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MODULO: ADMINISTRACIN DE EMPRESAS Ingeniera de Ejecucin en Administracin TEMA:

FUNCIONES DE LA ADMINISTRACIN ORGANIZACIN
Clase 15 de mayo del 2013

Funciones de la Administracin
Planificacin
Seleccionar metas Y formas de cumplirlas

Recursos
Humanos Financieros Materias primas Tecnologa Informacin

Desempeo

Control
Vigilar las actividades Y tomar medidas correctivas

Organizacin
Asignar las responsabilidades de hacer tareas

Alcanzar las metas Productos Servicios Eficiencia Eficacia

Direccin
Influir para motivar al personal

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ORGANIZACIN

Sinnimo de empresa Fase del proceso administrativo

INTRODUCCIN Una vez que la organizacin ha elegido el futuro a travs de la Planificacin hay que organizar a las personas para desarrollar las actividades que conducirn a obtener los objetivos establecidos.

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ORGANIZACIN
Consiste en: Establecer las estructura organizacional, delinear las relaciones o lneas de enlace que faciliten la coordinacin. Crear las descripciones de cada puesto, indicando atribuciones, relaciones, responsabilidades y autoridad. Fijar requerimientos o cualidades requeridas del personal para cada puestos.

ORGANIZACIN
La organizacin implica una estructura de funciones o puestos intencional y formalizada. Es la estructuracin tcnica de las relaciones que deben existir entre las funciones, niveles y actividades de los elementos materiales y humanos de un organismos social, con el propsito de lograr su mxima eficiencia dentro de los planes y objetivos sealados.

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Consiste en:

Identificar las actividades requeridas, agruparlas en reas y puestos de trabajo, jerarquizar tantos los puestos como las funciones correspondientes.

Su importancia radica: En su papel como promotora de la eficiencia administrativa

ORGANIZACIN
Qu entendemos por una organizacin formal y una organizacin informal?
Organizacin formal. Es aquella que se establece de manera meditada, para alcanzar un objetivo especfico. Se caracteriza por tener una estructura claramente definida y contar con polticas y reglamentos de accin claros y conocidos por sus miembros que la conforman. Situar cada uno de los miembros que la integran Organizacin informal. Se refiere a las relaciones sociales y se desarrollan espontneamente entre los individuos libres y cuyas actividades no siguen reglamentos, ni estructuras especficas.

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Organizacin Formal e Informal

Presidente

Vicepresidente
Gerentes

Vicepresidente

Vicepresidente

Subgerentes

Organizacin informal: Reyes del caf matinal

Organizacin informal: Futboleros

Organizacin informal: Ajedresistas

Diseo organizacional
El diseo organizacional implica:
Divisin del trabajo: Es un proceso mediante el cual el diseador de la estructura organizacional descompone un proceso complejo en pequeas tareas. Departamentalizacin: Creacin de nuevas unidades u rganos de la organizacin, dentro del mismo nivel jerrquico.

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Diseo organizacional
Tramo de control: Es el nmero de subordinados quienes reportan directamente a un ejecutivo o supervisor. Autoridad: Es el derecho legtimo a tomar decisiones y a decir a la gente qu hacer. La autoridad reside en los puestos ms que en las personas.

Longitud del tramo de control

Circunstancias: La coordinacin de las tareas realizadas en la organizacin es uno de los aspectos clave del diseo organizacional. Retomamos, que un tramo de control, tramo administrativo o tramo de autoridad, est en funcin del nmero de subordinados que dependen de un gerente, administrador, supervisor.

