AUTOEVALUACION CAPITULO 1 1. Por qu es importante el concepto de sistemas en la automatizacin de un proceso administrativo? Justifique su respuesta. Sistema es un conjunto de elementos interrelacionado.

Este nos ayuda a entender cmo funcionan las cosas. Permite analizar cada uno de sus elementos y sus interrelaciones y llegar a comprender su funcionamiento como un TODO. 2. En qu consiste el enfoque sistmico y qu utilidad tiene en las organizaciones? Consiste en separar las funciones de los elementos que pertenecen a la estructura es decir, da mayor nfasis (significado) a las funciones del sistema y luego a su estructura y es til porque es fcil separar su parte funcional que hace o que se supone que hace y su parte estructural como lo hace por lo consiguiente se identifican primero los objetivos y resultados deseados luego se determina que salidas se necesitan para lograr esos resultados por ltimo se identifican los elementos de entrada y procesos que son necesarios para producir tales salidas por tal manera de descripcin los sistemas e identificar sus insumos procesos y salidas se le conoce como modelo IPO. 3. Cmo apoya el modelo IPO a la automatizacin de un proceso administrativo? Por la forma de fragmentar el sistema y dar a conocer visualmente su estructura. 4. En qu consiste el enfoque de la caja negra? Explique Implica que se conocen solamente las entradas y las salidas y no se considera necesario saber con exactitud cmo se lleg a obtener la salida en otras palabras se conocen las entradas y las salidas pero no los procesos internos en un sistema, se aplica en el caso del operario de la empresa, porque conoce las entradas y las salidas del sistema pero no los procesos internos que transforman las entradas en salidas. 5. En qu consiste el enfoque de la caja blanca? Explique Implica analizar los procesos internos del sistema que transforman las entradas en salidas por lo cual se aplica a los especialistas porque conocen el proceso interno del sistema que transforma las entradas en salida. 6. Explique el concepto de subsistema. Un subsistema es un sistema que es parte de otro sistema mayor (supra sistema o sper sistema). En otras palabras, un subsistema es un conjunto de elemento interrelacionados que, en s mismo, es un sistema, pero a la vez es parte de un sistema superior. Un sistema puede estar constituido por mltiples partes y subsistemas.

7. Defina los trminos eficiencia y efectividad. En qu puede aplicarlos en las organizaciones al automatizar un proceso administrativo? EFECTIVIDAD: Es hacer la cosa correcta EFICIENCIA: Es hacer correctamente la cosa. Eficiencia es una accin, fuerza, produccin. Se define como la capacidad de disponer de alguien o de algo para conseguir un efecto determinado. No debe confundirse con eficacia que se define como la capacidad de lograr el efecto que se desea o se espera. En conclusin se puede decir que la efectividad es hacer la cosa correcta y la eficiencia es hacer correctamente la cosa. Para poder aplicarlos en primer lugar seria la eficiencia que es cuando se debe tomar las decisiones o planificar como se va automatizar y la efectividad cuando es el grado en que las metas correctas de automatizar son logradas. AUTOEVALUACION CAPITULO 2 1. Por qu es importante el elemento humano al realizar un anlisis de sistemas? Porque puede identificar posibles errores dentro de los subsistemas, que las organizaciones tengan para cada unidad. 2. Bajo qu criterios se pueden clasificar los sistemas Por su propsito, por su interaccin por su ambiente, por su respuesta al ambiente, por su naturaleza. 4. Por qu es necesario que los dirigentes y quienes laboran en la organizacin conozcan el objetivo de la misma? Por qu ayuda a lograr los objetivos como equipo en menos tiempo y con menor esfuerzo para producir excelentes resultados. 5. Analice la frase El todo es ms que la suma de sus partes: Es ms fcil visualizar de una manera ms concreta a una manera divida. Ejemplo: si se habla de una unidad se refiere al departamento completo y no a cada colaborador que lo conforma. 6. Explique brevemente como se relacionan los subsistemas: Un subsistema est conformado por otro sistema y pude que ese sistema dependa de otro sistema. 7. Cul es el propsito de la retroalimentacin de un sistema? Que las organizaciones puedan hacer ms eficiente los procesos de entradas y salidas de los ambientes que le rodea.

8. Cules son los niveles de administracin en una organizacin Nivel operativo, Nivel Medio y Nivel Institucional, 9. Qu importancia tiene en el anlisis de sistemas los niveles de la organizacin? La importancia que tiene en el anlisis de sistemas es que a nivel institucional se toman las decisiones que llevaran a cabo en el nivel medio y posteriormente el nivel operativo realiza las acciones que se tomaron en el nivel institucional. A medida del nivel as sern las metas fijadas como por ejemplo el nivel institucional ve a futuro y a nivel medio y operativo metas a mediano y corto plazo 10. Cmo se relacionan el anlisis de sistemas y la automatizacin de procesos administrativos? Porque pretende hacer eficiente los sistemas de la Organizacin y mejorar notablemente los flujos de comunicacin, operacin, proceso y entrega de Informacin. 1. Uno de los principales elementos para que exista un sistema es que las personas sean capaces de comunicarse V 2. El mtodo de anlisis agregado AVA persigue minimizar costos y administrar el desperdicio F 3. Los sistemas Purposeful son creados por el hombre F 4. Segn la relacin que se tiene con el ambiente un sistema puede ser abierto o cerrado V 5. Todo sistema produce una salida V 6. Un ejemplo se sistemas social es una nacin V 7. Toda organizacin es un sistema dinmico V 8. Un subsistema se maneja de manera independiente de un sistema F 9. La retroalimentacin es una forma de control dentro de un sistema V 10. Las decisiones ms difciles dentro de un sistema son tomadas a nivel de operaciones. F AUTOEVALUACION CAPITULO 3 1- Qu es un sistema administrativo? Es un sistema dentro de la organizacin y que apoya a la administracin. 2- Cules son los componentes de un sistema administrativo? 1- Sistema de Informacin, 2-Recurso humano, 3- Mobiliario y Equipo 3- Qu es la organizacin? Es una entidad con sus partes integradas de tal manera que se interrelacionan entre s y con el todo.

