JUAN VALDEZ CAF BAJO LA NORMA ISO 27000 PROCESO DE ARRENDAMIENTO DEL AREA DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS

Presentado a: MARIA TERESA VARGAS

UNIVERSIDAD DEL TOLIMA ADMINISTRACION Y SEGURIDAD DE REDES INGIENIERIA DE SISTEMAS IBAGU 2013

JUAN VALDEZ CAF BAJO LA NORMA ISO 27000 PROCESO DE ARRENDAMIENTO DEL AREA DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS

Presentado por: DANIELA MILLAN CORTES ALEXANDER RODRIGUEZ DANIELA OSPINA HERRERA HENRY MAURICIO ARENAS MAURICIO ROMERO RUGE OSCAR DARIO ORTIZ MANRIQUE

Presentado a: MARIA TERESA VARGAS

UNIVERSIDAD DEL TOLIMA ADMINISTRACION Y SEGURIDAD DE REDES INGIENIERIA DE SISTEMAS IBAGU 2013

INDICE

Introduccin Justificacin Misin Visin Valores Valores corporativos Politica(s) de calidad Objetivos de calidad Organigrama Alcance del SGC Mapa de procesos Proceso documentado Polticas de Sistema de Gestin de Seguridad de la Informacin (SGSI) Objetivos del SGSI Anlisis de riesgo Salvaguardas

INTRODUCCIN

Es de notorio conocimiento que el producto que identifica a Colombia es el caf, que posee caractersticas inigualables como consecuencia de la ubicacin geogrfica que el mismo territorio posee, por ello el pas depende mucho de las exportaciones del caf, ante esta coyuntura una de las mejores marcas que ha sabido llevar a cabo una adecuada exportacin del producto es la marca Juan Valdez quien atreves de su estrategia publicitaria de un burro llamado conchita y un hombre que representa a todos los cafeteros ha logrado posicionarse a lo largo de los aos en el mundo, dando a conocer la alta calidad de este producto de recoleccin y procesamiento manual. Las tiendas Juan Valdez pueden encontrarse en pases como:

Colombia Estados Unidos Ecuador Chile Espaa

Hoy, los productos Juan Valdez se comercializan no solo a travs de las tiendas Juan Valdez Caf, sino tambin en supermercados, hoteles y restaurantes.

JUSTIFICACIN El presente trabajo parte de la importancia de la formacin de la marca a travs de sus 50 aos, como la marca Juan Valdez registrada desde el 2002 , conocida mundialmente a aportado al crecimiento del mercado colombiano, as mismo determinar si las estrategias utilizadas por la empresa Juan Valdez son necesarias para ratificar su posicionamiento en el mercado mundial de la venta de caf , ya que esta marca representa un orgullo para Colombia , siendo reconocida internacionalmente como un icono del caf mediante esta investigacin se pretende conocer a fondo el impacto que ejerce Juan Valdez como marca Colombiana llevada al mercado internacional, teniendo en cuenta la influencia en el mercado y aspectos publicitarios. Gracias al xito de esta marca que enamora a los consumidores donde parte la idea de entender en primera instancia hasta qu punto trabaja una marca para generar motivacin en sus consumidores y lograr posicionarse. Esto lo pretendemos desarrollar, teniendo en cuenta la exploracin de otros aspectos y trminos que intervienen como: la socializacin, la experiencia, el impacto, el consumo, el valor agregado de un producto entre otros.

MISIN Lograr un modelo de negocio que genere una experiencia relevante y nica alrededor del Caf Premium de los caficultores colombianos.

VISIN Ser la cadena de tiendas especializadas en caf de Colombia y la mayor generadora de valor para la identidad de marca del caf premium de los cafeteros colombianos.

