MANEJO DE TABLAS DINMICAS CON EXCEL

CONTENIDO DETALLADO
Clase 01 Tablas dinmicas Campos de fila y columna Campo de datos Campo de pagina Tipos de datos Variables discretas Variables continuas Estructura de tabla Conteo de celdas posibles Opciones de desplegado Uso del asistente para tablas dinmicas Pasos Archivo de Ejercicios Diseo de los formatos Modificar campos Como hacer dinmica la tabla Personalizar campos Uso de la barra de herramientas Agrupar y desagrupar elementos Ocultar y mostrar elementos Actualizar datos Ejercicios Taller evaluativo Escenarios Crear escenarios Visualizar escenarios Agregar escenarios Editar escenarios Taller evaluativo

Clase 02

Clase 03 Clase 04

Clase 05

TABLAS DINAMICAS
Objetivos

Entender las tablas dinmicas Entender los campos de fila y columna Entender el campo de pgina Crear una tabla dinmica Editar una tabla dinmica

Como entender las tablas dinmicas

Con su versin 5.0, Excel introdujo un nuevo medio poderoso para resumir datos tomados desde hojas de trabajo o desde fuentes externas de datos: las tablas dinmicas. Estas le permiten desplegar datos en una columna de lista mediante subtotales que son definidos por otra columna. La palabra subtotales se muestra de cursivas en el prrafo previo porque no por fuerza son simples sumas: tambin pueden ser promedios, clculos, porcentajes, desviaciones estndares, etctera. Existen buenas razones para cambiar de tablas de referencias cruzadas a tablas dinmicas; Excel proporciona maneras sencillas para convertir tablas de referencias cruzadas existentes a tablas dinmicas. Encontrar que las tablas dinmicas tienen ms opciones de anlisis y desplegado que sus antecesoras, y se encuentran integradas de manera ms estrecha con Excel, as que usted puede realizar la tarea de forma mucho ms rpida. Sera tedioso, al visualizar slo las columnas A y B, determinar que tanto s a vendido en la regin Norte y la regin Sur. An ms, el proceso de generar un diagrama se simplifica. Si slo trabajara con listas, seria necesario reestructurarlas para obtener la suma dentro de cada regin; slo de esa manera podra identificar un rango con los totales para Asistente para tablas dinmicas.

La tabla dinmica le permite ver las diferencias en una variable que esta asociada con diferencias en otra variable. Utilizar las capacidades de una tabla dinmica simplifica este proceso de una manera considerable: obtiene los subtotales de forma automtica y los coloca en un rango que puede usar de inmediato para propsitos de diagramacin. Para crear una tabla dinmica, todo lo que necesita es un campo de datos (la variable que sera resumida) y un campo de fila y (o) de columna, la variable que controla el resumen. Las siguientes secciones explican estos campos en detalle.

Para entender los campos de fila y columna

Un campo de fila en una tabla dinmica es una variable que asume diversos valores: por ejemplo, un campo de fila puede ser una variable llamada Region. Para cada valor de Region, la tabla dinmica desplegara un resumen de sus campos de datos (Ventas, tal vez) en una fila distinta. Lo mismo es vlido para los campos de columna. Un campo de columna puede ser una variable llamada Ao, cuyos valores estn en el rango de 1990 a 1994. Cada columna de la tabla dinmica representara entonces un ao diferente. El efecto bsico de los campos de fila y columna en una tabla dinmica es que

cada valor (o tem) que el campo asume, define una fila o columna diferente. Por tanto, si una tabla dinmica tiene un campo de fila que asume cuatro items y un campo de columna que asume dos items, la tabla dinmica tendr cuatro filas, dos columnas y, por consiguiente, ocho celdas de resumen (sin incluir las celdas que contengan etiquetas, subtotales y gran totales).

Los tems de los campos de fila y columna definen la estructura de una tabla dinmica. Un valor de cero en la tabla puede indicar la ausencia de datos correspondientes en la lista. Cuando usted define una tabla dinmica debe especificar un campo de datos: esto es, una variable en una hoja de trabajo que se supone la tabla debe resumir. Si omite un campo de datos, Excel le enviar un mensaje de error. Por lo contrario, no necesita especificar un campo de fila o columna. Si no especifica ninguno de los dos, obtendr una tabla en lugar de un mensaje de error, pero no obtendr ninguna informacin til. Si especifica slo un campo de fila, la tabla regresa informacin acerca del campo de datos para cada valor del campo de fila. Tiene una columna con los valores del campo de fila y otra columna con los valores correspondientes de resumen del campo de datos. De manera similar, una tabla dinmica con un campo de columna slo regresa dos filas: una que contiene los valores del

campo de columna y otra con los valores correspondientes de resumen del campo de datos. Luego de crear una tabla dinmica, usted puede usar la barra de herramientas de tablas dinmicas para reestructurarla; tambin puede utilizar las opciones bajo el men Datos o hacer clic con el botn derecho del ratn para desplegar un men contextual. Una manera de reestructurar la tabla es redefinir un campo de fila como un campo de columna y viceversa. Esto se denomina hacer dinmica la tabla.

Cambiar un campo de fila a un campo de columna, o un campo de columna a un Campo de fila se denomina hacer dinmica la tabla. Imagine un punto en la esquina superior izquierda de la tabla dinmica y piense que se trata de un punto dinmico. Cuando usted gira un campo de fila hacia arriba y a la derecha (lo cual lo convierte en un campo de columna), la estructura de la tabla se hace dinmica; cuando gira un campo de columna hacia abajo y a la izquierda (lo cual lo convierte en un campo de fila) su estructura pivota de nuevo. Qu pasa si usted tiene ms de dos variables en su lista de hoja de trabajo que desea usar corno campos de fila o de columna? En ese caso, puede definir campos de fila o columna subsidiarios o internos.

En la grfica se muestra campos de fila internos para una tabla que no contiene campos de columna, campos de columna internos para una tabla sin campos de fila, y campos internos para una tabla con campos de fila y de columna. El efecto de los campos internos es el de agregar otro nivel de detalle a la tabla. Dentro de una categora o valor del campo de fila externo hay diversos valores para el campo interno. El campo de datos se resume primero por el valor del campo de fila externo. Dentro de ese resumen de primer nivel, el campo de datos se resume despus por los valores correspondientes del campo de fila interno. Puede especificar mas de un campo de fila o Columna en una tabla dinmica; los campos adicionales se denominan campos internos.

