UNIVERSIDAD RICARDO PALMA RECTORADO

INSTITUTO DE RECURSOS HUMANOS

Amrico Bibolini Trucios

DIPLOMADO A DISTANCIA EN RECURSOS HUMANOS

ASIGNATURA DOCENTE

: CAPACITACIN DE PERSONAL : ERNESTO SCHROTH

SESION SEIS

CMO EVALUAR LAS ACCIONES FORMATIVAS

SUMILLA En esta sesin nos ocupamos del tema de la metodologa para medir el impacto de las acciones de capacitacin, como herramienta esencial para obtener retroalimentacin necesaria para corregir posibles imperfecciones y potenciar aciertos. Asimismo, se sealan diversos indicadores de gestin que nos permiten constatar la eficacia de la capacitacin. OBJETIVOS Definir el nivel de reaccin de la evaluacin de las acciones formativas. Definir el nivel de aprendizaje de la evaluacin de las acciones formativas. Definir el nivel de transferencia de la evaluacin de las acciones formativas. Definir el nivel de resultados de la evaluacin de las acciones formativas. Enumerar indicadores de gestin para medir el impacto de la capacitacin.

TEMARIO Tema Uno: Evaluacin de la reaccin. Tema Dos Evaluacin del aprendizaje. Tema Tres: Evaluacin de la transferencia. Tema Cuatro: Evaluacin de los resultados. Tema Cinco: Indicadores de gestin.

DESARROLLO DE LA SESIN

INTRODUCCIN

Recordemos que al inicio del curso se utiliz un modelo de Gestin de la Capacitacin formado de cuatro grandes fases:

Diagnstico de Necesidades

Diseo del Plan

Ejecucin de Actividades

Evaluacin

Retroalimentacin

Corresponde en este mdulo referirnos a la fase de la evaluacin. Inicialmente diremos que la capacitacin, como toda actividad organizacional, debe ser evaluada para determinar su eficacia. Esta evaluacin se define como la actividad sistematizada y contina del seguimiento, que tiene por objeto proporcionar la mxima retro informacin para mejorar las diferentes acciones de capacitacin, se inicia durante el proceso de diseo luego se integra con los otros procesos. El enfoque ms difundido para evaluar las acciones formativas es el desarrollado por Donald L. Kirkpatrick (1994), quien ide un modelo de evaluacin en cuatro niveles:

NIVEL 1 REACCIN Qu opinan los participantes acerca de la capacitacin recibida? NIVEL 2 APRENDIZAJE En qu medida han aprendido los participantes lo que se les ha enseado? NIVEL 3 TRANSFERENCIA Qu cambios de conducta se han producido en el desempeo de los participantes como consecuencia de la capacitacin? NIVEL 4 IMPACTO Hasta qu punto se han producido resultados tangibles en cuanto a la productividad?

TEMA UNO EVALUACIN DE LA REACCIN

Tambin llamada evaluacin de la satisfaccin; tiene como objetivo conocer el parecer de los participantes con respecto a la accin de capacitacin inmediatamente despus que se ha llevado a cabo. Esto es, enterarse de su satisfaccin o insatisfaccin con respecto a los diferentes aspectos que conformaron la actividad formativa. Esta evaluacin se basa en el entendido de que los participantes son los principales clientes de la capacitacin, por lo tanto, sus apreciaciones son valiosas. Generalmente, esta evaluacin se realiza a travs de cuestionarios escritos annimos pero tambin se puede encuestar telefnicamente. En ambos casos se aplica el instrumento al finalizar la capacitacin. Sobre qu se puede interrogar? Existen diversas reas: Facilitador: se pregunta acerca de las competencias percibidas sobre los docentes, tales como su dominio del tema, claridad de sus explicaciones, facilidad para resolver consultas, capacidad para crear un buen clima de trabajo, etc. Contenido: se recaba informacin sobre los temas tratados, por ejemplo, los objetivos estuvieron claramente explicados, los objetivos establecidos fueron cumplidos, el contenido es relevante para el trabajo, qu temas han faltado, qu temas no eran necesarios, etc. Metodologa: se pregunta acerca de los mtodos utilizados: su carcter interactivo, su adecuacin con el contenido, discusiones en clase, materiales entregados antes del curso, ejercicios y/o actividades, lecturas, asignaciones escritas o tareas, audiovisuales, etc. Infraestructura: especialmente acerca del aula de clase: tena la disposicin adecuada para aprender, estaba libre de distracciones externas, estaba arreglada y limpia, ventilacin, insonorizacin, acstica, calidad de las carpetas, etc. Organizacin: se pregunta acerca de varios aspectos: horarios, calidad del refrigerio, proceso de matrcula, etc.

