ManualdeProcedimientosde CeremonialyProtocolo delaUniversidaddeLaFrontera

Temuco,juliode2007

Fundamentacin LasRelacionesPblicas,elCeremonialyProtocolo,sebasanenelDerechoDiplomtico, que se define como representacin exterior de los Estados o instituciones: Relacin intelectualatravsdenormasyprcticas.SegntratadistasdeDerechoDiplomtico,se establece como una necesidad de convivencia internacional, es por ello que una de las responsabilidades ms significativas es de no ofender a ninguna persona, basado en el principiodelaequidad(IgualdadJurdicadelosEstados). Las Relaciones Publicas, las normas del Ceremonial y Protocolo han estado histricamenteunidasalasdeladiplomacia.Suformalismohaseguido,necesariamente, desdeelorigendelhombre,todanormadeconductaquebusqueformasdeacercamiento por medios pacficos entre las tribus primitivas, desarrollando una labor elemental de diplomacia y, con ella, reglas de procedimiento de ceremonial para los pueblos e instituciones. Estas otorgan una especial representatividad al simbolismo y comportamiento ceremonial en sus relaciones con otras naciones o instituciones. El negociador se envuelve en una aureola sacra. Su misin fuente de honores y responsabilidades,sehallabajolaproteccindelosdioses,parallevarlasacaboante,su evolucin. La diplomacia moderna, con reglas ya establecidas, en que el agente Diplomtico se le reconocen sus privilegios e inmunidades y es considerado como representante de un Estado o institucin y no como el Alter ego de un soberano, se inicia slo con el CongresodeVienade1815.YselellamaELCODIGODELACORTESIAINTERNACIONAL El ceremonial y protocolo trasciende las normas de urbanidad, de buenas maneras o de comportamientosocial.Noobstante,ensuesencia,pretendennecesariamentelomismo: elrespetoquenosdebemosunosaotros. De acuerdo a lo anteriormente expresado, la Universidad de La Frontera como una institucin publica y estatal, debe regirse por el protocolo de la Direccin General de Ceremonial y Protocolo del Ministerio de Relaciones Exteriores y siendo una casa de estudiossuperioresdebeguardarespecialconsideracinenconjugardemaneraelegante ycuidadosaeltratodelasautoridadespublicasyuniversitarias.

Visin RelacionesPblicasdelaUniversidaddeLaFronteraserunainstanciareconocidaporla comunidad interna y externa por su empoderamiento (alto nivel de competencia e ingerencia)enrelacionespblicas,ceremonialyprotocolo. Buscarlaunindelosdiferentesestamentos:acadmico,administrativo,estudiantil,de serviciosyorganizacionesinternas,comounacomunidaduniversitarianicaeintegral Misin Relaciones Pblicas es una unidad profesionaladministrativa dinmica cuya funcin principalesmanteneryfortalecerlaimagenpblicaycorporativadelaUniversidaddeLa Frontera,tantoanivelinternocomoexterno. Su objetivo es ordenar y unificar criterios de ceremonial, protocolo y etiqueta, para fortalecerunaimageninstitucionalslida. La dinmica de Relaciones Pblicas tiene como finalidad, la proyeccin de una buena imagen corporativa, con el propsito de establecer en los mbitos internos y externos actitudes positivas a su favor, y de crear un ambiente institucional basado en principios rectores como lo son la credibilidad y confianza, directrices que constituyen la razn de serdelaUniversidad.

ManualdeProcedimientosdeCeremonialyProtocolo delaUniversidaddeLaFrontera Conelpropsitodedefiniraquelloscriteriosgeneralesunificadosquedebendeterminar elordenamientoquereguleyotorguelasolemnidadpropiaasucategora,alosdiferentes acontecimientos y situaciones relacionados con ceremonial, protocolo, imagen institucional,organizacindeactividadesquedebenhacerfrentelasunidadesdenuestra Casa de Estudios Superiores, se establece el presente Manual de Procedimientos de Ceremonial y Protocolo de la Universidad de La Frontera, cuyas normas debern observarse en todas las actividades oficiales, de acuerdo a los rangos y definiciones establecidos,siendolaOficinadeRelacionesPblicas,elorganismoasesoryreguladorde stos. 1.ClasificacindelosActosInstitucionales TodoactoInstitucionalrequieredeciertasformalidadesensu organizacinydesarrollo, para otorgarle la solemnidad inherente a su carcter. Resulta conveniente, por lo tanto, que las distintas unidades de nuestra Universidad puedan ordenar el ceremonial y protocolodelosactosqueorganicensobrebasescomunesparatodalainstitucin. Considerandoloantesexpuesto,sehanclasificadolasceremoniasdelasiguienteforma: 1.1.Ceremoniassolemnes SonceremoniassolemnesaquellasquelaUniversidaddeLaFrontera(enadelanteUFRO) celebra anual o eventualmente y cuyo desarrollo debe realizarse de acuerdo a un ceremonial especial decretado o preestablecido. Su organizacin corresponde segn el mbitoterritorialenqueserealice.Lasinvitacionesparaestosactossernsuscritasporel RectordelaUniversidaddeLaFrontera. Sonceremoniassolemnes:

CeremoniaEcumnicaconocasindelAniversariodelaUFRO InauguracindelAoAcadmicoyClaseMagistral AsuncindelRector