Para entender el campo de datos

El campo de datos es la variable que la tabla dinmica resume. Para cada combinacin de valores en los campos de fila y columna, el campo de datos asume un valor diferente: es el valor que aparece en las celdas de la tabla dinmica. Con ms frecuencia, la forma en que la tabla dinmica resume el campo de datos es por medio de su suma: por ejemplo, la suma de los ingresos del Producto durante 1995. 0, si no es una variable de la que se pueda obtener totales, la estadstica del resumen puede ser un conteo o porcentaje de las observaciones en una lista. Suponga que el campo de datos contiene los nombres de personas que trabajan para su compaa. Los nombres no pueden dar un total (por ejemplo, cul sera la suma de Juan ms Marta? As que esto podra causar que Excel informara el conteo o porcentaje de la gente que trabaja en cada departamento.

Excel proporciona ciertos clculos personalizados que puede aplicar al campo de datos. Estos incluyen opciones como totales vigentes, porcentaje de fila o columna, y as por el estilo. Estas opciones son limitadas, sin embargo, y si usted necesita un clculo especial, como el valor futuro de una cantidad en dlares, se requiere realizar el clculo fuera del contexto de la tabla dinmica. Entonces usted incluira la variable calculada en una lista cuando inicia Asistente para tablas dinmicas lo veremos ms tarde.

Para entender el campo de pgina

El campo de pgina opera de manera similar a los campos de fila y columna, pero existen algunas diferencias cruciales. El monitor de su computadora tiene dos dimensiones: alto y ancho. Por tanto, puede representar slo dos de las posibles dimensiones en una tabla dinmica: filas y columnas. Una manera de subsanar esta limitacin es utilizar ms de un campo de fila o columna para incluir campos subsidiarios. En ocasiones, sin embargo, sta no es una solucin satisfactoria. Por una parte, quiz quiera incluir tres campos (adems del campo de datos) en su tabla dinmica, pero convertir uno de ellos en un campo interno resulta confuso en un desplegado, o ms complejo de lo necesario. Suponga, por ejemplo, que desea concentrarse en las ventas de unidad para diferentes productos en distintas regiones de ventas durante varios anos. Tal vez, no est interesado en visualizar toda la informacin a un tiempo: es decir, quiz no sea importante visualizar las ventas de lpiz en Norte durante 1996, ni compararlo con el mismo resultado para 1995. En lugar de eso, es probable que desee visualizar Producto como el campo de fila y Regin como el campo de columna y reservar la opcin de desglosar los datos por ao si lo desea. Esta clase de situacin es la que el campo de pgina maneja bien. Si define Ao como el campo de pgina, usted puede desplegar las ventas dentro de Producto y Regin para todos los aos o para un ao determinado.

Un campo de pgina es til para agregar otra variable a la tabla dinmica sin tener que visualizar todos sus valores a la vez.

Observe el cuadro descendente asociado con el campo de pgina. Al hacer clic con la flecha hacia abajo junto al cuadro descendente, puede desplegar todos los valores que el campo de pgina asume. Cuando usted hace clic en uno de esos valores, la tabla dinmica despliega un resumen que incluye slo los valores del campo de datos que corresponden al valor del campo de pgina que usted selecciono. Al escoger el tem, en este caso Todas, en el cuadro descendente del cuadro de pgina, todas las observaciones del campo de datos se despliegan. Esta opcin, por supuesto, tiene el mismo resultado que si usted no especifica campo de pgina para la tabla dinmica.

Para entender los tipos de datos

La clase de datos que usted usa para crear una tabla dinmica puede tener efectos drsticos sobre la manera en que Excel despliega la tabla. La clave para entender estos efectos es el nivel de medicin empleado para cada variable.

Cmo entender el efecto de variables discretas

Una variable discreta es aquella que puede tener slo unos cuantos valores nicos. Por lo general, estos valores tienen nombres diferentes: por ejemplo, los nombres de sus clientes, los nombres de diferentes cuentas en un libro mayor o los nombres de distintas lneas de producto que usted fabrica. El nivel de medicin de variables discretas en ocasiones se denomina nominal porque cada valor diferente representa el nombre de algo. Las variables discretas son ideales para usarse como campos de fila y columna en una tabla dinmica, toda vez que usted sabe casi siempre cuntos valores distintos puede asumir cada campo. Las variables discretas tambin se pueden utilizar como campos de datos en una tabla dinmica. Aunque en este caso, por lo general usted est interesado en el conteo de los valores de campo. Seria irrelevante pedirle a Excel que proporcione, digamos, el promedio de los valores "Cuentas por cobrar", "Ingresos de caja" y "Capital contable". Sin embargo, puede ser muy significativo el conteo de ocurrencias de valores nominales particulares de una variable discreta. Un encuestador, por ejemplo, est muy interesado en conocer el nmero de gente que responde que su actitud hacia una legislacin propuesta es "Favorable" o "Desfavorable".

Para entender el efecto de variables continuas

A diferencia de las variables discretas, las variables continuas pueden asumir un rango muy grande de valores. Se denominan continuas porque sus valores siempre representan una cantidad mayor o menor. Ejemplos de stas son los mrgenes de ganancia, las edades o las temperaturas promedio diarias.

En ocasiones, es una buena idea utilizar una variable continua como un campo de fila o columna en una tabla dinmica. Como un factor importante y provechoso, puede suceder que una variable como la del ingreso neto asuma tantos valores distintos, que la tabla dinmica crezca hasta ser inmanejable o, incluso, hacer imposible que Excel la despliegue. Las hojas de trabajo Excel se limitan a 256 columnas. Si usted analiza, por ejemplo, el ingreso neto de 300 firmas y especifica ingreso neto como el campo de columna para una tabla dinmica, es casi seguro que la tabla requerir 300 columnas distintas para representar los datos; y eso no es posible en una hoja de trabajo Excel. Por lo general, quiz desee emplear una variable continua como el campo de datos en una tabla dinmica a fin de ver algo como la suma o el promedio de sus valores para diferentes niveles de otras variables discretas.

Cmo escoger una estructura de tabla

Su principal gua para escoger entre tratar una variable como un campo de fila, un campo de columna o un campo de datos, debiera ser, desde luego, la clase de informacin o de conclusin que usted desea que la tabla dinmica produzca. Pero, dado ese requerimiento bsico, usted tiene la opcin de utilizar todos los campos de fila (o columna) o de mezclar campos de fila y columna. Adems de la apariencia de la tabla, si usted escoge usar slo campos de fila o columna o ambos, hace una diferencia.

La tabla con campos de fila (pero no con campos de columna) se salta las celdas vacas, pero la tabla que cuenta con campos de fila y columna toma en consideracin todas las celdas.

Conteo de las celdas posibles

En cualquier tabla dinmica, el mximo nmero de celdas de datos que puede existir es el producto del nmero de valores nicos en cada campo de control. Si el campo de fila A puede tener dos valores y el campo de columna B puede tener tres, el nmero mximo de celdas en una tabla definida por A y B es de seis. Si A puede tener dos valores, B tres y C cuatro, la tabla puede tener un mximo de 24 celdas. Este hecho puede ser til para planificar el diseo de una tabla, en particular cuando usted prepara una muy grande. Por supuesto, cuando no todas las combinaciones posibles de valores de campo existen en la fuente de datos, el nmero de celdas de la propia tabla ser casi siempre menor que el mximo terico.