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Niveles Organizacionales y Tramo de Administracin (Amplitud de Control) Tramos Amplios

Ventajas Superiores obligados a delegar Se deben establecer polticas claras Los subordinados deben ser cuidadosamente seleccionados

Desventajas Tendencia de los superiores sobrecargados de trabajo a convertirse en cuellos de botella en las decisiones. Peligro que los superiores pierdan el Control. Administradores de Calidad Excepcional

Niveles Organizacionales y Tramo de Administracin (Amplitud de Control) Tramos Estrechos

Ventajas Estrecha Supervisin Control estricto Rpida comunicacin entre subordinados y superiores

Desventajas Los superiores tienden a involucrarse en exceso en el trabajo de los subordinados Altos costos Muchos Niveles administrativos Excesiva distancia entre el nivel alto y bajo

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Delegacin de autoridad
La jerarqua divide a la organizacin en niveles de autoridad, asignando a los jefes o superiores una autoridad especfica sobre los niveles inferiores, y en donde se establece el tipo de autoridad de stos. Es el proceso por el cual los Gerentes distribuyen la autoridad a sus subalternos y se asignan responsabilidades nuevas o adicionales.

Proceso de Delegar
Diferencia de autoridad versus poder El Poder es la habilidad para influir en las personas, grupos, esencial para el logro y realizacin de los objetivos individuales, organizacionales y sociales. La autoridad es el derecho conferido por el puesto para dar rdenes.

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Estructuracin de un Puesto
Un puesto esta altamente estructurado cuando podemos describir un conjunto finito y claro de actividades rutinarias. Ejemplo: Un trabajador en lnea de ensamblaje. Un puesto con tendencia a la inestructuracin es aquel que es diverso y que no puede ser descrito en terminos de rutinas claramente definidas. Ejemplo: un investigador.

Centralizacin y descentralizacin
En algunas organizaciones la toma de decisiones est altamente centralizada, los problemas fluyen hacia arriba y un ejecutivo de alto nivel decide qu accin tomar. En otros casos la toma de decisiones est descentralizada; la autoridad se dispersa hacia abajo dentro de la jerarqua.

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Centralizacin y descentralizacin
Podemos sealar que el grado de centralizacin o descentralizacin varia de acuerdo al tipo de empresa y en ocasiones en una misma organizacin existen departamentos con diferentes grados de centralizacin.

Pirmide jerrquica y toma de decisiones

Descentralizacin Centralizacin
Nivel estratgico

Nivel tctico

Nivel operativo

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Premisas bsicas que condicionan el grado de centralizacin en una organizacin

Centralizacin:
La facultad de tomar decisiones no se delega de manera uniforme a los diferentes puestos conforme desciende en la escala jerrquica. La autoridad no se delega de manera integral en paquetes de todo o nada.

Centralizacin y descentralizacin
Mientras ms grande sea la tendencia a crear departamentos o reas que necesiten funcionar interrelacionados en su laborar diaria y en sus decisiones a corto, mediano y largo plazo, mayor ser la necesidad de coordinarlos desde la parte alta de la jerarqua y por tanto, mayor ser la tendencia a la centralizacin.

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Caractersticas de la centralizacin
Una sola persona toma decisiones. Esto da uniformidad a la operacin organizacional. Resulta ventajosa para una empresa pequea. Se requiere menos personal altamente capacitado y especializado. Se requieren menos informes. Esta caracterstica es concecuencia de los pocos niveles jerrquicos que existen en las empresas centralizadas.

Descentralizacin
Es el grado en que la autoridad y la responsabilidad se delegan de los niveles superiores a los niveles inferiores de la empresa. empresa . Mientras ms grande es la empresa, ms complejo se vuelve su funcionamiento. funcionamiento.

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Descentralizacin
La descentralizacin le proporciona a la organizacin caractersticas como las siguientes:
1.Los directivos pueden dedicar su tiempo a promover la expansin de la empresa y a elaborar la planeacin estratgica. 2.Todos los administradores (de cualquier nivel) toman decisiones. 3.El nivel motivacin de los empleados de niveles inferiores es mayor cuando se les permite tomar decisiones en vez de seguir rdenes de los superiores.

Lnea y staff
DE LINEA: La autoridad de lnea muestra la relacin jefe-subordinado y, por lo tanto, la relacin autoridad responsabilidad que le es inherente.

