvre selon le march en vigueur pour que les projets puissent tre raliss selon les chanciers et les cots prvus. Maintenant que le SCRSI est dj approuv par le MSP et que les projets sont amorcs ( lexception du centre de formation de louest), nous sommes davis quun suivi rigoureux des cots doit tre ralis, non seulement pour respecter les nouvelles estimations rvises en 2012, mais galement pour viter de mettre en pril la mise en uvre de certains projets. Cest ainsi que seulement 7 714 000 $ avaient t dpenss, la fin de 2011, dans le contexte de la mise en place des projets lis au volet de lintervention force de frappe. Il reste donc, pour 2012 et 2013, un montant total de 21 166 000 $ consacrer la ralisation de ces projets. Par ailleurs, en approuvant le SCRSI, le MSP lui a dlivr une attestation de conformit ses orientations. Par la suite, ladoption du SCRSI par le conseil dagglomration ainsi que sa mise en place selon le plan de mise en uvre prvu procuraient la Ville (dans le cadre dune comptence dagglomration) une immunit contre dventuelles poursuites. De ce fait, le volet de lintervention force de frappe constitue un lment cl du SCRSI et les mesures initialement prvues dans ce dernier doivent tre ralises. Toutefois, dans le cas o certains projets ne pourraient tre raliss, tels quils ont t prvus, avant la fin 2013, nous sommes davis que le SIM devrait en informer le MSP pour obtenir une autorisation de report ou dabandon.
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3.2.1.2.B. Recommandation Nous recommandons au Service de scurit incendie de Montral : de prendre les mesures ncessaires pour respecter les chanciers des projets de construction lis aux casernes 32 et 59 ainsi que du projet de ramnagement de la caserne 51 maintenant prvu pour 2013; dexaminer avec la Direction gnrale et le Service des finances toutes les pistes de solution possibles entourant le financement de la construction du centre de formation de louest de lle; et ce, afin que le volet de lintervention force de frappe du plan de mise en uvre du schma de couverture de risques en scurit incendie soit ralis comme prvu. Rponse de lunit daffaires : Les contrats ont t octroys pour les casernes 32, 51 et 59. Mise en place dune gestion administrative serre des contrats en sassurant que toutes les parties du contrat agissent avec diligence. (Complt, janvier 2013) Afin dassurer la livraison de la caserne 32 en dcembre 2013 et de la caserne 59 en septembre 2013, mise en place de mesures spcifiques. (chancier prvu : caserne 32, dcembre 2013; caserne 59, septembre 2013) Mise en place de mcanismes de surveillance accrue des chantiers des casernes 51 et 59 par les professionnels consultants. (Complt, mars 2013) Instauration de rencontres statutaires mensuelles avec la DSTI et le SIM pour assurer le suivi des projets. (Complt, janvier 2013) Prsentation des besoins de financement de la construction du centre de formation de louest de lle au directeur gnral. (Complt, fvrier 2013) 3.2.1.2.C. Recommandation Nous recommandons au Service de scurit incendie de Montral dobtenir laccord du ministre de la Scurit publique dans le cas o le projet de construction du centre de formation de louest de lle ne pourrait tre ralis comme prvu dans le plan de mise en uvre du schma de couverture de risques en scurit incendie, afin de se conformer la Loi sur la scurit incendie. Rponse de lunit daffaires : Lien officiel avec le MSP, envoi dune communication sous la forme dune lettre expliquant les raisons et les justifications du changement, le cas chant.
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Rapport annuel 2012
Le bilan 2012 sera remis en mars 2013 par la voie officielle du GDD, sous la forme de documents illustrant le niveau davancement. (Complt, mars 2013) 3.2.1.2.D. Recommandation Nous recommandons au Service de scurit incendie de Montral dobtenir laccord du ministre de la Scurit publique concernant le report de lchancier relativement lacquisition dun vhicule lourd affect la caserne 59, initialement prvu pour 2013, et concernant le report de lchancier de lachvement des travaux de ramnagement de la caserne 63, initialement prvu pour 2012, et ce, afin de se conformer la Loi sur la scurit incendie en ce qui concerne les schmas de couverture de risques en scurit incendie. Rponse de lunit daffaires : Lettre au MSP. (Complt, mars 2013) 3.2.1.2.E. Recommandation Nous recommandons au Service de scurit incendie de Montral de mettre en place un suivi rigoureux des cots, et ce, en vue de complter la construction des infrastructures prvues dans le schma de couverture de risques en scurit incendie dans les limites des nouveaux budgets projets. Rponse de lunit daffaires : Mise en place de mcanismes de surveillance accrue des chantiers par les professionnels consultants. (Complt, mars 2013) 3.2.1.2.F. Recommandation Nous recommandons au Service de scurit incendie de Montral de prendre tous les moyens ncessaires, au moment dinclure dautres projets de construction ou de ramnagement de casernes loccasion dune modification ou dune rvision du schma de couverture de risques en scurit incendie, pour que ces projets soient bien dfinis et quils sappuient sur des estimations de cots reprsentatives de la ralit du march afin dtre en mesure de les raliser selon les chanciers et les cots prvus. Rponse de lunit daffaires : Prvoir une priode de planification afin de raliser des tudes de faisabilit. Le programme fonctionnel technique type dune caserne et laccs aux audits des
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immeubles permettront la ralisation dtudes de faisabilit. Recourir des services professionnels en conomie de la construction compter de lavant-projet jusqu la fin du chantier de construction. (Complt, janvier 2013)
3.2.1.3. Volet de lapprovisionnement en eau

3.2.1.3.A. Contexte et constatations Au moment dlaborer le SCRSI, des projets avaient t dfinis pour rsoudre un problme concernant lalimentation en eau pour la partie ouest de lle lorsque les pompiers combattent un incendie. Il sagissait de la construction de rservoirs souterrains munis de bornes sches et de limplantation de points dalimentation en eau dans le cadre de la construction de nouvelles conduites. Selon le SIM, ces projets devaient se raliser de 2010 2013. Toutefois, aucune tude de faisabilit et aucune estimation des cots navait t ralise par le SIM concernant ces projets avant de les introduire dans le SCRSI. Aprs ladoption du SCRSI par le MSP et par le conseil dagglomration, les projets prvus ont t soumis au Service de leau. la suite de la ralisation danalyses sommaires (croquis des rservoirs, analyses des emplacements et des conditions des terrains, analyses concernant lajout de pompes pour que les camions dincendie puissent sapprovisionner en eau partir des rservoirs), le Service de leau mentionnait au SIM que ces projets prsentaient des contraintes techniques ncessitant dimportants investissements. titre dexemple, il sagissait notamment de lacquisition des terrains par la Ville (dans le cadre dune comptence dagglomration) et de lobtention des servitudes publiques pour les endroits o devaient tre installs les rservoirs souterrains deau. En 2009, le SIM a donc suspendu la ralisation de ces projets. Au moment de nos travaux de vrification, le Service de leau na pas t en mesure de nous fournir les estimations des cots appuyant les projets suspendus. Le SIM sest alors orient vers une solution moins coteuse, soit la mise en place de 11 bornes dincendie rserves afin de desservir la partie ouest de lle. En date du 30 octobre 2012, 10 bornes dincendie rserves avaient t installes, pour un cot total de 38 000 $. Linstallation de la onzime borne fait actuellement lobjet dun litige avec lentrepreneur stant vu octroyer le contrat. notre avis, cela constitue une modification importante du SCRSI en ce qui concerne lapprovisionnement en eau en cas dincendie, et le SIM doit sassurer que la procdure prvue dans la Loi sur la scurit incendie a t suivie. Or, cette procdure exige lapprobation des modifications du SCRSI par le conseil dagglomration et par le MSP. En outre, nous sommes davis que le SIM doit aussi sassurer de dmontrer au ministre de la Scurit publique que linstallation des bornes rserves, solution qui a remplac les
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Rapport annuel 2012
projets initialement prvus dans le SCRSI, rpond aux objectifs dalimentation en eau en cas dincendie. 3.2.1.3.B. Recommandation Nous recommandons au Service de scurit incendie de Montral de : A) sassurer que tous les projets inclus dans le schma de couverture de risques en scurit incendie au moment dune modification ou dune rvision de celui-ci sappuient sur des tudes de faisabilit et de cots suffisantes afin dtre en mesure de justifier les choix retenus et galement de prvoir les sommes ncessaires dans le programme triennal dimmobilisations selon lchancier prvu; B) soumettre formellement au ministre de la Scurit publique les modifications apportes au schma de couverture de risques en scurit incendie concernant lalimentation en eau en cas dincendie, en lui dmontrant que le remplacement des projets initialement prvus rpond aux mmes objectifs ayant permis la Ville (dans le cadre dune comptence dagglomration) dobtenir une attestation de conformit pour le schma de couverture de risques en scurit incendie afin de respecter les dispositions de la Loi sur la scurit incendie; C) sassurer que toutes les mesures ncessaires sont entreprises pour complter le projet concernant lalimentation en eau en cas dincendie afin que les objectifs en cette matire, ayant permis la Ville (dans le cadre dune comptence dagglomration) dobtenir une attestation de conformit pour le schma de couverture de risques en scurit incendie, se ralisent comme prvu. Rponse de lunit daffaires : A) Limplantation dun processus de slection et dvaluation, combine avec une analyse des cots, saura garantir une solution ralisable. Les outils utiliss sont : la participation de la Division de la planification stratgique et des autres divisions concernes; limplantation dune mthodologie et dune grille dvaluation; la ralisation dtudes de faisabilit, et scnario de simulation le cas chant. (Complt, mars 2013) B) Lien officiel avec le MSP, envoi dune communication sous la forme dune lettre expliquant les raisons et les justifications du changement dapproche en matire dalimentation en eau. (Complt, mars 2013) C) Lapplication des bonnes pratiques dans le domaine de la gestion de projet, combine aux rencontres statutaires instaures priodiquement avec les
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partenaires (arrondissements, villes lies, travaux publics, Service de leau), va assurer le respect des plans de livraison. chancier; Demandes de changement; Suivi; Documentation. Comptes rendus des rencontres statutaires. (Complt, mars 2013) Mise en place dun plan daction pour lobtention de lattestation de conformit pour le schma de couverture de risques. (chancier prvu : dcembre 2013) La borne dincendie au coin du chemin North Ridge et de la monte de lglise lle-Bizard a t installe le 6 dcembre 2012. Lchantillonnage a t fait les 11 et 12 dcembre. (Complt, dcembre 2012)
3.2.2. Gestion de la ralisation des projets

3.2.2.A. Contexte et constatations La ralisation du plan de mise en uvre du SCRSI fait appel, en plus des ressources humaines propres au SIM, des partenaires internes de la Ville : le STI pour le dveloppement du SGIAP; la DSTI pour la construction et le ramnagement des casernes et le centre de formation de louest de lle; le Service de leau pour la construction des infrastructures dapprovisionnement en eau. Afin de respecter lchancier prvu du SCRSI et de suivre la ralisation des diffrents projets, la direction du SIM a labor une planification annuelle dtaille de lensemble des actions selon un ordonnancement qui ncessite une coordination et un suivi faisant appel aux mthodes et aux outils de gestion de projet. cet effet, en 2009, en vue de raliser la mise en uvre du SCRSI selon lchancier prvu, la direction du SIM a mis en place une structure de coordination compose dun : comit de pilotage; bureau de projet; rpondant administratif; responsable de projet; charg de projet; soutien administratif; responsable pour chacun des programmes.
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Rapport annuel 2012
Le personnel affect cette structure provient exclusivement du SIM. Toutefois, dautres units daffaires de la Ville sont concernes par la ralisation du plan de mise en uvre du SCRSI, soit le STI (dveloppement du SGIAP), le Service de leau (approvisionnement en eau) et la DSTI (ramnagement et construction de casernes). Pour ces dernires, nous avons not labsence de responsables dsigns, ds le dbut, dans la structure de mise en uvre du SCRSI. Bien que la direction du SIM ait dsign une personne de son service pour chaque rsultat ou produit livrer prvu dans chacun des volets et quelle ait mis en place des tables de travail, notre avis, ces actions ntaient pas suffisantes vu les constats de retards dans la construction et le ramnagement des casernes ainsi que dans la livraison du SGIAP, ajouts au fait que lenvergure des projets dapprovisionnement en eau ntait plus la mme quau dpart. notre avis, un tel fonctionnement pose un problme en matire de coordination et de suivi de ralisation des projets qui relvent des autres units daffaires accompagnant le SIM, comme la DSTI, le STI et le Service de leau, titre de matre duvre. Cela indique que les mcanismes de gestion de projets et de suivi prsentent des dficiences. Labsence de reprsentants des units daffaires au moment des rencontres de suivi avec la direction du SIM ou avec le comit de pilotage en est une cause importante. Selon nous, dans le cadre du SCRSI, des personnes responsables de chacun des volets dans les units daffaires auraient d tre intgres dans la structure de mise en uvre, au mme titre que les responsables provenant du SIM. Des fiches de projets tablissant les responsabilits, les rsultats attendus et les chanciers de chacune des parties prenantes (SIM, STI, DSTI, etc.) auraient d tre prvues. Le SIM, comme responsable du SCRSI, aurait d conclure des ententes avec ses partenaires la Ville. 3.2.2.B. Recommandation Nous recommandons au Service de scurit incendie de Montral, lorsque la ralisation des projets prvus dans le schma de couverture de risques en scurit incendie ncessite limplication dautres units daffaires de la Ville, dintgrer, le plus tt possible, les responsables de chacune de ces units dans les mcanismes de coordination des projets afin davoir une information complte, au moment opportun, et dtre en mesure de respecter les chanciers prvus.
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Rponse de lunit daffaires : Lapplication des bonnes pratiques dans le domaine de la gestion de projet, combine aux rencontres de planification et de dtermination des besoins et des partenaires, va assurer le respect des communications entre les partenaires. (Complt, mars 2013)
3.2.3. Cots de la mise en uvre

3.2.3.A. Contexte et constatations Au terme de la mise en uvre complte du SCRSI, tel quil a t adopt par le conseil dagglomration, selon les donnes budgtaires prsentes dans le tableau 9, le cot total serait de 49 127 900 $ pour le fonctionnement, soit 10 120 100 $ de moins que le prvoyaient les prvisions tablies en 2008 (59 248 000 $). Tableau 9 cart des cots de la mise en uvre du SCRSI et investissement total en date du 16 octobre 2012 (en milliers de dollars)
2009 2010 2011
b
2012
2013
Total
Budget de fonctionnement Intervention prvu Intervention rel cart (rel - prvu) Prvention prvu Prvention rel cart (rel - prvu) Total prvu Total rel cart (rel - prvu) 1 452,1 484,0 (968,1) 3 146,5 2 216,0 (930,5) 4 598,6 2 700,0 (1 898,6) 2 912,2 2 841,0 (71,2) 4 201,5 2 861,0 (1 340,5) 7 113,7 5 702,0 (1 411,7) PTI (du SIM) Prvu en 2008 Rvis en 2012 Centre de formation de louest de lle (CFO) Total incluant le CFO cart (total - prvu) Autres cots lis SGIAP (PTI du STI) Approvisionnement en eau bornes rserves (PTI du Service de leau) Total Investissement total incluant les cots lis
a b
5 849,2 5 709,0 (140,2) 6 022,2 4 245,9 (1 776,3) 11 871,4 9 954,9 (1 916,5)
8 352,6 6 604,6 (1 748,0) 8 276,3 7 164,5 (1 111,8) 16 628,9 13 769,1 (2 859,8)
10 519,7 8 703,5 (1 816,2) 8 515,7 8 298,4 (217,3) 19 035,4 17 001,9 (2 033,5)
29 085,8 24 342,1 (4 743,7) 30 162,2 24 785,8 (5 376,4) 59 248,0 49 127,9 (10 120,1)
30 370 328 3 182 4 204 4 436 16 730 28 880 9 850 38 730 8 360 4 176 38 4 214 42 944
Les cots rels reprsentent les cots projets jusquau 31 dcembre de lanne en question. Service de la dette non inclus (intrts pour payer la dette).
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Cette rduction des dpenses de fonctionnement est due principalement aux retards dans la construction et le ramnagement des casernes, dans la ralisation du centre de formation de louest de lle et dans la livraison du SGIAP. Elle se reflte par : le report du recrutement des pompiers initialement prvu au dbut de 2009 et de 2012. En effet, sur les 20 pompiers prvus en 2009, 7 pompiers ont t recruts cette mme anne et les 13 autres seulement en 2011. Pour 2012, le SIM prvoyait le recrutement de 24 pompiers, cependant aucun recrutement na t ralis en cours danne (2 457 100 $); le report en 2014 du recrutement de 36 pompiers initialement prvu en 2013 (1 286 900 $); la revue la baisse de la masse salariale totale des ressources en prvention par rapport aux prvisions (2 492 800 $); la rvision des dpenses pour les imprvus (2 005 300 $) qui se sont avres moins importantes, principalement en raison des reports dans la livraison des casernes; la rvision la baisse du programme davertisseurs de fume et de la brigade dt (730 000 $); le report des frais dexploitation concernant le centre de formation de louest (648 000 $); la rvision la baisse du programme de subventions mis en place par le SIM en vue de faciliter la mise aux normes des rsidences pour personnes ges (500 000 $). En ce qui concerne le PTI, celui-ci devrait atteindre, la fin de 2013, un total de 38 730 000 $, soit 8 360 000 $ de plus que les prvisions initiales de 30 370 000 $. ce sujet, nous avons fait tat de nos interrogations sur la rigueur avec laquelle les prvisions ont t tablies au moment de la conception du SCRSI et nous avons fait des recommandations sur la fiabilit des estimations des cots dans la section 3.2.1.2 du prsent rapport de vrification. Finalement, le cot total de mise en uvre prsent par le SIM au moment de ladoption du SCRSI prenait en considration le budget de fonctionnement et le PTI pour les annes 2009 2013. Au cours de nos travaux de vrification, nous avons constat que les cots du projet du SGIAP, gr par le STI, ainsi que des projets dalimentation en eau, grs par le Service de leau, navaient pas t inclus dans le cot total de mise en uvre. notre avis, ces cots sont directement lis la mise en uvre du SCRSI. Il faudrait donc ajouter un montant de 4 176 000 $ pour le dveloppement du SGIAP et de 38 000 $ pour le volet de lapprovisionnement en eau, ce qui reprsente un cart total de 12 574 000 $.
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3.2.3.B. Recommandation Nous recommandons au Service de scurit incendie de Montral dinclure dans le cot total de la mise en uvre du schma de couverture de risques en scurit incendie le cot des projets dcoulant de ce dernier, qui sont grs par dautres units daffaires, afin de reflter ce quil en cote rellement lagglomration. Rponse de lunit daffaires : Prsenter le cot total de la mise en uvre du schma de couverture de risques en y incluant le cot des projets lis au schma grs par dautres units daffaires afin de reflter le cot rel du schma. (Complt, avril 2013)
3.2.4. Reddition de comptes

3.2.4.A. Contexte et constatations Pour que la Direction gnrale de la Ville ainsi que les instances puissent tre informes de lvolution du projet du SCRSI qui a t confi la direction du SIM, des mcanismes de reddition de comptes doivent tre instaurs. Pour ce faire, des rapports de gestion doivent tre produits priodiquement et contenir des renseignements pertinents afin dapprcier le degr de ralisation du plan de mise en uvre. Ces rapports doivent tre utiles la prise de dcision au moment opportun. En ce sens, nos travaux de vrification ont consist nous enqurir des mcanismes instaurs en vue de rendre compte de la gestion du plan de mise en uvre du SCRSI. Afin de rpondre aux exigences de la Loi sur la scurit incendie 7 en ce qui a trait au SCRSI, le SIM a produit deux bilans dactivits ce jour. Le bilan dactivits 2009-2010 a t dpos au conseil dagglomration en mars 2011 alors que le bilan dactivits 20092011 a t dpos au conseil dagglomration en mars 2012. Selon les documents examins, ces bilans ont t transmis au ministre de la Scurit publique. Ils dcrivent lensemble des actions prvues dans le plan de mise en uvre du SCRSI en fonction de leur anne de ralisation probable (2009 2013). En outre, les bilans indiquent au regard de chacune des actions le degr de ralisation. Pour les actions ralises, une brve description est fournie. Pour les actions dont la
7
Article 35 : Toute autorit locale ou rgionale et toute rgie intermunicipale charge de l'application de mesures prvues un schma de couverture de risques doivent adopter par rsolution et transmettre au ministre, dans les trois mois de la fin de leur anne financire, un rapport d'activit pour l'exercice prcdent et leurs projets pour la nouvelle anne en matire de scurit incendie.
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Rapport annuel 2012
ralisation a t soit reporte vers une anne ultrieure, soit devance, ces bilans donnent des explications sommaires. En conclusion, la direction du SIM produit des bilans dactivits lintention du ministre de la Scurit publique pour se conformer la Loi sur la scurit incendie, lesquels fournissent des renseignements sur le degr de ralisation des actions prvues dans le SCRSI. Toutefois, la lecture du dernier bilan produit (soit le bilan dactivits 2009-2011), nous navons pu retracer dinformation indiquant que la livraison complte du SGIAP serait retarde en 2014. Nous sommes davis que le SIM aurait d informer le ministre de la Scurit publique du report de lchancier du projet du SGIAP puisquil sagissait dune information dj connue au moment de produire ce bilan. Bien que la direction du SIM ait transmis des bilans dactivits au MSP, nous sommes davis quune reddition de comptes formelle sur lvolution de la mise en uvre du SCRSI, comportant davantage de renseignements de gestion, devrait galement tre ralise lintention de la Direction gnrale et des instances. En effet, pour un projet de lenvergure du SCRSI, dont la mise en uvre schelonne sur une priode de cinq ans, nous sommes davis quil est important que la Direction gnrale et les instances connaissent les cots prvus et rels du plan de mise en uvre ainsi que son degr davancement. En outre, elles devraient tre informes priodiquement des problmes rencontrs qui pourraient en compromettre la ralisation complte pour la fin de 2013, comme approuv par le conseil dagglomration et le MSP. 3.2.4.B. Recommandation Nous recommandons au Service de scurit incendie de Montral de produire priodiquement pour la Direction gnrale et les instances une reddition de comptes sur le degr davancement, sur les problmes rencontrs ainsi que sur le cot total du plan de mise en uvre du schma de couverture de risques en scurit incendie, afin que les dcisions appropries soient prises en vue de respecter les chanciers prvus en 2013 ou encore pour les informer des consquences en cas de nonrespect de ces chanciers. Rponse de lunit daffaires : Le SIM sengage produire un rapport de reddition de comptes comportant les trois lments demands, sur une base trimestrielle, auprs de la Direction gnrale et des instances concernes. (chancier prvu : dcembre 2013)
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Conclusion
Le SCRSI, une fois approuv par le ministre de la Scurit publique, permet la Ville (dans le cadre dune comptence dagglomration) de bnficier dune exonration de responsabilit (immunit) en vertu de larticle 47 de la Loi sur la scurit incendie qui mentionne ce qui suit au deuxime alina : Cette exonration bnficie lautorit qui a tabli le service ou qui a demand son intervention ou son assistance, sauf si elle na pas adopt un plan de mise en uvre du schma alors quelle y tait tenue ou si les mesures, qui sont prvues au plan applicable et lies aux actes reprochs, nont pas t prises ou ralises conformment ce qui a t tabli. Or, comme nous lavons prsent prcdemment, nos travaux de vrification nous ont permis de constater que plusieurs mesures prvues dans le SCRSI, approuv par le ministre de la Scurit publique, aussi bien pour les volets de la prvention que de lintervention, restent complter avant la fin 2013, soit la dernire anne du plan de mise en uvre. Il est vrai que la ralisation ou laccomplissement de certaines dentre elles tait dj prvu pour 2013, notamment le ramnagement de la caserne 32 ainsi que lacquisition de vhicules lourds et lgers. Toutefois, dautres mesures nont pu tre ralises selon leur chancier initial de 2010, 2011 et 2012, et ont donc d tre reportes 2013, dont la construction de la caserne 59 et le ramnagement de la caserne 51. En outre, la livraison complte du SGIAP est maintenant prvue pour 2014, soit aprs le dlai de cinq ans donn par le ministre de la Scurit publique pour mettre en uvre le SCRSI, et la livraison du centre de formation de louest de lle, pourtant prvue dans le SCRSI, semble compromise, car elle na pas t reporte officiellement une anne ultrieure. Par consquent, afin dviter que dventuelles poursuites puissent conduire une remise en question de lexonration de responsabilit (immunit) dont bnficie la Ville (dans le cadre dune comptence dagglomration), nous sommes davis que tous les efforts ncessaires doivent tre dploys pour complter la mise en uvre de toutes les mesures prvues dans le SCRSI, dici la fin de 2013. Dans le cas o la Ville (dans le cadre dune comptence dagglomration) nest pas en mesure de respecter cette date dchance, nous sommes davis que larticle 30.1, premier alina, de la Loi sur la scurit incendie sappliquerait : Le ministre peut exceptionnellement, la suite dune demande motive dune autorit rgionale, autoriser la modification dun schma en vigueur afin de reporter une ou plusieurs des chances qui sy trouvent.
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En outre, une demande de report de lchancier devrait tre transmise formellement au ministre de la Scurit publique dans le cas du projet du SGIAP, de lachvement des travaux de ramnagement de la caserne 63 et de la livraison dun vhicule lourd prvu pour la caserne 59. Par ailleurs, le SIM devrait aviser le ministre de la Scurit publique du fait que le centre de formation de louest de lle ne sera pas ralis comme prvu dans le SCRSI.
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4. Annexe 4.1. Implantation du service de premiers rpondants prvisions budgtaires dtailles 2007-2009
Tableau A Prvisions budgtaires initiales dtailles pour la priode dimplantation et de rodage du service de PR
2007 Dpenses Implantation Nbre de casernes intgrer Communication Certification des pompiers quipement Administration Total Exploitation Nbre de casernes en activit dbut de lanne Nbre de casernes en activit fin de lanne Primes salariales Formation continue quipement Administration Total Total des dpenses Selon le protocole dentente Acquisition de vhicules
a
2008
2009
Total
19 18 300 000 $ 50 000 $ 2 522 300 $ 2 047 300 $ 710 000 $ 664 000 $ 758 400 $ 865 000 $ 4 290 700 $ 3 626 300 $ 8 27 45 1 118 900 $ 2 991 000 $ 109 200 $ 470 200 $ 254 700 $ 954 400 $ 1 018 300 $ 1 065 800 $ 2 501 100 $ 5 481 400 $
21 50 000 $ 2 923 100 $ 765 500 $ 698 200 $
58 400 000 $ 7 492 700 $ 2 139 500 $ 2 321 600 $
4 436 800 $ 12 353 800 $
66 4 562 300 $ 721 900 $ 1 662 700 $ 1 442 200 $
8 672 200 $ 1 301 300 $ 2 871 800 $ 3 526 300 $
8 389 100 $ 16 371 600 $
6 791 800 $ 9 107 700 $ 12 825 900 $ 28 725 400 $ Revenusa 7 207 500 $ 5 500 000 $ Investissements 5 500 000 $ 18 207 500 $
2 210 000 $ 2 000 000 $ 2 000 000 $ 6 210 000 $
Montants qui seront indexs annuellement selon le taux du gouvernement du Qubec.
Source : SIM.
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5.10
Travaux de construction raliss en sous-traitance
5.10. Travaux de construction raliss en sous-traitance
Table des matires

1. Introduction ................................................................................................................... 445 2. Porte de la mission ..................................................................................................... 447 3. Constatations et recommandations .............................................................................. 448 3.1. Clauses prvues dans les cahiers des charges et dans les documents dappel doffres...................................................................................................... 452 3.2. Suivi exerc sur lapplication des clauses relatives aux informations sur les sous-entrepreneurs et vrifications ralises sur la conformit des sous-entrepreneurs ............................................................................................... 460 4. Annexe.......................................................................................................................... 477 4.1. Sommaire des contrats dexcution de travaux examins .................................... 477
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Rapport annuel 2012
Liste des sigles

