Manuel de Procedures

MANUEL DES PROCEDURES
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Projet dàppui au Programme national de MicroFinance

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PROJET APPUI AU PROGRAMME NATIONAL DE MICROFINANCE

MANUEL DES PROCEDURES DE GESTION ADMINISTRATIVE,
FINANCIERE ET COMPTABLE

Redige par : OM Consulting Projets
Novembre 2002


AVANT PROPOS

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AVANT PROPOS

Le present manuel decrit lòrganisation, les procedures de gestion administrative, Iinanciere et
comptable du Projet dàppui au Programme national de microIinance (PPMF). La mise en
place des procedures Iormalisees repond aux objectiIs ci-apres :

Iournir un cadre Iormel dèxecution des operations a caractere administratiI et Iinancier
conIorme :
aux principes de gestion generalement admis,
aux dispositions des conventions de financement,
a la legislation Camerounaise.

responsabiliser davantage le personnel dans làccomplissement des tches respectives par
une deIinition precise des postes et des attributions aIIerentes,

rendre plus productiI le personnel pour une eIIicacite accrue par lòptimisation des circuits
dìnIormation (circulation des documents),

enIin, mettre en ouvre un contrle interne eIIicace,

Ce manuel a ete elabore sur la base des dispositions de lÀccord de Prt 522-CM entre le
Gouvernement Camerounais et le Fonds International pour le Developpement Agricole
(FIDA) et du manuel dèxecution et de gestion du PPMF. Le manuel a pour objectiI de mettre
a la disposition des responsables du Projet, un outil de reIerence a la Iois operationnel et
pedagogique pour la conduite des operations du PPMF.

Le respect et l'application effective de ces procedures conditionnent l'eIIicacite du systeme
de gestion qui doit se traduire pour le PPMF par des contrles reguliers pour pallier les
diIIerents risques qui peuvent resulter d'irregularites ou de malversations (domaine de
l'exceptionnel), mais surtout de negligences, d'erreurs d'execution, de jugement ou de
comprehension (domaine du quotidien).


SIGLES ET ACRONYMES

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SIGLES ET ACRONYMES

ACDI agence canadienne de developpement international
ADAF Appropriate Development Ior AIrica Foundation
ADI Agence pour le Developpement International
AFD Agence Franaise de Developpement
ACECCAM Association des cooperatives dèpargne et de credit du Cameroun
ACIM Association camerounaise des associations de MicroIiance
APECCAM Association ProIessionnelle des etablissements de credit au Cameroun
EMF Association des services Iinanciers
BAD Banque AIricaine de Developpement
BEAC Banque des Etats de lÀIrique Centrale
BERDSCO Benevolent Community Education and Rural Development Society
BICEC Banque Internationale Camerounaise dÈpargne et de Credit
CAA Caisse Autonome dÀmortissement
CAMCCUL Cameroun Cooperative Credit Unions League
CCEI Caisse Commune dÈpargne et dÌnvestissement
CIDR Caisse International de Developpement et de Recherche
CNMF Comite National de MicroIiance
COBAC Commission Bancaire en AIrique Centrale
COOPEC Cooperative dÈpargne et de Credit
COSOP Country Strategic Opportunity Paper
CP Coordonnateur du Projet
CSP Comite de Suivi du Projet
CUT Community Unit Trust
CVECA Caisse villageoise dèpargne et credit autogeree
DCE-DCEFE Direction du Contrle Economique et des Finances Exterieures
FCFA Franc de la Communaute Financiere AIricaine
FIDA Fonds International de Developpement Agricole
FIMAC Fonds dìntervention pour les micros realisations agricoles et
communautaires
FMI Fonds monetaire international
FOCAOB Fonds commun dàppui aux organisations de base
FONADER Fonds national de developpement rural
GTZ Agence de cooperation technique allemande
IFPRI Institut international de recherche sur les politiques alimentaires
EMF Institution de MicroIiance
MIFED MicroIiance et developpement
MINAGRI Ministere de làgriculture
MINFI Ministere des Iinances et du budget
MINEPAT Ministere des aIIaires Economiques, de la Programmation et de
làmenagement du territoire
MUFA Mutuelle des Iemmes aIricaines
NWPRDP North West Province Rural Development Project


SIGLES ET ACRONYMES

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NCCWEDT National Central Ior Counselling and Women Entrepreurship
Development Training
ONG Organisation non gouvernementale
PIB Produit interieur brut
PIP Programme dìnvestissement prioritaire
PNAM Programme national dàppui a la MicroIiance
PNVRA Projet dàppui au programme national de vulgarisation de recherches
agricoles
PTBA Programme de travail et de budget annuel
RAF Responsable AdministratiI et Financier
RMF Responsable MicroIiance
RSE Responsable Suivi -Evaluation
ROSCA Rotating Savings and Credit Association
SCA Savings and Credit Association
UCP Unite de coordination du projet
USD Dollar americain.

Documents

B/C Bon de Commande
B/L Bon de Livraison
B/R Bon de Reparation
D/A Demande d'Achat
D/A Demande de Reparation


TABLES DES MATIERES

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AVANT PROPOS ................................................................................................................................................. 2
SIGLES ET ACRONYMES................................................................................................................................. 3
PARTIE I : DESCRIPTION DU MANUEL....................................................................................................... 7
I. 1 OBJECTIFS DU MANUEL ........................................................................................................ 8
I.2 ORGANISATION DU MANUEL................................................................................................ 8
I.3 MISE A JOUR DU MANUEL ..................................................................................................... 9
PARTIE II : DESCRIPTION, ORGANISATION ET GESTION DU PPMF............................................... 11
II.1 DESCRIPTION DU PPMF ....................................................................................................... 12
II.2 ORGANISATION ET GESTION DU PPMF ........................................................................... 15
II.2.1 ORGANIGRAMME GENERAL.......................................................................... 15
II.2.2 ORGANES DE PILOTAGE ET DÒRIENTATION........................................... 16
II.2.3 COORDINATION ET SUIVI DU PROJET......................................................... 17
II.2.4 EXECUTION DU PROJET.................................................................................. 41
PARTIE III : SYSTEME DÌNFORMATION DE GESTION FINANCIERE ET....................................... 43
COMPTABLE..................................................................................................................................................... 43
III.1 OBJECTIFS DU SYSTEME D'INFORMATION COMPTABLE.......................................... 44
III.2 ORGANISATION ET GESTION DU SYSTEME.................................................................. 44
PARTIE IV. PROCEDURES DE GESTION................................................................................................... 46
GESTION ADMINISTRATIVE...................................................................................................... 49
GESTION DU PERSONNEL......................................................................................... 51
Absences.................................................................................................. 54
Rupture du contrat de travail................................................................... 56
Evaluation du personnel .......................................................................... 67
GESTION DES ACHATS.............................................................................................. 68
Traitement des demandes dèngagement ................................................ 75
Suivi des commandes .............................................................................. 78
Suivi des marches et contrats .................................................................. 79
Reception d'une commande..................................................................... 80
GESTION DU COURRIER ........................................................................................... 88
Courrier Depart........................................................................................ 90
Courrier Arrivee ...................................................................................... 91
SUIVI DES IMMOBILISATIONS ET DES VEHICULES........................................... 92
Prise en compte dùne immobilisation...........Erreur ! Signet non dfini.
Suivi des immobilisations ....................................................................... 96
Sortie des immobilisations ...................................................................... 97
Prise dìnventaire..................................................................................... 98
Suivi des vehicules .........................................Erreur ! Signet non dfini.
GESTION FINANCIERE.............................................................................................................. 103
MOBILISATION DES RESSOURCES....................................................................... 105
Principes generaux ................................................................................ 107
Remboursement des depenses............................................................... 108
Reapprovisionnement du Compte Special ............................................ 109
Paiement Direct ..................................................................................... 113
Engagement Special .......................................Erreur ! Signet non dfini.


TABLES DES MATIERES

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GESTION BUDGETAIRE........................................................................................... 118
Preparation du budget.....................................Erreur ! Signet non dfini.
GESTION DE LA TRESORERIE................................................................................ 128
Gestion de la caisse ............................................................................... 131
Approvisionnement de la caisse de l'UCP ............................................ 132
Reglement de Iactures par caisse ...................Erreur ! Signet non dfini.
Avance de Ionds .................................................................................... 141
GESTION COMPTABLE.............................................................................................................. 144
CADRE COMPTABLE................................................................................................ 146
ORGANISATION COMPTABLE............................................................................... 151
GUIDE DÌMPUTATIONS COMPTABLES .............................................................. 159
Comptabilisation des Iactures dìmmobilisations................................. 162
Comptabilisation des Iactures de charges ............................................. 164
Dept initial sur le Compte Special. ..................................................... 166
Dept initial sur le compte de contrepartie ........................................... 167
Reglement des Iactures par le Compte Special ..................................... 168
Reglement des Iactures par le Compte de Contrepartie........................ 170
Emission d'une DRF - FIDA................................................................. 171
Paiement de la DRF-FIDA.................................................................... 172
Emission dùne DRF - ETAT ............................................................... 173
Paiement de la DRF - ETAT................................................................. 174
Paiement Direct ..................................................................................... 175


DESCRIPTION DU MANUEL

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PARTIE I : DESCRIPTION DU MANUEL



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I. 1 OB1ECTIFS DU MANUEL

Le manuel des procedures Iormalise les principales procedures de gestion administrative,
Iinanciere et comptable. Il a pour objectiIs de :

Iournir un cadre Iormel dèxecution des operations a caractere administratiI,
decrire lòrganisation administrative, Iinanciere et comptable,
decrire les procedures des depenses dans les conditions garantissant un contrle interne
eIIicace, en Iormalisant les contrles a eIIectuer ainsi que les responsables de ceux-ci a
chaque etape du circuit des documents,
decrire les procedures a mettre en ouvre par lènsemble du personnel comptable et
administratiI ainsi que les tches qui lui incombent,
utiliser de Iaon optimale, pour la meilleure eIIicacite de làction engagee, lènsemble des
moyens mis en ouvre tels que :

les movens humains,
les movens materiels,
les movens financiers.

I.2 ORGANISATION DU MANUEL

Partie 1 : Prsentation du Manuel des procdures

Cette premiere partie presente lòrganisation du manuel. Celui-ci est structure de maniere a en
Iaciliter lèxploitation et la mise a jour aIin de làdapter a lèvolution tant de lòrganisation du
Projet que des procedures Iormalisees.

Partie 2 : Description, Organisation et Gestion du PPMF

La deuxieme partie du manuel presente le Projet notamment ses objectiIs, la strategie de mise
en ouvre, et ses composantes ainsi que les cadres institutionnel et organique.

Partie 3 : Systme dìnformation de gestion comptable et financire du PPMF

La troisieme partie presente le systeme d'inIormation du PPMF principalement dans sa
composante Iinanciere et comptable

Partie 4 : Procdures administratives, financires et comptables

La quatrieme partie decrit les procedures administratives, Iinancieres et comptables selon la
methodologie du "Playscript" avec une description detaillee des diIIerentes etapes de la
procedure.



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I.3 MISE A 1OUR DU MANUEL

I.3.1 Modification des procdures

La mise a jour du present manuel est aussi importante que sa mise en place. Sìl nèst pas mis
a jour regulierement et si chaque exemplaire ne subit pas la mise a jour, il perd de son
eIIicacite. Une liste des detenteurs du manuel sera maintenue par le Coordonnateur du Projet
pour permettre la mise a jour de tous les exemplaires chaque Iois quùne mise a jour sera
operee.

La mise a jour du manuel peut tre motivee par :

des changements dans la structure ou les activites du PPMF suivant les decisions des
autorites de tutelle et du bailleur de Ionds,
les modiIications des systemes et procedures dans le but dàmeliorer les procedures
existantes pour Iaire Iace a des situations nouvelles,
des changements rendus necessaires par làpplication des textes et decrets concernant les
lois et regles en vigueur en Republique du Cameroun,
des modiIications en ce qui concerne làIIectation du personnel ou des tches lui
incombant,
des amenagements dans lòrganisation du PPMF.

1.3.2 Responsabilits de la tenue de la mise jour du manuel

La responsabilite de la tenue et la mise a jour du manuel des procedures incombe au
Coordonnateur du Projet. Il decide en outre des copies a mettre a la disposition du personnel.
La decision de modiIication des procedures existantes est prise sur son initiative.

1.3.3 Mthodologie de mise jour

Lorsque la decision de modiIication de procedures existantes est envisagee, le Coordonnateur
du Projet convoque une reunion a laquelle doivent participer tous les agents susceptibles
d`tre concernes par ces modiIications.

Cette reunion doit debattre de lòpportunite de la modiIication proposee et des solutions a
adopter. A lìssue de cette reunion un proces-verbal est etabli indiquant les elements suivants :

les procedures devant tre modiIiees,
les raisons pour lesquelles les modiIications sont demandees,
les principes des modiIications a apporter,
la personne chargee de rediger les nouvelles procedures a inclure dans le manuel.



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La personne chargee de la redaction des nouvelles procedures les soumet au Coordonnateur
du Projet qui y apporte les eventuelles modiIications quìl juge necessaire pour arrter le texte
deIinitiI.

Apres adoption du texte deIinitiI portant sur les modiIications apportees au manuel, l'Unite de
Coordination du Projet (UCP) se charge de distribuer les nouvelles sections du manuel aux
interesses. Le secretariat doit tenir un registre permettant de suivre la mise a jour de chaque
copie du manuel.

La personne chargee de la distribution des nouvelles sections du manuel note dans le registre
la date de transmission de la nouvelle section aux interesses ainsi que les reIerences
correspondantes.


PRESENTATION DU PRO1ET

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PARTIE II : DESCRIPTION, ORGANISATION ET GESTION DU PPMF



Description du Projet

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II.1 DESCRIPTION DU PPMF

II.1.1 Zone dìntervention

Le Projet dàppui au Programme national de MicroIiance est un programme de lutte contre la
pauvrete et de developpement rural. Le projet couvre lènsemble du territoire de la
Republique du Cameroun.

II.1.2 Objectifs et impacts

Il a pour objet de contribuer a làmelioration de làcces des ruraux et des plus pauvres a des
services Iinanciers de qualite. Le PPMF est place sous la tutelle du Ministere de lÈconomie
et du Budget (MINFI) qui en est làgent principal.

Le PPMF vise dùne maniere generale a accrotre de maniere durable les revenus, le bien-tre
et la participation au developpement local des menages ruraux pauvres et en particulier les
Iemmes.

Plus speciIiquement, le Projet a pour objectiI de :

a) RenIorcer la capacite institutionnelle de lÈtat en matiere de MicroIiance et a elargir et
renIorcer les mecanismes consultatiIs au niveau du secteur, aIin de creer des
conditions de mise en ouvre eIIicace de la politique nationale de MicroIiance et
dàssurer la mise en conIormite avec le cadre reglementaire regional ;

b) Apporter un appui a la consolidation des reseaux, y compris a lèxtension de leur
couverture et a la diversiIication de leurs services, par :
i) la proIessionnalisation des Etablissements de MicroIiance (EMF),
ii) la restructuration et lòrganisation des ces structures aIin de consolider les
realisations des grands reseaux et dàmeliorer les interIaces ou dèn creer
entre les grands reseaux, les banques commerciales et le secteur agricole,
iii) la consolidation ou lèxtension, sur une base pilote, des recentes initiatives
Iaisant preuve de creativite en matiere dìnstitutions, de conception des
produits et dèxtension des services vers les groupe a Iaible revenu, pour
contribuer a lèxtension des services Iinanciers aux zones rurales a Iort
potentiel, actuellement privees dàcces a ces services,

c) apporter un appui a lèxamen et a la synthese dètudes de cas Iondees sur les
meilleures experiences des EMF en matiere dìnnovations institutionnelles et de
developpement de nouveaux produits Iinanciers, a leur presentation sous une Iorme
Iacilement accessible et a leur diIIusion.




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II.1.3 Stratgie de mise en ouvre

La strategie de mise en ouvre du PPMF est basee sur :

làpport dùne contribution importante a làmelioration des services Iinanciers en
milieu rural par la proIessionnalisation et le developpement des EMF en milieu
rural,

le developpement dùn important programme de Iormation et dòrganisation des
gerants des Etablissements de MicroIinance,

lùtilisation des competences techniques disponibles au sein des operateurs prives,
associatiIs et publics, sur une base contractuelle, qui seront charges de lèxecution
proprement dite des activites du Projet sur le terrain,

lìnstauration dùn dialogue permanent entre les populations beneIiciaires, les
agents du Projet et les operateurs economiques.

II.1.4 Composantes et activits

Les activites a mener par le Projet pour atteindre les objectiIs ci-dessus sont regroupees dans
les quatre (4) composantes decrites ci-apres :

Composante A : Professionnalisation et dveloppement des EMF
1. ProIessionnalisation et consolidation
2. Extension des reseaux en zones rurales
3. Emergence de structures innovantes

Composante B : Recherche et action

1. Recherche et action.

Composante C : Appui institutionnel

1. Appui institutionnel

Composante D : Coordination du projet
Coordination, gestion et supervision du Projet par le biais :
1. de la mise en place de lÙCP, chargee de coordonner la mise en ouvre du
Projet, de superviser et de contrler les operateurs partenaires sous-traitant les
activites de terrain, et de gerer les Ionds du Projet et de prt,




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2. du recrutement du personnel de lÙCP et de la mise a leur disposition des
moyens de travail necessaires.

II.1.5 Cot de financement

Le cot total du Projet est de 13,53 millions dollars US. Son Iinancement est assure par le
FIDA et lÈtat camerounais.



Organisation et Gestion du Projet

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II.2 ORGANISATION ET GESTION DU PPMF

II.2.1 ORGANIGRAMME GENERAL

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Etablissements de microIinance (EMF)
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II.2.2 ORGANES DE PILOTAGE ET DÒRIENTATION

II.2.2.1 Le Comit de Suivi du Projet

Le Comite de Suivi du Projet (CSP) est lòrgane de supervision nationale du Projet. Il
constitue un cadre de dialogue entre le Ministere des Finances et du Budget et tous les acteurs
impliques dans la mise en ouvre du PPMF.

Il a pour mission de :

veiller au respect des objectiIs et de la strategie dìntervention du Projet,
examiner les PTBA elabores par lÙCP avant leur transmission au FIDA et a lÙNOPS
pour avis et commentaires,
examiner et adopter les rapports dàctivites et Iinanciers prepares par lÙCP et Iormuler
des recommandations,
passer en revue le Ionctionnement et lètat dàvancement du Projet,
veriIier làpplication des recommandations des diIIerentes missions dàppui exterieur, en
particulier des missions de supervision,
entreprendre toute action depassant le domaine de competence de lÙCP, y compris
làrbitrage des conIlits pouvant surgir entre les diIIerents ministeres impliques et les
diIIerents operateurs partenaires.

Le CSP est preside par le Ministre des Finances et du Budget represente par le Directeur des
Contrles Economiques et des Finances Exterieures. Il est compose des membres suivants :

le Directeur des Contrles Economiques et des Finances Exterieures (DCEFE),
le Coordonnateur de lÙCP,
le CheI de la Cellule des Marches Financiers et des Systemes Financiers Decentralises,
un representant du FIDA,
un representant du CTS,
un representant du Ministere de làgriculture (MINAGRI),
un representant du Ministere des aIIaires Economiques, de la Programmation et de
làmenagement du territoire (MINEPAT),
un representant du MINCOF,
un representant de la Caisse Autonome dÀmortissement (CAA),
un representant de chacun des reseaux ou agences dèxecution participant au projet.

Le CSP se reunit sur une base trimestrielle sous la presidence du Directeur des Contrles
Economiques et des Finances Exterieures.




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II.2.3 COORDINATION ET SUIVI DU PRO1ET

II.2.3.1 Unit de Coordination du Projet

LÙnite de Coordination du Projet (UCP) est lòrgane charge de coordonner, de suivre et de
contrler lèxecution des activites mises en ouvre dans le cadre du Projet. LÙCP est basee a
Yaounde.

Les principales Ionctions de lÙCP sont de :

preciser les modalites de mise en ouvre du Projet,
elaborer les PTBA avec lètroite collaboration des beneIiciaires.
coordonner la mise en ouvre des composantes et le travail des partenaires executant les
activites sur le terrain,
preparer les termes de reIerence, cahier de charges, dossiers dàppel dòIIres, dossiers de
projet et dossiers de consultations restreintes,
depouiller les appels dòIIres et selectionner les operateurs partenaires,
preparer puis signer les contrats avec les diverses organisations partenaires selectionnees,
superviser lèxecution physique et Iinanciere des contrats, et regler les prestataires,
apporter les appuis et conseils necessaires aux partenaires charges dèxecuter les activites
pour Iaciliter leur travail et ameliorer leur perIormance,
tenir la comptabilite generale, analytique et budgetaire du Projet,
assurer la gestion du Ionds FIDA et des Ionds de Contrepartie,
preparer les Demandes de Retrait de Fonds (DRF),
mettre en ouvre le contrle Iinancier et de gestion du Projet,
eIIectuer le suivi -evaluation interne des activites du Projet,
rediger les rapports semestriels et annuels dàvancement du Projet : rapports techniques,
Iinanciers et de suivi -evaluation,
en concertation avec les operateurs partenaires, participer a lìnIormation et a la
sensibilisation des beneIiciaires potentiels sur les objectiIs, la strategie dìntervention et
les modalites de participation au Projet,
assurer le suivi et le contrle de la realisation des activites de terrain executees par les
operateurs partenaires,
etablir et maintenir dètroites relations avec les structures administratives, les collectivites
territoriales, les organisations privees et les autres acteurs de developpement du monde
rural interesses au Projet aux niveaux departemental et local.