VALORES Compromiso: Conocimiento, identidad y sentido de pertenencia a travs de la entrega al mximo en las responsabilidades y actividades realizadas con actitud positiva, logrando as la superacin de los objetivos establecidos. Creatividad: Aporte de nuevas ideas, originalidad en la construccin de conceptos que llevan a la generacin de cambios productivos en nuestra organizacin. Proactividad: Iniciativa y oportunidad en las tareas asignadas, estar un paso adelante buscando siempre brindar valor agregado con efectividad en nuestro diario quehacer. Flexibilidad: Versatilidad en el comportamiento, entendiendo y adaptndonos a las polticas y lineamientos de la compaa, es un saber actuar en situaciones complejas logrando un clima laboral satisfactorio. Positivismo: Habilidad para trabajar intensa y activamente, manteniendo el inters y la calidad en la labor bajo condiciones que pueden ser inesperadas. Calidad: Ofrecer los mejores productos con altos estndares de calidad, contamos con la certificacin ISO.

VALORES CORPORATIVOS Servicio y Sentido de Pertenencia Honestidad Espritu Emprendedor Responsabilidad y pulcritud Colaboracin Respeto y tolerancia Autoestima

POLTICAS DE CALIDAD Preservar y garantizar la calidad del caf que van a consumir los clientes de los cafs Juan Valdez, as como hacer lo ms agradable posible su permanencia en las tiendas, atendiendo las peticiones y reclamos presentados. Cumplir con las necesidades del cliente. Realizar los procesos segn las normas establecidas Cumplir con los estndares necesarios de higiene y salud POLTICA INTEGRAL DE CALIDAD Y AMBIENTAL: Juan Valdez tiene como objetivo, en sus principios empresariales y en sus operaciones, lograr la ms calificada industrializacin del caf, de sus derivados y productos afines. Nuestro compromiso es el mejoramiento continuo, tanto de la gestin de calidad como del desempeo ambiental. Buscamos la satisfaccin de nuestros clientes, de la comunidad en general y de los dems mbitos a los que llega nuestra influencia, mediante el suministro de productos y servicios con altos estndares de calidad, costos razonables, eficiencia en la entrega y permanente innovacin tecnolgica. Nuestra actividad empresarial est enfocada a la prevencin de la contaminacin y a la minimizacin de riesgos, mediante el cumplimiento de las normas legales vigentes, la optimizacin del consumo de recursos naturales y de los insumos propios de los procesos que, por su misma naturaleza, interactan con el medio ambiente; los cuales controlamos con procedimientos y tecnologas adecuadas. Para responder a nuestro compromiso y dar vigor a las polticas que inspiran nuestra Organizacin, impartimos capacitacin integral a nuestro personal, buscando la excelencia en la calidad y el respeto por el medio ambiente.

OBJETIVO DE CALIDAD Garantiza la satisfaccin completa de nuestros clientes por medio de la ejecucin efectiva de los trabajos por personal altamente capacitado con un mnimo grado de riesgos, comprometidos con sus labores y optimizando los recursos en armona con el medio ambiente.

OBJETIVOS ESTRATGICOS - Rentabilidad - Expansin Internacional - Participacin en el mercado nacional - Satisfaccin y bienestar de nuestra gente - Innovacin - Servicio - Crecimiento

ALCANCE DEL SGC

ANLISIS D A F O Debilidades - Las tiendas en Estados Unidos no daban utilidades. - Cierre de tiendas por falta de investigacin de mercados Amenazas - La complicada condicin climtica que se ha presentado y que se espera recibir, complica la produccin de caf en este pas Fortalezas - Nuevas estrategias para la distribucin de caf en los supermercados - Desarrollan proyectos de ventas por Internet que apoya las ventas al consumidor final. - Posicionamiento y relacin cliente/marca - Valor de marca generando La Federacin Colombiana de Cafeteros realiza un trabajo muy fuerte con todos los productores de caf y crea un posicionamiento de marca; Juan Valdez el caf producido con esfuerzo, dedicacin y esmero para paladares exquisitos. La Personalidad de marca, y la marca como smbolo, en el caso de Juan Valdez, el campesino, la mula y todo lo que ello evoca ayudan a crear una identidad de marca fuerte tanto que fueron escogidos en el 2005 como iconos de la publicidad mundial. Oportunidades - Crecimiento de exportaciones del caf colombiano (2010 aumento la exportacin de caf y registro un crecimiento importante, aumentado 50% y ubicndose en 815.000 sacos de 60 kilos) - El caf colombiano es conocido alrededor del mundo por su suavidad y excelente sabor, comparado con los cafs producidos en otros pases, esto se logra en parte por las tierras de cultivo, el tipo de planta usada y los procesos de recoleccin, secado y dems.

