Achat et sous-traitance Le point des normes, textes et guides

Jrme Donon

09 jan 2009

Version 4.00

Les aides dans le processus dachat et de sous-traitance

Textes rglementaires de notre industrie :
Les BPF

Les normes existantes :

Srie des normes ISO 9000-2000 devenue ISO 9000-2008
Les autres normes de management de la Qualit :
FDX 50-173 (1998), FDX 50-174 (1998), FDX 50-176 (2005), FDX 50-171, (2000) FDX 50-172 (1999),

Des normes axes Achats :

FD X 50-128 (2003), X50-168 (1988)

Des outils et formulaires disponibles (Afnor 2004)

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Achats et BPF
Ch. 1.2 Assurance de la Qualit
iv) Des dispositions sont prises pour que la fabrication, l approvisionnement et l utilisation des matires premires et des articles de conditionnement soient corrects

Ch. 4 Documents
4.10 Spcifications
Des spcifications, dument approuves et dates, doivent tre tablies pour les matires premires, les articles de conditionnement.

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Achats et BPF
Ch. 5 Production Matires premires
5.25 L achat de matires premires est une opration importante qui requiert un personnel possdant une connaissance particulire et approfondie des fournisseurs

5.26 Les matires premires ne doivent tre achetes quauprs de fournisseurs agrs, cits dans les spcifications correspondantes.

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Achats et BPF
Ch. 7 Fabrication et analyse en sous-traitance
7.1 La fabrication et/ou l analyse en sous-traitance doivent tre couvert par un contrat crit qui spcifie les dispositions techniques prises leur sujet. 7.2 Tous les accords pris en matire de fabrication et d analyse en sous-traitance, y compris toute proposition de modifications . doivent tre en conformit avec l AMM du produit concern. 7.3 7.5 Donneur dordre 7.6 7.9 Sous-traitant 7.10 7.15 Le Contrat

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ISO 9000 Les Processus

PROCESSUS DE DIRECTION : SMQ, Responsabilit de la direction, Audits internes, Analyse des donnes, Amlioration continue 4, 5, 8.2.2, 8.4 et 8.5

RESSOURCES HUMAINES

ACHATS

INFRASTRUCTURES

6.1 et 6.2

7.4, 8.2.3, et 8.5

6.3 et 6.4

CLIENT

CONCEPTION, DVELOPPEMENT

ORDONNANCEMENT, LANCEMENT

RALISATION, MISE EN OEUVRE 7.5, 8.3, 8.2.3, 8.2.4, 8.4, 8.5 6

5.2, 7.2, 8.2.1, 8.2.3, 8.5

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7.3, 8.2.3, 8.2.4, 8.5

6.1, 7.1, 7.5, 7.6, 8.1, 8.2.3, 8.2.4, 8.5

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Achats et ISO 9004

Normes Pr-NF EN ISO 9004 : Politique de management pour la russite durable des organisations - Approche par le management de la qualit Novembre 2008
Principe de management de la Qualit : 5.2 Orientation client
Besoin et attente :

La direction tudie les avantages potentiels retirer de l tablissement de partenariat avec les fournisseurs de l organisme afin de crer de la valeur pour les deux parties
partenariat sur une stratgie commune partage des connaissances, des profits et des pertes identification des fournisseurs comme partenaires potentiels tablissement d une comprhension claire des besoins et attente objectifs garantissant des opportunits de partenariats suivis

Relations mutuellement bnfiques avec les fournisseurs

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Achats et ISO 9004

5.6 Revue de direction
Donnes dentre :
Les rsultats d audit les retours d information sur la satisfaction des parties intresses les performances des fournisseurs

l tat des activits relatives aux partenariats stratgiques

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Achats et ISO 9004

6.6 Fournisseurs et partenariats
Etablissement de relations avec des fournisseurs et partenaires pour promouvoir et faciliter la communication afin d obtenir une amlioration mutuelle des processus qui crent de la valeur. Les opportunits d accrotre la valeur :
optimisation du nombre de fournisseurs et de partenaires et dialogue. coopration pour la validation de la capacit de leur processus surveillance de l aptitude des fournisseurs livrer des produits conformes afin d liminer des vrifications redondantes encouragement des fournisseurs mettre en uvre des programmes d amlioration. implication dans les activits de conception et de dveloppement implication dans l identification des besoins d achat et de dveloppement d une stratgie commune valuation, reconnaissance et rcompense des efforts et des rsultats obtenus
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Achats et ISO 9004