AMF DEP DI DSTI LCV LIMCP Autorit des marchs financiers Direction de leau potable RBQ Direction des infrastructures RENA Direction des stratgies et transactions immobilires Loi sur les cits et villes Loi sur lintgrit en matire de contrats publics SCARM registre des entreprises non admissibles aux contrats publics Service de la concertation des arrondissements et des ressources matrielles Rgie du btiment du Qubec MAMROT ministre des Affaires municipales, des Rgions et de lOccupation du territoire
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1. Introduction
Pour lexcution des travaux de construction prvus au programme triennal dimmobilisations, la Ville de Montral (la Ville) confie des contrats des entrepreneurs. Lorsque la dpense prvue un contrat est de 100 000 $ ou plus, les units daffaires doivent procder par appel doffres public, conformment la Loi sur les cits et villes 1 (LCV). En ce qui a trait leur valeur pcuniaire, les contrats dexcution de travaux octroys par les instances reprsentaient une somme de lordre de 500 M$ pour les annes 2011 et 2012. Les grandes tapes du processus dappel doffres public consistent en la prparation des documents dappel doffres, la sollicitation du march, lanalyse des soumissions reues, loctroi du contrat et la gestion de celui-ci. Dans le cas de lexcution des travaux, ce sont les services centraux et les arrondissements qui voient chacune de ces grandes tapes, selon les comptences auxquelles les travaux se rattachent, ou encore selon le mandat qui leur a t confi (p. ex. la Direction des infrastructures [DI]). Dans le cas des contrats dexcution de travaux, ils sont octroys au plus bas soumissionnaire conforme et le prix offert est le facteur dterminant. Il arrive quun entrepreneur stant qualifi titre de plus bas soumissionnaire conforme confie une partie des travaux prvus au contrat des sous-entrepreneurs. Sur le plan juridique, la Ville, titre de donneur douvrage, a un lien de droit avec lentrepreneur qui le contrat est octroy. Pour ce qui est du sous-entrepreneur, le lien de droit est plutt entre lui et lentrepreneur. Cependant, aux fins de bonne gestion, mais galement pour sassurer de la qualification des sous-entrepreneurs prsents sur les chantiers, la Ville a le devoir de connatre leur identit et la nature des travaux quils raliseront. galement, depuis 2010, le gouvernement provincial a apport plusieurs modifications aux lois en vue de prvenir, de combattre et de sanctionner certaines pratiques frauduleuses dans lindustrie de la construction et en vue de lutter contre la collusion. Une licence dlivre un entrepreneur en vertu de la Loi sur le btiment 2 peut comporter une restriction
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LRQ, chapitre C-19. LRQ, chapitre B-1.1.
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aux fins de lobtention dun contrat public si son titulaire est reconnu coupable de certaines infractions criminelles ou fiscales. La Ville doit donc, en vertu des lois, obtenir lassurance de la conformit des entrepreneurs excutant des travaux dans le cadre des contrats qui leur sont octroys. Bien que cette obligation lgale ne concerne pas les sous-entrepreneurs, la Ville a toutefois la responsabilit de sassurer galement de la conformit de ceux-ci. Pour avoir cette assurance, elle doit recevoir des renseignements pertinents ou encore procder des vrifications auprs de la Rgie du btiment du Qubec (RBQ), du Secrtariat du Conseil du trsor et de Revenu Qubec. Dans le cas des entrepreneurs qui la Ville confie des contrats, cette conformit est value au moment de lanalyse des soumissions. Dans le cas des sous-entrepreneurs, bien que la Ville nait pas de lien contractuel avec eux, les documents de soumission doivent prvoir des clauses pour que les entrepreneurs transmettent les informations ncessaires sur les sous-entrepreneurs, et ce, tout au long du contrat. Depuis le 7 dcembre 2012, dautres modifications lgales sont entres en vigueur. En effet, la Loi sur lintgrit en matire de contrats publics 3 (LIMCP), qui modifie la Loi sur les contrats des organismes publics 4 , prvoit que toute entreprise qui dsire tre partie un contrat public doit tre pralablement autorise par lAutorit des marchs financiers (AMF). Prcisons que lAMF travaille en troite collaboration avec lUnit permanente anticorruption (UPAC). Lautorisation sapplique galement tout sous-contrat rattach directement ou indirectement au contrat vis et qui comporte une dpense gale ou suprieure au montant dtermin par le gouvernement. Ce dernier estime avoir besoin de trois ans pour constituer le registre des entreprises autorises conclure un contrat public. Dans une premire phase, compter du 15 janvier 2013, une autorisation de contracter est exige pour tout nouveau contrat et sous-contrat de construction ou de services dune valeur gale ou suprieure 40 M$, ainsi que pour ceux dfinis dans les dcrets adopts par le gouvernement 5 . Il est noter que le gouvernement peut, avant le 31 mars 2016, modifier le montant de 40 M$ dtermin par la LIMCP et adopter de nouveaux dcrets visant dautres contrats, pour lesquels lautorisation de lAMF sera requise.
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LQ, 2012, chapitre 25. LRQ, chapitre C-65.1. Dcret 1226-2012 du 19 dcembre 2012 et Dcret 96-2013 du 13 fvrier 2013 pour certains contrats de la Ville de Montral. Ils visent chacun 25 contrats concernant des appels doffres, pour lesquels les deux plus bas soumissionnaires conformes devront avoir obtenu lautorisation de lAMF. Pour ces premiers dcrets, les sous-contractants ne sont pas assujettis lobligation dobtenir une autorisation de lAMF.
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Dans lintervalle, pour les contrats et les sous-contrats qui ne sont actuellement pas viss par la LIMCP ou par un dcret, des vrifications doivent continuer dtre ralises auprs de la RBQ et du registre des entreprises non admissibles aux contrats publics (RENA) pour obtenir lassurance que le soumissionnaire peut conclure un contrat avec un organisme public, et ce, avant loctroi dun contrat. Par ailleurs, une attestation de Revenu Qubec demeure galement requise pour tout contrat et sous-contrat, moins que lentrepreneur ait t autoris par lAMF.
La vrification effectue avait pour objectif dvaluer dans quelle mesure la Ville : sassure de faire respecter les documents dappel doffres et les cahiers des charges au regard des travaux confis par lentrepreneur des sous-entrepreneurs; met en uvre les procds de vrification ncessaires pour obtenir linformation pertinente la prise de dcisions. Plus particulirement, notre vrification a t oriente vers les contrats dexcution de travaux conclus la suite dun processus dappel doffres public. Nous avons procd la slection dun chantillon de 13 contrats octroys au cours de 2012, rpartis au sein de trois directions des services centraux et de quatre arrondissements ralisant des travaux de construction. Pour les services centraux, nos travaux se sont concentrs la Direction de leau potable (DEP) du Service de leau, la DI du Service des infrastructures, du transport et de lenvironnement, ainsi qu la Direction des stratgies et transactions immobilires (DSTI) du Service de la concertation des arrondissements et des ressources matrielles (SCARM). Pour les quatre autres units daffaires slectionnes, nos travaux se sont concentrs dans les arrondissements dAhuntsic-Cartierville, de MercierHochelagaMaisonneuve, de Pierrefonds-Roxboro et de Verdun. Afin de corroborer des aspects dordre juridique, nous avons sollicit des reprsentants de la Division du droit contractuel relevant de la Direction des affaires civiles du Service des affaires juridiques et de lvaluation foncire. Bien que nous employions le terme sous-entrepreneur dans nos constatations et recommandations, certaines rfrences des lois, des politiques ou des documents dappel doffres font plutt rfrence la notion de sous-traitant . Nous tenons prciser quaux fins de notre rapport de vrification, le sens de ces deux termes est le mme.
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Comme nous lavons mentionn dentre de jeu, il nexiste pas de lien contractuel entre la Ville et les sous-entrepreneurs. Cependant, depuis 2010, ladoption par le gouvernement provincial de projets de loi visant prvenir, combattre et sanctionner certaines pratiques frauduleuses dans lindustrie de la construction, en vue de lutter contre la collusion, renforce le fait que la Ville doit connatre lidentit des sous-entrepreneurs qui excutent des travaux pour le compte de ses entrepreneurs. Nous aborderons brivement de quelle faon les lois et les rglements provinciaux ont des rpercussions sur les pratiques de la Ville lgard des sous-entrepreneurs.
Politique de gestion contractuelle

Tout dabord, en 2010, la LCV obligeait les municipalits se doter dune politique de gestion contractuelle applicable tout contrat compter du 1er janvier 2011. Dans le cas de la Ville, une telle politique a t adopte par le conseil municipal en dcembre 2010. Son champ dapplication comprend, entre autres, les intervenants concerns par toute dmarche conduisant la conclusion dun contrat, dont ceux dexcution de travaux, au moment de son octroi et pendant sa gestion. Le terme intervenant comprend les soumissionnaires, les adjudicataires de contrats, les fournisseurs, les cocontractants de la Ville, les consultants, mais galement les sous-traitants. Dans cette politique, la Ville ritre en particulier son engagement prvenir toute situation, telle que le trafic dinfluence, lintimidation, la corruption, la collusion ou les conflits dintrts, susceptible dentacher ou dentraver lefficacit et lintgrit du processus dapprovisionnement et doctroi de contrats. Pour ce faire, la Ville a adopt des exigences concernant les comportements attendus, notamment pour prvenir et viter la collusion, les sources potentielles de fraude ou de malversation, devant tre refltes dans tous les contrats de la Ville, peu importe leur valeur, pour en assurer le respect. Si nous nous concentrons sur la porte de la politique lgard des sous-traitants, cela signifie notamment quen dposant une soumission, son signataire affirme solennellement qu sa connaissance personnelle, et aprs une vrification srieuse, il y a absence de collusion dans ltablissement des soumissions, et quils nont pas t dclars coupables, au cours des cinq annes prcdant lappel doffres, de collusion, de manuvre frauduleuse, de malversation ou de pot-de-vin. Toute attestation solennelle inexacte peut entraner le rejet dune soumission. Des sanctions peuvent galement tre prises par la Ville advenant quil soit dcouvert en cours de contrat que lattestation solennelle est inexacte. Pour cette raison, nous croyons que la
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Ville doit minimalement connatre les sous-traitants pour tre en mesure dassurer une vigilance sur lapplication de la politique.
Registre des entreprises non admissibles aux contrats publics

La Loi concernant la lutte contre la corruption 6 (sanctionne en juin 2011) modifie la Loi sur les contrats des organismes publics afin de constituer le RENA. Elle apporte galement des modifications aux lois municipales, dont la LCV, afin de rendre applicables aux contrats municipaux les dispositions lies au RENA. Plus particulirement, les contrats viss sont ceux ncessaires lexcution de travaux ou la fourniture dassurance, de matriel, de matriaux ou de services. Les dispositions concernant le RENA et celles modifiant, en consquence, les lois municipales sont entres en vigueur le 1er juin 2012. compter du moment o une dclaration de culpabilit est consigne au RENA en raison dun jugement dfinitif lgard dun contractant ou dune personne lui tant lie au sens prvu par la loi dclar coupable de lune ou lautre des infractions qui sont dtermines par rglement du gouvernement, le contractant devient inadmissible aux contrats municipaux. Dans son bulletin Muni-Express de mai 2012, le ministre des Affaires municipales, des Rgions et de lOccupation du territoire (MAMROT) mentionne que la responsabilit de lorganisme municipal est de sassurer, avant de conclure un contrat, que chaque soumissionnaire ou que lattributaire nest pas inscrit au RENA ou, sil y est inscrit, que sa priode dinadmissibilit aux contrats publics est termine. Les renseignements figurant au RENA, accessible depuis le 1er juin 2012, sont les suivants : Nom de lentreprise; Adresse de son principal tablissement; Numro dentreprise du Qubec, le cas chant; Infractions pour lesquelles lentreprise a t dclare coupable, ou celles pour lesquelles une dclaration de culpabilit touchant une personne lie a entran son inscription au registre; Date o prendra fin son inadmissibilit aux contrats publics; Tout autre renseignement dtermin par rglement du gouvernement.
LRQ, chapitre L-6.1.
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Toujours selon le mme bulletin du MAMROT, lentrepreneur qui a conclu un contrat avec un organisme municipal doit transmettre lorganisme, pour chaque sous-contrat, avant que lexcution du contrat ne dbute, une liste indiquant, le cas chant, les informations suivantes : Nom et adresse du principal tablissement du sous-traitant; Montant et date du contrat de sous-traitance. En outre, cette liste doit tre mise jour et, le cas chant, tre transmise lorganisme municipal. Lentrepreneur qui conclut un sous-contrat avec un entrepreneur inadmissible commet une infraction et est passible dune amende. De plus, si cet entrepreneur a dj t dclar coupable dune telle infraction dans les deux annes qui prcdent une seconde condamnation, il devient inadmissible aux contrats publics pendant une priode de deux ans compter de la consignation de cette situation au RENA. Ces dispositions lgales entranent donc lobligation pour la Ville dobtenir des informations sur les sous-traitants et la responsabilit de procder aux vrifications ncessaires.
Attestation fiscale de Revenu Qubec

Le Rglement sur les contrats de construction des organismes municipaux 7 (adopt en aot 2011) dicte de nouvelles rgles concernant lobligation dexiger une attestation de Revenu Qubec auprs des entrepreneurs en construction et de leurs sous-entrepreneurs. Ce rglement sapplique aux appels doffres lancs et aux contrats octroys depuis le 1er janvier 2012. Le Rglement impose, tout entrepreneur intress conclure avec un organisme municipal un contrat de construction comportant une dpense de 25 000 $ ou plus, lobligation de dtenir une attestation de Revenu Qubec. Cette attestation est dlivre tout entrepreneur qui a produit les dclarations et les rapports requis par les lois fiscales et qui na pas de compte payable en souffrance lendroit de Revenu Qubec. Pour tre valable, lattestation de lentrepreneur ne doit pas avoir t dlivre plus de 90 jours avant la date et lheure limites fixes pour la rception des soumissions ni aprs ces date et heure ou, sil sagit dun contrat de gr gr, plus de 90 jours avant la date de la conclusion du contrat.
Gazette officielle du Qubec. Partie 2, vol. 143, no 35, 31 aot 2011, p. 3899-3901.
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Lobligation de dtenir cette attestation sapplique galement aux sous-entrepreneurs qui souhaitent contracter directement avec lentrepreneur qui a obtenu un contrat de construction. Pour tre valable, lattestation du sous-entrepreneur ne doit pas avoir t dlivre plus de 90 jours avant la date limite fixe pour la rception des soumissions relatives au contrat de lentrepreneur ni aprs la date de la conclusion du sous-contrat ou, si le contrat de lentrepreneur est conclu de gr gr, plus de 90 jours avant la date de la conclusion du sous-contrat. Ainsi, lentrepreneur qui le contrat de construction a t octroy par lorganisme municipal doit, avant le dbut des travaux, lui transmettre une liste indiquant, pour chaque souscontrat, les informations suivantes : Nom et adresse du sous-entrepreneur; Montant et date du sous-contrat; Numro et date de dlivrance de lattestation de Revenu Qubec dtenue par le sousentrepreneur. Ces dispositions lgales entranent donc lobligation pour la Ville dobtenir des informations sur les sous-entrepreneurs et lvidence quils ont une attestation valide de Revenu Qubec.
Autorisation de lAutorit des marchs financiers

Depuis le 7 dcembre 2012, la LIMCP prvoit que toute entreprise qui dsire tre partie un contrat public doit tre pralablement autorise par lAMF. Dans une premire phase, compter du 15 janvier 2013, une autorisation de contracter est exige pour tout nouveau contrat et sous-contrat de construction ou de services dune valeur gale ou suprieure 40 M$, ainsi que pour ceux dfinis dans les dcrets adopts par le gouvernement provincial le 19 dcembre 2012 (Dcret 1226-2012) et le 13 fvrier 2013 (Dcret 96-2013). Il est noter que le gouvernement peut, avant le 31 mars 2016, modifier le montant de 40 M$ dtermin par la LIMCP et adopter de nouveaux dcrets visant dautres contrats, pour lesquels lautorisation de lAMF sera requise. Par consquent, pour les contrats qui ne sont pas viss par la LIMCP ou par un dcret, le RENA et la liste des licences restreintes de la RBQ doivent encore tre consults pour obtenir lassurance que le soumissionnaire peut conclure un contrat avec un organisme public, et ce, avant loctroi dun contrat. Par ailleurs, lattestation de Revenu Qubec est galement toujours requise pour tout contrat et sous-contrat, moins que lentrepreneur ait t autoris par lAMF.
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Dans un contexte o les dispositions lgales ont t renforces pour prvenir, combattre et sanctionner certaines pratiques frauduleuses dans lindustrie de la construction, en vue de lutter contre la collusion, nous avons examin au cours de notre vrification dans quelle mesure la Ville disposait dinformations sur les sous-entrepreneurs ralisant des travaux dans les diffrents contrats. Nous avons aussi enqut sur les mcanismes en place pour sassurer de leur conformit au moment de loctroi du contrat et en cours de contrat. Afin dtayer nos conclusions, la slection des 13 contrats de notre chantillon (voir lannexe 4.1), parmi ceux octroys en 2012, a t effectue de faon y inclure sept contrats dont les montants taient suprieurs 7,5 M$ et cinq contrats parmi ceux impliquant une grande diversit de travaux, pour lesquels des sous-entrepreneurs sont plus susceptibles dtre concerns. Notre chantillon est donc compos de contrats dexcution de travaux octroys par les instances la suite du lancement dun appel doffres public. Le montant des contrats examins varie entre 0,6 M$ et 16,4 M$. Dans un premier temps, nous avons examin les clauses prvues dans les cahiers des charges et dans les documents de soumission permettant la Ville de recevoir des informations au regard des sous-entrepreneurs. Dans un deuxime temps, nous avons valu le suivi exerc sur lapplication de ces clauses ainsi que les mcanismes mis en place pour sassurer de la conformit des sous-entrepreneurs.
3.1. Clauses prvues dans les cahiers des charges et dans les documents dappel doffres
3.1.A. Contexte et constatations Un cahier des charges est un document contractuel dcrivant ce qui est attendu de lentrepreneur par le matre douvrage. Il sagit donc dun document dcrivant, de la faon la plus prcise possible et avec un vocabulaire simple, les besoins, les exigences et les obligations auxquels lentrepreneur doit rpondre. Les cahiers des charges comprennent des documents gnraux et des documents particuliers. Les documents gnraux sont constitus des cahiers des clauses administratives gnrales et des cahiers des clauses techniques gnrales. Dans le premier cas, ils fixent les dispositions administratives applicables une catgorie de biens et services (p. ex. lexcution des travaux). Dans le second cas, ils fixent les dispositions techniques applicables toutes les prestations dune mme nature (p. ex. les travaux de chausses et de trottoirs).
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Les documents particuliers sont les cahiers des clauses administratives particulires et les cahiers des clauses techniques particulires. Dans le premier cas, ils fixent les dispositions administratives de chaque contrat. Dans le second cas, ils fixent les dispositions techniques ncessaires lexcution des travaux de chaque contrat. En ce qui concerne les documents dappel doffres, ils sont composs de formulaires de soumissions, des plans et devis, des addenda et des instructions aux soumissionnaires tablissant toutes les conditions requises pour la prsentation dune soumission. Au moment de loctroi du contrat, les documents dappel doffres, les cahiers des charges et la soumission retenue composent le contrat. Au cours de notre vrification, nous avons recens, pour chacun des contrats slectionns, les clauses prvues dans les cahiers des charges et dans les documents dappel doffres permettant la Ville de demander des informations au regard des sous-entrepreneurs. Tout dabord, pour les sept units daffaires ayant fait lobjet de nos travaux, nous avons constat que les cahiers des clauses gnrales (administratives et techniques) avaient t labors des dates diffrentes. titre dexemple, un contrat octroy par larrondissement de Pierrefonds-Roxboro fait rfrence un cahier des clauses administratives gnrales datant de 1997, alors quun contrat octroy par la DI fait rfrence un cahier des clauses gnrales datant de mars 2009. Considrant cette ralit, nous avons recens, pour chacun des contrats examins, les clauses gnrales entourant les sous-entrepreneurs pour valuer dans quelle mesure elles permettaient la Ville de demander des informations les concernant. Ces clauses se trouvaient soit dans les cahiers des clauses administratives gnrales, soit dans les instructions aux soumissionnaires. La comparaison des clauses a rvl des lments communs lensemble des units daffaires. Ainsi, lorsquun entrepreneur veut faire excuter des travaux par des sousentrepreneurs, les cahiers des charges et les documents dappel doffres de tous les donneurs douvrage (DEP, DI, DSTI, arrondissements dAhuntsic-Cartierville, de Mercier Hochelaga-Maisonneuve, de Pierrefonds-Roxboro et de Verdun) prvoient : quil doit soumettre au directeur une liste complte et dtaille des sous-traitants; que la liste doit comporter une description des travaux excuter; quune copie des licences dlivres par la RBQ doit accompagner la liste des sousentrepreneurs ainsi que toute modification cette liste; quil doit fournir, la demande du directeur, tout renseignement supplmentaire sur ces sous-traitants;
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quil doit remettre, et ce, avant le dbut des travaux, une liste indiquant pour chaque sous-contrat de construction dune valeur suprieure 25 000 $ : le nom et ladresse du sous-entrepreneur, le montant et la date de conclusion du sous-contrat, le numro et la date de dlivrance de lattestation de Revenu Qubec dtenue par le sous-entrepreneur, en cours de contrat, une liste modifie, sil y a lieu, au moment de la conclusion de tout nouveau sous-contrat, et ce, avant que ne dbutent les travaux confis ce sous-entrepreneur.
La comparaison des clauses nous a galement rvl des diffrences entre les units daffaires lorsquil sagit : du moment de la rception de la liste des sous-entrepreneurs : une clause des documents administratifs de larrondissement de PierrefondsRoxboro prvoit la transmission de la liste des sous-entrepreneurs dans les 15 jours suivant ladjudication du contrat, les clauses gnrales administratives des autres units daffaires (DEP, DI, DSTI, arrondissements dAhuntsic-Cartierville et de MercierHochelaga-Maisonneuve) prvoient la rception de la liste ds ladjudication du contrat, la clause de larrondissement de Verdun ne spcifie pas cet aspect; de lapprobation de la liste des sous-entrepreneurs : une clause des documents administratifs de larrondissement de PierrefondsRoxboro prvoit lapprobation par le matre douvrage, les clauses gnrales administratives des autres units daffaires ne spcifient pas cet aspect; de lapprobation des modifications apportes la liste des sous-entrepreneurs : une clause des documents administratifs de larrondissement de PierrefondsRoxboro prvoit que lentrepreneur doit faire approuver toute modification de cette liste par larrondissement, une clause administrative prvoit, pour larrondissement de Verdun, quune permission crite de lingnieur doit tre obtenue pour tout ajout ou changement la liste aprs ladjudication du contrat, les clauses des autres units daffaires (DEP, DI, DSTI, arrondissements dAhuntsic-Cartierville et de MercierHochelaga-Maisonneuve) prvoient que lentrepreneur doit soumettre au directeur toute modification apporte cette liste aprs ladjudication du contrat;
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de la transmission dune copie du renouvellement de toute licence venant expiration avant la fin du contrat, en temps opportun : une clause est prvue cet effet pour la DEP, la DI, la DSTI ainsi que pour les arrondissements dAhuntsic-Cartierville et de MercierHochelaga-Maisonneuve, les autres units daffaires (arrondissements de Pierrefonds-Roxboro et de Verdun) nabordent pas ce sujet.
Cette comparaison nous a donc permis de constater quil ny a pas duniformit lgard de tous les aspects figurant dans les clauses administratives traitant des sous-entrepreneurs. Au moment de soumissionner, les entrepreneurs doivent se familiariser avec des clauses diffrentes dune unit daffaires lautre. Notamment, en ce qui a trait la liste des sousentrepreneurs, les clauses diffrent quant au dlai de transmission, lapprobation et aux modifications apportes. De plus, lorsquun aspect nest pas spcifi dans une clause, il constitue une source dinterprtation de la part des entrepreneurs et des personnes responsables de son application. Une telle situation peut rendre plus difficile lobtention des informations requises. Finalement, comme nous lavons mentionn prcdemment, les clauses administratives gnrales du cahier des charges prvoient la rception dune liste des sous-traitants accompagne des copies de licences de la RBQ. Nous avons galement constat que, la suite des nouvelles dispositions lgales concernant les attestations fiscales obligatoires au 1er janvier 2012, le Service des affaires juridiques et de lvaluation foncire a inform les units daffaires, en novembre 2011, que tous les documents dappel doffres devaient dornavant inclure les nouvelles exigences. Au cours de nos travaux de vrification, nous avons effectivement constat que lensemble des units daffaires a intgr les nouvelles exigences, soit dans les instructions aux soumissionnaires, soit dans les cahiers des clauses administratives gnrales. Ainsi, une clause dans les documents dappel doffres prvoit la transmission dune liste des sous-entrepreneurs avec les informations exiges par la loi (nom et adresse du sous-entrepreneur, date et montant du sous-contrat, et numro dattestation de Revenu Qubec). notre avis, il sagit dun exemple o les cahiers des charges et les documents dappels doffres comprennent deux clauses demandant aux entrepreneurs de fournir une liste des sous-entrepreneurs, mais avec des informations atteignant des objectifs diffrents. Nous sommes davis quil y aurait lieu dexiger une seule liste des sous-entrepreneurs en indiquant toutes les informations requises. Au cours de nos travaux de vrification, nous avons t informs quune rflexion sur luniformisation des cahiers des charges pour lexcution des travaux avait t amorce par le SCARM et que le dossier aurait t confi la Direction de lapprovisionnement. Selon les informations obtenues, le mandat serait prciser. Bien que la porte du projet
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duniformisation des clauses des diffrents cahiers des charges est beaucoup plus large que la sous-traitance dans les contrats dexcution des travaux, nous croyons que nos constatations pourront tre prises en compte dans le cadre des travaux de ce projet. Bien quil serait souhaitable que les clauses des cahiers des charges et des documents dappel doffres soient uniformises, il nen demeure pas moins que loctroi des contrats et leur gestion doivent se poursuivre en fonction de celles qui sont actuellement en vigueur. Dans le cas des clauses sur les sous-entrepreneurs, il sagit, pour les units daffaires, dobtenir les informations requises pour sassurer de la conformit de ceux-ci. Au cours de notre vrification, nous avons constat quen plus de ces clauses les documents dappel doffres incluent gnralement un rappel aux soumissionnaires lgard des documents fournir. La forme que prend ce rappel varie dune unit daffaires lautre : Dans le cas de larrondissement de Pierrefonds-Roxboro, le soumissionnaire doit dclarer quil a pris connaissance de la liste des documents fournir dans les 15 jours suivant la date de ladjudication du contrat, dont la liste des sous-traitants et des matriaux; Dans le cas de larrondissement de Verdun, le soumissionnaire doit sassurer que son formulaire de soumission satisfait toutes les exigences des cahiers des charges lgard de 10 lments, dont ceux portant sur la liste des sous-entrepreneurs et la copie de la licence approprie dlivre par la RBQ. Il y est mentionn que cette vrification prvient le rejet de la soumission pour cause dirrgularits; Pour certaines units daffaires, dans les instructions aux soumissionnaires, ces derniers doivent cocher et signer une liste intitule Documents et renseignements requis soumettre avec la soumission : Dans le cas de la DEP, celle-ci numre distinctement la liste des sous-traitants. Il en est de mme pour larrondissement de MercierHochelaga-Maisonneuve, hormis pour la signature de cette liste, Dans le cas de la DI et de larrondissement dAhuntsic-Cartierville, cette liste comprend un item libell comme suit : Les autres documents pouvant tre requis dans la soumission , sans faire rfrence distinctement la liste des sousentrepreneurs; Dans le cas de la DSTI, un rappel de certaines exigences des cahiers des charges est intgr au Cahier des instructions aux soumissionnaires , sans toutefois porter sur les informations fournir concernant les sous-traitants. Prcisions que, pour cette unit daffaires, cest le seul endroit o est mentionne la clause sur lobligation de fournir lattestation fiscale. Nous avons constat, pour lensemble des contrats examins, lexception de ceux de la DSTI, que le rappel des documents fournir ne portait pas sur la liste des sous-contrats
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suprieurs 25 000 $ et les informations affrentes exiges, telles que la date et le montant des sous-contrats accords ainsi que la date et le numro de lattestation fiscale. Nous sommes davis quil y aurait donc lieu dintgrer cette liste dans le rappel des documents fournir. Par ailleurs, le rappel des informations et des documents attendus contribue insister sur limportance des exigences des cahiers des charges et favorise la rception des informations demandes. Cela est dautant plus vrai lorsquun dlai est fix pour la production des informations demandes ou quun avertissement, advenant leur omission, est ajout ce rappel au soumissionnaire. 3.1.B. Recommandation Nous recommandons la Direction gnrale de prciser le mandat visant luniformisation des cahiers des charges relatifs lexcution de travaux et de sassurer quil prvoit luniformisation des clauses portant sur la rception dune liste des sous-entrepreneurs et des informations ncessaires afin que les mmes exigences soient applicables pour lensemble des units daffaires. Rponse de lunit daffaires : la fin de 2012, le directeur gnral et les directeurs principaux des services ont mis en place des moyens pour la ralisation du mandat de rvision et dharmonisation des devis. la suite de cette rencontre, les gestes suivants ont t poss : Chaque directeur principal a nomm un responsable de chantier pour son service. Ces personnes sont charges de superviser le processus de rvision au sein de leur service respectif, de soutenir les groupes de travail et de prendre toutes les mesures susceptibles de faciliter la progression des travaux, tout en assurant une bonne coordination interservices. Il sagit de : Pour le Service de la qualit de vie : Responsable 1, Pour le Service des infrastructures, du transport et de lenvironnement : Responsable 2, Pour le Service de leau : Responsable 3; Les devis requis pour les travaux sur emprise de rue ont t prioriss; Lobjectif est de finaliser un bloc de devis jour qui seront utiliss pour des appels doffres ds janvier prochain; Le coordonnateur gnral dveloppe un plan de travail pour la fin davril 2013; Lajout de ressources de type stagiaire est en valuation pour soutenir le travail des quipes; Les listes requises seront ajoutes au plan de travail pour tre intgres ds janvier 2014. (chancier prvu : janvier 2014)
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3.1.C. Recommandation Nous recommandons la Direction de leau potable, la Direction des infrastructures, la Direction des stratgies et transactions immobilires ainsi quaux arrondissements dAhuntsic-Cartierville, de MercierHochelagaMaisonneuve, de Pierrefonds-Roxboro et de Verdun dintgrer dans le rappel des documents recevoir avec la soumission, la suite dun appel doffres pour lexcution de travaux : lobligation du soumissionnaire de fournir la liste des sous-contrats et lensemble des informations exiges afin de se conformer aux exigences des cahiers des charges et des documents dappel doffres; la notion de dlai ou davertissement au soumissionnaire advenant la nontransmission des documents et des informations demands afin dinsister sur limportance pour la Ville de les obtenir. Rponses des units daffaires : SERVICE DE LEAU DIRECTION DE LEAU POTABLE La DEP ajoutera un article dans les instructions aux soumissionnaires rappelant la notion dobligation de fournir linformation connue concernant les sous-traitants au moment du dpt de la soumission. (chancier prvu : juin 2013) La DEP modifiera le format du document intitul Liste des sous-traitants qui est inclus dans le formulaire de soumission, de manire inclure des informations plus dtailles sur les sous-traitants. (chancier prvu : septembre 2013) Dans les documents contractuels dappel doffres de la DEP, il ny a aucun dlai applicable la rception de documents. SERVICE DES INFRASTRUCTURES, DU TRANSPORT ET DE LENVIRONNEMENT DIRECTION DES INFRASTRUCTURES La clause du devis prvoyant cette obligation sera rvise avec le dossier dharmonisation des devis actuellement en cours. (chancier prvu : octobre 2013) SERVICE DE LA CONCERTATION DES ARRONDISSEMENTS ET DES RESSOURCES MATRIELLES DIRECTION DES STRATGIES ET TRANSACTIONS IMMOBILIRES Le rappel des documents fournir par lentrepreneur adjudicataire est fait au moment de la runion de dmarrage du chantier. Afin de renforcer cette faon de faire, un document sous forme dun aide-mmoire sera ajout dans la banque de documents normaliss lusage des responsables
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de la gestion du contrat afin damliorer le suivi des diffrentes informations et des documents produire par lentrepreneur. (chancier prvu : juin 2013) ARRONDISSEMENT DAHUNTSIC-CARTIERVILLE Au moment de la runion de dmarrage, larrondissement exigera que lentrepreneur fournisse la liste de lensemble de ses sous-traitants avec les pices requises. Dans la lettre doctroi de contrat lentrepreneur, un paragraphe lui rappellera limportance de ses obligations lgard de ses sous-traitants. Lordre de dbuter les travaux pourrait tre conditionnel la rception de lensemble des documents relatifs aux sous-traitants de lentrepreneur. (chancier prvu : mai 2013) ARRONDISSEMENT DE MERCIERHOCHELAGA-MAISONNEUVE Nous avons dj modifi notre devis avec les clauses 3.3.3.1 et 3.3.3.6 suivantes : 3.3.3 Sous-traitance Si lentrepreneur fait excuter des travaux par des sous-entrepreneurs, il doit : 3.3.3.1. soumettre au directeur, ds ladjudication du contrat, une liste complte et dtaille prcisant le nom des sous-traitants connus et les travaux quils doivent excuter, et aviser le directeur de toute modification et/ou ajout apportes [sic] cette liste aprs ladjudication du contrat et tout au long de la dure du contrat. Il doit joindre cette liste et tout avis de modification et/ou dajout de cette liste, le cas chant, une photocopie de la licence dlivre par la Rgie du btiment du Qubec de chaque sous-traitant selon la nature du contrat, lattestation de Revenu Qubec et, le cas chant, lattestation de lAutorit des marchs financiers (AMF). Il doit galement fournir, en temps opportun, une copie du renouvellement de toute licence venant expiration avant la fin du contrat. 3.3.3.6. La modification de cette liste na pas pour effet de modifier le contrat, ni de crer aucun lien contractuel entre la Ville et les sousentrepreneurs, ni de relever lentrepreneur des obligations dcoulant du contrat. Nous ajoutons ces clauses, la clause 3.3.3.8 qui se lira comme suit : 3.3.3.8. dfaut de fournir toutes les informations demandes par la Ville (RBQ, Revenu Qubec et AMF) sur tous ses sous-traitants, lentrepreneur sexpose des retenues de paiement sur chacune de ses spcialits traites en sous-traitance. Le paiement se fera
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lorsque la Ville recevra lensemble de linformation demande. (Complt, avril 2013) ARRONDISSEMENT DE PIERREFONDS-ROXBORO Un article sera rdig et ajout aux instructions aux soumissionnaires en vue de prciser la liste des documents fournir dans la soumission, dont la liste des souscontrats. Ce mme article insistera sur limportance de lobtention des documents demands. (Complt, avril 2013) ARRONDISSEMENT DE VERDUN Revoir les clauses prvues dans les cahiers des charges (voir le cahier A, articles 4.7 et 4.8) afin dintgrer le rappel des documents recevoir avec la soumission. (chancier prvu : mai 2013)
3.2. Suivi exerc sur lapplication des clauses relatives aux informations sur les sous-entrepreneurs et vrifications ralises sur la conformit des sous-entrepreneurs
Les clauses prvues dans les cahiers des charges et les documents dappel doffres correspondent aux besoins, aux exigences et aux obligations que les entrepreneurs doivent respecter au moment o ils produisent leur soumission et au cours de lexcution des travaux. Un suivi doit tre exerc par les units daffaires responsables pour sassurer du respect de ces clauses et de la conformit des informations obtenues. Des mesures doivent tre mises de lavant en cas de non-respect des clauses. Pour chacun des contrats slectionns, nous avons valu plus particulirement le suivi exerc sur lapplication des clauses prvues dans les cahiers des charges et les documents dappel doffres au regard des sous-entrepreneurs. Dans un premier temps, nous avons examin le moment auquel la liste des sous-entrepreneurs avait t reue par les units daffaires. Deuximement, nous avons vrifi le contenu de cette liste et des documents fournis, et valu dans quelle mesure des mcanismes avaient t mis en place pour sassurer de la conformit des sous-entrepreneurs. Troisimement, nous avons examin dans quelle mesure les entrepreneurs communiquaient les ajouts ou les modifications concernant les sous-entrepreneurs. Finalement, nous avons examin les mesures prises pour faire appliquer les clauses prvues.
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3.2.1. Rception de la liste des sous-entrepreneurs

