La ventana de Excel

Muchos de los elementos que se ven en la ventana de Excel 2003 son comunes a la mayora de otros programas como Word, PowerPoint y las versiones anteriores de Excel. Sin embargo, hay algunos que solamente se encuentran en Excel 2003.

Libro
El libro es un archivo exclusivo creado por Excel 2003.

Barra de ttulos

La barra de ttulos muestra el nombre de la aplicacin y el nombre de la hoja de clculo.

Barra de mens

La barra de mens muestra todos los mens que se encuentran disponibles en Excel 2003. El contenido de cualquier men puede verse al hacer clic en el nombre del men con el botn izquierdo del ratn.

Barra de herramientas
Algunos comandos de los mens tienen imgenes o iconos asociados. Estas imgenes tambin pueden aparecer como atajos en la barra de herramientas.

Ttulos de las columnas

Una hoja de clculo de Excel tiene 256 columnas en total, cada una de las cuales est identificada por una letra o combinacin de letras.

Ttulos de las filas

Una hoja de clculo de Excel tiene 65.536 filas en total, cada una de las cuales est identificada por un nmero.

Cuadro de nombres

Muestra la direccin de la seleccin actual o de la celda activa.

Barra de frmulas

Muestra informacin ya ingresada, o a medida que se va ingresando, en la celda activa o actual. En la barra de frmulas tambin puede editarse el contenido de una celda.

Celda

Una celda es la interseccin de una columna y una fila. Cada celda tiene su propia direccin. En

la figura anterior, la direccin de la celda seleccionada es B3. El borde grueso que rodea a la celda seleccionada se denomina indicador de la celda.

Botones de navegacin y etiquetas de las hojas

Estos botones le permiten desplazarse fcilmente a otra hoja de clculo dentro de un libro de Excel. Se utilizan para ver la primera, anterior, siguiente o ltima hoja de clculo de un libro. Las etiquetas de las hojas separan un libro en hojas de clculo especficas. El libro viene con tres hojas de clculo. Un libro debe tener por lo menos una hoja de clculo.

Libros y hojas de clculo

Al abrir Microsoft Excel 2003, automticamente aparecer un libro en su espacio de trabajo. Cada libro est compuesto de tres hojas de clculo. Una hoja de clculo es una cuadrcula de celdas que contiene 65.536 filas por 256 columnas. La informacin de la hoja de clculo -texto, nmeros o frmulas matemticas- se ingresa en las distintas celdas.

Los ttulos de las columnas se identifican con caracteres alfabticos en los recuadros de color gris dispuestos horizontalmente en la parte superior en la pantalla de Excel. La primera columna se denomina A y la ltima, IV. Las filas se identifican con nmeros que aparecen sobre la izquierda y se disponen en forma vertical en la pantalla de Excel. La primera fila se identifica con el nmero 1 y la ltima, con el nmero 65536. Trminos importantes

Un libro de trabajo est compuesto de tres hojas. Las hojas de clculo estn etiquetadas como Sheet1 (Hoja1), Sheet2 (Hoja2) y Sheet3 (Hoja3). La hoja de clculo de Excel est compuesta de columnas y filas. Para acceder a una hoja de clculo, haga clic en la ficha que dice Sheet# (Hojanmero).

La celda de Excel

La hoja de clculo de Excel est compuesta de columnas y filas, en cuya interseccin se encuentran unos cuadros pequeos llamados celdas. La celda activa, o celda con la que se puede trabajar, tendr un borde oscuro. Todas las otras celdas tendrn un borde gris claro. Cada

celda tiene su nombre compuesto de dos partes la letra de la columna y el nmero de la fila.

En la siguiente imagen la celda C3, formada por la interseccin de la columna C y la fila 3, tiene el borde oscuro. Es la celda activa.

Trminos importantes Cada celda tiene su propia direccin compuesta de la letra de la columna y el nmero de fila. La celda activa es la celda que recibe informacin o un comando del usuario. La celda activa est identificada por un borde ms oscuro llamado indicador de la celda.

Desplazamiento por un libro

Para activar cualquier celda, haga clic en ella con el puntero del ratn. Para desplazar el indicador una celda hacia la izquierda/derecha/arriba/abajo, emplee las teclas de flechas del teclado.

Puede recorrer el libro de distintas maneras.

Siga estos pasos para desplazar el indicador de la celda:

Siga estos pasos para recorrer la hoja de clculo:

La barra de desplazamiento vertical ubicada junto al borde derecho de la pantalla se utiliza para desplazarse hacia arriba o hacia abajo de la hoja de clculo. La barra de desplazamiento horizontal ubicada en la parte inferior de la pantalla se utiliza para desplazarse hacia la izquierda o hacia la derecha de la hoja de clculo.

Las teclas PageUp (RePg) y PageDown (AvPg) del teclado se usan para desplazar el cursor hacia arriba o hacia abajo una pantalla por vez. Otras teclas que desplazan la celda activa son Home (Inicio), que la lleva a la primera columna de la fila actual y Ctrl+Home (Inicio), que la lleva al ngulo superior izquierdo de la hoja de clculo o celda A1.

Siga estos pasos para desplazarse entre hojas de clculo:

Como ya lo hemos dicho, cada libro viene con tres hojas de clculo representadas por etiquetas -con los nombres Sheet1 (Hoja1), Sheet2 (Hoja2) y Sheet3 (Hoja3)- que aparecen en la parte inferior de la ventana de Excel.

Siga estos pasos para desplazarse de una hoja de clculo a otra:

Haga clic en la etiqueta de la hoja (Sheet1 [Hoja1], Sheet2 [Hoja2] o Sheet3 [Hoja3]) que desea visualizar.

Explicacin de los trminos del men Archivo

El men File (Archivo) contiene todas las funciones tratadas en esta leccin: New (Nuevo), Open (Abrir), Close (Cerrar), Save (Guardar) y Save As (Guardar como).

New (Nuevo)
Se utiliza para crear un nuevo libro.

Open (Abrir)
Se utiliza para abrir un archivo existente en un disquete o en el disco duro de la computadora.

Close (Cerrar)
Se utiliza para cerrar una hoja de clculo.

Save As (Guardar como)

Se utiliza para guardar un nuevo archivo por primera vez o un archivo existente con otro nombre.

Save (Guardar)
Se utiliza para guardar un archivo que fue modificado. Si cierra el libro sin guardarlo, perder todos los cambios realizados.

Instrucciones para crear un libro

Al abrir Excel 2003 por primera vez aparece un libro en blanco, donde podr directamente ingresar informacin o crear un diseo.

Siga estos pasos para crear un libro en Excel 2003:

Seleccione File (Archivo)

New (Nuevo) en la barra de mens.

Se abrir el panel de tareas New Workbook (Nuevo libro) en el sector derecho de la pantalla.

Seleccione la opcin Blank Workbook (Libro en blanco) en la opcin New (Nuevo). Se abrir un libro en blanco en la ventana de Excel y se cerrar el panel de tareas New Workbook (Nuevo libro).

Instrucciones para guardar un libro

Todos los libros creados en Excel deben guardarse y recibir un nombre para distinguirse de otros libros. La primera vez que guarde un libro, Excel le pedir que elija un nombre mediante la funcin Save As (Guardar como). Una vez que haya elegido el nombre, cualquier cambio adicional efectuado al texto, nmeros o frmulas deber guardarse mediante la funcin Save (Guardar).

Siga estos pasos para guardar un nuevo libro:

Seleccione File (Archivo)

Save As (Guardar como) en la barra de mens.

Aparecer el cuadro de dilogo Save As (Guardar como). Haga clic en el men desplegable Save In: (Guardar en) y decida en qu ubicacin desea guardar el archivo. Haga clic en 3 1/2 floppy (A:) [Disco de 3 1/2 (A:)] para guardar el archivo en un disquete, o en Local Disk (C:) [Disco local (C:)] para guardarlo en la computadora. Escriba un nuevo nombre para el archivo en el cuadro File name: (Nombre de archivo). Haga clic en el botn Save (Guardar).

Siga estos pasos para guardar cambios realizados en un libro de Excel 2003 existente:

Seleccione File (Archivo)

Save (Guardar) en la barra de mens, o bien

Haga clic en el botn Save (Guardar) en la barra de herramientas estndar. Si guarda el archivo por primera vez y no elige un nombre para su archivo, Microsoft Excel lo har por usted. Cuando trabaje con una hoja de clculo, le aconsejamos guardar a menudo. Nunca viene bien perder informacin! Puede guardar rpidamente su hoja de clculo con la combinacin de teclas Ctrl + S si est ejecutando el programa en ingls, o bien Ctrl + G si lo est ejecutando en espaol.

Instrucciones para abrir un libro

Seleccione File (Archivo) Open (Abrir) en la barra de mens.

Puede abrir cualquiera de los libros que fueron guardados con un nombre.

Siga estos pasos para abrir un libro de Excel 2003 existente:

Se abrir el cuadro de dilogo Open (Abrir).

En la lista Look in (Buscar en), haga clic en la unidad de disco, carpeta o ubicacin en la Internet que tiene el archivo que desea abrir. En la lista de carpetas, abra la que contiene el archivo. Una vez que aparezca el archivo deseado, haga clic en l para seleccionarlo. Haga clic en el botn Open (Abrir).

Instrucciones para cerrar un libro

Seleccione File (Archivo) Close (Cerrar) en la barra de mens. El libro situado en la ventana de Excel se cerrar.

Siga estos pasos para cerrar un libro de Excel 2003 existente:

Excel 2003 le solicitar que guarde la informacin en el caso de que haya ingresado datos o modificado el libro entre la ltima vez que guard el archivo y el momento en que lo cierra.

Instrucciones para ingresar datos en una celda

En una celda se pueden ingresar tres tipos de datos: texto, nmeros y frmulas. Entendemos por texto a la informacin que no es un nmero ni una frmula. Los nmeros son valores utilizados para hacer clculos. Las frmulas son los clculos matemticos.

Siga estos pasos para ingresar datos en una celda:

Seleccione con un clic del ratn la celda en que desea ingresar informacin. Comience a escribir los datos. Al hacerlo, aparecer un punto de insercin en la celda.

Los datos se pueden ingresar en la celda o en la barra de frmulas.

Los datos ingresados aparecern en la celda activa y en la barra de frmulas.

Observe los botones Cancel (Cancelar) y Enter (Introducir) en la barra de frmulas.

Al seleccionar el botn Enter (Introducir) se dar por concluido el ingreso de informacin y se desactivarn los botones de la barra de frmulas. La funcin Autocompletar de Excel lleva la cuenta del texto ya ingresado en una columna. Si los primeros caracteres que ingresa en una celda concuerdan con una entrada ya existente en esa columna, Microsoft Excel se encargar de completar el resto por usted.

Instrucciones para modificar datos en una celda

Es probable que con el tiempo deba modificar y editar los datos ya ingresados en una hoja de clculo. He aqu dos mtodos para lograrlo.

Mtodo rpido y sencillo:

Haga clic en la celda que contiene la informacin que debe modificar. Escriba la nueva informacin. El nuevo texto reemplazar al texto existente. Si el texto original es demasiado extenso y slo necesita una pequea modificacin (correccin de una falta de ortografa), edite la entrada.

Instrucciones para modificar los datos en una celda:

Mtodo 1: modificacin directa en la celda

Haga doble clic en la celda que contiene la informacin que debe modificar. La celda se abrir y podr modificarla directamente.

Realice los cambios necesarios. Pulse la tecla Enter (Intro) o haga clic en el botn Enter (Introducir) situado en la barra de frmulas para completar el ingreso de informacin. Mtodo 2: modificacin en la barra de frmulas

Haga clic en la celda que contiene la informacin que debe modificar. Edite la entrada en la barra de frmulas.

Instrucciones para eliminar datos en una celda

Seleccione con un clic del ratn la celda que contiene la informacin que debe eliminar. Haga clic en la informacin que aparece en la barra de frmulas.

Siga estos pasos para eliminar datos existentes en una celda:

Haga clic en el botn Cancel (Cancelar) para borrar la informacin ingresada y desactivar los botones de la barra de frmulas. O BIEN,

Seleccione con un clic del ratn la celda que contiene la informacin que debe eliminar. Pulse la tecla Delete (Suprimir). O bien, Haga clic con el botn derecho del ratn y seleccione la opcin Clear Contents (Borrar contenido) en el men contextual.

