PROCEDIMIENTO EGASA No 010 REVISIN 2

NORMAS Y PROCEDIMIENTO DE ABASTECIMIENTO Y CONTROL DE COMBUSTIBLE PARA GENERACIN TRMICA

1. OBJETIVO La presente norma tiene como objetivo establecer las normas y pasos a seguir para efectuar el requerimiento, adquisicin, recepcin, almacenamiento, control y utilizacin de combustibles destinados para la generacin trmica de electricidad en la Empresa. 2. ALCANCE Esta norma alcanza en su aplicacin al personal de la Divisin de Operacin y Control del Sistema, Divisin Tcnica, Divisin Contabilidad, Departamento de Logstica, Departamento de Seguridad Patrimonial y a todo el personal responsable e involucrado en el abastecimiento, recepcin, control, despacho y utilizacin de combustible.

3. APROBACIN, ADMINISTRACIN Y DIFUSIN Aprobacin : Gerencia General Administracin y Seguimiento : Divisin Operacin y Control del Sistema y Departamento de Logstica Difusin y Actualizacin : Dpto. Organizacin y Mtodos e Informacin

4. BASE LEGAL Este procedimiento tiene como base, toda la normativa legal e interna relacionada que se encuentre vigente a la fecha de su emisin y aprobacin. 5. NORMAS GENERALES 5.1. Programa Semanal de produccin La Divisin Tcnica, luego de las coordinaciones efectuadas con el COES SINAC, elabora el Programa Semanal de Produccin, el que despus de ser aprobado por la Gerencia Tcnico Comercial, es puesto en conocimiento de la Gerencia de Generacin y de la Divisin de Operacin y Control del Sistema en un plazo que no exceda a las 08:30 horas del ltimo da hbil de la semana. La Divisin Operacin y Control del Sistema, basndose en el anlisis del stock existente, efectuar el requerimiento de combustible al Departamento de Logstica para la operacin normal de las plantas.

5.2. Poltica de Stocks El Departamento de Logstica, aplicar la Poltica de Stocks establecida con la Gerencia de Administracin y Finanzas, para el abastecimiento de combustible para generacin trmica. Esta poltica tendr en cuenta los conceptos de stock mnimo y los factores o circunstancias internas o externas que puedan afectar el oportuno abastecimiento. 5.3. Adquisicin El Departamento de Logstica, basndose en los requerimientos anuales presupuestados y efectuados por la Divisin Operacin y Control del Sistema para el aprovisionamiento de combustibles, definir la modalidad de contratacin tanto para la adquisicin de los combustibles como para su transporte hasta la planta trmica, aplicando lo establecido en la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado y la normativa interna vigente. Los contratos debern ser suscritos por periodos permitidos por la legislacin vigente al respecto, a fin de que el aprovisionamiento por parte de los proveedores sea oportuno y adecuado cuantitativa y cualitativamente. La emisin y seguimiento de la "Orden de Compra Parcial para la adquisicin de combustible es responsabilidad del Departamento de Logstica, as como su entrega al proveedor segn corresponda, previa firma del cargo respectivo de recepcin. En caso de Contratos el proceso de emisin, entrega a los proveedores, y seguimiento del servicio se regir por la normativa interna vigente al respecto 5.4. Recepcin de Combustibles La recepcin de combustibles para generacin ser efectuada por las siguientes dependencias que cumplirn las funciones que a continuacin se detallan, complementariamente a las establecidas en el Instructivo del Sistema de Gestin Integrado ISI 5-02-13 Descarga de Combustibles:

5.4.1. Encargado del Almacn Verifica que los precintos de seguridad de los tanques cisternas no hayan sido violentados. Verifica que el contenido del tanque cisterna se encuentre en el nivel correspondiente en la plataforma de control. Verifica que la documentacin del combustible transportado se encuentra en orden y concuerde con la respectiva Orden de Compra de la Empresa y con la Gua de Remisin correspondiente. Coordina con el Ingeniero Jefe de Turno del Centro de Control para el inicio de la recepcin del combustible. Toma la temperatura de la recepcin para la lectura del contmetro de recepcin. Emite la Nota de Ingreso por cada Orden de Compra de combustible que recibe del transportista, procediendo a su llenado y firma correspondiente, en seal de conformidad.

