FUNCIONES DE LA SECRETARIA

SECRETARIA EJECUTIVA _ GERENCIA DE GESTIN AMBIENTAL

Funciones especfica: Coordinar y organizar la agenda diaria del Gerente, programando y/o concertando la realizacin de las actividades. Esto la realiza tomando las acciones del caso para su cumplimiento en las mejores condiciones protocolo y citaciones a reuniones. La secretaria se encarga de la programacin de citas, as como tambin la cancelacin de dichas reuniones. Organizar y actualizar los registros, directorios telefnicos y dems documentacin necesaria para el funcionamiento de la oficina. Esta funcin es muy importante para la secretaria de gerencia ambiental es

por eso que ella utiliza un directorio telefnico donde registra los nmeros de los gerentes, colegios, empleados, etc. Atender y efectuar llamadas telefnicas, comunicaciones electrnicas y similares, registrarlas e informar para los efectos pertinentes. Esta accin permite a la secretaria mantener al jefe informado de los compromisos y dems asuntos relacionados con el trabajo. Recibir, revisar, fechar, foliar documentos, firmar los cargos de recepcin y efectuar los registros correspondientes mediante el sistema establecido. La secretaria de gerencia utiliza un cuaderno simple (carpeta) donde recepciona los documentos, as mismo este formato se divide en: Tipo de documento: Fecha: En la que se recepciona el documento. Lugar: De donde viene el documento.

Asunto: Que pide en el documento. Folios: La cantidad de hojas que lleva el escrito. Observaciones: A donde lo remite y como esta entregado el documento. Atender A los usuarios, funcionarios y autoridades en los correspondientes mediante el sistema establecido.

Cuando se solicita alguna cita con el gerente de la rea la secretaria verifica a travs del cargo del usuario y ala ves en su registro de la agenda del jefe para hacerle recordar en caso el all omitido dicha cita Organizar y hacer el despacho de documentos, tramitar y distribuir la documentacin que llega o genera en la oficina ; as como realizar el control , archivo y seguimiento de los mismos Redactar documentos como cartas, informes, oficios, memorandos,

citaciones, informes y otros de acuerdo a indicaciones. Administrar, organizar y mantener actualizado el archivo de la Oficina. Asegurar la provisin de los bienes y servicios necesarios para el buen funcionamiento de la oficina Esto lo hace a travs de los requerimiento, si por ejemplo se le est terminado el papel, elabora un requerimiento solicitando lo que necesita para hacer su trabajo con eficiencia. Las dems que se la asigne y que sean de su competencia.

Relaciones: De Dependencia: Recibe Supervisin del Gerente de Gestin Ambiental De Autoridad: Generalmente le corresponde y supervisar el trabajo de cargos auxiliares. De Coordinacin: Con otros cargos del rea y cargos similares de la organizacin.

PERFIL DEL CARGO: Educacin : Titulo de Secretaria Ejecutiva. Experiencia: 2 aos como Secretaria de Gerencia. Capacitacin: En Computacin e Informtica.

Equipos y/o materiales de oficina Computadora:

Se utiliza para guardar la informacin ms importante de diferentes reas, regularmente son bases de datos, carpetas compartidas, programas empresariales como consolas de administracin (Antivirus, Monitoreo, Correo) En ella se pueden llevar todos los controles sobre nuestras actividades en formas de bases de datos, nos ayudan a generar ms fcilmente nuestros reportes o simplemente nos permiten realizar nuestras actividades de una manera rpida y eficaz. Hay diversos programas que nos ayudan: El Word: Se utiliza que para la edicin de un texto, puedes manejarlo y editarlo a tu antojo. El Excel: nos ayuda a la gestin de operaciones y representaciones grficas. El power point: Nos ayuda a realizar presentaciones sobre algn proyecto, y como estos hay una gran variedad de programas que nos ayudan a trabajar de una manera sencilla y productiva. Con la computadora como herramienta hay menos diarios, libros, mquinas de escribir, carpetas llenas de papeles innecesarios, nos ayuda a almacenar y conservar la informacin de una manera prctica.

La Impresora: Nos sirven para imprimir plasmar informacin de la PC al papel porque es posible imprimir todo tipo de documentos, desde texto a imgenes de alta definicin. Y porque suelen disearse para realizar trabajos repetitivos de poco volumen, que no requieran virtualmente un tiempo de configuracin para conseguir una copia de un determinado documento Escaner: la secretaria lo utiliza bsicamente para guardar en formato digital documentos que posteriormente se pueden modificar.

Cuaderno de Registro de Documentos Recibidos _2013

Tipo de doc Memo

Fecha 27 de mayo

Lugar Tramite documentario Alcalda

Asunto Autorizacin de salida de bienes Informar acciones externas

Folios 06

OBSERVACIONES

Alcalda

oficio

30 de mayo

(03)

Cuaderno de registro de Salida de Documentos Gerencia de alcalda

RECIBIDO

Tipo de Documento: Asunto : Fecha:

Alcalda
RECIBIDO RECIBIDO

Tipo de Documento: Asunto : Fecha:

Municipalidad Provincial de Sullana MISIN PROVINCIAL La Visin de Futuro que a continuacin se presenta, es un resumen de la Visin planteada en el Plan de Desarrollo Concertado Sullana 2006-2015.

