DOCUMENTACION Y CONTABILIDAD PPIOS GENERALES Artculo 42 del C.

Comercio: todo comerciante est obligado a llevar cuenta y razn de sus operaciones y a tener una contabilidad mercantil organizada sobre una base contable uniforme y de la que resulte un cuadro verdico de sus negocios y una justificacin clara de todos y c/u de los actos susceptibles de registracin contable. Las constancias contables deben complementarse con la documentacin respectiva. La obligacin de llevar registros busca: 1. Proteger a la comunidad 2. Mejorar el trfico mercantil 3. Beneficiar al comerciante mismo 4. Informar a los socios. La obligacin es exclusiva de los administradores. Si no lo hacen o lo hacen en forma irregular, ser una causa justa de remocin. En base a la teora del rgano, la mayora de la doctrina y jurisprudencia sostiene que la formulacin de los estados contables se asemeja a una rendicin de cuentas peridica. El artculo 44 establece los libros obligatorios. Son: 1. Libro Diario: deben asentarse, da por da, todas las operaciones que haga el comerciante, y de todo lo que recibe o entregue por cuenta propia o ajena. Cada asiento contable debe dejar en claro quin es el deudor y quien es el acreedor en cada operacin. 2. Libro de Inventarios y Balances: se abre una descripcin detallada de dinero, bienes y crditos que conforman el capital del comerciante o sociedad comercial al momento de iniciar su actividad (capital inicial). Posteriormente se deber registrar todo el activo y todo el pasivo que se posee al cierre de cada ejercicio econmico de 1 ao. 3. Libros auxiliares: complementarios de los 2 anteriores. Los ms comunes son: libro mayo, libro de caja (se anotan los pagos y cobros en efectivo), libro bancos, libro de ganancias y prdidas, compras y ventas, etc. Formalidades: Debe estar encuadernado, foliado y rubricado por el Registro Pblico de Comercio. Las operaciones anotadas deben ser en orden progresivo y est prohibido dejar blancos y huecos, hacer interlineados, raspaduras o enmiendas, tachar asientos, mutilar alguna parte del libro, arrancar hojas o alterar la encuadernacin o foliacin. Medios mecnicos y otros: La ley 19.559 brinda una alternativa (por cambios tecnolgicos); las sociedades pueden prescindir de las formalidades para llevar los libros y reemplazarlos por medios mecnicos, magnticos u otros. Debern para ellos conseguir autorizacin de la autoridad de control o del RPC. La peticin debe contener la descripcin del sistema a implementar as como el dictamen tcnico o antecedentes de su utilizacin. En caso de no obtener respuesta, se considerar aprobada a los 30 das de haber sido efectuada. Solo es aplicable esta propuesta al libro diario y a los auxiliares. El libro de inventarios y balances siempre debe respetar los requisitos originales. el libro diario podr ser llevado con asientos globales que no comprendan periodos mayores de un mes. Estados Contables de la Sociedad Los artculos 62 a 66 ha impuestos otras obligaciones para dos tipos de sociedades: todas las sociedades por acciones (SA y SCA) y las sociedades de responsabilidad limitada (SRL) cuyo capital alcance la suma prevista en el inciso 2 del artculo 299 (superior a $2.100.000). stas sociedades debe llevar los siguientes libros contables: Balances Estado de Resultados Notas complementarias y cuadros anexos Memoria del ejercicio. Adems se requiere el Informe de Sindicatura solo para sociedades por acciones y las que hayan previsto un rgano de control. 1. Balance: es una descripcin grafica de carcter esttico de la situacin econmica, financiera y patrimonial de la sociedad en un momento dado, que permite conocer la composicin de su patrimonio y la solvencia con que cuenta para el cumplimiento de sus obligaciones. La utilidad consiste en que refleja la situacin patrimonial un una fecha determinada. Se