Siga estos pasos para eliminar datos que se escribieron, pero todava no se ingresaron en la celda:

Pulse la tecla Escape y cancele la informacin ingresada.

Funciones Undo (Deshacer) y Redo (Rehacer)

A veces, quizs cometa un error en una hoja de clculo, como por ejemplo ingresar un nmero equivocado en una celda. Excel 2003 le permite deshacer esa operacin. Utilice el Botn Undo (Deshacer) en la barra de herramientas estndar. Se puede recuperar la ltima accin.

Siga estos pasos para deshacer acciones recientes (ingreso de informacin, formato, etc.) en forma individual:

Haga clic en el

botn Undo (Deshacer).

Siga estos pasos para deshacer varias acciones recientes simultneamente:

Haga clic en la flecha situada junto al botn Undo (Deshacer). Seleccione en la lista las operaciones que desea deshacer.

Microsoft Excel deshace la accin seleccionada y todas las que figuran con anterioridad a sta en la lista. Una accin de Deshacer puede cancelarse mediante la aplicacin de una accin de Rehacer. Esto resulta muy til cuando realiz por error una operacin de Deshacer. Recuerde, slo es posible Rehacer una accin si no ha modificado una hoja de clculo desde que se ejecut la ltima operacin de Deshacer:

Siga estos pasos para Rehacer una operacin de Deshacer:

Pulse el botn

Redo (Rehacer).

Siga estos pasos para rehacer al mismo tiempo varias acciones deshechas:
Haga clic en la flecha situada junto al botn Redo (Rehacer). Seleccione en la lista las operaciones que desea rehacer. Microsoft Excel cancela la accin de Deshacer.

Seleccin de varias celdas

En Excel 2003 llamamos celda activa a aqulla que se encuentra seleccionada en ese momento. Tambin puede seleccionar un grupo de celdas contiguas, o un rango de celdas. Pueden realizarse varias operaciones con un rango de celdas: desplazarlo, copiarlo, eliminarlo o darle formato. Un rango de celdas puede definirse de distintas maneras: seleccin de un grupo especfico de celdas, de varias columnas o filas; o bien de toda la hoja de clculo.

Siga estos pasos para seleccionar un rango de celdas:

Vaya a la primera celda del rango. El puntero del ratn se transformar en una cruz grande. Mantenga pulsado el botn izquierdo del ratn y arrstrelo hacia la izquierda o derecha, hacia arriba o abajo hasta la ltima celda que desea seleccionar.

Suelte el botn del ratn. Las celdas seleccionadas aparecern sombreadas.

Siga estos pasos para seleccionar todas las celdas en una columna o fila:

Seleccione la columna de su preferencia haciendo clic en el ttulo gris y arrastre el cursor por los ttulos de las otras columnas para incluirlas.

Seleccione la fila de su preferencia haciendo clic en el ttulo gris y arrastre el cursor hacia abajo para incluir otras filas.

Siga estos pasos para seleccionar toda la hoja de clculo:

Haga clic en el rectngulo gris situado en el ngulo superior izquierdo para seleccionar

toda la hoja de clculo.

Si las celdas y columnas que desea no estn contiguas, seleccione uno de los rangos que desea y mantenga pulsada la tecla Control mientras selecciona los dems.

Definicin de las funciones de cortar, copiar y pegar

Las funciones de cortar, copiar y pegar son sumamente tiles en Excel 2003. Le permitirn copiar y/o cortar rpidamente informacin de las celdas (texto, nmeros o frmulas) y pegarla en otras. Estas operaciones le evitan tener que escribir siempre la misma informacin. Los botones Cut (Cortar), Copy (Copiar) y Paste (Pegar) se encuentran ubicados en la barra de herramientas estndar.

Las funciones Cut (Cortar), Copy (Copiar) y Paste (Pegar) tambin aparecen como opciones en el men Edit (Edicin).

Estas funciones tambin pueden realizarse con las teclas de atajo: Cortar Ctrl + X Copiar Ctrl + C Pegar Ctrl + V

Instrucciones para copiar y pegar el contenido de las celdas

La funcin Copiar le permite copiar informacin seleccionada de la hoja de clculo y ubicarla temporalmente en el portapapeles, un archivo de almacenamiento temporal en la memoria de su computadora. La funcin Pegar le permite seleccionar cualquiera de los elementos del portapapeles y colocarlo en otra celda de la misma hoja de clculo, o incluso en otra hoja de clculo.
Siga estos pasos para copiar y pegar: Seleccione la celda o celdas que desea duplicar.

Haga clic en el botn Copy (Copiar) en la barra de herramientas estndar. El borde de las celdas afectadas se asemejar a un "desfile de hormigas".

Haga clic en la celda en que desea colocar la informacin duplicada. La celda quedar resaltada. Si desea copiar el contenido de la celda en varias celdas, haga clic en la primera celda en que desea colocar la informacin duplicada.

Pulse la tecla Enter (Intro). La informacin se copiar en su nueva ubicacin. Asegrese de no pegar informacin en celdas que ya contienen datos. Si lo hace, borrar la informacin contenida en la celda. Podr copiar informacin de distintos orgenes, entre ellos sitios Web, mensajes electrnicos y otras aplicaciones de Office como Word y PowerPoint, y pegarla en una hoja de clculo de Excel.

Instrucciones para cortar y pegar informacin el contenido de las celdas

La funcin Cut (Cortar) le permite eliminar informacin de las celdas de una hoja de clculo. La informacin cortada puede pegarse en otra celda, siempre y cuando lo haga antes de efectuar otra operacin. Si no pega inmediatamente la informacin cortada, sta se borrar del portapapeles de Office.
Siga estos pasos para cortar y pegar: Seleccione la celda o celdas que desea cortar.

Haga clic en el botn Cut (Cortar) en la barra de herramientas estndar. La informacin que contiene se borrar. El borde de las celdas afectadas se asemejar a un "desfile de hormigas". Haga clic en la celda en que desea colocar la informacin duplicada. La celda quedar resaltada. Si desea copiar el contenido de la celda en varias celdas, haga clic en la primera celda en que desea colocar la informacin duplicada.

Pulse la tecla Enter (Intro). La informacin se pegar en su nueva ubicacin. Tal vez no desee pegar la informacin cortada. Puede usar Cut (Cortar) slo para borrar informacin de una celda.

Instrucciones para desplazar datos con las funciones de

arrastrar y colocar

Tambin podr desplazar datos de una celda a la otra mediante el mtodo de arrastrar y colocar. Puede usar el cursor para sealar la informacin a desplazar y luego arrastrar la celda a su nueva ubicacin.
Siga estos pasos para usar el mtodo de arrastrar y colocar: Resalte y seleccione la o las celdas que desea desplazar a otra ubicacin. Coloque el puntero del ratn cerca de uno de los bordes de la o las celdas seleccionadas.

El puntero del ratn se transformar de una cruz grande blanca a una cruz negra delgada con flechas en sus cuatro extremos.

Mantenga el puntero del ratn en el borde de la celda seleccionada y, a continuacin, pulse y mantenga pulsado el botn izquierdo del ratn y arrastre la celda a su nueva ubicacin.

Suelte el botn del ratn para desplazar la informacin a su nueva ubicacin.

Introduccin a las frmulas

En sus pocas de estudiante, probablemente haya tenido que memorizar ciertas frmulas para resolver problemas matemticos. Microsoft Excel emplea estas mismas frmulas para realizar clculos en una hoja de clculo. Una frmula puede ser una combinacin de valores (nmeros o referencias de celdas) y operadores aritmticos (+, -, /, *, =) dentro de una expresin algebraica. En Excel, todas las frmulas deben comenzar con el signo igual (=). La siguiente tabla muestra algunos de los operadores aritmticos que aprendi en sus pocas de estudiante y la representacin de estos mismos operadores en Excel 2003. Escuela Excel 2003 Suma + + Resta Multiplicacin X * Divisin / / Igual = =

El resultado de una frmula (la respuesta de la suma 2+3, por ejemplo) aparecer en la celda de la hoja de clculo de Excel, mientras que la frmula correspondiente slo se ver en la barra de frmulas. El resultado de una frmula cambiar a medida que se ingresan distintos nmeros en las celdas mencionadas en la definicin de la frmula.

Creacin de una frmula sencilla de suma

En Excel, una frmula sencilla contiene una sola operacin aritmtica: un primer nmero ms un segundo nmero es igual a un tercer nmero. Crear una frmula sencilla es tan fcil como escribir 1+1. La nica diferencia es que en Excel todas las formulas deben comenzar con el signo igual (=). Si en Excel escribe nada ms que 1+1, la celda slo mostrar "1+1". Deber comenzar la ecuacin con el signo igual, o sea =1+1. Esto es vlido para cualquier frmula, sencilla o compleja, de suma, resta, multiplicacin o divisin. Sumemos dos nmeros para crear un tercero, 128+345=473. En Excel 2003, esto se expresa con la frmula =128+345, tal como se muestra a continuacin.

Siga estos pasos para crear una frmula sencilla que sume dos nmeros: Haga clic en la celda donde se definir la frmula. Escriba el signo igual (=) para que Excel sepa que comienza la definicin de la frmula. Escriba el primer nmero de la suma (128, por ejemplo) Escriba el signo ms (+) para que Excel sepa que se realizar una suma. Escriba el segundo nmero de la suma (345, por ejemplo). Pulse la tecla Enter (Intro) o haga clic en el botn Enter (Introducir) situado en la barra de

frmulas para completar el ingreso de la frmula.

Creacin de una frmula sencilla de suma (continuacin)

Pero, qu sucede si una columna contiene varios nmeros, cada uno de los cuales cambia peridicamente? Usted no desear escribir una nueva frmula cada vez que se modifique un nmero. Afortunadamente, Excel 2003 le permite incluir referencias de celdas en las frmulas. Una frmula puede sumar los valores de dos celdas (por ejemplo, B2 y B3). Escriba los

valores que desee en estas dos celdas y la frmula ajustar la respuesta como corresponda. Si usa este mtodo para calcular dos nmeros (por ejemplo 128 y 345), deber escribir 128 en la celda B2 y 345 en la celda B3. La frmula de Excel, =B2+B3, quedar entonces definida en la celda B4.

Siga estos pasos para crear una frmula sencilla que sume el contenido de dos celdas: Escriba los nmeros que desea calcular en celdas separadas (por ejemplo, escriba 128

en la celda B2 y 345 en la B3). Seleccione con un clic del ratn la celda en la que aparecer la respuesta (por ejemplo, B4). Escriba el signo igual (=) para que Excel sepa que comienza la definicin de la frmula. Escriba el nmero de celda que contiene el primer nmero de la suma (por ejemplo, B2). Escriba el signo ms (+) para que Excel sepa que se realizar una suma. Escriba el nmero de celda que contiene el segundo nmero de la suma (por ejemplo, B3). Pulse la tecla Enter (Intro) o haga clic en el botn Enter (Introducir) situado en la barra de frmulas para completar el ingreso de la frmula.

Creacin de una frmula sencilla de resta mediante el mtodo de sealar y hacer clic

En la definicin de las frmulas pueden utilizarse nmeros o referencias de celdas. En lugar de escribir el nmero o la referencia de celda, tambin podr utilizar el ratn para seleccionar las celdas que utilizar en la frmula. Mediante este mtodo, escriba una frmula sencilla que reste una celda de otra: =B3-B2.

Siga estos pasos para crear una frmula sencilla de resta mediante el mtodo de sealar y hacer clic:

Escriba los nmeros que desea calcular en celdas separadas (por ejemplo, escriba 128 en la celda B2 y 345 en la B3). Seleccione con un clic del ratn la celda en la que aparecer la respuesta (por ejemplo, B4). Escriba el signo igual (=) para que Excel sepa que comienza la definicin de la frmula. Haga clic en la primera celda que desea incluir en la frmula (por ejemplo, B3). Escriba el signo menos (-) para que Excel sepa que se realizar una resta. Haga clic en la prxima celda de la frmula (B2, por ejemplo). Si la frmula incluye varias celdas, repita los pasos anteriormente mencionados en cuarto y quinto lugares hasta que haya ingresado toda la frmula. Pulse la tecla Enter (Intro) o haga clic en el botn Enter (Introducir) situado en la barra de frmulas para completar el ingreso de la frmula.

