Manual Bã Sico Contable

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INSTRUMENTOS CONTABLES.
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Nombre de la Sociedad. Nombre de la Empresa. San Juan del Sur Rivas 14 de febrero del 2012. Primera Edicin. Elaborado por Consultores CEP. Cooperacin Tcnica de XXXXXXXX XXXXXXXX XXXXXXXX XXXXXXX. Revisado y aprobado por Nombre del Gerente. Gerente General Nombre de la Empresa. Forma IC/CEC/01.
I.
Introduccin.
II. Tabla de Contenido.
Parte 1. Conceptos Generales.

1.1. Concepto de Contabilidad.
La contabilidad es una ciencia aplicada de carcter social y de naturaleza econmica que proporciona informacin financiera del ente1 econmico para luego ser clasificadas, presentadas e interpretadas con el propsito de ser empleados para controlar los recursos y tomar medidas oportunas para evitar una situacin deficitaria que ponga en peligro su supervivencia; es decir, la contabilidad es el nombre genrico de todas las anotaciones, clculos y estados numricos que se llevan a cabo en una empresa con el objeto de proporcionar: El Registro en forma clara y sistemtica de todas las cuantas que se manejan en la empresa, ya que esto constituye su funcionamiento o procedimiento bsico el que debe ser en alto grado exacto para evitar errores o prdidas de tiempo. La presentacin en tiempo y forma de una imagen clara de la situacin financiera de la empresa que sea capaz de orientar las actuaciones de la gerencia del negocio en la toma de decisiones. El Establecimiento de un control absoluto sobre cada uno de los activos y obligaciones del negocio a fin de justificar la correcta gestin de dichos recursos.
1.1.1. Relacin entre la Actividad de la Empresa, la Contabilidad y la Toma de Decisiones Empresariales.

1
Ente o entidad es la denominacin atribuida a toda unidad econmica organizada para llevar a cabo actividades empresariales.
1.1.2. Caractersticas de la Contabilidad.

Desde el punto de vista procedimental la contabilidad posee una serie de caractersticas que la convierten en una ciencia o disciplina cientfica, sin embargo, desde el punto de vista terico la contabilidad no puede ser considera como una ciencia exacta ya que dentro de su misma estructura posee cuentas de ms presuntivas como las estimaciones para cuentas incobrables, amortizaciones, depredaciones entre otras. Dentro de las caractersticas ms relevantes encontramos las siguientes:
1.1.3. Funciones de la Contabilidad.
La contabilidad se muestra en su actuacin mediante distintas facetas de su trabajo que toman el nombre de funciones contables o aspectos diferentes. Entre estas distintas funciones la teora ha destacado las siguientes: 1.1.3.1. Funcin histrica.
Se manifiesta por el registro cronolgico de los hechos que van apareciendo en la vida de la empresa; por ejemplo: la anotacin de todos los cobros y pagos que se van realizando, por orden de fechas, etc. 1.1.3.2. Funcin estadstica.
Es el reflejo de los hechos econmicos, en cantidades que dan una visin real de la forma como queda afectada por ellos la situacin del negocio.
1.1.3.3.
Funcin econmica.
Estudia el proceso que se sigue para la obtencin del producto o generacin del servicio, establecindose de forma precisa los costos y gastos incurridos en cada proceso a fin de determinar el precio de venta apropiado para conseguir una ganancia. 1.1.3.4. Funcin financiera.
Analiza la obtencin de los recursos monetarios, para hacer frente a los compromisos de la empresa; es decir: o o o 1.1.3.5. Con qu dinero cuenta la empresa; Plazos de cobro de los clientes; Compromiso de pago con los acreedores; etc.
Funcin fiscal.
Determina cmo le afectan las disposiciones fiscales a la empresa, mediante las cuales se fija la contribucin a las cargas pblicas. Es decir, conocer todos los impuestos. 1.1.3.6. Funcin legal.
Responde al marco legal establecido en las leyes de naturaleza comercial del pas y otras que puedan afectar a las empresas para que la contabilidad refleje de manera legal el contenido jurdico de sus actividades, Todo de conformidad a lo establecido en los Principios Contables Generalmente Aceptados (PCGA) y las Normas de Auditora Generalmente Aceptadas (NIAS). Instituto Nicaragense de Seguridad Social. (INSS). Instituto Nacional Tecnolgico. (INATEC). Direccin General de Ingresos. (DGI).
Polica Nacional. (PN) Ministerio de Salud. (MINSA). Ministerio de Gobernacin. (MINGOB). Instituto de Turismo. (INTUR). Ministerio del Trabajo. (MITRAB). Alcalda Municipal. Catastro Municipal, etc.
1.1.4. El Departamento de Contabilidad y el Contador.

El departamento de Contabilidad es el sitio donde se concentran todas las operaciones realizadas en los distintos departamentos de la empresa; su funcin principal consiste en registrar en el Mayor todas las operaciones practicadas. El Contador es la persona encargada en la empresa del departamento de contabilidad; llevan las anotaciones, los registros, libros y dems medios necesarios para reflejar la situacin econmica de la empresa y permitir su conocimiento y estudio. La tenedura de libros implica la ejecucin material de los trabajos contables; es decir, la realizacin en forma clara, exacta y con presentacin cuidada del registro contable, aplicando los mtodos y reglas convenientes obligatorias y legales para este registro. Dentro del departamento de contabilidad pueden establecerse distintas categoras, cargos o puestos de trabajo.
o o o o o
Jefe o director contable. Contable mayor. Contable. Auxiliar contable. Asesor contable, etc. Condiciones de la Contabilidad en la Empresa.
1.1.4.1.
Las condiciones que debe de reunir la contabilidad en una empresa para que sea un instrumento eficaz de anlisis de la actividad desarrollada, de informacin para la toma de decisiones y de justificacin de la rectitud con que se ha administrado son las siguientes: a. La contabilidad en sus cuentas, libros y anotaciones ha de recoger y reflejar las variaciones patrimoniales de la empresa y las relaciones capaces de producirlas.
Desde el proceso de constitucin de una empresa, las aportaciones provenientes de los accionistas y/o propietario de la empresa segn sea el caso, debern de relacionar todo lo que aportan a la misma y, a continuacin, las modificaciones que se van produciendo a lo largo del tiempo.
b. Debe reflejar las previsiones administrativas y controlarlas.
Se establecern planes y proyectos los cuales debern ser presentados siempre por escrito para facilitar el anlisis comparativo entre lo previsto y lo realmente ocurrido o consumido al final de cada perodo.
c. Debe producir la especializacin de perodos de tiempo, para sealar sucesivas situaciones de la empresa.
De tiempo en tiempo, por lo menos una vez al ao, se elaborar un balance para conocer su nueva situacin y determinar si la empresa ha generado utilidades o prdidas.
d. Las sucesivas situaciones de la empresa han de presentarse de forma continuada, sin retrasos, a medida que las operaciones se realicen.
Se registrarn las operaciones que intervienen de un modo claro y metdico
e. Debe de utilizarse una unidad estable de medida de valor.
El registro de las operaciones se har indicando el nmero de unidades monetarias (u.m) de cada operacin.
f.
Ha de responder a la verdad de los hechos administrativos2 y a la exactitud de las valoraciones asignadas a los mismos.
Para conocer la verdadera situacin econmica de la empresa, se tendr que ser exacto al relacionar los hechos.
g. No debe enmendarse nunca, todo lo escrito debe permanecer sin alteraciones.

La presentacin de los datos deber hacerse con pulcritud de forma que sean claros al momento de mostrar la informacin en ellos contenida. En caso de equivocaciones en el proceso, no se tachar o borrar el error, sino ms bien se deber explicar en qu consiste lo que est mal.
h. Debe estar asegurada de las correspondientes garantas legales.

En caso de conflictos o querellas judiciales, deber de garantizarse que la informacin presentada cumpla con las disposiciones legales requeridas.
i.
Los mtodos utilizados han de responder a un correcto sistema tcnico adaptado a las necesidades de la empresa.
Como resultado de la actividad del elemento personal sobre los bienes econmicos, aparecen los hechos administrativos que son las operaciones de ndole econmica que afectan la actividad de la empresa. Pueden ser de orden interno, cuando se producen en el interior de la empresa o de orden externo (llamados tambin relaciones externas), cuando se producen entre la empresa con otras empresas. Hecho interno. Ejemplo: el pase de materia prima desde el almacn al departamento de produccin para su transformacin en producto terminado. Hecho externo. Ejemplo: la compra de materia prima para la elaboracin de los productos.
Se relacionarn los hechos siguiendo las reglas concretas que afectan cada proceso, las cuales constituirn el sistema tcnico adecuado a la naturaleza de la actividad de la empresa.
j.
Toda anotacin contable ha de tener una justificacin lgica, jurdica y matemtica en una operacin administrativa demostrable documentalmente.
Se tendr el cuidado de que todo lo que ha quedado descrito pueda comprenderse y sobre todo ser justificado a fin de evitar cualquier tipo de suspicacia respecto a la informacin.
1.1.4.2.
Principios3 Generalmente Aceptados de la Contabilidad.
Son pautas a seguir en la valuacin, registro y exposicin de los distintos hechos econmicos relacionados con la empresa en marcha. Se les denomina principios generalmente aceptados porque est implcita su aceptacin general por el profesional contable.
1.1.4.3.
Principio de la Entidad Contable o Sociedad Mercantil.
Toda empresa o entidad mercantil, indistintamente a su forma de organizacin, presta un servicio econmico4 mediante el cual trata de conseguir un beneficio que remunere lo consumido para prestar dicho servicio, los esfuerzos personales realizados y al riesgo que asume la empresa. Como entidad, posee sus propios activos, pasivos, ingresos y gastos que deben ser contabilizados como tales; es decir, la preparacin de los informes contables debern ser preparados de forma separada y diferenciada a la de los propietarios, accionistas o cualquier otra figura relacionada a la propiedad del negocio. 1.1.4.4. Principio del Perodo Contable.
La vida econmica de toda entidad deber dividirse en perodos convencionales para conocer los resultados de operacin y su situacin para cada perodo, independiente de la continuidad del negocio. Implica dividir las actividades econmicas de la empresa en perodos tales como; un mes, un trimestre, un semestre o, un ao. Durante el transcurso de cada perodo, informacin como la de los ingresos percibidos, deber estar en correspondencia a la de los gastos generados, necesarios para la obtencin de los ingresos registrados del mismo perodo. 1.1.4.5. Principio del Negocio en Marcha.
Toda entidad econmica se considera en marcha cuando tiene continuidad; es decir, que siegue operando. Supone el xito que se mide por la diferencia entre el valor de lo que se vende o del servicios que se presta y el costo de los recursos que se usan para obtener esos
Base, origen razn fundamental sobre la cual se procede discurriendo en cualquier materia. Cada una de las primeras proposiciones o verdades fundamentales por donde se empiezan a estudiar las ciencias y las artes. 4 Se dice que las empresas prestan un servicio econmico porque mediante su actuacin ofrece a los consumidores y a otras empresas lo que stas pueden necesitar. Este servicio econmico puede estar representado por la oferta de productos, de cualquier ndole que sean, o por la oferta de lo que son propiamente servicios.
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ingresos, sustentando en parte el uso del sistema contable basado en los costos histricos de operacin. 1.1.4.6. Principio de Dualidad Econmica.
Sugiere que cada recurso del cual dispone la entidad fue generado por terceros quienes poseen derechos e intereses sobre los bienes de la misma entidad. A la vez, los recursos constituyen una especificacin de los derechos que sobre ellos existen; es decir, implica que toda transaccin de la entidad debe ser registrada mostrando el efecto sobre los recursos propiedad del negocio (activos) y las obligaciones y derechos de terceros sobre los mismos (pasivos y capital). 1.1.4.7. Principio de la Consistencia. Establece que los principios y clculos sobre los cuales se obtuvo informacin contable permanezcan en el tiempo para facilitar su comparabilidad. Asimismo, establece que cuando exista algn cambio, se justifique y se anote el efecto que produce en las cifras contables.
1.1.4.8.
Principio de Realizacin.
Toda entidad econmica realiza o celebra una serie de operaciones o transacciones de forma comn, siendo propio de la contabilidad la cuantificacin o asignacin de valores expresados en unidades monetarias. Las operaciones y los eventos econmicos que la contabilidad cuantifica, se consideran realizados cuando:
1. Se han realizado transacciones con otros entes econmicos. 2. Cuando han tenido lugar transformaciones internas que modifican la estructura de recursos o de sus fuentes. 3. Cuando han ocurridos eventos econmicos externos a la entidad o derivados de las operaciones de sta y cuyo efecto puede cuantificarse en trminos monetarios.
1.1.4.9.
Principio del Costo o Valor Histrico Original.
Se establece que los bienes y derechos deben valuarse a su costo de adquisicin o fabricacin sobre la base de dos aspectos fundamentales:
1. El dinero es el denominador comn de todas las actividades econmicas, pues ningn otro elemento es tan sencillo, adaptable y universal. 2. Las fluctuaciones en el valor de la moneda pueden ser razonablemente ignoradas, sin que este hecho ocasione una disparidad significativa o de importancia en los estados financieros.
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Parte 2. Instructivo Contable.

2.1. Estados Financieros (etimologa).
En su origen etimolgico la palabra Estado se deriva del latn status que indica situacin en que se encuentra una persona o cosa, y especialmente cada uno de los sucesivos modos de ser de una persona o cosa sujeta a cambios, que influyen en su condicin. Por lo que se refiere al vocablo Finanzas, viene del latn finis, que significa el trmino o cumplimiento de una obligacin de dar dinero.
2.1.1. Usos y Usuarios.

Hace tiempo se consideraba que los estados financieros se deban formular casi exclusivamente para fines y conocimientos del contador de la empresa, ya que estos le permitiran conocer si las cuentas del libro mayor haban sido operadas correctamente. De ah que se estimaran como mera formalidad para cerrar los libros de Contabilidad. Esta consideracin ha evolucionado en su totalidad y actualmente los estados financieros se preparan con fines eminentemente informativos. La importancia de ellos radica precisamente en la totalidad que pueden brindar como medio de informacin oportuna, fehaciente y accesible a ejecutivos y accionistas, ya que con base en ellos podrn conocer resultados, tomar decisiones, elaborar planes y proyectos, elegir alternativas, entre otras consideraciones desde el punto de vista del ejercicio econmico o de gestin empresarial. La informacin contenida en los estados financieros, bsicamente interesa a dos grupos, los que tienen intereses directos en la empresa y aquellos cuya relacin es limitada. Basndose en esta consideracin es posible enmarcarlos en la siguiente divisin: a. Inters Directo Sobre la Empresa. Dueo o Accionistas.
La redituabilidad o productividad en su inversin. Cmo se ha administrado su inversin. Si con la inversin actual se pueden desarrollar los planes previstos. Cuanto se tiene y cunto debe la empresa. Los resultados obtenidos en el periodo.
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Los Ejecutivos y Funcionarios.

Si su poltica administrativa, de produccin, ventas, etc. ha sido congruente con los objetivos estratgicos y de operacin de la empresa. Si sus planes y presupuestos fueron desarrollados de acuerdo a lo previsto para el periodo. Detectar fallas en la estructura financiera de la empresa.
Toma de decisiones y eleccin de alternativas. Trabajadores y Empleados.

Les interesar conocer los resultados de la empresa, a fin de participar en las utilidades que sta reparta y a la que por ley tienen derecho y asimismo, poder presentar dentro del trmino legal, las objeciones u observaciones que consideren convenientes.
b. Inters Indirecto.
Proveedores y Acreedores en General.

Como informacin base para el otorgamiento, aumento o suspensin de lneas de crdito, ampliacin o reduccin de plazos, etc.
Inversionistas.
Proporcionan elementos de juicio que permiten considerar la conveniencia de invertir en una empresa. Si tales Estados Financieros se encuentran dictaminados por Contador Pblico, su utilidad y confiabilidad ser mayor.
Banca.
Mediante su estudio y anlisis podr otorgar: crditos, financiamientos, lneas de descuento, etc.
Dependencias Gubernamentales.
Para vigilar que el pago de los impuestos haya sido correcto. Para fines estadsticos.
Debido a que la misin de los estados financieros es eminentemente informativa, es recomendable que en su estructura se emplee una terminologa accesible a las personas a que estn dirigidos, abandonando hasta donde sea posible el uso de tecnicismos tericos que pueden propiciar confusiones en sus lectores. No hay que olvidar que la informacin que se proporcione en los estados financieros debe planearse de tal manera que sea accesible y til a los usos o propsitos de la persona a la que sea destinada.
2.1.2. Concepto de Estados Financieros.
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Los Estados Financieros son los documentos primordialmente numricos elaborados de forma generalmente peridica, con base en los datos obtenidos de los registros contables y que reflejan la situacin o el resultado financiero a que se ha llegado en la realizacin de las actividades por un periodo o a una fecha determinada.
2.1.3. Clasificacin.
Desde el punto de vista de su clasificacin los estados financieros como documentos de informacin econmica se encuentran en un considerable nmero y clase que pueden ser formulados bajo tal enunciado, todo depende del tipo de empresa que se trate. Para efecto del presente documento se har nfasis en los dos estados financieros principales o bsicos5, a saber:
1. Estado de Situacin Financiera o Balance General 2. Estado de Prdidas y Ganancias o Estado de Resultado.
2.1.4. Estudio de las Cuentas y sus Movimientos.

Toda cuenta en los diferentes Estados Financieros representa los elementos patrimoniales de la empresa los cuales de conformidad a su naturaleza son agrupados por clase, expresando los aumentos y disminuciones de valor que experimentan en un perodo determinado. En forma grfica se representan como un estado dividido en dos partes denominadas debe y haber, con un ttulo adecuado a la especie o clase de valores cuya situacin y movimientos registra y expresa. Nombre de la Cuenta Debe Haber
2.1.5. Terminologa Tcnica de las Cuentas.

a. Titular una Cuenta: Es determinar el contenido preciso de la clase de valores y movimientos patrimoniales que en ella se van a representar. Cada cuenta slo ha de contener los hechos que afecten a la clase de valores calificada por su ttulo. b. Asiento: Cada una de las anotaciones, registradas cronolgicamente, reflejando el concepto de la operacin y su valoracin. c. Cargar, Adeudar, Debitar: Es anotar un apunte en el Debe de una cuenta. d. Abonar, Acreditar, Descargar: Es anotar un apunte en el Haber de una cuenta.
5
Son aquellos que por la abundancia de cifras informativas e importancia de las mismas, permiten al lector una apreciacin global de la Situacin Financiera y Productividad de la empresa que los origin.
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e. Apertura de una Cuenta: Tiene lugar cuando en un estado se anota en la cabecera el nombre del elemento cuya representacin y modificaciones se va a acometer y se inscribe la primera partida. f. Saldo, Saldar una Cuenta: Saldo es la diferencia entre la suma del Debe y la suma del Haber. Si el debe es mayor, el saldo se denomina Deudor. Si el Haber es superior el saldo se denomina Acreedor. Saldar una cuenta es determinar la cuanta y signo de la diferencia entre las sumas del Debe y el Haber.
g. Cerrar una Cuenta: Una vez obtenido el saldo, es llevar este saldo al lado del ( Debe o Haber) donde haya sido menor la suma, sumndoselo y obteniendo de esta manera una igualdad de sumas de Debe y Haber, que sirve de comprobacin aritmtica. h. Reabrir una Cuenta: Supone la apertura de una cuenta con el mismo ttulo de otra que le sirve de antecedente y que ha sido cerrada. Se toma como primera partida de la cuenta que se abre nuevamente el saldo final resultante de la cerrada.
2.1.6. Apertura de Cuanta.

Mediante la contabilidad intentaremos ir conociendo todas las modificaciones que se producen a partir de dicha situacin inicial o de inventario. Para ello, lo primero a hacer es abrir lo que, en trminos contables se denomina cuenta, para cada elemento del patrimonio inicial. Los valores iniciales de las cuantas del Activo se anotarn en el Debe. Los importes iniciales de las cuantas del Pasivo y del Neto o Capital los anotaremos en el Haber.
De esta forma, se consigue cumplir desde el primer momento con la regla contable de que la suma de saldos deudores es igual a la suma de los saldos acreedores. Es decir, que por regla general tendremos lo siguiente:
Y adems,
A partir de la situacin inicial se irn anotando todas las variaciones que se produzcan en las cuentas, como consecuencia de las operaciones que vaya realizando la empresa en el desarrollo de sus actividades o hechos econmicos. Se deber tener en cuenta que:
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Dos cantidades colocadas en un mismo lado de la cuenta se suman. Dos o varias cantidades anotadas una a cada lado de la cuenta se restan. La diferencia entre la suma del Debe y la suma del Haber es al Saldo. El saldo ser Deudor cuando la suma del Debe sea mayor que la suma del Haber. El saldo ser Acreedor cuando la suma del Haber sea mayor que la suma del Debe.
2.1.7. Motivos de Cargos y Abonos.

