Prof. Osmar Abel Altamirano Tantalean AUDITOR NOCTURNO. REQUISITOS DE COMPETENCIA LABORAL.

La Gestin Hotelera en los tiempos modernos ha incorporado la tecnologa y las ciencias administrativas, en virtud de lo cual toda persona que desea incorporarse a estas reas de trabajo debe prepararse a conciencia. Cada rea, cada divisin y departamento de un hotel cuenta con su propia tcnica y se puede mejorar desde luego. Su objetivo principal siempre ser brindar el mejor servicio de hospedaje y de alimentacin a sus clientes. 1. OBJETO 1.1 Esta norma establece los requisitos mnimos de competencia laboral y los resultados esperados que debe cumplir el auditor nocturno. ALCANCE 2.1 Esta norma se aplica a hombres y mujeres que laboran como auditor nocturno en las empresas de alojamiento del sector turstico. 3. DEFINICIONES 3.1 Para los efectos de esta norma, se adoptan las siguientes definiciones: 3.1.1 Actitud. Disposicin de nimo manifestada exteriormente. 3.1.2 Comanda. Documento en donde se registra el pedido del cliente. 3.1.3 Competencia. Capacidad de desarrollar y aplicar conocimientos, habilidades y actitudes en el desempeo del trabajo y en la solucin de problemas para cumplir con los requisitos establecidos. 3.1.4 Conocimiento. Nocin, idea, informacin, es el saber. 3.1.5 Exceso de contratacin (overbooking). Proceso de comercializacin de habitaciones que busca sobrevender la capacidad instalada til del hotel, con el fin de igualar el exceso de venta con el porcentaje estadstico de reservas que posiblemente no se presentarn, tratando as de alcanzar un 100% de ocupacin. 3.1.6 Habilidad. Es la destreza de una persona para realizar una tarea, es el saber hacer. 3.1.7 Husped. Cliente que se aloja en un establecimiento de alojamiento. 3.1.8 Ocupacin. Actividad diferenciada caracterizada por un conjunto articulado de funciones, tareas y operaciones, que constituyen las obligaciones atribuidas al trabajador, destinadas a la obtencin de productos o prestacin de servicios. 3.1.9 Ocupacin hotelera. Valor porcentual o absoluto a travs del cual se mide mensualmente el nmero de pernoctaciones en un hotel en funcin a su capacidad y durante un tiempo determinado.
Fuente: Sixto Baez Casillas, Hotelera, 7ma impresin mexico. Pg. 160 manual de Gestin Hotelera. Editorial Foster. Tomo. 1 Colegio Nacional de Bachilleres en Hoteleria y Turismo (Mexico) Articulo 2012 Descripcin de puestos en Hoteleria, Sixto Baez Casillas. 1ra impresin pg. 191

Prof. Osmar Abel Altamirano Tantalean

3.1.10 Proceso de salida del husped (check out). Proceso de facturacin y salida del husped del establecimiento de alojamiento. 3.1.11 Registro de ingreso del husped (check in). Proceso de registro del husped al ingresar al establecimiento de alojamiento. 3.1.12 Reserva confirmada que no se present (no show). Expresin que designa el caso de un husped o pasajero que teniendo reservacin confirmada no se presenta oportunamente. 3.1.13 Resultados esperados. Conjunto mnimo de actividades que componen una ocupacin laboral. 3.1.14 Vocabulario tcnico. Conjunto de palabras de un idioma pertenecientes al uso de una actividad determinada. 4. DISPOSICIONES GENERALES 4.1 Descripcin de la ocupacin. El auditor nocturno se ocupa principalmente, de elaborar documentos y pagos procesados en la recepcin; realizar el cierre diario de consumos del husped y de eventos; orientar y apoyar a la recepcin. 5. REQUISITOS 5.1 Resultados esperados 5.1.1 El auditor nocturno debe: 5.1.1.1 Analizar los cierres de caja: a) Detectar y corregir errores en los cierres de caja; b) verificar la procedencia de comandas, archivos y dbitos de la cuenta del husped; c) emitir el informe de la auditora nocturna. 5.1.1.2 Identificar y corregir errores u omisiones: a) Analizar el libro de novedades del ama de llaves; b) incluir reservas en el sistema; c) tomar acciones sobre la oferta o no conformidad de las reservas; d) cancelar o corregir comprobantes de dbito; e) realizar el control y registro de documentos anulados, extraviados o usados indebidamente; f) hacer el seguimiento de los errores encontrados. 5.1.1.3 Monitorear los lmites de crdito de los huspedes: a) Verificar los lmites de crdito de las cuentas; b) alertar a la gerencia de recepcin sobre saldos elevados e indicadores de problemas en la cuenta de los huspedes.
Fuente: Sixto Baez Casillas, Hotelera, 7ma impresin mexico. Pg. 160 manual de Gestin Hotelera. Editorial Foster. Tomo. 1 Colegio Nacional de Bachilleres en Hoteleria y Turismo (Mexico) Articulo 2012 Descripcin de puestos en Hoteleria, Sixto Baez Casillas. 1ra impresin pg. 191

