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Software Asset Management: Fehler vermeiden, Prozesse gestalten und die Weichen für eine zukunftsfähige IT stellen
Software Asset Management: Fehler vermeiden, Prozesse gestalten und die Weichen für eine zukunftsfähige IT stellen

Software Asset Management: Fehler vermeiden, Prozesse gestalten und die Weichen für eine zukunftsfähige IT stellen

In diesem Informationsdienst werden uns noch intensiv mit dem Themen Software Asset Management und Lizenzmanagement beschäftigen. Insbesondere die sich wandelnden Anforderungen werden wir näher vorstellen. Um in das Thema leicht einzusteigen, fassen wir in diesem Beitrag einige zentrale Aspekte des Themenkreises auf.

Lizenzmanagement: Eine Herausforderung für IT-Verantwortliche

Das Bereitstellen von IT-Kapazitäten hierzu zählt auch die Software gehört mit zu den erfolgskritischen Faktoren eines Unternehmens. Auftretende Störungen bei IT-Systemen wirken sich nicht nur auf das eigene Unternehmen negativ aus, sondern beeinträchtigen in hohem Maße auch die Beziehungen zu Kunden und Geschäftspartnern. Fällt die IT einmal aus, kommt es nicht selten zu rechtlichen und wirtschaftlichen Konsequenzen. Kurz gesagt: Ohne Software funktioniert im Unternehmen und im gesamten Wirtschaftssystem nichts mehr. Weil Software eine erhebliche betriebliche Ressource darstellt, wird deshalb ein enormer Aufwand in den Bereichen Stabilität und Funktionalität gelegt. Hierbei wird versucht, das wirtschaftliche Maximum mit einem Höchstmaß an Verfügbarkeit und Laufsicherheit zu erzielen.

Ganz anders sieht es jedoch im Bereich des Managements und in der Verwaltung der einzelnen Software-Produkte bzw. der damit verbunden Lizenzen aus. In diesem erfolgskritischen Feld ist häufig Misswirtschaft anzutreffen. Die Organisation, das Management und die Weiterentwicklung der Software-Struktur und der Lizenzbestände stehen bedauerlicherweise für die meisten Unternehmen nicht im Mittelpunkt ihrer IT-Strategie, bzw. im strategischen Fokus. Ein schwerwiegender Fehler, denn die Fehleinschätzung der Lizenzthematik kann hohe finanzielle Einbußen zur Folge haben. Ein Grund für die nachrangige Behandlung des Themas liegt beispielsweise darin, dass die Frage nach den „tatsächlichen“ momentanen und zukünftigen Lizenzbedarfen für viele Unternehmensverantwortliche nur bedingt zu beantworten ist. Andere verzichten auf ein aktives Lizenzmanagement, da sie insgeheim von einer Unterlizenzierung ausgehen. Doch das Gegenteil ist häufig der Fall: So liegt in 25 bis 35 % der Unternehmen eine nicht bedarfsgerechte Lizenzierung bzw. eine Überlizenzierung vor. Diese fehlerhafte Allokation vermeidet man durch ein strategisches Lizenzmanagement, welches alle Aktivitäten umfasst die dazu dienen, den Softwarebestand eines Unternehmens über seinen gesamten Lebenszyklus hinweg zu verwalten, zu kontrollieren und zu schützen.

Strategische Herangehensweise unabdingbar

Häufig sind weder die Vorteile von Lizenzmanagement-Lösungen und -Konzepten, noch die unterschiedlichen Bedarfe innerhalb des Life-Cycle einer Software-Lösung im Unternehmen bekannt. Dabei liegt gerade in der strategischen Herangehensweise an das Thema Lizenzmanagement ein enormes Reservoir zur Optimierung der Kostenstrukturen. Erreicht wird dies in der Regel mit einem Stufenmodell. Neben dem Erfassen von installierter Software und vorhandenen Lizenzen bildet insbesondere die Compliance-Prüfung ein wichtiges Element in diesem Modell. Hier kann überprüft werden, ob der technische Bestand mit dem kaufmännischen Bestand identisch ist. Ergänzt werden diese skizzierten Stufen unter anderem durch Bedarfsplanung und Beschaffungskonzepte. Ein Vertragsmanagement, in welchem die Besitzverhältnisse und/oder vertragsrechtliche Determinanten erfasst werden, vervollständigt das Organisationsinstrument. Doch bevor verborgene Reserven freigesetzt werden können, ist ein Softwarelizenzierungskonzept mit festen Prozessen erforderlich. Bei der Konzeptentwicklung arbeiten die Verantwortungsträger aus der IT- bzw. den technischen Bereichen mit den kaufmännischen Verantwortlichen sowie der Geschäftsleitung (bzw. in größeren Unternehmen der Bereich „Business Development“) zusammen. Nur durch eine unternehmensweite Kooperation können die tatsächlichen Bedarfe erkannt werden. Bei diesen sogenannten integrativen Prozessen werden die Anwenderunternehmen von zahlreichen Dienstleistern unterstützt, was bei der Vielzahl der Software- und Lizenzvarianten auch nötig ist. Auch die Anbieter der Software bieten entsprechende Lösungen und Angebote, um die Anwender unbürokratisch zu unterstützen.