1.2.CeremoniasFormales Son ceremonias formales aquellos actos que, sin ser solemnes, involucran a toda la comunidad universitaria y/o a una o ms de sus unidades,con instituciones externas, y requierendeciertasformalidades.Lasceremoniasinstitucionalessernorganizadaspor laOficinaRelacionesPblicasylasunidadesuniversitariasinvolucradas,lasinvitaciones sernsuscritasporelRector,elquepodrdelegarestaresponsabilidadenunVicerrector oDecano. Sonceremoniasformales: Nota: en las ceremonias de titulacin (pregrado), si se desea hacer mencin a la profesin, al nombrar a los titulados, se debe hacer segn el ttulo entregado por la universidadejemplo: Profesor Psiclogo Ingeniero Evitando con ello nombrar con un grado acadmico: como, por ejemplo, doctor a titulados depregrado. 1.3.ActosRegulares Sonactosregularestodasaquellasactividadesdecarcteracadmicoynoacadmico,que requierandeciertaformalidad,ysonorganizadosdirectamenteporlaunidadgestorade los mismos. En los actos regulares las unidades organizadoras debern solicitar a la Oficina de Relaciones Pblicas, mediante un formulario electrnico (anexo 14) la :JuanContrerasCasas :MarleneMuozSaldas :PedroValenzuelaCarrasco MdicoCirujano :ValentinaKleinGonzlez AsuncindeDecanos Entregadediplomasdepostgrado Inauguracinanualdeactividadesdepostgrado Reconocimientodepostgrados Inauguracinanualdeproyectosdeinvestigacin ReconocimientosyHomenajes Inauguracindeobrasinstitucionales. FirmasdeConvenio CeremoniasdeTitulacin

CirujanoDentista :FelipeGarcaMndez

asesora necesaria, como asimismo la revisin previa de invitaciones, publicaciones e impresos, etc., con el propsito de guardar las normativas vigentes relacionadas con la imagencorporativainstitucional. Sonactosregulares:

Inauguracionesy/oclausuras Presentacindelibros Eventosartsticosydeportivos Inauguracindeexposiciones Inicioopresentacindeproyectos Celebracindeefemrides

2.OrganizacindelosActosUniversitarios Para la organizacin de un acto universitario, sea ste, cualquiera de aquellos anteriormente descritos, la unidad responsable del mismo deber previamente, en conjuntoconlaOficinaRelacionesPblicas,fijarlafechade surealizacin,considerando factorescomo:

Duplicidaddeactividadesenlamismafecha,oenfechasprximas. Consulta de compromisos adquiridos por las autoridades superiores cuya concurrencia se estime obligatoria, necesaria o conveniente, la que se realizar a travsdelaunidadrespectiva.

TipificarlaCeremoniauevento

El Rector y autoridades superiores slo asistirn a ceremonias que cumplan con los procedimientosanteriores. CuandoelseorRectordebaasistiraceremoniaspblicasoprivadas,elEncargado/a de Relaciones Pblicas y Protocolo deber revisar previamente la ubicacin que tendrelRectorenelactosegnlaprecedencia Establecida la fecha, lugar y hora se constituir un Comit Organizador integrado como mnimo,pordosmiembrosrepresentantesoresponsablesdelaunidadinvolucrada,alque lecorrespondernlassiguientesactividades: 1. Determinarellistadodeinvitados

2.

Realizarvisitaenterreno,cuandoseanecesario,allugarenelcualserealizarla ceremonia, y determinar los requerimientos del caso y entidad responsable de atenderlos.

3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11.

Establecernecesidadesdeamplificacinydeequiposaudiovisuales InformaralaCoordinacindeComunicacionesparaladifusinrespectiva. Determinarsiesnecesarialaconfirmacindeinvitadosyprotocolo Contactar,siserequiere,personaldeapoyoparaconfirmarasistenciay/oatender larecepcinyubicacindelosinvitados Verificar otras necesidades: intervencin del coro (anexo 11), presentacin artstica,entregadediplomas,obsequios,etc. Responsabledelibreto Necesidaddemaestrodeceremonia Prepararvocativosparaautoridades Requerimientosfinales:banderas,etiquetas,agua,ornamentos,etc.

3.UbicacindelosInvitados La ubicacin de los invitados a una ceremonia se determinar de acuerdo al orden de precedenciaentrequieneshayanconfirmadosuasistenciayserpresididaporelRectoro quienlerepresente,ylamximaautoridaddelaunidadorganizadora.(Invitante) 3.2.Siasistensolamenteautoridadesymiembrosdelacomunidaduniversitariaelorden se establecer de acuerdo a la Precedencia Protocolar de la Universidad de La Frontera. (anexo2) 3.3.Siasistenautoridadespblicas,searticularelordendeprecedenciadelCeremonial Pblico del Ministerio de Relaciones Exteriores con el de precedencia interna de la Universidad. 3.4.Enelcasodelaasistenciadeunaautoridadconsucnyuge,ambossernconsiderados comounaunidad,ubicndosealcnyugealaderechadelinvitado. 3.5.Enelcasoqueamboscnyugesasistaninvitadosporsusrespectivoscargos,ocuparn laubicacinquecorrespondealrangodesucargo.

3.6.Parafacilitarladistribucinprotocolarlaprimerafiladeunaceremoniadebecontar conunnmeroimpardebutacas,demaneraquelaautoridadque presideelactoquede ubicada en el centro de la fila (de no contar con un nmero impar, ser responsabilidad delencargadodeprotocolodarlasolucin) 4.Ceremoniasconautoridadessentadas: 4.1 Para los efectos de distribucin del protocolo en una ceremonia universitaria, considerandoalosasistente,lapersonademasaltajerarqua(1)(oeldueodecasaoel invitante,segncorresponda).Elquelesucede(2)loharasuderechayelquelesigueen importancia(3)asuizquierda,luegolossiguientes(4)aladerechay(5)alaizquierday assucesivamente,comosemuestraenelesquema1: Esquema1: (9) (18) 4.2.Enloscasosenque,porrazonespropiasdelrecintodondeserealizalaceremonia,es indispensable contar con un pasillo central, se puede optar por el llamado "protocolo partido".Enestecasoelordendeprecedenciaseiniciarconelprimerasientodelbloque situadoaladerechadelpodiocomoseilustraenelesquema2.Unavezcompletadalafila, se proseguir con el bloque del lado izquierdo, para continuar con la segunda fila, en el mismoorden(veresquema2): Esquema2: (8) (16) (7) (15) (6) (14) (5) (13) Pasillo (1) (9) (2) (10) (3) (11) (4) (12) Estrado,Testera,Podio,etc (7) (16) (5) (14) (3) (12) (1) (10) (2) (11) (4) (13) (6) (15) (8) (17) Estrado,Testera,Podio,etc