Prof. Osmar Abel Altamirano Tantalean

5.1.1.4 Entregar facturas: a) Verificar el cumplimiento del procedimiento de facturacin y cobros y evidenciar su aplicacin correcta o la existencia de adulteraciones o excesos en los valores cobrados; b) organizar y enumerar los documentos antes de enviarlos al rea de contabilidad. 5.1.1.5 Realizar informes: a) Verificar la veracidad de los datos generados y emitir boletines estadsticos, planillas y balances diarios de los diferentes puntos de venta; b) elaborar el pronstico de ocupacin hotelera a ocho das con datos actuales. 5.1.1.6 Orientar sobre procedimientos: a) Capacitar al personal de recepcin, caja y dems emisores de comprobantes de dbito, sobre los procedimientos de elaboracin, tramitacin y archivo de documentos. 5.1.1.7 Analizar y registrar las novedades: a) Revisar, analizar el libro de novedades y registrar sucesos ocurridos, fomentar acciones para evitar la repeticin de errores y fallas identificadas en la auditoria; b) dar seguimiento a las acciones tomadas para eliminar errores encontrados e informar a los diferentes departamentos responsables. 5.1.1.8 Actualizar el sistema de informacin: a) Hacer respaldos de seguridad; b) enviar al personal involucrado, la informacin relativa a la actualizacin del sistema; c) mantener las mquinas en condiciones operacionales con datos actualizados. 5.1.1.9 Operar equipos de recepcin: a) Operar el computador, impresora, telfono, central telefnica, tarifador de llamadas, fax, calculadora y mquina de tarjetas de crdito. 5.1.1.10 Apoyar al equipo humano de recepcin: a) Realizar el registro de ingreso del husped (check in) y salida del husped (check out); b) recibir pedidos de los clientes o huspedes y transmitirlos a los responsables de cada departamento; c) recibir, anotar y entregar mensajes; d) preparar el cierre de cuenta del husped; e) revisar las cuentas; f) notificar al cliente sobre su saldo; g) solicitar pre-autorizacin de tarjetas de crdito; h) emitir facturas durante el proceso de salida del husped (check out); i) resolver problemas de exceso de contratacin (overbooking) y reserva confirmada que no se present (no show).
Fuente: Sixto Baez Casillas, Hotelera, 7ma impresin mexico. Pg. 160 manual de Gestin Hotelera. Editorial Foster. Tomo. 1 Colegio Nacional de Bachilleres en Hoteleria y Turismo (Mexico) Articulo 2012 Descripcin de puestos en Hoteleria, Sixto Baez Casillas. 1ra impresin pg. 191

Prof. Osmar Abel Altamirano Tantalean

5.1.1.11 Mantener comunicacin con otras reas: a) Mantener comunicacin con las diferentes reas del hotel que generan puntos de venta para evaluar los informes generados y coordinar actividades. 5.2 Competencia 5.2.1 El auditor nocturno, para alcanzar los resultados esperados debe ser competente con base en los siguientes conocimientos, habilidades y actitudes. 5.2.1.1 Conocimientos: a) Manejo de hojas de clculo; b) procesos y procedimientos contables y financieros; c) elaboracin de planillas y grficos para anlisis y control; d) tcnicas de auditora en sistemas de empresas de alojamiento; e) tipos, estructura, funcionamiento y procedimientos de empresas de alojamiento; f) requisitos de presentacin e higiene personal; g) reglas de etiqueta y protocolo. 5.2.1.2 Habilidades: a) Clculos matemticos; b) lectura y escritura clara, para registro de inquietudes, sugerencias y orientaciones; c) memoria de corto y mediano plazo, que posibilite recordar detalles de cierres de caja; d) anlisis y solucin de situaciones conflictivas; e) verificacin de diferencias entre planillas o resmenes; f) evaluacin crtica, capacidad de observacin y sistematizacin; g) raciocinio lgico y capacidad de decisin para argumentar oralmente o en forma escrita. 5.2.1.3 Actitudes: a) Equilibrado emocionalmente. No transparenta emociones, reservado en sus sentimientos,controla explosiones temperamentales. b) Confiable. Establece relaciones fcilmente, sabe cmo actuar y qu decir, hace que otros se sientan cmodos. c) Razonador con datos. Le gusta trabajar con datos, se basa y acta sobre hechos, goza midiendo y evaluando. d) Detallista. Metdico, ordenado, preciso, le gusta tener cada cosa en su sitio. GERENTE NOCTURNO En algunos hoteles el recepcionista nocturno hace la funcin del gerente durante la noche. Tendr a su cargo la supervisin del trabajo que ejecutan los empleados que estn laborando durante el tumo nocturno (agente de seguridad, telefonista, bellboy, empleado de mantenimiento, stewards, camarista, etc.). En trminos generales, el gerente nocturno
Fuente:

Sixto Baez Casillas, Hotelera, 7ma impresin mexico. Pg. 160 manual de Gestin Hotelera. Editorial Foster. Tomo. 1 Colegio Nacional de Bachilleres en Hoteleria y Turismo (Mexico) Articulo 2012 Descripcin de puestos en Hoteleria, Sixto Baez Casillas. 1ra impresin pg. 191