5.4.2 Ingeniero Jefe de Turno del Centro de Control Define la secuencia de utilizacin de los tanques de almacenamiento de la planta. Designa al personal operativo de turno de la planta, para que efecte la operacin y bombeo de combustibles hacia los tanques de almacenamiento y operacin. Determina el inicio de la recepcin del combustible indicando la secuencia de ingreso de los tanques cisterna. 5.5. Control Diario e Inventario 5.5.1. Control Diario El ingeniero Jefe de Turno del Centro de Control, a las 0:00 horas de cada da, tomar el inventario de las existencias de combustibles y los consumos por cada mquina de acuerdo a las lecturas de los respectivos contmetros. 5.5.2. Inventario El Almacenero Encargado conjuntamente con un representante de la Divisin Contabilidad y el Ingeniero Jefe de Turno del Centro de Control, tomarn el inventario mensual, el ltimo da calendario del mes a las 24:00 horas. 5.6. Consumo El Ingeniero de turno del Centro de Control es el responsable de emitir diariamente el formulario Nota de Salida de combustibles para g eneracin con el Visto Bueno del Jefe de Divisin de Operacin y Control del Sistema, de acuerdo a las lecturas de los contmetros y ajustes correspondientes, tramitndolo diariamente al Departamento de Logstica para los fines pertinentes. 5.7. Supervisin, Control y Seguridad en el Transporte Las actividades de recepcin, supervisin y control de los combustibles estn a cargo del Departamento de Logstica. Para facilitar la supervisin y control durante el transporte, este Departamento deber verificar en forma constante e inopinada que el proveedor realice el precintado de los tanques cisterna en su planta. Del mismo modo, el Departamento de Seguridad Patrimonial deber efectuar dicha verificacin (monitoreos en carretera), mediante muestreos continuos e inopinados. 5.8. Vigilancia Patrimonial El Departamento de Seguridad Patrimonial realizar en las respectivas garitas de vigilancia las verificaciones correspondientes de la documentacin y del vehculo cisterna, de acuerdo a las normas vigentes, no permitiendo su ingreso a la planta en casos de incumplimiento de las normas establecidas, comunicando el hecho al Departamento de Logstica en el menor plazo posible. 5.9. Ajuste de Rangos de Medida Al inicio de cada ao la Divisin Operacin y Control del Sistema y el Departamento de Logstica en conjunto, efectuarn el ajuste de rangos de medida de los diferentes contmetros de combustible, bajo responsabilidad y previa coordinacin en cuanto a la forma de su realizacin y de los equipos a utilizar,

elaborando el acta correspondiente, que ser mantenida en archivo por el Departamento de Logstica. 6. NORMAS ESPECFICAS 6.1. Horarios Establecidos El horario de recepcin de los camiones cisterna en las centrales trmicas, ser de 07:00 a 23:00 horas salvo situaciones excepcionales que sern autorizadas por la jefatura del Departamento de Logstica. La recepcin de combustible que se realice entre las 17:00 y 23:00 horas estar a cargo del Operador designado por el Ingeniero Jefe de Turno del Departamento Centro de Control, realizando todas las actividades de recepcin, con excepcin de la generacin de la Nota de Ingreso correspondiente, labor que la realizar el Almacenero Encargado durante su turno de labor. 6.2. Contmetro El contmetro de combustible, es el elemento de control que indica y registra la cantidad o volumen de combustible recibido en la zona de descarga de la Central Trmica. El control de la temperatura de recepcin permite efectuar los ajustes correspondientes en el caso de los combustibles Residual 6 y PI 500. 6.3. Anomalas De detectarse alguna deficiencia o irregularidad en la verificacin del cisterna y sus elementos de descarga (precintos, tapas, vlvulas, purgadores, etc.), no se recibir el citado combustible, siendo responsabilidad del Almacenero Encargado y/o del Ingeniero Jefe de Turno comunicar inmediatamente, mediante un informe, a la jefatura del Departamento de Logstica. La Jefatura del Dpto. de Logstica, segn el informe indicado en el acpite anterior, dispondr la verificacin de las observaciones y previa a la descarga se suscribir un acta con el transportista en el que se deje constancia de las observaciones encontradas. Efectuar posteriormente los trmites para la recuperacin de los faltantes por devolucin o descuento, segn corresponda en un plazo no mayor a 24 horas y bajo responsabilidad. 6.4. Permisibilidad y Tolerancias La definicin de los rangos de permisibilidad para la recepcin, almacenamiento y utilizacin de los combustibles para generacin, estar a cargo de los Jefes de la Divisin de Operacin y Control del Sistema y del Departamento de Logstica, debiendo quedar constancia de ello en un acta que ser elaborada por dichas dependencias y aprobada por la Gerencia de Generacin. Mensualmente se proceder a la evaluacin de las diferencias de inventario, siendo de responsabilidad de la Gerencia de Generacin la verificacin de dichas diferencias con los rangos permisibles de variacin. Para este efecto la Jefatura de la Divisin Operacin y Control del Sistema, conjuntamente con el Jefe del Departamento de Logstica emitirn un informe con la definicin del destino de las

