PLAN DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO GESTIN DE RECURSOS TECNOLGICOS

Cdigo: GRT-DS-001

Versin: 00

El CENTRO DE INFORMTICA, es el ente encargado de la planificacin y elaboracin de las polticas, procedimientos, regulaciones y acompaamiento institucional en materia de Tecnologas de la Informacin y Comunicaciones, las cuales buscan apoyar la toma de decisiones, generando transformaciones importantes de TI que impacten positivamente el desempeo acadmico, investigativo y administrativo de la FUNDACIN UNIVERSITARIA DE POPAYN. Dentro de estos preceptos se enmarcan los planes de mantenimiento preventivo y correctivo aplicable a todos los equipos computacionales de la Fundacin Universitaria de Popayn, que permitan garantizar la continuidad de las operaciones acadmicas y administrativas que involucren el uso de equipos de cmputo. Hoy en da, las computadoras se han convertido en una herramienta importante para el desarrollo de las actividades de docencia, investigacin y de gestin administrativa, ya que estn permiten apoyar procesos de enseanza y aprendizaje, desarrollar clculos matemticos, estadsticos, consultas bibliogrficas, simulaciones, anlisis de informacin, el acceso a todo un mundo de conocimiento publicado o compartido por diferentes personas y/o entidades, y el acceso a redes colaborativas y sociales entre otros. El uso de estas herramientas, hace que sea importante realizar frecuentemente mantenimiento preventivo a los equipos de cmputo de la FUP, que busquen minimizar al mximo la perdida de informacin, la prevencin por mal funcionamiento, o la perdida definitiva de las maquinas, ocasionadas por daos irreversibles de los componentes con los cuales son construidos estos elementos, de no prevenirse esta situacin se generaran altos costos operativos por reposicin para la institucin. Este mantenimiento estara a cargo el personal de soporte tcnico siguiendo las directrices de la direccin del Centro de Informtica.

Elaboro: Alejandro Hurtado S. Cargo: Documentador SGC Firma:

Reviso: Wilmer Urrea Cargo: Director del Centro de Informtica Firma:

Aprob: Fernando Sols Escobar Cargo: Vicerrector Administrativo Firma:

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OBJETIVO GENERAL
Generar el plan de mantenimiento preventivo de los equipos de cmputo de la Fundacin Universitaria de Popayn, que garanticen la continuidad de las operaciones acadmicas y administrativas de la institucin.

OBJETIVOS ESPECFICOS
Elaborar y ejecutar el plan de mantenimiento preventivo de los equipos de cmputo de la FUP. Realizar el inventario de los equipos de cmputo y sus perifricos de las reas acadmicas y administrativas de la Fundacin Universitaria de Popayn. Diagnosticar las condiciones generales de cada equipo de cmputo de la institucin, con el propsito de determinar las condiciones de operacin de los mismos y disminuir posibles daos ocasionados por falta de mantenimiento. Mantener en ptimas condiciones de operatividad los equipos de cmputo y as mejorar su rendimiento.

DEFINICIONES
MANTENIMIENTO: Es un proceso mediante el cual se asegura que un activo (equipo) contine desempeando las funciones deseadas. MANTENIMIENTO PREVENTIVO: Es aquel que se hace con anticipacin y de manera programada con el fin de evitar desperfectos el mantenimiento preventivo consiste en dar limpieza general al equipo de computo y confirmar su correcto funcionamiento, en el caso de las computadoras, el mantenimiento se puede dividir en dos, el que se le da al equipo (fsico) y el que se le da a los programas instalados (lgicos). MANTENIMIENTO CORRECTIVO: Este mantenimiento se dar cuando exista una falla en el equipo de cmputo, y consiste en corregir el error ya sea fsico o lgico, no necesariamente este tipo de mantenimiento incluye al preventivo, pero una vez corregido el error se puede aprovechar para prevenir otros.