Cuando se escribe una cantidad en l Debe se produce un Cargo. Si la cantidad se escribe en el Haber se produce un Abono. Nombre de la Cuenta Debe Haber Cargar Abonar
Existen otros trminos que en suma significan lo miso en contabilidad tales como: Nombre de la Cuenta Debe Haber Cargar Abonar Debito Crdito Debitar Acreditar 2.1.7.1. Activo.
Si aumenta una cuenta de Activo, hay que hacer un Cargo a esta cuanta. Nombre de la Cuenta Cargar
Si disminuye una cuenta de Activo, hay que hacer un Abono a esta cuenta. Nombre de la Cuenta Abonar
2.1.7.2.
Pasivo.
Si aumenta una cuanta de Pasivo, hay que hacer un Abono a esta cuenta. Nombre de la Cuenta Abonar
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Si disminuye una cuenta de Pasivo, hay que hacer un Cargo a esta cuenta. Nombre de la Cuenta Cargar
2.1.7.3.
Neto o Capital.
Si aumenta una cuenta del Neto o Capital, hay que hacer un Abono a esta cuenta. Nombre de la Cuenta Abonar
Si disminuye una cuenta del Neto o Capital, hay que hacer un Cargo a esta cuenta. Nombre de la Cuenta Cargar
2.1.7.4.
Gastos.
Toda cuanta de Gasto inicia con un cargo, es decir; aumenta Cargndose. Nombre de la Cuenta Cargar Si disminuye una cuanta de Gasto, hay que hacer un Abono a esta cuanta. Nombre de la Cuenta Abonar Su saldo ser siempre Deudor. 2.1.7.5. Ingresos.
Toda cuanta de Ingreso inicia con un Abono, es decir; aumenta Abonndose.
Nombre de la Cuenta Abonar Si disminuye una cuanta de Ingreso, hay que hacer un cargo a esta cuenta. Su saldo ser siempre Acreedor.
2.1.8. Reglas para el Registro de Cuentas o Jornalizar.

Tipo de Cuenta Saldo Normal Aumenta con: Disminuye con:
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Logotipo de la Empresa Activo Pasivo Neto o Capital Gastos Ingresos
Deudor Acreedor Acreedor Deudor Acreedor Cargo Abono Abono Cargo Abono Crdito Dbito Dbito Crdito Dbito
2.2. Estado de Situacin Financiera o Balance General.

El Estado de Situacin Financiera, tambin conocido como Balance General, presenta en el mismo reporte la informacin necesaria para tomar decisiones en las reas de inversin y de financiamiento. Dicho estado incluye en el mismo informe ambos aspectos ya que parte de la idea de que los recursos con que cuenta el negocio (activos) deben de estar en correspondencia directa con las fuentes necesarias para su adquisicin (pasivos).
2.2.1. Concepto de Estado de Situacin Financiera o Balance General.
El Estado de Situacin Financiera o Balance General, es un estado financiero que muestra el monto del activo, pasivo y capital en una fecha especfica, en otras palabras, dicho estado financiero muestra los recursos que posee la empresa (activo), lo que debe (pasivo) y el capital aportado por los dueos.
2.2.2. Principales Grupos del Estado de Situacin Financiera o Balance General.

El Balance est formado por tres grupos principales, a saber:
1. Activo. 2. Pasivo. 3. Capital.
En lo sucesivo se har relacin a las principales cuentas de cada grupo hacindose la observacin que la cantidad registrada en el Balance General de cada empresa depender de la actividad econmica a la que se dedique, su tamao, bienes o servicios que ofrece a su mercado y el sistema de anlisis contable realizados. 2.2.2.1. Concepto de Activo.
Es el conjunto de bienes o inversiones que son propiedad del negocio y que fueron adquiridos a un precio determinado. 2.2.2.2. Clasificacin del Activo.
El activo dependiendo de su grado de disponibilidad6 se divide principalmente en dos grupos, a saber:

6
El grado de disponibilidad se refiere a la mayor o menor facilidad que tenga el bien o inversin de convertirse en efectivo.
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a. Activo Circulante. b. Activo no Circulante.
Otras formas de clasificacin con mayor nivel de detalle agrupan las cuentas del activo en cinco grupos, entre estos los siguientes:
a. b. c. d. e. Circulante. Inversiones a largo plazo. Fijo. Cargos diferidos o activos diferidos. Otros activos.
2.2.2.3.
Activo Circulante.
Se usa con el objeto de indicar el efectivo y otros activos o recursos identificados que se convertirn en efectivo, o que son vendidos o consumidos durante el ciclo normal del negocio. Por lo tanto el trmino Clase (Activo); Grupo (Circulante Disponible).
Algunas de las cuentas ms importantes incluyen:

a. b. c. d. e. f. g. h. i. j. k. l. m. Caja. Inversiones Temporales. Banco. Clientes o Cuentas por Cobrar. Estimaciones de Cobro Dudoso o Cuentas Incobrables de Clientes. Documentos por Cobrar. Deudores Diversos. Inventario. Anticipo a Proveedores y/o a Justificar. Gastos Pagados por Anticipado. Impuesto al Valor Agregado (IVA) Acreditable. Anticipo de Impuesto. Inversiones a Largo Plazo.
Clasificacin del Activo Circulante.
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2.2.2.3.1. Cuenta: Caja. Es una cuenta del activo y representa el dinero en efectivo o fondos inmediatamente disponibles sin restricciones para su desembolso como parte y propiedad de la empresa. Se considera como efectivo:
a. b. c. d. e. f. g.
Los billetes de los bancos. Monedas. Cheques. Giros bancarios. Moneda extranjera. Metales preciosos y, Amonedados.
Cargo
Aumenta cuando se recibe el dinero ya sea de banco u otros medios. Por los importes recibidos del responsable de caja y que le son entregados en concepto de pagos o abonos a la empresa, pudiendo ser recibidos en dinero en efectivo o a travs de cheques.
Abono
Disminuye cuando se paga en efectivo. Por el importa de los y efectivo que sale de caja para ser depositados en las diversas instituciones bancarias. Del valor de los faltantes en efectivo. Del valor de su saldo, para saldarla.
Saldo
Su saldo es deudor y expresa el valor de la existencia en efectivo.
2.2.2.3.2. Cuenta: Fondo Fijo de Caja. La cuenta fondo fijo de caja, representa el dinero en efectivo disponible para cubrir gastos menores en los que pueda incurrir la empresa. Cargo.
Por los importes que integrarn el fondo fijo establecido. Por los incrementos autorizados del fondo fijo.
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Reposiciones o reembolsos del fondo fijo. (Previa entrega de la documentacin debidamente autorizada).
Abono.
Por la disminucin del fondo fijo de caja. Cancelacin del fondo fijo de caja. Pagos efectuados por el responsable de la caja en concepto de compras, servicios diversos y facturas no mayores al monto establecido en la normativa contable de la empresa que requieran ser pagados de contado. Importes diversos en calidad de gastos a comprobar o justificar, los cuales son entregados a empleados o funcionarios de la empresa para efectuar comprar menores de bienes o servicios varios. Del importe de los faltantes que resulte de la prctica de arqueo sorpresivos de caja. (Generalmente dichos importes son cargados a la cuenta personal del responsable de caja)
Saldo.
Su saldo es deudor y expresa el valor de las existencias de dinero efectivo disponible para gastos menores de la empresa.
2.2.2.3.3. Cuenta: Inversiones Temporales. Estn representadas por valores negociables o por cualquier otro instrumento de inversin, convertible en efectivo en el corto plazo. Tienen por objeto, normalmente, obtener un rendimiento hasta el momento en que estos recursos sean utilizados por la entidad. Los valores negociables son aquellos que se cotizan en bolsa de valores o son operados por medio del sistema bancario. Cargo.
Del importe de su saldo deudor que representa el valor nominal de las inversiones en valores negociables a su valor neto de realizacin. Del importe del valor nominal de las adquisiciones de inversiones temporales a precio de costo.
Abono.
Por la venta de inversiones temporales a precio de costo. Por el importe de su saldo para saldarla.
Saldo.
Su saldo es deudor y representa el valor de las inversiones temporales en valores negociables o su valor neto de realizacin, el cual representa el valor de cotizacin en el mercado o el precio de venta de la inversin menos los gastos que se incurran en su enajenacin.7
2.2.2.3.4. Cuenta: Banco.