Lòrganisation de lÙCP est representee dans lòrganigramme ci-apres :

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Description des Postes

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LÙCP est dirigee par un Coordonnateur et comprend :

- 1 Responsable AdministratiI et Financier,
- 1 Responsable de la Cellule Suivi -Evaluation,
- 1 Responsable de la MicroIiance,
- 1 Assistant MicroIinance,
- 1 Assistant de Direction,
- 1 Agent AdministratiI,
- 1 Comptable,
- 1 Secretaire,
- 1 standardiste,
- 1 agent de liaison,
- 4 chauIIeurs,
- 1 Technicien de surIace,
- 2 gardiens.


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Description des Postes

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II.2.3.2 Description des postes


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DESCRIPTION DE POSTE

Titulaire du poste :
PPMF
Titre : Coordonnateur du Projet CODE :
Superieur Hierarchique direct : President du Comite de Suivi
du Projet
Remplaants: RMF/RAF
Date de mise a jour : Novembre 2002 Nombre dàgents sous sa responsabilite : Folio : 1/2

1. Rle

Il assure, sous làutorite du DCEFE du MINFI, la planiIication, lòrganisation, la coordination, le contrle
et la mise en oeuvre de lènsemble des activites du Projet.

2. Activits et tches du poste

Activits et tches

- Coordonner lèxecution de lènsemble des activites du projet en relation avec les diIIerents
partenaires,
- Gerer les contributions Iinancieres exterieures et celles du gouvernement,
- Gerer les contributions des structures beneIiciaires du projet,
- Elaborer les protocoles dàccord, conventions et contrats entre le Projet et les partenaires
prestataires de services pour le compte du Projet,
- Coordonner et superviser la preparation des PTBA,
- Assurer la bonne execution des composantes du projet selon le planning etabli,
- Tenir la comptabilite du projet,
- Assurer làcquisition de Iournitures et materiels pour les besoins du projet et des Etablissements de
MicroIinance,
- Developper des strategies de matrise et de renIorcement des reseaux de MicroIinance,
- Preparer les dossiers dàppel dòIIres pour les travaux et làcquisition des equipements,
- Preparer et organiser les ateliers de Iormation,
- DeIinir les conditions dèligibilite des EMF au projet,
- Superviser la preparation des rapports dàctivites semestriels et annuels du Projet, des rapports
dèvaluation et des rapports Iinanciers par le personnel de lÙCP ainsi que leur transmission en
temps voulu au CSP, au MINFI et au FIDA,
- appuyer les missions dàppui technique et de supervision du Projet et sàssure de la mise en ouvre
de leurs recommandations.


22

PPMF
Titre : Coordonnateur du Projet CODE :
Superieur Hierarchique direct : President du Comite de Suivi
du Projet
Remplaants: RMF/RAF

3. Documents

3.1. Documents reus au poste de travail
Programme Annuel dÀctivites et le Budget annuel; Correspondance de lèxterieur pour les diIIerents
echanges; Dossier DRF pour approbation; Dossier passation des marches;
Rapport dàctivite des cadres; Rapport Iinancier ; Rapport de lètat dàvancement de la passation des
marches; Aides memoire de supervision; Rapports dàudit, Comptes rendus de reunions; etc.

3.2. Documents produits au poste de travail
Notes de service; Lettres pour notiIication, inIormation, avertissement, reponse, accompagnement, relance,
etc.;Documentation necessaire pour les missions de supervision et dèvaluation ; etc.

1. Rapports produits au poste

Nature
Rapports periodiques; Rapports dàctivite ; etc.

5. Relations lìntrieur

Avec lÀssistante de Direction pour Iiltrer le courrier, les appels et les visites pour transmettre les
ordres et assurer la supervision.
Avec le Responsable AdministratiI et Financier pour le operations Iinancieres, comptable et
Administratives
Avec le Responsable du Suivi Evaluation pour le suivi dèxecution et lèvaluation des resultats
obtenus (rapports de suivi evaluation).
Avec le Responsable de la MicroIinance pour les activites de MicroIinance.

6. Relations avec lèxtrieur

Avec le Comite de Suivi du Projet pour làpprobation des programmes de travail et des budgets
annuels et de lèxamen des resultats.
Avec la Direction des Contrles Economiques et des Finances Exterieures pour le suivi evaluation
externe du projet
Avec les Bailleurs de Ionds pour toute question de strategie, de programmation et de budget, de
developpement.
Avec les organismes representatiIs du secteur de la MicroIinance associations et groupement
proIessionnels, organismes regionaux ou nationaux, etc..) aIin de participer aux seminaires et
autres rencontres importantes pour le secteur.
Avec les auditeurs, experts et conseils exterieurs : pour conIier des travaux a realiser


23


PPMF
Titre : Responsable Suivi valuation CODE :
Superieur Hierarchique direct : Coordonnateur Remplaant :
Date de mise a jour : Novembre 2002 Nombre dàgent sous sa responsabilite : Folio :1 /2

1. Rle

Sous làutorite du Coordonnateur du Projet, le Responsable Suivi Evaluation est charge de Iournir des
inIormations qualitatives et quantitative sur lèxecution du Projet.


Activits et tches

- DeIinir les criteres de base dèvaluation de perIormance des le debut du projet,
- preciser les indicateurs cles de suivi-evaluation en Ionction de la strategie et des objectiIs du
Projet,
- rediger les termes de reIerence des etudes et preparer les contrats des partenaires pour les
etudes et le suivi-evaluation,
- identiIier les partenaires pouvant intervenir pour la mise en ouvre du suivi-evaluation du
Projet et evaluer leurs capacites,
- participer au choix des partenaires pour lèxecution du suivi-evaluation,
- suivre lèxecution des contrats avec les partenaires pour les etudes et le suivi-evaluation,
- Participer a la preparation des programmes de travail et des budgets annuels,
- Rediger les rapports de suivi du projet
- Proposer les mesures de reIormes a envisager en Ionction des resultats obtenus par le Projet,
- superviser le suivi et lèvaluation de lènsemble des activites du Projet,
- animer la revision et làctualisation periodique du cadre logique du Projet, selon une
approche participative impliquant tous les cadres de lÙCP,
- assister les cadres de lÙCP (responsables techniques) dans le suivi de leurs activites
respectives,
- concevoir lènsemble des Iiches de suivi des activites des operateurs partenaires puis
collecter, traiter et analyser les inIormations provenant de ces Iiches de suivi,
- recueillir periodiquement au moyen des enqutes et visites de terrain, les autres inIormations
necessaires pour le suivi de lènsemble des activites,
- sàssurer de la reception en temps utiles des rapports dàctivites des operateurs partenaires,
-


24

DESCRIPTION DE FONCTION

PPMF
Titre : Responsable Suivi valuation CODE :
Superieur Hierarchique direct : Coordonnateur du Projet Remplaant :
Date de mise a jour : Novembre 2002 Nombre dàgent sous sa responsabilite : Folio : 2/2

Activits et tches

- realiser lìnterpretation socio-economique des indicateurs de suivi par rapport aux objectiIs du
Projet et evaluer lìmpact du Projet,
- rediger les rapports de synthese trimestriels et annuels de suivi-evaluation,
- diIIuser les resultats du suivi-evaluation aux beneIiciaires et aux partenaires,
- eIIectuer de Irequentes visites de terrain pour le suivi et lèvaluation des operateurs
partenaires,
- participer aux visites de terrain des missions techniques dàppui et des missions de
supervision du Projet.

3. Documents

Rapports dactivite des EMF,
Rapports financiers
Etc.

Fiches de collecte des donnees necessaires au suivi-evaluation
Etc.


Nature

Rapports de suivi periodiques, Etc.

Avec le Coordonnateur du projet pour rendre compte.

Avec les autres cadres de la cellule pour le suivi et lèvaluation de leurs activites


Avec les Etablissements de MicroIinance, les experts et consultants pour le suivi des activites et les
etudes demandees par le Projet.


25


Titulaire du poste : Responsable MicroIinance
PPMF
Titre : Responsable Microfinance CODE :
Superieur Hierarchique direct : Coordonnateur du Projet Remplaant : Assistant MF

1. Rle

Sous làutorite du Coordonnateur du Projet, le Responsable MicroIinance est responsable des activites
de MicroIinance dans le suivi technique du Projet.


Activits et tches
- Evaluer les besoins des Etablissements de MicroIinance (EMF),
- Rechercher les ressources a mme de satisIaire lesdits besoins,
- DeIinir de Iaon precise les champs dìntervention et les interIaces entre les diIIerents
Etablissements de MicroIinance,
- Assurer la planiIication, lòrganisation et la coordination des activites des diIIerents
- Etablir les contrats et les justiIier aupres de la Coordination du Projet,
- Elaborer les dossiers dàppels dòIIres et proceder a lànalyse technique des oIIres,
- Elaborer les strategies de renIorcement des reseaux existants,
- Evaluer la qualite des prestations et le resultat des actions realisees.

3. Documents

Les rapports dactivite des EMF,
Etc.

.


Nature
Rapports de suivi des activites, programme de formation
Etc.

Avec le Coordonnateur pour rendre compte.

Avec les autres cadres de lÙCP dans le cadre de la collaboration.


26


Titulaire du poste : Responsable MicroIinance
PPMF
Titre :Responsable Microfinance CODE :
Superieur Hierarchique direct : Coordonnateur du Projet Remplaant : Assistant MF
Date de mise a jour : Novembre 2002 Nombre dàgent sous sa responsabilite :1 Folio : 2/2


Avec les Etablissements de MicroIinance, les experts et consultants pour le suivi des contrats de travaux
et etudes.


27


Titulaire du poste : Assistant MicroIinance
PPMF
Titre : Assistant RMF CODE :
Superieur Hierarchique direct : Responsable MicroIinance Remplaant :

1. Rle

Sous làutorite du Responsable MicroIinance, il làssiste dans lèxecution des activites de
MicroIinance du Projet.


Activits et tches
Il execute sous la direction et le contrle du responsable de la section les operations de :

- Evaluation des besoins des Etablissements de MicroIinance (EMF),
- Recherche des ressources a mme de satisIaire lesdits besoins,
- DeIinition de Iaon precise les champs dìntervention et les interIaces entre les diIIerents
- planiIication, organisation et coordination des activites des diIIerents Etablissements de
MicroIinance,
- Redaction des contrats,
- Elaboration des dossiers dàppels dòIIres et analyse technique des oIIres,
- Elaboration des strategies de renIorcement des reseaux existants,
- Evaluation de la qualite des prestations et du resultat des actions realisees.

3. Documents

Les rapports dactivite des EMF,
Etc.

.


Nature
Rapports de suivi des activites
Etc.

Avec le Responsable de MicroIinance et le Coordonnateur du Projet pour rendre compte.

Avec les autres cadres de lÙCP dans le cadre de la collaboration.


28

Titulaire du poste : Assistant MicroIinance
PPMF
Titre :Assistant RMF CODE :
Superieur Hierarchique direct : Responsable MicroIinance Remplaant :


Avec les Etablissements de MicroIinance, les experts et consultants pour le suivi des contrats de travaux
et etudes.


29


PPMF Titre : Responsable Administratif et
Financier
CODE :

1. Rle

Sous la responsabilite du Coordonnateur du Projet, le Responsable AdministratiI et Financier est
charge de la gestion administrative, Iinanciere et comptable du PPMF.


Activits et tches
Assure la gestion administrative
Veille a làpplication des procedures administratives, Iinancieres et comptables,
Participe a la preparation des budgets,
EIIectue le suivi dèxecution des budgets,
Prepare les demandes de retrait de Ionds,
Veille au deblocage des Ionds de contrepartie,
Tient a jour le Iichier des immobilisations,
Prepare les rapports de suivi Iinancier periodiques.

Assure la gestion du personnel
Veille a la tenue a jour des dossiers du personnel,
Prepare les bulletins de paye,
Paye les salaires.

Gere les relations avec les Iournisseurs
Passe les commandes aupres des Iournisseurs et eIIectue le suivi,
Participe a la reception des commandes,
CertiIie et liquide les Iactures ainsi que les decomptes,
Prepare les cheques et autres moyens de reglement,
Paye les Iournisseurs,
Prepare les operations de passation des marches


30


Financier
CODE :

Activits et tches
Gere la tresorerie
Veille a làpprovisionnement regulier des comptes bancaires,
EIIectue les rapprochements bancaires mensuels.

Supervise le travail du comptable
Contrle les brouillards de saisie transmis par le comptable,
Veille a la tenue a jour de la comptabilite,
EIIectue les travaux dìnventaire comptable,
Prepare les etats Iinanciers pour làudit.

Collabore avec les missions de supervision et dàudit.

3. Documents

Factures de Iournisseur et de prestataire ;
Contrats ;
Dossier FRF ;
Dossier DPD ;
Correspondance ;
Etat de paie
Livre de paie ;
Cheque ;
Ordre de virement ;
Ordre de paiement
Dossier de reglement ;
Echeancier
Documents comptables


31


Financier
CODE :

Budgets annuels,
Dossiers de passation des marches,
Bons de commande ou lettre de passation de marche, bons de livraison,
Document de paiement,
Situation de tresorerie,
Etats Iinanciers, etc.


Nature
Rapports Iinanciers trimestriels,
Etats Iinanciers pour làudit,
etc..


Avec le Coordonnateur a qui il rend compte,
Avec les autres cadres pour les assister sur les questions Iinancieres et recevoir dèux les
inIormations et les conseils dans leurs domaines respectiIs,
Avec le comptable pour lèncadrement et la supervision.


Avec les banques, assurances, Iournisseurs, prestataires, Bailleurs de Ionds, ainsi que les
administrations publiques dans le cadre de son travail,

Avec les auditeurs, les experts Iinanciers et conseillers juridiques pour toute question dans
leurs domaines de competence.


32


PPMF
Titre : Comptable CODE :
Superieur Hierarchique direct : Responsable AdministratiI et
Financier
Remplaant :

1. Rle

Sous la responsabilite du Responsable AdministratiI et Financier, le Comptable eIIectue les travaux
de saisie des pieces comptables ainsi que toute autre tche conIiee par son superieur hierarchique.


Activits et tches

- Assure la tenue a jour de la comptabilite,
- EIIectue la saisie des pieces comptables dans le logiciel,
- Classe les documents comptables,
- EIIectue les paiements ( remise de cheques ),
- EIIectue la paie du personnel,
- Tient a jour le Iichier des immobilisations,
- Contribue a la preparation des DRF,
- Contribue a la preparation des DPD,
- Contribue a la preparation des dossiers dàppels dòIIres,
- Contribue a la preparation des rapports de suivi Iinancier,
- Prepare les bons de commande,
- Execute toute autre tche a la demande de son superieur hierarchique.

3. Documents

Pieces comptables imputees pour la saisie,
Bon de livraison,
Cheques a remettre aux Iournisseurs.

Brouillards de saisie,
Journaux comptables,
Balance generale et auxiliaire,
Grand livre general et auxiliaire des comptes,
Registre des marches,
Registre des commandes,
Bulletins de paye.


33

PPMF
Titre : Comptable CODE :
Financier
Remplaant :


Nature
Etats Iinanciers interimaires et annuels

5. Relation avec lìntrieur

Avec le RAF pour lui rendre compte.

6. Relation avec lèxtrieur

Avec les Iournisseurs pour la remise des bons de commandes, la reception des livraisons et la remise des
cheques de reglement des Iactures.


34

PPMF
Titre : Assistante de Direction CODE :
Superieur Hierarchique direct : Coordonnateur Remplaant :

1. Rle

Assister le Coordonnateur du Projet et assurer le secretariat administratiI.


Activits et tches
- Gestion de l'emploi du temps du Coordonnateur du Projet,.
- Accueil des visiteurs,
- Enregistrement de courrier arrivee et depart (correspondances, Iactures et autres),
- Dactylographie et expedition des courriers depart,
- Preparation des ordres de mission,
- Redaction des comptes rendus de reunion,
- Classement des documents administratiIs.

3. Documents

Tous les documents venant de lexterieur ,
Tous les documents venant des agents du PPMF et adresses au Coordonnateur du profet,
Tous les document du Coordonnateur du profet.

Correspondances ,
Comptes rendus de reunion ,
Ordres de mission.

4 Rapports produits au poste

Nature
Comptes rendus de reunion.

5 Relations lìntrieur
Avec le Coordonnateur du Projet : pour prendre les ordres et instructions et pour rendre compte.
Avec le reste du personnel pour servir dìntermediaire aupres du Coordonnateur du Projet

6 Relations avec lèxtrieur
Avec les visiteurs pour les introduire ou pour les renseigner.


35

Titulaire du poste : Secretaire
PPMF
Titre : Pool Secrtariat CODE :
Financier
Remplaant : Secretaire
Standardiste

1. Rle

Sous la responsabilite du Responsable AdministratiI et Financier, Le pool Secretariat assure le
secretariat pour le compte des cadres du Projet.


Activits et tches
- Accueil des visiteurs,
- Distribution du courrier aux beneIiciaires a lìnterieur de lÙCP,
- Enregistrement de courrier arrivee et depart (correspondances, Iactures et autres),
- Dactylographie des courriers et autres documents,
- Preparation des ordres de mission,
- Redaction des comptes rendus de reunion ou rapports de mission,
- Classement des documents administratiIs,
- Gestion de la petite caisse et elaboration des rapports de caisse,
- Toute autre tche conIiee par les agents du projet.

3. Documents

Tout document ou courrier remis par les agents du Profet pour dactvlographie

Correspondances,Comptes rendus de reunion ,Etc.


Nature
Neant

Avec le Responsable AdministratiI et Financier pour rendre compte.
Collabore avec les autres membres du projet.



36

Titulaire du poste : Secretaire Standardiste
PPMF
Titre :Pool secrtariat CODE :
Financier
Remplaant :

1. Rle

Sous la Responsabilite du Responsable AdministratiI et Financier, le Standardiste gere les appels
telephoniques et apporte un appui a la Secretaire du Pool.


Activits et tches
- Reoit les appels provenant de lèxterieur
- Emet les appels demandes par le personnel du projet
- Veille au bon Ionctionnement du telephone et de ses accessoires
- Gere le registre des appels emis
- Execute tout autres travaux de secretariat a la demande
- Assure lìnterim de la secretaire du Pool
-

3. Documents

Tout document ou courrier remis par les agents du Profet pour dactvlographie

Correspondances ,
Registre des appels emis
Etc.


Nature
Rapport des appels emis

Avec le RAF pour rendre compte.

Collabore avec les autres membres du projet

Receptionne et emet les appels telephoniques


37

PPMF
Titre :Agent Administratif CODE :
Financier
Remplaant :

1. Rle

Làgent de liaison exerce, sous le contrle du Responsable AdministratiI et Financier, les Ionctions de
Coursier. Il est rattache au secretariat du Coordonnateur et est charge notamment de :


Activits et tches
la Transmission et la recuperation du courrier,
la reprographie des documents,
la gestion du photocopieur,
làccomplissement de toutes autres tches que le Coordonnateur du projet juge utile de lui
conIier,
làccomplissement de toutes autres tches que les cadres du projet jugent utile de lui conIier.

3. Documents

Tout document a lui confier dans le cadre de sa fonction

Neant.


Nature
Neant

Avec lènsemble du personnel pour les courses et autres tches compatibles avec sa Ionction.


Transmission de documents.


38


PPMF
Titre :Chauffeurs CODE :
Financier
Remplaant :

1. Rle

Les chauIIeurs sòccupent de lèntretien et de la conduite des vehicules du projet.


Activits et tches
veiller au bon Ionctionnement des vehicules,
veiller a maintenir les vehicules propre,
mettre a jour le livret de bord,
suivre le operations dèntretien general des vehicules,
suivre les operations de reparation des vehicules,
veriIier et inIormer le RAF des echeances des documents dàssurance et des dates de revision
des vehicules.

3. Documents

neant

Livrets de bord vehicule.


Nature
Neant

Avec lènsemble du personnel pour les courses et autres tches compatibles avec leur Ionction.

Garagistes, Iournisseurs de pieces detachees, etc.


39


PPMF
Titre :Gardiens CODE :
Financier
Remplaant :

1. Rle

Les gardiens veillent a la securite des locaux et de leur contenu.


Activits et tches
veiller a la securite des biens et du personnel du Projet au sein des locaux du siege,
contrler les entrees et sorties des bureaux,
accueillir les visiteurs et les orienter vers les services de secretariat du projet (CP et Pool
secretariat),
sàssurer que tous les bureaux sont Iermes en làbsence de leurs occupants.

3. Documents

neant

Neant


Nature
Neant


Filtrage des acces aux locaux.


40


PPMF
Titre :Technicien de surface CODE :
Financier
Remplaant :

1. Rle

Veiller a la proprete et a lèntretien des locaux.


Activits et tches
veiller a la proprete des locaux (bureaux et salles communes),
vider les corbeilles a papier,
balayer les bureaux et tous les espaces attribues a lÙCP,
depoussierer le materiel et mobilier de bureau,
nettoyer les vitres Ientres des bureaux,
la gestion des produits et materiel dèntretien mis a disposition par le RAF.

3. Documents

neant

Neant


Nature
Neant


Neant.




REDIGE
NOV 02

REVISE
LE:


41
II.2.4 EXECUTION DU PRO1ET

Le Projet n'execute pas directement les activites mais utilise les competences techniques
disponibles au sein des operateurs prives, associatiIs et publics, qui sont charges de
l'execution proprement dite des activites du Projet sur le terrain.

La composante Professionnalisation et developpement EMF : Les activites mises en
ouvre dans cette composante sèxecuteront dans le cadre des sous-composantes
suivantes :

ProIessionnalisation des EMF :
Par la Iormation des Iormateurs, des gerants et des agents des EMF, ainsi que des
membres des organes de gestion et de suivi des EMF existantes,
Par làpport dùne assistance et dùn soutien logistique en vue de reorganiser et de
renIorcer les EMF et les reseaux dÈMF existants,
Par le soutien logistique a la creation dùn centre de ressources au sein de lùn des
reseaux existants et la remise en etat de locaux de IMF en vue de renIorcer leur
capacite.