diferencias, el que ser derivado a la Divisin Contabilidad para los fines correspondientes. 6.5. Purgas Cada seis meses como mnimo se deber efectuar purgas que permitan eliminar el material que, como resultado de la separacin de partculas de diferente viscosidad y densidad, se ubica en la base de los tanques de almacenamiento de combustible. El proceso de purga se llevar a cabo, a convocatoria de la Divisin Operacin y Control del Sistema, dentro de los quince das posteriores a la conclusin de cada semestre, o adicionalmente, cuando se detecte la existencia de elementos diferentes al combustible en la base de los tanques, emitiendo un Acta de Purgas conjuntamente con el Almacenero Encargado y un representante de la Divisin Contabilidad, participando como veedor un representante del rgano de Control Institucional, un Notario convocado por Logstica y un representante del Departamento de Medio Ambiente y Tratamiento de Agua. Podr estar presente un representante de la administracin tributaria, en la medida que ste sea designado por la SUNAT, luego de la comunicacin que efecte la Divisin de Contabilidad, en cumplimiento de las normas tributarias vigentes. Las vlvulas de purgas en los tanques de combustible deben estar debidamente selladas con los precintos de seguridad, cuyos cdigos o nmeros correlativos impresos deben constar en el Acta de Purgas. 6.6. La Merma por Purgas La prdida fsica en la cantidad de las existencias de combustibles, producto de las purgas realizadas en los sistemas de generacin trmica, deber ser retirada del stock mediante la emisin de la correspondiente Nota de Salida que ser firmada por los responsables de las dependencias mencionadas en el numeral precedente. Cada vez que se realice una purga de combustible, se deber contar con un informe tcnico emitido por un profesional independiente, competente y colegiado o por un organismo tcnico competente, en el que se acredite la merma y si sta se encuentra dentro de los rangos permisibles, debiendo dicho profesional estar presente tambin durante el proceso de purga a requerimiento del Departamento de Logstica y firmar el Acta correspondiente. Copia de dicho informe debe ser remitido a la Divisin Operacin y Control del Sistema y tambin a la Divisin Contabilidad para fines tributarios. En caso la variacin se encuentre fuera de los rangos permisibles, ambas jefaturas emitirn un informe en el que se evalen las causas de tales diferencias, as como las medidas correctivas correspondientes, que debern ser implementadas de inmediato, bajo responsabilidad. 6.7. El Escurrido El encargado de la recepcin, conjuntamente con el vigilante de turno (garita de control) son los responsables de verificar y garantiza el total escurrido de combustible de los tanques cisterna, antes que estos abandonen la planta.

7. PROCEDIMIENTO PASO 1 LABOR A REALIZAR DIVISIN TCNICA, coordina informacin sobre programa de produccin de energa elctrica con el COES SINAC. DIVISIN OPERACIN Y CONTROL DEL SISTEMA, analiza la informacin de la Divisin Tcnica y el stock existente, y procede a emitir el Documento Interno conteniendo el requerimiento de combustible (Original y 2 copias), distribuyndolo de la siguiente manera: Original : Departamento de Logstica Copia 1 : Divisin Tcnica Copia 2 : Archivo LOGSTICA, recepciona Requerimiento de Combustible y realiza las actividades de adquisicin o requerimiento establecidas en la normativa o en los contratos vigentes. PORTERA / VIGILANCIA, toma los datos necesarios del camin cisterna de combustible, permite el ingreso del camin cisterna a las instalaciones de la central trmica y comunica telefnicamente al almacn el ingreso del camin cisterna. ALMACENERO ENCARGADO efecta las verificaciones correspondientes y ordena al chofer del camin cisterna el estacionamiento en zona preestablecida. TRANSPORTISTA, Presenta la Factura (copias usuario y SUNAT) y la Gua de Remisin (Original y 1 copia) al Almacenero Encargado u Operario de Turno encargado de la recepcin. ALMACENERO ENCARGADO recibe documentos y verifica su conformidad, espera a que el combustible retome sus niveles normales en el tanque y verifica que los componentes de descarga se encuentren debidamente sellados, as como que el nivel de combustible est acorde con las marcas sealadas en el interior del tanque. ES CONFORME? No es conforme.- Se solicitar la presencia del Jefe del Departamento de Logstica y previo a la descarga se suscribir un Acta con el transportista en la que se deje constancia de las observaciones encontradas. Contina en el paso siguiente. S es conforme.- Procede a la apertura de las tapas superiores del camin cisterna.