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Lnea y staff
STAFF: Esta relacin se producen cuando existen unidades que le dan a la organizacin algn tipo de informacin especializada o asistencia tcnica que normalmente toma la forma de recomendaciones, consejos o sugerencias.

Lnea y staff
Estas relaciones se representan con trazos discontinuos a diferencia de los utilizados para las relaciones de autoridad lineal.

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ORGANIZACIN LINEAL O STAFF

Uno de los inconvenientes de la organizacin en lnea es que cada directivo tiene, bajo su responsabilidad, una variedad de actividades de las cuales puede no ser experto. Para solucionar este inconveniente se crean los departamentos Staff, que apoyan tcnicamente a la direccin.
DIRECCION GENERAL

ASESORAMIENTO

DIRECCION DE PRODUCCION

DIRECCION COMERCIAL

CONTROL DE CALIDAD EMPLEADOS

DIRECTOR DE APROVISIONAMIENTO

DIRECTOR DE MONTAJE

EMPLEADO

EMPLEADO

ORGANIZACIN
El organigrama:
Describe grficamente los puestos en la compaa y cmo estn organizados. Muestra un retrato de la estructura de mandos y las diversas actividades que realiza cada persona. Son la representacin grfica de la estructura orgnica de una empresa u organizacin que refleja, en forma esquemtica, la posicin de las reas que la integran, sus niveles jerrquicos, lneas de autoridad y de asesora.

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ORGANIZACIN
Los ttulos muestran el trabajo desempeado
Presidente

Las lneas representan la relacin superiorsubordinado

Produccin

Finanzas

Recursos Humanos

Marketing

Produccin 1

Produccin 2

Los cuadros representan trabajos distintos

Obrero 1

Obrero 2

ORGANIGRAMAS
Segn Segn la forma: Segn Segn la finalidad:

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CLASES DE ORGANIGRAMAS. SEGN SU FORMA

Organigramas Verticales
Pretenden destacar la jerarqua de mando: las posiciones que tienen ms autoridad se sitan en los lugares ms elevados y, por debajo de ellas, las subordinadas. Tambin destacan las relaciones de subordinacin directas e indirectas

DIRECTOR GENERAL

DIRECTOR DE PRODUCCIN

DIRECTOR COMERCIAL

DIRECTOR DE FINANCIACIN

DIRECTOR DE MONTAJE

DIRECTOR DE ACABADOS

DIRECTOR DE INVESTIGACIN

DIRECTOR DE CONTABILIDAD

EMPLEADOS

EMPLEADOS

EMPLEADOS

EMPLEADOS

CLASES DE ORGANIGRAMAS. SEGN SU FORMA

Organigramas horizontales
Tienen los mismos elementos que los organigramas verticales, pero las unidades de mando normalmente se sitan a la izquierda y, a su derecha, las unidades subordinadas. El objetivo de esta organizacin es destacar la importancia de las funciones sobre la jerarqua de mando

DIRECTOR DE APROVISIONAMIENTO DIRECTOR DE PRODUCCIN SDIRECTOR DE MONTAJE

EMPLEADOS EMPLEADOS

DIRECTOR DE ACABADOS DIRECTOR GENERAL

EMPLEADOS

DIRECTOR DE FINANCIACIN

DIRECTOR DE INVERSIONES DIRECTOR CONTABLE

EMPLEADOS

EMPLEADOS

DIRECTOR COMERCIAL

EMPLEADOS

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CLASES DE ORGANIGRAMAS. SEGN SU FORMA

Organigramas radiales
Son menos habituales que los anteriores. Intentan crear un impacto visual para destacar los niveles ms altos de direccin

JEFE DE APROVISIONAMIENTO

DIRECTOR GENERAL

JEFE DE PRODUCCIN

CLASES DE ORGANIGRAMAS. SEGN SU FINALIDAD

INFORMATIVOS SEGN LA FINALIDAD

Presentan slo las grandes unidades de la empresa. Pretenden dar una visin general.

