Alternate Technologies 03/07/2008

Agendamento Horrio de retirada de Frmulas

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Agendamento e Horrio de Retirada de Frmulas

Como cadastrar os horrios de funcionamento do(s) Laboratrio(s)? Antes de falarmos sobre o agendamento de horrio de retirada de frmulas preciso conhecer o mdulo: Laboratrios. Nele voc cadastrar os seus laboratrios (cpsulas, dermatologia, homeopatia, etc.) informando inclusive a capacidade produtiva de cada um deles por hora, assim o sistema calcular o horrio de retirada de cada uma e ao atingir a quantidade mxima de produo possvel ao sistema fazer a troca da filial de estoque. Voc informar tambm quais espcies so produzidas em cada um dos laboratrios e isso possibilitar a impresso de relatrio de romaneio (Sadas | Receitas) separado por laboratrio de produo (veja como fazer a impresso no tpico: Receitas) Veja como proceder: Acesse o mdulo: Laboratrios (Arquivos | Laboratrios) e clique no boto: Incluir (F2). Confirme o cdigo (fornecido automaticamente) e informe a descrio do laboratrio.

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Depois de informar a descrio, informe o tempo mnimo que o sistema deve considerar para recalcular o horrio de retirada de incluses, quando estas vierem de oramentos. Exemplo: Suponha que voc tenha efetuado um oramento e que neste momento o sistema calculou o horrio de retirada para as 14h: 00. Voc passou este horrio para o seu cliente, mas no incluiu a receita, continuou atendo-o, esclarecendo dvidas, mostrando alguns produtos de varejo. Trinta (30) minutos depois o cliente lhe informa que levar a frmula e, portanto, o oramento pode ser confirmado. Como a incluso foi feita muito depois do oramento, o sistema recalcular o horrio de retirada (e este j fora passado ao cliente). Para que este intervalo de atendimento seja previsto e o horrio de retirada no seja recalculado, voc pode informar o Tempo mnimo para reclculo do horrio de retirada:

Ao informar 40 minutos, como no modelo acima, o horrio de retirada do oramento ser mantido na incluso. Depois de preencher estas informaes o cursor ser levado para o boto Adicionar/Remover espcies e, ao teclar <ENTER>, ser apresentada a janela Espcies do laboratrio:

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Do

lado

esquerdo

da

tela

esto

todas

as

espcies

(formas

farmacuticas) do sistema. Selecione a espcie que produzida no laboratrio e d um clique duplo:

A forma farmacutica sair do lado esquerdo e entrar do lado direito. Clique no boto OK. Voc deve fazer o mesmo com todas as espcies que so produzidas no laboratrio que est sendo cadastrado.

Como informar o tempo mnimo de produo de uma frmula?

Para que o sistema calcule corretamente o horrio de retirada das suas frmulas preciso informar qual o tempo mnimo de produo. Ou seja, depois que se faz um oramento, quanto tempo sua farmcia leva para preparar, embalar e disponibilizar a frmula para retirada ou entrega em domicilio? Para que o sistema calcule

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corretamente o tempo de produo de uma frmula em minutos, voc deve fazer um apontamento e, em seguida, informar a mdia de tempo encontrada aqui. Veja como proceder: Estando no mdulo: Laboratrios clique na guia Capacidade Produtiva e, em seguida, clique no boto Incluir. Ser apresentada a janela Capacidade produtiva para o laboratrio:

Informe a filial usada para armazenar os estoques de produtos e insumos usados pelo laboratrio. Algumas farmcias que tm filiais trabalham com capacidade

produtiva por loja, para isto calcula-se qual a capacidade mxima em quantidade de frmulas da filial e informa-se qual ser a filial de desvio de produo quando esta quantidade for atingida. Se este no o seu caso, informe 99999 no campo Capacidade. No campo F.E.Desvio informe a filial que substituir a filial de estoque quando for atingida a capacidade produtiva ou se no houver quantidade suficiente em estoque para produo da frmula. Se voc no trabalha com desvio de filial de produo repita a informao do campo Filial.

