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DECORLINE HOME LTDA

TABLA DE CONTENIDO

1. GENERALIDADES 1.1 INTRODUCCION 1.2 PRESENTACION ORGANIZACIONAL 1.2.1 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL 1.3 OBJETIVO GENERAL 1.3.1 OBJETIVOS ESPECIFICOS

2. DESCRIPCION DE LOS CARGOS 2.1 FUNCIONES Y REQUISITOS DEL DIRECTOR EJECUTIVO 2.2 FUNCIONES Y REQUISITOS DEL DIRECTOR ADMINISTRATIVO 2.3 FUNCIONES Y REQUISITOS DEL JEFE DE JURIDICA 2.4 FUNCIONES Y REQUISITOS DEL JEFE DE CONTABILIDAD 2.5 FUNCIONES Y REQUISITOS DEL JEFE DE LOGISTICA. 2.6 FUNCIONES Y REQUISITOS DE LA SECRETARIA EJECUTIVA 2.7 FUNCIONES Y REQUISITOS DEL DIRECTOR OBRA 2.8 FUNCIONES Y REQUISITOS DEL RESIDENTE DE OBRA

1. GENERALIDADES

1.1.

INTRODUCCION

El Manual de Funciones, se define como el instrumento a travs del cual se determinan las funciones y requisitos de los empleados que conforman la planta de personal de DECORLINE HOME LTDA. Este Manual de Funciones y Requisitos, permite ligar la reglamentacin interna del trabajo, estatutos, memorandos internos y otros documentos con el quehacer del talento humano vinculado a cada uno de los empleos dentro de la organizacin DECORLINE HOME LTDA El manual es un documento que contiene, en forma ordenada y sistemtica, informacin y/o instrucciones sobre aspectos organizacionales necesarios para mejorar la ejecucin del trabajo. El control de la elaboracin, revisin, difusin y cambios del manual es responsabilidad de la Direccin Administrativa y su aprobacin es de la Junta de Socios.

PRESENTACION ORGANIZACIONAL DECORLINE HOME LTDA es una empresa comercializadora, distribuidora e importadora de pisos de madera laminada maciza, tapetes, alfombras, cortinas y acabados para la construccin. Contamos con una buena experiencia en el mercado y con la intencin de contribuir al desarrollo del pas y al logro de las metas fijadas en los planes de desarrollo de la Junta de Socios. DECORLINE HOME presenta y ofrece un exclusivo portafolio de productos y servicios brindando toda la asesora profesional en diseo, planificacin y dotacin para todo tipo de proyectos de construccin, remodelacin y acabados arquitectnicos a nivel residencial, institucional, corporativo y comercial. La experiencia y el respaldo que ofrecemos, demuestra que podemos anticiparnos a satisfacer cualquier necesidad en asesora, productos de ptima y excelente calidad, con bajos costos y garanta de todo nuestro portafolio.

NUESTRA MISION Somos una empresa con operaciones a nivel nacional e internacional, dedicada exclusivamente a ofrecer soluciones arquitectnicas proveyendo asesora, diseo, Interventora, suministro e instalacin, creando ambientes elegantes, confortables, prcticos, cmodos y modernos con productos que se adaptan idealmente a cada espacio.

NUESTRA VISION

A mediano plazo ser lderes en el mercado nacional e internacional mostrando exclusividad y lo mejor de nuestro equipo de trabajo direccionado al logro, satisfaccin, confianza y estabilidad para todos nuestros clientes internos y externos generando as alto grado de recordacin.

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

El buen funcionamiento de DECORLINE HOME, demanda el diseo e implementacin de una estructura orgnica compuesta por las rganos Directivos, la definicin y aprobacin del talento humano. JUNTA GENERAL DE SOCIOS La Junta General De Socios es la mxima autoridad de DECORLINE HOME y estar integrada por los socios activos, quienes tendrn derecho a voz y voto. Son competencia de la Asamblea General: 1. La Eleccin, nombramiento y la revocacin de los miembros de la Junta Directiva. 2. El anlisis y aprobacin, en su caso, del informe de actividades de la Junta Directiva. 3. Fijar la periodicidad y cuanta de las cuotas de los socios activos. 4. Las decisiones relativas al patrimonio de DECORLINE HOME que no sean competencia de otros rganos. 5. La modificacin de estos estatutos y reglamentos de DECORLINE HOME. 6. Lo referente a la disolucin de DECORLINE HOME 7. La eleccin del Contador General. 8. Los dems asuntos referentes a la buena marcha de DECORLINE HOME y que sean manifestados por la convocatoria.

