Los 4 factores de xito en un proyecto de TI (Parte 1 de 3)

Eliezer Cavazos Publicado en Tech & Biz Etiquetas : Metodologas

Enero 30, 2008

En el mundo de TI (Tecnologas de la Informacin) el tema que a todos nos interesa es Como tener un proyecto de xito?, para lo que primero debemos aclarar que entendemos por xito en un proyecto de TI. El xito de un proyecto de TI consiste en tener un proyecto a tiempo, en costo y expectativas de ambas partes, con el cliente satisfecho por el alcance, funcionalidad, servicio y el proveedor obtenga la remuneracin econmica esperada, adems de recomendaciones, ms oportunidades de proyectos, prestigio, aprendizaje, etc. Habiendo definido previamente lo que nos gustara tener en un proyecto exitoso, lo que sigue es definir qu es lo que requerimos para asegurar o al menos tener un grado importante de certidumbre que sobreviviremos a todas los retos que implica un proyecto de TI. Para muchas empresas tanto clientes como consultoras definen el xito de un proyecto en una buena administracin del mismo, lo que es decir, que un Project Manager (certificado de preferencia) te puede ayudar a que tu proyecto tenga el fin esperado pero oh ! SORPRESA tu proyecto sigue retrasndose (eso s, todo bien controlado y notificado), tus costos se incrementan, la relacin cliente-proveedor empieza a friccionarse y salvo que alguno ceda, terminar el proyecto con un final inesperado, con usuarios finales molestos, insatisfechos y/o pagando un presupuesto que no tenan contemplado para cubrir a medias sus necesidades, si te suena familiar el caso, entonces debemos considerar los siguientes 4 factores que desde antes de iniciar un proyecto de TI que te darn un nivel de certeza de que tu proyecto ser todo un xito. Los 4 factores tienen una secuencia, donde se van sentando los cimientos del camino al xito de nuestro proyecto, en la medida que avancemos mostraremos la dependencia de las acciones y decisiones de cada nivel con su respectivo nivel previo. Si alguno de los factores no cubre las bases esperadas, los factores siguientes(de abajo hacia arriba) tendrn que superar las expectativas que compensen las deficiencias de los anteriores de lo contrario nuestro proyecto puede estar condenado al fracaso inclusive desde antes de iniciar el mismo.

Para esto definimos los 4 factores implicados en un proyecto de TI, que son la negociacin, la tecnologa, la metodologa y los recursos. 1. Negociacin La etapa de negociacin es la parte medular de un proyecto, desde aqu podrs identificar rpidamente si tu proyecto tiene los argumentos para ser exitoso, o est en riesgo el alcance y las expectativas de ambas partes. Esta etapa la partimos en 2 importantes rubros, la negociacin interna del cliente(usuario final) y la negociacin con el proveedor de servicios o el departamento de TI. a) Negociacin Interna Esta negociacin suele ser la que define las directrices de todo lo involucrado en el proyecto, donde se determina los 2 puntos claves de todo el proyecto, la duracin pretendida y el presupuesto asignado al proyecto. Regularmente esta negociacin se da por un intermediario interno de TI con el usuario final que regularmente no conoce de TI Para la duracin, es posible que este abierta a negociacin o que el usuario final espere un plan de trabajo del proveedor, pero el primer punto en contra del xito de tu proyecto es el caso ms comn, el proyecto debe estar tal fecha, no importa cuando empieces, ni si estn los requerimientos mnimos para empezar a la brevedad dicho proyecto.