confecciona a partir del principio de partida doble y se compone de dos rubros (activo y pasivo). 2. Estado de Resultados: se exponen en forma detallada los ingresos y los egresos. Es un complemento de la informacin contenida en el balance genera y su funcin es informar sobre los resultados del ejercicio. De l dependen: la posibilidad de distribuir dividendos entre socios y accionistas; la remuneracin de los administradores. Al confecionarlo se debe dividir en dos partes: la primera debe detallar el productos de las ventas o servicios, y los gastos ordinarios; la segunda debe informar el estado de evolucin del PN. 3. Notas complementarias y cuadros anexos: describen aspectos operativos y contractuales de la sociedad. Es indispensable cuando esta informacin no surge del balance general, estado de resultados o sus notas adjuntas. a. Las notas complementarias deben referirse a: 1) bienes de disposicin restringida, los activos grabados con hipotecas, prendas y otro derecho real; el criterios de valuacin de los bienes de cambio; los procedimientos utilizados en caso de revaluacin de activos; los cambios en los procedimientos contables. b. Los cuadros anexos contienen informacin numrica referida a: bienes de uso y amortizaciones (indicando valor al comienzo del ejercicio, aumento, disminuciones y saldo al cierre); bienes inmateriales y amortizaciones; inversiones en ttulos valores y participaciones en otras sociedades; previsiones y reservas; costo de mercaderas; activo y pasivo en moneda extranjera. 4. Memoria del ejercicio: mediante el cual los administradores informan a los socios o accionistas sobre la situacin de la sociedad en distintas actividades que desarrolla describiendo dificultades, xitos y dems aspectos que sirvan de ilustracin de la sociedad (presente y futura). Los puntos que deben incluirse en esta memoria son: razones de los cambios significativos en el activo y pasivo; explicaciones de gastos y ganancias extraordinarias; razones por las que se constituye la reservas; razones de los dividendos o la distribuciones de ganancias para pagarse en forma distinta de efectivo; perspectivas sobre futuras operaciones; relaciones con sociedades controlantes, controladas y vinculadas; rubros y montos referidos a gastos ordinarios (no mostradas en estado de resultados). 5. Informa de sindicatura: debe presentar el rgano de control a la Asamblea Ordinaria, donde se describe la situacin econmica y financiera de la sociedad dictaminando sobre la memoria, inventario y balance, y estado de resultados. Debe presentarse por escrito y fundamente. Se trata de otra forma de control que poseen los accionistas sobre la labor de los directores pero a travs de la sindicatura. Solo es exigido en las sociedades por acciones y aquellas que hayan previsto rgano de control. Principios fundamentales Para la confeccin de los estados contables son: 1. Veracidad: 2. Claridad 3. Uniformidad 4. Exactitud. Preparacin y aprobacin La obligacin de confeccionar los estados contables corresponde a los administradores o directores (salvo el informe de la sindicatura). Es comn que los administradores deleguen esta responsabilidad a los contadores de la empresa, pero no los exige por irregularidades que se presenten en dichos EECC. El procedimiento de aprobacin suele ser el siguiente: _los contadores confeccionan los EECC y los presentan a los administradores; _los administradores se renen para aprobar dichos documentos. En esa reunin confeccionan la memoria y convocan a la Asamblea general de socios o accionistas; _en dicha Asamblea, los socios evalan y aprueban los documentos. Recin a partir de ese momento los EECC dejan de ser simples proyectos y adquieren los efectos jurdicos que la ley les asigna. Disponibilidad, aprobacin e impugnacin de los EECC Disponibilidad: la ley 19.559 establece que los administradores deben poner a disposicin de los socios o accionistas copias de los EECC con no menos de 15 das de anticipacin a su consideracin por ellos.

Una vez que son puestos a disposicin de los socios, estos podrn exigir a los administradores todas las explicaciones. Aprobacin e impugnacin: durante la asamblea los socios decidirn si aprueban o desaprueban los EECC. En caso de que se aprueben los EECC los socios tendrn derecho a recurrir a la justicia para impugnar de nulidad la resolucin asamblearia que los aprob, cando hayan sido falsos o irregulares. La resolucin es indivisible, por ello, la asamblea no podr aprobar un documento y desaprobar otros, sino que deber aprobarlos o desaprobarlos conjuntamente ya que estos documentos constituyen un todo inescindible. Publicidad de los EECC: las SRL que tengan un capital superior a $2.100.000 debern remitir al RPC un ejemplar de cada uno de estos documentos dentro de los 15 das de su aprobacin. Las sociedades por acciones debern remitir dichos ejemplares a la autoridad de control. Libros societarios: las SC estn obligadas a llevar otro tipo de libros, cuya finalidad ser la de reflejar actuaciones internas de la sociedad. Estos libros son: Libro de actas de rganos colegiados: permite reconstruir los movimientos de la sociedad desde el da de su constitucin. Est compuesto por: o Libro de actas de asambleas: donde debern trascribirse el resumen de las manifestaciones realizadas durante las deliberaciones de la asamblea, la forma en que se vota y sus resultados. o Libro de actas de directorio: deben trascribirse las manifestaciones realizadas durante las reuniones de directores as como las votaciones y decisiones adoptadas por el rgano de administracin. Libro de registro de asistencia a asamblea de accionistas: se registran aquellos accionistas que tengan intenciones de concurrir a la asamblea. Debern inscribirse con 3 das hbiles de anticipacin a la fecha fijada. Deben firmar el libro dejando constancia de domicilio, documento de identidad y nmero de votos que le correspondan. La finalidad de este libro es acreditar e qurum necesario para llevar a cabo el acto asambleario en forma valida. Libro de registro de acciones: debe asentarse toda la informacin referida a las acciones de la sociedad: clase, derechos y obligaciones, nombre del suscriptor, sucesivas trasferencias, derechos reales de gravamen, etc.