Sie sind auf Seite 1von 20

preiskal ku l ati on

P 710 / 1
Magazin

Richtig kalkulieren So kommen Sie zu wettbewerbsfhigen Preisen


Auftrag annehmen? Dazu mssen Sie wissen, ab welchem Preis die Kosten Ihrer GmbH gedeckt sind. In vielen Betrieben werden die Verkaufspreise jedoch oft nur geschtzt oder es werden ungeprft die Preise von Wettbewerbern bernommen. Dabei besteht die Gefahr, dass der Preis unter den Selbstkosten liegt. Beherrschen Sie die Preiskalkulation, kann Ihnen das nicht passieren. Wie Sie Schritt fr Schritt Ihre Preise mithilfe der Zuschlagskalkulation ermitteln, lesen Sie in diesem Beitrag.

Suchwort-Register Checklisten

darum geht es: Sie sollen ein Angebot abgeben oder mssen entscheiden, ob Sie einen

und Partner der IKR GmbH mit den Aufgabenschwerpunkten Controlling und Betriebswirtschaft ist Spezialist fr Planung, Kontrolle und Steuerung. In zahlreichen Fachbeitrgen liefert er praktischen Nutzwert zu betriebswirtschaftlichen Themen im Betrieb.

ihr autor: Jrgen Erichsen, Leverkusen, Dipl.-Betriebswirt, Grnder

A B C D E F G H I J K L M N O P Q R S T U V W X Y Z

die themen:

Kalkulation sichert die Wirtschaftlichkeit Ihrer GmbH . . . . . . . . . . . 2 Das sind die entscheidenden Faktoren fr Ihre Preisfindung . . . . . . 3 Preise mithilfe der Zuschlagskalkulation berechnen . . . . . . . . . . . . 6 So erstellen Sie eine Zuschlagskalkulation: 1. Schritt: Materialkosten errechnen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7 2. Schritt: Herstellkosten berechnen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9 3. Schritt: Berechnung der Selbstkosten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10 4. Schritt: Gewinn und andere Zuschlge kalkulieren . . . . . . . . . . 10 Wie Sie als Dienstleister Stundenstze kalkulieren . . . . . . . . . . . . 11 Nachkalkulation: Verbessern Sie die Genauigkeit Ihrer Berechnungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14 Wie Sie durch Vereinfachungen schneller kalkulieren . . . . . . . . . . 16 So gestalten Sie Ihre Angebote und Preise attraktiver . . . . . . . . . . 18 Checkliste: So kalkulieren Sie Ihre Preise richtig . . . . . . . . . . . . . . 20
GmbH-Geschftsfhrer Finanzierungs-Berater
Ausgabe 5 / 2004

Praxishandbuch
w w w.gm b h - n e tz .com

27

P 710 / 2

pr eisk alkul ation

Kalkulation sichert die Wirtschaftlichkeit Ihrer GmbH

Kostendeckende Preise

Zum kaufmnnischen Rstzeug jedes GmbH-Geschftsfhrers gehrt die Preiskalkulation. Denn Sie mssen wissen, ab welchem Preis Sie die Produkte oder Dienstleistungen Ihrer GmbH mit Gewinn verkaufen. Sonst knnen Sie nur schtzen oder ungeprft Preise von Wettbewerbern bernehmen. Damit gehen Sie aber das Risiko ein, dass der Preis die Kosten nicht deckt und Ihre GmbH Verluste erwirtschaftet. Eine Preiskalkulation brauchen Sie, um w einen Angebotspreis fr ein Produkt, ein Projekt oder eine Leistung zu berechnen, w entscheiden zu knnen, ob Sie Auftrge, bei denen der Preis feststeht, annehmen oder ablehnen, w Preisuntergrenzen, bis zu denen ein Auftrag die Gesamtkosten bzw. wenigstens die auftragsabhngigen Einzelkosten deckt, bestimmen zu knnen, w Angebotspreise nachtrglich zu kontrollieren, um ggf. falsche Kalkulationen beim nchsten Angebot zu vermeiden. Wie Sie einen Preis errechnen, erfahren Sie in diesem Beitrag 1. fr produzierende Betriebe und 2. fr Dienstleister. Excel-Tabelle fr Preiskalkulation in Produktionsbetrieben Um Ihnen die Preiskalkulation zu erleichtern, haben wir fr Sie eine Excel-Tabelle in den Abonnentenbereich Ihres Praxishandbuch GmbH-Geschftsfhrer im Internet gestellt. Die Tabelle knnen Sie sich kostenlos herunterladen. Adresse: www.gmbh-netz.com. Das Passwort entnehmen Sie bitte der Titelseite der aktuellen Ausgabe.

28

Ausgabe 5 / 2004

GmbH-Geschftsfhrer Finanzierungs-Berater

Praxishandbuch
w w w.gm b h - n e tz .com

preiskal ku l ati on

P 710 / 3

Das sind die entscheidenden Faktoren fr Ihre Preisfindung

Die Preise fr Ihre Produkte knnen Sie in der Regel nicht frei bestimmen. Bei Ihrer Kalkulation mssen Sie verschiedene Faktoren bercksichtigen. Kostenarten und Kostenstruktur Ihrer GmbH Fr eine Preiskalkulation mssen Sie Ihre Kosten genau kennen. Diese werden ber die Buchhaltung Ihrer GmbH oder den Steuerberater als Kostenarten (z. B. Gehlter, Sozialabgaben oder Material) erfasst. Die Kosten mssen Sie dem jeweiligen Produkt oder der Dienstleistung (= Kostenstelle) zuordnen, fr die Sie einen Preis kalkulieren wollen. Dazu unterteilen Sie sie in w Einzelkosten, die direkt mit einem Produkt in Verbindung gebracht werden knnen und w Gemeinkosten, die ber Verrechnungsschlssel, die Sie je nach Kostenart festlegen mssen, zugeteilt werden. Wichtige Einzel- und Gemeinkostenarten
Kostenart Einzelkosten Entwicklung Lhne Material Sondereinzelkosten Fertigung (z. B. Spezialwerkzeug) Sondereinzelkosten Vertrieb (z. B. Fracht, Zlle) Gemeinkosten Abschreibungen Arbeitslosenversicherung laut Anlagenkartei Gehalts- und Lohnlisten
Ausgabe 5 / 2004