Creacin de una frmula sencilla de multiplicacin

La creacin de frmulas de multiplicacin es muy similar a la creacin de frmulas de suma y resta. Para multiplicar dos celdas, B2 y B3, deber insertar entre ellas un operador de multiplicacin (*) =B2*B3.

Siga estos pasos para crear una frmula sencilla que multiplique el contenido de dos celdas: Escriba los nmeros que desea calcular en celdas separadas (por ejemplo, escriba 128

en la celda B2 y 345 en la B3). Seleccione con un clic del ratn la celda en la que aparecer la respuesta (por ejemplo, B4). Escriba = Haga clic en la primera celda que desea incluir en la frmula (por ejemplo, B2). Escriba un operador aritmtico (por ejemplo, el smbolo de multiplicacin *). El operador aparecer en la celda y en la barra de frmulas. Haga clic en la prxima celda de la frmula (B3, por ejemplo). Si la frmula incluye varias celdas, repita los pasos anteriormente mencionados en cuarto y quinto lugares hasta que haya ingresado toda la frmula. Pulse la tecla Enter (Intro) o haga clic en el botn Enter (Introducir) situado en la barra de frmulas para completar el ingreso de la frmula.

Creacin de una frmula sencilla de divisin

La creacin de frmulas de divisin es muy similar a la creacin de frmulas de suma, resta y multiplicacin. Para dividir el contenido de la celda B2 por la celda B3, deber insertar entre ellas un operador de divisin (/) =B2/B3.
Siga estos pasos para crear una frmula sencilla que divida una celda por otra:

Escriba los nmeros que desea calcular en celdas separadas (por ejemplo, escriba 128 en la celda B2 y 345 en la B3). Seleccione con un clic del ratn la celda en la que aparecer la respuesta (por ejemplo, B4). Escriba el signo igual (=) para que Excel sepa que comienza la definicin de la frmula. Haga clic en la primera celda que desea incluir en la frmula (por ejemplo, B2). Escriba un operador aritmtico (por ejemplo, el smbolo de divisin /). El operador aparecer en la celda y en la barra de frmulas. Haga clic en la prxima celda de la frmula (por ejemplo, B3). Si la frmula incluye varias celdas, repita los pasos anteriormente mencionados en cuarto y quinto lugares hasta que haya ingresado toda la frmula. Muy importante: pulse la tecla Enter (Intro) o haga clic en el botn Enter (Introducir) situado en la barra de frmulas. Con este paso concluye la frmula.

Definicin de las frmulas complejas

Las frmulas sencillas tienen una sola operacin aritmtica, mientras que las frmulas complejas incluyen ms de una. En las operaciones aritmticas, es muy importante mantener el orden. Al ingresar una frmula compuesta de varias operaciones (suma, resta y divisin), Excel 2003 sabr que tiene que ejecutarlas en un determinado orden. El orden de las operaciones es el siguiente:

1. Operaciones entre parntesis 2. Clculos que incluyan exponentes potenciales (elevacin a una potencia) 3. Multiplicacin y divisin, sea cual fuere que aparezca en primer trmino 4. Suma y resta, sea cual fuere que aparezca en primer trmino 5. Respetando este orden, veamos cmo se calcula la frmula 120/(8-5)*4-2 en la siguiente figura:

6. 7. 8. 9.
10.

Ahora veamos otro ejemplo: 2*(6-4) =? Cul es la respuesta, 8 4? Si realiza el clculo en el orden en que aparecen los nmeros, sin tener en cuenta los parntesis, 2*6-4, obtendr el resultado incorrecto, 8. Debe seguir el orden de las operaciones para llegar a la respuesta correcta.
Siga estos pasos para obtener la respuesta correcta: Calcule la operacin que figura entre parntesis (6-4), cuya respuesta es 2. Multiplique la respuesta obtenida en el paso anterior, que es 2, por la expresin numrica

2* que abri la ecuacin. En otras palabras, multiplique 2*2. La respuesta correcta es 4. Al usar frmulas con referencias de celdas, los resultados cambian cada vez que se modifican los nmeros. Recuerde: cuando trabaje en Excel, nunca realice las operaciones aritmticas "mentalmente" ni escriba la respuesta en una celda donde debera haber una frmula para calcular la respuesta.

Definicin de las frmulas complejas (continuacin)

Antes de continuar, analice ms frmulas y asegrese de haber comprendido el orden de las operaciones con las que Excel calcula la respuesta. 5*3/2 Multiplique 5*3 antes de realizar la divisin porque el signo de multiplicacin precede al de divisin. La respuesta es 7,5. 5/3*2 Divida 5/3 antes de realizar la multiplicacin porque el signo de divisin precede al de multiplicacin. La respuesta es 3,333333. Realice la operacin que figura entre parntesis (3*2) primero y luego divida este resultado por 5. La respuesta es 0,833333. Sume 5+3 antes de realizar la resta, porque el signo de suma precede al

5/(3*2)

5+3-2

de resta. La respuesta es 6. 5-2+3 Reste 5-2 antes de realizar la suma porque el signo de resta precede al de suma. La respuesta es 6. Multiplique 2*3 antes de realizar la resta porque el signo de multiplicacin tiene una jerarqua superior al de resta. La respuesta es -1. Realice primero la operacin que figura entre parntesis (5-2) y luego multiplique el resultado por 3. La respuesta es 9.

5-2*3

(5-2)*3

Creacin de frmulas complejas

En una frmula compleja, Excel 2003 sigue automticamente un orden estndar de operaciones. Por lo tanto, si desea calcular en primer trmino una parte de la frmula, colquela entre parntesis. A modo de ejemplo, digamos que si deseamos sumar el contenido de las celdas B2 y B3, y luego multiplicar la respuesta por los datos de la celda A4, entonces necesitaramos definir la siguiente frmula: =(B2+B3)*A4.

Ingrese los nmeros que desea calcular. Haga clic en la celda en que desea que aparezca el resultado de la frmula. Escriba el signo igual (=) para que Excel sepa que comienza la definicin de la frmula. Escriba un parntesis de apertura, o ( Haga clic en la primera celda que desea incluir en la frmula (por ejemplo, B2). Escriba el signo ms (+) para que Excel sepa que se realizar una suma. Haga clic en la segunda celda de la frmula. La referencia B3 aparecer en el lugar donde desea colocar el resultado. Finalice la operacin B2+B3 al agregar un parntesis de cierre, o ) Escriba el operador aritmtico siguiente, o el smbolo de multiplicacin (*), para que Excel sepa que se va a realizar una multiplicacin. Haga clic en la tercera celda que desea incluir en la frmula, la celda A4. Muy importante: pulse la tecla Enter (Intro) o haga clic en el botn Enter (Introducir) situado en la barra de frmulas. Con este paso concluye la frmula. Intente cambiar uno de los valores de la frmula y observe la respuesta obtenida.

Rellenado de frmulas en otras celdas

Algunas veces, usted escribir una frmula que utilizar bastante en distintos lugares de una hoja de clculo. Por ejemplo, una hoja de clculo puede contener varias columnas de nmeros. Cada columna tendr una frmula que sume todos los nmeros que all figuren. Podr escribir la frmula varias veces, una vez en cada columna, o bien podr copiarla y pegarla en cada columna.

El mtodo de rellenado de frmula le permite copiar una frmula y rellenar con ella varias celdas consecutivas simultneamente. Al desplazar el puntero del ratn sobre el controlador de relleno, es decir el cuadrado situado en el ngulo inferior derecho de la celda, ste se transformar en un filamento cruzado.

Siga estos pasos para copiar una frmula a una celda contigua con el controlador de relleno: Haga clic en la celda que contiene la frmula que desea copiar. Coloque el puntero del ratn sobre el controlador de relleno. Haga clic y mantenga pulsado el botn izquierdo del ratn y luego arrastre el contenido a

la celda que desea aplicar el rellenado de frmula. Suelte el botn del ratn. Seleccione la opcin Copy Cells (Copiar celdas) en el men desplegable de opciones de autorrelleno.

Al copiar la frmula a otras celdas de la hoja de clculo, las referencias de celdas de una frmula se actualizan automticamente. Tambin puede utilizar la funcin de copiar y pegar para copiar una frmula en otras celdas. Haga clic en Avanzar para obtener ms informacin sobre el mtodo de copiar y pegar.

Instrucciones para copiar y pegar frmulas

El proceso para copiar y pegar una frmula es idntico al proceso utilizado para copiar y pegar texto.
Siga estos pasos para copiar y pegar una frmula: Seleccione la celda que contiene la frmula que desea copiar.

Haga clic en el botn "desfile de hormigas".

Copy (Copiar). Las celdas copiadas aparecern rodeadas por un

Seleccione la celda donde desea pegar la frmula duplicada. Pulse la tecla Enter (Intro). La frmula se copiar en su nueva ubicacin.

Revisin de frmulas

Excel le permite revisar, y por ende modificar, todas las frmulas que haya escrito anteriormente en una hoja de clculo.
Siga estos pasos para revisar una frmula mediante el empleo del teclado: Haga doble clic en la celda que contiene la frmula que desea modificar. Ahora el cursor puede moverse hacia la izquierda y hacia la derecha entre los valores en

la frmula de la celda B5.

Realice las modificaciones necesarias a la frmula. Pulse la tecla Enter (Intro) o haga clic en el botn Enter (Introducir) para aceptar la nueva frmula.

Creacin de una referencia absoluta

En lecciones anteriores aprendimos que al copiar una frmula que utiliza referencias, Excel automticamente ajustar las referencias en las frmulas pegadas para reflejar las nuevas celdas afectadas por la frmula. Sin embargo, al copiar y pegar una frmula muchas veces no querr que se modifiquen una o varias referencias. Este problema se soluciona con la referencia absoluta. Las referencias absolutas de celdas en una frmula siempre se referirn a la misma celda o rango de celdas en una frmula. Si la frmula se copia en otra ubicacin, la referencia absoluta no se modificar. En una frmula, la referencia absoluta queda identificada por el signo de dlar ($). ste puede preceder la referencia de la columna, de la fila o de ambas. Algunos ejemplos de referencias absolutas son: La columna y la fila no cambiarn cuando se las $A$2 copie. A$2 La fila no cambiar cuando se la copie. $A2 La columna no cambiar cuando se la copie.
Siga estos pasos para crear una referencia absoluta:

Escriba los nmeros que desea calcular (por ejemplo: 34567 en la celda B2 y 1234 en la celda B3). A continuacin, cree una frmula sencilla (=B2+B3).

Para crear en esa frmula una referencia absoluta, para B2, agregue el signo de dlar $ antes de B (referencia de la columna) y antes de 2 (referencia de la fila) de manera que la nueva frmula se lea as (=$B$2+B3)

Copie y pegue la frmula en otra celda contigua. La frmula ahora incluye una referencia absoluta a B2 (=$B$2+D3).

Uso de las funciones

Una funcin es una frmula predefinida que ayuda a ejecutar operaciones matemticas comunes. Las funciones le ahorrarn el tiempo de escribir largas frmulas. A modo de ejemplo, digamos que podr utilizar -entre otras- una funcin de Excel denominada Average (Promedio) para hallar rpidamente el promedio de un rango de nmeros. O bien, usar la funcin SUM (SUMA) para sumar un rango de celdas. Excel 2003 tiene muchas funciones diferentes. Cada funcin tiene un cierto orden, llamado sintaxis, que es necesario respetar para que la funcin produzca los resultados deseados. Sintaxis: 1. Todas las funciones comienzan con el signo =. 2. A continuacin del signo = se encuentra el nombre de la funcin [por ejemplo, SUM

(SUMA)]. 3. Los argumentos -nmeros, texto o referencias de celdas- deben figurar entre parntesis. Si hay ms de un argumento, stos deben estar separados por comas. 4. He aqu un ejemplo de una funcin con un solo argumento, que suma el rango de celdas B3 a B10:

5. 6.

He aqu un ejemplo de una funcin con ms de un argumento, que calcula el promedio de los nmeros en un rango de celdas: B3 a B10 y C3 a C10:

7. 8.

Excel tiene cientos de funciones (frmulas predefinidas) diferentes para ayudarlo a hacer clculos. Como usted ya sabe, crear frmulas individuales es una tarea difcil y lenta. Si utiliza las funciones que trae Excel, ahorrar mucho tiempo y esfuerzo.

9. Las funciones de Excel

10.
11.

