2.

- PROPSITOS DE LOS PAPELES DE TRABAJO Un papel de trabajo en la manifestacin objetiva de las tcnicas y procedimientos aplicados durante el trabajo de auditora por lo tanto los papeles de trabajo: Proporcionan un registro sistemtico de la labor realizada en la auditora Proporcionan un registro de la informacin y evidencias obtenidas y desarrolladas que respaldan los hallazgos conclusiones y recomendaciones. Revelan los conocimientos del auditor respecto del rea auditada as como su habilidad para realizar problemas e identificar sus situaciones relevantes Reflejan hbitos de orden, imaginacin, visin e ingenio del auditor a realizar su trabajo. Los papeles de trabajo ayudan a supervisar y y evaluar el desempeo del personal de auditora al mismo tiempo tienen el propsito de servir como gua para auditoras posteriores. La evaluacin de la eficiencia del control interno contable y administrativo. La verificacin de que los estados financieros fueron preparados de acuerdo con principios de contabilidad generalmente aceptadas. Al cumplimiento de las normas y procedimientos de auditora, el alcance de las pruebas, base de seleccin de las muestras, etc., razones sobre los cambios ms importantes realizados en los alcances y las conclusiones del auditor. Resumen de las cuentas, incluyendo los cambios ms importantes experimentado durante el ejercicio examinado. Toda informacin bsica indispensable para sustentar y evidenciar el informe del auditor. Fundamentar la base para la revisin del trabajo de auditora. Servir de gua para la conduccin de la auditoria subsiguiente. Ampliar el conocimiento relativo al negocio de la empresa. Objetivos de los papeles de trabajo: stos pueden ser dos: Generales: Los objetivos generales de los papeles de trabajo es poder garantizar que el auditor ha aplicado su auditora aplicando las NAGAS. Especficos: Es facilitar la informacin del informe, comprobar y aplicar en detalle de las opiniones y conclusiones resumidas en el informe.

 Proporcionar informacin para la preparaciones de declaraciones tributarias e informe para el organismos de control de vigilancia del Estado Coordinar y organizar todas la fase del trabajo Prever el registro histrico y permanente de la informacin examinada y los procedimientos de auditora aplicados. Cumplir con las disposiciones legales y servir como gua para revisiones posteriores. 3.- FORMATO El tipo de papel de trabajo que ms frecuentemente se utiliza es de tamao oficio, carta o papel cuadriculada o rayado horizontalmente, dependiendo de la informacin que vaya a registrarse. Para un memorando o narracin de procedimientos podra utilizarse papel rayado horizontalmente y para un diagrama lo ms apropiado es el papel cuadriculado. Un papel de trabajo, en su estructura tiene dos campos bien definidos que son: - rea de identificacin - rea de registro de informacin, evidencia y labor registrada rea de identificacin Esta rea corresponde principalmente al encabezado del papel de trabajo. Los datos a considerar son: - Razn social de la empresa y si es necesario ubicacin de la empresa: Ejemplo.EL PORVENIR S.A. COCHABAMBA - Titulo de papel de trabajo Ejemplo.VERIFICACION DE LA DISPOSICIN DE LA PLANTA DEL TALLER DE MONTAJE - Alcance del examen: Ejemplo.-

FEBRERO A ABRIL DEL 2005 Este es el periodo bsico que abarca el examen, vale decir aquel durante el cual se llevaron a cabo las actividades u operaciones que auditarn. Sin embargo, de acuerdo a las circunstancias, ese perodo puede ampliarse unos das o meses antes o despus del periodo bsico: tal situacin debe hacerse constar en alguna otra parte del papel de trabajo, por ejemplo en la del trabajo realizado. La norma fundamental a este respecto es que el perodo que cubre la auditora debe ser lo ms prximo al momento en que se inicia el examen, por ejemplo, si el trabajo empieza en el mes de abril, el perodo a examinar podra comprender los tres meses inmediatamente anteriores a esa fecha. Fuentes de la informacin (cuando sea aplicable) Ejemplo.CARLOS JAUREGUI (Jefe de taller de montaje)