Kosten erfassen und in Einzel- und Gemeinkosten unterteilen

Mgliche Verteilungsschlssel Umsetzung des Produkts, Fertigung Lohnlisten Kostenstelle, Zeitaufschreibungen Entnahmescheine Entnahmescheine Einzelbelege

t
29

Praxishandbuch
w w w.gm b h - n e tz .com

GmbH-Geschftsfhrer Finanzierungs-Berater

P 710 / 4

pr eisk alkul ation

Wichtige Einzel- und Gemeinkostenarten (Forts.)


Kostenart Beitrge, Gebhren Beratungskosten Berufsgenossenschaft Betriebsstoffe Bromaterial Energiekosten Fuhrpark Gehlter Hilfslhne Hilfsstoffe Instandhaltung Mieten / Pachten Reisekosten Sozialversicherung Steuern, Abgaben Telefon / Fax / Internet Urlaubs- / Weihnachtsgeld Versicherungen Wartung Werbung Mgliche Verteilungsschlssel Kostenstelle Verwaltung Kostenstelle Verwaltung Gehalts- und Lohnlisten Materialeinsatz Fertigung Anzahl Mitarbeiter, Verwaltung Quadratmeter Kostenstellen, Energiezhler Fahrleistung PKW / LKW Kostenstelle, Fahrtenschreiber Gehaltslisten Kostenstelle Lohnlisten Kostenstelle, Zeitaufschreibung Materialeinsatz Fertigung Quadratmeter Fertigungsstellen / Maschinenlaufzeiten Quadratmeter Kostenstellen Mitarbeiter der Kostenstellen Gehalts- und Lohnlisten Personen, Verwaltung Anzahl Mitarbeiter, Verwaltung Gehalts- und Lohnlisten Quadratmeter, Anzahl Mitarbeiter, Verwaltung Quadratmeter Fertigungsstellen / Maschinenlaufzeiten Umsatzanteil Produkte / Vertriebskostenstelle

Kostenverteilung mithilfe mehrerer Schlssel Es kommt vor, dass es fr eine Kostenart mehrere Schlssel gibt. Dann sollte jeweils ein sinnvoller Schlssel gewhlt werden. beispiel: Versicherungskosten knnen auf verschiedene Arten aufgeteilt werden: die Gebudeversicherung am sinnvollsten nach Quadratmetern, die Haftpflichtversicherung nach Personen.
30
Ausgabe 5 / 2004

GmbH-Geschftsfhrer Finanzierungs-Berater

Praxishandbuch
w w w.gm b h - n e tz .com

preiskal ku l ati on

P 710 / 5

Eigener Gewinnaufschlag Die Hhe des Preises hngt auch von Ihren Gewinnvorstellungen ab. Dabei mssen Sie realistisch bleiben: Hohe Erwartungen ziehen einen hheren Preis und so ggf. mangelnde Wettbewerbsfhigkeit nach sich. Zu geringe Aufschlge und niedrige Preise knnen langfristig die Existenz Ihrer GmbH gefhrden. Eine Orientierung fr angemessene Gewinnaufschlge sind die Margen Ihrer Branche, die Sie u. a. bei der IHK, Ihrer Hausbank oder dem Statistischen Bundesamt (www.destatis.de) erfragen knnen. Marktlage und Konkurrenzsituation Natrlich drfen Sie Marktlage und Wettbewerbssituation nicht auer Acht lassen: Gibt es nur wenige Anbieter, haben Sie mehr Spielraum bei der Preisgestaltung; gibt es viele Konkurrenten, ist der Preisdruck dagegen hher. Auf jeden Fall mssen Sie in Erfahrung bringen, welche Preise die wichtigsten Konkurrenten Ihrer GmbH verlangen, z. B. durch Testkufe. Ist Ihr Preis niedriger, knnen Sie ihn erhhen oder versuchen, mit dem gnstigeren Preis Ihren Absatz zu steigern. Liegt Ihr Preis ber dem der Konkurrenz, mssen Sie nach den Ursachen dafr suchen: w Haben Ihre Wettbewerber geringere Kosten und geben sie diese Vorteile weiter? w Oder gehen sie mit einem Kampfpreis an den Markt, um sich hhere Marktanteile zu sichern? Der Vergleich mit der Konkurrenz zeigt, ob die Angebote Ihre GmbH wettbewerbsfhig sind. Sie sollten ihn aber erst vornehmen, wenn Sie Ihre Preise bereits kalkuliert haben. Denn die wichtigste Orientierungsgre bleibt fr Sie die Kostensituation Ihrer GmbH.
Praxishandbuch
w w w.gm b h - n e tz .com

