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Voluntarios: Manual de funciones FipLima 2013

Presentacin
Bienvenido (a) al evento ms grande de la poesa en el Per y a uno de los ms importantes de Latinoamrica. Tu trabajo como voluntario (a) es uno de los factores centrales de este evento, pues de tu apoyo decidido y, en general, de la responsabilidad con los compromisos que asumas, depende el xito del FipLima. En este sentido, ser voluntario (a) es una expresin de tu compromiso con la poesa y por ello creemos que compartes la visin transformadora que buscamos generar en la sociedad. Desde este momento eres parte de nuestro equipo; nuestro agradecimiento a ti por creer en el FIP Lima y en que todo lo imaginable es posible.

Javier Llaxacondor Gerente del FipLima Contactos: Javier Llaxacondor (Coordinacin general) Encargado de Logstica Email: edipo__javier@hotmail.com (Ojo, son dos guiones bajos seguidos) http://www.facebook.com/javier.llaxacondor Celular: +51- 991393441 RPM: #948464011 Nextel: (98) 137*8605 Telfono/fax: +51-1- 4608048

Gabriela Gallardo Encargada del rea de Prensa y comunicaciones Encargada del rea de Intervenciones Artsticas Email: gallardo.gabi@gmail.com Celular: 995165242

Perfil del ( de la) voluntario (a) del FipLima


No faltas a los compromisos que haces. Eres puntual y responsable. Siempre les encuentras una solucin a los problemas. Tienes energa y ganas de hacer bien las cosas. Sabes trabajar en equipo y bajo presin. Tu pasin es la poesa.

ndice
reas del voluntariado Resumen de reas . Desarrollo detallado de funciones . rea de logstica . 1. Recojo de los poetas extranjeros del aeropuerto 2. Traslado de los poetas extranjeros a las sedes . 3. Recojo de poetas peruanos que lo soliciten 4. Recepcin de los poetas en las sedes .. 5. Moderacin de las mesas de lectura. 6. Traslado de los poetas a las entrevistas. rea de prensa y comunicaciones . 1. Prensa 1.1 Registro fotogrfico .. 1.2 Registro de video . 1.3 Redaccin de noticias ... 2. Promocin ... rea de intervenciones artsticas .. 1. Cordeles de poesa ... 2.Ciclo paseo potico ... 5 6 7 7 7 8 9 9 10 11 13 13 13 13 13 14 15 15 15

reas de voluntariado

Logstica

Intervenciones artsticas

Prensa y
Comunicaciones

Resumen de reas rea de Logstica

1. 2. 3. 4. 5. 6.

Recojo de los poetas extranjeros del aeropuerto Traslado de los poetas extranjeros a las sedes Traslado de los poetas Recepcin de los poetas en las sedes Moderacin de las mesas de lecturas Traslado de los poetas a las entrevistas

rea de Prensa y Comunicaciones


1. Prensa 1.1 Registro fotogrfico 1.2 Registro de video 1.3 Redaccin de noticias 2. Promocin

rea de Intervenciones Artsticas

Intervenciones artsticas: 1. Produccin - Cordeles de poesa 2. Produccin - Ciclo paseo potico 3. Produccin - Intervencin de personajes

Desarrollo detallado de funciones rea de Logstica


1.

Recojo de los poetas extranjeros del aeropuerto


(30 voluntarios desde el da 1 de julio) Los voluntarios deben estar en el aeropuerto 30 minutos antes de la llegada del vuelo de los poetas (por si hubiera algn adelanto del vuelo). Previamente les entregaremos el nmero de vuelo, horarios, aerolneas y un cartel con el nombre del poeta y su pas de procedencia. El voluntario llevar puesto el polo del evento, una credencial con su nombre y un cartel con el nombre y el pas del poeta que llega. Es importante que los voluntarios se familiaricen con las fotografas del rostro de los poetas para que sea ms fcil su identificacin. Bienvenidos al Per, pas de poetas La primera impresin al recibir a los poetas es la ms importante. Por ello te pedimos que tu actitud sea afectuosa, clida y que est siempre sonriente y con una actitud positiva. Muchos poetas han volado ms de 12 horas para estar en el Festival, por ello hay que buscar su mxima comodidad. Despus del saludo de bienvenida, aydales a trasladar su equipaje, ofrceles una botella de agua (previamente el Festival te dar una botella que debes llevar contigo para ofrecrselas) y estar atento a cualquier necesidad que puedan tener. Coordina con la movilidad Los voluntarios deben coordinar con el chofer de la movilidad (contratada por el FipLima). La movilidad estar ubicada en el estacionamiento del aeropuerto y tu trabajo ser trasladar a los poetas desde la sala de llegada del aeropuerto (primer piso) hasta el estacionamiento. Los voluntarios deben tener identificado el nmero de telfono del chofer y saber previamente la ubicacin de la movilidad. Deben estar en comunicacin constante con los organizadores ante cualquier contratiempo. En el caso de poetas que lleguen en vuelos seguidos pero con algunos minutos de diferencia, se deja primero a un poeta en la movilidad y se regresa a esperar al siguiente. Si este fuera el caso, uno de los voluntarios se queda acompaando al poeta en la movilidad.

