AO DE LA INTEGRACIN NACIONAL Y EL RECONOCIMIENTO DE NUESTRA DIVERSIDAD

CENTRO SUPERIOR DE ALTOS ESTUDIOS INFORMATICO DAIPER. COM ESPECIALIDAD : secretaria Ejecuti vo Computarizado. FECHA DE INICIO : 16 de junio de 2012. NOMBRES Y APELLIDOS : Juana Vsquez Sales PROFESOR : Elizabeth Ramrez Gonzales.

ASISTENTE EJECUTIVO Funcin: El asistente ejecutivo tiene una funcin esencial en cualquier tipo de actividad empresarial, tanto en el mundo de los negocios como en la industria o en las profesiones liberales. El asistente ejecutivo contribuye al eficaz funcionamiento de una empresa mediante su trabajo discreto, ordenado y metdico. En la terminologa tradicional se denomina secretario (a) a la persona que escribe la correspondencia, extiende las actas de las reuniones, resuelve los asuntos de trmite, decepciona las llamadas y custodia los documentos de oficina. Pero en los ltimos tiempos este concepto ha cambiado notablemente: ahora ha pasado a ser el asistente perfecto de una institucin, hasta el punto de ser capaz de asumir responsabilidades del mismo ejecutivo, con credibilidad y/o formar y liderar su propia empresa. La creciente complejidad de la vida empresarial, ha tenido como consecuencia que el asistente ejecutivo se encargue preferentemente a su superior de manera ms directa. Ser el quien confeccione los informes, memorndum dossier; el definitiva quien facilite el trabajo con la debida eficacia. Por lo tanto debe conocer, en lneas generales las caractersticas de ste para colaborar con l con cierto conocimiento de la materia el trabajo administrativo que debe realizar cada asistente ejecutivo puede ser diferente entre una y otra, en relacin al campo de la actividad de la empresa en que se encuentra ya que cada sector tiene sus propias caractersticas sin embargo en trminos generales todo asistente ejecutivo debe poseer el siguiente perfil:

Dominio del idioma del pas.

Personalidad equilibrada o proactivo. Capacidad de adaptacin a los cambios. concentracin y amplitud Habilidades comunicativas y escuchas activas. Capacidad de crear, innovar e implementar. Disposicin para trabajar En equipo.

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Capacidad de Flexibilidad. observacin, de memoria. De humor, resistencia fsica y Sentido nerviosa. Espritu Tacto y Agudeza visual. prudencia para manejar diversas situaciones. de superacin. As mismo para poder alcanzar la mxima eficacia de trabajo y desempear sus funciones de forma correcta, ha de dominar la perfeccin una serie de conocimientos apropiados de cargo que desarrollara tales como: Tcnicas de archivos Redaccin de correspondencia general, Tcnicas de oficina comercial y Dactilografa o administrativa. mecanografa Manejo adecuado de (digitacin). documentos. Uso apropiado al telfono. Conocimiento y dominio del idioma del pas Manejo y organizacin de la agenda.

CUALIDADES PERSONALES DEL ESISTENTE EJECUTIVO.

Trabajar con Todo asistente ejecutivo eficiente debe poseer cualidades personales, que conjuntamente con las destrezas y conocimientos le permitirn desarrollar su trabajo de manera ms ptima adems le ayudaran otras personas como miembros de un equipo .dentro de las cualidades ms importantes debe poseer lo siguiente:

DISCRECI.-.Es vital puesto que ocupa un cargo de confianza y tiene acceso a

material considerado reservado, deber tener los documentos alejados de miras indiscretas, adems de mantera la potencia respecto a la informacin que conoce.

ADAPTABILIDAD.-Se requiere todo asistente ejecutivo tenga la capacidad de

adaptarse a los cambios de ambientes, de funcin y de normas dentro de su trabajo. Esto significa que debe tener disposicin favorable ante cambios bruscos en su rutina de trabajo.

INICIATIVA Y CAPACIDAD DE TORABAJO.- Se

entiende por iniciativa a la capacidad que tiene toda perdona sin la necesidad de que otras le indiquen. Un asistente con iniciativa debe anticiparse a las necesidades de su jefe con prudencia y criterio.

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ADPUNTUALID.- Es una manifestacin de seriedad y formalidad. Toda

asistente ejecutivo debe ser puntual en su horario de su trabajo. Con el desarrollo de las labores encomendados.

RESPONSABILIDAD.- Implica que debe ser capaz de realizar su trabajo

de manera ptima sin necesidad de supervisin. Limpieza y orden siempre se debe ser ordenado tener su oficina archivos armarios y estantera en orden y. limpios

PASIENCIA.-Se debe mantener la tranquilidad en todo momento, incluso como

las cuando las cosas no marchen como la esperan.

BUEN CRITERIO.- Poseer un buen juicio significa tener la habilidad de

recopilar informacin sobre un tema, estudiara cuidadosamente y decir la accin que sea ms apropiada, en vieren y con calidad.