Wettbewerbsfhig bleiben

Preise der Konkurrenz ermitteln

GmbH-Geschftsfhrer Finanzierungs-Berater

Ausgabe 5 / 2004

31

P 710 / 6

pr eisk alkul ation

Hhere Preise fr Produkte nach Kundenwunsch Auch die Wnsche Ihrer Kunden beeinflussen den Preis. Gehen Sie darauf ein, knnen Sie oftmals sogar hhere Preise durchsetzen als die Konkurrenz. Umfragen helfen Ihnen, ein besseres Gespr fr das Kundenverhalten zu bekommen:
Kundenumfragen

w Bis zu welchem Preisaufschlag gegenber der Konkurrenz sind Kunden bereit, bei Ihnen zu kaufen? w Wie reagieren Ihre Kunden auf Preiserhhungen? w Was bewegt sie neben dem Preis, bei Ihnen zu kaufen? w Bewirken Zusatzleistungen, dass Sie hhere Preise verlangen knnen? Lebenszyklus und Innovationsgrad Sie sollten den Lebenszyklus Ihrer Produkte kennen und bercksichtigen: Bei neuen Produkten knnen Sie in der Einfhrungsphase oft einen hheren Preis realisieren, den Sie nach erfolgreicher Einfhrung wieder zurcknehmen mssen, weil die Konkurrenz hnliche Produkte gnstiger anbietet.

z
y Bei der Zuschlagskalkulation werden den bei der Herstellung anfallenden Einzelkosten, z. B. fr Material, Gemeinkosten nach festen Verteilungsschlsseln prozentual zugeschlagen.

Preise mithilfe der Zuschlagskalkulation berechnen

Am weitesten verbreitet ist die <Zuschlagskalkulation (ZK)> , die sich fr nahezu alle Zwecke in (fast) allen Branchen einsetzen lsst. Die dabei verwendeten Zuschlagsstze fr die Gemeinkosten entnehmen Sie dem Betriebsabrechnungsbogen (BAB), den die Rechnungsabteilung oder der Steuerberater monatlich fr Ihre GmbH erstellt. beachten sie: In der Praxis stehen Ihnen nur die BABs der Vormonate fr Ihre aktuellen Kalkulationen zur Verfgung, z. B. im September die August-Zahlen. Fr Ihre Kalkulationen mssen Sie deshalb die Zahlen des Vormonats als Planwerte fr den Folgemonat verwenden.
GmbH-Geschftsfhrer Finanzierungs-Berater

32

Ausgabe 5 / 2004

Praxishandbuch
w w w.gm b h - n e tz .com

preiskal ku l ati on

P 710 / 7

Wenn Sie mit den Daten des Vormonats arbeiten, mssen Sie ggf. Anpassungen vornehmen, wenn sich z. B. die Zahl der Arbeitstage verndert oder Tarifnderungen stattgefunden haben. Wurde von den Tarifparteien z. B. eine Anpassung der Gehlter um 2 % zum September beschlossen, mssen Sie die August-Daten entsprechend anteilig erhhen. Zudem sollten Sie immer eine Nachkalkulation aufstellen, um eventuelle weitere Abweichungen ausfindig zu machen. Dadurch verbessern Sie Ihre knftigen Kalkulationen. Wie Sie eine Nachkalkulation aufstellen, lesen Sie ab Seite P 710 / 14.

So erstellen Sie eine Zuschlagskalkulation

Wenn Sie selbst eine Zuschlagskalkulation erstellen, verwenden Sie die Zuschlagsstze aus dem BAB. Wie Sie daraus ein Angebot machen oder einen Ladenpreis errechnen, wird im Folgenden mithilfe von Beispielwerten Schritt fr Schritt erlutert. Die Zuschlagsstze stammen aus dem BAB auf Seite P 710 / 8. Das auf der folgenden Seite dargestellte Beispiel BAB wird fr einen Produktionsbetrieb beschrieben. Zur Berechnung fr Dienstleistungsbetriebe finden Sie Erluterungen ab Seite P 710 / 11. 1. Schritt: Materialkosten errechnen Anhand von Entnahmescheinen ermitteln Sie, wie viel Material Sie fr einen Auftrag bentigen und was es kostet hier: 125 . Einzelkosten des Materials und Materialgemeinkosten-Zuschlag ergeben zusammen die Materialkosten (das Rechenschema zur Berechnung dieser Kosten finden Sie auf Seite P 710 / 9).
Praxishandbuch
w w w.gm b h - n e tz .com

Produktions- und Dienstleistungsbetriebe

GmbH-Geschftsfhrer Finanzierungs-Berater

Ausgabe 5 / 2004

33

34

P 710 / 8

Ausgabe 5 / 2004
Monat: Juli
Kostenstellen Verrechnungsschlssel Material Fertigung I Fertigung II Verwaltung Vertrieb Kontrolle Entnahmescheine Abschlag / QM Entnahmescheine Lohnlisten Lhne / Gehlter Rechnungen Rechnungen Fahrtenschreiber Rechnungen Quadratmeter Gehaltslisten Abschlge Verwaltung Anlagenkartei 0,0 500,0 0,0 1.550,0 1.620,0 50,0 0,0 500,0 0,0 1.000,0 2.500,0 0,0 0,0 900,0 8.620,0 MGK Fertigungsmaterial (FM) 250.000,0 Zuschlagstze: 3,45 % Fertigungslhne (FL) 68.000,0 80,76 % Fertigungslhne (FL) 40.000,0 93,38 % 15.800,0 2.500,0 2.100,0 3.800,0 4.920,0 100,0 0,0 0,0 0,0 3.400,0 8.500,0 3.000,0 0,0 10.800,0 54.920,0 FGK 8.200,0 1.200,0 1.900,0 2.650,0 3.820,0 80,0 0,0 0,0 0,0 2.700,0 6.900,0 2.000,0 0,0 7.900,0 37.350,0 FGK 0,0 900,0 0,0 0,0 13.600,0 670,0 320,0 1.200,0 500,0 1.800,0 34.000,0 7.000,0 2.890,0 4.200,0 67.080,0 VwGK 1.000,0 400,0 0,0 1.900,0 12.400,0 350,0 280,0 5.300,0 0,0 1.100,0 29.100,0 2.500,0 0,0 7.700,0 62.030,0 VtGK Herstellkosten des Umsatzes (HKU) 450.000,0 14,91 %
VwGK 100 HKU