3.2.1.A. Contexte et constatations la suite de lanalyse des soumissions, les units daffaires recommandent aux instances loctroi du contrat au plus bas soumissionnaire conforme. Dans les semaines suivant ladjudication du contrat, une runion de dmarrage de chantier est tenue. Des reprsentants de lunit daffaires, de lentrepreneur, du surveillant de chantier et dautres intervenants, sil y a lieu, sont prsents. Le but de cette runion est, entre autres, dassurer la mise en uvre des travaux, de revoir les obligations contractuelles, de valider les rles et responsabilits des intervenants ainsi que de rappeler limportance du respect des chanciers et des cots. Par la suite, lunit daffaires doit donner lentrepreneur, par voie de lettre recommande, lordre de dbuter les travaux. Au cours de notre vrification, nous nous sommes assurs quune liste des sousentrepreneurs avait bien t reue par les units daffaires et, dans laffirmative, quel moment. Tout dabord, pour les contrats examins, une liste des sous-entrepreneurs avait effectivement t reue, lexception dun cas pour la DI. Cependant, bien que les clauses administratives des cahiers des charges et les documents dappel doffres exigent la rception de la liste des sous-entrepreneurs ds ladjudication du contrat ou mme dans un dlai de 15 jours de ladjudication du contrat (arrondissement de Pierrefonds-Roxboro), nous avons constat que linterprtation de cet aspect ntait pas la mme pour tous. Globalement, nos travaux de vrification ont montr quune liste des sous-entrepreneurs na pas toujours t obtenue (1/13) 8 , quil ny avait pas toujours lvidence de sa date de rception (2/13) 9 , que la liste avait t reue au moment de la runion de dmarrage pour un cas (1/13) 10 et aprs la tenue de la runion de dmarrage pour prs de la moiti des cas (6/13) 11 . En somme, ce nest que pour 3 cas 12 sur les 13 examins que la liste des sousentrepreneurs a t reue au moment du dpt de la soumission. De lavis de certains gestionnaires rencontrs, recevoir une liste ds ladjudication du contrat signifie quelle doit tre accessible au moment de loctroi du contrat par les instances. Cependant, de lavis dautres personnes rencontres, la liste ne peut tre reue
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DI. DEP et arrondissement dAhuntsic-Cartierville. DSTI. DEP, DI (2 cas), DSTI, arrondissements dAhuntsic-Cartierville et de Verdun. Arrondissements de MercierHochelaga-Maisonneuve, Pierrefonds-Roxboro et Verdun.
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quaprs la runion de dmarrage, ce qui dailleurs fait lobjet dun point lordre du jour de celle-ci. Nous avons mme constat, pour deux contrats de la DI, que la liste des sousentrepreneurs tait demande dans lordre de dbuter les travaux. Une telle situation montre bien que linterprtation du moment auquel doit tre transmise la liste des sousentrepreneurs nest pas la mme pour tous, ce qui renforce limportance de prciser clairement les exigences de la Ville dans la clause prvue cet effet. Toutefois, lexception des contrats pour lesquels une liste des sous-entrepreneurs a t reue au moment de la soumission, les rsultats de nos travaux ne nous ont pas fourni lassurance, pour la majorit des autres cas, que tous les efforts ncessaires ont t entrepris en vue de recevoir une liste des sous-entrepreneurs le plus tt possible aprs ladjudication du contrat. En conclusion, nous sommes davis que la liste des sous-entrepreneurs devrait tre reue le plus rapidement possible aprs loctroi du contrat afin de permettre au responsable dsign de faire les vrifications ncessaires pour sassurer de la conformit des sousentrepreneurs. 3.2.1.B. Recommandation Nous recommandons la Direction de leau potable, la Direction des infrastructures, la Direction des stratgies et transactions immobilires ainsi quaux arrondissements dAhuntsic-Cartierville, de MercierHochelagaMaisonneuve, de Pierrefonds-Roxboro et de Verdun dexercer un suivi rigoureux sur lobtention de la liste des sous-entrepreneurs le plus rapidement possible, soit ds ladjudication du contrat, afin dtre en mesure de sassurer de leur conformit. Rponses des units daffaires : SERVICE DE LEAU DIRECTION DE LEAU POTABLE Un ajout sera fait la lettre doctroi de contrat, indiquant lobligation de la part de lentrepreneur de respecter larticle 2.3.3 sous-traitance des clauses administratives gnrales. (chancier prvu : juin 2013) SERVICE DES INFRASTRUCTURES, DU TRANSPORT ET DE LENVIRONNEMENT DIRECTION DES INFRASTRUCTURES La liste des sous-traitants est demande dans la lettre doctroi du contrat. Un suivi sera fait afin de sassurer quelle soit reue dans les dlais requis. (chancier prvu : mai 2013)
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SERVICE DE LA CONCERTATION DES ARRONDISSEMENTS ET DES RESSOURCES MATRIELLES DIRECTION DES STRATGIES ET TRANSACTIONS IMMOBILIRES Dans les contrats dexcution de travaux en btiment, le nombre de sous-traitants est lev. Il nest pas possible dobtenir la liste complte des sous-traitants avec la soumission puisque les contrats de sous-traitance ne sont pas tous conclus. Laide-mmoire permettra un suivi des contrats au fur et mesure quils nous seront communiqus. (chancier prvu : juin 2013) ARRONDISSEMENT DAHUNTSIC-CARTIERVILLE Ladjudicataire doit fournir une larrondissement octroie le contrat. liste des sous-entrepreneurs avant que
Un tableau regroupant lensemble des lments vrifier sera labor afin de sassurer de la conformit de ces derniers (RBQ, attestation de Revenu Qubec, RENA). Ces documents seront classs dans la chemise du contrat et numriss. (chancier prvu : mai 2013) ARRONDISSEMENT DE MERCIERHOCHELAGA-MAISONNEUVE notre devis, nous ajoutons la clause suivante : 3.3.3.7. Ladjudicataire devra fournir chaque runion de chantier une copie de la liste de ses sous-traitants jour (modification et/ou ajout). Il devra fournir aussi une photocopie de la licence dlivre par la Rgie du btiment du Qubec selon la nature du contrat, lattestation de Revenu Qubec et, le cas chant, lattestation de lAutorit des marchs financiers (AMF) de chaque sous-traitant. (Complt, avril 2013) ARRONDISSEMENT DE PIERREFONDS-ROXBORO Une lettre dadjudication du contrat est envoye lentrepreneur la suite de loctroi du contrat par le conseil. Cette dernire spcifie une liste de documents fournir dont une liste des sous-traitants, et ce, dans un dlai de 15 jours de calendrier. laide dun chancier interne, le suivi de la rception des documents sera effectu afin quils soient reus dans les dlais prescrits. (chancier prvu : mai 2013) ARRONDISSEMENT DE VERDUN Revoir la procdure danalyse de conformit des soumissions reues afin dinclure la liste des sous-entrepreneurs comme document recevoir et comme condition dadjudication du contrat. Revoir les clauses prvues dans les cahiers des charges en consquence. (chancier prvu : mai 2013)
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3.2.2. Contenu de la liste des sous-entrepreneurs et des documents transmis

3.2.2.A. Contexte et constatations Pour toutes les units daffaires, les clauses des cahiers des charges prvoient que lentrepreneur doit fournir une liste complte et dtaille des sous-entrepreneurs. Elle doit galement comporter une description des travaux excuter et tre accompagne des copies des licences dlivres par la RBQ pour chacun deux. Les clauses entourant lobligation de fournir les attestations fiscales des sousentrepreneurs prvoient, quant elles, que les informations suivantes soient fournies pour chaque sous-contrat suprieur 25 000 $ : Nom et adresse du sous-entrepreneur; Montant et date du sous-contrat; Numro et date de dlivrance de lattestation de Revenu Qubec dtenue par le sous-entrepreneur. Nous avons voulu obtenir lassurance que ces informations avaient t obtenues par les units daffaires et quelles taient consignes dans les dossiers. Or, nos travaux de vrification ont montr que les listes des sous-entrepreneurs obtenues ne contenaient pas lensemble des informations exiges. Ainsi, pour les 12 cas o nous avons constat la prsence dune liste, celle-ci comportait le nom et la spcialit du sous-entrepreneur et, dans certains cas, ladresse et le numro de tlphone. De faon gnrale, nous navons donc pas trouv les lments suivants dans les dossiers : Une description des travaux raliser pour chacun des sous-entrepreneurs; La prsence dune copie de la licence de la RBQ pour chaque sous-entrepreneur; Le montant et la date de chaque sous-contrat suprieur 25 000 $; Le numro et la date de dlivrance de lattestation de Revenu Qubec dtenue par les sous-entrepreneurs viss par la loi. Pour lensemble des contrats examins, les entrepreneurs nont pas respect les clauses des cahiers des charges et des documents dappel doffres concernant les sousentrepreneurs. Nous navons pas plus eu lvidence que les chargs de projet, ou dautres personnes dsignes, avaient ralis un suivi auprs des entrepreneurs en vue dobtenir les informations manquantes.
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Pour trois contrats, quelques informations ont toutefois t transmises par les entrepreneurs, au moment de la soumission : Le premier cas concerne le contrat examin de larrondissement de PierrefondsRoxboro, pour lequel lentrepreneur a soumis une copie des attestations de Revenu Qubec de deux sous-entrepreneurs. Les licences de la RBQ nont toutefois pas t fournies. Le deuxime cas concerne un des contrats examins de larrondissement de Verdun, pour lequel les copies de licences de la RBQ pour les sous-entrepreneurs ont t fournies par lentrepreneur. Les attestations de Revenu Qubec nont toutefois pas t fournies par lentrepreneur. Le troisime cas concerne le contrat de larrondissement de MercierHochelagaMaisonneuve, pour lequel une copie de la licence de la RBQ avait t spcifiquement exige pour lun des sous-entrepreneurs, ds la soumission, en vue de sassurer de sa qualification. Pour ce contrat, les copies de licences de la RBQ nont toutefois pas t obtenues pour les autres sous-entrepreneurs. Les informations exiges sont ncessaires, dune part, pour que les responsables dsigns au sein des units daffaires puissent sassurer de la qualification des sous-entrepreneurs pour raliser les travaux. Dautre part, elles sont galement ncessaires pour quils puissent sassurer de la conformit des sous-entrepreneurs prsents sur les chantiers. Pour ce faire, des vrifications doivent tre ralises auprs de la RBQ afin de sassurer que lentrepreneur na pas une licence restreinte. Dautres vrifications doivent tre ralises auprs du Secrtariat du Conseil du trsor pour avoir lassurance que les sousentrepreneurs ne figurent pas parmi les entreprises non admissibles des contrats publics. Finalement, le montant et la date de chaque sous-contrat suprieur 25 000 $ ainsi que le numro et la date de dlivrance de lattestation de Revenu Qubec dtenue par les sousentrepreneurs sont ncessaires pour que les responsables dsigns au sein des units daffaires puissent avoir lassurance que les sous-entrepreneurs prsents sur les chantiers sont en rgle avec Revenu Qubec. Au cours de notre vrification, nous avons aussi recherch lvidence que des vrifications avaient t effectues par les units daffaires. Selon les personnes rencontres au cours des entrevues ralises, de faon gnrale, de telles vrifications lgard des sousentrepreneurs ne sont pas effectues. Une telle situation signifie que les units daffaires nont pas dmontr quelles avaient recherch lassurance que les sous-entrepreneurs dtenaient la licence requise pour les travaux raliser. Nous devons mentionner, ce sujet, une exception pour un contrat de la
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DSTI. En effet, nous avons eu lvidence dune validation des licences sur le site Web de la RBQ pour chacun des sous-entrepreneurs prsents sur la liste fournie par lentrepreneur. Nous avons toutefois constat que les vrifications avaient t ralises aprs le dbut des travaux plutt quavant. Pour lensemble des contrats examins, les units daffaires nont pas dmontr quelles avaient recherch lassurance que les sous-entrepreneurs avaient des licences conformes en consultant la liste des licences restreintes de la RBQ et le RENA. Finalement, pour tous les contrats examins (13/13), les units daffaires nont pas cherch obtenir lassurance que les sous-entrepreneurs avaient une attestation fiscale valide au moment de conclure les sous-contrats. En conclusion, nous sommes davis que les units daffaires doivent mettre en place des mcanismes pour exercer un suivi sur la rception de lensemble des informations requises au sujet des sous-entrepreneurs, ce qui permettrait ainsi de faire appliquer les clauses des cahiers des charges et des documents dappel doffres leur gard et de sassurer de la qualification et de la conformit des sous-entrepreneurs. Il va sans dire que les units daffaires doivent consigner dans les dossiers lvidence du suivi ralis et des vrifications effectues. 3.2.2.B. Recommandation Nous recommandons la Direction de leau potable, la Direction des infrastructures, la Direction des stratgies et transactions immobilires ainsi quaux arrondissements dAhuntsic-Cartierville, de MercierHochelagaMaisonneuve, de Pierrefonds-Roxboro et de Verdun dtablir des mcanismes permettant de faire un suivi rigoureux sur le respect des clauses des cahiers des charges et des documents dappel doffres concernant les sous-entrepreneurs afin dobtenir lensemble des informations exiges. Rponses des units daffaires : SERVICE DE LEAU DIRECTION DE LEAU POTABLE Un suivi systmatique de la liste des sous-traitants sera fait chacune des runions de chantier. (chancier prvu : juin 2013) Une liste quotidienne des sous-traitants prsents sur le chantier sera consigne au journal de chantier du surveillant des travaux. (chancier prvu : juin 2013)
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SERVICE DES INFRASTRUCTURES, DU TRANSPORT ET DE LENVIRONNEMENT DIRECTION DES INFRASTRUCTURES Une vrification de conformit de la liste sera effectue au moment de sa rception par un prpos la gestion des contrats. Les non-conformits cette liste seront transmises au charg de projet qui devra les signifier lentrepreneur afin quil soumette une liste conforme. (chancier prvu : juin 2013) SERVICE DE LA CONCERTATION DES ARRONDISSEMENTS ET DES RESSOURCES MATRIELLES DIRECTION DES STRATGIES ET TRANSACTIONS IMMOBILIRES Les informations contenues dans laide-mmoire sont : Le nom du sous-traitant; Le numro de licence de la RBQ et le numro dentreprise du Qubec; Le numro de lattestation de Revenu Qubec. (chancier prvu : juin 2013) ARRONDISSEMENT DAHUNTSIC-CARTIERVILLE Ladjudicataire doit fournir une larrondissement octroie le contrat. liste des sous-entrepreneurs avant que
La liste devra prciser les coordonnes du sous-entrepreneur, le montant et la date du sous-contrat et lattestation de Revenu Qubec. Le surveillant de chantier aura cette liste pour assurer un contrle durant le chantier. (chancier prvu : mai 2013) ARRONDISSEMENT DE MERCIERHOCHELAGA-MAISONNEUVE Nous modifierons notre liste de documents fournir avec lappel doffres de la faon suivante : dans laide-mmoire, nous indiquions dj que la liste des sous-traitants devait tre fournie. Nous complterons ce document en prcisant, pour ce point, les renseignements fournir. (Complt, avril 2013) ARRONDISSEMENT DE PIERREFONDS-ROXBORO La liste des documents demands dans la lettre dadjudication fera rfrence aux articles des cahiers des charges et aux documents dappel doffres concernant les sous-entrepreneurs, de manire rappeler lentrepreneur ses obligations. laide dun chancier interne, le suivi de la rception des documents sera effectu afin quils soient conformes aux exigences des documents contractuels. (chancier prvu : mai 2013) ARRONDISSEMENT DE VERDUN tablir des mcanismes de suivi afin dobtenir lensemble des informations exiges. (chancier prvu : juin 2013)
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3.2.2.C. Recommandation Nous recommandons la Direction de leau potable, la Direction des infrastructures, la Direction des stratgies et transactions immobilires ainsi quaux arrondissements dAhuntsic-Cartierville, de MercierHochelagaMaisonneuve, de Pierrefonds-Roxboro et de Verdun de mettre en place des mcanismes visant consigner dans les dossiers, au regard de chacun des sousentrepreneurs, lvidence des renseignements obtenus, avant le dbut des travaux, concernant : la validit des licences de la Rgie du btiment du Qubec; lattestation de Revenu Qubec; la vrification de labsence de linscription de lentreprise dans le registre des entreprises non admissibles aux contrats publics. Rponses des units daffaires : SERVICE DE LEAU DIRECTION DE LEAU POTABLE Cration dun mcanisme interne de vrification des documents reus des soustraitants. (chancier prvu : septembre 2013) SERVICE DES INFRASTRUCTURES, DU TRANSPORT ET DE LENVIRONNEMENT DIRECTION DES INFRASTRUCTURES La liste des sous-traitants conforme sera consigne au dossier avec des copies dmontrant la validit des licences de la RBQ, des attestations de Revenu Qubec, ainsi que la vrification du RENA. (chancier prvu : juin 2013) SERVICE DE LA CONCERTATION DES ARRONDISSEMENTS ET DES RESSOURCES MATRIELLES DIRECTION DES STRATGIES ET TRANSACTIONS IMMOBILIRES Les informations contenues dans laide-mmoire sont : Le nom du sous-traitant; Le numro de licence de la RBQ et le numro dentreprise du Qubec; Le numro de lattestation de Revenu Qubec. (chancier prvu : juin 2013) ARRONDISSEMENT DAHUNTSIC-CARTIERVILLE Un tableau regroupant lensemble des lments vrifier sera labor afin de sassurer de la conformit de ces derniers (RBQ, attestation de Revenu Qubec, RENA). Inclure dans le systme de classement actuel une section portant sur les soustraitants, par contrat, et regroupant lensemble des attestations par sous-traitants. Ces documents seront classs dans le dossier du contrat. (chancier prvu : mai 2013)
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ARRONDISSEMENT DE MERCIERHOCHELAGA-MAISONNEUVE Nous crerons, pour chaque projet, un dossier regroupant systmatiquement lvidence de tous les renseignements obtenus avant le dbut des travaux ou ds quils nous seront connus, le cas chant. (Complt, avril 2013) ARRONDISSEMENT DE PIERREFONDS-ROXBORO la rception des documents demands dans la lettre dadjudication, une vrification interne sera faite auprs de la RBQ et du RENA. Lattestation de Revenu Qubec sera valide conformment larticle 1.4 des instructions aux soumissionnaires. Lexcution de cette procdure sera assure par un formulaire de suivi interne contenu dans le dossier du contrat. (chancier prvu : mai 2013) ARRONDISSEMENT DE VERDUN Mettre en place des mcanismes pour consigner au dossier les renseignements obtenus, avant le dbut des travaux, pour chacun des sous-entrepreneurs. (chancier prvu : juin 2013)
3.2.3. Suivi exerc sur les ajouts et les modifications concernant les sous-entrepreneurs en cours de contrat
3.2.3.A. Contexte et constatations Les clauses des cahiers des charges et des documents dappel doffres lgard des sousentrepreneurs prvoient que, aprs ladjudication du contrat, le directeur doit recevoir, sil y a lieu, une liste modifie des sous-entrepreneurs. Les clauses concernant lobligation de lattestation fiscale prcisent que pendant toute la dure du contrat, ladjudicataire devra fournir au Directeur une liste modifie lors de la conclusion de tout nouveau sous-contrat et ce, avant que ne dbutent les travaux confis ce sous-entrepreneur . Des copies des licences de la RBQ doivent accompagner les modifications apportes la liste. Au sujet des attestations de Revenu Qubec, les informations exiges sont les mmes quavant le dbut des travaux, soit le montant et la date de chaque nouveau sous-contrat suprieur 25 000 $ ainsi que le numro et la date de dlivrance de lattestation de Revenu Qubec dtenue par le sous-entrepreneur. Au cours de notre vrification, nous avons recherch lexistence de listes modifies de sous-entrepreneurs et nous avons examin le suivi exerc par les units daffaires sur la rception des informations exiges, ainsi que la nature des vrifications ralises. Tout dabord, parmi les 13 contrats examins, des listes modifies ont t obtenues pour trois dentre eux. Deux de ces dossiers taient grs par la DSTI et concernaient des travaux de construction sur des btiments municipaux.
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Nous navons pas eu lvidence que les chargs de projet avaient ralis, au moment de la rception de ces listes modifies, un suivi auprs des entrepreneurs en vue dobtenir les informations requises. Par consquent, en ce qui a trait aux ajouts et aux modifications concernant les sous-entrepreneurs, les entrepreneurs nont pas respect les clauses des cahiers des charges et des documents dappel doffres relatives aux sous-entrepreneurs. De plus, au sujet des vrifications ralises permettant de sassurer de la qualification et de la conformit des sous-entrepreneurs, nous navons pas eu lvidence quelles avaient t effectues. Par ailleurs, nous avons galement cherch, au cours de notre vrification, nous assurer que les ajouts ou les substitutions de sous-entrepreneurs avaient t communiqus aux units daffaires concernes. Pour ce faire, nous avons pris en compte les rapports journaliers de surveillance de chantier et les comptes rendus de runions de chantier. Aussi, considrant le fait que les units daffaires reoivent des dnonciations de contrat de la part des sous-entrepreneurs, nous avons compar la liste des sous-entrepreneurs transmise initialement par lentrepreneur aux dnonciations reues. En ce qui concerne les dnonciations, prcisons que cest en vertu du Code civil du Qubec quun sousentrepreneur a la possibilit de dnoncer un contrat quil a avec un entrepreneur pour prserver son droit une hypothque lgale advenant le non-paiement par lentrepreneur. Selon les informations obtenues, cest sur une base volontaire que les sous-entrepreneurs dnonceraient leur contrat avec les entrepreneurs. Les units daffaires nont donc pas lassurance davoir t informes de tous les sous-entrepreneurs par les dnonciations reues. la suite de lexamen des rapports de surveillance pour les contrats examins, nous avons constat que la forme et le contenu de ces rapports taient diffrents dune unit daffaires lautre, selon quils avaient t rdigs par des surveillants de la Ville ou par des firmes externes. Ainsi, le formulaire utilis pour les rapports de surveillance de larrondissement de Pierrefonds-Roxboro prvoyait dj une section destine aux sous-entrepreneurs. Pour deux contrats de la DI, nous avons constat que les rapports de surveillance de chantier indiquaient le nom des sous-entrepreneurs prsents et la nature des travaux raliss. Pour les autres contrats examins, nous navons pas eu lassurance que les rapports de surveillance indiquaient systmatiquement le nom de tous les sous-entrepreneurs ralisant des travaux. partir des informations obtenues pour lensemble des contrats slectionns, lexamen des rapports de surveillance journalier a rvl que le nom de certains sous-entrepreneurs ne figurait pas sur la liste originalement remise par lentrepreneur. Lexercice ne nous a pas plus permis de retrouver dans ces rapports de surveillance tous les sous-entrepreneurs
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figurant sur la liste initiale remise par lentrepreneur. Une telle situation nous porte croire que les rapports de surveillance ne consigneraient pas lensemble des informations sur les sous-entrepreneurs ou que la liste initiale ne serait pas reprsentative de lensemble des sous-entrepreneurs ayant rellement ralis des travaux sur le chantier. Pour ce qui est des comptes rendus de runions de chantier, ceux-ci ne nous ont pas rvl des informations significatives pour valuer la compltude de la liste initiale des sous-entrepreneurs. Par ailleurs, lanalyse des dnonciations reues des sous-entrepreneurs nous a rvl que, pour sept contrats examins, des sous-entrepreneurs ne figuraient pas sur la liste remise par lentrepreneur. Comme la valeur du sous-contrat figure sur ces dnonciations, nous avons constat que prs de la moiti des sous-contrats avaient une valeur allant de 25 000 $ plusieurs centaines de milliers de dollars. Cette analyse nous a galement rvl, pour trois contrats examins, la prsence de sous-contrats donns par des sousentrepreneurs. En conclusion, lanalyse des rapports de surveillance et des dnonciations nous a rvl lexistence de sous-entrepreneurs qui ne se trouvaient pas sur les listes des sousentrepreneurs communiques par lentrepreneur. Une telle situation signifie, pour ces contrats, quune liste modifie des sous-entrepreneurs na pas t reue, comme exig par les cahiers des charges et les documents dappel doffres. De plus, en nayant pas reu les listes modifies et les informations requises, les units daffaires nont videmment pas pu effectuer la validation de la qualification et de la conformit de ces nouveaux sous-entrepreneurs. Selon les informations obtenues, des rapprochements entre les rapports de surveillance, les dnonciations reues et les listes des sous-entrepreneurs ne sont pas effectus. Bien que nous nous soyons interrogs sur la compltude des informations figurant sur les rapports de surveillance au sujet des sous-entrepreneurs, nous sommes davis que les surveillants de chantier devraient tre sensibiliss au fait dtre rigoureux dans linscription des informations sur les sous-entrepreneurs. Les units daffaires devraient galement sassurer que les rapports de surveillance sont compars aux listes des sous-entrepreneurs soumises par les entrepreneurs. Dans un mme ordre dides, nous sommes galement davis que les dnonciations reues des sous-entrepreneurs devraient tre compares aux listes des sous-entrepreneurs.
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3.2.3.B. Recommandation Nous recommandons la Direction de leau potable, la Direction des infrastructures, la Direction des stratgies et transactions immobilires ainsi quaux arrondissements dAhuntsic-Cartierville, de MercierHochelagaMaisonneuve, de Pierrefonds-Roxboro et de Verdun de mettre en place des mcanismes de contrle pour sassurer de recevoir, de la part des entrepreneurs, des renseignements complets et jour concernant les sous-entrepreneurs, et ce, afin de dtenir lensemble des informations exiges, et deffectuer les vrifications ncessaires pour sassurer du respect des exigences nonces par la Ville dans les cahiers des charges. Rponses des units daffaires : SERVICE DE LEAU DIRECTION DE LEAU POTABLE Un suivi systmatique de la liste des sous-traitants sera fait chacune des runions de chantier. (chancier prvu : juin 2013) Une liste quotidienne des sous-traitants prsents sur le chantier sera consigne au journal de chantier du surveillant des travaux. (chancier prvu : juin 2013) SERVICE DES INFRASTRUCTURES, DU TRANSPORT ET DE LENVIRONNEMENT DIRECTION DES INFRASTRUCTURES Un rappel sera fait lentrepreneur au cours de la runion de dmarrage selon lequel toute modification la liste des sous-traitants devra tre transmise la Ville pour approbation, et expliquant la procdure qui sapplique en cas de non-respect de cette exigence. (chancier prvu : juin 2013) SERVICE DE LA CONCERTATION DES ARRONDISSEMENTS ET DES RESSOURCES MATRIELLES DIRECTION DES STRATGIES ET TRANSACTIONS IMMOBILIRES En plus des mesures dj mentionnes, une corrlation sera tablie entre la liste des sous-traitants ayant dnonc leur contrat et la liste des sous-traitants complte par lentrepreneur afin de sassurer que celle-ci est complte. Un document type permettant cette corrlation sera ajout la banque lectronique des documents de gestion de contrats. Laide-mmoire y fera rfrence. (chancier prvu : juin 2013) ARRONDISSEMENT DAHUNTSIC-CARTIERVILLE Le surveillant de chantier et le charg de projet (architecte, ingnieur, gestionnaire immobilier, architecte paysagiste, etc.) doivent tenir une liste jour des soustraitants.
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chacune des runions de chantier, un point lordre du jour traitera des soustraitants et permettra de faire la mise jour de ces derniers. Sil y a des changements, les vrifications pourront commencer et lentrepreneur devra fournir lensemble des pices. (chancier prvu : mai 2013) ARRONDISSEMENT DE MERCIERHOCHELAGA-MAISONNEUVE Voir les clauses du devis mentionnes prcdemment en rponse aux recommandations 3.1.C et 3.2.1.B (clauses 3.3.3.1, 3.3.3.7 et 3.3.3.8.). De plus, une double vrification est faite de faon systmatique au moment des paiements par le suivi des quittances. (Complt, avril 2013) ARRONDISSEMENT DE PIERREFONDS-ROXBORO La vrification de la conformit et de la validit des renseignements fournis par lentrepreneur et ses sous-traitants sera faite auprs des diffrents organismes, particulirement au moyen des diffrents sites Web, et ce, dans le but davoir des informations jour. De plus, une vrification par les surveillants des travaux sera effectue sur le chantier afin de valider la liste des sous-traitants soumise par lentrepreneur. Dans lventualit dune non-conformit, des mesures correctives seront apportes. (chancier prvu : mai 2013) ARRONDISSEMENT DE VERDUN Mettre en place des mcanismes de contrle pour sassurer de recevoir, de la part de lentrepreneur gnral, les renseignements complets et jour concernant les sous-entrepreneurs et, notamment, lorsquil y a ajout ou modification de sousentrepreneurs en cours de contrat. (chancier prvu : juin 2013)
3.2.4. Mesures prises pour faire appliquer les clauses

