INSTITUTO TECNOLOGICO DE CHINA CARRERA: ING. EN GESTIN EMPRESARIAL.

MATERIA: DISEO ORGANIZACIONAL PROFESOR: MARIA ESTHAR COHUO AVILA TRABAJO DE INVESTIGACION: DISTRIBUCIN DE ESPACIO DE TRABAJO ALUMNA: INSAUSTE OSORIO REYNA ANGELINA GRADO Y GRUPO: SEXTO SEMESTRE 06/06/2013

DISTRIBUCIN DE ESPACIOS DE TRABAJO 1. Concepto La expresin distribucin del espacio se refiera a la disposicin fsica de los puestos de trabajo, de sus componentes materiales ya la ubicacin de las instalaciones para la atencin y servicios al personal y clientes. 2. Objetivos

Contribuir al incremento de la eficiencia de las actividades que realizan las unidades que conforman una organizacin. Proporcionar a los directivos y empleados el espacio suficiente y adecuado para desarrollar ptimamente sus funciones y al mismo tiempo, permitir a los clientes de la organizacin obtener los servicios y/o productos que demandan en las mejores condiciones de trato, oportunidad y calidad.

Procurar el

arreglo del espacio deforma que facilite la circulacin de las

personas, la realizacin, supervisin y flujo racional del trabajo as como el uso de los elementos materiales del mismo, reduciendo el tiempo y costo necesarios para llevarlo a cabo. 3. Consideraciones generales para la realizacin de un estudio de distribucin del espacio

3.1 Factores que lo originan El estudio y la efectiva disposicin del espacio en las unidades de una organizacin se realizan cuando se presenta alguna o varias de las situaciones que a continuacin se mencionan: a) Establecimiento de nuevos objetivos y programas. b) Cambios en la estructura de la organizacin. c) Modificacin de los sistemas y procedimientos de trabajo. d) Como respuesta a las propuestas del personal. e) Incremento del volumen de trabajo. f) Aumento o disminucin de personal. g) Reubicacin o remodelacin de las instalaciones de trabajo.

h) Renovacin del mobiliario y equipo. i) Atendiendo a las necesidades de servicios al cliente. j) Para el aprovechamiento ptimo de recursos. k) Por reformas al marco legal ambiental. l) En cumplimiento a conventos y/o acuerdos de operacin. m) Por disposiciones oficiales en materia econmica.

3.2 Aspectos organizacionales

En funcin de la estructura de la organizacin, la distribucin del espacio debe tener en cuenta los siguientes factores: 1) Que refleje y facilite las relaciones de trabajo entre las unidades que la componen. 2) De acuerdo con los sistemas de informacin y procesos de comunicacin establecidos. 3) Naturaleza, volumen, frecuencia y modo de desarrollo de las funciones asignadas a cada unidad, procurando seguir una secuencia lgica en las operaciones. 4) Que permita una adecuada supervisin del trabajo y comodidad en su realizacin. 5) Considerando posibles cambios en la estructura orgnica o funcional, para distribuir el espacio de manera tal que permita introducir modificaciones fcilmente. 6) Ubicacin de las reas de atencin a clientes en los lugares ms accesibles.

Cuando el estudio sobre la distribucin del espacio se origina por cambio de domicilio, apertura de nuevas instalaciones o remodelacin de las actuales, es conveniente tener en cuenta los siguientes aspectos.

Los programas de asignacin de espacio debern estar relacionados con la planeacin urbana y ecolgica, as como con las actividades que se desarrollarn en el mbito donde se desea ubicar la oficina.

Prever zonas de estacionamiento para los vehculos del personal de la organizacin y de sus clientes. Respetando las disposiciones normativas que regulan su funcionamiento. Contemplando la posibilidad de crecimiento.

3.3 Responsabilidad de su ejecucin

La disposicin efectiva de las instalaciones y el aprovechamiento racional de los recursos de una organizacin puede implementarse a travs de:

a) Unidades de mejoramiento administrativo. b) reas d apoyo operativo responsables de la funcin de mantenimiento. c) Consultores extremos. d) Grupo de trabajo integrado con ese propsito.