Betriebsabrechnungsbogen (BAB)

pr eisk alkul ation

Gemeinkostenarten

Zahlen der Buchhaltung

GmbH-Geschftsfhrer Finanzierungs-Berater
Zuschlagsgrundlagen:

Gemeinkosten-Material Energie Hilfsstoffe Hilfslhne Sozialkosten 40 % v. L. u. G. Kommunikation Bromaterial Fuhrpark Sonstige Kosten, z. B. Bank Mieten Gehlter Abgaben, Gebhren, Steuern Versicherungen Abschreibungen Summe Gemeinkosten

25.000,0 5.500,0 4.000,0 9.900,0 36.360,0 1.250,0 600,0 7.000,0 500,0 10.000,0 81.000,0 14.500,0 2.890,0 31.500,0 230.000,0

25.000,0 5.500,0 4.000,0 9.900,0 36.360,0 1.250,0 600,0 7.000,0 500,0 10.000,0 81.000,0 14.500,0 2.890,0 31.500,0 230.000,0 Herstellkosten der Fertigung 458.890,0 13,78 %
VtGK 100 HKU

+ Bestandsminderungen Bestandsmehrungen

0,0 8.890,0

Praxishandbuch

Bestandsvernderungen

8.890,0

w w w.gm b h - n e tz .com

MGK 100 FGK 100 Formeln: FM FL MGK = Materialgemeinkosten, FGK = Fertigungsgemeinkosten, VwGK = Verwaltungsgemeinkosten, VtGK = Vertriebsgemeinkosten

preiskal ku l ati on

P 710 / 9

Rechenschema fr die Materialkosten


Zuschlagsstze lt. BAB
Fertigungsmaterial

Kosten in 125,00 4,31

Summe in

Datenherkunft/ Bemerkungen
Belege BAB

+ =

MaterialgemeinkostenZuschlag (MGK) Materialkosten

3,45 %

129,31

2. Schritt: Herstellkosten berechnen Anhand von Zeitaufschreibungen und Lohntabellen fr die Kostenstellen Fertigung I und Fertigung II (die beiden Kostenstellen stehen hier stellvertretend fr 2 Herstellungsstufen, z. B. Dreherei und Frserei) berechnen Sie die Lohnkosten des Auftrags. Zusammen mit den anteiligen Gemeinkosten laut BAB-Zuschlagssatz ergeben sich die Fertigungskosten. Im Beispiel kommen Einzelkosten fr Werkzeuge dazu. Die Summe der Material- und Fertigungskosten sind die Herstellkosten des Produktes. Rechenschema fr die Herstellkosten
Zuschlagsstze lt. BAB
Lohnkosten Fertigung I

Kosten in 202,50

Summe in

Datenherkunft/ Bemerkungen
Belege, Lohnlisten, Aufschreibungen BAB

+ =

Fertigungsgemeinkosten Fertigungskosten I Lohnkosten Fertigung II

80,76 %

163,55 366,05 122,40

Belege, Lohnlisten, Aufschreibungen BAB

+ = + = + =

Fertigungsgemeinkosten Fertigungskosten II Sondereinzelkosten der Fertigung Fertigungskosten Materialkosten Herstellkosten

93,38 %

114,29 236,69 25,52 25,52 628,26 129,31 757,57

Belege, z. B. Spezialwerkzeuge

Praxishandbuch
w w w.gm b h - n e tz .com

GmbH-Geschftsfhrer Finanzierungs-Berater

Ausgabe 5 / 2004

35

P 710 / 10

pr eisk alkul ation

3. Schritt: Berechnung der Selbstkosten Auf die Herstellkosten schlagen Sie die Verwaltungs- und Vertriebsgemeinkosten auf. Die Stze entnehmen Sie dem BAB. Ggf. addieren Sie zustzliche Sondereinzelkosten, z. B. fr Transport, Verpackung etc. Herstell-, Verwaltungs- und Vertriebsgemeinkosten ergeben die Selbstkosten des Auftrags. Rechenschema fr Selbstkosten
Zuschlagsstze lt. BAB + + + =
Verwaltungsgemeinkosten Vertriebsgemeinkosten Sondereinzelkosten des Vertriebs Selbstkosten des Auftrags

Kosten in

Summe in 112,93 104,43

Datenherkunft/ Bemerkungen
BAB BAB Belege, z. B. Transport, Verpackung Das kostet der Auftrag!