7
Transmisin a otro persona del derecho sobre un bien.
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Representa el valor de los depsitos a favor del negocio realizados en las distintas cuentas bancarias que tiene la organizacin. Cargo.
Del importe de su saldo deudor, que representa el valor nominal del efectivo propiedad de la entidad depositados en instituciones financieras (bancos). Del importe del valor nominal del efectivo depositados en cuenta de cheques. Del importe o valor nominal de los intereses ganados y depositados en cuenta de cheques. Segn avisos del abono del banco.
Abono.
Del importe del valor nominal de los cheques expedidos a cargo de la empresa. Del importe del valor nominal de los intereses, comisiones, situaciones, entre otros, que el banco cobra por servicios y cargos en cuenta de cheques, segn avisos del cargo al abono. Del importe de su saldo para saldarla.
Saldo.
Su saldo es deudor y representa el valor nominal del efectivo propiedad de la entidad depositada en instituciones financieras
2.2.2.3.5. Cuenta: Clientes o Cuentas por Cobrar. Son personas (Naturales o Jurdicas) que deben al negocio por haberles vendido un bien o un servicio al crdito y a quienes no se les exige documentos firmados como garanta. Representa el importe de las ventas de bienes o servicios hechas a crdito que el negocio tiene derecho a cobrar. Cargo.
Del importe de su saldo deudor, que representa el derecho de la entidad a exigir a sus clientes el pago por la venta de mercancas y la prestacin de servicios a crdito. Del importe originalmente pactado con los clientes por la venta de mercancas y la prestacin de servicios a crdito. Del importe de los intereses normales y moratorios
Abono.
Del importe de los pagos parciales o totales que a cuento o en liquidacin de su adeudo efecten los clientes. Del importe de las devoluciones de mercancas. Del importe de las rebajas y bonificaciones sobre venta concedidas a los clientes. Del importe de los descuentos sobre venta concedidos a los clientes. Del importe de las cuentas que se consideran totalmente incobrables. Del importe de su saldo para saldarla.
Saldo.
22
Su saldo es deudor y representa el importe de ventas de mercancas y la prestacin de servicios a crdito, por las cuales se tiene el derecho de exigir el pago, es decir, representa un beneficio a futuro fundadamente esperado.
2.2.2.3.6. Cuenta: Estimaciones de Cobro Dudoso o Cuentas Incobrables de Clientes. Dicha cuenta representa la falta de pago de clientes los que, por diversos motivos, incumplen sus obligaciones crediticias con la empresa. Esto da origen a las cuentas incobrables las cueles deben de ser restadas de la cuenta Clientes o Cuentas por Cobrar para obtener un valor neto. Cargo.
Del importe de las disminuciones efectuadas a la estimacin como resultado de los estudios realizados a la cuenta por cobrar de clientes con abono a los resultados del ejercicio. Del importe de las cuentas que se consideren totalmente incobrables con abono a la cuenta de clientes Del importe de su saldo para saldarla.
Abono.
Del importe de su saldo acreedor el cual representa la cantidad que razonablemente se espera no paguen los clientes, es decir que es de cobro dudoso. Del importe de los aumentos que se efecten a la estimacin, como resultado de los estudios realizados a la cuenta por cobrar de clientes, con cargo a los resultados del ejercicio. Del importe de la estimacin del ejercicio y de los aumentos que se efecten a la estimacin.
Saldo.
Su saldo es acreedor y representa la cantidad que razonablemente no se recupera en efectivo de las ventas de bienes o la prestacin de servicios a crdito.
2.2.2.3.7. Cuenta: Documentos por Cobrar. Representa el importe de las letras de cambio, pagars entre otros documentos que tiene la empresa el derecho de cobrar. Es decir, son ttulos de crdito a favor del negocio. Cargo.
Del importe de su saldo deudor, que representa el derecho de la entidad a exigir de los suscriptores de ttulos de crdito a favor de la entidad el pago de los mismos, derivados de la venta a crdito de conceptos distintos de las mercancas o a la prestacin de servicios. Del valor nominal de los ttulos de crdito (letras de cambio, pagares) expedidos a favor de la empresa. Por el valor nominal de los documentos endosados a favor de la empresa.
23
Abono.
Del importe del valor nominal de los documentos cobrados, endosados o cancelados por la entidad Del importe del valor nominal de los documentos que se consideren totalmente incobrables. Del importe de su saldo para saldarla.
Saldo.
Su saldo es deudor y representa el importe de los ttulos exigibles de cobro a terceros y a favor de la entidad, sean estos por la venta de bienes o servicios distintos a los propios del giro comercial de la empresa, representando un beneficio a futuro fundadamente esperado.
2.2.2.3.8. Cuenta: Deudores Diversos. Representa el importe de las personas que deben al negocio por un concepto distinto a la venta de bienes o prestacin de servicios.
Cargo.
Del importe de su saldo deudor que representa el derecho de la entidad a exigir a los deudores el pago, derivado de la venta a crdito, de conceptos distintos a las mercancas o la prestacin de servicios a crdito. Del importe originalmente pactado con los deudores. Del importe de los prstamos concedidos. Del importe de otros conceptos de naturaleza anloga. Del importe de los intereses normales y moratorios cargados a sus cuentas. Del importe de los interese moratorios.
Abono.
Del importe de los pagos parciales o totales que a cuenta o liquidacin efectivo de los deudores. Del importe de las devoluciones sobre ventas a crdito sin garanta documental de conceptos distintos a mercancas. Del importe de las rebajas y bonificaciones sobre ventas a crdito sin garanta documental. Del importe de los descuentos sobre ventas a crdito sin garanta documental. Del importe de las cuentas que se consideran realmente incobrables. Del importe de su saldo para saldarla.
Saldo.
Su saldo es deudor y representa el importe del derecho de cobro derivado de las ventas de crdito de conceptos distintos a las mercancas y la prestacin de servicios, sin garanta documental.
2.2.2.3.9. Cuenta: Inventario. El rubro de inventario lo constituyen los bienes de una empresa destinados a la venta o proceso de transformacin para su posterior venta. Entre estos podemos mencionar:
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Inventario de materia prima. Inventario de producto en proceso. Inventario de productos terminados y otros materiales que se utilizan para el empaque, envases y piezas para las refracciones de maquinaria y equipo de produccin.
Inventario de mercanca. Es todo aquel inventario que se hace objeto de compra y venta. Mercanca en trnsito. Son artculos o mercancas que se compran libres a bordo proveedor y deben de registrarse en una cuenta de trnsito para su control e informacin. Los gastos de compra y traslado son acumulables a los costos de la mercanca en trnsito. Cargo.
Del importe de su saldo deudor, representa el costo de ventas de las mercancas propiedad de la entidad que fueron adquiridas fuera de la plaza, las cuales viajan por cuenta y riesgo de la entidad. Del importe del precio de costo de las compras de mercancas adquiridas fuera de la plaza, libre a bordo de proveedor. Del importe de las primas de seguros contratados contra riesgo de accidentes. Del importe de los fletes y acarreos. En general del importe de todos los costos y gastos sobre compra Del importe de las devoluciones de mercancas vendidas.
Abono.
Del importe de las transferencias a las cuentas de compras o almacn, al tener conocimiento de que las mercancas llegaron a la bodega de la empresa. Del importe de los ajustes, correcciones negociadas e inclusive por la cancelacin o devolucin de pedidos Del importe de su saldo para saldarla.
Saldo.
Su saldo es deudor y representa el precio de costo de las mercancas propiedad de la entidad, las cuales fueron adquiridas fuera de la plaza.
2.2.2.3.10. Cuenta: Anticipo a Proveedores y/o a Justificar. El rubro de anticipo a proveedores lo constituyen los adelantos realizados a empresas proveedoras de bienes o servicios que requieren o exigen anticipos a cuenta de los pedidos. Cargo.
Del importe de su saldo deudor, que representa el importe de los anticipos efectuados a los proveedores a cuenta de futuras compras de mercancas o servicios Del importe de los nuevos anticipos efectuados a proveedores a cuenta de futuras compras de mercancas o servicios
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Abono.
Del importe de las amortizaciones del anticipo al momento de efectuar la liquidacin en pago de estas mercancas o servicios Del importe de la devolucin del anticipo por no haberse recibido la mercanca o el servicio Del importe de su saldo para saldarla
Saldo.
Su saldo es deudor y representa los anticipos efectuados a proveedores a cuenta de futuras compras de mercancas o servicios
2.2.2.3.11. Cuenta: Gastos Pagados por Anticipado. El rubro gastos pagados por anticipado representan las erogaciones o gastos efectuados por servicios que se van a recibir o por bienes que se van a consumir en el uso exclusivo del negocio y cuyo propsito no es el de venderlos ni utilizarlos en procesos productivos o prestacin de servicios. Cargo.
Del importe de su saldo deudor, que representa el precio de costo de los pagos mensuales, trimestrales, semestrales, etctera, efectuados por anticipado, es decir pendientes de devengarse; por lo cual se obtiene el derecho de usar locales, edificios y terrenos Del importe del precio de costo de las rentas pagadas por anticipado
Abono.
Del importe de la parte que de dichas rentas pagadas por anticipado se hayan devengado Del importe de su saldo paro saldarla Saldo Su saldo es deudor y representa el precio de costo de las rentas pagadas por anticipado.
Saldo.
Su saldo deudor y representa el importe de las erogaciones o gastos realizados por la empresa de forma anticipada ante terceros.
2.2.2.3.12. Cuenta: Impuesto al Valor Agregado (IVA) Acreditable. Esta cuenta registra los aumentos y disminuciones del impuesto al valor agregado que la empresa paga en la adquisicin de mercancas, bienes o servicios, por el cual obtiene el derecho de acreditarlo contra el impuesto al valor agregado cobrado a sus clientes en la venta de mercancas o prestacin de servicios. Cargo.
Del importe de su saldo deudor que representa el IVA acreditable al inicio del ejercicio, el cual la empresa tiene el derecho de acreditar o recuperar del fisco Del importe del impuesto trasladado por el proveedor o el prestador de servicios en la adquisicin de mercancas, bienes o servicios.
Abono.
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Del importe del impuesto trasladado que se cancelo por una devolucin, rebaja o descuento sobre una compra de mercancas adquiridas, o por la cancelacin de un servicio Del importe de su saldo trasladado a la cuenta de impuestos y derechos retenidos por enterar al final de cada mes Del importe de las devoluciones solicitadas y hechas efectivas por el fisco. Del importe de su saldo para saldarla, traspasada a la cuenta de impuestos y derechos retenidos por enterar.
Saldo.
Su saldo es deudor y represento el importe del derecho que tiene la entidad de acreditar el impuesto a su cargo pagado contra el impuesto retenido o solicitar lo compensacin del mismo
2.2.2.3.13. Cuenta: Anticipo de Impuesto.
Registra los saldos a cargo de entidades gubernamentales y a favor de la empresa, por concepto de anticipos de impuestos y los originados en liquidaciones de declaraciones tributarias, contribuciones y tasas para ser solicitados en devolucin o compensacin con liquidaciones futuras. Cargo.
Por los valores pagados; Por las retenciones en la fuente practicadas al ente econmico por los diferentes conceptos establecidos en la ley. Por el valor del porcentaje retenido sobre el impuesto a las ventas al momento de pago o abono en cuenta en la enajenacin de bienes corporales, muebles o servicios gravados. Por el valor del porcentaje retenido sobre el impuesto de industria y comercio, al momento del pago o abono en cuenta, en la enajenacin de bienes o servicios. Por el valor del traslado de la cuenta 2408 -impuesto sobre las ventas por pagar-, en caso de presentarse saldos a favor.
Abono.
Por la aplicacin del impuesto o contribucin del perodo gravable al cual corresponda. Por el valor de las sumas obtenidas como devolucin. Por el valor causado por el concepto de retenciones sobre los impuestos a las ventas y de industria, comercio y avisos, correspondiente a las devoluciones y/o anulaciones de operaciones a travs de las cuales se enajenaron bienes corporales muebles o se prestaron servicios gravados.
Saldo.
Su saldo es deudor y registra los cargos a favor de la empresa por concepto de anticipo de impuestos, tasas y contribuciones especiales provenientes de entidades gubernamentales.
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2.2.2.3.14. Cuenta: Inversiones a Largo Plazo. Representan los derechos o la tenencia de algn activo o la participacin en la propiedad de otras empresas con el objeto de ejercer control sobre dicha empresa o garantizarse un ingreso permanente. Cargo.
Por los importes de las inversiones financieras efectuadas: Por la entrega del derecho de propiedad (Permuta de activos). Por la entrega del derecho de propiedad de un activo fijo tangible en usufructo y se le reconoce por un valor superior. O sea cuando se tiene una revalorizacin de los mismos. Por la entrega del derecho de propiedad de un activo fijo tangible en usufructo y se le reconoce por un valor de mercado inferior. O sea estn sobrevalorados en los libros segn el mercado. Por la entrega de los activos fijos tangibles en usufructo, cuando se reconoce el valor que tiene en libro. Utilizando cuentas memorndum. Por la entrega de los activos fijos tangibles en usufructo, cuando se reconoce el valor que tiene en libro. Utilizando cuentas reguladoras.
Abono.
Por la liquidacin de stas.
Saldo.
Su saldo es deudor y representa el valor de las inversiones a largo plazo en la adquisicin de activos con el objeto de asegurar fuentes de ingresos futuros a favor de la empresa.
2.2.2.4.
Activo No Circulante.
El Activo No Circulante est integrado por todas las partidas que se espera en forma razonable que se conviertan en efectivo; es decir, los recursos que se espera brinden un beneficio econmico futuro fundadamente esperado, ya sea por su uso, consumo o servicio normalmente dentro de un perodo mayor a un ao o al ciclo financiero a corto plazo. Por lo tanto el trmino Clase (Activo); Grupo (No Circulante) Algunas de las cuentas ms importantes incluyen:
a. b. c. d. e. f. g. h. i. Terrenos. Edificios. Mobiliario y Equipo de Oficina. Equipo de Reparto. Equipo de Transporte. Gastos de Constitucin. Gastos de Instalacin. Gastos de Organizacin. Depsitos en Garanta.
Clasificacin del Activo No Circulante.
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2.2.2.4.1. Cuenta: Terreno. Registra los aumentos y disminuciones que se realizan en los terrenos propiedad de la empresa, valuados a precio de costo. Cargo.
Del importe de su saldo deudor que representa el precio de costo de los terrenos propiedad de la entidad. Del precio de costo de los terrenos adquiridos, el cual incluye el precio de adquisicin del terrenos, honorarios y gastos notariales, indemnizaciones o privilegios pagados sobre la propiedad a terceros, comisiones a agentes, impuestos de traslacin de dominio, honorarios a abogados, gastos de localizacin, demoliciones, limpia y desmonte, drenaje, calles, cooperaciones y otros. Del precio de costo de los terrenos recibidos como donaciones. Del precio de costo de los terreno recibidos en pago de alguna deuda. Del precio del costo de los terrenos recibidos en pago de capital social, de un socio o un accionista.
Abono.
Del importe del precio de costo de los terrenos vendidos o dados de baja, incluyendo situaciones de expropiacin. Del importe de su saldo para saldarla.
Saldo.
Su saldo es deudor y representa el valor en efectivo de la empresa depositado en bancos.
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2.2.2.4.2. Cuenta: Edificio. Esta cuenta registra los aumentos y disminuciones relativos a los edificios adquiridos o construidos, propiedad de la entidad a precio de costo. Cargo.
Del precio de costo de los edificios adquiridos o construidos por la empresa, incluyndose costos como: permisos, honorarios, gastos legales et. Del precio de costo de las adquisiciones o mejoras a edificios, las cuales tienen el efecto de aumentar el valor del activo, ya sea porque aumentan su capacidad de servicio de su vida til. Del precio de costo de las reconstrucciones del edificio. Del precio de costo de los edificios recibidos como donaciones. Del precio de costo de los edificios recibidos como pago de algn deudor. Del precio de costo de los edificios recibidos como pago de capital social, de un socio o accionista.
Abono.
Del importe del precio de costo de los edificios vendidos, o dados de baja incluyendo su demolicin, donacin, etc. Del importe de su saldo para saldarla. Su saldo es deudor y representa el precio de costo de los edificios comprados o construidos, propiedad de la entidad.
Saldo.
2.2.2.4.3. Cuenta: Mobiliario y Equipo de Oficina. Registra los aumentos y disminuciones que se realizan en los muebles y el equipo de oficina propiedad de la empresa, valuados a precio de costo. Cargo.
Del importe de su saldo deudor. Del precio de costo de los muebles y equipo de oficina comprado, el precio de adquisicin del mobiliario y equipo de oficina incluye los costos y gastos estrictamente indispensables, pagados por la adquisicin de los mismos. Del precio de costo de las adquisiciones o mejoras. Del precio de costo del mobiliario recibido como pago de algn deudor. Del precio de costo del mobiliario recibido como pago de capital social, por parte d socios o accionistas.
Abono.
Del importe del precio de costo del mobiliario y equipo vendido o dado de baja por terminar su vida til de servicio o por inservible u obsoleto. Del importe de su saldo para saldarla.
Saldo.
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Su saldo es deudor y representa el precio de costo del mobiliario y equipo de oficina propiedad de la entidad.
2.2.2.4.4. Cuenta: Equipo de Reparto. Registra los aumentos y disminuciones que se realizan en los vehculos que la empresa utiliza para el reparto y la entrega de la mercanca o productos que vende a sus clientes, propiedad de la empresa, valuados a precio de costo. Cargo.
Del importe de su saldo deudor. Del precio de costo del equipo de reparto comprado, el precio de adquisicin del equipo, incluyendo los costos y gastos estrictamente indispensable, pagadas por la adquisicin. Del precio de costo de las adaptaciones o mejoras. Del precio de costo del equipo recibido como donacin Del precio de costo del equipo recibido como pago de algn deudor. Del precio de costo del equipo recibido como pago de capital social, de un socio o accionista.
Abono.
Del importe del precio de costo del equipo vendido o dado de baja al terminar su vida til de servicio, por servible u obsoleto. Del importe de su saldo para saldarla.
Saldo.
Su saldo es deudor y representa el precio de costo del equipo de reparto, el cual es propiedad de la entidad.
2.2.2.4.5. Cuenta: Equipo de Transporte Registra los aumentos y disminuciones que se realizan en los vehculos propiedad de la entidad, los cuales son usados para el transporte de sus empleados o ejecutivos, valuados a precio de costo. Cargo.
Del precio de costo del equipo de transporte adquirido, el precio de la adquisicin incluye los costos y gastos estrictamente indispensables. Del precio de costo de las adaptaciones o mejoras. Del precio de costo del equipo recibido como donacin. Del precio de costo del equipo recibido como pago de algn deudor. Del precio de costo del equipo recibido como pago de capital social, de un socio o accionista.
Abono.
Del importe del precio de costo del equipo de transporte vendido o dado de baja por terminar su vida til de servicio o por inservible u obsoleto. Del importe de su saldo para saldarla.
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Saldo.
Su saldo es deudor y representa el precio de costo del equipo de transporte, propiedad de la entidad.
2.2.2.4.6. Cuentas: Gatos de Constitucin. Registra los aumentos y disminuciones que se realizan por conceptos de las erogaciones que la empresa paga cuando se lleva a cabo el proceso de constitucin como sociedad mercantil. Cargo.
Del importe de su saldo deudor. Del precio de costo de los gastos pagados en la tramitacin de la constitucin de la empresa como sociedad mercantil, dentro de los cuales se incluyen los pagos por permisos ante la secretaria de relaciones exteriores, protocolizacin del acta constitutiva, registro de inscripcin en el registro Pblico de la Propiedad, honorarios de notario y abogados que intervinieron en dichos tramites.
Abono.
Del importe de su saldo, por su cancelacin definitiva, cuando ha llegado a su total amortizacin. Del importe de su saldo para saldarla.
Saldo.
Su saldo es deudor y representa el precio de costo de los edificios comprados o construidos, propiedad de la entidad.
2.2.2.4.7. Cuenta: Gastos de Instalacin. Registra los aumentos y disminuciones que se realizan por concepto de las erogaciones que la empresa paga para instalar y adaptar las oficinas e instalaciones y dejarlas en condiciones de su uso adecuadas a las necesidades de la entidad.
Cargo.
Del importe de su saldo deudor. Del precio de costo de los costos pagados en la instalacin y adaptacin de las oficinas e instalacin de la empresa.
Abono.
Del importe de su saldo, por su cancelacin definitiva, cuando ha llegado a su total amortizacin. Del importe del precio de costo de las instalaciones dadas de baja. Del importe de su saldo para saldarla.
Saldo.
Su saldo es deudor y representa el precio de costo de los gastos erogados por la empresa por instalar y adaptar las oficinas e instalaciones de la empresa, para adecuarlo a sus necesidades
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2.2.2.4.8. Cuenta: Gastos de Organizacin. Registra los aumentos y las disminuciones que se realizan por concepto de ls erogaciones que la empresa paga a los profesionistas (despachos de administradores o de contadores especialistas en consultara) que hayan llevado a cabo la organizacin de la empresa. Cargo.
Del importe de su saldo deudor. Del precio de costo de los gastos pagados a los profesionales que tuvieron a su cargo la reorganizacin de la empresa.
Abono.
Del importe de su saldo, por su cancelacin definitiva, cuando ha llegado a su total amortizacin. Del importe de su saldo para saldarla.
Saldo.
Su saldo es deudor y representa el precio de costo de los gastos erogados por la empresa a profesionales que tuvieron a su cargo la organizacin de la misma.
2.2.2.4.9. Cuanta: Depsitos en Garanta. Registra aumentos y disminuciones que se realizan por aquellas cantidades dejadas en guarda para garantizar bienes o servicios. Cargo.
Del importe de su saldo deudor. Del importe de las cantidades dejadas en guarda para garantizar bienes o servicios.
Abono.
Del importe de los depsitos en garanta devueltos a la empresa, por haber terminado el plazo de los contratos o por la cancelacin de los mismos.
Saldo.
Su saldo es deudor y representa el valor de las cantidades dejadas en guarda para garantizar bienes o servicios.
2.2.2.5.
Concepto de Pasivo.
El pasivo comprende obligaciones provenientes de operaciones o transacciones pasadas, tales como la adquisicin de bienes o servicios, prdida o gastos en que se ha incurrido, o por la obtencin de prstamos para el financiamiento de los bienes que constituyen el activo. Los principales conceptos comprendidos en el pasivo son los siguientes:
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a. Adeudos por la adquisicin de bienes y servicios, inherentes a las operaciones principales de la empresa tales como las obligaciones derivadas de la compra de bienes para la venta o procesamiento. b. Cobros anticipados a cuenta de futuras ventas de bienes o prestacin de servicios. c. Adeudos provenientes de la adquisicin de bienes o servicios para consumo o beneficio de la misma empresa.
2.2.2.5.1. Clasificacin del Pasivo. La clasificacin de las deudas u obligaciones que forman el pasivo se deben hacer atendiendo a su mayor o menor grado de exigibilidad.8 Atendiendo su mayor o menor grado de exigibilidad las deudas que forman el pasivo se clasifican en dos gropos a saber: a. Pasivo circulante o a corto plazo. b. Obligaciones a largo plazo.
2.2.2.6.
Pasivo Circulante.
Se encuentra constituido por deudas u obligaciones a cargo de la empresa cuyo vencimiento es menor a un ao o dentro del ciclo operativo normal del negocio. Por lo general estos pasivos se pagan con activos circulantes. Algunas de las cuentas ms importantes incluyen:
a. b. c. d. e. f. g. h. Proveedores o cuentas por pagar. Documentos por pagar. Prstamos por pagar. Otras cuentas por pagar y acreedores diversos. IVA trasladado. Impuestos por pagar. Rentas cobradas por anticipado. Intereses cobrados por anticipado.
Clasificacin Pasivo Circulante.
Grado de exigibilidad: Por esto se debe de entender el menor o mayor plazo del que dispone la empresa para liquidar una deuda u obligacin.
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2.2.2.6.1. Cuanta: Proveedores o Cuentas por Pagar. Registra los aumentos y disminuciones derivados de la compra de mercanca nica y exclusivamente a crdito, ya sea documentado o no. Por lo tanto se dice que la cuenta representa la obligacin que tiene la entidad de pagar a sus proveedores de los adeudos provenientes de la compra de mercancas a crdito.
Cargo.
Del importe de los pagos parciales o totales a cuenta o en liquidacin del adeudo con proveedores. Del importe de las devoluciones sobre compras de mercancas a crdito. Del importe de su saldo para saldarla.
Abono.
Del importe de su saldo acreedor. Del importe de compras de mercancas a crdito, documentadas o no. Del importe de los intereses moratorios que carguen los proveedores por mora en el pago.
Saldo.
Es acreedor y representa el importe de las compras de mercancas a crdito, por las cuales se adquiere la obligacin de pagar.
2.2.2.6.2. Cuenta: Documentos por pagar. Registra los aumentos y disminuciones derivados de la compra por conceptos distintos de la mercanca o la prestacin de un servicio, nica y exclusivamente a crdito documentado a cargo de la empresa. En este sentido representan las deudas contradas por la empresa con terceras personas que se encuentran garantizadas por un documento, ya sea pagar, letra de cambio9, etc.
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La ley de ttulos valores define al Pagar como un ttulo abstracto que contiene la obligacin de pagar en un lugar y poca determinada una suma tambin determinada. La diferencia entre el Pagar y la Letra de cambio estriba tanto en los elementos personales como en el contenido. En cuanto a los elementos personales la Letra de Cambio contiene tres, a saber: librador, librado y beneficiario; en el Pagar se reduce a dos, el suscriptor y el beneficiario.
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Cargo.
Del importe de los ttulos de crdito que se paguen. Del importe de los ttulos de crdito que se cancelen. Del importe de su saldo para saldarla.
Abono.
Del importe de su saldo acreedor. Del importe de los ttulos de crdito firmados a cargo de la empresa.
Saldo.
Es acreedor y representa el importe de los ttulos de crdito suscritos a cargo del a empresa, por la compra de conceptos distintos a las mercancas, a crdito, por las cuales se adquiere la obligacin de pagarlos.
2.2.2.6.3. Cuenta: Prstamos por Pagar a Corto Plazo.
Registra los aumentos y disminuciones derivados de los prstamos que la empresa obtiene de terceras personas por los cuales se han otorgados o no, bienes propios de la empresa como garanta de pago. Dichos prstamos por lo general son contrados durante perodos menores a un ao. Cargo.
Del importe de los pagos que se vayan realizando para liquidar el adeudo. Del importe de su saldo para saldarla.
Abono.
Del importe de su saldo acreedor. Del importe de los nuevos crditos que se reciban.
Saldo.
Es acreedor y representa el importe de la obligacin que tiene la empresa de pagar los prstamos obtenidos, los cuales pueden estar garantizados o no, con bienes del activo fijo propiedad de la empresa.
2.2.2.6.4. Cuenta: Otras Cuentas por Pagar y Acreedores Diversos. Son deudas contradas por la empresa por transacciones diferentes a la compra de mercancas o prestacin de servicios al crdito. Registra los aumentos y disminuciones derivados de las compras de conceptos distintos a las mercancas o la prestacin de servicios, los prstamos recibidos y otros conceptos de naturaleza anloga, nica y exclusivamente a crdito abierto, sin otorgar garanta documental representada por ttulos de crditos, Cargo.
En lo relativo al contenido la Letra de Cambio implica una promesa de pago a diferencia del Pagar el cual su contenido representa una promesa incondicional de pago que representa la obligacin directa por parte por parte de quien suscribe el Pagar.
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Del importe de los pagos parciales o totales a cuenta o en liquidacin del adeudo por la compra de bienes o servicios a crdito, sin garanta documental o por prstamos recibidos. Del importe de las devoluciones de los conceptos distintos a las mercancas. Del importe de las rebajas concedidas por los acreedores. Del importe de su saldo para saldarla.
Abono.
Del importe de su saldo acreedor. Del importe de las cantidades que por los conceptos anteriores se hayan quedado de pagar a los acreedores. Del importe de los intereses moratorios que los acreedores hayan cargado, por falta de pago oportuno.
Saldo.
Es acreedor y representa el importe de la obligacin de pago, derivada de la compra de conceptos distintos a las mercancas a crdito, sin otorgar garanta documental, o la obtencin de prstamos.
2.2.2.6.5. Cuenta: IVA trasladado. Registra los aumentos y disminuciones derivadas de las obligaciones que las autoridades imponen a la empresa de retener impuesto al valor agregado por la venta de mercancas o la prestacin de servicios, y posteriormente, efectuar el entero correspondiente, previa disminucin del IVA pagado en la adquisicin de mercancas, bienes o servicios. Cargo.
Del importe del IVA que se genere por una devolucin, rebaja o descuento sobre venta. Del importe del IVA por la cancelacin de una venta o prestacin de servicios. Del importe del traspaso acreditado a la cuenta del IVA acreditable, al finalizar cada mes, cuando el IVA acreditable sea mayor que el retenido por enterar. Del importe del IVA transferido a la cuenta del impuesto por pagar cuando el importe del IVA retenido es mayor que el acreditable y existe la obligacin de efectuar el entero a las autoridades.
Abono.
Dada su naturaleza, esta cuenta no tiene saldo, toda vez que al finalizar el ejercicio, se salda ya sea contra el IVA acreditable, o contra los impuestos por pagar. Del importe del IVA retenido a los clientes en la venta de mercancas o en la prestacin de servicios.
Saldo.
No tienen saldo al finalizar el ejercicio, ni cada mes, ya que ambos casos su saldo se salda contra el IVA acreditable o contra los impuestos por pagar.
2.2.2.6.6. Cuenta: Impuestos y/o Retenciones por Pagar.
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Registra los aumentos y disminuciones derivados de los impuestos a cargo de la empresa generados y no cubiertos en la fecha del vencimiento en la que deberan pagarse. Dentro de estos podemos citar los siguientes: Impuesto sobre la renta10 para personas naturales y/o asalariadas (Tabla progresiva del IR, Ley 453); INSS Patronal 16% (Ley de Seguridad Social y su Reglamento, Decreto 974 y 975); INATEC11 2%. Cargo.
Del importe de los pagos efectuados para liquidar los impuestos y derechos a cargos de la empresa. Del importe de los ajustes o correcciones a las provisiones, por movimientos que tiendan a disminuirlas.
Abono.
Del importe de su saldo acreedor. Del importe de las provisiones efectuadas por el clculo de los impuestos y derechos de que la empresa es sujeto.
Saldo.
Es acreedor y representa el importe de la obligacin que tiene la empresa de pagar a las autoridades hacendaras, o de otro tipo, los impuestos y derechos de que es sujeta.
2.2.2.6.7. Cuenta: Gastos Acumulados por Pagar.
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La renta bruta comprende todos los ingresos recibidos y los devengados por el contribuyente durante el ao gravable en forma peridica, eventual u ocasional, sean estos en dinero, efectivo, bienes y compensaciones provenientes de ventas, rentas o utilidades, originadas por la exportacin producidos, manufacturados, tratados o comprados en el pas, prestacin de servicios, arriendos, subarriendos, trabajos, salarios y dems pagos que se hagan por razn de cargos, actividades remuneradas de cualquier ndoles, ganancias o beneficios producidos por bienes muebles o inmuebles, ganancias de capital y los dems ingresos de cualquier naturaleza que provengan de causas que no estuviesen expresamente exentas en esta ley. (Ley 453, Cap II, Art 5)
11
En la ley Orgnica de este Instituto se estipula que todo empleador o empresa tiene que aportar el 2% sobre el total de salario bsico pagado a sus empleados o trabajadores. Esta aportacin del 2% la paga la empresa al INATEC en concepto de cursos de capacitacin que brinda el Instituto a sus trabajadores. Dicha deduccin que la paga el empleador es obligatoria y deber ser retenida cuando se paga la facturacin mensual al Instituto Nicaragense de Seguridad Social (INSS). En consecuencia, el empleador por lo general abre una cuenta en libro llamada Gastos Acumulados por Pagar INATEC, el cual constituye un pasivo para la empresa.
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Registra las cuentas pendientes de cancelacin diferentes a la compra de bienes o servicios para su venta o prestacin. Generalmente son gastos que la empresa provisiona para pagos futuros. Cargo.
Del valor de los pagos totales o parciales realizados por la empresa. De las rebajas o condonaciones recibidas. Del valor de su saldo para saldarla.
Abono.
Del valor de su saldo inicial al comenzar el perodo. Del valor de los gastos pendientes de pago en los que incurre la empresa. Del valor de los cobros por mora u otras penalidades que se carguen a la empresa.
Saldo.
Su saldo es acreedor y representa el importe de las obligaciones adquiridas por la empresa por un concepto diferente al de la compra de bienes o servicios para su posterior venta o prestacin.
2.2.2.6.8. Cuenta: Anticipo de Clientes. Esta cuenta registra los aumentos y disminuciones provenientes de aquellos anticipos que la empresa recibe de sus clientes a cuenta de futuras ventas de mercancas. Por lo tanto, la empresa adquiere la obligacin de entregar a sus clientes las mercancas por las cuales ya ha recibido cantidades de dinero a cuenta o anticipos. Cargo.
Del importe que dichas rentas hayan devengado durante el ejercicio. Del importe de su saldo para saldarla.
Abono.
Del importe de su saldo acreedor. Del importe de los intereses que se cobren en forma anticipada.
Saldo.
Su saldo es acreedor y representa el importe de la obligacin que tiene la empresa de entregar o prestar los bienes y servicios por concepto de anticipo a sus clientes por los cuales se cobr en forma anticipada, pendientes de entregarse.
2.2.2.6.9. Cuenta: Renta Cobradas por Anticipado. Registra los aumentos y disminuciones derivados de los cobros por conceptos de rentas. Estas se entendern como ingresos o productos que la empresa cobra de forma anticipada por un servicio que prestar en fecha futura. Cargo.
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Del importe que dichas rentas hayan devengado durante el ejercicio. Del importe de su saldo para saldarla.
Abono.
Del importe de su saldo acreedor. Del importe de los intereses que se cobren en forma anticipada.
Saldo.
Es acreedor y representa el importe de la obligacin que tiene la empresa de dejar usar o adquirir un servicio por los cuales se cobr rentas en forma anticipada, pendientes de devengarse.
2.2.2.6.10. Cuenta: Intereses Cobrados por Anticipado. Registra los aumentos y disminuciones derivados de los cobros anticipados por conceptos de intereses.
Cargo.
Del importe de dichos intereses se hayan devengado durante el ejercicio. Del importe de su saldo para saldarla.
Abono.
Del importe de su saldo acreedor. Del importe de los intereses que se cobren por anticipado.
Saldo.
Es acreedor y representa el importe de la obligacin que tiene la empresa de dejar usar el dinero que la empresa prest y por el cual cobr un inters en forma anticipada, pendiente de devengarse.
2.2.2.6.11. Otras Cuentas del Pasivo Circulante. En trminos generales, los principales conceptos comprendidos en el pasivo se refieren a los adeudos de la empresa por la adquisicin de bienes y servicios inherentes a sus operaciones principales; a los cobros anticipados a cuanta de facturas de ventas de productos o por la prestacin de un servicio o; por adeudos provenientes de la adquisicin de bienes o servicios para consumo o beneficio de la misma empresa. Ms sin embargo, podemos mencionar otras obligaciones relacionadas a las obligaciones de la empresa para con los socios de la misma, en donde en algunos casos estas constituyen pasivos circulantes para empresa. Una de las ms importantes cuentas de este grupo se refiere a los dividendos por pagar. 2.2.2.6.12. Dividendos por Pagar. Los dividendos por pagar representan la obligacin a cuenta de la empresa de pagar a los socios o accionistas el importe de sus dividendos. El saldo de esta cuenta es acreedor y se presenta en el Balance General dentro del grupo del pasivo circulante a corto plazo, formando parte de las cuentas por pagar.
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2.2.2.6.13. Obligaciones a Largo Plazo. Se llaman obligaciones a largo plazo aquellas deudas contradas por la negociacin de la empresa para ser canceladas en un perodo mayor de un ao de la fecha de balance. Las negociaciones pueden ser o estar a cuanta de diferentes proveedores tanto de bienes como de servicios. Al igual que en pasivo circulante en donde el tiempo de exigibilidad de pago es menor a un ao del balance, las cuantas ms importantes que podemos identificar son las siguientes: Clasificacin Obligaciones a Largo Plazo.
Una de las cuentas que por su naturaleza e importancia se incluye en el presente documento es la relativa a Hipotecas por Pagar a Largo Plazo o Acreedores Hipotecarios, cuya naturaleza la analizaremos con posterioridad. 2.2.2.6.14. Cuenta: Prestamos por Pagar a Largo Plazo. Registra los aumentos y disminuciones en el porcentaje de las deudas por financiamiento que vencen en plazos mayores al perodo contable, y por los cuales se han otorgado o no bienes propios de la empresa como garanta de pago. El objetivo principal es el de controlar las deudas contradas con entidades del Sistema Financiero Nacional (SFN). Cargo.
Del valor de los prstamos que se reclasifican como a corto plazo. Del valor de las condonaciones o rebajas en los prstamos comerciales.
Abono.
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Del importe de su saldo acreedor al iniciar el ejercicio Del valor de los intereses acreditados por la entidad financiera. Del valor de nuevos prstamos con instituciones del SFN, con vencimiento posterior al cierre del perodo actual.
Saldo.
Su saldo es acreedor y representa el importe de la obligacin a largo plazo que posee la empresa de pagar los prstamos obtenidos, cuales pueden estar garantizados o no con bienes del activo fijo propiedad de la empresa.
2.2.2.6.15. Cuenta: Documentos por Pagar a Largo Plazo. Registra las cuentas comerciales por pagar con vencimiento posterior al cierre del periodo contable. Su principal objetivo es registrar y controlar las deudas comerciales de la empresa que estn respaldadas por un documento o ttulo valor.
Cargo.
Del valor de los documentos vencidos, condonados, compensados o perdonados. Del valor de documentos reclasificados como de vencimiento a corto plazo.
Abono.
Del importe de su saldo acreedor al iniciar el ejercicio. Del importe correspondiente al valor de los documentos mercantiles firmados por la empresa y por los que se obliga a pagar una cantidad determinada ya sea en una sola exhibicin o en parcialidades, y cuyo plazo de vencimiento sea mayor de un ao.
Saldo.
Su saldo es acreedor y representa el importe de las obligaciones comerciales a largo plazo contradas por la empresa, las cuales deben de estar respaldadas por un documento.
2.2.2.6.16. Cuenta: Acreedores Hipotecarios. Registra los aumentos y disminuciones derivados de los prstamos que la empresa obtiene generalmente de instituciones financieras, por los cuales se ha otorgado como garanta bienes inmuebles. Dichos prstamos son concedidos a largo plazo o bien perodos mayores al del balance. Cargo.
Del importe de los pagos que se vayan realizando para liquidar al deudor.
Abono.
Del importe de su saldo para saldarla.
Saldo.
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Su saldo es acreedor y representa el importe de la obligacin que tiene la empresa de pagar los prstamos obtenidos, los cuales estn garantizados con bienes del activo fijo propiedad de la empresa.
2.2.2.7.
Concepto de Capital.
El Capital Contable12 es la diferencia aritmtica entre el valor de todas las propiedades o recursos de la empresa (Activo) y el importe total de todas sus obligaciones o deudas (Pasivo). Representa todos los recursos de que dispone una entidad para la realizacin de sus operaciones y han sido aportados por fuentes internas de la entidad (dueos o propietarios, socios o accionistas), por lo que surge la obligacin de la entidad para con ellos de retribuirles, en efectivo, en bienes, en servicios, en derechos, o bien, slo tendrn un inters residual en la empresa. 2.2.2.7.1. Clasificacin de Capital.
La clasificacin del Capital incluye principalmente las siguientes cuantas: 1. Capital Social. 2. Utilidad y/o Prdida del Ejercicio. 3. Utilidad y/o Prdida Acumulada. Capital contribuido. El cual se divide a su vez en capital social en aportaciones para futuros aumentos de capital, prima en venta de acciones y donaciones. Capital ganado. El cual se divide en utilidades retenidas incluyendo las aplicadas a reservas de capital, prdidas acumuladas u exceso o insuficiencia en la actualizacin del capital contable. Capital Autorizado. Slo se encuentra en las sociedades constituidas en el rgimen de capital variable y representa el total del capital que, como mximo, puede tener la sociedad sin modificar su escritura constitutiva. Capital suscrito. Es el que se han comprometido a pagar los socios o accionistas, siempre que esta variacin no origine que el capital fijo sea inferior al mnimo que marca la ley. Capital exhibido: Es el que, de aquel que se haba comprometido a aportar los socios o accionistas, se ha pagado en efectivo o en bienes. Utilidades retenidas: Es el importe acumulado de utilidades, menos las prdidas y los dividendos declarados o pagados a los accionistas desde la formacin de a sociedad.
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La palabra Capital tiene varios significados. Generalmente se dice que Capital es el dinero del cual dispone una persona, o bien, que representa el conjunto de bienes que posee una persona expresando su valor en dinero. En Economa, Capital es un factor de la produccin y se encuentra representado por el conjunto de bienes necesarios para producir riquezas. Desde el punto de vista Financiero, el Capital es el dinero que se invierte para que produzca una renta o un inters.
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Donaciones: Son las contribuciones en efectivo o en especie que realizan los accionistas. Las donaciones que reciba una entidad debern formar parte del capital contribuido y se expresar a su valor del mercado en el momento en que se percibieron, ms su actualizacin. Exceso o insuficiencia en la actualizacin del capital contable. Este resume las actualizaciones de las partidas que deben modificar su costo de adquisicin pata incorporar los efectos de la inflacin, se registran los efectos de la actualizacin de inventarios por costos especficos y los ajustes por el efecto monetario cuando surgen diferencias por usar el mtodo simplificado. Clasificacin del Capital.
2.2.2.7.1.1.
Cuenta: Capital Social.
Es el importe monetario, o el valor de los bienes que los socios de una sociedad (entendida esta como una empresa, conjunto de bienes, sea sociedad limitada, annima o comanditaria en sus diferentes versiones) le ceden a sta sin derecho de devolucin y que queda contabilizado en una partida contable del mismo nombre.
Cargo.
Por el importe correspondiente al valor de la disminucin del capital social.
Abono.
Por el importe correspondiente al valor del capital. Por el importe correspondiente a los incrementos del capital.
Saldo.
Su saldo es acreedor y representa el importe de las obligaciones que posee la empresa a favor de los accionistas como consecuencia de sus aportaciones, transacciones, y otros eventos o circunstancias que afectan a la entidad, la cual se ejerce mediante reembolso o distribucin.
2.2.2.7.1.2.
Cuenta: Utilidad o Prdida del Ejercicio.
Representa la diferencia entre los ingresos provenientes de las ventas menos los egresos generados por los costos y gastos de operacin.
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Cargo.
Por el importe correspondiente al valor de la prdida sufrida por la empresa en el desarrollo de sus operaciones en perodos actuales. Por el importe correspondiente a las utilidades distribuidas.
Abono.
Por el importe correspondiente al valor de la utilidad obtenida por la empresa en el desarrollo de sus operaciones.
Saldo.
Esta cuenta es de naturaleza acreedora cuando su importe representa utilidades obtenidas y deudora cuando su importe representa prdidas.
2.2.2.7.1.3.
Cuenta: Utilidad o Prdida Acumulada.
La utilidad acumulad representan el importe de las utilidades o supervit pendientes de aplicar por la empresa. La prdida acumulada representa el importe de las perdidas cuando stas han absorbido las utilidades pendientes de aplicar y las aplicadas a reservas. Cargo.
Por el importe correspondiente al valor del traspaso de la prdida sufrida por la empresa en el ejercicio anterior. Por el importe correspondiente al valor de las utilidades que se distribuyen
Abono.
Por el importe correspondiente al valor del traspaso de la utilidad obtenida por la empresa en el ejercicio anterior.
Saldo.
Esta cuenta es de naturaleza acreedora cuando su importe representa utilidades obtenidas y deudora cuando su importe representa prdidas.
2.3. Estado de Prdidas y Ganancias o Estado de Resultados.