Excel 2003 tiene muchas funciones diferentes. A los efectos de este curso, trataremos algunas de las funciones ms comunes.
Entre las funciones estadsticas se encuentran: SUM (SUMA) - permite sumar un rango de celdas. AVERAGE (PROMEDIO) - permite obtener el promedio de un rango de celdas. COUNT (CONTAR) - cuenta la cantidad de datos elegidos en un rango de celdas. MAX - identifica el nmero ms alto en un rango de celdas. MIN - identifica el nmero ms bajo en un rango de celdas. Entre las funciones financieras se encuentran: Tasas de inters Pagos de prstamos Montos de depreciacin de artculos Entre las funciones de fecha y hora se encuentran: DATE (FECHA) - Devuelve el nmero de serie que representa una cierta fecha. Day of Week (DIASEM) DAYS360 (DIAS360) - Calcula la cantidad de das entre dos fechas basndose en un ao

de 360 das. TIME (NSHORA) - Devuelve el nmero de serie de una cierta hora. HOUR (HORA) - Convierte un nmero de serie en hora. MINUTE (MINUTOS) - Convierte un nmero de serie en minuto. TODAY (HOY) - Devuelve el nmero de serie de la fecha actual. MONTH (MES) - Convierte un nmero de serie en un mes. YEAR (AO) - Convierte un nmero de serie en un ao. No es necesario que aprenda las funciones de memoria. Simplemente debe tener una idea acerca de ellas.

Suma de un rango de datos

La funcin Autosuma le permite crear una frmula que incluye un rango de celdas, por ejemplo: varias celdas en una columna o en una fila.

 Siga estos pasos para calcular la Autosuma de un rango de datos: Escriba los nmeros que desea incluir en la frmula, en celdas separadas en la columna

B (por ejemplo: en la celda B3 escriba 128, en la B4 escriba 345, en la B5 escriba 243, en la B6 escriba 97 y en la B7 escriba 187). Haga clic en la primera celda (B3) que desea incluir en la frmula. Mediante el mtodo de sealar, hacer clic y arrastrar, arrastre el puntero del ratn para definir un rango de celdas que vaya de la B3 a la B7. En la barra de herramientas estndar, haga clic en el botn AutoSum (Autosuma). El total aparecer en la celda B8 o en la celda que se encuentra inmediatamente debajo del rango seleccionado. Observe que la frmula =SUM(B3:B7) [=SUMA(B3:B7)] ha sido definida en la celda B8.

Promedio de un rango de nmeros

La funcin Promedio permite calcular el promedio de un rango de nmeros. Esta funcin puede seleccionarse desde el men desplegable AutoSum (Autosuma).
Siga estos pasos para calcular el promedio de un rango de datos: Escriba los nmeros a incluir en la frmula, en celdas separadas de la columna B (por

ejemplo: en la celda B3 escriba 128, en la B4 escriba 345, en la B5 escriba 243, en la B6 escriba 97 y en la B7 escriba 187). Haga clic en la primera celda (B3) que desea incluir en la frmula.

Mediante el mtodo de sealar, hacer clic y arrastrar, arrastre el puntero del ratn para definir un rango de celdas que vaya de la B3 a la B7. En la barra de herramientas estndar, haga clic en la seccin desplegable del botn AutoSum (Autosuma).

Seleccione la funcin Average (Promedio) de la lista desplegable de funciones.

El promedio aparecer en la celda B8 o en la celda que se encuentra inmediatamente debajo del rango seleccionado. Observe que la frmula =AVERAGE(B3:B7) [=PROMEDIO(B3:B7)] ha sido definida en la celda B8.

Acceso a las funciones de Excel 2003 Siga estos pasos para obtener acceso a otras funciones de Excel 2003: Mediante el mtodo de sealar, hacer clic y arrastrar, seleccione un rango de celdas para

incluir en la frmula. En la barra de herramientas estndar, haga clic en la seccin desplegable del botn AutoSum (Autosuma). Si usted no ve la funcin que desea utilizar (Sum [Suma], Average [Promedio], Count [Cuenta], Max [Mx], Min [Mn]), haga clic en More Functions (Ms funciones) para visualizar otras funciones.

Aparecer el cuadro de dilogo Insert Function (Insertar funcin). Existen tres formas de ubicar una funcin en el cuadro de dilogo Insert Function (Insertar funcin): Escriba una pregunta en el cuadro Search for a function (Buscar una funcin) y haga clic en el botn GO (Ir). O bien, Desplcese por la lista de las funciones en orden alfabtico en el campo Select a function (Seleccionar una funcin). O bien, Seleccione una categora en la lista desplegable Select a category (Seleccionar una categora) y examine los nombres de las funciones correspondientes en el campo Select a function (Seleccionar una funcin).

Seleccione la funcin que desea utilizar y haga clic en el botn OK (Aceptar).

Asignacin de nombres a las hojas de clculo

Al principio de este curso, aprendi que las etiquetas de las hojas se denominan Sheet1 (Hoja1), Sheet2 (Hoja2) y Sheet3 (Hoja3), y aparecen en la parte inferior de la pantalla. Estos no son nombres muy elocuentes. Excel 2003 le permite asignar nombres descriptivos para cada hoja de clculo de un libro -Chequeras, Informes, Cuentas- de manera de poder ubicar la informacin rpidamente. Siga estos pasos para asignarle un nombre a una hoja de clculo: Haga doble clic en la etiqueta de la hoja de clculo para seleccionarla. Un recuadro negro resaltar el texto.

Escriba un nombre nuevo para la hoja de clculo.

Pulse la tecla Enter (Intro). La hoja de clculo ya cuenta con un nombre propio.

Insercin de las hojas de clculo

En Excel 2003, cada libro nuevo viene con tres hojas de clculo etiquetadas como Sheet1 (Hoja1), Sheet2 (Hoja2) y Sheet3 (Hoja3). Usted puede insertar nuevas hojas de clculo si fuera necesario, o bien eliminar otras que ya no necesita. Siga estos pasos para insertar una nueva hoja de clculo: Seleccione Insert (Insertar) Worksheet (Hoja de clculo) en la barra de mens.

Una nueva etiqueta de hoja de clculo se agrega en la parte inferior de la pantalla. Se llamar Sheet4 (Hoja4), Sheet5 (Hoja5) o el siguiente nmero secuencial de hoja que corresponda al libro.

Eliminacin de las hojas de clculo

Se puede eliminar cualquier hoja de clculo de un libro, inclusive aqullas que tienen informacin. Recuerde, un libro debe tener una hoja de clculo como mnimo. Siga estos pasos para eliminar una o ms hojas de clculo: Haga clic en la(s) hoja(s) que desea eliminar. Seleccione Edit (Edicin) Delete Sheet (Eliminar hoja) en la barra de mens.

Si la hoja que quiere eliminar contiene informacin, aparecer el siguiente cuadro de dilogo.

Haga clic en el botn Delete (Eliminar) para suprimir la hoja de clculo y toda la informacin que contiene. Otra manera de eliminar o insertar una hoja de clculo es hacer clic con el botn derecho del ratn en la hoja de clculo a ser eliminada y luego seleccionar Delete (Eliminar) o Insert (Insertar) en el men contextual.

Instrucciones para agrupar y desagrupar las hojas de clculo

Un libro es un documento de Excel compuesto de varias pginas, llamadas hojas de clculo. Algunas veces desear trabajar con las hojas de a una por vez como si cada una de ellas fuera una unidad independiente. En otras oportunidades, deber agregar la misma informacin o formato a todas las hojas. Excel le permite escribir una y otra vez la misma informacin en cada una de las hojas, aplicar un formato idntico, o bien agrupar las hojas de clculo e ingresar la informacin una sola vez. Tambin podr combinar las hojas de clculo y formar un grupo. La agrupacin de hojas de clculo le permite aplicar las mismas frmulas o formatos a todas las hojas del grupo. Cuando las hojas de clculo estn agrupadas, todos los cambios introducidos en una de ellas se repiten en todas las hojas de clculo que integran el grupo. Si varias hojas de clculo tienen datos comunes -regiones, departamentos, trimestres, meses, semanas y das- escrbalos una vez y aparecern en todas las hojas incluidas en el grupo.

Siga estos pasos para agrupar hojas de clculo: Para seleccionar una sola hoja de clculo, simplemente haga clic en la etiqueta de la hoja. Para seleccionar ms de una hoja de clculo, mantenga pulsada la tecla Control y haga clic en una o ms de las etiquetas correspondientes a cada hoja de clculo del libro. Para seleccionar todas las hojas de clculo de un libro, haga clic con el botn derecho del ratn en la etiqueta de cualquier hoja y seleccione la opcin Select All Sheets (Seleccionar todas las hojas) en el men contextual. Cuando estn seleccionadas dos o todas las hojas, aparecer un aviso con la palabra -Grupo- en la barra de ttulos. Recuerde que debe desagrupar las hojas de clculo despus de haber terminado de ingresar, mover, copiar y dar formato a los datos comunes. Si no lo hace, todo lo que realice en una hoja se repetir en todas las otras.

Siga estos pasos para desagrupar las hojas de clculo: Haga clic con el botn derecho del ratn en cualquiera de las etiquetas de las hojas seleccionadas. Seleccione Ungroup Sheets (Desagrupar hojas) en el men contextual. La palabra -Grupo- que apareca en la barra de ttulos, desaparecer.

Instrucciones para mover las hojas de clculo

Recuerde que al mover una hoja de clculo, estar llevndola a una nueva ubicacin en este u otro libro. Siga estos pasos para mover una hoja: Seleccione la hoja de clculo que desea mover/copiar. Seleccione Edit (Edicin) Move or Copy Sheet (Mover o copiar hoja) en la barra de mens.

En el cuadro de dilogo Move or Copy (Mover o copiar), utilice los cuadros desplegables para seleccionar el nombre del libro al que habr de desplazar la hoja de clculo (el valor predeterminado es el libro actual), as como la ubicacin de la hoja dentro del libro.

Haga clic en la casilla de verificacin Create a copy (Crear una copia) para copiarla. Haga clic en el botn OK (Aceptar) para mover la hoja a su nueva ubicacin.

Instrucciones para copiar las hojas de clculo

Recuerde que por copiar una hoja, se entiene realizar una copia exacta de ella. Siga estos pasos para copiar una hoja de clculo: Seleccione la hoja de clculo que desea mover/copiar. Seleccione Edit (Edicin) Move or Copy Sheet (Mover o copiar hoja) en la barra de mens. En el cuadro de dilogo Move or Copy (Mover o copiar), utilice los cuadros desplegables para seleccionar el nombre del libro en el que habr de copiar la hoja de clculo (el valor predeterminado es el libro actual), as como la ubicacin de la hoja dentro del libro. Haga clic en la casilla de verificacin Create a Copy (Crear una copia).

Haga clic en el botn OK (Aceptar) para crear una copia exacta de la hoja y desplazarla a la ubicacin seleccionada.

Insercin de filas

Excel le permite agregar una fila a su hoja de clculo en el lugar donde la necesite, y desplaza

las filas ya existentes hacia abajo para hacerle lugar a la fila nueva. Siga estos pasos para agregar una fila: Haga clic en cualquier lugar de la fila debajo del lugar donde desea agregar una fila nueva. Seleccione Insert (Insertar) Rows (Filas) en la barra de mens.

Se agregar a la hoja de clculo una fila nueva arriba de la celda originalmente seleccionada por usted. O BIEN,

Haga clic en cualquier lugar de la fila debajo del lugar donde desea agregar una fila nueva. Haga clic con el botn derecho del ratn y seleccione la opcin Insert (Insertar) en el men contextual.

Aparecer el cuadro de dilogo Insert (Insertar celdas).

Seleccione el botn de radio Entire Row (Insertar toda una fila). Haga clic en el botn OK (Aceptar). Se agregar a la hoja de clculo una fila nueva arriba de la celda originalmente seleccionada por usted.

Seleccione varias filas antes de elegir Insert (Insertar) para agregar filas rpidamente. Excel inserta el mismo nmero de filas que las que seleccion originalmente.

Insercin de columnas

Excel le permite agregar una columna en el lugar donde la necesite, y desplaza las columnas ya existentes para hacerle lugar a la columna nueva. Siga estos pasos para insertar una columna: Haga clic en cualquier lugar de la columna donde desea agregar una columna nueva. Seleccione Insert (Insertar) Columns (Columnas) en la barra de mens.