14,91 % 13,78 % 0,00

0,00 974,93

Selbstkosten = Preisuntergrenze

Die Selbstkosten markieren gleichzeitig eine wichtige Preisuntergrenze: Liegt der Nettoverkaufspreis ohne Mehrwertsteuer unter den Selbstkosten, erzielen Sie keinen Gewinn! Allerdings trgt ein Preis, der hher ist als die Einzel-, aber kleiner als die Selbstkosten, zumindest dazu bei, dass Sie einen Teil der Kosten decken, die auch anfallen, wenn Sie nichts fertigen. Solche Auftrge sollten Sie annehmen, wenn es keine lukrativeren Angebote gibt. 4. Schritt: Gewinn und andere Zuschlge kalkulieren Sie mchten Preise erzielen, die deutlich ber den Selbstkosten Ihrer GmbH liegen sprich: Gewinn erwirtschaften. Deshalb schlagen Sie auf die Selbstkosten einen Gewinnzuschlag auf. Zusammen ergibt das den Barverkaufspreis.
Selbstkosten Barverkaufspreis = Gewinnzuschlag -------------------------------------------------------------------100 %

Wenn Sie Skonto oder Rabatte gewhren, mssen Sie diese Positionen auf den Barverkaufspreis aufschlagen. Sonst
36
Ausgabe 5 / 2004

GmbH-Geschftsfhrer Finanzierungs-Berater

Praxishandbuch
w w w.gm b h - n e tz .com

preiskal ku l ati on

P 710 / 11

schmlert ein Rabatt Ihren Gewinn. Sie rechnen so: Der zugrunde liegende 100-%-Wert ist der Verkaufspreis, den Sie erreichen wollen. Wenn Sie z. B. 3 % Skonto gewhren, ist der Barverkaufspreis 97 % des Zielverkaufspreises.
3% Skonto = Barverkaufspreis -------------------------------------------------97 %

Skonto und Rabatte erfordern einen anderen Rechenweg

Bei Rabatten wird analog gerechnet, nur dass der 100-%Wert der Listenpreis ist. Nimmt ein Kunde Nachlsse nicht in Anspruch, erhht sich Ihr Gewinn. Die Mehrwertsteuer schlagen Sie auf den Listenpreis auf. Rechenschema fr Gewinn- und andere Zuschlge
Zuschlagsstze lt. BAB + = + = + = + =
Gewinnzuschlag Barverkaufspreis Skonto Zielverkaufspreis Rabatt Listenpreis Mehrwertsteuer Bruttoverkaufspreis

Kosten in

Summe in 97,49 1.072,42 33,17 1.105,59 58,19 1.163,78 186,20 1.349,98

Datenherkunft/ Bemerkungen
Ihre Vorstellungen/ Wnsche!

10,00 % 97,00 % 3,00 % 95,00 % 5,00 % 100,00 % 16,00 %

Ihr offizieller Endpreis!

Wie Sie als Dienstleister Stundenstze kalkulieren

Wenn Sie Dienstleistungen erbringen, stellen Sie Ihren Kunden in der Regel Stunden in Rechnung. Der Wert einer Arbeitsstunde setzt sich dabei aus Gehalts-, Sozialund sonstigen Kosten, Ihrem Gewinnzuschlag und der Mehrwertsteuer zusammen.
Praxishandbuch
w w w.gm b h - n e tz .com

GmbH-Geschftsfhrer Finanzierungs-Berater

Ausgabe 5 / 2004

37

P 710 / 12

pr eisk alkul ation

Werte aus der Buchhaltung

Die Zahlen errechnen Sie wie folgt: In einem ersten Schritt lassen Sie sich von Ihrer Buchhaltung zu folgenden Positionen die geplanten Jahreswerte zusammenstellen: w Gehlter, w gesetzliche Sozialleistungen, Urlaub- und Weihnachtsgeld und sonstige Nebenkosten, z. B. Zuschsse oder Zulagen und w die restlichen Kosten Ihrer GmbH, z. B. Miete, Werbung, Abschreibungen, Reisekosten, KFZ.

Produktive Arbeitsstunden

Dann ermitteln Sie die Anzahl produktiver Arbeitsstunden, die Sie und Ihre Mitarbeiter pro Jahr leisten. Produktive Arbeitsstunden sind die Stunden, die Sie fr die Erledigung von Kundenauftrgen nutzen knnen. Die Rechenschritte: 1. Notieren Sie, wie viele Personen einschlielich Sie selbst im Schnitt pro Monat in Ihrer GmbH arbeiten. 2. Ermitteln Sie fr einen Mitarbeiter, wie viele Tage er im Jahr arbeitet, indem Sie z. B. die Anzahl der Arbeitstage aller Monate addieren. Die Anzahl der Arbeitstage knnen Sie aus vielen Kalendern entnehmen. Von der Summe der Tage ziehen Sie die Urlaubs- und voraussichtlichen sonstigen Fehltage, z. B. wegen Ausbildung oder Krankheit, ab. 3. Halten Sie die durchschnittliche tarifliche Arbeitszeit pro Tag fest. 4. Schtzen Sie, wie hoch der prozentuale Anteil produktiver Arbeit ist. Multiplizieren Sie diesen Wert mit der Gesamtzahl der Stunden, und Sie erhalten die produktive Arbeitszeit der Beschftigten Ihrer GmbH. 5. Multiplizieren Sie die Werte. Ergebnis: Diese Stunden stehen Ihnen fr produktive und unproduktive Arbeiten pro Jahr zur Verfgung. Unproduktive Arbeiten sind z. B. Auftragsvor- und -nachbereitung oder Verwaltungsarbeiten.

38

Ausgabe 5 / 2004

GmbH-Geschftsfhrer Finanzierungs-Berater

Praxishandbuch
w w w.gm b h - n e tz .com

preiskal ku l ati on

P 710 / 13

Beispiel: Berechnung produktiver Stunden


1. 2. 3. 4. 5. = Durchschnittliche Anzahl Mitarbeiter / Monat Arbeitstage pro Mitarbeiter / Jahr Arbeitszeit / Stunden / Tag Durchschnittliche produktive Zeit in Prozent Produktive Stunden 14,0 219,0 8,0 85,0 20.848,8

Nun teilen Sie die Gehaltskosten (und sonstige Kosten) durch die Anzahl produktiver Stunden. Sie erhalten die Kosten je Arbeitsstunde. Auf diese Kosten erheben Sie einen Gewinnzuschlag, der ausreichen muss, um den Fortbestand Ihres Betriebes und Ihr Einkommen zu sichern. Auf diesen Wert wird noch die Mehrwertsteuer aufgeschlagen.