Para el presupuesto, este puede ser aprobado de la manera tradicional, consigue al menos 3 propuestas econmicas y la que nos convenza en costo beneficio esa ser la indicada, lamentablemente el caso ms comn es seleccionar la propuesta ms econmica (no necesariamente la mejor propuesta en alcance o beneficios) y tomarla de base para negociar con los otros proveedores que pudieran tener una mejor propuesta integral, esto puede terminar en 2 escenarios, una guerra de precios entre los proveedores si el proyecto vale la pena, o que seleccionen la propuesta ms econmica, con las implicaciones que veremos en los otros factores de xito. b) Negociacin Externa (para departamento de TI o proveedor externo) Esta negociacin se da entre el intermediario con el usuario final y el departamento de TI de la empresa o el proveedor de servicios de TI. Esta etapa es donde el proveedor analiza los requerimientos del proyecto y hace una estimacin de costo y tiempo, por diferentes factores es posible que los mismos requerimientos difieran en precio y costo entre varios proveedores del servicio, es aqu donde las limitantes si es que hay de tiempo y presupuesto para el proyecto toman la mayor importancia. En un escenario sano, el decidir por la mejor propuesta en costo-beneficio-tiempo suele ser la ms acertada, lamentablemente el caso ms comn, es que tomen la propuesta del proveedor que dijo 4 semanas cuando todos los dems al menos dijeron 8 y el costo sea en esa proporcin o peor an, con tarifas mucho ms bajas. Al finalizar esta etapa, ya puede influir de manera positiva o negativa en los otros factores. Recomendacin

Se debe analizar detalladamente el costo-beneficio del proyecto, ponderarlo en valor de negocio y tomar la decisin en base a ello, si el proyecto est limitado por el tiempo desde antes de empezar, est en riesgo el xito del proyecto, as como un presupuesto limitado y no en valor del negocio ser otro riesgo adicional a tu proyecto. Si el proyecto no aporta un valor tangible y medible es necesario reconsiderar si debera de desarrollarse. 2. Tecnologa Este factor es el siguiente en la secuencia del camino al xito de tu proyecto de TI, Qu tecnologa hay que usar?. En primera instancia la seleccin de la tecnologa puede ser por los siguientes factores a) Costo (definido en la negociacin interna) El costo cuando es una limitante, puede hacer que la tecnologa seleccionada dependa de ello, por lo cual puede ser una tecnologa Open Source o una tecnologa de renombre( donde las 2 son consideradas excelentes opciones, solo que hay que considerar el impacto en los otros factores). b) Infraestructura o polticas de la empresa La infraestructura o polticas de la empresa definen que tecnologas deberan usarse, muchas veces independientemente del tipo de proyecto c) Propuesta del proveedor seleccionado El proveedor seleccionado puede hacer una recomendacin de tecnologa que va en funcin a su propuesta econmica, esto en determinados momentos podr marcar una pauta importante en si no es una tecnologa estndar podr generar dependencia por mucho tiempo con dicho proveedor. Recomendacin La seleccin de la tecnologa es el siguiente factor en importancia, ya que todo el esfuerzo de desarrollo se har sobre cierta plataforma tecnolgica, para lo cual se debe considerar lo siguiente: si no es altamente justificable no selecciones una tecnologa de cierto nicho de mercado, es decir, existen infinidad de tecnologas, pero segn tu ubicacin geogrfica o cultura tecnolgica de tu pas es posible que sea difcil encontrar recursos de ciertos tipos de tecnologa, para lo cual podrs generar una dependencia total con tu proveedor, adems que si llegaras a encontrar apoyo en ese mismo nicho ser mucho ms caro que una tecnologa estndar. Aunque no es una regla escrita, si es claro que en las localidades y a nivel pas, se adoptan afinidades con ciertas tecnologas para lo cual es fcil conseguir apoyo para algunas, y para

otras es necesario traer consultores de otras localidades o pases con los costos que eso requiere. Por decir un ejemplo, en Mexico, encontrar apoyo para aplicaciones .Net de Microsoft es mucho ms fcil y econmico que encontrar el mismo apoyo para tecnologas como JAVA, lo cual resulta que un consultor con conocimiento en JAVA sea ms difcil de conseguir y obviamente ms caro, esto no indica que una tecnologa sea mejor que otra, recomendamos el siguiente artculo de Salarios y Factores. En la Parte 1 comentamos los factores de negociacin y tecnologa que forman los cimientos de nuestro proyecto de TI, ahora comentaremos el tercero de los cuatro factores que se ven afectados por las decisiones en los factores anteriores y nos indicaran un grado importante de certidumbre acerca de que si nuestro proyecto podr tener el xito que estamos buscando. 3. Metodologa