Aparecer en pantalla una nueva columna a la izquierda de la columna existente. O BIEN,

Haga clic en cualquier lugar de la columna donde desea agregar una columna nueva. Haga clic con el botn derecho del ratn y seleccione la opcin Insert (Insertar) en el men contextual.

Aparecer el cuadro de dilogo Insert (Insertar celdas).

Haga clic en el botn de radio Entire Column (Insertar toda una columna) en el cuadro de dilogo Insert (Insertar celdas). Haga clic en el botn OK (Aceptar). Aparecer en pantalla una nueva columna a la izquierda de la columna existente.

Usted tambin puede seleccionar varias columnas antes de elegir Insert (Insertar) para agregar columnas rpidamente. Excel inserta el mismo nmero de columnas que las que seleccion originalmente.

Instrucciones para eliminar columnas y filas

La eliminacin de columnas y filas se realiza prcticamente de la misma manera que su insercin. Siga estos pasos para eliminar una fila y toda la informacin que contiene: Seleccione una celda en la fila que desea eliminar. Seleccione Edit (Edicin) Delete (Eliminar) en la barra de mens. Haga clic en el botn de radio Entire Row (Toda la fila) en el cuadro de dilogo Delete (Eliminar celdas).

Haga clic en el botn OK (Aceptar). Siga estos pasos para eliminar una columna y toda la informacin que contiene: Seleccione una celda en la columna que desea eliminar. Seleccione Edit (Edicin) Delete (Eliminar) en la barra de mens. Haga clic en el botn de radio Entire Column (Toda la columna) en el cuadro de dilogo Delete (Eliminar celdas).

Haga clic en el botn OK (Aceptar).

Modificacin del ancho de las columnas

Las columnas de las hojas de clculo de Excel tienen un ancho predeterminado de 8,43 caracteres pero se pueden ensanchar hasta alcanzar los 240. Si los datos ingresados en la celda ocupan ms o menos espacio que el ancho predeterminado de la columna, Excel le permitir modificarlo para alojar la informacin.

El ancho de la columna se puede modificar o ajustar manualmente o mediante el empleo de la funcin de autoajuste. Siga estos pasos para modificar manualmente el ancho de una columna: Coloque el puntero del ratn sobre la derecha del ttulo gris de la columna. El puntero del ratn se transformar en la herramienta de ajuste (flecha de dos puntas).

Arrastre la herramienta de ajuste hacia la izquierda o hacia la derecha hasta que adopte el ancho deseado y suelte el botn del ratn.

Siga estos pasos para modificar el ancho de una columna mediante la funcin de autoajuste: Coloque el puntero del ratn sobre la derecha del ttulo de la columna. El puntero del ratn se transformar en la herramienta de ajuste (flecha de dos puntas).

Haga doble clic en el borde del ttulo de la columna. Excel ajustar automticamente el ancho de la columna hasta que alcance una longitud levemente mayor que la entrada ms extensa. Para obtener acceso a la funcin de autoajuste, seleccione Format (Formato) Column (Columna) AutoFit Selection (Autoajustar a la seleccin).

Modificacin del alto de las filas

El procedimiento utilizado para modificar el alto de las filas es muy similar al empleado para ajustar el ancho de las columnas. Algunas veces desear agrandar una fila para tener un cierto espacio entre sta y la fila inmediatamente anterior o siguiente. Siga estos pasos para modificar el alto de una sola fila: Coloque el puntero del ratn en el borde inferior del ttulo de la fila que desea modificar. El puntero del ratn se transformar en la herramienta de ajuste (flecha de dos puntas).

Arrastre la herramienta de ajuste hacia arriba o hacia abajo hasta alcanzar el alto deseado y suelte el botn del ratn.

Siga estos pasos para modificar automticamente el alto de las filas: Coloque el puntero del ratn en el borde inferior del ttulo de la fila que desea modificar. El puntero del ratn se transformar en la herramienta de ajuste (flecha de dos puntas). Haga doble clic para ajustar automticamente el alto de la fila al tamao de la fuente. Excel 2003 ajustar automticamente la fila hasta que adopte una altura levemente mayor que la entrada ms alta.

Insercin de celdas

Cuando trabaje con una hoja de clculo de Excel 2003, algunas veces se enfrentar a la necesidad de agregar o eliminar celdas sin tener por ello que agregar o eliminar filas o columnas enteras. Siga estos pasos para agregar celdas: Seleccione la ubicacin donde desea agregar las celdas nuevas. Puede ser una sola celda o un rango de celdas. Haga clic con el botn derecho del ratn y seleccione Insert (Insertar). Nota: tambin puede seleccionar Insert (Insertar) Cell (Celdas) en la barra de mens.

Aparecer en pantalla el cuadro de dilogo Insert (Insertar celdas). Seleccione una de las siguientes opciones: Shift cells right (Desplazar las celdas hacia la derecha) para desplazar hacia la derecha las celdas que se encuentran en las misma fila. Shift cells down (Desplazar las celdas hacia abajo) para desplazar hacia abajo, por la misma columna, las celdas seleccionadas y todas las celdas situadas debajo de ellas.

Elija una opcin y haga clic en el botn OK (Aceptar). El resultado de su eleccin se ver en la hoja de clculo.

No se olvide de que tambin podr utilizar el cuadro de dilogo Insert/Delete (Insertar celdas/Eliminar celdas) para agregar y eliminar columnas y filas.

Eliminacin de celdas

Siga estos pasos para eliminar celdas: Haga clic con el botn derecho del ratn y seleccione Delete (Eliminar).

Aparecer en pantalla el cuadro de dilogo Delete (Eliminar celdas). Seleccione una de las siguientes opciones: Shift cells left (Desplazar las celdas hacia la izquierda) para eliminar las celdas seleccionadas y desplazar hacia la izquierda las celdas que se encuentran en las misma fila. Shift cells up (Desplazar las celdas hacia arriba) para eliminar las celdas seleccionadas y desplazar hacia arriba arriba, por la misma columna, todas las celdas situadas debajo de ellas.

Elija una opcin y haga clic en el botn OK (Aceptar). La hoja de clculo mostrar el resultado de sus elecciones.

Combinacin de celdas

Excel 2003 dispone de otra opcin de alineacin llamada combinar y centrar. Al combinar, estar seleccionando varias celdas y creando una ms grande. A continuacin, podr centrar el contenido en la nueva celda combinada. En la siguiente ilustracin, se ven claramente las razones para desear combinar dos celdas. La hoja de clculo muestra las Ventas (Sales) y los Gastos (Expenses) de Sally del Mes pasado (Last Month) y de Este mes (This Month). Observe que el nombre Sally aparece sobre la columna Mes pasado (Last Month). Para centrarlo de manera uniforme en las dos celdas, combine las celdas y cntrelo.

Siga estos pasos para combinar dos celdas en una: Seleccione las celdas que desea combinar. Pueden ser celdas en una columna, filas o columnas y filas.

Haga clic en el botn Merge and Center (Combinar y centrar) en la barra de herramientas de formato.

Las dos celdas ya estn combinadas en una.

Alineacin de texto y nmeros en las celdas mediante el uso de la barra de herramientas de formato

Muy posiblemente ya haya observado que Excel 2003 alinea automticamente el texto (etiquetas) con el margen izquierdo y los nmeros (valores) con el margen derecho para facilitar su lectura.

Excel 2003 le permite cambiar la alineacin automtica de texto y nmeros para que se alineen con el margen izquierdo, con el derecho o queden centrados. La siguiente ilustracin muestra la diferencia entre estos tipos de alineacin aplicados a las etiquetas (texto).

Emplee los botones situados en la barra de herramientas de formato para alinear a la izquierda, centrar o alinear a la derecha texto y nmeros.

Siga estos pasos para alinear texto y nmeros en una celda: Seleccione una celda o rango de celdas. Haga clic en el botn Left-Align (Alinear a la izquierda), Center (Centrar) o Right-Align (Alinear a la derecha) situado en la barra de herramientas de formato. El texto o los nmeros contenidos en las celdas adoptarn la alineacin seleccionada.

Modificacin de la alineacin horizontal

En prrafos anteriores hemos aprendido a alinear texto y nmeros mediante los botones de alineacin situados en la barra de herramientas de formato. Tambin podr definir la alineacin mediante la ficha Alignment (Alineacin) del cuadro de dilogo Format Cells (Formato de celdas).

La seccin titulada Horizontal (Horizontal) ofrece un cuadro de lista desplegable con las mismas opciones de alineacin (izquierda, centrar y derecha) que se ven representadas en la ilustracin anterior, y muchas ms. Son ellas: Fill (Rellenar) Rellena la celda con su contenido actual, repitindolo hasta completar el ancho de dicha celda. Justify (Justificar) Si el texto es ms extenso que el ancho de la celda, la opcin Justify (Justificar) ajusta el texto

y los espacios entre las palabras para que cada lnea tenga el mismo ancho que la celda. Center Across Selection (Centrar en la seleccin) Centra el contenido de la celda situada hacia la extrema izquierda sobre las celdas seleccionadas. Esta funcin es similar a Combinar y centrar con la diferencia de que las celdas no se combinan. Siga estos pasos para cambiar la alineacin horizontal con la ayuda del cuadro de dilogo Format Cells (Formato de celdas): Seleccione una celda o rango de celdas. Seleccione Format (Formato) Cells (Celdas) en la barra de mens.

Tambin puede hacer clic con el botn derecho del ratn y seleccionar Format Cells (Formato de celdas) en el men contextual. Aparecer el cuadro de dilogo Format Cells (Formato de celdas). Haga clic en la ficha Alignment (Alineacin).

Haga clic en el cuadro desplegable Horizontal (Horizontal) y seleccione una de las opciones para la alineacin horizontal. Haga clic en OK (Aceptar) para aplicar la alineacin horizontal a las celdas

seleccionadas.

Modificacin de la alineacin vertical

Tambin puede definir la alineacin vertical del contenido de una celda, de manera similar a la alineacin horizontal. En la seccin de alineacin vertical, la informacin de la celda se puede ubicar en la parte superior, en el medio o en la parte inferior de la celda. El valor predeterminado es Bottom (Inferior).

Siga estos pasos para cambiar la alineacin vertical con la ayuda del cuadro de dilogo Format Cells (Formato de celdas): Seleccione una celda o rango de celdas. Seleccione Format (Formato) Cells (Celdas) en la barra de mens. Tambin puede hacer clic con el botn derecho del ratn y seleccionar Format Cells (Formato de celdas) en el men contextual. Aparecer el cuadro de dilogo Format Cells (Formato de celdas). Haga clic en la ficha Alignment (Alineacin). Haga clic en el cuadro desplegable Vertical (Vertical) y seleccione una de las opciones para la alineacin vertical. Haga clic en OK (Aceptar) para aplicar la alineacin vertical a las celdas seleccionadas.

Modificacin del control del texto

La seccin Text Control (Control del texto) le permite controlar la manera en que Excel 2003 presentar la informacin en una celda. Hay tres formas de controlar el texto: Wrap Text (Ajustar texto), Shrink to Fit (Reducir hasta ajustar) y Merge Cells (Combinar celdas).

La opcin Wrap Text (Ajustar texto) concatena el contenido de una celda en varias lneas en caso de que la informacin sea demasiado extensa para caber en ese ancho de columna. Tambin aumenta el alto de la celda. La opcin Shrink to Fit (Reducir hasta ajustar) achica el tamao de la fuente para que quepa en las celdas seleccionadas; cuanto ms texto haya, ms pequeo se ver en la celda. La opcin Merge Cells (Combinar celdas) tambin puede aplicarse mediante el uso del botn Merge and Center (Combinar y centrar) situado en la barra de herramientas de formato. Siga estos pasos para cambiar el control del texto con la ayuda del cuadro de dilogo

Format Cells (Formato de celdas): Seleccione una celda o rango de celdas. Seleccione Format (Formato) Cells (Celdas) en la barra de mens. Aparecer el cuadro de dilogo Format Cells (Formato de celdas). Haga clic en la ficha Alignment (Alineacin). Haga clic en alguna de las casillas de verificacin Wrap Text (Ajustar texto), Shrink to Fit (Reducir hasta ajustar) o Merge Cells (Combinar celdas) o combnelas segn sus necesidades. Haga clic en el botn OK (Aceptar).

Modificacin de la orientacin del texto

El cuarto tipo de alineacin de celdas en el cuadro de dilogo Format Cells (Formato de celdas) es la orientacin del texto, que permite rotar el texto 90 grados hacia arriba o hacia abajo.

