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Ausgabe Januar II 2011 www.mein-excel-trainer.

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Formeln blitzschnell farbig markieren


in den ersten Tagen eines neuen Jahres mssen sich die meisten Menschen erst einmal umstellen. Rutscht Ihnen nicht auch noch schnell die Jahreszahl 2010 aus der Tastatur, wenn Sie einen Datumswert in eine Excel-Zelle eingeben? Besonders einfach knnen Sie es sich machen, indem Sie einfach auf die Eingabe einer Jahreszahl beim Festlegen von Terminen verzichten und Datumswerte nur mit einem Tag und einem Monat eingeben, beispielsweise 5-1 oder 5.1. fr den fnften Januar. Excel setzt das in die Zelle eingetragene Datum dann automatisch in das aktuelle Jahr 2011. Mit freundlichem Gru

Wie Sie alle Formeln auf einen Blick erkennbar machen


Umfangreiche Tabellen werden schnell unbersichtlich. Welche Zellen drfen Sie n10 Minuten dern und welche nicht? Wo befinden sich Formeln und wo befinden sich konstante Werte?
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Vor allem dann, wenn Sie (oder ein Kollege) Berechnungen kontrollieren oder nachvollziehen mchten, brauchen Sie eine bersicht ber alle Formeln in Ihrer Tabelle. Besonders praktisch ist es dann, alle Formeln farbig zu markieren.

Formeln markieren leicht gemacht


Im ersten Schritt ffnen Sie die Arbeitsmappe, in der Sie die Formeln markieren mchten. Die folgende Abbildung 1 zeigt ein Beispiel. Die Tabelle enthlt im 1 Bereich A1:B500 Datenstze und in den Spalten D und E Auswertungen zu diesen Datenstzen. Um alle Formeln zu markieren, gehen Sie folgendermaen vor: Rufen Sie das Kommando Bearbeiten Gehe zu auf (Tastenkombination Sg in allen ExcelVersionen). Mit diesem Befehl knnen Sie in Ihren Tabellen springen. Es 2 ist aber ber einen Trick auch mglich, mit diesem Kommando alle Formeln zu markieren. Abbildung 2 zeigt das Dialogfenster. Klicken Sie auf die Schaltflche Inhalte. Nun knnen Sie definieren, welche Art von Inhalten Sie hervorheben mchten. Aktivieren Sie das Optionsfeld Formeln und anschlieend die Kontrollkstchen Zahlen, Texte, Wahrheitswerte und Fehler. Die folgende Abbildung 3 zeigt, wie das aussieht.
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Ihr Martin Althaus, Chefredakteur

Was Sie in dieser Ausgabe lernen


Formeln blitzschnell farbig markieren Werte bis zu einem bestimmten Datum markieren Diagramme effektiv beschriften Eingabe von Leerzeilen verhindern Negative Trends positiv darstellen Doppelte Datenstze automatisch entfernen

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Klicken Sie anschlieend auf die Schaltflche OK. Nun markiert Excel alle Zellen, auf die Ihre Kriterien zutreffen. Das sind alle Zellen mit Formeln, unabhngig davon, ob sie Texte, Zahlen, Wahrheits- oder Fehlerwerte enthalten. Die Abbildung 4 Seite zeigt das Ergebnis:

Rufen Sie das Kommando Format Zellen auf und aktivieren Sie das Register Muster. Klicken Sie dann die Farbe an, die der Hintergrund aller Formelzellen erhalten soll. Verwenden Sie beispielsweise die Farbe Blau, wie in Abbildung 5 dargestellt. Klicken Sie auf die OK-Schaltflche, um die Farbauswahl fr alle Zellen zu bernehmen, die gerade markiert sind. Weil Sie ber den Befehl Bearbeiten Gehe zu davor alle Formeln markiert haben, bernehmen Sie die Farbe in alle Formelzellen, wie Abbildung 6 zeigt:

Als Markierung verwendet Excel eine diskontinuierliche Markierung. Das Resultat ist das gleiche, als htten Sie manuell mit gedrckter S-Taste die einzelnen Zellen markiert, in denen sich Formeln befinden.