ANALISIS

Presentan todas las unidades, incluso las ms pequeas, y las relaciones entre ellas. Son muy detallados

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Diseos Organizacionales ms comunes

La estructura piramidal
La autoridad Fluye de arriba hacia abajo en forma piramidal. Es el diseo que ms se utiliza para representar la estructura formal burocrtica o tradicional. Tambin es conocido como estructura militar por ser el usado por tal organismo.

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La estructura horizontal Se caracteriza por una lnea de mando amplia y pocos niveles jerrquicos. Cada administrador tiene a cargo un mayor nmero de personas.

Ventajas de una estructura horizontal

Se mejora sustancialmente en la eficiencia y velocidad de respuesta, toma de decisiones ms rpida que conducen a mejorar la satisfaccin del cliente. Eliminar prcticamente las barreras entre departamentos, la cual mejora la cooperacin para desarrollar las tareas. Existe una mejor moral y espritu de equipo ya que los miembros se entusiasman al estar involucrados en la participacin de la solucin de los problemas.

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Desventajas de una estructura horizontal

Cambiar a una estructura horizontal puede ser un proceso lento y difcil, el cual requiere cambios en la forma de trabajar, la filosofa de administrar y en los sistemas de informacin y recompensa Los empleados tienen que dedicar ms tiempo a largas reuniones para coordinar y lograr decisiones consensuadas. Los administradores necesitan ser entrenados para entender el concepto de administracin participativa y desarrollar nuevas habilidades para ser consejeros y facilitadores que superiores.

Organizacin Matricial
La estructura matricial agrupa a las personas simultneamente por funciones y divisiones; es decir, combina las estructuras funcional y divisional mencionadas. A diferencia de los dems tipos de estructuras organizacionales, sta no es aplicable en cualquier tipo de empresa, ya que est pensada para desarrollarse en aquellas que trabajan en proyectos.

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Organizacin Matricial
Una empresa utiliza esta estructura cuando:
1. Quiere desarrollar productos y/o servicios de manera ms rpida posible. 2. Requiere de un alto grado de comunicacin y cooperacin entre los miembros de los diversos grupos. 3. La innovacin y la creatividad representan la ventaja competitiva ms representativa de la empresa. 4. En esta estructura organizacional cada empleado reporta tanto a un administrador funcional o de divisin, como a uno de proyecto o de grupo.

Organizacin Matricial
Director de Ingeniera

Jefe de diseo preliminar

Jefe de ingeniera mecnica

Jefe de ingeniera elctrica

Jefe de ingeniera hidrulica Jefe de ingeniera metalrgica

Gerente del proyecto A Gerente del proyecto B Gerente del proyecto C Gerente del proyecto D

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Organizacin Matricial
Ventajas Debido a que cada proyecto se renen especialistas de las diferentes reas funcionales, stos se sensibilizan respecto a la importancia del trabajo que realizan las reas que no son de sus especialidad *Ahorra costo por la flexibilidad en la utilizacin del personal La empresa tiene una orientacin hacia los resultados, enfocando la generacin de utilidades de los proyectos Desventajas *Es muy fcil que se puedan suscitar conflictos de autoridad *Puede crearse un vaco de autoridad con los empleados participantes en los proyectos *La competencia entre proyectos puede llevar al desequilibrio en el apoyo a los mismo *Se requieren muchas reuniones de trabajo prolongadas.

Pirmide Invertida
En la actualidad, la organizacin, tiene que invertir su estructura, es decir, ahora, dado el caos ambiental, tomando en cuenta, que el consumidor constantemente esta pidiendo innovacin, cambio y mejor servicio en los productos y servicios que la organizacin ofrece, se debe de tener la opcin de que la parte de la estructura que esta en contacto con el cliente (operaciones, ventas, etc.) es quin debe de poder tomar decisiones, para as lograr satisfacer de manera eficiente y efectiva a los requerimientos del cliente.