König Kunde oder Lizenzdschungel: Unüberschaubares Angebot an Software und Lizenzmodellen mindern die Effektivität

Dass der Kunde König ist, scheint bei den Softwareherstellern keine hohle Phrase zu sein. Mittlerweile gibt es für jedes nur denkbare Bedürfnis entsprechende Lizenzmodelle zur Auswahl. Eine kostenoptimale beziehungsweise bedarfsgerechte Nutzung von Software soll dadurch ermöglicht werden. So gibt es exemplarisch neben Systembuilder-Lizenzen (SB-Lizenzen) durch Hardwarehersteller vorinstallierte OEM-Lizenzen, Lizenzen zum Mieten, zum Kaufen oder auf Raten. Diese Modelle können zudem noch auf das entsprechende Lizenzvolumen der Anwenderunternehmen angepasst werden seien es Großunternehmen, mittelständische Unternehmen oder Unternehmen mit nur fünf oder zehn PC-Arbeitsplätzen. Server werden pro Kern oder pro Prozessor lizenziert; Zugriffsrechte pro Gerät oder je Anwender. So oder so: Die Vielfalt der einzelnen Modelle erschweren aber für den Anwender eine effiziente Planung bzw. optimale Beschaffung von Lizenzen. Außerdem werden zusätzlich zu den Lizenzen häufig noch Verträge für Wartung oder Services abgeschlossen. Diese zusätzlichen Verträge verkomplizieren die Verwaltung sowie effiziente Abläufe. Auch binden solche Verträge mehr Ressourcen. Zum Beispiel müssen die unterschiedlichen Vereinbarungen der diversen Lieferanten (Software-Hersteller) gesammelt, organisiert und verwaltet werden. Laufzeiten und Kündigungsfristen sind hierbei genauso zu berücksichtigen wie Serviceinhalte und Service Level Agreements (SLAs).

Durch die vielfältigen Ausprägungen der Modalitäten verdichtet sich der Lizenzdschungel immer weiter. Denn Anwenderunternehmen müssen nicht nur die vielfältigen Lizenz- und Wartungsmodelle

berücksichtigen. Sie müssen vielmehr auch die zahlreichen Versionen einzelner Softwareprodukte vergleichen. Hinzu kommt die zunehmende Bedeutung von Cloud-Lösungen und Services, die zusätzlich abgebildet werden müssen.

Richtige Auswahl der Beschaffungsmodelle führt zu optimierter Allokation und eröffnet neue Chancen

Der Investitionsgüterbereich zeichnet sich in der Regel durch eine sehr hohe Produktkomplexität aus, die für den Einsatz des Investitionsguts ´Software´ und den damit verbundenen Lizenzbestimmungen typisch ist. Anwenderunternehmen setzen eine Vielzahl von Softwareprodukten unterschiedlicher Hersteller ein und im gehobenen Mittelstand kommt es leicht zu einer dreistelligen Zahl an unterschiedlichen Programmen. Hierdurch wächst der Grad an Komplexität und möglichen Fehlerquellen, wie zum Beispiel ungenügende Versorgung mit rechtlich einwandfreien Lizenzen. Die häufigste Fehlerquelle lässt sich auf fehlendes Lizenzwissen zurückführen, welches direkt zu einer falschen Allokation führt. Großunternehmen oder mittelständische Unternehmen können hingegen durch ein optimiertes Lizenzmanagement die Kosten reduzieren. Die Art der Software-Beschaffung, d.h. die nutzungsrechtlichen Grundlagen, sind daher von entscheidender Bedeutung für alle Unternehmen und eröffnen ein großes Sparpotenzial.

Lizenzmanagement gewinnt an Bedeutung

Unternehmensverantwortliche müssen sich der bereits bestehenden und wachsenden Bedeutung von Software-Lizenzmanagement im eigenen Unternehmen bewusst werden. Und dies auch besonders vor dem Hintergrund neuer Beschaffungsmodelle. Hier sind - natürlich Cloud-Lösungen zu nennen. Aber auch „neue“ Monetarisierungsmodelle der Anbieter sind zu berücksichtigen. Viele Entscheider unterschätzen den Trend und die zunehmende Bedeutung von Freemium-Modellen. Hier gilt es frühzeitig mögliche Auswirkungen zu bewerten.

Warum Software Asset Management (SAM) für Unternehmen unabdingbar ist

In Anlehnung an die Definition der IT Information Library (ITIL) kann SAM als ein Bündel von Geschäftsprozessen bezeichnet werden, die im Lebenszyklus einer Software im Unternehmen (Beschaffung, Bereitstellung, Verwaltung, Ausmusterung) nötig sind, um den Softwarebestand eines Unternehmens zu verwalten, zu kontrollieren und zu schützen.

Software Asset Management ist für Anwenderunternehmen Voraussetzung für agile IT, eine moderne Infrastruktur und Zukunftsfähigkeit. Ferner kann regelmäßig nur durch entsprechende Prozesse und Vorgehensweisen eine konforme Lizenzierung erreicht werden. An dieser Stelle wollen wir nicht auf die finanziellen und rechtlichen Auswirkungen eingehen. Vielmehr gilt es die moralische und ethische Kultur zu reflektieren, um die Bedeutung von SAM zu erkennen.

Es ist jedoch keine Seltenheit, dass viele Unternehmen auf Softwareinventare, Bedarfsanalysen oder ein ganzheitliches Software Asset Management (SAM) verzichten. Unsere Untersuchungen zeigen, dass sich Entscheider zwar im Rahmen des Auswahlprozesses intensiv mit den Kosten und Nutzen

einer Software auseinandersetzen, ein aktives Management der im Unternehmen vorhandenen Lizenzen jedoch oftmals nicht forcieren.