3.2.4.A. Contexte et constatations Un suivi doit tre exerc pour sassurer que les clauses des cahiers des charges et des documents dappel doffres sont appliques par les entrepreneurs en vue de recevoir les informations requises et de faire les vrifications ncessaires. Lorsque lentrepreneur est en dfaut de respecter ses obligations contractuelles, des clauses sont prvues aux cahiers des charges pour le signifier lentrepreneur. titre dexemple, lentrepreneur est notamment en dfaut sil : fait excuter des travaux par un sous-entrepreneur ne dtenant pas la licence approprie; enfreint les lois, les dcrets, les arrts en conseil, les rglements ou les directives du directeur.
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En cas de dfaut, le reprsentant autoris du directeur doit aviser lentrepreneur et la caution de ces dfauts et du dlai imparti pour y remdier. Dans le cas des obligations de lentrepreneur au regard des informations fournir sur les sous-entrepreneurs ralisant des travaux sur les chantiers, nous avons relev plusieurs lacunes dans les sections prcdentes, telles que : Liste des sous-entrepreneurs non transmise ou ne comportant pas toutes les informations exiges par la loi (p. ex. la date et le montant du sous-contrat suprieur 25 000 $, la date et le numro de lattestation fiscale des sous-entrepreneurs); Liste modifie des sous-entrepreneurs non transmise la suite dajouts de sousentrepreneurs; Copie des licences de la RBQ non fournies pour les sous-entrepreneurs. Selon les informations obtenues, comme ce sont souvent les mmes entrepreneurs et sous-entrepreneurs qui ralisent lexcution de travaux, les chargs de projet ne voient pas toujours la pertinence dobtenir les informations demandes au sujet de la qualification et de la conformit des sous-entrepreneurs. Par consquent, aucune mesure naurait t prise ce jour par les units daffaires rencontres pour signifier les dfauts de lentrepreneur et pour que des correctifs soient apports en matire de sous-traitance. notre avis, les units daffaires devraient sassurer dexercer un suivi rigoureux sur lapplication des clauses prvues dans les cahiers des charges et les documents dappel doffres. Elles devraient galement sassurer de documenter adquatement les actions entreprises. Il serait par la suite plus facile dappliquer rigoureusement les clauses de dfaut et de ne pas donner limage dune gestion tolrante . 3.2.4.B. Recommandation Nous recommandons la Direction de leau potable, la Direction des infrastructures, la Direction des stratgies et transactions immobilires ainsi quaux arrondissements dAhuntsic-Cartierville, de MercierHochelagaMaisonneuve, de Pierrefonds-Roxboro et de Verdun de documenter adquatement les suivis effectus auprs des entrepreneurs en vue dobtenir les informations exiges dans les cahiers des charges et les documents dappel doffres afin dtre en mesure dappliquer, lorsque requis, la procdure prvue en cas de dfaut.
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Rponses des units daffaires : SERVICE DE LEAU DIRECTION DE LEAU POTABLE Les suivis effectus auprs des entrepreneurs seront consigns dans les comptes rendus des runions de chantier. (chancier prvu : juin 2013) Le journal de chantier du surveillant sera mis jour quotidiennement concernant les sous-traitants prsents sur le chantier. (chancier prvu : septembre 2013) SERVICE DES INFRASTRUCTURES, DU TRANSPORT ET DE LENVIRONNEMENT DIRECTION DES INFRASTRUCTURES La liste des sous-traitants conforme modifie sera consigne au dossier avec des copies dmontrant la validit des licences de la RBQ, des attestations de Revenu Qubec, ainsi que la vrification du RENA. (chancier prvu : juin 2013) SERVICE DE LA CONCERTATION DES ARRONDISSEMENTS ET DES RESSOURCES MATRIELLES DIRECTION DES STRATGIES ET TRANSACTIONS IMMOBILIRES Limplantation de laide-mmoire compltera les mesures de contrle dj en place et uniformisera la prsentation de linformation. (chancier prvu : juin 2013) ARRONDISSEMENT DAHUNTSIC-CARTIERVILLE Conserver lensemble des traces des suivis effectus auprs des entrepreneurs concernant les sous-traitants. (chancier prvu : mai 2013) ARRONDISSEMENT DE MERCIERHOCHELAGA-MAISONNEUVE Comme prvu aux articles 3.3.3.7 et 3.3.3.8 du devis (voir les rponses aux recommandations 3.1.C et 3.2.1.B), des suivis rguliers seront dornavant faits chaque runion de chantier en plus de lexamen minutieux des quittances et des demandes de paiement touchant des travaux excuts par des sous-traitants, avant lautorisation des paiements viss. Toutes ces informations seront consignes dans le dossier de la sous-traitance, comme nous lavons mentionn en rponse la recommandation 3.2.2.C. (Complt, avril 2013) ARRONDISSEMENT DE PIERREFONDS-ROXBORO laide dun formulaire interne, chaque niveau de vrification des informations reues, les pices justificatives seront imprimes et conserves au dossier du contrat concern. (chancier prvu : mai 2013)
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ARRONDISSEMENT DE VERDUN Voir ce que les chargs de projet documentent les suivis effectus auprs des entrepreneurs en vue dobtenir les informations exiges afin de pouvoir appliquer la procdure en cas de dfaut. (chancier prvu : juin 2013)
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4. Annexe 4.1. Sommaire des contrats dexcution de travaux examins

Tableau A chantillon des contrats slectionns
No de slection 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13
a
Nature des travaux Conduites principales Conduites principales Dmolition de pont Chausse et trottoirs Chausse et signalisation Rfection dusine deau potable Btiment Chausse et trottoirs Chausse et trottoirs Rfection de chausse Reconstruction dgout Chausse et conduites secondaires Construction de piscine intrieure DEP DEP DI DI DI DSTI DSTI
a
Unit daffaires
Montant du contrat octroy 16 420 479 $ 8 083 625 $ 12 996 905 $ 8 329 798 $ 1 974 088 $ 9 220 535 $ 7 615 511 $ 2 065 159 $ 2 566 389 $ 3 433 210 $ 877 600 $ 601 943 $ 12 873 530 $
Date doctroi du contrat 2012-08-23 2012-05-17 2012-05-14 2012-08-20 2012-08-20 2012-06-21 2012-08-20 2012-09-19 2012-10-04 2012-08-22 2012-06-01 2012-09-05 2012-07-03
Arrondissement dAhuntsic-Cartierville Arrondissement dAhuntsic-Cartierville Arrondissement de Verdun Arrondissement de Verdun Arrondissement de PierrefondsRoxboro Arrondissement de Mercier Hochelaga-Maisonneuve
Ce contrat relve de la Direction des transports du Service des infrastructures, du transport et de lenvironnement er compter du 1 janvier 2013, la suite des changements dans la structure organisationnelle de la Ville.
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5.11
Projet systme intgr de gestion des ressources humaines et de la paie
5.11. Projet systme intgr de gestion des ressources humaines et de la paie
Table des matires

1. Introduction ................................................................................................................... 483 2. Porte de la mission ..................................................................................................... 485 3. Constatations et recommandations .............................................................................. 486
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Liste des sigles

CSTI GT comit sectoriel des technologies de linformation gestion du temps SPVM STI Service de police de la Ville de Montral Service des technologies de linformation
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1. Introduction
Le 8 octobre 2003, le comit excutif approuvait le projet de mise en place dune plateforme commune et intgre pour les systmes des ressources financires, de lapprovisionnement, des ressources humaines et de la paie, et autorisait cette fin un budget global de 53,5 M$. terme, la ralisation de ce projet, dnomm SIMON (systme intgr Montral), devait permettre : de supporter les services de proximit sous la responsabilit des arrondissements; de raliser des conomies importantes en rduisant les cots de production de la paie et de la gestion des processus comptables; damliorer les services aux citoyens moindre cot en rendant accessibles des informations de gestion standardises en tout temps et tous les chelons, et en offrant la possibilit de suivre les cots par activit permettant ainsi de mesurer lamlioration de la performance; dliminer le ddoublement dactivits et de fonctions en abandonnant, terme, plus de 50 systmes majeurs, en simplifiant la prise de dcisions, en diminuant la charge de travail des activits faible valeur ajoute et en automatisant un certain nombre de processus. Par ailleurs, le principal objectif de la ralisation du volet des ressources humaines et de la paie du programme SIMON, ci-aprs dnomm le projet SIG RH-Paie , tait de doter la Ville de Montral (la Ville) dun systme intgr de gestion supportant les processus affrents en fonction des meilleures pratiques dans les grandes organisations. Lenvergure initiale du projet SIG RH-Paie portait sur les 15 processus suivants ainsi que sur la fonction de production dinformation de gestion, comme lillustre la figure 1.
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Figure 1 Processus de la fonction RH-Paie

Processus exclus du projet Processus inclus dans le projet
No 10 Sant au tavail
No 1 Structures organisationnelles
No 2 Emplois
No 3 Planification de la maind'uvre
No 4 Banques de candidatures
No 5 Dotation
No 6 valuation du rendement No 12 Rgime de retraite No 13 Gestion du temps
No 7 Planification de carrire
No 8 Formation
No 9 Gestion des diffrends
No 11 Assurances collectives
No 14 Salaires et avantages
No 15 Rmunration payer
No 16 Production de la paie
No 17 Cots de la main-d'uvre
Informations gres par les processus
Entrept de donnes
Tableau de bord
Du budget global susmentionn de 53,5 M$, une somme de 25 M$ devait tre consacre la ralisation du projet SIG RH-Paie. Selon lchancier prvu, lensemble de ces processus devait tre implant pour le 31 mai 2007. Dans loptique de favoriser son succs, le projet SIG RH-Paie devait tre ralis sur la base des orientations suivantes : Utilisation, linstar des volets des ressources financires et de lapprovisionnement, des produits de la suite Oracle; Utilisation des produits de la suite Oracle dans leur forme vanille 1 ; Rtention de spcialistes externes possdant lexpertise des produits de la suite Oracle pour faciliter lintgration de ces traitements informatiques dans lenvironnement informatique de la Ville; Disponibilit des ressources internes appropries et en nombre suffisant pour complter celles de l intgrateur (ressources externes). De 2004 2006, certaines fonctionnalits lies aux processus du projet SIG RH-Paie sont implantes, alors que le Service du capital humain est le promoteur de ce projet et agit
1
Cette expression signifie limplantation du progiciel dans sa version dorigine, et ce, afin de minimiser la gestion des changements.
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titre de propritaire de ces processus. En outre, le progiciel Kronos est slectionn pour supporter le traitement du processus de gestion du temps (GT). Toutefois, en juillet 2006, un moratoire est impos au programme SIMON et, du coup, les travaux relatifs au projet SIG RH-Paie sont interrompus. En avril 2007, les travaux relatifs au processus de GT du projet SIG RH-Paie, ci-aprs dnomm le sous-projet GT , redmarrent sous la gouverne du Service des finances qui en fait un projet distinct du programme SIMON. Par ailleurs, les autres processus inhrents ce projet demeureront en suspens pendant plusieurs annes, bien que certaines fonctionnalits lies aux processus de gestion des ressources humaines aient t dveloppes depuis, dans le cadre de projets sectoriels. cet gard, nous notons que le Service du capital humain a entrepris, en 2007, de poursuivre le dveloppement des processus de gestion des ressources humaines lextrieur du projet SIG RH-Paie, tel quil appert du plan daffaires informatique labor en consquence. En avril 2009, un rapport de bilan de lexprience du programme SIMON pour la priode de 2003 2008 est produit. Ce rapport porte essentiellement sur les fonctions finances et approvisionnement et traite notamment de la gense du programme SIMON et des leons apprises. En mars 2010, un tat de la situation du programme SIMON est prsent au comit excutif, lequel fait ressortir la pertinence de poursuivre la stratgie dbute en 2004. cet effet, il est fait mention que plusieurs des processus du projet initial SIG RH-Paie sont complter, de mme que des modules complmentaires pour les volets Finances et Approvisionnement du programme SIMON. En outre, on souligne quune planification dtaille de lensemble du projet doit tre ralise en 2010. Toutefois, cette planification ntait pas complte au moment de notre vrification, qui sest termine en octobre 2012, bien qu ce moment le comit sectoriel des technologies de linformation (CSTI) approuvait le dossier de projet HMRS-Paie relatif la production de la paie et aux processus de gestion des ressources humaines jugs essentiels cette fin. Entre-temps, les travaux relatifs au sous-projet GT se sont poursuivis et taient toujours en cours au terme de nos travaux de vrification.
Notre mission de vrification ne portait initialement que sur les travaux relatifs au sousprojet GT. Toutefois, considrant que les fondements de ce dernier sont lis au projet
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SIG RH-Paie et que la reprise de celui-ci, la suite du moratoire de juillet 2006, demeurait la fois incertaine et prilleuse, au moment de notre vrification, nous avons tendu la porte de notre mission ltat de la situation actuelle de ce projet. tant donn que le spectre danalyse de ltat de la situation actuelle du projet SIG RHPaie est fort diffrent du sous-projet GT, nous avons dcid de traiter de chacun de ces volets dans un rapport de vrification distinct. Le prsent rapport de vrification aborde ltat de la situation actuelle du projet SIG RH-Paie. cet gard, notre vrification comportait les objectifs suivants : Faire le point sur le moratoire dcrt en 2006, les mesures en cours, les constats dj tablis et les scnarios envisags; valuer ltat de la situation actuelle eu gard la gouvernance du projet et la capacit de grer efficacement les processus lis la gestion des ressources humaines et particulirement ceux de la paie. Nos travaux de vrification se sont drouls principalement entre avril et octobre 2012, et ont comport une revue globale des aspects cls du projet SIG RH-Paie depuis son lancement en 2004.
3.1.A. Contexte et constatations
Impact et suites du moratoire de juillet 2006

Le projet SIG RH-Paie a dbut en 2004 et sest poursuivi jusquau moratoire de juillet 2006. Une analyse dimpact de ce moratoire sur le projet SIG RH-Paie, ralise en janvier 2007, mettait notamment en relief les consquences suivantes : La cration dun stress supplmentaire sur les systmes censs disparatre avec limplantation du SIG RH-Paie, qui devront demeurer oprationnels pour une plus longue priode que prvu. La disponibilit de lexpertise pour supporter et faire voluer certains de ces systmes prsente un risque lev. Qui plus est, les progiciels de paie de certains arrondissements provenant dex-villes de banlieue ne seront plus supports par leurs fournisseurs au terme de lanne 2007. La non-utilisation dune portion significative des licences acquises et les frais annuels rcurrents de support sur ces licences dfrayer par la Ville. Ces frais reprsentent 22 % du cot initial desdites licences, soit une dpense annuelle de lordre de 2 M$.
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Le risque de perte de lexpertise et des connaissances architecturales et fonctionnelles du SIG RH-Paie et les difficults apprhendes pour reconstituer lquipe ayant les connaissances actuelles. La ncessit de statuer sur des orientations eu gard au moratoire afin de dfinir et de prparer les prochaines activits.
Or, sur la base de notre analyse des vnements survenus subsquemment au dcret du moratoire et des tmoignages recueillis au cours de notre vrification, nous comprenons que le projet SIG RH-Paie a t laiss pour compte pendant plusieurs annes. En effet, au moment de notre vrification, ce projet navait pas de statut officiel et ne figurait plus dans le programme triennal dimmobilisations (2012-2014), bien que des processus qui faisaient partie de ce projet aient tout de mme t raliss par la suite, par le biais dun dveloppement sectoriel, alors que dautres taient en cours de ralisation ou en phase danalyse et dvaluation. De plus, nous navons retrac aucune prise de position officielle de la part de la Direction gnrale et des instances relativement des changements dorientation au projet SIG RHPaie, ni quant la poursuite mme du projet. Un tat de la situation des systmes administratifs, dont ceux faisant lobjet du projet SIG RH-Paie, a t prsent de manire informelle au comit excutif en mars 2010, sans que sensuive une prise de dcisions au sujet de la vision davenir propose pour ces systmes. Des ressources considrables ont t investies pour mettre en place le modle de gestion inhrent au projet SIG RH-Paie, qui est en partie complt, mais pour lequel des livrables essentiels ne sont pas encore complts ou mme amorcs. Le fait de sloigner du modle intgr de gestion prconis par la Ville pour ses systmes administratifs comporte, notre avis, des risques trs importants. Parmi ceux-ci figure en tte de liste le risque de dveloppement dsordonn ne rpondant plus aux besoins et favorisant le ddoublement des traitements et des informations, augmentant ainsi les cots de fonctionnement et de maintenance, et mettant en pril lobjectif mme qui tait recherch lorigine par la ralisation du projet SIG RH-Paie ainsi que ses bnfices.
tat davancement et cots

Au moment de limposition du moratoire de juillet 2006, il tait manifeste que le projet SIG RH-Paie accusait un retard considrable sur lchancier prvu. En effet, aucun des 15 processus (voir la figure 1) navait t totalement dploy, alors que la configuration de trois des processus relatifs la gestion des ressources humaines ntait pas amorce et que seulement les processus relatifs la paie des juges, des lus et des retraits taient
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dploys. Soulignons que les travaux relatifs la paie de tous les autres groupes demploys de la Ville ntaient pas amorcs, alors que ceux relatifs au processus de GT ntaient amorcs que dans les arrondissements de Lachine et de LaSalle, de la station dpuration des eaux uses et du Centre durgence 911. Quant aux cots, mentionnons dentre de jeu que le budget susmentionn de 25 M$, consacr au projet SIG RH-Paie, na jamais t dclin en fonction des sous-projets et livrables. En outre, la comptabilisation des dpenses a t effectue globalement pour le programme SIMON pendant des annes, sans possibilit de distinguer les cots affrents au volet SIG RH-Paie et aux sous-projets et livrables qui en dcoulent. Ainsi, toute tentative de rapprocher avec justesse les cots du projet SIG RH-Paie avec le budget autoris un certain niveau de dtail devient un exercice futile. Nanmoins, nous avons t en mesure dtablir une approximation de certains cots du projet SIG RH-Paie sur la base de lestimation des cots encourus au moment du moratoire et de ceux prvus pour le sous-projet GT au 31 dcembre 2012. Ainsi, ces cots se chiffreraient respectivement environ 4,5 M$ et 18,5 M$, pour un total partiel de 23 M$ sur un budget initial global de 25 M$. Tenant compte des travaux pour raliser ou complter le dploiement des diffrents processus et du fait que lestimation prliminaire du cot du sous-projet relatif au processus de production de la paie des employs actifs reprsente lui seul un investissement dau moins 20 M$, il est indniable que le cot global du projet SIG RH-Paie dpassera trs largement le budget initial. Par ailleurs, notre qute dinformations pour tablir le cot du projet SIG RH-Paie nous a amens nous interroger sur le contrat attribu par la Ville, en novembre 2004, la firme CGI, par lequel cette dernire devait agir titre d intgrateur . Ce contrat, dun montant initial de 10,9 M$, avait pour objet la fourniture des services professionnels ncessaires pour lassemblage et le dploiement des processus de travail ressources humaines et de paie et tous autres services connexes , et devait se terminer le 31 mai 2007. ce montant initial de 10,9 M$ pouvait sajouter une somme de 2,1 M$ pour couvrir des services professionnels additionnels connexes susceptibles dtre requis. Nos travaux rvlent que le cot de ce contrat a atteint la somme de 11,6 M$ et que des honoraires ont t pays par la Ville jusqu la fin de lanne 2010. Or, tel que nous le mentionnons prcdemment, les travaux inachevs et non amorcs relativement lobjet de ce contrat taient considrables au moment du moratoire de juillet 2006. Qui plus est, lapport possible de CGI dans le cadre dudit contrat au sous-projet GT, qui a redmarr en avril 2007, ne peut tre que trs minime compte tenu de la faible progression des travaux de ce sous-projet entre avril 2007 et la fin de lanne 2010. Cette assertion est dautant plus
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fonde du fait que la Ville a retenu les services de cette firme dans le cadre dune autre entente, en 2010, relativement la ralisation de ce mme projet. En fait, CGI a vraisemblablement rendu dautres services la Ville que ceux initialement prvus au contrat, comme il appert, entre autres, dune opinion juridique mise le 25 juillet 2006 lintention du directeur gnral par intrim. Lobjet de cette opinion portait exclusivement sur le pouvoir du directeur gnral de confier galement CGI, sans procder un appel doffres public, le mandat dassurer, titre de services connexes, la poursuite de la ralisation des fonctions finances et approvisionnement du programme SIMON, mandat initialement attribu DMR Conseil. Cette opinion conclut que la Ville est en droit de demander CGI de poursuivre la ralisation du nouveau systme intgr de gestion des ressources financires, humaines et matrielles bas sur lutilisation des produits de la compagnie Oracle mme si, dans une premire tape, la Ville ne lui a confi quune partie de ce projet portant sur les fonctions ressources humaines et paie et que le directeur gnral peut requrir des travaux cette fin. notre avis, cette conclusion tonne eu gard aux aspects suivants : Le motif au soutien de cette conclusion, selon lequel les gestionnaires du projet ont dj utilis des crdits rservs au contrat de CGI pour financer certains travaux relevant du contrat de DMR Conseil. Dans un contexte o DMR Conseil a puis les crdits relis lattribution de son contrat et que cette entreprise nest plus en mesure de poursuivre ses travaux faute de financement, rien nempche notre avis de demander CGI de poursuivre la ralisation du projet global, y compris les fonctions finances [et] approvisionnement, en utilisant ses crdits dabord rservs pour lassemblage et le dploiement des processus de travail ressources humaines et paie. Le contrat avec DMR Conseil tait interrompu faute de financement, mais visait principalement les travaux que la Ville comptait confier CGI. La question de savoir si DMR Conseil, retenu par appel doffres public pour la ralisation des fonctions finances et approvisionnement, avait droit aux travaux additionnels confis CGI sans appel doffres nest pas aborde dans lopinion juridique. Le fait quau moment de lmission de lopinion juridique le contrat qualifi de principal par lauteur, soit le contrat de CGI, tait frapp par un moratoire ayant eu pour effet dinterrompre la ralisation des travaux relatifs aux processus des ressources humaines et de la paie. Comment une modification accessoire tait-elle alors possible sans contrat principal? Nous nous interrogeons savoir si lauteur avait toutes les informations pour rendre son opinion juridique. Par ailleurs, indpendamment de la justesse de cette opinion juridique,
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nous demeurons proccups par cette situation qui voque une drogation au principe fondamental de ladministration publique selon lequel les crdits autoriss des fins spcifiques par les instances, en loccurrence le comit excutif dans le cas prsent, ne peuvent tre utiliss dautres fins, sans pralablement obtenir lautorisation de ces dernires. Nous notons cependant que cette situation sest produite une poque o rgnait une autre administration que celle actuellement en place.
Leons apprises et relance du projet

Nous partageons la position exprime dans la prsentation susmentionne de mars 2010 au comit excutif, savoir que malgr lcart significatif par rapport la cible 2 , les intervenants sont plus que jamais convaincus de la pertinence de poursuivre la stratgie dbute en 2004 . notre avis, il inacceptable quune organisation de lenvergure de la Ville ne dispose pas encore ce jour de systmes administratifs appropris pour supporter la gestion de processus qui sont a priori relativement simples. Par consquent, nous sommes dopinion que le projet SIG RH-Paie doit tre relanc dans une perspective densemble en tirant profit des rsultats de son droulement antrieur. cet gard, nous nous sommes interrogs sur les causes lorigine des retards et des dpassements de cots considrables survenus dans la ralisation du projet. Sans tre exhaustifs, nos travaux nous ont amens recenser les difficults suivantes qui sont dterminantes pour la relance du projet. Soulignons que plusieurs de ces difficults recoupent les leons apprises dont fait tat le rapport de bilan susmentionn sur les fonctions finances et approvisionnement. Par ailleurs, nous tenons prciser que, au moment de notre vrification, le Service des technologies de linformation (STI) tait en voie dimplanter un nouveau cadre de gestion des projets de technologies de linformation. Ce cadre devrait, en principe, attnuer le risque de rptition de telles difficults dans les projets venir.
Personnalisation des produits de la suite Oracle

La ralisation du projet SIG RH-Paie devait seffectuer en fonction de lorientation fondamentale suivante : les produits de la suite Oracle devaient tre utiliss dans leur forme vanille . Une telle orientation supposait que les processus de la Ville devaient tre adapts pour correspondre aux traitements informatiques des produits de la suite
Le document de prsentation mentionne que la ralisation du projet savre deux fois plus onreuse que prvu et requiert quatre fois plus de temps.
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Oracle et ainsi minimiser la gestion des changements. Soulignons que les meilleures pratiques de gestion des processus en cause sont imbriques dans de tels produits. Or, les nombreuses modifications apportes afin que les produits de la suite Oracle soient adapts aux processus de la Ville expliquent notamment les retards et les dpassements de cots considrables survenus dans la ralisation du projet. En outre, les drogations cette orientation fondamentale ont fait en sorte que les processus de la Ville sloignent des meilleures pratiques.
Gestion de risques dficiente

Une analyse de risques dtaille a t effectue initialement dans le cadre du projet SIG RH-Paie. Toutefois, les mesures de mitigation alors recenses nont pas t implantes en cours de ralisation du projet. En outre, exception faite de la premire anne du projet, cette analyse de risques na pas t actualise par la suite en fonction de lvolution de la conjoncture inhrente son droulement. Ces carences ont certes nui la capacit de lquipe de projet danticiper les difficults qui sont survenues en cours de route et de ragir promptement quant aux mesures prendre dans les circonstances.
Nombreux changements dans la structure et lorganisation du projet

La structure initialement arrte pour assurer la gestion du projet SIG RH-Paie concordait avec les pratiques en usage pour pareil projet denvergure. Toutefois, les nombreux changements survenus en cours de route ont eu des rpercussions sur le bon droulement du projet. En outre, le manque de ressources et dexpertise dans les domaines daffaires et les units concernes conjugu linexprience de la Ville dans des projets denvergure de transformation des processus daffaires ont contribu aux retards et aux dpassements de cots mentionns prcdemment.
Absence de leadership, de suivi et de reddition de comptes