Ceremoniaconautoridadesenunestrado: Seseguirelmismoordendepresenciasealadoparaautoridadessentadas(esquema3): Esquema3: Estrado: (4) Pblico: (14) (23) 5.Ubicacindelasbanderas En todos los actos universitarios debern estar presentes, frente a las autoridades, la bandera nacional y la bandera institucional, con las siguientes opciones de ubicacin: (figuras15) (12) (21) (10) (19) (8) (17) (6) (15) (7) (16) (9) (18) (11) (20) (13) (22) (2) (1) (3) (5)

5.1LaBanderaChilenadeberestarizadapermanentementeenelpatiocentralde laUniversidadacompaadadedosbanderasinstitucionales. Duelos: 5.2 En situaciones de duelo, se debe distinguir entre duelos oficiales, nacionales, dictaminadosporlaautoridadpblicacompetente,oduelosinstitucionales: a. Enelcasodelosduelosoficialesonacionales,seizarelpabellnamediaastapor losdasqueindiqueeldecretorespectivo(seizalabanderaaltopeyluegoselleva amediaasta). b. Enelcasodelosduelosinstitucionales,seizarelpabelln institucionalamedia asta,segnlosdasdecretadosporlaautoridaduniversitaria.(seizalabanderaal topeyluegosellevaamediaasta). c. d. e. Los pabellones izados a media asta no podrn utilizar ningn lazo u otro complemento Sonduelosinstitucionales,elfallecimientofuncionarios,yalumnos La autoridad universitaria podr decretar tambin duelo institucional en el caso del fallecimiento de un ex alumno, ex acadmico o ex funcionario, de un benefactor, u otro cuyo aporte a la UFRO, le hagan acreedor a un homenaje pstumo a travs del smbolo universitario de mayor relevancia, como es el pabellninstitucional. f. En el fretro la bandera institucional ira con la lectura itinerarium mentis ad veritatemalcostado.

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6.InterpretacindelosHimnosNacionaleInstitucional a. ElHimnoNacionalserinterpretadosolamenteen: *Losactosuniversitariossolemnes *EnaquellosaloscualesconcurraelPresidentedelaRepblica *EnCeremoniasdeTitulacin,aliniciodelaceremonia,cerrndoseelactoconla interpretacindelHimnoInstitucional. Si requiriera interpretar el himno nacional de otro pas, ste de realizar inmediatamente a continuacin del Himno Nacional de Chile. Los cuales sern interpretadosporelCoroUniversitarioy/oSolista b. En las ceremonias formales y regulares slo se interpretar el Himno de la Universidad,aliniciodelaactividad. c. EnlosFuneralescuandosedecretedueloinstitucionalsepodrentonarelHimno Institucional. 7.LaCorrespondenciaProtocolar: Esunacomunicacinformalysucintaensuredaccinquevaradeacuerdoasuobjetivo principal,siendolasmscomuneslanotaprotocolar,laesquelaydetarjetadeinvitacin, junto a otras que expresan sentimientos (felicitaciones, saludos, agradecimientos, condolencias).Sedebeutilizaruntratoepistolar(anexo8) 7.1NotaProtocolar Es una comunicacin formal, tipo carta, que se usa para invitar y establecer un compromisoentreinvitanteeinvitado.Tambinseempleaparaenviarfelicitacionespor efemrides o aniversarios institucionales, nombramientos, ascensos, distinciones y onomsticos;yparaexpresarunacondolencia. LaUniversidaddeLaFronteraharunsaludoprotocolar,alasinstitucionesporeldade aniversario. 7.2.Esquela Es un tipo de carta menos formal que la nota protocolar, de carcter exclusivamente personal. La esquela se emplea, en particular, para: agradecer atenciones recibidas; aceptar una invitacin o excusarse por no poder asistir a ella; enviar felicitaciones por efemrides o aniversarios institucionales, nombramientos o ascensos, distinciones y onomsticos;yparaexpresarunacondolencia.

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7.3Felicitacin Comunicacinprotocolarpormediodelacualsecongratulaaunapersona.Seformalizaa travs de una tarjeta, nota protocolar o esquelas, y entre las ms usuales estn aquellas que felicitan por nombramiento, ascensos, cumpleaos, onomsticos, efemrides y aniversariosinstitucionales. 7.4Tarjetadeinvitacin Es una comunicacin formal, impresa en cartulina, y establece un compromiso entre invitanteeinvitado. Al remitirse una invitacin a una actividad oficial de la UFRO, se debern guardar las siguientesformalidades: a. La invitacin a un acto o ceremonia debe formalizarse a travs de una tarjeta o notaprotocolar. b. Laredaccindeberealizarseentercerapersona(tratoepistolar,anexo8). c. El tiempo de despacho previo de una invitacin es de siete das hbiles, como mnimo, y quince das, como mximo. Si entre los invitados se encuentran autoridadesnacionalescomoelPresidentedelaRepblica,PresidentesdelSenado y de la Cmara de Diputados, ex Presidentes de la Repblica, Nuncio Apostlico, Cardenales, Obispos, Embajadores Extranjeros, Ministros de Estado, autoridades nacionalesconrangodeMinistro,ComandantesenJefedelasFuerzasArmadasy de Orden, las invitaciones debern ser cursadas con 30 das de antelacin y suscritasporelRector. d. Si entre los invitados se encuentran autoridades regionales como el Intendente Regional,diputadosysenadoresdelazona,PresidentedelaCortedeApelaciones, Obispos, Gobernadores, Alcaldes, y representantes de las Fuerzas Armadas y de Orden, las invitaciones sern cursadas por el Rector y debern remitirse con 20 dasdeantelacin. e. La invitacin debe hacerse imprimir, considerando el manual grfico de la Universidad,indicandoclaramenteelpropsitodelamisma,lugar,horaydems pormenoresqueseandelcaso. f. Si la invitacin es personalizada (recomendable) debe indicarse nombre y cargo delinvitante,unidady/oinstitucin,nombreyapellidosdelinvitado. g. Si la invitacin es genrica el invitado debe ser tratado de usted, sin abreviacin (Ud.)