BUENA VOLUNTAD.- Toda organizacin requiere en alguna

oportunidad de un esfuerzo adicional de sus colaboradores para ello debe tener voluntad de ofrecer sus servicios cuando se lo que beneficio los intereses de la empresa.
DEDICACIN.- Durante el tiempo que permanezca debe demostrar dedicacin en su trabajo, sin emplear su tiempo en actividades que no se relaciona con sus quehaceres actuales. PULCRITUD.-Todo trabajo encomendado debe realizarse con esmero y su presentacin debe ser impecable. PREVESIN.-Significa saber anticiparse a las necesidades que pudiera suscitarse en la organizacin. SINCERIDAD.- La relacin jefe asistente, tiene que sustentarse en la confianza. Por lo tanto el asistente debe transmitir informacin correcta y verdadera a su jefe cuando ste lo solicite. BUENA EDUCACIN CULTURA.- Es indispensable demostrarla en el trato con el jefe, compaeros de trabajo, personal de la empresa, cliente, visitas y con toda persona e FORMACIN DEL ASISTENTE EJECUTIVO Cada vez es mayor el nmero de asistentes ejecutivos que requiere el mbito empresarial, puesto que es de vital importancia en todos los sectores de desarrollo. Pero as como existen grandes ofertas de trabajo para el asistente ejecutivo, tambin se espera de ellos un alto nivel competitivo, la cual se logra con la formacin profesional. Aparte de los estudios que ha cursado, debe tener una slida preparacin, extensa cultura general, uso correcto de lenguaje escrito y oral, con una expresin fluida y clara, adems de una muy buena educacin, que le facilite su desenvolvimiento en cualquier nivel de mbito empresarial, debe conocer ciertas materias que le permitan desempear sus funciones con la debida eficacia profesional.

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Para todo lo dicho el asistente ejecutivo debe estar preparado en: MECANOGRAFA O DACTILOGRAFIA.-El dominio de la dactilografa es importante, puesto que en la realizacin de sus labores diarias tendr que mecanografiar diversos documentos con pulcritud a una velocidad adecuada mirar lo menos posible el teclado sin errores ortogrficos ni gramaticales.

OFFIMATICA .-El avance vertiginoso de la ciencia e informtica, hace que la computadora sea la herramienta principal en el trabajo de oficina ,por lo tanto, debe saber hacer uso de las programas de procesamientos de textos (Microsoft Word ,Word Pad, block de notas ), hojas de clculo(Microsoft Excel bsico y avanzado )Elaboracin de presentaciones (diapositivas power point)diseos (Corel draw, fotoshop )entre otros.
ORTOGRAFA Y GRAMTICA.- Los conocimientos gramaticales son imprescindibles a nivel

de redaccin se espera que sepa expresarse correctamente por escrito con claridad y coherencia. As mismo, debe estar capacitado para redactar distintas clases de documentos administrativas y comerciales. CALIGRAFA.- Una buena caligrafa, es decir una letra legible en la escritura de palabras y nmero, evitara confusiones y errores.

RCHIVOS.-

Es importante tener conocimiento sobre los sistemas de organizacin de archivos, para poder almacenar la informacin adecuadamente y as poder localizarlo rpidamente.

IDIOMA EXTRANJEROS.-

Es imprescindibles el conocimiento de idiomas mnimamente las ingles tanto al nivel escrito como hablado, puesto que cada da se incrementa las relaciones internacionales.

MATEMTICA FINANCIERA.-El

trabajo administrativa requiere conocimiento de la matemtica financiera, que cosiste en el clculo de operaciones sencillas, como los porcentajes, intereses tasas, IVA (impuesto al valor agregado) y para ello es importante el dominio del Excel avanzado.

CONTABILIDAD.-Es importante conocer los elementos bsicos

de la contabilidad, para poder interpretar la estructura y transacciones financieras de un negocio.

REDACCIN.-Es importantes que el asistente ejecutivo domine la redaccin de todo

los documentos tanto administrativos y comerciales a la perfeccin; la prctica constante la lectura y el inters por superarse har que su nivel cultural en este aspecto.
CDIGO DE ONTELOFICO

Aprobado por la federacin nacional de asistentes ejecutivos:

1).-PRINCIPIOS DE CARCTER GENERAL

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A.-DIGNIDAD.-

El

asistente

ejecutivo

debe

abstenerse

de

todo

comportamiento que se ponga infraccin y descredito para desenvolverse en el ejercicio de su profesin con honor y dignidad.

B.-INTIGRIDAD.- Debe actuar con honradez, leal dad y buena fue. C.-SECRETO PROFESIONAL.-DEBE OBSERVAR
Estrictamente principios de confidencialidad en los hechos y noticias que conozca por ejercicios de su profesin.