Extension des reseaux dÌMF en zone rurale :
Cette sous-composante sera realisee dans les regions ou il existe de bonnes perspectives de
complementarite avec les activites de developpement rural et agricole

Emergence de structures innovantes

Cette composante prevoit un appui aux reseaux dÈMF qui proposent des solutions
novatrices en Iaveur des populations pauvres et des Iemmes.
Par làppui a la remise en etat des locaux
Par la Iourniture dùne assistance technique a la conception et a la mise en ouvre de
nouveau systeme de gestion
Par la Iormation du personnel et des elus des diIIerentes instances
Par làpport dùne assistance Iinanciere

La Composante Recherche et action . Le projet apportera son appui a la recherche
dans le domaine de la microIinance avec dàutres unites de recherche, universite, centres de
recherches, et avec un operateur de recherche action, identiIie par le projet, eventuellement
Iorme a cet eIIet. Il apportera egalement un appui a travers des contrats avec des reseaux
dÈMF actiIs au Cameroun.

La composante Appui institutionnel , Cette composante a pour objet dàppuyer les
structures de lÈtat ayant en charge des actions a mener dans le domaine de la microIinance.




REDIGE
NOV 02

REVISE
LE:


42
La composante ''Coordination du Projet'' ; cette composante a pour objet de gerer les
activites et les ressources du projet. Elle prevoit une assistance Iinanciere pour :
la mise en place de lÙCP autonome placee sous la tutelle du MINFI, chargee de
coordonner la mise en ouvre du Projet, de superviser et de contrler les operateurs
partenaires sous-traitant les activites de terrain, et de gerer les Ionds du Projet et de
prt,
le recrutement du personnel de lÙCP et la mise a leur disposition des moyens de
travail necessaires.


SYSTEME DÌNFORMATION

REDIGE
NOV 02

REVISE
LE:


REF. 43
43

PARTIE III : SYSTEME DÌNFORMATION DE GESTION FINANCIERE ET
COMPTABLE


SYSTEME DÌNFORMATION

REDIGE
NOV 02

REVISE
LE:


REF. 44
44
III.1 OB1ECTIFS DU SYSTEME D'INFORMATION COMPTABLE

Le systeme d'inIormation comptable permet de tenir la comptabilite de projet suivant les
normes de lÒHADA et de Iournir les inIormations necessaires sur les cots de realisation des
activites. De Iaon speciIique ses Ionctions prennent en compte :

- La tenue dune comptabilite en partie double, en conformite avec les principes comptables
internationaux generalement admis (normes IASC) ,
- Lenregistrement et le suivi de toutes les operations comptables et de tous les
engagements,
- La tenue dune comptabilite generale, auxiliaire et analvtique entierement integree avec
les modules de controle budgetaire et de suivi des immobilisations ,
- Letablissement automatique des etats financiers de fin dannee (tableau emplois
ressources, bilan, situation de tresorerie, .) ,
- Le suivi des depenses par source de financement et notamment le suivi des financements
exterieurs en plusieurs monnaies (monnaie locale, DTS, Dollars, .) ,
- Le suivi des conventions de financement permettant de connaitre, a tout moment, la
situation de chaque categorie de lAccord de Prt ,
- La preparation automatique a partir de la comptabilite generale, des Demandes de
Retraits de Fonds (DRF) et des Demandes de Paiement Direct (DPD) ,
- Ledition des etats recapitulatifs des depenses sur les formulaires du FIDA ,
- La tenue dun controle budgetaire en temps reel permettant de connaitre a tout moment la
situation par bailleur, composante, nature de depenses, region, etc., (rubriques pouvant
tre combinees entre elles) ,
- Le suivi detaille des couts par composante (comptabilite analvtique) ,
- Le suivi des marches et contrats ,
- Le suivi des immobilisations.

III.2 ORGANISATION ET GESTION DU SYSTEME

III.2.1 Organisation

Le systeme dìnIormation comptable est base sur le logiciel SUCCESS Gestion Financiere qui
repond aux speciIications Ionctionnelles ci-dessus.

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PROCEDURES DE GESTION

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NOV 02

REVISE
LE:


REF. 46
46

PARTIE IV. PROCEDURES DE GESTION



REDIGE
NOV 02

REVISE
LE:


REF. 47
47
Cette quatrieme partie du manuel decrit les procedures de gestion administrative, Iinanciere et
comptable applicables au projet.

Les procedures ont ete elaborees en respectant les principes ci-apres :

svsteme dautorisation des transactions financieres,
procedures didentification, de saisie et de traitement exhaustif des operations realisees,
fiabilite et presentation comptable appropriee des informations relatives a ces operations,
fustification et evaluation reguliere des informations,
mesures de securite et de protection des actifs.

Chaque procedure est decrite selon la methodologie du "Playscript" expliquant le deroulement
sequentiel de chacune des operations contenues dans la procedure. Le plan general adopte
pour la description de la procedure est le suivant :

1. Objet de la procdure,
2. Application de la procdure,
3. Rgles de gestion,
4. Liste des oprations,
5. Description de la procdure.



Index des Fonctions

REDIGE
NOV 02

REVISE
LE:


REF. 48
48

FONCTIONS INDEX

GESTION ADMINISTRATIVE ADM

GESTION FINANCIERE FIN

GESTION COMPTABLE CPT


GESTION ADMINISTRATIVE

REDIGE
NOV 02

REVISE
LE:


REF. 49
ADM
49




Index des Sous-Fonctions

REDIGE
NOV 02

REVISE
LE:


REF. 50
ADM
50

SOUS - FONCTIONS INDEX

GESTION DU PERSONNEL ADM-1

GESTION DES ACHATS ADM-2

GESTION DU COURRIER ADM-3

SUIVI DES IMMOBILISATIONS ET DES VEHICULES ADM-4


GESTION DU PERSONNEL

REDIGE
NOV 02

REVISE
LE:


REF. 51
ADM-1
51




Index des Procdures

REDIGE
NOV 02

REVISE
LE:


REF. 52
ADM-1
52

PROCEDURES INDEX

Recrutement ADM-11

Absences ADM-12

Conges ADM-13

Rupture du contrat de travail ADM-14

Salaires ADM-15

Missions ADM-16

Evaluation du Personnel ADM-17



Recrutement

REDIGE
NOV 02

REVISE
LE:


REF. 53
ADM-11
53

1. OBJET DE LA PROCEDURE

Recruter le personnel de lÙCP dans le respect des dispositions de l'Accord de Prt et de la
legislation Camerounaise.

2. APPLICATION

La procedure s'applique pour le recrutement d'un agent au sein de lÙCP.

3. REGLES DE GESTION

Le recrutement du personnel se Iera selon les dispositions des conventions de Iinancement
notamment de l'Accord de Prt. Aussi, les Responsables du projet veilleront-ils a recueillir
au prealable làvis du FIDA et de lÌnstitution cooperante.

Le personnel de la direction de lÙCP a un statut de contractuel.

Le personnel beneIicie dùn contrat dàssurance contre les risques de maladie et
dàccident selon la reglementation en vigueur en matiere de droit du travail souscrit par
lÈmprunteur.

Les contrats sont geres par Le Comptable sous la responsabilite du Responsable
AdministratiI et Financier.

Apres signature, les contrats sont saisis dans le logiciel.

Le Comptable a la responsabilite de la gestion des dossiers du personnel sous la
supervision du Responsable AdministratiI et Financier.

Chaque agent a un dossier tenu par Le Comptable. Ce dossier comprend :
Le contrat ,
Tous les documents administratifs de lagent ,
Les evaluations trimestrielles et annuelles ,
Etc...



Absences

REDIGE
NOV 02

REVISE
LE:


REF. 54
ADM-12
54
Absences


Reglementer les autorisations dàbsence du personnel.

2. APPLICATION DE LA PROCEDURE

La procedure sàpplique a ordre de paiement dùn agent devant sàbsenter du service pour
diverses raisons.


Pour les autorisations d'absence, il sera Iait reIerence a la Convention collective
interproIessionnelle, en ce qui concerne le nombre de jours a accorder au travailleur a
l'occasion d'evenements Iamiliaux tels que:

deces du confoint, du pere, de la mere ou dun enfant du travailleur (3 fours),
mariage du travailleur (3 fours),
mariage dun enfant, dun frere, dune sur (2 fours),
naissance au fover (3 fours).

Ces autorisations d'absence ci-dessus sont automatiques et prescrites dans les 30 jours.
Elles sont accordees au travailleur sans retenue sur salaire ou sans deduction du conge
annuel dans une limite de 10 jours.

En dehors des cas ci-dessus enumeres, des autorisations d'absence peuvent tre accordees
au travailleur pour convenance personnelle dans la limite de 10 jours par an et deductibles
des conges annuels de làgent.

Dans le cas dùne absence sans autorisation prealable, il sera procede a une reduction
proportionnelle de son salaire et de son conge annuel.

Toute absence non autorisee entrane systematiquement des sanctions disciplinaires.

Les autorisations dàbsence sont accordees par le responsable hierarchique. Les absences
de plus de trois jours non prevues par la convention collective doivent tre approuvees par
le Coordonnateur du Projet. Toutes les demandes dàbsence doivent tre visees par le
Responsable AdministratiI et Financier qui conserve lòriginal dans le dossier de
lìnteresse pour dèventuels traitements.



Congs

REDIGE
NOV 02

REVISE
LE:


REF. 55
ADM-13
55


Reglementer les departs en conges du personnel.


La procedure sàpplique a tout le personnel pour le depart en conges.


Les conges ordinaires sont regis par les dispositions contenues dans les contrats du personnel.

Autres congs

Conges de maternite
En dehors du conge annuel, la Iemme salariee en etat de grossesse beneIicie d'un conge de
maternite d'une duree de 14 semaines dont 6 avant l'accouchement.

Conges maladie
Pour obtenir un conge maladie ou un renouvellement de conge maladie, làgent doit produire
un certiIicat medical delivre par un medecin agree.

Conges pour convenance personnelle
Les conges pour convenance personnelle sont accordes a titre exceptionnel en cas de necessite
ou de Iorce majeure sans solde.



Rupture du Contrat de Travail

REDIGE
NOV 02

REVISE
LE:


REF. 56
ADM-14
56
Rupture du contrat de travail


Reglementer les ruptures de contrat de prestations de services.


La procedure sàpplique a lòccasion de la rupture dùn contrat de travail signe par lÙCP
avec un agent.


La rupture des contrats de travail conclus entre lÙCP et le Personnel peut intervenir pour
l'une des causes ci-apres :

lexpiration du contrat,
la resiliation,
la demission ou labandon de poste par lagent,
le licenciement,
le deces de lagent.

Expiration du contrat

Les contrats a duree determinee prennent Iin a l'arrivee du terme convenu au moment de la
conclusion.

Le recrutement et la gestion des contrats de travail du Personnel doivent respecter les
dispositions prevues dans les conventions de Iinancement (Accord de Prt).

La rsiliation

La resiliation d'un contrat peut intervenir pour des raisons diverses par exemple au cours de la
periode d'essai, ou en cas de Iaute lourde, en cas dìncompetence averee ou en cas de deces de
làgent.

SauI en cas de deces de làgent, la partie qui prend l'initiative de la rupture, doit aviser le
cocontractant par une lettre precisant les motiIs de la rupture et conIormement aux clauses de
resiliation du contrat.

Au moment de son depart du Projet, làgent doit remettre a lÙCP tous les biens et materiels
mis a sa disposition.

En tout etat de cause, làgent ne sera libre de tout engagement vis a vis de lÙCP qu'au
moment ou il lui sera remis son certiIicat de travail et un reu pour solde de tout compte.



Rupture du Contrat de Travail

REDIGE
NOV 02

REVISE
LE:


REF. 57
ADM-14
57

La dmission ou l'abandon de poste

Toute absence non justiIiee d'une duree superieure ou egale a dix (10) jours est assimilee a un
abandon de poste.

Làgent a la possibilite de donner sa demission sous reserve du respect de l'obligation du
preavis.

Lorsqu'un agent demissionne de son emploi sans respect du preavis, ou abandonne son poste
de travail, LÙCP se reserve le droit de reclamer a l'interesse l'indemnite compensatrice de
preavis, ou de l'assigner en justice pour reparation du prejudice qui resulterait de cette
demission ou de cet abandon de poste.

Le licenciement

Les droits de licenciement pour les contractuels seront calcules conIormement aux
dispositions de la convention collective interproIessionnelle, lorsque le licenciement est du
Iait de lÙCP

Le dcs de làgent

En cas de deces d'un agent, le salaire de presence, et les indemnites de toutes natures acquises
a la date du deces reviennent de plein droit a ses heritiers.



Salaires

REDIGE
NOV 02

REVISE
LE:


REF. 58
ADM-15
58


Payer les salaires aux agents de lÙCP.


La procedure s'applique mensuellement pour le paiement des salaires des contractuels et des
salaires du personnel detache de la Ionction publique.


La procedure est mise en ouvre des le 20 du mois par Le Comptable.

Les agents de lÙCP sont classes suivant leur emploi et qualiIication. Le salaire de chaque
agent est determine en Ionction de lèmploi qui lui est attribue au sein de lÙCP. Le
salaire est Iixe au mois pour le personnel permanent.

Les salaires sont payes a la Iin du mois. Le paiement est constate par un bulletin
individuel de paye, qui est redige de maniere a Iaire apparatre clairement les diIIerents
elements de la remuneration, la categorie proIessionnelle, la nature exacte de l'emploi
occupe.

La remuneration est versee soit en espece, soit par cheque, soit par virement bancaire.

Lorsque làgent en exprime le besoin, un acompte de quinzaine representant le tiers de la
remuneration du mois precedent peut lui tre accorde. Le paiement du salaire tient compte
de l'avance perue.

Les heures supplementaires sont celles accomplies au dela de la duree legale de travail ou
de la duree consideree comme equivalente. Elles donnent lieu a une majoration de salaire
uniquement pour le personnel dàppui et de soutien (Secretaires, ChauIIeurs). Le
personnel de direction (cadres) de lÙCP ne saurait pretendre a la remuneration des heures
supplementaires.

4. LISTE DES OPERATIONS

1. Preparation de la Pave
2. Calcul et edition des bulletins
3. Controle des etats de pave
4. Comptabilisation de la pave
5. Etablissement des cheques et ordres de virement
6. Signature des cheques et ordres de virement
7. Remise des cheques et depot des ordres de virement
8. Paiement des salaires en especes



Salaires

REDIGE
NOV 02

REVISE
LE:


REF. 59
ADM-15
59
5. DESCRIPTION DE LA PROCEDURE

INTERVENANTS

DESCRIPTION DES TACHES

DOCUMENTS
ET
INTERFACES

Le Comptable

Le Comptable

Le RAF

Le Coordonnateur

Le Comptable

Le Comptable

1. PREPARATION DE LA PAYE

rassemble les elements variables de paye du mois :
. nombre de fours travailles,
. sommes a prelever du salaire (remboursement des
avances),
. etc..

2. CALCUL ET EDITION DES BULLETINS DE PAYE

saisit les elements de paye,
edite le livre de paye du mois, et les bulletins de paye en deux
(2) exemplaires,
prepare les etats de paiement des salaires,
transmet les bulletins, le livre de paye et les etats au
Responsable AdministratiI et Financier.

3. CONTROLE DES BULLETINS ET DES ETATS

contrle les bulletins de paye et les etats,
signe les bulletins de paye et les etats,
transmet les bulletins et les etats signes au Coordonnateur.

contrle les bulletins de paye et les etats,
signe les bulletins de paye et les etats,
transmet le dossier au Comptable.

4. COMPTABILISATION DE LA PAYE

passe les ecritures comptables de paye.

5. PREPARATION DES ORDRES DE PAIEMENT

prepare les cheques et les ordres de paiement,
transmet les ordres de paiement et les bulletins au

Bulletins
de pave

Etats de paiement

Ordres
de paiement



Salaires

REDIGE
NOV 02

REVISE
LE:


REF. 60
ADM-15
60

INTERVENANTS


DOCUMENTS
ET
INTERFACES

Le RAF

Le Coordonnateur

Le Directeur General
la CAA

Le Comptable

6. SIGNATURE DES ORDRES DE PAIEMENT

rapproche les bulletins et les ordres de paiement,
signe les ordres de paiement,
transmet les ordres de virement et les bulletins de paye au
Coordonnateur.

veriIie la signature du Responsable AdministratiI et Financier
sur les ordres de paiement,
rapproche les bulletins et les ordres de paiement,
transmet le dossier a la CAA pour paiement.

7 SIGNATURE DES CHEQUES ET ORDRES DE VIREMENT
PAR LA CAA

reoit le dossier des salaires du personnel de lÙCP
Fait veriIier les elements de paye
signe les cheques et ordres de virement,
retourne les bulletins, cheques et ordres de virement a lÙCP

8. REMISE DES CHEQUES ET DEPOTS DES ORDRES DE
VIREMENT

enregistre les copies des ordres de paiement dans le brouillard
de banque,
prepare les bordereaux de remise de cheques,
remet les cheques aux beneIiciaires contre signature des
bordereaux,
depose les ordres de virement a la banque,
Iait emarger les agents sur les etats de paiement,
distribue au personnel un exemplaire des bulletins de paye,
classe le second exemplaire des bulletins de paye,

Ordres
de paiement

Bordereau
de remise
de cheques et
ordres de
paiement



Salaires

REDIGE
NOV 02

REVISE
LE:


REF. 61
ADM-15
61

La secretaire

9. PAIEMENT DES SALAIRES EN ESPECES

approvisionne la caisse,
paye les salaires,
Iait emarger les agents payes sur les etats,
remet un exemplaire des bulletins de paye aux agents,
transmet le second exemplaire des bulletins de paye au
comptable pour classement.



Missions (Dpart)

REDIGE
NOV 02

REVISE
LE:


REF. 62
ADM-16
62


Gerer les missions a realiser dans le cadre des activites du projet.

2. APPLICATION DE LA PROCEDURE :

La procedure sàpplique pour les missions et concerne le paiement des Irais de mission.

3. REGLES DE GESTION :

Les ordres de mission du personnel de lÙCP sont signes par le Coordonnateur du Projet.
Ceux du Coordonnateur du Projet sont signes par le president du Comite de Suivi du
Projet.

Les missions doivent tre initiees au moins deux semaines avant la date de depart Iixee.

Les Irais de mission comprennent :
les perdiem
le carburant necessaire pour effectuer la mission.

Les Irais de mission sont precises par le bareme en vigueur conIormement a la categorie
des agents et au rapport dèvaluation du Projet.

Pour les missions les perdiems sont evalues et payees a 100 au depart.

La quantite de carburant est Ionction de la distance a parcourir et de la consommation du
vehicule. La totalite du carburant est Iournit a làgent soit en bons de valeur soit en
especes a justiIier par des reus des stations de vente de produits petroliers.


1. Preparation de lordre de mission
2. Signature du Coordonnateur
3. Jerification du Responsable Administratif et Financier
4. Fourniture de carburant
5. Etablissement de la fiche de perdiem
6. Paiement des frais de mission



Missions (Dpart)

REDIGE
NOV 02

REVISE
LE:


REF. 63
ADM-16
63

INTERVENANTS


DOCUMENTS
ET
INTERFACES

La secretaire

Le Coordonnateur

La Secretaire

Le Responsable
AdministratiI et
Financier

1. PREPARATION DE LÒRDRE DE MISSION

A la demande de lìnitiateur de la mission :
prepare lòrdre de mission :
. N de lordre de mission,
. Nom , prenoms et fonction du chef de mission
. Lieu de la mission,
. Dates de depart et de retour,
. Motif,
. N du vehicule,
. Nom et prenoms du chauffeur,
. Noms et prenoms des personnes a bord,

transmet lòrdre de mission au coordonnateur apres
veriIication de lìnitiateur de la mission.

2. SIGNATURE DE lÒRDRE DE MISSION

s'assure de lùtilite de la mission,
signe l'ordre de mission,
aIIecte l'ordre de mission au Responsable AdministratiI et
Financier.

enregistre l'ordre de mission,
transmet l'ordre de mission au Responsable AdministratiI et
Financier.

3. VERIFICATION DU RAF

veriIie que lòrdre de mission est signe par le Coordonnateur,
aIIecte lòrdre de mission au Comptable.

Ordre de mission

Ordre de mission

Ordre de mission

Ordre de mission



Missions (Dpart)

REDIGE
NOV 02

REVISE
LE:


REF. 64
ADM-16
64

INTERVENANTS


DOCUMENTS
ET
INTERFACES

Le Comptable

Le Comptable

Le Responsable
AdministratiI et
Financier

Le Coordonnateur

La secretaire

4. FOURNITURE DE CARBURANT

remet le carburant au chauIIeur,
Iait emarger le beneIiciaire dans le registre carburant ,
garde une copie de lòrdre de mission comme piece
justiIicative.

5. ETABLISSEMENT DE LA FICHE PERDIEM

prepare la Iiche perdiem,
. Nom et prenoms,
. Fonction,
. Taux,
. Montant,
. References de la piece didentite,
. Emargement,
transmet la Iiche perdiem lòrdre de mission au Responsable

contrle la conIormite de la Iiche de perdiem avec les
annotations du Coordonnateur,
signe la Iiche perdiem,
transmet la Iiche perdiem et lòrdre de mission au
Coordonnateur,
contrle les documents,
signe la Iiche perdiem,
aIIecte les documents a la secretaire (caissiere).

6. PAIEMENT DES FRAIS DE MISSIONS

paie les Irais de mission contre emargement de la Iiche
perdiem par les beneIiciaires,
classe les pieces.

Registre
Carburant

Rapport de
mission

Fiche de perdiem

Fiche de perdiem



Missions (Retour)

REDIGE
NOV 02

REVISE
LE:


REF. 65
ADM-16
65


Gerer les retour de missions a realiser dans le cadre des activites du projet.