La mayor o menor especificacin de la fuente depende de la importancia que tenga el asunto con el que se relaciona de las consecuencias que podra resultar de no especificarlas correctamente. En algunos casos no ser suficiente indicar la unidad y en nombre de la persona sino inclusive el lugar o archivo de donde se obtuvo la informacin. Formado parte del rea de identificacin tambin se considera los siguientes datos: - En el ngulo superior izquierdo, el nombre de la firma o empresa de auditora. - En el ngulo superior derecho el nombre del auditor a cargo del examen, la fecha de iniciacin y conclusin del papel de trabajo. - En el ngulo inferior derecho, se practica la indizacin de los papeles de trabajo y el nmero de pgina cuando sean ms de uno de los papeles referidos al mismo asunto. rea de registro de informacin, evidencia y labor realizada Es el rea donde el auditor registra, resume, transcribe, grafica, etc. El resultado de su trabajo adoptando la forma de narraciones, clculos, cuestionarios, documentos, etc.

En cuanto a la labor realizada, esta se registra ya sea en forma totalmente descriptiva o mediante el empleo de smbolos o marcas de auditora. 4.- ASPECTOS REFERENCIALES DE SUPERVISION, CONTROL Y REFERENCIACION La supervisin y control de la ejecucin del examen de auditora est a cargo del nivel inmediato superior a quien realiza el trabajo y se manifiesta con la rbrica del supervisor, que debe ser consignada en el ngulo inferior derecho, debajo del ndice del papel de trabajo, justamente con la fecha de revisin. La referenciacion comprende del cruce de ndices del papel de trabajo con otros que le sirven de apoyo o fundamentacin, tambin se refiere al cruce mediante smbolos especiales de trabajo y el borrador de informe. Se sugiere en lo posible en tanto ndices como smbolos de referenciacion se registren sobre el margen derecho del papel de trabajo, en la columna identificada con abreviatura "REF" de la palabra de referencia. En esa columna tambin se anotarn los smbolos o marcas de auditora. (Anexo A) Los procedimientos de revisin de los papeles de trabajo, implican tomar en consideracin factores tales como: - Conformidad con los programas de auditora y cualquier instruccin emanada a los auditores - Precisin confiabilidad y aceptabilidad de los papeles de trabajo relacionados con la calidad de la evidencia obtenida - Validez y racionalidad de las conclusiones alcanzadas. Smbolos o marcas de auditora Los smbolos o marcas que el auditor coloca es para sealar sus papeles de trabajo el tipo de revisin y pruebas efectuadas. Las marcas que se utilizan en auditoria operativos tienen ms relacin con la profundizacin y continuidad del examen que comprobaciones aunque estos ltimos no se puedan descartar del todo por el hecho de que la auditoria operativa se ejecuta segn fases que se aplican progresivamente y por el contenido especial de los papeles de trabajo que son narrativos o grficos.

En tal sentido se considerarn de mucha utilidad los siguientes smbolos, para los que se utiliza lpiz de color azul objeto de identificar los de los ndices de papeles de trabajo que se marcan con color rojo: MARCA P SIGNIFICADO El dato o asunto de que se trata, por ser an incompleto o insuficiente, debe ser considerado en un siguiente programa. El dato o asunto de que se trata debe ser ampliado mediante una entrevista o consulta. Confirmar por escrito y verbalmente Inspeccionar u observar Analizar Dato o asunto que debe consignarse en una Hoja Resumen UBICACIN A la derecha del prrafo cuestin, en los papeles de trabajo. Idem anterior. Idem anterior. Idem anterior. Idem anterior. Idem anterior.

E C I A R

Segn las necesidades podran adicionarse otras marcas, que debern incorporarse a una Planilla De Marcas Auditora. Cuando se prepara el papel de trabajo anterior, no se considera necesario explicar el significado de cada una de las marcas utilizadas, dado que ya se ha hecho en la indicada planilla. Cuando el procedimiento o tcnica ha sido cumplido, la marca de auditora correspondiente se encierra en un crculo, lo que significa que necesariamente habr otro papel de trabajo donde queda la evidencia del trabajo realizado y por lo tanto una marca de auditora encerrada en crculo debe siempre asociarse al ndice del papel que le corresponde. Cuando la tcnica o procedimiento asociado a una de las marcas no pudo ser cumplido debe trazarse sobre dicha marca una lnea oblicua y registrar la explicacin del caso en el papel de trabajo denominado Limitaciones al Examen. 5.- INDIZACION DE LOS PAPELES DE TRABAJO Significa el acto mediante el cual se asigna ndices de identificacin que permiten localizar e identificar el lugar exacto donde se encuentra un papel de trabajo, dentro de los archivos que se preparan como resultado del examen.