ber das Dialogfenster Bearbeiten Gehe zu Inhalte knnen Sie die Auswahl der Formeln auch einschrnken. Kreuzen Sie dazu anstelle aller Kontrollkstchen nur ausgewhlte Kstchen an, beispielsweise Fehlerwerte oder Text. Dann markiert Excel nur die Formeln mit den gewhlten Inhalten. Ab Version 2007 rufen Sie in Excel das Dialogfenster ber das Register Start der Multifunktionsleiste auf. Klicken Sie auf die Schaltflche Suchen und Auswhlen und anschlieend auf Gehe zu. In allen ExcelVersionen knnen Sie das Kommando Gehe zu auch ber die Tastenkombination S g aufrufen.

bung online Formeln blitzschnell farbig markieren


Rufen Sie die Beispieltabelle Formelmarkierung.xls ber den Downloadcode RBA aus dem Internet ab. Der Kasten auf Seite 3 erlutert, wie das geht. Markieren Sie im Tabellenblatt Start alle Zellen, in denen Formeln mit Fehlerwerten oder Wahrheitswerten zu finden sind, mit roter Schrift. Wie mssen Sie vorgehen, um das automatisch zu erledigen?
Unter www.mein-excel-trainer.de knnen Sie Ihre bungsergebnisse sofort berprfen. Lesen Sie im Kasten auf Seite 3 mehr dazu.

So legen Sie eine Farbe fr Ihre Formeln fest


Im nchsten Schritt geben Sie allen aktuell markierten For5 meln eine neue Zellfarbe. Dabei mssen Sie darauf achten, nicht zuvor eine andere Zelle anzuklicken, sondern die folgenden Schritte sofort nach dem Schlieen des Dialogfensters Bearbeiten Gehe zu auszufhren.

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Werte bis zu einem bestimmten Datum markieren

So bercksichtigen Sie Datumsangaben in Ihren Formeln


Bestandslisten, Lagerlisten, Arbeitszeitinfor10 Minuten mationen, Absatzdaten: Viele Daten werden in Kombination mit Datumswerten erfasst. Zu einem Datumswert wird in einer Tabelle dann ein passender Wert fr den Bestand, die Arbeitsstunden, den Umsatz oder hnliches abgelegt.
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Zeitrume in Formeln bercksichtigen


Besonders interessant sind in solchen Fllen Auswertungen, mit denen Sie nur einen bestimmten Teil dieser Liste bercksichtigen, der vom gewnschten Zeitraum abhngt. So knnen Sie blitzschnell alle Arbeitszeiten oder Umstze fr einen bestimmten Zeitraum addieren. Ein Beispiel zeigt die Tabelle in Abbildung 1 . 1 Die Liste enthlt im Bereich A1:B500 Datumswerte aus dem zweiten Halbjahr 2010 mit dazugehrigen Zahlen. Sie mchten nun nur die Werte addieren, die in einen bestimmten Monat fallen. Dazu tragen Sie in Zelle D2 die Nummer des gewnschten Monats ein. Die Monate von Januar bis Dezember werden dazu von 1 bis 12 nummiert. Die Monatssumme fr den Monat aus Zelle D2 soll in Zelle D3 berechnet werden. Sie verwenden eine Matrixformel, in der Sie die Funktionen SUMME, WENN und MONAT miteinander kombinieren. Tragen Sie fr die Berechnung der Umstze fr den gewnschten Monat die folgende Formel in Zelle D2 ein: =SUMME(WENN(MONAT(A2:A500)=D2;B2:B500;0)) Da es sich um eine Matrixformel handelt, mssen Sie die Eingabe mit der Tastenkombination SH besttigen. Die folgende Abbildung 2 zeigt den Einsatz der Formel an einem Beispiel:

Um das Ergebnis fr einen anderen Monat darzustellen, tragen Sie einfach in Zelle D2 eine andere Monatsnummer ein und sofort berechnet Excel die Formel neu. Die folgende Abbildung 3 stellt dar, welche Summe die Formel fr den Monat September (9) ermittelt: 3 Da es sich bei der Formel um eine Matrixformel handelt, ist die Besttigung ber die Tastenkombination SH in jedem Fall erforderlich. Excel hat Ihre Formel dann als Matrixformel erkannt, wenn Sie von runden Klammern eingeschlossen dargestellt wird. Wenn Sie anstelle des Monats den Tag oder das Jahr als Auswahlkriterium verwenden mchten, mssen Sie die Formel anpassen. Setzen Sie anstelle der Tabellenfunktion MONAT eine der beiden Tabellenfunktionen TAG oder JAHR ein, um diese Bestandteile eines Datumswertes zu vergleichen. Um beispielsweise nur die Werte zu addieren, die auf den Ersten eines Monats fallen, setzen Sie die folgende Matrixformel ein: =SUMME(WENN(TAG(A2:A500)=1;B2:B500);0))

Online-Trainingscenter Direkt-Zugang zu Ihren Online-bungen


Die Online-bungen funktionieren in allen ExcelVersio nen einschlielich Excel 2007 und 2010 und untersttzen Sie bei Ihrem Excel-Training. So einfach berprfen Sie Ihre bungs ergebnisse: Rufen Sie die Internetseite www.mein-excel-trainer.de auf. Auf der Startseite finden Sie links das Eingabefeld Direkt-Zugang. Geben Sie hier Ihr Ausgaben-Passwort ein. Das Passwort dieser Ausgabe lautet: Eiskristall. Nun gelangen Sie zu den bungslektionen der jeweiligen Ausgabe. Klicken Sie hier auf die gewnschte bung und vergleichen Sie das Ergebnis mit Ihrem Lsungsweg. Einige bungslektionen knnen Sie direkt auf der Grundlage vorgefertigter Arbeitsmappen durchfhren. Geben Sie dazu den passenden Download-Code in das Feld Sofort-Download ein.

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Diagramme effektiv beschriften

So erhhen Sie die Aussagekraft Ihrer Diagramme


Ein Diagramm ist nur dann ntzlich, wenn 10 Minuten der Betrachter auch erkennt, was dargestellt werden soll. Nicht immer ist das so ohne weitere Informationen mglich. Besonders hilfreich sind hier gute Datenbeschriftungen, wenn Sie Ihre Diagramme verbessern mchten.
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Indem Sie die Mglichkeiten der Formatierung Ihrer Diagramme mit einer geeigneten Datenbeschriftung voll ausnutzen, knnen Sie in vielen Fllen auf das manuelle Einbinden zustzlicher Kommentare ber die Legende oder ber Zeichnungsobjekte verzichten. In Abbildung 1 sehen Sie ein Kreisdiagramm, wie Excel es anlegt, wenn Sie keine nderungen im Diagramm-Assistenten vornehmen.

Prozentzahlen werten Kreisdiagramme weiter auf


Kreisdiagramme besitzen den groen Vorteil, dass Sie neben den Werten (oder auch alleine) zustzlich die dazugehrigen Prozentzahlen einbinden knnen, auch wenn diese in der Datentabelle gar nicht erscheinen. Schalten Sie im Fenster Format Markierte Datenreihen Datenbeschriftung die Option Prozentsatz ein, um diese Option zu nutzen, wie Abbildung 4 zeigt.
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Werte als verstndliche Datenbeschriftungen einsetzen


Eine Mglichkeit, zustzliche Informationen in Ihre Dia gramme einzubinden, ist die Datenbeschriftung mit den dargestellten Werten. Sie binden die Datenbeschriftung ein, indem Sie eine Datenreihe anklicken und den Menbefehl Format Markierte Datenreihen auswhlen. Im Register Datenbeschriftung whlen Sie die Option Wert (siehe Abbildung 2 ).
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bung online Diagramme effektiv beschriften


Rufen Sie die Beispieltabelle DiagrammLegende.xls ber den Downloadcode RBB aus dem Internet ab. Der Kasten auf Seite 3 zeigt, wie das geht. Im Tabellenblatt Start sehen Sie ein fertig gezeichnetes Diagramm. Blenden Sie die Werte der einzelnen Datenpunkte direkt im Diagramm ein. Wie mssen Sie vorgehen?
Unter www.mein-excel-trainer.de knnen Sie Ihre bungsergebnisse sofort berprfen. Lesen Sie im Kasten auf Seite 3 mehr dazu.