2. APPLICATION DE LA PROCEDURE :

La procedure sàpplique pour les missions et concerne la production des rapports de missions.

3. REGLES DE GESTION :

Les ordres de mission du personnel de lÙCP doivent tre vises par les gestionnaires des
EMF ou autres structures visitees (date dàrrivee et date de depart).

Au plus tard 72 heures apres le retour dùne mission, le CheI de mission redige un rapport
de mission quìl signe et depose avec lòrdre de mission vise chez lÀssistante de
Direction.

Une copie du rapport de mission est conservee chez lÀssistante de Direction et aupres du
superieur hierarchique de làgent qui a eIIectue la mission. Lòriginal est transmis au
Responsable Suivi-Evaluation. Selon le cas, une copie du rapport de mission pourrait tre
aIIectee au president du CSP.


1 Redaction du rapport de mission,
2 Enregistrement du rapport de mission,
3 Appreciation du rapport de mission,



Missions (Retour)

REDIGE
NOV 02

REVISE
LE:


REF. 66
ADM-16
66

INTERVENANTS


DOCUMENTS
ET
INTERFACES

Le cheI de mission

chez lÀssistante de
Direction

Le Coordonnateur

1. REDACTION DU RAPPORT DE MISSION

redige son rapport de mission et le signe,
depose le rapport de mission et lòriginal lòrdre de mission
vise chez lÀssistante de Direction.

2. ENREGISTREMENT DU RAPPORT DE MISSION

enregistre le rapport de mission lòrdre de mission,
transmet les documents au Coordonnateur.

3. APPRECIATION DU RAPPORT DE MISSION

apprecie le rapport de mission,
aIIecte un exemplaire lòriginale du rapport de mission aux
services concernes.

Rapport de
mission



Evaluation du Personnel

REDIGE
NOV 02

REVISE
LE:


REF. 67
ADM-17
67
Evaluation du personnel

1. OBJET DE LA PROCEDURES

Permettre l'evaluation objective des perIormances du personnel.


La procedure s'applique a tout le personnel du Projet.


Une Iiche de notation du personnel du projet est disponible.

Les criteres de notation sont :

1. la capacite dinitiative,
2. les resultats obtenus par rapport aux obfectifs,
3. lassiduite,
4. la qualite de travail,
5. le respect de la hierarchie.

Chaque critere est note sur quatre (4) points. La note globale est donc sur vingt (20)
points.

Les evaluations sont Iaites par trimestre. Chaque agent est evalue par son superieur
hierarchique sur la base des criteres ci-dessus.

En Iin dànnee, une evaluation globale est Iaite sur la base des evaluations trimestrielles.

Le Coordonnateur du Projet prend en compte les notes de làgent au moment de la
reconduction du contrat.


GESTION DES ACHATS

REDIGE
NOV 02

REVISE
LE:


REF. 68
ADM-2
68

GESTION DES ACHATS


GESTION DES ACHATS

Index des Procdures

REDIGE
NOV 02

REVISE
LE:


REF. 69
ADM-2
69

PROCEDURES INDEX

Passation des marches ADM-21

Traitement des demandes dàchat ADM-22

Suivi des commandes ADM-23

Suivi des marches et contrats ADM-26`

Reception dùne commande de contrepartie ADM-25

Traitement dùne Iacture ADM-26

Travaux dèntretien et de reparation ADM-27


GESTION DES ACHATS

Principes de Gestion

REDIGE
NOV 02

REVISE
LE:


REF. 70
ADM 2
70

1. GENERALITES

La Ionction ACHAT exige en general qu'un service specialise en assure la gestion par le
contact avec les Iournisseurs dans le but de pourvoir aux besoins des services par des articles
acquis aux meilleures conditions de qualit, dlai de livraison, prix et paiement.

Dans le cas du PPMF, cette Ionction revient au Comptable sous la supervision du
Responsable AdministratiI et Financier qui a la responsabilite des achats et de la gestion des
stocks au niveau du Projet.

Pour ce Iaire, il doit :
- connatre les besoins des diIIerents services, en temps utile,
- trouver les Iournisseurs,
- passer les commandes et suivre leur execution.


Achats par voie dappel doffres (Passation des marches),

Les achats par appel dòIIres se Ieront conIormement aux directives du FIDA.

Autres achats,

Les besoins sont exprimes sur les demandes (D/A) emises par le personnel de lÙCP.

Une Iois le besoin exprime et reu, Le Comptable doit se reIerer a un double Iichier :

par articles indiquant les fournisseurs susceptibles de repondre aux specifications
demandees,
par fournisseur, avec tenue a four des prix pratiques et des relations anterieures.

Le choix d'un Iournisseur decoule de la comparaison des oIIres, eventuellement debattues
en commission prevue a cet eIIet selon la valeur des biens a acquerir.

AIin dòbtenir des prix competitiIs, tout achat d'un montant superieur ou egal a Cent Mille
(100.000) Francs CFA doit Iaire l'objet d'une consultation d'au moins trois (3) Iournisseurs
(dans le cas ou il existe plusieurs fournisseurs).

Lorsquùn fournisseur ne respecte pas ses engagements, il doit tre inscrit sur
une liste noire aprs deux (2) avertissements crits. Tout fournisseur inscrit sur
cette liste ne peut plus tre consult pour les achats du Projet.


GESTION DES ACHATS

Principes de Gestion

REDIGE
NOV 02

REVISE
LE:


REF. 71
ADM 2
71

Le Comptable dispose dùn carnet de bons de commande (B/C) pre-numerotes en triple
exemplaire :

original ( a retourner par le fournisseur avec la facture),
un duplicata (a conserver par le fournisseur),
souche.

Le Comptable suit la commande jusqu'a la livraison par le Iournisseur.

Pour le suivi du delai de livraison, Le Comptable eIIectue les relances ecrites signees par
le Coordonnateur du Projet. En cas de retard, il prend avec le service utilisateur et le
Iournisseur les dispositions (livraisons Iractionnees) propres a amortir les inconvenients
de l'alea.


GESTION DES ACHATS

Passation des Marchs

REDIGE
NOV 02

REVISE
LE:


REF. 72
ADM-21
72


Passer les contrats et marches en vue dòbtenir des services ou des biens conIormement aux
directives de lÀccord de Prt signe avec le FIDA.


La procedure sàpplique pour làcquisition des biens et des services et pour les travaux de
genie civil sur Iinancement FIDA.


Les contrats ou marches pour les biens, travaux ou services a Iinancer sur les Ionds du
FIDA sont conclus conIormement aux dispositions de lànnexe 3 de lÀccord de Prt.

Dans la mesure du possible, la passation des marches sera organisee de telle maniere que
chaque appel dòIIres propose soit dùne importance suIIisante pour donner lieu a une
concurrence aussi etendue que possible.

Fournir pour approbation a lÙNOPS et au FIDA, la liste des biens a acquerir, ainsi que le
regroupement propose pour ces biens.

Les soumissionnaires doivent tre ressortissants dùn Etat membre du FIDA.

Communiquer a lÙNOPS avant attribution deIinitive du marche ou du contrat:

le nom des soumissionnaires,
le rapport douverture des plis,
le rapport devaluation des offres,
les proces-verbaux de la commission des marches,
la proposition dadfudication.

Les conditions et modalites du contrat ne doivent pas, sans làccord de lÙNOPS et du
FIDA, diIIerer materiellement (de plus de 10) de celles des oIIres retenues et
communiquees a lÙNOPS et au FIDA.

Transmettre, apres signature, deux (2) exemplaires du contrat a lÙNOPS et au FIDA.


GESTION DES ACHATS


REDIGE
NOV 02

REVISE
LE:


REF. 73
ADM-21
73
4. REGLES DE PASSATION DES MARCHES

MARCHES DE BIENS

APPEL DÒFFRES INTERNATIONAL (AOI)

Tout contrat pour làcquisition des vehicules doit tre conclu selon la procedure dàppel
dòIIres international etablie dans les Directives.

APPEL DÒFFRES LOCAL (AOL)

Tout contrat pour làcquisition de materiel, de mobilier et de Iournitures dùn montant global
egal ou superieur a la somme de 5 000 dollars EU (USD) peut tre passe sur la base dùn
appel dòIIres dont la publicite est Iaite localement, conIormement a des procedures
approuvees par lÌnstitution cooperante.

CONSULTATION DE FOURNISSEURS A LÈCHELON NATIONAL

Tout contrat pour làcquisition de materiel, de mobilier et de Iournitures dùn montant global
inIerieur a la somme de 5 000 dollars EU (USD) peut tre passe sur la base de lèvaluation et
de la comparaison des oIIres dàu moins trois Iournisseurs et suivants des procedures
approuvees par lÌnstitution cooperante.

MARCHES DE TRAVAUX DE GENIE CIVIL

APPEL DÒFFRES LOCAL (AOL)

Tout contrat pour des travaux de genie civil portant sur la construction de nouveaux btiments
et la rehabilitation du siege du Projet peut tre passe sur la base dùn appel dòIIres dont la
publicite est Iaite localement, conIormement a des procedures approuvees par lÌnstitution
cooperante.

CONSULTATION DE FOURNISSEURS A LÈCHELON NATIONAL

Tout contrat pour des travaux de genie civil de rehabilitation est passe sur la base de
lèvaluation et de la comparaison des oIIres dàu moins trois Iournisseurs et suivant des
procedures approuvees par lÌnstitution cooperante.


GESTION DES ACHATS


REDIGE
NOV 02

REVISE
LE:


REF. 74
ADM-21
74

SERVICES DE CONSULTANTS

Les contrats de services de consultants seront passes conIormement aux procedures de
lÙNOPS.


GESTION DES ACHATS

Traitement des Demandes dÀchat

REDIGE
NOV 02

REVISE
LE:


REF. 75
ADM-22
75
Traitement des demandes dèngagement


SatisIaire les expressions de besoins des diIIerents services du Projet.


La procedure s'applique chaque Iois quùn service du Projet initie une Iiche dèxpression des
besoins.


La procedure est initiee par le Responsable de service sur la base d'une Iiche dèxpression
des besoins.

Toute expression de besoins devra tre satisIaite dans les delais les plus courts possibles.


1. Expression des besoins,
2. Traitement de la D/A,
3. Etablissement du B/C,
4. Signature du B/C par le RAF,
5. Signature du B/C par le Coordonnateur,
6. Jentilation des documents.


GESTION DES ACHATS


REDIGE
NOV 02

REVISE
LE:


REF. 76
ADM-22
76

INTERVENANTS


DOCUMENTS
ET
INTERFACES

Le Demandeur

Le Responsable
AdministratiI et
Financier

Le Comptable

Le Comptable

Le Responsable
AdministratiI et
Financier

1. EXPRESSION DES BESOINS

remplit une demande dàchat en precisant :
. le service,
. la date,
. la description des articles demandes,
. les quantites.
signe la D/A et la transmet au RAF,

2. TRAITEMENT DE LA D/A

approuve la D/A,
signe la D/A,
transmet la D/A au Comptable.

Articles en stock

remplit le bon de livraison interne,
livre les articles au demandeur contre signature du bon de
livraison interne.

Articles acheter

3. ETABLISSEMENT DU B/C
prepare le B/C,
transmet le B/C au Responsable AdministratiI et Financier.

4. SIGNATURE DU B/C PAR LE RAF

contrle le B/C,
signe le B/C,
transmet le B/C et la D/A au coordonnateur.

D/A

Bon de livraison
interne

Bon de commande


GESTION DES ACHATS


REDIGE
NOV 02

REVISE
LE:


REF. 77
ADM-22
77

Le Coordonnateur

Le Comptable

5 SIGNATURE DU B/C PAR LE COORDONNATEUR
approuve la commande,
sàssure de la signature de la D/A et du B/C par le
Responsable AdministratiI et Financier,
signe la D/A et le B/C,
(Pour les commandes de plus de 30 millions consultation du
prsident du CSP)

retourne les documents au Comptable.

6 VENTILATION DES DOCUMENTS

Ventile le B/C comme suit :

. Original B/C Duplicata -~ Fournisseur
. Souche B/C -~ Comptable


GESTION DES ACHATS

Suivi des Commandes

REDIGE
NOV 02

REVISE
LE:


REF. 78
ADM-23
78
Suivi des commandes


Permettre le suivi des commandes passees aux Iournisseurs, les relancer si necessaire aIin de
disposer des livraisons dans les meilleurs delais.


La procedure s'applique a toutes les commandes passees par le Projet avec les Iournisseurs.


Le suivi des commandes releve de la responsabilite du Comptable.

Le suivi est Iait mensuellement.


En Iin de mois, le Comptable utilise son registre des commandes aIin de repertorier les
commandes dont la livraison est en retard. A cet eIIet, il :

- recense les livraisons en retard,
- relance les fournisseurs concernes.

Le projet de lettre de relance est prepare par le Comptable et transmis au Responsable

Le Responsable AdministratiI et Financier vise la lettre de relance qui est ensuite envoyee
a la signature du Coordonnateur du Projet.

En cas de necessite, la commande est annulee au proIit dùn autre Iournisseur.


GESTION DES ACHATS

Suivi des Marchs et Contrats

REDIGE
NOV 02

REVISE
LE:


REF. 79
ADM-24
79
Suivi des marchs et contrats


Permettre le suivi des contrats et des marches passes par le Projet avec les tiers.


La procedure s'applique a tous les contrats et les marches du Projet.


Le suivi des contrats et des marches est realise par le Responsable AdministratiI et
Financier grce au logiciel SUCCESS.

Des la signature dùn contrat ou dùn marche, le Responsable AdministratiI et Financier
conserve un exemplaire du contrat ou du marche.

Tous les contrats sont numerotes et saisis dans le logiciel par Le Comptable (module
`Contrat``).

Le logiciel gere un registre des contrats qui est automatiquement mis a jour a chaque
nouveau contrat saisi.


Pour realiser le suivi des contrats a làide du logiciel, toute Iacture relative a un contrat est
saisie dans lòption saisie facture en precisant le numero du contrat.

Pour tout paiement a eIIectuer sur un contrat, le Responsable AdministratiI et Financier
obtient du Comptable la Iiche de suivi du contrat donnant toutes les Iactures et tous les
paiements eIIectues. Cette Iiche est editee automatiquement par le logiciel SUCCESS.


GESTION DES ACHATS

Rception dùne Commande

REDIGE
NOV 02

REVISE
LE:


REF. 80
ADM-25
80
Rception d'une commande

1. OBJET DE LA PROCEDURE :

Receptionner toute livraison de Iournitures ou d'equipement acquis par le Projet.


La procedure s'applique a toute livraison apres une commande passee a un Iournisseur.


Toute livraison se Iait sur la base dùn bordereau de livraison (B/L) prepare par le
Iournisseur.

Les livraisons sont receptionnees par Le Comptable (qui signe le B/L) en presence
eventuellement du beneIiciaire pour les achats courants.

Dans le cas des marches de materiels ou Iournitures speciIiques, les livraisons sont
receptionnees par une Commission de Reception interne ou externe.

La reception de la livraison par une Commission donne lieu a la redaction d'un proces
verbal de reception signe par les membres de la Commission.

Les livraisons doivent correspondre quantitativement et qualitativement a la commande
pour quèlles soient acceptees.

Si la quantite livree n'est pas egale a la quantite commandee, le Comptable le notiIie au
Iournisseur. Il peut accepter ou non la reception de la livraison partielle avec avis du
beneIiciaire et du Responsable AdministratiI et Financier.

Les B/L sont contresignes par le Comptable apres contrle des articles receptionnes par Le
Comptable.


1. Controle et approbation de la livraison
2. Livraison au beneficiaire
3. Jerification du Responsable Administratif et Financier
4. Classement des documents


GESTION DES ACHATS


REDIGE
NOV 02

REVISE
LE:


REF. 81
ADM-25
81

INTERVENANTS


DOCUMENTS
ET
INTERFACES

Le Comptable

Le Comptable

1. CONTROLE ET APPROBATION DE LA LIVRAISON

des livraison de la commande :
veriIie que les articles livres sont ceux mentionnes sur le B/L
du Iournisseur,
eIIectue un contrle physique des articles livres par comptage
des quantites livrees et les rapproche des quantites portees sur
le B/L,
veriIie que les articles livres sont ceux qui ont ete commandes
(quantitativement et qualitativement) et qui Iigurent sur le
B/C,
signe le B/L du Iournisseur,
etablit un bon de reception en trois (3) exemplaires,
un exemplaire pour le fournisseur
un exemplaire a foindre a la facture
un exemplaire en souche

met a jour le registre des commandes en enregistrant la
livraison :

. la date de livraison
. le N du B/L

procede a un contrle physique systematique ou par sondage
de la livraison pour se Iaire une opinion de la Iacture reue ou
attendue.

2.LIVRAISON AU BENEFICIAIRE :

prepare un B/L interne et le vise,
livre les articles au beneIiciaire contre decharge du B/L
interne,
transmet au Responsable AdministratiI et Financier le B/C
le B/L du Iournisseur le B/L interne pour contrle.

B/L
du fournisseur

Bon de Reception

B/L interne


GESTION DES ACHATS


REDIGE
NOV 02

REVISE
LE:


REF. 82
ADM-25
82

INTERVENANTS


DOCUMENTS
ET
INTERFACES

Le Responsable
AdministratiI et
Financier

Le Comptable

3. VERIFICATION DU RAF
Iait un rapprochement entre B/C et B/L aIin de sàssurer que
les articles commandes ont ete receptionnes et que les
quantites livrees aux beneIiciaires ou mises en stock
correspondent aux quantites receptionnees par le Comptable,
transmet les documents au Comptable pour classement.

4. CLASSEMENT DES DOCUMENTS

classe le B/L Iournisseur B/L interne le B/C le Bon de
Reception dans le dossier "Factures recevoir".

B/C
B/L du fournisseur
B/L interne


GESTION DES ACHATS


REDIGE
NOV 02

REVISE
LE:


REF. 83
ADM-25
83

1. OBJET DE LA PROCEDURE :

Traiter les Iactures Iournisseurs transmises au Projet en contrepartie des prestations ou des
travaux eIIectues ou des Iournitures livrees.


La procedure s'applique a toute Iacture reue par le Projet.


Toutes les Iactures sont reues au Secretariat du Projet (Assistante de Direction) qui les
enregistre chronologiquement et appose le cachet "Courrier Arrive" du Projet.

LÀssistante de Direction tient un registre des Iactures (Iacturier) dans lequel elle
enregistre toutes les Iactures reues.

La Iacture est transmise par le Iournisseur en trois (3) exemplaires (dont un original et
deux copies) accompagnee de l'original du B/C une copie du B/L ou du proces verbal de
reception.

Toute copie de Iacture doit porter le cachet COPIE apposee par lÀssistance de
Direction.

Toutes les Iactures sont certiIiees, liquidees et saisies par le Comptable.

4. LISTES DES OPERATIONS

1. Reception et Enregistrement de la facture,
2. Certification, liquidation et comptabilisation de la facture.


GESTION DES ACHATS


REDIGE
NOV 02

REVISE
LE:


REF. 84
ADM-25
84

INTERVENANTS


DOCUMENTS
ET
INTERFACES

LÀssistante de
Direction

Le Coordonnateur

Le Responsable
AdministratiI et
Financier

Le comptable

1. RECEPTION ET ENREGISTREMENT DE LA FACTURE

des reception de la Iacture :
enregistre la Iacture dans le registre des Iactures,
appose le cachet "Courrier Arrive" sur la Iacture avec :
. la date darrivee,
. le numero interne
appose le cachet COPIE sur les exemplaires autres que
lòriginal,
transmet la Iacture et les pieces jointes au Coordonnateur,

aIIecte la Iacture et les pieces jointes au Responsable
AdministratiI et Financier

2. CERTIFICATION, LIQUIDATION ET COMPTABILISATION DE
LA FACTURE

veriIie que :
- la facture est destinee au PPMF,
- la facture correspond a une fourniture ou a une
prestation de service sollicite par le Profet,
aIIecte la Iacture et les pieces jointes au Comptable pour
traitement.
veriIie l'authenticite du B/C joint a la Iacture,
veriIie les quantites reellement livrees et celles Iigurant sur la
Iacture,
veriIie la concordance des quantites et des prix entre le B/C et
la Iacture du Iournisseur,
eIIectue un contrle arithmetique des montants sur la Iacture,
Iait certiIier la Iacture a la personne responsable de la
depense,
appose le cachet ''BON A PAYER" et vise la Iacture,
comptabilise la Iacture (cI. procedures comptables) :

imputation comptable des factures,
saisit la facture dans le logiciel comptable,
appose le cachet SAISIE sur la facture.
classe la Iacture le B/L le B/C dans le dossier Factures
payer .

Facture

Facture

Fiche
dimputation


GESTION DES ACHATS

Traitement dùne facture dèntretien ou de rparation

REDIGE
NOV. O2

REVISE
LE:


REF. 85
ADM-26
85


Entretien et reparation des equipements et du materiel roulant du Projet.


La procedure est appliquee pour les services relatiIs a l'entretien et a la reparation des
equipements et du materiel roulant du Projet.

3.REGLES DE GESTION

Un contrat de maintenance pourrait tre signe avec un prestataire de la place pour la
maintenance et la reparation des equipements de bureau (ordinateurs, photocopieurs,
climatiseurs, etc...).

Le Responsable AdministratiI et Financier Iait jouer la concurrence pour obtenir les
meilleures prestations au moindre cot.

Le Comptable detient un carnet de bons de reparation en trois exemplaires :
. original duplicata -~ Prestataire
. 3eme exemplaire -~ Souche

Dans le cas ou il est necessaire d'acheter des pieces detachees chez un Iournisseur autre
que le prestataire, la procedure d'achat par bon de commande est utilisee.