OBJETIVO GENERAL Estandarizar y plasmar las funciones de los cargos de DECORLINE HOME LTDA de acuerdo a la legislacin vigente, de tal manera que se facilite el eficiente uso de los recursos humano, financiero, optimizando el desempeo de la labor para lograr una eficacia en los procesos que intervienen en el objeto de la empresa. OBJETIVO ESPECFICOS Satisfacer los requerimientos de DECORLINE HOME LTDA para vincular personal competente y especializado para lograr optimizar los recursos, as prestar un servicio eficaz y con la ms alta calidad. Establecer de manera clara y formal la razn de ser de cada cargo y determinar sus particulares funciones y responsabilidades. Especificar los requerimientos de los cargos en conocimientos, experiencia, habilidades y aptitudes. trminos de

Generar en los funcionarios de DECORLINE HOME LTDA el compromiso con el desempeo eficiente de los cargos, entregndoles la informacin bsica sobre los mismos. Instrumentar la marcha de otros procesos administrativos como la seleccin de personal. Induccin de nuevos funcionarios, entrenamiento en los puestos de trabajo, evaluacin del desempeo y estudio de cargas de trabajo y de asignaciones salariales. Precisar las funciones encomendadas a cada empleado para deslindar responsabilidades, evitar duplicidades y detectar omisiones. Proporcionar informacin de soporte para la implementacin de medidas de mejoramiento y administrativas. planeacin e modernizacin

Procurar que cada funcionario conozca las funciones asignadas y que, en consecuencia, responda por el cabal, eficiente y eficaz cumplimientos de las mismas. Notificar o comunicar las funciones de manera oportuna a cada uno de los funcionarios vinculados en debida forma con DECORLINE HOME LTDA, entregndole en lo posible copia de la parte pertinente. Los jefes inmediatos debe cumplir con orientar a sus colaboradores, dentro del marco sealado por las funciones. Participar efectivamente en el perfeccionamiento y mejoramiento de las descripciones, objeto que se logra con la participacin de los directivos, jefes y dems funcionarios.

MANUAL DE FUNCIONES

LA GERENCIA COMERCIAL Hoy en da est considerado uno de los principales departamentos de la empresa, ya que depende de su saber hacer para poder afrontar con xito los permanentes cambios del mercado, no olvidemos que la competitividad viene en gran medida marcada por la actividad que el equipo comercial desarrolle. Asimismo, estudia e implanta los medios necesarios para poder efectuar la venta de la forma ms rentable y beneficiosa para la empresa, teniendo en cuenta la necesidad de cubrir sus objetivos de facturacin. Su gestin debe alcanzar todo el proceso de la venta, de ah que sea imprescindible contar con una experiencia dilatada. Para ello organiza y coordina la actividad de la fuerza comercial con la de los servicios que intervienen antes y despus de la venta. Dentro del espritu del marketing, ajusta la oferta de la empresa a la demanda existente en el mercado. 4.1. Funciones bsicas del Gerente Comercial

Determinar el potencial de compra de las diferentes categoras de clientes. Elaborar las previsiones de departamento de marketing. venta de comn acuerdo con el

Planificar los objetivos y estrategias de su equipo. Desarrollar una estructura organizativa de venta capaz de alcanzar los objetivos. Reclutar y seleccionar al personal de ventas, o contribuir a ello. Formar a estos equipos comerciales con arreglo a los conocimientos y otras tcnicas necesarias para el desarrollo de sus funciones. Motivarlos y dinamizarlos para que desempeen su trabajo lo mejor posible. Valorar y controlar su labor para asegurarse de que alcancen los objetivos previstos.

GERENTE GENERAL Funciones y Autoridad El Gerente General acta como representante legal de la empresa, fija las polticas operativas, comerciales, administrativas y de calidad en base a los parmetros fijados por la Junta de socios. Es responsable ante los accionistas, por los resultados de las operaciones y el desempeo organizacional, dirige y controla las actividades de la empresa. Ejerce autoridad funcional sobre el resto de cargos ejecutivos, administrativos y operacionales de la organizacin. Acta como soporte de la organizacin a nivel general, es decir a nivel conceptual y de manejo de cada rea funcional, as como con conocimientos del rea comercial, administrativa, tcnica y de aplicacin de nuestros productos y servicios. Es la imagen de la empresa en el mbito externo e internacional, provee de contactos y relaciones empresariales a la organizacin con el objetivo de establecer negocios a largo plazo, tanto de forma local como a nivel internacional. Su objetivo principal es el de crear un valor agregado en base a los productos y servicios que ofrecemos, maximizando el valor de la empresa para los accionistas.