Kosten auf produktive Zeit verteilen

Beispiel: Berechnung von Stundenstzen


Gehlter bzw. Lhne (760.000 / 20.848,80 Std.) + Sach- und Kapitalkosten (360.000 / 20.848,80 Std.) Gewinnzuschlag in % Netto-Stundensatz Mehrwertsteuer Brutto- Stundensatz 16,00 % 10,00 % Nettokosten / Stunde 36,45 17,27 53,72 5,37 59,09 9,45 68,54

Excel-Tabelle fr Preiskalkulationen in Dienstleistungsbetrieben Eine Excel-Tabelle zur Berechnung von Stundenstzen finden Sie im Abonnentenbereich Ihres Praxishandbuch GmbH-Geschftsfhrer im Internet. Adresse: www.gmbh-netz.com. Das Passwort entnehmen Sie bitte der Titelseite der aktuellen Ausgabe.
Praxishandbuch
w w w.gm b h - n e tz .com

GmbH-Geschftsfhrer Finanzierungs-Berater

Ausgabe 5 / 2004

39

P 710 / 14

pr eisk alkul ation

z
Ist-Zahlen statt Plan-Zahlen

Nachkalkulation: Verbessern Sie die Genauigkeit Ihrer Berechnungen

Um festzustellen, inwieweit die tatschlichen Zahlen nach Erledigung eines Auftrags mit den Planzahlen Ihrer Kalkulation bereinstimmen, sollten Sie eine ergnzende Nachkalkulation vornehmen. Dazu ersetzen Sie die Planzahlen durch die Ist-Zahlen aus dem BAB. So erkennen Sie, ob und wo es Abweichungen gegeben hat. Mgliche Grnde fr Abweichungen: w Ihre Kosten sind hher ausgefallen als geplant, weil z. B. die Ausschussmenge hher ist. w Sie haben einen hheren Rabatt gewhrt, um den Auftrag zu bekommen. Dadurch hat sich Ihr Gewinn verringert. Schlielich konnten Sie den kalkulierten (Listen-)Preis nachtrglich nicht erhhen.

Beispiel: Nachkalkulation eines Angebots


Angebotskalkulation
Zuschlag Fertigungsmaterial Kosten in 125,00 4,31 129,31 202,50 80,76 % 163,55 366,05 122,40 93,38 % 114,29 236,69 25,52 25,52 628,26 757,57
GmbH-Geschftsfhrer Finanzierungs-Berater

Nachkalkulation
Zuschlag Kosten in 123,80 4,89 128,69 204,90 82,40 % 168,84 373,74 119,80 94,18 % 112,83 232,63 25,74 25,74 632,11 760,80 Kosten in

Kosten in

+ = + = + = + = =
40

MaterialgemeinkostenZuschlag Materialkosten Fertigungslhne I Fertigungsgemeinkosten Fertigungskosten I Fertigungslhne II Fertigungsgemeinkosten Fertigungskosten II Sondereinzelkosten der Fertigung Fertigungskosten Herstellkosten

3,45 %

3,95 %

Ausgabe 5 / 2004

Praxishandbuch
w w w.gm b h - n e tz .com

preiskal ku l ati on

P 710 / 15

Beispiel: Nachkalkulation eines Angebots (Forts.)


Angebotskalkulation
Zuschlag Kosten in Kosten in 112,93 104,43 0,00 0,00 974,93 10,00 % 97,00 % 3,00 % 0,00 % 95,00 % 5,00 % 100,00 % 16,00 % 97,49 1.072,42 33,17 0,00 1.105,59 58,19 1.163,78 186,20 1.349,98 7,79 % 97,00 % 3,00 % 0,00 % 95,00 % 5,00 % 100,00 % 16,00 %

Nachkalkulation
Zuschlag 15,41 % 14,69 % 5,11 Kosten in Kosten in 117,24 111,76 5,11 994,90 77,51 1.072,42 33,17 0,00 1.105,58 58,19 1.163,77 186,20 1.349,98

+ + + = + = + + = + = + =

Verwaltungsgemeinkosten Vertriebsgemeinkosten Sondereinzelkosten des Vertriebs Selbstkosten des Auftrags Gewinnzuschlag Barverkaufspreis Skonto Vertreterprovision Zielverkaufspreis Rabatt Listenpreis Mehrwertsteuer Bruttoverkaufspreis

14,91 % 13,78 %

beispiel: Bei den Einzelpositionen der Kalkulation gibt es nur kleine Abweichungen. In der Summe ergeben sich aber grere negative Auswirkungen auf den Gewinn: Statt 10 % bzw. rund 97,5 konnten nur etwa 7,8 % oder knapp 77,5 Gewinn realisiert werden (grau hinterlegte Felder). Bei einer monatlichen Absatzmenge von 2.000 Stck sind dies rund 40.000 weniger Gewinn! Ursache sind die gegenber der Planung hheren Gemeinkosten-Zuschlagsstze. Daraus mssen Sie Konsequenzen ziehen. Wenn es z. B. zu Preiserhhungen beim Gemeinkostenmaterial oder den Hilfsstoffen gekommen ist, mssen Sie berlegen, wie Sie diese Preise senken knnen. Das kann etwa durch die Wahl anderer Stoffe oder Anbieter geschehen.
Praxishandbuch
w w w.gm b h - n e tz .com