Siga estos pasos para cambiar la orientacin del texto con la ayuda del cuadro de dilogo Format Cells (Formato de celdas): Seleccione una celda o rango de celdas donde desea cambiar la orientacin del texto. Seleccione Format (Formato) Cells (Celdas) en la barra de mens. Aparecer el cuadro de dilogo Format Cells (Formato de celdas). Haga clic en la ficha Alignment (Alineacin). Aumente o disminuya el nmero que aparece en el campo o cuadro de nmero Degrees (Grados). Haga clic en el botn OK (Aceptar).

Formato de los nmeros en el cuadro de dilogo Format Cells (Formato de celdas)

Los nmeros en Excel pueden adoptar distintos formatos: fecha, hora, porcentajes o decimales. Siga estos pasos para darle formato a los nmeros en una celda: Seleccione una celda o rango de celdas. Seleccione Format (Formato) Cells (Celdas) en la barra de mens.

Tambin puede hacer clic con el botn derecho del ratn y seleccionar Format Cells (Formato de celdas) en el men contextual. Aparecer en pantalla el cuadro de dilogo Format Cells (Formato de celdas). Haga clic en la ficha Number (Nmero).

Seleccione Number (Nmero) en la lista desplegable que figura a continuacin de Category (Categora).

Utilice las flechas del cuadro Decimal places (Posiciones decimales) para seleccionar la cantidad de posiciones decimales. Por ejemplo, si selecciona 2, en pantalla aparecer 13,50; si selecciona 3, en pantalla aparecer 13,500. Haga clic en la casilla de verificacin Use 1000 Separator (Usar separador de miles) si desea que se coloquen puntos (1.000) en el nmero. Utilice la lista que figura en el cuadro Negative numbers (Nmeros negativos) para indicar cmo se vern los nmeros inferiores al cero. Haga clic en el botn OK (Aceptar).

Formato de la fecha en el cuadro de dilogo Format Cells (Formato de celdas)

Excel 2003 permite darle formato a la fecha de distintas maneras. He aqu algunos ejemplos: 12 de Octubre de 2004 12/10/04 12-Oct-04 Siga estos pasos para darle formato a la fecha en una celda: Seleccione una celda o rango de celdas. Seleccione Format (Formato) Cells (Celdas) en la barra de mens. Aparecer en pantalla el cuadro de dilogo Format Cells (Formato de celdas). Haga clic en la ficha Number (Nmero). Seleccione Date (Fecha) en la lista desplegable que figura a continuacin de Category (Categora).

Seleccione el formato de fecha deseado en la lista desplegable Type (Tipo). Haga clic en el botn OK (Aceptar).

Formato de la hora en el cuadro de dilogo Format Cells (Formato de celdas)

Excel 2003 permite darle formato a la hora de distintas maneras. He aqu algunos ejemplos: 13:30 1:30 PM Siga estos pasos para darle formato a la hora en una celda: Seleccione el rango de celdas que desea formatear. Seleccione Format (Formato) Cells (Celdas) en la barra de mens. Aparecer en pantalla el cuadro de dilogo Format Cells (Formato de celdas). Haga clic en la ficha Number (Nmero). Seleccione Time (Hora) en la lista desplegable que figura a continuacin de Category (Categora).

Seleccione el formato de hora deseado en la lista desplegable Type (Tipo). Haga clic en el botn OK (Aceptar).

Formato de porcentaje en el cuadro de dilogo Format Cells (Formato de celdas)

Algunas veces desear visualizar ciertos nmeros como porcentajes. Por ejemplo: Qu porcentaje del total de sus gastos mensuales representan sus cuentas de tarjetas de crdito? Siga estos pasos para expresar los nmeros como porcentaje: Seleccione una celda o rango de celdas.

Seleccione Format (Formato) Cells (Celdas) en la barra de mens. Aparecer en pantalla el cuadro de dilogo Format Cells (Formato de celdas). Haga clic en la ficha Number (Nmero). Seleccione Percentage (Porcentaje) en la lista desplegable que figura a continuacin de Category (Categora).

Utilice las flechas del cuadro Decimal Places (Posiciones decimales) para seleccionar la cantidad de posiciones que aparecern a la derecha de cada nmero. Haga clic en el botn OK (Aceptar).

Cambio de tipo, tamao y color de fuente

En Excel 2003 una fuente est compuesta de tres elementos: tipo, o estilo de la letra; tamao y color de la letra. Si bien la fuente predeterminada de una hoja de clculo es Arial, 10 puntos, el tipo de letra y su tamao pueden cambiarse fcilmente. Siga estos pasos para seleccionar una fuente: No se olvide de que los tipos de fuentes disponibles dependen del software que se encuentre instalado en su computadora.

Siga estos pasos para aplicar un tipo de fuente a una celda: Seleccione una celda o rango de celdas. Haga clic en la flecha hacia abajo situada a la derecha del cuadro de lista del nombre de la fuente en la barra de herramientas de formato.

Aparecer una lista desplegable de todas las fuentes disponibles.

Seleccione el tipo de fuente de su preferencia. La lista se cerrar y el texto seleccionado adoptar la fuente que acaba de elegir.

Cambio de tipo, tamao y color de fuente (continuacin)

Siga estos pasos para aplicar un tamao de fuente a los datos de una celda: La lista de tamaos varan de un tipo a otro de fuente. Por ejemplo, los tamaos de la fuente

Arial son: 8, 9, 10, 11, 12, 14, 16, 18, 20, 22, 24, 26, 28, 36, 48 y 72.

Seleccione una celda o rango de celdas. Haga clic en la flecha hacia abajo situada a la derecha del cuadro de lista del tamao de la fuente en la barra de herramientas de formato.

Aparecer una lista desplegable de todos los tamaos de fuentes disponibles.

Seleccione el tamao de la fuente de su preferencia. La lista se cerrar y el texto seleccionado adoptar el nuevo tamao de la fuente que acaba de elegir.

Cambio de tipo, tamao y color de fuente (continuacin)

Siga estos pasos para aplicar color a los datos de la celda: Seleccione una celda o rango de celdas. Haga clic en la flecha hacia abajo situada hacia la derecha del cuadro de lista del color de la fuente.

Aparecer una lista desplegable de todos los colores disponibles.

Seleccione el color de su preferencia. La lista se cerrar y el texto seleccionado adoptar el nuevo color de la fuente que acaba de elegir.

Subrayado, cursiva y negrita

Adems del tipo, tamao y color de fuente, tambin pueden aplicarse estos atributos: negrita, cursiva y subrayado a cualquier texto o nmeros en las celdas. Siga estos pasos para seleccionar los atributos de una fuente: Seleccione una celda o rango de celdas. Haga clic en cualquiera de las siguientes opciones incluidas en la barra de herramientas de formato.

Botn Negrita (Ctrl + B si est ejecutando Excel 2003 en ingls, o Ctrl + N si lo est ejecutando en espaol). Botn Cursiva (Ctrl + I si est ejecutando Excel 2003 en ingls, o Ctrl + K si lo est ejecutando en espaol). Botn Subrayado (Ctrl + U si est ejecutando Excel 2003 en ingls, o Ctrl + S si lo est ejecutando en espaol). El atributo correspondiente (negrita, cursiva o subrayado) se aplicar a la fuente. Los botones Negrita, Cursiva y Subrayado situados en la barra de herramientas de formato funcionan como interruptores. Al pulsarlos una vez se activarn y al pulsarlos nuevamente, se desactivarn.

Diseo y aplicacin de estilos

La aplicacin de estilos es til para ahorrar tiempo cuando est dando formato a una hoja de clculo. El estilo es un conjunto exclusivo de atributos de la fuente (Number [Nmero], Alignment [Alineacin], Font [Fuente], Border [Bordes], Patterns [Tramas] y Protection [Proteccin]). En una hoja de clculo pueden crearse distintos tipos de estilos, cada uno de ellos con atributos y nombres diferentes. Al aplicarlos a la celda, la informacin que figura en ella reflejar los atributos definidos para ese estilo. Siga estos pasos para aplicar un estilo: Seleccione una celda o rango de celdas. Seleccione Format (Formato) Style (Estilo) en la barra de mens.

Seleccione un estilo de la lista desplegable Style name (Nombre del estilo).

Excel 2003 le permite modificar los atributos del estilo (Number [Nmero], Alignment [Alineacin], Font [Fuente], Border [Bordes], Patterns [Tramas] y Protection [Proteccin]) para cualquier nombre del estilo. Podr crear nuevos estilos mediante un clic en el botn Add (Agregar) en el cuadro de dilogo Style (Estilo).

Instrucciones para agregar bordes a las celdas

Excel 2003 permite aplicar bordes a las celdas de su hoja de clculo para destacar informacin importante o asignar nombres a las columnas o filas. Siga estos pasos para agregar bordes a una celda o rango de celdas: Seleccione una celda o rango de celdas. Haga clic en la flecha situada junto al botn Borders (Bordes). Aparecer en pantalla la lista desplegable de bordes.

Seleccione un estilo de borde.

El borde seleccionado se aplicar a las celdas seleccionadas.

Instrucciones para agregar color a las celdas

Excel 2003 permite aplicar colores a las celdas de su hoja de clculo para destacar la importancia de cierta informacin. Siga estos pasos para agregar color a una celda: Seleccione una celda o rango de celdas. Haga clic en la flecha situada junto al botn del Color de relleno. Aparecer en pantalla un men desplegable de colores de relleno.

Seleccione un color de relleno.

El color elegido se aplicar a la celda seleccionada.

Distintos tipos de grficos

Excel 2003 permite crear distintos tipos de grficos. Grfico de reas El grfico de reas destaca la tendencia de cada valor durante el transcurso del tiempo y muestra la relacin de las partes con respecto al todo.

Grfico de columnas El grfico de columnas utiliza barras verticales o columnas para mostrar los valores de las diferentes categoras. Son excelentes para mostrar las fluctuaciones de los valores durante el transcurso del tiempo.

Grfico de barras El grfico de barras es similar al de columnas excepto que utiliza barras horizontales en lugar de verticales (columnas). Al igual que el grfico de columnas, el de barras muestra fluctuaciones de los valores durante el transcurso del tiempo.

Grfico de lneas El grfico de lneas muestra tendencias y fluctuaciones de los datos, y tambin presenta una serie de marcadores conectados durante el transcurso del tiempo.

Grfico circular El grfico circular muestra la contribucin de cada valor al total del grfico. Este tipo de grfico es una manera muy efectiva de mostrar la relacin de las partes con respecto al todo, o los porcentajes de un total.

Otros grficos: Otros grficos que pueden crearse en Excel 2003 son: Doughnut (Anillos), Stock XY (scatter) [XY (Dispersin)], Bubble (Burbujas), Radar (Radial), Surface (Superficie), Cone (Cnico), Cylinder (Cilndrico) y Pyramid (Piramidal).

Componentes de un grfico

Alguna vez ley algo que no lleg a comprender totalmente, pero la visualizacin posterior de un grfico (o grfica) le aclar e hizo ms manejable ese concepto? Los grficos son la representacin visual de los datos incluidos en una hoja de clculo. Simplifican la visualizacin de datos comparativos, patrones y tendencias.

Datos de origen Rango de celdas que componen un grfico. El grfico se actualiza automticamente cada vez que se modifica la informacin de las celdas. Ttulo Ttulo del grfico. Leyenda Es la clave del grfico, ya que identifica lo que representa cada color en el grfico. Ejes Denominacin de las partes verticales y horizontales de un grfico. Al eje vertical a menudo se lo denomina Y, y al horizontal, X. Serie de datos Los valores graficados propiamente dichos. Estos son, normalmente, las filas o columnas de los datos de origen. Eje de valores Se denomina as al eje que representa los valores o unidades de los datos de origen. Eje de categoras Se denomina as al eje que identifica a cada serie de datos.

Creacin de un grfico mediante la barra de herramientas Grfico

Excel 2003 permite crear grficos de distintas maneras. La forma ms rpida de crear y modificar sus grficos es mediante la barra de herramientas Grfico. Siga estos pasos para mostrar la barra de herramientas Grfico en su pantalla: Seleccione View (Ver) Toolbars (Barras de herramientas) Chart (Grfico) en la barra de mens.