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Pirmide invertida
Ventas Finanzas Produccin

.Rec. Hum.

Operativo Funcional Estratgico

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL (DEPARTAMENTALIZACIN)

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Estructura funcional o estructura divisional Consiste en dividir el trabajo y agrupar a las personas con base en su pericia y experiencia comunes, debido a que utilizan recursos y habilidades del mismo estilo.

Estructura funcional o estructura divisional La estructura funcional puede encontrarse en varios tipos de organizacin, aunque generalmente se aplica en pequeas y medianas empresas por la facilidad de interpretacin y seguimiento que brinda.

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Estructura funcional
PRESIDENTE Ttulo del diagrama ASISTENTE DEL PRESIDENTE COMERCIALIZACIN INGENIERIA PERSONAL

PRODUCCION

FINANZAS

INVESTIGACION DE MERCADOS PLANEACION DE MERCADEO PUBLICIDAD Y PROMOCION ADMINISTRACION DE VENTAS VENTAS

ADMINISTRACION DE INGENIERIA DISEO PRELIMINAR INGENIERIA ELECTRICA INGENIERIA MECANICA INGENIERIA HIDRAULICA EMPAQUE CONTROL DE CALIDAD

PLANEACION DE LA PRODUCCION INGENIERIA INDUSTRIAL INGENIERIA DE PRODUCCION COMPRAS

PLANEACION FINANCIERA PRESUPUESTO CONTABILIDAD GENERAL CONTABILIDAD DE COSTOS ESTADISTICA Y PROC. DATOS

MONTAJE PRODUCCION GENERAL

Ventajas y desventajas de la estructura funcional

Ventajas
Facilita la supervisin Promueve la especializacin Ofrece fcil comprensin y seguimiento de su operacin Refleja la forma general de trabajar en la empresa Genera lneas de comunicacin simple y claras Simplifica la toma de decisiones Los procesos de capacitacin y desarrollo son ms sencillos debido a la especializacin del trabajo

Desventajas
Pueden surgir conflictos de inters entre las reas La coordinacin se vuelve ms difcil Se limita el desarrollo gerencial y su visin global de la empresa El personal tiende a identificarse ms con su departamento que con la empresa

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Estructura divisional por productos o servicios

Departamentalizacin por producto Abarca la diferenciacin y agrupamiento de actividades de acuerdo con los diferentes productos, lneas de productos o servicios que ofrece la empresa. Departamentalizacin por servicios Las Empresas no industriales se departamentalizan por servicios, como suele ser el caso de los hospitales que tienen unidades de ciruga, radiologa, pediatra, entre otras.

Estructura divisional por productos o servicios

Cuando las actividades se agrupan con base en los productos o servicios que comercializa la empresa, empresa, se dice que sta presenta una estructura divisional por productos. productos . Las empresas adoptan este tipo de estructura cuando el crecimiento hace indispensable que se nombre a varios gerentes divisionales, divisionales, con autoridad sobre las funciones de produccin, produccin, ventas y servicio respecto a sus lneas de productos. productos.

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DEPARTAMENTACIN POR TIPO DE PRODUCTO

En algunas ocasiones, los productos presentan bastantes diferencias, tanto en la produccin como en la comercializacin, por lo que es aconsejable crear departamentos especficos para grupos de productos

DIRECTOR DE PRODUCCIN

MUEBLES DE COCINA

MUEBLES DE MADERA

MOBILIARIO DE OFICINA

Estructura divisional por productos o servicios

Ventajas *Los esfuerzos se concentran en las lneas de produccin Se promueva el desarrollo y la diversidad de las lneas de produccin y servicios La empresa se enfoca en la satisfaccin de sus clientes Refleja la forma general de trabajar en la empresa Se puede actuar ms rpidamente para satisfacer los gustos y las necesidades de los clientes Desventajas *Los gerentes de divisin son un sinnimo de gerentes generales, por lo que deben tener mayores habilidades y experiencia, y por tanto su costo por concepto de honorarios es mayor *La direccin puede tener un lnea de mando demasiado grande y difcil de controlar