Outre le manque de suivi susmentionn au chapitre de la gestion des risques, nous notons que le rapport de bilan de lexprience du programme SIMON susmentionn, applicable galement au volet RH-Paie, souligne labsence dindicateurs de performance permettant, notre avis, un suivi rigoureux de la part de la Direction gnrale lgard de ce projet denvergure et une reddition de comptes priodique au comit excutif sur ltat de la situation du projet. Rappelons que ce projet a t justifi
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lorigine, entre autres, par le fait que les importantes conomies que devait gnrer le modle organisationnel de la nouvelle Ville proviendraient en bonne partie de loptimisation et de la transformation des processus daffaires, dont ceux couverts par le projet SIG RH-Paie. Tel que nous lavons mentionn prcdemment, un budget de 25 M$ a t autoris lpoque par le comit excutif pour la ralisation de ce projet. Bien que nous comprenions que le moratoire dcrt en juillet 2006 a sabord la poursuite du projet SIG RH-Paie, il est impratif que les projets denvergure fassent lobjet dun suivi rigoureux de la part de la Direction gnrale et dune reddition de comptes priodique au comit excutif, et ce, dans loptique que les instances puissent prendre des dcisions claires et sacquitter ainsi de leurs responsabilits de gouverne. Outre la prise en compte des difficults prcites, nous sommes davis que lorientation dun dveloppement linterne, qui avait t adopte lpoque pour la ralisation du sous-projet pour supporter le traitement du processus de production de la paie, doit tre remise en cause dans le cadre de la relance du projet SIG RH-Paie. En effet, cette dcision reposait principalement sur lhypothse que le cot dun dveloppement linterne tait infrieur celui dune impartition pour les organisations de plus de 10 000 employs, selon une analyse ralise par le STI. Or, les cots rels des sous-projets du projet SIG RH-Paie raliss ce jour se sont avrs largement suprieurs aux prvisions tablies lpoque. En outre, le march de limpartition a volu depuis 2004, notamment au chapitre des prix. Dans les circonstances, lanalyse dopportunit, qui avait t ralise lpoque au sujet de lorientation prconiser dans le cadre de la ralisation du sous-projet pour supporter le traitement du processus de production de la paie, doit tre actualise la lumire de lvolution de la conjoncture.
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3.1.B. Recommandation Nous recommandons la Direction gnrale de prendre les mesures ncessaires afin : A) de relancer, dans une perspective densemble, le projet SIG RH-Paie eu gard la stratgie adopte en 2004 et aux leons apprises tires de son droulement antrieur, puis de statuer sur les objectifs, le modle de dveloppement et les orientations prconiser en consquence; B) dactualiser la prvision des cots pour complter le projet SIG RH-Paie; C) de soumettre une recommandation au comit excutif dictant le plan daction propos pour relancer le projet SIG RH-Paie ainsi que lactualisation des cots pour le complter; D) de sassurer que lorientation dun dveloppement linterne, qui avait t adopte lpoque pour le processus de production de la paie, soit rvalue; E) de sassurer que le droulement du projet seffectue dans un cadre de gestion rigoureux et quune reddition de comptes priodique sur ltat de la situation du projet est effectue au comit excutif. Rponse de lunit daffaires : A) Le projet SIG RH-Paie a t relanc au CSTI en juillet 2011, dans une prsentation, sous forme de dossier daffaires synthse. Le CSTI a alors autoris le passage du projet ltude de faisabilit et au dossier de projet. Le projet se prsente uniquement avec les processus de gestion des ressources humaines et de la paie, essentiels au traitement de la paie. Les besoins combler dans le cadre de limplantation de la paie Oracle couvrent les activits et les processus suivants (inclusions) : Structures organisationnelles (no 1); Emplois (no 2); Dotation (no 5); Salaires et avantages (no 14); Rmunration payer (no 15); Production de la paie (no 16); Cots de la main-duvre (no 17, gestion des chelles salariales seulement); Mise en place des fondations de fonctionnalits dintelligence daffaires; Rvision des interfaces identifies dans larchitecture fonctionnelle.
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Les activits et les processus suivants sont exclus du primtre du projet (exclusions) : Planification de la main-duvre (no 3); Banques de candidatures (no 4); valuation du rendement (no 6); Planification de carrire (no 7); Formation (no 8); Gestion des diffrends (no 9); Assurances collectives (no 11); Cots de la main-duvre (no 17); Mthode darchivage des systmes dlests en fonction de la Loi sur les archives; Remplacement ou arrimage des systmes priphriques de mission servant grer les oprations courantes des units daffaires; Mise en place des nouveaux processus qui modifieront la structure des donnes et qui auront des impacts sur plusieurs des systmes priphriques oprs par des clients externes SIMON. Les travaux requis pour ladaptation des interfaces du ct externe SIMON seront assums par les propritaires des systmes en question; Haute disponibilit de linfrastructure technologique SIMON devant tre incluse dans un projet connexe (gestion des capacits des serveurs du portefeuille du plan triennal dimmobilisations); Paie du Service de police de la Ville de Montral (SPVM) non incluse dans la phase 1. Les exclusions ci-haut mentionnes doivent faire lobjet dun positionnement actualis du projet qui demande une rvision des besoins daffaires. Une valuation des cots et des efforts ainsi quun chancier de ralisation des travaux retenus seront dposs avant la fin de lanne courante. (chancier prvu : dcembre 2013)
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Rapport annuel 2012
Figure 2 Positionnement pour les besoins daffaires des processus de la fonction RH-Paie
Processus exclus du projet Processus inclus dans le projet
No 10 Sant au tavail
No 1 Structures organisationnelles
No 2 Emplois
No 3 Planification de la maind'uvre
No 4 Banques de candidatures
No 5 Dotation
No 6 valuation du rendement No 12 Rgime de retraite No 13 Gestion du temps
No 7 Planification de carrire
No 8 Formation
No 9 Gestion des diffrends
No 11 Assurances collectives
No 14 Salaires et avantages
No 15 Rmunration payer
No 16 Production de la paie
No 17 Cots de la main-d'uvre
Informations gres par les processus
Entrept de donnes
Tableau de bord
Processus des ressources humaines revus en phase 1 du projet
Processus de la paie revus en phase 1 du projet
Processus de GT (projet en cours)
Processus exclus du primtre du projet
B) Concernant laspect financier du projet, un dossier de projet a t prsent au CSTI le 21 juin 2012 et totalisait 36,9 M$. Un audit externe a alors t command et celui-ci a t dpos au CSTI le 18 octobre 2012. Cet audit a permis de rviser les chiffres la baisse denviron 3 M$. Le rapport a galement soulign trois enjeux majeurs du projet qui avaient t pralablement identifis, soit larrimage des conventions collectives au progiciel Oracle, la gestion de la capacit organisationnelle et la concurrence de trois projets denvergure dans SIMON. Cette valuation financire a t labore en fonction du scnario qui a t retenu par le comit de direction du projet, savoir : Implantation des processus des ressources humaines et de la paie des employs pays par la Ville; Implantation du dossier relatif aux ressources humaines du SPVM (excluant le volet de la paie dans la phase 1). Limplantation des volets GT et Paie du SPVM sera effectue dans la phase 2, non value ce jour.
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Rapport annuel 2012
Lvaluation financire sera une fois de plus revue et confirme la fin de la phase de planification et danalyse des conventions collectives avec le progiciel Oracle, prvue en juin 2013. De plus, lvaluation des cots pour lensemble du projet SIG RH-Paie sera revue dici le 31 dcembre 2013, et ce, afin destimer les cots dimplantation des processus non touchs dans le cadre du projet actuel qui ne couvre essentiellement que les processus ncessaires au traitement de la paie. (chancier prvu : dcembre 2013) C) Le projet est actuellement en phase de planification depuis le dbut de 2013 (phase 3) et soriente vers un calendrier de prsentations aux instances afin dobtenir un avis favorable pour lancer la phase de ralisation (phase 4) en juillet 2013 dans le respect du cadre de gestion des projets denvergure. (chancier prvu : juillet 2013) Calendrier : Comit directeur des systmes administratifs; Comit ad hoc des promoteurs; CSTI; Comit de monitoring des projets denvergure; Comit excutif. (chancier prvu : juin 2013) D) notre connaissance, voici les diffrentes tudes ou analyses qui ont t effectues pour le compte de la Ville concernant limpartition de la paie : Firme EDS, juillet 2004, tude comparative Impartition de la paie vs traitement linterne ; tude interne, dcembre 2004, Projet Ressources humaines / Paie Processus de production de la paie Payroll dOracle vs Impartition ; Firme Raymond Chabot Grant Thornton, octobre 2006, Analyse dopportunit pour loptimisation du traitement de la paie ; tude interne, octobre 2007, Projet : Positionnement pour la PAIE Bilan actuel et positionnement pour la production de la paie la Ville de Montral ; Firme Raymond Chabot Grant Thornton, avril 2008, tude dtalonnage et tude financire de solutions en traitement de la paie analyse comparative impartition vs internalisation ; tude interne, juin 2012, Dossier de projet RH-PAIE , 1.2.1. Impartir ou non?, pages 6 et 7. De faon gnrale, on constate quil est largement rpandu dans lindustrie quau-del dun certain nombre demploys, le traitement de la paie lexterne nen vaut plus le cot. Dans le rapport du Bureau du vrificateur gnral, le chiffre de 10 000 employs et plus est avanc. Seul le processus de production de la paie (processus no 16) peut tre imparti, et il consiste produire la paie des employs partir de la rmunration directe payer en y appliquant les diffrentes dductions selon le respect des lois. On
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Rapport annuel 2012
retrouve les impressions de chques, les bulletins de paie, les fichiers bancaires ou, pour certains organismes externes, la comptabilisation de la paie, les feuillets fiscaux et tous les rapports priodiques ou ad hoc. Avec tous les dveloppements effectus dans SIMON au cours des dernires annes, nous estimons quimpartir la production de la paie ne dmontre plus les intrts ni les bnfices qui auraient pu justifier une telle action une autre poque. Lapproche demeure de mettre profit nos actifs et de continuer btir sur nos assises tout en contrlant nos risques et nos cots. Une rencontre est planifie le 26 avril avec le directeur gnral, de faon confirmer les orientations prendre en matire dimpartition de la paie dans le contexte actuel, et une mise jour de ltude pourrait sensuivre. (Complt, avril 2013) E) Au moment du redmarrage du projet en 2011, celui-ci sest inscrit dans la mthodologie mise en place par la Division ralisation de projets TI qui implique une reddition de comptes au comit excutif pour les projets denvergure, comme RH-Paie, et ce, ds quil passera en phase de ralisation. Le projet, en plus de rendre des comptes au comit excutif, doit galement cheminer au comit de monitoring des projets denvergure. Il profite galement dun suivi assidu par la direction du STI selon des mcanismes de gestion de projets qui se prsentent sous la forme de tableaux de bord dposs mensuellement et faisant tat de lavancement des projets. (chancier prvu : chelonn sur la dure prvue du projet, soit de juillet 2013 dcembre 2016 et reddition de comptes biannuelle au comit excutif)
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Rapport annuel 2012

5.12
Sous-projet gestion du temps
5.12. Sous-projet gestion du temps
Table des matires

1. Introduction ................................................................................................................... 503 2. Porte de la mission ..................................................................................................... 504 3. Constatations et recommandations .............................................................................. 505 3.1. Gouvernance du sous-projet gestion du temps .............................................. 505 3.2. Phases de dveloppement.................................................................................... 509 3.3. Scurit ................................................................................................................. 519 3.4. Performance.......................................................................................................... 524 3.5. volution de la plateforme Kronos ........................................................................ 526 3.6. Plan de continuit.................................................................................................. 527
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Rapport annuel 2012
Liste des sigles

CCGPE CMPE CSTI DRPTI GT comit corporatif de gestion des projets denvergure comit de monitoring des projets denvergure comit sectoriel des technologies de linformation Division ralisation de projets TI gestion du temps LDAP MOP SCHC STI Lightweight Directory Access Protocol manuel dorganisation de projet Service du capital humain et des communications Service des technologies de linformation
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1. Introduction
La gestion du temps (GT) tait dj une proccupation en 2000 lorsque la Ville de Montral (la Ville) lanait un premier appel doffres pour lacquisition dun systme de saisie informatise de la gestion de la prsence au travail et de cueillette des donnes. Par la suite, dans le cadre du programme SIMON (systme intgr Montral) adopt par le comit excutif le 8 octobre 2003, la Ville lanait en 2004 le projet SIG RH-Paie, dont le principal objectif tait de doter la Ville dun systme intgr de gestion supportant les processus affrents aux ressources humaines et la paie en fonction des meilleures pratiques dans les grandes organisations. Parmi les processus compris dans lenvergure du projet initial SIG RH-Paie figurait le processus relatif la GT, ci-aprs dnomm le sous-projet GT . En juillet 2006, un moratoire est impos au programme SIMON et les travaux relatifs au projet SIG RH-Paie sont alors interrompus. ce stade, la Ville avait acquis le progiciel Kronos aprs que des analyses aient dmontr que les fonctionnalits offertes par la suite Oracle ne pouvaient rpondre ses besoins relativement au processus de GT. Les travaux lis au sous-projet GT ntaient alors amorcs que dans les arrondissements de Lachine, de LaSalle, de la station dpuration des eaux uses et du Centre durgence 911. En avril 2007, les travaux relatifs au sous-projet GT redmarrent sous la gouverne du Service des finances, qui en fait un projet distinct du programme SIMON. Le but de ce projet est alors de doter la Ville dun systme unique de gestion du temps qui permettra lensemble des arrondissements et services municipaux de traiter localement les prsences, assignations aux horaires, banques de temps et transfert de temps entre les centres de cots afin de rassembler linformation pour le traitement de la paie tout en amliorant son processus de gestion du temps 1 . Entre-temps, le sous-projet GT sest poursuivi et, au terme de notre vrification, ltat de la situation des deux phases prvues de ce sous-projet se prsentait comme lillustre le tableau 1.
Manuel dorganisation de projet, Gestion de temps Kronos , phase 1, 20 mai 2007.
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Rapport annuel 2012
Tableau 1 tat davancement du sous-projet GT

Phase 1. Dploiement pilote pour certains groupes demploys des arrondissements de Lachine, de LaSalle, de VilleMarie et de MercierHochelaga-Maisonneuve ainsi que de la station dpuration des eaux uses et du Centre durgence 911 2. Dploiement pour tous les groupes demploys autres que les policiers et les pompiersb
a b
Date prvue
Date relle
Fvrier 2008
Mai 2008a
Mai 2009
Dcembre 2012
Partiellement complt et transfr la phase 2. Originalement, les policiers et les pompiers taient inclus dans la phase 2.
Nous avons t informs, au moment o se terminaient nos travaux de vrification, que le progiciel Kronos serait dploy aux pompiers au cours du premier semestre de lanne 2013, alors que pour les policiers, la date de dploiement demeurait indtermine.
Notre mission de vrification ne portait initialement que sur les travaux relatifs au sousprojet GT. Toutefois, considrant que les fondements de ce dernier sont lis au projet SIG RH-Paie et que la reprise de celui-ci, la suite du moratoire de juillet 2006, demeurait la fois incertaine et prilleuse, au moment de notre vrification, nous avons tendu la porte de notre mission ltat de la situation actuelle de ce projet. tant donn que le spectre danalyse de ltat de la situation actuelle du projet SIG RHPaie est fort diffrent de celui du sous-projet GT, nous avons dcid de traiter ce volet dans un rapport de vrification distinct. Le prsent rapport de vrification ne traite donc que du sous-projet GT. cet gard, compte tenu des retards constats quant limplantation du progiciel Kronos, notre vrification comportait les objectifs suivants : valuer la gouvernance actuelle du sous-projet GT quant sa capacit implanter un systme de GT efficace; Faire le point sur les risques actuellement encourus quant la continuit des oprations, au contrle du respect des encadrements en matire de GT rmunr et la gestion efficiente des oprations affrentes. Nos travaux de vrification se sont drouls principalement entre octobre 2011 et juin 2012, et ont comport une revue globale des aspects cls du sous-projet GT depuis son lancement en 2005. Nous avons toutefois actualis certaines donnes inhrentes au degr davancement du sous-projet GT au 31 dcembre 2012.
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Rapport annuel 2012
Soulignons que le choix du progiciel Kronos pour supporter le traitement du processus de GT a t exclu de la porte de notre vrification. En outre, nos travaux ont t orients de manire valuer si les processus mis en place sont conus de faon assurer la conformit de la configuration du progiciel Kronos aux dispositions des conventions collectives et autres encadrements rgissant les conditions de travail et non dans loptique deffectuer une valuation exhaustive du degr de conformit des donnes ainsi configures.
Nous tenons prciser que, au moment de notre vrification, le Service des technologies de linformation (STI) tait en voie dimplanter un nouveau cadre de gestion des projets de technologies de linformation. Ce cadre devrait, en principe, attnuer le risque de rptition des problmatiques dont nous faisons tat dans le prsent rapport de vrification. Nous procderons la vrification de son application au cours de prochaines missions de vrification de projets de technologies de linformation.
3.1. Gouvernance du sous-projet gestion du temps

3.1.A. Contexte et constatations Une organisation de projet comportant les ressources requises et une structure dcisionnelle efficace conjugues une gestion rigoureuse des risques constituent des gages essentiels la russite dun projet.
Structure de gestion du projet

Nous avons constat de nombreux changements organisationnels dans la structure de gouvernance du sous-projet GT issu du projet SIG RH-Paie. Dabord, le moratoire impos au programme SIMON en juillet 2006 a eu des rpercussions sur lencadrement du sous-projet GT. Au moment du dcret de ce moratoire, le Service du capital humain tait le promoteur de ce sous-projet et agissait titre de propritaire du processus de GT. En avril 2007, le Service des finances a repris le sous-projet GT et en a assum la gestion tant titre de promoteur que de mandataire, et ce, jusquau mois de juin 2011. compter de ce moment, cest le STI qui agit titre de mandataire du sousprojet GT pour le compte du Service des finances.
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Rapport annuel 2012
Puis, nous avons constat que les manuels dorganisation de projet (MOP) des phases 1 et 2 prvoyaient une structure de gouvernance simplifie par rapport celle du projet initial SIG RH-Paie. Soulignons que cette structure ne prvoyait pas de comit de coordination, pourtant essentiel pour assurer une synergie des quipes de ralisation et ainsi favoriser un droulement efficace du sous-projet GT. De plus, nous notons que la position hirarchique des membres du comit directeur ne leur confrait pas lautorit ncessaire pour intervenir et prendre les dcisions qui simposent pour assurer la bonne marche du sous-projet GT. Au cours de la ralisation des phases 1 et 2, schelonnant du mois davril 2007 au dbut de lanne 2011, la structure de gouvernance prvue a t modifie plusieurs fois ainsi que la composition et les rles et responsabilits du comit directeur et du comit de suivi. En outre, la frquence des runions tenues par ces comits sest dgrade un point tel quune seule runion du comit directeur eu lieu au cours des annes 2010 et 2011 et aucune par le comit de suivi durant cette priode. Les participants du sous-projet GT que nous avons rencontrs nous ont informs que ces lacunes au chapitre de la gouvernance ont occasionn plusieurs difficults dans sa ralisation et que somme toute, le sous-projet GT a t laiss la drive au cours de cette priode. Toutefois, au cours de lanne 2011, une nouvelle structure de gouvernance est mise en place pour le sous-projet GT (voir la figure 1) et un nouveau chef de projet est nomm. Nous avons constat par la suite une amlioration progressive de la situation.
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Rapport annuel 2012
Figure 1 Modle de gouvernance de projet TICa

aine Prsident :: Dir. Dom ainedaffaires daffaires Prsident Dir. Dom Dir. STI Dir. STI Dir. Domaines lis Dir. Domaines lis Chef de projet TIC Chef de projet TIC Chef de projet // Pilote Chef de projet Pilote c corporatif PCO c PCO corporatif Reprsentant client le Reprsentant client le
Comit Comit directeur directeur b/Projet PGM /Projet PGMb
Chef de projet pilote

quipe de pilotage et dimplantation
Chef de projet TIC

quipe de dveloppement
Analyse daffaires
Planificatio n et contrle
Gestion du Changement
Dveloppement TIC
Formation
Infrastructure
Dploiement
Fournisseur
a b c
Technologies de linformation et communications. Modle combin de gestion pour le programme et le projet. Contrleur de projet (PCO pour project control officer).
La proprit des processus (ou des systmes) est un principe de saine gestion universellement reconnu. En fait, le propritaire joue un rle prpondrant dans la gouvernance et la ralisation du projet. Il prside le comit directeur du projet et, ce titre, il doit notamment : justifier le projet et rendre compte de la ralisation des bnfices escompts; autoriser limplantation de la solution et la mise en uvre des changements organisationnels; sassurer que la planification du projet sintgre aux activits courantes de son domaine daffaires. La proprit du processus de GT na pas t formellement prcise pendant la ralisation du sous-projet GT. Plusieurs arguments militent en faveur du Service du capital humain et des communications (SCHC) comme propritaire de ce sous-processus. En effet, le SCHC ngocie, nonce et encadre les rgles relatives la GT. Dailleurs, le SCHC agissait comme tel au cours de la priode prcdant la reprise du sous-projet GT par le Service des finances en avril 2007. Toutefois, le sous-projet GT est sous la gouverne du Service des finances depuis son redmarrage en avril 2007. En outre, le progiciel Kronos qui supporte le processus de GT contient les paramtres inhrents aux conditions de travail et ceux-ci constituent lintrant principal au processus de production de la paie. Par consquent, le processus de GT
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Rapport annuel 2012
sapparente un processus de nature financire et sa proprit peut, certes, tre revendique par le Service des finances. En dfinitive, il importe que le propritaire du processus de GT soit formellement dsign afin de clarifier les rles et responsabilits ainsi que limputabilit en dcoulant. Au terme des validations du prsent rapport de vrification avec les units daffaires concernes, le Service des finances a t reconnu comme propritaire du processus de GT.
Gestion des risques et reddition de comptes

Bien que les MOP des phases 1 et 2 font tat de certains risques technologiques et organisationnels, ceux-ci nont pas fait lobjet de mesures concrtes de mitigation et nont pas t actualiss, ni intgrs une structure formelle de suivi et de reddition de comptes au cours de la ralisation du projet. Dailleurs, les risques mentionns dans le MOP de la phase 1 sont identiques ceux indiqus dans le MOP de la phase 2. Cet tat de fait, conjugu aux dficiences voques prcdemment au chapitre de la gouvernance, a certes contribu au drapage survenu dans lchancier de ralisation du sous-projet GT et aux difficults de lquipe de projet rsoudre certains enjeux. Entre autres, lomission de prendre en compte, ds le dpart, les impacts de lintgration des systmes de paie des arrondissements issus dex-villes de banlieue celui de la Ville, de mme que les caractristiques propres de leurs rgimes de retraite respectifs, est loquente cet gard. 3.1.B. Recommandation Nous recommandons au Service des finances, propritaire du processus, et au mandataire du sous-projet gestion du temps , en loccurrence le Service des technologies de linformation, de prciser leurs responsabilits respectives en matire de gestion des risques et de reddition de comptes, dintgrer dans un tableau de bord unique les risques actuels du sous-projet, den faire un suivi systmatique et den rendre compte au comit directeur ainsi quau comit sectoriel des technologies de linformation. Rponses des units daffaires : SERVICE DES FINANCES lheure actuelle, un tableau de bord mensuel est transmis au comit sectoriel des technologies de linformation (CSTI), ainsi quun tableau de suivi des projets denvergure au comit corporatif de gestion des projets denvergure (CCGPE) et au
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Rapport annuel 2012
comit de monitoring des projets denvergure (CMPE) par la Division ralisation de projets TI (DRPTI) du STI. Le tableau de bord comprend les risques actualiss du projet. Le tableau de bord est transmis au chef du pilotage du Service des finances pour approbation avant son envoi au CSTI. Un suivi systmatique des risques est en place afin de trouver les mesures de mitigation appropries pour y rpondre. Celles-ci sont indiques dans le tableau de bord mensuel. (Complt, avril 2013) SERVICE DES TECHNOLOGIES DE LINFORMATION lheure actuelle, un tableau de bord mensuel est systmatiquement transmis au CSTI, ainsi quun tableau de suivi des projets denvergure au CCGPE et au CMPE par la DRPTI du STI. Le tableau de bord comprend les risques actualiss du projet. Le tableau de bord est systmatiquement transmis au chef du pilotage du Service des finances pour approbation avant son envoi au CSTI. Un suivi systmatique des risques est en place afin de trouver les mesures de mitigation appropries pour y rpondre. Celles-ci sont indiques dans le tableau de bord mensuel. (Complt, avril 2013)
3.2. Phases de dveloppement 3.2.1. Stratgie dimplantation

3.2.1.A. Contexte et constatations La stratgie dimplantation du sous-projet GT a t tablie sur la base dun calendrier dimplantation progressif. Le projet a t initialement scind en deux phases. La phase 1 prvoyait entre autres : la rvision de larchitecture; la migration (puisque la Ville utilisait dj Kronos) de la solution, pour la catgorie cols bleus uniquement, pour les arrondissements de Ville-Marie et de MercierHochelagaMaisonneuve; la rvision de lanalyse du remplacement de GesHor (systme de gestion des horaires actuellement en application pour la station dpuration des eaux uses) par Kronos; la rvision de lanalyse du remplacement de la fonction de saisie du temps alors fait dans Athna par Kronos;
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limplantation de Kronos, pour la catgorie cols bleus uniquement, dans les arrondissements de LaSalle et de Lachine; limplantation de Kronos, pour la catgorie cols blancs permanents uniquement du Centre durgence 911 et de la station dpuration des eaux uses; la formation, le dploiement, le support et lacceptation des livrables pour chacun des arrondissements et des units dans lesquels Kronos aura t implant.
La phase 1, qui stalait davril 2007 fvrier 2008, devait servir lvaluation du cot total de limplantation du progiciel Kronos pour lensemble de la Ville ainsi que de preuve de concept et de leons apprises pour la ralisation de la deuxime phase. La phase 2 devait, quant elle, permettre de complter tous les livrables et limplantation pour lensemble des employs de la Ville, lexception des pompiers et des policiers, et schelonner de janvier 2008 janvier 2009. Le post mortem de la phase 1 met en lumire plusieurs problmes majeurs survenus dans la ralisation et limplantation des composantes du progiciel Kronos. En effet, les documents lappui de ce post mortem rvlent que les livrables ont t partiellement complts, que les chanciers nont pas toujours t respects, que lvaluation du cot total du projet na pas t ralise et que plusieurs activits de programmation prvues ont t reportes la phase 2. En outre, les commentaires du post mortem font tat de plusieurs dficiences, par exemple linstabilit du systme, des modifications ajoutes la dernire minute et la saisie en double de certaines informations, ayant augment considrablement la charge de travail et occasionnant par consquent des retards sur les chanciers. Par ailleurs, le choix de la stratgie de dploiement de convertir, dans la phase 1 du sousprojet GT, seulement une partie des utilisateurs, et ce, au sein dune mme entit, a accentu le degr des difficults rencontres. Entre autres, les efforts de formation et de support qui devaient tre fournis taient importants et pratiquement comparables une conversion complte. De plus, le maintien des anciens systmes de GT pour une partie des employs a alourdi le travail. Cette situation est surtout attribuable, notre avis, aux carences susmentionnes dans les mcanismes de gouvernance, notamment ceux concernant le leadership du projet et la gestion des risques, qui ont fait en sorte que les imprvus nont pu tre adquatement grs. Soulignons toutefois que les mesures de redressement apportes compter de 2011 ont permis de redresser la situation et que le processus dimplantation tait bien rod au terme de nos travaux de vrification.
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Rapport annuel 2012
3.2.2. Analyses prliminaires et fonctionnelles

3.2.2.A. Contexte et constatations Lanalyse prliminaire devrait permettre de dterminer les processus et les informations qui prsentent des carts avec les fonctionnalits standards du progiciel. Un comit dcisionnel devrait ensuite dterminer les changements administratifs et oprationnels requis aux processus pour se conformer aux fonctionnalits de base du progiciel et, le cas chant, indiquer les modifications obligatoires la configuration du progiciel. Or, si ce nest dune valuation sommaire de haut niveau, nous navons pas retrac danalyse dcarts entre les processus de GT qui taient en place et les fonctionnalits standards du progiciel Kronos pour le sous-projet GT. Une telle analyse est particulirement importante lorsque les projets sont complexes, quils engagent lensemble de lorganisation, quils sont raliss dans une situation organisationnelle dcentralise et quils impliquent une multitude de liens et de dpendances. Par ailleurs, le processus de GT est, la base, un traitement trs simple qui consiste enregistrer le temps dun individu, le faire approuver par son gestionnaire et transmettre cette information pour le calcul de la paie. La documentation prsente les sous-processus denregistrement du temps et de gestion des horaires comme des traitements rptitifs ncessaires au traitement de la paie, mais qui ajoutent une faible valeur pour la gestion de lorganisation. Par consquent, plusieurs units administratives doivent utiliser des progiciels complmentaires pour satisfaire leurs besoins, notamment en matire dinformation de gestion. Ces progiciels complmentaires ncessitaient soit une interface avec les systmes de GT qui taient alors en place, soit une autre saisie des informations dans des systmes parallles et complmentaires. Le progiciel Kronos a t acquis en prvision de combler en partie ou totalement ces besoins. Cependant, aucune analyse ou valuation ne confirmait la possibilit datteindre cet objectif. Au moment de notre vrification, le statut concernant lutilisation ou non dun des modules du progiciel Kronos pour combler ces besoins tait toujours en valuation.
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Rapport annuel 2012
3.2.2.B. Recommandation Nous recommandons au Service des finances, propritaire du processus, de dresser la liste des carts entre les objectifs initiaux du projet, les fonctionnalits actuellement retenues, celles ltude et celles abandonnes, en tenant compte des impacts de ces choix, et den faire rapport au comit sectoriel des technologies de linformation afin que ce dernier statue sur la dcision prendre dans les circonstances. Rponse de lunit daffaires : La liste des carts est complte et comprend les items suivants : Liste des volets paramtrs dans Kronos et des carts par rapport aux demandes des units daffaires; Personnalisation dans Kronos : - Personnalisation, - Ce qui a t fait pour nous arrimer avec la paie, - Ce qui est configur la sortie de linterface, - Codes de contexte pour linterface des employs traitement, - Codes de contexte pour linterface des employs gages; Liste des amliorations en attente. (Complt, mars 2013)
3.2.3. Acquisition des licences

3.2.3.A. Contexte et constatations Selon le groupe dtude international Aberdeen Group , la dpense relative lachat des licences reprsente entre 10 % et 30 % du cot dun projet. Cette dpense est, selon ce groupe, la deuxime en importance aprs les cots de main-duvre pour la ralisation des projets informatiques. De plus, toujours selon ce groupe, le dtenteur des licences doit assumer une dpense rcurrente annuellement qui peut reprsenter entre 10 % et 25 % du cot des licences pour lentretien et le support du produit. Le tableau suivant rsume en nombre lachat des licences par rapport leur utilisation dans le cadre du projet SIG RH-Paie et du sous-projet GT.
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Rapport annuel 2012
Tableau 2 Achat et utilisation des licences

Anne Nbre de licences acquises Nbre de licences utilises Ratio (utilises/acquises) Oracle RH-Paie 2008 2012 254 500 280 500 110 100 150 500 43,3 % 53,7 % Kronos 2008 177 500 0 0,0 % 2012 179 170 89 376 49,9 %
La majorit des licences ont t acquises en 2003 pour la suite Oracle RH-Paie et en 2004 pour les modules de Kronos du sous-projet GT. Une tude du STI sur les impacts du moratoire de juillet 2006 value que le cot annuel rcurrent des frais lis au support de ces licences se chiffre environ 2 M$. Lchancier initial de ralisation du projet SIG RH-Paie prvoyait que tous les processus devaient tre complts au 31 mai 2007. Dans ltat actuel de la situation du projet, il est difficile dvaluer le nombre de licences qui seront finalement utilises, surtout si certains modules sont abandonns ou remplacs par de nouvelles versions. La dcision dacheter une quantit aussi importante de licences ds le dbut du projet a eu un impact financier important sur son cot. notre avis, pareille dcision doit tre remise en cause pour les projets venir. 3.2.3.B. Recommandation Nous recommandons au Service des technologies de linformation, en concertation avec la Direction de lapprovisionnement, de considrer la pertinence dune stratgie dacquisition progressive en fonction de lvolution des besoins pour ses appels doffres au moment de lacquisition de licences de progiciels, de manire optimiser les cots dacquisition et de maintenance. Rponse de lunit daffaires : Plusieurs actions seront ralises : Intgration de cette recommandation au processus du cadre de gestion de projet, encadr par la Section soutien aux projets au sein du STI, afin quil sassure quelle est considre dans les phases 2, 3 et 4 dun projet; Envoi dune note par le chef de la DRPTI au directeur de lApprovisionnement afin de lui demander dvaluer, dans tous les projets ncessitant lacquisition dune solution progicielle commerciale ou des logiciels commerciaux, la pertinence dune stratgie dacquisition progressive pour tout appel doffres; Envoi dune note par le chef de la DRPTI tous les chefs de section de la DRPTI pour leur demander dvaluer, dans tous les projets, la pertinence dune stratgie dacquisition progressive pour tout appel doffres;
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Envoi par le directeur du STI dune note similaire lensemble de son comit de gestion et au CSTI. (Complt, avril 2013)
3.2.4. Paramtrage et conversion des donnes