1. Preparation de la D/A,
2. Etablissement du devis des travaux,
3. Accord du Responsable Administratif et Financier,
4. Etablissement du B/R,
5. Signature du B/R,
6. Jentilation des documents.


GESTION DES ACHATS


REDIGE
NOV. O2

REVISE
LE:


REF. 86
ADM-26
86

INTERVENANTS


DOCUMENTS
ET
INTERFACES

ChauIIeur
ou
Utilisateur du
materiel

Le Responsable de
service

Le Comptable

Le Responsable
AdministratiI et
Financier

Le Comptable

Le Responsable
AdministratiI et
Financier

1. PREPARATION DE LA D/A

prepare une D/A en precisant :
. la date
. lobfet de ordre de paiement
. la description des travaux demandes,
transmet la D/A au Responsable du service utilisateur du
vehicule ou du materiel.

signe la D/A,
transmet la D/A au Comptable.

2 ETABLISSEMENT DU DEVIS DES TRAVAUX
Iait etablir un devis par le prestataire pour les travaux
demandes,
transmet la D/A et le devis au RAF

3. ACCORD DU RAF
approuve lèngagement en signant la D/A,
retourne les documents au Comptable pour l'etablissement du
B/R.

4. ETABLISSEMENT DU B/R

etablit le B/R en trois (3) exemplaires en mentionnant :

. le nom du prestataire
. ladresse
. lappareil ou le vehicule a reparer
. le service utilisateur
. la description detaillee des pannes signalees et les
montants correspondants
transmet le B/R et la D/A au Responsable AdministratiI et
Financier.

5. SIGNATURE DU B/R

contrle le B/R,
signe le B/R,
transmet le B/R, le devis et la D/A au Coordonnateur

D/A

D/A

B/R


GESTION DES ACHATS


REDIGE
NOV. O2

REVISE
LE:


REF. 87
ADM-26
87

INTERVENANTS


DOCUMENTS
ET
INTERFACES

Le Coordonnateur

Le Comptable

s'assure que le RAF a signe le B/R,
signe le B/R,
retourne les documents au RAF qui les aIIecte au Comptable.

6. VENTILATION DES DOCUMENTS

ventile les documents comme suit :
.original B/R duplicata -~ Prestataire,
.souche B/R Souche D/A -~ Assistant Administratif.
.Exemplaire D/A -~ Demandeur

B/R


GESTION DU COURRIER

REDIGE
NOV.02

REVISE
LE:


REF. 88
ADM-3
88

GESTION DU COURRIER


GESTION DU COURRIER

Index des Procdures

REDIGE
NOV 02

REVISE
LE:


REF. 89
ADM-3
89

PROCEDURES INDEX

Courrier Depart ADM-31

Courrier Arrivee ADM-32


GESTION DU COURRIER

Courrier Dpart

REDIGE
NOV 02

REVISE
LE:


REF. 90
ADM-31
90
Courrier Dpart


Decrire le traitement du courrier depart.


La procedure s'applique a tout courrier (lettre, Iax, email) devant quitter le PPMF pour un
destinataire exterieur.


Tout courrier oIIiciel du PPMF doit tre signe par le Coordonnateur du Projet et porter le
cachet du PPMF. Un numero ou une reIerence est egalement attribue au courrier.

Tout courrier a transmettre doit tre enregistre dans le registre "courrier dpart" ou "fax
dpart" s'il s'agit d'un Iax avant sa transmission par la Secretaire (LÀssistante de
Direction).

Elle inscrit :
. le numero attribue au courrier,
. la date de depart,
. le destinataire,
. lobfet,
. les observations eventuelles.

Une copie de chaque courrier doit tre conservee au Secretariat du Projet qui tiendra un
chrono "courrier dpart", et un chrono "fax dpart" a cet eIIet.

Le courrier Iax sera archive avec le rapport de transmission delivre par le telecopieur.


GESTION DU COURRIER

Courrier Arrive

REDIGE
NOV 02

REVISE
LE:


REF. 91
ADM-22
91
Courrier Arrive

1. OBJET

Decrire le traitement du courrier arrive.


La procedure s'applique a tout courrier reu par le PPMF.


Tout courrier reu doit tre enregistre par lÀssistante de Direction dans le registre
"courrier arrive" ou dans le registre "fax arrive" s'il s'agit d'un Iax.

Elle inscrit :
. la date darrivee,
. la date et le numero de la correspondance,
. lexpediteur,
. lobfet,
. le destinataire.

LÀssistante de Direction appose le cachet "courrier arrive" sur le courrier et inscrit :
. la date darrivee,
. le numero interne attribue au courrier.

Tout courrier reu doit tre transmis au Coordonnateur du Projet qui l'aIIecte aux
destinataires apres en avoir pris connaissance.

LÀssistance de Direction distribue le courrier aux destinataires avec un cahier de
transmission dans lequel les interesses emargent pour acquitter la reception eIIective du
courrier.

Une copie du courrier est conservee au secretariat dans le chrono "courrier arrive" ou
"fax arrive" s'il s'agit d'un Iax.


SUIVI DES IMMOBILISATIONS ET DES VEHICULES

REDIGE
NOV 02

REVISE
LE:


REF. 92
ADM-4
92




Index des Procdures

REDIGE
NOV 02

REVISE
LE:


REF. 93
ADM-4
93

PROCEDURES INDEX

Prise en compte dùne immobilisation ADM-31

Suivi des immobilisations ADM-32

Sortie des immobilisations ADM-33

Prise d'inventaire ADM-34

Suivi des Vehicules ADM-35



Prise en Compte dùne Immobilisation

REDIGE
NOV 02

REVISE
LE:


REF. 94
ADM-41
94


Decrire le traitement dùne immobilisation acquise par le Projet.


Lèntree des immobilisations dans le patrimoine du PPMF est constatee par un bordereau
de livraison et/ou proces verbal de reception.

Le Comptable tient un dossier pour chaque immobilisation.

La gestion des immobilisations est conIiee au Comptable sous la supervision du

Toutes les immobilisations du PPMF sont inventoriees et enregistrees dans un Iichier
inIormatique.

La prise en compte dùne immobilisation dans ce Iichier se Iait sur la base dùne Iiche
dìmmobilisation renseignee par Le Comptable.

Les inIormations a inscrire sur la Iiche sont :

. la nature de limmobilisation,
. la designation,
. la famille,
. laffectation (centre de responsabilite),
. la date de reception,
. la localisation (:one ou sous :one),
. la valeur dacquisition,
. la source de financement.

Chaque immobilisation est identiIiee dans le Iichier par un numero dìmmatriculation
unique.

Le numero dìmmatriculation et le nom du Projet sont inscrits sur lìmmobilisation.

3. DESCRIPTION DU LOGICIEL DE GESTION DES IMMOBILISATIONS

3.1 Le logiciel de gestion des immobilisations est une composante du systeme dìnIormation
du PPMF. Il permet de suivre les immobilisations par :

- localisation geographique,



Prise en Compte dùne Immobilisation

REDIGE
NOV 02

REVISE
LE:


REF. 95
ADM-41
95
- nature et famille,
- affectation,
- source de financement.

3.2 La Iacilite dàcces aux inIormations du Iichier inIormatique par une combinaison
quelconque des criteres de selection permet une recherche aisee des inIormations sur les
immobilisations.

3.3 Le logiciel est egalement un outil precieux pour la prise dìnventaire physique avec la
possibilite oIIerte dèditer un listing de toutes les immobilisations par localite et classees par
nature et Iamille.

3.4 Le logiciel permet enIin de generer les amortissements et de produire le tableau des
immobilisations avec les valeurs brutes, les dotations de lèxercice, les amortissements
cumules et les valeurs nettes.



Suivi des Immobilisations

REDIGE
NOV 02

REVISE
LE:


REF. 96
ADM-42
96
Suivi des immobilisations


Contrler et suivre l'utilisation des immobilisations du Projet ainsi que leur entretien.


Cette procedure s'applique a toutes les immobilisations du Projet autre que les vehicules.


Chaque immobilisation doit porter le nom du Projet et un numero d'identiIication.

Le Comptable veille a l'entretien regulier des immobilisations du Projet.

Le Comptable veille au renouvellement des polices d'assurance souscrites.

Un inventaire physique des immobilisations est eIIectue a la Iin de chaque annee.



Sortie des Immobilisations

REDIGE
NOV. 02

REVISE
LE:


REF. 97
ADM-43
97
Sortie des immobilisations


Decrire le traitement des immobilisations sorties du patrimoine du Projet.


La procedure s'applique aux immobilisations sorties du patrimoine du Projet.


Les immobilisations peuvent sortir du patrimoine du Iait d'un vol, d'une destruction, d'une
cession ou autres.

En cas de vol ou de destruction, un proces verbal doit tre etabli par la police ou
l'utilisateur.

En cas de cession, la decision doit tre prise par le Coordonnateur du Projet.

Le Iichier des immobilisations doit tre mis a jour par le Comptable pour prendre en
compte les mouvements intervenus.



Prise dÌnventaire

REDIGE
NOV 02

REVISE
LE:


REF. 98
ADM-44
98
Prise dìnventaire


Inventorier physiquement toutes les immobilisations et tous les stocks du PPMF.


La procedure sàpplique en Iin dèxercice et concerne les immobilisations et les stocks du
PPMF.


Lìnventaire est eIIectue dans la derniere quinzaine de lèxercice (a partir du 15
decembre).

Lìnventaire porte sur tous les biens meubles, immeubles et les stocks appartenant au
PPMF :

- materiel,
- mobilier,
- batiments,
- fournitures de bureau,
- etc..

Les methodes a appliquer comprennent le mesurage, le comptage, le pesage physique ou
autre methode appropriee.

Lìnventaire physique a lieu dans les bureaux de lÙCP ou tout autre lieu ou serait dispose
un bien appartenant a lÙCP (garage, atelier de reparation ou EMF, etc..).

Tous les mouvements dìmmobilisations sont arrtes ou enregistres dans un registre
special le cas echeant et communique a lèquipe dìnventaire.

Les rapports de prise dìnventaire sont transmis au Coordonnateur du Projet au plus tard le
30 juin qui, a son tour, les transmet au Responsable AdministratiI et Financier avec ses
observations pour exploitation.


1. Constitution des equipes,
2. Preparation de linventaire,
3. Prise dinventaire.



Prise dÌnventaire

REDIGE
NOV 02

REVISE
LE:


REF. 99
ADM-44
99

INTERVENANTS


DOCUMENTS
ET
INTERFACES

Les equipes de
Pre-inventaire

Le Comptable

Lèquipe
dìnventaire

1. CONSTITUTION DES EQUIPES

Equipe de pre-inventaire

Le comptable
Un ou plusieurs agents de lUCP

Equipe dìnventaire

Le Responsable Suivi-Evaluation
Le Comptable UCP
Un agent de lUCP

Equipes de supervision

Responsable AdministratiI et Financier
Auditeur externe

2. PREPARATION DE LÌNVENTAIRE

nettoie les lieux de stockage et leurs alentours,
centralise tous les stocks non consommes au cours de
lèxercice,
procede a un rangement correct de tous les biens a inventorier
aIin de Iaciliter le comptage par lèquipe dìnventaire.

Iournit tous les documents et pieces comptables justiIiant les
mouvements dìmmobilisations au cours de lèxercice,
Iournit les listings des immobilisations pour chaque service et
localite.

3. LA PRISE DÌNVENTAIRE

arrte les Iiches de stock au 31 decembre apres contrle et
comptage physique,



Prise dÌnventaire

REDIGE
NOV 02

REVISE
LE:


REF. 100
ADM-44
100

INTERVENANTS


DOCUMENTS
ET
INTERFACES

Lèquipe
dìnventaire

Lèquipe de
supervision

procede a lìnventaire exhaustiI des immobilisations du
PPMF,
remplit les Iiches dìnventaire en trois exemplaires,
ventile les Iiches dìnventaire comme suit :
. un exemplaire -~ Comptabilite
. un exemplaire -~ Suivi-evaluation
. un exemplaire -~ Auditeur externe.

eIIectue les contrles necessaires aIin de sàssurer de la
Iiabilite des travaux dìnventaire.

Fiches de Stock

Fiches
dinventaire



Suivi des vhicules

REDIGE
NOV 02

REVISE
LE:


REF. 101

101


Contrler et suivre l'utilisation des vehicules et leurs consommations de carburant ainsi que
leur entretien.


Cette procedure s'applique a tous les vehicules du Projet.


Chaque vehicule est muni d'un livret de bord permettant de suivre son utilisation, son
entretien et sa consommation en carburant.

Avant chaque deplacement, le chauIIeur ou lùtilisateur eIIectue les operations ci-apres,
sur le livret de bord du vehicule :

- inscrit la date,
- inscrit lobfet du deplacement,
- inscrit la quantite de carburant prise,
- releve le kilometrage au depart.

Au retour du deplacement, le chauIIeur :
- inscrit le kilometrage a larrivee,
- signe le carnet et le remet dans le vehicule.

Chaque mois, Le Comptable :

- prepare un releve par vehicule :
. des kilometrages parcourus,
. des consommations de carburant
- releve les consommations excessives.

A chaque entretien du vehicule (vidange, changement de Iiltre, pieces detachees,
pneumatique), le chauIIeur du vehicule remplit la Iiche d'entretien du livret de bord du
vehicule en inscrivant :

la date
la nature des travaux realises,
son nom et sa signature.

N.B.: Le Comptable demande le livret de bord du vehicule avant d'approuver tout travail
d'entretien sur le vehicule.



Suivi des vhicules

REDIGE
NOV 02

REVISE
LE:


REF. 102

102

4 - PRINCIPES DE SUIVI

Les vehicules doivent porter le nom du Profet et tre utilises dans le cadre des activites du
Profet.

Le Comptable veille a lentretien regulier et preventif des vehicules tel que prevu par le
Constructeur.

Toute panne ou tout dvsfonctionnement constate sur un vehicule doit tre porte a la
connaissance du Comptable.

Tous les mois, Le Comptable fait relever le kilometrage ainsi que les consommations de
carburant a partir des livrets de bord des vehicules.

Le Comptable veille au respect des dates de renouvellement de polices dassurance et
visites techniques.

Une copie des pieces (assurance, carte grise, etc..) de chaque vehicule est conservee par
Le Comptable dans un dossier tenu pour chaque vehicule.

Le plan comptable permet de suivre distinctement les couts relatifs a la consommation de
carburant et aux travaux de reparation de chaque vehicule.


GESTION FINANCIERE

REDIGE
NOV 02

REVISE
LE:


REF. 103
FIN
103

GESTION FINANCIERE


GESTION FINANCIERE

Index des Sous - Fonctions

REDIGE
NOV 02

REVISE
LE:


REF. 104
FIN
104


MOBILISATION DES RESSOURCES FIN-1

GESTION BUDGETAIRE FIN-2

GESTION DE LA TRESORERIE FIN-3


MOBILISATION DES RESSOURCES

REDIGE
NOV 02

REVISE
LE:


REF. 105
FIN-1
105




Index des Procdures

REDIGE
NOV 02

REVISE
LE:


REF. 106
FIN-1
106

PROCEDURES INDEX

Remboursement des depenses FIN-11

Reapprovisionnement du Compte Special FIN-12

Paiement direct FIN-13

Engagement special FIN-14

Mobilisation des Ionds de contrepartie FIN-15



Principes Gnraux

REDIGE
NOV 02

REVISE
LE:


REF. 107
FIN-1
107
Principes gnraux

Il existe quatre procedures types de mobilisation des Ionds :

- Procdure I - Remboursement des depenses,
- Procdure II - Reapprovisionnement du Compte special,
- Procdure III - Paiement direct,
- Procdure IV - Engagement special

Les Ionds FIDA sont mobilises pour Iinancer les depenses du Projet eligibles
conIormement aux dispositions de lÀccord de prt.

Les demandes de retrait de Ionds a adresser a lÙNOPS et au FIDA doivent tre
numerotees chronologiquement en commenant par le numero 1, sans tenir compte de la
procedure utilisee. Les Ieuilles recapitulatives jointes aux demandes de retrait de Ionds
devront tre numerotees de la mme maniere en vue de correspondre aux pieces jointes.

Le nom du pays d'origine de tous les biens et services a Iinancer sur les Ionds du prt doit
tre indique dans la colonne "remarques" de chaque Ieuille recapitulative.

Le FIDA n'accepte pas les DRF de montants inIerieurs a l'equivalent de 20.000 dollars EU
pour tout paiement direct a un contractant, Iournisseur ou consultant. Ces paiements
devront tre Iaits sur les Ionds du Compte special.

Seuls le Coordonnateur et le Responsable AdministratiI et Financier sont habilites a
certiIier les demandes de decaissement.

Les Representants autorises du Cameroun ( Directeur General de la CAA et son adjoint)
sont seuls autorises a signer les demandes de decaissement.

Pour de plus amples inIormations, lòn se reIerera aux directives relatives aux procedures de
decaissement du FIDA ainsi qu` a la lettre a lèmprunteur.



Remboursement des Dpenses

REDIGE
NOV 02

REVISE
LE:


REF. 108
FIN-11
108
Remboursement des dpenses


Rembourser les depenses pre-Iinancees par lÈmprunteur.


Cette procedure est utilisee lorsque les depenses aIIerentes au Projet et qui sont remboursables
par le FIDA sont pre-Iinancees par lÈmprunteur.


Pour se Iaire rembourser lÈmprunteur etablit une demande de decaissement.

Les pieces justiIicatives devront tre jointes a ordre de paiement. La Ieuille recapitulative
est utilisee lorsque plusieurs Iactures ou reus seront reclames. Une Ieuille recapitulative
est utilisee par categorie de decaissement.

Sàgissant des depenses Iinancees au moyen de lettres de credit, lÈmprunteur devra
joindre :

une copie dument remplie et signee des releves de paiement de la banque,
une copie de la facture du fournisseur.

Les demandes de remboursement doivent tre presentees chaque mois ou au plus tard trois
mois apres la date de paiement.



Rapprovisionnement du Compte Spcial

REDIGE
NOV 02

REVISE
LE:


REF. 109
FIN-12
109


Reconstituer le Compte Special.


La procedure sàpplique aux depenses eIIectuees par le Projet sur le Compte Special pour
regler le cot raisonnable des biens et services necessaires a lèxecution du Projet.


La procedure sàpplique mensuellement pour un montant total des depenses superieures
ou egales a 20 du montant autorise.

Les Demandes de Retrait de Fonds (DRF) doivent tre presentees dans la monnaie du
compte special, trois mois au plus tard apres la date du paiement des depenses par le
Projet.

Chaque DRF devra tre equivalente a au moins vingt (20) pour cent du montant autorise.

Seules les depenses autorisees selon les clauses de lÀccord de Prt et dment
supportees par des pieces justiIicatives attestant que le paiement a ete eIIectue sont
envoyees en remboursement.

Les documents dàccompagnement de la DRF sont :

- la lettre de transmission,
- la situation de credit,
- le certificat de service fait.

Les pieces justiIicatives comprennent :

- Facture acquittee et certifiee,
- Bordereau de Livraison, ou PJ de reception (Marches),
- Bon de Commande,
- Bon de livraison,
- Pieces attestant le reglement,
- Un etat de rapprochement du compte special signe par le Coordonnateur du
Profet.

Les pieces justiIicatives des depenses Iigurant sur la Ieuille recapitulative sont conservees
a lÙCP a des Iins de veriIications sur place.




REDIGE
NOV 02

REVISE
LE:


REF. 110
FIN-12
110
Les DRF doivent tre transmises au FIDA en double exemplaire avec les pieces
justiIicatives.


1. Preparation de la DRF par le Comptable,
2. Controle et certification de la DRF,
3. Certification et signature de la DRF par la CAA,
4. Expedition de la DRF a lUNOPS et au FIDA,
5. Comptabilisation.




REDIGE
NOV 02

REVISE
LE:


REF. 111
FIN-12
111

INTERVENANTS


DOCUMENTS
ET
INTERFACES

Le Comptable

Le Responsable
AdministratiI et
Financier

Le Coordonnateur

1. PREPARATION DE LA DRF PAR LE COMPTABLE

sur instruction du Responsable AdministratiI et Financier,
rassemble les pieces en vue de constituer la DRF,
eIIectue un contrle systematique des pieces,
sàssure de la regularite et de la sincerite de chaque piece,
veriIie les mentions de reglement,
edite a partir du logiciel les Ieuilles recapitulatives et les
releves de depenses,
transmet les Ieuilles recapitulatives, les releves de depenses et
les pieces justiIicatives au Responsable AdministratiI et
Financier.

Pour viter les pertes de pices, les petites pices volantes
doivent tre agrafes ou colles sur des feuilles de format A4.

2. CONTROLE ET CERTIFICATION DE LA DRF

veriIie les pieces et les Iormulaires utilises :

formulaires appropries selon la categorie de
depenses,
classement par categorie,
classement par rubrique pour le fonctionnement,
eligibilite de la depenses par rapport aux clauses de
lAccord de Prt.

Iait photocopier la DRF en cinq (5) exemplaires,
certiIie les releves de depenses,
transmet la DRF et les pieces justiIicatives au Coordonnateur.

contrle les Iormulaires et les pieces jointes,
veriIie que les releves de depenses ont ete certiIies par le
Responsable AdministratiI et Financier,
transmet le dossier a la CAA.

Formulaire DRF

Pieces
fustificatives




REDIGE
NOV 02

REVISE
LE:


REF. 112
FIN-12
112

INTERVENANTS


DOCUMENTS
ET
INTERFACES

de la CAA

LE RAF

Le Comptable

1. CERTIFICATION ET SIGNATURE DE LA DRF PAR LA
DIRECTION GENERALE DE LA CAA

Iait contrler par ses services les Iormulaires et les pieces
jointes,
signe ordre de paiement de decaissement.