Prof. Osmar Abel Altamirano Tantalean supervisa que el trabajo de recepcin durante el da haya sido el correcto. Se detallan algunas de sus funciones: 1. Revisin de resultados en la computadora 2. Revisin de tarjetas de registro. 3. Verificacin y actualizacin de la computadora 4. Supervisin de correspondencia de huspedes. 5. Supervisin de saldos altos. 6. Revisa la aplicacin de depsitos por reservaciones. 7. Abrir no shows a huspedes. 8. Abrir cuentas maestras a grupos. 9. Verificacin de rentas. 10. Recapitulacin nocturna de ingresos a travs de la computadora 11. Informe de entradas y salidas con la computadora 12. Informe de movimiento del da con la computadora. 13. Avisos a huspedes en periodos de alta ocupacin. 14. Supervisin de rentas adelantadas. 15. Recepcin a cajeros departamentales. 16-Supervisa que se cargue renta a huspedes que entraron antes de las 6 am. El gerente nocturno tiene autoridad para darle solucin a los problemas que se presenten durante su tumo. AUDITOR NOCTURNO Depende directamente del auditor de ingresos y, en algunos hoteles del contador general. Como su nombre lo indica, trabaja durante la noche (De las 0 hrs a las 7 hrs). Sus obligaciones son las siguientes: 1. Separa informes por departamento (lavandera, tintorera, restaurante # 1, restaurante # 2, "room service", bar No. 1 bar No. 2, telfonos, concesionarios, miscelneos, etc) 2. Realiza lectura de la mquina o computadora (pagado, ajustes, cuentas por cobrar, transfer,etc) 3. Supervisa los informes que cada cajero de administracin realiza al terminar su turno (Cuentas por cobrar, crdito, efectivo, pagado, ajustes, cuentas por cobrar, traspasos, etc) 4. Separa los cargos por departamentos para que los totales sean iguales al total de los informes En caso de no haber concordancia, se revisa cargo por cargo hasta encontrar el error. Se anota el error en un informe especial, para que no se vuelva a repetir. 5. Revisa la aplicacin del impuesto. 6. Es responsable de los manejos de los depsitos que los huspedes enviaron en al hotel para asegurar su habitacin: a) Cuando el cliente llega, acredita la cantidad a su cuenta por medio del transfer credit. b) En caso de que el cliente no se encuentre registrado, el auditor abre una cuenta para acreditar en ella la cantidad 7. Supervisa el depsito de los sobres que los cajeros de recepcin y departamentales envan a contabilidad. 8. Obtiene el balance de todo el movimiento contable del da. 9. Es responsable de dejar la mquina o computadora en ceros para el inicio del nuevo da. (Algunas veces la computadora lo hace automticamente).
Fuente: Sixto Baez Casillas, Hotelera, 7ma impresin mexico. Pg. 160 manual de Gestin Hotelera. Editorial Foster. Tomo. 1 Colegio Nacional de Bachilleres en Hoteleria y Turismo (Mexico) Articulo 2012 Descripcin de puestos en Hoteleria, Sixto Baez Casillas. 1ra impresin pg. 191

Prof. Osmar Abel Altamirano Tantalean 10. Es responsable de la conciliacin entre cheques de cargos, informes y lo registrado en la computadora. 11. Revisa la elaboracin de la computadora de la recapitulacin nocturna de ingresos 12. Revisar las tarifas aplicadas y en algunos casos corregirlas. 13. Encuentra errores (en caso de haberlos) y hace correcciones. 14. En los hoteles donde el auditor es tambin el cajero nocturno, 15. En algunos hoteles supervisa la labor de los cajeros departamentales en lo referente a los reportes de stos. 16. Realiza la conciliacin de los transfers para debe y haber; en caso de discrepancia busca la falla y la corrige. 17. Detecta y enva reporte de saldos altos a quien corresponda (Gerente de Divisin cuartos, gerente de crdito, etc.) para que ellos para ellos tomen accin. 18-Genera travs de la computadora algunos informes como: a) Reporte de cortesas. b) Reporte de manejo de caja. c) Reporte de cuentas por cobrar del da. d) Reporte de ventas por departamento. e) Reporte de "no shows". f) Reportes de ventas en forma comparativa con el presupuesto o acumulados durante el mes o ao. 19-Cargar rentas manualmente de clientes que llegaron despus de haber cargado rentas a todas las habitaciones. 20-Verificar que todos los cargos a huspedes tengan el comprobante en el Pit. 21-Generar a travs de la computadora algunos listados para su distribucin departamental-. 22-Verificar que toda cuenta con crdito tenga la autorizacin correcta.

Fuente:

Sixto Baez Casillas, Hotelera, 7ma impresin mexico. Pg. 160 manual de Gestin Hotelera. Editorial Foster. Tomo. 1 Colegio Nacional de Bachilleres en Hoteleria y Turismo (Mexico) Articulo 2012 Descripcin de puestos en Hoteleria, Sixto Baez Casillas. 1ra impresin pg. 191