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Estructura divisional por zona geogrfica

Este tipo de estructura genera cuando las empresas crecen abriendo sucursales o plantas en lugares geogrficos distintos al lugar de donde son originarias; o cuando su crecimiento las conduce a penetrar en mercados nuevos. En todo caso, la estructura divisional geogrfica se recomienda cuando las empresas tienen un mbito de accin territorialmente extenso.

Estructura divisional por zona geogrfica

Ttulo del diagrama DIRECCIN

GERENCIA NORTE

GERENCIA SUR

GERENCIA CENTRO

GERENCIA OESTE

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Estructura divisional por zona geogrfica

Ventajas
*Los esfuerzos se concentra para satisfacer las necesidades especficas de cada regin *Se logra mayor presencia y mejor imagen ante los clientes *Se cuenta con personal especializado *Al contar con divisiones regionales se est lo ms cerca posible del mercado, tanto de los clientes como de los proveedores *Se puede abarcar un mercado ms grande que cuando no se cuenta con divisiones regionales.

Desventajas
*La supervisin por parte del director general se vuelve muy compleja *Se incrementan los costo por la necesidad de mantener una sucursal en cada regin *Se requiere una estructura completa en cada regin, aunque ms pequea que en la matriz.

Estructura divisional por clientes

Agrupamiento de actividades de acuerdo con el tipo de personas para quienes el trabajo es ejecutado ejecutado. . Las caractersticas de los clientes constituyen la base para este tipo de departamentalizacin, departamentalizacin, la cual refleja un inters fundamental por el consumidor (o usuario usuario) )a fin de brindarle un servicio adecuado y un seguimiento personalizado. personalizado . Las tiendas de ropas, ropas, por ejemplo ejemplo, , suelen establecer departamentos para damas damas, , caballeros o nios nios. . Otro ejemplo, ejemplo , son empresas de tipo bancario o de seguros seguros. .
Ttulo del diagrama PRESIDENTE

BANCA EMPRESAS

BIENES RAICES Y PREST, HIPOTECARIOS

BANCA AGRARIA

BANCA PERSONAS

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Estructura divisional por clientes

Ventajas *El proceso de toma decisiones para la resolucin de problemas est directamente relacionado con las necesidades y expectativas de los clientes *Las habilidades y esfuerzos estn coordinados para producir o comercializar un producto o servicio *Debido a la especializacin del trabajo, se produce un mejor nivel de desempeo en las actividades realizadas Desventajas *Se requiere de gran capacidad y habilidad para la resolucin de problemas en el rea de clientes *Puede dificultarse la definicin de los grupos de clientes *Es posible que algn grupo de clientes quede fuera de las divisiones y no se le atienda adecuadamente

Estructura divisional por procesos productivo

Esta agrupacin se aplica commente en empresas manufactureras donde las actividades se agrupan respecto a un proceso o tipo de equipo equipo. .

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DEPARTAMENTACIN POR PROCESOS PRODUCTIVOS

La elaboracin de un producto presupone muchas veces, que debe pasar por diversas fases, las cuales puede resultar aconsejable agrupar en departamentos

DIRECTOR DE PRODUCCIN

DIRECTOR DE COMPRAS

DIRECTOR DE CARPINTERIA

DIRECTOR DE PINTURA

DIRECTOR DE VENTAS

Estructura divisional por proyecto

Se disea con base en los proyectos que la empresa desarrolla. Este tipo de departamentalizacin es muy tpica en las empresas de consultora.
Ttulo del diagrama DIRECCIN

PROYECTOS ESPECIALES

PROYECTOS GUBERNAMENTALES

PROYECTOS PRIVADOS

PROYECTOS LOGSTICOS

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