ORGANIGRAMA

MAPA DE PROCESOS

PROCESO DOCUMENTADO

PROCESO DE ARRENDAMIENTO DEL AREA DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS DE JUAN VALDEZ CAF BAJO LA NORMA ISO 27000 DESCRIPCION DEL PROCESO El rea de Servicios Administrativos hace parte del Departamento Administrativo y se encarga de: Proceso de revisin de contratos de arrendamiento de locales a nivel nacional y realizacin de pago de cnones de arrendamiento de acuerdo con los contratos realizados. Pago oportuno de servicios pblicos de locales, bodegas y oficinas a nivel nacional. Contratacin de seguros para instalaciones y equipos, tanto en los puntos de venta, como en oficinas y bodegas. Compra de equipos, inmuebles y maquinaria mediante Leasing, que son contratos en los cuales una parte entrega a la otra un activo para su uso y goce, a cambio de un canon peridico, durante un plazo convenido, a cuyo vencimiento, el bien se restituye a su propietario o se transfiere al usuario, si ste ltimo decide ejercer una opcin de adquisicin que, generalmente, se pacta a su favor. Administracin de la gestin documental de la compaa.

Mantenimiento de instalaciones en oficinas y bodegas en la ciudad de Bogot. Funciones dentro del rea de Servicios Administrativos: Coordinar la gestin administrativa del rea a nivel nacional Revisin y cumplimiento de contratos de arrendamiento de locales, oficinas y bodegas a nivel nacional Administracin de la gestin documental de la compaa Cumplimiento oportuno de los pagos de servicios pblicos de los puntos de venta a nivel nacional Contratacin de compras de equipos, maquinaria e inmuebles mediante la modalidad de leasing

UBICACIN DEL PROCESO Departamento Administrativo: Es el encargado de dirigir y controlar el correcto funcionamiento de la compaa a nivel administrativo.

Con respecto al Recurso Humano, el departamento es responsable de la contratacin del personal, su capacitacin y bienestar de acuerdo con las polticas de reclutamiento, seleccin, contratacin e induccin establecidas, del mismo modo, es responsable del trmite de los pagos de nmina de acuerdo a los contratos de trabajo. El Departamento administrativo se encarga tambin de suplir las necesidades bsicas de la compaa en cuanto a locaciones, maquinaria y compra de suministros. Es el responsable de vigilar el cumplimiento de los contratos que realiza la compaa, entre otros se encuentran los contratos de arrendamiento y leasing.

POLITICAS DE CALIDAD DE LA SEGURIDAD DE LA INFORMACION CONFIDENCIALIDAD: Asegurar que la informacin es accesible solo para aquellos autorizados a tener acceso. DISPONIBILIDAD: Asegurar que los usuarios autorizados tienen acceso cuando lo requieran a la informacin y sus activos asociados. INTEGRIDAD: Garantizar la exactitud y completitud de la informacin y los mtodos de sus procesos. ISO 27002: ESTRUCTURA A.12 ADQUISICIN, MANTENIMIENTO DE SISTEMAS DE INFORMACIN DESARROLLO Y