Nach dem Bettigen der Schaltflche OK besitzt das Dia gramm wesentlich mehr Aussagekraft, da Sie sofort erkennen, welches Kreissegment welchen Wert darstellt, wie Abbildung 3 zeigt.

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Eingabe von Leerzeilen verhindern

Wie Sie Listen automatisch leerzeilenfrei halten


Ob Sie Listen alleine bearbeiten oder ge10 Minuten meinsam mit Ihren Kolleginnen und Kollegen: Bei den meisten Tabellen ist es wichtig, schon beim Erstellen dafr zu sorgen, dass sie konsistent sind und nur bestimmte Daten eingetragen werden drfen.
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durch gibt Excel den Text Unvollstndig in der Zelle aus, andernfalls den Text Vollstndig. Der Text wird also nur ausgegeben, wenn alle vier Spalten der Zeile einen Inhalt besitzen. Damit Sie die Prfung fr alle Zellen Ihrer Tabelle bernehmen knnen, kopieren Sie die Formel komplett nach oben ber die gesamte Spalte. Die folgende Abbildung 2 zeigt das Ergebnis:
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Vor allem Leerzeilen sollen in vielen Listen verhindert werden. Damit sind aber im Anwender-Sprachgebrauch nicht nur komplette Leerzeilen gemeint. Vielmehr werden auch Zeilen als Leerzeilen bezeichnet, in denen zu einem Wert die passenden, obligatorischen Werte in anderen Spalten fehlen. Dann soll verhindert werden, dass bestimmte Zellen leer bleiben, wenn in dazugehrige Zellen etwas eingegeben wird. Schauen Sie sich die Liste aus Abbildung 1 an. Diese Liste enthlt fr jedes Datum aus Spalte A drei dazugehrige Werte in den Spalten B, C und D.
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Sie mchten nun verhindern, dass in Spalte A etwas eingegeben wird, ohne dass in den Spalten B, C und D eine Eingabe vorgenommen wird. Dazu richten Sie in Spalte E eine berprfungsspalte ein. ber eine Formel stellen Sie hier sicher, dass dieses Kriterium in den Spalten A bis D erfllt ist. Klicken Sie Zelle E500 an und geben Sie die folgende Formel ein: =WENN(A500=;;WENN(ODER(B500=;C500=;D500=); Unvollstndig;Vollstndig)) Die Formel berprft im ersten Schritt den Inhalt von Zelle A500 (also den Inhalt der Datumszelle). Wenn in der Zelle kein Inhalt steht, ist der Inhalt gleich des Leertextes. In diesem Fall wird auch ein Leertext als Ergebnis ausgegeben.

Kopieren Sie die Formel auch in den noch leeren Bereich unterhalb der gefllten Liste. So sorgen Sie dafr, dass die Vollstndigkeit der Zeilen auch geprft wird, wenn Anwender unten an die Liste neue Zeilen anhngen. Die berprfungsspalte E bleibt leer, solange in Spalte A kein Inhalt zu finden ist. Sie wechselt auf den Text Unvollstndig, wenn in Spalte A ein Eintrag vorgenommen wurde, die Spalten B bis D aber noch nicht vollstndig sind. Erst wenn alle vier Spalten A, B, C und D einen Inhalt besitzen, soll eine Zeile als vollstndig eingetragen gelten. Diesen Zustand mchten Sie in jeder Zeile mit einem Hinweistext deutlich machen.

bung online Eingabe von Leerzeilen verhindern


Rufen Sie die Beispieltabelle LeerzeilenVerhindern.xls ber den Downloadcode RBC aus dem Internet ab. Der Kasten auf Seite 3 zeigt Ihnen, wie Sie das machen. Legen Sie in Spalte E des Tabellenblatts Start eine Formel an, mit der Sie sicherstellen, dass ein Hinweis erfolgt, wenn in den Spalten B, C und D kein Inhalt steht, obwohl Spalte A nicht leer ist. Wie mssen Sie vorgehen? Unter www.mein-excel-trainer.de knnen Sie Ihre bungsergebnisse sofort berprfen. Lesen Sie im Kasten auf Seite 3 mehr dazu.