As tenemos: Distritos de la provincia de Sullana con servicios bsicos eficientes y suficientes; ciudadanos y autoridades planifican concertadamente su desarrollo; ciudades de la provincia con lugares tursticamente atractivos y de alta calidad ambiental; agricultores con una cultura agro exportadora y productores innovadores de la agroindustria; Instituciones educativas, culturales y deportivas promotoras del desarrollo humano; provincia de familias saludables y pobladores de prolongada vida; as mismo una provincia segura con ciudadanos comprometidos con la prctica de valores. Las organizaciones sociales de base se encuentran fortalecidas y orientadas a mantener la provincia segura y tranquila. VISIN INSTITUCIONAL Al 2011 El Municipio de Sullana ser un espacio geopoltico integrado vialmente con todos sus distritos, con ciudadanos incluidos en su proceso de desarrollo econmico y social, con acceso a servicios de calidad en educacin, salud, saneamiento bsico, seguridad ciudadana y promueven una cultura de paz y valores e identidad cultural, que responda a desafos locales y que coadyuven a una mejor calidad de vida de los ciudadanos; as mismo, participando activamente en los procesos de planeamiento y ejecucin de actividades y proyectos, ejerciendo una democracia participativa con acceso a la informacin y transparencia en la gestin pblica; tomando como ejes econmicos productivos la produccin agropecuaria, el turismo y el comercio, basados en la pequea y microempresa y en el fortalecimiento de capacidades, la organizacin social institucionalizada, la competitividad y en el manejo sostenible de los recursos naturales y conservacin del medio ambiente.

MISIN INSTITUCIONAL El Municipio de la Provincia de Sullana tiene como Misin el Planificar y promover el desarrollo urbano y rural, dotando a la comunidad de la provincia, de los principales bienes y servicios bsicos, necesarios para mejorar la calidad de vida de la poblacin distrital, promoviendo permanentemente la sensibilizacin, la unidad, la organizacin y su fortalecimiento, as como la activa participacin de la de la poblacin en el cumplimiento de los objetivos de la provincia y sus distritos, incidiendo en la generacin de condiciones para la creacin de trabajo productivo en un marco de seguridad ciudadana y adecuada respuesta frente a peligros, eventos y fenmenos naturales y/o antrpicos.

LA GERENCIA DE GESTION AMBIENTAL

Esta gerencia es representada por el Sr Fernando Brossard del Rosario segn Resolucin de Alcalda N0011_2013 MPS La Gerencia de Gestin Ambiental, tiene 2 Sub Gerencias: Sub Gerencia de Promocin Ambiental. Sub Gerencia de Gestin Integral de Residuos Slidos. Son funciones de la Sub Gerencia de Gestin Integral de Residuos Slidos y de Promocin Ambiental lo siguiente: Promover, dirigir y supervisar campaas de saneamiento bsico urbano y rural. Formar y controlar las actividades relacionadas con el saneamiento ambiental, parques, jardines y gestin de los residuos slidos en el distrito. Controlar el cumplimiento de las disposiciones municipales relativas a la gestin de residuos slidos y reas verdes. Impulsar las actividades de saneamiento ambiental bsico en la jurisdiccin de la Provincia. Proponer, controlar, ejecutar y evaluar los programas de limpieza pblica programas de segregacin y recuperacin de residuos slidos. Proponer y ejecutar acciones para lograr mayor eficiencia y competitividad en los servicios de limpieza que brinda la municipalidad. Proponer y ejecutar programas de segregacin y recuperacin de residuos slidos, con manejo tcnico y sanitario adecuado. Ejecutar y controlar actividades de transporte recoleccin, transferencias y Disposicin final de los residuos slidos, que se producen en la jurisdiccin del cercado; asimismo el barrido de calles recojo eliminacin de maleza y residuos y desmontes Suscribir contratos de prestacin de servicios de recojo, disposicin y utilizacin de residuos slidos con las empresas registradas. Controlar el transporte de residuos peligrosos en su jurisdiccin, con

excepcin del que se realiza en las vas nacionales y regionales. Controlar la contaminacin del aire, el agua, el suelo y dems componentes del medio ambiente y adoptar las medidas pertinentes para su merma o eliminacin. Evaluar los focos de contaminacin por residuos slidos u otros agentes, Detectando las fuentes de origen, e imponer las sanciones a los infractores de las normas de limpieza pblica y medio ambiente. Fiscalizar y controlar el cumplimiento de las normas municipales y nacionales para la conservacin de las reas verdes y la fauna silvestre.

PAGO DE LOCACIN DE SERVICIOS OBREROS LIMPIEZA PBLICA Para este trmite la sub gerencia de limpieza pblica enva un informe a la gerencia de gestin ambiental, luego esta gerencia hace un requerimiento lo enva a presupuesto, este lo certifica y pasa a recursos humanos , este lo pasa a secretaria general . Secretaria general lo coordina con el Alcalde, si el alcalde lo autoriza lo regresa a recursos humanos, este lo deriva a asesora jurdica para hacer el contrato cuando este trabajador ya est contratado se baja a loguistica, logustica nuevamente lo remite a gestin ambiental para la conformidad y luego a logustica, luego a contabilidad, luego a tesorera y por ultimo a entrega de cheque.