La indizacin de los papeles de trabajo presentan la siguientes ventajas: - Simplifica la localizacin - Simplifica el proceso de supervisin y revisin - Permite el archivo sistemtico Los ndices que normalmente que se utilizan en la auditara pueden ser de las siguientes clases: - Alfabticos - Numricos - Alfanumricos Considerando el tipo de trabajo, el nivel de agresin y fases de auditora operativa, es bastante til seguir las siguientes pautas de indizacin, pudiendo aplicarse cualquier otra segn la preferencia y comodidad del autor 1.- Los papeles de trabajo del archivo permanente pueden indizarse mediante letras maysculas dobles Ejemplo: DD Listado de personal ejecutivo de la empresa 2.- El memorndum de planificacin y los programas de auditora, indizar mediante nmeros romanos. Ejemplo: III. Programa de revisin de los procedimientos de la adquisicin de Bienes de uso 3.- Los papeles del archivo corriente, pero de ndole general indizar con nmeros arbigos correlativos Ejemplo: 1234 4.- Los papeles del archivo corriente relativos a hallazgos en particular, Indicarlos mediante una combinacin alfanumrica. A la sumatoria del hallazgo le corresponder nicamente a la letra, y a las hojas de trabajo auxiliares, la letra seguida por nmeros. Ejemplo:

A Personal en exceso en almacenes A -1 Diagrama de distribucin de actividades 5.- El indizado puede efectuarse a la finalizacin del trabajo de campo, antes de la revisin final, pero tambin debera hacrselo a la conclusin de cada frase 6.- Para indizar utilizar lpiz rojo y encerrar el ndice en un circulo Tipos de archivo Los papeles de trabajo pueden prepararse dos tipos de archivos: - Archivos permanentes - Archivos Corrientes Archivo permanente La documentacin se clasifica como permanente y es que podr utilizarse en futuras revisiones y que en aos siguientes deber ser actualizada. La siguiente informacin o puede ser incluida: - Resumen o fotocopia del documento legal de constitucin de la entidad - Macro y micro organigramas - Lista de ejecutivos - Polticas procedimientos administrativos y financieros - Informacin sobre el sistema de control interno - Hoja de informacin general donde se especifique: a) Tipo de actividad b) Tamao de entidad d) Nmero y ubicacin de sucursales, etc - Descripcin completa de los aspectos operativos - Copias de manuales, instructivos y reglamentos - Copias de programas y cuestionarios de auditora - Copia de informe de auditora - Hoja de sugerencias o asuntos a ser considerados en posteriores auditorias, etc. Esta lista no es exhaustiva solo indicativa.

Archivo corriente Comprende de dos tipos de archivos algunos relacionados con aspectos generales a la revisin y otros con hallazgos especficos de auditora. Los papeles generales resultan de las primeras fases de la auditoria que es lo que aun no tienen identificados los hallazgos. Se denominan generales porque se vinculan con informacin que compete a la empresa en su conjunto. Aunque principalmente resulta de la fase de trabajo preliminar, en las fases posteriores podra seguir surgiendo en formacin general Para todos los papeles de trabajo generales deben abrirse un solo legajo en cambio ser conveniente para cada hallazgo se habiliten legajos especficos aunque estos dependa de la importancia y la cantidad de papeles. no es posible indicar la relacin de papeles y pudieron incluir en el archivo corriente pero se considera imprescindibles en cualquier legajo la inclusin de: - Los programas de auditora debidamente relacionados con los papeles de trabajo que apoyan su ejecucin - Papeles de trabajo que respaldan la realizacin y aplicaron del programa de auditora, preparado para el examen - Correspondencia cursada y revisada y fundamentalmente las acatas de validacin de los hallazgos - En los legajos especficos se incluye una hoja resumen del hallazgo, que resume la totalidad de los atributos de un hallazgo de auditoria