So prfen Sie eine Zeile auf Vollstndigkeit


Steht in der Datumszelle ein Inhalt, wertet Excel die zweite WENN-Formel aus. Sie kombiniert ber die ODER-Funktion drei Kriterien. Fr die drei Zellen in Spalte B, C und D wird getestet, ob sie leer sind. Wenn eines der Kriterien erfllt ist, liefert die ODER-Funktion einen Wahr-Wert. Da-

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Negative Trends positiv darstellen

Wie Sie Trends nach Ihren Wnschen ausrichten


Das ist die groe Kunst der Kalkulation: An15 Minuten hand der Daten der Vergangenheit und der aktuellen Annahmen die Entwicklungen der Zukunft zu planen. Excel untersttzt Sie dabei mit Trendlinien fr Ihre Diagramme.
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Trendlinien sind in Diagrammen ein geeignetes Instrument, um Tendenzen oder Entwicklungen hervorzuheben bzw. zu unterstreichen. Wenn Sie dabei geeignete Trendlinien verwenden, knnen Sie selber entscheiden, welche Aussage durch die Trendlinie untersttzt werden soll. Wenn Sie wissen, wie diese Methode arbeitet, knnen Sie auch Trends, die Sie nicht selbst errechnet haben, besser bewerten. Sie kennen dann nmlich die Mglichkeiten, einen Trend in die eine oder andere Richtung zu beeinflussen. In der folgenden Abbildung 1 sehen Sie ein Sulendiagramm mit einer linearen Trendlinie:

whlen ber die rechte Maustaste den Befehl Trendlinie formatieren. Whlen Sie den Typ Polynomisch und stellen Sie im dazugehrigen Drehfeld Reihenfolge den Wert 2 ein, wie Abbildung 2 zeigt. 2 Im Gegensatz zum linearen Trend knnen Sie ber eine polynomische Trendlinie auch Entwicklungen innerhalb der dargestellten Daten hervorheben. Nach dem Bettigen der Schaltflche OK wird anstelle der linearen Trendlinie die neue, polynomische Trendlinie im Diagramm 3 angezeigt. Das Ergebnis sieht vom Effekt her vllig anders aus, wie die folgende Abbildung 3 dokumentiert.

Feinschliff ber die Reihenfolge des Trends


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Lineare Trendlinien verstrken immer die Gesamtentwicklung der dargestellten Daten. Da die Zahlen zu Beginn des betrachteten Zeitraums niedriger ausfallen als am Ende des dargestellten Zeitraums, ist die lineare Trendlinie fallend.

Trendlinien blitzschnell nach oben korrigieren


Sie mchten erreichen, dass das Diagramm durch das Einbinden einer Trendlinie einen positiven Trend aufweist. Wie Sie in der vorherigen Abbildung erkennen, knnen Sie diesen Effekt ber einen linearen Trend nicht erreichen, da die Zahlen insgesamt rcklufig sind. Da die Zahlen aber nach dem Minimum im Mai bis zum Ende stetig ansteigen, knnen Sie ber die Wahl eines anderen Typs von Trendlinie genau diesen Effekt erreichen. Um den Typ der bereits eingebundenen, linearen Trendlinie zu ndern, markieren Sie die Trendlinie im Diagramm und

Je nach den vorliegenden Daten knnen Sie der Trendlinie ber den Parameter Reihenfolge noch einen Feinschliff verpassen. ndern Sie den Wert in Zelle B16 auf 11.500. Die Trendlinie weist daraufhin immer noch nach oben, was Sie in Abbildung 4 erkennen knnen. Indem Sie die Reihenfolge der polynomischen Trendlinie von zwei auf drei erhhen, knickt die Trendlinie am Ende wieder etwas nach unten ab. 5 Abbildung 5 stellt das Ergebnis dar.