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T.Mn Prod: informe o tempo em minutos de produo da frmula desde o momento do cadastro do oramento. Ou seja, voc deve fazer um apontamento, desde o momento do atendimento do cliente at o momento em que a frmula fica disponvel para retirada ou entrega em domicilio.

Como informar ao sistema o horrio de funcionamento dos laboratrios?

Para que o sistema calcule o horrio de retirada, voc dever informar os horrios que sua farmcia produz. Para isto, ser preciso separar estes horrios em grupos. A seguir voc ver exemplos de grupos: Grupo 1 Segunda, tera, quarta, quinta e sexta: 8h:30:00 s 12h00:59; 12h01:00 s 14h00:59; 14h01:00 s 17h30:00. Grupo2 Sbados 8h:30:00 s 11h: 30:00. Grupo3 Domingo No h expediente. Agora que os horrios foram definidos, falta cadastrar os argumentos e parmetros que definem cada grupo. Para isto, use o argumento: GRUPODSx. Conhea a sntese do argumento:

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GRUPODSx Na opo de menu Arquivos | Parmetros, informe a tabela 31 (Receitas) Argumento GRUPODSx (X = informe o grupo de horrio) Sub-Argumento: Informe o dia da semana (1= domingo, 2 = segunda, etc.). Veja exemplo do argumento cadastrado:

Pronto! Volte para o mdulo: Laboratrios - guia Agendamento de Frmulas (entrega) e l voc deve cadastrar os horrios de expedientes de cada grupo. A seguir veja modelo da janela:

Informe a filial de estoques que ser usada por este laboratrio.

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No campo Frm p/H informe a quantidade de frmulas que ser produzido a cada hora neste laboratrio.

Ateno a esta informao, pois com ela o sistema determinar os horrios de retirada de cada frmula includa no sistema. No campo Grupo de Dias da semana clique na caixa de listagem e selecione o grupo no qual o dia se encaixa:

Note que ao selecionar um dia do grupo todos os dias que estiverem parametrizados automaticamente. Informe o horrio inicial e final do expediente do laboratrio no grupo selecionado. Se, por exemplo, o seu laboratrio pra no horrio de almoo, aqui voc deve informar o horrio da parada e depois cadastrar o grupo novamente com a hora do retorno de almoo e final do expediente. no mesmo grupo sero selecionados

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Para saber quantas frmulas so produzidas a cada hora em sua farmcia, o ideal antes fazer um apontamento, ou seja, durante alguns dias faa a aferio de quantidades produzidas (levando em conta grau de dificuldade, nmero de componentes, etc. desde a hora do cadastramento dos oramentos) e, ao final, informe esta medida no campo Form p/H. A seguir voc ver um exemplo do cadastramento do mesmo grupo de horrios para informar capacidade produtiva diferentes:

Note que o grupo 1 foi informado mais de uma vez. Isto para prever o revezamento feito no horrio de almoo, onde naturalmente cai a capacidade produtiva. Com este esquema voc poder informar todas as paradas de produo acontecidas em seu laboratrio.

Os horrios informados em cada grupo no tm nada haver com a entrega em domiclio e sim com os horrios de produo dos laboratrios.