2.

Instalndolos en el Hotel Bolvar Cuando haya subido el ltimo poeta a la movilidad, los voluntarios acompaan a los poetas hasta el Hotel Bolvar donde un organizador los estar esperando. Los choferes conocen la ruta al Hotel Bolivar, pero debes preocuparte de que conduzcan a velocidad prudente y que no tengan la msica a todo volumen. En caso de que esto suceda, debes indicarle gentil pero firmemente que baje la velocidad o el volumen. Ante cualquier problema, reprtalo al coordinador general. En la recepcin de los poetas siempre debe haber por lo menos dos voluntarios.

Traslado de los poetas extranjeros a las sedes


(25 por cada da de Festival)

Todos los traslados parten del Hotel Bolivar (ubicado en la Plaza San Martn) a las 23 sedes del evento. Rene a los poetas en el hall del hotel La movilidad se estaciona frente a la puerta del Hotel Bolvar. La puntualidad debe ser absoluta. Para ello busca a los poetas 15 minutos antes de la hora de recojo programada. Muchos de ellos suelen estar en esos momentos en sus habitaciones, de modo que debes llamarlos desde la recepcin para que se presenten ah lo ms pronto posible. Puede que otros poetas estn en el restaurante o bares aledaos, de ah que haya que tomar las providencias del caso para que estn puntualmente en la recepcin. Toma lista Te daremos una lista con los nombres y la cantidad de personas que deben ser trasladas a cada sede. Debes tomar lista al subir a la movilidad y al momento del regreso para que no se te pierdan los poetas. Nuevamente controla que el chofer sea amable, conduzca con cuidado y no tenga alto el volumen de la radio. Durante el trayecto Conversa con los poetas, eso les encanta. Pregntales si est todo bien o si tienen alguna necesidad en particular. No esperes a que ellos te busquen, debes estar siempre pendiente. Al llegar

Cuando llegues a las sedes, tus compaeros estarn esperndote. Para una mejor coordinacin, preocpate de tener sus nmeros de celular (te pasaremos una base de datos de los voluntarios de tu rea que siempre debes llevar contigo). Ayuda a bajar a los poetas que as lo requieran (algunos son mayores de edad). Acompalos hasta las mesas de lectura y acomdalos segn te indique el moderador responsable. Los poetas que no lean en la primera mesa deben acomodarse en los asientos reservados previamente por tus compaeros de la recepcin. Durante las lecturas Antes de las lecturas el moderador indicar a los asistentes que apaguen sus celulares. Asegrate de que lo hagan. La palabra mgica es por favor. Lamentablemente, siempre hay alguien que no solo deja su celular prendido, sino que adems contesta. As mismo, asegrate de que no haya ruido en los exteriores de la sala de lectura. Si lo hubiera, sal y, siempre amablemente, pide silencio. Regreso Toma lista nuevamente al momento de subir a la movilidad. Asiste a los poetas mayores que as lo requirieran.

3. Recojo de poetas peruanos que lo soliciten


(10 voluntarios) Se transportar en taxi de ida y vuelta a algunos poetas peruanos, sobre todo a los mayores de edad. Previamente se te dar la direccin. El taxi lo pagamos nosotros.

4. Recepcin de los poetas en las sedes


(20 voluntarios por da) Hora de llegada Debes llegar 40 minutos antes a la sede del recital y contactarte con el moderador responsable. Ubicando los banners Si bien ya se habr instalado la instalacin de gigantografas en algunas sedes, los banners deben colocarse minutos antes de las lecturas. Encrgate de ubicar los banners a un costado de la mesa de lectura, de tal modo que sean visibles para el pblico asistente. Dependiendo de la sede, un segundo banner debe estar en la puerta de ingreso.

Prueba el sonido El sonido previamente coordinado con la sede por los organizadores debe ser probado para asegurar que se escuche bien y no haya fallas tcnicas. Reserva asientos a los poetas Debes llevar carteles de reservado (nosotros te los daremos) y colocarlos en los asientos separados para los poetas, que entrarn en el siguiente turno de lectura. Deben ser los asientos de primera fila. Asegrate que haya agua Es importante asegurarte que haya una botella de agua y un vaso para cada poeta invitado. En el caso de recitales sin mesa, ten botellas a un costado para ofrecrselas antes y despus de su lectura. Estas botellas de agua te las daremos los organizadores o en su defecto la sede que los recibe. Recibe a los poetas Es importante que sepas dnde estacionar la movilidad que llegue con los poetas. Idealmente, debe ser en un estacionamiento; en caso de que el lugar no tenga uno, debes ubicar el mejor lugar para no incomodar a nuestros invitados y puedan bajar tranquilos y sin prisa. Asegrate de tener el nmero de celular de tus compaeros de Traslados que estn yendo con los poetas en la movilidad. Uno de los dos voluntarios de Recepcin (habr dos como mnimo en cada recital) recibe a los poetas y el otro espera en la puerta de la sala.