Para entender opciones de desplegado

Otro aspecto que la naturaleza de los datos en su lista puede tener sobre la estructura de una tabla dinmica depende de la forma que usted escoja para desplegarla. Tiene una variedad de opciones para desplegar campos de datos: en cada celda de una tabla puede desplegar la suma, el promedio, el conteo etc., de un campo de datos.

Si ha escogido una variable discreta como el campo de datos, varias opciones de desplegado son sensibles. Una es la opcin predeterminada de Excel, Conteo. Pero tambin puede desplegar el conteo de la celda como un porcentaje de su fila, de su columna o de Conteo total de la tabla.

Por supuesto, la tabla dinmica no est diseada para su uso visual (como en un informe) sino como un intermedio (quiz una fuente de datos en un diagrama Excel), luego entonces, el asunto del abigarramiento visual es mucho menos importante. Piense, sin embargo, que usted crea un nuevo conjunto de

celdas en su tabla dinmica cada vez que agrega una opcin de desplegado para el campo de datos.

Uso de Asistente para tablas dinmicas para crear una tabla

Slo hay tres maneras de crear una tabla dinmica: al usar Asistente para tablas dinmicas, por medio de Aplicaciones para Visual Basic o VBA, y con Administrador de escenarios. Esta seccin detalla las opciones que tiene disponibles en cada punto a medida que completa el Asistente para tablas dinmicas. Hay dos maneras principales para iniciar el asistente: ya sea al seleccionar Tabla dinmica del men Data Datos o al usar el botn Asistente para tablas dinmicas de la barra de herramientas. Para instalar la barra de herramientas Tabla dinmica, siga estos pasos: Escoja Ver, Barras de herramientas. Haga clic en la casilla de seleccin tabla dinmica en el cuadro de lista de Barras de herramientas. O en: Datos, Informe de Tablas y Grficos Dinmicos.

Paso 1: Cmo escoger el tipo de fuente de datos

Despus de haber instalado la barra de herramienta Tabla dinmica o el botn de la misma barra, slo haga clic sobre l para iniciar Asistente para tablas dinmicas. Cuando haga esto, aparecer el primero de los cuatro pasos del asistente.

Puede construir una tabla dinmica con el uso de cuatro diferentes tipos de fuentes de datos: Lista o base de datos de Microsoft Excel. Esta es quiz la fuente que se utiliza con ms frecuencia para los datos de una tabla dinmica. Fuente de datos externa. Una base de datos Microsoft Access es un ejemplo. Rangos de consolidacin mltiple. Estos son rangos en hojas de trabajo que pueden o no pertenecer al mismo libro de trabajo. Otro Informe de tabla dinmica. Esta opcin puede ahorrarle tiempo si desea desplegar los datos que ya ha colocado en una tabla de una manera diferente. De acuerdo con la opcin que escoja, el Asistente para tablas dinmicas despliega un cuadro de dilogo diferente para el paso 2.

Paso 2: Cmo especificar la fuente de datos

Suponga que escoge Microsoft Excel Lista o base de datos de Microsoft Excel en el paso 1. En ese caso, aparece el cuadro de dilogo:

La referencia, si existe, aparece en el cuadro de edicin Rango depende de lo que se haya destacado en la hoja de trabajo antes de haber iniciado el Asistente: Si destac una sola celda que est dentro o adyacente a un rango que contiene por lo menos diez celdas (por ejemplo, cinco filas y dos columnas) de datos, la referencia a ese rango aparece en el cuadro de edicin. En caso de que haya destacado una sola celda que no est dentro ni es adyacente a dicho rango, el cuadro de edicin estar vaco. Si destac un rango, ya sea total o de forma parcial poblado con datos, y contenga por lo menos diez celdas, la referencia a ese rango aparece en el cuadro de edicin.

 Cuando destaca un rango ya sea total o de manera parcial poblado con datos, adyacente a otro rango semejante, slo la referencia al rango destacado aparece en el cuadro de edicin. Por qu habra de preocuparse? Porque todo esto implica que la manera ms rpida de seleccionar un rango de hoja de trabajo, como una fuente de datos para una tabla dinmica, es destacar una celda dentro del rango antes de iniciar el Asistente. Esto permite que Excel escoja el rango por usted. Su rango debe estar organizado como una lista: esto es, una o ms columnas de datos en los cuales la primera fila contenga una etiqueta que identifique los datos en cada columna. Las columnas no necesitan ser adyacentes, aunque suele ser ms conveniente si lo son. Luego de confirmar o introducir el rango que contiene la fuente de datos, escoja Aceptar para proceder al siguiente paso.

Paso 3: Diseo de la tabla dinmica

Este es el paso ms crtico de la creacin de una tabla: en este punto usted determina las variables que actuarn como campos de fila, columna, pgina y datos. De un Clic en el botn Diseo donde para arrastrar un botn de campo en una de las reas de campo, mueva el apuntador del ratn sobre el botn de campo, mantenga oprimido el botn y contine as a medida que mueve el apuntador en el rea apropiada. Luego, suelte el botn del mouse.

En el paso 3 del Asistente para tablas dinmicas, deslice los botones de campo en las reas Fila. Columna, Pgina y Datos. Puede colocar ms de un botn de campo en un rea de campo para crear un campo o campos internos. Suponga que mueve los botones de campo llamados "Regin" Ao al rea de fila. Arrastrar ms de un botn de campo dentro de un rea de control de campo crea por lo menos un campo interno y otro externo.

Paso 3: Cmo establecer las opciones finales

El paso final en la creacin de una tabla dinmica le permite especificar:

La celda de la hoja de trabajo que contendr la esquina superior izquierda de la tabla dinmica.

En el botn Opciones se encuentra: Un nombre para la tabla dinmica. La inclusin u omisin de gran total para filas y columnas. Si se aplica Autoformato a la tabla. Si los datos se guardarn con la tabla dinmica.