3.2.4.A. Contexte et constatations Le paramtrage et la configuration des processus de GT du progiciel Kronos devaient tre effectus en fonction des conventions collectives et des contrats de travail en vigueur. Nous avons dailleurs retrac, dans la documentation relative au sous-projet, les analyses concernant la dtermination des besoins daffaires qui dcrivent en dtail les conditions et le traitement requis du temps en fonction des clauses des conventions, des lettres dentente et dautres documents officiels. Lencadrement pour la GT est un processus sous la responsabilit du SCHC, qui dlgue chaque service ou arrondissement sa gestion et son application au quotidien. Le comit excutif a aussi autoris la dcentralisation dans les arrondissements de certaines responsabilits touchant la gestion des ressources humaines (sance du comit excutif du 26 janvier 2005, dcision CE 05-0122). Cette dcentralisation a augment les risques que le traitement des activits lies la GT ne soit pas appliqu uniformment. Dailleurs, selon linformation obtenue, linterprtation et lapplication des conditions pour la GT sont parfois diffrentes dune unit administrative lautre. Nous avons constat que plusieurs ententes locales ont t autorises, de faon gnrale, par le niveau hirarchique directeur des units administratives concernes et que des conditions particulires pour la GT et les horaires ont t ainsi paramtres. Toutefois, nous navons pu valuer, au prix dun effort raisonnable, si ces conditions particulires et ces horaires taient conformes aux dispositions des conventions collectives et aux autres encadrements tant donn labsence dune liste exhaustive cet gard. Outre le fait que ces ententes locales ont alourdi le travail de programmation et dessai ncessaire la configuration du progiciel Kronos, nous avons constat que les conditions de celles-ci ont t paramtres sans ncessairement avoir t pralablement valides auprs du SCHC. Par consquent, il subsiste un risque, notre avis, que les conditions de travail paramtres dans le progiciel Kronos ne soient pas conformes aux conventions collectives et aux encadrements connexes.
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3.2.4.B. Recommandation Nous recommandons au Service du capital humain et des communications de prendre les mesures ncessaires pour sassurer que les conventions collectives et les lettres dentente ont bien t interprtes et intgres au progiciel Kronos. Rponse de lunit daffaires : Le SCHC, en collaboration avec le Service des finances, met prsentement sur pied le projet RH-paie. Les quipes planifient actuellement le travail et font le recensement des rgles des conventions collectives, des lettres dentente et des pratiques en cours relativement la rmunration des employs, et ce, afin de bien dterminer les cots du projet. la suite de cette phase, soit lautomne 2013, le projet sera rendu ltape de ralisation et le SCHC profitera alors de loccasion pour sassurer que les lettres dentente, les conventions collectives et les pratiques en vigueur sont toujours adquates et interprtes conformment celles-ci. Avant de procder la programmation, tout sera ainsi revu. (chancier prvu : dcembre 2014)
3.2.5. Gestion des demandes de changement

3.2.5.A. Contexte et constatations Lorganisation doit mettre en place un processus par lequel les demandes de changement sont captes, documentes, values, autorises et traites en fonction des objectifs des projets. Le statut de chaque demande de changement doit pouvoir tre reprable chacune des tapes du processus de traitement. Nous avons constat quil ny avait pas de processus formel pour grer les demandes de changement. Dans les faits, chaque groupe (fonctionnel et informatique) utilise des faons de faire qui lui sont propres. Labsence dun tel processus amne un traitement dsordonn des demandes de changement, qui se traduit invitablement par une augmentation de la charge de travail des quipes de ralisation et du risque que des changements non requis, non prioritaires ou non conformes soient raliss, ou encore que des changements ne soient pas traits. Dailleurs, nous avons constat que quelques changements moins prioritaires, dont certaines personnalisations, ont t raliss. De plus, certains changements ntaient pas bien documents et ne comportaient pas de trace dapprobation aux diffrentes tapes du cycle de traitement, et les utilisateurs ne semblaient pas toujours informs des modifications apportes au moment des mises en production. En outre, il ny avait pas de
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registre global rpertoriant les demandes de changement avec leur statut respectif, afin dassurer un suivi rigoureux des interventions. Soulignons toutefois que, au moment de notre vrification, le STI tait sur le point dimplanter un encadrement relatif aux demandes de changement sur la base de la mthodologie Macroscope. 3.2.5.B. Recommandation Nous recommandons au Service des technologies de linformation de prendre les mesures ncessaires afin dimplanter dans les meilleurs dlais un processus qui permette dassurer un traitement rigoureux des demandes de changement. Rponse de lunit daffaires : Un registre des demandes de changement a t mont par lquipe de projet en 2012. Toute demande de changement reue par courriel, qui comprend le formulaire de demande de changement rempli et qui a t approuve par lquipe fonctionnelle, est systmatiquement inscrite au registre. Si une demande ne comprend pas ces trois critres, elle est retourne lexpditeur en lui demandant de remplir les trois critres cits prcdemment. Ce registre est systmatiquement prsent mensuellement au comit de coordination du projet, compos notamment du chef du pilotage, de la chef de division de la Paie institutionnelle et de membres de lquipe fonctionnelle du Service des finances. Ces derniers doivent approuver le registre des demandes de changement et la priorisation qui en est faite. Un suivi des livrables est aussi effectu de cette faon. Depuis janvier 2013, un reprsentant de lquipe dexploitation assiste aux rencontres du comit de coordination afin que le suivi continue une fois que lapplication Kronos aura t transfre lquipe dexploitation. (Complt, avril 2013) 3.2.5.C. Recommandation Nous recommandons au mandataire du sous-projet gestion du temps , soit le Service des technologies de linformation, de dresser un registre global rpertoriant les demandes de changement, de sassurer que toutes les autorisations requises ont t obtenues et de revoir la priorit des changements en cours.
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Rponse de lunit daffaires : tant donn la fin prochaine du projet, le registre comprend la liste des demandes de changement qui ont t priorises par les reprsentants du Service des finances (selon lvaluation quils ont eux-mmes dtermine sur le formulaire). Le comit de coordination permet ainsi aux reprsentants du Service des finances de prioriser de nouveau les demandes de changement si cela savre ncessaire. (Complt, avril 2013)
3.2.6. Tests
3.2.6.A. Contexte et constatations La ralisation des tests fonctionnels doit tre effectue dans un environnement structur et selon une stratgie prcise par les utilisateurs experts. Les traitements doivent avoir t dtermins pour chaque fonction afin de dlimiter ltendue de chaque test sous forme de plan et de script 2 . Le personnel informatique doit assurer le support et lencadrement aux ressources fonctionnelles afin de garantir lefficacit et la qualit des tests. Finalement, ce sont les utilisateurs experts de lquipe fonctionnelle qui peuvent valuer les rsultats attendus et autoriser les mises en production. Nous avons constat labsence dune stratgie globale entourant la nature, la porte et le nombre de tests raliser. En outre, bien que le nombre de demandes de changement, danomalies ou dautres modifications tait trs lev, nous navons pas eu accs une liste exhaustive de celles-ci en raison de linexistence dun registre centralis les rpertoriant. Selon les informations obtenues, nous avons constat que certaines mises en production nont pas toujours t effectues selon les meilleures pratiques. Par exemple, la migration des composantes du progiciel Kronos au moment du changement de version (5.1) illustre des lacunes dans le processus de ralisation des tests. En effet, cette mise en production nest pas passe par ltape de validation des tests fonctionnels, laquelle permet de sassurer, dans ce cas-ci, que le changement de version na pas modifi les traitements. La mise en production de cette version a engendr un mauvais traitement du calcul des banques en date du 1er mai 2011 et a finalement ncessit des corrections manuelles trs importantes. Notre examen des tests raliss pour quelques demandes de changement, par lquipe fonctionnelle, a confirm que les validations sont appropries malgr le fait que la stratgie et les scripts ne sont pas toujours bien documents. Cependant, soulignons quil ny avait
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Un script de test est une procdure dtaille qui teste entirement une fonctionnalit ou un aspect dune fonctionnalit. Le plan de test dcrit ce quil faut tester, tandis quun script de test dcrit comment raliser un test particulier.
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pas toujours de trace des autorisations pour la mise en production et le suivi de certains changements. Soulignons quune personne indpendante du dveloppement doit raliser les transferts des composantes en production, mais que le responsable de lquipe fonctionnelle est garant des rsultats finaux et doit approuver toutes les mises en production. Nous tenons galement souligner que plusieurs changements informatiques importants ont t raliss aprs limplantation du progiciel Kronos. Ces changements ont modifi le traitement et le fonctionnement de la GT. Dans le cadre dun projet informatique majeur, les meilleures pratiques recommandent que le dveloppement complet de chaque composante soit le plus prs possible de sa version dfinitive avant sa mise en production, lobjectif tant de limiter les changements dans lenvironnement de production puisque cette pratique augmente considrablement les risques. 3.2.6.B. Recommandation Nous recommandons au mandataire du sous-projet gestion du temps , soit le Service des technologies de linformation, de prendre les mesures ncessaires afin : dlaborer une stratgie globale pour la ralisation des tests dans le cadre de la ralisation des phases subsquentes du sous-projet gestion du temps ; de sassurer que les outils de gestion de tests sont appliqus (gabarit pour les scripts de test et autres). Rponse de lunit daffaires : Une stratgie globale sera labore pour la ralisation des tests, incluant un mode de suivi. La stratgie sera communique aux principaux intervenants. (chancier prvu : mai 2013) La mise en place de la stratgie sera en vigueur au moment du transfert lquipe dexploitation, incluant le mode de suivi. (chancier prvu : juin 2013)
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3.3. Scurit 3.3.1. Gestion des environnements

3.3.1.A. Contexte et constatations Larchitecture des environnements informatiques doit garantir une sparation des fonctions et des tches afin dassurer lintgrit et lexactitude des donnes pour chacun des environnements. Les meilleures pratiques de gestion concernant la gestion des environnements informatiques suggrent la cration de diffrents environnements pour des objectifs spcifiques. Le STI a mis en place, pour le sous-projet GT, une architecture des environnements qui correspond aux normes gnralement reconnues et qui rpond au besoin de sparation des fonctions. Ces environnements doivent tre accessibles certains groupes selon les rles et les responsabilits de chacun, et le transfert des composantes informatiques doit tre contrl afin dassurer lexactitude et lintgrit de linformation. Toutefois, dans les faits, nous avons constat que les transferts entre les environnements taient gnralement raliss par le personnel du dveloppement avec un plein pouvoir sur les composantes, dont celles de lenvironnement de production, sans quil y ait de contrle sur les accs, ni de suivi ou de trace des interventions ralises. Par ailleurs, les composantes informatiques doivent tre dveloppes, modifies et testes dans lenvironnement de dveloppement. Elles doivent ensuite tre transfres dans lenvironnement des tests dacceptation selon lavancement du projet. Aprs lapprobation des tests dacceptation, le transfert seffectue dans lenvironnement de prproduction pour les tests de conformit et, finalement, aprs validation et approbation par les utilisateurs experts, le tout doit tre transfr dans lenvironnement de production. cet gard, nous avons constat certaines lacunes quant la gestion de ces environnements et des transferts. Le transfert des composantes informatiques est ralis de lenvironnement des tests fonctionnels lenvironnement de production sans passer systmatiquement par lenvironnement de prproduction et sans aucune validation par les utilisateurs experts. Mme si le STI valide maintenant plusieurs de ces composantes dans lenvironnement de prproduction, la responsabilit de vrifier les changements et dautoriser les transferts, particulirement dans lenvironnement de production, incombe aux utilisateurs experts.
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Nous avons aussi constat que lquipe fonctionnelle doit ressaisir dans lenvironnement de production les paramtres spcifiques tels que les horaires, puisque ces paramtres ne sont pas transfrs dans lenvironnement de production. Cette pratique nest pas souhaitable, car, en plus dexiger une double saisie des paramtres, ces derniers sont enregistrs et tests dans lenvironnement de dveloppement, augmentant ainsi le risque derreur. Cette tche devrait tre automatise en ayant recours des outils tels que Workforce Record Manager. Par ailleurs, le progiciel Kronos fonctionne dans un environnement utilisant le systme dexploitation de Windows Server. Les documents produits par lquipe de projet concernant larchitecture, et le guide dinstallation de Kronos dans ces environnements (p. ex. dveloppement, production) sont bien documents. La scurit pour cet environnement est gre, selon les pratiques du STI, partir de politiques et de stratgies de groupe 3 dans lenvironnement du service dannuaire informatique de la Ville. Nous avons constat que la majorit des contrles taient prsents et que les processus taient gnralement documents. Toutefois, aucune stratgie daudit ntait prsente pour ces environnements, notamment pour lenvironnement de production. Or, une telle stratgie permettrait davoir une trace des interventions risque pouvant tre effectues sur les donnes ou les informations affrentes la GT. 3.3.1.B. Recommandation Nous recommandons au Service des technologies de linformation de prendre les mesures ncessaires afin de : contrler le transfert des composantes informatiques entre les environnements; mettre en place des outils qui garantissent lintgrit des donnes au cours du transfert des composantes informatiques entre les environnements. Rponse de lunit daffaires : lheure actuelle, le risque est gr par une procdure linterne de lquipe de projet. Ainsi, la personne (conseiller) qui fait les mises en production nest pas celle qui a dvelopp les composantes informatiques, qui est un programmeur analyste. Un document de migration est systmatiquement labor, suivi et gard en archives. Connaissant la problmatique, nous avons fait crer et mettre en place un nouvel environnement dacceptation. (Complt, avril 2013)
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Les stratgies de groupe (ou GPO [Group Policy Object]) sont des fonctions de gestion centralise de la famille Microsoft Windows. Elles permettent la gestion des ordinateurs et des utilisateurs dans un environnement Active Directory.
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Nous sommes en train de mettre en place une procdure afin que tout dveloppement ou paramtrage soit suivi systmatiquement par un passage oblig par un environnement dacceptation. Pour cela, il faudra rintgrer la procdure dacceptation qui a lieu dans lenvironnement de lquipe fonctionnelle vers le nouvel environnement. De cette manire, lacceptation sera une activit dtache de tout dveloppement. Nous laborons aussi actuellement une procdure afin de mettre en place Workforce Record Manager, qui sera utilis pour les mises en production au moment du passage du projet lquipe dexploitation. (chancier prvu : juin 2013) 3.3.1.C. Recommandation Nous recommandons au Service des finances, propritaire du processus, en concertation avec le Service des technologies de linformation, dans le cadre du sous-projet gestion du temps , de dterminer les risques potentiels afin de concevoir et dimplanter une stratgie daudit en consquence. Rponse de lunit daffaires : Dterminer les risques potentiels et implanter une stratgie daudit. (chancier prvu : dcembre 2013)
3.3.2. Gestion des accs

3.3.2.A. Contexte et constatations La scurit relative laccs du progiciel Kronos peut tre configure selon deux grandes stratgies. La premire implique lutilisation des paramtres de gestion et de contrle daccs du progiciel Kronos, ce qui correspond une scurit de type propritaire . Le progiciel Kronos a t implant avec une structure de scurit de type propritaire et donc assujettie la configuration du progiciel. La deuxime stratgie permet le contrle partir de lutilisation dune passerelle avec le protocole LDAP 4 qui est dj utilis par la Ville. Cette stratgie a plusieurs avantages, dont le principal est la consolidation de linformation sur les utilisateurs dans un seul registre pour plusieurs systmes. Toutefois, elle requiert que toutes les ressources soient bien recenses dans lannuaire. Au cours de notre vrification, le responsable de cette activit testait lapproche LDAP pour un groupe cible afin dvaluer la possibilit dimplanter cette stratgie pour lensemble des utilisateurs.
Lightweight Directory Access Protocol. lorigine, le LDAP est un protocole permettant linterrogation et la modification des services dannuaire.
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Toutefois, aucune orientation ou directive ne prvoyait limplantation de cette stratgie pour le progiciel Kronos. La scurit applicative du progiciel Kronos a t conue par lquipe fonctionnelle du sousprojet GT en adaptant les rles et responsabilits de base du systme par rapport au contexte de la Ville afin de dfinir des profils daccs. La documentation sur la gestion du sous-projet GT prvoyait la possibilit dattribuer jusqu 28 profils daccs diffrents aux utilisateurs, mais lquipe fonctionnelle a rduit ce nombre 19 profils utiliss dont certains sont spcifiques et temporaires limplantation du progiciel Kronos. Nous avons constat quun suivi rgulier est effectu par lquipe fonctionnelle sur les profils les plus critiques. Toutefois, nous avons relev certaines situations qui ne correspondent pas aux meilleures pratiques. En effet, les meilleures pratiques recommandent que les codes et les profils avec un privilge trs lev donnant accs aux informations dans lenvironnement de production soient limits un nombre restreint dutilisateurs, que les interventions avec ces codes soient enregistres dans un fichier non accessible et que le personnel utilise ces privilges seulement au besoin, afin dassurer lintgrit, la scurit et lexactitude des informations. Le profil daccs SuperAccess qui a t configur sur le progiciel Kronos autorise toutes les actions sur lensemble des informations de la prsence au travail, sans restriction. Comme les autres codes dutilisateur, les actions laissent une trace, mais celle-ci peut aussi tre modifie ou dtruite. Nous avons constat que ce profil a t attribu sept utilisateurs : quatre faisant partie du personnel informatique et trois de lquipe fonctionnelle. Le nombre dutilisateurs ayant un profil daccs avec privilge nous apparat lev dans le cadre de ce projet. De plus, les interventions avec ce profil daccs ne sont pas documentes et ne laissent pas toujours de trace, ce qui rend difficile lvaluation de la pertinence de son emploi. Lapproche de type propritaire entrane des rpercussions sur la gestion de la scurit. Avec cette approche, un utilisateur peut possder plusieurs codes dutilisateur avec des droits daccs (profils) diffrents, puisque la gestion et la nomenclature des codes sont contrles manuellement, sans validation directe avec lenvironnement de la Ville. Les responsables de lactivit de gestion de la scurit pour le projet Kronos ont standardis le format des codes dutilisateur en salignant sur la nomenclature du code dutilisateur normalis de la Ville. Cependant, quatre membres de lquipe de ralisation du STI ont aussi un autre code dutilisateur sous un nom gnrique d administrateur avec un profil SuperAccess , ce qui ne correspond pas aux meilleures pratiques qui proscrivent lutilisation de codes gnriques.
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3.3.2.B. Recommandation Nous recommandons au Service des finances, propritaire du processus, en concertation avec le Service des technologies de linformation, dans le cadre du sous-projet gestion du temps et au terme du dploiement complet (postimplantation), de : revoir et de justifier lattribution du profil SuperAccess pour certains utilisateurs en considrant les contrles disponibles; valider les profils existants et de dsactiver ou de dtruire tous les profils daccs qui ne sont ni utiliss, ni ncessaires; prparer un plan daction et un chancier de ralisation concernant lutilisation du rpertoire Lightweight Directory Access Protocol afin de contrler laccs au progiciel Kronos. Rponse de lunit daffaires : La revue des accs et des profils de scurit est en cours, ainsi que lattribution du profil SuperAccess . Le contrle et le suivi des profils de scurit ainsi que des accs pour Kronos seront effectus selon les recommandations du rapport du Bureau du vrificateur gnral sur la protection des renseignements personnels. (chancier prvu : juin 2013)
3.3.3. Livrables de certification

3.3.3.A. Contexte et constatations En vertu des encadrements en vigueur la Ville en matire de scurit, un progiciel supportant un processus daffaires tel que la GT doit faire lobjet dune certification indpendante par la Section scurit de linformation et meilleures pratiques du STI. Au moment de notre vrification, nous avons constat que les livrables de certification inhrents la scurit du progiciel Kronos navaient pas t obtenus pour la version qui tait en production. Bien que de tels livrables aient t raliss en 2008, il faut comprendre que le dploiement du progiciel Kronos a considrablement t largi depuis ce temps et que plusieurs changements ont t apports au progiciel. Dans les circonstances, et considrant la nature mme du progiciel Kronos, il est impratif, notre avis, que les livrables de certification de la scurit soient mis jour. Soulignons cet gard limportance de prvoir une protection en fiducie de la proprit du progiciel qui navait pas t couverte initialement.
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Rappelons que, en vertu des encadrements, le chef de projet doit contrler le dpt de tous les livrables et sassurer que la certification de la scurit pour tous les nouveaux progiciels installs dans les environnements de la Ville a t dpose. 3.3.3.B. Recommandation Nous recommandons au Service des finances, propritaire du processus, de prendre les mesures ncessaires afin dobtenir les livrables requis pour la certification de la scurit du progiciel Kronos. Rponse de lunit daffaires : La certification est en cours. Le rapport est produit et est en phase dacceptation par le Service des finances. (Complt, avril 2013)
3.4. Performance
3.4.A. Contexte et constatations Le progiciel Kronos a connu des problmes majeurs de performance pendant la phase 2 la suite de son implantation dans les arrondissements et les services centraux. La version 5.1 du progiciel a t implante par le STI, mais ses performances ont remis en cause son dploiement. Pour dterminer les origines du problme et trouver des solutions, la Ville a demand la participation dun spcialiste de Kronos pour raliser une tude technique intitule Workforce Central Data Analysis & Empirical Sizing . Lanalyse des donnes ralise dans ltude na pas permis de dtecter un problme prcis, mais suggrait plusieurs amliorations. Finalement, et selon le STI, la migration de la version 5.1 de Kronos vers la version 6.1 ainsi que laugmentation de la capacit de traitement des serveurs ont rgl le problme de performance du systme. Nous avons aussi constat que certaines amliorations ont t apportes, entre autres, pour le load balancing et le traitement des requtes hyperfind. Cependant, plusieurs utilisateurs consults nous ont mentionn quils constatent encore des ralentissements et des problmes de performance concernant le progiciel Kronos, notamment pendant les priodes de fermeture de la paie. Puisque aucune nouvelle information sur la performance ntait disponible, nous avons valid avec lquipe de projet, qui surveille les performances de la base de donnes et des serveurs Web, si des problmes avaient t constats. Selon leurs valuations, le progiciel Kronos ne pose pas de problme de performance, malgr la perception des utilisateurs. Toutefois, ces
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valuations ne reposent que sur le niveau de sollicitation de la base de donnes, alors que dautres facteurs peuvent tre lorigine de cette problmatique de performance. Considrant laugmentation importante du nombre dutilisateurs qui seront intgrs au progiciel, lutilisation de plus en plus rpandue de la fonction hyperfind et les commentaires des utilisateurs interrogs, il serait pertinent danalyser et de suivre la performance du systme au moyen dautres mtriques. Rappelons que ltude soulevait, entre autres, des problmes potentiels concernant lutilisation de la fonction hyperfind. Cette fonction permet une interrogation trs large sur lensemble de la base de donnes et opre selon le principe dune extraction base sur une vue 5 qui ramne en mmoire plusieurs structures dinformation. Chaque requte hyperfind peut ramener des donnes provenant de plusieurs tables de la base de donnes afin de fournir linformation ncessaire pour rpondre la demande. Le traitement pourrait tre ralenti si beaucoup dutilisateurs utilisaient cette fonction de faon simultane. 3.4.B. Recommandation Nous recommandons au Service des finances, propritaire du processus, en concertation avec le Service des technologies de linformation, dans le cadre du sous-projet gestion du temps : de dterminer les normes et les standards qui seraient acceptables relativement au temps de rponse dans diffrentes situations dutilisation du progiciel Kronos; de mettre en place un suivi des indicateurs de la performance pour chacune des composantes du progiciel Kronos; dvaluer les besoins dencadrer les requtes hyperfind afin de rduire la pression sur la performance du progiciel Kronos; dvaluer la possibilit de crer un entrept de donnes concernant linformation sur la gestion du temps et des ressources humaines afin dallger la charge du systme au moment des interrogations. Rponse de lunit daffaires : Actions entreprendre : Dterminer les normes et les standards; Mettre en place un suivi des indicateurs; Encadrer les requtes hyperfind afin den augmenter lefficacit et lefficience; valuer la possibilit de crer un entrept de donnes pour Kronos.
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Une vue est une table virtuelle, cest--dire quelle fait rfrence des donnes qui ne sont pas stockes dans une table de la base de donnes et dans laquelle il est possible de rassembler des informations provenant de plusieurs tables.
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Ces actions seront entreprises de concert avec la Section informatique du STI. (chancier prvu : dcembre 2013)
3.5. volution de la plateforme Kronos

3.5.A. Contexte et constatations Les cadres de rfrence reconnus en matire de gestion des technologies de linformation font tat de limportance dinstaurer un processus continu de support, de gestion des changements ou damlioration des plateformes informatiques existantes. cet gard, le cadre de rfrence ITIL 6 cite une tude ralise par IBM qui mentionne que : 80 % des incidents sont dtects par les utilisateurs; la cause de 85 % des incidents provient de changements mal matriss; les utilisateurs deviennent, par la force des choses, lquipe de test en lieu et place de lunit des technologies de linformation; pareille situation expose lorganisation une perte defficacit de ses oprations et des cots plus importants. Nous avons constat labsence dune planification quant limplantation dun processus de gestion et dvolution de la nouvelle plateforme Kronos au terme de la ralisation du sousprojet GT. Un tel processus et laffectation de ressources suffisantes sont essentiels au maintien du fonctionnement efficace du systme de GT, et ce, plus particulirement au moment dune mise jour ou dune migration du progiciel ou de sa base de donnes. Les ressources affectes ce processus peuvent raliser les modifications requises dans un contexte scuris et contrl de gestion des changements et ainsi assurer une uniformit et une conformit des traitements et des informations aprs la terminaison du projet. Labsence dun processus de gestion et dvolution pourrait notamment occasionner des changements non conformes en raison dun manque dexpertise, des irrgularits ou des inconsistances dans la base de donnes, des interruptions de systme et, consquemment, des cots importants pour rgulariser la situation. 3.5.B. Recommandation Nous recommandons au Service des finances, propritaire du processus, en concertation avec le Service des technologies de linformation, de prendre les mesures ncessaires afin dinstaurer un processus assurant le support et lvolution en continu de la plateforme Kronos.
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Bibliothque pour linfrastructure des technologies de linformation (en anglais : Information Technology Infrastructure Library).
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Rponse de lunit daffaires : Des processus et des activits en lien avec les oprations de la paie sont dj en place pour le support et lvolution des systmes IBM et Oracle. Kronos sajoutera au parc dapplications supporter et faire voluer ds juin 2013 par la Section informatique du STI. (chancier prvu : juin 2013)
3.6. Plan de continuit

3.6.A. Contexte et constatations Le plan de continuit de lorganisation recense tous les risques et les impacts affrents, et devrait inclure les plans de disponibilit et de continuit spcifiques chaque systme applicatif de lorganisation. Ce plan devrait servir doutil afin de dterminer la stratgie de scurisation qui sera employe pour contrer ou mitiger les consquences dun vnement reprsent par un risque. La stratgie de scurisation implique lutilisation de moyens ncessaires autant prventifs que curatifs et la participation de plusieurs services afin dassurer la continuit du service. Le systme de GT (Kronos) est un progiciel qui fonctionne 24 heures sur 24, sept jours sur sept. Ce systme alimente le systme de paie, lequel est considr comme critique. Par consquent, le systme de GT devrait tre trait galement comme un systme critique. Soulignons que la mise jour selon une frquence prcise des informations cumulatives de temps et des soldes des banques pour la fermeture de la paie accorde un dlai trs court pour la production de la paie et devrait augmenter le niveau de risques. Actuellement, lvaluation de la criticit, ralise par la Section scurit de linformation et meilleures pratiques, donne une tolrance linterruption du systme de GT dun maximum de 24 heures sans faire de distinction spcifique pour une date ou une priode particulire. La disponibilit du systme est assure par plusieurs mesures, quipements ou autres moyens qui garantissent une certaine robustesse des horodateurs, de sa partie applicative et de sa base de donnes. Selon les diffrentes units du STI qui grent les composantes critiques du fonctionnement du systme, la reprise dune composante pourrait seffectuer, en principe, dans un dlai assez court de moins de cinq heures, et pour des problmes majeurs, en moins de 24 heures. Soulignons toutefois que cette assertion na jamais t teste dans un cadre de simulation dune reprise. Dans une situation extrme supposant la non-disponibilit des donnes sur le temps, une des possibilits envisages propose le traitement de la paie partir dune paie antrieure et
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suggre par la suite deffectuer les corrections a posteriori, mais les efforts ou les rpercussions dune telle stratgie nont pas t valus. Le STI nous a aussi mentionn quil y a prsentement cinq serveurs applicatifs qui sont accessibles en mode load balancing. Les serveurs sont dans deux sites distincts et une panne dun des serveurs ninterromprait pas le service de base aux utilisateurs. Il existe cependant une faiblesse, puisquune application importante nomme Connect est installe seulement sur un des serveurs, ce qui pourrait retarder la reprise du service de GT. Malgr tous les moyens de reprise de redondance et de continuit qui ont t retenus, nous relevons que labsence dun plan densemble et dune documentation approprie conjugue labsence de certaines ressources cls pourraient allonger les dlais et poser un problme principalement durant la priode de fermeture de la paie lorsque les chanciers sont trs courts. 3.6.B. Recommandation Nous recommandons au Service des finances, propritaire du processus, en concertation avec le Service des technologies de linformation, dans le cadre du sous-projet gestion du temps , de : formaliser un plan de relve concert et efficace; raliser des tests de relve priodiques afin de valider le temps ncessaire la reprise du systme et de dtecter les lacunes corriger incluant lajout de la composante Connect sur les autres serveurs. Rponse de lunit daffaires : Production et mise en place dun plan de relve efficace de concert avec le STI. (chancier prvu : juin 2013)
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5.13
Protection des renseignements personnels
5.13. Protection des renseignements personnels
Table des matires