4.

Moderacin de las mesas de lectura


(8 moderadores)

Los moderadores cumplen dos funciones principales. Por un lado, la de moderar las mesas de lectura y, por otro, ser responsables de la coordinacin local con los voluntarios de Recepcin y Traslados de cada sede, as como de la coordinacin con la persona responsable de la institucin que nos brinda su apoyo dndonos el espacio. Los moderadores son los responsables directos de cada recital.

Tener una base de datos de la sede de la que te encargas Debes organizar una pequea lista con los telfonos de los voluntarios de Traslados y Recepcin as como de las personas a cargo de las instituciones que nos brinda las sedes (nosotros te facilitaremos esos datos).

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Te presentaremos a travs de un correo con la persona a cargo de la sede a fin de que tengas todas las facilidades para instalar las mesas de lectura. Cosas que debes supervisar

Puntualidad en la hora de salida de la movilidad del Hotel Bolvar. Puntualidad en la hora de llegada de los voluntarios de Recepcin. Instalacin y prueba de sonido. Colocacin de los nombres de los poetas que leern en las mesas. Instalacin de banners de pie. Resea biogrfica de los poetas Debes llevar impresa la resea biogrfica de los poetas que leern. Familiarzate previamente con los rostros de los poetas para facilitar su reconocimiento. Presentacin y moderacin Debes presentar a los poetas en el marco del II Festival Internacional de Poesa de Lima. Mencionar que este Festival es organizado por la Asociacin Frnix-Poesa y la Municipalidad de Lima. Indicar que este Festival se hace posible gracias al patrocinio de las siguientes organizaciones: Marca Per Cooperacin Francesa para los Pases Andinos Embajada de Brasil Unesco Comunidad Andina

Adicionalmente, agradece a la Sede en la que te encuentres diciendo que es un Aliado del Festival. Como mximo, cada poeta tiene 10 minutos para su lectura. Al minuto 7 debes pasarle un papelito indicndole que tiene solo 3 minutos para concluir. Al minuto 9, en caso siga leyendo, psale otro aviso donde le digas que le queda un minuto para concluir. Lectura de las reseas biogrficas La lectura de las reseas de cada poeta debe hacerse de forma clara y pausada. Es importante que el pblico asistente se enteren de las cosas que los poetas invitados han hecho a lo largo de su vida. Debes preocuparte de tener todas las reseas biogrficas de los poetas que leen en tu sede. Nosotros te daremos una copia de las reseas de todos, pero t debes seleccionar las de los poetas de tu sede.

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Traduccin al espaol En el caso de poetas extranjeros, estos leen primero en su idioma nativo y luego t o alguien que el autor haya indicado se encargan de leer el poema en espaol. Previamente al recital debes preocuparte de tener los poemas que los poetas leern. Aqu busca la ayuda del coordinador general, pues muchos poetas deciden qu leer recin en el mismo da de su lectura. La lectura debe ser siempre pausada, clara y tratando de darle el sentido adecuado a cada verso. De tu lectura depender en un 50% que el poema le guste o no al pblico asistente. El otro 50% es la calidad misma del poema.

5.

Traslado de los poetas a las entrevistas

(10 voluntarios)

Los voluntarios escoltan a los poetas invitados a los diversos medios de prensa que as lo soliciten. Los horarios son diversos y se agendan en el momento. Por tal razn los voluntarios deben tener flexibilidad de horarios y estar disponibles para ello. Por lo general, en las entrevistas estar presente tambin un organizador. Pero en caso negativo, por favor entrega al periodista una hoja con los siguientes datos: El II Festival Internacional de Poesa de Lima es organizado por la Asociacin Frnix-Poesa y la Municipalidad de Lima. Se hace posible gracias al patrocinio de: Marca Per Cooperacin Francesa para los Pases Andinos Embajada de Brasil Unesco Comunidad Andina

Los traslados se hacen en taxis que puedes tomar junto con el poeta. Lostaxis son pagados por los organizadores.

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rea de Prensa y Comunicaciones


1.

Prensa
1.1. Registro fotogrfico
En el rea de prensa tu funcin es muy importante para el registro fotogrfico de todos los eventos. Si cuentas con una cmara profesional de fotos digital y te gusta la fotografa, te invitamos a que te integres a este equipo.