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Depois

de

cadastrar

todos

os

laboratrios

horrios

de

funcionamento de cada um deles, basta acionar dois argumentos e dar incio ao agendamento de horrios de entregas de frmulas atravs do FrmulaCerta. So eles: AGENDAFORMULAS Funo: Argumento usado para determinar se o horrio de retirada da frmula ser ou no gerenciado pelo FrmulaCerta e se o horrio de retirada ser em funo da capacidade produtiva ou fixo. Manuteno: Na opo de menu Arquivos | Parmetros, informe a tabela 31 (Receitas) Argumento: AGENDAFORMULAS, SubArgumento: informe o cdigo da espcie para a qual ser calculado o horrio de retirada, por exemplo, para que seja feito o calculo de retirada para as frmulas de cpsulas, informe 1. Se voc quer implantar o agendamento para todas as espcies, de uma s vez, deixe em branco e Parmetro: S ou F, onde: S: ser calculado o horrio de retirada de acordo com a capacidade produtiva cadastrada no mdulo: Laboratrios; F: Voc informar horrios fixos nos quais podero ser feitas as retirada, independente da capacidade produtiva por hora. ORCPEDERET Funo: Argumento usado para configurar se o horrio e data da retirada receitas. Manuteno: Na opo de menu Arquivos| Parmetros, informe a tabela 31 (Receitas) Argumento: ORCPEDERET e Parmetro: S ou N. RETIRADA Funo: Argumento usado para definir se o sistema pedir a data e hora de retirada no cadastramento de receitas. sero solicitados no cadastramento de oramentos e

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Manuteno: Na opo de menu Arquivos | Parmetros, informe a tabela 31 (Receitas) Argumento: RETIRADA e Parmetro: S ou N.

Calendrio de feriados
Neste mdulo voc deve informar todos os feriados nos quais no haver expediente em seu laboratrio. Os feriados podem ser fixos (12 de outubro) ou variveis (Carnaval).

O cadastramento de todos os feriados muito importante para que o agendamento seja feito corretamente, levando em conta dias em que no h produo. Acesse o menu: Utilitrios| Calendrio de Feriados e conhea o mdulo. A seguir veja a figura ilustrativa da janela principal:

Para cadastrar os feriados, siga os passos: Tipo de Feriado: Selecione o tipo de feriado que ser cadastrado. Ele poder ser: fixo (12 de outubro) ou mvel (Carnaval). Clique na caixa de listagens e selecione o item desejado.

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Depois de informar o tipo de feriado que est cadastrando, clique no boto: Incluir (F2) ou use teclas de atalho e d incio ao cadastramento seguindo as definies explicadas abaixo: Ms: Informe o ms, por extenso, no qual o feriado ocorre. Clique na caixa de listagens e selecione o item desejado. Dia: Informe o dia no qual o feriado ocorre. Descrio: Informe a descrio do feriado. Aniversrio de So Paulo, por exemplo. Ao final do cadastro de todos os feriados nos quais no haver produo de frmulas em sua farmcia, finalize a aplicao.

Calculando o horrio de retirada por capacidade produtiva

Agora que todos os argumentos, parmetros e informaes esto definidos, voc pode comear a usar o agendamento de horrio de retirada. O primeiro exemplo de funcionamento que veremos ser com o agendamento de horrio de retirada sendo calculado, levando em conta a capacidade de produo do seu laboratrio. Para isto preciso configurar o argumento AGENDAFORMULAS como no exemplo a seguir:

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Nesta imagem voc v o argumento cadastrado apenas para as frmulas de cpsulas. Mas se na sua farmcia voc implantar para todas as formas farmacuticas, deixe o sub-argumento em branco. A seguir veja a figura ilustrativa do cadastramento de um oramento com agendamento:

Note que no final do cadastramento o sistema trar uma janela com horrio de retirada. Esta data e horrio esto calculadas de acordo com as informaes que voc registrou no mdulo: Laboratrios.

Posso alterar o horrio e data calculados pelo sistema?

Voc pode alterar a data e horrio de retirada a qualquer momento, de acordo com a convenincia do cliente, para isto basta editar as informaes dos campos Data e Hora. Se voc deseja consultar os horrios disponveis, capacidade

produtiva e retiradas a serem realizadas e assim no afetar sua rotina, clique no boto Grade e o sistema trar a janela com detalhamento:

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Na seo Horrios agendados voc v quantas frmulas tem capacidade de produzir por hora e quantas j tm para retirada a cada hora. Na seo Expediente do laboratrio voc tem a semana de produo do laboratrio com a capacidade de produo por perodo e quantas frmulas j esto marcadas para retirada.