4. Tcnicas auxiliares para el estudio de la distribucin del espacio

4.1 Principios

Para orientar las acciones en trminos de homogeneidad y congruencia, la disposicin del espacio requiere de criterios rectore tales como: Integracin total. Distribucin que integra y coordina personas, equipo, mquinas y materiales para que funcionen como una unidad. Mnima distancia recorrida. Distribucin que permita que los objetos, documentos, formas, materiales y piezas circulen lo menos posible, reduciendo la distancia que las personas tienen que transitar para realizar personas o para utilizar servicios o equipos. Circulacin. Distribucin de las reas y unidades en el mismo orden o secuencia que el proceso de trabajo. Flexibilidad. Distribucin que permite que los ajustes y readaptaciones se realicen con un costo y molestia mnimos. una actividad, contactar con otras

4.2 Guas fundamentales

La experiencia y el estudio en materia de distribucin por parte de especialistas y estudiosos del tema, han permitido el desarrollo de una serie de quas para obtener una distribucin eficaz y alcanzar los objetivos mencionados. Entre las ms sobresalientes tenemos:

1) Es recomendable concentrar al personal en amplios locales de trabajo con o sin divisiones interiores, con una buena iluminacin, ventilacin, y adaptabilidad al cambio. 2) Hay que evitar superficies en que trabaje un nmero excesivo de personas, pues ello se traduce con facilidad en fuente de desorden, rido y distraccin que atenta contra el bienestar y la eficiencia. 3) Cuando es necesario proporcionar cierto aislamiento a algunos puestos, sin renunciar por ello a las ventajas que derivan de un local comn, suelen utilizarse separaciones mviles e intercambiables, que ocupan una superficie mnima y permiten tratar fcilmente los problemas de asignacin de espacio. 4) El trabajo debe fluir siempre hacia delante formando, en lo posible, una lnea recta, por lo que se debe evitar las idas y vueltas, los cruces y el movimiento innecesario de papeles. Asimismo dar preferencia a los flujos dominantes de trabajo y a los

documentos clave o juego de documentos sobre los que giran las operaciones de un proceso. 5) Las unidades orgnicas que tengan funciones similares y relacionadas entre si, deben colocarse prximas o adyacentes. 6) Los escritorios deben ser de estilo uniforme y de dimensiones acordes con las necesidades propias del trabajo. Esto da flexibilidad a los cambios, mejora la apariencia y promueve un sentimiento de igualdad entre el personal. 7) La ubicacin de los escritorios debe permitir que la luz natural pase sobre el hombro izquierdo de cada persona, a fin de evitar que las fuentes de luz se tomen dainas al quedar enfrente. 8) Los archivemos y otros gabinetes que se encuentren dentro de una zona de trabajo deben conservar una altura uniforme para mejorar la apariencia general. 9) Las previsiones deben realizarse con respecto a las cargas mximas de trabajo para poder hacer frente al incremento del volumen de las operaciones, teniendo en cuenta el crecimiento promedio registrado. 10) Las unidades centrales de servicio auxiliar como archivo, taquigrafa tabulacin y duplicacin, entre otros, deben localizarse cerca de las unidades orgnicas que ms requieren sus servicios. 11) Ubicar las unidades que utilizan mquinas y equipo ruidoso, aisladas en una extensin a prueba de sonidos para que no molesten a otras unidades.