2. EXPEDITION DE LA DRF A LÙNOPS ET AU FIDA

Envoie deux (2) exemplaires de la DRF avec les pieces
justiIicatives a lÙNOPS,
envoie un (1) exemplaire de la DRF sans les pieces
justiIicatives au FIDA,
transmet un exemplaire au Comptable.

5. COMPTABILISATION

comptabilise la DRF (cI. procedures comptables)
met a jour le registre des DRF,
appose le cachet DRF et inscrit le numero de la DRF sur
chaque piece,
classe les pieces.

Le registre des DRF est automatiquement mis jour lorsque
la DRF est dite en mode automatique par le logiciel
SUCCESS.

DRF

Fiche
dimputation



Paiement Direct

REDIGE
NOV 02

REVISE
LE:


REF. 113
FIN-13
113
Paiement Direct


Faire payer les Iactures des Iournisseurs, entrepreneurs et consultants directement par le
Bailleur de Ionds en contrepartie des Iournitures livrees, travaux ou prestations eIIectues.


La procedure sàpplique pour le paiement des Iactures ayant Iait lòbjet dùn contrat, dùn
marche ou dùne commande prealablement approuve par le FIDA. Il sàgit notamment des
Iactures relatives aux contrats de travaux, de Iourniture de biens ou de services.


A chaque Iacture de Iournisseur ou decompte etabli par les entrepreneurs sont joints :

la lettre de transmission,
le certificat de service fait,
le B/C ou le Contrat ou le Marche,
le B/L du fournisseur ou le PJ de reception.

Toutes les Iactures doivent porter les cachets :

du Profet avec un numero,
"BOA A PAYER" attestant leligibilite de la facture au paiement.

Les Iactures de contrats dont le montant est inIerieur a l'equivalent de vingt mille (20.000)
dollars EU doivent tre reglees sur le Compte Special.

Les marches et documents sur la passation des marches doivent tre deja transmis avant la
Ordre de paiement Direct (DPD).


1. Preparation de la DPD,
2. Controle et certification de la DPD,
3. signature de la DPD,
4. Transmission de la DPD a lUNOPS et au FIDA,
5. Comptabilisation et classement.



Paiement Direct

REDIGE
NOV 02

REVISE
LE:


REF. 114
FIN-13
114

INTERVENANTS


DOCUMENTS
ET
INTERFACES

Le Comptable

Le Responsable
AdministratiI et
Financier

Le Coordonnateur

de la CAA

1. PREPARATION DE LA DPD

sur instruction du Responsable AdministratiI et Financier :
prepare les Iactures a regler par paiement direct.
sàssure que les Iactures :

- portent le cachet du Profet,
- portent le cachet de controle BOA A PAYER ,
- sont accompagnees du B/C, marche ou contrat et du B/L
du fournisseur ou PJ de reception.

sàssure que les Iactures sont eligibles au paiement,
edite la Ieuille recapitulative au moyen du logiciel SUCCESS,
transmet la Ieuille recapitulative les pieces justiIicatives au

2 CONTROLE ET CERTIFICATION DE LA DPD

contrle la Ieuille recapitulative, les Iactures et les pieces
jointes,
prepare ordre de paiement de decaissement,
Iait photocopier la DPD en cinq (5) exemplaires,
certiIie la DPD,
transmet la DPD les pieces justiIicatives au Coordonnateur
du Projet.

certiIie la DPD,
transmet la DPD a la CAA.

3. SIGNATURE DE LA DPD
Iait contrler par ses services les Iormulaires et les pieces
jointes,
signe la Demande de decaissement,

Formulaire DPD



Paiement Direct

REDIGE
NOV 02

REVISE
LE:


REF. 115
FIN-13
115

INTERVENANTS


DOCUMENTS
ET
INTERFACES

Le RAF

Le Comptable

4. TRANSMISSION DE LA DRF A LÙNOPS ET AU FIDA

envoie deux (2) exemplaires de la DPD avec les pieces
justiIicatives a lÙNOPS,
transmet un exemplaire sans les pieces justiIicatives au FIDA.

5. COMPTABILISATION ET CLASSEMENT

comptabilise la DPD (CI. procedures comptables),
met a jour le registre des DRF,
appose le cachet DRF et inscrit le numero de la DPD sur
chaque piece,
classe les pieces.

Le registre des DRF est automatiquement mis jour lorsque
la DRF est dite en mode automatique par le logiciel
SUCCESS.

DPD

Fiches
dimputation



Engagement Spcial

REDIGE
NOV 02

REVISE
LE:


REF. 116
FIN-14
116


Faire payer les Iournisseurs pour les biens et services importes par le Projet au moyen dùne
lettre de credit exigeant des garanties de remboursement.


La procedure sàpplique pour demander un engagement special du FIDA aupres de la banque
situee dans le pays du Iournisseur (banque negociatrice). Cette procedure est applicable pour
làcquisition par le Projet de vehicules et dèquipements.


3.1 Demande de lettre de credit aupres de la banque commerciale

Le Projet demande a sa banque lòuverture dùne lettre de credit aupres de la banque
negociatrice dans le pays du Iournisseur.

3.2 Demande d'engagement special

Le Projet envoie ensuite au FIDA :

une demande dengagement special,
deux copies de la lettre de credit fournie par sa banque commerciale,
une copie du contrat ou du bordereau dachat relatif au paiement devant tre
effectue.



Mobilisation des Fonds de Contrepartie

REDIGE
NOV 02

REVISE
LE:


REF. 117
FIN-15
117


Approvisionnement du Compte de Contrepartie.


La procedure sàpplique pour demander a lÈtat la mise a disposition des Ionds de
contrepartie pour regler le cot raisonnable des biens et services necessaires a lèxecution du
Projet.


Une programmation annuelle des Ionds de contrepartie est envoyee au Ministere du plan
au mois de mai pour lànnee a venir.

Le montant alloue au Projet est inscrit au budget national.

Un Compte de Contrepartie est ouvert au Tresor Public pour recueillir les Ionds.

En debut dànnee, la totalite budget alloue est mis a la disposition du Projet a titre
dàvance par ordre de paiement.

La reconstitution de làvance est eIIectuee par des justiIications des depenses.

En Iin dèxercice, il y a clture du credit alloue au projet au titre de lèxercice ecoule.
Làvance est justiIiee en Iin dèxercice par des pieces comptables. Le reliquat eventuel est
reversee a lÈtat (Tresor).


GESTION BUDGETAIRE

REDIGE
NOV 02

REVISE
LE:


REF. 118
FIN-2
118

GESTION BUDGETAIRE


GESTION BUDGETAIRE

Index des Procdures

REDIGE
NOV 02

REVISE
LE:


REF. 119
FIN-2
119

PROCEDURES INDEX

Preparation du budget FIN-21

Suivi budgetaire FIN-22


GESTION BUDGETAIRE

Principes Gnraux

REDIGE
NOV 02

REVISE
LE:


REF. 120
FIN-2
120
Principes gnraux

1. IMPORTANCE DU CONTROLE BUDGETAIRE

Les efforts pour tablir un budget prvisionnel seraient vains si l'on n'y adjoignait le
contrle assurant la fonction de comparaison des ralisations aux prvisions.

Le contrle budgetaire exige logiquement trois series d'intervention :

1. pour la prevision, etablissement dun programme precis en vue datteindre dans un
delai donne, un resultat determine,
2. au cours de lexecution, etude svstematique et permanente des perturbations
susceptibles de modifier les previsions de programme,
3. periodiquement, operer les afustements necessaires pour atteindre lobfectif defini,
en depit des variations intervenues dans les facteurs de decision.

Un tel contrle n'exclut pas la souplesse necessaire a toute action dans la mesure ou un budget
est etabli pour un certain niveau d'activites mais doit tre suIIisamment Ilexible pour repondre
aux aleas intervenus pendant son execution.

A long terme, l'exercice du contrle budgetaire comporte la recherche des ecarts apparents et
de leurs causes, aIin de prevoir des budgets successiIs plus precis.

2. LES DIFFERENTS BUDGETS

Budget d'investissement

En general les investissements sont envisages a plus long terme que le budget annuel de
Ionctionnement (modernisation et gros entretien de l'equipement et des machines). Le
contrle budgetaire incorpore dans les previsions la tranche annuelle de ces investissements.

Budget dèxploitation

Ce budget prend en compte les charges courantes ainsi que les produits attendus pendant
lèxercice. Ce budget est un compte dèxploitation previsionnel presentant les charges et les
produits ainsi que le resultat dèxploitation de lèxercice.

Budget de trsorerie

Il recapitule l'ensemble des depenses et recettes pour permettre l'equilibre permanent de la
tresorerie sur une periode donnee. Il est indispensable de l'elaborer pour :
- assurer en temps opportun les liquidites,
- eviter le blocage de lexecution des programmes pour deficit de
- tresorerie,
- controler svstematiquement la situation comptable.


GESTION BUDGETAIRE

Principes Gnraux

REDIGE
NOV 02

REVISE
LE:


REF. 121
FIN-2
121
3. CONTROLE DE L'EXECUTION DES BUDGETS

Il ne serait pas realiste d'attribuer aux budgets une valeur simplement theorique ou de les
considerer comme etant des cadres rigides alors qu'ils ne sont que des previsions. Le contrle
budgetaire recherche les ecarts entre les previsions (parIois exprimees en cots standards ou
simplement estimees) et les realisations eIIectives.

Les qualites requises pour un bon contrle budgtaire sont :

efficacite : la recherche des exceptions doit aboutir soit a la constatation d'erreurs dans les
previsions, soit a une anomalie dans l'execution dont il Iaut deceler les causes;

rapidite : un ecart constate risque de s'aggraver si des mesures correctrices ne sont pas
prises a temps;

frequence : les veriIications operees lors du contrle budgetaire peuvent tre plus
nombreuses et plus rapprochees que celles emanant de la comptabilite.

Dans le cas du PPMF, ces veriIications sont eIIectuees quotidiennement lors des demandes
dèngagement emises par les diIIerents services.


GESTION BUDGETAIRE

Prparation du PTBA

REDIGE
NOV 02

REVISE
LE:


REF. 122
FIN-21
122

1. OBJET DE LA PROCEDURES

Servir de guide pour lèlaboration des Programmes de Travail et Budget Annuels (PTBA) du
Projet.


La procedure sàpplique pour lèlaboration des PTBA.


Le PTBA est elabore a partir des programmes dàctivites et budgets de chaque
Composante au titre de lànnee concernee en conIormite avec le plan dòperations du
Projet et le rapport dèvaluation.

La preparation du PTBA commence des le mois de juillet. Les travaux sètalent sur trois
mois : juillet, aot, septemebre.

Tous les partenaires du Projet sont associes a la preparation du PTBA.

Le Projet de PTBA est soumis a làppreciation du FIDA.

Le PTBA est soumis a làpprobation du CSP.

Le PTBA adopte est soumis du FIDA au plus tard le 31 mars de lèxercice en cours.


1. Reunions de concertation sur le PTBA,
2. Reunion preparatoire a lelaboration du PTBA,
3. Elaboration des programmes dactivites et des budgets associes,
4. Consolidation des programmes dactivites et des budgets,
5. Debats budgetaires,
6. Amendement des programmes dactivites et des budgets,
7. Elaboration du PTBA,
8. Examen et adoption du PTBA par le Comite de Suivi du Profet (CSP),
9. Transmission du PTBA finalise a lUNOPS et au FIDA.


GESTION BUDGETAIRE

Prparation du PTBA

REDIGE
NOV 02

REVISE
LE:


REF. 123
FIN-21
123

INTERVENANTS


DOCUMENTS
ET
INTERFACES

Le Coordonnateur

Le Coordonnateur

Chaque Responsable
de service

Le Responsable
AdministratiI et
Financier

1. REUNIONS DE CONCERTATION SUR LE PTBA

convoque les cadres du projet a des reunions de concertation
sur lèlaboration du PTBA.

2. REUNION PREPARATOIRE A LÈLABORATION DU PTBA

convoque tous les Responsables de services a une reunion
preparatoire a lèlaboration du PTBA. Cette reunion a pour
objectiIs de :

fixer les obfectifs a atteindre pour lannee a venir,
fixer les axes prioritaires dans le cadre de lexecution
des activites en tenant compte des recommandations
des missions de supervision, des resultats defa acquis
et des preoccupations des beneficiaires,
faire le point des realisations du budget en cours pour
decider des mesures correctrices a prendre pour
lexercice a venir,
adopter le canevas et les nouvelles normes pour la
preparation du budget,
fixer le calendrier de preparation du PTBA.

3. ELABORATION DES PROGRAMMES DÀCTIVITES ET
BUDGETS ASSOCIES

Elabore, en collaboration le responsable MicroIinance, son
programme dàctivites en tenant compte des conclusions de la
reunion preparatoire,
elabore le budget associe en utilisant les canevas appropries,
transmet le PTBA au Responsable du Suivi-Evaluation,
transmet le budget au Responsable AdministratiI et Financier.

4. CONSOLIDATION DES PROGRAMMES DÀCTIVITES ET DES
BUDGETS

Iait la synthese des budgets reus pour degager le budget
global du Projet,

Programmes
dactivites et
budgets

Budgets


GESTION BUDGETAIRE

Prparation du PTBA

REDIGE
NOV 02

REVISE
LE:


REF. 124
FIN-21
124

INTERVENANTS


DOCUMENTS
ET
INTERFACES

Le Responsable du
Suivi-Evaluation

Le Coordonnateur du
Projet

Les Responsables de
service

Le Responsable
AdministratiI et
Financier
&
Le Responsable du
Suivi-Evaluation

transmet un exemplaire de la synthese a chaque Responsable
et au Coordonnateur.

Centralise les programmes dàctivite,
Iait une synthese des programmes dàctivites,
transmet un exemplaire de la synthese a chaque Responsable
et au Coordonnateur.

Tous les Responsables impliqus dans le processus de
budgtisation prennent connaissance des synthses
budgtaires et des programmes dàctivits en prlude aux
dbats budgtaires.

5. DEBATS BUDGETAIRES

Sous la conduite du Coordonnateur du Projet, les debats
budgetaires sont menes par chaque Responsable de service.

Les Responsables de service justiIient et deIendent leurs
programmes dàctivites et budgets par rapport aux objectiIs et au
plan dòperations du Projet.

6. AMENDEMENT DES BUDGETS ET PROGRAMMES

ajustent leurs budgets et leurs programmes dàctivites
respectiIs sur la base des observations et des corrections
demandees pendant les debats,
transmettent les programmes et budgets ajustes au RAF et au
R/SE

7. ELABORATION DU PTBA

centralisent les programmes dàctivites et budgets transmis
par les Responsables de service
elaborent le PTBA

Le PTBA comprend :

la description des activites et les obfectifs vises,
le bilan dexecution au 30 septembre du PTBA
precedent,

Programmes
dactivites

Programmes
dactivites et
budgets

Profet PTBA


GESTION BUDGETAIRE

Prparation du PTBA

REDIGE
NOV 02

REVISE
LE:


REF. 125
FIN-21
125

INTERVENANTS


DOCUMENTS
ET
INTERFACES

Le Coordonnateur

Le Comite Suivi du
Projet

Le Coordonnateur

les programmes dactivites par composante et sous-
composante,
les previsions budgetaires par service, composante et
sous-composante,
le plan de financement des activites et les previsions
de deboursements par source de financement,
le plan dachats,
le plan de formation,
le planning des activites par service.

transmettent le PTBA au Coordonnateur.

expedie un exemplaire du PTBA a chaque membre du CSP.

8. EXAMEN ET ADOPTION DU PTBA PAR LE CSP

se reunit sur convocation de son President,
examine et adopte le PTBA.

9. TRANSMISSION DU PTBA A LÙNOPS ET AU FIDA

transmet le PTBA adopte a lÙNOPS et au FIDA pour
approbation.

PTBA


GESTION BUDGETAIRE

Suivi Budgtaire

REDIGE
NOV 02

REVISE
LE:


REF. 126
FIN-22
126


Editer les tableaux de bord trimestriels pour le suivi analytique et budgetaire par composante,
par source de Iinancement, par categorie de deboursement du prt.


Les Tableaux de bord sont edites tous les trimestres et utilises dans la preparation des rapports
Iinanciers trimestriels.


Le suivi budgetaire est realise au niveau de chaque service.

Chaque service prepare un rapport Iinancier sur lèxecution du PTBA.

Tous les rapports sont envoyes au Responsable AdministratiI et Financier pour elaborer le
rapport Iinancier consolide.

La Iiabilite des inIormations Iournies dans les tableaux de bord requiert la tenue a jour de
la comptabilite. Toutes les depenses doivent tre ventilees selon les axes ci-apres :

- quelle structure execute la depense ? (centre de responsabilite),
- pour quelle activite ? (composante et sous-composante),
- sur quel Iinancement ? (source de Iinancement),
- sur quelle categorie de deboursement ? (categorie et sous-categorie),
- dans quelle region ? (zone et sous-zone).


1. Edition des tableaux de bord,
2. Redaction du rapport financier.


GESTION BUDGETAIRE

Suivi Budgtaire

REDIGE
NOV 02

REVISE
LE:


REF. 127
FIN-22
127

INTERVENANTS


DOCUMENTS
ET
INTERFACES

Le Comptable

Le RAF

1. EDITION DES TABLEAUX DE BORD TRIMESTRIELS

edite les tableaux de bord analytiques et budgetaires,
transmet les tableaux de bord edites au Responsable

2. REDACTION DU RAPPORT FINANCIER

redige le rapport Iinancier a partir des tableaux de bord
Iinanciers et des rapports dàctivite des cheIs de section.

Ce rapport comprend :

une description succincte des activites et des obfectifs
vises,
une analvse globale de la situation financiere et des
performances par rapport aux obfectifs du PTBA,
une analvse detaillee du point dexecution des budget
par centre de responsabilite, par composante et sous-
composante, par :one dexecution des activites du
PPMF et par source de financement,
une analvse des deboursements par source de
financement et par categorie de deboursement,
une analvse de la tresorerie.


GESTION DE LA TRESORERIE

REDIGE
NOV 02

REVISE
LE:


REF. 128
FIN-3
128




Index des procdures

REDIGE
NOV 02

REVISE
LE:


REF. 129
FIN-3
129

PROCEDURES INDEX

Gestion des comptes bancaires FIN-31

Gestion de la caisse de la caisse FIN-32

Approvisionnement de la caisse de l'UCP FIN-33

Reglement de Iactures par banque FIN-34

Reglement de Iactures par caisse FIN-35

Avance de Ionds FIN-36



Gestion des comptes bancaires

REDIGE
NOV 02

REVISE
LE:


REF. 130
FIN-31
130

Permettre une gestion des comptes bancaires du Projet conIormement l'Accord de Prt et
garantir une gestion rigoureuse de la tresorerie.


La procedure sàpplique a tous les comptes bancaires du Projet.


Les Ionds verses au Compte Special ne doivent pas tre utilises a dàutres Iins et ne
doivent pas non plus servir de garantie sans làccord prealable du FIDA.

Le Coordonnateur du Projet et le Responsable AdministratiI et Financier sont les seuls
signataires autorises (signatures conjointes) a engager les depenses.

Le Directeur General de la CAA et son adjoint (signataire suppleant) sont les seuls
signataires autorises a mouvementer les comptes bancaires du Projet.

Il est realise un suivi individualise de chaque compte au moyen dùn journal de banque
par compte bancaire : Compte Special, Compte de Contrepartie.

Le Comptable enregistre chronologiquement tous les mouvements de Ionds dans les
journaux de banque correspondants.

Chaque journal de banque est arrte mensuellement par le Comptable et contrle par le

Un etat de rapprochement bancaire mensuel pour chaque compte est eIIectue par le
Comptable et contrle par le Responsable AdministratiI et Financier.

Le Comptable prepare la situation hebdomadaire de tresorerie a presenter au Responsable
AdministratiI et Financier et au Coordonnateur.



Gestion de la caisse

REDIGE
NOV 02

REVISE
LE:


REF. 131
FIN-32
131
Gestion de la caisse


Assurer le Ionctionnement de la caisse tout en garantissant une gestion saine et rigoureuse.


La procedure sàpplique a toutes les caisses du Projet.


Caisse UCP

La Secretaire tient la caisse de lÙCP pour Iinancer les menues depenses eligibles au titre
des activites a Iinancer au moyen des ressources du Projet.

Le niveau d'approvisionnement de la caisse de lÙCP est Iixe a Un Million (1 000 000)
Francs CFA. TouteIois, la caisse peut tre exceptionnellement approvisionnee au dela du
plaIond indique pour Iaire Iace a un besoin immediat et ponctuel de tresorerie (ex .
pavement des salaires en fin de mois).

La caisse permet de payer les depenses de montant inIerieur a Cent Mille (100 000)
Francs CFA. Les depenses superieures ou egales a Cent Mille (100 000) Francs CFA sont
reglees par cheque.

La caisse est arrtee en Iin de journee par la Secretaire et contrlee par le Responsable
AdministratiI et Financier. Il a latitude de contrler la caisse de Iaon inopinee. TouteIois,
il lui est recommande de Iaire un contrle systematique chaque Iin de mois.



Approvisionnement de la caisse de l'UCP

REDIGE
NOV 02

REVISE
LE:


REF. 132
FIN-33
132


Approvisionner la caisse de l'UCP pour assurer son Ionctionnement de Iaon reguliere.


La procedure est applicable des que le niveau des Ionds en caisse atteint Deux Cent Cinquante
Mille (250 000) Francs CFA.

3. REGLES DE GESTION.

Un arrte de la caisse est eIIectue avant tout reapprovisionnement par la Secretaire.

La caisse est reapprovisionnee a concurrence du montant des depenses justiIiees et des
previsions de depenses dans la limite du plaIond autorise.

La procedure est declenchee par la Secretaire a partir de la situation journaliere de caisse.

La caisse est approvisionnee dans la limite de 1 000 000 FCFA (sauI cas exceptionnel).