Debe contemplarse la seguridad de la informacin en todas las etapas del ciclo de vida del software en una organizacin: especificacin de requisitos, desarrollo, explotacin, mantenimiento, etc. ISO 27002: ESTRUCTURA A.13 GESTIN DE INCIDENTES DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIN

Los incidentes de seguridad deben reportarse a la Direccin tan pronto como sea posible. Deben establecerse responsabilidades y procedimientos de gestin para asegurar una respuesta rpida, efectiva y ordenada a los incidentes. Debe recogerse, retenerse y presentarse evidencias de conformidad con las reglas de prueba establecidas con la legislacin pertinente en acciones de seguimiento contra una persona u organizacin.

ANALISIS DE RIESGOS Y PLAN DE CONTINGENCIA Riesgo Robo Plan de Contingencia Seguros

Cadena de llamadas: 123, Alarmas y seguro administracin, propietario, adecuado aseguradora Llamada al administrador y Aseguradora luego este llama al caso de proveedor para reparar el necesario dao en ser

Inundacin

Incendio

Tener extintores y sealizacin dentro del Evacuacin y cadena de negocio, llamadas capacitacin del personal en manejo de extintores y aseguradora en caso de ser necesario

Para el anlisis de riesgo y plan de contingencia se puede realizar la implementacin del programa de seguridad en la informacin a lo largo y ancho de la empresa, capacitando al personal para que en caso de presentarse algn tipo de inconveniente sepan que hacer como son: Capacitar a todo el personal en la ejecucin de sus labores garantizando la optimizacin de los recursos. Capacitar al personal para que identifiquen los tipos de riesgo en el desarrollo de la informacin y as ejecutarlas con un mnimo grado de riesgo. Capacitar y dotar al personal en el uso adecuado de los implementos de seguridad de la informacin para la ejecucin de esta.

Gestin y control eficaz del proceso productivo mediante personal cualificado y especializado en la actividad de la empresa en la bsqueda de la Mejora continua de los procesos, procedimientos, productos entregados y servicios prestados al cliente, alcanzando a lo largo del

tiempo una mayor madurez en su gestin y ejecucin, realizando una evolucin continua del Sistema de Gestin de la Calidad y Seguridad de la Informacin, con el fin de adecuarnos a las exigencias de nuestros clientes, a travs de: Revisiones continas del Sistema de Gestin de la Calidad y de Seguridad de la Informacin. Establecimiento de indicadores de calidad y seguridad que nos permitan conocer el grado de eficacia y seguridad de nuestros procesos productivos. Implantacin de nuevos modelos, mtodos y/o sistemas de gestin empresarial. Fomento de la formacin del personal de la organizacin en los aspectos dbiles que se detecten a lo largo del ejercicio. Bsqueda y desarrollo de nuevos documentos que describan con mayor claridad las actividades a realizar dentro de la organizacin (procedimientos, generales y especficos, etc.) y a su posterior implantacin. Realizacin de auditoras de seguridad peridicas para conocer el grado de cumplimiento de la poltica de seguridad. Establecer el nivel de seguridad basndose en anlisis de riesgos. Analizar los riesgos a los que est expuesta la Organizacin, y gestionarlos de la mejor forma posible para alcanzar el nivel de Riesgo aceptado por la mxima Direccin.

ACTIVO DE LA INFORMACION Software contable SEVEN Administradora de empresas con ttulo rea de tecnologa

RECURSOS DEL SOFTWARE Sistema operativo Windows Procesador Pentium Licencias

SERVICIOS Puesto de trabajo Energa elctrica

Computadores Telfono (Celular - Fijo) Ups Internet Intranet Aire acondicionado OBJETIVOS DE CALIDAD DE LA SEGURIDAD DE LA INFORMACION

Juan Valdez tiene los siguientes objetivos:

Asegurar la confidencialidad de la informacin tratada por JUAN VALDEZ CAF. Proteger la integridad de la informacin. Asegurar la disponibilidad de los sistemas de informacin. Proteger la informacin frente a accesos no autorizados. Promover la concienciacin y formacin de los empleados en materia de seguridad de la informacin. Asegurar la realizacin de anlisis de riesgos para evaluar los riesgos existentes y seleccionar las medidas de seguridad necesarias manteniendo un adecuado balance entre coste y beneficio.