Konsequenzen ziehen

GmbH-Geschftsfhrer Finanzierungs-Berater

Ausgabe 5 / 2004

41

P 710 / 16

pr eisk alkul ation

z
hnliche Auftrge

Wie Sie durch Vereinfachungen schneller kalkulieren

Kalkulieren bedeutet Arbeits- und Zeitaufwand. Und wann haben Sie schon Zeit? Auerdem wollen Kunden meistens umgehend eine Antwort auf Anfragen bekommen. Sie wollen Ihren Kalkulationsaufwand deshalb so gering wie mglich halten. Dafr knnen Sie einige Vereinfachungen nutzen. Das funktioniert allerdings nur, wenn sich Ihre Auftrge nicht gravierend voneinander unterscheiden.

Vereinfachung 1: Verwendung von Standardstzen Ermitteln Sie fr die Material- und Fertigungskosten feste Verrechnungsstze. Wenn Materialeinsatz und Arbeitszeiten fr ein Produkt (hier einen Holzstuhl) weitgehend konstant sind und es kaum Preisschwankungen gibt, knnen Sie einen Durchschnittswert ber 6 bis 12 Monate bilden. Bei den Fertigungskosten verfahren Sie analog. Beispiel: Materialkosten- und Gemeinkosten-Zuschlag (Januar bis Juni)
Holzpreis/kg in Holzverbrauch/Stuhl Holzpreis/Stuhl in MaterialgemeinkostenZuschlagsatz in %

83,91 + 82,89 + 83,69 + 82,98 + 82,90 + 83,62 ---------------------------------------------------------------------------------------------------6

= 83,33

= 1,5 kg = = 1,5 kg 83,33


3,63 + 2,99 + 3,54 + 3,62 + 3,52 + 3,41 ------------------------------------------------------------------------------------6

= 125,00 = 3,45 %

Vereinfachung 2: Einheitlicher Satz fr die Selbstkosten Um die Selbstkosten direkt zu ermitteln, knnen Sie auch einen einheitlichen Satz fr den Gemeinkostenzuschlag errechnen, den Sie auf die Summe der Einzelkosten aufschlagen.
42
Ausgabe 5 / 2004

GmbH-Geschftsfhrer Finanzierungs-Berater

Praxishandbuch
w w w.gm b h - n e tz .com

preiskal ku l ati on

P 710 / 17

beispiel: Die Summe der Einzelkosten betrgt 475,42 (Material, Lhne, Sondereinzelkosten). Die Selbstkosten betragen 974,92 . Setzt man diese Positionen ins Verhltnis, ergibt sich ein summarischer Zuschlagssatz von 205,06 %. Auch hier sollten Sie einen Durchschnittssatz ber einen lngeren Zeitraum bilden, um Schwankungen zu bercksichtigen. Beispiel: Einheitlicher Selbstkostensatz
1. Mglichkeit: Zuschlagssatz Selbstkosten 2. Mglichkeit: Zuschlag auf Selbstkostensatz (Januar bis Juni) =

Selbstkosten 100 = 974,92 100 --------------------------------------------------------------------------Summe Einzelkosten 475,40 205,41 + 204,97 + 204,87 + 205,61 + 204,83 + 204,69 ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------6

205,06 %

205,06 %

Vereinfachung 3: Gesamt-Zuschlagsstze Am wenigsten Arbeit entsteht natrlich, wenn Sie mit einem einzigen Zuschlagssatz direkt den Brutto- oder Ladenpreis ermitteln. Dazu setzen Sie die Einzelkosten eines Auftrags ins Verhltnis zum Bruttopreis. Beispiel: Gesamt-Zuschlagssatz
GesamtZuschlagssatz =

Bruttopreis 100 = 1.349,98 100 ------------------------------------------------------------------------------Summe Einzelkosten 475,42

283,96 %

Bruttoverkaufspreis = 475,42 283,96 % = 1.350 Der Nachteil bei diesem Gesamtsatz ist, dass Sie nicht sehen, welche Nachlsse Sie ohne Gewinnminderung gewhren knnen. Lsung: Sie berechnen einen zweiten Prozentwert ohne Skonto und Rabatte. Dazu setzen Sie die Werte fr Skonto und Rabatte in der Zuschlagskalkulation auf 0 und berechnen einen neuen Bruttopreis.
Praxishandbuch
w w w.gm b h - n e tz .com

Skonto und Rabatte bercksichtigen

GmbH-Geschftsfhrer Finanzierungs-Berater

Ausgabe 5 / 2004

43

P 710 / 18

pr eisk alkul ation

beispiel: Soll Ihr Gewinn 10 % betragen, muss der Preis mindestens 1.244 (= 974,92 Selbstkosten + 10 % Gewinnzuschlag) betragen. Setzen Sie diesen Wert ins Verhltnis zur Summe der Einzelkosten, erhalten Sie den Prozentsatz, der diese Untergrenze markiert. Mit nur 2 Prozentstzen knnen Sie so eine untere (1.244 ) und eine obere (1.350 ) Preisspanne fr jedes Produkt errechnen.
100 = 261,66 % Gesamt-Zuschlag = 1.244 -----------------------------ohne Nachlsse 475,42