1. Arrte de la caisse,
2. Controle des pieces par le Responsable Administratif et Financier,
3. Etablissement de lordre de paiement,
4. Signature du cheque,
5. Remise du cheque au comptable,
6. Encaissement du cheque et enregistrement.




REDIGE
NOV 02

REVISE
LE:


REF. 133
FIN-33
133

INTERVENANTS


DOCUMENTS
ET
INTERFACES

La Secretaire

Le Responsable
AdministratiI et
Financier

1. ARRETE DE LA CAISSE

arrte la caisse,
inscrit dans le brouillard de caisse :
. la date darrte,
. le libelle "Arrte de caisse",
. le solde des especes en caisse dans la colonne,
"Recettes".

remplit la Iiche d'arrte de caisse :
. date darrte,
. solde initial de la caisse,
. montant de lapprovisionnement reu,
. montant des autres recettes effectuees sur la caisse,
. total recettes,
. montant des depenses fustifiees,
. solde theorique,
. solde en caisse.
.
calcule la diIIerence entre le solde theorique et le solde en
caisse et l'inscrit sur la Iiche.

La diffrence entre le solde thorique et le solde en caisse doit
tre nulle pour que la caisse soit exacte. En cas d`cart, les
justifications doivent tre fournies.

transmet làrrte de caisse et le brouillard de caisse au

2. CONTROLE DE LA CAISSE PAR LE RAF

procede au contrle de la caisse sur la base :

de la fiche darrte preparee par le comptable,
du fournal de caisse,
des pieces de caisse,
des especes en caisse.

Brouillard de
caisse

Arrte de caisse

Brouillard de
caisse




REDIGE
NOV 02

REVISE
LE:


REF. 134
FIN-33
134

INTERVENANTS


DOCUMENTS
ET
INTERFACES

Le Comptable

contrle lèxactitude de chaque montant de làrrte de caisse :

- Solde initial : doit correspondre au solde en caisse au
dernier arrte.

- Approvisionnement : doit correspondre au montant des depenses
justiIiees au dernier arrte et au montant
reu.

- Autres recettes : doit correspondre au total des reus emis
pour les autres recettes.

- Sous/total : doit tre egal au total des montants
precedents.

-- Depenses Justifiees : doit tre egal a la somme des depenses
supportees par des pieces probantes (a
tre rapproche avec le total porte sur le
releve des pieces).

-- Solde theorique : diIIerence entre total recettes et depenses
justiIiees.

- Solde en caisse : total des especes en caisse

valide l'arrte en signant la Iiche d'arrte :
. date,
. nom,
. signature.

transmet les documents au Comptable,
Iait preparer un ordre de paiement de reapprovisionnement par
le Comptable.

3. ETABLISSEMENT DE LÒRDRE DE PAIEMENT

etablit un ordre de paiement au nom de la secretaire,
transmet lòrdre de paiement et làrrte de caisse au
Responsable AdministratiI et Financier pour signature.

Ordre de paiement




REDIGE
NOV 02

REVISE
LE:


REF. 135
FIN-33
135

INTERVENANTS


DOCUMENTS
ET
INTERFACES

Le RAF

Le Coordonnateur

Le DG
de la CAA

CAA

Le RAF

Le Comptable

La Secretaire

4. SIGNATURE DE LA ORDRE DE PAIEMENT

VeriIie lòrdre de paiement,
Signe lòrdre de paiement,
transmet lòrdre de reapprovisionnement et làrrte de caisse
au Coordonnateur.

sàssure que le Responsable AdministratiI et Financier a signe
le demande de reapprovisionnement,
signe lòrdre de paiement,
transmet lòrdre de paiement a la CAA.

5 ETABLISSEMENT ET SIGNATURE DU CHEQUE
Reoit lòrdre de paiement de lÙCP,
Fait veriIier lòrdre de paiement,
Fait etablir un cheque,
Signe le cheque.

Transmet le cheque a lÙCP,

6 REMISE DU CHEQUE

Transmet le cheque au comptable,

enregistre lòperation dans le brouillard de banque,
remet le cheque a la secretaire,

7. ENCAISSEMENT DU CHEQUE ET ENREGISTREMENT

encaisse le cheque,
enregistre le reapprovisionnement dans le brouillard de caisse.

Cheque



Rglement de Factures par Banque

REDIGE
NOV 02

REVISE
LE:


REF. 136
FIN-34
136


Regler les Iactures en contrepartie des Iournitures livrees ou des prestations eIIectuees a ordre
de paiement du Projet.


La procedure s'applique aux reglements de Iactures par cheque ou par virement bancaire.


Le reglement des Iactures se Iait par programmation hebdomadaire.

Les Iactures doivent tre certiIiees et liquidees accompagnees dùn B/C et dùn B/L, dùne
copie du contrat de services ou de Iournitures et doivent porter le cachet BON A
PAYER avec visa du Comptable et du Responsable AdministratiI et Financier.

Les Iactures relatives aux travaux doivent tre certiIiees par les services techniques.

Les Iactures relatives a des contrats doivent porter les numeros des contrats
correspondants.

Les Iactures de montant inIerieur a Cent Mille (100 000) Francs CFA sont regles par la
caisse.

Le Comptable prepare les bordereaux de remise de cheque en trois (3) exemplaires :

. loriginal signe par le beneficiaire est foint a la facture,
. le duplicata accompagne le cheque,
. le triplicata reste en souche,

Toute Iacture reglee porte le cachet PAYE .


1. Point des factures en instance,
2. Choix des factures a paver,
3. Etablissement des ordres de paiement,
4. Signatures des ordres de paiement,
5. Signature des cheques,
6. Paiement des fournisseurs.




REDIGE
NOV 02

REVISE
LE:


REF. 137
FIN-34
137

INTERVENANTS


DOCUMENTS
ET
INTERFACES

Le Comptable

Le Responsable
AdministratiI et
Financier

Le Comptable

Le Responsable
AdministratiI et
Financier

1. SITUATION DES FACTURES EN INSTANCE

Iait la situation des Iactures en instance de reglement,
sàssure que les Iactures ont ete certiIiees et liquidees,
transmet les Iactures au Responsable AdministratiI et
Financier.

2. CHOIX DES FACTURES A PAYER

contrle les Iactures B/C B/L,
decide des Iactures a mettre en paiement en tenant compte de
la tresorerie disponible et de la date de reception des Iactures a
lÙCP,
vise les Iactures eligibles au paiement,
transmet les Iactures a regler au Comptable pour
lètablissement des demandes de paiement.

3. ETABLISSEMENT DES ORDRES DE PAIEMENT

regroupe les Iacture par Iournisseur,
etablit un ordre de paiement au nom de chaque Iournisseur,
transmet les Iactures les ordres de paiement au Responsable

4. SIGNATURE DES ORDRES DE PAIEMENT

veriIie la coherence des montants des Iactures et des ordres de
paiement correspondants,
veriIie les ordres de paiement,
montant en chiffres et en lettres,
nom du beneficiaire,
Imputation budgetaire,
Eligibilite de lengagement,
Reference du contrat,
signe les ordre de paiement,
transmet les dossiers au coordonnateur,

Factures en
instance

Factures a paver

Ordre de paiement

Ordre de paiement

Ordre de paiement




REDIGE
NOV 02

REVISE
LE:


REF. 138
FIN-34
138

INTERVENANTS


DOCUMENTS
ET
INTERFACES

Le Coordonnateur

Le DG de la CAA

CAA

Le Comptable

sàssure que le Responsable AdministratiI et Financier a signe
les ordres de paiement,
transmet les dossiers de paiement a la CAA

5 SIGNATURE DES CHEQUES

Reoit les ordres de paiement de lÙCP,
Fait veriIier les ordres de paiement,
Fait etablir les cheques,
Signe les cheques.

Transmet les cheques a lÙCP.

6. PAIEMENT DES FOURNISSEURS

enregistre les cheques dans les brouillards de banque,
prepare les bordereaux de remise de cheques avec photocopies
des cheques,
paye les Iournisseurs contre decharge des bordereaux de
remise de cheques,
appose le cachet de paiement sur les Iactures reglees et
mentionne :

. la date de paiement,
. la reference du cheque de paiement ou de lordre de
virement,

joint l'original du bordereau de remise a la Iacture reglee,
classe les Iactures reglees avec toutes les pieces (B/C, B/L,
D/A, Bordereau de remise de cheque) dans le chrono
Banque correspondant.

Ordres de
paiement

Cheques

Bordereau de
remise de cheques

Brouillards de
banque



Rglement de Factures par Caisse

REDIGE
EN NOV
02

REVISE
LE:


REF. 139
FIN-35
139


Regler en espece les Iactures reues par le Projet.


La procedure sàpplique pour le reglement en espece des Iournisseurs en contrepartie des
prestations ou travaux eIIectues ou des Iournitures livrees.


Le reglement des Iactures se Iait par programmation hebdomadaire.

Les Iactures doivent tre certiIiees et liquidees accompagnees dùn B/C et dùn B/L et
doivent porter le cachet BON A PAYER avec visa du Comptable et du Responsable

Seules les Iactures dùn montant inIerieur a Cent Mille (100 000) Francs CFA sont regles
par la caisse.

Toute Iacture reglee porte le cachet PAYE .


1. Regroupement des factures a regler,
2. Controle des factures,
3. Paiement des fournisseurs.



Rglement de Factures par Caisse

REDIGE
EN NOV
02

REVISE
LE:


REF. 140
FIN-35
140

INTERVENANTS


DOCUMENTS
ET
INTERFACES

Le Comptable

Le Responsable
AdministratiI et
Financier

La Secretaire

1. REGROUPEMENT DES FACTURES A REGLER

regroupe les Iactures a regler,
transmet les Iactures au Responsable AdministratiI et
Financier.

2. CONTROLE DES FACTURES

vise les Iactures a regler,
transmet les Iactures a la Secretaire pour paiement.

3. PAIEMENT DES FOURNISSEURS

paye les Iournisseurs contre acquittement des Iactures,
appose le cachet de paiement sur les Iactures,
enregistre les paiements dans le brouillard de caisse,
classe les Iactures acquittees dans le chrono de caisse.

Factures a regler

Factures a regler

Brouillard de
caisse



Avance de Fonds

REDIGE
NOV 02

REVISE
LE:


REF. 141
FIN-36
141
Avance de fonds

1. OBJETDE LA PROCEDURE

Mise a disposition de Ionds a justiIier.


La procedure sàpplique pour les achats a eIIectuer au comptant et aux depenses a regler par
les cadres du Projet dans lèxecution de leurs activites.


Les Ionds avances sont justiIiables dans les 24 heures pour les achats au comptant et des la Iin
des activites pour les depenses reglees par les cadres du Projet.

Toutes les avances de Ionds sont comptabilisees en debitant le beneIiciaire. Son compte sera
solde apres justiIication des Ionds perus.


1. Elaboration du programme dactivites et du budget,
2. Approbation du programme dactivites,
3. Etude du budget,
4. Mise a disposition des fonds,
5. Justification des fonds reus,
6. Enregistrement de loperation.



Avance de Fonds

REDIGE
NOV 02

REVISE
LE:


REF. 142
FIN-36
142

INTERVENANTS


DOCUMENTS
ET
INTERFACES

Le demandeur

Le Coordonnateur

Le Responsable
AdministratiI et
Financier

La Secretaire

Le Comptable

1. ELABORATION DU PROGRAMME DÀCTIVITES
ET DU BUDGET

soumet un budget accompagne du programme des activites a
mener au Coordonnateur pour approbation.

2. APPROBATION DU PROGRAMME DÀCTIVITES

approuve le programme dàctivites,
aIIecte le programme dàctivites au R/SE,
aIIecte le budget au Responsable AdministratiI et Financier.

3. ETUDE DU BUDGET

veriIie la conIormite du budget avec les normes en vigueur,
met a disposition des Iournitures et materiels didactiques, (cI.
procedures dàchat),
transmet une copie du budget au Comptable ou a la Secretaire
en vue dèngager la procedure dàvance de Ionds.

4. MISE A DISPOSITION DES FONDS

prepare un bon de caisse en quatre (4) exemplaires quìl vise
et qu'il soumet a la signature du Responsable AdministratiI et
Financier et du Coordonnateur ( pour les avances nèxcedant
pas cent mille (100 000) Irancs CFA),
decaisse la somme necessaire contre acquittement du bon de
caisse par le beneIiciaire,
classe le bon de caisse dans le chrono BON DE CAISSE A
1USTIFIER .

prepare et Iait signer au Responsable AdministratiI et
Financier et au Coordonnateur un ordre de paiement pour des
avances de montants superieurs a cent mille (100 000) Irancs
CFA,
ou remet le cheque (etabli a la CAA) au beneIiciaire contre
decharge dùn bordereau de remise de cheques.

Programme
dactivites
&
Budget

Budget

Bon de caisse

Bordereau de
remise de cheques



Avance de Fonds

REDIGE
NOV 02

REVISE
LE:


REF. 143
FIN-36
143

INTERVENANTS


DOCUMENTS
ET
INTERFACES

Le beneIiciaire

La Secretaire

5. JUSTIFICATION DES FONDS RECUS

presente au Comptable ou la Secretaire les pieces
justiIicatives des depenses eIIectuees,
reverse le reliquat eventuel contre un reu delivre par le
Comptable ou la Secretaire.

6. ENREGISTREMENT DE LÒPERATION

enregistre le montant reel de la depense dans le brouillard,
classe les pieces justiIicatives dans le chrono des pieces de
caisse.

Pieces
fustificatives

Brouillard de
caisse ou banque


GESTION COMPTABLE

REDIGE
NOV 02

REVISE
LE:


REF. 144
CPT
144

GESTION COMPTABLE


GESTION COMPTABLE

Index des Sous - Fonctions

REDIGE
NOV 02

REVISE
LE:


REF. 145
CPT
145


CADRE COMPTABLE CPT-1

ORGANISATION COMPTABLE CPT-2

GUIDE DÌMPUTATION COMPTABLE CPT-3


GESTION COMPTABLE

REDIGE
NOV 02

REVISE
LE:


REF. 146
CPT-1
146

CADRE COMPTABLE


CADRE COMPTABLE

REDIGE
NOV 02

REVISE
LE:


REF. 147
CPT-1
147
1. Cadre comptable gnral

Le cadre comptable propose pour le PPMF se conIorme aux dispositions de lÒHADA.
LÒHADA Iixe les regles dètablissement des etats Iinanciers. Ces etats Iinanciers sont
presentes de Iaon a permettre leur comparaison dans le temps et dans lèspace. Le reglement
enonce les principes generalement reconnus par les normes internationales. Il sàgit de :

Le principe de prudence , pour une appreciation raisonnable des evenements et des
operations a enregistrer, aIin dèviter de transIerer sur làvenir des risques actuels ;

La transparence dans la mise en ouvre permet a lèntreprise de donner une presentation
claire et loyale de lìnIormation ;

Limportance significative , En vertu de ce principe, tout element susceptible dìnIluencer
le jugement que les destinataires des etats Iinanciers peuvent porter sur le patrimoine, la
situation Iinanciere et le resultat de lèntreprise doit leur tre communique ;

Lintangibilite du bilan , Le bilan dòuverture doit correspondre au bilan de clture. Ne
peuvent tre imputes sur les capitaux propres dòuvertures les incidences des changements
de methodes ainsi que les produits et les charges sur exercices anterieurs ;

Le cout historique , lèvaluation des elements inscrits en comptabilite est Iondee sur la
convention du cot historique qui permet dènregistrer les biens, a leur date dèntree dans
le patrimoine, a leur cot dàcquisition exprime en unites monetaires courantes. Par
derogation a cette convention et en vertu du concept du maintien du capital Iinancier de
lèntreprise, les conditions de reevaluation legales ou libres sont precisees ;

La continuite de lexploitation , Lèntreprise est presumee poursuivre ses activites sur un
horizon temporel previsible. Lorsque la continuite de lèxploitation de lèntreprise nèst
plus assuree, les methodes dèvaluation doivent tre reconsiderees. Il en est de mme en
cas de non-continuite dùtilisation dùn bien ;

La permanence des methodes. Les methodes dèvaluation et de presentation utilisees pour
lètablissement des etats Iinanciers ne doivent pas changer dùn exercice a un autre. Cette
constance dans làpplication des methodes permet dàssurer la comparabilite de
lìnIormation dans le temps et dans lèspace. Ce principe admet, touteIois, des
changements motives par la recherche dùne meilleure image du patrimoine, de la
situation Iinanciere et du resultat de lèntreprise. Les circonstances de telles modiIications
sont limitativement prevues ;

La specialisation des exercices. Il est rattache a chaque exercice les produits et les charges
qui le concernent et uniquement ceux-la.


CADRE COMPTABLE

REDIGE
NOV 02

REVISE
LE:


REF. 148
CPT-1
148
2. Cadre comptable analytique

Pour permettre un suivi eIIicace des activites a mener par le PPMF, la comptabilite analytique
reposera sur cinq (5) axes dànalyse principaux :

la destination de la depense (activite ou composante),
le Responsable de la depense (service) ou Institution sous-traitante,
le financement de la depense (bailleur de fonds),
la :one concernee (:one du Profet),
la nature de la depense (categorie).

3. Principe d`quilibre entre les emplois et les ressources

Le Projet ne Iaisant pas de recettes propres, il beneIicie de subventions pour le Iinancement
des depenses.

La comptabilite de projet se distingue de la comptabilite de societe par le Iait quèlle nà pas
un objectiI de resultat comptable. Le Projet est une structure dèxecution qui realise des
activites (investissements) quèlle Iinance au moyen de subventions (dìnvestissement)
retrocedees par lÈtat dans le cadre dàccord de credit ou de subventions passes avec les
bailleurs de Ionds internationaux. La comptabilite de projet doit respecter lèquilibre entre les
depenses (emplois) et les subventions (ressources) qui servent a les Iinancer.

Cette speciIicite nous permet de mettre en place un plan comptable ne comportant pas de
compte de gestion; toutes les charges etant considerees comme investissement au titre de Irais
immobilises.

En outre, le plan comptable sans compte de gestion presente le double avantage dàlleger le
nombre dècritures a passer dans les comptes de subventions (les subventions dèxploitation
nètant pas prises en compte) et de pouvoir suivre sur toute la duree du Projet la totalite des
cots. Dans le cas de lùtilisation des comptes de gestion, ceux-ci sont soldes a la clture de
chaque exercice.

Nous avons retenu en accord avec le PPMF le plan comptable sans les comptes de gestion.

20-Charges Immobilisees 14- Subventions
21 a 24 - Immobilisations


CADRE COMPTABLE

REDIGE
NOV 02

REVISE
LE:


REF. 149
CPT-1
149

Le plan comptable du Projet est elabore en respectant les dispositions du cadre comptable
OHADA adapte aux besoins speciIiques du Projet.

Le systeme de "reporting" genere :

brouillards de saisie,
fournaux auxiliaires,
balances et G/L generaux,
balances et G/L analvtiques,
liste complete des immobilisations,
tableau des amortissements,
tableau Emplois Ressources.

4. Comptabilisation des immobilisations

La comptabilisation des immobilisations se Iait au cot historique. Les immobilisations
acquises en devises sont comptabilisees au taux de change du jour de paiement du Iournisseur.
Dans le cadre du projet les amortissements ne seront pas pratiques sur les immobilisations.

5. Principe de saisie des pices comptables

Dans le logiciel, toutes les saisies comptables sont Iaites dans des journaux. Quatre (4) types
de journaux sont utilises (Achats / Tresorerie / Operations diverses / Paiements directs).

Les saisies sont Iaites a partir de Iiches dìmputation correctement remplies par le Comptable.
Les ecritures sont contenues dans des brouillards.
Les brouillards sont contrles et valides.
Apres validation, le principe dìnviolabilite des ecritures est respectee.


CADRE COMPTABLE

REDIGE
NOV 02

REVISE
LE:


REF. 150
CPT-1
150

SCHEMA DE SAISIE DES PIECES COMPTABLES DANS LE LOGICIEL SUCCESS

erreur
Pi eces
compt ables
Edition
Fi che
dì mputation
Brouillard
Contrle
Validation
corrections
Saisie


ORGANISATION COMPTABLE

REDIGE
NOV 02

REVISE
LE:


REF. 151
CPT-2
151




Organisation du Systme Comptable

REDIGE
NOV 02

REVISE
LE:


REF. 152
CPT-2
152
1. Organisation du systme comptable

1.1 1ournaux comptables

Les operations sont enregistrees chronologiquement dans les journaux en Ionction de leur
nature. Ainsi le systeme comptable du PPMF comprend les journaux suivants :

1ournaux d'achat

Dans ces journaux sont enregistrees les Iactures et decomptes.

1ournaux de banque (1 par compte bancaire)

Ces journaux enregistrent les operations dèntrees et de sortie de Ionds mis a la disposition par
le FIDA et lÈtat.

1ournal des paiements directs

Ces journaux enregistrent des operations particulieres permettant de constater la mise en
paiement direct des Iactures et decomptes.

1ournal des oprations diverses

Ce journal enregistre toutes les autres operations non comprises dans les trois categories
precedentes en particulier :
les operations d'emission des DRF,
les operations de regularisation pour la clture et la reouverture de lèxercice.