Tal vez quiera cambiar el nombre predeterminado de la tabla dinmica: el que Excel propone es slo un incremento numrico, como Tabla dinmica 1, Tabla dinmica 2 y as por el estilo. Si planea basar ms tablas dinmicas sobre la que crea ahora, es til proporcionar un nombre ms descriptivo. Despus, cuando base otra tabla dinmica en la actual, el Asistente para tablas dinmicas le preguntar cul tabla dinmica usar como base. Contestar esta pregunta es ms sencillo si usted ha proporcionado un nombre descriptivo en el paso 3. Un par de estas opciones son tiles. La opcin Autoformato a la tabla aplica un formato integrado que se asemeja a la opcin "Simple" del comando Formato, Autoformato. La opcin Autoformato a la tabla en el Asistente para tablas dinmicas aplica bordes a los valores de los campos de fila y columna y da formato a las celdas que contienen los nombres de los campos de fila y columna para asemejarse a botones. Si despeja la casilla de seleccin Autoformato a la tabla, slo ver las cuadrculas normales de la hoja de trabajo para distinguir una celda de tabla dinmica de otra.

Tambin puede especificar si habr que guardar los datos con un diseo de tabla. Esta opcin pertenece a una estructura oculta asociada a la tabla dinmica, denominada cach. Este es un lugar donde los datos fuente de la tabla se almacenan para ser recuperados de forma rpida cuando usted cambia algn aspecto de la tabla. Si escoge guardar la cach con el diseo de la tabla: El tamao del archivo se incrementa. Usted guarda dos copias de la fuente de datos: la fuente misma y la cach de la tabla. Puede tardar ms (quiz de una manera imperceptible y sin embargo, ms prolongada) para guardar el archivo. No toma ms tiempo abrir el archivo porque Excel no tiene acceso a la cach hasta que sta se necesita (por ejemplo, cuando modifica la tabla). Puede basar una nueva tabla dinmica sobre la existente. Si escoge esto en el paso 1 del Asistente para tablas dinmicas, la nueva tabla dinmica tendr acceso a la misma cach de la primera. Usted ahorra espacio porque slo necesita una cach en lugar de dos a fin de tener dos diferentes tablas que utilicen la misma fuente de datos. Si usted no escoge guardar la cach con el diseo de la tabla: El tamao del archivo no se incrementa. Slo guarda la propia fuente de datos. No hay efecto sobre el intervalo de tiempo que toma guardar y abrir el archivo. No puede basar una nueva tabla dinmica sobre la existente.

Animacin Crear Tablas Dinmicas

Mas Herramientas de la Tablas Dinmicas

Cmo disear los formatos de una tabla dinmica
Sin importar qu formato haya aplicado a su fuente de datos, el formato inicial de los datos en una tabla dinmica es General. Luego que la tabla ha sido creada, puede dar formato a sus celdas al escoger Formato, Celdas. Pero si de manera subsecuente hace algn cambio en la tabla dinmica incluso slo refrescar los datos desde la cach perder el formato especial que aplic. Hay una forma de lograr que el formato de un campo de datos sea permanente: 1. Seleccione una celda en la tabla dinmica que representa su campo de datos, como por ejemplo total. 2. Haga clic, ya sea en el botn Campo de la tabla dinmica o en la barra de herramientas tabla dinmica o escoja Datos, Campo de la tabla dinmica. Aparece el cuadro de dilogo Campo de la tabla dinmica.

3. Haga clic en Nmero. El cuadro de dilogo Formato celdas aparece. Escoja uno de los formatos diponibles y seleccione Aceptar para cerrar el cuadro de dilogo Formato celdas. Elija Aceptar otra vez para cerrar el cuadro de dilogo Campo de la tabla dinmica.

Definido de esta manera, Excel mantendr el formato de las celdas del campo de datos cuando usted actualice o, de otra manera, personalice la tabla dinmica. Este enfoque no funciona para un campo de fila, columna o pgina; de hecho, la opcin Nmero no aparece en el cuadro de dilogo Campo de tabla dinmica si usted no ha seleccionado primero un campo distinto del de datos. Si escoge Formato, Autoformato en la tabla dinmica, tiene una opcin entre varios formatos predeterminados distintos que usted puede aplicar a la tabla completa. Si aplica uno de estos autoformatos, ste permanecer con la tabla si usted actualiza sus datos, hace dinmica la tabla, retira uno de sus campos, agrega uno nuevo o ejecuta alguna otra operacin que afecte su desplegado.

Pero escoger Formato, Autoformato no le ofrece una opcin para establecer un formato numrico particular, por ejemplo, para el campo de datos. Para establecer este formato necesita usar el botn Campo de la tabla dinmica o el elemento de men Datos.

Uso del Asistente para tablas dinmicas en una tabla existente

Una vez que ha creado tina tabla dinmica, puede usar el Asistente para tablas dinmicas para hacer cambios sobre ella. Quiz prefiera un diseo distinto o agregar un campo que no incluy al principio o aplicar un autoformato. Una caracterstica fundamental de las tablas dinmicas es que son interactivas: siempre puede regresar a la tabla y cambiar uno o ms de sus atributos. Hay diferentes maneras para hacerlo la barra de herramientas de tabla dinmica, el men Datos y accesos directos de ratn pero hasta que usted se familiarice con las diferentes opciones es til emplear el asistente porque lo gua en el desarrollo de sus opciones. An ms: si emplea el asistente para modificar la tabla dinmica, puede hacer varios cambios en un paso, en lugar de usar un botn para hacer un cambio, otro botn para otro cambio y as por el estilo.

Este captulo explica el uso de la barra de herramientas tabla dinmica, as como los accesos directos de ratn en secciones subsecuentes. Por el momento, y como una introduccin a sus opciones, el enfoque es sobre el Asistente para tablas dinmicas.

Uso del asistente para modificar campos

Cuando selecciona una celda de hoja de trabajo que es parte de una tabla dinmica y luego hace clic en el botn Asistente para tablas dinmicas, el asistente, comienza de nuevo, pero en el paso 3 en lugar del paso 1. Esto es porque usted ya ha especificado su tipo de fuente de datos (paso 1) y su referencia, la fuente de datos (paso 2). Puede regresar y revisar esta informacin en el asistente al escoger el botn (Atrs) en los pasos 2 y 3. La mayora de las veces, sin embargo, su intencin es modificar las opciones de diseo y desplegado, de manera que el asistente comienza en el paso 3.

Cmo hacer dinmica la tabla

En el paso 3 puede cambiar cualquiera de los aspectos estructurales de la tabla dinmica al arrastrar los botones de campo hacia nuevas ubicaciones. Por ejemplo, para cambiar un campo de fila a un campo de columna, slo

arrastre el botn de campo desde el rea de fila hasta el rea de columna. O suponga que tiene un campo de columna y uno de fila. Puede cambiar ese diseo a uno con dos campos de fila al arrastrar el botn del campo de columna hacia el rea de fila. En el paso 3, puede eliminar cualquier botn de campo de las reas Pgina, Fila, Columna y Datos. Slo seleccione un botn y arrstrelo a cualquier parte fuera de su rea, que sea distinta de otra rea de campo.