Elaboro: Alejandro Hurtado S. Cargo: Documentador SGC Firma:

Reviso: Wilmer Urrea Cargo: Director del Centro de Informtica Firma:

Aprob: Fernando Sols Escobar Cargo: Vicerrector Administrativo Firma:

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PLAN DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO

El CENTRO DE INFORMTICA, planificar el mantenimiento preventivo tomando como base el inventario actualizado de los equipos de cmputo activos con que cuenta la Fundacin Universitaria de Popayn. El responsable de la constitucin del Plan de Mantenimiento ser el Director del centro de infomtica, y el responsable de la Ejecucin del Plan ser el encargado del rea de Soporte Tcnico. El plan de mantenimiento preventivo contar con las siguientes fases:

1. Levantamiento de Inventario
Para poder ejecutar el plan de mantenimiento preventivo, es necesario contar con un inventario actualizado que contemple los diferentes aspectos tcnicos de cada uno de los equipos de cmputo y sus perifricos, as como su ubicacin fsica y usuario responsable. El levantamiento de la informacin de los equipos computacionales con los que cuenta la institucin se realiz con base al siguiente cronograma:

Sede

Dependencia 9

Fecha Julio 2012 1 6 2 3 2 5 3 0 1 6 9

Fecha Agosto 2012 1 3 1 5 1 9 2 1 2 3 2 8

San Jos

Admisiones y Mercadeo Archivo y correspondencia Escuela de Idiomas Comunicaciones Vice Rectora Acadmica Virtualidad Odontologa Consultorio Medico Almacn Rectora Egresados Programa de LEBEA

Elaboro: Alejandro Hurtado S. Cargo: Documentador SGC Firma:

Reviso: Wilmer Urrea Cargo: Director del Centro de Informtica Firma:

Aprob: Fernando Sols Escobar Cargo: Vicerrector Administrativo Firma:

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Programa de Administracin de Empresas

Programa de Comunicacin Social

Coordinacin Acadmica Programa de Psicologa Asesores de Rectora Sala 244 Escuela de Idiomas Sala 245 Escuela de Idiomas Sala 105 Sala 106 Sala 107 Sala 114 Sala 115 sala 225 Biblioteca Centro de Informtica Los Robles Vice Rectora Acadmica Registro Acadmico Recursos Humanos Rectora Contabilidad Tesorera Vice Rectora Financiera Biblioteca Programa de Ecologa Herbario Programa de Ademagro Coordinacin Acadmica Laboratorio Bienestar Institucional Emisora Centro de Informtica Sala Saln C5 Sala saln C7 Norte del Admisiones y Mercadeo
Reviso: Wilmer Urrea Cargo: Director del Centro de Informtica Firma: Aprob: Fernando Sols Escobar Cargo: Vicerrector Administrativo Firma: Fecha de Emisin 01/11/2012 Pgina 4 de 8 Elaboro: Alejandro Hurtado S. Cargo: Documentador SGC Firma:

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Cauca Porttiles Administrativos Carrera Sexta Programa de Arquitectura

2. Actividades del Mantenimiento Preventivo

Las actividades que se van a desarrollar durante el proceso de mantenimiento preventivo sern: Informar a los jefes de rea del inicio del proceso de mantenimiento correctivo para contar con la disposicin y el tiempo para llevar a cabo este proceso. Se debe notificar por escrito con mnimo cinco das de anterioridad al inicio de la fecha programada para el mantenimiento. Verificar que el equipo este registrado en el inventario de equipos de computo de la institucin, esto con el objetivo de corroborar que es de propiedad de la Fundacin Universitaria de Popayn. Verificar que los equipos de cmputo tengan vigentes las garantas para en caso de ser necesario gestionarla ante el proveedor. Verificar el estado actual del equipo, al momento de realizar el mantenimiento. Iniciar el proceso de limpieza eliminando residuos de polvo de cada una de las partes de los equipos de cmputo. Comprobar el estado del Antivirus, instalar y/o actualizarlo con el licenciamiento de la Fundacin Universitaria de Popayn. Eliminar virus y malwares si estos se encuentran alojados en el equipo de cmputo. Desinstalar todo software que no est debidamente licenciado por la Institucin y dejar constancia de su desinstalacin ante el responsable del equipo de cmputo. Diligenciar el formato de Mantenimiento realizado, donde se especifican las actividades efectuadas. El proceso de mantenimiento preventivo, debe ser realizado de manera detallada en cada equipo de cmputo, y para esta actividad se estima un tiempo en promedio 45 minutos por equipo. Los mantenimientos se realizarn teniendo en cuenta las fechas establecidas en el presente plan y ser previamente comunicado a los usuarios. En el eventual caso que durante el proceso de mantenimiento correctivo se evidencie un dao o desperfecto, que estn ocasionando mal funcionamiento del equipo de
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computo, ser proceder a realizar mantenimiento correctivo, con el objetivo de remplazar la parte o las partes defectuosas. Para realizar el mantenimiento correctivo el personal de soporte tcnico levantar el reporte tcnico de diagnstico que justifique proceso. NOTA: El mantenimiento que se le realiza semestralmente a las salas de cmputo debe incluir un formateo completo de cada una de las particiones del Disco Duro de estos equipos de computo. Una vez formateadas se proceder a la instalacin del software de sistema operativo y ofimtica con base al licenciamiento de la institucin. El personal responsable del mantenimiento puede hacer uso de imgenes ya generadas de los Discos Duros que permitan agilizar el proceso de instalacin.