7.4 Achats
La direction doit s assurer que des processus d achat efficaces et efficients sont dfinis et mis en uvre pour l valuation et la matrise de produits achets afin que ceux-ci satisfassent les besoins et exigences de l organisme, comme ceux des parties intresses. Il est recommand d envisager l utilisation de liens lectroniques avec les fournisseurs pour optimiser la communication des exigences.
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Achats et ISO 9004

7.4.1 Processus dachats
Les processus tiennent compte des activits suivantes :
l identification des besoins et spcifications du produit achet l valuation du cot du produit achet, en tenant compte des dlais, des performances les besoins de l organisme et critres de vrification du produit achet les processus lis un fournisseur unique la gestion du contrat, le remplacement des produits non conformes les exigences logistiques l identification, la traabilit du produit, la prservation du produit la documentation, y compris les enregistrements la matrise du produit achet prsentant des carts par rapport aux exigences l accs aux locaux des fournisseurs l historique de la livraison, de l installation et de l application du produit le dveloppement des fournisseurs l identification et la rduction des risques associs au produit achet
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Achats et ISO 9004

7.4.2 Processus de matrise des fournisseurs
L organisme doit tablir des processus efficaces et efficients pour :
identifier les sources potentielles des matriaux achets, dvelopper les relations avec les fournisseurs ou les partenaires existants valuer leur aptitude fournir les produits requis afin d assurer l efficacit et l efficience de l ensemble des processus d achats

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Achats et ISO 9004

Les lments d entre du processus de matrise des fournisseurs comprennent :
l valuation de l exprience pertinente les performances des fournisseurs face la concurrence la revue du produit achet (qualit, prix, dlais, rponses aux problmes)

les audits des systmes de management des fournisseurs

la vrification des rfrences et des donnes de satisfaction des clients l valuation financire la rponse aux enqutes, devis et appels d offres la capacit de service, d installation et de support la connaissance et le respect des exigences lgales et rglementaires la capacit logistique du fournisseur

la place et le rle du fournisseur au sein de la communaut

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Achats et ISO 9004

8.2.4 Mesure et surveillance de la satisfaction des parties intresses.
Il convient que l organisme :
mne des enqutes pour connatre l opinion des fournisseurs et des partenaires sur les processus d achats de l organisme

surveille et fournisse des retours d informations sur les performances des fournisseurs et des partenaires et sur leur conformit la politique d achat de l organisme
value la qualit du produit achet, les contributions des fournisseurs et des partenaires et les avantages mutuels tirs de ces relations
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Achats et ISO 9004

8.4 Analyse des donnes
Pour une valuation efficace par la direction des performances, les donnes et informations sont analyses et les rsultats utiliss pour dterminer :
des tendances la satisfaction des clients et des autres parties intresses l efficacit et l efficience de ses processus

la contribution des fournisseurs

le succs des ses objectifs d amlioration des performances les aspects conomiques de la qualit et les performances financires et commerciales l talonnage concurrentiel des performances et la comptitivit

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Autres textes en relation avec ISO 9001

NF EN 12507 Services de transport - Conseils relatifs l'application de l'EN ISO 9001:2000 aux industries du transport routier, du stockage et de la distribution Dcembre 2005
NF EN 12798 Systmes de management de la qualit du transport - Transport par route, par voie ferroviaire et voie fluviale - Prescriptions relatives au systme d'assurance qualit pour complter l'EN ISO 9001 vis-vis de la scurit du transport de matires dangereuses Septembre 2007 X50-800 Qualit des services dans les transports Identification des critres de qualit pour les chanes de transport de marchandises Novembre 1994
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Autres textes en relation avec ISO 9001

NF EN ISO 15378 Matriaux demballage primaire pour mdicaments Exigences particulires pour lapplication de lISO 9001:2000 prenant en considration les bonnes pratiques de fabrication (BPF) Janvier 2008

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ISO FDX 50-174 Evaluation de lefficacit dun systme Qualit