Cmo personalizar un campo de control: subtotales

Con el cuadro de dilogo del paso 3 activo, puede hacer doble clic en cualquier botn de campo (ya sea que lo haya movido o no en un rea de campo) para establecer ciertas opciones para ese campo.

Al hacer doble clic en un botn de campo de fila, columna o pgina, puede especificar de qu manera desea que aparezca en la tabla dinmica.

Cmo personalizar un campo de control: funciones de resumen

Otra opcin disponible cuando usted hace doble clic en un botn de campo en el paso 3 del Asistente para tablas dinmicas es la modificacin de las funciones de resumen. Recuerde que si el campo de Datos contiene slo valores numricos el Asistente elige Suma como funcin de resumen por omisin; si hay cualquier otro tipo de valor en el campo Datos, la opcin predeterminada del asistente es Cuenta. Cuando usted crea subtotales para un campo de control, la opcin predeterminada del asistente como funcin de resumen para subtotales es la misma: Suma para un campo de datos numrico y Cuenta para un campo de datos que no sea en su totalidad numrico. Puede cambiar la funcin del resumen a cualquiera de los siguientes: Suma: opcin predeterminada para los campos de datos numricos totales. Cuenta: la opcin predeterminada para campos de datos que contienen cualquier valor no numrico. Promedio: la suma de valores de campo de datos dentro del elemento subtotalizado, dividido por el conteo de los valores. Max: el valor ms alto de campo de datos dentro del elemento subtotalizado. Mim: el valor ms bajo de campo de datos dentro del elemento subtotalizado. Producto: el producto de todos los valores de campo de datos dentro del elemento subtotalizado. Cuenta nmeros: el conteo de valores de campo de datos que son numricos dentro del elemento subtotalizado. Desvest: la desviacin estndar de los valores de campo de datos dentro del elemento subtotalizado, al suponer que los valores son una muestra de la poblacin. Desvcstp: la desviacin estndar de los valores de campo de datos dentro del elemento subtotalizado, al suponer que los valores son una muestra de la poblacin completa. Var: la varianza (el cuadrado de la desviacin estndar) de los valores de campo de datos dentro del elemento subtotalizado, al suponer que los valores son una muestra de la poblacin. Varp: la varianza de los valores de campo de datos dentro del elemento subtotalizado, al suponer que los valores son una muestra de la poblacin completa.

Con mayor frecuencia, es probable que usted use las funciones de resumen predeterminadas. El propsito principal de un subtotal en un elemento de campo es comparar la informacin detallada de los campos internos con el resumen, la informacin subtotal de campos externos. En ocasiones, quiz desee emplear una funcin de resumen diferente para un subtotal que realiza para los resmenes detallados dentro del elemento. Incluso podra necesitar obtener dos o ms subtotales para elementos dentro del mismo campo de control.

Para personalizar un campo de datos

Si hace doble clic sobre el campo de datos en el paso 3 del asistente para tablas dinmicas, una versin distinta del cuadro de dilogo Campo de la tabla dinmica aparece:

Es importante entender la diferencia entre una funcin de resumen y un mtodo personalizado de clculo. La funcin de resumen, Suma, Cuenta, Promedio, etc., define cul estadstica Excel regresa para el campo de datos; el clculo personalizado, Normal, Diferencia. % de, etc., define el clculo posterior que Excel aplica a la estadstica. Normal. Esta opcin es la omisin; usted la usara en realidad para regresar a la opcin por omisin si hubiera elegido antes un clculo personalizado distinto. % del total. Esta opcin muestra cada valor de datos como un porcentaje del total de los valores de la tabla.

Uso de la barra de herramientas de las tablas dinmicas

Cuando Excel completa la tabla dinmica en una hoja de trabajo, de manera automtica despliega la barra de herramientas tabla dinmica. Al usarla, usted puede: Elegir el botn Asistente para tablas dinmicas para iniciar este asistente, ya sea para modificar una tabla dinmica existente (si la celda activa est dentro de la tabla) o para crear una nueva (s una celda en una tabla dinmica existente no se encuentra activa). Escoger el botn Campo de la tabla dinmica para cambiar las caractersticas de un campo de tabla dinmica existente. Este botn tiene efecto slo si antes usted selecciona una celda dentro de la tabla dinmica: luego, despliega el cuadro de dilogo Campo de la tabla dinmica que se explic antes. Seleccionar los botones Desagrupar o agrupar para expandir o colapsar un campo de control de tabla dinmica. Estas opciones as como las restantes de la barra de herramientas tabla dinmica no estn disponibles en Asistente para tablas dinmicas y se analizan ms adelante en detalle. Funcionan de manera diferente, segn si la celda activa es parte de una tabla dinmica existente o no. Elegir los botones Ocultar o Mostrar para desplegar o eliminar elementos detallados en un campo de control o de datos. Escoger el botn Mostrar pginas para mostrar cada elemento en Campo de pgina sobre una hoja de trabajo distinta. Seleccionar el botn Actualizar datos para mostrar cambios que podran haber ocurrido en la fuente de datos subyacente.

Como ocultar y mostrar elementos de detalle

Puede mostrar datos con mostrar y ocultar de la barra de herramientas de tablas dinmicas seleccionando mostrar y el campo a expandir as como muestra la grfica:

Cmo colocar datos de negocios en tablas dinmicas

Usted observ cmo una tabla dinmica se puede basar sobre distintas fuentes de datos, incluidas una lista o una base de datos en una hoja de trabajo, otra tabla dinmica o una base de datos externa. Usted especifica la fuente que desea en el paso 1 del Asistente para tablas dinmicas. Esta clase se explica la estructura de la fuente de datos con mayor detalle y proporciona ms informacin de las consideraciones y los procedimientos involucrados con cada una de las fuentes.

Uso de las listas de la hoja de trabajo

En la clase 1, "Administracin de datos de negocios por medio de listas", menciona algunos detalles de las listas y su manejo. Recuerde que: Una lista son los datos en una o ms columnas y una o ms filas de columna en una hoja de trabajo. Es til y normal, aunque no indispensable, que la primera fila de la lista contenga los nombres de los datos en las columnas: por ejemplo. SalarioAnual, Producto.

 Cada columna se denomina campo y cada fila que contiene datos dentro del campo se llama registro. Por lo general, todos los datos en un campo son del mismo tipo, tanto en el concepto como en la sintaxis. Por ejemplo, usted no escribira la direccin de una persona en un campo denominado Ciudad; ni tampoco colocara un nmero en un campo llamado Nombre del cliente.