Es un estado contable de circulacin econmica que muestra en una sola relacin vertical los ingresos, costos y gastos del perodo. Se trata de un estado de situacin financiera real ya que da cuenta del desarrollo de las actividades de compra, produccin y venta en la empresa, el cual puede formularse con un carcter de periodicidad anual, o en intervalos de tiempo intermedios. Tambin tiene inters su elaboracin con carcter provisional. La Cuenta de Prdidas y Ganancias es un modelo de Estado Financiero de mayor perfeccin informativa que otros modelos como el Balance General, capaz de facilitar el anlisis de la actividad econmica de la empresa y de su evolucin respecto al tiempo.
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Mediante la determinacin de la utilidad neta y de la identificacin de sus componentes, se mide el resultado de los logros (ingresos) y de los esfuerzos (costos y gastos) por una entidad durante un perodo determinado. Dicha condicin permite: a. Evaluar la rentabilidad. (Rendimiento sobre la inversin del negocio). b. Estimar su potencial de crdito. (Ingresos mayores y menores costos). c. Estimar la cantidad, el tiempo y la certidumbre de flujos de efectivo. (Posibilidad de cobro de los acreedores). d. Evaluar el desempeo. (Establecer tendencias de mejora). e. Medir riesgos. (Nivel de inseguridad de obtener flujos de efectivo). f. Repartir dividendos. (Distribucin de utilidades para los accionistas).
2.3.1. Concepto de Estado de Prdida y Ganancia o Estado de Resultados.

El Estado de Prdida y Ganancia o Balance General es un documento contable que muestra detalla y ordenadamente la forma en que se ha obtenido la utilidad o prdida del ejercicio econmico. Resulta un auxiliar muy estimable para normar la futura poltica econmica de la empresa. Es un estado complementario del Balance General el cual muestre la utilidad o prdida del ejercicio pero no la forma como sta se ha obtenido que es propio de la informacin contenida en Resultados. El Estado de Prdida y Ganancia es un Estado Financiero dinmico, ya que abarca un perodo durante el cual deben identificarse perfectamente los costos y gastos que dieron origen al ingreso del mismo. Por lo tanto debe aplicarse perfectamente al principio del periodo contable para que la informacin que presenta sea til y confiable para la toma de decisiones. 2.3.2. Diferencias y Similitudes entre el Estado de Prdida y Ganancias o Estado de Resultado y el Balance General. Balance General. 1. Es un estado financiero. 2. Muestra la situacin econmica financiera a una fecha determinada. 3. Es un documento financiero complementario al Estado de Resultados. Estado de Resultado. 1. Es un estado financiero. 2. Muestra en forma clasificada y ordenada la utilidad o prdida de la empresa entre dos fechas. 3. Es un documento financiero complementario al Balance General.
2.3.3. Principales Grupos del Estado de Prdida y Ganancia o Estado de Resultados.
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El estado de Prdida o Ganancia, o mejor conocido como Estado de Resultados se encuentra conformado por cinco grupos principales de cuentas, entre las ms importantes podemos sealar:
1. Las ventas. 2. Los cotos de ventas. 3. Los gastos operacionales compuestos de integrados por los gastos administrativos, gastos de ventas. 4. Los productos y gastos financieros. 5. Otros productos y otros gastos.
El clculo de los Costos de Ventas 13es una actividad esencial para de determinar la utilidad bruta del ejercicio. Constituye, desde el punto de vista de la estructura del informe financiero, la primera parte de la base de clculo y se obtiene a travs de las siguientes formulas: 1 2 3 4 5 Ventas Netas = Ventas Totales Dev. Sobre Ventas Reb. Sobre Ventas. Compras Totales = Compras + Gastos de Compras. Comp. Netas = Compra Total Dev. Sobre Compras Reb. Sobre Compra. Costo de Venta = Inventario Inicial + Compras Netas Inventario Final. Utilidad Bruta = Ventas Netas Costos de Ventas. Clasificacin del Estado de Resultado.
II.2.3.1.
Cuenta: Ventas.
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En las empresas Comerciales el Costo de la Mercanca Vendida o Costo de Venta, se origina en el costo de las mercancas compradas a los proveedores. En el caso de las empresas Manufactureras el Costo de la Mercanca Producida o Costo de Produccin se origina en los costos de Manufactura en los que se incurre y se encuentra conformado por tres elementos del costo tales como: Materiales Directos, Mano de Obra Directa y Costos Indirectos de Fabricacin.
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En esta cuanta se registran los ingresos por operaciones ordinaras de la entidad econmica. Su objetivo principal es controlar los ingresos que percibe la empresa por la prestacin de sus bienes o servicios dependiendo de la naturaleza de la actividad econmica realizada. Cargo.
Por el importe correspondiente al valor de los traspasos de las cuentas de descuentos sobre ventas. Por el importe correspondiente al valor de los traspasos de las cuentas de rebajas sobre ventas. Por el importe correspondiente al valor de los traspasos de la cuentas de devoluciones sobre ventas. Por el importe correspondiente al valor del traspaso de sta cuenta a la cuenta de perdida y ganancia.
Abono.
Por el importe correspondiente a las ventas de contado. Por el importe correspondiente a las ventas efectuadas al crdito.
Saldo.
Esta cuenta es de naturaleza acreedora, pero, debido a que es una cuanta de resultado, sta debe quedar saldada al finalizar el perodo fiscal.
II.2.3.2.
Cuenta: Devoluciones Sobre Ventas.
En esta cuenta se registra el importe de todos aquellos servicios o productos que, prestados o vendidos por la empresa, stos son devueltos por los clientes por no satisfacer sus expectativas. Cargo.
Del valor de los servicios o productos prestados o vendidos por la entidad y que no estn a satisfaccin del cliente.
Abono.
Por el importe correspondiente al valor del traspaso de esta cuenta a la cuanta de ventas totales para determinar las ventas netas.
Saldo.
Esta cuenta es de naturaleza deudora. Al terminar el ejercicio, el saldo de esta cuenta se debe restar del valor de las ventas totales, para determinar el valor de las ventas netas; es decir, al finalizar el perodo fiscal esta cuenta debe quedar saldada.
II.2.3.3.
Cuenta: Rebajas Sobre Ventas.
En esta cuenta se registra el importe de todas aquellas bonificaciones y/o descuentos concedidos a los clientes de la empresa sobre el valor de venta de los servicios o productos prestados o vendidos a los clientes. Cargo.
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Del valor de las bonificaciones concedidas a nuestros clientes sobre el precio de los servicios o productos prestados o vendidos por la empresa.
Por el importe correspondiente al valor del traspaso de sta cuenta a la cuanta de ventas totales para la determinacin de las ventas totales.
Abono.
Saldo.
Esta cuenta es de naturaleza deudora. Al terminar el ejercicio, el saldo de esta cuenta se debe restar del valor de las ventas totales para determinar el valor de las ventas netas; es decir, al finalizar el perodo fiscal debe quedar saldada.
II.2.3.4.
Cuenta: Compras.
En esta cuenta se registra el importe de las compras efectuadas por la entidad. Su objetivo principal es controlar el valor total de las compras de mercancas o materia prima efectuadas por el negocio dependiendo de giro comercial o actividad econmica. . Cargo.
Se carga del valor de las compras de mercanca o materia prima efectuadas al contado o al crdito.
Abono.
Por el importe correspondiente al valor del traspaso de sta cuenta a la cuenta de inventario para determinar la disponibilidad.
Saldo.
Esta cuenta es de naturaleza deudora. Al terminar el ejercicio, el saldo de esta cuenta se debe sumar al valor del inventario inicial, para determinar el valor de la disponibilidad; es decir, al finalizar el periodo fiscal debe quedar saldada.
II.2.3.5.
Cuenta: Devoluciones Sobre Compras.
En esta cuanta se registra el importe de las mercancas devueltas por la empresa a los proveedores debido a que sta no cumplen a satisfacen las expectativas, o bien, porque no pudieron ser vendidas en el perodo establecido cuando bienes perecederos o con un corto tiempo para su caducidad. Cargo.
Por el importe correspondiente al valor del traspaso de sta cuenta a las cuneta de compras totales para la determinacin de las compras netas.
Abono.
Del valor de la mercanca devuelta por la empresa a sus proveedores.
Saldo.
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Esta cuenta es de naturaleza acreedora. Al terminar el ejercicio, el saldo de esta cuenta se debe restar del valor de las compras totales para determinar el valor de las compras netas; es decir, al finalizar el periodo fiscal debe quedar saldada.
II.2.3.6.
Cuenta: Rebajas Sobre Compra.
En esta cuenta se registra el importe de la rebajas otorgadas por los proveedores de la empresa sobre los precios de los bienes o servicios comprados. Cargo.
Por el importe correspondiente al valor del traspaso de sta cuenta a la cuenta de compras totales para determinar las compras netas.
Abono.
Del valor de las bonificaciones obtenidas de nuestros proveedores sobre el precio de los bienes o servicios comprados.
Saldo.
Esta cuenta es de naturaleza acreedora. Al terminar el ejercicio, el saldo de esta cuenta se debe restar del valor de las compras totales, para determinar el valor de las compras netas; es decir, al finalizar el perodo fiscal debe quedar saldada.
II.2.3.7.
Cuenta: Gastos de Ventas.
En esta cuenta se registran los consumos de mano de obra, servicios e insumos relacionados directamente con la gestin comercial de la empresa. Su principal objetivo es controlar los egresos monetarios o no monetarios generados por la venta o la prestacin de los bienes o servicios de la empresa. Para su control se dividen en: Salarios. Remuneraciones. Prestaciones. Servicios. Cargo.
Del valor de todos aquellos gastos que se paguen en relacin directa con la promocin, realizacin y desarrollo del volumen de ventas, los que podrn incluir, sueldos, restas, impuestos, propaganda, luz, empaques, etc. Del valor de la depreciacin y amortizacin de los bienes en uso y servicios propiamente relacionados con el volumen de ventas. Del valor de la reserva, provisin o estimacin para cuentas incobrables. Por el importe correspondiente al valor del traspaso de esta cuenta a la cuenta de prdidas y/o ganancias.
Abono.
Saldo.
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Esta cuenta es de naturaleza deudora pero debido a que esta es una cuenta de resultado, debe quedar saldada al finalizar el perodo fiscal.
II.2.3.8.
Cuenta: Gastos de Administracin.
En esta cuenta se registran todos los servicios e insumos relacionados directamente con la direccin de la empresa. El objetivo principal de esta cuenta es controlar los egresos monetarios y no monetarios productos de las actividades administrativas. Para su control se dividen en gastos de: Salarios. Remuneraciones. Prestaciones. Servicios. Depreciaciones. Amortizaciones. Mantenimiento. Cargo.
Del valor de los gastos que se paguen con el objeto de sostener las actividades de direccin de la empresa, incurridos durante el perodo fiscal tales como salarios, rentas, servicios bsicos, telefona, etc. Del valor de la depreciacin y amortizacin de los bienes en uso y servicio propiamente relacionados con la administracin de la empresa.
Abono.
Por el importe correspondiente al valor del traspaso de sta cuenta a la cuenta de prdidas y ganancias.
Saldo.
Esta cuenta es de naturaleza deudora, pero debido a que sta es una cuenta de resultado debe quedar saldada al finalizar el perodo fiscal.
II.2.3.9.
Cuenta: Productos Financieros.
En esta cuenta se registran los egresos causados por operaciones financieras. El objetivo principal de sta cuanta es la de controlar los egresos originados por intereses aplicados por prstamos bancarios, deslizamientos monetarios, emisin de chequeras, certificacin de cheques, etc. Cargo.
Por el importe correspondiente al valor de los inters pagados por prstamos otorgados por instituciones financieras. Por el importe correspondiente al valor de las prdidas en cambios resultantes en operaciones en moneda extranjeras.
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Por el importe correspondiente al valor de los intereses pagados y que son generados por el incumplimiento de pagos totales o parciales con instituciones financieras. Por las multas ocasionadas por pagos tardos.
Abono.
Por el importe correspondiente al valor del traspaso de esta cuenta a la cuenta de prdidas o ganancias.
Saldo.
II.2.3.10.
Cuenta: Otros Gastos.
En esta cuenta se registran los egresos ocasionados no relacionados con el giro comercial o econmico de la empresa. El objetivo principal de la misma es controlar los gastos extraordinarios. Cargo.
Del valor de los gastos extraordinarios incurridos durante el perodo fiscal.
Abono.
Del importe correspondiente al valor del traspaso de sta cuenta a la cuenta de prdidas o ganancias al cierre del perodo fiscal.
Saldo.
II.2.3.11.
Cuenta: Otros Ingresos.
En esta cuenta se registran los ingresos ocasionales no relacionados con el giro normal de la empresa. El objetivo principal de la misma es controlar los ingresos extraordinarios. Cargo.
Del importe correspondiente al valor del traspaso de esta cuenta a la cuanta de prdida o ganancia el cierre de cada perodo fiscal.
Abono.
Del valor de los ingresos extraordinarios incurridos durante el perodo fiscal.
Saldo.
Esta cuenta es de naturaleza acreedora, pero, debido a que sta es una cuenta de resultado debe quedar saldada al finalizar el perodo fiscal.
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Cuenta: Cuenta de Cierre.
II.2.3.12.
La cuantas de cierre son cuentas transitorias utilizadas para el corte de operaciones de un perodo fiscal a otro. Tienen como objetivo principal cortar las operaciones de un perodo a otro.
Parte 3. Catlogo de Cuentas.