4- Explique el concepto de autoridad. El derecho legal de ordenar a otros una accin y exigir su cumplimiento. Derecho de ordenar a otros una determinada accin. Ej.: Persuasin, sanciones, solicitudes, fuerza o coercin. 5- Explique que es responsabilidad: Derivado de la palabra responder. Es estar obligado a responder de sus actos en el ejercicio de la autoridad. Ej.: Al jefe de finanzas se le da la orden de que planifique una poltica de crditos pero no se le da autoridad de que conozca toda la base de datos. 6- Qu aspectos son necesarios para la divisin del trabajo? Primero la descentralizacin de la misma, delegando autoridad y departamentalizacin de las diferentes unidades de trabajo. 7-Describa los principios de la organizacin y su relacin con la automatizacin de procesos administrativos. Departamentalizacin, Jerarquizacin, Lnea de Mando, Autoridad Funcional, Unidad de mando, Tramo de control, Comunicacin, Delegacin, Descentralizacin y Desconcentracin. La relacin que tienen con la automatizacin de procesos administrativos es que sin la debida aplicacin de estos principios sera imposible la automatizacin ya que estos son como leyes o son verdades de la administracin y que son aplicables a cualquier tipo de automatizacin. 8-Qu es estructura organizacional? Se define por niveles, el modelo escogido para la departamentalizacin, las relaciones de autoridad existentes, el grado de dispersin de la autoridad y como se lleva a cabo la coordinacin. 9-Qu caractersticas debe poseer una estructura organizacional para ser eficaz? Orden, divisin de trabajo, y Jerarqua 10-Qu se logra con una buena organizacin? Se logra un orden en el ambiente organizacional, lneas de mando bien definidas, clara comunicacin, automatizacin del sistema organizacional.

AUTOEVALUACION CAPITULO 4 1- Describa cmo pueden ayudarle los sntomas de una organizacin enferma en la automatizacin de procesos administrativos. Nos pueden ayudar para localizar el problema y redefinir nuevos procedimientos para solucionar la problemtica. 2- Defina con sus palabras los trminos: proceso, procedimiento y mtodo. Establezca en qu se parecen y en qu se diferencia. Concepto Descripcin Similitud Diferencia Proceso Conjunto de actividades que toma los insumos y los transforma hasta producir las salidas Establecen una secuencia de actividades. Es un proceso de conversin Procedimiento Tipo de plan que establece el modo de trabajar las actividades futuras. Es un plan de actividades Mtodo Es la ejecucin ordenada y clara de llegar a un resultado o fin determinado Indica la forma de ejecutar una tarea. 3- Qu caractersticas debe poseer el analista de sistemas y por qu se hacen necesarias? Facilidad para tratar con las personas, ser un buen interlocutor. Facilidad para trabajar con las personas, para manejar entrevistas, mediar en desacuerdos. Conocimientos de aplicacin para entender y apreciar las ideas de los usuarios Creatividad para solucionar problemas Capacidad de abordar la situacin en forma sistemtica Poseedor de una mente lgica y organizada Facilidad de abstraccin para pensar en el sistema tanto en trminos fsicos cmos abstractos. Experiencia en sistemas y equipos de computacin Autodisciplina y auto motivacin Capacidad de administrar un proyecto Observador y poseedor de una mente analtica. 4- Qu es un equipo? Por qu es importante un equipo en el anlisis de sistemas y en la automatizacin de procesos administrativos? Un equipo es un grupo efectivo de personas, es decir, que a su vez es eficiente y eficaz. El analista de sistemas es importante en el equipo y en la automatizacin de procesos administrativos porque l est en la fase del anlisis. Debe ser un investigado, recabar informacin y describir diversas situaciones.

5- Mencione las funciones de algunos de los miembros del equipo en el anlisis de sistemas: Usuario final, administrador del sistema, lder del proyecto, analista de sistemas. Diseador, implementador. Miembro del equipo Funciones Usuario Final Persona eventual o encargada del sistema Administrador del sistema Aprueba el Proyecto Lder del Proyecto Planea y controla el proyecto Analistas de Sistemas Analizar el sistema e identificar las necesidades del usuario Diseador de Sistemas Disea el sistema basado en el producto de la fase de anlisis Implementador Implementa el sistema 6- Mencione cinco caractersticas que debe poseer un analista de sistemas. Explique por qu El analista es quien generalmente prepara una propuesta de sistema que sumariza lo que ha sido encontrado, proporciona anlisis de costo/ beneficio de las alternativas y hace recomendaciones sobre lo que debe hacerse. 7- Qu es la productividad y para qu sirve? Es un indicador que mide la eficiencia del proceso de transformacin de los insumos en productos.