Cmo desplegar campos computados

Los usuarios de Excel que no tienen experiencia con tablas dinmicas, con frecuencia se confunden porque no es posible crear un campo nuevo en una tabla dinmica. Suponga que tiene datos sobre el precio en el mercado de un grupo de bonos al principio del ao y su precio al final del ao. Usted deber crear una tabla dinmica que muestre la diferencia entre los dos precios. En un caso como ste es preciso crear, de manera especfica, un campo nuevo en la hoja de trabajo que contenga la diferencia de precio antes de crear la tabla dinmica. Luego, deber incluir ese campo en el paso 2 del Asistente para tablas dinmicas en el cual especificar el rango de datos que se van a incluir.

Es verdad, como se observ antes, que existen ciertos formatos de desplegado especficos que puede aprovechar para mostrar un campo computado. Por ejemplo, podra utilizar la tabla dinmica para computar la diferencia de precio, como se muestra en la figura.

Para dar formato a la tabla dinmica que se muestra en la figura, siga estas instrucciones en el paso 3 de Asistente para tablas dinmicas: 1. Arrastre el botn Precio en el rea Datos. 2. Haga doble clic en el botn Suma de precios. 3. Haga clic en el botn Opciones en el cuadro de dilogo Campo de la tabla dinmica. 4. En el cuadro de dilogo Mostrar datos escoja Diferencia de. 5. Escoja Date Fecha como Campo base. 6. Elija anterior, como Elemento base. Sin embargo, este enfoque se limita a los valores que aparecen en realidad en la tabla dinmica. Observe, en la figura, que ambos valores para Fecha son visibles. Si ocultara cualquiera de estos valores: 1/1/95 o 12/31/95, desaparecera la diferencia entre ellos.

Uso de bases de datos Excel

Una base de datos Excel es un tipo especial de rango de hoja de trabajo, consiste en una o ms columnas con una fila de ttulos a la que usted puede referirse de manera simultnea. En las versiones anteriores a Excel 5, muchas funciones dependan del rango Base de datos. Las versiones 5, 7 y actuales enfatizan el uso de listas y dan poca importancia al uso de bases de datos en hoja de trabajo. Sin embargo,

an existe esta capacidad, la cual puede hacer que crear una tabla dinmica sea un poco ms conveniente. Suponga que tiene varias columnas adyacentes en una hoja de trabajo, como se muestra en la figura. Al nombrar como Facturas al rango completo ocupado por las columnas, puede referirse a ellas de manera simultnea en Asistente para tablas dinmicas. Para nombrar el rango completo, realice los pasos de la siguiente pgina. Puede combinar varias columnas en una hoja de trabajo de base de datos Excel. 1. Seleccione Insertar, Nombre, Definir. Aparece el cuadro de dilogo Definir nombre. 2. En el cuadro de edicin Nombres en el libro, escriba Facturas y elija Aceptar.

Con un rango llamado Facturas definido y accesible a la hoja activa, puede iniciar Asistente para tablas dinmicas; en el paso 1, escoja el botn de opcin Microsoft Excel Lista o base de datos de Microsoft Excel. Luego, en el paso 2, el rango nombrado Facturas aparece en el cuadro de edicin Rango. Cuando procede al paso 3, encuentra que todos los campos contenidos en el rango Facturas estn disponibles para definir sus campos. La conveniencia de esto es que al usar la base de datos no necesita seleccionar un rango especfico en la hoja de trabajo durante el paso 2. De manera automtica, est disponible para Asistente para tablas dinmicas porque pertenece al rango Facturas.

Para entender la cach de datos

Para entender a la perfeccin el efecto de seleccionar una fuente de datos en el paso 1 del Asistente de tablas dinmicas, es necesario entender la cach. Recuerde que se dijo que una tabla dinmica no se vincula de manera directa a su fuente de datos, ya sea que se trate de datos en una lista, una hoja de trabajo de base de datos, otra tabla dinmica o una fuente de datos externa. Cuando Excel crea una tabla dinmica, toma el paso intermedio de crear una cach de datos. Esta cach contiene todos los datos de la fuente, pero en un formato que le permite hacer cambios a la tabla dinmica de manera ms rpida que si esta estuviera vinculada de forma directa a la fuente de datos. Las siguientes dos secciones explican la cache en detalle.

Cmo guardar datos con la tabla

En el paso 3 del Asistente para tablas dinmicas, una de sus opciones es marcar o despejar la casilla de seleccin Guardar datos con el diseo de la tabla. Como se har evidente, casi siempre es correcto aceptar el valor predeterminado (elegido) para esta casilla de seleccin. Si la casilla tiene una marca cuando escoge Terminar, Excel crea la cach de datos y la guarda en el archivo cuando ste se guarda. Por otro lado, si la casilla no tiene una marca al momento de escoger Terminar, Excel crea la cach; sin embargo, cuando usted guarda el libro de trabajo, la cach no se almacena con dicho libro. Por tanto, cuando vuelve a abrir el libro, no hay cach de datos asociada con la tabla dinmica. Usted no puede ver la cach de manera directa ni determinar de forma directa si una tabla dinmica fue creada con una cach. Sin embargo, si no hay cach de datos asociada con la tabla dinmica, no puede ejecutar ninguna operacin que cambie la estructura de la tabla dinmica. Por ejemplo, podr hacerla dinmica (esto es, cambiar la orientacin de uno o ms de sus campos de control), mostrar u ocultar detalles o iniciar el Asistente para tablas dinmicas con una celda de tabla dinmica seleccionada. Si intenta hacerlo, aparecer el siguiente mensaje de alerta: Tabla dinmica guardada sin datos subyacentes. Utilice el comando de actualizacin de datos para actualizar la tabla dinmica. El comando Actualizar datos se explica en la siguiente seccin. No hay ventaja especial en despejar la casilla de seleccin Guardar datos con diseo de tabla en el paso 4 de Asistente para tablas dinmicas. Y existe la desventaja de que para modificar la tabla, primero debe usar el comando Actualizar datos. Es verdad que el archivo ocupa menos espacio en memoria y en disco si lo guarda sin una cach. Pero hay mejores maneras de ahorrar espacio. Considere el siguiente punto de referencia: Se abri un nuevo libro de trabajo con una lista, que consista en tres campos y ocupaba el rango Al :C3000. Se cre una tabla dinmica con un campo de fila, un campo de columna y un campo de datos, pero no se guard la cach.