3. Cronograma de Ejecucin.
El mantenimiento preventivo ser realizado en las fechas que se describen a continuacin, y para ello se tendr en cuenta el Acuerdo de Calendario Acadmico para el Primer y Segundo periodo de cada ao, adems de la informacin de la ubicacin de cada equipo y el rea al cual ha sido asignada (rea administrativa acadmica, Salas de Computo), as:

3.1. Sede San Jose 3.1.1. rea Administrativa Acadmica

Sede Dependencia Admisiones y Mercadeo Archivo y correspondencia Escuela de Idiomas Comunicaciones Vice Rectora Acadmica Virtualidad Consultorio Odontolgico Arquitectura Cra Sexta Biblioteca Consultorio Mdico Almacn Rectora Egresados Programa de LEBEA Programa de Admin. de Empresas Programa de Comunicacin Social
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Fecha

Cuarta Semana de Enero y Segunda Semana de Julio

San Jos

Primera Semana de Febrero y Tercera Semana de Julio

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Coordinacin Acadmica Programa de Psicologa Asesores de Rectora

3.1.2. Salas de Computo

Sede Dependencia Sala 244 Escuela de Idiomas Sala 245 Escuela de Idiomas Sala 105 Sala 106 Sala 107 Sala 114 Sala 115 sala 225 Fecha

San Jos

Primera Semana de Febrero y Tercera Semana de Julio

3.2. Sede Robles 3.2.1. rea Administrativa Acadmica

Sede Dependencia Vice Rectora Acadmica Registro Acadmico Recursos Humanos Rectora Contabilidad Tesorera Vice Rectora Financiera Biblioteca Programa de Ecologa Herbario Programa de Ademagro Coordinacin Acadmica Laboratorio Bienestar Institucional Emisora Fecha

Los Robles

Primera Semana de Febrero y Tercera Semana de Julio

3.2.2. Salas de Computo

Sede Los Dependencia Sala Saln C5
Reviso: Wilmer Urrea Cargo: Director del Centro de Informtica Firma:

Fecha Cuarta Semana de Enero y Segunda Semana de

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Versin: 00

Robles

Sala saln C7

Julio

3.3. Sede Norte del Cauca 3.3.1. rea Administrativa Acadmica

Sede Norte del Cauca Dependencia Admisiones y Mercadeo Fecha Segunda Semana de Febrero y Cuarta Semana de Julio

4. Recomendaciones a Usuarios Finales

Una vez terminada la parte tcnica del mantenimiento, el personal responsable, realizar recomendaciones a cada uno de los usuarios, con el objetivo de que estos contribuyan con la conservacin y el ptimo funcionamiento de los equipos computacionales. Las recomendaciones que se socializarn sern las siguientes: No ingerir alimentos y bebidas en el rea donde utilice el equipo de cmputo. No apagar el equipo, sin antes salir adecuadamente del sistema Hacer buen uso de los recursos de cmputo Realizar respaldos de informacin crtica peridicamente Consultar con el personal del rea de soporte tcnico cualquier duda o situacin que se presente relacionada con los equipos informticos. Cuidar las condiciones fsicas de limpieza donde se encuentre el equipo Los usuarios NO pueden instalar ningn tipo de software en los equipos de propiedad de la Fundacin Universitaria de Popayn. Esta actividad es competencia nicamente del equipo de soporte tcnico previa verificacin de la existencia del licenciamiento.

5. Informes semestrales del resultado del plan de mantenimiento y formulacin de planes de mejora
Hasta la fecha no existen informes sobre los mantenimientos realizados, pero a partir del segundo semestre del 2012, el responsable de mantenimiento y soporte deber presentar al director del Centro de Informtica un informe de las actividades realizadas y los hallazgos encontrados. Este informe permitir realizar los ajustes al presente plan. El presente plan entra en vigencia a partir del da 01 de noviembre de 2012.
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