1. Introduction ................................................................................................................... 533 2. Porte de la mission ..................................................................................................... 534 3. Constatations et recommandations .............................................................................. 537 3.1. Renseignements personnels prsents dans des environnements de systmes dinformation autres que ceux de production ........................................ 539 3.2. Paramtres de scurit des mots de passe non configurs ................................. 542 3.3. Lacune dans le processus de rvision des utilisateurs et de leurs droits daccs .................................................................................................................. 544 3.4. Procdures de gestion des accs absentes ou incompltes ................................ 545 3.5. Lacunes dans la scurisation physique des locaux hbergeant les dossiers de paie .................................................................................................... 547
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Liste des sigles

CAI NAS Commission daccs linformation numro dassurance sociale RP STI renseignement personnel Service des technologies de linformation
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1. Introduction
Avec plus de 1,6 million dhabitants et ses 28 000 employs, la Ville de Montral (la Ville) collecte et traite un nombre considrable de renseignements affrents la vie prive des citoyens, des lus et de ses employs. Ces renseignements sont ncessaires afin que la Ville puisse desservir adquatement le public. Ces activits peuvent tre, par exemple, la gestion des demandes des citoyens (par lentremise du service 311 ou des bureaux darrondissement) et la gestion des employs. Au Canada, la vie prive est un droit fondamental qui est protg de faon globale par les lgislations tant fdrales que provinciales. Adopte le 27 juin 1975, la Charte des droits et liberts de la personne du Qubec fait du droit la vie prive un droit fondamental. Cette charte stipule, entre autres, que les liberts et droits fondamentaux des citoyens sont : le droit la sauvegarde de sa dignit, de son honneur et de sa rputation; le droit au respect de sa vie prive; le droit au respect du secret professionnel. Vritable pionnier en Amrique du Nord en matire daccs linformation et de protection de la vie prive, le Qubec a bti, au cours des trois dernires dcennies, un modle lgislatif original qui a trac la voie la mise en place de mesures similaires partout au Canada. Incarn par la Commission daccs linformation (CAI) du Qubec, ce modle original constitue une rfrence incontournable parmi lensemble des pays occidentaux en matire daccs linformation en lien avec la protection de la vie prive. La CAI applique deux lgislations : Pour le secteur public : Loi sur laccs aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels 1 ; Pour le secteur priv : Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur priv 2 .
1 2
LRQ, chapitre A-2.1. LRQ, chapitre P-39.1.
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En tant que municipalit, la Ville est assujettie la Loi sur laccs aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels. Cette loi nonce deux droits fondamentaux : le droit daccs et le droit la protection des renseignements personnels (RP). Elle sapplique tous les documents, quils soient sous forme crite, graphique, sonore, visuelle, informatise ou autre. Un RP se dfinit comme suit : Il identifie une personne physique (par opposition une personne morale); Il permet lidentification dun individu (par opposition des donnes dpersonnalises); Il est factuel ou subjectif sur une personne peu importe sa forme ou son support, quil soit consign ou non. Compte tenu de leur nature, les RP sont confidentiels. Leur vol et divulgation sont souvent utiliss des fins frauduleuses pouvant aller jusqu lusurpation didentit et latteinte la rputation dindividus. Les types de RP les plus critiques sont, entre autres : le numro dassurance sociale (NAS); le numro dassurance maladie; la date de naissance; le salaire et les relevs dimpts; les coordonnes bancaires; les renseignements mdicaux; le curriculum vit. Comme toute autre information de nature sensible, la Ville doit assurer la confidentialit des RP. cet effet, elle doit mettre en place des mesures de scurit afin de les protger contre le vol, la divulgation et lutilisation non autorise.
Lobjectif de notre mission de vrification tait dvaluer lefficacit des contrles mis en place pour assurer une scurit logique et physique adquate des RP des citoyens et des employs dtenus par la Ville, lexception de ceux concernant le Service de police de la Ville de Montral. cet effet, nous nous sommes interrogs sur les aspects suivants : Encadrements de la gestion des RP : Est-ce que la Ville dispose dencadrements dfinissant les exigences quant la saine gestion des RP applicables lensemble des units daffaires?
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Inventaire des RP : Existe-t-il un inventaire des RP, complet et jour, permettant la Ville de disposer dun portrait global des RP protger dans le but dassurer leur confidentialit? Sensibilisation des employs : Les employs sont-ils sensibiliss quant aux enjeux et aux risques lis aux RP afin quils soient plus mme de respecter les rgles de scurit relatives la protection des RP? Gestion des incidents : Advenant un vnement majeur pouvant conduire la divulgation massive de RP, existe-t-il une procdure de gestion des incidents permettant la Ville de ragir dans les meilleurs dlais afin de limiter les rpercussions actuelles et potentielles, et de prendre les mesures ncessaires la rsolution de lincident? Accs logiques : Les paramtres de scurit (p. ex. les mots de passe et les droits daccs) sont-ils configurs de manire ce que seules les personnes autorises, qui de par leurs fonctions requirent lutilisation de RP, puissent accder aux systmes dinformation les traitant? Accs physiques : Y a-t-il des mcanismes de cloisonnement, tels quune vote scurise ou des classeurs verrouills, afin de limiter laccs aux RP prsents sur des supports physiques (p. ex. des dossiers mdicaux et des dossiers demploys) uniquement aux personnes autorises? Rtention des RP : Est-ce que les RP sont hbergs uniquement dans les environnements de production des systmes dinformation qui sont utiliss au quotidien par les employs et les gestionnaires? Au lieu des RP rels, est-ce que des RP dpersonnaliss sont utiliss dans les environnements de test, de dveloppement et de formation pour limiter les risques de perte de confidentialit? Transmission des RP : Les RP transmis de tierces parties (p. ex. la CSST, le ministre du Revenu) sont-ils protgs par des mcanismes de scurit afin de prserver la confidentialit des informations transfres? Destruction des RP : Les RP sont-ils dpersonnaliss ou dtruits de manire ce quils ne puissent plus tre reconstitus afin dviter toute utilisation frauduleuse?
cet gard, les dossiers suivants ont fait lobjet de notre vrification puisquils renferment des RP importants et critiques : Concernant les citoyens : Dossiers de candidature, Demandes de services et plaintes, Inscriptions des activits de loisirs, Demandes de subventions la rnovation; Concernant les employs, les lus, les juges, les commissaires et les retraits : Dossiers des employs,
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Dossiers mdicaux, Dossiers de paie, Dossiers des rgimes de retraite.
Paralllement, nous avons slectionn les units administratives suivantes pour notre vrification eu gard leurs responsabilits relativement la gestion des RP et au volume dinformation dtenu et trait : Direction du greffe; Service du capital humain et des communications; Service des technologies de linformation (STI); Direction des services regroups aux arrondissements, relevant du Service de la concertation des arrondissements et des ressources matrielles; Division de la paie institutionnelle, relevant de la Direction de la comptabilit et du contrle financier du Service des finances; Division de la gestion des rentes, relevant de la Direction de la gestion financire du Service des finances; Division de la gestion des programmes de logement, relevant de la Direction de lhabitation du Service de la mise en valeur du territoire; Division des ressources humaines : du Service de scurit incendie de Montral, de larrondissement de Saint-Laurent, de larrondissement de Montral-Nord, de larrondissement de Cte-des-NeigesNotre-Dame-de-Grce, de larrondissement de VilleraySaint-MichelParc-Extension. Par ailleurs, voici la liste des systmes dinformation traitant des RP couverts au cours de nos travaux de vrification : SIMON RH (dossiers de candidature, dossiers de base des employs); SIMON PAIE (paies des juges, des lus, des commissaires et des retraits); Employeur D (dossiers mdicaux); Paie (IBM); GDC (gestion des demandes des citoyens); Super H (dossiers des employs); InfoRH (entrept de donnes du Service du capital humain et des communications); Registre des postes (affectations et salaires des employs); ARIEL (rgimes de retraite); Ludik (loisirs); SDSR (systme des demandes de subventions la rnovation).
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Il est noter que notre mission de vrification ne peut, en aucun cas, tre considre comme un mandat attestant du niveau de conformit de la Ville la Loi sur laccs aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels.
Dans lensemble, notre vrification na rvl aucune lacune majeure quant aux mcanismes de contrle mis en place pour la protection des RP dtenus et traits par la Ville. Le tableau 1 prsente les rsultats globaux de notre vrification en fonction des domaines de risques recenss.
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Tableau 1 Rsultats globaux selon les domaines de risques

Domaines de risques Encadrements de la gestion des RP Divulgation des RP en raison de labsence dencadrements dfinissant les responsabilits et les exigences spcifiques en matire de protection des RP. Inventaire des RP Perte de confidentialit de certains RP qui nauraient pas t dtermins correctement au cours du processus dinventaire des RP et qui nauraient pas t protgs adquatement. Sensibilisation des employs Divulgation de certains RP la suite de lignorance des employs quant la conduite adopter pour protger et maintenir la confidentialit des RP. Gestion des incidents Incapacit de traiter et de rgler en temps opportuns les problmes majeurs relatifs, par exemple, la divulgation massive des RP. Accs logiques Perte de confidentialit des RP subsquente des accs non autoriss aux systmes dinformation. Accs physiques Perte de confidentialit de certains RP subsquente des mesures de scurit inadquates appliques aux documents et aux dossiers physiques renfermant des RP. Rtention des RP Des RP rels sont utiliss pour les environnements autres que ceux de production et pourraient tre drobs ou divulgus. Transmission des RP Perte de confidentialit des RP aprs avoir t intercepts au moment de leur transmission entre systmes dinformation. Destruction des RP Reconstitution et divulgation des RP qui nont pas t dtruits de faon scuritaire et irrversible.
a b c
Risque inhrenta levc
Risque rsiduelb Faible
Modr
Faible
lev
Faible
lev
Faible
Critique
Modr
Critique
Faible
Critique
lev
lev
Faible
Critique
Faible
Risque brut sans considration des mcanismes de contrle. Exposition au risque aprs une valuation des mcanismes de contrle en place. Se rfrer au tableau 2.
En outre, la section 3.1 et les suivantes dtaillent des dficiences spcifiques que nous avons constates au cours de notre vrification et qui ncessitent des correctifs. Soulignons que nous avons valu ces dficiences la lumire des niveaux dimpact prsents dans le tableau 2.
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Tableau 2 Dfinitions des niveaux dimpact

Niveaux dimpact Critique Dfinitions des niveaux dimpact Consquence directe sur la scurit des personnes, atteinte majeure la rputation des personnes et la rputation de la Ville advenant la divulgation de RP. Bien quil ny ait pas de consquence sur la scurit des personnes en raison de la prsence dun grand volume de RP, la perte de confidentialit de ces informations nuirait de faon importante aux oprations et la rputation de la Ville. Les personnes pourraient tre victimes de vol et dusurpation didentit. cause de la prsence de certains RP, une perte de confidentialit de ces derniers nuirait modrment la rputation et aux oprations de la Ville. Rpercussions ngligeables sur les oprations et les services de la Ville. Perte de confiance improbable des citoyens envers la Ville.
lev
Modr Faible
3.1. Renseignements personnels prsents dans des environnements de systmes dinformation autres que ceux de production
3.1.A. Contexte et constatations Les systmes dinformation ont, en gnral, plusieurs environnements distincts. Il y a lenvironnement de production, utilis par les employs dans le cadre de leur travail, qui contient des donnes relles afin de rpondre aux besoins daffaires. Ensuite, il y a les environnements utiliss dautres fins, par exemple : les environnements de dveloppement : ils sont utiliss par les spcialistes en technologies de linformation pour dvelopper ou amliorer les fonctionnalits des applications; les environnements de tests : ils sont utiliss par des groupes dutilisateurs et dinformaticiens pour sassurer que les changements apports aux applications fonctionnent correctement; les environnements de formation : ils permettent aux employs dacqurir lexpertise ncessaire pour utiliser efficacement les systmes dinformation. Cependant, les environnements autres que ceux de production nont nullement besoin dutiliser des donnes relles, surtout lorsquil sagit de donnes confidentielles comme les RP. Cela nest justifi par aucun besoin daffaires. Les saines pratiques de lindustrie recommandent que des donnes fictives soient utilises dans les environnements autres que ceux de production. Au cours de nos travaux de vrification, nous avons constat que des RP rels taient copis, en totalit ou en partie, des environnements de production aux diffrents
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environnements de tests et de dveloppement. De plus, aucune procdure systmatique deffacement des RP nest applique une fois les tests ou les travaux de dveloppement termins. Les systmes dinformation en cause sont numrs ci-aprs. SIMON (SIMON RH et SIMON PAIE) : SIMON est le progiciel de gestion intgr de la Ville. SIMON RH contient les dossiers de base des employs ainsi que les dossiers de candidature. SIMON PAIE comprend les 14 500 dossiers de paie des lus, des juges, des commissaires et des retraits. Il y a, en moyenne, une douzaine denvironnements utiliss pour du dveloppement et des tests. Uniquement deux de ces environnements ont le NAS et la date de naissance dpersonnaliss pour ne plus correspondre des personnes physiques relles. Les autres contiennent des copies, parfois intgrales, des RP de lenvironnement de production dont les plus critiques sont, entre autres, le NAS, la date de naissance, la rmunration et les coordonnes bancaires. Super H : il contient lensemble des dossiers des employs en plus de ceux des postulants, des lus, des juges, des commissaires et des retraits. Lenvironnement de tests utilise des RP rels provenant de lenvironnement de production tels que le NAS, la date de naissance, le salaire, ladresse et le numro de tlphone rsidentiels. InfoRH : cest lentrept de donnes du Service du capital humain et des communications qui contient les RP de lensemble des employs ainsi que des postulants, des lus, des juges, des commissaires et des retraits. Lenvironnement de dveloppement contient des RP rels, dont le NAS, la date de naissance, le salaire, ladresse et le numro de tlphone rsidentiels. Registre des postes : cette application contient les informations daffectation des employs de la Ville. Les RP rels sont copis de lenvironnement de production lenvironnement de tests. Ainsi, on trouve, entre autres, les vnements salariaux. Employeur D : ce systme contient les dossiers mdicaux des employs, des lus, des juges et des commissaires lorsquils font face des problmes de sant. Lenvironnement de tests utilise des RP rels provenant de lenvironnement de production. Parmi ces renseignements sont prsents, entre autres, les renseignements mdicaux, le NAS, le numro dassurance maladie, la date de naissance et le salaire. Paie (IBM) : cette application gre la paie de la plupart des employs de la Ville et contient les RP affrents aux salaires. Les environnements de dveloppement et de tests contiennent des extractions des RP rels provenant de lenvironnement de production. Les types de RP sont, entre autres, les coordonnes bancaires, le NAS, la rmunration, ladresse rsidentielle, la date de naissance et les relevs dimpts.
Nous estimons que le niveau dimpact est lev, car la Ville fait face aux risques potentiels suivants : en permettant lutilisation de RP rels en dehors des environnements de production, les RP de lensemble des employs, des lus, des juges, des commissaires,
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des retraits et des postulants pourraient tre drobs et divulgus des personnes non autorises. Avec de tels renseignements, des individus malintentionns pourraient perptrer des actions frauduleuses telles que le vol et lusurpation didentit. Dans tous les cas, cela porterait grandement atteinte la rputation de la Ville. 3.1.B. Recommandation Nous recommandons au Service du capital humain et des communications ainsi qu la Division de la paie institutionnelle du Service des finances, en concertation avec le Service des technologies de linformation, de mettre en place des procdures de caviardage des renseignements personnels rels (p. ex. le numro dassurance sociale, la date de naissance) pour les donnes des environnements autres que ceux de production relativement aux systmes dinformation dont ils sont propritaires : Service du capital humain et des communications : SIMON RH, Super H, InfoRH, Registre des postes, Employeur D; Division de la paie institutionnelle : Paie (IBM), SIMON PAIE. Rponses des units daffaires : SERVICE DU CAPITAL HUMAIN ET DES COMMUNICATIONS SIMON RH et InfoRH : Nous avons communiqu avec le STI afin de faire brouiller les donnes confidentielles dans tous les environnements autres que celui de production. (Complt, avril 2013) Super H et Registre des postes : Le STI a dj pris les mesures ncessaires afin de brouiller les donnes de lenvironnement test . Nanmoins, nous sommes actuellement en communication avec lui afin de nous assurer des lments dinformation qui ont t pris en considration. (Complt, avril 2013) Employeur D : La demande a dj t faite au STI afin de brouiller les donnes confidentielles. De plus, tant donn que cette application contient des donnes sur les accidents et les maladies, nous sommes en train de rviser les informations qui seront considres comme confidentielles. (Complt, mars 2013)
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SERVICE DES FINANCES Une demande de travail a t produite auprs du STI afin de mettre en place des procdures de caviardage des RP pour les systmes de gestion de la paie. (chancier prvu : dcembre 2013)
3.2. Paramtres de scurit des mots de passe non configurs

3.2.A. Contexte et constatations Les mots de passe sont la premire ligne de dfense pour empcher les accs non autoriss aux systmes dinformation contenant des donnes critiques et confidentielles, telles que les RP. Les paramtres de scurit des mots de passe permettent dexiger des utilisateurs le choix de mots de passe robustes. Ils dfinissent, entre autres, la longueur du mot de passe, sa complexit, son dlai dexpiration et lhistorique des derniers mots de passe utiliss. Selon la procdure du STI intitule Standard sur les clefs daccs aux ressources informationnelles , les exigences en matire de mots de passe sont, entre autres, les suivantes : Dlai dexpiration : 90 jours; Longueur des mots de passe : huit caractres minimum; Historique : six derniers mots de passe; Activation de la complexit des mots de passe (p. ex. la combinaison de caractres alphanumriques, de caractres spciaux et de lettres majuscules et minuscules). Au cours de nos travaux de vrification, nous avons constat que les paramtres de scurit des mots de passe ntaient pas activs pour lapplication Employeur D. Quant Ludik, lapplication na aucun paramtre de scurit activable. La seule contrainte pour ces applications est que lutilisateur doit choisir un mot de passe dun caractre au minimum. Il ny a aucun dlai dexpiration ni historique des mots de passe. Dans le cas dEmployeur D, le mot de passe assign lutilisateur au moment de la cration de son accs correspond son prnom, et le systme ne requiert pas quil soit chang lors de la premire connexion. Nous estimons que le niveau dimpact est lev, car la Ville fait face aux risques potentiels suivants : tant donn quaucune exigence de scurit nest requise pour les mots de passe, des personnes malintentionnes pourraient les dcouvrir facilement. En consquence, elles auraient accs, dans le cas dEmployeur D, aux RP critiques des employs, des lus, des juges et des commissaires qui ont eu des problmes de sant (p. ex. le NAS, le numro dassurance maladie, la date de naissance, le salaire, le dossier
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mdical) et, dans le cas de Ludik, sur les 800 000 dossiers citoyens, environ 15 200 contiennent le NAS et le numro dassurance maladie. Advenant la divulgation de tels renseignements, ces personnes pourraient commettre des vols didentit et porter atteinte non seulement la rputation de la Ville, mais aussi celle des employs, des lus, des juges et des commissaires. 3.2.B. Recommandation Nous recommandons au Service du capital humain et des communications, propritaire dEmployeur D et de Ludik, en concertation avec le Service des technologies de linformation : de configurer les paramtres de scurit des mots de passe avec, au minimum, les exigences suivantes : longueur minimale : huit caractres, dlai dexpiration : 90 jours, historique : six derniers mots de passe, activation de la complexit des mots de passe; deffectuer le changement de tous les mots de passe actuels dans les meilleurs dlais, sans attendre le dlai de 90 jours, pour se conformer aux nouveaux paramtres; dexiger que les nouveaux utilisateurs changent leur mot de passe initial lors de leur premire connexion. Rponse de lunit daffaires : Pour lapplication Employeur D, des mesures ont t prises la suite de la vrification du Bureau du vrificateur gnral en dcembre dernier. La longueur minimale est maintenant de huit caractres avec au moins deux chiffres. Le dlai dexpiration a t configur 90 jours. Un communiqu a t envoy tous les utilisateurs afin de les informer de ces changements. Tous les mots de passe ont t changs. (Complt, dcembre 2012) Pour le progiciel Ludik, le STI est en discussion avec le fournisseur afin de dterminer la meilleure mthode utiliser afin dappliquer les recommandations et de limiter les dveloppements applicatifs du progiciel. (Complt, avril 2013 [stratgie de correction]; chancier prvu : venir [mise en uvre de la stratgie])
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3.3. Lacune dans le processus de rvision des utilisateurs et de leurs droits daccs
3.3.A. Contexte et constatations Pour une protection adquate des RP, la gestion des droits daccs des utilisateurs aux systmes dinformation doit non seulement prvoir les exigences et les mcanismes de scurit pour la cration, la suppression et la modification des accs, mais elle doit galement comprendre un processus de rvision des comptes dutilisateurs. Un processus de rvision rcurrent permet de sassurer que tous les employs ayant quitt la Ville ou ayant chang de fonction ne conservent pas leurs anciens privilges daccs. Au cours de nos travaux de vrification, nous avons constat quil ny avait pas de processus formel de rvision des droits daccs des utilisateurs pour les systmes dinformation suivants : GDC; Employeur D; SIMON RH; Ludik. Pour les systmes dinformation Registre des postes, Super H et InfoRH, la rvision des droits daccs des utilisateurs est effectue annuellement. Compte tenu des RP critiques, la frquence de rvision est, notre avis, insuffisante. Nous estimons que le niveau dimpact est modr, car la Ville fait face aux risques potentiels suivants : des personnes ayant quitt leur emploi la Ville pourraient conserver des droits daccs aux systmes dinformation et celles ayant chang de fonction pourraient conserver danciens droits daccs ne correspondant plus leurs nouvelles tches et responsabilits. Cela pourrait engendrer une perte de confidentialit des RP dtenus par la Ville.
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3.3.B. Recommandation Nous recommandons la Direction des services regroups aux arrondissements du Service de la concertation des arrondissements et des ressources matrielles et au Service du capital humain et des communications de mettre en place un processus rcurrent de rvision (au minimum trimestriel) des droits daccs des utilisateurs relativement aux systmes dinformation dont ils sont propritaires : Direction des services regroups aux arrondissements : GDC; Service du capital humain et des communications : Employeur D, SIMON RH, Super H, Registre des postes, InfoRH, Ludik. Rponses des units daffaires : SERVICE DE LA CONCERTATION DES ARRONDISSEMENTS ET DES RESSOURCES MATRIELLES Un rapport trimestriel sera extrait par le pilote du systme GDC (Section de lexpertise et du soutien 311) et sera envoy aux utilisateurs experts des 19 arrondissements pour faire le suivi des accs. Le tout sera document et enregistr dans un processus interne la Section de lexpertise et du soutien 311. (chancier prvu : mai 2013) SERVICE DU CAPITAL HUMAIN ET DES COMMUNICATIONS Une procdure sera mise en place dici la fin avril 2013 afin de valider les accs une fois par trimestre. (Complt, avril 2013) Pour le progiciel Ludik, une procdure est en cours de rdaction afin de valider les accs une fois par trimestre. (Complt, avril 2013)
3.4. Procdures de gestion des accs absentes ou incompltes

3.4.A. Contexte et constatations Les procdures de gestion sont importantes au sein dune organisation afin que les diffrents services utilisent le mme modus operandi en matire dactivits qui rpondent aux risques daffaires dcels et, plus prcisment dans le cadre de notre mission de
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vrification, qui diminuent un niveau acceptable les risques affrents aux accs des utilisateurs aux systmes dinformation contenant des RP. Par exemple, une procdure de gestion des accs des utilisateurs comprendra les exigences respecter pour les lments suivants : Demande daccs; Modification des accs; Rvision des utilisateurs et de leurs droits daccs; Suppression des accs. Au cours de nos travaux de vrification, nous avons constat les lacunes suivantes : Il nexiste pas de procdure de gestion des accs pour lapplication SDSR; La procdure de gestion des accs de lapplication Employeur D est incomplte, puisquelle ne contient que la description succincte des tapes suivre au moment des demandes de cration daccs. Nous estimons que le niveau dimpact est modr, car la Ville fait face aux risques potentiels suivants : des procdures absentes ou non exhaustives pourraient faire en sorte que les exigences de scurit affrentes la gestion des accs ne soient pas respectes. Par consquent, des personnes non autorises pourraient avoir accs aux RP hbergs au sein dEmployeur D et de SDSR. 3.4.B. Recommandation Nous recommandons au Service du capital humain et des communications (pour le systme dinformation Employeur D) et la Division de la gestion des programmes de logement, relevant de la Direction de lhabitation du Service de la mise en valeur du territoire (pour le systme dinformation SDSR) de dfinir une procdure de gestion des accs contenant, au minimum, les exigences respecter pour les lments suivants : Demande daccs; Modification des accs; Rvision des utilisateurs et de leurs droits daccs; Suppression des accs. Rponses des units daffaires : SERVICE DU CAPITAL HUMAIN ET DES COMMUNICATIONS la suite de votre recommandation, la procdure a t rvise. (Complt, mars 2013)
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SERVICE DE LA MISE EN VALEUR DU TERRITOIRE Rdaction dune procdure de gestion des accs au systme SDSR qui prvoit la marche suivre pour les demandes, les modifications et les annulations daccs ainsi que pour la mise jour biannuelle de la liste des utilisateurs. Diffusion lensemble de la Direction de lhabitation de la procdure de gestion des accs par courriel et dpt des documents dans le rpertoire commun sur le rseau informatique. Premire mise jour du tableau des utilisateurs du systme. Cette mise jour devra tre ralise deux fois par anne. (Complt, avril 2013)
3.5. Lacunes dans la scurisation physique des locaux hbergeant les dossiers de paie
3.5.A. Contexte et constatations La Division de la paie institutionnelle occupe, entre autres, les locaux de la mezzanine de ldifice Chaussegros-de-Lry. Dans ces locaux, certains dossiers de paie des employs sont rangs dans des rayonnages mobiles (de type Rolodex). Ces dossiers contiennent de nombreux RP sensibles comme le prnom, le nom, ladresse, le NAS, les coordonnes bancaires et la date de naissance des employs. Selon les bonnes pratiques de lindustrie et conformment lesprit de la Loi daccs aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels, les accs aux locaux contenant des donnes sensibles doivent tre protgs par des mcanismes de cloisonnement des accs physiques. Ces mcanismes peuvent tre, par exemple, un local rserv lentreposage des dossiers, des portes installes sparant les couloirs daccs des bureaux ou dautres points daccs comme des escaliers. Ces portes doivent tre verrouilles, par exemple, par des lecteurs de cartes daccs. En visitant lensemble des locaux de la Division de la paie institutionnelle, nous avons constat que, partir de la mezzanine, un escalier, qui nest pas une sortie de secours, se rend aux tages suprieurs occups uniquement par des employs dautres services de la Ville. Cet escalier, qui offre un accs physique sans obstacle aux niveaux suprieurs, nest pas dot de mcanisme de cloisonnement des accs physiques. Nous estimons que le niveau dimpact est modr, car la Ville fait face aux risques potentiels suivants : des employs ne faisant pas partie de la Division de la paie institutionnelle pourraient, en empruntant lescalier, circuler sans entrave jusquaux dossiers de paie prsents dans le Rolodex de la mezzanine. Par consquent, un employ
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malintentionn pourrait avoir accs des RP et les drober en consultant certains dossiers de paie. 3.5.B. Recommandation Nous recommandons la Division de la paie institutionnelle du Service des finances de mettre en place des mesures de scurit permettant le contrle des accs physiques provenant de lescalier menant aux tages suprieurs afin que seuls les employs autoriss puissent avoir accs la mezzanine de ldifice Chaussegrosde-Lry. Rponse de lunit daffaires : La Division de la paie institutionnelle dmnagera ses activits au 740, rue Notre-Dame Ouest compter de lt 2013. Les locaux seront scuriss par des portes accs magntique. (chancier prvu : t 2013)
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5.14
Tests dintrusion logique
5.14. Tests dintrusion logique
Table des matires

1. Mise en contexte........................................................................................................... 553 2. Porte des missions...................................................................................................... 554 3. Rsultats des tests dintrusion ...................................................................................... 554
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Rapport annuel 2012

1. Mise en contexte
Plusieurs units daffaires de la Ville de Montral et certains organismes contrls par celle-ci possdent des systmes par lesquels transitent des informations critiques et confidentielles. La plupart de ces systmes rsident sur des rseaux communs ou individuels qui peuvent parfois tre accessibles depuis Internet. Afin de disposer de mesures de scurit efficaces pour protger adquatement les systmes dinformation contre des cyberattaques, lindustrie recommande fortement de procder des tests dintrusion logique mettant lpreuve la robustesse des mcanismes de contrle appliqus sur les diffrents environnements informatiques. En effet, tester la rsistance des systmes dinformation lencontre des tentatives dintrusion, internes ou externes, est un enjeu primordial selon les experts dans le domaine de la scurit de linformation. Les tests dintrusion logique dsignent la mise en application, de faon contrle et scuritaire, des actions malveillantes ralises par les pirates informatiques (communment appels hackers) pour sintroduire dans les systmes et les rseaux, soit depuis Internet, soit de linterne, afin de mieux dcouvrir les failles ventuelles des systmes dinformation, des rseaux ou des logiciels, et ce, dans le but de renforcer la scurit de linformation. Contrairement aux tentatives dintrusion des pirates informatiques, les tests dintrusion logique sont licites puisquil y a consentement des entits vrifies avant le dbut des tests. cette fin, les spcialistes utilisent gnralement les mmes outils et techniques que les pirates informatiques, la diffrence quils nendommagent pas les systmes dinformation, ne les rendent pas indisponibles, naltrent pas les informations manipules par ces derniers et ne drobent pas dinformations confidentielles. Ainsi, lintgrit, la confidentialit et la disponibilit des systmes attaqus sont maintenues durant les tests. Il existe principalement deux catgories de tests dintrusion logique : Tests dintrusion logique externes : ils permettent de savoir si une personne malveillante pourrait, partir dInternet, compromettre la scurit des systmes dinformation pour : sapproprier de linformation confidentielle ou privilgie,
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Rapport annuel 2012
modifier les informations manipules par ces systmes, rendre les systmes dinformation indisponibles; Tests dintrusion logique internes : ils permettent de dterminer si une personne pourrait, de linterne et avec ses accs habituels, compromettre la scurit des systmes dinformation pour y effectuer les mmes trois actions nonces pour les tests externes. Les tests internes permettent galement datteindre et de mettre lpreuve des systmes dinformation qui sont invisibles depuis Internet.
2. Porte des missions