Despus, la tabla dinmica se volvi a crear junto con la cach. Por ltimo, la fuente de datos se elimin. El archivo se guard y se anot su tamao, luego de estas operaciones. Estos fueron los resultados: Slo para la lista: tamao del archivo, 129 K. Lista y tabla dinmica, sin cach: tamao del archivo, 151 K. Lista, tabla dinmica y cach: tamao del archivo, 179 K. Slo tabla dinmica y cach: tamao del archivo, 62 K. As, en efecto, guardar la cach con la tabla dinmica aumenta el tamao del archivo. Pero si el tamao es una preocupacin, puede suprimir de forma simple la lista de la base de datos desde la cual se cre la tabla dinmica. Al hacerlo puede disminuir el tamao del archivo, como se muestra en la lista previa, hasta menos de la mitad de su tamao original. Qu sucede si desea que los datos regresen? Resctelos desde la cach. Aqu se muestra como: 1. Genere una tabla dinmica por medio de una lista o una hoja de trabajo Database (Base de datos). 2. En el paso 3 de Asistente para tablas dinmicas, asegrese de que la casilla de seleccin Guardar datos con diseo de tabla est marcada y escoja Terminar. 3. Elimine la lista o base de datos sobre la cual se bas la tabla dinmica. 4. Si lo desea, guarde el archivo, cirrelo y vuelva a abrirlo (ste no es un paso necesario, pero sirve para demostrar que el procedimiento funciona aun en un archivo que fue cerrado). 5. Haga doble clic en la celda que contiene Gran total en el campo Datos de la tabla dinmica. Luego de que hace doble clic en la celda Gran total. Excel abre una nueva hoja de trabajo y copia los datos de la cach en ella. Es improbable que los datos estn en el mismo orden de fila que las listas originales, a menos que se hayan ordenado como tabla dinmica. Sin embargo, sta es una manera conveniente de borrar datos en forma temporal para el propsito de ahorrar recursos de disco y memoria.

Cmo actualizar la tabla dinmica

Hay un botn Actualizar datos en la barra de herramientas tabla dinmica y una opcin Actualizar datos en el men Datos. Tambin hay un elemento Actualizar datos en el men contextual que aparece cuando selecciona una celda de tabla dinmica por medio del botn derecho del ratn. Cada uno de stos realiza las mismas dos funciones. Estas son:

 Construir una cach de datos para la tabla dinmica que fue creada y se guard sin ella. Actualizar la informacin en una tabla dinmica donde cambia la fuente de datos, luego de que la tabla dinmica fue creada. En realidad, las dos funciones confluyen en lo mismo. Cuando una tabla dinmica no tiene cach, sta debe construirse antes de que usted pueda hacer cambios estructurales a la tabla y antes de que pueda basar otra tabla dinmica en ella.

Cmo construir tablas dinmicas desde fuentes externas

Escoger el botn de opcin Fuente de datos externa en el paso 1 del Asistente para tablas dinmicas invoca a Microsoft Query. Esta es una utilidad que puede emplear para construir declaraciones en Lenguaje estructurado Query que recuperen datos desde fuentes fuera de Excel por medio de controladores Open Database Connectivity (Conexin abierta de base de datos u ODBC). Hay mucha sustancia en esa ltima oracin. Las siguientes dos secciones describen los componentes involucrados con ms detalle.

Para entender las fuentes externas

Una fuente de datos externa puede ser tan compleja como una base de datos formal, o tan sencilla como un archivo de texto. Una base de datos formal es aquella creada por una aplicacin como dBASE o Access. Un archivo de texto, por supuesto, es un archivo ASCII creado para cualquier aplicacin que pueda guardar texto en disco, como en el caso de Excel, Word o Notepad o Wordpad de Windows. Incluso, podra crear un archivo de texto por medio del editor de texto DOS. Una base de datos formal siempre tiene campos y registros. En concepto, un campo de base de datos es similar a una lista de hoja de trabajo en Excel: contiene valores que comparten un tipo de datos (nmeros, por ejemplo, o valores de texto) y que tienen los mismos significados (como cdigos postales o salarios o smbolos de los valores de la Bolsa). Cada campo contiene registros, similares a las filas en una lista de hoja de trabajo Excel. Un campo denominado "Salario" podra contener el salario anual devengado por cada empleado en su compaa. Otro campo llamado "Empleado" podra contener los nombres de los empleados y otro denominado "NSS" podra contener su nmero de seguro social, y as por el estilo. En una base de datos, como la que se acaba de describir, los registros en cada campo no necesitan estar en el mismo orden; por ejemplo, el campo Empleados podra estar ordenado de manera alfabtica y el campo Salario podra estarlo en orden ascendente, desde el ms bajo al ms alto salario pagado. Un empleado particular se asocia con un salario particular por medio de un ndice: un identificador que slo especifica un empleado particular y un salario especfico. Por tanto, si el centsimo registro en el campo Empleados

tiene el ndice "1" y el registro quincuagsimo en el campo Salario tiene el mismo ndice, el programa de base de datos puede juntar ambos registros en un informe que numere salarios por empleado. Por lo contrario, un archivo de texto simple o ASCII debe tener dos atributos: la primera fila de texto en cada campo se considera el nombre del campo y cada campo debe estar en el mismo orden. Suponga que la informacin en la siguiente tabla constituye un archivo de texto: Como la primera fila contiene los valores de "Nombre" y "Salario", se supone que estos dos valores son dos nombres de campo. Cada entrada en el campo Nombre debe estar asociada con la entrada de la misma fila en el campo Salario; se supone que Smith, por ejemplo, gana 45,853 dlares. Compare esta informacin con la siguiente tabla: Smith $45853 Jones $37221 Williams $66792 Roberts $61 739 Si intenta abrir el archivo mostrado en la segunda tabla como una fuente de datos externa de una tabla dinmica, se supone que la primera columna es un campo llamado "Smith" y la segunda columna un campo llamado "$45,853". Es casi seguro que sta no sea la intencin. Si tiene un archivo de texto que desea tratar como una fuente de datos externa, asegrese de que la primera fila de cada columna contenga un nombre de campo significativo. NOMBRE SALARIO Smith $45853 Jones $37221 Williams $66792 Roberts $61 739

Uso de controladores
Un controlador, en el contexto de fuentes de datos externas, es una utilidad que extrae datos de una base de datos formal o de un archivo de texto. A fin de que la extraccin ocurra de manera apropiada, el controlador debe considerar la estructura de la base de datos objetivo. La estructura interna de un archivo dBASE difiere de la de un archivo Access; ambas son diferentes de la estructura interna de un archivo Sybase, y as por el estilo. Estas diferencias estructurales son en concepto similares a la diferencia en la estructura interna de un libro de trabajo Excel y un archivo 1-2-3. Por ejemplo, para abrir un archivo 1-2-3 con Excel, primero debe notificar a Excel que se trata de un archivo 1-2-3 para que pueda considerar las diferencias en la estructura de archivo.