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h. Toda invitacin sea tarjeta o nota protocolar debe redactarse en tercera persona. i. j. Las invitaciones por tarjeta se inician con el cargo del invitante seguido del nombre.Estoparaevitarlafirma,delocontrarioexigequesefirmen. Todas las invitaciones deben ser previamente enviadas a Relaciones Pblicas, la que recomendar cambios en su redaccin o presentacin, si no se cumplen las normasprotocolarescorporativas. k. Larespuestaatodainvitacinquelasolicitedebedarsedentrodeltrminode48 horas o inmediatamente, cuando fuese el caso de premura de tiempo, evitando posteriormentemodificaresarespuesta,paranocausarmolestiasalinvitante. l. Encasodeunimprevistoqueimpidalaasistenciayaconfirmadadeundirectivoo jefedeunidad,debedarcuentaalosorganizadores,paraevitarsuinclusinenel protocolo. 8.Vocativos Vocativo es el trmino o tratamiento que se utiliza para dirigirse a una autoridad en un actopblicooatravsdeunacomunicacinescrita. Parasuaplicacinenlosactosuniversitarios,serecomienda: a. Restringir los vocativos para uso exclusivo del orador, quien los utilizar en el rango de precedencia que corresponda para destacar y retribuir la asistencia de altasautoridades.Elmaestrodeceremoniaslodebeentregarsaludosgeneralesal iniciarunaceremonia(seoras,seores,estimadosinvitados,etc.).Enningncaso lecorrespondeelusodevocativos. b. Circunscribir los vocativos al cargo de la autoridad (anexo 8), sin agregar nombresyapellidos,loqueevitaincurrirenfataleserroresdepronunciacin. c. Cualquier otra autoridad no incluida en el listado que se indica a continuacin, puederecibirelvocativodeseor,seguidodelcargoquedesempea d. Enaquelloscasosenquedeterminadaautoridadopersonalidadtengamsdeun cargo, corresponde utilizar siempre el vocativo de ms alto rango que le sea aplicable.

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ANEXOS

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Anexo1:TiposdeActos,EventosInstitucionalesodeTrabajo Existeunagranvariedaddeactividadesquebajodiversasdenominaciones,segnseasu objetivoespecfico,sedesarrollanenelmbitouniversitario.Acontinuacin,ladefinicin sobrecadaunadeellas,queentregaelprofesorPabloEyzaguirre("ManualdeRelaciones Pblicas"): Charla: Consiste en una exposicin de carcter simple, generalmente con propsitos de divulgacin o informacin, sobre diferentes tpicos, tratados sin mayor profundizacin. Noseprecisaderequisitospreviosparaasistiraella. Conferencia: Exposicin sobre un tema doctrinal o especifico, que reviste complejidad o profundidad.Estdirigidaaunauditorioqueposeeconocimientospreviossobreeltemay su objetivo es la difusin cultural en reas determinadas o la profundizacin en temas especializados. Disertacin: Exposicin metdica de carcter acadmico de un trabajo de investigacin realizada por el expositor y que lleva implcita la defensa de una de una tesis o la refutacindeotra.Estdirigidaaunpblicodepares. Curso:Conjuntodesesionespedaggicasdestinadasadesarrollarvariostemassobreuna materia especifica durante un periodo determinado, que se estructura bajo objetivos de enseanzaaprendizaje definidos o implcitos Para su realizacin se puede utilizar materialesdeapoyo,incluirinstanciasdeevaluacinyexigirunmnimodeasistencia.El curso tiene como propsito ampliar la formacin general, profesional o acadmica del pblico al cual est dirigido, por lo tanto puede tener diversos niveles de profundidad o complejidad. Cursillo:Breveseriedecharlasoconferenciasenmarcadasenunatemticacentral,cuyos contenidos pueden ser independientes, los unos de los otros, o bien estructurarse en formasecuencial. Taller:Actividadprcticarealizadaenconjuntoporungrupodepersonasconexperiencia profesional en la materia, orientadas por especialistas competentes. Su propsito es estudiar o buscar soluciones a problemas concretos del rea respectiva y posibilitar el intercambiodeexperienciasmedianteeltrabajoenpequeosgrupos.

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Seminario:Actividadacadmicadecarctertericoqueserealizaatravsdesesionesde trabajo colectivo o de un grupo de especialistas, para estudiar, analizar o enriquecer un temapreviamentedeterminado.Estprogramadoydirigidoporunacadmicoexpertoen lamateria,tieneunmnimodesesiones,yconcluyeconlaelaboracindeuninformefinal, expuestoporunrelator. Coloquio:Reunindeespecialistasenlacualnohaypbliconiexpositorcentral.Todoslos asistentes tienen idntico derecho a participar en un trabajo comn, sobre un tema de inters. Mesa Redonda: Reunin en la cual un grupo de personas versadas en un tema, generalmente polmico, participan en igualdad de condiciones, bajo la direccin de un moderador,exponiendosuspuntosdevistaanteunpblicoheterogneo.Elpropsitoes daraconocerdiversosenfoquessobreelmismoproblema. Panel: Modalidad de presentacin de un tema ante una audiencia por un equipo de diversos especialistas, quines lo abordan desde diferentes ngulos, con el fin de proporcionar amplia informacin. Una vez expuesto el tema, el pblico participa formulandopreguntas,presentandoideasoexperiencias,queaclarenpuntosdevista,sin queseproduzcadebate. Foro:Reuninenlaqueunoomsespecialistasexponenanteunpblicoheterogneoun temapreviamentedeterminado,generalmentecontrovertido,seguidodeunadiscusinen lacualparticipaelpblicoasistente. Encuentro: Reunin de especialistas, en la cual uno o ms expositores abordan temas inherentes a su rea, con el propsito de conocer e intercambiar trabajos y experiencias realizadasensusrespectivoscamposprofesionales. Simposio:Consisteenreuniraungrupodeespecialistasexpertosenuntema,loscuales exponen al auditorio sus ideas y conocimientos en forma sucesiva, conformando as un panoramalomscompletoposibledeltemaencuestin.