Organisation du Systme Comptable

REDIGE
NOV 02

REVISE
LE:


REF. 153
CPT-2
153
1.2 Dossiers comptables

Le comptable classe les pieces comptables dans des dossiers comptables. Ces dossiers
comptables sont materialises dans la description des procedures.
Le systeme de classement des pieces comprend les dossiers suivants:

Dossier

Types

Critre de classement
des pices

Pices comptables classes
Contrats Permanent Composante
N contrat
Contrats
Bons / Lettre de commande Permanent N Bon / Lettre de
commandes
Bons et Lettre de
commande
Factures et decompte a
payer
Temporaire Chronologique Facture /Decompte
Pieces jointes
Copie Bons et Lettre de
commande
Copie bordereau de
livraison
Paiements directs Temporaire Chronologique Facture
Copie Bons et Lettre de
commande
Copie bordereau de
livraison
Banque compte special

Permanent Mois
Chronologique
Copie des cheques et ordres
de paiement Pieces
justiIicatives
-Facture/ decomptes
-Bon de commande
-Bordereau de livraison
-Autres pieces justiIicatives
-Releve bancaire
Etat de rapprochement
DRF Permanent Chronologique DRF



Planning des Travaux Comptables

REDIGE
NOV 02

REVISE
LE:


REF. 154
CPT-2
154
2. Planning des travaux comptables

2.1. Travaux quotidiens

Achats

- Imputation des Iactures,
- Contrle des imputations,
- Saisie des Iactures dans le logiciel comptable,

Trsorerie banque

- Imputation des transactions bancaires (cheques, ordres de virement, bordereaux de
versement, avis de debit et credit, remises de cheques),
- Contrle des imputations,
- Saisie des transactions bancaires dans le logiciel comptable,
- Edition des brouillards de saisie,
- Contrle des saisies,
- Validation des ecritures.

2.2 Travaux mensuels

Achats

- Edition du journal d'achats,
- Contrle des saisies du mois,
- Rapprochement des documents inIormatiques pour coherence avec les supports de saisie,
- JustiIication des soldes Iournisseurs et analyse.

Trsorerie Banque

- Collecte des releves bancaires,
- Comptabilisation des Irais bancaires,
- Saisie des Irais bancaires,
- Edition des journaux de banque,
- Contrle des saisies du mois,
- Etablissement des etats de rapprochement bancaire et analyse,

Comptabilisation des ventuelles critures de rgularisation,

- Edition des journaux de banque deIinitiIs,
- VeriIication du classement des pieces et documents de banque (releves bancaires, avis de
credit et de debit, ordres de virement, etc.),



Planning des Travaux Comptables

REDIGE
NOV 02

REVISE
LE:


REF. 155
CPT-2
155
- Suivi des operations de tresorerie non denouees (operations de virement en attente,
cheques ou documents receptionnes mais non transmis, etc.).

Suivi comptable

- Edition du grand-livre et de la balance generale,
- Edition des etats de suivi analytiques,
- Edition des etats de suivi budgetaire,
- Comparaison des realisations de la periode avec le budget et explication des ecarts.

2.3. Travaux annuels

Inventaire des Immobilisations

- Inventaire physique des immobilisations,
- Edition du tableau des immobilisations et rapprochement avec les pieces justiIicatives et
la comptabilite generale,
- Apres lìnventaire physique, identiIication des immobilisations a sortir eventuellement du
Iichier et des comptes ou des immobilisations a ceder.

Inventaire comptable

- Realisation des travaux dìnventaire comptable,

Edition des tats financiers et audit des comptes

- Edition des etats Iinanciers de Iin dèxercice,
- Audit des comptes par un auditeur externe.



Analyse et Contrles Comptables

REDIGE
NOV 02

REVISE
LE:


REF. 156
CPT-2
156
3. Analyse et Contrles comptables

3.1 Objet et gnralits

L'analyse de compte a pour objectiI de s'assurer, d'une part que les soldes de certains comptes
collectiIs sont bien supportes dans le detail par les comptes individuels correspondants et
d'autre part que les comptes individuels sont bien justiIies par le detail des operations. Il s'agit
de Iaon generale de tous les comptes de la classe 4 ( comptes de tiers a moins d'un an) et 5
(comptes Iinanciers a moins d'un an)

3.2 Contrle des comptes de Tiers

Les soldes des comptes Iournisseurs individuels doivent correspondre au solde du compte
collectiI correspondant du plan comptable.
En cas de diIIerence, il existe une anomalie qu'il conviendra d'analyser et de resoudre.
VeriIier que le solde du compte Iournisseur du mois reIlete bien les mouvements au debit
et au credit passes sur les comptes Iournisseurs individuels.
En eIIet, une mauvaise saisie par exemple d'un reglement aIIecte a un autre Iournisseur peut
rendre le compte tiers debiteur alors qu'il n'aurait pas d l'tre.
Pour l'ensemble des tiers Iournisseurs, ayant ete imputes dans le mois, s'assurer qu'une
anomalie de cette nature n'existe pas (ceci ne devrait pas tre en principe le cas si les Iactures
et les reglements sont lettres au Iur et a mesure).

3.2 Lettrage des tiers fournisseurs

VeriIier que toutes les operations (Iactures et reglements) enregistrees sur les tiers pendant le
mois ont bien ete lettrees.

3.3 Comptes devant avoir un solde nul

Le Comptable doit s'assurer que les comptes qui doivent theoriquement avoir un solde nul a
chaque Iin de mois, sont bien dans cette situation.



Analyse et Contrles Comptables

REDIGE
NOV 02

REVISE
LE:


REF. 157
CPT-2
157
Ces comptes sont les suivants:
42xxx Personnel, remuneration due
58xxx Jirement de fonds

3.4 Contrles de l'exhaustivit de l'enregistrement des factures

VeriIier que toutes les Iactures reues et traitees pendant le mois ont bien ete enregistrees
en comptabilite.
Ce contrle peut tre eIIectue en rapprochant :
le nombre de factures contenues dans le brouillard dachat du mois
le nombre de factures reues le mois calcule par la difference entre le dernier
numero attribue et le premier N du mois a partir du registre des factures.

3.5 Contrle de cohrence du compte d'immobilisations corporelles et du fichier des
immobilisations

VeriIier que chaque ecriture du mois passee sur un compte d'immobilisation corporelle
correspond a un dossier d'equipement cree dans le repertoire des immobilisations;
L'etat d'inventaire du repertoire des immobilisations doit indiquer des totaux par compte
egaux aux soldes des comptes d'immobilisations corporelles.

Ainsi le repertoire des immobilisations doit constituer une comptabilite auxiliaire pour les
comptes d'immobilisation.



Travaux de Clture Comptable

REDIGE
NOV 02

REVISE
LE:


REF. 158
CPT-2
158
4. Travaux de clture comptable (Inventaire)

4.1 Gnralits

L'UCP arrte sa comptabilite chaque annee au 31 decembre. Les travaux eIIectues ont pour
objet de :

Clturer l'exercice comptable ;
Etablir les documents comptables de Iin d'exercice pour làudit des comptes.

4.2 Balance de clture

Avant l'edition de la balance generale, le comptable procede a l'analyse des comptes a partir
du grand livre aIin de deceler d'eventuelles erreurs. Une Iois, ce premier niveau de contrle
eIIectue, une balance provisoire est editee.

Le comptable, devra s'assurer, que l'equilibre Iondamental entre les debits et les credits est
veriIie, que les soldes des comptes du grand livre ont ete correctement reportes dans la
balance, que les comptes devant tre soldes a la clture le sont eIIectivement.
En outre, il procede a la veriIication de l'exactitude arithmetique de la balance. On peut en
eIIet y decouvrir une erreur d'addition.
Apres veriIication de la balance, le comptable lance l'edition de la balance generale deIinitive.

4.3 Etablissement des tats financiers

Une Iois que la balance generale est exacte il Iaut proceder a l'edition du Tableau des Emplois
et Ressources (TER).


GUIDE DÌMPUTATION COMPTABLE

REDIGE
NOV 02

REVISE
LE:


REF. 159
CPT-3
159

GUIDE DÌMPUTATIONS COMPTABLES



Index des Procdures

REDIGE
NOV 02

REVISE
LE:


REF. 160
CPT-3
160

PROCEDURES INDEX

Comptabilisation des Iactures d'immobilisations CPT-31

Comptabilisation des Iactures de charges CPT-32

Dept initial sur le Compte Special CPT-33

Dept initial sur le Compte de Contrepartie CPT-34

Reglement des Iactures par le Compte Special CPT-35

Reglement des Iactures par le Compte de Contrepartie CPT-36

Emission d'une DRF CPT-37

Paiement de la DRF CPT-38

Demande de reapprovisionnement du Compte de Contrepartie CPT-39

Reception des Ionds de Contrepartie CPT-310

Paiement Direct CPT-311



Principes Gnraux

REDIGE
NOV 02

REVISE
LE:


REF. 161
CPT-3
161
Principes gnraux

Ce guide contient essentiellement les schemas dècritures relatiIs aux operations courantes
du Projet.

Il ne contient pas necessairement toutes les operations.

Il se veut touteIois assez representatiI de lèssentiel des operations realisees par le Projet.

Le guide se presente sous la Iorme dùne Iiche par operation. Pour chaque operation, il est
decrit :
la piece de base,
le fournal dans lequel loperation est a comptabiliser,
le schema decriture comptable a passer .
. compte a debiter,
. compte a crediter,
. libelle,
. montant a comptabiliser,
un commentaire explicatif eventuellement.

En cas de mise a jour des schemas dècritures du present guide, les modiIications doivent
tre proposees par le Comptable et approuvees par le Responsable AdministratiI et
Financier.



Comptabilisation des Factures d'Immobilisations

REDIGE
NOV 02

REVISE
LE:


REF. 162
CPT-31
162
Comptabilisation des factures dìmmobilisations

OBJET DE LA PROCEDURE

Constater l'acquisition d'equipements : vehicules, mobiliers et materiels de bureau, etc.

JOURNAL COMPTABLE

Journal des achats.
Journal des OD.

PIECE JUSTIFICATIVE

La Iacture du Iournisseur.

SCHEMA D'ECRITURES

Journal des achats

N compte
Debit
N compte
Credit
Libelles des comptes
Libelle de l'ecriture
Montant
Debit
Montant
Credit

21xxxx
a
24xxxx

40xxxx

Immobilisations

Fournisseur

Libelle : achat ---------------------
1

Montant
Facture

Montant
Facture

Journal des OD

N compte
Debit
N compte
Credit
Montant
Debit
Montant
Credit

45xxxx

44xxxx

14xxxx

14xxxx

FIDA - depenses a regler

ETAT - Depenses a regler

FIDA - Subvention d'equipement
a demander

ETAT - Subvention d'equipement
a demander
Achat........

Part FIDA

Part Etat

Part FIDA

Part Etat

1
exemple : achat materiel inIormatique



Comptabilisation des Factures d'Immobilisations

REDIGE
NOV 02

REVISE
LE:


REF. 163
CPT-31
163

COMMENTAIRE

Les immobilisations sont comptabilisees TTC dans la mesure ou la TVA n'est pas
recuperable.

La TVA non recuperable est supportee par la Contrepartie.

Les livraisons partielles d'immobilisations qui ne peuvent tre mises en exploitation
doivent tre constatees en immobilisations en cours.



Comptabilisation des Factures de Charges

REDIGE
NOV 02

REVISE
LE:


REF. 164
CPT-32
164
Comptabilisation des factures de charges


Constater l'acquisition de Iournitures de bureau, de prestations de services (entretien,
reparation, etc.).

JOURNAL COMPTABLE

Journal des achats.
Journal des OD

PIECE JUSTIFICATIVE

La Iacture ou l'avis d'echeance ou tout autre document constitutiI d'un titre de creance.

SCHEMA D'ECRITURES

Journal des achats

N compte
Debit
N compte
Credit
Montant
Debit
Montant
Credit

20xxxx

40xxxx

Charges (a preciser)

Fournisseur

Libelle : achat ---------------------
2

Montant
Facture

Montant
Facture

Journal des OD

N compte
Debit
N compte
Credit
Montant
Debit
Montant
Credit

45xxxx

44xxxx

14xxxx

14xxxx

FIDA Depenses a regler

ETAT Depenses a regler

FIDA - Subvention
dìnvestissement a demander

ETAT Subvention
d'investissement a demander
Libelle : ..............................................

Part FIDA

Part Etat

Part FIDA

Part Etat

2
exemple : achat Iournitures de bureau



Comptabilisation des Factures de Charges

REDIGE
NOV 02

REVISE
LE:


REF. 165
CPT-32
165
COMMENTAIRE

Les achats de biens de services dans le cadre du Ionctionnement de lÙCP sont
comptabilises en charges immobilisees.

La TVA non recuperable est supportee par la Contrepartie.

Les charges sont comptabilisees TTC dans la mesure ou la TVA nèst pas recuperable.



Dpt Initial sur le Compte Spcial

REDIGE
NOV 02

REVISE
LE:


REF. 166
CPT-33
166
Dpt initial sur le Compte Spcial.


Comptabiliser le dept initial sur le Compte Special.

JOURNAL COMPTABLE

Journal de banque ''Compte Special.

PIECE JUSTIFICATIVE

Avis de credit bancaire.

SCHEMA D'ECRITURES

N compte
Debit
N compte
Credit
Montant
Debit
Montant
Credit

52xxxx

45xxxx

FIDA Compte Special

FIDA - Avance en Compte Special

Libelle : Dept initial

Montant

Montant



Dpt Initial sur le Compte de Contrepartie

REDIGE
NOV 02

REVISE
LE:


REF. 167
CPT-34
167
Dpt initial sur le compte de contrepartie


Comptabiliser au debut de chaque exercice le dept initial sur le Compte de Contrepartie.

JOURNAL COMPTABLE

Journal de banque ''Compte Contrepartie.

PIECE JUSTIFICATIVE

Avis de credit du Tresor.

SCHEMA D'ECRITURES

N compte
Debit
N compte
Credit
Montant
Debit
Montant
Credit

52xxxx

44xxxx

ETAT - Compte Contrepartie

ETAT - Fonds de dotation

Libelle : dotation contrepartie

Montant

Montant



Rglement des Factures par le Compte Spcial

REDIGE
NOV 02

REVISE
LE:


REF. 168
CPT-35
168
Rglement des factures par le Compte Spcial


Constater l'emission du cheque ou la transmission d'un ordre de virement pour le paiement des
Iactures sur le Compte Special.

JOURNAL COMPTABLE

Journal de banque ''Compte special.
Journal des OD.

PIECES JUSTIFICATIVES

La photocopie dechargee du cheque par le beneIiciaire.
La photocopie dechargee de l'ordre de virement par le gerant du compte.

SCHEMA D'ECRITURES

Journal Compte Special.

N compte
Debit
N compte
Credit
Montant
Debit
Montant
Credit

40xxxx

52xxxx

Fournisseur

FIDA - Compte Special

Libelle : reglement Iacture N ..

Montant
Cheque

Montant
cheque

Journal des OD.

N compte
Debit
N compte
Credit
Montant
Debit
Montant
Credit

45xxxx

45xxxx

FIDA - DRF a etablir


Libelle : ............................

Montant
Cheque

Montant
Cheque



Rglement des Factures par le Compte Spcial

REDIGE
NOV 02

REVISE
LE:


REF. 169
CPT-35
169
COMMENTAIRE

Un cheque ou un ordre de virement peut regler plusieurs Iactures du mme Iournisseur. Il
est important de conserver le detail des Iactures mises en paiement.

Les virements sont souvent soumis a des Irais bancaires et a des commissions (notamment
pour les virements a l'etranger). Dans ce cas, les Irais seront constates sur la base de l'avis
de debit de la banque. En cas d'absence de Irais, l'avis de debit sera classe avec la copie de
l'ordre de virement.



Rglement des Factures par le Compte de Contrepartie

REDIGE
NOV 02

REVISE
LE:


REF. 170
CPT-36
170
Rglement des factures par le Compte de Contrepartie


Constater l'emission du cheque ou la transmission d'un ordre de virement pour le paiement des
Iactures sur le Compte de Contrepartie.

JOURNAL COMPTABLE

Journal de banque ''Compte Contrepartie.
Journal des OD.

PIECES JUSTIFICATIVES

La photocopie dechargee du cheque par le beneIiciaire.
La photocopie dechargee de l'ordre de virement par le gerant du compte.

SCHEMA D'ECRITURES

Journal Compte Contrepartie

N compte
Debit
N compte
Credit
Montant
Debit
Montant
Credit

40xxxx

52xxxx

Fournisseur


Libelle : reglement Iacture N ..

Montant
Cheque

Montant
cheque

Journal des OD

N compte
Debit
N compte
Credit
Montant
Debit
Montant
Credit

44xxxx

44xxxx

ETAT - DRF a etablir

ETAT - Depenses a regler

Libelle : ............................

Montant
Cheque

Montant
Cheque

COMMENTAIRE

Un cheque ou un ordre de virement peut regler plusieurs Iactures du mme Iournisseur. Il est
important de conserver le detail des Iactures mises en paiement.



Emission dùne DRF - FIDA

REDIGE
NOV 02

REVISE
LE:


REF. 171
CPT-37
171
Emission d'une DRF - FIDA


Constater en comptabilite la transmission dùne DRF en vue de la reconstitution du Compte
Special.

JOURNAL COMPTABLE

Journal DRF FIDA
Journal des OD

SCHEMA D'ECRITURES

Journal DRF FIDA

N compte
Debit
N compte
Credit
Montant
Debit
Montant
Credit

45xxxx

45xxxx

FIDA - DRF etablie

FIDA - DRF a etablir

Libelle : Emission DRF FIDA N.

Montant

Montant

Journal des OD

14xxxx

14xxxx

FIDA Subvention d'equipement a
demander

a recevoir

Libelle : Emission DRF FIDA N..

Montant

Montant

COMMENTAIRE

Les ecritures sont passees apres avoir prepare la demande pour reapprovisionnement de Ionds.



Paiement de la DRF - FIDA

REDIGE
NOV 02

REVISE
LE:


REF. 172
CPT-38
172
Paiement de la DRF-FIDA

OBJET DE PROCEDURE

Constater làrrivee des Ionds sur le Compte Special.

JOURNAL COMPTABLE

Journal de banque Compte Special
Journal des OD

PIECE JUSTIFICATIVE

Làvis de credit bancaire (Compte Special)

SCHEMA D'ECRITURES

Journal Compte Special

N compte
Debit
N compte
Credit
Montant
Debit
Montant
Credit

52xxxx

45xxxx

FIDA - Compte Special

FIDA - DRF etablie

Libelle : Paiement DRF FIDA N....

Montant
reu

Montant
reu

Journal des OD

N compte
Debit
N compte
Credit
Montant
Debit
Montant
Credit

14xxxx

14xxxx

recevoir

reue

Libelle : Paiement DRF FIDA N..

Montant
reu

Montant
reu



Emission dùne DRF - ETAT

REDIGE
NOV 02

REVISE
LE:


REF. 173
CPT-39
173
Emission dùne DRF - ETAT


Constater en comptabilite la transmission dùne demande de reapprovisionnement de Ionds au
Tresor en vue de la reconstitution du Compte de Contrepartie.

JOURNAL COMPTABLE

Journal DRF Etat``
Journal des OD

SCHEMA D'ECRITURES

Journal DRF Etat

N compte
Debit
N compte
Credit
Montant
Debit
Montant
Credit

44xxxx

44xxxx

ETAT DRF etablie

ETAT DRF a etablir

Libelle : Emission DRF ETAT N..

Montant

Montant

Journal des OD

14xxxx

14xxxx

ETAT Subvention d'equipement a
demander

a recevoir

Libelle : Emission DRF - ETAT N......

Montant

Montant

COMMENTAIRE

Les ecritures sont passees apres avoir prepare la demande pour reapprovisionnement de Ionds.



Paiement de la DRF - ETAT

REDIGE
NOV 02

REVISE
LE:


REF. 174
CPT-310
174
Paiement de la DRF - ETAT

OBJET DE PROCEDURE

Constater làrrivee des Ionds sur le Compte de Contrepartie.

JOURNAL COMPTABLE

Journal de banque Compte Contrepartie
Journal des OD

PIECE JUSTIFICATIVE

Làvis de credit du Tresor

SCHEMA D'ECRITURES

Journal Compte Contrepartie

N compte
Debit
N compte
Credit
Montant
Debit
Montant
Credit

52xxxx

44xxxx


ETAT - DRF etablie

Libelle : Paiement DRF ETAT N....

Montant
reu

Montant
reu

Journal des OD

N compte
Debit
N compte
Credit
Montant
Debit
Montant
Credit

14xxxx

14xxxx

ETAT Subvention d'equipement a
recevoir

reue

Libelle : Paiement DRF ETAT N..

Montant
reu

Montant
reu



Paiement Direct

REDIGE
JUIN 00

REVISE
LE:


REF. 175
CPT-311
175
Paiement Direct


Constater le paiement direct des Iournisseurs par le FIDA.

JOURNAL COMPTABLE

Journal Paiement Direct
Journal des OD

PIECE JUSTIFICATIVE

Làvis de paiement du FIDA.

SCHEMA D'ECRITURES

1. Emission de la DPD


N compte
Debit
N compte
Credit
Montant
Debit
Montant
Credit

45xxxx

45xxxx

FIDA DPD etablie


Libelle : Emission DRF N...........

Montant

Montant

Journal des OD

N compte
Debit
N compte
Credit
Montant
Debit
Montant
Credit

14xxxx

14xxxx

demander
a recevoir

Libelle : Emission DRF N...........

Montant

Montant



Paiement Direct

REDIGE
JUIN 00

REVISE
LE:


REF. 176
CPT-311
176

2. Rglement du fournisseur par le FIDA


N compte
Debit
N compte
Credit
Montant
Debit
Montant
Credit

40xxxx

45xxxx

Fournisseur

FIDA DPD etablie

Libelle : Paiement DRF N...........

Montant
paye

Montant
paye

Journal des OD

N compte
Debit
N compte
Credit
Montant
Debit
Montant
Credit

14xxxx

14xxxx

recevoir

reue

Libelle : Paiement DRF N...........

Montant
paye

Montant
paye

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Avec le Coordonnateur pour rendre compte.

Avec le Responsable de MicroIinance et le Coordonnateur du Projet pour rendre compte.

Avec le RAF pour rendre compte.

Avec le RAF pour rendre compte.

Avec le RAF pour rendre compte.

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