Entre los errores que se cometen al efectuar la evaluacin se menciona: utilizar el mismo cuestionario para todos los cursos, desarrollar cuestionarios empleando preguntas abiertas difciles de evaluar, falta de balance en el cuestionario entre preguntas positivas y la solicitud de criticas al contenido, no estar preparando el

camino para los otros niveles de evaluacin y el no llevar a cabo un piloto del cuestionario de evaluacin. 1 TEMA DOS EVALUACIN DEL APRENDIZAJE

El nivel 2 Evaluacin es el proceso de recolectar, analizar, resumir, reportar y aplicar la informacin para evaluar cuanto del programa han aprendido los participantes y que tan bien pueden aplicar sus nuevos conocimientos, tcnicas y habilidades en el contexto de una experiencia de aprendizaje. Qu conocimientos se han adquirido? Qu habilidades se han desarrollado? Qu actitudes se han cambiado? Desde otra perspectiva, esta evaluacin indaga si los participantes lograron alcanzar los objetivos de capacitacin establecidos en el Plan. Es decir, por ejemplo, si el objetivo central de capacitacin era que las secretarias manejen el programa MS Excel a nivel avanzado, entonces se elaborar una prueba que permita corroborar que efectivamente las secretarias hacen uso de este programa informtico al nivel avanzado, cmo se puede hacer? una alternativa es tomar un examen escrito con ejercicios a resolver, sin embargo, sera mas precisa una prueba individual del empleo del MS Excel, utilizando un computador, siguiendo una lista de verificacin.

Existen tres momentos para evaluar el aprendizaje : Antes de la accin formativa : se utilizan los pre tests que en primer lugar tienen como finalidad hacer un diagnstico inicial del nivel de conocimiento de los participantes para adaptar la enseanza a dicho nivel, y segundo tener un punto de referencia para luego compararlo al final de la accin formativa con un post test y poder apreciar el aprendizaje producido. Como es previo al desarrollo del contenido, la recopilacin es propiamente para efectos de Anlisis2 . Durante la accin formativa: en capacitaciones superiores a 12 horas es conveniente hacer uso de herramientas de evaluacin durante su desarrollo para apreciar el avance de los participantes. Su propsito es realizar el Anlisis del Proceso.

McCain, D: (2005) Evaluation Basics. ASTD Alexandria, VA USA.

Piscurich, G (2003: pag. 53) Trainer Basics. ASTD, Alexandra. USA.

Al finalizar la accin formativa: siempre se deber realizar una evaluacin final para constatar el aprendizaje global de los participantes. Esta es propiamente una evaluacin en el sentido del trmino.

Tcnicas de Evaluacin del Aprendizaje: Pruebas escritas: son los exmenes clsicos, pueden ser diseados con preguntas abiertas, de alternativas mltiples, dicotmicas, tipo Likert, de completamiento, de relaciones, etc. Pruebas orales: entrevistas, exposiciones, etc. Pruebas prcticas: efectuar el armado, desarmado o funcionamiento de algn equipo o sistema objeto del entrenamiento. Pruebas de simulacin o situacionales : juego de roles, estudio de casos, bandeja de entrada, juegos de empresas, etc.

TEMA TRES EVALUACIN DE LA TRANSFERENCIA

De nada sirve que las evaluaciones del aprendizaje hayan sido muy buenas si luego el participante olvida o no puede poner en prctica lo aprendido en el momento y lugar oportuno. La evaluacin de la transferencia es el proceso que permite medir hasta qu punto los conocimientos, habilidades o actitudes adquiridos por el participante en la accin formativa son utilizados en el puesto de trabajo. A diferencia de los primeros dos niveles, en este caso, la evaluacin se lleva a cabo luego de das, semanas o meses de haber finalizado la capacitacin, dando un tiempo prudencial para que el participante pueda aplicar lo aprendido. Es ptimo que la evaluacin de la transferencia implique hacer una evaluacin del desempeo de los participante antes de la accin formativa, para despus hacer un seguimiento de cmo se est aplicando lo aprendido. Tcnicas de Evaluacin de la Transferencia: Informe del Directivo: reporte del jefe inmediato del participante sealando cmo, cundo y en qu medida el capacitando est aplicando lo aprendido. Ejemplo: un jefe puede sealar si el participante est desempendose mejor en equipo despus de haber llevado un taller de este tema. Entrevista al Directivo: interrogatorio que realiza un miembro del rea de capacitacin al jefe inmediato del participante para conocer cmo, cundo y en 6