Componentes de la barra de herramientas Grfico:

Cuadro de lista Chart Objects (Objetos del grfico) Este cuadro de lista permite seleccionar los distintos componentes del grfico para modificarlos. Format Chart Area (Formato de rea de grfico) Se utiliza para dar formato a aquella parte del grfico que est actualmente seleccionada. Chart Type (Tipo de grfico) Utilice este men desplegable para seleccionar los distintos tipos de grficos. Usted podr cambiar el tipo de grfico cuando lo desee. Legend (Leyenda) Muestra u oculta la leyenda del grfico. Data Table (Tabla de datos) Muestra u oculta los datos de origen realmente usados para crear el grfico. By Row (Por filas) Traza la serie de datos con la ayuda de los rtulos de las filas (eje Y). By Column (Por columnas) Traza la serie de datos con la ayuda de los rtulos de las columnas (eje X). Angle Text (Texto en ngulo) Utilice esta opcin para cambiar la inclinacin de los rtulos de los ejes X e Y.

Instrucciones para crear un grfico incrustado

Excel 2003 permite crear grficos de dos maneras: como grficos incrustados y como hojas de grfico. Excel 2003 automticamente crea un grfico incrustado. Llamamos grficos incrustados a los grficos que residen en la misma hoja de clculo que los datos de origen. Siga estos pasos para incrustar un grfico en una hoja de clculo: Seleccione View (Ver) Toolbars (Barras de herramientas) Chart (Grfico) en la barra de mens. Seleccione el rango de celdas que desea graficar. Los datos de origen deben incluir al menos tres categoras o nmeros.

Haga clic en el cuadro desplegable de tipos de grficos situado en la barra de herramientas Grfico y seleccione el grfico que desea usar.

Si desea agregarle un ttulo al grfico, abra el cuadro de dilogo de opciones de grfico. Para ello, seleccione Chart (Grfico) Chart Options (Opciones de grfico).

Seleccione la ficha Titles (Ttulos) e ingrese el ttulo en el cuadro de texto Chart Title (Ttulo del grfico).

Recuerde que algunos grficos mostrarn mejor cierto tipo de datos. A modo de ejemplo, digamos que un grfico circular slo muestra una serie de datos por vez. Excel 2003 incluye un Asistente para grficos de 4 pasos que lo guiar en la creacin de un grfico. Resalte el rango de celdas que desea graficar, luego seleccione Insert (Insertar) Chart (Grfico) en la barra de mens y siga las instrucciones del Asistente.

Instrucciones para crear una hoja de grfico

Algunas veces querr crear un grfico y colocarlo en una hoja separada del libro. Una hoja separada con un grfico se llama hoja de grfico. Las hojas de grfico pueden destacar sus grficos, en especial cuando trabaja con hojas de clculo muy complicadas. Siga estos pasos para desplazar un grfico incrustado a una hoja de grfico: Cree un grfico incrustado. Seleccinelo para desplazarlo a una hoja de grfico. Seleccione Chart (Grfico) Location (Ubicacin) en la barra de mens.

En el cuadro de dilogo Chart Location (Ubicacin del grfico), seleccione el botn de radio As a new sheet (En una hoja nueva). El botn de radio As object in (Como objeto en) agrega el grfico como un objeto

incrustado en la hoja de clculo.

Haga clic en el botn OK (Aceptar). El grfico debe verse ahora en una hoja de clculo separada de su libro.

Tambin puede utilizar el cuadro de dilogo Chart Location (Ubicacin del grfico) para cambiar el nombre de la hoja de grfico.

Instrucciones para desplazar un grfico

Excel le permite desplazar un grfico incrustado a cualquier parte de la hoja de clculo. La manera ms sencilla de desplazar un grfico es arrastrarlo por la hoja de clculo. Siga estos pasos para desplazar un grfico: Haga clic en cualquier punto del espacio en blanco del grfico y utilice el cursor para arrastrarlo a otro sector de la hoja de clculo.

Suelte el botn del ratn para colocar el grfico en su nueva ubicacin.

Instrucciones para modificar el tamao de un grfico

Los grficos pueden cambiar de tamao -hacerlos ms grandes o ms pequeos- para ajustarlos a la hoja de clculo. El tamao de los ttulos de los grficos es proporcional al grfico, y dentro del rea del grfico, la leyenda y el rea de trazado se pueden agrandar o achicar. Los ttulos del grfico se pueden desplazar, pero no se puede cambiar su tamao a menos que se aumente el tamao de la fuente. Siga estos pasos para modificar el tamao de un grfico: Haga clic en cualquier punto del espacio en blanco del rea del grfico, rea de trazado o leyenda que desea desplazar o cambiar de tamao.

Coloque el cursor sobre uno de los controladores de tamao o cursores de ajuste -el puntero del ratn se transformar en una flecha de dos puntas- para modificar el tamao del grfico.

Utilice el ratn para arrastrar los controladores hasta que el grfico adquiera el tamao deseado.

Instrucciones para eliminar un grfico

Todos los grficos incrustados u hojas de grfico se pueden eliminar. Las hojas de grfico se eliminan de la misma manera que las hojas de clculo. A continuacin analizaremos cmo eliminar un grfico incrustado. Siga estos pasos para eliminar un grfico: Haga clic en cualquier punto del espacio en blanco del rea del grfico para seleccionar el grfico. Pulse la tecla Delete (Suprimir) en su teclado. Si le resulta difcil suprimir un grfico, haga clic en la hoja de clculo fuera del grfico y luego vuelva a seleccionarlo.

Instrucciones para modificar los datos de un grfico

Al agregar un grfico a una hoja de clculo, Excel crea un vnculo entre el grfico y los datos de origen. De esta forma, cualquier cambio que realice en los datos de origen se reflejar automticamente en el grfico

Siga estos pasos para modificar los valores del grfico directamente en las celdas de la hoja de clculo: Abra la hoja de clculo que contiene el grfico que desea modificar. Luego, haga clic en la celda cuyo valor modificar e ingrese el nuevo valor. Pulse la tecla Enter (Intro) para aceptar el nuevo valor.

Instrucciones para modificar los datos de un grfico (continuacin)

Siga estos pasos para agregar datos en un grfico ya existente: Tambin puede agregar filas y columnas de datos en un grfico ya existente. Para ello, seleccione la opcin Add Data (Agregar datos) del men Chart (Grfico).

Ingrese los nuevos datos de origen en la hoja de clculo (por ejemplo, una nueva columna denominada Africa.

Haga clic en el grfico para modificarlo. Seleccione Chart (Grfico) Add Data (Agregar datos) en la barra de mens.

Aparecer en pantalla el cuadro de dilogo Add Data (Agregar datos). Seleccione el rango de celdas con nuevos datos que agregar al grfico. El rango seleccionado aparecer rodeado por un "desfile de hormigas". Las celdas seleccionadas se agregarn al cuadro de dilogo Add Data (Agregar datos).

Haga clic en el botn OK (Aceptar) para agregar los nuevos datos al grfico.

Instrucciones para modificar el ttulo de un grfico

El ttulo del grfico se puede cambiar cuando lo desee, por otro ttulo que sea ms descriptivo para usted. Siga estos pasos para cambiar el ttulo de un grfico: Haga clic en el ttulo del grfico.

Haga clic en cualquier lugar del ttulo y modifique el texto.

Haga clic en cualquier lugar fuera del ttulo para aplicar los cambios.

Instrucciones para modificar los nombres de las series de datos o la leyenda

Los nombres de las series de datos y la leyenda se modifican de manera similar a los valores de un grfico. Siga estos pasos para modificar los nombres de las series de datos o la leyenda en la hoja de clculo: Haga clic en la celda que contiene los nombres de las series de datos o la leyenda que desea cambiar.

Escriba el nombre nuevo. Pulse la tecla Enter (Intro) para agregar el nuevo nombre al grfico.

Instrucciones para modificar el tipo de grfico

En Excel 2003 hay 14 tipos distintos de grficos, y con cada tipo de grfico pueden realizarse varias combinaciones, por lo tanto le ser posible crear infinidad de grficos diferentes. Con tan slo un doble clic del ratn podr modificar el tipo de grfico cuando lo desee. Siga estos pasos para seleccionar un tipo de grfico distinto: Haga clic en el grfico para modificarlo. Haga clic en el cuadro de lista desplegable Chart Type (Tipo de grfico) y seleccione un grfico distinto.

El nuevo grfico reemplazar al grfico actualmente seleccionado.

Instrucciones para formatear el ttulo de un grfico

Excel permite cambiar el color, trama, tipo de fuente, tamao y alineacin del ttulo del grfico mediante el cuadro de dilogo Format Chart Title (Formato del ttulo del grfico). Siga estos pasos para darle formato al ttulo de un grfico: Seleccione el ttulo del grfico.

Haga clic en el botn Format Chart Title (Formato del ttulo del grfico) en la barra de herramientas Grfico o bien, haga doble clic en el ttulo del grfico.

El cuadro de dilogo Format Chart Title (Formato del ttulo del grfico) tiene tres fichas -Patterns (Tramas), Font (Fuente) y Alignment (Alineacin)- que pueden usarse para darle formato al ttulo del grfico. La ficha Patterns (Tramas) le permite definir los bordes y colores de relleno (consulte la leccin 13). La ficha Font (Fuente) le permite definir la fuente, su estilo, tamao y color (consulte la leccin 11). La ficha Alignment (Alineacin) le permite definir la ubicacin horizontal y vertical de la celda, como as tambin la orientacin del texto (consulte la leccin 11).

Haga clic en el botn OK (Aceptar) para aceptar los cambios de formato del ttulo del grfico.

Instrucciones para formatear la leyenda del grfico

La leyenda del grfico muestra informacin muy til. Tal como sucede en un mapa, la leyenda identifica lo que representan los diferentes colores u objetos en el grfico. Podr darle formato a la leyenda segn sus necesidades, de la misma forma que al ttulo y los rtulos de los ejes de categoras. Siga estos pasos para darle formato a la leyenda del grfico: Pulse el botn Leyenda situado en la barra de herramientas Grfico para mostrar la leyenda en pantalla. Este botn acta como un interruptor, activando o desactivando la visualizacin de la leyenda.

Haga clic en la leyenda del grfico. Haga clic en el botn Format Legend (Formato de leyenda) en la barra de herramientas Grfico o bien, haga doble clic en la leyenda del grfico.

El cuadro de dilogo Format Legend (Formato de leyenda) tiene tres fichas -Patterns (Tramas), Font (Fuente) y Placement (Posicin)- que pueden usarse para darle formato el ttulo del grfico. La ficha Patterns (Tramas) le permite definir bordes y colores de relleno. La ficha Font (Fuente) le permite definir la fuente, su estilo, tamao y color. La ficha Placement (Posicin) le permite definir la ubicacin de la leyenda en el grfico.

Haga clic en el botn OK (Aceptar) para aceptar los cambios de formato de la leyenda del grfico. La nica manera de cambiar el texto mismo de la leyenda del grfico es modificar los datos de origen en la hoja de clculo.

Instrucciones para formatear los rtulos de los ejes

Con anterioridad nos hemos referido a los ejes X e Y. En Excel, un grfico representa informacin en dos dimensiones. La cantidad de artculos vendidos en enero es informacin en dos dimensiones: cantidad de artculos y mes. La cantidad de artculos se puede trazar sobre el eje Y, mientras que el mes se puede representar sobre el eje X. El eje Y recorre el grfico en forma vertical, mientras que el eje X lo recorre en forma horizontal. Al formatear los rtulos de los ejes de su grfico, se pueden ajustar los nmeros en la escala del grfico, como as tambin cambiar la fuente, su color y estilo. Siga estos pasos para darle formato a un eje: Haga clic en cualquier lugar del rtulo del eje que desea modificar:

Haga clic en el botn Format Axis (Formato de ejes) en la barra de herramientas Grfico o bien, haga doble clic en el eje del grfico.

El cuadro de dilogo Format Axis (Formato de ejes) tiene cinco fichas -Patterns (Tramas), Scale (Escala), Font (Fuente), Number (Nmero) y Alignment (Alineacin)- que pueden usarse para darle formato a los ejes del grfico. La ficha Patterns (Tramas) le permite definir bordes y marcas de graduacin. La ficha Scale (Escala) le permite definir intervalos numricos para la escala del eje de valores Y. La ficha Font (Fuente) le permite definir la fuente, su estilo, tamao y color. La ficha Number (Nmero) le permite definir el formato de los nmeros que aparecen en el eje (consulte la leccin 12). La ficha Alignment (Alineacin) le permite definir la orientacin del texto (consulte la leccin 11).