12) Las unidades que tienen mucho contacto con clientes, deben localizarse cerca de las entradas, ascensores y zonas de recepcin, para- que sean accesible y no distraigan a otras unidades. 13) Al personal cuyo trabajo requiere una mxima concentracin, se le debe situar dentro de divisiones parciales o completas. 14) Se deben usar preferentemente paneles o divisiones como paredes, por su facilidad de instalacin, movilidad y bajos costos para efectuar modificaciones. Las divisiones parciales con vidrio plano y opaco permiten buena luz y ventilacin. 15) Deben instalarse suficientes contactos elctricos de piso para equipo y mquinas de oficina, a fin de evitar cordones colgando del techo o insertos en las paredes. 16) Los archiveros y el equipo frecuentemente utilizado, deben ponerse cerca del personal que los usa. 17) Es necesario proporcionar al personal y visitantes servicios adecuados de a) sanitarios, b) espacios para los periodos de descanso o espera, donde se pueda hablar informalmente o tomar un refrigerio y e) suficientes tomas de agua. 18) Debe disponerse de un lugar destinado a bodega o almacn de utensilios para el aseo, papelera y suministros, o mobiliario y equipos. 19) Los pasillos deben ser lo suficientemente anchos a fin de permitir el libre trnsito y evitar molestias o interferencias en las labores. 20) La imagen de la organizacin debe de transmitir orden y confianza.

4.3 Especificaciones por tipo de rea

El despacho privado

Las oficinas deben de contar con algunos despachos aislados, por razones del nivel jerrquico, trabajo confidencial y/o necesidad de concentracin.

Al evaluar la necesidad de despachos privados para un individuo o grupo de empleados, hay que tener en cuenta que por su tipo de trabajo requieren: Estar protegidos de distracciones visuales, como lo es el trnsito normal de la oficina. Prevenir distracciones causadas por el sonido, como son las conversaciones de la oficina.

Tener privacidad para sostener conversaciones confidenciales por telfono o personales. Contar con una atmsfera tranquila, propicia para el estudio y la reflexin que demanda el desarrollo de ciertos trabajos.

Relacin de ubicacin entre despachos generales y privados.

El rea o superficie con que cuenta la organizacin tiene que ser analizada previamente a la accin de distribuir o redistribuir el espacio, debindose hacer adems algunas consideraciones acerca de los lugares que ocuparn los despachos generales y los privados, en estos casos es aconsejable: Proporcionar el mayor espacio abierto para despacho general usando, segn el caso, hileras de archiveros o paneles para dividir secciones de personal o unidades administrativas que desarrollen funciones comunes. Proporcionar por lo menos una extensin lateral con ventanas para cada oficina general y si es necesario, ubicar los despachos privados en la pared interior para dejar la posicin exterior al rea de la oficina general. Agrupar en lo posible a los despachos privados y darles a todos el mismo fondo para que estn alineados. Localizar el lugar de supervisin en donde el responsable pueda ver a su grupo, y la distancia entre ste y su oficina sea mnima. Cuando el supervisor tenga que atender visitas con frecuencia, su escritorio se pondr cerca de la entrada del rea a su cargo para que el acceso de visitantes se realice con el mnimo de distraccin.

Disposicin de mobiliario y equipo

Definida la distribucin del espacio se debe planear la disposicin del mobiliario y equipo tomando en cuenta que: Los escritorios se orienten, en la medida de lo posible, con el frente en la misma direccin y a menos que una actividad especfica lo requiera, tratar de que no estn uno frente a otro.

Es preferible emplear de uno a dos escritorios por hilera y evitar as disturbios y distracciones al personal. Si el espacio es insuficiente, colocar como mximo cuatro escritorios por hilera.

No ordenar los escritorios con el frente hacia las ventanas para evitar el resplandor de la luz exterior, ni tampoco frente a una pared slida o traslcida. Colocar en un lugar retirado de reas de trabajo de concentracin el mobiliario y equipo que es utilizado por varios individuos cuyas funciones hacen necesaria una fuerte interaccin o labor de equipo.

Disponer de depsitos de agua y percheros lejos de los lugares de trabajo para que el acceso a ellos no ofrezca distraccin.

Puertas Deber Procurarse que abran hacia adentro de las habitaciones y no hacia los lugares de paso, hacia el centro de locales y no hacia las paredes. Las puertas de comunicacin entre dos piezas estarn situadas, de preferencia, en la pared opuesta a las ventanas.