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PASO 9

LABOR A REALIZAR Toma la lectura inicial del contmetro y pone a cero el contador parcial, da la orden al transportista para estacionar en la zona de descarga del combustible y toma la temperatura de descarga y la lectura final del contmetro, parcial y acumulado Emite la Boleta de Recepcin de Combustible (Original y 2 copias) procediendo a su distribucin de la siguiente manera: Original : Archivo Almacn Copia 1 : Transportista Copia 2 : Departamento de Logstica Da la orden de retiro del vehculo de la central y verifica que antes de la salida del camin cisterna se realice el proceso de escurrido, emitiendo al final del proceso de descarga las respectivas Notas de Ingreso. DIVISIN OPERACIN Y CONTROL DEL SISTEMA, utiliza el combustible necesario de acuerdo a la programacin establecida. DEPARTAMENTO CENTRO DE CONTROL, emite la Nota de Consumo (N/C) por uso de combustible y la enva al Almacn diariamente. Trmino del procedimiento.

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APROBADO MEDIANTE RESOLUCIN DE GERENCIA GENERAL N 139/2009-EGASA DEL 31 DE AGOSTO DEL 2009

PROCEDIMIENTO DE ABASTECIMIENTO Y CONTROL DE COMBUSTIBLE PARA GENERACIN TRMICA

DIVISIN OPERACIN Y CONTROL DEL SISTEMA
DIVISIN TCNICA Coordina informacin con el COES SINAC

PORTERA VIGILANCIA
A la llegada del cisterna registra datos establecidos Ordena a cisterna el estacionamiento en zona preestablecida

DPTO. LOGSTICA - ALMACN

Efecta las verificaciones correspondientes

Emite la B/R/C

Dpto. Logstica

INICIO

Analiza informacin de Divisin Tcnica y emite Documento Interno solicitando combustible 2 1 0 D/I LOGSTICA Recepciona D/I y realiza la adquisicin de acuerdo a normas de adquisicin o contratos vigentes

Permite el ingreso de cisterna a las instalaciones de la Central Trmica

1 0 G/R 1 0 F/

TRANSPORTISTA Presenta al Almacenero o Encargado de Turno F/ y G/R

Toma la temperatura de descarga y la lectura final del contmetro, parcial y acumulado Da la orden al transportista para estacionar en la zona de descarga del combustible

2 1 0 B/R/C

Transportista

Comunica telefnicamente al Almacn ingreso del cisterna Recibe documentos y verifica su conformidad

Divisin Tecnica

Utiliza el combustible necesario, de acuerdo a programacin

Toma la lectura inicial del contmetro y pone a cero el contador parcial Suscribir un Acta con el transportista sobre las observaciones encontradas

Da la orden de retiro del vehculo de la central

1 Almacn Espera a que combustible retome sus niveles normales Procede a la apertura de las tapas superiores del cisterna Verifica que el cisterna antes de su salida efecte el proceso de escurrido

DPTO. CENTRO DE CONTROL Emite N/C por uso de combustible y lo enva a almacn en su turno correspondiente

N/C

Verifica que los componentes de descarga se encuentren debidamente sellados Verifica que el nivel de combustible est acorde con las marcas sealadas en el interior del tanque

S
Se solicitar la presencia del Jefe de Logstica Es conforme?

No

Al final del proceso de recepcin emite las respectivas notas de ingreso

D/I F/ G/R N/C B/R/C

: : : : :

LEYENDA Documento Interno Factura Gua de Remisin Nota de Consumo Boleta de Recepcin de Combustible

TERMINO