Ya que decidimos las variables de presupuesto, tiempo y tecnologa, tendremos que decidir que metodologa de trabajo tendremos que usar, esto debido a que segn las caractersticas de nuestro proyecto podremos implementar de una u otra forma de trabajo adecuada a cumplir las expectativas funcionales y de negocio esperadas. Definimos brevemente metodologa, entendemos que son las reglas, polticas, tcnicas y procedimientos para el seguimiento del desarrollo de un proyecto, para esto existen muchas metodologas documentadas y en diferentes clasificaciones (tradicionales, giles, etc.) y otras son adaptadas a cada empresa (propietarias, pueden contener mezclas de metodologas). Habiendo definido la metodologa nos enfrentamos a la dependencia de los primeros 2 factores de la siguiente manera. La negociacin de tiempo y presupuesto nos puede indicar el camino a seguir en la seleccin de la metodologa, primero para adoptar una metodologa tradicional (RUP por ejemplo) es necesario tener el tiempo y presupuesto adecuado, es decir, estas implican un costo mayor en horas hombre en documentar, analizar y definir todos los pasos de dicha metodologa, pero son recomendables en proyectos donde los equipos de trabajo son grandes y los consultores cuentan con diversos perfiles y niveles de conocimiento. En proyectos donde el presupuesto y tiempo son pequeos (o muy castigados en la negociacin) en relacin al alcance funcional del proyecto, se recomienda el uso de metodologas giles y/o propietarias, las ltimas siempre y cuando estn orientadas al resultado y no al plan.

Aunque la metodologa no tiene una dependencia con la tecnologa seleccionada, es necesario aclarar que ciertas tecnologas se adaptan mejor a ciertas metodologas de desarrollo, por decir los lenguaje orientados a objetos son ms fcilmente modularizables y reciclables que la programacin estructurada. Un punto importante por definir en este factor de xito, es si la metodologa es orientada al resultado o al plan. Se dice que las metodologas giles son orientadas al resultado, es decir, a software funcional, y no a actividades o tareas en cierto tiempo, para esto se necesita una administracin de proyecto flexible, para lo cual entendemos que nuestro plan de trabajo original puede sufrir cambios positivos o negativos buscando siempre el resultado funcional. En el caso de metodologas orientadas al plan, son conocidas las metodologas tradicionales como RUP, donde existen tareas por desarrollar durante todas las etapas del proyecto, pero muchas de ellas no entregan funcionalidad del software, solo los requerimientos de control y documentacin definidos por la metodologa, estas regularmente no son tan flexibles por estructura, para lo cual se tienen que hacer renegociaciones intermedias si se detecta o requiere funcionalidad nueva no solicitada en fases anteriores. Recomendacin La seleccin de la metodologa de trabajo es un factor importante en la bsqueda de un proyecto de xito, para lo cual la seleccin de la metodologa debera ser de la siguiente manera. Debido a que tenemos dependencia directa o indirecta de los 2 factores inciales que son la negociacin y la tecnologa, lo recomendable es seleccionar nuestra metodologa de trabajo en base a lo siguiente: si el proyecto requiere un equipo de trabajo grande debido a las etapas y dimensiones del proyecto, el uso de una metodologa tradicional es lo ms recomendable, eso s, el costo y tiempo deben ser proporcionales, en otro caso, nuestro proyecto antes de empezar ser un proyecto con pocas probabilidades de xito. Si nuestro proyecto puede ser desarrollado con equipos pequeos de trabajo, lo recomendable es el uso de metodologas giles, ya que dichas metodologas estn orientadas al resultado y no a las actividades, pero para que nuestro proyecto tenga certidumbre de xito requiere que adems tenga una administracin flexible, es decir el costo es menor a una metodologa tradicional, pero el tiempo puede ser variable debido a la bsqueda del resultado final y no en base a una fecha de terminacin donde no se consideren los imponderables. En las primeras partes del tema, comentamos acerca de los primeros factores que nos pueden dar un grado de certidumbre que nuestro proyecto va rumbo al xito, los mencionamos en el orden en que aplican. 1. Negociacin En este factor se determina las 2 variables principales de nuestro proyecto, el tiempo y el costo. Leer en Parte 1.