qu medida el capacitando est aplicando lo aprendido. Ejemplo: un gerente puede indicar si el participante est utilizando mejor un programa informtico luego de su capacitacin. Protocolo de Observacin: formato a travs del cual se reporta el desempeo del capacitando y la transferencia de lo aprendido observndolo en plena tarea laboral. Ejemplo: despus de una capacitacin sobre el manejo de maquinaria de perforacin minera, observamos en el mismo puesto de trabajo si el capacitando est siguiendo las medidas de seguridad enseadas. Focus Group; La realizacin de un focus group compuesto de pocas personas (cuatro a seis) puedan seguir un formato similar a la de la entrevista. La ventaja aqu es que otras personas pueden ampliar las ideas expresadas por uno de ellos. El focus group puede incluir participantes, sus gerentes, sus o sus compaeros, Se debe tomar en cuenta que el grupo heterogneo puede incluir participantes y sus gerentes pueden inhibir la completa expresin de las ideas respecto a la perfomance, un protocolo o una lista de preguntas puede apoyar este mtodo. Plan de Accin: los participantes aplican sus nuevos conocimientos o habilidades en un proyecto aplicativo o tarea. Este proyecto pasar por evaluacin y podr luego aplicarse en la organizacin. Ejemplo: un trabajador asiste a un curso sobre remuneraciones, luego del mismo, elabora un proyecto aplicativo para mejorar el sistema remunerativo de su empresa. Evaluacin de Desempeo: se pueden comparar las evaluaciones del desempeo realizadas antes y despus de la accin formativa. Ejemplo: un trabajador tiene una baja puntuacin en la competencia atencin al cliente en su evaluacin del desempeo. Por ello asiste a un taller sobre este tema. Luego es evaluado nuevamente para saber si hubo progreso. Auto reporte y Entrevista al Capacitando : el mismo trabajador puede reportar la transferencia o puede ser entrevistado por un miembro del rea de capacitacin. Ejemplo: un abogado asiste a un curso de actualizacin en derecho tributario, posteriormente, un miembro del rea de capacitacin lo entrevista para que reporte cmo y cundo ha aplicado lo aprendido.

Como se observa, esta evaluacin consiste en que a travs de un directivo, de una observacin y del mismo capacitando se reporte la utilizacin de lo aprendido.

TEMA CUATRO MEDICIN DEL IMPACTO Y RETORNO DE INVERSION

Este nivel mide los beneficios econmicos obtenidos como consecuencia de las acciones formativas desarrolladas. Es decir, mide el ROI o Retorno de la Inversin (por sus siglas en ingls). Mayormente este anlisis se realiza slo para actividades de cierta envergadura econmica (por ejemplo para aquellas cuyo costo supere los US $ 5,000.00). Se expresa en indicadores como: Produccin: por ejemplo mayor volumen de ventas. Tiempo: por ejemplo menor nmero de horas extras pagadas. Calidad: mejor cuadre de caja y por lo tanto menores faltantes.

En base a estos indicadores se calcula el ROI a travs de la siguiente frmula:

ROI =

Beneficios netos

Costo total del programa formativo Donde, Beneficios netos = Beneficios del programa Costo total del programa formativo Beneficios del programa = ganancias econmicas obtenidas por la empresa por produccin, tiempo o calidad. Costo total del programa formativo = sumatoria de los gastos de la capacitacin como expositor, aula, material impreso, etc. Ejemplo: Una empresa imparti a toda su fuerza de ventas el curso Nueva Estrategia de Ventas: Puerta a Puerta, mismo que cost US$ 38,233.00 y obteniendo una ganancia por incremento de ventas de US$ 321,600.00 en un ao.

As tenemos que: Beneficio del programa = US$ 321,600.00 Costo total del programa formativo = US$ 38,233.00 Beneficios netos = US$ 321,600.00 - US$ 38,233.00 = US$ 283,367 ROI = US$ 283,367.00 = 7.41 US$ 38,233.00 Es decir, por cada US$ 1.00 invertido en el programa de capacitacin se recogieron US$ 7.41 en beneficios netos.

TEMA CINCO INDICADORES DE GESTIN

Finalmente diremos que tambin existen diversos indicadores de gestin que nos permiten constatar la eficacia de la capacitacin, por ejemplo ( Chiavenato, 2002): 1. Datos concretos: Ahorro de costos Mejoramiento de la calidad Ahorro de tiempo Satisfaccin de los empleados

2. Medidas de resultados: Clientes atendidos Tareas completadas Productividad Procesos completados Dinero empleado

3. Ejemplos de ahorros de costos: Costos variables Costos fijos Proyectos de reduccin de costos Costos operativos Costos administrativos

4. Ejemplos de datos sobre mejoramiento de la calidad: ndices de errores y desperdicios Volumen o proceso Porcentaje de tareas exitosas Variacin alrededor de estndares organizacionales pre establecidos

5. Posibilidades de ahorro de tiempo: Tiempo para completar un proyecto Tiempo de procesamiento Tiempo de supervisin Eficiencia

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