3.1. Concepto de Catlogo de Cuentas.
El catlogo de cuentas o plan de cuentas, es un documento que sirve para el registro, clasificacin y aplicacin de las operaciones a las actividades correspondientes. Es una lista ordenada de cuentas que en un momento determinado son requeridas para el control de las operaciones contables de una entidad y que por su misma naturaleza se encontrar sujeto a una constante actualizacin. Para lograr un manejo adecuado, es recomendable que dicho instrumento sea acompaado de una gua o manual contable que detalle los movimientos que afectarn a cada una de las cuentas contenidas en el mismo. Cuando las empresas alcanzan un cierto grado de desarrollo, es absolutamente indispensable la elaboracin de dicho plan, ya que con ello se evitan muchos errores comunes en la aplicacin de las operaciones contables. En este sentido, el nmero de cuentas a utilizarse en una empresa depender de los siguientes factores:
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Giro comercial de la empresa. Tamao de la empresa. Tipo de bienes o servicios que se elaboran o generan por la empresa. Tipos de anlisis realizados, los cuales a mayor nivel de detalle requerirn un mayor nmero de cuentas a utilizar.
El esquema de clasificacin del catlogo de cuentas, debe ser proyectado de tal manera que cualquiera nueva cuanta que no se haya incluido en el plan original, pueda ser incorporada al mismo y de igual forma, pueda ser retirada por obsolescencia debido al crecimiento o cambios en el giro comercial y/o productivo de las empresas. Todo esto, sin alterar su orden general.
3.2.
Importancia del Catlogo de Cuentas.
La importancia del catlogo de cuentas se fundamenta en sus objetivos los cuales se expresan de la siguiente forma:
a. b. c. d. e. f. g. h.
Es la base del sistema contable. Al unificar criterios, es la base del registro uniforme de las transacciones realizadas. Es la base y gua en la elaboracin de los estados financieros. Sirve de gua en la elaboracin de los presupuestos. Es imprescindible si se cuenta con un sistema de cmputo. Facilita la actividad del contador general, del contador de costos y del auditor. Sirve de instrumento en la salvaguarda de los bienes de la empresa. Promueve la eficiencia de las operaciones y la adhesin a las polticas administrativas de la empresa.
3.3.
Organizacin del Catlogo de Cuentas.
Lo ms conveniente es ir agrupando las cuentas en el orden en que habrn de aparecer en los estados financieros, numerndolas dentro de los diferentes sistemas de clasificacin contable utilizados, Lo anterior es especialmente importante para poder designar cada cuenta ya sea por su nombre, nmero o cualquier otra forma reconocida para lograr hacer ms prctica su utilizacin. 3.3.1. Clasificacin del Catlogo de Cuentas. El catlogo de cuentas puede ser clasificado de la siguiente forma: 1. Sistema Decimal. Se basa en la clasificacin de grupos y subgrupos tomando como base la numeracin del 0 al 9. 2. Sistema Numrico. Se basa en la clasificacin de grupos y subgrupos asignando un nmero corrido a cada una de las cuentas. La combinacin del sistema numrico decimal constituye el
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sistema ms conveniente de todos al combinar nmeros arbigos y puntos que dan como resultado un simbolismo de expansin ilimitado e infinito. 3. Sistema Nemotcnico. Se basa en el empleo de letras que representan una caracterstica especial o particular de la cuenta, facilitando con ello su recordacin y memorizacin. Activo Activo Circulante Cuenta de Caja Cuenta de Clientes Pasivo Pasivo Circulante 4. Sistema Alfabtico. =A = AC = Acc = Accs =P = PC
Se basa en la aplicacin del alfabeto para clasificar las cuentas. 5. Sistema Combinado. Son una combinacin de los anteriores.
3.4.
Ejemplo de Catlogo de Cuentas.
3.4.1. Clasificacin: (Numrico Decimal) Algunas formas de clasificacin nos brindan informacin detallada de las cuentas respecto a su clasificacin, registrndose la numeracin correspondiente por clase a la que corresponda la cuenta, su grupo dentro de la misma clase, el mayor a nivel de su grupo y la cuenta con su respectiva subcuenta en caso de existir. Un ejemplo de esta forma de clasificacin sera la siguiente:
Clase 1000-000-000-00 ACTIVO. Grupo 1001-100-000-00 Activo Circulante Disponible. Mayor 1001-110-000-00 Caja y Bancos. Cuenta 1001-110-001-00 Caja. Subcuenta 1001-110-001-01 Caja Principal. 1001-110-001-02 Caja Chica en Crdobas. 1001-110-001-03 Caja Chica en Dlares. 1001-110-001-04 Fondo Operativo. Cuenta 1001-111-002-00 Inversiones Temporales. Cuenta 1001-112-003-00 Banco. Subcuenta 1001-112-003-01 Banco Cuenta Corriente. 1001-112-003-02 BAC Cta- 000-101010-0001 1001-112-003-03 BANPRO Cta- 0001-11111-2222
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Para efecto del presente documento, las cuentas se registrarn asumiendo ciertos convencionalismos contables que, desde el punto de vista prctico, facilita en gran medida la clasificacin de las cuentas. De esta forma tendremos lo siguiente: Nombre de la Empresa. Cuentas de Balance General.
Cuentas de Activo (100-199) Activo Circulante (100-129) 110 Activo Disponible. 111 Efectivo en Caja. 112 Banco. 112-1 BANPRO Cuenta de Cheques. 112-2 BAC Cuenta de Cheques. 112-3 BDF Cuenta de Cheques. 120 Activo Circulante. 121 Inversiones Temporales. 122 Cuentas por Cobrar. 122-1 Estimaciones para Cuentas Incobrables. 123 Documentos por Cobrar. 123-1 Estimaciones para Documentos Incobrables. 124 Deudores Diversos. 125 Inventarios. 125-1 Inventario de Productos Terminados. 125-2 Inventario de Produccin en Proceso. 125-3 Inventario de Materias Primas. 126 Inventario en Trnsito. 127 Impuestos Pagado por Anticipado. 128 Seguros Pagados por Anticipado. Instalaciones Plantas y Equipos (130-159) 131 Terrenos. 132 Edificios. 132-1 Depreciacin Acumulada de Edificio. 133 Maquinaria y Equipo de Produccin. 133-1 Depreciacin Acumulada de Maquinaria y Equipo de Produccin. 134 Utensilios y Otras Herramientas. 135 Automviles. 135Depreciacin Acumulada de Automviles. 136 Mobiliario y Equipo de Oficina. 136-1 Depreciacin de Mobiliario y Equipo de Oficina. 137 Equipo de Entrega y Reparto. 137-Depreciacin de Equipo de Entrega y Reparto. Activos Diferidos (160-169) 161 Gastos de Constitucin e Instalacin. 161-1 Amortizacin Acumulada de Gastos de Constitucin e Instalacin. 162 Gastos de Organizacin.
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162
Amortizacin Acumulada de Gastos de Organizacin.
Otros Activos. (170-179) 171 172 173 173-1 174 174175 Depsitos en Garanta. Activo Fijo Obsoleto. Patentes. Amortizacin Acumulada de Patentes. Marcas de Fbrica. Amortizacin Acumulada de Marcas de Fbrica. Franquicias.
Cuentas de Pasivo. (200-249) Pasivo Circulante o de Corto Plazo (200-229) 210 211 212 213 214 215 216 217 218 219 220 221 222 Proveedores. Documentos por Pagar. Acreedores Comerciales. Acreedores Bancarios. Impuestos por Pagar. Retenciones por Pagar. Salarios Acumulados por Pagar. Seguro Social por pagar. Intereses por Pagar. intereses Cobrados por Anticipado. Rentas Cobradas por Anticipado. IVA por Pagar. Dividendos por Pagar.
Obligaciones por Pagar a Largo Plazo. (230-239) 231 232 233 234 235 Acreedores Hipotecarios. Acreedores Bancarios. Documentos por Pagar a Largo Plazo. Intereses por Pagar a Largo Plazo. Bonos por Pagar.
Cuentas de Capital. (250-259) 251 252 253 254 255 256 257 Capital social. Utilidades Acumuladas. Prdidas Acumuladas. Utilidad Neta del Ejercicio. Prdida Neta del Ejercicio. Donaciones. Reserva Legal.
Cuentas del Estado de Perdida y Ganancia (300-799) Ventas (310-320) 311 Ventas
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311Devoluciones Sobre Ventas. 311-2 Rebajas Sobre Ventas. 311-3 Descuentos Sobre Ventas. Costos de Ventas. (330-359) 331 332 332-1 332-2 332-3 340 350 Costo de Ventas. Compras. Devoluciones Sobre Compras. Rebajas Sobre Compras. Descuentos Sobre Compras. Gastos Generales Aplicados a Produccin. Gastos Generales Sobre o Sub-aplicados.
Costos de Produccin. (360-399) 370 370-1 370-2 370-3 380 Produccin o Costos de Produccin. Materiales Directos Consumidos. Mano de Obra Directa. Costos Indirectos de fabricacin. Sueldos y Salarios.
Gastos Generales de Produccin. (400-499) 410 411 412 413 414 415 416 417 418 419 420 421 422 423 424 425 430 440 450 469 Control de Gastos Generales de Produccin. Salarios de Produccin. Materiales Indirectos. Mano de Obra Indirecta. Capacitacin. Horas Extras. Vacaciones. Combustible de Produccin. Energa y Luz. Telfono. Trabajos Defectuosos. Gastos por Seguro. Gastos de Depreciacin de Edificio. gastos de Depreciacin de Maquinaria y Equipo. Gastos de Depreciacin de Mobiliario y Equipo. Gastos de Depreciacin de Equipo de produccin. Reparacin y Mantenimiento de Edificio. Reparacin y Mantenimiento de Equipo de Transporte. Renta de Equipo. Amortizacin de patentes.
Gastos de Comercializacin. (500-599) 510 511 512 513 514 515 Control de Gastos de Comercializacin. Salarios Supervisores de Ventas Salario Vendedores Comisiones por Ventas. Papelera y tiles de Oficina. Seguro Social Patronal.
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516 517 518 519 520 521 522 523 524 530 540 550
combustibles y Lubricantes. Energa Elctrica. Telfono. Agua Potable. Gastos de Viaje. Gastos de Seguros. Gastos de Depreciacin de Edificio. Gastos de Depreciacin Automviles. Gastos de Depreciacin Equipo de Reparto. Reparacin y Mantenimiento de Edificio. Publicidad y Propaganda. Renta de Equipos.
Gastos de Administracin. (600-699) 610 611 612 613 614 615 616 617 618 619 620 630 640 650 660 670 680 690 Control de Gastos Administrativos. Salarios del Personal Administrativo. Seguro Social Patronal. Horas Extras. Papelera y tiles de Oficina. Combustibles y Lubricantes. Energa Elctrica. Telfono. Agua Potable. Gastos de Viaje. Gastos de Seguros. Gastos de Depreciacin de Edificio. Gastos de Depreciacin de Mobiliario y Equipo de Oficina. Reparacin y Mantenimiento de Edificio. Honorarios Legales. Renta de Equipo. Donativos. Gastos por Cuentas Incobrables.
Otros Gastos. (700-749) 710 720 intereses Pagados. Intereses Pagados Sobre Hipotecas.
Otros Ingresos. (750-799) 760 770 780 790 Ingresos Sobre Inversiones. Ingresos Devengados. Ingresos por Rentas. Ingresos Varios.
Cuentas de Orden. (800-899) 810 820 830 840 Caja del Comitente. Comitente Cuneta Caja. Clientes del Comitente. Comitente Cuenta Clientes.
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Parte 4. Normativa Contable.

4.1 . Concepto de Control Interno Contable.
Concepto. El control interno de una organizacin comprende el plan de organizacin y el conjunto de medidas adoptadas para salvaguardar sus recursos, verificar la exactitud y la veracidad de su informacin financiera, tcnica y administrativa, proveer la eficacia en las operaciones, estimular la observancia de las polticas prescritas y lograr el cumplimiento de las metas y objetivos propuestos. Cada empresa est obligada al establecimiento de mtodos y procedimientos propios de control interno. El control interno comprender: Un plan de organizacin que prevea una separacin apropiada de funciones. Mtodos y procedimientos de autorizacin y registro que hagan posible el control financiero y administrativo sobre los recursos, obligaciones, ingresos, gastos y patrimonio. Practicas sanas para el cumplimiento de los deberes y funciones de cada empleado del Restaurante, la asignacin de la persona idnea para el cumplimiento y ejecucin de cada una de las actividades.
Principios de Control Interno. Los principios de Control Interno constituyen los fundamentos especficos que basados en la eficiencia demostrada y su aplicacin prctica en las actividades financieras y administrativas, son reconocidas en la actualidad como esenciales para el control de los recursos humanos, financieros y materiales. Los siguientes se consideran de uso generalizado y aplicable:
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Responsabilidades delimitadas. Segregacin de funciones. Utilizacin de cuentas de control. Contabilidad por partida doble. Control y uso de formularios pre-numerados. Evitar el uso de dinero en efectivo. Uso de un mnimo de cuentas bancarias y con firmas mancomunadas. Depsitos oportunos y exactos.
Objetivo: Las polticas y procedimientos de control, tienen por objeto brindar a la administracin de la empresa una herramienta que les permita tomar todas las medidas empleadas con la finalidad de:
Proteger sus recursos contra prdidas, fraudes y/o ineficiencia. Promover la exactitud y la confiabilidad de los informes contables y de operacin. Apoyar y medir el cumplimiento y funcionamiento de la empresa.
Medios para Lograr el Control: Un plan lgico de organizacin que establezca claramente las lneas de autoridad y responsabilidad tanto administrativa, como contables que separe las funciones, registro y custodia. Un adecuado sistema de registros contables, que incluya un catlogo de cuentas e instructivo de cuentas, manuales de procedimientos y grafica descriptiva del flujo de las operaciones. Una revisin continua, evaluaciones y mejoras de las polticas y procedimientos por parte de la administracin. Polticas Generales de Control Interno. Es responsabilidad de la Administracin de la empresa, formular y aplicar polticas y procedimientos tanto administrativos como contables para el buen funcionamiento de las operaciones que conlleve al cumplimiento de metas y objetivos propuestos por el mismo, en las siguientes reas.
4.1.1. Efectivo El efectivo es el resultado de las operaciones de generacin de ventas de servicios ofertados por la Empresa y/o de otros ingresos, los que deben administrarse de forma adecuada en funcin de los planes y objetivos trazados por el mismo. Guas de Control Interno del Efectivo:
Registrar los ingresos de forma inmediata. Depositar intactos los ingresos captados a diario. La funcin de manejo de efectivo deber ser realizada por una persona diferente a la encargada de realizar los registros.
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Se deber dar apertura a un fondo de caja chica para gastos menores. Los recibos de caja que se emitan debern estar pre numerados. Todos los desembolsos se efectuaran por medio de cheque. Se debern elaborar conciliaciones bancarias de forma mensual para cada una de las cuentas a nombre de la empresa.
4.1.2. Caja General. La cuenta caja general registra todo el efectivo que ingresa y sale de la empresa como consecuencia, generalmente, de la venta de un producto o la prestacin de un servicio. Debido a su grado de disponibilidad en dinero en efectivo se debern de establecer los siguientes procedimientos: Guas de Control Interno de Caja General:
Los ingresos de caja, as como los depsitos sern manejados por una sola persona, la que ser formalmente nombrada por la Administracin de la empresa. En caso de que se establezcan turnos de trabajo se deber delegar la responsabilidad de recepcionar el efectivo a una persona por turno. En caso de que el encargado de recibir los ingresos se ausente, dicha responsabilidad quedar bajo la responsabilidad de la persona que asigne la Administracin de la empresa. El dinero de los ingresos recibidos en caja, no debe mezclarse con el dinero de otro fondo que est custodia o que maneje la Administracin. Ser obligacin del encargado de caja, garantizar que el dinero y documentos bajo su responsabilidad estn siempre bien resguardados, a fin de evitar cualquier irregularidad. Ser responsabilidad de la Administracin instruir y proveer al encargado de caja las polticas generales sobre el manejo de efectivo, las normas tcnicas de control, as como la implementacin de controles internos adicionales que considere necesarios. Por todo ingreso recibido deber emitirse una factura la cual estar debidamente pre numerada y con el sello de cancelado. Los ingresos recibidos debern ser depositados diariamente en las cuentas bancarias de la empresa. El responsable de caja informar en su turno a la Administracin, sobre los movimientos de caja (ingresos recibidos, depsitos realizados y saldo). De los ingresos recibidos en caja bajo ninguna circunstancia se podrn cambiar cheques de terceras personas o empleados de la empresa. Se deber llevar un control de consecutividad de las facturas y recibos oficiales de caja y la persona encargada de caja bajo ningn caso deber alterar el uso de la secuencia numrica de dichos documentos.
4.1.3. Reembolsos de Caja Chica Caja chica representa la suma de dinero fijo utilizado por la empresa para asumir los gastos menores para atender de forma inmediata las necesidades imprevistas u ocasionales que surjan como consecuencia de sus actividades administrativas. Debido a su alto grado de disponibilidad, se hace necesario establecer un adecuado proceso de control que asegure una eficiente y oportuna gestin. La administracin de dichos recursos atendern los siguientes procedimientos:
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Gua de Control Interno para Reembolsos de Caja Chica:

El monto del fondo de Caja Chica ser establecido por la Administracin, se propone que inicialmente sea por un valor de C$ x,xxx.xx (xxx mil crdobas netos) y el monto mximo de pago en efectivo ser de C$ x,xx.xx (xxx crdobas netos). Cualquier cambio de esta disposicin slo podr hacerse previa aprobacin de la Gerencia u Administracin de la empresa debiendo considerarse las necesidades del mismo. Los movimientos de Caja Chica se registrarn en el mismo da de las operaciones. Todo fondo de Caja Chica debe ser de uso exclusivo para cubrir las necesidades operativas de la empresa. El cheque de apertura del fondo y los reembolsos futuros debern emitirse a nombre del encargado de Caja Chica. Todo gasto de Caja Chica en la que se justifique la no existencia de una factura o recibo de quin ha dado el bien o servicio, podr ser soportado nicamente por vale de caja chica. Todo pago de Caja Chica debe estar respaldado por un documento, que rena los siguientes requisitos: o o o o o o Ser documento original que cumpla con los requisitos legales. Ser emitido a nombre de la empresa. No contener alteraciones ni borrones. Describir claramente el concepto del gasto. Mostrar sello o indicacin de cancelado. Mostrar firma de recepcin del bien o servicio.
Todo anticipo para compras y/o pagos tendr que estar soportado por un vale de Caja Chica, cuya validez estar en funcin de la firma que lo autorice, del responsable de Caja Chica o del responsable que en su ausencia quede habilitado para tal funcin. Los reembolsos de Caja Chica debern ser realizados al agotarse un 75002CUI % de la misma o al final del mes, para efectos de contabilizar los gastos del perodo. Peridicamente y sin previo aviso, el Contador o a quien se designe practicar un arqueo de los fondos de Caja Chica con el propsito de verificar que se cumpla con las normas y polticas establecidas. Los formularios de los arqueos realizados debern archivarse en forma cronolgica. En caso de que exista diferencia o la Caja Chica no cuadre, el responsable deber reintegrar el faltante o depositar el sobrante. Toda diferencia existente en los arqueos de caja chica deber ser reportada al comit financiero, a fin de tomar medidas correctivas. El responsable de caja chica, no podr autorizar desembolsos, ya que dichas funciones le son incompatibles. A fin de deslindar responsabilidad por las compras efectuadas, el responsable del fondo en ningn momento podr efectuar compras. Del fondo de caja chica no se podr cambiar cheques de empleados o de terceras personas. El responsable de caja chica deber dar seguimiento a todos los adelantos pendientes de rendir, a fin de garantizar que sern rendidos en el tiempo establecido (tres das hbiles como mximo). Todo vale provisional tendr vigencia de tres (3) das hbiles a partir de la fecha de entrega del efectivo. No podr entregarse un nuevo vale a personas que tengan otro pendiente de rendicin. El vale debe ser cancelado en su totalidad, caso contrario el faltante ser cargado a su cuenta para ser deducido de su salario en planilla.
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4.1.4. Emisin de Cheques. El cheque es un documento bancario cuya funcin especfica es la de ordenar o autorizar la entrega de dinero tanto a personas naturales como jurdicas desde las cuentas de banco de la empresa. Debido a la facilidad implcita del proceso respecto a la convertibilidad del documento en dinero en efectivo a favor de su portador, su emisin deber cumplir con los siguientes procedimientos:
Gua de Control Interno para Emisin de Cheques:

Todo desembolso mayor a C$ x,xxx.xx (xxx crdobas netos) debe ser emitido en cheque y aprobado por la persona autorizada, adems deber ser respaldado por los documentos de pago correspondientes. Los cheques emitidos sern efectivos nicamente cuando tengan la firma de las personas que estn registradas en el banco, para tal efecto por el Gerente General o Administrador designado por la empresa. No deben firmarse cheques en blanco, ni dejar de completar la informacin del taln de la chequera para efectos de un mejor control. La documentacin de pago se archivar por la numeracin de los cheques del banco, debiendo permanecer archivada durante un perodo mnimo de cinco aos posteriores a la fecha de cierre del ejercicio contable. Toda documentacin que respalde un egreso por medio de cheque, deber ser estampada con un sello de CANCELADO, el cual debe mostrar nmero de cheque, fecha de emisin y nombre del banco al que pertenece la cuenta. Deben prepararse mensualmente las conciliaciones bancarias correspondientes, dentro de los primeros diez das del siguiente mes. No se emitirn cheques pos-fechados bajo ninguna circunstancia, salvo y en casos especiales con la debida aprobacin del Gerente o Administrador. Todo cheque anulado deber anexarse al comprobante de cheque con la palabra ANULADO y se debe archivar igualmente como si hubiese sido emitido. Debe establecerse un da de la semana para la entrega de cheques, as sean stos para compra de equipo, remodelaciones u otros gastos pertinentes. (En particular, deben comunicarse las polticas pertinentes con toda claridad a los proveedores de los bienes y servicios requeridos por la empresa). Queda establecido que todo cheque emitido y listo para la entrega a su beneficiario deber ser entregado en un plazo no mayor de 3 (tres) y en das hbiles de trabajo, siempre que exista disponibilidad bancaria.
4.1.5. Conciliaciones Bancarias. La conciliacin bancaria representa el reporte de la comparacin y los ajustes correspondientes entre los estados de cuentas emitidos por el banco y los saldos mostrados por el libro mayor de banco de la empresa. Debido a su importancia para la justificacin de los valores en efectivo disponibles por la empresa se hace necesaria la realizacin de las siguientes actividades:
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Gua de Control Interno para la Conciliacin Bancaria:

El Contador deber solicitar los documentos siguientes: Copia de Recibos oficiales de caja. Minutas de Depsitos. Comprobantes de pago original y copias.
El Contador, recibe, revisa, registra en los libros de banco las minutas de depsitos y comprobantes de pago conforme a la consecutividad de las mismas y de acuerdo a cada cuenta corriente. Cuando se reciban los estados de cuenta, verifica, que estn adjunto los soportes: Notas de dbito y/o crdito, cheques pagados y minutas de depsitos. Posteriormente el Contador, teniendo es estado de cuenta bancario, revisa, verifica el mismo contra el archivo de las minutas de depsitos, si todas fueron registradas en el libro de bancos, al igual deber hacerlo con los comprobantes de pago. Verifica los cheques flotantes de los meses anteriores en el estado de cuenta del banco, los que fueron pagados en este mes, marcando tanto en la lista de cheques flotantes como en el estado de cuenta los cheques pagados, de igual manera se deben comparar los cheques emitidos durante el mes, para determinar los cheques no cobrados aun. Los cheques que una vez comparados no fueron marcados en los libros de banco y en la lista de cheques flotantes del mes anterior, son los nuevos cheques flotantes del mes, los que son enlistados con los datos siguientes: Fecha Nmero de cheque Beneficiario Cantidad
Los depsitos flotantes de los meses anteriores se comparan con los depsitos registrados en el estado de cuenta del banco del mes, marcando tanto en el listado de los depsitos flotantes como en el estado de cuentas del banco. Los depsitos que una vez comparados no fueron marcados en el estado de cuenta, ni en la lista de los meses anteriores, son los nuevos depsitos flotantes del mes. Los depsitos percibidos durante el mes se verifican en el libro de banco y estado de cuenta si todos fueron registrados correctamente se marcan en el registro del libro de banco y en el estado de cuenta, los no marcados formaran parte del listado de depsitos flotantes del mes. Por las notas de dbito y crdito se elaborar un comprobante de diario y se registran en los libros de banco. Las notas de dbito pueden ser por servicios bancarios y las de crdito pueden ser por correcciones. Estos importes se deben tomar en cuenta y anotarse en la conciliacin del mes. El Contador elaborar la conciliacin bancaria del mes y realizar el asiento contable correspondiente.
4.1.6. Cuentas por Cobrar. La Administracin establecer las polticas administrativas de acuerdo a sus objetivos y metas en este rubro. Los controles se dirigirn a la implementacin de estas polticas, como montos, periodos de cobros y restricciones. Guas de Control Interno de Cuentas por Cobrar:
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La estructura de cobranza establecida en la empresa deber proveer la segregacin de las funciones de crdito y cobranza, facturacin, recepcin de efectivo, contabilizacin de las cuentas por cobrar y cuentas de mayor. Se deber observar los procedimientos legales descritos en las polticas crediticias de la empresa, en el que se formaliza la relacin contractual entre los clientes y el negocio. Se verificar las cantidades, precios y precisin aritmtica de los crditos para evitar errores. Se utilizara informacin independiente para los pases a las cuentas de control de mayor y los libros auxiliares de cliente. Se preparara una relacin de cuentas por cobrar, clasificada por antigedad de saldos, para ser revisada por la Administracin de la empresa. Todas las cancelaciones de cuentas incobrables, sern realizadas nicamente con la aprobacin de la Administracin de la empresa. Se llevara un efectivo control de los pagos cancelados por parte de los clientes.
Normas y Procedimientos para la Gestin de Cuentas por Cobrar.
Los pagos sern realizados directamente en las instalaciones de la empresa. Todo crdito deber ser cancelado a ms tardar 15 das hbiles despus de ser otorgado. El no pagar las cuentas en el tiempo estipulado causar una multa de xx% por cada mes de retraso. A ms tardar 15 das despus del cierre de cada mes, la contabilidad identificar a los clientes pendientes de pago y levantar un listado. El listado de clientes morosos se remitir a la Administracin o persona encargada de la gestin de cobranza, para que realice llamadas telefnicas a cada uno de los clientes estado de morosidad, dejndose la correspondiente constancia fsica de la gestin realizada. El listado se deber ir depurando, conforme se hagan pagos o arreglos de pago. Esta actividad ser responsabilidad del Administrador o persona encargada de la gestin de cobranza, bajo la supervisin de la Gerencia de la empresa.
4.1.7. Inventarios. Significado e Importancia del Control Interno de los Inventarios. Debido a la importancia que tienen los materiales para el proceso de produccin de toda empresa, se hace imprescindible un adecuado control de los mismos. En este sentido, el control de los materiales se lleva a cabo mediante registros e informes peridicos que se relacionan con las compras, recepcin, almacenamiento y entrega de los materiales directos e indirectos. Las anotaciones tienen que mostrar la cantidad y el costo de los materiales pedidos a los proveedores, recibidos de stos, almacenados y posteriormente entregados de manera que las cuentas de inventario en los libros, segn se muestren en el balance general al igual que los artculos producidos o manufacturados estn correctamente calculados. Objetivo del Control de los inventarios.
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La inversin en existencias de una empresa que se encuentra sujeta a procesos de produccin generalmente representa una importante fraccin de su activo circulante. Para mantener una inversin en existencias debidamente equilibrada, se requiere de una cuidadora labor de planeacin y control. Un inventario excesivo ocasiona mayores costos incluyendo prdidas debido a deterioros, espacios de almacenamiento adicional, y el costo de oportunidad del capital. Por lo tanto, se hace de vital importancia que la empresa ejerza un control escrito sobre su inversin en existencias. Los objetivos del control de inventarios se pueden orientar a lo siguiente:
Al establecimiento de una rutina sistemtica de compra, recepcin, almacenamiento y entrega de los materiales. o Dicha rutina coordinar los presupuestos de los materiales con las compras y entrega de los mismos en un contexto de compras centralizada bajo la responsabilidad de un solo responsable de compra.
Al establecimiento y utilizacin de una serie bien integrada de formas o modelos impresos que eviten los errores y fije las responsabilidades de cada persona que interviene en el proceso. Al establecimiento de un sistema de comprobaciones internas que facilite una exacta contabilizacin y evite los fraudes y robos originados por el personal interno de la empresa o a travs de personas externas que puedan intervenir indirectamente en el proceso. Al establecimiento de un sistema apropiado de valoracin de solicitudes de materiales e inventarios de los mismos. Al anlisis y solucin de problemas tales como el control efectivo del inventario orientado a la disminucin de desperdicios de materiales y materiales daados en el proceso de produccin. o Se prev con ello el mantenimiento del importe del inventario en la cantidad ms baja posible para la realizacin de un proceso de produccin ms eficiente.
Al establecimiento y uso de registros y anotaciones de contabilidad que produzcan una rpida informacin sobre los costos de produccin como parte del sistema de informacin interna de la empresa para la toma de decisiones gerenciales.
Control Interno de los Inventarios. Los inventarios representan una de las mayores inversiones dentro del activo corriente de toda empresa. Sin embargo, su naturaleza, vulnerabilidad a los robos, los diversos procedimientos para su control, registro, valuacin y movilidad originan diversos errores en su determinacin y en la informacin mostrada en los estados financieros, tan es as, que si uno de los miembros del rea administrativa o gerencial de la empresa est dispuesto a evadir impuestos, ocultar faltantes de posibles irregularidades y/o ocultar fraudes a los propietarios o accionistas de la empresa, los inventarios es el rea ms adecuada para que tomen lugar estas posible acciones.
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Por esto es que se hace necesario establecer medidas de control interno para salvaguardar los inventarios y as mismo, tener una informacin til y confiable sobre el nivel ptimo de disponibilidad y requerimientos de los mismos. Para lograr un eficiente control interno en el manejo de los inventarios, se debe de establecer una adecuada separacin de funciones entre los distintos departamentos o reas de trabajo, entre estas: compras, recepcin, almacenaje o bodega, produccin, contabilidad y finanzas. Se procurar as mismo adquirir los inventarios en cantidades econmicas y suficientes para evitar que por falta de existencia se pierdan ventas. Es beneficiosa tambin, realizar recuentos fsicos de los inventarios por lo menos una vez al ao y efectuar comparaciones contra los registros contables para detectar posibles discrepancias y efectuar ajustes en casos necesarios para que la informacin refleje la cantidad correcta en los inventarios. Guas de Control Interno de los inventarios.

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Mantener inventarios perpetuos de materias primas, materiales, produccin en proceso, productos terminados, refacciones para mantenimiento, artculos de empaques y envases, ya que la implementacin de este sistema de valuacin le permitir a la empresa detectar en cualquier momento las diferencias entre las existencias fsicas contra la informacin contenida en los registros. Realizar los registros contables correspondientes reflejando la informacin de la situacin financiera de los inventarios tanto en unidades fsicas (cuanto) como en unidades valor (costo). Vigilar permanentemente las bases para valuar los inventarios; es decir, revisar que los mtodos de valuacin sean aplicados en forma consistente con el principio de contabilidad. En empresas industriales, establecer el sistema de costos estndar14, a fin de garantizar la verificacin de la actuacin contra lo predeterminado, proporcionando informacin sobre el costo de los inventarios de forma oportuna. Todas las compras sern controladas y recibidas por al rea o departamento de recepcin, mismo que ser independiente de los departamentos o reas de compras, almacenamiento, produccin, contabilidad y finanzas. Asegurar que el departamento o rea de recepcin elabore tantas copias como sean necesarias, para ser enviadas resto de departamentos o reas de compras, almacenamiento, produccin, contabilidad y finanzas.
Costo Estndar se fundamenta en una medida de lo que un elemento del costo debe ser, en contraste con un registro de lo que realmente fue. Un sistema de Costos estndar, es un sistema de costeo contable que registra costos estndares adems, o en lugar, de los costos reales. Los Costos Estndares se desarrollan por lo general con el propsito de brindar a la Gerencia un indicador para comparar los resultados reales respecto a los estimados. En la prctica pueden no incorporarse a los sistemas contables lo que indica la irrelevancia de realizar los registros correspondientes. A dichos estndares se les conocen como bsicos o histricos ya que despus de cierto perodo solo sern usados para indicar tendencias de las operaciones. Por otra parte estn los estndares ideales o tericos los cuales representan el mnimo costo que podra obtenerse en las mejores condiciones operativas posibles.
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Todas las existencias deber almacenarse en una bodega central bajo la custodia de un solo responsable. Dicha condicin de delegacin de responsabilidad en una sola persona evita o inhibe los robos y acrecienta el control. Asegurar los inventarios mediante la adquisicin de plizas de seguros, sobre todo en aquellos artculos de mayor costo. Todas las salidas de almacn debern estar soportadas por la documentacin comprobatoria correspondiente tales como las respectivas requisiciones. Esta medida garantiza que los inventarios sean utilizados para los fines propios de la empresa y su autorizacin debe constar por escrito. Debern establecerse controles fsicos y contables para la venta desperdicios, as como la de subproductos. El encargado de bodega deber informar oportunamente sobre los inventarios obsoletos o de lento movimiento, daados o fuera de los mximos y mnimos autorizados. En el principio de separacin de funciones anteriormente relacionado, se debe evitar que el personal que tenga bajo su custodia los inventarios fsicamente participen en las siguientes actividades: o o o o o Controlen los registros contables, tanto libros mayores como auxiliares. Autoricen o registren notas de crditos o la documentacin probatoria. Autoricen o registren devoluciones sobre ventas o su documentacin comprobatoria. Autoricen o registren compras o su documentacin comprobatoria. Autoricen o registren pagos o su documentacin comprobatoria.
Organizacin y Proceso para el Aprovisionamiento de Materiales. Toda empresa manufacturera o que adquiere materiales para ser sometidos a procesos de produccin cuanta con un departamento o al menos con una persona encarga de hacer los pedidos de las materias primas o suministros necesarios para la produccin. Esta persona es la responsable de que los artculos requeridos renan los estndares de calidad establecidos por la empresa, que se adquieran al menor costo y sean despachados y entregados en el menor tiempo posible. Las responsabilidades a fines a este departamento o persona encargada del aprovisionamiento de materiales y suministros de una empresa son entre otras loas siguientes:
Obtener cotizaciones de precios de los vendedores para los artculos que aparecen en las requisiciones de compra. Elegir entre los posibles proveedores despus de tener los datos referentes a pecio, calidad, ciclo de tiempo de entrega y costo del flete y acarreo. Fijar el tamao ptimo de la orden de compra de despus de tomar en consideracin los descuentos por cantidad, ahorro de flete en los pedidos grandes, costo del pedido, limitaciones de espacio en almacn y el costo del capital comprometido en los inventarios. Preparar rdenes de compra y enviarlas a los proveedores con los siguientes propsitos: o Autorizar al vendedor para hacer el envo. o Notificar al departamento o encargado de la recepcin de los materiales acerca de los artculos que van a ser entregados a futuro. o Informar al departamento de planeacin, produccin u otra rea relacionada a las requisiciones sobre la colocacin de los pedidos. o Notificar al departamento o persona encargada de la contabilidad general acerca del compromiso de compra adquirido.
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4.1.8. Pasivos. La administracin de la empresa es la nica responsable para comprometer, suscribir y contratar toda clase de pasivos que por su giro o por sus planes estratgicos crea oportuno para la sobrevivencia y/o ampliacin del negocio. Estos pueden ser de 2 clases: a. Pasivo Circulante. b. Pasivo a Largo Plazo. Gua de Control Interno para Pasivos: Deber haber una segregacin de funciones de autorizaciones, compra, recepcin, inspeccin y verificacin de documentos, registro y pago. Deber prevalecer una comunicacin oportuna de todos los contratos o acuerdos relacionados con el pasivo suscrito para su oportuno registro. Se deber comparar peridicamente las sumas de los auxiliares de las cuentas colectivas, contra las cuentas de control.
4.1.9. Ingresos. Por los ingresos obtenidos de las ventas de servicios generados por la empresa o por cualquier otro ingreso que no est directamente relacionado con el giro normal del negocio, se deber tener especial cuidado, por lo que se implementarn los siguientes controles: Gua de control Interno para Ingresos.
Una segregacin adecuada de las funciones de facturacin por servicios o ventas, cobranza, recepcin de efectivo y contabilizacin. Se debern emitir facturas pre numeradas por cada concepto de venta.
4.1.10. Gastos de Operacin Estos gastos representan el costo de obtener beneficios por parte de la empresa como parte de su funcionamiento normal para poder operar. Por eso la Administracin debe tener pleno control sobre estos, as como su distribucin a las diferentes categoras de gastos, los que pueden segregarse de las siguientes maneras: Gastos de Venta. Gastos de Administracin. Gastos Financieros. Otros Gastos.
Gua de Control Interno Gastos de Operacin:

Se utiliza el catlogo de cuentas para clasificar adecuadamente los gastos de operacin.
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Se efectuar una revisin sistemtica de las operaciones que se efecten en las cuentas de gastos de operacin, tales como egresos, compras y cuentas por pagar, nminas y otros.
4.1.11. Elaboracin de Estados Financieros. Representan los documentos que debe preparar la empresa al trmino de cada perodo contable con el objeto de conocer la situacin financiera y los resultados econmicos obtenidos de la actividad. Por la informacin presentada y el inters que la misma representa para las partes interesadas estas debern de cumplir con los siguientes procedimientos para su elaboracin: Gua de Control Interno para la Elaboracin de Estados financieros.
El Contador recibe, revisa y procede a archivar en orden consecutivo la documentacin siguiente: o o o o o Recibos oficiales de caja. Comprobantes de pago. Minutas de depsitos. Comprobantes de diario. Elaborar recapitulacin de comprobantes de pago, recibos de caja y comprobantes de diario.
El Contador elabora y contabiliza comprobantes de diario en forma manuscrita de los siguientes asientos: o o o o o o o Ingresos por venta de servicios en crdobas y dlares. Ingresos de banco en crdobas y dlares. Notas de dbito y notas de crdito bancarias. Diferencial cambiario por deslizamiento del crdoba. Cheques anulados. Comprobantes de pago (egresos) de cuentas bancarias. Consumo de materiales y suministros.
Con los comprobantes de diario procede a elaborar la balanza de comprobacin que contendr: o Un detalle de las cuentas con su codificacin contable, saldo inicial, movimientos del mes (deudor y acreedor) y saldo final. Con la balanza de comprobacin elaborada y debidamente cuadrada, proceder a elaborar los estados financieros de la empresa, los que estarn conformados por: o o o o o Estado de Resultados. Balance General. Anexos de las Cuentas. Notas a los Estados Financieros. Estado de Flujo de Efectivo.
Con la Balanza de Comprobacin tambin se deber realizar la jornalizacin de los libros contables tales como el de Diario y Mayor.
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4.1.11. Documentacin de Respaldo. La estructura de control interno y todas las operaciones financieras o administrativas de la empresa, deben tener la suficiente documentacin que la respalde y justifique y, estar disponible para su verificacin y control. La documentacin debe ser en original y a nombre de la empresa. Los documentos de respaldo justifican e identifican la naturaleza, finalidad y resultados de la operacin y contienen los datos suficientes para su anlisis.
Archivo de la Documentacin de Respaldo. o o La documentacin que respalda las operaciones, especialmente los comprobantes de contabilidad y sus soportes, sern archivados siguiendo un orden lgico y de fcil acceso, estos debern conservarse durante el tiempo que lo estipula la ley. La aplicacin de procedimientos adecuados para el manejo de los archivos permite la ubicacin rpida de la documentacin. Para tal fin se adoptarn medidas que permitan salvaguardarlas y protegerlas contra incendios, robo o cualquier otro riesgo.
Control y Uso de la Documentacin Pre numerada. o o o Las formas pre-impresas tales como: recibos de caja, facturas, retenciones, etc., que se utilicen para la sustentacin de operaciones financieras, sern numeradas al momento de su impresin, y su uso se controlar permanentemente. La utilizacin de documentos pre numerados tanto en comprobantes, formularios u otros que registren transferencias, adquisicin, venta o uso de recursos financieros, permite ejercer un mejor control sobre los mismos. La documentacin que se anule por cualquier causa deber archivarse el juego completo (original y sus copias); as mismo aquella documentacin que no haya sido utilizada debe ser resguardada por una persona autorizada.
Custodia de los Recursos y Registros. o o o o El acceso a los recursos y registros debe limitarse a una persona autorizada para ello, quien est obligada a rendir cuenta de la custodia y utilizacin de los mismos. Para garantizar dicha responsabilidad se cotejarn peridicamente los recursos con los registros contables. La frecuencia de estas comparaciones depende del grado de vulnerabilidad de los activos. En caso de que exista diferencia entre la verificacin fsica y los registros, estas debern investigarse exhaustivamente. La restriccin del acceso a los recursos permite reducir el riesgo de una utilizacin no autorizada o de prdida o daos provocados.
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Parte 5. Manual de Formularios.

5.1. Formularios. El manual de formularios est conformado por toda la documentacin impresa de ndole comercial que utiliza la empresa, constituyendo todos los comprobantes extendidos por escrito con los que se deja constancia de las operaciones econmicas que realiza. Su propsito es de suma importante, ya que en ellos queda precisada la relacin jurdica entre las partes que intervienen en una determinada operacin. Tambin ayudan a demostrar la realizacin de alguna accin comercial y por ende, son el elemento fundamental para la contabilizacin de tales acciones. Se puede definir formulario a una plantilla o pgina con espacios vacos que han de ser rellenados con alguna finalidad, que se utilizan como diseo de presentacin al usuario. Sus componentes se presentan bajo un diseo orientado al tipo de comercio ejercido por la institucin. La estructura de los formularios est preparada para contener la informacin mnima para la definicin y puesta en funcionamiento de un plan de contabilizacin, basada en el establecimiento de objetivos. El objetivo principal de los formularios es obtener informacin sobre el desempeo logrado, valorando los principales resultados alcanzados en el cumplimiento de sus objetivos estratgicos, los efectos de los objetivos y metas no logradas o parcialmente alcanzadas sobre los resultados globales y los principales desafos de la gestin de acuerdo a la evaluacin realizada. Eliminar duplicidad de esfuerzo. Facilitar el trabajo. Reducir costos. Proveer uniformidad en los datos que se registran, informan o analizan perodo a perodo.
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Formato: Recibo Oficial de Caja.
5.1.1. Recibo Oficial de Caja Objetivo: Servir de constancia en la recepcin de los ingresos en efectivo, cheques o moneda Extranjera que percibe la empresa por la venta de servicios; siempre que no se trate de una venta de contado, ya que para tal fin se utiliza la factura de contado que es un equivalente al Recibo de Caja si va sellado y firmado por el cajero como constancia de que esta fue cancelada en caja. Recibe Informacin de:
Abonos o cancelaciones de factura de crdito en efectivo o cheques, notas de dbitos u otros ingresos. Brinda informacin a: Informes diario de caja y banco Es soporte del comprobante de Diario Preparado por los Cajeros de la empresa. Procedimientos: Este documento debe ser impreso y pre numerado. Se le entregar al cajero un block de recibos y este ser el custodio del mismo hasta que se agoten, debindose de mantener un constante control y supervisin tanto del que est en uso como los que se encuentran en bodega de papelera controlados por Contabilidad. Se debe emitir un Recibo Oficial de Caja por cada ingreso o cobro en efectivo o cheque que ingrese a caja detallando el nmero de este y el nombre del banco girado, Ejemplo: Abono de clientes, cancelacin de facturas de crdito, notas de dbito, otros ingresos, etc. Control Interno: La funcin de recibir dinero, debe ser responsabilidad de una sola persona. Por cada Ingreso se debe emitir el correspondiente recibo de caja pre numerado, detallando los documentos que originan el ingreso. Los cheques recibidos deben inmediatamente endosarse mediante un sello que indique la cuenta bancaria en la que se deposita el dinero. nicamente se recibirn cheque emitidos a nombre de la empresa.
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Todo recibo oficial de caja que sea anulado debe ponrsele un sello que indique anulado, tanto al original como en las copias, remetindolas a contabilidad en el correspondiente orden. El efectivo y valores pendientes de depsitos deben resguardarse al final en caja fuerte. El responsable de caja debe mantener en uso solo un bock o talonario de recibos oficiales de caja.
Distribucin: Se elabora en forma pre numerada en original y copia. Original: Cliente para soporte de comprobacin de pago. Copia I: contabilidad para la elaboracin de registros contables.
Instructivo para su uso
Encabezado: 1. 2. 3. 4. Nombre de la empresa. Para identificar a la razn social Recibo Oficial de Caja: Identifica el nombre del documento que elaboramos Numeracin 0001: Corresponde a la pre enumeracin secuencial Fecha: Da, mes y ao en que se elabora el recibo.
Cuerpo del documento: 5. 6. 7. 8. Recib de: El nombre completo o razn social de quien se recibe el Dinero o cheque. La Cantidad de: Anote la cantidad recibida en letras. Valor (C$): Anote el valor recibido en nmero. En Concepto de: Detalle claramente el nmero de facturas o notas de dbito o causa que dio origen al documento. 9. Efectivo: Marque con una X, si el monto recibido es en Efectivo. 10. Cheque: Margue con una X, si el monto recibido esta emitido a travs de un cheque. 11. No.: Si el pago fue recibido con cheque, anote el nmero de Cheque recibido. 12. Banco: Anote el nombre del banco en que se cobrar el valor recibido en cheque. 13. Recib Conforme: Firma de identidad del cajero y sello de caja. 14. Entregue Conforme: Firma de la Persona quien realiza el pago.
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Da Mes Ao
Razn Social (Nombre Natural del Propietario y/o Jurdico de la Empresa); Direccin; Nmero (s) Telefnico (s); Direccin de Correo electrnico; Web Site; Nmero RUC.
No 0001
RECIBO OFICIAL DE CAJA.
Recib de: ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________ La Cantidad de: _______________________________________________________________ _______________________________________________ C$ __________________________ En Concepto de: ______________________________________________________________ ____________________________________________________________________________ Pagado con: Efectivo Cheque No ___________ Banco ____________________________________
Recib Conforme Conforme Pie de Imprenta (Requisito Legal)
Entregue
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Formato: Arqueo de Caja.
002
5.1.2. Arqueo General de Caja Objetivo: Este formulario est diseado para realizar recuento fsico del dinero existente en caja (Billetes, cheques), con el fin de verificar que la administracin de los fondos es efectuada y controlada adecuadamente. Preparado Por: Es practicado por el Contador
Procedimientos:
El arqueo general de caja debe ser practicado por el contador de la empresa. ste deber de ser elaborado en presencia del o los cajeros y deber ser de forma sorpresiva, a fin de determinar cualquier situacin anmala en la administracin del efectivo. En este sentido, la actividad de arqueo deber practicarse de forma peridica en los momentos que se estime conveniente por las personas autorizadas para su realizacin. Control interno: Deben efectuarse arqueos sorpresivos y peridicos a los responsables de las cajas para el adecuado manejo y control de los mismos. Por todo cambio, traslado o renuncia del personal encargado de manejar dinero y valores, deben practicarse arqueos y rediciones de cuentas, lo mismo que elaborar acta de entrega y recepcin conjuntamente con el nuevo encargado. Contabilidad en base a esta documentacin efectuar el movimiento contable respectivo. El efectivo y valores pendientes de depsitos deben resguardarse al final en caja fuerte. Ninguna persona debe tener acceso a los documentos y valores que son responsabilidad del cajero, excepto el personal de contabilidad designado para efectuar arqueos.
Frecuencia: Son utilizados en forma peridica, por los encargados de realizar arqueos de la caja general. Distribucin: Original: Departamento de contabilidad como soporte de la verificacin en el efectivo de la empresa. Copia: Cajero, constancia del arqueo efectuado.
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Instructivo Para su uso: Encabezado: 1. 2. 3. 4. Nombre de la empresa: Para identificar la razn social de la empresa. Arqueo de Caja: identificacin del documento. Responsable: Nombre completo de la persona que tiene asignado el fondo. Practicado a las: Hora, da, mes y ao en se practica el arqueo.
Cuerpo Principal: 5. Cantidad: Cantidad de billetes o monedas que se encuentran segn la denominacin respectiva. 6. Denominacin: El detalle de las denominaciones del efectivo arqueado. 7. Valor: Es el producto de multiplicar la cantidad de Billetes o monedas por su denominacin. 8. Sub total: El resultado de sumar los valores anotados en la columna de valor. 9. Emitido por: Nombre de la empresa o persona que emite el cheque a favor del Restaurante. 10. Cheque #: Anotar el nmero del cheque recibido. 11. Banco: Anotar nombre del banco que gira el Cheque. 12. Valor: El monto del cheque en forma numrica. 13. Sub total: El resultado de sumar los valores anotados de los cheques en la columna de valor. 14. Total: Es la suma total del efectivo encontrado. Autorizaciones: 15. Firma del cajero: Firma de la persona a cargo de la caja. 16. Contador: Firma del contador que prctico el arqueo.
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Arqueo de Caja.
Responsable: _______________________________________________Caja No ___________ Practicado a las: _________ horas: _________ del mes de: _____________ del ao ________
Efectivo
Billetes y Monedas Denominacin C$ 500.00 C$ 200.00 C$ 100.00 C$ 50.00 C$ 20.00 C$ 10.00 C$ 5.00 C$ 1.00 C$ 0.50 C$ 0.25 C$ 0.10 C$ 0.05 Sub Total Valor
Cheques.
Emitido por: Ck No: Banco: Valor:
Sub Total: Total:
Declaro que el Valor de C$ __________, representa la totalidad de los valores que tengo en mi poder los cuales son propiedad de (Nombre de la empresa) y que fueron contados en mi presencia y devueltos a mi entera satisfaccin. _________________________ Firma Cajero. ____________________________ Firma Contador
003
Formato: Comprobante de Pago.
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5.1.3. Comprobante de Pago. Objetivo: Documentar los pagos efectuados por medio de cheques para control del efectivo anejado en las cuentas bancarias. Recibe Informacin: Documentos soportes.
Brinda informacin a: Comprobante de Diario Tarjetas auxiliares Libro de Bancos
Preparado por: Administrador y/o Auxiliar Administrativo.
Procedimientos: Esta forma es una combinacin de cheque y comprobante, es decir, el original corresponde al cheque Propiamente y el duplicado con una seccin adicional representa el comprobante. Al emitirse debe especificarse en la segunda seccin el concepto por el cual se emite y en la tercera seccin, se debe detallar los dbitos y crditos que la operacin de la origina. Frecuencia: Se emite por cada pago girado con cheque que corresponda a las cuentas corrientes propiedad del negocio. Distribucin: Original: Copia: Se archiva en contabilidad junto con los documentos soportes para afectar los registros contables, Se entrega al beneficiario (propiamente el cheque)
Control Interno:
80
Todo cheque deber llevar por lo menos 2 firmas libradoras mancomunadas. Los cheques anulados debern de ser mutilados ponindoles un sello que indique ANULADO remitiendo los originales a contabilidad para ser archivados en el legajo de Egresos en orden numrico consecutivo. Las firmas de funcionarios que han dejado de prestar sus servicios a la empresa y estaban autorizados para firmar cheques deben cancelarse de inmediatamente su retiro. Los cheques deben estar respaldado por comprobantes originales como: facturas, recibos y otros documentos comprobatorios del egreso. Una vez emitido el cheque, deber plasmarse sello de CANCELADO indicando el nmero de cheque y la fecha de emisin, a todos los documentos fuentes del desembolso. Antes de pasar los cheques a las firmas autorizadas para firmarlos el comprobante de egresos tiene que ser revisado por Contabilidad en cuanto al valor correcto a emitir y afectacin de cuentas contables. Debe cuidarse y controlarse la secuencia numrica de los cheques, tanto en su libramiento como en su registro. No se debe firmar cheques en blancos ni al portador. Los fondos en moneda extranjera deben evaluarse al tipo de cambio vigente a la fecha de los estados financieros.
Caractersticas: Impresa en una cara. El formato de cheque es pre numerado en imprenta por el banco. Block de 5O juegos c/u. Papel Bond.
Instructivo Para su uso: Encabezado: 1. Nombre de la empresa: Para identificar la razn social de la empresa. 2. Comprobante de Pago: Identificacin del documento 3. Lugar y Fecha: Lugar, Da, mes y ao en que se realiza el Comprobante de pago. Cuerpo del documento: 4. Pguese a: Nombre completo de la persona beneficiario que corresponde la cancelacin de la deuda. 5. La cantidad: Valor del monto detallado en letras y nmeros 6. Concepto: El motivo por el cual se emite el cheque. Autorizaciones:
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7. Hecho por: Firma de la persona que elabor el comprobante. 8. Revisado por: Firma del contador general. 9. Autorizado por: Firma del Gerente o Administrador. Cuerpo del documento: 10. Cuenta No.: El nmero de cuenta de la cual se est aplicando el Pago. 11. Nombre de la cuenta: Nombre de la cuenta que se est aplicando el dbito o crdito. 12. Parcial: Detalle de la cuenta a nivel de subcuenta. 13. Debe: Valor total en que se est afectando la cuenta. 14. Haber: Valor total que se est afectando la cuenta15. Totales: Monto total de la sumatoria resultante de la columna del debe y el haber. 16. Fecha de recibido: Anotar la fecha en se cobr el cheque. 17. Recibo Conforme: Firma del beneficiario y nmero de cdula de identidad, presentada al cajero.