Bruttopreis ohne Nachlsse = 475,42 261,66 % = 1.243,98 Wenn Sie sehr schnell einen Preis berschlagen mssen, knnen Sie Ihre Gesamtkosten durch die Anzahl der hergestellten Stcke dividieren. Zwar erhalten Sie nur einen groben Nherungswert fr einen Preis. Diesen knnen Sie Ihrem Kunden aber zur Orientierung mit einer Bandbreite von z. B. 10 % nennen. Ihr exaktes Angebot errechnen Sie dann spter mit einer ausfhrlichen Kalkulation. Gibt es in Ihrem Betrieb grere Schwankungen bei Absatzmengen und Kosten, ist es besser, wenn Sie jeden Preis einzeln kalkulieren. Zudem sollten Sie immer 6 bis 12 Monate in die Berechnung der Durchschnittswerte einbeziehen, um Schwankungen zu reduzieren.
Vereinfachungsmglichkeiten regelmig prfen

Wichtig ist auerdem, dass Sie regelmig prfen, ob es ggf. grere Vernderungen, z. B. bei den Materialpreisen, den Lhnen oder den Gemeinkosten gibt. Meist gengt es, wenn Sie die berprfung quartalsweise vornehmen und ggf. mit neuen Werten neue Verrechnungsstze bilden.

So gestalten Sie Ihre Angebote und Preise attraktiver

Es kann vorkommen, dass Ihre Kostenpreise ber denen Ihrer Wettbewerber liegen und Sie kurzfristig keine Mg44
Ausgabe 5 / 2004

GmbH-Geschftsfhrer Finanzierungs-Berater

Praxishandbuch
w w w.gm b h - n e tz .com

preiskal ku l ati on

P 710 / 19

lichkeit haben, Ihre Kosten zu senken. Dann sollten Sie berlegen, wie Sie sich durch zustzliche Leistungsmerkmale von Ihren Konkurrenten absetzen und einen hheren Preis fr ein Produkt rechtfertigen knnen. In Betracht kommen beispielsweise w Komplettservice, Angebot aus einer Hand, z. B. von der Planung ber die Durchfhrung bis zur Abnahme; w zustzlicher Service, z. B. Abhol- und Bringservice bei Reparaturen, Ersatzteilservice, 24-Stunden-Service; w bei Projekten und Einzelfertigung Vereinbarung von Festpreisen, um spter berraschungen zu vermeiden; w vergleichbare Produkte mit weiteren (sinnvollen) Funktionalitten versehen: w Kunden in die Entwicklung eines Produkts einbeziehen; w absolute Einhaltung zugesagter Termine, ggf. verbunden mit einem Erstattungsanspruch fr den Kunden; w grozgige Kulanzregelungen, Reparaturen und Austausch von Teilen maximal zu Einkaufspreisen; w umfassende und ausfhrliche Beratungsleistungen; w stndiges Angebot von Produktinnovationen.

Zustzliche Leistungen bieten

Viele dieser und weitere Leistungen lassen sich ohne hhere Kosten erbringen. Dies ist eine Chance fr Sie, sich von den Wettbewerbern abzusetzen und sich einen Ruf, z. B. den der absoluten Zuverlssigkeit, aufzubauen. Dann sind Kunden oft bereit, hhere Preise zu zahlen. Fragen Sie sich regelmig, wo Ihre Strken liegen und was Sie besser machen als Ihre Konkurrenten. Bauen Sie diese Strken aus und stellen Sie sie Ihren Kunden, z. B. in der Werbung, gezielt vor.
Praxishandbuch
w w w.gm b h - n e tz .com

GmbH-Geschftsfhrer Finanzierungs-Berater

Ausgabe 5 / 2004

45

P 710 / 20

pr eisk alkul ation

Checkliste: So kalkulieren Sie Ihre Preise richtig


Kalkulieren Sie fr jedes Ihrer Produkte einen Preis unter Bercksichtigung Ihrer Kosten und Gewinnvorstellungen. Denken Sie daran: Der Gewinn deckt auch Ihr unternehmerisches Risiko und wird bentigt, um Investitionen zu ttigen und Neuentwicklungen bezahlen zu knnen. Vergleichen Sie Ihre Preise erst nach Ihrer eigenen Kalkulation mit denen Ihrer Wettbewerber. So werden Sie nicht unbewusst gelenkt. Sind Ihre Preise niedriger, nutzen Sie die Differenz, um Ihren Gewinn zu erhhen, indem Sie z. B. den Preis erhhen. Sind Ihre Preise hher, mssen Sie nach Verbesserungsmglichkeiten in Ihrem Betrieb suchen. Prfen Sie alle Mglichkeiten der Kostensenkung und Ablaufoptimierung. Prfen Sie, ob und womit Sie Kunden bewegen knnen, trotz hherer Preise bei Ihnen zu kaufen. Infrage kommen z. B. besserer Service, Zusatzfunktionen, Komplettangebote. Nutzen Sie Vereinfachungsmglichkeiten, etwa Standardpreise oder zusammenfassende Verrechnungsstze. Voraussetzung fr Standardpreise ist u. a., dass es in Ihrem Betrieb weder bei den Mengen noch bei den Kosten grere Schwankungen gibt. Prfen Sie regelmig, ob die Standardstze weiter der Realitt entsprechen oder ob Anpassungen notwendig sind. Eine Nachkalkulation ist bei jedem greren Auftrag oder Projekt notwendig. Bei normalen Produkten gengen meist 2 bis 3 berprfungen pro Jahr. Die Nachkalkulation deckt mgliche Fehler auf und gibt Ihnen Hinweise fr Verbesserungsmglichkeiten.
46
Ausgabe 5 / 2004

GmbH-Geschftsfhrer Finanzierungs-Berater

Praxishandbuch
w w w.gm b h - n e tz .com