Manual de Access 97

Planeando una Base de Datos

Antes de iniciar la introduccin de registros en la base de datos, es necesario identificar el objetivo de la base de datos y planear cmo se debern almacenar los datos en ella. La etapa de planeacin es el punto en que se decide cuntas tablas deber incluir la base de datos y qu datos sern almacenados en ella. Aunque se puede modificar una tabla a la vez, agregar un nuevo campo despus de que han sido introducidos algunos datos, significar trabajo adicional. Es imposible planear para todos los usos potenciales de una base de datos, pero cualquier planeacin hacia delante har el proceso ms confortable. Se ha hecho una planeacin preliminar sobre cmo deber ser usada la siguiente base de datos, pero se sabe por experiencia que otros empleados por ejemplo, pueden tener usos adicionales para la misma informacin de clientes. Se pueden usar las siguientes lneas gua para planear una base de datos. 1. Determinar el propsito de la base de datos y darle un nombre significativo Se necesita almacenar en la base de datos Nmada, qu clientes han hecho viajes. Se puede nombrar a la base de datos Viajes de clientes y nombrar la tabla que contiene los datos de los clientes Clientes. Se puede decidir, por ahora, que la base de datos slo contendr una tabla debido a que toda la informacin concerniente a los clientes se almacenar aqu. 2. Determinar los resultados, llamados SALIDA, que se deseen ver, usando la informacin almacenada en la base de datos. Se necesitar ordenar la informacin en una variedad de formas: alfabticamente por nombre de viaje, por fecha de viaje para programar de manera precisa las siguientes fechas y por cdigo postal para correos promocional. Tambin se necesitar crear listas especializadas de clientes, tales como clientes quienes tomaron un Tour en Bicicleta desde 1991. 3. Recopilar toda la informacin, llamada ENTRADA, que producir los resultados que se quieran ver, tomando todas las ideas de los posibles usuarios de la base de datos para mejorar el diseo Se puede pensar que la forma de la Figura 1-B es una buena base para la tabla de la base de datos. La forma proporciona la mayora de la informacin que Nmada Necesita para almacenar por cada uno de los clientes, haciendo con ello un buen punto de inicio. Una vez que se ha hablado con el director de mercado acerca de los posibles tours objetivos para un rango especfico de edades, se decidi aadir un campo de edad a la tabla. 4. Dibujar la estructura de la tabla, incluyendo cada TIPO DE DATOS de cada campo. Usando toda la informacin sobre la forma original de clientes, se planea cada campo, el tipo de datos que cada uno de ellos contendr (ya sea que contenga textos o valores para ser usados en clculos), una breve descripcin del propsito de cada campo. La Figura B-2 es un esquema de la Tabla Clientes, la cual tiene varios campos nuevos no incluidos en la informacin original del formato de clientes. Figura B-1: Forma original con informacin de los clientes

Nmada Ltd Forma de Informacin de Clientes Nombre: Francisco Ruelas Madero 124 Quertaro, CP 76500 Tour: Bicicleta

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Manual de Access 97
Fecha: Junio 15, 1998
Figura B-2: Plan para una Tabla de Clientes

Campos IdCliente Apellido_Pat Apellido_Mat Nombre Domicilio Ciudad Estado CP Viaje Fecha Edad

Tipo Dato Descripcin Un nmero nico para Identifica cada registro cada registro Texto Apellido paterno del cliente Texto Apellido materno del cliente Texto Nombre del cliente Texto Domicilio del cliente Texto Ciudad del cliente Texto Estado Texto Cdigo postal Texto Tipo de viaje Fecha/Hora Fecha de inicio del viaje Nmero Edad del cliente

Creando un Respaldo La informacin en la base de datos es muy importante. Se debe proteger la inversin de tiempo dedicado a la planeacin de la base de datos y a la introduccin de datos, creando una copia de respaldo del archivo de base de datos. El archivo de la base de datos tiene la extensin . MDB y deber se copiada a discos flexibles o cintas de forma semanal o diaria.

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