Logotipo de la Empresa. Razn Social (Nombre Natural del Propietario y/o Jurdico de la Empresa); Direccin; Nmero (s) Telefnico (s); Direccin de Correo electrnico; Web Site; Nmero RUC.
COMPROBANTE DE PAGO.
82
Banco: ______________ Cheque No: __________
Insercin del Cheque Bancario detalle de la informacin: Pguese a: ___________________________________________________ C$ ________________ La Cantidad de: ___________________________________________________________________ Cuenta: ______________
En Concepto de: _____________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________________ Elaborado por: _________________ Revisado por: _________________ Autorizado por: _________________
Cuenta No.
Nombre de la Cuenta
Parcial
Debe
Heber
Totales: Hago constar que he recibido satisfactoriamente el importe detallado en el presente comprobante en la ciudad de __________________ el da __________ del mes ____________ del ao ____________. Recib Conforme: Cdula de Identidad: Direccin: Telfono: _____________________ _____________________ _____________________ _____________________
004
5.1.4. Factura de Contado Objetivos:
Formato: Factura de Contado.
Controlar los ingresos de las ventas de contado de los servicios prestados por la empresa. Recibe Informacin de:
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Transacciones originadas por cada venta.
Brinda Informacin a: Administracin y Contabilidad.
Procedimientos: Las facturas sern elaboradas por el cajero de turno, a los cuales se les asignarn los talonarios, teniendo el cuidado de controlar la numeracin consecutiva de las facturas. Las facturas sern soportadas por el pago en efectivo y/o los pagos efectuados por medio de tarjetas de crdito cancelados en caja. Control Interno:
Establecer procedimientos que permitan la debida y adecuada facturacin. Los ingresos por ventas debern registrarse en el momento que se realicen. Las ventas deben ser registradas y controladas en facturas pre-enumeradas y mantener un control de su numeracin, a fin de evitar cualquier omisin. Las rebajas y promociones sern autorizadas por la gerencia general.
Distribucin: Se elabora en original y copia. Entregndose original al cliente y la copia ser utilizada por Contabilidad para la elaboracin y respaldo del Comprobante de Ingreso. Caractersticas: 1. Impresa a una sola cara en Original y copia. 2. Original de color blanco y copia a color. 3. El documento es pre-enumerado en imprenta.
Instructivo para su llenado: Encabezado: 1. 2. 3. 4. 5. 6. Membrete de la empresa: Para identificar la razn social. Factura de Contado: Para nombrar el formulario utilizado. Fecha Indica el da mes y ao que se emite la factura de contado. Nmero consecutivo: Para controlar las facturas por las ventas realizadas. Cliente: Para identificar a quien se le brind el servicio. Direccin: Para conocer la ubicacin del cliente.
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Cuerpo del documento: 7. Cantidad: Identifica el nmero de unidades que solicita el cliente. 8. Descripcin: Caracterstica del servicio o producto. 9. Valor Total: Es la cantidad por el precio. 10. Sub-total: Es la suma que se realiza antes de aplicar la tasa correspondiente al impuesto. 11. Impuestos: Clculo del valor del IVA a retener. 12. Total: Valor total a pagar en nmeros. Autorizaciones: 13. Firma del vendedor: Del vendedor que elabora la factura.

Logotipo de la Empresa. Razn Social (Nombre Natural del Propietario y/o Jurdico de la Empresa); Direccin; Nmero (s) Telefnico (s); Direccin de Correo electrnico; Web Site; Nmero RUC.
Da
Mes
Ao
No. 0001
FACTURA
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Cliente: _____________________________________________________________________ Direccin: ___________________________________________________________________
CANTIDAD
DESCRIPCIN
VALOR
Gracias por su Preferencia!

Pie de Imprenta (Requisito Legal)
SUB TOTAL C$ I.V.A C$ TOTAL C$
_________________________ Recib Conforme Entregue Conforme
_________________________
005
Formato: Comprobante de Diario.
5.1.5. Comprobante de Diario. Objetivo: Formalizar mediante documentos, los asientos contables originados por las transacciones financieras efectuadas tanto a lo interno y externo de la empresa.
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Recibe Informacin de: De cualquier documento que compruebe, justifique y controle las operaciones financiares de la empresa.
Brinda informacin: Frecuencia: Se emite por cada asiento contable.
Distribucin: Se elabora en original
Original: Departamento de contabilidad para registros en libros auxiliares y legales, archivndose en los legajos del mes.
Procedimiento: Se emite para recoger los asientos recurrentes de los registros de ventas, compras, pagos, ingresos, salarios, depreciaciones y amortizaciones, bajas y altas de medios bsicos y otras operaciones contables. Los comprobantes de diario se enumeran comenzando por el #1 en cada mes o periodo, anteponindole el nmero de dicho perodo.
Control Interno: Cada comprobante de diario original debe ir soportado con la documentacin comprobatoria de la operacin. La persona que autoriza este documento no debe hacerlo si no lleva la firma de revisado y si no cumple con la documentacin comprobatoria. El contador encargado del registro de los comprobantes de diario, debe cerciorarse que estos estn firmados.
Caractersticas: Impresa en una cara en Original Original de color blanco. El documento es post-numerado - . . Block de 100 juegos c/u
Instructivo para su llenado:
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Encabezado: 1. 2. 3. 4. Nombre la empresa: para identificar la razn social Comprobante de diario: Nombre del documento Fecha: Identifica la fecha en que se llena el formulario. No. de Comprobante de Diario: Es la secuencia numrica del formato por mes.
Cuerpo del documento: 5. 6. 7. 8. 9. Cuenta: ubicar el cdigo que identifica las cuentas de mayor y las sub cuentas. Nombre de la cuenta: identifica el nombre de las cuentas y sub cuentas Parcial: Indica los valores de las sub-cuentas tanto de dbito como crdito. Debe: Identifica el valor de la cuenta de mayor de este. Haber: Identifica el valor de la cuenta de mayor de este.
Autorizaciones: 10. Preparado: Es la persona que elabora y firma el documento 11. Revisado por: Firma del responsable de contabilidad 12. Autorizado: Es la autoridad administrativa delegado como firma autorizada.
Logotipo de la Empresa.
COMPROBANTE DE DIARIO.
Fecha: _______________________
No. ______________ 88
CDIGO
NOMBRE DE LA CUANTA
PARCIAL
DEBE
VALOR
____________________ Elaborado por:
____________________ Revisado por:
____________________ Autorizado por:
006
5.1.6. Nmina de Pago. Objetivos:
Formato: Nmina de Pago.
En este formato se recapitula el detalle de todos los ingresos percibidos por los trabajadores como resultado de la prestacin de sus servicios en la empresa y las deducciones por retenciones a las cuales estn obligados a cumplir las leyes tributarias y de seguridad social por las percepciones generada de los servicios prestados. En la planilla de pago tambin se detallan las obligaciones patronales de la empresa para efecto de registrar el gasto y
89
aprovisionamiento del pasivo por pagar al Instituto Nicaragense de Seguridad Social e INATEC. Recibe informacin de: Del control que se registra en la boleta de tiempo (Asistencia) por cada trabajador, permisos otorgados, subsidios. Memorando, evaluaciones realizadas para incrementos salariales, detalle de horas extras en casos eventuales previamente autorizadas por la Administracin de la empresa.
Brinda informacin a: Al trabajador detallando las cantidades percibidas y los conceptos de las mismas. La contabilidad para el registro contable de la nmina de pago a los trabajadores.
Preparado por: El Contador y/o Asistente Administrativo.
Procedimiento: El documento debe ser calculado por el encargado de nmina detallando los montos percibidos en concepto de salario, horas, bonificaciones, comisiones, vacaciones, aguinaldo, horas extra, as como tambin detallar los montos deducidos en concepto de retenciones tributarias (en caso de que existieran salarios mayores a C$ 75,000.00 anuales) y laborales, determinando el monto total a percibir. Esta nmina ser revisada por el contador del Restaurante, su autorizacin ser del Gerente Administrativo para efectuar el desembolso para el pago de la misma.
Control Interno: La Nmina de pago debe ser revisada selectivamente en todas sus extensiones y clculos antes de ser firmada por el financiero. Los sueldos no reclamados en las horas deben depositarse al banco. Todos los empleados activos deben de tener un expediente conteniendo toda la documentacin personal, acadmica y referencial.
Frecuencia: Ser elaborada quincenalmente para efecto de realizar los pagos a los empleados por la Prestacin de sus servicios a la empresa.
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Distribucin: Se elabora en original para que el Contador elabore los registros pertinentes.
Instructivo para su uso: Encabezado: 1. Nombre de la empresa: Identifica la razn social de la empresa. 2. Nmina de pago: Nombre del documento 3. Del ____al ____: Detallar el periodo de pago que se est cancelando. Cuerpo del documento: 4. 5. 6. 7. 8. No. INSS: Anotar el nmero del INSS asignado a cada empleado. Nombre del Empleado: Detallar el nombre y apellido del empleado. Cargo: Se debe detallar el cargo desempeado por empleado. Salario devengado: Detallar el salario que devenga el empleado por quincena. Horas Extra: En caso de que durante la quincena de trabajo haya algn empleado que labora ms de las horas establecidas, previa autorizacin de la Administracin. 9. Das Feriados: si durante la quincena hubiere un da feriado el cual se debe pagar doble debe anotarse en esta columna. 10. Total Devengado: Corresponder a la sumatoria de los ingresos percibidos. 11. Ausencias Injustificadas: En esta columna se anotan las deducciones por das no laborados por el empleado en el cual no presento justificacin. 12. Deducciones de INSS: Detallar en cifras las cantidades retenidas por concepto de INSS. (En caso de que existieran prstamos y todo concepto que sea deducible en la nmina de pago) se deber agregar las columnas que sean necesarias para detallar los conceptos a deducir. 13. INNS Patronal: Monto correspondiente a la obligacin del empleador calculada en base a las percepciones recibidas afectas al seguro social. 14. Neto a recibir: Ser la diferencia resultante de las percepciones menos las deducciones aplicadas al trabajador. 15. Recib Conforme: Al momento de recibir los ingresos percibidos. Autorizaciones: 16. Elaborado por: Firma de la persona que elabor la nmina. 17. Revisado por: Firma del Contador. 18. Autorizado por: Firma del Gerente Administrativo y/o Propietario
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92
Logotipo de la Empresa.
PLANILLA DE PAGO No _________
Perodo del ________ al _________ de _________ del ao _________

No de Asegurado Nombre y Apellido Cargo Salario Quincenal Horas Extras Das Feriados Total Devengado Deducciones INSS Asistencias Laboral a Injustificadas Deducir INSS Patronal Neto a Recibir Recib Conforme
Total General: _________________________ Elaborado por: _________________________ Revisado por: _________________________ Autorizado por:
96
93

007
5.1.7. Recibo de Egresos Objetivo: Documento elaborado por la empresa para las personas naturales que no emiten facturas y sirve de comprobante donde se especifica que reconocen haber recibido una determinada suma de dinero en efectivo, por diferentes conceptos relativos a la compra de bienes o servicios. Recibe Informacin de:
Formato: Recibo de Egreso.
Las compras realizadas en las que los proveedores de la empresa no emiten facturas membretadas.
Brinda informacin a: Informes diario de caja y banco Es soporte del: Comprobante de diario Preparado por: Los cajeros de la empresa.
Procedimientos: Este documento debe ser impreso y pre numerado. Se le entregar al cajero un block de recibos de egresos y este ser el custodio del mismo hasta que se agoten, debindose de mantener un constante control y supervisin tanto del que est en uso como los que se encuentran en bodega de papelera controlados por Contabilidad. Se debe emitir un Recibo de Egresos por cada pago en efectivo o cheque que se efectu en caja detallando siempre y cuando no existan facturas que respalden el egreso. Control Interno: La Funcin de entregar dinero, debe ser responsabilidad de una sola persona. Por cada Egreso se debe emitir el correspondiente recibo de egreso pre numerado, detallando el concepto que origina el egreso. nicamente se pagaran gastos y/o compra de artculos a nombre de la empresa. Todo recibo de egresos que sea anulado debe ponrsele un sello que indique anulado, tanto al original como en las copias, remitindolas a contabilidad en el correspondiente orden.
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El responsable de caja debe mantener en uso solo un bock o talonario de recibos de egresos. Distribucin: Se elabora en forma pre numerada en original y copia. Original: Contabilidad para soporte de comprobacin de pago y elaboracin de registros contables. Copia I: Archivo para control de orden cronolgico.
Instructivo para su uso Encabezado: 1. 2. 3. 4. 5. Nombre de la empresa. Para identificar a la razn social Fecha: Da, mes y ao en que se elabora el recibo. Recibo de Egresos: Identifica el nombre del documento que elaboramos Numeracin 0001: Corresponde a la pre numeracin secuencial. Por C$: Anotar el valor en Nmeros del pago a realizar.
Cuerpo del documento: 6. Pguese a: El nombre completo o razn social a quien se le entrega el Dinero o cheque. 7. La Cantidad de: Anote la cantidad recibida en letras. 8. Por Concepto de: Detalle claramente el concepto por el cual se est efectuando el pago o causa que dio origen al documento. 9. Recibido por: Firma de identidad de la persona quien recibe el pago. 10. Autorizado por: Firma de la persona quien autoriza el desembolso y/o la compra del bien o servicio. Autorizaciones: 11. Entregado por: Firma de la Persona quien realiza el pago.
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Da Mes Ao
No 0001
POR C$
RECIBO DE EGRESO.
Pguese a: ___________________________________________________________________ La Cantidad de: _______________________________________________________________ _______________________________________________ C$ __________________________ En Concepto de: ______________________________________________________________ ____________________________________________________________________________ _________________________ _________________________ Pie de Imprenta (Requisito Legal) _______________________ Recibido por: Autorizado por: Entregue Conforme
008
Formato: Constancia de Retencin I.R.
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5.1.8. Constancia de Retencin I.R. Objetivo: Servir de constancia del monto retenido a nuestros proveedores por pagos mayores a C$ 1,000.00 (mil crdobas netos) y por cualquier servicio profesional prestados por terceros de acuerdo a lo que establece la ley. Recibe Informacin de: Las facturas emitidas por los proveedores en concepto de compras de bienes y servicios mayores a mil crdobas netos. Y cualquier pago en concepto de servicios profesionales.
Brinda informacin a: Informes diario de caja y banco Es soporte del: Comprobante de diario Preparado por: Los cajeros de la empresa.
Procedimientos: Este documento debe, ser impreso y pre numerado. Se le entregar al cajero un block de recibos de egresos y este ser el custodio del mismo hasta que se agoten, debindose de mantener un constante control y supervisin tanto del que est en uso como los que se encuentran en bodega de papelera controlados por Contabilidad. Se debe emitir una Constancia de Retencin por cada pago en efectivo o cheque que se efectu en caja mayor a los C$ 1,000.00 y/o por cualquier servicio profesional. Control Interno: La Funcin de emitir la constancia de retencin, debe ser responsabilidad de una sola persona. Por cada Egreso mayor a C$ 1,000.00 (mil crdobas) se debe emitir la correspondiente constancia de retencin pre numerado, detallando el concepto que origina la retencin. nicamente se retendr por gastos y/o compra de artculos a nombre de la empresa. Toda constancia de retencin que sea anulada debe ponrsele un sello que indique anulado, tanto al original como en la copia, remitindolas a contabilidad en el correspondiente orden. El responsable de caja debe mantener en uso solo un bock o talonario de constancias de retencin.
Distribucin: Se elabora en forma pre numerada en original y copia
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Original: Cliente para soporte de comprobacin de la retencin que le fue aplicada. Copia I: Contabilidad para soporte de retencin y elaboracin de registros contables para establecer la obligacin fiscal.
Instructivo para su uso Encabezado: 1. Nombre de la empresa. Para identificar a la razn social 2. Constancia de Retencin: Identifica el nombre del documento que elaboramos. 3. Numeracin 0001: Corresponde a la pre numeracin secuencial. Cuerpo del documento:
4. Nombre del Retenido: El nombre completo o razn social a quien se le realiza la retencin. 5. Cdula No. (En caso de ser persona natural): Se debe anotar el No. de cedula de identidad de la persona a quien se le aplica la retencin. 6. Concepto del Pago: Detalle claramente el concepto por el cual se est efectuando el pago o causa que dio origen al documento. 7. Valor de la Compra o Pago por Servicio (sin impuestos): Anote la cantidad del pago realizado sin incluir el monto correspondiente al impuesto. 8. Suma Retenida: Anote el monto que resulte de multiplicar el monto del pago sin incluir impuestos por la tasa aplicable de acuerdo a ley de retencin de I.R. 9. Tasa de Retencin Aplicada: Anote la tasa de retencin aplicable de acurdo a la ley. 10. Factura No.: Antese el nmero de la factura emitida por el proveedor a la que se le aplicara la retencin. 11. Fecha: Da, mes y ao en que se elabora el recibo. Autorizaciones: 12. Firma del Retenedor: Firma autorizada de la Persona quien realiza la retencin.
Razn Social (Nombre Natural del Propietario y/o Jurdico de la Empresa); Direccin; Nmero (s) Telefnico (s); Direccin de Correo electrnico; Web Site; Nmero RUC. 98
No. 0001
CONSTANCIA DE RETENCIN I.R.
Retencin en la fuente a cuenta del impuesto sobre la renta Decreto No. 31 - 90
Nombre del Retenido: ________________________________________________________ Cdula No: _________________________________________________________________
Concepto del Pago: ___________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ Valor de la compra o pago por servicio (Sin impuesto): C$ ____________________________ Suma Retenida: C$ __________________ Tasa de retencin aplicada: __________________ Factura No: ____________________ Fecha: ______________________________ ________________________________ Firma del Retenedor
99

Referencias Bibliogrficas.
Goxens A y Otro. Enciclopedia Prctica de la Contabilidad. Editorial Ocano Centrum. Barcelona Espaa. 2009. Cuevas Carlos Fernando. Contabilidad de Costos. Enfoque Gerencial y de Gestin. Prentice Hall. Segunda Edicin. 2001. Narvez Snchez Andrs A. Contabilidad I. Primera Edicin. Ediciones A.N. 1998. Narvez Snchez Andrs A. y Otro. Contabilidad II. Quinta Edicin. R.S. Impresiones. 2009.
Narvez Snchez Andrs A. y Otro. Contabilidad de Costos I. Primera Edicin. 2005. Narvez Snchez Andrs A. y Otro. Principios de Administracin Financiera I. Tercera Edicin. 2006. Narvez Snchez Andrs A. y Otro. Principios de Administracin Financiera II. Primera Edicin. 2009. Ley de Seguridad Social. Decretos 974 y 975. Editorial Jurdica. 2008. Ley de Equidad Fiscal y su Reglamento. Ley Nmero 453, Ley Nmero 712, Decreto 932009. Editorial Jurdica. 2010. Cdigo del Trabajo. Impresiones La Universal. Novena Edicin. 2002. Fundacin para el Desarrollo de la Ciencia y Tecnologa (FUNDACITE). Manual de Sistemas y Procedimientos Contables. Mrida, Mayo del 2004.
100

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Ins tru m en to s Co nt ab les

Ins tru m en to s Co nt ab les

Ins tru m en to s Co nt ab les

Ins tru m en to s Co nt ab les

II. Tabla de Contenido.

Ins tru m en to s Co nt ab les

Parte 1. Conceptos Generales.

1.1.1. Relacin entre la Actividad de la Empresa, la Contabilidad y la Toma de Decisiones Empresariales.

Ins tru m en to s Co nt ab les

1.1.2. Caractersticas de la Contabilidad.

1.1.3. Funciones de la Contabilidad.

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1.1.4. El Departamento de Contabilidad y el Contador.

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b. Debe reflejar las previsiones administrativas y controlarlas.

e. Debe de utilizarse una unidad estable de medida de valor.

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g. No debe enmendarse nunca, todo lo escrito debe permanecer sin alteraciones.

h. Debe estar asegurada de las correspondientes garantas legales.

Principios3 Generalmente Aceptados de la Contabilidad.

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Principio de la Entidad Contable o Sociedad Mercantil.

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Principio del Costo o Valor Histrico Original.

Parte 2. Instructivo Contable.

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2.1.1. Usos y Usuarios.

Los Ejecutivos y Funcionarios.

Toma de decisiones y eleccin de alternativas. Trabajadores y Empleados.

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Proveedores y Acreedores en General.

2.1.2. Concepto de Estados Financieros.

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2.1.4. Estudio de las Cuentas y sus Movimientos.

2.1.5. Terminologa Tcnica de las Cuentas.

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2.1.6. Apertura de Cuanta.

2.1.7. Motivos de Cargos y Abonos.

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Toda cuanta de Ingreso inicia con un Abono, es decir; aumenta Abonndose.

2.1.8. Reglas para el Registro de Cuentas o Jornalizar.

Logotipo de la Empresa Activo Pasivo Neto o Capital Gastos Ingresos

2.2. Estado de Situacin Financiera o Balance General.

2.2.1. Concepto de Estado de Situacin Financiera o Balance General.

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2.2.2. Principales Grupos del Estado de Situacin Financiera o Balance General.

El activo dependiendo de su grado de disponibilidad6 se divide principalmente en dos grupos, a saber:

a. Activo Circulante. b. Activo no Circulante.

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Algunas de las cuentas ms importantes incluyen:

Clasificacin del Activo Circulante.

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2.2.2.3.4. Cuenta: Banco.

Transmisin a otro persona del derecho sobre un bien.

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2.2.2.3.13. Cuenta: Anticipo de Impuesto.