Fonctionnement de base Dfini, planifi, suivi Matris La slection des fournisseurs repose sur l'valuation des capacit techniques La slection des fournisseurs porte sur les capacits techniques et sur le systme qualit La slection du fournisseur porte sur son aptitude satisfaire le client de l'organisme. La confiance dans le systme qualit du fournisseur permet un allgement de surveillance qualit Le fournisseur participe la recherche de solutions optimales

Optimis

Amlioration permanente Le fournisseur est un acteur de la stratgie de l'organisme

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ISO FDX 50-173 Principes, acteurs et bonnes pratiques Guide dauto-valuation

Partenaires :

Plan :
identification des partenaires cls et des domaines d achats stratgiques

dfinition des besoins de relations partenariales/alliances moyen long terme

dfinition des besoins et identification des marchs d achat dfinition des objectifs conomiques et d optimisation des cots

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ISO FDX 50-173 Principes, acteurs et bonnes pratiques Guide dauto-valuation

Partenaires :

Do :
communique avec ses partenaires, concernant politique, ses objectifs et ses programmes d achat sa

slectionne ses fournisseurs sur la base de leur aptitude contribuer la politique d achat et rpondre ses besoins de produits et services
met en uvre des processus d achats approvisionnement qui optimisent la qualit et les flux des produits implique les partenaires dans les phases amont (identification des besoins d achats, conception, planification conjointe, )
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ISO FDX 50-173 Principes, acteurs et bonnes pratiques Guide dauto-valuation

Partenaires :

Check :
suit les performances des fournisseurs l aide d indicateurs, concernant leur contribution la politique d achat et la qualit des produits et services achets communique aux fournisseurs leurs rsultats de performance et ventuellement des donnes comparatives change avec ses partenaires sur le performances et rsultats rciproques value les performances de ses propres processus d achats - approvisionnement

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ISO FDX 50-173 Principes, acteurs et bonnes pratiques Guide dauto-valuation

Partenaires :

Act :
exploite ces indicateurs de performances pour :
amliorer ses propres approvisionnement processus d achat

engager des programmes d amlioration des produits et processus en collaboration avec ses partenaires optimiser les interfaces avec les partenaires

dvelopper l efficacit des partenariats

revoir sa politique, ses objectifs et ses programmes d achats

reconnat les efforts et rsultats obtenus par ses partenaires et favorise le bnfice mutuel
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ISO FDX 50-128 Lignes directrices pour le processus achat et approvisionnement

Ch. 1 Domaine dapplication :
Recommandations mettre en uvre pour assurer lefficacit du processus Achat et Approvisionnement au sein dun organisme quels que soient sa taille et son secteur dactivit

Compatibilit avec le couple cohrent de normes ISO 9001/ISO 9004:2000

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ISO FDX 50-128 Lignes directrices pour le processus achat et approvisionnement

Ch. 2 Rfrences Normatives

Ch. 3 Termes et Dfinitions

Achats, Approvisionnements, Acheteurs, Contrat, Demande, Fournisseurs, Sous-traitance, .

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ISO FDX 50-128 Lignes directrices pour le processus achat et approvisionnement

4 Achats et approvisionnements
4.1 Leur place dans lorganisme 4.2 tablissement de la politique et des stratgies dachat 4.2.1 tablissement de la politique achat 4.2.2 Contenu de la politique achat 4.2.3 Stratgies dachat 4.2.4 Management du processus achat et approvisionnement 4.2.5 Les outils

4.2.6 Approche Benchmarking

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ISO FDX 50-128 Lignes directrices pour le processus achat et approvisionnement

4.3 Processus achat et approvisionnement 4.3.1 Prparation de lachat 4.3.2 Ralisation de lachat et de lapprovisionnement 4.3.3 Suivi de lachat 4.4 valuation et surveillance du couple produit/fournisseur 4.4.1 valuation

4.4.2 Vrification du produit et surveillance du fournisseur

4.4.3 Aspect conomique de l'valuation, du contrle et de la surveillance
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ISO FDX 50-128 Lignes directrices pour le processus achat et approvisionnement