Sus principales funciones:

Liderar el proceso de planeacin estratgica de la organizacin, determinando los factores crticos de xito, estableciendo los objetivos y metas especficas de la empresa. Desarrollar estrategias generales para alcanzar los objetivos y metas propuestas. A travs de sus subordinados vuelve operativos a los objetivos, metas y estrategias desarrollando planes de accin a corto, mediano y largo plazo. Crear un ambiente en el que las personas puedan lograr las metas de grupo con la menor cantidad de tiempo, dinero, materiales, es decir optimizando los recursos disponibles. Implementar una estructura administrativa que contenga los elementos necesarios para el desarrollo de los planes de accin. Definir necesidades de personal consistentes con los objetivos y planes de la empresa. Otras actividades: Supervisa constantemente los principales indicadores de la actividad de la empresa con el fin de tomar decisiones adecuadas, encaminadas a lograr un mejor desempeo de la empresa.

Mantiene contacto continuo con proveedores, en busca de nuevas tecnologas o materias primas, insumos y productos ms adecuados.

Est autorizado a firmar los cheques de la compaa, sin lmite de monto. Cualquier transaccin financiera mayor como obtencin de prstamos, cartas de crdito, asignacin de crditos a clientes, etc. deben contar con su aprobacin. Jefe Inmediato: Reporta a la Junta de Socios Supervisa a: Gerente Administrativo. Delegaciones: En caso de vacaciones, enfermedad, viaje o cualquier tipo de ausencia temporal, ser reemplazado por las gerencias que el designe en reas especficas de accin. Delegaciones especficas se realizarn a travs de memorndum.

GERENCIA ADMINISTRATIVA FINANCIERA Y DE OPERACIONES Funciones y Autoridad

El gerente administrativo financiero y de Operaciones tiene varias reas de trabajo a su cargo, en primer lugar se ocupa de la optimizacin del proceso administrativo, el manejo de las bodegas y el inventario, y todo el proceso de administracin financiera de la organizacin. Sus responsabilidades son:

Anlisis de los aspectos financieros de todas las decisiones. Anlisis de la cantidad de inversin necesaria para alcanzar las ventas esperadas, decisiones que afectan al lado izquierdo del balance general (activos). Ayudar a elaborar las decisiones especficas que se deban tomar y a elegir las fuentes y formas alternativas de fondos para financiar dichas inversiones. Las variables de decisin incluyen fondos internos vs. Externos, fondos provenientes de deuda vs. Fondos aportados por los accionistas y financiamiento a largo plazo vs. Corto plazo. La forma de obtener los fondos y de proporcionar el financiamiento de los activos que requiere la empresa para elaborar los productos cuyas ventas generarn ingresos. Esta rea representa las decisiones de financiamiento o las decisiones de estructura del capital de la empresa. Anlisis de las cuentas especficas e individuales del balance general con el objeto de obtener informacin valiosa de la posicin financiera de la compaa. Anlisis de las cuentas individuales del estado de resultados: ingresos y costos. Control de costos con relacin al valor producido, principalmente con el objeto de que la empresa pueda asignar a sus productos un precio competitivo y rentable. Anlisis de los flujos de efectivo producidos en la operacin del negocio. Proyectar, obtener y utilizar fondos para financiar las operaciones de la organizacin y maximizar el valor de la misma. El gerente financiero interacta con la gerencia general para que la empresa opere de manera eficiente, todas las decisiones de negocios que tengan implicaciones financieras debern ser consideradas. Por ejemplo, las decisiones de negocios de la gerencia general afectan al crecimiento de ventas y, consecuentemente modifican los requerimientos de inversin, por lo tanto se deben considerar sus efectos sobre la disponibilidad de fondos, las polticas de inventarios, recursos, personal, etc.