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Es una tcnica formal en la que los especialistas exponen individualmente y en forma sucesiva,durante15a20minutos.Loimportanteesquecadaexpositortrateunaspecto particulardeltema,detalmaneraquealterminarste,quededesarrolladontegramentey conlamayorprofundidadposible. Enelsimposioseobtieneinformacinautorizadayordenadasobrelosdiversosaspectos de un mismo tema, puesto que los expositores no defienden posiciones, sino que suman informacinalaportarconocimientospropiosdesuespecialidad. Congreso:Conjuntodesesionesdetrabajosobreunatemticadeterminadaqueserealiza duranteunperiodorelativamenteprolongadoyalcualconcurrenespecialistasinvitados en calidad de exponentes y observadores. Tiene por propsito presentar tesis, investigacinoexperienciasinditas,parasometerlasaljuiciocrticodelosparticipantes, a fin de unificar criterios en relacin a la temtica central. Los trabajos presentados son seleccionados previamente por comisiones especiales designadas para ello por los organizadores del evento. El congreso est estructurado sobre la base del trabajo de comisiones yreuniones plenarias,enlasquese analizanlasponenciaspresentadasylas conclusioneselaboradasporlascomisiones.Culminaconunasesinenlaqueseexponen y someten a aprobacin las conclusiones a las que llegaron las distintas comisiones de trabajo.Uncomitespecialmentedesignadoredactalasconclusionesdelcongreso,lasque sonpublicadasposteriormente. Ciclo: Serie de actividades de extensin (charlas, conciertos, exposiciones, etc.) cuyos contenidosobedecenaunatemticacentralqueserealizaenformaperidica. Jornada: Periodo durante el cual se desarrollan una serie de diversas actividades de extensin, centradas en un rea disciplinaria, cuyo propsito es difundir y actualizar los conocimientosdeungrupodepersonasconinteresesafines.

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Anexo2:OrdendePrecedenciaProtocolarenlaUniversidaddeLaFrontera 1. Rector 2. PresidenteJuntaDirectiva 3. VicerrectorAcadmico 4. VicerrectordeInvestigacinyPostgrado 5. VicerrectorAdministracinyFinanzas 6. ExRectores 7. Decanos(porordendeantigedadenelcargo) 8. MiembrosJuntaDirectiva 9. MiembrosConsejoAcadmico 10. ContralorUniversitario 11. SecretarioGeneral 12. AcadmicosconGradosHonorficos 13. ProfesoresTitulares 14. DirectordeAnlisisyDesarrolloInstitucional 15. DirectoresdeSedes 16. DirectorAcadmicodePregrado 17. DirectordeDesarrolloEstudiantil 18. DirectordeBibliotecasyRecursosdeInformacin 19. DirectordeExtensinyFormacinContinua 20. DirectordeInvestigacin 21. DirectordeInnovacinTecnolgica 22. DirectorAcadmicodePostgrado 23. DirectorCooperacinInternacional 24. DirectoresdeInstitutos 25. DirectordeFinanzas 26. DirectordePersonal 27. DirectordeInformtica 28. DirectorJurdico 29. Vicedecanos(porordendeantigedadenelcargo) 30. SecretariosAcadmicosdeFacultades 31. DirectoresdePostgradoseInvestigacindeFacultades 32. DirectoresdePregrado 33. DirectoresdeDepartamentosdeFacultades 34. DirectoresdeCarrera 35. DirectoresdeProgramasdePostGrado

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36. JefesdeDivisiones 37. JefesdeOficinas 38. Encargadosdeunidades 39. PresidentesdeOrganizacionesGremiales(AGAAFUF) 40. PresidenteFederacinEstudiantes 41. PresidentesCentrosdeAlumnos Notas: a. Salvoqueseespecifiqueenotrostrminos,enelordendeprecedenciaentrepares seaplicarelcriteriodeordenjerrquicoy/oalfabticodelasunidades. b. Enloscasosquelapresenterelacinprotocolarnoconsiderelaprecedenciaoel rango de determinada persona o funcionario, se proceder por analoga (el que resolvereljefedeprotocolo). c. Encasodeasistenciadeautoridadesdeotrasuniversidadesestassernubicadas poranalogaenelordendeprecedenciadelaUniversidaddeLaFrontera.