Haga clic en el botn OK (Aceptar) para aceptar los cambios de formato de los ejes. Tambin puede utilizar los botones de texto en ngulo de la barra de herramientas Grfico para cambiar la inclinacin de los ejes de valores y categoras.

Modificacin de los colores de las series de datos

Al crear un grfico en Excel 2003, observar que el color se aplica automticamente a las series de datos. Puede conservar este formato o modificarlo para cada una de las series de datos del grfico. Aunque puede cambiar los diferentes aspectos de cada serie, probablemente suceder que tenga que cambiar ms a menudo el color de las barras, columnas, porciones de un grfico circular y reas. Siga estos pasos para cambiar el color de una serie de datos: Seleccione la serie que desea modificar.

Haga clic en el botn Format (Formato) en la barra de herramientas Grfico o bien, haga doble clic en la serie de datos. Utilice el cuadro de dilogo Format Data Series (Formato de serie de datos) para elegir un nuevo color. Haga clic en el botn OK (Aceptar) para aceptar los cambios de color de la serie de datos.

Definicin de los mrgenes de la pgina

Los mrgenes determinan en qu sector de la pgina Excel imprimir la hoja de clculo. En Excel 2003 el valor predeterminado de los mrgenes superior e inferior est fijado en 2,54 cm (1 pulgada). Por su parte, los mrgenes izquierdo y derecho estn definidos en 1,90 cm (0,75 pulgada). Sin embargo, estos valores se pueden modificar a voluntad. Asimismo, Excel permite definir distintos mrgenes para cada una de las hojas de clculo del libro. Siga estos pasos para cambiar los mrgenes en el cuadro de dilogo Page Setup (Configurar pgina): Seleccione la hoja de clculo correcta. Seleccione File (Archivo) Page Setup (Configurar pgina) en la barra de mens.

Seleccione la ficha Margins (Mrgenes). Utilice los controles de los cuadros de nmeros para definir los valores para cada uno de los mrgenes de la pgina -Top (Superior), Bottom (Inferior), Left (Izquierdo), Right (Derecho), Header (Encabezado) y Footer (Pie de pgina). Haga clic en botn OK (Aceptar) para aplicar el cambio a los valores de los mrgenes.

Modificacin de la orientacin de la pgina y tamao del papel

La ficha Page (Pgina) del cuadro de dilogo Page Setup (Configurar pgina) permite cambiar la orientacin de la pgina (vertical u horizontal) y el tamao del papel (por ejemplo, tamao carta o legal). El tamao predeterminado en Excel 2003 es de 21,59 X 27,94 cm (8,5 X 11 pulgadas), con orientacin vertical (imprime de arriba hacia abajo en el lado ms largo de la hoja). Por otra parte, la orientacin horizontal imprime de arriba hacia abajo en el lado ms corto de la hoja.

Siga estos pasos para cambiar la orientacin de la pgina: Seleccione la hoja de clculo correcta. Seleccione File (Archivo) Page Setup (Configurar pgina) en la barra de mens. Haga clic en la ficha Page (Pgina). Elija una Orientation (Orientacin). Las opciones disponibles son Portrait (Vertical) y Landscape (Horizontal). Seleccione un tamao de papel de la lista de opciones disponibles en el cuadro de lista. Haga clic en el tamao del papel de su preferencia. Haga clic en el botn OK (Aceptar) para aceptar los valores de la pgina. Es posible achicar la informacin contenida en la hoja de clculo para que, al imprimirla, quepa en una determinada cantidad de pginas. Para ello seleccione la ficha Page (Pgina) del cuadro de dilogo Page Setup (Configurar pgina). Haga clic en el botn de radio Fit to: (Ajustar a) e ingrese la cantidad de pginas de ancho y alto que habr de tener su hoja de clculo. Excel le permite definir la resolucin del trabajo de impresin con la ficha Page (Pgina) del cuadro de dilogo Page Setup (Configurar pgina). La calidad de impresin se mide en ppp (puntos por pulgada), o dpi por su sigla en ingls. A una mayor cantidad de puntos por pulgada, una mejor calidad de impresin.

Encabezados y pies de pgina

Los encabezados y pies de pginas se pueden agregar a cualquier hoja de clculo, aunque no es un paso obligatorio. El encabezado es un ttulo que figura en parte superior de la pgina. Por su parte, el pie de pgina se imprime en la parte inferior de la pgina. Si desea incluir un encabezado o pie de pgina en una pgina, primero deber definirlos. Excel 2003 automticamente excluye encabezados y pies de pgina. Siga estos pasos para crear un encabezado: Seleccione File (Archivo) Page Setup (Configurar pgina) en la barra de mens. Haga clic en la ficha Header/Footer (Encabezado y pie de pgina) en el cuadro de dilogo Page Setup (Configurar pgina).

Haga clic en la lista desplegable Header (Encabezado) y seleccione uno de los encabezados prediseados:

O BIEN Haga clic en el botn Custom Header (Personalizar encabezado) para crear el propio. Siga la instrucciones del cuadro de dilogo Header (Encabezado) e ingrese la informacin que desea.

Haga clic en el botn OK (Aceptar) para regresar al cuadro de dilogo Page Setup (Configurar pgina). Siga estos pasos para crear un pie de pgina: Seleccione File (Archivo) Page Setup (Configurar pgina) en la barra de mens. Haga clic en la ficha Header/Footer (Encabezado y pie de pgina) en el cuadro de dilogo Page Setup (Configurar pgina). Haga clic en la lista desplegable Footer (Pie de pgina) y seleccione uno de los pies de pgina prediseados.

O BIEN Haga clic en el botn Custom Footer (Personalizar pie de pgina) para crear el propio. Siga la instrucciones del cuadro de dilogo Footer (Pie de pgina) e ingrese la informacin que desee. Puede insertar botones o marcadores de posicin en el encabezado y pie de pgina para darle formato al texto, insertar nmero de pgina, fecha, hora, nombre de archivo o nombre de la etiqueta. En el momento de imprimirse la hoja de clculo, Excel reemplazar a los marcadores de posicin con las selecciones efectuadas por usted. Para ello, siga las instrucciones de los cuadros de dilogo correspondientes al encabezado y pie de pgina.

Configuracin de la hoja

La ficha Sheet (Hoja) del cuadro de dilogo Page Setup (Configurar pgina) le permite contemplar otras opciones de impresin para su hoja de clculo. Print Area (rea de impresin) Salvo indicacin en contrario, Excel imprime a partir de la celda A1 hasta la ltima celda que contenga informacin de la hoja de clculo. Se puede especificar otro rango de celdas para imprimir. Print Titles (Imprimir ttulos) Imprime los rtulos de las columnas y filas en todas las pginas impresas. Deber especificar cules son las columnas o filas afectadas en los cuadros de texto Rows to Repeat at Top (Repetir filas en extremo superior) y Columns to Repeat at Left (Repetir columnas a la izquierda). Gridlines (Lneas de divisin) Determina si se habrn de imprimir u ocultar las lneas de divisin. Sin embargo, la desactivacin de las lneas de divisin no afecta la apariencia del documento en vista normal. Black and White (Blanco y negro) Si ha creado la hoja de clculo en colores pero no desea gastar la tinta de su impresora color, utilice esta opcin para imprimir en blanco y negro. Draft Quality (Calidad de borrador) Seleccione esta opcin para imprimir la hoja de clculo sin lneas de divisin ni grficos. Row and Column Headings (Ttulos de filas y columnas) Haga clic en esta opcin para incluir los nmeros de las filas y las letras de las columnas en el documento impreso. Page Order (Orden de las pginas) Indica el orden de impresin de las hojas de clculo.

Instrucciones para especificar una rea de impresin

En Excel 2003 se puede imprimir un libro completo, una hoja de clculo, un rango de celdas o una sola celda. Salvo indicacin en contrario, Excel imprime toda la hoja de clculo. Pero si desea imprimir slo un rea de una hoja de clculo, entonces puede definir un rea de impresin. Siga estos pasos para especificar un rea de impresin: Seleccione View (Ver) Page Break Preview (Vista previa de salto de pgina) en la barra de mens.

Aparecer en pantalla una imagen reducida de todas las pginas de la Hoja en cuestin. Aparecen unos letreros indicando cual es la pgina 1, pgina 2, etc. Los bordes que separan las pginas son por lo general de color azul. Seleccione con el mouse o ratn el rea que quiere imprimir.

Seleccione File (Archivo) Print Area (rea de impresin) Set Print Area (Establecer rea de impresin) en la barra de mens.

Cuando enve a imprimir la hoja de clculo, slo se imprimir el rea seleccionada.

Vista previa de la pgina a imprimir

Excel 2003 ofrece la funcin Print Preview (Vista preliminar) que muestra una imagen ms pequea de la pgina impresa directamente en la pantalla de su computadora. La vista preliminar es un excelente medio para revisar el formato y asegurarse de que las columnas, filas y mrgenes estn exactamente donde usted los desea. Siga estos pasos para obtener acceso a la vista preliminar: Seleccione File (Archivo) Print Preview (Vista preliminar) en la barra de mens. O BIEN, Haga clic en el botn Print Preview (Vista preliminar) en la barra de herramientas estndar.

En el modo de vista preliminar, el documento adopta un tamao adecuado de manera que toda la pgina quede visible en su pantalla. Simplemente revise el formato y diseo en general de la hoja de clculo.

El botn Zoom de la vista preliminar agrandar la informacin para que sea ms legible. Para salir de esta vista preliminar hagla clic en -Cerrar-. Aparecer de nuevo la vista con todas las pginas de la hoja en cuestin. Para salir de esta vista previa de salto de pgina, vaya al men -Ver- y haga clic en -Normal-.

Instrucciones para trabajar con saltos de pgina

En Excel 2003 existen dos tipos distintos de saltos de pgina: saltos de pgina automticos y saltos de pgina manuales. Los saltos de pgina automticos se insertan cuando la hoja de clculo contiene ms informacin que la que cabe en una sola pgina, mientras que los manuales son los que usted inserta segn sus necesidades y preferencias de diseo. Siga estos pasos para insertar un salto de pgina: Desplace el cursor a la fila donde desea colocar un salto de pgina. sta se convertir en la primera fila de la pgina nueva. Seleccione Insert (Insertar) Page Break (Salto de pgina) en la barra de mens.
Se insertar un salto de pgina representado por una lnea de guiones. Siga estos pasos para eliminar un salto de pgina: Desplace el cursor a la fila en donde se encuentra un salto de pgina. Seleccione Insert (Insertar) Remove Page Break (Quitar salto de pgina) en la barra de mens.

El salto de pgina (representado por una lnea de guiones) ser eliminado de la pgina.

Instrucciones para imprimir una hoja de clculo o libro

La tarea de impresin en Excel se ejecuta de forma similar a otras aplicaciones de Office, Microsoft Word entre ellas. Tal como lo hemos expresado anteriormente, Excel imprime toda la hoja de clculo a menos que el usuario indique lo contrario. Siga estos pasos para imprimir una hoja de clculo:

Seleccione File (Archivo) Print (Imprimir) en la barra de mens. Aparecer en pantalla el cuadro de dilogo Print (Imprimir).

Especifique el nombre de la impresora donde se imprimir la hoja de clculo. Si tiene una sola impresora en su hogar u oficina, Excel automticamente imprimir all. En Print Range (Intervalo de pginas), seleccione si desea imprimir All (Todas) o cierto rango de pginas Pages From n to y (Pginas desde n Hasta y), donde "n" e "y" son los nmeros correspondientes a las pginas primera y ltima del intervalo. En la seccin Print what (Imprimir), podra especificar: Selection (Seleccin), Active sheet (Hojas activas) o Entire Workbook (Todo el libro), es decir todas las hojas que componen el libro. Salvo indicacin en contrario, Excel imprime las hojas activas. Seleccione Number of Copies (Nmero de copias) que desea imprimir. Para ello, haga clic en las flechas hacia arriba o hacia abajo situadas a la derecha del cuadro. Haga clic en botn OK (Aceptar) para imprimir la hoja de clculo. No imprima la hoja de clculo en Excel sin antes haber revisado su ortografa! Excel viene equipado con dos herramientas para corregir los errores de ortografa, son ellas: AutoCorrect (Autocorreccin) y Spelling (Verificacin ortogrfica).