2. Tecnologa En este factor se determina sobre que plataforma tecnolgica se desarrollar nuestro proyecto. Leer en Parte 1. 3. Metodologa La seleccin de la metodologa de desarrollo adecuada depende del tiempo, costo y tecnologa seleccionada. Leer en Parte 2. 4. Recursos El ltimo factor del cual depende el xito de nuestro proyecto son los recursos que estarn involucrados, es decir, las personas y sus respectivos perfiles de conocimientos y experiencia en el tipo de proyecto, metodologa de trabajo y tecnologa. La asignacin de recursos a nuestro proyecto se puede dar de diferentes maneras, iniciamos por la dependencia con cada factor previamente visto. En la negociacin se define las 2 variables principales de nuestro proyecto, que son el tiempo y el costo, esto determinara la cantidad de recursos que podremos disponer para nuestro proyecto, y ms importante an ser el perfil y experiencia que se pueda costear con el presupuesto asignado. En estos casos la formula es sencilla, salvo que sea una estrategia comercial del proveedor (por ejemplo: ganar un cliente, abrir mercado, etc.) : el nivel y la cantidad de recursos asignados a nuestro proyecto ser directamente proporcional al presupuesto de nuestro proyecto, independientemente del tiempo que tengamos para dicho proyecto. Como vimos en los artculos previos, la seleccin de la tecnologa + el presupuesto del proyecto, influirn positiva o negativamente en el perfil y experiencia de los recursos asignados, es decir, hay ciertas tecnologas donde la oferta y la demanda de dicho perfil tcnico determinaran los costos de los recursos, recomendamos el siguiente artculo de Salarios y Factores. Si la tecnologa es de cierto nicho o muy especializada, esto generar una dependencia durante mucho tiempo de nuestro proveedor seleccionado, que posteriormente si acaso la tarifa inicial fue econmica, ya existiendo la dependencia el proveedor podr renegociar tarifas nuevas en etapas posteriores del proyecto. En la metodologa seleccionada y su relacin con los recursos es como sigue, para ciertas metodologas se requiere cierta cantidad y perfiles especiales de los recursos involucrados, es decir se determinan responsabilidades y roles especiales tanto como para administrar, controlar y desarrollar, para lo cual en muchos casos es difcil que un recurso pueda cubrir varias funciones, por lo tanto ciertas metodologas requieren diferentes perfiles de recursos durante las diferentes etapas del proyecto, por decir un ejemplo, Project Manager, Software Architect, Data Architect, DBA, Developer Senior, Developer Junior, Project Leader, Tester entre otros.

Recomendacin La seleccin de los recursos deber ser en funcin a los factores de negociacin, tecnologa y metodologas, es decir, los perfiles y experiencia de los recursos, debern ser los adecuados a nuestras variables del proyecto, si por alguna razn los recursos no dominan la tecnologa, no tenemos los recursos suficientes para cubrir el plan de trabajo en tiempo, asignamos juniors o practicantes (de manera arbitraria) para reducir costos, nuestro proyecto estar muy limitado en sus posibilidades de xito. Un caso comn es que algunas empresas prefieren tener una mayor cantidad de recursos juniors practicantes que reduzcan costos y por cantidad de recursos puedan tener el proyecto a tiempo, lamentablemente estos casos son difcilmente ejemplos de xito, es posible que el proyecto se termine, pero la calidad dejar mucho que desear y en muchos casos el re-trabajo costar ms que hacerlo bien a la primera, donde aplica el conocido refrn lo barato, sale caro.