Com as informaes dispostas nas duas sees voc poder verificar se o horrio solicitado pelo cliente poder ser agendado, para isto s editar as informaes Data e Hora de retirada.

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Agendamento de vrias frmulas para o mesmo cliente

Quando voc cadastrar mais de uma receita no mesmo nmero de requisio (nmero de srie diferente de 0 (zero)) o sistema lhe dar oportunidade de definir qual horrio de trmino de produo ser assumido: o calculado no final do cadastramento da srie zero ou o horrio calculado na srie seguinte. Para isto, no final do cadastramento dos oramentos e receitas a janela a seguir ser apresentada:

Note que na janela so listadas todas as receitas cadastradas no nmero de requisio corrente, desde o primeiro nmero de srie, alm disso, voc ver os dados dos horrios agendados e assim poder definir qual deles ser oficializado, j que as frmulas sero buscadas pelo mesmo cliente. As opes so: Assumir a retirada maior para todas; Assumir a retirada menor para todas; Assumir a retirada selecionada pra todas; Prosseguir sem alterar outros finais.

Pronto! Com todas estas opes voc ter liberdade de agir de aguardo com a sua convenincia aliada ao acordado com o cliente.

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Como consultar o horrio marcado para retirada da frmula?

As informaes do horrio de agendamento de frmulas podem ser acessadas a qualquer momento atravs do boto: Agendamento, disponibilizado na tela principal do cadastramento de receitas e oramentos. Veja como proceder: Selecione a receita que deseja consultar e, em seguida, clique no boto: Agendamento:

Ser apresentada a janela com dados do horrio de retirada. Veja figura ilustrativa a seguir:

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Para consultar/alterar os dados de horrio de agendamento para entregas, siga os procedimentos explicados para o cadastramento.

Tem como recalcular o horrio de retirada sem alterar a frmula?

Imagine que um cliente veio sua farmcia e orou uma receita. Neste momento ele tambm perguntou quando a frmula ficaria pronta caso fosse aprovada e voc disse a ele que ficaria pronta em: 17 de setembro de 2007, s 12h57min, uma segunda-feira:

O cliente sai da farmcia sem aprovar o pedido e s retorna na terafeira, s 17h00min, nesta ocasio, bastante apressado ele disse que veio apenas confirmar a compra do oramento feito no dia anterior e quer saber qual a nova hora de retirada. O cliente est apressado e s quer esta informao antes de ir embora. Veja como proceder: Siga os procedimentos para consultar oramentos cadastrados e com o oramento em tela clique no boto Agendamento. Ser apresentada a janela retirada:

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Note que o horrio que havia sido fornecido ao cliente continua na tela, para que ele seja recalculado clique no boto Recalcular. O sistema far o levantamento dos horrios do laboratrio e assim que tiver novo horrio de retirada trar o alerta:

Clique no boto OK. E o novo horrio de retirada estar na tela.

Meus horrios de retirada so fixos. Como devo cadastr-los?

Se na sua farmcia voc tem horrios fixos de retirada de frmulas tambm poder usar o agendamento. Veja como proceder: Primeiro voc deve informar ao sistema quais os dias e horrios de expediente dos seus laboratrios. Isto voc faz atravs do argumento GRUPODSx, para saber como cadastr-lo leia o tpico Como informar ao sistema o horrio de funcionamento dos laboratrios?

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Depois acesse o mdulo: Laboratrios e siga procedimentos para cadastrar os laboratrios e cada forma farmacutica que produzida nele:

Note que o campo Tempo mnimo Minutos para reclculo do horrio de retirada foi deixado em branco, isto porque neste exemplo os horrios de retiradas so fixos, no variao por tempo de produo. Depois de informar todos os seus laboratrios e relacion-los com as espcies (formas farmacuticas) produzidas em cada um deles clique na guia Agendamento Fixo:

Neste exemplo de cadastramento as retiradas so feitas duas horas depois.

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