2.- PRICIPIO DE CARCTER GENERAL DEL SECRETO PROFESIONAL.

Adems de un debe, observar el secreto profesional es un derecho que ampara el ejercicio de la profesin del secretario (a), sin olvidar que existen leyes que le protejan. El derecho y la obligacin del secreto profesional comprenden: Las confidencias e informacin personal de su superior, a que pudiera tener acceso en el mbito de su ejercicio profesional; los hechos de conocimiento restringido que afecten a sus superiores, compaeros, o miembro cualquiera del colectivo en el que el asistente desempee su labor ejemplo dossier personales profesionales o mdicos; la informacin cuyo contenido tenga un valor especfico para un lector no autorizado o cualquier otra informacin clasificada como confidencial, restringida o para la distribucin superior. El secreto profesional no debe entrar en conflicto con la leal dad a la entidad para le que se trabaja, que debe responder a la confianza que du superior deposite en el al confiarle y compartir informacin confidencial. Para ello debe comunicar a su superior informacin que a l mismo o a la entidad para la que trabaja pudiera ocasionar perjuicio o beneficio. Los lmites de esta divulgacin van marcados con el sentido de la realdad y la integridad que conforma el perfil personal y profesional.
RELACIONES CON SUS COMPAEROS

El asistente ejecutivo debe abstenerse de competencia desleal de sus compaeros. La discrecin es un elemento especfico en las relaciones externas y el fundamento primario de su capacidad para salvaguardar el secreto profesional. Debe ser consiente que la discrecin es algo de importancia fundamental. Lo que para otros miembros del colectivo pueda resultar faltas leves de respeto o convivencia (comentarios de menos precio de compaeros, comentarios hirientes, jocosos o tonos de burla; o dudar pblicamente de la calidad de tcnica) para el asistente ejecutivo es algo vinculado a su comportamiento profesional. Es obligacin prestar colaboracin a todos sus colegas, cuando sea necesaria su intervencin para que no produzca atraso en el trabajo y no perjudique el normal funcionamiento de la identidad donde presta sus servicios. RELACIONES CON LA

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EMPRESA: El asistente ejecutivo debe estar siempre dispuesto a prestar apoyo y cooperacin a su empresa y a de conocer, as mismo los objetivos y la poltica interna dela misma no aceptar remuneracin profesional que no sea por su salario, incentivos y bonos que su empresa destine a tal efecto. Est prohibido aceptar gratificaciones econmicas u otras compensaciones que estn directamente relacionadas con la transmisin de informacin. Tiene el deber de contribuir a la celeridad del trabajo no debiendo aceptar su gerencia ni coacciones para iludir su cumplimiento.
EN RELACIN CON SU PROFESIN

Debe cultivar sus aptitudes y actualizar sus conocimientos, a fin de que su trabajo se ejecute al ms alto nivel de rendimiento. Demostrar permanentemente su afn de superacin y pro actividad, tanto en el personal como en su contribucin a la empresa. Debe abastecerse cualquier prctica que pueda perjudicar la reputacin de su profesin. Ningn asistente debe valerse de su influencia sobre sus superiores, ni apelar a sus vinculaciones de amistad o recomendaciones para obtener ascensos no merecidos y, como consecuencia mayor remuneracin de le que le corresponde en el trabajo que desempea, impidiendo el ascenso de otras personas que por su experiencia, conocimientos y aos de servicio lo tienen merecidos; conseguir que otras personas que no estn preparadas para el ejercicio ejecuten las tareas propias de esta profesin ha de ser consiente de que representa un colectivo al que tiene la obligacin de defender y enaltecer; ha de conseguir que se respete el cdigo de ontolgico de su profesin. En este sentido, es apropiado que sea instrumento de difusin del mismo, tanto para afirmar los valores contenidos en el cdigo como para ampararse en l.

ORACIN DEL SECRETARIO (A):

Seor, sella mis labios ante la tentacin de la imprudencia; que mi corazn y mi boca no traicionen jams la confianza en mi depositada por mi jefe y mi organizacin, y que no falte jams a la confidencialidad. Seor, concdeme la gracia de responder siempre satisfactoriamente, que la responsabilidad rubrique todos mis actos. Seor, que nunca la prisa sea motivo de un trabajo defectuoso, menos niqui do o inaceptable que la serenidad me acompae, a pesar de la urgencia de la carta encomendada. Seor, que cuando tenga que ocupar el lugar de mi jefe, tu gracia mi ilumine para no defraudarlo, para acertar en las decisiones y ser justa en mis apreciaciones. Seor, que la integridad sea el sello de mi trabajo, y el ejemplo para mis compaeros. Seor, aydeme para que lleve siempre con dignidad mi profesin gracias, seor, por mi trabajo, por mis compaeros, por el ambiente en que me has puesto, porque me permites realizar mi profesin con alegra y competencia, protgeme, Dios mo, aqu y en todas partes.

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AMN.