1.2 Registro de video


Igualmente requerimos de un equipo de voluntarios para el registro de video. La dinmica es como un noticiero: grabas los recitales, editas y subes el video a nuestro canal en Youtube. Para ello debers contar una cmara de cualquier marca que grabe en HDV, HD o Full HD.

1.3 Redactores de prensa


Tambin necesitamos un equipo de voluntarios amantes del periodismo que redacten notas del Festival para ser editadas y publicadas en la pgina web www.fiplima.com. Tambin es importante contar con una cmara fotogrfica, no necesariamente profesional. Perfil: Proactivos. Excelente ortografa y redaccin. Facilidad de palabra. Manejo de cmara de fotos, video y grabadora. Discreto y prudente. Cantidad de voluntarios: 8 voluntarios. Funciones: Registro fotogrfico y video en eventos especiales, ruedas de prensa, etc. Redactores para notas de prensa del Festival (poetas invitados, asistentes, etc.) Fechas en las que se requiere el apoyo: A partir del viernes 28 de junio hasta el fin del Festival. Disponibilidad de horario:

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Los horarios se ajustan de acuerdo a la programacin oficial del Festival. En general, los voluntarios de prensa deben estar 20 minutos antes del evento y tener disponibilidad los fines de semana.

2. Promocin
En esta rea podrs apoyarnos repartiendo volantes y programas del Festival. Esta rea es de suma importancia ya que si los programas no llegan al pblico, tal vez mucha gente no se entere y se pierda la oportunidad de asistir. Aqu tambin todos pueden participar! Cantidad de voluntarios: 20 voluntarios. Funciones: Entrega de afiches y volantes en las sedes, centros culturales, cafs, etc. Reparticin de programas de mano en instituciones y/o centros culturales. Fechas en las que se requiere el apoyo: A partir del 10 de junio.

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rea de Intervenciones Artsticas


Antes y durante el FIP Lima se llevarn a cabo intervenciones artsticas en distintos puntos de la ciudad y el trabajo de los voluntarios es colaborar con la produccin de las mismas.

1. Cordeles de poesa
Consiste en colocar cordeles para que el pblico asistente cuelgue sus poemas. Las hojas de papel son sujetadas con ganchos de ropa. Los cordeles de poesa, en tanto intervencin artstica, permanecen durante todo el tiempo que dura el recital. Lugares: 1. Parque Zonal Huiracocha, San Juan de Lurigancho. Viernes 5 de julio. 2. Universidad Mayor de San Marcos. Viernes 5 de julio. 3. Parque de la Exposicin (Inauguracin). Viernes 5 de julio. 4. Plaza de Armas de Barranco. Sbado 6 de julio. 5. Parque Kennedy de Miraflores. Domingo 30 de junio y sbado 6 de julio.

Cantidad de voluntarios: 10 voluntarios. Funciones: Instalacin de cordeles en espacios pblicos. Invitar a la gente a escribir y colgar su poema. Darles hojas y lapiceros a quienes quieran escribir sus poemas en ese momento. Llevar algunos poemas propios o de otras personas y colgarlos desde un inicio. Esto sirve como motivacin para que el pblico se anime a intervenir con sus textos.

Disponibilidad de horario: 3 horas por da, incluye instalacin.

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2. Ciclo paseo potico


Consiste en intervenir espacios con el concepto la poesa est en todas partes. Las intervenciones se realizan en cruces peatonales, impresiones en las cintas de peligro usadas en construccin. Lugar: Parque Kennedy Av. Arequipa Ciclopaseo. Cantidad de voluntarios: 40 voluntarios. Funciones: Participar en el ciclopaseo e invitar a por lo menos dos personas. Instalacin y desinstalacin de poemas en pasos peatonales. Instalacin y desinstalacin de cintas de peligro. Asistir al coordinador en la logstica para el lanzamiento de globos con el logo del Festival.

Fecha en la que se requiere apoyo: Domingo 30 de junio. 3. Intervencin de personajes Sern cuatro los actores que representarn poetas y personajes emblema de la poesa nacional. Cantidad de voluntarios: 6 voluntarios. Funciones: Instalacin de banners y accesorios como pedestales y sillas. Informar al pblico sobre el Festival, entrega de volantes. Coordinar la alimentacin de los actores. Coordinar con el chofer el recojo de los actores y la ruta.

Fecha en la que se requiere apoyo: Domingo 30 de junio 1. Glorieta de Barranco, Plaza de Barranco. 2. Parque Kennedy Av. Arequipa Ciclopaseo. Martes 2 de junio 1. Universidad Csar Vallejo. 2. Plaza Los Olivos. 3. Universidad Csar Vallejo San Juan de Lurigancho. Mircoles 3 de junio 1. Estacin Central Metropolitano (dos paraderos autorizados).

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