Dans loptique dobtenir un niveau de confiance raisonnable quant la qualit des contrles en place pour rduire, un niveau acceptable, les risques dattaque des systmes dinformation de certaines units daffaires de la Ville et dorganismes contrls par celle-ci, nous avons entrepris, en 2012, un programme pour raliser des missions de tests dintrusion logique. Ce programme se poursuit en 2013. Le principal objectif de ces missions est de mettre lpreuve la scurit denvironnements informatiques jugs critiques pour qualifier leur rsistance un certain niveau dattaques provenant tant de lexterne que de linterne.
3. Rsultats des tests dintrusion

Pour des raisons videntes de scurit, nous ne pouvons divulguer dans le prsent rapport annuel les rsultats de nos tests dintrusion logique qui ont t effectus en 2012. Il en sera de mme pour les rsultats des tests dintrusion que nous mnerons en 2013.
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Rapport annuel 2012

Annexes

6.1
Annexe 1 Extraits de la Loi sur les cits et villes
6.1. Annexe 1 Extraits de la Loi sur les cits et villes
6.
Annexes

LRQ, chapitre C-19 jour au 31 dcembre 2012
IV.1. Vrificateur gnral

2001, c. 25, a. 15.
Vrificateur gnral.
107.1. Le conseil de toute municipalit de 100 000 habitants et plus doit avoir un fonctionnaire appel vrificateur gnral.
2001, c. 25, a. 15.
Dure du mandat.
107.2. Le vrificateur gnral est, par rsolution adopte aux deux tiers des voix des membres du conseil, nomm pour un mandat de 7 ans. Ce mandat ne peut tre renouvel.
2001, c. 25, a. 15.
Inhabilit.
107.3. Ne peut agir comme vrificateur gnral :

1 un membre du conseil de la municipalit et, le cas chant, d'un conseil d'arrondissement; 2 l'associ d'un membre vis au paragraphe 1; 3 une personne qui a, par elle-mme ou son associ, un intrt direct ou indirect dans un contrat avec la municipalit ou une personne morale vise au paragraphe 2 de l'article 107.7.
Divulgation des intrts.
Le vrificateur gnral doit divulguer, dans tout rapport qu'il produit, une situation susceptible de mettre en conflit son intrt personnel et les devoirs de sa fonction. 2001, c. 25, a. 15.
Empchement ou vacance.
107.4. En cas d'empchement du vrificateur gnral ou de vacance de son poste, le conseil doit :
559
Rapport annuel 2012
Chapitre 6 Annexes
1 soit, au plus tard la sance qui suit cet empchement ou cette vacance, dsigner, pour une priode d'au plus 180 jours, une personne habile le remplacer; 2 soit, au plus tard la sance qui suit cet empchement ou cette vacance, ou au plus tard celle qui suit l'expiration de la priode fixe en vertu du paragraphe 1, nommer un nouveau vrificateur gnral conformment l'article 107.2. 2001, c. 25, a. 15.
Dpenses de fonctionnement.
107.5. Le budget de la municipalit doit comprendre un crdit pour le versement au vrificateur gnral d'une somme destine au paiement des dpenses relatives l'exercice de ses fonctions.
Sous rserve du troisime alina, ce crdit doit tre gal ou suprieur au produit que l'on obtient en multipliant le total des autres crdits prvus au budget pour les dpenses de fonctionnement par : 1 0,17 % dans le cas o le total de ces crdits est de moins de 100 000 000 $; 2 0,16 % dans le cas o le total de ces crdits est d'au moins 100 000 000 $ et de moins de 200 000 000 $; 3 0,15 % dans le cas o le total de ces crdits est d'au moins 200 000 000 $ et de moins de 400 000 000 $; 4 0,14 % dans le cas o le total de ces crdits est d'au moins 400 000 000 $ et de moins de 600 000 000 $; 5 0,13 % dans le cas o le total de ces crdits est d'au moins 600 000 000 $ et de moins de 800 000 000 $; 6 0,12 % dans le cas o le total de ces crdits est d'au moins 800 000 000 $ et de moins de 1 000 000 000 $; 7 0,11 % dans le cas o le total de ces crdits est d'au moins 1 000 000 000 $. Dans le cas o le budget de la municipalit prvoit des crdits pour des dpenses de fonctionnement relies l'exploitation d'un rseau de production, de transmission ou de distribution d'nergie lectrique, 50 % seulement de ceux-ci doivent tre pris en considration dans l'tablissement du total de crdits vis au deuxime alina. 2001, c. 25, a. 15; 2001, c. 68, a. 5.
Montant du crdit.
Rseau d'nergie lectrique.
Application des normes.
107.6. Le vrificateur gnral est responsable de l'application des politiques et normes de la municipalit relatives la gestion des ressources humaines, matrielles et financires affectes la vrification. 2001, c. 25, a. 15.
560
Rapport annuel 2012
Personnes morales vrifier.
107.7. Le vrificateur gnral doit effectuer la vrification des comptes et affaires : 1 de la municipalit; 2 de toute personne morale qui satisfait lune ou lautre des conditions suivantes : a) elle fait partie du primtre comptable dfini dans les tats financiers de la municipalit; b) la municipalit ou un mandataire de celle-ci nomme plus de 50 % des membres de son conseil d'administration; c) la municipalit ou un mandataire de celle-ci dtient plus de 50 % de ses parts ou actions votantes en circulation.
2001, c. 25, a. 15; 2010, c. 18, a. 20.
Vrification des affaires et comptes.
107.8. La vrification des affaires et comptes de la municipalit et de toute personne morale vise au paragraphe 2 de l'article 107.7 comporte, dans la mesure juge approprie par le vrificateur gnral, la vrification financire, la vrification de la conformit de leurs oprations aux lois, rglements, politiques et directives et la vrification de l'optimisation des ressources.
Cette vrification ne doit pas mettre en cause le bien-fond des politiques et objectifs de la municipalit ou des personnes morales vises au paragraphe 2 de l'article 107.7. Dans l'accomplissement de ses fonctions, le vrificateur gnral a le droit : 1 de prendre connaissance de tout document concernant les affaires et les comptes relatifs aux objets de sa vrification; 2 d'exiger, de tout employ de la municipalit ou de toute personne morale vise au paragraphe 2 de l'article 107.7, tous les renseignements, rapports et explications qu'il juge ncessaires. 2001, c. 25, a. 15; 2001, c. 68, a. 6.
Politiques et objectifs.
Droit.
Personne morale subventionne.
107.9. Toute personne morale qui reoit une subvention annuelle de la municipalit d'au moins 100 000 $ est tenue de faire vrifier ses tats financiers.
Le vrificateur d'une personne morale qui n'est pas vise au paragraphe 2 de l'article 107.7 mais qui reoit une subvention annuelle de la municipalit d'au moins 100 000 $ doit transmettre au vrificateur gnral une copie : 1 des tats financiers annuels de cette personne morale; 2 de son rapport sur ces tats; 3 de tout autre rapport rsumant ses constatations et recommandations au conseil d'administration ou aux dirigeants de cette personne morale.
Copie au vrificateur gnral.
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Rapport annuel 2012
Chapitre 6 Annexes
Documents et renseignements.
Ce vrificateur doit galement, la demande du vrificateur gnral : 1 mettre la disposition de ce dernier, tout document se rapportant ses travaux de vrification ainsi que leurs rsultats; 2 fournir tous les renseignements et toutes les explications que le vrificateur gnral juge ncessaires sur ses travaux de vrification et leurs rsultats.
Vrification additionnelle.
Si le vrificateur gnral estime que les renseignements, explications, documents obtenus d'un vrificateur en vertu du deuxime alina sont insuffisants, il peut effectuer toute vrification additionnelle qu'il juge ncessaire. 2001, c. 25, a. 15.
Bnficiaire d'une aide.
107.10. Le vrificateur gnral peut procder la vrification des comptes

ou des documents de toute personne qui a bnfici d'une aide accorde par la municipalit ou une personne morale vise au paragraphe 2 de l'article 107.7, relativement son utilisation. La municipalit et la personne qui a bnfici de l'aide sont tenues de fournir ou de mettre la disposition du vrificateur gnral les comptes ou les documents que ce dernier juge utiles l'accomplissement de ses fonctions. Le vrificateur gnral a le droit d'exiger de tout fonctionnaire ou employ de la municipalit ou d'une personne qui a bnfici de l'aide les renseignements, rapports et explications qu'il juge ncessaires l'accomplissement de ses fonctions. 2001, c. 25, a. 15.
Documents.
Renseignements.
Rgime ou caisse de retraite.
107.11. Le vrificateur gnral peut procder la vrification du rgime ou

de la caisse de retraite d'un comit de retraite de la municipalit ou d'une personne morale vise au paragraphe 2 de l'article 107.7 lorsque ce comit lui en fait la demande avec l'accord du conseil. 2001, c. 25, a. 15.
Enqute sur demande.
107.12. Le vrificateur gnral doit, chaque fois que le conseil lui en fait la
demande, faire enqute et rapport sur toute matire relevant de sa comptence. Toutefois, une telle enqute ne peut avoir prsance sur ses obligations principales. 2001, c. 25, a. 15.
562
Rapport annuel 2012
Rapport annuel.
107.13. Au plus tard le 31 aot de chaque anne, le vrificateur gnral doit transmettre au maire, pour dpt au conseil la premire sance ordinaire qui suit sa rception, un rapport constatant les rsultats de sa vrification pour l'exercice financier se terminant le 31 dcembre prcdent et y indiquer tout fait ou irrgularit qu'il estime opportun de souligner concernant, notamment : 1 le contrle des revenus, y compris leur cotisation et leur perception; 2 le contrle des dpenses, leur autorisation et leur conformit aux affectations de fonds; 3 le contrle des lments d'actif et de passif et les autorisations qui s'y rapportent; 4 la comptabilisation des oprations et leurs comptes rendus; 5 le contrle et la protection des biens administrs ou dtenus; 6 l'acquisition et l'utilisation des ressources sans gard suffisant l'conomie ou l'efficience; 7 la mise en oeuvre de procds satisfaisants destins valuer l'efficacit et rendre compte dans les cas o il est raisonnable de le faire.
Le vrificateur gnral peut galement, en tout temps, transmettre au maire ou au prsident du conseil d'administration d'une personne morale vise au paragraphe 2 de l'article 107.7 un rapport faisant tat des constatations ou recommandations qui, son avis, mritent d'tre portes l'attention du conseil ou du conseil d'administration, selon le cas, avant la transmission de son rapport annuel. Le maire ou le prsident du conseil d'administration doit dposer le rapport son conseil la premire sance ordinaire qui suit sa rception. Lorsque le vrificateur gnral transmet un rapport au prsident du conseil d'administration d'une personne morale vise au paragraphe 2 de l'article 107.7, il doit galement en transmettre une copie au maire de la municipalit pour dpt au conseil la premire sance ordinaire qui suit sa rception. 2001, c. 25, a. 15; 2010, c. 18, a. 21
Rapport occasionnel.
Copie du rapport
Rapport sur les tats financiers.
107.14. Le vrificateur gnral fait rapport au conseil de sa vrification des

tats financiers de la municipalit et de l'tat tablissant le taux global de taxation. Dans ce rapport, qui doit tre remis au trsorier, le vrificateur gnral dclare notamment si : 1 les tats financiers reprsentent fidlement la situation financire de la municipalit au 31 dcembre et le rsultat de ses oprations pour l'exercice se terminant cette date;
Contenu.
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Rapport annuel 2012
Chapitre 6 Annexes
2 le taux global de taxation rel a t tabli conformment la section III du chapitre XVIII.1 de la Loi sur la fiscalit municipale (chapitre F-2.1). 2001, c. 25, a. 15; 2006, c. 31, a. 16; 2010, c. 18, a. 22.
Rapport aux personnes morales.
107.15. Le vrificateur gnral fait rapport au conseil d'administration des

personnes morales vises au paragraphe 2 de l'article 107.7 de sa vrification des tats financiers avant l'expiration du dlai dont ils disposent pour produire leurs tats financiers. Dans ce rapport, il dclare notamment si les tats financiers reprsentent fidlement leur situation financire et le rsultat de leurs oprations la fin de leur exercice financier. 2001, c. 25, a. 15.
Contenu.
Non contraignabilit.
107.16. Malgr toute loi gnrale ou spciale, le vrificateur gnral, les

employs qu'il dirige et les experts dont il retient les services ne peuvent tre contraints de faire une dposition ayant trait un renseignement obtenu dans l'exercice de leurs fonctions ou de produire un document contenant un tel renseignement. Le vrificateur gnral et les employs qu'il dirige ne peuvent tre poursuivis en justice en raison d'une omission ou d'un acte accompli de bonne foi dans l'exercice de leurs fonctions. Aucune action civile ne peut tre intente en raison de la publication d'un rapport du vrificateur gnral tabli en vertu de la prsente loi ou de la publication, faite de bonne foi, d'un extrait ou d'un rsum d'un tel rapport. Sauf une question de comptence, aucun recours en vertu de l'article 33 du Code de procdure civile (chapitre C-25) ou recours extraordinaire au sens de ce code ne peut tre exerc ni aucune injonction accorde contre le vrificateur gnral, les employs qu'il dirige ou les experts dont il retient les services lorsqu'ils agissent en leur qualit officielle. Un juge de la Cour d'appel peut, sur requte, annuler sommairement toute procdure entreprise ou dcision rendue l'encontre des dispositions du premier alina. 2001, c. 25, a. 15.
Immunit.
Action civile prohibe.
Recours prohibs.
Annulation.
Comit de vrification.
107.17. Le conseil peut crer un comit de vrification et en dterminer la

composition et les pouvoirs.
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Rapport annuel 2012
Comit de vrification de l'agglomration de Montral.
Malgr le premier alina, dans le cas de l'agglomration de Montral, le conseil est tenu de crer un tel comit qui doit tre compos d'au plus 10 membres nomms sur proposition du maire de la municipalit centrale. Parmi les membres du comit, deux doivent tre des membres du conseil qui reprsentent les municipalits reconstitues. Ces deux membres participent aux dlibrations et au vote du comit sur toute question lie une comptence d'agglomration. Outre les autres pouvoirs qui peuvent lui tre confis, le comit cr dans le cas de l'agglomration de Montral formule au conseil d'agglomration des avis sur les demandes, constatations et recommandations du vrificateur gnral concernant l'agglomration. Il informe galement le vrificateur gnral des intrts et proccupations du conseil d'agglomration sur sa vrification des comptes et affaires de la municipalit centrale. l'invitation du comit, le vrificateur gnral ou la personne qu'il dsigne peut assister une sance et participer aux dlibrations. 2001, c. 25, a. 15; 2008, c. 19, a. 11.
Avis et informations du comit.
V. Vrificateur externe
2001, c. 25, a. 16.
Nomination d'un vrificateur externe.
108. Le conseil doit nommer un vrificateur externe pour au plus trois exercices financiers, sauf dans le cas d'une municipalit de 100 000 habitants ou plus o le vrificateur externe doit tre nomm pour trois exercices financiers. la fin de son mandat, le vrificateur externe demeure en fonction jusqu' ce qu'il soit remplac ou nomm nouveau.
Le greffier doit, si le vrificateur externe nomm pour un exercice n'est pas celui qui a t en fonction pour l'exercice prcdent, indiquer au ministre des Affaires municipales, des Rgions et de lOccupation du territoire le nom du nouveau vrificateur externe le plus tt possible aprs la nomination de ce dernier. S. R. 1964, c. 193, a. 104; 1975, c. 66, a. 11; 1984, c. 38, a. 11; 1995, c. 34, a. 12; 1996, c. 27, a. 12; 1999, c. 43, a. 13; 2001, c. 25, a. 17; 2003, c. 19, a. 110, a. 250; 2005, c. 28, a. 196; 2009, c. 26, a. 109.
Information au ministre.
Vacance.
108.1. Si la charge du vrificateur externe devient vacante avant l'expiration de son mandat, le conseil doit combler cette vacance le plus tt possible.
1984, c. 38, a. 11; 2001, c. 25, a. 18; 2003, c. 19, a. 111.
565
Rapport annuel 2012
Chapitre 6 Annexes
Devoirs.
108.2. Sous rserve de l'article 108.2.1, le vrificateur externe doit vrifier, pour l'exercice pour lequel il a t nomm, les tats financiers, l'tat tablissant le taux global de taxation et tout autre document que dtermine le ministre des Affaires municipales, des Rgions et de lOccupation du territoire par rglement publi la Gazette officielle du Qubec.
Il fait rapport de sa vrification au conseil. Dans son rapport, il dclare, entre autres, si : 1 les tats financiers reprsentent fidlement la situation financire de la municipalit au 31 dcembre et le rsultat de ses oprations pour l'exercice termin cette date; 2 le taux global de taxation rel a t tabli conformment la section III du chapitre XVIII.1 de la Loi sur la fiscalit municipale (chapitre F-2.1). 1984, c. 38, a. 11; 1996, c. 2, a. 209; 1999, c. 43, a. 13; 2001, c. 25, a. 19; 2003, c. 19, a. 250; 2005, c. 28, a. 196; 2006, c. 31, a. 17; 2009, c. 26, a. 109.
Rapport au conseil.
Devoirs.
108.2.1. Dans le cas d'une municipalit de 100 000 habitants et plus, le

vrificateur externe doit vrifier pour chaque exercice pour lequel il a t nomm : 1 les comptes relatifs au vrificateur gnral; 2 les tats financiers de la municipalit et tout document que dtermine le ministre des Affaires municipales, des Rgions et de lOccupation du territoire par rglement publi la Gazette officielle du Qubec.
Rapport au conseil.
Il fait rapport de sa vrification au conseil. Dans le rapport traitant des tats financiers, il dclare entre autres si ces derniers reprsentent fidlement la situation financire de la municipalit au 31 dcembre et le rsultat de ses oprations pour l'exercice termin cette date. 2001, c. 25, a. 20; 2001, c. 68, a. 7; 2003, c. 19, a. 250; 2005, c. 28, a. 196; 2009, c. 26, a. 109.
Rapport au trsorier.
108.3. Le vrificateur externe doit transmettre au trsorier le rapport prvu l'article 108.2 ou, selon le cas, celui prvu au paragraphe 2 du premier alina de l'article 108.2.1.
Le rapport prvu au paragraphe 1 du premier alina de l'article 108.2.1 doit tre transmis au conseil la date qu'il dtermine. 1984, c. 38, a. 11; 2001, c. 25, a. 21; 2001, c. 68, a. 8; 2010, c. 18, a. 23.
Rapport au conseil.
566
Rapport annuel 2012
Exigence du conseil.
108.4. Le conseil peut exiger toute autre vrification qu'il juge ncessaire et exiger un rapport.
1984, c. 38, a. 11.
Documents et renseignements.
108.4.1. Le vrificateur externe a accs aux livres, comptes, titres,

documents et pices justificatives et il a le droit d'exiger des employs de la municipalit les renseignements et les explications ncessaires l'excution de son mandat. 2001, c. 25, a. 22.
Documents.
108.4.2. Le vrificateur gnral doit mettre la disposition du vrificateur

externe tous les livres, tats et autres documents qu'il a prpars ou utiliss au cours de la vrification prvue l'article 107.7 et que le vrificateur externe juge ncessaires l'excution de son mandat. 2001, c. 25, a. 22; 2005, c. 28, a. 49.
Inhabilit.
108.5. Ne peuvent agir comme vrificateur externe de la municipalit :

1 un membre du conseil de la municipalit et, le cas chant, d'un conseil d'arrondissement; 2 un fonctionnaire ou un employ de celle-ci; 3 l'associ d'une personne mentionne au paragraphe 1 ou 2; 4 une personne qui, durant l'exercice sur lequel porte la vrification, a directement ou indirectement, par elle-mme ou son associ, quelque part, intrt ou commission dans un contrat avec la municipalit ou relativement un tel contrat, ou qui tire quelque avantage de ce contrat, sauf si son rapport avec ce contrat dcoule de l'exercice de sa profession. 1984, c. 38, a. 11; 1996, c. 2, a. 209; 2001, c. 25, a. 23.
Pouvoirs.
108.6. Le vrificateur externe peut tre un individu ou une socit. Il peut

charger ses employs de son travail, mais sa responsabilit est alors la mme que s'il avait entirement excut le travail. 1984, c. 38, a. 11; 2001, c. 25, a. 24.
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Rapport annuel 2012
Chapitre 6 Annexes
VII. Directeur gnral

Fonctionnaire principal. Gestionnaire.
113. Le directeur gnral est le fonctionnaire principal de la municipalit.

Il a autorit sur tous les autres fonctionnaires et employs de la municipalit, sauf sur le vrificateur gnral qui relve directement du conseil. l'gard d'un fonctionnaire ou employ dont les fonctions sont prvues par la loi, l'autorit du directeur gnral n'est exerce que dans le cadre de son rle de gestionnaire des ressources humaines, matrielles et financires de la municipalit et ne peut avoir pour effet d'entraver l'exercice de ces fonctions prvues par la loi. Il peut suspendre un fonctionnaire ou employ de ses fonctions. Il doit immdiatement faire rapport de cette suspension au conseil. Le conseil dcide du sort du fonctionnaire ou employ suspendu, aprs enqute. S. R. 1964, c. 193, a. 109; 1968, c. 55, a. 5; 1983, c. 57, a. 50; 2001, c. 25, a. 27.
Pouvoir de suspension.
568
Rapport annuel 2012

6.2
Annexe 2 Membres du Bureau du vrificateur gnral au 31 dcembre 2012
6.2. Annexe 2 Membres du Bureau du vrificateur gnral au 31 dcembre 2012
6.2. Annexe 2 Membres du Bureau du vrificateur gnral au 31 dcembre 2012

Personnel cadre Vrificateur gnral Jacques Bergeron, CPA, CA, MBA, M. Sc. Vrificateurs gnraux adjoints Robert Duquette, CPA, CA Isabelle Tremblay, CPA, CA Serge Vaillancourt, FCPA, FCGA Chef de mission Vrification Marie-ve Lemieux, CPA, CA, CAEJC Professionnels et professionnelles de la vrification Franois Arbez, CISSP, CISM, CGEIT, CISA Martine Beauregard, CPA, CGA Rgent Bilodeau, CPA, CGA Johanne Boudreau, BAA Jacques Brisson, CPA, CA, CISA Maryse Brunetta, CPA, CGA Khadija Chaya, CPA, CMA, MBA Marie Cormier, CPA, CA Christian lomo, CIA, CRMA, MBA Chrif Ferah, MBA Andr Gagnon, CPA, CMA, CISA Lucie Gauthier, CPA, CGA Bernard Goyette, CPA, CGA, CMA Jocelyne Laperrire, CPA, CA ric Laviolette, CPA, CA Isabelle Lger, CPA, CA, CISA Chantal LHeureux, CPA, CGA Joanne Major, CPA, CA Victor Marchand, CPA, CGA, CISA Philippe Pitre, CPA, CGA Michel Proulx, CPA, CGA Pierre Rochon, avocat, MBA Andr Sergerie, CPA, CA Programmeuse Yolaine Levasseur Personnel de soutien Secrtaire de direction Josiane Mauriello Agente comptable analyste France Benny
571
Rapport annuel 2012

6.3
Annexe 3 Diagrammes de flux dinformation vrification doptimisation des ressources et des technologies de linformation
6.3. Annexe 3 Diagrammes de flux dinformation vrification doptimisation des ressources et des technologies de linformation
Planification
Annuelle Missions
Connaissance de lentit
Planification pluriannuelle des risques (par le BVG)
Lettre davis et communications avec les gestionnaires, entrevues, revue documentaire, etc.
Avis aux gestionnaires
non
Banque de projets
valuation des risques
Projets retenus
Planification du projet de mission
Ralisation de la mission?
oui
Demandes spciales
Lettre de mission et excution
suite...
575
Rapport annuel 2012
Chapitre 6 Annexes
Vrification et rapport
Rapport final, demande de plans daction aux gestionnaires concerns
suite
Vrification sur place
Projet de rapport de vrification
Plans daction des gestionnaires concerns
Discussions du projet de rapport avec les gestionnaires concerns
Copie du rapport final la Direction gnrale pour le suivi des recommandations
Plans daction valids par le Bureau du vrificateur gnral
suite...
Entrevues, visites, constatations, tests, analyses, etc.
Discussions des constatations prliminaires avec les personnes concernes
576
Rapport annuel 2012
Rapport annuel et suivis

Rapport final accompagn des plans daction Rapport annuel du vrificateur gnral Rapport annuel du vrificateur gnral aux conseils
...suite
Extraits choisis
Enregistrement au systme de gestion des dossiers de vrification (GDV)
Suivi priodique par le Bureau du vrificateur gnral
Communications avec les gestionnaires concerns
Suivi priodique par la Direction gnrale
Rapport intrimaire au directeur gnral
Dossier dcisionnel annuel de la Direction gnrale aux conseils
577
Rapport annuel 2012

6.4
Annexe 4 Relev des comptes du Bureau du vrificateur gnral
Relev des comptes
BUREAU DU VRIFICATEUR GNRAL DE LA VILLE DE MONTRAL (CI-APRS APPEL BUREAU DU VRIFICATEUR GNRAL )
31 dcembre 2012
Deloitte s.e.n.c.r.l. 1, Place Ville Marie Bureau 3000 Montral QC H3B 4T9 Canada Tl. : 514-393-7115 Tlc. : 514-390-4111 www.deloitte.ca
Rapport de lauditeur indpendant

Monsieur le Maire, au Prsident et aux Membres du comit excutif, aux Membres du Conseil de la Ville de Montral, aux Membres du Conseil dagglomration de Montral Conformment aux dispositions de larticle 108.2.1 de la Loi sur les cits et villes (la Loi ), nous avons effectu laudit des comptes relatifs au Bureau du vrificateur gnral de la Ville de Montral pour lexercice termin le 31 dcembre 2012, qui comprennent un rsum des principales mthodes comptables (appels ciaprs les informations financires ). Responsabilit de la direction pour les informations financires La direction du Bureau du vrificateur gnral de la Ville de Montral (la direction ) est responsable de la prparation des informations financires conformment aux principes de constatation et de mesure des Normes comptables canadiennes pour le secteur public telles quelles sont dcrites la note 2 des tats financiers de la Ville de Montral, ainsi que du contrle interne quelle considre comme ncessaire pour permettre la prparation des informations financires exemptes danomalies significatives, que celles-ci rsultent de fraudes ou derreurs. Responsabilit de lauditeur Notre responsabilit consiste exprimer une opinion sur les informations financires, sur la base de notre audit. Nous avons effectu notre audit selon les normes daudit gnralement reconnues du Canada. Ces normes requirent que nous nous conformions aux rgles de dontologie et que nous planifiions et ralisions laudit de faon obtenir lassurance raisonnable que les informations financires ne comportent pas danomalies significatives. Un audit implique la mise en uvre de procdures en vue de recueillir des lments probants concernant les montants et les informations fournis dans les informations financires. Le choix des procdures relve du jugement de lauditeur, et notamment de son valuation des risques que les informations financires comportent des anomalies significatives, que celles-ci rsultent de fraudes ou derreurs. Dans lvaluation de ces risques, lauditeur prend en considration le contrle interne de lentit portant sur la prparation des informations financires afin de concevoir des procdures daudit appropries aux circonstances, et non dans le but dexprimer une opinion sur lefficacit du contrle interne de lentit. Un audit comporte galement lapprciation du caractre appropri des mthodes comptables retenues et du caractre raisonnable des estimations comptables faites par la direction, le cas chant, de mme que lapprciation de la prsentation densemble des informations financires.
Nous estimons que les lments probants que nous avons obtenus sont suffisants et appropris pour fonder notre opinion daudit.
Opinion
notre avis, les informations financires du Bureau du vrificateur gnral de la Ville de Montral pour lexercice termin le 31 dcembre 2012 ont t prpares, dans tous leurs aspects significatifs, conformment aux principes de constatation et mesure des Normes comptables canadiennes pour le secteur public telles quelles sont dcrites la note 2 des tats financiers de la Ville de Montral.
Le 3 mai 2013
____________________ 1 CPA auditeur, CA, permis de comptabilit publique no A116207
RELEV DES COMPTES DU BUREAU DU VRIFICATEUR GNRAL

de lexercice termin le 31 dcembre 2012 (en milliers de dollars) 2012(1) Budget $ (non audit) Rmunration du personnel Salaires Avantages sociaux 2012 Ralisations $ 2011 Ralisations $
3 107 842 3 949 744 635 5 328
3 148 879 4 027 553 616 5 196
3 115 795 3 910 1 136 539 5 585
Services professionnels, techniques et administratifs Autres frais dexploitation Total

(1)
Budget approuv, tel quil est modifi, prsent dans le systme comptable de la Ville de Montral pour le Bureau du vrificateur gnral et approuv par le comit excutif de la Ville de Montral.
Ce relev des comptes du Bureau du vrificateur gnral a t prpar conformment aux principes de constatation et mesure des Normes comptables canadiennes pour le secteur public, selon les mmes mthodes comptables que celles nonces la note 2 des tats financiers de la Ville de Montral pour lexercice termin le 31 dcembre 2012.
ville.montreal.qc.ca/verificateur

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Situation du Bureau du vrificateur gnral

Rapport du vrificateur gnral de la Ville de Montral au conseil municipal et au conseil dagglomration

Jacques Bergeron, CPA, CA, MBA, M. Sc.

1550, rue Metcalfe, bureau 1201, Montral (Qubec) H3A 3P1

Table des matires

3. Reddition de comptes de la juricomptabilit ............................................. 43 4. Audit dtats financiers ...................................................................................... 51

5. Vrification doptimisation des ressources et des technologies de linformation .......................................................................... 61

Vrificateur gnral de la Ville de Montral

Rapport annuel 2012

6. Annexes .................................................................................................................. 555

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Pistes de rflexion destines amliorer les processus de gestion de la Ville

Gestion des risques

Niveaux de service attendus

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Planification des projets dinfrastructures

Programme triennal dimmobilisations (PTI)

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Mcanismes de reddition de comptes

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Suivi des recommandations du vrificateur gnral

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