Usted utiliza un controlador para un archivo de base de datos creado por cada aplicacin de base de datos distinta. Excel 7 incluye varios controladores diferentes: Access. FoxPro. dBASE. Paradox. Archivos de texto. Libros de trabajo Excel. Servidor SQL (controla Sybase 4.2 as como otros archivos de base de datos). De esta manera, si usted tiene una base de datos estructurada de acuerdo con uno de estos formatos, Excel 7 le proporciona un controlador y puede extraer datos desde l y presentarlos a Excel para resumir en una tabla dinmica. Microsoft Query no es un controlador ni un administrador de base de datos. Es una utilidad que acepta comandos controlados por men y los traslada a Structured Query Language (Lenguaje estructurado Query). Muchos administradores de base de datos distintos como Access y Paradox reconocen los comandos SQL. Estos incluyen especificaciones como las siguientes: El nombre de la base de datos a consultar. Los campos a recuperar de la base de datos, como Nombre y Salario. Los criterios que se aplicarn a los registros dentro de los campos como Nombre empieza con "E" y Salario mayor a $50,000. Si slo se recuperarn los registros nicos. Microsoft Query construye el comando SQL por usted, as que no tiene que conocer la sintaxis SQL a fin de recuperar los datos desde la fuente externa. Una vez que ha definido por medio de sus especificaciones, los campos y registros que se extraern, Query y Excel toman el mando. Los registros de base de datos se recuperan y se trasladan al Asistente para tablas dinmicas y usted contina con el paso 3 del asistente de manera normal.

Cmo realizar una extraccin

Esta seccin lo gua para crear dos tablas dinmicas, una construida por medio de datos desde un archivo de texto y otra con datos de un archivo Access. Necesita tener el controlador ODBC para archivos de texto instalado. Si desea recuperar datos desde cualquier archivo.mdb, debe tener instalado el controlador ODBC para archivos Access. Para instalar estos controladores, salga de todas las aplicaciones abiertas y ejecute los programas Agregar/eliminar en el Panel de Control de Windows. Despus de que Instalacin ha verificado los componentes instalados, escoja Agregar/eliminar y seleccione el componente Convertidores, Filtros y datos de Access. Luego, elija el componente Datos de Access. Si es necesario, marque las casillas de seleccin de componente Microsoft Query, Controlador Microsoft Access, Controlador de texto. Despus, complete Instalacin y reinicie Excel. Para obtener los datos desde el archivo de texto siga estos pasos: 1. Inicie Asistente para tablas dinmicas y escoja el botn de opcin Fuente de datos externa en el paso 1. Haga clic en Siguiente. 2. En el paso 2, haga clic en el botn Obtener datos. Microsoft Query inicia. 3. El cuadro de dilogo Seleccionar el origen de los datos aparece:

4. Si no ve entradas en el cuadro de lista Origen de los disponibles o no encuentra la fuente de datos que desea, contine con el paso 5. 5. Haga clic sobre el botn Examinar.

6. Seleccione una de las fuentes de datos disponibles y las tablas de la base de datos a analizar 7. El resto de pasos son los ya vistos en la creacion de Tablas Dinmicas

Escenarios
Objetivos

Crear escenarios Visualizar escenarios Agregar escenarios Editar escenarios

Administrador de escenarios
Cuando se estn analizando datos y se quiera crear una suposicin en los datos para observar el movimiento de los resultados finales, podemos utilizar el Administrador de escenarios. El Administrador de escenarios tiene la caracterstica de que cuenta con los datos previamente grabados con situaciones especificas. El Administrador de escenarios crea y guarda diferentes conjuntos de datos como escenarios separados. Tambin puede crear informes que muestran los valores de celda cambiantes y los valores de celda resultantes para cada escenario. Para desarrollar este tema necesitamos el siguiente cuadro

Para utilizar esta herramienta utilice el comando Escenarios del men Herramientas. Al seleccionar esta opcin aparece la siguiente caja de dilogo:

Aqu se enumeran los Escenarios existentes en la hoja activa con sus Celdas cambiantes y sus Observaciones. Puede usar cualquier celda que tenga datos como una celda cambiante para un escenario. Si define o crea nombres para las celdas cambiantes usando el comando Nombre del men Insertar, los nombres aparecern en el cuadro de dilogo Agregar escenario, que se encuentra junto a los datos contenidos en la celda. Para elegir un escenario se utiliza el botn Mostrar.

Agregar o Editar un escenario

Al presionar la opcin Agregar o Editar aparece la siguiente caja de dilogo:

Lo primero es asignar un Nombre del escenario que es un texto de hasta 255 caracteres acorde a la situacin que se quiera simular. En el cuadro Celdas cambiantes van a estar las referencias de las celdas que se desea variar en el escenario, las celdas se pueden ir seleccionando con el ratn de la misma forma en que se seleccionan celdas con los mtodos previamente descritos en el curso bsico. En el cuadro COMENTARIOS se presentan la fecha en que se cre o se edit el escenario y el nombre del usuario que cre o modific el escenario. Tambin puede agregar sus propios comentarios (hasta 255 caracteres) y editar el texto. Activar la Proteccin de la hoja le permite impedir que otras personas editen un escenario y tambin le permite ocultarlo. Evitar cambios impide que otros usuarios del mismo grupo de trabajo realicen cambios en su escenario. Ocultar impide que el nombre del escenario seleccionado aparezca en el cuadro de dilogo Administrador de escenarios. Al Aceptar el escenario se muestra una caja de dilogo similar a la siguiente, donde se especifican los valores de las celdas que se hayan especificado como cambiantes.

Combinar
Al seleccionar Combinar aparece la siguiente caja de dilogo:

Con esta opcin se permite combinar escenarios de cualquier hoja de cualquier libro de trabajo abierto. En Libro se enumeran todos los libros de trabajo abiertos. En Hoja aparecen listadas todas las hojas del libro de trabajo seleccionado. El mensaje que aparece en la parte inferior del cuadro de dilogo indica la cantidad de escenarios que hay en la hoja seleccionada.

Resumen
Al seleccionar Resumen se muestra la siguiente caja de dilogo:

Con esta opcin se presenta la caja de dilogo del escenario que le permite crear un informe de Resumen o de Tabla dinmica en una hoja separada en el libro de trabajo actual. En Celdas resultantes se pueden incluir celdas que contienen frmulas que dependen de las celdas cambiantes, seleccione esas celdas con el ratn directamente sobre la hoja o escriba las referencias o los nombres de las celdas. Si escribe ms de una referencia, separe cada referencia con una coma. El informe incluye el resultado de las frmulas para cada escenario. Especificar las celdas resultantes es opcional para las tablas de resumen pero es obligatorio para las tablas dinmicas. Los escenarios se pueden aplicar como se ven a continuacin en esta grfica aparecen los primeros valores al hacer click en mostrar seleccionando Enero

Luego seleccionamos la opcin mostrar seleccionando febrero y cambian los valores de las celdas resultantes al cambiar los datos de celdas cambiantes

Por ultimo el escenario Marzo nos muestra los ltimos resultados de las cedas cambiantes.

Animacin Crear Escenarios