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Testen Sie unterschiedliche Reihenfolgen


Um den gewnschten Trend zu erreichen, empfiehlt es sich, unterschiedliche Werte fr die Reihenfolge auszuprobieren. Grundstzlich gilt dabei: Je hher der Wert fr die Reihenfolge, desto genauer folgt die Trendlinie den tatschlichen Zahlen. Sie knnen fr Reihenfolge Werte von 2 bis 6 definieren. Wenn Sie ein Diagramm mit einer eingebundenen und vernderten Trendlinie hufiger bentigen, knnen Sie Ihre Einstellungen als benutzerdefiniertes Diagramm abspeichern. Dann sparen Sie beim spteren Aufruf des Diagramms die manuellen Arbeitsschritte.

Wie Sie ein Diagramm als neuen Mustertyp speichern


Klicken Sie das Diagramm an und aktivieren Sie die Funktion Diagramm Diagrammtyp. Wechseln Sie in das Register Benutzerdefinierte Typen und aktivieren Sie das Optionsfeld Benutzerdefiniert, wie Abbildung 6 zeigt.
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Geben Sie in diesem Fenster in den beiden Feldern Name und B e s c h reibu ng eine kurze Beschreibung Ihres Diag ra mmt y ps ein, damit Sie ihn anschlieend wiederfinden und wieder aufrufen knnen. Bettigen Sie die Schaltflche OK, um das aktive Diagramm als benutzerdefinierten Diagrammtyp aufzunehmen. Um Ihren neuen Diagrammtyp einzusetzen, markieren Sie zunchst einen Datenbereich. Anschlieend aktivieren Sie den Men befehl Einfgen Diagramm, whlen Benutzerdefinierte Typen und aktivieren das Optionsfeld Benutzerdefiniert. Hier finden Sie den neuen Diagrammtyp Kundenauswertung mit Trendlinie. Der neue Diagrammtyp ist damit dauerhaft in Excel eingerichtet. Auch nach einem Neustart steht er wieder zur Verfgung.

bung online Negative Trends positiv darstellen


Rufen Sie die Beispieltabelle Trenddaten.xls ber den Download code RBD aus dem Internet ab. Der Kasten auf Seite 3 zeigt, wie das geht. Im Tabellenblatt Start sehen Sie ein Diagramm mit einer Trendlinie, die nach oben weist. Verndern Sie die Darstellung so, dass Sie einen Trend erhalten, der leicht stagniert bzw. nach unten weist. Wie mssen Sie vorgehen?
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Bettigen Sie in diesem Register die Schaltflche Hinzufgen, um das aktive Diagramm als neuen benutzerdefinierten Typen in Ihr Excel einzubinden. Excel meldet sich daraufhin mit einem Dialogfenster, in dem Sie fr das Diagramm einen Namen und eine Beschreibung definieren knnen, wie in Abbildung 7 gezeigt.

Impressum
Mein Excel-Trainer Das Excel-Lernsystem: verstndlich, kompakt, effektiv ISSN: 1861-3519 Verlag fr die Deutsche Wirtschaft AG, Bonn Vorstand: Helmut Graf Herausgeber: Henning Hohmann, Bonn Chefredakteur: Martin Althaus (verantwortlich), Schwelm Redaktion: Stefan Victor, Michael Zander Objektleitung: Laura Bckling, Bonn Herstellungsleitung: Dipl.-Ing. Monika Graf, Bonn Herstellung: Sebastian Gerber, Bonn Illustration: Gnter Hengsberg, Kln Layout: Tanja Bregulla, Aachen Satz: Druck: Imaging-Service Fler GmbH, Bonn ADN-Offsetdruck, Battenberg E-Mail: Internet: Eingetragen: redaktion@mein-excel-trainer.de http://www.mein-excel-trainer.de Amtsgericht Bonn HRB 8165