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Anexo3:"PrecedenciadeAutoridadesenActosCelebradosenRegiones" 1. IntendenteRegional 2. SenadoresdelaCircunscripcinporantigedad 3. DiputadosdelDistrito,porantigedad 4. PresidentedelaCortedeApelaciones 5. ContralorRegional 6. FiscalRegionaldelMinisterioPblico 7. GobernadoresProvinciales 8. Oficiales Generales de la Fuerzas Armadas y de orden y Seguridad Pblica y/o ComandantedeGuarnicin,conformeantigedadsegnsureglamentointerno 9. ArzobispouObispoDiocesanodelaIglesiaCatlicayotrosdignatariosequivalentes deotrasiglesias,confesioneseinstitucionesreligiosas 10. Alcalde 11. Oficiales Superiores de las Fuerzas Armadas y de Orden y Seguridad Pblica (coroneles,tenientecoronel,capitndenavo,ycapitndefragata) 12. MinistrosyFiscaldelaCortedeApelaciones 13. ConcejalesyConsejerosRegionales 14. DecanodelCuerpoConsultar 15. RectoresdeUniversidades(seconsideraprimerolasuniversidadesestatales) 16. TesoreroRegional 17. CnsulesExtranjeros 18. SecretariosRegionalesMinisteriales 19. JefesdeServiciosPblicos 20. JuecesdeLetras 21. JuecesdePolicaLocal 22. OficialesdelasFuerzasArmadasydeOrdenySeguridadPblicasegnantigedad.

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Anexo4:Recepcindeautoridades ParalarecepcindeinvitadosdebeestarpresenteelEncargado/adeRelacionesPblicas yProtocolo,sedebeconsiderarlajerarquadequienesrecibenyaquienesserecibe.En cualquier caso, debe estar siempre el invitante o algn directivo de la unidad organizadora,enrepresentacindesumximaautoridad,sistenopudierehacerlo. Si asisten altas autoridades externas, stas sern recibidas por el Rector, y/o los VicerrectoresenRectora,desdedondesedirigirnallugarcorrespondiente,marcandosu llegada,eliniciodelacto.Delamismamaneraseproceder,paralasfirmasdeconvenios y/oentregadedonaciones,conlasautoridadesdela(s)institucin(es)involucrada(s). Anexo5MaestrodeCeremonia Se encarga de poner en contacto a los participantes con el pblico. Tiene la gran responsabilidad de conducir el evento a travs de un programa establecido con anterioridad(libreto). Es necesario que el Maestro de Ceremonia de la institucin rena las siguientes caractersticas,paraquecumplaconresponsabilidadsufuncin:

Experienciaprobada Dominioescnico Excelentemanejodelavoz Lecturaimpecable Adecuadoniveldeculturageneral Buenaimagenpersonal

Anexo6AsistenciaaCeremonias Cabe mencionar que cuando se prepara una ceremonia, el equipo de protocolo y ceremonialdelasinstituciones,organizanlarecepcindelosinvitadosconmuchodetalle, porelloesimportantequecuandoseconfirmalaasistenciasedebecumplir,elmismo caso sucede cuando no se confirma, no debe asistir, debido que estas dos acciones complican el desarrollo del protocolo. Especialmente el orden de precedencia y los vocativos. Nosepuedeolvidarquelasautoridadessonrepresentantesdeinstitucionesyloshonores y jerarqua son principalmente en razn del cargo, por ende se debe asumir que es una obligacindelcargocumplirconelprotocolo.

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Nota: Se ha generalizado el mal hbito de no confirmar las invitaciones en los plazos que la cortesa y las reglas de urbanidad obligan. Ms an el invitante debe constantementesolicitarasusinvitadoslaconfirmacindeasistencia.LaUniversidad de La Frontera espera, a travs de estas recomendaciones, que este mal hbito no se difunda a los miembros de nuestra comunidad universitaria que reciben invitaciones tanto internas como de organismos externos. La confirmacin de asistencia o no asistencia,sedebehaceramstardarcon24horasdeantelacin AsistenciadeAutoridadesUniversitarias SiendoelRectorlamximaautoridaduniversitaria 1. Si el Rector de la Universidad no asistiere, ser representado segn el orden de precedencia sealado anteriormente y, en ausencia de alguna autoridad Universitaria,sedesignaralapersonaindicada,segnseaelcaso. 2. EncasodeserinvitadounVicerrectoryestenopudiereasistir,serrepresentado segn el orden de precedencia sealado anteriormente y, en ausencia de alguna autoridadUniversitaria,sedesignaralapersona,segnseaelcaso. 3. Se aplicar el mismo criterio en caso de no poder asistir los seores Decanos y otrasautoridadesUniversitarias. 4. Sinperjuiciodelasnormasprecedentes,laautoridadinvitantealactooceremonia oficialcorrespondienteocuparellugardepreeminenciaqueleotorgasucalidad deanfitrin. Anexo7Horadellegada Siempre que se nos invitan a cualquier tipo de evento se debe considerar seriamente el tema de la puntualidad. Se debe llegar a lo menos con 10 minutos de anticipacin de la horafijada. En caso de que por razones de fuerza mayor, se produce un atraso, se debe dar una explicacin, pero solo a los anfitriones. Es recomendable avisar por telfono en caso de demora. Siustedeselinvitadodehonor,porsupuestoquedebeplanificar,conunampliomargen detiempoparasolventarcualquierimprevisto,parallegarunpocoantesqueelrestode losinvitados.Seraimperdonablequellegasenlosinvitadosantesqueusted.

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Anexo8Vocativos Tratndosedelosvocativosaliniciodeundiscurso,eloradordebernombraralasseis autoridadeschilenasoextranjerasdemayorjerarqua,pudiendodesignaralrestodelas autoridades presentes al acto o ceremonia oficial por la denominacin de Seoras y Seores.(Extenderlosvocativoscausamayorexclusin) Todas aquellas autoridades Universitarias que detenten una o ms calidades sern consideradasenlademayorrangoprotocolar. Enaquellosactosyceremoniasqueserealizanenestrados,alosqueconcurraelRectorde laUniversidadacompaadodesucnyuge,staseubicaraladerechadelRector. La precedencia entre funcionarios de una misma jerarqua se determinar por la antigedaddesusnombramientos. En los casos en que el presente Reglamento no considere la precedencia o rango de determinadapersonaofuncionarioseprocederporanaloga(jefedeprotocolo). Cuando una persona desempee dos cargos que tengan diferente categora, su precedenciaserlaquecorrespondaalcargomsalto. La precedencia que se ha dejado sealada entre los miembros de la Universidad de La Frontera,noesabsolutaysepodrmodificarcuandoasloaconsejenlascircunstanciasde unadeterminadaceremoniaoacto. Corresponder al Encargado/a de Relaciones Pblicas y Protocolo, resolver todos aquellos casos en que se presenten dudas acerca de la correcta aplicacin de la precedenciaodenormasdeceremonialengeneral.
Autoridad/Institucin TratoEpistolar TratoPersonal SeorPresidente ParaReferirseal Su Excelencia, de el la