El objetivo principal de esta iniciativa es prestar los mejores servicios posibles y mantener la confianza depositada en la misma.

FLUJOGRAMA Se elabor el Flujograma de los procesos donde se aprecia el flujo de actividades y las reas involucradas dentro de los procesos. En los flujogramas se puede observar la participacin de varias reas de la compaa dentro de los procesos, se entiende que con este hecho se hace necesario el uso de sistemas eficientes para la comunicacin.

PROCEDIMIENTOS DEL PROCESO MAPA DE PROCESOS JUAN VALDEZ

INICIO

Orden de trabajo

Factura proforma del E

F Envo de documentos a entidad de Solicitud expedicin de pliza a

Recibo de los bienes por Rep. Legal

Proveedor entrega factura original a entidad de leasing Desembolso directo al proveedor Empresa toma opcin de compra FIN DEL CONTRATO

Revisin y aprobacin

Causacin de pagos mensuales

Realizacin del pago mensajera

Archivo y custodia del comprobante de pago

ARE
Enva contrato para Negociacin de condiciones Revisin y aprobacin legal (abogado)

AREA CONTABILIDAD

ARE
Giro pago

Revisin

Recepcin del contrato proforma

Aprobaci n y firmas pago EJECUCIN DEL CONTRATO

Mantenimient o condiciones locativas Causacin mensual arriendo, admn. Servicios pblicos Mensajera realiza el pago

Pago con cheque

Pago por transferencia

Custodia y control de comprobant es de pago

Entrega comprobante transferencia

FIN

MARCO HISTRICO Juan Valdez ha logrado lo imposible, que la primera pregunta de un gringo cuando escucha el nombre de Colombia sea si uno conoce al intrpido campesino y a su mula. Slo despus menciona a Pablo Escobar y al futbolista Andrs Escobar, cuyo asesinato despus de meter un autogol en el Mundial de Ftbol en 1994 escandaliz al mundo entero. Juan Valdez, el mejor embajador que ha tenido Colombia en la historia, naci en Nueva York en 1959 como una estrategia publicitaria para salvar a los caficultores de un inminente desastre. La sobreproduccin y los bajos precios haban desatado una guerra del centavo entre los tostadores mundiales y las empresas que les estaban apostando a las mezclas de granos de ms bajo costo. Esto dejaba a los cafeteros colombianos -que ofrecan un grano de mejor calidad y por lo tanto ms costosoprcticamente al borde de la quiebra. La Federacin de Cafeteros intent convencer a los tostadores de la bondad de incluir una mayor proporcin del grano colombiano en las mezclas: tendran caf fresco todo el ao, garantas de calidad, etc. Todo fue en vano. El precio era lo que venda. Entonces el gerente general de la poca, Arturo Gmez Jaramillo, tom una decisin audaz: llegarle directamente al consumidor estadounidense a travs de una atractiva campaa publicitaria para convencerlo de que vala la pena pagar un poco ms por el caf colombiano porque era el "mejor del mundo". La lgica de Gmez era que si los consumidores demandaban caf colombiano, los tostadores se veran forzados a incluirlo en sus mezclas en una alta proporcin. As fue.

FORMATOS

BIBLIOGRAFIA http://xn--cafcolombiano-dhb.com/ http://www.juanvaldezcafe.com/updates/files/accionistas/INFORME%20DE %20GESTION%202010%20FINAL%20%28Abril%2015%20-%202011%292.pdf http://juanvaldezmuchomasqueunsolocafe.blogspot.com/ http://www.juanvaldez.com/