Auszubildende, Schler, Studenten, Trainees und Volontre erhalten gegen Nachweis 25 % Rabatt. Bezug: Adresse: Kundenservice beim Verlag fr die Deutsche Wirtschaft AG und im gut sortierten Fachbuchhandel Verlag fr die Deutsche Wirtschaft AG, Theodor-Heuss-Str. 2-4, 53177 Bonn (Bad Godesberg), Grokundenpostleitzahl: 53095 Tel. (02 28) 9 55 01 90 Fax (02 28) 3 69 60 01

Die Beitrge in Mein Excel-Trainer wurden mit Sorgfalt recherchiert und berprft. Sie basieren jedoch auf der Richtigkeit uns erteilter Ausknfte und unterliegen Vernderungen. Daher ist eine Haftung auch fr telefonische Ausknfte ausgeschlossen. Vervielfltigungen jeder Art sind nur mit Genehmigung des Verlags gestattet.

Copyright 2011 by VNR Verlag fr die Deutsche Wirtschaft AG

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Doppelte Datenstze automatisch entfernen


Vor allem beim Zusammenfhren von Daten 15 Minuten ist die Gefahr gro, dass sich Dubletten in Ihren Datenbestand einschleichen. Mit Excel ab Version 2007 knnen Sie diese doppelten Datenstze in wenigen Arbeitsschritten aus Ihren Tabellen entfernen.
Lernzeit fr diese bung:

So subern Sie Ihre Listen von Dubletten


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Dubletten machen viel Mhe


Wenn Sie eine Liste vernnftig sortieren, knnen Sie doppelte Datenstze leicht erkennen, wie Sie in Abbildung 1 sehen knnen. 1 Die Zeilen 2/4, 3/5, 12/13 und 19/20 enthalten hier beispielsweise doppelte Datenstze. Sowohl der Eintrag fr Code als auch der Eintrag fr Abteilung sind identisch. Die Liste enthlt Hunderte weiterer Datenstze. Es ist mhsam und fehleranfllig, alle Dubletten manuell aus der Liste zu entfernen. Um alle doppelten Datenstze aus der gesamten Liste zu lschen, gehen Sie beim Einsatz von Excel ab Version 2007 folgendermaen vor: 1. Aktivieren Sie das Register Daten der Multifunktionsleiste. 2. Whlen Sie die Schaltflche Duplikate entfernen in der Gruppe Datentools. 3. Excel zeigt nun ein Dialogfenster an. 2
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kann. Das Ergebnis des Lschvorgangs in der Beispieltabelle zeigt Ihnen Abbildung 4 . Sie knnen erkennen, dass die zuvor beschriebenen Duplikate aus den Zeilen 4, 5, 13 und 20 nicht mehr in den Daten enthalten sind. Ihre Liste ist bereinigt.

3 zeigt, wie dieses Fenster aussehen

Was macht Mr. Excel hier?

Excel hat bereits erkannt, dass die Liste mit den Daten eine berschrift enthlt und das entsprechende Kontrollkstchen Daten haben berschriften aktiviert. In der Liste klicken Sie nun alle Kategoriennamen an, mit denen Sie die doppelten Datenstze identifizieren mchten. Schalten Sie immer alle Kontrollkstchen an, wenn nur Datenstze gelscht werden sollen, die komplett ber alle Spalten identisch sind. Klicken Sie anschlieend die Schaltflche OK an, um die Dubletten zu lschen. Excel durchsucht die Liste nach Duplikaten und entfernt sie. Anschlieend werden Sie ber ein Hinweisfenster darber informiert, mit welchen Ergebnissen der Lschvorgang ausgefhrt wurde. Abbildung

Vorschau In den nchsten Ausgaben erwarten Sie folgende Trainingseinheiten


1. Prozent-Diagramme fehlerfrei und sicher erzeugen Erfahren Sie, wie Sie prozentuale Auswertungen in Dia grammen optimal darstellen. 2. Texte nach Ihren Wnschen formatieren Lernen Sie, Ihre berschriften, Ihre Adresslisten oder andere Textinformationen optimal darzustellen. 3. Daten fehlerfrei ergnzen Erfahren Sie, wie Sie Ihre Tabellen so einrichten, dass neue Inhalte unten an Ihre Datenbestnde angehngt werden, ohne dass Sie die Zellen auswhlen mssen.

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