PresidentedelaRepblica ExcelentsimoSeor Excelencia

Presidente Repblica

PresidentedelSenado Senadores

Excelentsimoseor HonorableSenador

Senador Senador Diputado

Excelentsimoseor HonorableSenador ExcelentsimoSeor

Presiente de la Cmara de ExcelentsimoSeor Diputados

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Diputados CorteSupremadeJusticia

HonorableDiputado ExcelentsimaCorteSuprema

Diputado

HonorableDiputado Excelentsima Suprema Corte

Ministros de la Corte Honorableseordon SupremadeJusticia CortedeApelaciones IlustrsimaCorte

Seora

Honorableseordon

IlustrsimaCorte Seora

Ministros de la Corte de Honorableseor Apelaciones Juez Ministros Subsecretarios Intendente Alcalde Municipalidades Vuestraseora,Usa,US Vuestraseora,Usa,US Vuestraseora,Usa,US Vuestraseora,Usa,US Vuestraseora,Usa,US IlustrsimaMunicipalidadde

Seora,Magistrado Vuestraseora,Usa,US Vuestraseora,Usa,US Vuestraseora,Usa,US Vuestraseora,Usa,US Ilustrsima de

SeorMinistro SeorSubsecretario SeorIntendente SeorAlcalde Municipalidad

Municipalidad Ilustre de

Rectores Generales Almirantes Cardenal Arzobispos,Obispos PastoresoMinistros EmbajadoresExtranjeros EncargadodeNegocios Representantes Organismos Internacionales

SeorRector SeorGeneral,Usa,US SeorAlmirante,Usa,US EminenciaReverendsima EminenciaReverendsima

Rector General Almirante Monseor Monseor

SeorRector SeorGeneral SeorAlmirante SuEminencia Monseor Eminencia o Su

Excelentsimoseor Honorableseor

SeorEmbajador Seor Seor

SuExcelencia Honorableseor Honorableseor

de Honorableseor

Miembros de Honorable Honorableseor CuerpoDiplomtico

Seor

Honorableseor

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Anexo9Sugerencias Con el propsito de cuidar la imagen corporativa en la percepcin de terceros que se contactan con ella, se deben poner en prctica las siguientes recomendaciones para responderohacerllamadostelefnicos: a. Identificaralainstitucinounidadeidentificarsepersonalmente b. Seramable c. Sielllamadoesparaunsuperior,consultarleycomunicar d. Silapersonarequeridaestocupada,preguntarsieventualmentepuedeayudarle oindicarquestaseencuentraenreuninofueradelaunidadyquedevolvernel llamado.Enesteltimocasosedebeobligatoriamentedevolverelllamado. e. Si debe dejar en "hold" al interlocutor para tomar otro llamado, solicitarle que espereunossegundos,respondermuybrevementeelsegundollamadoyvolveral primero. Slo se debe dejar a alguien en espera en casos de verdadera urgencia, entregandolaexplicacinrespectiva. f. Anexo10DueloUniversitario Tan pronto como se reciba la noticia del fallecimiento de un miembro de la Comunidad Universitaria,seizaramediaastalaBanderaInstitucionalysemantendrizadaaltopeel pabellnnacionalenlosmstilesdehonordelaUniversidaddeLaFrontera,enlasSedes UniversitariasyGimnasios. DeclaracindeDuelouniversitario Artculo 1. El Duelo Universitario se establece mediante un decreto Universitario, que fijarelizamientodelabanderaInstitucionalamediaasta,duranteuno,dosotresdas (Fallecimiento,VelatorioyFuneral) y la suspensin de los actos como ceremonias que revistanelcarcterdefestejo. Artculo 2. Acordada la manifestacin de duelo Universitario el Encargado/a de Relaciones Pblicas y Protocolo comunicar esta Declaracin por los medios que se dispongan a: los Decanos, Directores y jefes de Unidades de la Universidad de La Frontera,invitndolesaparticiparenlashonrasfnebresqueeventualmentesecelebren alefectocomunicandodayhora. Siseequivocaalllamar,nodebecolgarabruptamente,sinodisculparseporhaber discadomal.

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FallecimientodeunFuncionariodelaUniversidaddeLaFronteraoexFuncionario (jubilado) Artculo 3.ElRectordelaUniversidaddeLaFronteraoeljefe/adeRelacionesPblicas enviarnmensajesdecondolenciasalafamilia,encasodefallecimientodealgnmiembro lacomunidadUniversitaria. Artculo 4. El Encargado/a de Relaciones Pblicas y Protocolo, har una visita de carcter oficial para presentarle las condolencias de la Universidad de La Frontera a la familia.Juntoaloanterioracordarconlafamilialacolocacinenelfretrodelabandera institucionalyentonacindelHimnodelaUniversidaddeLaFronteraenelFuneral. LaAutoridadquedebeasistiralvelatorioyfuneral:sereljefedirectodelaUnidadenla cualejercasuslaboreselfallecido,elqueanombredelaUniversidadpodrhacerusode lapalabra. SinperjuiciodeloanteriorsepuedensumarlasAutoridadesUniversitariasquelodeseen. SielfallecimientofuereenSantiagoseleencargaraalJefe/adelaDivisinSantiago,que concurra en representacin del Rector de la Universidad de La Frontera a dar las condolencias. FallecimientodeunFamiliarDirectodeunMiembrodelaComunidadUniversitaria Artculo 5. El Rector de la Universidad de La Frontera o el Encargado/a de Relaciones Pblicas y Protocolo, enviar el mensaje de condolencias a la familia. En caso de fallecimientodealgnfamiliardirectodeunmiembrolacomunidadUniversitaria(padres, hijosocnyuge). FallecimientoMiembrodelaJuntaDirectivaoBenefactordelaUniversidad Artculo 6.Tan pronto como se comunique el fallecimiento, El rector o Encargado/a de Relaciones Pblicas y Protocolo, enviar un mensaje de condolencias a la Familia y a la Institucin que el fallecido representaba. Junto a lo anterior el jefe/a de Relaciones pblicasdesignarunadelegacinquerepresentantealaUniversidadparaqueasistaen representacindeestaalvelatorioyfuneral.ElRectorpodrdecretardueloUniversitario porunda.(Segnseaelcaso)