4.5 Mesure et amlioration 4.5.1 Gnralits 4.5.2 Mesures et Surveillance 4.5.3 Mthodes dvaluation 4.5.4 Amlioration du processus, bouclage sur la stratgie achat Ann. A Exemples de reprsentation schmatique du processus achat Ann. B lments pour ltablissement dun questionnaire d'valuation prliminaire d'un fournisseur Ann C Exemples approvisionnement dindicateurs relatifs au processus achat

Ann D Cartographie des documents franais en support des normes ISO 9000:2000
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ISO FDX 50-128 Lignes directrices Annexe A

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ISO FDX 50-128 Lignes directrices Management du processus

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Annexe B Questionnaire dvaluation

1) Identification de lorganisme
a) Coordonnes, b) raison sociale, c) statut juridique, d) filiations, liaisons inter-socits, e) actionnaires, f) effectifs, g) activits, h) organisation, i) contexte social, j) politique d'organisme, k) mtier(s), image-cl l) n TVA intercommunautaire
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ISO FDX 50-128 Lignes directrices

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Annexe B Questionnaire dvaluation

2) Donnes financires
a) structure de bilan,

ISO FDX 50-128 Lignes directrices

b) investissements (productifs et R&D),

c) rpartition du CA

3) Capacit de lorganisme
a) ressources humaines (rpartition par fonction, formation),
b) moyens matriels (outil de dveloppement/conception, de production, d'essais ),

c) savoir-faire (licence, accords, partenariat ),

d) connaissance des normes et rglementation applicables
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Annexe B Questionnaire dvaluation

4) Rfrences
a) ralisations considr produits/clients dans le

ISO FDX 50-128 Lignes directrices

domaine

5) Qualit, Scurit, Environnement

a) Qualit (systme mis en place, certification ), b) Scurit (systme, formation ), c) Environnement (politique, rfrentiel ),

d) thique, responsabilit sociale.

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Annexe B Questionnaire dvaluation

6) Produit

ISO FDX 50-128 Lignes directrices

a) Description du produit (date de lancement, qualification, normes, dossier de rfrence, niveau de risque...), b) Conception (codes utiliss, choix technologiques), c) Processus mis en oeuvre pour la ralisation du produit, d) Essais, / chantier test, e) Stockage, maintenance, f) Sous-traitance, g) Brevets, licences, h) Retour d'exprience, amlioration du produit, i) Suivi du projet, Matrise des dlais
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ISO FDX 50-128 Lignes directrices

Annexe C Exemples dindicateurs

Exemple 1 de tableau de bord et de typologie des indicateurs du processus achat et approvisionnement

Activit du service Cots dacquisition

Crdit fournisseur en jours

Commande et rception des produits Variation par rapport aux prvisions Respects des dlais Autres indicateurs possibles
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Autres normes utiles

FDX 50-171 (Juin 2000) Indicateurs et tableaux de bord FDX 50-172 (Mars 1999) Enqute de satisfaction client FD ISO 1002 (Dc 2004) Satisfaction des clients : Lignes Directrices pour le traitement des rclamations dans les organismes NF EN ISO 19011(Dc 2002) Lignes directrices pour l'audit des systmes de management de la qualit et/ou de management environnemental
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Formulaires et outils Qualit AFNOR Dcembre 2004

Processus dachat
Expression du besoin dachat Evaluation et slection des fournisseurs Consultation et choix des fournisseurs Rdaction et ngociation du contrat dachat Diffusion des documents dachats

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Suivi de contrat et de commande Rception du produit achet Traitement des rclamations fournisseurs Rglement de facture fournisseur Procdures et instruction du processus achat
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Formulaires et outils Qualit AFNOR Dcembre 2004

Evaluation et slection des fournisseurs
Grille dvaluation des performances fournisseur
Performances qualit
Nbr articles livrs, nbr non-conformes, nbr rclamations justifies, dlai moyen de traitement des rclamations, taux de rcurrence des rclamations, engagement ppm du fournisseur

Performances logistiques
Nbr cde livres, nbr livres en retard, dlai de prvenance, taux de service moyen

Performances conomiques
Montants rgls, surcouts lis au fournisseur, taux de remise

Conclusion Suite donner cette valuation

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Formulaires et outils Qualit AFNOR Dcembre 2004

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