4.4 Modelos Se designan con este nombre las reproducciones o patrones hechos a escala de equipos, maquinaria o mobiliario. Se les conoce tambin como plantillas o moldes. El uso de modelos constituye el procedimiento ms sencillo para conocer la distribucin actual y desarrollar una nueva. En su preparacin deben de considerarse los siguientes componentes: Escala. Los modelos se reproducen a la misma escala del plano sobre el cual se colocarn (la escala 1:50 es decir, 2 cms=1 M. es la ms adecuada). Con respecto al tamao de los modelos de la organizacin intemacional del trabajo recomienda que; ...al hacer las plantillas y planos a escala es preciso comprobar que las dimensiones de todo el material sean exactas con arreglo a la escala empleada o, en todo caso, ligeramente superiores. Se pierde mucho esfuerzo si se cortan plantillas algo, escasas, pues con ello se crea una idea falsa de espacio disponible para salidas y pasadizos. Los modelos habrn detener las dimensiones de los muebles en su posicin de mximo volumen: cajones y puertas abiertos. Material. Los modelos pueden hacerse de cartn, papel, plstico o madera.

Colores. Pueden utilizarse materiales de diferentes colores para los diversos tipos de muebles, mquinas y equipos nuevos o viejos; tambin para distinguir las diferentes unidades administrativas. En un plano definitivo pueden utilizarse las llamadas pantallas" sobre los dibujos de los distintos elemento., materiales. Son muy tiles en especial para las reas de circulacin.

Nombres. Con fines de identificacin cada modelo debe rotularse para saber a qu unidad administrativa pertenece y en algunos casos para precisar qu es. Modelos magnticos. Tambin pueden emplearse modelos magnticos, que son usados sobre una pieza de triplay cubierta de acero, que sirve como base, Los modelos magnticos se afirman fuertemente a la base de acero-triplay. Sin embargo, pueden ser movidos para mostrar diferentes arreglos. La base puede ser adherida a una pared para brindar una imagen accesible a un grupo de personas.

4.5 Maquetas En lugar de modelos o plantillas pueden usarse maquetas tridimensionales del rea de trabajo, mobiliario, mquinas, equipo, etc. con el fin de examinar la distribucin existente y proponer otra mejor, Son dimensionalmente exactas y muestran de conjunto el arreglo de las unidades fsicas en su rea respectiva.

Las maquetas poseen ventajas sobre los modelos bidimensionales, como es la facilidad que ofrecen para comprender mejor la distribucin a travs de una presentacin tridimensional, adems de que en las maquetas se reflejan a escala: altura, longitud y aneto de las unidades fsicas.

Elementos para la construccin de maquetas:

Elaboracin. No es necesario que los modelos de una maqueta sean complicados y costosos, basta que estn hechos a escala con precisin. La misma advertencia que se hizo para las plantillas-sobre su exactitud-es vlida tratndose de madera a semejanza del equipo que representan, siempre y cuando las dimensiones generales sean correctas.

Colores. Es factible utilizar una clave de colores pintando de acuerdo con ella los modelos, para hacer ms fcil su identificacin.

Uso de imanes. Si se pega el plano a una lmina de metal, esto permite colocar imanes debajo de los modelos tridimensionales; de esta manera, se movern con toda facilidad, pero seguirn firmemente adheridos al plan, el cual tambin puede colocarse verticalmente contra la pared.

Hilos. Es posible usar hilos para indicar la trayectoria del recorrido de materiales y documentos.

4.6 Diseo asistido por computadora (CAD)

La utilizacin de equipos de cmputo simplifica y agiliza enormemente las labores de distribucin del espacio en las reas de trabajo, ya que permite el manejo del ambiente a travs de pantallas grfica, en las cuales el acceso a las instrucciones de dibujo, edicin o definicin de la base por los datos de una computadora, que se emplean comnmente en las interfaces para representar documentos, archivos, dispositivos, etc.).