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SielfallecimientofuereenSantiagoseleencargaraalaDivisinSantiago,queconcurraen representacindelRectordelaUniversidaddeLaFronteraadarlascondolencias. FallecimientodeunaAutoridadoPersonajeRelevantedelaReginoelPas Artculo 7. Tan pronto como se comunique el fallecimiento, El rector o jefe/a de RelacionespblicasenviarunmensajedecondolenciasalaFamiliayalaInstitucinque el fallecido representaba. Junto a lo anterior el Encargado/a de Relaciones Pblicas y ProtocolodesignarunadelegacinquerepresentantealaUniversidadparaqueasistaen representacindeestaalvelatorioyfuneral.ElRectorpodrdecretardueloUniversitario porunda.(Segnseaelcaso) SielfallecimientofuereenSantiagoseleencargaralaDivisinSantiago,queconcurraen representacindelRectordelaUniversidaddeLaFronteraadarlascondolencias. FallecimientodeunaAltaAutoridadUniversitaria Artculo 8.SifalleciereunaaltapersonalidadUniversitaria(ExRector,Rector,Decano,o miembro destacado de la comunidad Universitaria), el Rector deber determinarse, en mritodecircunstanciasespeciales,cuantosdasdeduelosedecretarn.(Serecomiendan 3das:desdeelfallecimientohastasufuneral). Anexo11ParticipacindelCoroUniversitario ElCorodeestudiantesdelaUniversidaddeLaFronteraparticiparenlasceremoniasde carctersolemneylassiguientesceremoniasformales: AsuncindeDecanos Titulacin Entregadepostgrados Inauguracinanualdeactividadesdepostgrado Reconocimientodepostgrados Inauguracinanualdeproyectosdeinvestigacin Reconocimientosyhomenajes Inauguracindeobrasdecarcterinstitucional.

Cualquierotraparticipacindelcorouniversitarioenactosinstitucionales,serresuelto porEncargado/adeRelacionesPblicasyProtocolodelaUniversidaddeLaFrontera.

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GaudeamusIgitur(alegrmonospues) SecantaranlaprimerayterceracuartetaqueserinterpretadoporelcoroUniversitario (en la tercera cuarteta: vivan los profesores, los alumnos etc., el profesorado y estudiantadoseponendepie. Paraestasocasioneselcorouniversitariodeestudiantesusarbirreteelcualdebeserde lamismatelaycolordelatoga(tnica). LasoportunidadesenquesecanteelGaudeamusIgitur,serresueltaporelEncargado/a deRelacionesPblicasyProtocolo. Anexo12Fotgrafos Las personas que por profesin u oficio ejerzan como fotgrafos o camargrafos en ceremoniasuniversitariasdebernejercersulaborsininterrumpirelprotocolopropiode unaactividaduniversitaria. Asaber: Deben ubicarse en el lugar designado para fotografiar y filmar, evitando as quedar frenteodetrsdelasautoridades,conseevitarincomodaralosinvitadosylograr mantenerelordendelaceremonia. Anexo13Seguridad La unidad encargada de la ceremonia deber considerar la seguridad suficiente para cubrirelevento,laquetendrcomomisin: No permitir el ingreso al recinto universitario (desde la reja hacia dentro) de vendedoresdeflores,confitesofotgrafosetc. Despejarlaentradaosalidadelpblicoasistentealevento. En la ceremonia estar alerta en todo momento de las personas que intenten sobre pasarloslmitesfsicosestablecidosparalacirculacindelpblicoyautoridades.

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Anexo14EmblemasUniversidad LogoUniversidad HimnoUniversitario Forjaremosaquenestatierra comohermosamujerparaamar entreeltrigo,lacienciayelarte LaFronterasuUniversidad. Elcopihue,laverdearaucaria, laserpientedeplataelCautn, regarturazvigorosa, queencienaoscomienzaavivir Elvalientemapuche,elcolono, lamujer,esperanzadepaz almamateralegreviajera entrenotrosforjarontuhogar. Sientusenomaternosenutren hombreslibresquealfuturovan LaFronteraylarazaaraucana siemprealtivatedefendern Coro Araucariasytemosalviento confierezaderazaancestral enlatierraaraucanaseyergue AlmaMater,laUniversidad. EnTemuco,cultrndelalluvia surgevivalaUniversidad, conlafuerzadeesprituslibres porlapatriaqueeselideal. Letra:JuanManuelFierroB. Msica:BrunoTrejos

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 Anexo15FormularioSolicitudAsesora FormularioSolicituddeOrganizaciny/oAsesoradeEventos ActividadaRealizar Lugar FechaTentativaoSegura Hora PersonaaCargo Unidady/oInstitucinexterna Fonodecontacto Fax Email

ServiciosqueNecesita

Aquellos vacos y las situaciones no previstas en este manual debern superarse solicitandoasesoraalaOficinadeRelacionesPblicas

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