El gerente financiero vincula a la empresa con los mercados de dinero y capitales, ya que en ellos es en donde se obtienen los fondos y en donde se negocian los valores de la empresa, siempre con autorizacin previa del Gerente General. Es el encargado de la elaboracin de presupuestos que muestren la situacin econmica y financiera de la empresa, as como los resultados y beneficios a alcanzarse en los perodos siguientes con un alto grado de probabilidad y certeza. Negociacin con proveedores, para trminos de compras, descuentos especiales, formas de pago y crditos. Encargado de los aspectos financieros de todas las compras que se realizan en la empresa. Negociacin con clientes, en temas relacionas con crdito y pago de proyectos. Manejo del inventario. Optimizar los niveles de inventario, tratando de mantener los das de inventario lo ms bajo posibles. Control completo de las bodegas, monitoreo y arqueos que aseguren que no existan faltantes. Monitoreo y autorizacin de las compras necesarias por bodegas. Manejo y supervisin de la contabilidad y responsabilidades tributarias con la DIAN. Asegura tambin la existencia de informacin financiera y contable razonable y oportuna para el uso de la gerencia general. Manejo de la relacin con el proveedor del servicio de tercerizacin contable y auditores. Encargado de todos los temas administrativos relacionados con recursos humanos, nmina, prstamos, descuentos, vacaciones, etc. Manejo del archivo administrativo y contable. Aprobacin de la facturacin que se realiza por ventas de bodega. Supervisin de la facturacin de proyectos hecha por bodega bajo lo establecido en los contratos firmados con el cliente. Tiene total autoridad en el manejo del personal a su cargo. Autorizado para la contratacin de personal temporal para proyectos, contratacin de personal definitivo junto con la gerencia general. Adicionalmente tiene autoridad total en el manejo de las ventas dentro de la razonabilidad del negocio. Tiene la libertada para negociar con los clientes y otorgar crdito tomando en cuenta ciertos criterios como: el financiamiento recibido por los proveedores, el tiempo del proyecto, el monto de la venta, la rentabilidad del proyecto y el efecto en la liquidez de la empresa.

Adems se encarga totalmente del manejo de la importacin y exportacin de materiales.

Otras actividades

Administrar y autorizar prstamos para empleados. Manejar la relacin directa con Bancos (obtencin y renovacin de prstamos, transacciones en dlares, etc.) Elaboracin de reportes financieros, de ventas y produccin para la Gerencia General. El Gerente Administrativo Financiero deber llevar a cabo cualquier otra actividad determinada por el Gerente General. Jefe Inmediato: Gerente General Supervisa a: Director Administrativo, Auxiliar administrativo, Mensajero y bodeguero, Instaladores y dems contratistas. Delegaciones: En caso de vacaciones, enfermedad, viaje o cualquier tipo de ausencia temporal, ser reemplazado por el Gerente General y las personas que se designen para tareas operativas especficas. Cualquier delegacin especfica se har a travs de un memorndum.

objetivo de detectar las necesidades del cliente.


proporcionados por el cliente para que los dibujantes puedan realizar el plano.

sistema para aquellos proyectos que lo requieran.


determinado proyecto as como tambin el presupuesto del mismo.


cotizacin, adems de encargarse de la negociacin con el cliente en cuento a precio y crdito.


Tcnico y tiempo de entrega de todos los proyectos de riego. toda la ejecucin. ctos se debe asignar el personal que va a llevar a cabo

del mismo al cliente.


cnico, asignndole un tcnico para resolver el problema del cliente, considerando que se debe atender al cliente el mismo da o mximo al da siguiente de ser posible. Importaciones y exportaciones eso que tiene que ver con la importacin de materiales considerando que para importar una suma mayor a 10.000 dlares se debe pedir aprobacin de la Gerencia General. cotizacin y realizar la negociacin. r

el packing list y la factura.

dera cuando llega a Bodega de riego.

Otras actividades

Gerencia General. Jefe Inmediato: Gerente General Supervisa a: Tcnico hidrulico, tcnico elctrico, tcnico de calefaccin, dibujantes y chofer. Delegaciones: En caso de vacaciones, enfermedad, viaje o cualquier tipo de ausencia temporal, ser reemplazado por la gerencia general y las personas que se designen para tareas operativas especficas. Cualquier delegacin especfica se har a travs de un memorndum.

CHOFER 1 Funciones: Entre sus responsabilidades se encuentran:

Actividades principales l.

Actividades secundarias la oficina.

Jefe Inmediato: Gerente General Supervisa a: No tiene personas a su cargo. Delegaciones: Podr tomar vacaciones o ausentarse de la empresa previa autorizacin del Gerente General cuando ste se encuentre de viaje.